> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý vị trí trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc > SAP SuccessFactors Employee Central

Cải tiến quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc: Quản lý vị trí

Hướng dẫn 6 bước tối ưu hóa quản lý vị trí trong SAP SF EC

Tải mẫu dữ liệu

Cải tiến quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc: Quản lý vị trí

Quản lý vị trí trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc

SAP SuccessFactors

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quản lý vị trí trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trên SAP SuccessFactors EC

Quản lý vị trí kém hiệu quả có thể làm chậm phê duyệt, tăng rủi ro về tuân thủ và khiến dữ liệu nhân sự thiếu chính xác. Nền tảng giúp bạn tìm ra điểm nghẽn và cơ hội cải tiến quy trình. Phân tích workflow để xác định chính xác nơi cần thay đổi, nâng cao hiệu quả và duy trì cơ cấu tổ chức chính xác. Tìm hiểu cách tinh gọn hoạt động vận hành.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên tối ưu quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí trong SAP SuccessFactors Employee Central

Quản lý vị trí hiệu quả là nền tảng để quy trình Hire to Retire vận hành trơn tru. Trong môi trường phức tạp của SAP SuccessFactors Employee Central, việc quản lý vị trí ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch nhân sự, việc tuân thủ ngân sách và khả năng thích ứng của tổ chức. Quy trình kém hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng: vị trí trống lâu được lấp đầy, phát sinh “vị trí ma” tiêu tốn ngân sách nhưng không có người đảm nhiệm, khó duy trì cơ cấu tổ chức chính xác và có nguy cơ không tuân thủ chính sách nội bộ hoặc quy định bên ngoài. Những bất cập này làm tăng chi phí vận hành, cản trở các kế hoạch nhân sự chiến lược và ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm nhân viên do làm chậm thay đổi tổ chức và thăng chức. Tối ưu quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với nhu cầu kinh doanh, phân bổ tài nguyên chính xác và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Đây đều là yếu tố thiết yếu để vận hành nhân sự hiệu quả và hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Process mining giúp làm rõ quy trình quản lý vị trí

Process mining chuyển nhật ký sự kiện thô từ SAP SuccessFactors Employee Central thành sơ đồ quy trình minh bạch, dựa trên dữ liệu, giúp bạn phân tích và cải tiến quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Thay vì dựa vào giả định hay lời kể, process mining trực quan hóa chính xác từng bước trong vòng đời của một vị trí, từ lúc gửi yêu cầu đến khi đóng vị trí, với Position ID làm mã định danh duy nhất cho mỗi trường hợp. Nhờ đó, bạn có thể:

Khám phá quy trình thực tế: Tự động dựng lại toàn bộ hành trình quản lý vị trí, cho thấy các biến thể, luồng phổ biến và những điểm khác với quy trình dự kiến trong SAP SuccessFactors EC.
Xác định điểm nghẽn và chậm trễ: Tìm chính xác nơi yêu cầu vị trí bị đình trệ, chẳng hạn ở bước quản lý phê duyệt, HR xét duyệt, phân bổ ngân sách hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống nhân sự. Qua đó, bạn hiểu nguyên nhân khiến thời gian xử lý kéo dài.
Kiểm tra việc tuân thủ: Tự động kiểm tra từng thay đổi vị trí theo quy tắc kinh doanh, ma trận phê duyệt và yêu cầu pháp lý đã định, đồng thời đánh dấu hoạt động hoặc thay đổi dữ liệu không tuân thủ trong SAP SuccessFactors Employee Central.
Phân tích hiệu suất: Đo lường các chỉ số như thời gian phê duyệt trung bình, thời gian ở từng hoạt động và thời gian bàn giao giữa các phòng ban hoặc người dùng. Từ đó, bạn có thể so sánh hiệu suất khách quan và xác định mục tiêu cải tiến.

Các lĩnh vực cần cải tiến được process mining phát hiện

Ứng dụng process mining vào quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí trong SAP SuccessFactors Employee Central giúp bạn tìm ra nhiều cơ hội cải tiến quan trọng:

