Améliorez votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ
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Optimisez la gestion des postes, de l’embauche au départ, dans SAP SuccessFactors EC
Les inefficacités dans la gestion des postes peuvent entraîner des retards d’approbation, des risques de non-conformité et des données d’effectifs inexactes. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement et les pistes d’amélioration dans vos processus. En analysant vos flux de travail, vous pouvez déterminer précisément où des changements sont nécessaires pour gagner en efficacité et maintenir une structure organisationnelle à jour. Découvrez comment optimiser vos opérations.
Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.
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Pourquoi optimiser la gestion des postes du processus Hire to Retire dans SAP SuccessFactors Employee Central
Une gestion efficace des postes est essentielle au bon fonctionnement du processus Hire to Retire. Dans l’environnement complexe de SAP SuccessFactors Employee Central, la gestion des postes a une incidence directe sur la planification des effectifs, le respect du budget et la capacité de l’organisation à s’adapter. Des processus inefficaces peuvent entraîner des retards importants dans le pourvoi des postes vacants, la création de « postes fantômes » qui mobilisent un budget sans être attribués, des difficultés à maintenir une structure organisationnelle à jour, ainsi que des risques de non-conformité aux politiques internes ou aux réglementations externes. Ces inefficacités augmentent les coûts opérationnels et freinent les initiatives stratégiques liées aux effectifs. Elles nuisent aussi à l’expérience des employés en ralentissant les changements organisationnels et les promotions. L’optimisation de la gestion des postes dans le processus Hire to Retire permet à votre organisation de s’adapter rapidement à l’évolution des besoins, d’affecter les ressources avec précision et de préserver l’intégrité des données, autant de conditions essentielles à une gestion efficace des ressources humaines et à la réussite de l’organisation.
Comment le Process Mining éclaire les flux de travail de gestion des postes
Le Process Mining permet d’analyser et d’améliorer la gestion des postes du processus Hire to Retire en transformant les journaux d’événements bruts de SAP SuccessFactors Employee Central en cartes de processus claires, fondées sur les données. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il représente avec précision chaque étape du cycle de vie d’un poste, de la demande initiale à sa clôture, en utilisant l’identifiant du poste comme identifiant unique du cas. Cette approche vous permet de :
- Découvrir le processus réel : reconstituer automatiquement le parcours complet de gestion des postes, repérer ses variantes, les chemins les plus fréquents et les écarts inattendus par rapport au flux prévu dans SAP SuccessFactors EC.
- Repérer les goulots d’étranglement et les retards : déterminer précisément où les demandes de poste sont bloquées, que ce soit lors de l’approbation par un responsable, de l’examen par les RH, de l’affectation du budget ou de la saisie dans le système RH. Vous pouvez ainsi comprendre les causes des temps de cycle prolongés.
- Vérifier la conformité : contrôler automatiquement que chaque changement de poste respecte les règles métier, les circuits d’approbation et les exigences réglementaires définis, et signaler toute activité ou modification de données non conforme dans SAP SuccessFactors Employee Central.
- Analyser les performances : mesurer des indicateurs clés, comme le temps de cycle moyen des approbations, le temps consacré à chaque activité et les délais de transfert entre services ou utilisateurs, afin de comparer objectivement les performances et de cibler les améliorations.
Principaux axes d’amélioration repérés grâce au Process Mining
Le Process Mining appliqué à la gestion des postes du processus Hire to Retire dans SAP SuccessFactors Employee Central permet de repérer plusieurs axes d’optimisation importants :
- Réduire le temps de cycle de gestion des postes : raccourcir nettement le délai entre la demande de poste et sa création ou son activation, en repérant puis en éliminant les retards liés aux approbations et aux transferts.
- Renforcer la conformité et la préparation aux audits : veiller au respect des procédures et politiques applicables à chaque changement de poste, améliorer la traçabilité des audits et réduire les risques de non-conformité, notamment pour les postes dans des secteurs réglementés.
- Optimiser l’affectation des ressources et la budgétisation : éliminer les postes redondants ou fantômes et simplifier leur création et leur désactivation, afin que le plan d’effectifs corresponde aux besoins de recrutement et au budget.
- Optimiser les flux d’approbation : repérer les inefficacités des circuits d’approbation à plusieurs niveaux et les corriger pour accélérer les décisions sans réduire le niveau de contrôle.
- Limiter les reprises et les interventions manuelles : repérer les étapes qui entraînent souvent des reprises ou des erreurs, ou nécessitent des corrections manuelles, afin de déterminer où l’automatisation et la standardisation des procédures pourraient être envisagées dans SAP SuccessFactors EC.
Résultats et avantages attendus
L’application du Process Mining à la gestion des postes du processus Hire to Retire peut apporter à votre organisation des avantages mesurables :
- Pourvoir les postes plus rapidement : réduire le temps de cycle global de création et d’approbation des nouveaux postes pour accélérer le recrutement et la prise de fonction.
- Réduire sensiblement les coûts : supprimer les coûts inutiles liés aux retards d’approbation, aux postes fantômes et à une affectation inefficace des ressources.
