> Continue procesverbetering > Hire to Retire functiebeheer > SAP SuccessFactors Employee Central

Verbeter je Hire to Retire-proces voor functiebeheer

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van functiebeheer in SAP SF EC
Datatemplate downloaden
Verbeter je Hire to Retire-proces voor functiebeheer
Hire to Retire - functiebeheer
SAP SuccessFactors
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Hire to Retire-functiebeheer in SAP SuccessFactors EC

Inefficiënties in functiebeheer kunnen leiden tot vertragingen in goedkeuringen, compliancerisico's en onjuiste personeelsdata. Met ons platform krijg je zicht op verborgen knelpunten en verbeterpunten in je processen. Door je workflows te analyseren, zie je precies waar wijzigingen nodig zijn om efficiënter te werken en de organisatiestructuur correct te houden. Ontdek hoe je je bedrijfsvoering gericht verbetert.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Hire to Retire - Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central optimaliseren

Effectief beheer van organisatieposities vormt een belangrijke basis voor een goed werkend Hire to Retire-proces. In de complexe omgeving van SAP SuccessFactors Employee Central heeft efficiënt position management direct invloed op personeelsplanning, budgetbewaking en de wendbaarheid van je organisatie. Inefficiënte processen leiden tot problemen zoals lange vertragingen bij het invullen van openstaande functies, 'spookposities' die budget verbruiken zonder dat ze zijn toegewezen, moeite om een correcte organisatiestructuur bij te houden en risico's op het niet naleven van interne beleidsregels of externe regelgeving. Deze inefficiënties verhogen niet alleen de kosten van de bedrijfsvoering en vertragen strategische personeelsinitiatieven, maar hebben ook een negatief effect op de medewerkerservaring doordat organisatieveranderingen en promoties langzamer verlopen. Met een geoptimaliseerd Hire to Retire-proces voor position management kan je organisatie sneller inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften, bronnen correct toewijzen en de integriteit van je data bewaken. Dat is belangrijk voor een goede HR-bedrijfsvoering en sterke bedrijfsresultaten.

Zo maakt process mining workflows voor position management zichtbaar

Process mining biedt een praktische manier om Hire to Retire - Position Management te analyseren en te verbeteren. Ruwe event logs uit SAP SuccessFactors Employee Central worden omgezet in transparante proceskaarten op basis van data. In plaats van uit te gaan van aannames of losse voorbeelden, visualiseert process mining elke stap die een positie doorloopt, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke sluiting. De positie-ID dient daarbij als unieke case-identificatie. Zo kun je:

  • Het werkelijke proces ontdekken: Reconstructeer automatisch de volledige reis van position management. Je ziet alle varianten, veelvoorkomende routes en onverwachte afwijkingen van de beoogde procesflow in SAP SuccessFactors EC.
  • Bottlenecks en vertragingen lokaliseren: Zie precies waar positieaanvragen blijven hangen, bijvoorbeeld bij goedkeuring door de manager, HR-beoordeling, budgettoewijzing of het invoeren van data in het HR-systeem. Zo krijg je zicht op de oorzaken van lange doorlooptijden.
  • Compliance controleren: Controleer automatisch of elke positiewijziging voldoet aan vooraf vastgelegde bedrijfsregels, goedkeuringsmatrices en wettelijke vereisten. Niet-conforme activiteiten of datamutaties in SAP SuccessFactors Employee Central vallen meteen op.
  • Prestaties analyseren: Meet belangrijke kengetallen, zoals de gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijd, de tijd per activiteit en overdrachtstijden tussen afdelingen of gebruikers. Daarmee kun je prestaties objectief vergelijken en verbeteringen gericht aanpakken.

