> Continu verbeteren van processen > Hire to Retire Positiebeheer > SAP SuccessFactors Employee Central

Verbeter Hire to Retire - Positiebeheer

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van positiebeheer in SAP SF EC

Datatemplate downloaden

Hire to Retire - Positiebeheer

SAP SuccessFactors Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter positiebeheer in Hire to Retire met SAP SuccessFactors EC

Inefficiënt positiebeheer kan leiden tot vertragingen bij goedkeuringen, compliancerisico's en onjuiste personeelsgegevens. Ons platform helpt verborgen bottlenecks en verbeterpunten in processen aan het licht te brengen. Door workflows te analyseren, zie je precies waar wijzigingen nodig zijn om efficiënter te werken en organisatiestructuren actueel te houden. Ontdek hoe je de bedrijfsvoering effectiever kunt maken.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Hire to Retire - Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central optimaliseren

Effectief beheer van organisatieposities is een belangrijke voorwaarde voor een goed werkend Hire to Retire-proces. In de complexe omgeving van SAP SuccessFactors Employee Central heeft goed position management direct invloed op personeelsplanning, budgetbewaking en het aanpassingsvermogen van de organisatie. Inefficiënte processen leiden tot problemen, zoals lange vertragingen bij het invullen van openstaande functies, ‘spookposities’ die budget opslokken zonder dat iemand ze vervult, moeite om de organisatiestructuur actueel te houden en risico’s doordat interne beleidsregels of externe voorschriften niet worden nageleefd. Dit verhoogt de bedrijfskosten en belemmert strategische personeelsinitiatieven. Ook de medewerkerservaring lijdt eronder, doordat organisatieveranderingen en promoties vertraging oplopen. Door het Hire to Retire-proces voor position management te optimaliseren, kan je organisatie snel inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften, middelen nauwkeurig toewijzen en de data betrouwbaar houden. Dat is belangrijk voor effectief HR-beheer en goede bedrijfsresultaten.

Hoe process mining workflows voor position management inzichtelijk maakt

Met process mining analyseer en verbeter je het Hire to Retire-proces voor position management. Ruwe event logs uit SAP SuccessFactors Employee Central worden omgezet in transparante proceskaarten op basis van data. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, zie je precies welke stappen een positie doorloopt, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke sluiting. De Position ID dient daarbij als unieke case-ID. Zo kun je:

Het werkelijke proces ontdekken: de volledige route van position management automatisch reconstrueren. Je ziet alle varianten, veelvoorkomende routes en onverwachte afwijkingen van de beoogde procesflow in SAP SuccessFactors EC.
Bottlenecks en vertragingen opsporen: precies zien waar aanvragen voor posities vastlopen, bijvoorbeeld bij goedkeuring door een manager, de HR-beoordeling, budgettoewijzing of gegevensinvoer in het HR-systeem. Zo achterhaal je de oorzaken van lange doorlooptijden.
Compliance controleren: automatisch nagaan of elke wijziging aan een positie voldoet aan de vastgestelde bedrijfsregels, goedkeuringsmatrices en wettelijke vereisten. Afwijkende activiteiten of gegevenswijzigingen in SAP SuccessFactors Employee Central worden gemarkeerd.
Prestaties analyseren: belangrijke metrieken meten, zoals de gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijd, de tijd per activiteit en de overdrachtstijd tussen afdelingen of gebruikers. Zo kun je prestaties objectief vergelijken en verbeteringen gericht aanpakken.

Belangrijke verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Met process mining voor position management in het Hire to Retire-proces van SAP SuccessFactors Employee Central komen verschillende mogelijkheden voor optimalisatie aan het licht:

