> Ciągłe doskonalenie procesów > Od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami > SAP SuccessFactors Employee Central

Usprawnij proces od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami

6 kroków do usprawnienia zarządzania stanowiskami w SAP SF EC

Pobierz szablon danych

Od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(11)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Usprawnij zarządzanie stanowiskami w cyklu od zatrudnienia do odejścia w SAP SuccessFactors EC

Nieefektywne zarządzanie stanowiskami może opóźniać zatwierdzanie, zwiększać ryzyko niezgodności i prowadzić do błędnych danych kadrowych. Nasza platforma pomaga wykrywać ukryte wąskie gardła i obszary wymagające poprawy. Analiza workflow pozwala dokładnie wskazać, gdzie warto wprowadzić zmiany, aby zwiększyć efektywność i zachować aktualną strukturę organizacyjną. Sprawdź, jak usprawnić operacje.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces Hire to Retire – zarządzanie stanowiskami w SAP SuccessFactors Employee Central

Sprawne zarządzanie stanowiskami organizacyjnymi to podstawa dobrze działającego procesu Hire to Retire. W SAP SuccessFactors Employee Central wpływa ono bezpośrednio na planowanie zatrudnienia, przestrzeganie budżetu i zdolność organizacji do reagowania na zmiany. Nieefektywne działania prowadzą do długiego obsadzania wakatów, tworzenia „fikcyjnych stanowisk”, które obciążają budżet, choć nie są obsadzone, trudności z utrzymaniem aktualnej struktury organizacyjnej oraz ryzyka naruszenia wewnętrznych zasad lub zewnętrznych przepisów. Skutkiem są wyższe koszty operacyjne i utrudnienia w realizacji planów kadrowych. Zmiany organizacyjne i awanse trwają dłużej, co pogarsza doświadczenia pracowników. Usprawnienie procesu Hire to Retire – zarządzania stanowiskami pozwala szybciej reagować na potrzeby firmy, właściwie przydzielać zasoby i dbać o poprawność danych. To ważne dla sprawnego działania HR i całej organizacji.

Jak process mining pomaga analizować workflow zarządzania stanowiskami

Process mining przekształca surowe dzienniki zdarzeń z SAP SuccessFactors Employee Central w przejrzyste mapy procesów oparte na danych. Dzięki temu można analizować i usprawniać proces Hire to Retire – zarządzania stanowiskami bez polegania na założeniach czy pojedynczych relacjach. Oprogramowanie pokazuje każdy etap obsługi stanowiska, od zgłoszenia zapotrzebowania po jego zamknięcie. Identyfikatorem sprawy jest unikalny Position ID. Pozwala to:

Poznać rzeczywisty przebieg procesu: automatycznie odtworzyć cały proces zarządzania stanowiskiem, zobaczyć jego warianty, najczęstsze ścieżki i nieoczekiwane odstępstwa od założonego przebiegu w SAP SuccessFactors EC.
Zlokalizować wąskie gardła i opóźnienia: ustalić, na którym etapie zatrzymują się wnioski o stanowisko, na przykład podczas akceptacji przez menedżera, weryfikacji przez HR, przydzielania budżetu lub wprowadzania danych do systemu HR. Ułatwia to ustalenie przyczyn długiego czasu realizacji.
Sprawdzić zgodność: automatycznie weryfikować, czy każda zmiana stanowiska spełnia określone reguły biznesowe, zasady akceptacji i wymogi prawne. System wskazuje działania i zmiany danych niezgodne z wymaganiami w SAP SuccessFactors Employee Central.
Analizować wyniki: mierzyć takie wskaźniki jak średni czas akceptacji, czas trwania poszczególnych działań i przekazywania spraw między działami lub użytkownikami. Umożliwia to obiektywne porównywanie wyników i wskazywanie obszarów do poprawy.