Belangrijkste verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Met process mining voor je Hire to Retire-proces voor position management in SAP SuccessFactors Employee Central krijg je zicht op verschillende verbeterpunten:

  • De doorlooptijd van posities verkorten: Verkort de tijd van het starten van een positieaanvraag tot het aanmaken of activeren van de positie door vertragingen in goedkeuringen en overdrachten op te sporen en weg te nemen.
  • Compliance en auditvoorbereiding verbeteren: Zorg dat alle positiewijzigingen volgens de vereiste procedures en beleidsregels verlopen. Zo versterk je je audittrail en verklein je compliancerisico's, vooral voor functies in gereguleerde sectoren.
  • Bronnen en budgetten beter toewijzen: Verwijder overbodige of spookposities en maak het aanmaken en deactiveren van posities efficiënter. Zo sluit je personeelsplanning beter aan op de personeelsbehoefte en het budget.
  • Goedkeuringsworkflows verbeteren: Breng inefficiënties in goedkeuringsprocessen met meerdere niveaus aan het licht. Daarna kun je de workflow zo aanpassen dat beslissingen sneller worden genomen zonder toezicht te verliezen.
  • Herwerk en handmatige interventies beperken: Identificeer stappen die vaak leiden tot herwerk, fouten of handmatige correcties. Dat geeft je aanknopingspunten voor automatisering en gestandaardiseerde procedures in SAP SuccessFactors EC.

Verwachte resultaten en voordelen

Door process mining toe te passen op je Hire to Retire-proces voor position management kun je meetbare verbeteringen realiseren:

  • Sneller vacatures invullen: Verkort de totale doorlooptijd voor het aanmaken en goedkeuren van nieuwe posities, zodat je talent sneller kunt aantrekken en inzetten.
  • Aanzienlijke kostenbesparingen: Vermijd onnodige kosten door vertraagde goedkeuringen, spookposities en een inefficiënte inzet van bronnen.
  • Betere nauwkeurigheid en integriteit van data: Zorg dat de data in SAP SuccessFactors Employee Central je huidige organisatiestructuur correct weergeeft. Dat helpt bij rapportages en strategische personeelsplanning.
  • Minder compliancerisico: Spoor niet-conforme procesflows vroegtijdig op en corrigeer ze. Zo bescherm je je organisatie tegen mogelijke boetes en reputatieschade.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Maak het beheer van de levenscyclus van posities efficiënter. HR en management houden daardoor meer tijd over voor werk met meer waarde, in plaats van handmatige opvolging en foutcorrectie.
  • Betere ervaring voor medewerkers en managers: Bied managers die posities aanvragen en medewerkers die door organisatieveranderingen worden geraakt een soepelere en voorspelbaardere ervaring.

Aan de slag met procesoptimalisatie

Inzicht in de details van je Hire to Retire-proces voor position management in SAP SuccessFactors Employee Central is de eerste stap naar verbetering. Process mining geeft je de heldere inzichten op basis van data die je nodig hebt om goede beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Gebruik deze analysemethode niet alleen om bestaande problemen op te lossen, maar ook om je position management continu te volgen en te verbeteren. Zo blijft het een waardevol onderdeel van de groei en stabiliteit van je organisatie.

Hire to Retire - functiebeheer Levenscyclus van functies Personeelsbeheer Organisatieschema HR-bedrijfsvoering HR-compliance Goedkeuringsworkflows Personeelsplanning H2R Human Capital Management HCM Organisatieontwerp

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertraging bij het goedkeuren van positieverzoeken, door managers, HR of budgethouders, heeft direct invloed op de time-to-hire en kan leiden tot kritieke personeelstekorten. Deze langere doorlooptijd belemmert de personeelsplanning en leidt vaak tot gemiste kansen om talent aan te trekken.
ProcessMind visualiseert de exacte duur van elke goedkeuringsstap voor iedere Position ID. Zo zie je waar bottlenecks ontstaan en waar verzoeken blijven hangen binnen SAP SuccessFactors Employee Central. Daarmee kun je gericht verbeteringen doorvoeren in de workflow en de verdeling van verantwoordelijkheden.