Rút ngắn thời gian xử lý vị trí: Giảm đáng kể thời gian từ lúc gửi yêu cầu đến khi tạo hoặc kích hoạt vị trí bằng cách tìm và loại bỏ chậm trễ trong khâu phê duyệt, bàn giao.
Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán: Đảm bảo mọi thay đổi vị trí đều theo đúng quy trình và chính sách, củng cố dấu vết kiểm toán và giảm rủi ro không tuân thủ, nhất là với các vị trí trong ngành chịu sự quản lý chặt chẽ.
Tối ưu phân bổ tài nguyên và ngân sách: Loại bỏ vị trí trùng lặp hoặc vị trí ma, đồng thời tinh gọn quy trình tạo và ngừng kích hoạt vị trí để kế hoạch nhân sự phản ánh chính xác nhu cầu tuyển dụng và ngân sách.
Tinh gọn quy trình phê duyệt: Phát hiện điểm kém hiệu quả trong quy trình phê duyệt nhiều cấp để thiết kế lại, giúp quyết định nhanh hơn mà vẫn đảm bảo giám sát.
Giảm làm lại và thao tác thủ công: Xác định các bước thường dẫn đến làm lại, sai sót hoặc cần sửa thủ công. Đây là cơ sở để xem xét tự động hóa và chuẩn hóa quy trình trong SAP SuccessFactors EC.

Kết quả và lợi ích dự kiến

Khi áp dụng process mining vào quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí, tổ chức có thể đạt được những lợi ích rõ rệt và đo lường được:

Rút ngắn thời gian tuyển dụng: Giảm tổng thời gian tạo và phê duyệt vị trí mới, giúp tuyển dụng và bố trí nhân tài nhanh hơn.
Tiết kiệm đáng kể chi phí: Loại bỏ chi phí không cần thiết do phê duyệt chậm, vị trí ma và phân bổ tài nguyên kém hiệu quả.
Cải thiện độ chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu trong SAP SuccessFactors Employee Central phản ánh đúng cơ cấu tổ chức hiện tại, hỗ trợ báo cáo và lập kế hoạch nhân sự chiến lược tốt hơn.
Giảm rủi ro không tuân thủ: Chủ động phát hiện và khắc phục các luồng quy trình không tuân thủ, giúp tổ chức tránh nguy cơ bị phạt và tổn hại danh tiếng.
Nâng cao hiệu quả vận hành: Tinh gọn việc quản lý vòng đời vị trí, giúp đội ngũ nhân sự và quản lý dành thời gian cho công việc có giá trị cao hơn thay vì theo dõi thủ công và sửa lỗi.
Cải thiện trải nghiệm của nhân viên và quản lý: Giúp quản lý yêu cầu vị trí và nhân viên chịu ảnh hưởng bởi thay đổi tổ chức có trải nghiệm suôn sẻ, dễ dự đoán hơn.

Bắt đầu tối ưu quy trình

Hiểu rõ quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí trong SAP SuccessFactors Employee Central là bước đầu tiên để tạo ra thay đổi. Process mining cung cấp thông tin rõ ràng, dựa trên dữ liệu để bạn đưa ra quyết định phù hợp và triển khai cải tiến đúng trọng tâm. Hãy dùng công cụ phân tích này để xử lý vấn đề hiện tại, đồng thời liên tục theo dõi và cải thiện việc quản lý vị trí, giúp quy trình tiếp tục hỗ trợ tổ chức phát triển ổn định.

Quản lý vị trí trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc Vòng đời vị trí Quản lý nhân sự Sơ đồ tổ chức Vận hành HR Tuân thủ HR Workflow phê duyệt Hoạch định nhân lực H2R Quản lý nguồn nhân lực HCM Thiết kế tổ chức

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Yêu cầu vị trí được quản lý, HR hoặc bộ phận kiểm soát ngân sách phê duyệt chậm sẽ trực tiếp kéo dài thời gian tuyển dụng và có thể gây thiếu hụt nhân sự nghiêm trọng. Thời gian xử lý kéo dài cản trở việc lập kế hoạch nhân sự và thường khiến tổ chức bỏ lỡ cơ hội tuyển được nhân tài.
ProcessMind hiển thị chính xác thời gian của từng bước phê duyệt cho mỗi Position ID, làm rõ điểm nghẽn và nơi yêu cầu bị đình trệ trong SAP SuccessFactors Employee Central. Nhờ đó, bạn có thể cải tiến quy trình làm việc và phân định trách nhiệm cụ thể.

Không rà soát hoặc phân loại lại vị trí định kỳ có thể gây mất công bằng nội bộ, vi phạm quy định pháp luật và khiến cơ cấu lương thưởng không còn phù hợp. Những vị trí không được kiểm tra có thể dẫn đến phát hiện kiểm toán và làm tăng rủi ro vận hành.
ProcessMind theo dõi hoạt động “Position Reviewed for Compliance” cho từng Position ID, giúp phát hiện trường hợp bỏ lỡ hoặc chậm rà soát. Công cụ hỗ trợ bạn đảm bảo tuân thủ chính sách đã đặt ra trong SAP SuccessFactors Employee Central và ngăn ngừa vi phạm.

