> Průběžné zlepšování procesů > Proces od nástupu po odchod, správa pracovních pozic > SAP SuccessFactors Employee Central

Zlepšete správu pozic v procesu od nástupu po odchod

Průvodce v 6 krocích pro optimalizaci správy pozic v SAP SF EC

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete správu pozic v procesu od nástupu po odchod

Proces od nástupu po odchod, správa pracovních pozic

SAP SuccessFactors Recruiting

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(11)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Zlepšete správu pracovních pozic v SAP SuccessFactors EC v procesu od nástupu po odchod

Neefektivní správa pozic může vést ke zpoždění schvalování, rizikům v oblasti shody a nepřesným údajům o obsazení pracovních míst. Naše platforma vám pomůže odhalit skrytá úzká místa a příležitosti ke zlepšení procesů. Analýzou workflow zjistíte, kde jsou změny potřeba, aby se zvýšila efektivita a organizační struktura zůstala přesná. Podívejte se, jak zefektivnit provoz.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč optimalizovat proces Hire to Retire – správu pracovních pozic v SAP SuccessFactors Employee Central

Efektivní správa pracovních pozic je základem dobře fungujícího procesu Hire to Retire. V prostředí SAP SuccessFactors Employee Central ovlivňuje přímo plánování pracovní síly, dodržení rozpočtu i schopnost organizace pružně reagovat na změny. Neefektivní postupy vedou k dlouhému obsazování volných pozic, vzniku „fiktivních pozic“, které čerpají rozpočet, ale nejsou obsazené, potížím s udržováním správné organizační struktury i riziku porušení interních pravidel nebo externích předpisů. Tyto nedostatky zvyšují provozní náklady a brzdí strategické plánování pracovní síly. Zároveň zhoršují zkušenost zaměstnanců, protože zpomalují organizační změny a povyšování. Optimalizace procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic pomůže vaší organizaci rychleji reagovat na měnící se potřeby, správně přidělovat zdroje a udržovat přesná data. To vše je důležité pro efektivní provoz HR i úspěšné fungování firmy.

Jak process mining pomáhá porozumět správě pracovních pozic

Process mining převádí nezpracované záznamy událostí ze SAP SuccessFactors Employee Central na přehledné mapy procesů založené na datech. Díky tomu můžete analyzovat a zlepšovat proces Hire to Retire – správu pracovních pozic. Nemusíte se spoléhat na předpoklady ani jednotlivé zkušenosti. Process mining přesně znázorní každý krok životního cyklu pozice, od prvního požadavku až po její uzavření. Jako jedinečný identifikátor případu slouží Position ID. Tento přístup vám umožní:

Odhalit skutečný průběh procesu: Automaticky zrekonstruovat celý proces správy pracovních pozic, včetně všech variant, obvyklých postupů i nečekaných odchylek od zamýšleného průběhu v SAP SuccessFactors EC.
Najít úzká místa a zpoždění: Přesně určit, kde se požadavky na pozice zdržují, například při schvalování vedoucím, kontrole HR, přidělování rozpočtu nebo zadávání údajů do HR systému. Snáze tak zjistíte příčiny dlouhého trvání procesu.
Ověřit shodu: Automaticky kontrolovat, zda každá změna pozice odpovídá stanoveným obchodním pravidlům, schvalovacím maticím a regulatorním požadavkům. Systém označí činnosti a změny dat, které nejsou v souladu s pravidly SAP SuccessFactors Employee Central.
Analyzovat výkonnost: Měřit ukazatele, jako je průměrná doba schválení, čas strávený jednotlivými činnostmi nebo předávání mezi odděleními a uživateli. Výsledky umožňují objektivně porovnávat výkonnost a určit, kde se zaměřit na zlepšení.