De doorlooptijd voor posities verkorten: verkort de tijd tussen het indienen van een aanvraag en het aanmaken of activeren van een positie door vertragingen bij goedkeuringen en overdrachten op te sporen en weg te nemen.
Compliance en auditgereedheid verbeteren: zorg dat alle wijzigingen aan posities voldoen aan de vereiste procedures en beleidsregels. Zo versterk je het auditspoor en beperk je compliancerisico’s, vooral voor functies in gereguleerde sectoren.
Middelen en budget beter toewijzen: verwijder overbodige posities en spookposities en maak het aanmaken en deactiveren van posities efficiënter. Zo sluit de personeelsplanning beter aan op de personeelsbehoefte en het budget.
Goedkeuringsworkflows verbeteren: ontdek waar goedkeuringen op meerdere niveaus vertraging oplopen en pas de workflow aan om besluiten sneller te nemen, zonder het toezicht te verminderen.
Herstelwerk en handmatige handelingen beperken: ontdek welke stappen vaak leiden tot herstelwerk, fouten of handmatige correcties. Dat biedt aanknopingspunten voor automatisering en gestandaardiseerde procedures in SAP SuccessFactors EC.

Verwachte resultaten en voordelen

Met process mining voor position management in het Hire to Retire-proces kan je organisatie concrete, meetbare resultaten behalen:

Vacatures sneller invullen: verkort de totale doorlooptijd voor het aanmaken en goedkeuren van nieuwe posities, zodat je sneller talent kunt aantrekken en inzetten.
Kosten besparen: voorkom onnodige kosten door vertraagde goedkeuringen, spookposities en een inefficiënte toewijzing van middelen.
Data nauwkeuriger en betrouwbaarder maken: zorg dat de data in SAP SuccessFactors Employee Central de actuele organisatiestructuur weergeeft. Dat helpt bij rapportages en strategische personeelsplanning.
Compliancerisico’s beperken: spoor afwijkingen in procesflows vroegtijdig op en herstel ze, zodat je organisatie beschermd is tegen mogelijke boetes en reputatieschade.
De bedrijfsvoering efficiënter maken: beheer de levenscyclus van posities efficiënter. Zo houden HR en management meer tijd over voor werk met meer toegevoegde waarde, in plaats van handmatige opvolging en foutcorrecties.
De ervaring van medewerkers en managers verbeteren: bied managers die posities aanvragen en medewerkers die met organisatieveranderingen te maken krijgen een soepeler en voorspelbaarder proces.

Aan de slag met procesoptimalisatie

De eerste stap is inzicht krijgen in de details van het Hire to Retire-proces voor position management in SAP SuccessFactors Employee Central. Process mining geeft je de heldere inzichten op basis van data die nodig zijn om onderbouwde beslissingen te nemen en gerichte verbeteringen door te voeren. Gebruik deze analysemethode niet alleen om bestaande problemen op te lossen, maar ook om position management continu te volgen en te verbeteren. Zo blijft het bijdragen aan de groei en stabiliteit van je organisatie.

Hire to Retire - Positiebeheer Levenscyclus van posities Personeelsbeheer Organigram HR-bedrijfsvoering HR-compliance Goedkeuringsworkflows Personeelsplanning H2R Human Capital Management HCM Organisatieontwerp

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertragingen bij de goedkeuring van aanvragen voor posities door managers, HR of budgetverantwoordelijken hebben direct invloed op de tijd die nodig is om vacatures in te vullen. Ze kunnen ook leiden tot ernstige personeelstekorten. Door de lange doorlooptijd wordt personeelsplanning lastiger en loop je het risico geschikt talent mis te lopen.
ProcessMind laat voor elke Position ID precies zien hoelang elke goedkeuringsstap duurt. Zo worden bottlenecks zichtbaar en zie je waar aanvragen vastlopen in SAP SuccessFactors Employee Central. Daarmee kun je de workflow en rolverdeling gericht verbeteren.

Als posities niet regelmatig worden beoordeeld of opnieuw ingedeeld, kan dat leiden tot ongelijke behandeling binnen de organisatie, juridische problemen en niet-passende beloningsstructuren. Posities die niet worden gecontroleerd, kunnen bovendien leiden tot auditbevindingen en grotere operationele risico’s.
ProcessMind volgt voor elke Position ID de activiteit ‘Position Reviewed for Compliance’ en laat zien wanneer beoordelingen worden overgeslagen of vertraagd. Zo helpt het platform je om het vastgestelde beleid in SAP SuccessFactors Employee Central na te leven en mogelijke compliance-overtredingen te voorkomen.