Obszary do usprawnienia wskazane przez process mining

Zastosowanie process mining w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami w SAP SuccessFactors Employee Central pozwala wskazać kilka obszarów do optymalizacji:

Skrócenie czasu obsługi stanowiska: ograniczenie czasu od zgłoszenia zapotrzebowania na stanowisko do jego utworzenia lub aktywacji przez wykrycie i usunięcie opóźnień w akceptacjach i przekazywaniu spraw.
Poprawa zgodności i gotowości do audytu: zapewnienie, że wszystkie zmiany stanowisk przebiegają zgodnie z wymaganymi procedurami i zasadami. Ułatwia to prowadzenie ścieżki audytowej i ogranicza ryzyko naruszeń, szczególnie w branżach regulowanych.
Lepsze planowanie zasobów i budżetu: eliminowanie zbędnych lub fikcyjnych stanowisk oraz usprawnienie ich tworzenia i dezaktywacji. Dzięki temu plan zatrudnienia lepiej odzwierciedla potrzeby kadrowe i dostępny budżet.
Usprawnienie workflow akceptacji: wykrywanie problemów w wieloetapowych procesach akceptacji i wprowadzanie zmian, które przyspieszają podejmowanie decyzji bez ograniczania nadzoru.
Ograniczenie poprawek i ręcznych interwencji: wskazanie etapów, które często wymagają ponownej pracy, prowadzą do błędów lub ręcznych korekt. To punkt wyjścia do automatyzacji i ujednolicenia procedur w SAP SuccessFactors EC.

Oczekiwane rezultaty i korzyści

Zastosowanie process mining w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami może przynieść wymierne korzyści:

Szybsze obsadzanie stanowisk: skrócenie czasu tworzenia i akceptacji nowych stanowisk, co pozwala szybciej pozyskiwać i wdrażać pracowników.
Niższe koszty: ograniczenie zbędnych wydatków związanych z opóźnionymi akceptacjami, fikcyjnymi stanowiskami i nieefektywnym przydziałem zasobów.
Większa poprawność i spójność danych: zapewnienie, że dane w SAP SuccessFactors Employee Central odzwierciedlają aktualną strukturę organizacyjną. Ułatwia to raportowanie i planowanie zatrudnienia.
Mniejsze ryzyko naruszeń: wczesne wykrywanie i korygowanie przebiegów procesu niezgodnych z wymaganiami, co ogranicza ryzyko kar i szkód wizerunkowych.
Sprawniejsze operacje: usprawnienie zarządzania cyklem życia stanowiska i odciążenie zespołów HR oraz menedżerów od ręcznych przypomnień i poprawiania błędów. Dzięki temu mogą skupić się na zadaniach przynoszących większą wartość.
Lepsze doświadczenia pracowników i menedżerów: sprawniejsza i bardziej przewidywalna obsługa wniosków menedżerów o stanowiska oraz zmian organizacyjnych wpływających na pracowników.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu

Poznanie szczegółowego przebiegu procesu Hire to Retire – zarządzania stanowiskami w SAP SuccessFactors Employee Central to pierwszy krok do zmian. Process mining dostarcza przejrzystych analiz opartych na danych, które pomagają podejmować świadome decyzje i wdrażać konkretne usprawnienia. To narzędzie analityczne pozwala nie tylko rozwiązywać bieżące problemy, lecz także stale monitorować i doskonalić zarządzanie stanowiskami, aby wspierało rozwój i stabilność organizacji.

Od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami Cykl życia stanowiska Zarządzanie zatrudnieniem Schemat organizacyjny Operacje HR Zgodność w HR Workflow zatwierdzania Planowanie zatrudnienia H2R Zarządzanie kapitałem ludzkim HCM Projektowanie struktury organizacyjnej

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Opóźnienia w akceptacji wniosków o stanowiska przez menedżerów, HR lub osoby odpowiedzialne za budżet bezpośrednio wydłużają czas zatrudnienia i mogą prowadzić do poważnych braków kadrowych. Długi czas realizacji utrudnia planowanie zatrudnienia i często oznacza utratę kandydatów.
ProcessMind pokazuje dokładny czas każdego etapu akceptacji dla poszczególnych Position ID. Wskazuje wąskie gardła i miejsca, w których wnioski zatrzymują się w SAP SuccessFactors Employee Central. Pozwala to precyzyjnie usprawnić workflow i podział odpowiedzialności.

Brak regularnego przeglądu lub zmiany klasyfikacji stanowisk może prowadzić do nierównego traktowania pracowników, naruszeń prawa i niespójnych zasad wynagradzania. Stanowiska pozostawione bez kontroli mogą skutkować nieprawidłowościami wykrytymi podczas audytu i zwiększać ryzyko operacyjne.
ProcessMind śledzi dla każdego Position ID działanie „Position Reviewed for Compliance” i wskazuje pominięte lub opóźnione przeglądy. Pomaga to przestrzegać ustalonych zasad w SAP SuccessFactors Employee Central i zapobiegać naruszeniom.