Quy trình tạo vị trí mới thường có các bước trùng lặp, phê duyệt không cần thiết hoặc phải làm lại nhiều lần. Điều này tiêu tốn tài nguyên của bộ phận nhân sự và làm chậm việc tuyển người cho các vị trí quan trọng, đồng thời tăng chi phí hành chính.
ProcessMind sơ đồ hóa luồng thực tế của hoạt động “Position Created in HR System” cùng các hoạt động liên quan. Công cụ cho thấy những điểm khác với luồng tối ưu, cũng như nơi phát sinh việc làm lại hoặc các bước thừa cho từng Position ID trong SAP SuccessFactors Employee Central.

Duy trì dữ liệu vị trí chính xác, bao gồm chức danh, phòng ban và trung tâm chi phí, rất quan trọng để lập báo cáo, ngân sách và kế hoạch tổ chức đáng tin cậy. Dữ liệu không nhất quán dẫn đến báo cáo sai và quyết định chiến lược kém hiệu quả.
ProcessMind phân tích các sự kiện “Position Attributes Modified” để tìm những vị trí có thuộc tính quan trọng thay đổi thường xuyên hoặc không nhất quán theo thời gian. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí của SAP SuccessFactors Employee Central.

Sự kiện “Position Reclassified” xảy ra thường xuyên có thể cho thấy việc phân loại công việc ban đầu chưa phù hợp, quy ước đặt chức danh thiếu nhất quán hoặc nhu cầu tổ chức thay đổi nhanh. Điều này gây bất ổn và làm tăng khối lượng công việc hành chính.
ProcessMind đếm số sự kiện “Position Reclassified” cho từng Position ID, giúp tìm nguyên nhân gốc như định nghĩa ban đầu chưa đầy đủ hoặc vấn đề mang tính hệ thống trong quy trình Hire to Retire của SAP SuccessFactors Employee Central.

Vị trí vẫn ở trạng thái “Activated” hoặc “Frozen/Suspended” lâu sau khi không còn cần thiết có thể làm sai lệch ngân sách, phát sinh chi phí không cần thiết và gây nhầm lẫn về cơ cấu tổ chức. Điều này ảnh hưởng đến việc phân bổ tài nguyên.
ProcessMind theo dõi thời gian từ trạng thái “Position Activated” hoặc “Frozen/Suspended” đến “Position Deactivated” hoặc “Position Closed”. Công cụ làm rõ các chậm trễ trong vòng đời vị trí ở SAP SuccessFactors Employee Central, giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Khi sự kiện “Position Attributes Modified” không có thông tin người thực hiện rõ ràng hoặc không theo trình tự, sẽ khó xác định ai chịu trách nhiệm cho từng thay đổi. Điều này khiến việc theo dõi dấu vết kiểm toán và quy trách nhiệm trở nên khó khăn.
ProcessMind dùng thuộc tính “Action User” để hiển thị minh bạch mọi thay đổi của từng Position ID. Nhờ đó, bạn xác định được người chịu trách nhiệm ở mỗi bước, tăng tính trách nhiệm và khả năng kiểm toán trong SAP SuccessFactors Employee Central.

Một số phòng ban hoặc địa điểm có thể thường xuyên mất nhiều thời gian hơn để phê duyệt yêu cầu vị trí. Đây có thể là dấu hiệu của quy trình kém hiệu quả tại chỗ, thiếu tài nguyên hoặc yêu cầu tuân thủ riêng, dẫn đến hiệu suất vận hành không đồng đều.
ProcessMind lọc và phân tích thời gian phê duyệt theo thuộc tính “Department” và “Location” của Position ID, giúp xác định đơn vị nào đang xử lý chậm và cần cải tiến quy trình trong SAP SuccessFactors Employee Central.

Sử dụng sai hoặc không nhất quán “Position Status” hay “Position Type” trên toàn tổ chức sẽ làm sai lệch báo cáo về kế hoạch nhân sự, ngân sách và cơ cấu tổ chức. Điều này làm giảm độ tin cậy của dữ liệu.
ProcessMind trực quan hóa các lần chuyển đổi giữa những giá trị “Position Status”, giúp phát hiện điểm khác với vòng đời dự kiến và việc dùng sai trạng thái cho Position ID trong SAP SuccessFactors Employee Central.

Chậm phê duyệt “Position Budget Approved” ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tạo và tuyển người cho các vị trí quan trọng đúng thời hạn, cản trở tăng trưởng chiến lược và kế hoạch mở rộng nhân sự. Điều này có thể khiến tổ chức bỏ lỡ cơ hội.
ProcessMind theo dõi riêng thời gian từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất hoạt động “Position Budget Approved”, giúp xác định điểm nghẽn trong khâu phê duyệt tài chính của quy trình Hire to Retire trên SAP SuccessFactors Employee Central.

