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Améliorez votre processus Hire to Retire, gestion des postes

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des postes dans SAP SF EC
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Optimisez la gestion des postes Hire to Retire dans SAP SuccessFactors EC

Les inefficacités de la gestion des postes peuvent entraîner des retards d’approbation, des risques de non-conformité et des données d’effectifs inexactes. Notre plateforme vous aide à révéler les goulots d’étranglement et les possibilités d’amélioration qui restent invisibles dans vos processus. En analysant vos flux de travail, vous pouvez localiser précisément les changements nécessaires pour améliorer l’efficacité et préserver une structure organisationnelle fiable. Découvrez comment optimiser efficacement vos opérations.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Hire to Retire, gestion des postes, dans SAP SuccessFactors Employee Central

Une gestion efficace des postes organisationnels constitue un pilier d’un processus Hire to Retire performant. Dans l’environnement complexe de SAP SuccessFactors Employee Central, une gestion efficace des postes a une incidence directe sur la planification des effectifs, le respect des budgets et l’agilité organisationnelle. Des processus inefficaces entraînent des problèmes importants : délais prolongés pour pourvoir les postes ouverts, création de « postes fantômes » qui consomment du budget sans être attribués, difficultés à maintenir une structure organisationnelle fiable et risques de non-conformité aux politiques internes ou aux réglementations externes. Ces inefficacités augmentent les coûts opérationnels et freinent les initiatives stratégiques liées aux effectifs. Elles dégradent également l’expérience des collaborateurs en ralentissant les changements organisationnels et les promotions. L’optimisation de votre processus Hire to Retire, gestion des postes, permet à votre organisation de s’adapter rapidement à l’évolution des besoins, d’affecter les ressources avec précision et de préserver l’intégrité des données, autant de conditions nécessaires à l’efficacité des opérations RH et à la réussite de l’entreprise.

Comment le Process Mining éclaire les flux de travail de gestion des postes

Le Process Mining fournit un moyen efficace d’analyser et d’améliorer le processus Hire to Retire, gestion des postes, en transformant les journaux d’événements bruts de SAP SuccessFactors Employee Central en cartes de processus transparentes fondées sur les données. Au lieu de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, vous visualisez précisément chaque étape du cycle de vie d’un poste, de sa demande initiale à sa clôture, en utilisant l’identifiant du poste comme identifiant unique du cas. Cette approche vous permet de :

  • Découvrir le processus réel : reconstituer automatiquement le parcours complet de la gestion des postes, en faisant apparaître toutes les variantes, les chemins fréquents et les écarts inattendus par rapport au flux prévu dans SAP SuccessFactors EC.
  • Repérer les goulots d’étranglement et les retards : identifier précisément les étapes où les demandes de poste restent bloquées, qu’il s’agisse de l’approbation du responsable, de la revue RH, de l’affectation budgétaire ou de la saisie des données dans le système RH. Vous comprenez ainsi les causes profondes de l’allongement des temps de cycle.
  • Vérifier la conformité : contrôler automatiquement que chaque modification de poste respecte les règles métier, les matrices d’approbation et les exigences réglementaires définies, tout en signalant les activités ou modifications de données non conformes dans SAP SuccessFactors Employee Central.
  • Analyser les performances : mesurer des indicateurs clés tels que le temps de cycle moyen des approbations, le temps consacré à chaque activité et les délais de transmission entre services ou utilisateurs, afin de comparer objectivement les performances et de cibler les améliorations.

Principaux leviers d’amélioration identifiés grâce au Process Mining

L’utilisation du Process Mining pour votre processus Hire to Retire, gestion des postes, dans SAP SuccessFactors Employee Central permet d’optimiser plusieurs domaines importants :

  • Réduire le temps de cycle des postes : diminuer fortement le délai entre l’initiation d’une demande de poste et sa création ou son activation, en identifiant et en supprimant les retards liés aux approbations et aux transmissions.
  • Renforcer la conformité et la préparation aux audits : vous assurer que toutes les modifications de poste suivent les procédures et politiques requises, renforcer vos pistes d’audit et réduire les risques de non-conformité, notamment pour les postes des secteurs réglementés.
  • Optimiser l’affectation des ressources et la budgétisation : éliminer les postes redondants ou fantômes et simplifier la création et la désactivation des postes afin que votre plan d’effectifs reflète fidèlement vos besoins en personnel et votre budget.
  • Optimiser les flux de travail d’approbation : mettre au jour les inefficacités des processus d’approbation à plusieurs niveaux et concevoir des améliorations qui accélèrent la prise de décision sans réduire le niveau de contrôle.
  • Réduire les reprises et les interventions manuelles : identifier les étapes qui entraînent fréquemment des reprises, des erreurs ou des corrections manuelles, afin de repérer les possibilités d’automatisation et de standardiser les procédures dans SAP SuccessFactors EC.