Bij het aanmaken van nieuwe posities zijn vaak overbodige stappen, onnodige goedkeuringen of herhaald herstelwerk nodig. Dat kost HR waardevolle tijd en vertraagt het invullen van belangrijke functies. Ook lopen de administratieve kosten hierdoor op.
ProcessMind brengt de werkelijke flow van ‘Position Created in HR System’ en bijbehorende activiteiten in kaart. Zo zie je waar het proces afwijkt van de gewenste route en waar voor elke Position ID herstelwerk of onnodige stappen voorkomen in SAP SuccessFactors Employee Central.

Nauwkeurige gegevens over posities, zoals functietitel, afdeling en kostenplaats, zijn belangrijk voor betrouwbare rapportages, budgettering en organisatieplanning. Inconsistente gegevens leiden tot onjuiste rapportages en minder goede strategische beslissingen.
ProcessMind analyseert gebeurtenissen met de naam ‘Position Attributes Modified’ en vindt posities waarvan belangrijke attributen vaak veranderen of na verloop van tijd niet meer overeenkomen. Zo blijven de gegevens voor Hire to Retire Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central betrouwbaar.

Veel gebeurtenissen met de naam ‘Position Reclassified’ kunnen wijzen op problemen met de oorspronkelijke functie-indeling, inconsistente afspraken over functietitels of snel veranderende behoeften binnen de organisatie. Dat kan leiden tot instabiliteit en extra administratief werk.
ProcessMind telt voor elke Position ID het aantal gebeurtenissen met de naam ‘Position Reclassified’. Zo kun je oorzaken opsporen, zoals een gebrekkige eerste omschrijving of structurele problemen in het Hire to Retire-proces van SAP SuccessFactors Employee Central.

Posities die lang op ‘Activated’ of ‘Frozen/Suspended’ blijven staan terwijl ze niet meer nodig zijn, kunnen leiden tot onjuiste budgetten, onnodige kosten en onduidelijkheid over de organisatiestructuur. Dat heeft gevolgen voor de toewijzing van middelen.
ProcessMind meet de tijd tussen de status ‘Position Activated’ of ‘Frozen/Suspended’ en ‘Position Deactivated’ of ‘Position Closed’. Zo worden vertragingen in het beheer van de levenscyclus van posities in SAP SuccessFactors Employee Central zichtbaar en kun je de kosten beter beheersen.

Als gebeurtenissen met de naam ‘Position Attributes Modified’ plaatsvinden zonder duidelijke toewijzing of volgorde, is niet helder wie verantwoordelijk is voor welke wijziging. Daardoor is het auditspoor moeilijk te volgen en wordt het lastiger om mensen op hun verantwoordelijkheid aan te spreken.
ProcessMind gebruikt het attribuut ‘Action User’ om alle wijzigingen aan een Position ID inzichtelijk te maken. Zo is voor elke stap duidelijk wie verantwoordelijk is en verbetert de verantwoordingsplicht en controleerbaarheid in SAP SuccessFactors Employee Central.

Bij sommige afdelingen of locaties duren goedkeuringen van aanvragen voor posities steeds langer. Dat kan wijzen op lokale inefficiëntie, beperkte capaciteit of specifieke compliancevereisten. Hierdoor presteren onderdelen van de organisatie niet gelijkmatig.
ProcessMind filtert en analyseert de goedkeuringsdoorlooptijden voor Position ID’s op basis van de attributen ‘Department’ en ‘Location’. Zo zie je welke organisatieonderdelen achterblijven en waar procesoptimalisatie nodig is in SAP SuccessFactors Employee Central.

Als ‘Position Status’ of ‘Position Type’ niet overal op dezelfde manier wordt toegepast, zijn rapportages over personeelsplanning, budgettering en de organisatiestructuur minder betrouwbaar. Dat tast de betrouwbaarheid van de data aan.
ProcessMind laat zien hoe waarden van ‘Position Status’ veranderen. Zo worden afwijkingen van de verwachte levenscyclus zichtbaar en zie je waar statusaanduidingen voor Position ID’s verkeerd worden gebruikt in SAP SuccessFactors Employee Central.

