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Verbessern Sie Ihren Hire-to-Retire-Prozess für die Positionsverwaltung

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung der Positionsverwaltung in SAP SF EC
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Stellenverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess mit SAP SuccessFactors EC optimieren

Ineffiziente Abläufe in der Positionsverwaltung können zu Verzögerungen bei Genehmigungen, Compliance-Risiken und ungenauen Personaldaten führen. Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Engpässe und Verbesserungspotenziale in Ihren Prozessen aufzudecken. Analysieren Sie Ihre Workflows, um genau zu erkennen, wo Änderungen nötig sind, damit Sie effizienter arbeiten und die Organisationsstruktur korrekt halten können. Entdecken Sie, wie Sie Ihre Abläufe gezielt verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum Sie das Hire-to-Retire-Positionsmanagement in SAP SuccessFactors optimieren sollten

Ein wirksames Management organisatorischer Positionen ist eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Hire-to-Retire-Prozess. Im komplexen Umfeld von SAP SuccessFactors Employee Central wirkt sich ein effizientes Positionsmanagement unmittelbar auf die Personalplanung, die Einhaltung des Budgets und die Anpassungsfähigkeit der Organisation aus. Ineffiziente Abläufe führen zu erheblichen Problemen: Offene Stellen bleiben lange unbesetzt, „Geisterpositionen“ binden Budget, ohne besetzt zu sein, und eine korrekte Organisationsstruktur lässt sich nur schwer aufrechterhalten. Hinzu kommen Risiken, wenn interne Richtlinien oder externe Vorschriften nicht eingehalten werden. Das erhöht die Betriebskosten und erschwert strategische Personalmaßnahmen. Auch die Mitarbeitererfahrung leidet, wenn organisatorische Änderungen und Beförderungen nur langsam umgesetzt werden. Mit einem optimierten Hire-to-Retire-Positionsmanagement kann sich Ihre Organisation schneller auf veränderte Geschäftsanforderungen einstellen, Ressourcen gezielt zuweisen und die Datenintegrität sicherstellen. Das sind wichtige Voraussetzungen für einen wirksamen HR-Betrieb und den Geschäftserfolg.

Wie Process Mining Einblicke in Positionsmanagement-Workflows gibt

Process Mining macht Rohdaten aus Event Logs von SAP SuccessFactors Employee Central zu transparenten, datenbasierten Prozessdarstellungen. So können Sie das Hire-to-Retire-Positionsmanagement analysieren, statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen. Anhand der Position ID als eindeutiger Case-Kennung wird jeder Schritt einer Position sichtbar, von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Damit können Sie:

  • Den tatsächlichen Prozess entdecken: Den realen Ablauf des Positionsmanagements automatisch rekonstruieren und alle Varianten, häufigen Abläufe sowie unerwarteten Abweichungen vom vorgesehenen Prozessfluss in SAP SuccessFactors EC erkennen.
  • Engpässe und Verzögerungen lokalisieren: Genau feststellen, wo Positionsanfragen ins Stocken geraten, etwa bei der Genehmigung durch Führungskräfte, der HR-Prüfung, der Budgetzuweisung oder der Dateneingabe ins HR-System. So lassen sich die Ursachen langer Durchlaufzeiten nachvollziehen.
  • Die Compliance prüfen: Automatisch kontrollieren, ob jede Positionsänderung den festgelegten Geschäftsregeln, Genehmigungsmatrizen und regulatorischen Anforderungen entspricht. Nicht konforme Aktivitäten oder Datenänderungen in SAP SuccessFactors Employee Central werden dabei gekennzeichnet.
  • Die Leistung analysieren: Kennzahlen wie die durchschnittliche Genehmigungsdauer, die Zeit pro Aktivität und Übergabezeiten zwischen Abteilungen oder Benutzern quantifizieren. Das ermöglicht objektive Leistungsvergleiche und gezielte Verbesserungen.