Résultats et bénéfices attendus

En appliquant le Process Mining à votre processus Hire to Retire, gestion des postes, votre organisation peut obtenir des bénéfices importants et mesurables :

  • Accélérer le délai de recrutement : réduire le temps de cycle global nécessaire à la création et à l’approbation de nouveaux postes, afin d’accélérer l’acquisition et l’affectation des talents.
  • Réaliser des économies significatives : éliminer les coûts inutiles liés aux approbations tardives, aux postes fantômes et à une affectation inefficace des ressources.
  • Améliorer l’exactitude et l’intégrité des données : garantir que les données de SAP SuccessFactors Employee Central reflètent fidèlement la structure organisationnelle actuelle, pour faciliter le reporting et la planification stratégique des effectifs.
  • Réduire les risques de non-conformité : repérer et corriger de manière proactive les flux de processus non conformes, afin de protéger votre organisation contre d’éventuelles sanctions et atteintes à sa réputation.
  • Améliorer l’efficacité opérationnelle : simplifier la gestion du cycle de vie des postes et permettre aux équipes RH et aux responsables de se concentrer sur des activités à plus forte valeur plutôt que sur les relances manuelles et la correction des erreurs.
  • Améliorer l’expérience des collaborateurs et des responsables : offrir une expérience plus simple et plus prévisible aux responsables qui demandent des postes et aux collaborateurs concernés par les changements organisationnels.

Commencer l’optimisation des processus

Comprendre les spécificités de votre processus Hire to Retire, gestion des postes, dans SAP SuccessFactors Employee Central constitue la première étape de sa transformation. Le Process Mining vous fournit les analyses claires fondées sur les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Utilisez cet outil d’analyse pour résoudre les difficultés actuelles, mais aussi pour suivre et améliorer en continu votre gestion des postes, afin qu’elle reste un atout stratégique pour la croissance et la stabilité de votre organisation.

Hire to Retire, gestion des postes Cycle de vie des postes Gestion des effectifs Organigramme Opérations RH Conformité RH Flux de travail d’approbation Planification des effectifs H2R Gestion du capital humain HCM Conception organisationnelle

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans l’approbation des demandes de poste, qu’elle soit effectuée par les responsables, les RH ou les contrôleurs budgétaires, ont une incidence directe sur le délai de recrutement et peuvent entraîner des pénuries importantes de personnel. Cet allongement du temps de cycle complique la planification des effectifs et se traduit souvent par des occasions manquées d’attirer des talents.
ProcessMind visualise la durée exacte de chaque étape d’approbation pour chaque identifiant de poste, met en évidence les goulots d’étranglement et montre où les demandes restent bloquées dans SAP SuccessFactors Employee Central. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations à apporter au flux de travail et à la répartition des responsabilités.

L'absence de revue ou de reclassification régulière des postes peut entraîner des problèmes d'équité interne, de conformité juridique et de cohérence des structures de rémunération. Les postes qui ne font l'objet d'aucun contrôle peuvent donner lieu à des constats d'audit et accroître les risques opérationnels.
ProcessMind suit l'activité « Position Reviewed for Compliance » pour chaque Position ID et identifie les revues manquées ou réalisées en retard. Vous pouvez ainsi vérifier le respect des politiques établies dans SAP SuccessFactors Employee Central et prévenir les manquements potentiels à la Conformité.

La création de nouveaux postes comporte souvent des étapes redondantes, des approbations inutiles ou des reprises fréquentes. Ces difficultés mobilisent des ressources RH précieuses et retardent la possibilité de pourvoir les postes importants. Cette inefficacité augmente les coûts administratifs.
ProcessMind cartographie le flux réel de « Position Created in HR System » et des activités associées. Vous identifiez ainsi les écarts par rapport au parcours optimal, ainsi que les reprises ou les étapes inutiles pour chaque Position ID dans SAP SuccessFactors Employee Central.