Tworzenie nowych stanowisk często obejmuje zbędne kroki i akceptacje oraz wymaga poprawek. Zajmuje to czas zespołu HR i opóźnia obsadzenie ważnych ról, a także zwiększa koszty administracyjne.
ProcessMind mapuje rzeczywisty przebieg działania „Position Created in HR System” i powiązanych z nim czynności. Pokazuje odstępstwa od optymalnej ścieżki, poprawki i zbędne kroki dla każdego Position ID w SAP SuccessFactors Employee Central.

Dokładne dane o stanowiskach, w tym nazwa, dział i centrum kosztów, są niezbędne do rzetelnego raportowania, budżetowania i planowania struktury organizacyjnej. Niespójności prowadzą do błędnych raportów i nietrafnych decyzji strategicznych.
ProcessMind analizuje zdarzenia „Position Attributes Modified” i wskazuje stanowiska, których ważne atrybuty często się zmieniają lub są niespójne. Pomaga to zadbać o poprawność danych w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami w SAP SuccessFactors Employee Central.

Częste zdarzenia „Position Reclassified” mogą wskazywać na błędną początkową klasyfikację stanowiska, niespójne nazewnictwo lub szybko zmieniające się potrzeby organizacji. Powoduje to niestabilność i zwiększa obciążenie administracyjne.
ProcessMind zlicza zdarzenia „Position Reclassified” dla każdego Position ID. Pomaga ustalić przyczyny, takie jak nieprecyzyjne definicje stanowisk lub problemy systemowe w procesie Hire to Retire w SAP SuccessFactors Employee Central.

Stanowiska pozostające w statusie „Activated” lub „Frozen/Suspended” długo po tym, gdy przestają być potrzebne, mogą prowadzić do błędów budżetowych, zbędnych kosztów i niejasności w strukturze organizacyjnej. Utrudnia to właściwe przydzielanie zasobów.
ProcessMind mierzy czas od przejścia stanowiska do statusu „Position Activated” lub „Frozen/Suspended” do jego dezaktywacji albo zamknięcia. Wskazuje opóźnienia w zarządzaniu cyklem życia stanowiska w SAP SuccessFactors Employee Central i pomaga lepiej kontrolować koszty.

Jeśli zdarzenia „Position Attributes Modified” nie wskazują jasno, kto i w jakiej kolejności wprowadził zmiany, trudno ustalić odpowiedzialność za poszczególne modyfikacje. Utrudnia to weryfikację ścieżki audytowej i rozliczanie odpowiedzialności.
ProcessMind wykorzystuje atrybut „Action User”, aby przejrzyście pokazać wszystkie zmiany dotyczące Position ID. Ułatwia to ustalenie, kto odpowiada za każdy etap, oraz poprawia rozliczalność i możliwość przeprowadzenia audytu w SAP SuccessFactors Employee Central.

W niektórych działach lub lokalizacjach akceptacja wniosków o stanowiska może regularnie trwać dłużej. Przyczyną bywają lokalne problemy z organizacją pracy, ograniczone zasoby lub szczególne wymogi dotyczące zgodności. Prowadzi to do nierównomiernej sprawności operacyjnej.
ProcessMind filtruje i analizuje czas akceptacji według atrybutów „Department” i „Location” dla poszczególnych Position ID. Wskazuje jednostki organizacyjne, które mają opóźnienia i wymagają usprawnienia procesu w SAP SuccessFactors Employee Central.

Nieprawidłowe lub niespójne stosowanie wartości „Position Status” i „Position Type” w organizacji prowadzi do błędnych danych o planowaniu zatrudnienia, budżecie i strukturze organizacyjnej. Obniża to wiarygodność danych.
ProcessMind pokazuje zmiany wartości „Position Status”, wskazuje odstępstwa od oczekiwanego cyklu życia stanowiska i wykrywa nieprawidłowe stosowanie statusów dla Position ID w SAP SuccessFactors Employee Central.

Opóźnienia w uzyskaniu akceptacji budżetu stanowiska („Position Budget Approved”) utrudniają terminowe tworzenie i obsadzanie ważnych ról. Hamują rozwój firmy i zwiększanie zatrudnienia, a także mogą oznaczać utratę szans biznesowych.
ProcessMind mierzy czas realizacji działania „Position Budget Approved” od momentu rozpoczęcia. Pozwala wskazać wąskie gardła na etapie akceptacji finansowej w procesie Hire to Retire w SAP SuccessFactors Employee Central.

