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Améliorez votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ

Optimisez Workday HCM grâce à notre guide en 6 étapes.
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De l’embauche au départ : gestion des postes
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Optimisez la gestion des postes dans Workday HCM pour mieux planifier les effectifs

Les circuits d’approbation complexes et les exigences de conformité compliquent souvent la gestion des postes. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement dans vos processus et à déterminer où simplifier les opérations. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez maintenir un modèle d’effectifs précis et adaptable. Vous répartissez ainsi mieux les ressources et améliorez l’efficacité de l’organisation dans son ensemble.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des postes, de l’embauche au départ ?

Une gestion efficace des postes est au cœur de la planification stratégique des effectifs et de l’efficacité opérationnelle, en particulier dans une organisation qui s’appuie sur un système comme Workday HCM. Le processus couvre une suite d’étapes complexes, depuis la demande de création d’un poste jusqu’à sa clôture ou sa désactivation. Les inefficacités peuvent entraîner des difficultés importantes : retards dans le pourvoi des postes essentiels, budgets de service mal alignés, risques de non-conformité liés à la structure des effectifs et rapports inexacts dans Workday HCM. Sans visibilité sur le déroulement réel de ces activités, les organisations peinent souvent à réduire les temps de cycle, les reprises inutiles et la gestion réactive des besoins en personnel. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à gagner en efficacité. Il s’agit aussi de permettre à votre organisation de s’adapter, de respecter ses obligations et de se préparer à sa croissance.

Comment le Process Mining améliore la gestion des postes

Le Process Mining s’appuie sur les données pour révéler le déroulement réel du processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, tel qu’il est enregistré dans Workday HCM. En analysant les journaux d’événements, où chaque entrée correspond à une activité liée à un identifiant de poste, il reconstitue une vue objective du cycle de vie complet de chaque poste. Vous pouvez visualiser les différents parcours, de « Position Request Initiated » à « Position Activated » ou « Position Closed ». Repérez précisément les goulots d’étranglement, par exemple les approbations qui s’éternisent auprès de certains responsables ou services, ou les boucles de reprise inattendues où l’activité « Position Attributes Modified » intervient souvent après la création initiale. Cette méthode va au-delà des témoignages et met en évidence les temps de cycle réels, les écarts de processus et les lacunes en matière de conformité. L’analyse de ces détails vous aide à déterminer comment améliorer la gestion des postes et les opérations dans Workday HCM.

Principaux axes d’amélioration

L’analyse du processus de gestion des postes par Process Mining fait généralement ressortir plusieurs axes d’optimisation :

  • Réduire les temps de cycle des approbations : repérez les étapes et les personnes ou groupes à l’origine des retards dans l’approbation des postes nouveaux ou modifiés. Vous pouvez ainsi réduire le temps total entre le lancement d’une demande et la création du poste dans Workday HCM, prêt à être pourvu.
  • Renforcer la conformité et la gouvernance : visualisez les étapes obligatoires, comme « Position Budget Approved » ou « Position Reviewed for Compliance », qui sont omises, réalisées dans le désordre ou suivies de reprises excessives. Veillez ainsi au respect des politiques internes et des exigences réglementaires en matière de gestion des effectifs.
  • Limiter les reprises et les écarts : repérez les modifications ou les reclassements fréquents, qui peuvent révéler des demandes initiales imprécises ou une formation insuffisante. En réduisant ces écarts, vous simplifiez le processus et améliorez la qualité des données dans Workday HCM.
  • Mieux répartir les ressources : identifiez les équipes ou les rôles surchargés par les tâches de gestion des postes. Ces constats vous aident à répartir la charge de travail et à améliorer la productivité de l’ensemble des équipes.
  • Améliorer l’intégrité des données : en retraçant le cycle de vie complet, repérez les incohérences dans la gestion et la mise à jour des attributs des postes, afin que les données de Workday HCM reflètent fidèlement la structure de l’organisation.