La fiabilité des données relatives aux postes, notamment leur intitulé, leur département et leur centre de coûts, est essentielle à la qualité des rapports, à la budgétisation et à la planification organisationnelle. Les incohérences produisent des rapports erronés et peuvent conduire à de mauvaises décisions stratégiques.
ProcessMind analyse les événements « Position Attributes Modified » et identifie les postes dont les Attributs clés sont fréquemment modifiés ou présentent des écarts au fil du temps. Vous préservez ainsi l'intégrité des données du processus Hire to Retire Position Management dans SAP SuccessFactors Employee Central.

Une fréquence élevée d'événements « Position Reclassified » peut révéler des problèmes de classification initiale, des conventions d'intitulés incohérentes ou une évolution rapide des besoins de l'organisation. Cette situation peut créer de l'instabilité et accroître la charge administrative.
ProcessMind quantifie le nombre d'événements « Position Reclassified » pour chaque Position ID. Vous pouvez ainsi identifier les causes profondes, comme des définitions initiales insuffisantes ou des problèmes systémiques au sein du processus Hire to Retire dans SAP SuccessFactors Employee Central.

Les postes qui restent à l'état « Activated » ou « Frozen/Suspended » longtemps après être devenus inutiles peuvent fausser les budgets, générer des coûts superflus et créer de la confusion quant à la structure organisationnelle. Cette situation affecte l'allocation des ressources.
ProcessMind suit le délai entre l'état « Position Activated » ou « Frozen/Suspended » et l'état « Position Deactivated » ou « Position Closed ». Vous identifiez les retards dans la gestion du cycle de vie des postes dans SAP SuccessFactors Employee Central et améliorez le contrôle des coûts.

Lorsque des événements « Position Attributes Modified » surviennent sans attribution ni séquence clairement établies, il devient difficile de déterminer qui est responsable de chaque modification. Les pistes d'audit sont alors difficiles à suivre et la responsabilisation s'en trouve limitée.
ProcessMind utilise l'Attribut « Action User » pour présenter une vue transparente de toutes les modifications apportées à un Position ID. Vous clarifiez ainsi les responsabilités à chaque étape et renforcez la responsabilisation ainsi que la traçabilité dans SAP SuccessFactors Employee Central.

Certains départements ou sites peuvent connaître systématiquement des délais d'approbation plus longs pour les demandes de création de postes. Cela peut signaler des inefficacités locales, des contraintes de ressources ou des exigences de Conformité particulières. Les performances opérationnelles deviennent alors inégales.
ProcessMind filtre et analyse les délais du cycle d'approbation selon les Attributs « Department » et « Location » des Position IDs. Vous repérez les unités organisationnelles en retard qui nécessitent une optimisation des processus dans SAP SuccessFactors Employee Central.

L'application incorrecte ou incohérente de « Position Status » ou de « Position Type » dans l'organisation fausse les rapports sur la planification des effectifs, la budgétisation et la structure organisationnelle. La fiabilité des données s'en trouve réduite.
ProcessMind visualise les transitions entre les différentes valeurs de « Position Status ». Vous identifiez les écarts par rapport aux cycles de vie attendus et les utilisations inappropriées des indicateurs de statut pour les Position IDs dans SAP SuccessFactors Employee Central.

Les retards dans l’approbation du budget du poste ont une incidence directe sur la capacité de l’organisation à créer et à pourvoir rapidement les postes importants, ce qui freine les initiatives de croissance stratégique et d’expansion des effectifs. Ils peuvent entraîner des occasions manquées.
ProcessMind suit précisément le temps nécessaire à l’activité « Budget du poste approuvé » depuis son lancement, ce qui permet d’identifier les goulots d’étranglement dans la partie financière du processus Hire to Retire pour SAP SuccessFactors Employee Central.