Het niet regelmatig beoordelen of herclassificeren van posities kan leiden tot problemen met interne gelijkheid, wettelijke compliance en niet-passende beloningsstructuren. Posities die niet worden gecontroleerd kunnen leiden tot auditbevindingen en een hoger bedrijfsrisico.
ProcessMind volgt de activiteit 'Position Reviewed for Compliance' voor iedere Position ID en identificeert gemiste of vertraagde beoordelingen. Zo helpt het platform je om vastgesteld beleid binnen SAP SuccessFactors Employee Central na te leven en mogelijke compliance-overtredingen te voorkomen.

Bij het aanmaken van nieuwe posities zijn vaak overbodige stappen, onnodige goedkeuringen of veel herstelwerk nodig. Dat kost waardevolle HR-capaciteit en vertraagt het invullen van kritieke functies. Deze inefficiëntie verhoogt de administratieve kosten.
ProcessMind brengt de werkelijke flow van 'Position Created in HR System' en gerelateerde activiteiten in kaart. Zo zie je afwijkingen van de optimale route en waar herstelwerk of onnodige stappen voorkomen voor iedere Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central.

Nauwkeurige positiegegevens, zoals functietitel, afdeling en kostenplaats, zijn belangrijk voor betrouwbare rapportages, budgettering en organisatieplanning. Inconsistenties leiden tot onjuiste rapportages en minder goede strategische beslissingen.
ProcessMind analyseert gebeurtenissen van het type 'Position Attributes Modified' en identificeert posities met veel wijzigingen of afwijkingen in belangrijke attributen. Zo blijft de data voor Hire to Retire Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central betrouwbaar.

Een hoge frequentie van gebeurtenissen van het type 'Position Reclassified' kan wijzen op problemen met de oorspronkelijke functieclassificatie, inconsistente naamgevingsafspraken of snel veranderende organisatorische behoeften. Dat kan leiden tot instabiliteit en extra administratief werk.
ProcessMind telt het aantal gebeurtenissen van het type 'Position Reclassified' voor iedere Position ID. Zo kun je oorzaken achterhalen, zoals onvoldoende initiële definities of structurele problemen binnen het Hire to Retire-proces in SAP SuccessFactors Employee Central.

Posities die lang nadat ze niet meer nodig zijn de status 'Activated' of 'Frozen/Suspended' houden, kunnen leiden tot onnauwkeurige budgetten, onnodige overhead en onduidelijkheid over de organisatiestructuur. Dit heeft invloed op de toewijzing van middelen.
ProcessMind volgt de tijd tussen de status 'Position Activated' of 'Frozen/Suspended' en 'Position Deactivated' of 'Position Closed'. Zo zie je vertragingen in het beheer van de levenscyclus van posities binnen SAP SuccessFactors Employee Central en kun je de kosten beter beheersen.

Wanneer gebeurtenissen van het type 'Position Attributes Modified' plaatsvinden zonder duidelijke toewijzing of volgorde, is niet helder wie verantwoordelijk is voor specifieke wijzigingen. Daardoor zijn audit trails moeilijk te volgen en is het lastiger om verantwoordelijkheid af te leggen.
ProcessMind gebruikt het attribuut 'Action User' voor een transparant overzicht van alle wijzigingen aan een Position ID. Zo wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor elke stap en verbeter je de accountability en auditbaarheid binnen SAP SuccessFactors Employee Central.

Bepaalde afdelingen of locaties hebben mogelijk structureel langere goedkeuringstijden voor positieverzoeken. Dat kan wijzen op lokale inefficiëntie, beperkte capaciteit of specifieke compliance-eisen. Hierdoor ontstaan verschillen in de prestaties van de bedrijfsvoering.
ProcessMind kan goedkeuringsdoorlooptijden voor Position ID's filteren en analyseren op basis van de attributen 'Department' en 'Location'. Zo zie je welke organisatieonderdelen achterblijven en procesoptimalisatie nodig hebben in SAP SuccessFactors Employee Central.