Vertraging bij ‘Position Budget Approved’ beperkt direct de mogelijkheid van de organisatie om belangrijke functies op tijd aan te maken en in te vullen. Dat belemmert strategische groei en uitbreiding van het personeelsbestand en kan kansen kosten.
ProcessMind meet vanaf de start hoelang de activiteit ‘Position Budget Approved’ duurt. Zo worden bottlenecks in het financiële goedkeuringsdeel van het Hire to Retire-proces voor SAP SuccessFactors Employee Central zichtbaar.

Als de attributen van één positie kort na het aanmaken of tijdens de levenscyclus vaak worden gewijzigd via gebeurtenissen met de naam ‘Position Attributes Modified’, kan dat wijzen op een gebrekkige eerste omschrijving, frequente reorganisaties of onduidelijke vereisten.
ProcessMind telt per Position ID het totale aantal gebeurtenissen met de naam ‘Position Attributes Modified’. Zo zie je welke posities instabiel of onduidelijk omschreven zijn binnen het Hire to Retire-proces voor position management in SAP SuccessFactors Employee Central.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd die nodig is om nieuwe posities of wijzigingen aan posities volledig goed te keuren binnen het Hire to Retire-proces voor position management in SAP SuccessFactors Employee Central. Met snellere goedkeuringen kunnen posities eerder worden ingevuld, neemt de tijd om vacatures te vervullen af en wordt de organisatiestructuur sneller bijgewerkt. Dat heeft gevolgen voor personeelsplanning en de efficiëntie van de bedrijfsvoering. ProcessMind vindt bottlenecks en afwijkende routes in goedkeuringsworkflows en laat precies zien welke stappen en rollen vertraging veroorzaken. Door de doorlooptijd van elke goedkeuringsstap te analyseren, krijg je concrete aanknopingspunten om het proces te verbeteren. Met aangepaste workflows of automatische meldingen kan de goedkeuringstijd mogelijk met 30 tot 50% worden verkort.

Volledige naleving van het beleid voor positiebeoordelingen helpt om de organisatiestructuur binnen Hire to Retire - Position Management actueel, nauwkeurig en juridisch correct te houden. Zo wordt elke positie regelmatig gecontroleerd op noodzaak, indeling en budget. Dat beperkt risico’s en ondersteunt goed bestuur in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind spoort afwijkingen van vastgestelde beoordelingsschema’s en beleidsregels automatisch op door activiteiten met de naam ‘Position Reviewed for Compliance’ te volgen. Het platform markeert posities waarvan de beoordelingsdeadline is gemist, zodat je op tijd kunt ingrijpen en het beleid gedurende de hele levenscyclus van posities consequent kunt naleven.

Dit doel richt zich op het verbeteren van het volledige proces voor het aanmaken van nieuwe posities, vanaf de aanvraag tot de activering in SAP SuccessFactors Employee Central. Een efficiënte workflow vermindert administratief werk, maakt nieuwe functies sneller beschikbaar en ondersteunt een tijdige werving binnen Hire to Retire - Position Management. ProcessMind brengt de werkelijke flow voor het aanmaken van posities in kaart en vindt onnodige stappen, herstelwerk en handmatige overdrachten. Door activiteiten en procesvarianten te analyseren, geeft het platform aanbevelingen op basis van data om delen van de workflow te standaardiseren en automatiseren. Zo kan de aanmaaktijd mogelijk met 20% dalen en de datakwaliteit verbeteren.

Nauwkeurige en consistente positiegegevens zijn belangrijk voor betrouwbare rapportages, strategische personeelsplanning en compliance binnen Hire to Retire - Position Management. Verouderde of inconsistente gegevens in SAP SuccessFactors Employee Central leiden tot fouten in budgetten, organigrammen en werving. ProcessMind vindt procesvarianten die vaak leiden tot activiteiten met de naam ‘Position Attributes Modified’ of tot inconsistente gegevens na het aanmaken van een positie. Ook laat het zien waar gegevens te laat worden bijgewerkt of updates worden overgeslagen. Zo kan je organisatie strengere regels voor gegevensbeheer en automatische controles invoeren en de betrouwbaarheid van de data verbeteren.