Jeśli wkrótce po utworzeniu stanowiska lub w trakcie jego istnienia często pojawiają się zdarzenia „Position Attributes Modified”, może to świadczyć o nieprecyzyjnej definicji stanowiska, częstych reorganizacjach lub niejasnych wymaganiach.
ProcessMind zlicza zdarzenia „Position Attributes Modified” dla każdego Position ID. Wskazuje stanowiska niestabilne lub nieprecyzyjnie zdefiniowane w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami w SAP SuccessFactors Employee Central.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest znaczne skrócenie czasu potrzebnego na pełną akceptację nowych stanowisk lub zmian w istniejących w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami w SAP SuccessFactors Employee Central. Szybsza akceptacja pozwala wcześniej obsadzić stanowiska, skrócić czas zatrudnienia i sprawniej aktualizować strukturę organizacyjną. Wpływa to na planowanie zatrudnienia i efektywność operacyjną. ProcessMind wskazuje wąskie gardła i ścieżki niezgodne z założeniami w workflow akceptacji, a także etapy i role powodujące opóźnienia. Analiza czasu poszczególnych etapów pozwala określić, jak usprawnić proces. Zmiana workflow lub automatyczne powiadomienia mogą skrócić czas akceptacji o 30–50%.

Pełna zgodność z zasadami przeglądu stanowisk pomaga utrzymać aktualną, poprawną i zgodną z prawem strukturę organizacyjną w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Dzięki okresowym kontrolom można sprawdzić, czy stanowiska są potrzebne, prawidłowo sklasyfikowane i zgodne z budżetem. Ogranicza to ryzyko i wspiera nadzór w SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind automatycznie wykrywa odstępstwa od ustalonych harmonogramów i zasad przeglądu, śledząc działania „Position Reviewed for Compliance”. Wskazuje stanowiska, których przegląd nie odbył się w terminie, co pozwala szybko zareagować i konsekwentnie stosować zasady nadzoru przez cały cykl życia stanowiska.

Celem jest usprawnienie całego procesu tworzenia stanowisk, od zgłoszenia zapotrzebowania po aktywację w SAP SuccessFactors Employee Central. Sprawny workflow ogranicza obciążenie administracyjne, przyspiesza udostępnianie nowych ról i wspiera terminowe pozyskiwanie pracowników w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg tworzenia stanowisk, wskazując zbędne kroki, pętle poprawek i ręczne przekazywanie spraw. Analiza sekwencji działań i wariantów procesu pozwala opracować oparte na danych zalecenia dotyczące ujednolicenia i automatyzacji części workflow. Może to skrócić czas tworzenia stanowiska o 20% i poprawić dokładność danych.

Dokładne i spójne dane o stanowiskach są niezbędne do rzetelnego raportowania, planowania zatrudnienia i zapewnienia zgodności w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Nieaktualne lub niespójne dane w SAP SuccessFactors Employee Central prowadzą do błędów w budżetach, schematach organizacyjnych i działaniach związanych z pozyskiwaniem pracowników. ProcessMind wskazuje warianty procesu, które prowadzą do częstych działań „Position Attributes Modified” lub niespójności danych po utworzeniu stanowiska. Pokazuje, gdzie aktualizacje danych są opóźniane lub pomijane. Dzięki temu można wprowadzić ściślejszy nadzór nad danymi i automatyczne kontrole, poprawiając ich ogólną spójność.

Mniejsza liczba działań „Position Reclassified” świadczy o stabilniejszej i lepiej zaprojektowanej strukturze organizacyjnej. Częste zmiany klasyfikacji w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami mogą wskazywać na błędy w początkowym opisie stanowiska. Zwiększają obciążenie administracyjne i powodują niejasności wśród pracowników oraz menedżerów korzystających z SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind wskazuje konkretne przyczyny i działy, w których najczęściej zmienia się klasyfikacja. Analizuje poprzedzające działania i atrybuty. Ujawnienie powtarzających się wzorców i przyczyn zmian pozwala udoskonalić sposób definiowania stanowisk. Może to ograniczyć liczbę zmian klasyfikacji o 15–20%.

