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Améliorez votre processus Hire to Retire, gestion des postes

Optimisez Workday HCM grâce à notre guide en 6 étapes vers plus d’efficacité.
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Optimisez la gestion des postes dans Workday HCM pour améliorer l’efficacité de la gestion des effectifs

La complexité des flux d’approbation et les difficultés de conformité entravent souvent une gestion efficace des postes. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement dans vos processus et à mettre en évidence les domaines où les opérations peuvent être optimisées. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez maintenir un modèle d’effectifs précis et agile. Vous améliorez ainsi l’affectation des ressources et l’efficacité globale de l’organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Hire to Retire - Gestion des postes ?

Une gestion efficace des postes constitue le fondement de la planification stratégique des effectifs et de l’efficacité opérationnelle de toute organisation, en particulier pour celles qui utilisent un système performant comme Workday HCM. Le processus Hire to Retire - Gestion des postes comprend une série complexe d’étapes, depuis l’ouverture d’une demande de nouveau poste jusqu’à sa clôture ou sa désactivation. Les inefficacités de ce processus important peuvent entraîner des difficultés majeures, notamment des retards dans le pourvoi de postes essentiels, un désalignement des budgets des services, des risques de conformité liés à la structure des effectifs et des rapports inexacts dans Workday HCM. Sans visibilité claire sur le déroulement réel de ces activités, les organisations peinent souvent à réduire les temps de cycle, les reprises inutiles et la gestion réactive des besoins en effectifs. Optimiser Hire to Retire - Gestion des postes ne consiste pas uniquement à gagner en efficacité. Il s’agit aussi de garantir à votre organisation agilité, conformité et capacité de croissance.

Comment le Process Mining améliore la gestion des postes

Le Process Mining fournit une approche fondée sur les données pour révéler le fonctionnement réel de votre processus Hire to Retire - Gestion des postes, tel qu’il est enregistré dans Workday HCM. En analysant les journaux d’événements, dont chaque entrée représente une activité associée à un identifiant de poste précis, le Process Mining reconstitue une vue objective du cycle de vie complet du poste. Vous pouvez ainsi visualiser chaque parcours, de « Demande de poste initiée » à « Poste activé » ou « Poste clôturé ». Vous identifiez précisément les goulots d’étranglement, par exemple les étapes d’approbation prolongées par certains responsables ou services, ainsi que les boucles de reprise inattendues, lorsque « Attributs du poste modifiés » intervient fréquemment après la création initiale. Cette méthode dépasse les constats empiriques et fournit des analyses concrètes des temps de cycle, des écarts du processus et des lacunes de conformité. La compréhension de ces détails est essentielle pour déterminer comment améliorer Hire to Retire - Gestion des postes et optimiser les opérations dans Workday HCM.

Principaux axes d’amélioration

L’application du Process Mining à Hire to Retire - Gestion des postes fait généralement apparaître plusieurs domaines importants à optimiser :

  • Réduire les temps de cycle des approbations : identifiez les étapes, les personnes ou les groupes qui provoquent des retards dans l’approbation des postes nouveaux ou modifiés. Vous pouvez ainsi réduire le temps de cycle global entre l’ouverture de la demande et la création du poste dans Workday HCM, afin qu’il soit prêt pour le recrutement.
  • Renforcer la conformité et la gouvernance : visualisez les situations où des étapes obligatoires, telles que « Budget du poste approuvé » ou « Poste contrôlé au regard de la conformité », sont ignorées, exécutées dans le désordre ou nécessitent trop de reprises. Vous vous assurez ainsi que vos pratiques de gestion des effectifs respectent les politiques internes et les exigences réglementaires.
  • Réduire les reprises et les écarts : repérez les modifications ou reclassifications fréquentes qui révèlent des exigences initiales peu claires ou une formation insuffisante. La réduction de ces écarts simplifie le processus et améliore l’exactitude des données dans Workday HCM.
  • Optimiser l’affectation des ressources : identifiez les équipes ou les rôles surchargés par les tâches de gestion des postes, ce qui entraîne des inefficacités. Ces analyses vous aident à mieux répartir la charge et à améliorer la productivité globale des équipes.
  • Améliorer l’intégrité des données : en retraçant l’intégralité du cycle de vie, identifiez les incohérences dans la gestion et la mise à jour des attributs des postes, afin que les données Workday HCM reflètent fidèlement la structure de l’organisation.