Oblasti zlepšení, které odhalí process mining

Využití process mining v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic v SAP SuccessFactors Employee Central vám pomůže najít několik důležitých příležitostí ke zlepšení:

Zkrácení doby vyřízení pozice: Zkraťte dobu od zadání požadavku na pozici po její vytvoření nebo aktivaci tím, že odhalíte a odstraníte zdržení při schvalování a předávání.
Zlepšení shody a připravenosti na audit: Zajistěte, aby se všechny změny pozic řídily požadovanými postupy a pravidly. Zlepšete auditní stopu a snižte riziko nesouladu, zejména u pozic v regulovaných odvětvích.
Lepší přidělování zdrojů a plánování rozpočtu: Odstraňte duplicitní nebo fiktivní pozice a zjednodušte jejich vytváření i deaktivaci. Plán pracovní síly tak bude lépe odpovídat potřebám personálního obsazení a rozpočtu.
Zjednodušení schvalovacích workflow: Odhalte neefektivní vícestupňové schvalování a upravte ho tak, aby se rozhodovalo rychleji, aniž by se omezila kontrola.
Omezení oprav a ručních zásahů: Najděte kroky, které často vedou k opravám, chybám nebo ručním úpravám. Získáte tak podklady pro automatizaci a sjednocení postupů v SAP SuccessFactors EC.

Očekávané výsledky a přínosy

Využití process mining v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic může vaší organizaci přinést měřitelné výsledky:

Rychlejší obsazování pozic: Zkraťte celkovou dobu potřebnou k vytvoření a schválení nových pozic. Nábor i nástup zaměstnanců tak mohou probíhat rychleji.
Výrazné úspory nákladů: Omezte zbytečné náklady způsobené pomalým schvalováním, fiktivními pozicemi a neefektivním přidělováním zdrojů.
Přesnější a spolehlivější data: Zajistěte, aby údaje v SAP SuccessFactors Employee Central odpovídaly aktuální organizační struktuře. Zlepšíte tím reporting i strategické plánování pracovní síly.
Nižší riziko nesouladu: Včas odhalte a napravte procesní postupy, které nejsou v souladu s pravidly. Omezíte tak riziko sankcí a poškození pověsti organizace.
Efektivnější provoz: Zjednodušte správu životního cyklu pozic a uvolněte kapacitu HR i vedoucích pracovníků. Mohou se věnovat důležitější práci místo ručních urgencí a oprav chyb.
Lepší zkušenost zaměstnanců a vedoucích: Zajistěte předvídatelnější a plynulejší průběh pro vedoucí, kteří žádají o nové pozice, i pro zaměstnance dotčené organizačními změnami.

Jak začít se zlepšováním procesů

Prvním krokem je porozumět tomu, jak v SAP SuccessFactors Employee Central skutečně probíhá proces Hire to Retire – správa pracovních pozic. Process mining vám poskytne přehledné poznatky založené na datech, které potřebujete pro informovaná rozhodnutí a cílená zlepšení. Využijte tuto analytickou metodu k řešení současných problémů i průběžnému sledování a zlepšování správy pozic. Ta se tak může stát oporou růstu a stability vaší organizace.

Proces od nástupu po odchod, správa pracovních pozic Životní cyklus pracovní pozice Správa personálních kapacit Organizační schéma Provoz HR Shoda v HR Schvalovací workflow Plánování pracovní síly H2R Řízení lidského kapitálu HCM Návrh organizační struktury

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Zpoždění při schvalování požadavků na pozice ze strany vedoucích, HR nebo správců rozpočtu přímo prodlužují dobu náboru a mohou vést k vážnému nedostatku pracovníků. Dlouhé schvalování komplikuje plánování pracovní síly a často znamená, že organizace přijde o vhodné kandidáty.
ProcessMind zobrazuje přesnou dobu každého schvalovacího kroku u jednotlivých Position ID. Ukáže úzká místa i to, kde se požadavky v SAP SuccessFactors Employee Central zdržují. Díky tomu můžete cíleně upravit workflow a odpovědnosti jednotlivých rolí.