Minder activiteiten met de naam ‘Position Reclassified’ wijzen op een stabielere en beter ontworpen organisatiestructuur. Veel herindelingen binnen Hire to Retire - Position Management kunnen duiden op fouten in het oorspronkelijke functieontwerp. Dat leidt tot extra administratief werk en onduidelijkheid voor medewerkers en management in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind vindt de specifieke aanleidingen en afdelingen waar herindelingen het vaakst voorkomen. Daarbij analyseert het de voorafgaande activiteiten en attributen. Door terugkerende patronen en oorzaken zichtbaar te maken, helpt het organisaties hun aanpak voor het definiëren van posities te verbeteren. Zo kan het aantal herindelingen mogelijk met 15 tot 20% dalen.

Overbodige of vacante posities snel deactiveren of sluiten is belangrijk voor kostenbeheersing en een overzichtelijke, actuele organisatiestructuur binnen Hire to Retire - Position Management. Trage processen houden budget vast en zorgen voor onnodige vermeldingen in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus en vindt vertragingen bij activiteiten met de naam ‘Position Deactivated’ of ‘Position Closed’. Het platform laat zien waardoor die vertragingen ontstaan, bijvoorbeeld door ontbrekende goedkeuringen of problemen bij overdrachten tussen afdelingen. Zo kunnen proceseigenaren de posities sneller en volgens de regels sluiten.

Duidelijke verantwoordelijkheden voor wijzigingen aan posities voorkomen verwarring en fouten en versnellen het wijzigingsproces binnen Hire to Retire - Position Management. Onduidelijke rollen kunnen leiden tot vertraagde of onjuiste wijzigingen aan belangrijke positieattributen in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind analyseert event logs om activiteiten met de naam ‘Position Attributes Modified’ en het attribuut ‘Action User’ te vinden. Zo zie je wanneer meerdere gebruikers dezelfde attributen wijzigen of wanneer onduidelijk is wie verantwoordelijk is. Die informatie helpt om heldere rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen en te handhaven.

Specifieke bottlenecks binnen afdelingen in de workflow voor het goedkeuren van posities wegnemen is belangrijk om het Hire to Retire-proces voor position management efficiënter te maken. Vertragingen bij één afdeling kunnen doorwerken in het hele proces voor personeelsbezetting en organisatieveranderingen in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind brengt de goedkeuringsroute in kaart en markeert afdelingen of rollen die vaak vertraging veroorzaken bij ‘Position Request Approved by Manager’ of ‘Position Request Approved by HR’. Het platform meet de invloed van deze bottlenecks, zodat je gericht verantwoordelijkheden kunt herverdelen of overdrachten kunt verbeteren.

Door positiestatussen in het hele Hire to Retire-proces voor position management op dezelfde manier te gebruiken, blijft duidelijk in welke fase van de levenscyclus een positie zich bevindt. Inconsistent gebruik in SAP SuccessFactors Employee Central kan leiden tot misverstanden en inefficiëntie in de bedrijfsvoering. ProcessMind analyseert de volgorde van wijzigingen aan ‘Position Status’ en vindt afwijkingen van de verwachte statusovergangen. Zo zie je waar statussen worden overgeslagen, verkeerd gebruikt of te lang ongewijzigd blijven. Training of controles in het systeem kunnen vervolgens voor meer consistentie zorgen.

Een snellere goedkeuring van budgetten voor nieuwe of gewijzigde posities is belangrijk voor tijdige toewijzing van middelen en personeelsplanning binnen Hire to Retire - Position Management. Lange budgetgoedkeuringen in SAP SuccessFactors Employee Central kunnen belangrijke wervingsinitiatieven vertragen en afdelingen minder goed voorbereiden. ProcessMind volgt specifiek de activiteit ‘Position Budget Approved’ en meet de tijd tussen aanvraag en goedkeuring. Zo zie je precies welke stappen en personen vertraging veroorzaken in de financiële goedkeuringsketen. Met die data kun je de budgetbeoordeling verbeteren en het financiële toezicht versterken.