Résultats attendus de l’optimisation du processus

En utilisant le Process Mining pour analyser et améliorer Hire to Retire - Gestion des postes, les organisations peuvent obtenir des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduire les temps de cycle : diminuez sensiblement le temps nécessaire à la création, à l’approbation et à l’activation des postes, afin d’accélérer l’acquisition des talents et la réponse aux besoins de l’entreprise. Vous apprendrez à réduire efficacement le temps de cycle de Hire to Retire - Gestion des postes.
  • Réduire les coûts : optimisez l’utilisation des ressources, limitez les efforts manuels et évitez les dépassements budgétaires liés à une gestion inefficace des postes.
  • Renforcer la conformité : assurez le respect constant des politiques internes et des réglementations externes, réduisez les risques et améliorez la préparation aux audits.
  • Améliorer la planification des effectifs : obtenez une compréhension plus claire et fondée sur les données de votre structure organisationnelle et de vos besoins en personnel, pour planifier les effectifs de manière plus proactive et stratégique dans Workday HCM.
  • Accroître l’agilité : répondez plus rapidement aux évolutions du marché et aux besoins de l’entreprise grâce à un processus de gestion des postes allégé, efficace et transparent.

Commencer votre démarche d’optimisation

Optimiser votre processus Hire to Retire - Gestion des postes dans Workday HCM avec le Process Mining constitue un investissement stratégique pour l’avenir de votre organisation. Cette approche apporte la clarté et les analyses concrètes nécessaires pour transformer des processus complexes, souvent opaques, en opérations efficaces et mieux maîtrisées. En comprenant le déroulement réel de vos activités de gestion des postes, vous pouvez améliorer sensiblement l’efficacité, la conformité et l’agilité globale de l’entreprise. Commencez dès aujourd’hui à faire apparaître ces analyses essentielles pour transformer vos pratiques de gestion des postes dans Workday HCM.

Hire to Retire, gestion des postes Gestion des postes Efficacité des effectifs Conformité RH Planification des effectifs Structure organisationnelle Opérations RH H2R Gestion du capital humain HCM Conception organisationnelle

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans les approbations des responsables, des ressources humaines ou du budget ralentissent considérablement le pourvoi des postes essentiels. Ils allongent le délai de recrutement et perturbent les calendriers des projets ainsi que l’efficacité opérationnelle. Des cycles d’approbation prolongés dans Workday HCM Position Management peuvent faire manquer des occasions d’acquérir des talents et augmenter les coûts opérationnels en raison d’effectifs insuffisants. ProcessMind révèle l’emplacement de ces goulots d’étranglement en visualisant le flux du processus Hire to Retire - Gestion des postes et en identifiant les étapes d’approbation ainsi que les utilisateurs responsables des retards. Notre analyse aide à déterminer les causes profondes afin de cibler les améliorations et d’accélérer l’approbation des postes.

Les écarts par rapport aux politiques organisationnelles définies lors de la création, de la modification ou de la reclassification des positions peuvent entraîner des risques d’audit et des incohérences opérationnelles. Ils fragilisent la gouvernance RH et peuvent donner lieu à des sanctions importantes en matière de conformité ou à des litiges internes. Le respect strict des règles dans Workday HCM Position Management est essentiel à l’intégrité de l’organisation. ProcessMind suit chaque événement du cycle de vie De l’embauche au départ, gestion des positions et signale les activités non conformes ou les changements non autorisés. Vous disposez d’une vue transparente du respect des politiques, ce qui vous permet d’appliquer les bonnes pratiques et de garantir que toutes les actions sur les positions répondent aux normes réglementaires et internes.