Zentrale Verbesserungsbereiche, die Process Mining aufzeigt

Mit Process Mining lassen sich im Hire-to-Retire-Positionsmanagement in SAP SuccessFactors Employee Central mehrere wichtige Optimierungsmöglichkeiten erschließen:

  • Die Durchlaufzeit von Positionen verkürzen: Verzögerungen bei Genehmigungen und Übergaben erkennen und beseitigen, damit zwischen der Anfrage und der Erstellung oder Aktivierung einer Position weniger Zeit vergeht.
  • Compliance und Auditfähigkeit verbessern: Sicherstellen, dass alle Positionsänderungen den vorgeschriebenen Verfahren und Richtlinien entsprechen. Das stärkt die Prüfpfade und senkt Compliance-Risiken, insbesondere bei Positionen in regulierten Branchen.
  • Ressourcenzuweisung und Budgetplanung optimieren: Überflüssige Positionen und Geisterpositionen beseitigen und die Erstellung sowie Deaktivierung von Positionen vereinfachen. So bildet Ihre Personalplanung den tatsächlichen Personalbedarf und das verfügbare Budget korrekt ab.
  • Genehmigungs-Workflows vereinfachen: Ineffizienzen in mehrstufigen Genehmigungsprozessen aufdecken und Abläufe so neu gestalten, dass Entscheidungen schneller getroffen werden, ohne die Kontrolle zu vernachlässigen.
  • Nacharbeit und manuelle Eingriffe verringern: Schritte erkennen, die häufig zu Nacharbeit oder Fehlern führen oder manuelle Korrekturen erfordern. Daraus können sich Möglichkeiten für Automatisierung und standardisierte Verfahren in SAP SuccessFactors EC ergeben.

Erwartete Ergebnisse und Vorteile

Mit Process Mining im Hire-to-Retire-Positionsmanagement kann Ihre Organisation messbare Verbesserungen erzielen:

  • Positionen schneller besetzen: Die Durchlaufzeit für die Erstellung und Genehmigung neuer Positionen verkürzen, damit Sie schneller Personal gewinnen und einsetzen können.
  • Kosten deutlich senken: Unnötige Kosten durch verzögerte Genehmigungen, Geisterpositionen und eine ineffiziente Ressourcenzuweisung vermeiden.
  • Datenqualität und -integrität verbessern: Sicherstellen, dass die Daten in SAP SuccessFactors Employee Central die aktuelle Organisationsstruktur korrekt abbilden. Das erleichtert aussagekräftige Berichte und eine strategische Personalplanung.
  • Compliance-Risiken verringern: Nicht konforme Prozessabläufe frühzeitig erkennen und korrigieren, um Ihre Organisation vor möglichen Sanktionen und Reputationsschäden zu schützen.
  • Die betriebliche Effizienz steigern: Den Lebenszyklus von Positionen effizienter verwalten. So können sich HR und Führungskräfte stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, statt manuell nachzufassen und Fehler zu korrigieren.
  • Die Erfahrung von Mitarbeitenden und Führungskräften verbessern: Führungskräften, die Positionen beantragen, und Mitarbeitenden, die von organisatorischen Änderungen betroffen sind, einen reibungsloseren und besser planbaren Ablauf bieten.

So starten Sie mit der Prozessoptimierung

Der erste Schritt zur Veränderung besteht darin, die Abläufe im Hire-to-Retire-Positionsmanagement von SAP SuccessFactors Employee Central genau zu verstehen. Process Mining liefert die klaren, datenbasierten Erkenntnisse, die Sie für fundierte Entscheidungen und gezielte Verbesserungen benötigen. Setzen Sie dieses Analysewerkzeug ein, um bestehende Herausforderungen zu lösen und das Positionsmanagement kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern. So bleibt es ein wichtiger Beitrag zum Wachstum und zur Stabilität Ihrer Organisation.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Genehmigung von Positionsanfragen durch Führungskräfte, HR oder Budgetverantwortliche wirken sich unmittelbar auf die Zeit bis zur Besetzung aus und können zu kritischen Personalengpässen führen. Lange Durchlaufzeiten erschweren die Personalplanung und lassen häufig Chancen zur Gewinnung geeigneter Mitarbeitender verstreichen.
ProcessMind zeigt für jede Position ID die genaue Dauer der einzelnen Genehmigungsschritte. So werden Engpässe sichtbar und Sie erkennen, wo Anfragen in SAP SuccessFactors Employee Central ins Stocken geraten. Auf dieser Grundlage können Sie Workflows und Rollen gezielt verbessern.

Werden Positionen nicht regelmäßig überprüft oder neu eingestuft, kann das zu Problemen bei der internen Gleichbehandlung, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Abstimmung von Vergütungsstrukturen führen. Nicht überprüfte Positionen können bei Audits beanstandet werden und das Betriebsrisiko erhöhen.
ProcessMind verfolgt für jede Position ID die Aktivität „Position auf Compliance geprüft“ und zeigt, wenn Prüfungen ausbleiben oder verspätet erfolgen. So unterstützt die Lösung die Einhaltung der geltenden Richtlinien in SAP SuccessFactors Employee Central und hilft, mögliche Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Bei der Erstellung neuer Positionen gibt es oft überflüssige Schritte, unnötige Genehmigungen oder wiederholte Nacharbeiten. Das bindet wertvolle HR-Ressourcen und verzögert die Besetzung wichtiger Positionen. Zudem steigen die Verwaltungskosten.
ProcessMind bildet den tatsächlichen Ablauf der Aktivität „Position im HR-System erstellt“ und der zugehörigen Aktivitäten ab. So werden Abweichungen vom optimalen Ablauf sowie Nacharbeiten und unnötige Schritte für jede Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central sichtbar.