Résultats attendus de l’optimisation des processus

L’analyse et l’amélioration du processus de gestion des postes par Process Mining peuvent apporter des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduire les temps de cycle : diminuez sensiblement le temps nécessaire pour créer, faire approuver et activer les postes. Vous pourrez ainsi recruter plus rapidement et répondre plus vite aux besoins de l’organisation. Vous découvrirez comment réduire efficacement les temps de cycle de ce processus.
  • Réduire les coûts : améliorez l’utilisation des ressources, réduisez les tâches manuelles et évitez les dépassements de budget liés à une gestion inefficace des postes.
  • Renforcer la conformité : veillez au respect constant des politiques internes et des réglementations externes, réduisez les risques et préparez plus facilement les audits.
  • Améliorer la planification des effectifs : obtenez une compréhension plus claire de la structure et des besoins en personnel, fondée sur les données, afin de planifier les effectifs de manière plus proactive et stratégique dans Workday HCM.
  • Gagner en capacité d’adaptation : répondez plus rapidement aux évolutions du marché et aux besoins de l’organisation grâce à un processus de gestion des postes plus simple, efficace et transparent.

Pour commencer votre démarche d’optimisation

Optimiser le processus de gestion des postes dans Workday HCM à l’aide du Process Mining constitue un investissement stratégique pour l’avenir de votre organisation. Cette approche vous apporte la visibilité et les analyses nécessaires pour transformer des processus complexes, souvent opaques, en opérations plus simples et plus efficaces. En comprenant le déroulement réel des activités de gestion des postes, vous pouvez améliorer sensiblement l’efficacité, la conformité et la capacité d’adaptation de l’organisation. Commencez dès aujourd’hui à faire apparaître ces éléments clés et à faire évoluer vos pratiques de gestion des postes dans Workday HCM.

De l’embauche au départ : gestion des postes Gestion des postes Efficacité de la gestion des effectifs Conformité RH Planification des effectifs Structure organisationnelle Opérations RH H2R Gestion du capital humain HCM Conception organisationnelle

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans les approbations des responsables, des RH ou du budget ralentissent considérablement le pourvoi des postes essentiels. Ils allongent les délais de recrutement et compromettent les calendriers des projets ainsi que l’efficacité opérationnelle. Dans Workday HCM, des cycles d’approbation trop longs pour la gestion des postes peuvent faire manquer des occasions de recrutement et augmenter les coûts liés aux postes vacants. ProcessMind visualise le déroulement du processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, pour révéler les goulots d’étranglement et repérer les étapes d’approbation et les utilisateurs à l’origine des retards. L’analyse vous aide à en déterminer les causes et à cibler les améliorations nécessaires pour accélérer les approbations.

Les écarts par rapport aux politiques de l’organisation lors de la création, de la modification ou du reclassement d’un poste peuvent entraîner des risques d’audit et des incohérences opérationnelles. Ils fragilisent la gouvernance RH et peuvent donner lieu à des sanctions importantes pour non-conformité ou à des litiges internes. Dans Workday HCM, le respect des règles de gestion des postes est essentiel à l’intégrité de l’organisation. ProcessMind suit chaque événement du cycle de vie des postes, de l’embauche au départ, et signale les activités non conformes ou les changements non autorisés. Vous disposez ainsi d’une vue transparente du respect des politiques, ce qui vous permet d’appliquer les bonnes pratiques et de vérifier que chaque opération sur un poste respecte les normes réglementaires et internes.

Des erreurs dans les attributs d’un poste, comme le service, le centre de coûts ou la famille d’emplois, faussent les rapports, entraînent une mauvaise répartition des budgets et nuisent aux décisions de planification des effectifs. Dans Workday HCM, ces incohérences de données ont des conséquences directes sur les décisions stratégiques et l’efficacité opérationnelle. Des données erronées peuvent se répercuter dans toute l’organisation, de la paie à la gestion des talents. ProcessMind compare les valeurs des attributs aux différentes étapes du processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, pour repérer les écarts et les erreurs de saisie. Ces analyses vous aident à uniformiser la saisie, à améliorer la qualité des données et à maintenir une source de référence unique pour toutes les informations relatives aux postes.