Pokud se pozice pravidelně nekontrolují nebo nepřeklasifikují, může to vést k nerovnosti uvnitř organizace, porušení právních předpisů a nesouladu v odměňování. Nekontrolované pozice mohou být předmětem auditních zjištění a zvyšovat provozní rizika.
ProcessMind sleduje u každého Position ID činnost „Position Reviewed for Compliance“ a odhaluje vynechané nebo opožděné kontroly. Pomáhá tak dodržovat zavedená pravidla v SAP SuccessFactors Employee Central a předcházet jejich porušování.

Vytváření nových pozic často zahrnuje nadbytečné kroky, zbytečná schválení nebo opakované opravy. Tyto činnosti zatěžují HR a zdržují obsazení důležitých pozic. Neefektivní postupy také zvyšují administrativní náklady.
ProcessMind mapuje skutečný průběh činnosti „Position Created in HR System“ i souvisejících činností. U každého Position ID v SAP SuccessFactors Employee Central odhalí odchylky od optimálního postupu, opakované opravy i zbytečné kroky.

Přesné údaje o pozicích, včetně názvu, oddělení a nákladového střediska, jsou důležité pro spolehlivý reporting, plánování rozpočtu i organizační plánování. Nesrovnalosti vedou k chybným výkazům a špatným strategickým rozhodnutím.
ProcessMind analyzuje události „Position Attributes Modified“ a odhaluje pozice, u kterých se důležité atributy často mění nebo se jejich hodnoty v čase rozcházejí. Pomáhá tak udržovat správnost dat v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic v SAP SuccessFactors Employee Central.

Časté události „Position Reclassified“ mohou ukazovat na problémy s původním zařazením pozic, nejednotné názvosloví nebo rychle se měnící potřeby organizace. Výsledkem může být nestabilita a více administrativní práce.
ProcessMind počítá události „Position Reclassified“ u každého Position ID. Pomáhá tak odhalit příčiny, například nedostatečné původní vymezení pozice nebo systémové problémy v procesu Hire to Retire v SAP SuccessFactors Employee Central.

Pozice, které zůstávají ve stavu „Activated“ nebo „Frozen/Suspended“ dlouho poté, co už nejsou potřeba, mohou vést k nepřesnému plánování rozpočtu, zbytečným nákladům a nejasnostem v organizační struktuře. To ovlivňuje přidělování zdrojů.
ProcessMind sleduje dobu od přechodu pozice do stavu „Position Activated“ nebo „Frozen/Suspended“ až po stav „Position Deactivated“ nebo „Position Closed“. Odhalí zpoždění při správě životního cyklu pozic v SAP SuccessFactors Employee Central a pomůže lépe řídit náklady.

Pokud u událostí „Position Attributes Modified“ není jasné, kdo změnu provedl nebo v jakém pořadí, vznikají nejasnosti ohledně odpovědnosti. Auditní stopa se pak obtížně sleduje a odpovědnost se hůře určuje.
ProcessMind využívá atribut „Action User“ a přehledně zobrazuje všechny změny u Position ID. U každého kroku tak ukáže, kdo za něj odpovídá, a zlepší dohledatelnost i odpovědnost v SAP SuccessFactors Employee Central.

V některých odděleních nebo lokalitách může schvalování požadavků na pozice pravidelně trvat déle. Příčinou mohou být místní neefektivní postupy, nedostatek kapacit nebo zvláštní požadavky na shodu. Výsledkem jsou rozdíly ve výkonnosti jednotlivých částí organizace.
ProcessMind umožňuje filtrovat a analyzovat dobu schvalování podle atributů „Department“ a „Location“ u jednotlivých Position ID. Určíte tak konkrétní organizační jednotky, které zaostávají a jejichž procesy je potřeba v SAP SuccessFactors Employee Central zlepšit.

Nesprávné nebo nejednotné používání hodnot „Position Status“ a „Position Type“ v organizaci vede k nepřesným údajům o plánování pracovní síly, rozpočtu i celkové organizační struktuře. Tím se snižuje spolehlivost dat.
ProcessMind zobrazuje přechody mezi různými hodnotami „Position Status“. Odhalí odchylky od očekávaného životního cyklu i nesprávné používání stavů u Position ID v SAP SuccessFactors Employee Central.