Korrekte Positionsdaten, darunter Stellenbezeichnung, Abteilung und Kostenstelle, sind wichtig für verlässliche Berichte, die Budgetplanung und die Organisationsplanung. Unstimmige Daten führen zu fehlerhaften Berichten und erschweren fundierte strategische Entscheidungen.
ProcessMind analysiert Ereignisse vom Typ „Positionsattribute geändert“ und zeigt Positionen mit häufigen Änderungen oder Abweichungen bei wichtigen Attributen im Zeitverlauf. So lässt sich die Datenintegrität im Hire-to-Retire-Positionsmanagement von SAP SuccessFactors Employee Central sicherstellen.

Häufige Ereignisse vom Typ „Position neu eingestuft“ können auf eine unpassende ursprüngliche Einstufung, uneinheitliche Regeln für Stellenbezeichnungen oder rasch wechselnde organisatorische Anforderungen hindeuten. Das kann zu Instabilität und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen.
ProcessMind zählt die Ereignisse vom Typ „Position neu eingestuft“ für jede Position ID. So lassen sich Ursachen wie unzureichende ursprüngliche Definitionen oder systematische Probleme im Hire-to-Retire-Prozess von SAP SuccessFactors Employee Central erkennen.

Positionen, die lange nach Wegfall des Bedarfs weiterhin „Aktiviert“ oder „Eingefroren/Ausgesetzt“ sind, können zu ungenauer Budgetplanung, unnötigem Verwaltungsaufwand und Unklarheit über die Organisationsstruktur führen. Das beeinträchtigt die Ressourcenzuweisung.
ProcessMind misst die Zeit zwischen dem Status „Position aktiviert“ oder „Eingefroren/Ausgesetzt“ und „Position deaktiviert“ oder „Position geschlossen“. So werden Verzögerungen im Lebenszyklusmanagement von Positionen in SAP SuccessFactors Employee Central sichtbar und die Kostenkontrolle wird verbessert.

Wenn Ereignisse vom Typ „Positionsattribute geändert“ keiner klaren Person oder Reihenfolge zugeordnet werden können, bleibt unklar, wer für einzelne Änderungen verantwortlich ist. Das erschwert die Nachverfolgung von Prüfpfaden und die Zuordnung von Verantwortung.
ProcessMind verwendet das Attribut „Aktionsbenutzer“, um alle Änderungen an einer Position ID transparent darzustellen. So ist für jeden Schritt klar, wer zuständig war, was die Verantwortlichkeit und Auditfähigkeit in SAP SuccessFactors Employee Central verbessert.

In bestimmten Abteilungen oder Standorten dauern Genehmigungen von Positionsanfragen möglicherweise regelmäßig länger. Das kann auf lokale Ineffizienzen, begrenzte Ressourcen oder besondere Compliance-Anforderungen hindeuten und zu einer uneinheitlichen betrieblichen Leistung führen.
ProcessMind kann die Genehmigungsdurchlaufzeiten für Position IDs nach den Attributen „Abteilung“ und „Standort“ filtern und analysieren. So erkennen Sie, welche Organisationseinheiten zurückliegen und wo eine Prozessoptimierung in SAP SuccessFactors Employee Central erforderlich ist.

Eine fehlerhafte oder uneinheitliche Verwendung von „Positionsstatus“ oder „Positionstyp“ führt zu ungenauen Berichten über Personalplanung, Budget und Organisationsstruktur. Das beeinträchtigt die Verlässlichkeit der Daten.
ProcessMind stellt die Übergänge zwischen den verschiedenen Werten für „Positionsstatus“ dar. So werden Abweichungen vom erwarteten Lebenszyklus und eine fehlerhafte Verwendung von Statusangaben für Position IDs in SAP SuccessFactors Employee Central sichtbar.