Onjuist of inconsistent gebruik van 'Position Status' of 'Position Type' binnen de organisatie leidt tot onbetrouwbare rapportages over personeelsplanning, budgettering en de organisatiestructuur. Dit vermindert de betrouwbaarheid van de data.
ProcessMind visualiseert de overgangen tussen verschillende waarden van 'Position Status'. Zo zie je afwijkingen van de verwachte levenscyclus en verkeerd gebruik van statusmarkeringen voor Position ID's binnen SAP SuccessFactors Employee Central.

Vertraging bij het verkrijgen van 'Position Budget Approved' heeft direct invloed op het vermogen van de organisatie om kritieke functies tijdig aan te maken en in te vullen. Dit belemmert strategische groei en uitbreiding van het personeelsbestand en kan leiden tot gemiste kansen.
ProcessMind volgt specifiek de tijd die nodig is voor de activiteit 'Position Budget Approved', vanaf de start. Zo identificeer je bottlenecks in het financiële goedkeuringsdeel van het Hire to Retire-proces voor SAP SuccessFactors Employee Central.

Als één positie kort na het aanmaken of tijdens de levenscyclus veel gebeurtenissen van het type 'Position Attributes Modified' kent, kan dat wijzen op een gebrekkige initiële definitie, frequente reorganisaties of onduidelijke vereisten.
ProcessMind telt het totale aantal gebeurtenissen van het type 'Position Attributes Modified' voor iedere Position ID. Zo zie je welke posities instabiel zijn of onvoldoende zijn gedefinieerd binnen het Hire to Retire Position Management-proces in SAP SuccessFactors Employee Central.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd die nodig is om nieuwe posities of wijzigingen aan posities volledig goed te keuren binnen het Hire to Retire-proces voor Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central. Snellere goedkeuringen zorgen ervoor dat posities sneller kunnen worden ingevuld. Dat verkort de time-to-hire en zorgt ervoor dat organisatiestructuren sneller worden bijgewerkt, met effect op personeelsplanning en efficiëntie van de bedrijfsvoering. ProcessMind identificeert bottlenecks en afwijkende routes in goedkeuringsworkflows en laat precies zien welke stappen en rollen vertraging veroorzaken. Door de doorlooptijd van elke goedkeuringsstap te analyseren, krijg je concrete aanknopingspunten om het proces te verbeteren. Met aangepaste workflows of automatische meldingen kunnen goedkeuringstijden mogelijk met 30 tot 50% worden verkort.

100% compliance met beleid voor positiebeoordeling is belangrijk voor een nauwkeurige, actuele en juridisch correcte organisatiestructuur binnen Hire to Retire Position Management. Zo worden alle posities periodiek gecontroleerd op noodzaak, classificatie en naleving van het budget. Dat beperkt risico's en ondersteunt goed bestuur in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van vastgestelde beoordelingsschema's en beleidsregels door activiteiten van het type "Position Reviewed for Compliance" te volgen. Het markeert posities waarbij deadlines voor beoordelingen worden gemist, zodat je proactief kunt ingrijpen en het beleid gedurende de volledige levenscyclus van posities consequent kunt naleven.

Dit doel richt zich op het optimaliseren van het volledige proces voor het aanmaken van nieuwe posities, van de start tot de activering in SAP SuccessFactors Employee Central. Een efficiënte workflow vermindert administratief werk, maakt nieuwe functies sneller beschikbaar en ondersteunt tijdige werving binnen Hire to Retire Position Management. ProcessMind visualiseert de werkelijke flow voor het aanmaken van posities en identificeert onnodige stappen, herstelwerk en handmatige overdrachten. Door activiteitenreeksen en varianten te analyseren, krijg je datagedreven aanbevelingen om delen van de workflow te standaardiseren en te automatiseren. Daarmee kan de aanmaaktijd mogelijk met 20% worden verkort en de datanauwkeurigheid verbeteren.