Zpoždění při schvalování rozpočtu na pozici přímo ovlivňuje schopnost organizace včas vytvořit a obsadit důležité pozice. Brzdí strategický růst i rozšiřování pracovní síly a může vést ke ztrátě příležitostí.
ProcessMind sleduje dobu od zahájení po dokončení činnosti „Position Budget Approved“. Pomáhá tak odhalit úzká místa ve finančním schvalování procesu Hire to Retire v SAP SuccessFactors Employee Central.

Pokud se u jedné pozice krátce po jejím vytvoření nebo v průběhu jejího životního cyklu opakovaně zaznamenávají události „Position Attributes Modified“, může to ukazovat na nedostatečné původní vymezení, časté reorganizace nebo nejasné požadavky.
ProcessMind spočítá celkový počet událostí „Position Attributes Modified“ u každého Position ID. Pomáhá tak odhalit nestabilní nebo nedostatečně vymezené pozice v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic v SAP SuccessFactors Employee Central.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je výrazně zkrátit dobu potřebnou ke schválení nových pozic nebo jejich změn v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic v SAP SuccessFactors Employee Central. Rychlejší schvalování umožní dříve obsadit pozice a aktualizovat organizační strukturu. To se projeví v plánování pracovní síly i efektivitě provozu. ProcessMind odhalí úzká místa a odchylky od stanoveného postupu ve schvalovacích workflow. Ukáže konkrétní fáze a role, které způsobují zdržení. Analýza doby jednotlivých schvalovacích kroků poskytne podklady pro zjednodušení procesu. Úprava workflow nebo automatická upozornění mohou zkrátit dobu schvalování o 30–50 %.

Dodržování pravidel pro kontrolu pracovních pozic je důležité pro udržení přesné, aktuální a právně vyhovující organizační struktury v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. Pravidelná kontrola ověřuje potřebnost pozic, jejich zařazení i soulad s rozpočtem. Snižuje tak rizika a podporuje řádné řízení v SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind automaticky odhaluje odchylky od stanovených plánů a pravidel kontrol tím, že sleduje činnosti „Position Reviewed for Compliance“. Označí pozice, u kterých nebyla kontrola provedena včas, takže můžete zasáhnout dříve a zajistit dodržování pravidel po celý životní cyklus pozic.

Cílem je zlepšit celý proces vytváření nových pozic, od zadání požadavku po aktivaci v SAP SuccessFactors Employee Central. Efektivní workflow snižuje administrativní zátěž, urychluje zpřístupnění nových pozic a podporuje včasný nábor v rámci procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. ProcessMind zobrazuje skutečný průběh vytváření pozic a odhaluje zbytečné kroky, opakované opravy i ruční předávání. Analýza posloupnosti činností a jejich variant poskytne podklady pro sjednocení a automatizaci částí workflow. Dobu vytváření pozic tak lze zkrátit až o 20 % a zvýšit přesnost dat.

Přesné a jednotné údaje o pracovních pozicích jsou důležité pro spolehlivý reporting, strategické plánování pracovní síly a dodržování pravidel v procesu Hire to Retire – správě pracovních pozic. Zastaralá nebo nejednotná data v SAP SuccessFactors Employee Central vedou k chybám v rozpočtu, organizačních schématech i náboru. ProcessMind odhalí varianty procesu, které vedou k častým činnostem „Position Attributes Modified“ nebo k nesrovnalostem v datech po vytvoření pozice. Ukáže, kde se aktualizace údajů zpožďují nebo vynechávají. Organizace pak mohou zpřísnit správu dat a zavést automatické kontroly, které zlepší jejich celkovou přesnost.