Après leur création, les postes font souvent l’objet de plusieurs modifications ou rejets. Cela peut révéler des demandes initiales imprécises ou des critères d’approbation mal définis. Ces reprises mobilisent inutilement le temps des équipes RH et des responsables, alourdissent les tâches administratives et prolongent le cycle de vie des postes. Dans Workday HCM, ces inefficacités consomment des ressources sans apporter de valeur. ProcessMind met en évidence les schémas de reprise récurrents et les étapes du processus de gestion des postes où les modifications sont les plus fréquentes. En analysant les motifs de rejet et les boucles de modification, vous pouvez simplifier les formulaires de demande, clarifier les critères d’approbation et réduire les cycles improductifs.

Les postes devenus inutiles restent parfois actifs dans le système pendant de longues périodes. Il en résulte des effectifs déclarés inexacts, une mauvaise répartition des budgets et des risques potentiels pour la sécurité. Dans Workday HCM, une désactivation tardive masque la situation réelle des effectifs et immobilise inutilement le budget. Des « postes fantômes » continuent alors de mobiliser des ressources sans raison. ProcessMind mesure le temps écoulé entre le signalement d’un poste à clôturer et sa désactivation complète dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. L’analyse repère les étapes à l’origine des retards, afin d’accélérer les circuits de clôture et de maintenir une structure organisationnelle à jour et adaptée.

Les organisations peinent à obtenir une vue d’ensemble du parcours d’un poste, de sa création à sa clôture. Il devient alors difficile de repérer les inefficacités et les goulots d’étranglement à l’échelle du processus. Dans Workday HCM, cette vision fragmentée complique la planification stratégique des effectifs et la résolution préventive des problèmes. Sans vue claire de bout en bout, l’optimisation du processus de gestion des postes reste difficile. À partir des journaux d’événements, ProcessMind reconstitue le processus complet de gestion des postes, de l’embauche au départ, et en propose une représentation visuelle interactive de chaque étape et parcours. Cette visibilité vous permet de comprendre le déroulement réel du processus, de repérer les écarts et de prendre des décisions fondées sur les données pour l’améliorer.

L’approbation du budget pour les postes nouveaux ou modifiés suit souvent un parcours complexe et long, qui retarde les initiatives de recrutement essentielles. L’organisation risque alors de manquer des occasions de recruter les meilleurs talents et de surcharger les services en attente de nouvelles recrues. Dans Workday HCM, les circuits d’approbation budgétaire complexes peuvent devenir un goulot d’étranglement majeur. ProcessMind cartographie le parcours complet des approbations budgétaires dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Vous pouvez ainsi repérer les transferts de responsabilité et les étapes d’approbation qui causent les retards. L’analyse vous aide à simplifier le flux de travail d’approbation budgétaire, à réduire les temps de cycle et à accélérer les décisions relatives aux effectifs.

Les postes sont souvent reclassés sans justification claire ni critères uniformes. Il peut en résulter une charge administrative accrue, des inégalités salariales potentielles et une confusion sur les rôles. Cela révèle souvent un manque de clarté dans la définition initiale des postes ou une gouvernance insuffisante dans Workday HCM. Des reclassements non maîtrisés peuvent désorganiser le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. ProcessMind repère les reclassements fréquents dans ce processus et analyse leurs motifs ainsi que les utilisateurs concernés. Vous pouvez ainsi en déterminer les causes, définir des règles plus claires et réduire les tâches administratives improductives.