- Améliorer l’exactitude et l’intégrité des données : veiller à ce que les données de SAP SuccessFactors Employee Central reflètent fidèlement la structure actuelle de l’organisation, pour faciliter la production de rapports et la planification stratégique des effectifs.
- Réduire les risques de non-conformité : repérer et corriger de manière proactive les écarts dans les flux de processus afin de protéger votre organisation contre d’éventuelles sanctions et atteintes à sa réputation.
- Améliorer l’efficacité opérationnelle : simplifier la gestion du cycle de vie des postes et permettre aux équipes RH et aux responsables de consacrer davantage de temps aux activités à forte valeur ajoutée, plutôt qu’aux relances manuelles et à la correction d’erreurs.
- Améliorer l’expérience des employés et des responsables : offrir une expérience plus simple et prévisible aux responsables qui demandent des postes et aux employés concernés par les changements organisationnels.
Premiers pas dans l’optimisation des processus
Pour transformer la gestion des postes du processus Hire to Retire dans SAP SuccessFactors Employee Central, commencez par en comprendre les particularités. Le Process Mining vous apporte une vision claire, fondée sur les données, pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Utilisez cet outil d’analyse pour résoudre les problèmes actuels, mais aussi pour suivre et améliorer en continu la gestion des postes, afin qu’elle contribue durablement à la croissance et à la stabilité de votre organisation.
Les 6 étapes pour améliorer la gestion des postes Hire to Retire
Télécharger le modèle
Que faire
Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour la gestion des postes, conçu pour recueillir toutes les données d’événements pertinentes de SAP SuccessFactors Employee Central.
Pourquoi est-ce important ?
Un modèle structuré vous aide à recueillir les bonnes données dans le format attendu, ce qui simplifie l’analyse et améliore la fiabilité des résultats.
Résultat attendu
Un modèle de données structuré, prêt à être renseigné avec les données de votre processus de gestion des postes.
Exporter les données de votre processus
Que faire
Extrayez de SAP SuccessFactors Employee Central les données historiques de gestion des postes couvrant une période de 3 à 6 mois. Renseignez le modèle téléchargé avec les données réelles de votre processus.
Pourquoi est-ce important ?
Des données historiques complètes constituent une base fiable pour repérer les tendances, les goulots d’étranglement et les problèmes de conformité au cours du cycle de vie des postes.
Résultat attendu
Un modèle de données rempli avec les activités et les attributs historiques de gestion des postes de votre organisation.
Importer votre jeu de données
Que faire
Importez en toute sécurité dans ProcessMind le modèle de données de gestion des postes que vous avez rempli. Le système commencera automatiquement à traiter et à analyser votre jeu de données.
Pourquoi est-ce important ?
L’importation rapide et sécurisée des données permet de lancer immédiatement leur traitement et d’obtenir rapidement des résultats, sans configuration manuelle ni paramétrage complexe.
Résultat attendu
Vos données de gestion des postes ont été importées en toute sécurité et sont en cours d’analyse automatique par ProcessMind.
Analyser votre processus
Que faire
Consultez les Dashboards générés automatiquement et les cartes détaillées du processus de gestion des postes. Examinez les recommandations de l’IA pour repérer les améliorations possibles.
Pourquoi est-ce important ?
Une vue détaillée du flux de votre processus et l’identification des causes des inefficacités vous permettent de cibler précisément les améliorations.
Résultat attendu
Une vision claire des variantes du processus de gestion des postes, de ses goulots d’étranglement et des possibilités d’amélioration étayées par les données.
Mettre en œuvre les améliorations
Que faire
Classez les possibilités d’amélioration repérées selon leur incidence et leur faisabilité. Prenez des mesures concrètes dans SAP SuccessFactors Employee Central pour optimiser la gestion des postes.
Pourquoi est-ce important ?
La mise en pratique des analyses peut apporter des avantages concrets : réduction des temps de cycle de création des postes, amélioration de la qualité des données et meilleure affectation des ressources.
Résultat attendu
Des changements précis mis en œuvre dans SAP SuccessFactors pour corriger les inefficacités et améliorer votre processus de gestion des postes.
Suivre votre processus
Que faire
Importez régulièrement les données actualisées de gestion des postes depuis SAP SuccessFactors Employee Central. Suivez en continu l’incidence des changements mis en œuvre sur les KPI.
Pourquoi est-ce important ?
Un suivi régulier permet de préserver la santé du processus, de repérer les problèmes de manière proactive et de vérifier les effets durables des améliorations.
Résultat attendu
Un suivi continu des performances de la gestion des postes, avec des améliorations mesurables des KPI et des gains d’efficacité durables.