Verzögerungen bei der Aktivität „Positionsbudget genehmigt“ beeinträchtigen unmittelbar die Fähigkeit der Organisation, wichtige Positionen rechtzeitig zu schaffen und zu besetzen. Das erschwert strategisches Wachstum und den Ausbau der Belegschaft und kann dazu führen, dass Chancen ungenutzt bleiben.
ProcessMind misst gezielt die Dauer der Aktivität „Positionsbudget genehmigt“ ab ihrer Einleitung. So lassen sich Engpässe im finanziellen Genehmigungsteil des Hire-to-Retire-Prozesses für SAP SuccessFactors Employee Central erkennen.

Wenn sich die Attribute einer Position kurz nach ihrer Erstellung oder im weiteren Verlauf häufig ändern, kann das auf eine unzureichende ursprüngliche Definition, häufige Umstrukturierungen oder unklare Anforderungen hindeuten.
ProcessMind zählt für jede Position ID die Ereignisse vom Typ „Positionsattribute geändert“. So lassen sich instabile oder unzureichend definierte Positionen im Hire-to-Retire-Positionsmanagement von SAP SuccessFactors Employee Central erkennen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit bis zur vollständigen Genehmigung neuer Positionen und Positionsänderungen im Hire-to-Retire-Positionsmanagement von SAP SuccessFactors Employee Central deutlich zu verkürzen. Schnellere Genehmigungen ermöglichen eine zügigere Besetzung und Aktualisierung der Organisationsstruktur. Das wirkt sich positiv auf die Personalplanung und die betriebliche Effizienz aus. ProcessMind zeigt Engpässe und nicht konforme Abläufe in Genehmigungs-Workflows auf und lokalisiert die konkreten Schritte und Rollen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Durchlaufzeiten einzelner Genehmigungsschritte erhalten Sie konkrete Ansatzpunkte zur Vereinfachung des Prozesses. Überarbeitete Workflows oder automatische Benachrichtigungen können die Genehmigungszeiten möglicherweise um 30–50 % verkürzen.

Die vollständige Einhaltung der Richtlinien zur Positionsprüfung ist wichtig, damit die Organisationsstruktur im Hire-to-Retire-Positionsmanagement korrekt, aktuell und rechtlich einwandfrei bleibt. Dazu werden alle Positionen regelmäßig auf ihre Notwendigkeit, Einstufung und Budgetkonformität geprüft. So lassen sich Risiken verringern und die Governance in SAP SuccessFactors Employee Central sicherstellen. ProcessMind erkennt Abweichungen von festgelegten Prüfplänen und Richtlinien automatisch, indem die Aktivität „Position auf Compliance geprüft“ verfolgt wird. Die Lösung zeigt Positionen an, bei denen Prüffristen versäumt wurden. So können Sie rechtzeitig eingreifen und die Einhaltung der Governance-Vorgaben über den gesamten Lebenszyklus der Positionen hinweg sicherstellen.

Ziel ist es, den gesamten Ablauf zur Erstellung neuer Positionen in SAP SuccessFactors Employee Central zu optimieren, von der ersten Anfrage bis zur Aktivierung. Ein effizienter Workflow verringert den Verwaltungsaufwand, beschleunigt die Bereitstellung neuer Positionen und unterstützt die rechtzeitige Personalgewinnung im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. ProcessMind stellt den tatsächlichen Ablauf der Positionserstellung dar und zeigt unnötige Schritte, Schleifen mit Nacharbeit und manuelle Übergaben auf. Durch die Analyse von Aktivitätsfolgen und Varianten erhalten Sie datenbasierte Empfehlungen, um Teile des Workflows zu standardisieren und zu automatisieren. Dadurch kann sich die Erstellungszeit möglicherweise um 20 % verkürzen und die Datenqualität verbessern.

Korrekte und einheitliche Positionsdaten sind entscheidend für verlässliche Berichte, eine strategische Personalplanung und die Compliance im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. Veraltete oder uneinheitliche Daten in SAP SuccessFactors Employee Central führen zu Fehlern bei der Budgetplanung, in Organigrammen und bei der Personalgewinnung. ProcessMind zeigt Prozessvarianten auf, die häufige Aktivitäten vom Typ „Positionsattribute geändert“ oder Datenabweichungen nach der Erstellung verursachen. Die Lösung macht sichtbar, wo Daten verspätet oder gar nicht aktualisiert werden. So können Organisationen strengere Regeln für die Datenverwaltung und automatische Prüfungen einführen und die Datenintegrität insgesamt verbessern.