Les erreurs dans les attributs des positions, comme le département, le centre de coûts ou la famille d’emplois, entraînent des rapports inexacts, une mauvaise affectation des budgets et des décisions de planification des effectifs inadaptées. Cette incohérence des données dans Workday HCM affecte directement les décisions stratégiques et l’efficacité opérationnelle. Des données de position erronées peuvent avoir des répercussions dans toute l’organisation, de la paie au développement des talents. ProcessMind identifie les écarts et les points de saisie à l’origine des erreurs dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions, en comparant les valeurs des attributs à différentes étapes du processus. Nos analyses vous aident à standardiser la saisie, à améliorer la qualité des données et à maintenir une source de référence unique pour toutes les informations liées aux positions.

Les positions font fréquemment l’objet de plusieurs modifications ou rejets après leur création initiale, ce qui peut révéler un manque de clarté de la demande initiale ou des critères d’approbation inadaptés. Ces reprises mobilisent inutilement le temps des équipes RH et des responsables, augmentent la charge administrative et prolongent le cycle de vie global de la position. Dans Workday HCM Position Management, ces inefficacités consomment des ressources sans nécessité. ProcessMind met en évidence les schémas récurrents de reprise et identifie les étapes où les modifications sont les plus fréquentes dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions. En analysant les motifs de rejet et les boucles de modification, nous vous aidons à simplifier les formulaires de demande, à clarifier les exigences d’approbation et à réduire les cycles improductifs.

Les postes qui ne sont plus nécessaires restent actifs dans le système pendant de longues périodes, ce qui entraîne des rapports d’effectifs inexacts, une mauvaise affectation des budgets et des risques potentiels pour la sécurité. Une désactivation tardive dans Workday HCM peut masquer l’état réel de vos effectifs et immobiliser inutilement des budgets. Il en résulte souvent des « postes fantômes » qui consomment des ressources sans raison. ProcessMind révèle le temps réellement nécessaire entre l’identification d’un poste à clôturer et sa désactivation complète dans le processus Hire to Retire - Gestion des postes. Notre analyse identifie les étapes responsables des retards, afin d’accélérer les flux de clôture et de maintenir une structure organisationnelle à jour et optimisée.

Les organisations peinent à obtenir une vue globale du parcours complet d’un poste, de son ouverture à sa clôture, ce qui complique l’identification des inefficacités et des goulots d’étranglement du processus. Cette compréhension fragmentée dans Workday HCM entrave la planification stratégique des effectifs et la résolution proactive des problèmes. Sans vision claire de bout en bout, l’optimisation du processus Hire to Retire - Gestion des postes devient difficile. ProcessMind reconstitue le flux complet du processus Hire to Retire - Gestion des postes à partir des journaux d’événements et fournit une carte visuelle interactive de chaque étape et de chaque parcours. Cette visibilité complète vous permet de comprendre l’exécution réelle du processus, d’identifier les écarts et de prendre des décisions fondées sur les données pour l’améliorer.

L’obtention de l’approbation budgétaire pour les postes nouveaux ou modifiés est souvent complexe et longue, ce qui retarde les initiatives essentielles de recrutement. Cette situation peut faire manquer des occasions de recruter les meilleurs talents et mettre sous pression les services opérationnels qui attendent de nouvelles recrues. Les parcours complexes d’approbation budgétaire dans Workday HCM peuvent devenir un goulot d’étranglement majeur. ProcessMind cartographie l’intégralité du parcours d’approbation budgétaire dans le processus Hire to Retire - Gestion des postes et met en évidence les points de transfert ainsi que les étapes d’approbation à l’origine de retards importants. Notre analyse aide à optimiser le flux de travail d’approbation budgétaire, à réduire les temps de cycle et à accélérer les décisions de recrutement.

Les positions sont fréquemment reclassifiées sans justification claire ni critères standardisés, ce qui entraîne une charge administrative, des risques potentiels en matière d’équité salariale et une confusion sur les rôles. Cette situation révèle souvent un manque de précision dans la définition initiale des positions ou une gouvernance insuffisante dans Workday HCM. Des reclassifications non maîtrisées peuvent désorganiser le cadre De l’embauche au départ, gestion des positions. ProcessMind identifie les schémas de reclassification fréquente dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions et analyse les motifs ainsi que les utilisateurs concernés. Nous vous aidons à déterminer les causes de ces reclassifications, afin d’établir des règles plus claires et de réduire les tâches administratives improductives.