VOS DÉCOUVERTES
Repérez les problèmes cachés dans la gestion des postes, de l’embauche au départ
- Visualisez la gestion des postes de bout en bout
- Repérez les retards d’approbation et les goulots d’étranglement
- Repérez les lacunes en matière de conformité et de données
- Améliorez la précision de la structure des effectifs
RÉSULTATS TYPES
Des résultats améliorés pour la gestion des postes
Ces résultats illustrent les gains d’efficacité mesurables et les avantages stratégiques que les organisations peuvent obtenir en optimisant leurs processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. L’analyse du cycle de vie complet des postes, identifiés par leur Position ID dans SAP SuccessFactors Employee Central, permet de repérer les inefficacités et de cibler les améliorations.
Réduction moyenne du délai d’approbation
Le Process Mining repère les goulots d’étranglement et aide à les éliminer, ce qui accélère considérablement le processus d’approbation des postes, de bout en bout. Les décisions de recrutement sont ainsi prises plus rapidement et les délais d’attente diminuent.
Hausse du nombre de postes conformes aux normes de révision
Veillez à ce que tous les postes fassent l’objet des révisions de conformité requises dans les délais impartis. Vous réduirez ainsi les risques liés aux audits et vous assurerez du respect de la réglementation, tout en évitant les conséquences coûteuses d’un manquement.
Réduction du temps de cycle de création des postes
En optimisant les flux de travail, les organisations peuvent réduire considérablement le délai entre le lancement de la demande et l’activation du nouveau poste dans le système RH. Elles améliorent ainsi leur efficacité opérationnelle.
Réduction des modifications d’attributs après la création
En limitant les reprises et les erreurs de saisie des données de poste, vous améliorez leur qualité dès le départ. Vous disposez ainsi de données RH fiables pour vos rapports et vos décisions stratégiques.
Diminution des reclassements de postes inutiles
Repérez les causes profondes de l’instabilité et définissez correctement les postes dès le départ pour réduire les reclassements. Vous gagnerez ainsi en clarté sur l’organisation.
Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et le contexte de chaque organisation. Les améliorations présentées correspondent aux résultats généralement observés dans les déploiements du Process Mining.
Données recommandées
FAQ
Foire aux questions
Le Process Mining analyse les données de gestion des postes déjà présentes dans SuccessFactors pour visualiser les flux de processus réels. Il met en évidence les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les inefficacités, par exemple dans la création des postes ou les cycles d’approbation. Ces résultats permettent d’optimiser les processus à partir des données, d’accélérer les approbations et d’améliorer l’exactitude des données.
Pour analyser la gestion des postes, nous avons généralement besoin des journaux d’événements associés à l’identifiant du poste. Ils doivent notamment contenir les dates de création, les étapes d’approbation, les changements de statut, les modifications d’attributs et les dates de désactivation, ainsi que les horodatages et les identifiants des utilisateurs pour chaque événement. Ces informations permettent de reconstituer le parcours complet de chaque poste.
Les données de SuccessFactors sont généralement extraites à l’aide des outils de reporting standard, d’API ou de requêtes directes à la base de données, selon la configuration de votre système et vos protocoles de sécurité. Nous travaillons avec votre équipe informatique ou votre équipe SIRH pour extraire les journaux d’événements nécessaires de manière sécurisée et efficace. L’objectif est d’obtenir un historique complet et horodaté de toutes les activités liées aux postes.
Vous pouvez notamment réduire les temps de cycle d’approbation des postes, mieux respecter les politiques d’examen et simplifier les flux de travail de création des postes. Le Process Mining fournit des analyses concrètes pour limiter les reclassements et uniformiser l’utilisation des statuts de poste. Ces améliorations renforcent l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données.
Le délai d’obtention des premières analyses varie. En général, après l’extraction et la préparation des données, vous pouvez consulter les premières visualisations du processus et repérer les goulots d’étranglement dans un délai de 4 à 6 semaines. Une analyse complète et des recommandations concrètes suivent généralement dans les semaines qui viennent. Ces retours rapides permettent d’ajuster et d’améliorer le processus sans attendre.
Non. Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques extraites de votre système SAP SuccessFactors et n’interagit donc pas directement avec votre environnement de production pendant l’analyse. Vos activités RH quotidiennes et les performances du système ne sont pas affectées.
Une bonne connaissance de la structure de vos données SuccessFactors facilite leur extraction, mais les outils de Process Mining sont généralement faciles à utiliser. Notre équipe vous accompagne dans la configuration technique, la préparation des données et l’analyse. Vous n’avez donc pas besoin de disposer d’une expertise technique approfondie en interne, au-delà de la participation de votre équipe SIRH pour l’accès aux données.
Oui. Le Process Mining permet de visualiser les parcours réellement suivis et les écarts par rapport aux politiques de révision des postes prévues. Il met en évidence les révisions oubliées ou retardées, ainsi que les procédures qui n’ont pas été respectées, et fournit des éléments concrets pour constater les manquements. Vous pouvez ainsi veiller au respect intégral des exigences de révision des postes.
Le Process Mining suit notamment les temps de cycle de création et d’approbation des postes, le nombre de reclassements, la fréquence des modifications d’attributs et le respect des circuits d’approbation des services. Il mesure également le respect des politiques définies et repère les écarts dans les parcours du processus. Ces indicateurs donnent une vue d’ensemble de la santé du processus.
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