Les attributs d’un poste, comme sa famille ou son type d’emploi, ne correspondent pas toujours aux fonctions et responsabilités réellement exercées. Cela peut entraîner des problèmes de rémunération, d’évolution de carrière et de gestion des talents. Dans Workday HCM, ces décalages nuisent à la stratégie de gestion des effectifs et au développement des employés. Des postes mal définis entravent les initiatives stratégiques des RH. ProcessMind met en relation les changements d’attributs et les activités du cycle de vie des postes afin de repérer quand et où les incohérences apparaissent. Ces analyses vous permettent d’uniformiser la définition des attributs et de veiller à ce que les postes correspondent aux besoins et à la structure de l’organisation.

Les postes sont souvent gelés ou suspendus sans être ensuite désactivés ou clôturés. Ils s’accumulent dans le système et forment un arriéré de dossiers non résolus. Dans Workday HCM, ces postes « zombies » peuvent immobiliser le budget et les effectifs prévus, tout en encombrant l’administration sans répondre à un besoin actif. Ils témoignent de décisions oubliées ou bloquées dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. ProcessMind suit le cycle de vie des postes gelés ou suspendus et indique combien de temps ils restent inactifs ainsi que les raisons pour lesquelles ils ne sont pas clôturés. Vous pouvez ainsi définir des règles claires pour les traiter, éviter leur accumulation et mieux tenir le système à jour.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à réduire sensiblement le temps nécessaire pour qu’une demande de nouveau poste franchisse les différents niveaux d’approbation dans Workday HCM. Des approbations plus rapides permettent de recruter plus tôt, de réduire les coûts de recrutement et de pourvoir les postes essentiels sans retard inutile, ce qui contribue directement à la productivité et à la croissance de l’organisation. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation de Workday HCM et indique où les retards surviennent, ainsi que les approbateurs ou les étapes qui ralentissent le processus. En analysant les temps de cycle des approbations pour chaque identifiant de poste, la plateforme met en évidence les possibilités de réacheminer les demandes ou d’automatiser certaines étapes, avec une réduction des délais d’approbation de 30 à 50 %.

Le respect intégral des règles lors de la création, de la modification ou de la désactivation des postes garantit la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes. Il réduit les risques juridiques, évite les sanctions et préserve l’intégrité du processus de gestion des postes dans Workday HCM, tout en renforçant la confiance et la responsabilité au sein des RH. ProcessMind compare les parcours réels aux règles de conformité définies et signale les écarts ainsi que les étapes non autorisées du cycle de vie des postes. La plateforme repère les cas de non-conformité, comme les approbations omises ou les erreurs de saisie, afin que les organisations puissent mettre en place des formations ciblées ou des contrôles système, respecter pleinement les règles et réduire les risques d’audit.

Cet objectif vise à améliorer la précision et la cohérence de toutes les données relatives aux postes dans Workday HCM, notamment les intitulés, les services et les centres de coûts. Des données exactes sont indispensables à la fiabilité de la planification des effectifs, de la budgétisation et des rapports. Elles permettent aussi d’éviter les erreurs susceptibles d’entraîner de mauvaises décisions de recrutement ou des écarts financiers dans le processus Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyse les journaux d’événements pour repérer les écarts récurrents dans les données et les corrections manuelles fréquentes liées aux activités de modification des attributs de poste. La plateforme identifie les causes des saisies ou mises à jour incohérentes, comme les champs manquants ou les erreurs des utilisateurs. Vous pouvez ainsi mettre en place des règles de validation et simplifier la saisie afin de réduire les erreurs de 20 à 40 %.