Les attributs des positions, comme la famille d’emplois ou le type de position, ne correspondent pas toujours aux rôles et responsabilités réellement exercés. Cela peut entraîner des difficultés en matière de rémunération, de parcours professionnels et de gestion des talents. Ce décalage dans Workday HCM peut limiter l’efficacité de la stratégie des effectifs et du développement des collaborateurs. Des positions mal définies entravent les initiatives RH stratégiques. ProcessMind met en relation les changements d’attributs des positions et les activités du cycle de vie De l’embauche au départ, gestion des positions, afin d’identifier où et quand les écarts apparaissent. Nos analyses vous permettent d’appliquer des définitions cohérentes des attributs et de garantir que les positions reflètent fidèlement les besoins et la structure de l’organisation.

Les positions sont souvent gelées ou suspendues sans être complètement désactivées ou clôturées, ce qui les accumule dans le système et crée un stock de dossiers non résolus. Ces positions « zombies » dans Workday HCM peuvent immobiliser des budgets et des effectifs, tout en encombrant l’administration sans répondre à un besoin actif. Elles correspondent à des décisions oubliées ou bloquées dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions. ProcessMind suit le cycle de vie des positions gelées ou suspendues dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions, en identifiant la durée de leur maintien dans un état inactif et les raisons pour lesquelles elles ne sont pas clôturées. Nous vous aidons à définir des protocoles clairs pour résoudre ces situations, éviter leur accumulation et améliorer la qualité de gestion du système.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps nécessaire aux demandes de nouveaux postes pour franchir la hiérarchie d’approbation dans Workday HCM. Des approbations plus rapides accélèrent les recrutements, réduisent les coûts d’acquisition des talents et permettent de pourvoir les postes essentiels sans retard inutile, ce qui contribue directement à la productivité et à la croissance de l’organisation. ProcessMind identifie les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approbation de Workday HCM, en révélant où les retards surviennent et quels approbateurs ou quelles étapes ralentissent le processus. En analysant les temps de cycle d’approbation pour chaque identifiant de poste, la plateforme repère les possibilités de réacheminer les demandes ou d’automatiser certaines étapes, avec une réduction des délais d’approbation pouvant atteindre 30 à 50 %.

Atteindre une conformité à 100 % pour les actions liées aux positions, comme la création, la modification ou la désactivation, garantit le respect des politiques internes et des réglementations externes. Cela réduit les risques juridiques, évite les sanctions et préserve l’intégrité du processus De l’embauche au départ, gestion des positions dans Workday HCM, tout en contribuant à un environnement RH fiable et responsable. ProcessMind compare les flux réels du processus aux règles de conformité définies et met en évidence les écarts ainsi que les étapes non autorisées du cycle de vie de la gestion des positions. La solution révèle les cas de non-conformité, comme les approbations ignorées ou les saisies incorrectes, afin de permettre la mise en place de formations ciblées ou de contrôles système pour atteindre une conformité complète et réduire les risques d’audit.

Cet objectif vise à améliorer la précision et la cohérence de toutes les données associées aux positions dans Workday HCM, notamment le titre, le département et le centre de coûts. Des données de position exactes sont essentielles à la fiabilité de la planification des effectifs, de la budgétisation et des rapports. Elles évitent les erreurs susceptibles d’entraîner de mauvaises décisions en matière d’effectifs ou des écarts financiers dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions. ProcessMind analyse les journaux d’événements afin de détecter les schémas d’écarts de données ou les corrections manuelles fréquentes liées aux activités Position Attributes Modified. La solution identifie les causes des incohérences de saisie ou de mise à jour, comme les champs manquants ou les erreurs utilisateur, afin de mettre en place des règles de validation et des processus de saisie simplifiés, avec une réduction des erreurs de 20 à 40 %.