Weniger Aktivitäten vom Typ „Position neu eingestuft“ sprechen für eine stabilere und präziser gestaltete Organisationsstruktur. Häufige Neueinstufungen im Hire-to-Retire-Positionsmanagement können auf Fehler bei der ursprünglichen Gestaltung von Positionen hindeuten. Das verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand und sorgt bei Mitarbeitenden und Führungskräften in SAP SuccessFactors Employee Central für Unklarheit. ProcessMind lokalisiert die konkreten Auslöser und Abteilungen, in denen Neueinstufungen besonders häufig vorkommen, und analysiert vorausgehende Aktivitäten und Attribute. Die dabei erkennbaren Muster und Ursachen helfen Organisationen, die ursprüngliche Definition von Positionen zu verbessern und Neueinstufungen möglicherweise um 15–20 % zu verringern.

Überflüssige oder unbesetzte Positionen zeitnah zu deaktivieren oder zu schließen, ist wichtig für die Kostenkontrolle und eine schlanke, korrekte Organisationsstruktur im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. Verzögerungen können Budgetmittel binden und das System in SAP SuccessFactors Employee Central unnötig belasten. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus und zeigt Verzögerungen bei den Aktivitäten „Position deaktiviert“ oder „Position geschlossen“. Die Lösung macht deren Ursachen sichtbar, etwa fehlende Genehmigungen oder Probleme bei der Übergabe zwischen Abteilungen. So können Prozessverantwortliche schnellere und regelkonforme Verfahren für den Abschluss einführen.

Klare Zuständigkeiten für Positionsänderungen verhindern Missverständnisse, verringern Fehler und beschleunigen Änderungen im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. Unklare Rollen können zu verspäteten oder fehlerhaften Änderungen wichtiger Positionsattribute in SAP SuccessFactors Employee Central führen. ProcessMind analysiert Event Logs, um Aktivitäten vom Typ „Positionsattribute geändert“ und den zugehörigen „Aktionsbenutzer“ zu ermitteln. Die Lösung zeigt, wenn mehrere Benutzer dieselben Attribute ändern oder Zuständigkeiten ungeklärt sind. So erhalten Sie Erkenntnisse, mit denen sich klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und durchsetzen lassen.

Bestimmte Engpässe in Abteilungen im Genehmigungs-Workflow für Positionen zu beseitigen, ist entscheidend für effizientere Abläufe im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. Verzögerungen in einer Abteilung können sich auf den gesamten Prozess der Personalbesetzung und der Aktualisierung der Organisationsstruktur in SAP SuccessFactors Employee Central auswirken. ProcessMind bildet den Genehmigungsweg ab und zeigt Abteilungen oder Rollen auf, die bei den Aktivitäten „Positionsanfrage von Führungskraft genehmigt“ oder „Positionsanfrage von HR genehmigt“ regelmäßig Verzögerungen verursachen. Die Auswirkungen dieser Engpässe werden quantifiziert. So können Sie Zuständigkeiten gezielt neu verteilen oder Übergaben vereinfachen.

Eine standardisierte Verwendung von Positionsstatus im Hire-to-Retire-Positionsmanagement sorgt für einheitliche und korrekte Angaben und macht den jeweiligen Stand im Lebenszyklus einer Position klar erkennbar. Eine uneinheitliche Verwendung in SAP SuccessFactors Employee Central kann zu Fehlinterpretationen und ineffizienten Abläufen führen. ProcessMind analysiert die Abfolge von Änderungen am „Positionsstatus“ und zeigt Abweichungen von den vorgesehenen Statusübergängen auf. Die Lösung macht sichtbar, wenn Status übersprungen, falsch verwendet oder zu lange beibehalten werden. Darauf aufbauend können Schulungen oder systemseitige Vorgaben die Einheitlichkeit verbessern.

Eine schnellere Genehmigung des Budgets für neue oder geänderte Positionen ist wichtig, damit Ressourcen rechtzeitig zugewiesen und Personal im Hire-to-Retire-Positionsmanagement geplant werden kann. Lange Budgetgenehmigungen in SAP SuccessFactors Employee Central können wichtige Einstellungsinitiativen verzögern und die Einsatzbereitschaft von Abteilungen beeinträchtigen. ProcessMind verfolgt gezielt die Aktivität „Positionsbudget genehmigt“ und misst die Zeit von der Anfrage bis zur Genehmigung. Die Lösung lokalisiert die konkreten Schritte und Personen, die Verzögerungen in der finanziellen Genehmigungskette verursachen. So erhalten Sie eine Datengrundlage, um Budgetprüfungen zu optimieren und die Finanzaufsicht zu verbessern.