Lorsqu'un même poste fait l'objet de nombreux événements « Position Attributes Modified » peu après sa création ou au cours de son cycle de vie, cela peut révéler une définition initiale insuffisante, des réorganisations fréquentes ou un manque de clarté dans les exigences.
ProcessMind compte le nombre total d'événements « Position Attributes Modified » pour chaque Position ID. Vous identifiez ainsi les postes instables ou mal définis dans le processus Hire to Retire Position Management de SAP SuccessFactors Employee Central.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps nécessaire à l’approbation complète des nouveaux postes ou des modifications de poste dans le processus Hire to Retire, gestion des postes, de SAP SuccessFactors Employee Central. Des approbations plus rapides permettent de pourvoir les postes plus tôt, de réduire le délai de recrutement et de mettre à jour rapidement la structure organisationnelle, avec des effets positifs sur la planification des effectifs et l’efficacité opérationnelle. ProcessMind identifie les goulots d’étranglement et les parcours non conformes dans les flux de travail d’approbation, en localisant précisément les étapes et les rôles à l’origine des retards. En analysant les temps de cycle de chaque étape d’approbation, la plateforme fournit des analyses concrètes pour simplifier le processus et peut réduire les délais d’approbation de 30 à 50 % grâce à une refonte des flux de travail ou à l’automatisation des notifications.

Atteindre une conformité de 100 % avec les politiques de revue des postes est essentiel pour maintenir des structures organisationnelles exactes, à jour et conformes au droit dans le cadre de Hire to Retire - Position Management. Toutes les positions sont ainsi contrôlées périodiquement au regard de leur nécessité, de leur classification et du respect du budget, ce qui réduit les risques et renforce la gouvernance dans SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux calendriers et aux politiques de revue définis en suivant les activités « Position Reviewed for Compliance ». Vous repérez les postes dont la revue n'a pas été réalisée dans les délais, intervenez en amont et garantissez le respect constant des normes de gouvernance pendant tout le cycle de vie des postes.

Cet objectif consiste à optimiser de bout en bout le processus de création de nouveaux postes, de son lancement à leur activation dans SAP SuccessFactors Employee Central. Un flux de travail efficace réduit la charge administrative, accélère la mise à disposition des nouveaux postes et soutient directement l’acquisition des talents dans les délais prévus au sein du processus Hire to Retire, gestion des postes. ProcessMind visualise le déroulement réel de la création des postes et identifie les étapes inutiles, les boucles de reprise et les transmissions manuelles. L’analyse des séquences d’activités et de leurs variantes fournit des recommandations fondées sur les données pour standardiser et automatiser certaines parties du flux de travail, avec la possibilité de réduire de 20 % le temps de création et d’améliorer l’exactitude des données.

Améliorer la précision et la cohérence des données de poste est essentiel à la fiabilité des rapports, à la planification stratégique des effectifs et à la Conformité dans le cadre de Hire to Retire - Position Management. Dans SAP SuccessFactors Employee Central, les données obsolètes ou incohérentes entraînent des erreurs de budgétisation, d'organigramme et d'acquisition des talents. ProcessMind identifie les variantes de processus qui entraînent des activités « Position Attributes Modified » fréquentes ou des incohérences après la création. Vous repérez les mises à jour retardées ou omises et pouvez mettre en place une gouvernance plus stricte des données ainsi que des contrôles automatisés, afin d'améliorer leur intégrité globale.

Réduire la fréquence des activités « Position Reclassified » témoigne d'une structure organisationnelle plus stable et mieux conçue. Dans Hire to Retire - Position Management, des reclassifications excessives peuvent signaler des erreurs initiales dans la définition des postes et entraîner une charge administrative ainsi que de la confusion pour les collaborateurs et les managers dans SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind identifie les déclencheurs précis et les départements les plus concernés en analysant les activités et les Attributs précédents. En révélant les motifs et les raisons récurrents de ces changements, la solution vous aide à améliorer la définition initiale des postes et peut réduire de 15 à 20 % le nombre de reclassifications.

Accélérer la désactivation ou la clôture des postes redondants ou vacants est essentiel au contrôle des coûts et au maintien d'une structure organisationnelle claire et exacte dans Hire to Retire - Position Management. Des processus lents peuvent immobiliser des allocations budgétaires et encombrer le système dans SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind suit l'ensemble du cycle de vie et identifie les retards dans les activités « Position Deactivated » ou « Position Closed ». Vous en découvrez les causes profondes, comme l'absence d'approbation ou des problèmes lors des transferts entre départements, afin de mettre en place des procédures de clôture plus rapides et conformes.

Définir clairement les responsabilités liées aux mises à jour des postes évite les confusions, réduit les erreurs et accélère le processus de modification dans Hire to Retire - Position Management. L'ambiguïté des rôles peut entraîner des changements tardifs ou incorrects des Attributs essentiels des postes dans SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind analyse les journaux d'événements pour identifier les activités liées à « Position Attributes Modified » et à « Action User ». Vous repérez les cas où plusieurs utilisateurs modifient les mêmes Attributs ou ceux où la responsabilité n'est pas clairement établie, puis définissez et faites respecter des rôles et des responsabilités précis.