L’objectif est de supprimer les étapes redondantes et les efforts répétés lors de la mise à jour des attributs ou des statuts des positions dans Workday HCM. L’élimination des reprises réduit les coûts opérationnels, fait gagner du temps aux équipes RH et améliore l’efficacité ainsi que la rapidité du processus De l’embauche au départ, gestion des positions, en garantissant que les changements sont correctement appliqués dès la première fois. ProcessMind visualise les variantes de processus associées aux activités Position Attributes Modified et identifie les boucles dans lesquelles les changements sont fréquemment annulés ou saisis à nouveau. La solution quantifie l’incidence des reprises sur les coûts et les délais, en repérant les activités ou les groupes d’utilisateurs concernés, ce qui permet de repenser le processus et de mettre en place des formations ciblées afin de réduire les reprises de 25 à 50 %.

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps entre le marquage d’un poste pour clôture et sa désactivation effective dans Workday HCM. Une désactivation rapide garantit l’exactitude des rapports d’effectifs, libère les allocations budgétaires et évite de donner l’impression que des postes ouverts ne sont pas financés, tout en optimisant la gestion des ressources dans le processus Hire to Retire - Gestion des postes. ProcessMind calcule le temps de cycle moyen entre le marquage d’un poste pour clôture et l’événement « Poste désactivé », afin de révéler les retards. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement du flux de travail de désactivation, tels que les approbations en attente ou les vérifications manuelles, ce qui permet de simplifier le processus et de réduire les temps de cycle de désactivation de 30 à 60 %.

Une transparence complète sur chaque étape du cycle de vie d’une position, de son initiation à sa clôture dans Workday HCM, est essentielle à une gestion proactive. Une meilleure visibilité permet aux parties prenantes de suivre l’avancement, d’anticiper les problèmes et de prendre des décisions éclairées, afin que le processus De l’embauche au départ, gestion des positions soutienne efficacement la planification stratégique des effectifs. ProcessMind crée une carte visuelle complète de toutes les activités associées à chaque Position ID et fournit une vue fidèle de l’ensemble du parcours de gestion de la position. La solution identifie les étapes cachées du processus et révèle les écarts par rapport au parcours attendu, donnant aux équipes RH et financières une vision claire de la situation de chaque position et du temps nécessaire pour passer d’un statut à l’autre.

L’objectif est d’optimiser le processus d’approbation des budgets de postes dans Workday HCM afin de le rendre plus rapide et plus efficace. Des approbations budgétaires simplifiées accélèrent la création de nouveaux rôles, améliorent la précision de la planification financière et garantissent l’alignement des décisions de recrutement sur les contraintes budgétaires dans le processus Hire to Retire - Gestion des postes. ProcessMind analyse l’activité « Budget du poste approuvé » et identifie la durée ainsi que la complexité des étapes précédentes et des approbations parallèles. La plateforme révèle les routages inefficaces, les goulots d’étranglement séquentiels et les étapes de contrôle superflues, afin de permettre une réorganisation du flux de travail, une finalisation plus rapide des budgets et une réduction des délais d’approbation pouvant atteindre 40 %.

Cet objectif vise à limiter la fréquence des reclassifications de positions dans Workday HCM lorsqu’elles ne sont pas réellement justifiées ou résultent d’erreurs initiales. La réduction des reclassifications inutiles diminue les efforts administratifs, garantit la cohérence de la structure organisationnelle et préserve l’intégrité des données pour la planification des effectifs à long terme dans le processus De l’embauche au départ, gestion des positions. ProcessMind suit les événements « Position Reclassified » et analyse les activités ainsi que les attributs précédents afin d’identifier les déclencheurs ou les schémas récurrents de changements injustifiés. La solution révèle les cas où la création initiale de la position ou la définition de ses attributs peut être défaillante, afin de mettre en place des formations ciblées ou des améliorations du processus et de réduire les reclassifications de 15 à 30 %.