Nếu một vị trí có nhiều sự kiện “Position Attributes Modified” ngay sau khi được tạo hoặc trong suốt vòng đời, có thể vị trí đó được định nghĩa ban đầu chưa tốt, tổ chức thường xuyên tái cơ cấu hoặc yêu cầu chưa rõ ràng.
ProcessMind đếm tổng số sự kiện “Position Attributes Modified” cho từng Position ID, giúp phát hiện vị trí thiếu ổn định hoặc chưa được định nghĩa rõ trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí của SAP SuccessFactors Employee Central.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này nhằm giảm đáng kể thời gian phê duyệt hoàn tất vị trí mới hoặc thay đổi vị trí trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí của SAP SuccessFactors Employee Central. Phê duyệt nhanh giúp tuyển người sớm hơn, rút ngắn thời gian tuyển dụng và cập nhật cơ cấu tổ chức kịp thời, qua đó cải thiện việc lập kế hoạch nhân sự và hiệu quả vận hành. ProcessMind xác định điểm nghẽn và các luồng phê duyệt không theo quy định, chỉ rõ bước và vai trò gây chậm trễ. Bằng cách phân tích thời gian xử lý của từng bước phê duyệt, công cụ cung cấp thông tin thiết thực để tinh gọn quy trình. Việc thiết kế lại quy trình làm việc hoặc gửi thông báo tự động có thể giúp giảm 30-50% thời gian phê duyệt.

Tuân thủ 100% chính sách rà soát vị trí là điều cần thiết để duy trì cơ cấu tổ chức chính xác, cập nhật và phù hợp pháp luật trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Nhờ đó, mọi vị trí đều được kiểm tra định kỳ về nhu cầu, phân loại và mức độ tuân thủ ngân sách, giúp giảm rủi ro và đảm bảo quản trị trong SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind tự động phát hiện điểm khác với lịch rà soát và chính sách đã đặt ra bằng cách theo dõi hoạt động “Position Reviewed for Compliance”. Công cụ đánh dấu các vị trí trễ hạn rà soát để bạn chủ động xử lý và đảm bảo tuân thủ nhất quán các tiêu chuẩn quản trị trong suốt vòng đời vị trí.

Mục tiêu này tập trung tối ưu toàn bộ quy trình tạo vị trí mới, từ lúc bắt đầu đến khi kích hoạt trong SAP SuccessFactors Employee Central. Quy trình làm việc hiệu quả giúp giảm khối lượng công việc hành chính, đưa vị trí mới vào sử dụng sớm hơn và hỗ trợ tuyển dụng đúng hạn trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. ProcessMind trực quan hóa luồng tạo vị trí thực tế, giúp phát hiện bước thừa, vòng lặp làm lại và khâu bàn giao thủ công. Phân tích trình tự và biến thể hoạt động giúp công cụ đề xuất cách chuẩn hóa và tự động hóa một phần quy trình làm việc dựa trên dữ liệu, có thể giảm 20% thời gian tạo vị trí và cải thiện độ chính xác dữ liệu.

Cải thiện độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu vị trí là yếu tố thiết yếu để có báo cáo đáng tin cậy, lập kế hoạch nhân sự chiến lược và đảm bảo tuân thủ trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Dữ liệu lỗi thời hoặc không nhất quán trong SAP SuccessFactors Employee Central dẫn đến sai sót về ngân sách, sơ đồ tổ chức và hoạt động tuyển dụng. ProcessMind giúp phát hiện các biến thể quy trình dẫn đến hoạt động “Position Attributes Modified” thường xuyên hoặc dữ liệu không nhất quán sau khi tạo vị trí. Công cụ cho thấy nơi cập nhật dữ liệu bị chậm hoặc bỏ qua, giúp tổ chức áp dụng quy tắc quản trị dữ liệu chặt chẽ hơn và kiểm tra tự động để tăng tính toàn vẹn dữ liệu.

Giảm số lần diễn ra hoạt động “Position Reclassified” cho thấy cơ cấu tổ chức ổn định hơn và được thiết kế chính xác hơn. Việc phân loại lại quá thường xuyên trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí có thể cho thấy thiết kế công việc ban đầu chưa chính xác, làm tăng gánh nặng hành chính và gây nhầm lẫn cho nhân viên lẫn quản lý trong SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind xác định các yếu tố khởi phát cụ thể và phòng ban thường xuyên phân loại lại vị trí bằng cách phân tích hoạt động và thuộc tính trước đó. Khi làm rõ các mẫu phổ biến và nguyên nhân thay đổi, công cụ giúp tổ chức cải thiện quy trình định nghĩa vị trí ban đầu, qua đó có thể giảm 15-20% số lần phân loại lại.