Méně časté činnosti „Position Reclassified“ ukazují na stabilnější a přesněji navrženou organizační strukturu. Časté překlasifikování v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic může signalizovat chyby v původním návrhu pozic. V SAP SuccessFactors Employee Central pak zvyšuje administrativní zátěž a způsobuje nejasnosti zaměstnancům i vedoucím. ProcessMind určí konkrétní příčiny a oddělení, kde k překlasifikování dochází nejčastěji. Analyzuje předcházející činnosti i atributy a odhalí opakující se vzorce a důvody změn. Organizace tak mohou zlepšit postupy pro původní vymezení pozic a snížit počet překlasifikování o 15–20 %.

Rychlá deaktivace nebo uzavření nadbytečných či neobsazených pozic pomáhá řídit náklady a udržovat přehlednou a přesnou organizační strukturu v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. Pomalý postup může blokovat rozpočet a zbytečně zaplňovat systém v SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind sleduje celý životní cyklus pozice a odhaluje zpoždění při činnostech „Position Deactivated“ a „Position Closed“. Ukáže jejich příčiny, například chybějící schválení nebo problémy při předávání mezi odděleními. Vlastníci procesů pak mohou zavést rychlejší postupy uzavírání, které zároveň dodržují stanovená pravidla.

Jasně určená odpovědnost za aktualizace pozic předchází nejasnostem, omezuje chyby a urychluje změny v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. Nejasné role mohou v SAP SuccessFactors Employee Central vést ke zpožděným nebo nesprávným změnám důležitých atributů pozic. ProcessMind analyzuje záznamy událostí a vyhledává činnosti „Position Attributes Modified“ i atribut „Action User“. Odhalí případy, kdy stejné atributy mění více uživatelů, i situace, kdy není jasné, kdo za změnu odpovídá. Získáte tak podklady pro jasné vymezení a uplatňování rolí a odpovědností.

Odstranění úzkých míst v konkrétních odděleních je důležité pro zlepšení celého schvalovacího workflow v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. Zdržení v jednom oddělení se může přenést do dalších částí procesu a ovlivnit nábor i aktualizaci organizační struktury v SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind mapuje schvalovací postup a ukazuje oddělení nebo role, které pravidelně zdržují činnosti „Position Request Approved by Manager“ nebo „Position Request Approved by HR“. Změří dopad těchto úzkých míst a poskytne podklady pro cílené změny odpovědností nebo zjednodušení předávání.

Jednotné používání stavů v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic zajišťuje přesné informace a jasnou komunikaci o fázi životního cyklu pozice. Nejednotné používání stavů v SAP SuccessFactors Employee Central může vést k nesprávnému výkladu údajů a neefektivnímu provozu. ProcessMind analyzuje posloupnost změn „Position Status“ a odhaluje odchylky od očekávaných přechodů mezi stavy. Ukáže, kde se některé stavy vynechávají, používají nesprávně nebo v nich pozice zůstávají příliš dlouho. Na základě těchto zjištění můžete zlepšit školení nebo nastavení systému.

Rychlé schválení rozpočtu na nové nebo upravené pozice je důležité pro včasné přidělení zdrojů a plánování pracovní síly v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. Dlouhé schvalování rozpočtu v SAP SuccessFactors Employee Central může zdržet důležitý nábor a omezit připravenost oddělení. ProcessMind sleduje činnost „Position Budget Approved“ a měří dobu od zadání požadavku po jeho schválení. Určí konkrétní fáze a osoby, které způsobují zdržení ve finančním schvalování. Získáte tak podklady pro zlepšení kontroly rozpočtu i finančního dohledu.

Omezení častých změn atributů po vytvoření pozice zvyšuje stabilitu dat a snižuje administrativní opravy v procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic. Každá změna zaznamenaná jako „Position Attributes Modified“ v SAP SuccessFactors Employee Central spotřebovává zdroje a zvyšuje riziko chyby. ProcessMind odhalí pozice, u kterých se po vytvoření neobvykle často mění atributy. Pomůže analyzovat příčiny, například neúplné zadání údajů při založení nebo nedostatečné řízení změn. Na základě zjištění můžete zavést preventivní opatření a zlepšit proces.