Szybka dezaktywacja lub zamknięcie zbędnych i nieobsadzonych stanowisk pomaga kontrolować koszty i utrzymać przejrzystą, aktualną strukturę organizacyjną w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Opóźnienia blokują środki w budżecie i zaśmiecają dane w SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind śledzi cały cykl życia stanowiska i wskazuje opóźnienia w działaniach „Position Deactivated” lub „Position Closed”. Ujawnia ich przyczyny, takie jak brak akceptacji lub problemy przy przekazywaniu spraw między działami. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za proces mogą wdrożyć szybsze procedury zamykania stanowisk, zgodne z wymaganiami.

Jasny podział odpowiedzialności za aktualizację stanowisk ogranicza nieporozumienia i błędy oraz przyspiesza wprowadzanie zmian w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Niejasny zakres ról może prowadzić do opóźnionych lub błędnych zmian ważnych atrybutów stanowiska w SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń, aby wskazać działania „Position Attributes Modified” i powiązanych z nimi użytkowników w atrybucie „Action User”. Ujawnia sytuacje, w których wielu użytkowników zmienia te same atrybuty, oraz luki w odpowiedzialności. Ułatwia to określenie i egzekwowanie jasnego podziału ról i obowiązków.

Usunięcie wąskich gardeł w poszczególnych działach usprawnia cały workflow akceptacji stanowisk w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Opóźnienia w jednym dziale mogą się kumulować i wpływać na cały proces zatrudniania oraz aktualizacji struktury organizacyjnej w SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind mapuje ścieżkę akceptacji i wskazuje działy lub role, które regularnie opóźniają działania „Position Request Approved by Manager” lub „Position Request Approved by HR”. Mierzy wpływ tych wąskich gardeł, co pozwala precyzyjnie zmienić podział odpowiedzialności lub usprawnić przekazywanie spraw.

Ujednolicenie statusów stanowisk w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami zapewnia spójne dane i jasną informację o etapie cyklu życia stanowiska. Niespójne stosowanie statusów w SAP SuccessFactors Employee Central prowadzi do błędnych interpretacji i problemów operacyjnych. ProcessMind analizuje kolejność zmian wartości „Position Status” i wskazuje odstępstwa od oczekiwanych przejść między statusami. Ujawnia pomijane lub nieprawidłowo stosowane statusy oraz te, które zbyt długo pozostają pośrednie. Pozwala to zaplanować szkolenia lub wprowadzić wymuszenia w systemie, aby poprawić spójność.

Skrócenie etapu akceptacji budżetu nowych lub zmienianych stanowisk ułatwia terminowe przydzielanie zasobów i planowanie zatrudnienia w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Długie akceptacje budżetu w SAP SuccessFactors Employee Central mogą opóźniać ważne rekrutacje i utrudniać działom przygotowanie się do zmian. ProcessMind śledzi działanie „Position Budget Approved” i mierzy czas od zgłoszenia do akceptacji. Wskazuje etapy i osoby odpowiedzialne za opóźnienia w procesie akceptacji finansowej, dostarczając danych do usprawnienia weryfikacji budżetu i nadzoru finansowego.

Ograniczenie częstych zmian atrybutów po utworzeniu stanowiska poprawia stabilność danych i zmniejsza liczbę poprawek administracyjnych w procesie Hire to Retire – zarządzania stanowiskami. Każda zmiana związana z działaniem „Position Attributes Modified” w SAP SuccessFactors Employee Central angażuje zasoby i zwiększa ryzyko błędu. ProcessMind wskazuje stanowiska, których atrybuty zmieniano wyjątkowo często po ich utworzeniu. Pomaga analizować przyczyny, takie jak niekompletne dane początkowe lub nieprawidłowe zarządzanie zmianami. Ułatwia to zapobieganie problemom i usprawnianie procesu.

6 kroków do usprawnienia procesu Hire to Retire – zarządzania stanowiskami

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane o procesie

Prześlij zbiór danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj proces

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz wstępnie skonfigurowany szablon Excel do zarządzania stanowiskami. Zawiera pola na wszystkie istotne dane o zdarzeniach z SAP SuccessFactors Employee Central.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Ustrukturyzowany szablon pomaga zebrać właściwe dane w odpowiednim formacie. Ułatwia analizę i zwiększa wiarygodność wyników.

Oczekiwany rezultat

Ustrukturyzowany szablon danych gotowy do uzupełnienia informacjami o procesie zarządzania stanowiskami.