Minder wijzigingen aan positieattributen na het aanmaken van een positie zorgen voor stabielere gegevens en minder administratief herstelwerk binnen Hire to Retire - Position Management. Elke wijziging via ‘Position Attributes Modified’ in SAP SuccessFactors Employee Central kost tijd en vergroot de kans op fouten. ProcessMind vindt posities waarvan de attributen na het aanmaken opvallend vaak worden gewijzigd. Je kunt de oorzaken onderzoeken, zoals onvolledige gegevensinvoer bij de start of gebrekkig verandermanagement. Zo kun je maatregelen nemen om wijzigingen te voorkomen en het proces te verbeteren.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Hire to Retire - Position Management

De template downloaden

Procesdata exporteren

De dataset uploaden

Het proces analyseren

Verbeteringen doorvoeren

Het proces volgen

De template downloaden

Wat je moet doen

Download de vooraf ingerichte Excel-template voor position management. Deze is bedoeld om alle relevante eventgegevens uit SAP SuccessFactors Employee Central vast te leggen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een gestructureerde template verzamel je de juiste gegevens in het juiste formaat. Dat maakt de analyse eenvoudiger en de inzichten betrouwbaarder.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde datatemplate die klaarstaat voor de gegevens van het position management-proces.

WAT JE ONTDEKT

Verborgen inzichten in Hire to Retire-beheer

ProcessMind brengt het volledige traject van positiebeheer binnen Hire to Retire in beeld. Bekijk heldere visualisaties en inzichten op basis van data om inefficiënties en verbeterkansen te vinden.

Breng positiebeheer van begin tot eind in beeld
Herken vertragingen bij goedkeuringen en bottlenecks
Breng compliance- en datalacunes aan het licht
Verbeter de nauwkeurigheid van de personeelsstructuur

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Betere resultaten met functiebeheer

Deze resultaten laten zien welke meetbare efficiëntieverbeteringen en strategische voordelen organisaties behalen door hun processen voor functiebeheer van indiensttreding tot uitdiensttreding te optimaliseren. Door de volledige levenscyclus van functies te analyseren, op basis van de Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central, kunnen organisaties inefficiënties opsporen en gericht verbeteringen doorvoeren.

0 %

Functies sneller goedkeuren

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Process mining brengt bottlenecks in kaart, zodat je ze kunt aanpakken en het volledige goedkeuringsproces voor functies sneller verloopt. Daardoor kun je sneller beslissen over de personeelsbezetting en hoeven aanvragen minder lang te wachten.

0 %

Betere naleving van beleid

Meer functies die aan de beoordelingsnormen voldoen

Zorg dat alle functies binnen de gestelde termijnen de vereiste compliancebeoordelingen doorlopen. Zo beperk je auditrisico’s en voldoe je aan regelgeving. Daarmee voorkom je kostbare problemen door niet-naleving.

0 %

Functies eenvoudiger aanmaken

Kortere doorlooptijd voor het aanmaken van functies

Door workflows te optimaliseren, kunnen organisaties de tijd voor het aanmaken van functies flink verkorten, vanaf de aanvraag tot de functie actief is in het HR-systeem. Dat maakt de bedrijfsvoering efficiënter.

0 %

Nauwkeurigere functiegegevens

Minder wijzigingen in attributen na het aanmaken

Minder herstelwerk en fouten bij het invoeren van functiegegevens zorgen vanaf het begin voor betere datakwaliteit. Zo zijn de HR-data betrouwbaar voor rapportages en strategische beslissingen.

0 %

Stabiele organisatiestructuur

Minder onnodige herindelingen van functies

Beperk het aantal herindelingen van functies door de oorzaken van instabiliteit te achterhalen en functies vanaf het begin goed te definiëren. Dat maakt de organisatiestructuur duidelijker.

De resultaten verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de organisatiecontext. De genoemde verbeteringen zijn resultaten die vaak worden behaald met process mining.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een functie in de organisatie. Deze code is de belangrijkste case-identificatie voor het functiebeheerproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste identificatiecode van de case. De code koppelt alle bijbehorende gebeurtenissen, zodat je de volledige levenscyclus van een functie kunt volgen en het procesverloop kunt analyseren.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment voor een functie plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in het proces. Daarmee kun je de proceskaart visualiseren en workflows, bottlenecks en afwijkingen analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen weer. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, bottlenecks op te sporen en de procesprestaties te begrijpen.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van een activiteit berekenen en onderscheid maken tussen de tijd die aan een taak wordt besteed en de wachttijd tot de volgende stap.