La standardisation des attributs, comme la famille d’emplois ou le type de position, pour des rôles similaires dans toute l’organisation garantit la cohérence et la clarté dans Workday HCM. Elle améliore la précision des recherches de talents, simplifie les comparaisons de rémunération et renforce la qualité globale des données organisationnelles pour une gestion efficace du processus De l’embauche au départ, gestion des positions. ProcessMind analyse les événements « Position Attributes Modified » et identifie les variations de valeurs d’attributs pour les positions portant des intitulés ou relevant de départements similaires. La solution met en évidence les incohérences de saisie ou de mise à jour des données entre utilisateurs ou départements, afin de renforcer la gouvernance des données et d’obtenir une standardisation des attributs, avec une réduction des variations de 20 à 35 %.

L’objectif est de traiter efficacement les postes « gelés » ou « suspendus » dans Workday HCM, afin qu’ils soient réactivés, déclassifiés ou clôturés dans les meilleurs délais. Une résolution rapide évite que des postes restent dans un état indéterminé et optimise l’utilisation des effectifs et des budgets dans Hire to Retire - Gestion des postes. ProcessMind identifie les postes qui restent dans l’état « Poste gelé/suspendu » au-delà des seuils définis et met en évidence la durée ainsi que les étapes suivantes habituelles. La plateforme révèle les goulots d’étranglement ou les déclencheurs manquants dans le processus de résolution de ces postes bloqués. Vous pouvez ainsi définir des politiques plus claires et automatiser les notifications pour garantir une intervention rapide, avec une réduction des délais pouvant atteindre 50 %.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de la gestion des postes du processus Hire to Retire

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez les performances de votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel préformaté conçu pour les données de gestion des postes, afin de garantir la conformité de votre jeu de données aux exigences du Process Mining.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation de la bonne structure de données dès le départ évite les erreurs et simplifie l’analyse ultérieure, en établissant une base solide pour l’amélioration.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, avec les colonnes adaptées à vos données de gestion des postes dans Workday HCM.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les gains d’efficacité cachés dans la gestion des postes

ProcessMind visualise votre processus Hire to Retire, gestion des postes, de bout en bout. Identifiez les analyses essentielles et repérez les domaines à optimiser immédiatement.
  • Visualisez le flux réel de création des postes
  • Repérez les retards d’approbation dans Workday HCM
  • Identifiez les zones présentant des risques de non-conformité
  • Optimisez la précision du modèle d’effectifs
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Améliorer la gestion des postes grâce au Process Mining

Ces résultats illustrent les améliorations importantes que les organisations peuvent obtenir en utilisant le Process Mining pour optimiser leurs flux de travail Hire to Retire - Gestion des postes dans Workday HCM. En identifiant les goulots d’étranglement et les inefficacités, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations et renforcer la planification stratégique des effectifs.

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Approbations plus rapides des postes

Réduction du délai d’approbation des nouveaux postes

Le Process Mining identifie et supprime les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, ce qui accélère considérablement la création de nouveaux postes. Les organisations peuvent ainsi pourvoir les postes essentiels beaucoup plus rapidement et réduire le délai de recrutement.
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Meilleur respect des exigences de conformité

Augmentation du nombre d’actions conformes sur les postes

En représentant les écarts par rapport aux procédures standard, le Process Mining veille à ce que toutes les actions effectuées sur les postes, de la création à la désactivation, incluent systématiquement les contrôles de conformité nécessaires. Cela réduit les risques réglementaires et l’exposition aux audits.
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Moins de reprises sur les données des postes

Réduction des modifications d’Attributs après la création

L’identification des causes profondes des erreurs de données lors de la configuration initiale des postes réduit fortement le besoin de modifier ultérieurement leurs Attributs. La qualité des données s’améliore, les opérations RH sont simplifiées et les équipes RH disposent de davantage de temps pour leurs missions prioritaires.
0 days faster
Désactivation simplifiée

Fermeture plus rapide des postes inactifs

L’optimisation du processus de désactivation des postes fermés garantit leur retrait officiel du système dans les meilleurs délais. Cela préserve l’exactitude des budgets, assainit les données de référence RH et améliore l’allocation des Ressources.
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Une meilleure standardisation des processus

Réduction des variantes du cycle de vie des postes

Le Process Mining révèle les variations cachées du cycle de vie de la gestion des postes et permet de standardiser les flux de travail. Cette démarche renforce la cohérence opérationnelle, simplifie la formation et offre une vision plus claire du processus de bout en bout.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la structure de l’organisation et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre du Process Mining.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un poste donné au sein de l’organisation, qui sert d’identifiant de cas principal pour le processus de gestion des postes.