WNIOSKI Z ANALIZY

Odkryj nieoczywiste zależności w zarządzaniu stanowiskami w procesie od zatrudnienia do odejścia

ProcessMind pokazuje cały przebieg zarządzania stanowiskami w procesie od zatrudnienia do odejścia. Wizualizacje i wnioski oparte na danych pomagają wskazać nieefektywności oraz możliwości usprawnień.

Wizualizacja zarządzania stanowiskami od początku do końca
Wskazywanie opóźnień w zatwierdzaniu i wąskich gardeł
Wykrywanie problemów ze zgodnością i braków w danych
Poprawa dokładności struktury zatrudnienia

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Lepsze wyniki zarządzania stanowiskami

Poniższe wyniki pokazują mierzalne usprawnienia i korzyści strategiczne, jakie organizacje osiągają dzięki optymalizacji procesu zarządzania stanowiskami w cyklu od zatrudnienia do odejścia. Analiza pełnego cyklu życia stanowisk, identyfikowanych za pomocą Position ID w SAP SuccessFactors Employee Central, pozwala wskazać nieefektywności i zaplanować konkretne usprawnienia.

0 %

Szybsze zatwierdzanie stanowisk

Średnie skrócenie czasu zatwierdzania

Process mining wskazuje wąskie gardła i pomaga je eliminować, co znacznie przyspiesza cały proces zatwierdzania stanowisk. Dzięki temu decyzje kadrowe zapadają szybciej, a czas oczekiwania się skraca.

0 %

Większa zgodność z wymaganiami

Wzrost odsetka stanowisk spełniających standardy przeglądu

Można zadbać o to, by wszystkie stanowiska przechodziły wymagane przeglądy zgodności w wyznaczonych terminach. Ogranicza to ryzyko audytowe i pomaga spełniać wymogi regulacyjne, a także zapobiega kosztownym problemom związanym z brakiem zgodności.

0 %

Sprawniejsze tworzenie stanowisk

Skrócenie czasu tworzenia stanowiska

Optymalizacja workflow pozwala znacznie skrócić czas tworzenia nowych stanowisk, od zgłoszenia potrzeby do ich aktywacji w systemie HR. Zwiększa to sprawność operacyjną.

0 %

Dokładniejsze dane o stanowiskach

Mniej zmian atrybutów po utworzeniu stanowiska

Ograniczenie poprawek i błędów przy wprowadzaniu danych o stanowisku poprawia ich jakość już od początku. Dzięki temu dane HR są wiarygodną podstawą raportowania i decyzji strategicznych.

0 %

Stabilna struktura organizacyjna

Mniej niepotrzebnych zmian klasyfikacji stanowisk

Można ograniczyć częstotliwość zmian klasyfikacji stanowisk, ustalając przyczyny niestabilności i dbając o prawidłowe zdefiniowanie stanowisk od samego początku. Zwiększa to przejrzystość struktury organizacyjnej.

Wyniki zależą od złożoności procesu, jakości danych i specyfiki organizacji. Przedstawione usprawnienia to typowe rezultaty obserwowane we wdrożeniach process mining.

Zalecane dane

Zacznij od najważniejszych atrybutów i działań, a następnie w razie potrzeby rozszerz zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator stanowiska w strukturze organizacyjnej, pełniący funkcję głównego identyfikatora case w procesie zarządzania stanowiskami.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator case, który łączy wszystkie powiązane zdarzenia. Umożliwia prześledzenie pełnego cyklu życia stanowiska i analizę przebiegu procesu.

Nazwa zdarzenia biznesowego, które wystąpiło w określonym momencie w odniesieniu do stanowiska.

Dlaczego to ważne

Określa etapy procesu, umożliwiając wizualizację jego mapy oraz analizę workflow, wąskich gardeł i odstępstw.

Timestamp wskazujący, kiedy wystąpiło dane działanie.

Dlaczego to ważne

Atrybut ten określa chronologiczną kolejność zdarzeń, niezbędną do obliczania czasu procesu, wykrywania wąskich gardeł i oceny jego sprawności.

Timestamp wskazujący, kiedy zakończyło się dane działanie.

Dlaczego to ważne

Umożliwia obliczenie czasu realizacji działania i odróżnienie czasu poświęconego na wykonanie zadania od czasu oczekiwania na kolejny etap.

Identyfikator użytkownika, który wykonał działanie.

Dlaczego to ważne

Pozwala przypisać działania w procesie do konkretnych użytkowników, a tym samym analizować obciążenie pracą i wyniki oraz identyfikować automatyzację.