Betrouwbare en consistente positiegegevens zijn belangrijk voor rapportages, strategische personeelsplanning en compliance binnen Hire to Retire Position Management. Verouderde of inconsistente data in SAP SuccessFactors Employee Central leidt tot fouten in budgetten, organisatieschema's en wervingsactiviteiten. ProcessMind helpt door procesvarianten te identificeren die leiden tot veel activiteiten van het type "Position Attributes Modified" of inconsistenties na het aanmaken. Je ziet waar updates worden vertraagd of overgeslagen. Zo kun je strenger databeheer en automatische controles invoeren en de datakwaliteit verbeteren.

Minder activiteiten van het type "Position Reclassified" wijzen op een stabielere en beter ontworpen organisatiestructuur. Veel herclassificaties binnen Hire to Retire Position Management kunnen duiden op fouten in het oorspronkelijke functieontwerp. Dat leidt tot extra administratief werk en verwarring bij medewerkers en management in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind brengt de specifieke oorzaken en afdelingen met de meeste herclassificaties in beeld door voorafgaande activiteiten en attributen te analyseren. Door terugkerende patronen en redenen voor deze wijzigingen zichtbaar te maken, kun je het proces voor de initiële positiedefinitie verbeteren en het aantal herclassificaties mogelijk met 15 tot 20% verlagen.

Het versnellen van deactivering of sluiting van overbodige of vacante posities is belangrijk voor kostenbeheersing en een overzichtelijke, actuele organisatiestructuur binnen Hire to Retire Position Management. Trage processen kunnen budgetten onnodig vastzetten en het systeem vervuilen in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus en identificeert vertragingen bij de activiteiten "Position Deactivated" en "Position Closed". Je ziet de oorzaken, zoals ontbrekende goedkeuringen of problemen bij overdrachten tussen afdelingen. Daarmee kunnen proceseigenaren snellere en compliant sluitingsprocedures invoeren.

Duidelijk eigenaarschap voor positie-updates voorkomt verwarring, vermindert fouten en versnelt het wijzigingsproces binnen Hire to Retire Position Management. Onduidelijke rollen kunnen leiden tot vertraagde of onjuiste wijzigingen in belangrijke positieattributen in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind analyseert event logs op activiteiten rond "Position Attributes Modified" en het "Action User". Zo zie je waar meerdere gebruikers dezelfde attributen wijzigen of waar verantwoordelijkheid ontbreekt. Dat helpt je om duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen en te handhaven.

Het wegnemen van bottlenecks in specifieke afdelingen binnen de workflow voor positiegoedkeuringen is belangrijk voor een efficiënter Hire to Retire Position Management-proces. Vertraging in één afdeling kan zich doorvertalen naar het volledige proces voor personeelsbezetting en organisatie-updates in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind brengt de goedkeuringsroute in kaart en markeert afdelingen of rollen die structureel vertraging veroorzaken bij de activiteiten "Position Request Approved by Manager" of "Position Request Approved by HR". Je ziet de impact van deze bottlenecks en kunt gericht verantwoordelijkheden herverdelen of overdrachten verbeteren.

Een gestandaardiseerd gebruik van positiestatussen binnen Hire to Retire Position Management zorgt voor consistentie, nauwkeurigheid en duidelijke communicatie over de fase van een positie in de levenscyclus. Inconsistent gebruik in SAP SuccessFactors Employee Central kan leiden tot verkeerde interpretaties en inefficiëntie in de bedrijfsvoering. ProcessMind analyseert de volgorde van wijzigingen in "Position Status" en identificeert afwijkingen van de ideale of verwachte statusovergangen. Je ziet waar statussen worden overgeslagen, verkeerd worden gebruikt of te lang in een tussenstatus blijven. Zo kun je training of systeemcontroles inzetten om de consistentie te verbeteren.