Ngừng kích hoạt hoặc đóng nhanh các vị trí dư thừa hay còn trống là điều cần thiết để kiểm soát chi phí và duy trì cơ cấu tổ chức tinh gọn, chính xác trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Quy trình chậm có thể khiến ngân sách bị giữ lại và làm hệ thống thêm rối trong SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind theo dõi toàn bộ vòng đời vị trí, xác định chậm trễ trong các hoạt động “Position Deactivated” hoặc “Position Closed”. Công cụ làm rõ nguyên nhân, chẳng hạn thiếu phê duyệt hoặc bàn giao giữa các phòng ban gặp vấn đề, để người phụ trách quy trình có thể áp dụng cách đóng vị trí nhanh hơn mà vẫn tuân thủ.

Phân định rõ trách nhiệm cập nhật vị trí giúp tránh nhầm lẫn, giảm sai sót và đẩy nhanh quá trình thay đổi trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Vai trò không rõ ràng có thể khiến các thuộc tính quan trọng của vị trí trong SAP SuccessFactors Employee Central bị cập nhật chậm hoặc sai. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện để xác định các hoạt động liên quan đến “Position Attributes Modified” và “Action User”. Công cụ cho thấy trường hợp nhiều người dùng cùng sửa một thuộc tính hoặc không rõ ai chịu trách nhiệm, giúp bạn xác định và thực thi vai trò, trách nhiệm cụ thể.

Loại bỏ điểm nghẽn tại từng phòng ban trong quy trình phê duyệt vị trí là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả chung của quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Chậm trễ ở một phòng ban có thể kéo theo chậm trễ ở các khâu khác, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình tuyển dụng và cập nhật tổ chức trong SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind sơ đồ hóa luồng phê duyệt, làm rõ phòng ban hoặc vai trò thường xuyên gây chậm trễ trong các hoạt động “Position Request Approved by Manager” hoặc “Position Request Approved by HR”. Công cụ đo lường tác động của những điểm nghẽn này, giúp bạn can thiệp đúng chỗ để phân bổ lại trách nhiệm hoặc tinh gọn khâu bàn giao.

Chuẩn hóa cách sử dụng trạng thái vị trí trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí giúp đảm bảo tính nhất quán, độ chính xác và thông tin rõ ràng về giai đoạn vòng đời của từng vị trí. Cách dùng không nhất quán trong SAP SuccessFactors Employee Central có thể gây hiểu nhầm và làm giảm hiệu quả vận hành. ProcessMind phân tích trình tự thay đổi “Position Status”, đồng thời phát hiện điểm khác với các bước chuyển trạng thái dự kiến. Công cụ cho thấy trạng thái bị bỏ qua, dùng sai hoặc bị giữ quá lâu ở trạng thái trung gian, giúp bạn cải thiện tính nhất quán thông qua đào tạo hoặc thiết lập quy tắc trong hệ thống.

Đẩy nhanh khâu phê duyệt ngân sách cho vị trí mới hoặc vị trí được điều chỉnh là điều cần thiết để phân bổ tài nguyên và lập kế hoạch nhân sự đúng hạn trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Phê duyệt ngân sách kéo dài trong SAP SuccessFactors Employee Central có thể làm chậm các kế hoạch tuyển dụng quan trọng và ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng của phòng ban. ProcessMind theo dõi riêng hoạt động “Position Budget Approved”, xác định thời gian từ lúc gửi yêu cầu đến khi được phê duyệt. Công cụ chỉ rõ bước và người chịu trách nhiệm gây chậm trễ trong chuỗi phê duyệt tài chính, cung cấp dữ liệu để tối ưu quy trình xét duyệt ngân sách và cải thiện công tác giám sát tài chính.

Giảm các thay đổi thường xuyên đối với thuộc tính vị trí sau khi tạo giúp dữ liệu ổn định hơn và giảm việc hành chính phải làm lại trong quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí. Mỗi lần thay đổi qua hoạt động “Position Attributes Modified” trong SAP SuccessFactors Employee Central đều tiêu tốn tài nguyên và làm tăng nguy cơ sai sót. ProcessMind xác định các vị trí có số lần thay đổi thuộc tính sau khi tạo cao bất thường. Công cụ giúp phân tích nguyên nhân, chẳng hạn nhập dữ liệu ban đầu chưa đầy đủ hoặc quản lý thay đổi kém, để bạn có biện pháp phòng ngừa và cải tiến quy trình.