De identificatiecode van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee koppel je procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je de werkverdeling en prestaties analyseren en automatisering herkennen.

De naam van de afdeling waartoe de functie behoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties tussen afdelingen vergelijken en bottlenecks analyseren, zodat je problemen per afdeling kunt opsporen.

De status van de functie op het moment van de gebeurtenis.

Waarom dit belangrijk is

Statuswijzigingen bijhouden is belangrijk om de levenscyclus van functies te analyseren, te controleren of het proces wordt gevolgd en te zien hoelang functies in elke status blijven.

De identificatie van de manager of goedkeurder die bij een goedkeuringsactiviteit betrokken is.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je goedkeuringsstappen op detailniveau analyseren en bottlenecks of goed presterende individuele goedkeurders herkennen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze gebeurtenis markeert het begin van het functiebeheerproces: een gebruiker dient formeel een aanvraag in om een nieuwe functie aan te maken. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer in SAP SuccessFactors een workflow voor het aanmaken van een functie wordt gestart.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Door de tijd tussen deze activiteit en bijvoorbeeld de goedkeuring of het aanmaken van de functie te analyseren, kun je de efficiëntie van het hele proces meten.

Deze activiteit geeft aan dat de afdeling Human Resources de functieaanvraag heeft goedgekeurd. Dit is een belangrijke mijlpaal die expliciet wordt vastgelegd als voltooide stap in de goedkeuringsworkflow.

Waarom dit belangrijk is

De definitieve goedkeuring door HR rondt vaak de belangrijkste goedkeuringsfase af, voordat het budget wordt toegewezen of de functie in het systeem wordt aangemaakt. De tijd tot deze stap is belangrijk voor de KPI 'Gemiddelde goedkeuringstijd functie'.

Deze activiteit markeert het officiële moment waarop de functie wordt aangemaakt in SAP SuccessFactors Employee Central. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in het auditspoor of de geschiedenis van het Position MDF-object, met de aanmaaktimestamp.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die bevestigt dat de functie officieel bestaat. De KPI 'Doorlooptijd voor het aanmaken van een functie' meet de tijd vanaf het indienen van de aanvraag tot deze gebeurtenis en geeft zo de efficiëntie van het hele proces weer.

Deze gebeurtenis geeft aan dat de nieuwe functie actief is en beschikbaar is voor personeelsbezetting of werving. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Active'.

Waarom dit belangrijk is

Activering is de laatste stap voordat de werving kan beginnen. Door de tijd tussen het aanmaken en activeren bij te houden, kun je vertragingen opsporen bij het gereedmaken van functies.

Deze gebeurtenis markeert de afwijzing van een functieaanvraag tijdens een willekeurige stap van de goedkeuringsworkflow. De workflowengine legt dit expliciet vast wanneer een goedkeurder de optie 'reject' of 'send back' kiest.

Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen zijn belangrijke procesafwijkingen en kunnen wijzen op problemen met de aanvraaggegevens, het budget of de onderbouwing. Door de redenen voor afwijzing te analyseren, kun je toekomstige aanvragen verbeteren.

Dit is de laatste gebeurtenis in de levenscyclus van een functie. De functie is dan definitief gesloten of opgeheven. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van de status naar een eindstatus, zoals 'Closed' of 'Eliminated'.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het definitieve eindpunt van het proces en maakt een nauwkeurige analyse van de totale doorlooptijd mogelijk. De gebeurtenis bevestigt dat de functie definitief is beëindigd.

Veelgestelde vragen

Hoe verbetert process mining Hire to Retire - Position Management in SAP SuccessFactors?

Process mining analyseert bestaande gegevens over position management in SuccessFactors en maakt de werkelijke procesflows zichtbaar. Zo komen bottlenecks, tekortkomingen op het gebied van compliance en inefficiënties aan het licht, bijvoorbeeld bij het aanmaken van posities of goedkeuringsrondes. Met die inzichten op basis van data kun je het proces verbeteren, goedkeuringen versnellen en de gegevens nauwkeuriger maken.