L’objectif est de supprimer les étapes redondantes et les efforts répétés lors de la mise à jour des attributs ou du statut des postes dans Workday HCM. En éliminant les reprises, vous réduisez les coûts opérationnels, libérez du temps pour les équipes RH et améliorez l’efficacité ainsi que la rapidité du processus Hire to Retire - Position Management. Les modifications sont ainsi correctement appliquées dès la première fois. ProcessMind visualise les variantes du processus associées aux activités de modification des attributs de poste et repère les boucles dans lesquelles les changements sont souvent annulés ou saisis à nouveau. La plateforme mesure le coût et le temps consacrés aux reprises et identifie les activités ou les groupes d’utilisateurs concernés. Vous pouvez alors revoir le processus et proposer des formations ciblées pour réduire les reprises de 25 à 50 %.

Cet objectif vise à réduire nettement le délai entre le moment où un poste est marqué pour clôture et sa désactivation effective dans Workday HCM. Une désactivation rapide garantit l’exactitude des effectifs déclarés, libère les budgets alloués et évite de laisser croire que des postes non financés sont toujours ouverts. Elle contribue ainsi à une meilleure gestion des ressources dans le processus Hire to Retire - Position Management. ProcessMind mesure le temps de cycle moyen entre le marquage d’un poste pour clôture et l’événement de désactivation du poste, et met en évidence les retards. La plateforme repère les goulots d’étranglement du flux de travail de désactivation, comme les approbations en attente ou les vérifications manuelles. Vous pouvez alors simplifier le processus et réduire les temps de cycle de désactivation de 30 à 60 %.

Pour gérer les postes de manière proactive, il est essentiel de disposer d’une vue complète de chaque étape de leur cycle de vie dans Workday HCM, de leur création à leur clôture. Une meilleure visibilité permet aux parties prenantes de suivre l’avancement, d’anticiper les problèmes et de prendre des décisions éclairées. Le processus Hire to Retire - Position Management peut ainsi soutenir efficacement la planification stratégique des effectifs. ProcessMind crée une carte visuelle complète des activités associées à chaque identifiant de poste et donne une vue fidèle de l’ensemble du parcours de gestion. La plateforme révèle les étapes cachées et les écarts par rapport au parcours prévu. Les équipes RH et finance savent ainsi où en est chaque poste et combien de temps il faut pour passer d’un statut à l’autre.

L’objectif est d’optimiser le processus d’approbation des budgets des postes dans Workday HCM afin de le rendre plus rapide et plus efficace. Des approbations budgétaires simplifiées accélèrent la création de nouveaux rôles, améliorent la précision de la planification financière et garantissent que les décisions de recrutement respectent les contraintes budgétaires du processus Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyse l’activité « Budget du poste approuvé » et mesure la durée ainsi que la complexité des étapes précédentes et des approbations menées en parallèle. La plateforme met en évidence les circuits inefficaces, les goulots d’étranglement liés aux étapes séquentielles et les examens superflus. Vous pouvez ainsi repenser le flux de travail pour finaliser les budgets plus rapidement et réduire les délais d’approbation jusqu’à 40 %.

Cet objectif vise à limiter les reclassifications de postes dans Workday HCM qui ne sont pas justifiées ou qui résultent d’erreurs initiales. En réduisant ces changements inutiles, vous diminuez le travail administratif, préservez la cohérence de la structure organisationnelle et garantissez l’intégrité des données pour la planification des effectifs à long terme dans le processus Hire to Retire - Position Management. ProcessMind suit les événements de reclassification de poste et analyse les activités et les attributs qui les précèdent afin de repérer les causes fréquentes ou les changements injustifiés. La plateforme aide à détecter les erreurs éventuelles lors de la création initiale du poste ou de la définition de ses attributs. Vous pouvez alors proposer des formations ciblées ou améliorer le processus pour réduire les reclassifications de 15 à 30 %.

La standardisation des attributs, comme la famille d’emplois ou le type de poste, pour des rôles similaires dans l’organisation garantit la cohérence et la clarté des données dans Workday HCM. Elle améliore la précision des recherches de talents, simplifie les comparaisons de rémunération et renforce la qualité des données de l’organisation pour le processus Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analyse les événements de modification des attributs de poste et repère les différences entre les valeurs d’attributs de postes ayant des intitulés ou des services similaires. La plateforme met en évidence les incohérences de saisie ou de mise à jour entre les utilisateurs et les services. Vous disposez ainsi des éléments nécessaires pour renforcer la gouvernance des données et standardiser les attributs, en réduisant les écarts de 20 à 35 %.