6 bước cải tiến quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí

Tải mẫu xuống

Xuất dữ liệu quy trình

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được cấu hình sẵn cho Quản lý vị trí, dùng để thu thập toàn bộ dữ liệu sự kiện cần thiết từ SAP SuccessFactors Employee Central.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng mẫu có cấu trúc giúp bạn thu thập đúng dữ liệu theo đúng định dạng, đơn giản hóa việc phân tích và tăng độ tin cậy của kết quả.

Kết quả dự kiến

Mẫu dữ liệu có cấu trúc, sẵn sàng để bạn điền thông tin về quy trình Quản lý vị trí.

KHÁM PHÁ CỦA BẠN

Tìm ra thông tin hữu ích trong quy trình quản lý từ tuyển dụng đến nghỉ việc

ProcessMind giúp bạn thấy rõ toàn bộ hành trình quản lý vị trí từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Xem sơ đồ trực quan chính xác và thông tin dựa trên dữ liệu để xác định điểm kém hiệu quả và cơ hội cải tiến.

Trực quan hóa quy trình quản lý vị trí từ đầu đến cuối
Xác định chậm trễ phê duyệt và điểm nghẽn
Phát hiện lỗ hổng về tuân thủ và dữ liệu
Nâng cao độ chính xác của cơ cấu nhân sự

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện kết quả quản lý vị trí

Những kết quả này cho thấy hiệu quả có thể đo lường và lợi ích chiến lược mà doanh nghiệp đạt được khi tối ưu hóa quy trình quản lý vị trí từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Bằng cách phân tích toàn bộ vòng đời của từng vị trí, được nhận diện bằng Position ID trong SAP SuccessFactors Employee Central, doanh nghiệp có thể tìm ra điểm kém hiệu quả và tập trung cải tiến.

0 %

Phê duyệt vị trí nhanh hơn

Mức giảm trung bình về thời gian phê duyệt

Process mining xác định và loại bỏ điểm nghẽn, giúp rút ngắn đáng kể toàn bộ quy trình phê duyệt vị trí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhân sự nhanh hơn và giảm thời gian chờ.

0 %

Tăng cường tuân thủ

Mức tăng về số vị trí đáp ứng tiêu chuẩn rà soát

Đảm bảo mọi vị trí đều được rà soát tuân thủ cần thiết trong thời hạn quy định, giảm rủi ro kiểm toán và đáp ứng yêu cầu pháp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được những vấn đề tốn kém do không tuân thủ.

0 %

Đơn giản hóa việc thiết lập vị trí

Mức giảm về thời gian tạo vị trí

Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian tạo vị trí mới, từ lúc bắt đầu yêu cầu đến khi vị trí được kích hoạt trong hệ thống nhân sự. Điều này giúp vận hành hiệu quả hơn.

0 %

Dữ liệu vị trí chính xác hơn

Mức giảm về số lần thay đổi thuộc tính sau khi tạo vị trí

Giảm việc nhập lại dữ liệu và hạn chế sai sót khi nhập thông tin vị trí giúp nâng cao chất lượng dữ liệu ngay từ đầu. Nhờ đó, dữ liệu nhân sự đáng tin cậy hơn để lập báo cáo và đưa ra quyết định chiến lược.

0 %

Cơ cấu tổ chức ổn định hơn

Mức giảm về số lần phân loại lại vị trí không cần thiết

Xác định nguyên nhân gốc rễ gây mất ổn định và đảm bảo vị trí được xác định chính xác ngay từ đầu để giảm số lần phân loại lại. Điều này giúp cơ cấu tổ chức rõ ràng hơn.

Kết quả thực tế có thể khác nhau tùy theo độ phức tạp của quy trình, chất lượng dữ liệu và bối cảnh của từng doanh nghiệp. Những cải thiện nêu trên là kết quả thường thấy qua các lần triển khai process mining.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của một vị trí trong tổ chức, được dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình quản lý vị trí.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi sự kiện liên quan để bạn có thể theo dõi toàn bộ vòng đời vị trí và phân tích luồng quy trình.

Tên sự kiện nghiệp vụ xảy ra tại một thời điểm cụ thể trong vòng đời của vị trí.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình và phân tích quy trình làm việc, điểm nghẽn cũng như những điểm khác biệt.

Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động cụ thể diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết thứ tự thời gian của các sự kiện, rất cần thiết để tính thời gian xử lý, tìm điểm nghẽn và hiểu hiệu suất quy trình.

Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động cụ thể hoàn tất.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp tính thời gian xử lý hoạt động, qua đó phân biệt thời gian thực hiện một công việc với thời gian chờ bước tiếp theo.

Mã định danh của người dùng thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp xác định người dùng thực hiện từng hoạt động trong quy trình, từ đó phân tích khối lượng công việc, đo lường hiệu suất và nhận biết hoạt động tự động hóa.

Tên phòng ban quản lý vị trí.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất và phân tích điểm nghẽn giữa các phòng ban, qua đó xác định vấn đề riêng của từng khu vực.

Trạng thái của vị trí tại thời điểm sự kiện diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi thay đổi trạng thái là việc cần thiết để phân tích vòng đời vị trí, đảm bảo quy trình tuân thủ và hiểu thời gian vị trí ở từng trạng thái.

Mã định danh của quản lý hoặc người phê duyệt tham gia vào một bước phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết từng bước phê duyệt, giúp xác định điểm nghẽn hoặc người phê duyệt có hiệu suất cao.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình quản lý vị trí, khi người dùng chính thức gửi yêu cầu tạo vị trí mới. Hệ thống ghi nhận sự kiện khi quy trình làm việc tạo vị trí được kích hoạt trong SAP SuccessFactors.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích thời gian từ hoạt động này đến các hoạt động khác, chẳng hạn như phê duyệt hoặc tạo vị trí, rất quan trọng để đo lường hiệu quả chung của quy trình.

Hoạt động này cho biết phòng Nhân sự đã phê duyệt yêu cầu vị trí. Đây là cột mốc quan trọng, được ghi nhận rõ ràng khi bước phê duyệt trong quy trình làm việc hoàn tất.

Vì sao điều này quan trọng

Phê duyệt cuối cùng của HR thường kết thúc giai đoạn phê duyệt chính, trước khi phân bổ ngân sách hoặc tạo vị trí trong hệ thống. Đo thời gian để đạt đến bước này rất quan trọng đối với KPI 'Avg Position Approval Time'.

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bản ghi vị trí chính thức được tạo trong SAP SuccessFactors Employee Central. Hệ thống ghi nhận sự kiện từ nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử của đối tượng Position MDF, dựa trên dấu thời gian tạo.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc cơ bản xác nhận vị trí đã chính thức tồn tại. KPI 'Position Creation Cycle Time' đo khoảng thời gian từ lúc bắt đầu yêu cầu đến sự kiện này, qua đó phản ánh hiệu quả chung.

Sự kiện này cho biết vị trí mới tạo đã được kích hoạt và sẵn sàng để bố trí nhân sự hoặc tuyển dụng. Thông thường, sự kiện được suy ra từ việc trường trạng thái của vị trí chuyển sang giá trị 'Active'.

Vì sao điều này quan trọng

Kích hoạt là bước cuối cùng trước khi bắt đầu tuyển dụng. Theo dõi thời gian từ lúc tạo đến lúc kích hoạt giúp xác định các chậm trễ khiến vị trí chưa sẵn sàng để tuyển người.

Sự kiện này đánh dấu yêu cầu vị trí bị từ chối ở bất kỳ bước nào trong quy trình phê duyệt. Công cụ quy trình làm việc ghi nhận rõ sự kiện khi người phê duyệt chọn 'reject' hoặc 'send back'.

Vì sao điều này quan trọng

Việc từ chối là điểm khác biệt quan trọng trong quy trình, có thể cho thấy vấn đề về dữ liệu yêu cầu, ngân sách hoặc lý do đề xuất. Phân tích lý do từ chối giúp cải thiện chất lượng các yêu cầu sau này.

Đây là sự kiện cuối cùng trong vòng đời vị trí, cho biết vị trí đã bị đóng vĩnh viễn hoặc bị loại bỏ. Thông thường, sự kiện được suy ra từ việc trạng thái vị trí chuyển sang giá trị kết thúc như 'Closed' hoặc 'Eliminated'.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là điểm kết thúc chính thức của quy trình, giúp phân tích chính xác thời gian từ đầu đến cuối. Sự kiện xác nhận vị trí đã được kết thúc.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining cải thiện quy trình Hire to Retire - Quản lý vị trí trong SAP SuccessFactors như thế nào?

Process mining phân tích dữ liệu quản lý vị trí hiện có trong SuccessFactors để trực quan hóa luồng quy trình thực tế. Công cụ phát hiện điểm nghẽn, thiếu sót về tuân thủ và những khâu kém hiệu quả, chẳng hạn trong quy trình tạo vị trí hoặc phê duyệt. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu dựa trên dữ liệu để đẩy nhanh phê duyệt và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.