Weniger häufige Änderungen an Positionsattributen nach der Erstellung verbessern die Datenstabilität und verringern den Verwaltungsaufwand durch Nacharbeit im Hire-to-Retire-Positionsmanagement. Jede Änderung vom Typ „Positionsattribute geändert“ in SAP SuccessFactors Employee Central bindet Ressourcen und erhöht das Fehlerrisiko. ProcessMind zeigt Positionen mit ungewöhnlich vielen Attributänderungen nach der ursprünglichen Erstellung. Die Lösung unterstützt Sie dabei, die Ursachen zu untersuchen, etwa unvollständige Dateneingaben bei der Erstellung oder unzureichende Änderungsverfahren. So können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen und Prozesse verbessern.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Hire-to-Retire-Positionsmanagements

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Template herunterladen
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Prozessdaten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Prozess überwachen
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für das Positionsmanagement herunter. Es ist darauf ausgelegt, alle relevanten Ereignisdaten aus SAP SuccessFactors Employee Central zu erfassen.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit einem strukturierten Template erfassen Sie die benötigten Daten im richtigen Format. Das vereinfacht die Analyse und macht Ihre Erkenntnisse verlässlicher.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Daten-Template, das Sie mit den Daten Ihres Positionsmanagement-Prozesses befüllen können.

IHRE ERKENNTNISSE

Verborgene Erkenntnisse zur Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess aufdecken

ProcessMind macht Ihren gesamten Hire-to-Retire-Prozess für die Positionsverwaltung sichtbar. Präzise Visualisierungen und datengetriebene Erkenntnisse zeigen Ihnen Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale.
  • Die Positionsverwaltung durchgängig visualisieren
  • Verzögerungen bei Genehmigungen und Engpässe erkennen
  • Lücken bei Compliance und Daten aufdecken
  • Die Genauigkeit der Personalstruktur verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Bessere Ergebnisse im Stellenmanagement

Diese Ergebnisse zeigen die messbaren Effizienzgewinne und strategischen Vorteile, die Unternehmen durch optimierte Hire-to-Retire-Prozesse im Stellenmanagement erzielen. Durch die Analyse des gesamten Lebenszyklus von Stellen, die in SAP SuccessFactors Employee Central anhand der Position ID identifiziert werden, können Unternehmen Ineffizienzen erkennen und gezielte Verbesserungen umsetzen.

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Schnellere Stellengenehmigungen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Process Mining identifiziert und beseitigt Engpässe und beschleunigt so den gesamten Genehmigungsprozess für Stellen deutlich. Dadurch können Personalentscheidungen schneller getroffen und Wartezeiten verkürzt werden.
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Bessere Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Mehr Stellen erfüllen die Überprüfungsstandards

Stellen Sie sicher, dass alle Stellen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen den erforderlichen Compliance-Prüfungen unterzogen werden. So senken Sie das Prüfungsrisiko und erfüllen regulatorische Vorgaben. Das beugt kostspieligen Compliance-Verstößen vor.
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Einfachere Einrichtung von Stellen

Verkürzung der Zykluszeit für die Stellenerstellung

Durch optimierte Workflows können Unternehmen die Zeit für die Einrichtung neuer Stellen deutlich verkürzen, vom ersten Antrag bis zur Aktivierung im HR-System. Das steigert die betriebliche Effizienz.
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Höhere Genauigkeit der Stellendaten

Weniger Attributänderungen nach der Erstellung

Weniger Nacharbeit und Fehler bei der Eingabe von Stellendaten verbessern die Datenqualität von Anfang an. So stehen für Berichte und strategische Entscheidungen verlässliche HR-Daten zur Verfügung.
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Stabile Organisationsstruktur

Weniger unnötige Neueinstufungen von Stellen

Verringern Sie die Zahl der Neueinstufungen, indem Sie die Ursachen für Instabilität ermitteln und Stellen von Anfang an korrekt definieren. Das sorgt für mehr Klarheit in der Organisation.

Die individuellen Ergebnisse hängen von der Komplexität des jeweiligen Prozesses, der Datenqualität und dem organisatorischen Kontext ab. Die genannten Verbesserungen entsprechen typischen Ergebnissen aus Process-Mining-Einführungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Der eindeutige Identifikator einer Stelle in der Organisation. Er dient als primäre Case-ID für den Stellenmanagementprozess.

Warum das wichtig ist

Dieser zentrale Identifikator verknüpft alle zugehörigen Ereignisse. So lässt sich der vollständige Lebenszyklus einer Stelle nachvollziehen und ihr Prozessablauf analysieren.