L’objectif est de traiter efficacement les postes « gelés » ou « suspendus » dans Workday HCM, afin qu’ils soient réactivés, déclassés ou clôturés dans les meilleurs délais. Une résolution rapide évite que les postes restent dans un état indéterminé et optimise l’utilisation des effectifs et des budgets dans le processus Hire to Retire - Position Management. ProcessMind repère les postes qui restent à l’état « Poste gelé/suspendu » au-delà des seuils définis, et indique la durée ainsi que les étapes qui suivent habituellement. La plateforme révèle les goulots d’étranglement et les déclencheurs manquants qui empêchent de résoudre ces situations. Les organisations peuvent alors définir des règles plus claires et automatiser les notifications pour intervenir à temps, réduisant ainsi les retards jusqu’à 50 %.

Les 6 étapes pour améliorer Hire to Retire - Position Management

1

Télécharger le modèle
2

Exporter vos données
3

Importer votre jeu de données
4

Analyser votre processus
5

Mettre en œuvre les améliorations
6

Suivre votre processus
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Que faire

Récupérez le modèle Excel préformaté pour les données de gestion des postes afin de préparer un jeu de données conforme aux exigences du Process Mining.

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Pourquoi est-ce important ?

En partant d’une structure de données adaptée, vous évitez les erreurs et facilitez les analyses à venir, tout en posant des bases solides pour l’amélioration.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, avec les colonnes nécessaires pour vos données de gestion des postes dans Workday HCM.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les gains d’efficacité dans la gestion des postes

ProcessMind représente l’ensemble de votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Repérez les points à améliorer et les possibilités d’optimisation immédiate.
  • Visualisez le déroulement réel de la création d’un poste
  • Repérez les retards d’approbation dans Workday HCM
  • Identifiez les risques liés à la conformité
  • Améliorez la précision de votre modèle d’effectifs
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorer la gestion des postes grâce au Process Mining

Ces résultats illustrent les améliorations importantes que les organisations peuvent obtenir en utilisant le Process Mining pour optimiser leurs flux de travail Hire to Retire - Position Management dans Workday HCM. En repérant les goulots d’étranglement et les inefficacités, elles peuvent simplifier leurs opérations et améliorer la planification stratégique des effectifs.

0 % faster
Approbations des postes plus rapides

Réduction du délai d’approbation des nouveaux postes

Le Process Mining repère et élimine les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation, ce qui accélère considérablement la création de nouveaux postes. Les organisations peuvent ainsi pourvoir beaucoup plus rapidement les postes essentiels et réduire les délais de recrutement.
0 % compliant
Meilleur respect des règles de conformité

Augmentation de la part des actions sur les postes conformes

En visualisant les écarts par rapport aux procédures standard, le Process Mining permet de vérifier que toutes les actions sur les postes, de leur création à leur désactivation, comprennent les contrôles de conformité requis. Vous réduisez ainsi les risques réglementaires et les risques liés aux audits.
0 % less rework
Moins de reprises sur les données des postes

Réduction des modifications d’attributs après la création

En identifiant les causes des erreurs de données lors de la création initiale d’un poste, vous réduisez considérablement les modifications ultérieures de ses attributs. Vous améliorez ainsi la précision des données, simplifiez les opérations RH et libérez du temps pour les équipes RH.
0 days faster
Désactivation simplifiée

Clôture plus rapide des postes inactifs

L’optimisation du processus de désactivation garantit que les postes clôturés sont rapidement retirés du système. Vous préservez ainsi l’exactitude des budgets, nettoyez les données de référence RH et améliorez l’affectation des ressources.
0 % fewer variants
Processus davantage standardisés