La suppression des goulots d’étranglement propres à certains services dans le flux de travail d’approbation des postes est essentielle pour améliorer l’efficacité globale du processus Hire to Retire, gestion des postes. Les retards dans un service peuvent se répercuter sur l’ensemble du processus de recrutement et de mise à jour de l’organisation dans SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind cartographie le parcours d’approbation et met en évidence les services ou les rôles qui provoquent régulièrement des retards dans les activités « Demande de poste approuvée par le responsable » ou « Demande de poste approuvée par les RH ». La plateforme quantifie l’incidence de ces goulots d’étranglement, ce qui permet de cibler les interventions, de réattribuer les responsabilités ou de simplifier les transmissions.

Standardiser l'utilisation des statuts de poste dans le processus Hire to Retire - Position Management garantit la cohérence, la précision et une compréhension claire de l'étape du cycle de vie d'un poste. Dans SAP SuccessFactors Employee Central, une utilisation incohérente peut entraîner des interprétations erronées et des inefficacités opérationnelles. ProcessMind analyse la séquence des changements de « Position Status » et identifie les écarts par rapport aux transitions idéales ou attendues. Vous repérez les statuts ignorés, mal utilisés ou maintenus trop longtemps dans un état intermédiaire, puis mettez en place des actions de formation ou des contrôles système pour améliorer la cohérence.

Accélérer la phase d'approbation budgétaire des postes nouveaux ou modifiés est essentiel à une allocation des ressources et à une planification des effectifs réalisées dans les délais dans le cadre de Hire to Retire - Position Management. Dans SAP SuccessFactors Employee Central, des approbations budgétaires prolongées peuvent retarder les recrutements importants et affecter la préparation des départements. ProcessMind suit précisément l'activité « Position Budget Approved » et identifie le délai entre la demande et l'approbation. Vous localisez les étapes et les personnes responsables des retards dans la chaîne d'approbation financière et disposez des données nécessaires pour optimiser les revues budgétaires et renforcer le contrôle financier.

Réduire les modifications fréquentes des Attributs de poste après leur création améliore la stabilité des données et limite les reprises administratives dans Hire to Retire - Position Management. Chaque modification liée à « Position Attributes Modified » dans SAP SuccessFactors Employee Central mobilise des ressources et augmente le risque d'erreur. ProcessMind identifie les postes qui font l'objet d'un nombre inhabituellement élevé de modifications d'Attributs après leur création initiale. Vous pouvez en analyser les causes profondes, comme une saisie initiale incomplète ou une Gestion du changement insuffisante, puis mettre en place des mesures préventives et améliorer le processus.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de la gestion des postes du processus Hire to Retire

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Mettez en œuvre les améliorations
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Que faire

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Pourquoi c’est important

L’utilisation d’un modèle structuré garantit la collecte des bonnes données dans le format approprié, simplifie l’analyse et rend vos résultats plus fiables.

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VOS DÉCOUVERTES

Révélez les analyses cachées de la gestion Hire to Retire

ProcessMind vous donne une vision complète de votre parcours de gestion des postes Hire to Retire. Appuyez-vous sur des visualisations précises et des analyses fondées sur les données pour repérer les inefficacités et les possibilités d’amélioration.
  • Visualisez la gestion des postes de bout en bout
  • Identifiez les retards d’approbation et les goulots d’étranglement
  • Repérez les écarts de conformité et de données
  • Améliorez la précision de la structure des effectifs
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Amélioration des résultats de Position Management

Ces résultats illustrent les gains d'efficacité mesurables et les avantages stratégiques obtenus par les organisations grâce à l'optimisation des processus Hire to Retire Position Management. En analysant le cycle de vie complet des postes, identifiés par leur Position ID dans SAP SuccessFactors Employee Central, les entreprises peuvent repérer les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations ciblées.