Pourquoi c’est important

Il est indispensable pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’un poste, analyser le processus de bout en bout et repérer les goulots d’étranglement ou les écarts propres à certains cas.

Identifiant ou nom de l’utilisateur ayant effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail et les comportements propres à chaque utilisateur, ainsi que d’identifier les besoins de formation ou les personnes les plus performantes.

Horodatage indiquant le moment où une activité a été terminée. Il sert à calculer la durée des activités individuelles.

Pourquoi c’est important

Il est nécessaire pour calculer précisément la durée des activités et distinguer le temps de traitement actif du temps d’attente inactif.

Statut actuel ou historique du poste, par exemple « Open », « Filled », « Frozen » ou « Closed ».

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte essentiel sur l’état d’un poste, permettant d’analyser l’ancienneté des postes gelés et de suivre leur progression tout au long de leur cycle de vie.

Motif indiqué pour un événement de changement, par exemple une reclassification, une modification ou la clôture d’un poste.

Pourquoi c’est important

Explique le contexte métier d’activités telles que les modifications et les reclassifications, ce qui aide à analyser les causes profondes des variations du processus.

Département ou organisation hiérarchique auquel le poste est rattaché.

Pourquoi c’est important

Permet de filtrer et de comparer les performances du processus entre différentes unités organisationnelles, afin de révéler les goulots d’étranglement ou les gains d’efficacité propres à chaque service.

Centre de coûts financier associé au poste, utilisé pour la budgétisation et le reporting financier.

Pourquoi c’est important

Fournit une dimension financière pour l’analyse, en permettant d’examiner le processus par unité budgétaire et de soutenir l’analyse des goulots d’étranglement liés au budget.

Regroupement d’emplois présentant des caractéristiques, des compétences et des activités similaires, comme « Engineering » ou « Human Resources ».

Pourquoi c’est important

Permet une analyse des rôles à un niveau plus global, soutient les initiatives de standardisation et facilite l’analyse des reclassifications entre catégories d’emplois associées.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette étape marque le début du cycle de vie de la gestion des postes : une demande de création d’un nouveau poste est officiellement soumise. Elle est enregistrée comme un événement explicite lorsqu’un utilisateur lance le processus métier « Create Position » dans Workday.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre cet événement et les approbations suivantes est essentielle pour mesurer l’efficacité de l’ensemble du cycle de création du poste.

Jalon important : le service financier ou un responsable budgétaire confirme que les fonds nécessaires au nouveau poste sont disponibles. L’événement est enregistré lorsque l’approbateur désigné termine l’étape d’approbation budgétaire du flux du processus métier.

Pourquoi c’est important

L’approbation budgétaire constitue souvent un goulot d’étranglement majeur. Mesurer le temps de cycle de cette activité précise aide les organisations à simplifier les contrôles financiers et à accélérer les recrutements.

Cette activité marque la création réussie du poste et son existence officielle dans le système Workday. Elle est enregistrée lorsque le processus métier « Create Position » est terminé avec succès.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un jalon important, qui marque la fin de la phase d’approbation et indique que le poste peut être pourvu. Il est indispensable pour mesurer le KPI du délai global d’approbation.

Indique qu’un ou plusieurs Attributs d’un poste existant, comme son intitulé ou son service, ont été modifiés. L’événement est enregistré lorsque l’utilisateur termine avec succès le processus métier « Edit Position Restrictions ».