Die Bezeichnung des Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Stelle eingetreten ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung der Prozesslandkarte sowie die Analyse von Workflows, Engpässen und Abweichungen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die chronologische Abfolge der Ereignisse fest. Das ist wichtig, um Zykluszeiten zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die Prozessleistung zu verstehen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Verarbeitungszeit einer Aktivität berechnen und unterscheiden, wie viel Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe und wie viel für das Warten auf den nächsten Schritt aufgewendet wird.

Der Identifikator des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Prozessaktivitäten bestimmten Benutzern zuordnen. Das ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, die Messung der Leistung und das Erkennen von Automatisierung.

Die Bezeichnung der Fachabteilung, zu der die Stelle gehört.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Leistung vergleichen und Engpässe in verschiedenen Fachabteilungen analysieren, um bereichsspezifische Probleme zu erkennen.

Der Status der Stelle zum Zeitpunkt des Ereignisses.

Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Statusänderungen ist wichtig, um den Lebenszyklus einer Stelle zu analysieren, die Einhaltung des Prozesses sicherzustellen und zu verstehen, wie lange Stellen in den einzelnen Zuständen verbleiben.

Die Kennung des Managers oder Genehmigers, der an einem Genehmigungsschritt beteiligt ist.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Genehmigungsschritte detailliert analysieren und Engpässe oder besonders leistungsstarke Genehmiger erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Dieses Ereignis markiert den Beginn des Stellenmanagementprozesses: Ein Benutzer stellt offiziell einen Antrag auf Einrichtung einer neuen Stelle. Es wird erfasst, sobald in SAP SuccessFactors ein Workflow zur Stellenerstellung ausgelöst wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Prozesses. Für die Messung der Gesamteffizienz ist es entscheidend, die Zeit von dieser Aktivität bis zu anderen Schritten zu analysieren, etwa bis zur Genehmigung oder Erstellung der Stelle.

Diese Aktivität zeigt an, dass die Personalabteilung den Stellenantrag genehmigt hat. Sie ist ein wichtiger Meilenstein und wird als ausdrücklich abgeschlossener Schritt im Genehmigungs-Workflow protokolliert.

Warum das wichtig ist

Mit der abschließenden Genehmigung durch HR endet häufig die Hauptgenehmigungsphase, bevor das Budget zugewiesen oder die Stelle im System angelegt wird. Die Zeit bis zu diesem Schritt ist eine wichtige Grundlage für die KPI „Durchschnittliche Genehmigungszeit für Stellen“.

Diese Aktivität markiert die offizielle Anlage des Stellendatensatzes in SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird anhand des Prüfpfads oder des Verlaufs des Position-MDF-Objekts und des Erstellungs-Timestamps ausdrücklich erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein bestätigt, dass die Stelle offiziell angelegt wurde. Die KPI „Zykluszeit für die Stellenerstellung“ misst die Zeit vom Eingang des Antrags bis zu diesem Ereignis und bildet damit die Gesamteffizienz ab.

Dieses Ereignis zeigt an, dass die neu angelegte Stelle aktiviert wurde und für die Besetzung oder Personalbeschaffung zur Verfügung steht. In der Regel wird es aus einer Änderung des Statusfelds der Stelle auf „Aktiv“ abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Die Aktivierung ist der letzte Schritt, bevor die Besetzung beginnen kann. Wenn Sie die Zeit von der Erstellung bis zur Aktivierung erfassen, erkennen Sie Verzögerungen dabei, Stellen für die Besetzung bereitzustellen.

Dieses Ereignis markiert die Ablehnung eines Stellenantrags in einer beliebigen Phase des Genehmigungs-Workflows. Es wird ausdrücklich von der Workflow-Engine protokolliert, wenn eine genehmigende Person die Option „Ablehnen“ oder „Zurückweisen“ auswählt.

Warum das wichtig ist

Ablehnungen sind kritische Prozessabweichungen und können auf Probleme mit den Antragsdaten, dem Budget oder der Begründung hindeuten. Die Analyse der Ablehnungsgründe hilft, die Qualität künftiger Anträge zu verbessern.