Welke gegevens zijn nodig uit SAP SuccessFactors Employee Central?

Voor de analyse van position management hebben we meestal event logs nodig die aan de Position ID zijn gekoppeld. Het gaat onder meer om aanmaakdatums, goedkeuringsstappen, statuswijzigingen, wijzigingen aan attributen en deactiveringsdatums. Ook zijn timestamps en gebruikers-ID’s nodig voor elke gebeurtenis. Met deze informatie kunnen we het volledige verloop van elke positie reconstrueren.

Hoe haal je de data op uit SAP SuccessFactors Employee Central?

Data uit SuccessFactors wordt meestal opgehaald met standaardrapportagetools, API’s of rechtstreekse databasequery’s. Welke methode geschikt is, hangt af van de systeemconfiguratie en beveiligingsprotocollen. We werken samen met je IT- of HRIS-team om de benodigde event log-data veilig en efficiënt op te halen. Het doel is een volledig overzicht met timestamps van alle activiteiten rond posities.

Welke verbeteringen kunnen we na process mining verwachten voor position management?

Je kunt onder meer kortere goedkeuringsdoorlooptijden voor posities, betere naleving van beoordelingsbeleid en efficiëntere workflows voor het aanmaken van posities verwachten. Process mining geeft concrete aanknopingspunten om herindelingen te beperken en positiestatussen op een vaste manier te gebruiken. Zo wordt de bedrijfsvoering efficiënter en de data betrouwbaarder.

Hoe lang duurt het meestal voordat een process mining-project voor position management eerste resultaten oplevert?

De tijd tot de eerste inzichten verschilt per project. Meestal kun je binnen 4 tot 6 weken na het ophalen en voorbereiden van de data de eerste procesvisualisaties en bottlenecks zien. Een volledige analyse en concrete aanbevelingen volgen doorgaans in de weken daarna. Dankzij deze snelle terugkoppeling kun je verbeteringen snel testen en bijstellen.

Verstoort process mining ons actieve SAP SuccessFactors-systeem of de HR-processen?

Nee. Process mining is een analysemethode die het systeem niet wijzigt. De analyse gebruikt historische data uit SAP SuccessFactors en heeft geen rechtstreekse interactie met de live productieomgeving. De dagelijkse HR-processen en systeemprestaties blijven dus ongewijzigd.

Hebben we intern geavanceerde technische kennis nodig om process mining in te voeren?

Enige kennis van de datastructuur van SuccessFactors is handig voor data-extractie, maar de tools voor process mining zijn meestal gebruiksvriendelijk. Ons team begeleidt je bij de technische inrichting, de voorbereiding van de data en de analyse. Zo heb je naast de hulp van je HRIS-team voor de datatoegang weinig technische kennis in huis nodig.

Kan process mining helpen om te controleren of het beleid voor functiebeoordelingen wordt nageleefd?

Ja. Process mining brengt de werkelijke processtappen en afwijkingen van het beleid voor functiebeoordelingen visueel in kaart. Je ziet welke beoordelingen zijn overgeslagen of vertraagd, en waar de procedure niet is gevolgd. Dat levert concreet bewijs van niet-naleving op. Zo kun je zorgen dat alle functies volgens het beleid worden beoordeeld.

Welke belangrijke indicatoren volgt process mining voor functiebeheer?

Process mining volgt onder meer de doorlooptijden voor het aanmaken en goedkeuren van functies, het aantal herindelingen, hoe vaak attributen veranderen en of goedkeuringsworkflows van afdelingen worden gevolgd. Ook houdt het de naleving van vastgesteld beleid bij en brengt het afwijkingen in processtappen aan het licht. Zo krijg je een volledig beeld van de procesgezondheid.

Verbeter vandaag nog de efficiëntie van positiebeheer binnen Hire to Retire!

Herken bottlenecks en verkort de doorlooptijd van Hire to Retire snel met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. De installatie duurt maar een paar minuten.