Pourquoi c’est important

Des modifications fréquentes peuvent révéler des erreurs de saisie, une évolution des rôles ou des inefficacités du processus. L’analyse de cette activité est essentielle au Dashboard « Position Data Rework Analysis » et à l’amélioration de la qualité des données.

Indique qu’un poste n’est plus actif et ne peut plus être pourvu, souvent comme étape préalable à sa fermeture officielle. Il s’agit d’un événement explicite enregistré à la fin du processus métier « Inactivate Position ».

Pourquoi c’est important

La désactivation constitue un jalon important du cycle de vie du poste, distinct de sa fermeture définitive. Le délai entre la désactivation et la fermeture mesure l’efficacité administrative du nettoyage des structures organisationnelles.

Il s’agit de l’activité finale du cycle de vie, qui correspond à la suppression définitive du poste de l’organisation. Workday enregistre cet événement à la fin réussie du processus métier « Close Position ».

Pourquoi c’est important

En tant qu’événement final de la plupart des cas, cette activité marque la fin du cycle de vie du poste. Elle est essentielle pour comprendre la durée complète du processus et maintenir des données d’effectifs exactes.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le déroulement réel de vos processus de gestion des postes dans Workday et révèle les goulots d’étranglement et les écarts cachés. Il met en évidence les inefficacités liées aux approbations, aux mises à jour des données et aux désactivations, ce qui permet de cibler précisément les domaines à améliorer. En comprenant le processus réel, les organisations peuvent prendre des décisions fondées sur les données, optimiser les opérations et améliorer leur efficacité globale.

Pour la gestion des postes, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements relatives aux actions sur les postes, comme leur création, leurs mises à jour, leurs approbations et leurs désactivations. Les principaux attributs comprennent un Position ID unique comme identifiant de cas, le nom de l’activité pour chaque étape et l’horodatage de chaque activité. Des informations complémentaires, comme les rôles des approbateurs, le statut du poste et les codes motif, apportent un contexte utile à l’analyse.

L’extraction des données de Workday s’effectue généralement au moyen des outils de reporting standard de Workday, de rapports personnalisés ou des API Workday. Vous devrez définir des rapports qui recueillent le Position ID, le type d’activité et les horodatages de chaque événement du cycle de vie du poste. Veillez à conserver l’ordre chronologique des événements extraits afin de reconstituer précisément le processus.

Le Process Mining peut révéler les cycles d’approbation lents des nouveaux postes, les manquements aux politiques lors des actions sur les postes et les incohérences dans les données. Il aide à repérer les reprises fréquentes, les approbations budgétaires inefficaces et les processus bloqués pour les postes gelés ou suspendus. En visualisant ces schémas, les organisations peuvent cibler les causes profondes et mettre en œuvre des solutions efficaces.

Vous pouvez attendre une accélération des cycles d’approbation des nouveaux postes et une meilleure précision des données dans votre système Workday. Le Process Mining contribue à garantir une conformité totale des actions sur les postes et à accélérer la désactivation des postes clôturés. En définitive, il offre une meilleure visibilité de bout en bout sur les postes et des opérations mieux optimisées.

L’extraction initiale des données et la configuration du modèle peuvent prendre quelques semaines, selon la complexité des données et la disponibilité des ressources. Une fois le pipeline de données établi, vous pouvez généralement obtenir les premières analyses concrètes en quatre à six semaines. Une surveillance continue fournit ensuite de nouvelles possibilités d’optimisation.

Vous aurez besoin d’un accès aux fonctionnalités de reporting ou aux API Workday pour extraire les données nécessaires du journal d’événements. Un outil ou une plateforme de Process Mining est également nécessaire pour ingérer, modéliser et analyser ces données. Des compétences de base en manipulation des données, par exemple en SQL ou en scripting, peuvent être utiles pour préparer les données.

Oui, le Process Mining est particulièrement efficace pour contrôler la conformité de la gestion des postes. Il détecte automatiquement les écarts par rapport aux flux de travail définis et met en évidence les cas où les règles internes ont été contournées ou non respectées. Les organisations peuvent ainsi traiter les non-conformités de manière proactive et renforcer leur gouvernance.

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