Réduction du nombre de variantes du cycle de vie des postes

Le Process Mining révèle les variantes cachées du cycle de vie des postes et permet de standardiser les flux de travail. Vous renforcez ainsi la cohérence opérationnelle, simplifiez la formation et obtenez une vue plus claire du processus de bout en bout.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la structure de l’organisation et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre du Process Mining.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un poste au sein de l’organisation. Il sert d’identifiant de cas principal pour le processus de gestion des postes.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’un poste. Il permet d’analyser le processus de bout en bout et de repérer les goulots d’étranglement ou les écarts propres à certains cas.

Identifiant ou nom de la personne qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser la répartition de la charge de travail et les comportements propres à chaque utilisateur, ainsi que de repérer les besoins de formation et les personnes les plus performantes.

Horodatage indiquant quand une activité a été achevée. Sert à calculer la durée de chaque activité.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est nécessaire pour calculer la durée exacte des activités et distinguer le temps de traitement effectif du temps d’attente.

Statut actuel ou historique du poste, par exemple « Ouvert », « Pourvu », « Gelé » ou « Clôturé ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut précise l’état du poste et permet d’analyser l’ancienneté des postes gelés ainsi que leur progression au fil du cycle de vie.

Motif indiqué pour un changement, par exemple la reclassification, la modification ou la clôture d’un poste.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut précise le contexte métier des activités du processus, comme les modifications et les reclassifications, et aide à analyser les causes des variations du processus.

Service ou organisation hiérarchique auquel le poste est rattaché.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de filtrer et de comparer les performances du processus entre différentes unités organisationnelles, afin de repérer les goulots d’étranglement ou les gains d’efficacité propres à chaque service.

Centre de coûts associé au poste, utilisé pour la budgétisation et le reporting financier.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut apporte une dimension financière à l’analyse. Il permet d’examiner le processus par unité budgétaire et de repérer les goulots d’étranglement liés au budget.

Regroupement d’emplois aux caractéristiques, aux compétences et aux missions similaires, comme « Ingénierie » ou « Ressources humaines ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser les rôles à un niveau plus général, de soutenir les efforts d’harmonisation et d’étudier les reclassifications entre catégories d’emplois apparentées.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du cycle de vie de la gestion des postes : une demande de création de poste est officiellement soumise. Workday enregistre un événement explicite lorsqu’un utilisateur lance le processus métier « Create Position ».

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre cet événement et les approbations suivantes est essentielle pour mesurer l’efficacité de l’ensemble du cycle de création du poste.

Cette étape importante correspond à la confirmation, par le service financier ou un responsable budgétaire, que le financement du nouveau poste est disponible. Workday l’enregistre lorsque l’approbateur désigné termine l’étape d’approbation budgétaire du processus métier.

Pourquoi est-ce important ?

L’approbation budgétaire constitue souvent un goulot d’étranglement important. Mesurer le temps de cycle de cette activité permet aux organisations de simplifier les examens financiers et d’accélérer le recrutement.

Cette activité marque la création effective du poste et son existence officielle dans Workday. Elle est enregistrée lorsque le processus métier « Create Position » est mené à bien.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque la fin de la phase d’approbation et indique que le poste peut être pourvu. Elle est indispensable pour mesurer le KPI du temps de cycle global d’approbation.

Cette activité indique qu’un ou plusieurs attributs d’un poste existant, comme son intitulé ou son service, ont été modifiés. Workday l’enregistre explicitement lorsqu’un utilisateur termine avec succès le processus métier « Edit Position Restrictions ».

Pourquoi est-ce important ?

Des modifications fréquentes peuvent signaler des erreurs de saisie, une évolution des rôles ou des inefficacités du processus. L’analyse de cette activité est essentielle au Dashboard « Position Data Rework Analysis » et à l’amélioration de la qualité des données.