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Approbations des postes plus rapides

Réduction moyenne du délai d'approbation

Le Process Mining identifie et élimine les goulots d’étranglement, ce qui accélère sensiblement le processus d’approbation des postes de bout en bout. Les décisions de recrutement sont ainsi prises plus rapidement et les temps d’attente diminuent.
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Meilleur respect des exigences de Conformité

Augmentation du nombre de postes conformes aux normes de revue

Vous vous assurez que tous les postes font l'objet des revues de Conformité nécessaires dans les délais prévus, réduisez les risques d'audit et garantissez le respect des exigences réglementaires. Vous évitez ainsi les problèmes de non-conformité coûteux.
0 %
Configuration des postes optimisée

Réduction du délai du cycle de création des postes

En optimisant les flux de travail, les organisations peuvent réduire considérablement le temps nécessaire à la création de nouveaux postes, de leur lancement à leur activation dans le système RH. L’efficacité opérationnelle s’en trouve améliorée.
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Précision accrue des données de poste

Réduction des modifications d'Attributs après la création

La réduction des reprises et des erreurs lors de la saisie des données de poste améliore leur qualité dès le départ. Vous disposez ainsi de données RH fiables pour le reporting et la prise de décisions stratégiques.
0 %
Structure organisationnelle stable

Réduction des reclassifications inutiles de postes

Réduisez la fréquence des reclassifications de postes en identifiant les causes profondes de l'instabilité et en veillant à ce que les postes soient correctement définis dès le départ. Vous renforcez ainsi la clarté de l'organisation.

Les résultats peuvent varier selon la complexité du processus, la qualité des données et le contexte de l'organisation. Les améliorations présentées correspondent aux résultats généralement observés dans les mises en œuvre de Process Mining.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un poste organisationnel, utilisé comme identifiant principal du cas pour le processus de gestion des postes.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant essentiel du cas, qui relie tous les événements associés et permet de retracer le cycle de vie complet d’un poste ainsi que d’analyser son flux de processus.

Nom de l’événement métier survenu à un moment précis pour un poste.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser la carte du processus, ainsi que d’analyser le flux de travail, les goulots d’étranglement et les écarts.

Horodatage indiquant le moment où une activité précise s’est produite.

Pourquoi c’est important

Cet attribut fournit la séquence chronologique des événements, indispensable au calcul des délais, à la détection des goulots d’étranglement et à la compréhension des performances du processus.

Horodatage indiquant le moment où une activité précise a été terminée.

Pourquoi c’est important

Il permet de calculer le temps de traitement d’une activité et de distinguer le temps consacré à une tâche du temps d’attente avant l’étape suivante.

Identifiant de l’utilisateur ayant exécuté l’activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’attribuer les activités du processus à des utilisateurs précis, afin d’analyser la charge de travail, de mesurer les performances et d’identifier les automatisations.

Nom du département auquel le poste est rattaché.

Pourquoi c’est important

Il permet de comparer les performances et d’analyser les goulots d’étranglement entre différents départements, afin de cibler les problèmes propres à chaque périmètre.

Statut du poste au moment de l’événement.

Pourquoi c’est important

Le suivi des changements de statut est essentiel pour analyser le cycle de vie du poste, vérifier la conformité du processus et comprendre combien de temps les postes restent dans chaque état.

Identifiant du manager ou de l’approbateur intervenant dans une activité d’approbation.

Pourquoi c’est important

Il permet une analyse détaillée des étapes d’approbation et aide à identifier les goulots d’étranglement ou les approbateurs les plus performants.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque le début du processus de gestion des postes, lorsqu’un utilisateur soumet officiellement une demande de création de poste. Il est enregistré explicitement lorsqu’un flux de travail de création de poste est déclenché dans SAP SuccessFactors.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de l'événement de début principal du processus. L'analyse du délai entre cette activité et d'autres activités, comme l'approbation ou la création du poste, est essentielle pour mesurer l'efficacité globale du processus.

Cette activité indique que le service des ressources humaines a approuvé la demande de poste. Il s’agit d’une étape importante, enregistrée explicitement comme une étape terminée dans le flux de travail d’approbation.

Pourquoi c’est important

L'approbation finale des RH clôt généralement la principale phase d'approbation avant l'allocation budgétaire ou la création dans le système. Le suivi du délai nécessaire pour atteindre cette étape est essentiel au KPI « Avg Position Approval Time ».

Cette activité marque la création officielle de l'enregistrement du poste dans SAP SuccessFactors Employee Central. Elle est extraite explicitement de la piste d'audit ou de l'historique de l'objet Position MDF, à partir de l'horodatage de création.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape fondamentale qui confirme l’existence officielle du poste. Le KPI « Position Creation Cycle Time » mesure la durée entre le lancement de la demande et cet événement, reflétant ainsi l’efficacité globale.