Nazwa działu, do którego należy stanowisko.

Dlaczego to ważne

Umożliwia porównywanie wyników i analizę wąskich gardeł w różnych działach, co pomaga wskazać problemy występujące w konkretnych obszarach.

Status stanowiska w chwili wystąpienia zdarzenia.

Dlaczego to ważne

Śledzenie zmian statusu pomaga analizować cykl życia stanowiska, sprawdzać zgodność przebiegu procesu i ustalać, jak długo stanowiska pozostają w poszczególnych stanach.

Identyfikator menedżera lub osoby zatwierdzającej, która uczestniczy w zatwierdzaniu.

Dlaczego to ważne

Umożliwia szczegółową analizę poszczególnych kroków zatwierdzania oraz wskazanie wąskich gardeł i osób osiągających najlepsze wyniki.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To zdarzenie rozpoczyna proces zarządzania stanowiskiem. Użytkownik formalnie zgłasza potrzebę utworzenia nowego stanowiska. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy w SAP SuccessFactors zostaje uruchomiony workflow tworzenia stanowiska.

Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające proces. Analiza czasu od tego etapu do kolejnych, takich jak zatwierdzenie lub utworzenie stanowiska, pozwala mierzyć ogólną sprawność procesu.

To zdarzenie oznacza zatwierdzenie zgłoszenia stanowiska przez dział HR. Jest ważnym etapem, rejestrowanym jawnie jako ukończony krok w workflow zatwierdzania.

Dlaczego to ważne

Końcowe zatwierdzenie przez HR często zamyka główny etap zatwierdzania przed przydzieleniem budżetu lub utworzeniem stanowiska w systemie. Pomiar czasu do tego etapu jest niezbędny do obliczenia KPI „Średni czas zatwierdzania stanowiska”.

To zdarzenie oznacza oficjalne utworzenie rekordu stanowiska w SAP SuccessFactors Employee Central. Jest rejestrowane bezpośrednio na podstawie ścieżki audytowej lub historii obiektu Position MDF, z użyciem timestampu utworzenia.

Dlaczego to ważne

To podstawowy etap potwierdzający, że stanowisko zostało oficjalnie utworzone. KPI „Czas utworzenia stanowiska” mierzy czas od zgłoszenia do tego zdarzenia i pokazuje ogólną sprawność procesu.

To zdarzenie oznacza, że nowo utworzone stanowisko zostało aktywowane i można obsadzić je pracownikiem lub rozpocząć rekrutację. Zwykle wnioskuje się o nim na podstawie zmiany pola statusu stanowiska na „Active”.

Dlaczego to ważne

Aktywacja to ostatni etap przed rozpoczęciem rekrutacji. Śledzenie czasu od utworzenia do aktywacji pomaga wskazać opóźnienia w przygotowaniu stanowiska do obsadzenia.

To zdarzenie oznacza odrzucenie zgłoszenia stanowiska na dowolnym etapie workflow zatwierdzania. Silnik workflow rejestruje je jawnie, gdy osoba zatwierdzająca wybierze opcję „reject” lub „send back”.

Dlaczego to ważne

Odrzucenie to istotne odstępstwo od przebiegu procesu, które może wskazywać na problemy z danymi zgłoszenia, budżetem lub uzasadnieniem. Analiza przyczyn odrzucenia pomaga poprawić jakość kolejnych zgłoszeń.

To ostatnie zdarzenie w cyklu życia stanowiska. Oznacza jego trwałe zamknięcie lub likwidację. Zwykle wnioskuje się o nim na podstawie zmiany statusu stanowiska na końcową wartość, taką jak „Closed” lub „Eliminated”.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie stanowi jednoznaczny koniec procesu i umożliwia dokładną analizę czasu jego pełnego przebiegu. Potwierdza, że stanowisko zostało wycofane.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining usprawnia proces Hire to Retire – zarządzanie stanowiskami w SAP SuccessFactors?

Process mining analizuje istniejące dane o zarządzaniu stanowiskami w SuccessFactors i pokazuje rzeczywisty przebieg procesu. Wykrywa wąskie gardła, luki w zgodności i nieefektywności, na przykład przy tworzeniu stanowisk lub ich akceptacji. Dzięki temu można wprowadzać usprawnienia oparte na danych, przyspieszać akceptacje i poprawiać dokładność danych.