Šest kroků ke zlepšení procesu Hire to Retire – správy pracovních pozic

Stáhněte si šablonu

Exportujte data o procesu

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte svůj proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte svůj proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte předpřipravenou šablonu Excel pro správu pracovních pozic. Je navržená tak, aby zachytila všechna potřebná data událostí ze SAP SuccessFactors Employee Central.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Strukturovaná šablona vám pomůže shromáždit správná data ve správném formátu. Analýza tak bude jednodušší a její výsledky spolehlivější.

Očekávaný výsledek

Strukturovaná šablona připravená k vyplnění daty z procesu správy pracovních pozic.

CO ZJISTÍTE

Odhalte skryté souvislosti ve správě pozic od nástupu po odchod

ProcessMind zmapuje celý proces správy pozic od nástupu po odchod. Pomocí přehledných vizualizací a datových poznatků snadno určíte neefektivní místa a příležitosti ke zlepšení.

Zobrazte si celý proces správy pozic
Odhalte zpoždění schvalování a úzká místa
Odhalte nedostatky v oblasti shody a kvality dat
Zvyšte přesnost struktury obsazení pracovních míst

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Lepší výsledky při správě pracovních pozic

Tyto výsledky ukazují měřitelné úspory a přínosy, kterých organizace dosahují optimalizací procesu správy pracovních pozic od nástupu do odchodu zaměstnance. Analýza celého životního cyklu pozic, které jsou v SAP SuccessFactors Employee Central identifikovány pomocí Position ID, pomáhá odhalit neefektivní místa a cíleně zlepšovat proces.

0 %

Rychlejší schvalování pracovních pozic

Průměrné zkrácení doby schvalování

Process mining odhaluje úzká místa, která prodlužují schvalování pracovních pozic, a pomáhá je odstranit. Schvalování od začátku do konce se tak zrychlí, což umožňuje rychlejší rozhodování o obsazení pozic a zkracuje čekání.

0 %

Lepší dodržování pravidel

Nárůst počtu pracovních pozic, které splňují požadavky na revizi

Zajistěte, aby všechny pracovní pozice prošly požadovanými kontrolami shody ve stanovených lhůtách. Snížíte tím riziko při auditu a podpoříte dodržování předpisů. Předejdete tak nákladům spojeným s nedodržením pravidel.

0 %

Jednodušší zakládání pracovních pozic

Zkrácení doby vytvoření pracovní pozice

Optimalizací workflow mohou organizace výrazně zkrátit dobu od zadání požadavku na novou pracovní pozici až po její aktivaci v HR systému. Zlepší se tím efektivita provozu.

0 %

Přesnější údaje o pracovních pozicích

Méně změn atributů po vytvoření pozice

Méně oprav a chyb při zadávání údajů o pracovních pozicích zvyšuje jejich kvalitu hned od začátku. Spolehlivější data v HR systému pak usnadňují reporting i strategické rozhodování.

0 %

Stabilnější organizační struktura

Méně zbytečných změn zařazení pracovních pozic

Odhalte příčiny nestability a zajistěte správné vymezení pracovních pozic hned od začátku. Omezíte tak jejich opakované změny zařazení a zpřehledníte organizační strukturu.

Výsledky se mohou lišit podle složitosti procesu, kvality dat a situace v organizaci. Uvedená zlepšení odpovídají obvyklým výsledkům dosaženým při nasazení process mining.

Doporučená data

Začněte s nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby přidávejte další.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor pracovní pozice v organizaci, který slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu její správy.

Proč je to důležité

Tento identifikátor propojuje všechny související události. Díky němu lze sledovat celý životní cyklus pracovní pozice a analyzovat průběh procesu.

Název obchodní události, která se v určitém okamžiku týkala pracovní pozice.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje zobrazit mapu procesu i analyzovat workflow, úzká místa a odchylky.

Časový údaj, který označuje, kdy došlo ke konkrétní aktivitě.

Proč je to důležité

Tento atribut určuje chronologické pořadí událostí. Je nezbytný pro výpočet doby průběhu, odhalování úzkých míst a vyhodnocení výkonu procesu.

Časový údaj, který označuje dokončení konkrétní aktivity.