Dies ist das letzte Ereignis im Lebenszyklus einer Stelle. Es zeigt an, dass die Stelle dauerhaft geschlossen oder gestrichen wurde. In der Regel wird es aus einer Änderung des Status der Stelle auf einen Endstatus wie „Geschlossen“ oder „Gestrichen“ abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den eindeutigen Endpunkt des Prozesses und ermöglicht eine genaue Analyse der Zykluszeit von Anfang bis Ende. Sie bestätigt, dass die Stelle endgültig ausgemustert wurde.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre vorhandenen Positionsmanagementdaten aus SuccessFactors und stellt die tatsächlichen Prozessabläufe dar. Dabei werden Engpässe, Compliance-Lücken und Ineffizienzen sichtbar, etwa bei der Erstellung von Positionen oder in Genehmigungsabläufen. Auf dieser Grundlage können Sie datenbasierte Verbesserungen umsetzen, Genehmigungen beschleunigen und die Datengenauigkeit erhöhen.

Für die Analyse des Positionsmanagements benötigen wir in der Regel Event Logs mit Bezug zur Position ID. Dazu gehören beispielsweise Erstellungsdaten, Genehmigungsschritte, Statusänderungen, Attributänderungen und Deaktivierungsdaten sowie die Timestamps und Benutzer-IDs der einzelnen Ereignisse. Anhand dieser Informationen lässt sich der vollständige Ablauf für jede Position rekonstruieren.

Die Daten werden aus SuccessFactors üblicherweise mit Standard-Berichtswerkzeugen, über APIs oder durch direkte Datenbankabfragen extrahiert. Welche Methode geeignet ist, hängt von Ihrer Systemkonfiguration und Ihren Sicherheitsvorgaben ab. Gemeinsam mit Ihrem IT- oder HRIS-Team stellen wir sicher, dass die benötigten Event-Log-Daten sicher und effizient extrahiert werden. Ziel ist ein vollständiger, mit Timestamps versehener Datensatz aller positionsbezogenen Aktivitäten.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa kürzeren Genehmigungsdurchlaufzeiten für Positionen, einer besseren Einhaltung der Prüfungsrichtlinien und einfacheren Workflows zur Positionserstellung. Process Mining liefert konkrete Erkenntnisse, mit denen sich Neueinstufungen verringern und die Verwendung von Positionsstatus standardisieren lassen. Diese Optimierungen steigern die betriebliche Effizienz und verbessern die Datenintegrität.

Wie schnell erste Erkenntnisse vorliegen, hängt vom Projekt ab. Nach der Extraktion und Aufbereitung der Daten können Sie in der Regel innerhalb von 4–6 Wochen erste Prozessdarstellungen und Hinweise auf Engpässe erwarten. Eine umfassende Analyse und konkrete Empfehlungen folgen meist in den darauffolgenden Wochen. Durch diese zeitnahe Rückmeldung können Sie Verbesserungen schnell anpassen und weiterentwickeln.

Nein. Process Mining ist ein nicht invasives Analyseverfahren. Es arbeitet mit historischen Daten, die aus Ihrem SAP-SuccessFactors-System extrahiert wurden. Während der Analyse gibt es daher keine direkte Interaktion mit Ihrer Produktivumgebung. Der tägliche HR-Betrieb und die Systemleistung bleiben unbeeinträchtigt.

Ein gewisses Verständnis der SuccessFactors-Datenstruktur ist für die Datenextraktion hilfreich. Die Process-Mining-Werkzeuge selbst sind jedoch meist einfach zu bedienen. Unser Team begleitet Sie bei der technischen Einrichtung, der Datenaufbereitung und der Analyse. Über den Beitrag Ihres HRIS-Teams zum Datenzugriff hinaus benötigen Sie dafür nur wenig internes technisches Fachwissen.

Ja. Process Mining macht die tatsächlichen Abläufe und Abweichungen von den vorgesehenen Richtlinien zur Stellenüberprüfung sichtbar. So erkennen Sie, wenn Überprüfungen ausbleiben, verspätet stattfinden oder nicht nach den vorgeschriebenen Vorgehensweisen erfolgen. Die Analyse liefert konkrete Belege für Verstöße und hilft Ihnen, die vollständige Einhaltung der Richtlinien zur Stellenüberprüfung sicherzustellen.

Process Mining erfasst wichtige Kennzahlen wie die Zykluszeiten für die Erstellung und Genehmigung von Stellen, die Anzahl der Neueinstufungen, die Häufigkeit von Attributänderungen und die Einhaltung der Genehmigungs-Workflows in den Fachabteilungen. Außerdem überwacht es die Einhaltung festgelegter Richtlinien und zeigt Abweichungen im Prozessablauf auf. Diese Kennzahlen geben einen umfassenden Überblick über die Prozessgesundheit.

Steigern Sie noch heute die Effizienz Ihrer Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess!

Erkennen Sie Engpässe und verkürzen Sie die Durchlaufzeit Ihres Hire-to-Retire-Prozesses schnell um 30 %.

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