Jakie dane z SAP SuccessFactors Employee Central są potrzebne?

Do analizy zarządzania stanowiskami potrzebne są zwykle dzienniki zdarzeń powiązane z Position ID. Obejmują one między innymi daty utworzenia stanowiska, etapy akceptacji, zmiany statusu i atrybutów oraz daty dezaktywacji. Potrzebne są również znaczniki czasu i identyfikatory użytkowników dla każdego zdarzenia. Te informacje pozwalają odtworzyć pełny przebieg obsługi każdego stanowiska.

Jak wyodrębnia się dane z SAP SuccessFactors Employee Central?

Dane z SuccessFactors wyodrębnia się zwykle za pomocą standardowych narzędzi raportowych, API lub bezpośrednich zapytań do bazy danych. Wybór metody zależy od konfiguracji systemu i zasad bezpieczeństwa. Współpracujemy z zespołem IT lub HRIS, aby bezpiecznie i sprawnie pozyskać potrzebne dane z dziennika zdarzeń. Celem jest uzyskanie pełnego, opatrzonego znacznikami czasu zapisu wszystkich działań związanych ze stanowiskami.

Jakich usprawnień można oczekiwać w zarządzaniu stanowiskami po zastosowaniu process mining?

Można oczekiwać między innymi skrócenia czasu akceptacji stanowisk, lepszego przestrzegania zasad ich przeglądu i sprawniejszego workflow tworzenia stanowisk. Process mining dostarcza konkretnych wskazówek, jak ograniczyć liczbę zmian klasyfikacji i ujednolicić stosowanie statusów stanowisk. Te usprawnienia zwiększają efektywność operacyjną i poprawiają spójność danych.

Ile zwykle trwa uzyskanie pierwszych wyników projektu process mining dotyczącego zarządzania stanowiskami?

Czas uzyskania pierwszych wyników zależy od projektu. Zwykle po wyodrębnieniu i przygotowaniu danych w ciągu 4–6 tygodni można zobaczyć wstępne wizualizacje procesu i wskazane wąskie gardła. Szczegółowa analiza i konkretne rekomendacje pojawiają się zazwyczaj w kolejnych tygodniach. Dzięki temu można szybko wprowadzać i oceniać kolejne usprawnienia.

Czy process mining zakłóca działanie produkcyjnego systemu SAP SuccessFactors lub operacje HR?

Nie. Process mining to nieinwazyjna metoda analizy. Działa na danych historycznych wyodrębnionych z systemu SAP SuccessFactors, więc podczas analizy nie łączy się bezpośrednio ze środowiskiem produkcyjnym. Codzienna praca zespołu HR i wydajność systemu pozostają bez zmian.

Czy do wdrożenia process mining potrzebna jest zaawansowana wiedza techniczna w organizacji?

Znajomość struktury danych SuccessFactors może ułatwić ich ekstrakcję, ale same narzędzia process mining są zazwyczaj proste w obsłudze. Nasz zespół pomaga w konfiguracji technicznej, przygotowaniu danych i analizie. Dzięki temu poza zaangażowaniem zespołu HRIS w zapewnienie dostępu do danych nie potrzeba rozbudowanej wiedzy technicznej w firmie.

Czy process mining pomaga zapewnić zgodność z zasadami przeglądu stanowisk?

Tak. Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg przeglądów stanowisk i odstępstwa od przyjętych zasad. Wskazuje przypadki pominiętych lub opóźnionych przeglądów oraz nieprawidłowego przebiegu procedur, dostarczając konkretnych dowodów na brak zgodności. Dzięki temu można egzekwować pełną zgodność przeglądów stanowisk z wymaganiami.

Jakie wskaźniki process mining śledzi w zarządzaniu stanowiskami?

Process mining śledzi między innymi czas tworzenia i zatwierdzania stanowisk, liczbę zmian klasyfikacji, częstotliwość zmian atrybutów oraz zgodność z obiegami zatwierdzania w poszczególnych działach. Monitoruje też zgodność z określonymi zasadami i wskazuje odstępstwa w przebiegu procesu. Wskaźniki te dają całościowy obraz kondycji procesu.

Zwiększ efektywność zarządzania stanowiskami w procesie od zatrudnienia do odejścia już dziś!

Wykryj wąskie gardła i szybko skróć czas cyklu procesu od zatrudnienia do odejścia o 30%.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Konfiguracja zajmuje tylko kilka minut.