Proč je to důležité

Umožňuje vypočítat dobu zpracování aktivity a rozlišit čas strávený prací na úkolu od čekání na další krok.

Identifikátor uživatele, který provedl aktivitu.

Proč je to důležité

Umožňuje přiřadit aktivity procesu konkrétním uživatelům a analyzovat pracovní zátěž, měřit výkon i odhalovat automatizaci.

Název oddělení, do kterého pracovní pozice patří.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkon a analyzovat úzká místa v různých odděleních, a tím odhalit problémy v konkrétních oblastech.

Stav pracovní pozice v okamžiku události.

Proč je to důležité

Sledování změn stavu je důležité pro analýzu životního cyklu pracovní pozice, ověření shody procesu a zjištění, jak dlouho pozice zůstávají v jednotlivých stavech.

Identifikátor manažera nebo schvalovatele, který se podílí na schvalování.

Proč je to důležité

Umožňuje podrobně analyzovat jednotlivé schvalovací kroky a odhalit úzká místa i nadprůměrně výkonné schvalovatele.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato událost označuje začátek procesu správy pracovních pozic. Uživatel formálně podá požadavek na vytvoření nové pozice. Událost se zaznamená při spuštění workflow pro vytvoření pozice v SAP SuccessFactors.

Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost procesu. Doba od této aktivity k dalším krokům, například ke schválení nebo vytvoření pozice, je důležitá pro měření celkové efektivity procesu.

Tato aktivita znamená, že oddělení lidských zdrojů schválilo požadavek na pracovní pozici. Jde o důležitý milník, který se ve schvalovacím workflow zaznamená jako dokončený krok.

Proč je to důležité

Konečné schválení oddělením HR obvykle uzavírá hlavní fázi schvalování před přidělením rozpočtu nebo vytvořením pozice v systému. Doba do dosažení tohoto kroku je důležitá pro KPI „Průměrná doba schválení pracovní pozice“.

Tato aktivita označuje oficiální vytvoření záznamu pracovní pozice v SAP SuccessFactors Employee Central. Zaznamená se přímo z auditní stopy nebo historie objektu Position MDF podle časového údaje o vytvoření.

Proč je to důležité

Jde o zásadní milník, který potvrzuje, že pracovní pozice byla oficiálně vytvořena. KPI „Doba vytvoření pracovní pozice“ měří dobu od zahájení požadavku do této události a ukazuje celkovou efektivitu procesu.

Tato událost označuje, že nově vytvořená pracovní pozice byla aktivována a je k dispozici pro obsazení nebo nábor. Obvykle se odvozuje ze změny hodnoty pole stavu pozice na „Active“.

Proč je to důležité

Aktivace je posledním krokem před zahájením náboru. Sledování doby od vytvoření do aktivace pomáhá odhalit zpoždění při přípravě pozic k obsazení.

Tato událost označuje zamítnutí požadavku na pracovní pozici v kterékoli fázi schvalovacího workflow. Jde o výslovně zaznamenanou událost, kterou workflow engine uloží, když schvalovatel vybere možnost „reject“ nebo „send back“.

Proč je to důležité

Zamítnutí představuje významnou odchylku od procesu a může ukazovat na problémy s údaji v požadavku, rozpočtem nebo jeho zdůvodněním. Analýza důvodů zamítnutí pomáhá zlepšit kvalitu budoucích požadavků.

Jde o závěrečnou událost životního cyklu pracovní pozice. Označuje její trvalé uzavření nebo zrušení. Obvykle se odvozuje ze změny stavu pozice na konečnou hodnotu, například „Closed“ nebo „Eliminated“.

Proč je to důležité

Tato aktivita představuje konec procesu a umožňuje přesně analyzovat dobu jeho průběhu od začátku do konce. Potvrzuje, že životní cyklus pracovní pozice byl řádně ukončen.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak process mining zlepšuje proces Hire to Retire – správu pracovních pozic v SAP SuccessFactors?