Het versnellen van de budgetgoedkeuringsfase voor nieuwe of gewijzigde posities is belangrijk voor tijdige toewijzing van middelen en personeelsplanning binnen Hire to Retire Position Management. Langdurige budgetgoedkeuringen in SAP SuccessFactors Employee Central kunnen kritieke wervingsinitiatieven vertragen en de paraatheid van afdelingen beïnvloeden. ProcessMind volgt specifiek de activiteit "Position Budget Approved" en identificeert de tijd tussen verzoek en goedkeuring. Je ziet precies welke stappen en personen vertraging veroorzaken in de financiële goedkeuringsketen. Zo krijg je data om het budgetbeoordelingsproces te verbeteren en het financiële toezicht te versterken.

Minder frequente wijzigingen in positieattributen na het aanmaken verbetert de stabiliteit van de data en vermindert administratief herstelwerk binnen Hire to Retire Position Management. Elke wijziging van "Position Attributes Modified" in SAP SuccessFactors Employee Central kost capaciteit en vergroot de kans op fouten. ProcessMind identificeert posities met uitzonderlijk veel wijzigingen in attributen na de initiële aanmaak. Je kunt de oorzaken analyseren, zoals onvolledige gegevens bij de start of gebrekkig verandermanagement, en vervolgens preventieve maatregelen en procesverbeteringen invoeren.

Het 6-stappenverbeteringspad voor Hire to Retire-Position Management

1

Download het template
2

Exporteer de procesdata
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download het template

Wat je moet doen

Download het voorgeconfigureerde Excel-template voor Position Management, ontworpen om alle relevante eventdata uit SAP SuccessFactors Employee Central vast te leggen.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een gestructureerd template verzamel je de juiste data in het juiste formaat. Dat maakt de analyse eenvoudiger en de inzichten betrouwbaarder.

Verwacht resultaat

Een gestructureerd datatemplate dat klaar is om met Position Management-procesdata te worden gevuld.

JOUW ONTDEKKINGEN

Krijg zicht op verborgen verbeterpunten in Hire to Retire-functiebeheer

ProcessMind maakt je volledige traject voor Hire to Retire-functiebeheer zichtbaar. Bekijk heldere visualisaties en inzichten op basis van data, zodat je inefficiënties en verbeterkansen snel vindt.
  • Visualiseer functiebeheer van begin tot eind
  • Vind vertragingen in goedkeuringen en knelpunten
  • Breng compliance- en datagaten in kaart
  • Verbeter de nauwkeurigheid van je personeelsstructuur
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Betere resultaten met Position Management

Deze resultaten laten zien welke meetbare efficiëntiewinst en strategische voordelen organisaties behalen met geoptimaliseerde Hire to Retire Position Management-processen. Door de volledige levenscyclus van posities te analyseren, geïdentificeerd met een Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central, kunnen organisaties inefficiëntie opsporen en gericht verbeteringen doorvoeren.

0 %
Snellere positiegoedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Process mining identificeert en verwijdert bottlenecks, waardoor het volledige proces voor positiegoedkeuring aanzienlijk sneller verloopt. Dat leidt tot snellere beslissingen over personeelsbezetting en kortere wachttijden.
0 %
Betere naleving van compliance-eisen

Toename van het aantal posities dat aan de beoordelingsnormen voldoet

Zorg ervoor dat alle posities binnen de vereiste termijnen de nodige compliancebeoordelingen krijgen. Zo beperk je auditrisico's en voldoe je aan wettelijke eisen. Dit voorkomt kostbare problemen door niet-naleving.
0 %
Efficiëntere inrichting van posities

Verkorting van de doorlooptijd voor het aanmaken van posities

Door workflows te verbeteren kunnen organisaties de tijd voor het aanmaken van nieuwe posities sterk verkorten, van de start tot de activering in het HR-systeem. Dat verhoogt de efficiëntie van de bedrijfsvoering.
0 %
Nauwkeurigere positiegegevens

Minder wijzigingen in attributen na het aanmaken

Minder herstelwerk en fouten bij het invoeren van positiegegevens leidt vanaf het begin tot een hogere datakwaliteit. Zo beschik je over betrouwbare HR-data voor rapportages en strategische besluitvorming.
0 %
Stabiele organisatiestructuur

Minder onnodige herclassificaties van posities

Verminder het aantal herclassificaties van posities door de oorzaken van instabiliteit te identificeren en posities vanaf het begin goed te definiëren. Dat zorgt voor meer duidelijkheid binnen de organisatie.