Cần những dữ liệu cụ thể nào từ SAP SuccessFactors Employee Central?

Để phân tích Quản lý vị trí, chúng tôi thường cần nhật ký sự kiện gắn với Position ID. Dữ liệu bao gồm ngày tạo, các bước phê duyệt, thay đổi trạng thái, thay đổi thuộc tính và ngày ngừng kích hoạt, cùng dấu thời gian và ID người dùng của từng sự kiện. Thông tin này giúp dựng lại toàn bộ hành trình của mỗi vị trí.

Trích xuất dữ liệu từ SAP SuccessFactors Employee Central như thế nào?

Tùy cấu hình hệ thống và quy định bảo mật, dữ liệu từ SuccessFactors thường được trích xuất bằng công cụ báo cáo tiêu chuẩn, API hoặc truy vấn trực tiếp cơ sở dữ liệu. Chúng tôi phối hợp với đội ngũ IT hoặc HRIS của bạn để trích xuất nhật ký sự kiện cần thiết một cách an toàn và hiệu quả. Mục tiêu là thu thập hồ sơ đầy đủ, có dấu thời gian của mọi hoạt động liên quan đến vị trí.

Sau khi áp dụng process mining, Quản lý vị trí có thể được cải thiện như thế nào?

Bạn có thể kỳ vọng thời gian phê duyệt vị trí được rút ngắn, mức độ tuân thủ chính sách rà soát được nâng cao và quy trình tạo vị trí được tinh gọn hơn. Process mining cung cấp thông tin thiết thực để giảm tỷ lệ phân loại lại và chuẩn hóa cách sử dụng trạng thái vị trí. Những cải tiến này giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Thông thường, mất bao lâu để có kết quả ban đầu từ dự án process mining cho Quản lý vị trí?

Thời gian có kết quả ban đầu có thể khác nhau. Tuy nhiên, sau khi trích xuất và chuẩn bị dữ liệu, bạn thường có thể xem sơ đồ quy trình ban đầu và xác định điểm nghẽn trong vòng 4-6 tuần. Phân tích đầy đủ và đề xuất hành động thường được cung cấp trong những tuần tiếp theo. Nhờ nhận phản hồi sớm, bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh và cải tiến.

Process mining có làm gián đoạn hệ thống SAP SuccessFactors đang hoạt động hoặc việc vận hành nhân sự không?

Không. Process mining là phương pháp phân tích không can thiệp vào hệ thống. Công cụ sử dụng dữ liệu lịch sử được trích xuất từ SAP SuccessFactors, nên không tương tác trực tiếp với môi trường sản xuất đang hoạt động trong giai đoạn phân tích. Hoạt động nhân sự hằng ngày và hiệu suất hệ thống không bị ảnh hưởng.

Chúng tôi có cần chuyên môn kỹ thuật nâng cao tại chỗ để triển khai process mining không?

Dù hiểu cấu trúc dữ liệu SuccessFactors sẽ giúp ích khi trích xuất dữ liệu, các công cụ process mining thường khá dễ sử dụng. Đội ngũ của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thiết lập kỹ thuật, chuẩn bị dữ liệu và phân tích. Bạn không cần nhiều chuyên môn kỹ thuật nội bộ, ngoài sự hỗ trợ của đội ngũ HRIS để cấp quyền truy cập dữ liệu.

Process mining có giúp đảm bảo tuân thủ chính sách rà soát vị trí không?

Có. Process mining giúp bạn trực quan hóa các luồng thực tế và những điểm khác biệt so với chính sách rà soát vị trí đã đề ra. Công cụ chỉ ra những trường hợp bỏ sót hoặc trì hoãn việc rà soát, hay thực hiện sai quy trình, qua đó cung cấp bằng chứng cụ thể về việc không tuân thủ. Nhờ vậy, bạn có thể đảm bảo 100% vị trí được rà soát theo yêu cầu.

Process mining theo dõi những chỉ số chính nào trong quản lý vị trí?

Process mining theo dõi các chỉ số như thời gian tạo và phê duyệt vị trí, số lần phân loại lại, tần suất thay đổi thuộc tính và mức độ tuân thủ quy trình phê duyệt của từng phòng ban. Công cụ cũng theo dõi tỷ lệ tuân thủ chính sách đã đặt ra và xác định những điểm khác biệt trong luồng quy trình. Các chỉ số này giúp bạn nắm rõ tình trạng quy trình.

Nâng cao hiệu quả quản lý vị trí từ tuyển dụng đến nghỉ việc ngay hôm nay!

Nhanh chóng xác định điểm nghẽn và giảm 30% thời gian chu trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Chỉ mất vài phút để thiết lập.