Process mining analyzuje stávající data o správě pracovních pozic v SuccessFactors a zobrazuje skutečný průběh procesu. Odhalí úzká místa, nedostatky v dodržování pravidel i neefektivitu, například při vytváření pozic nebo jejich schvalování. Na základě dat pak můžete proces zlepšit, urychlit schvalování a zvýšit přesnost údajů.

Jaká konkrétní data potřebujeme ze SAP SuccessFactors Employee Central?

K analýze správy pracovních pozic obvykle potřebujeme záznamy událostí přiřazené k Position ID. Patří mezi ně data vytvoření pozice, schvalovací kroky, změny stavu a atributů i datum deaktivace. U každé události potřebujeme také časové razítko a ID uživatele. Tyto údaje nám umožní zrekonstruovat celý životní cyklus každé pozice.

Jak se data exportují ze SAP SuccessFactors Employee Central?

Data ze SuccessFactors se obvykle exportují pomocí standardních nástrojů pro reporting, API nebo přímých dotazů do databáze. Způsob závisí na konfiguraci systému a bezpečnostních pravidlech. S vaším IT týmem nebo týmem HRIS zajistíme bezpečný a efektivní export potřebných záznamů událostí. Cílem je získat úplný záznam všech činností souvisejících s pozicemi včetně časových razítek.

Jaká zlepšení můžeme po využití process mining ve správě pracovních pozic očekávat?

Můžete očekávat například kratší dobu schvalování pozic, lepší dodržování pravidel pro jejich kontrolu a jednodušší workflow pro vytváření pozic. Process mining poskytne konkrétní podklady pro omezení překlasifikování a sjednocení používání stavů pozic. Výsledkem může být efektivnější provoz a přesnější data.

Jak dlouho obvykle trvá, než projekt process mining ve správě pracovních pozic přinese první výsledky?

Doba se může lišit. Po exportu a přípravě dat obvykle můžete očekávat první vizualizace procesu a zjištění úzkých míst během 4–6 týdnů. Podrobná analýza a konkrétní doporučení zpravidla následují v dalších týdnech. Díky rychlé zpětné vazbě můžete změny průběžně upravovat a ověřovat.

Naruší process mining provoz našeho systému SAP SuccessFactors nebo činnost HR?

Ne. Process mining je neinvazivní analytická metoda. Pracuje s historickými daty exportovanými ze SAP SuccessFactors, takže během analýzy přímo nezasahuje do produkčního prostředí. Každodenní provoz HR ani výkon systému tím nejsou ovlivněny.

Potřebujeme pro zavedení process mining vlastní odborníky s pokročilými technickými znalostmi?

Znalost struktury dat v SuccessFactors vám usnadní jejich extrakci, samotné nástroje process mining se ale obvykle snadno používají. Náš tým vás provede technickým nastavením, přípravou dat i analýzou. Rozsáhlé technické znalosti na vaší straně nejsou potřeba, kromě zapojení týmu HRIS při zajištění přístupu k datům.

Může process mining pomoci zajistit shodu s pravidly pro revizi pracovních pozic?

Ano. Process mining přehledně zobrazí skutečný průběh revizí pracovních pozic i odchylky od stanovených pravidel. Ukáže případy, kdy revize neproběhla, zpozdila se nebo se postupovalo nesprávně. Získáte tak konkrétní podklady o nedodržení pravidel a můžete zajistit, aby všechny pracovní pozice prošly revizí v souladu s nimi.

Jaké ukazatele process mining sleduje při správě pracovních pozic?

Process mining sleduje například dobu vytvoření a schválení pracovní pozice, počet změn jejího zařazení, četnost změn atributů a dodržování schvalovacích workflow jednotlivých oddělení. Sleduje také míru shody s definovanými pravidly a odchylky v průběhu procesu. Tyto ukazatele poskytují celkový přehled o stavu procesu.

Zvyšte efektivitu správy pozic od nástupu po odchod ještě dnes!

Odhalte úzká místa a rychle zkraťte dobu procesu od nástupu po odchod o 30 %.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.