De resultaten verschillen per organisatie en hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de context. De genoemde verbeteringen zijn typische resultaten die bij process-miningimplementaties worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een organisatorische functie. Dit is de primaire case-identificatie voor het functiebeheerproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste case-identificatie die alle gerelateerde events koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van een functie volgen en de procesflow analyseren.

De naam van het bedrijfsevent dat op een specifiek moment voor een functie plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen, zodat je de process map kunt visualiseren en de workflow, bottlenecks en afwijkingen kunt analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van events weer. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, bottlenecks te vinden en de procesprestaties te begrijpen.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen en onderscheid maken tussen tijd die aan een taak wordt besteed en tijd die wordt gewacht op de volgende stap.

De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers, zodat je werkbelasting en prestaties kunt analyseren en automatisering kunt herkennen.

De naam van de afdeling waartoe de functie behoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties en bottlenecks in verschillende bedrijfsafdelingen vergelijken en problemen per gebied vinden.

De status van de functie op het moment van het event.

Waarom dit belangrijk is

Het volgen van statuswijzigingen is belangrijk om de levenscyclus van functies te analyseren, te controleren of het proces wordt gevolgd en te begrijpen hoelang functies in elke toestand blijven.

De identificatie van de manager of goedkeurder die bij een goedkeuringsactiviteit betrokken is.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je goedkeuringsstappen op detailniveau analyseren en bottlenecks of goed presterende goedkeurders herkennen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze gebeurtenis markeert het begin van het positiebeheerproces, wanneer een gebruiker formeel een verzoek indient om een nieuwe positie aan te maken. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer in SAP SuccessFactors een workflow voor het aanmaken van een positie wordt gestart.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire startgebeurtenis van het proces. Door de tijd vanaf deze activiteit tot andere activiteiten, zoals goedkeuring of aanmaak van de positie, te analyseren, meet je de efficiëntie van het volledige proces.

Deze activiteit betekent dat de afdeling Human Resources het positieverzoek heeft goedgekeurd. Het is een belangrijke mijlpaal die als expliciete voltooide stap in de goedkeuringsworkflow wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

De definitieve goedkeuring door HR sluit meestal de belangrijkste goedkeuringsfase af, voordat het budget wordt toegewezen of de positie in het systeem wordt aangemaakt. De tijd tot deze stap is belangrijk voor de KPI 'Avg Position Approval Time'.

Deze activiteit markeert de officiële aanmaak van het positierecord in SAP SuccessFactors Employee Central. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de audit trail of historie van het Position MDF-object, met gebruik van de aanmaaktimestamp.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die bevestigt dat de functie officieel bestaat. De KPI 'Doorlooptijd functiecreatie' meet de tijd vanaf het indienen van het verzoek tot dit moment en geeft daarmee de algehele efficiëntie weer.

Dit event geeft aan dat de nieuw aangemaakte functie actief en beschikbaar is voor personeelsbezetting of werving. Dit wordt meestal afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Active'.

Waarom dit belangrijk is

Activering is de laatste stap voordat de werving kan beginnen. Door de tijd tussen aanmaak en activering te volgen, zie je waar vertraging ontstaat voordat functies kunnen worden ingevuld.

Dit event markeert de afwijzing van een functieverzoek in elke fase van de goedkeuringsworkflow. Het is een expliciet event dat de workflow-engine vastlegt wanneer een goedkeurder de optie 'reject' of 'send back' kiest.

Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen zijn belangrijke procesafwijkingen. Ze kunnen wijzen op problemen met de gegevens, het budget of de onderbouwing van het verzoek. Door afwijsredenen te analyseren, kun je de kwaliteit van toekomstige verzoeken verbeteren.