Cet événement indique que le poste nouvellement créé est activé et disponible pour le staffing ou le recrutement. Il est généralement déduit du changement de la valeur du champ de statut du poste à « Active ».

Pourquoi c’est important

L’activation constitue la dernière étape avant le début du recrutement. Le suivi du délai entre la création et l’activation permet d’identifier les retards dans la préparation des postes.

Cet événement marque le rejet d’une demande de poste à n’importe quelle étape du flux de travail d’approbation. Il s’agit d’un événement explicite enregistré par le moteur de flux de travail lorsqu’un approbateur sélectionne l’option « reject » ou « send back ».

Pourquoi c’est important

Les rejets constituent des écarts importants par rapport au processus et peuvent révéler des problèmes liés aux données de la demande, au budget ou à sa justification. L’analyse des motifs de rejet contribue à améliorer la qualité des demandes futures.

Il s’agit de l’événement final du cycle de vie d’un poste, indiquant qu’il a été définitivement clôturé ou supprimé. Il est généralement déduit du changement de son statut vers une valeur terminale telle que « Closed » ou « Eliminated ».

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point final définitif du processus et permet une analyse précise du délai de bout en bout. Elle confirme que le poste a été retiré avec succès.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse vos données existantes de gestion des postes dans SuccessFactors afin de visualiser les flux réels du processus. Il révèle les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les inefficacités, par exemple lors de la création ou de l’approbation des postes. Vous pouvez ainsi optimiser le processus à partir des données, accélérer les approbations et améliorer la précision des données.

Pour analyser la gestion des postes, nous avons généralement besoin des journaux d’événements associés au Position ID. Ils comprennent notamment les dates de création, les étapes d’approbation, les changements de statut, les modifications d’attributs et les dates de désactivation, ainsi que les horodatages et les identifiants utilisateur de chaque événement. Ces informations permettent de reconstituer le parcours complet de chaque poste.

L’extraction des données de SuccessFactors s’effectue généralement au moyen d’outils de reporting standard, d’API ou de requêtes directes sur la base de données, selon la configuration de votre système et vos protocoles de sécurité. Nous travaillons avec votre équipe informatique ou HRIS pour garantir une extraction sécurisée et efficace des données nécessaires du journal d’événements. L’objectif est d’obtenir un enregistrement complet et horodaté de toutes les activités liées aux postes.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations importantes, notamment une réduction des temps de cycle d’approbation des postes, une meilleure conformité aux politiques de revue et des flux de travail de création des postes plus simples. Le Process Mining fournit des analyses concrètes pour réduire les taux de reclassement et standardiser l’utilisation des statuts de poste. Ces optimisations améliorent l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données.

Le délai d’obtention des premières analyses varie, mais après l’extraction et la préparation des données, vous pouvez généralement visualiser les premiers processus et identifier les goulots d’étranglement en quatre à six semaines. Une analyse complète et des recommandations concrètes suivent généralement dans les semaines suivantes. Cette boucle de retour rapide permet d’itérer et d’améliorer rapidement le processus.

Non. Le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques extraites de votre système SAP SuccessFactors, sans interaction directe avec votre environnement de production pendant la phase d’analyse. Vos opérations RH quotidiennes et les performances du système restent inchangées.

Une certaine connaissance de la structure de vos données SuccessFactors est utile pour l’extraction, mais les outils de Process Mining sont généralement faciles à utiliser. Notre équipe vous accompagne dans la configuration technique, la préparation des données et l’analyse, ce qui limite le besoin d’une expertise technique interne approfondie au-delà de l’intervention de votre équipe HRIS pour l’accès aux données.

Oui, absolument. Le Process Mining peut représenter visuellement les parcours réels et les écarts par rapport à vos politiques prévues de revue des postes. Il met en évidence les cas où les revues ont été omises, retardées ou réalisées selon des procédures incorrectes, en fournissant des éléments concrets de non-conformité. Vous pouvez ainsi faire respecter intégralement les politiques de revue des postes.

Le Process Mining suit des indicateurs clés tels que les temps de cycle de création et d’approbation des postes, le nombre de reclassements, la fréquence des modifications d’attributs et le respect des flux de travail d’approbation des services. Il surveille également les taux de conformité par rapport aux politiques définies et identifie les écarts dans les parcours de processus. Ces indicateurs offrent une vue globale de la santé du processus.

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