Cette activité indique que le poste n’est plus actif et ne peut plus être pourvu. Elle précède souvent sa clôture officielle. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré à la fin du processus métier « Inactivate Position ».

Pourquoi est-ce important ?

La désactivation est une étape importante du cycle de vie du poste, distincte de sa clôture définitive. Le délai entre la désactivation et la clôture mesure l’efficacité administrative du nettoyage de la structure organisationnelle.

Cette activité marque la fin du cycle de vie du poste et sa suppression définitive de l’organisation. Workday enregistre cet événement à la fin réussie du processus métier « Close Position ».

Pourquoi est-ce important ?

Dernier événement de la plupart des cas, cette activité marque la fin du cycle de vie du poste. Elle est essentielle pour comprendre la durée totale du processus et tenir à jour les données sur les effectifs.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le déroulement réel de vos processus de gestion des postes dans Workday et révèle les goulots d’étranglement ainsi que les écarts qui passent inaperçus. Il met en évidence les inefficacités liées aux approbations, aux mises à jour des données et aux désactivations, afin de repérer précisément les points à améliorer. En comprenant le processus tel qu’il se déroule réellement, les organisations peuvent prendre des décisions fondées sur les données, simplifier leurs opérations et gagner en efficacité.

Pour la gestion des postes, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements relatives aux actions sur les postes, comme leur création, leurs mises à jour, leurs approbations et leur désactivation. Les principaux attributs sont un identifiant de poste unique pour identifier chaque cas, le nom de l’activité correspondant à chaque étape et l’horodatage de chaque activité. D’autres données pertinentes, comme les rôles des approbateurs, le statut du poste et les codes de motif, apportent un contexte utile à l’analyse.

L’extraction des données de Workday s’effectue généralement à l’aide des outils de reporting standard, de rapports personnalisés ou des API Workday. Vous devez définir des rapports qui enregistrent l’identifiant du poste, le type d’activité et l’horodatage de chaque événement du cycle de vie du poste. Veillez à conserver l’ordre chronologique des événements pour reconstituer le processus avec précision.

Le Process Mining peut révéler les délais d’approbation des nouveaux postes, les écarts aux règles lors des actions sur les postes et les incohérences dans les données. Il aide à repérer les reprises fréquentes, les approbations budgétaires inefficaces et les processus bloqués pour les postes gelés ou suspendus. En visualisant ces tendances, les organisations peuvent s’attaquer aux causes et mettre en place des solutions adaptées.

Vous pouvez vous attendre à des cycles d’approbation plus rapides pour les nouveaux postes et à des données plus exactes dans Workday. Le Process Mining aide à garantir la conformité de toutes les actions sur les postes et accélère la désactivation des postes clôturés. Vous bénéficiez ainsi d’une meilleure visibilité de bout en bout sur les postes et d’opérations plus simples.

L’extraction initiale des données et la configuration du modèle peuvent prendre quelques semaines, selon la complexité des données et les ressources disponibles. Une fois le pipeline de données établi, vous pouvez généralement obtenir les premières analyses concrètes en 4 à 6 semaines. Un suivi continu permet ensuite de repérer de nouvelles possibilités d’optimisation.

Vous devez avoir accès aux fonctions de reporting ou aux API Workday pour extraire les données requises du journal d’événements. Vous aurez également besoin d’un outil ou d’une plateforme de Process Mining pour importer, modéliser et analyser ces données. Des compétences de base en manipulation de données, par exemple en SQL ou en script, peuvent faciliter leur préparation.

Oui. Le Process Mining est particulièrement utile pour vérifier la conformité dans la gestion des postes. Il peut détecter automatiquement les écarts par rapport aux flux de travail définis et signaler les cas où des règles ont été contournées ou non respectées. Les organisations peuvent ainsi corriger les écarts de manière proactive et renforcer leur gouvernance.

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