Dit is het laatste event in de levenscyclus van een functie. Het geeft aan dat de functie definitief is gesloten of opgeheven. Dit wordt meestal afgeleid uit een wijziging van de status van de functie naar een eindstatus zoals 'Closed' of 'Eliminated'.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt het definitieve eindpunt van het proces, zodat de end-to-end-doorlooptijd nauwkeurig kan worden geanalyseerd. Ze bevestigt dat de functie definitief is beëindigd.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert bestaande Position Management-data uit SuccessFactors en visualiseert de werkelijke procesflows. Je ontdekt bottlenecks, compliancehiaten en inefficiënties, bijvoorbeeld bij het aanmaken van posities of goedkeuringen. Zo kun je op basis van data optimaliseren, goedkeuringen versnellen en de nauwkeurigheid van data verbeteren.

Voor de analyse van Position Management hebben we meestal event logs rond de Position ID nodig. Het gaat onder meer om aanmaakdatums, goedkeuringsstappen, statuswijzigingen, wijzigingen in attributen en deactiveringsdatums, plus timestamps en gebruikers-ID’s voor elk event. Hiermee reconstrueer je de volledige route van elke positie.

Data uit SuccessFactors wordt meestal geëxtraheerd via standaardrapportagetools, API’s of directe databasequery’s, afhankelijk van de systeemconfiguratie en beveiligingsprotocollen. We werken samen met je IT- of HRIS-team om de benodigde event log-data veilig en efficiënt te extraheren. Het doel is een volledig overzicht met timestamps van alle positiegerelateerde activiteiten.

Je kunt onder meer kortere doorlooptijden voor goedkeuringen, betere naleving van beoordelingsbeleid en efficiëntere workflows voor het aanmaken van posities verwachten. Process mining helpt het aantal herclassificaties te beperken en het gebruik van positiestatussen te standaardiseren. Dat verbetert de efficiëntie van de bedrijfsvoering en de integriteit van de data.

De doorlooptijd voor de eerste inzichten verschilt per situatie. Na data-extractie en voorbereiding kun je meestal binnen 4 tot 6 weken de eerste procesvisualisaties en bottlenecks zien. Een volledige analyse en bruikbare aanbevelingen volgen doorgaans in de weken daarna. Zo kun je snel bijsturen en verbeteren.

Nee. Process mining is een niet-invasieve analysetechniek. Het werkt met historische data die uit SAP SuccessFactors is geëxtraheerd en heeft tijdens de analyse geen directe interactie met de live productieomgeving. De dagelijkse HR-bedrijfsvoering en systeemprestaties blijven daardoor ongewijzigd.

Enige kennis van de datastructuur van SuccessFactors helpt bij de data-extractie, maar de process mining-tools zijn meestal gebruiksvriendelijk. Ons team begeleidt je bij de technische inrichting, datavoorbereiding en analyse. Daardoor is naast de betrokkenheid van het HRIS-team voor datatoegang weinig uitgebreide technische kennis in huis nodig.

Ja. Process mining brengt de werkelijke routes en afwijkingen van het beoogde beleid voor positiebeoordeling visueel in kaart. Je ziet waar beoordelingen zijn overgeslagen, vertraagd of volgens een verkeerde procedure uitgevoerd. Dat levert concreet bewijs van non-compliance en helpt om volledige naleving van het beoordelingsbeleid te bereiken.

Process mining volgt onder meer de doorlooptijden voor het aanmaken en goedkeuren van posities, het aantal herclassificaties, de frequentie van attribuutwijzigingen en de naleving van goedkeuringsworkflows per afdeling. Ook meet het de compliancepercentages ten opzichte van vastgelegd beleid en detecteert het afwijkingen in procesroutes. Samen geven deze indicatoren een volledig beeld van de procesgezondheid.

Verbeter vandaag de efficiëntie van positiemanagement van aannemen tot uitdiensttreding!

Vind knelpunten en verkort de doorlooptijd van Hire to Retire snel met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in een paar minuten klaar met de installatie.