Tingkatkan Proses Hire to Retire Anda, Pengelolaan Posisi

Alasan mengoptimalkan Hire to Retire - Position Management di SAP SuccessFactors Employee Central

Pengelolaan posisi organisasi yang efektif menjadi dasar proses Hire to Retire yang berjalan baik. Di SAP SuccessFactors Employee Central yang kompleks, pengelolaan posisi yang efisien berdampak langsung pada perencanaan tenaga kerja, kepatuhan terhadap anggaran, dan kelincahan organisasi. Proses yang tidak efisien dapat menimbulkan masalah serius, seperti keterlambatan mengisi posisi kosong, munculnya “posisi hantu” yang menyerap anggaran tanpa pernah diisi, sulitnya menjaga struktur organisasi tetap akurat, serta risiko akibat ketidakpatuhan terhadap kebijakan internal atau peraturan eksternal. Masalah ini bukan hanya meningkatkan biaya operasional dan menghambat inisiatif strategis terkait tenaga kerja, tetapi juga berdampak buruk pada pengalaman karyawan karena perubahan organisasi dan promosi berjalan lambat. Dengan mengoptimalkan proses Hire to Retire - Position Management, organisasi Anda dapat menyesuaikan diri dengan cepat terhadap kebutuhan bisnis yang berubah, mengalokasikan sumber daya secara akurat, dan menjaga integritas data. Semua ini penting untuk operasional SDM yang efektif dan keberhasilan bisnis.

Cara process mining memperjelas alur kerja pengelolaan posisi

Process mining membantu menganalisis dan memperbaiki Hire to Retire - Position Management dengan mengubah log peristiwa mentah dari SAP SuccessFactors Employee Central menjadi peta proses yang transparan dan berbasis data. Anda tidak perlu mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak. Process mining memvisualisasikan setiap tahap yang dilalui suatu posisi, mulai dari permintaan awal hingga penutupan, dengan Position ID sebagai pengenal kasus yang unik. Dengan pendekatan ini, Anda dapat:

• Menemukan proses yang benar-benar berjalan: Rekonstruksi otomatis perjalanan pengelolaan posisi dari awal hingga akhir. Lihat semua variasi, jalur yang umum, dan penyimpangan tak terduga dari alur yang direncanakan di SAP SuccessFactors EC.
• Menemukan hambatan dan keterlambatan: Ketahui dengan tepat di mana permintaan posisi tertahan, baik saat persetujuan manajer, peninjauan SDM, alokasi anggaran, maupun entri data ke sistem SDM. Informasi ini membantu Anda memahami penyebab utama waktu siklus yang panjang.
• Memeriksa kepatuhan: Periksa secara otomatis apakah setiap perubahan posisi mengikuti aturan bisnis, matriks persetujuan, dan persyaratan peraturan yang telah ditetapkan. Sistem menandai aktivitas atau perubahan data yang tidak patuh di SAP SuccessFactors Employee Central.
• Menganalisis kinerja: Ukur metrik utama, seperti rata-rata waktu siklus persetujuan, waktu yang dihabiskan pada setiap aktivitas, dan waktu serah terima antarbagian atau pengguna. Hasilnya dapat digunakan untuk membandingkan kinerja secara objektif dan menentukan sasaran perbaikan.

Area utama untuk perbaikan melalui process mining

Dengan menggunakan process mining pada proses Hire to Retire - Position Management di SAP SuccessFactors Employee Central, Anda dapat menemukan beberapa peluang penting untuk melakukan perbaikan:

• Memperpendek waktu siklus posisi: Pangkas waktu sejak permintaan posisi diajukan hingga posisi dibuat atau diaktifkan dengan menemukan dan menghilangkan keterlambatan persetujuan serta serah terima.
• Meningkatkan kepatuhan dan kesiapan audit: Pastikan setiap perubahan posisi mengikuti prosedur dan kebijakan yang berlaku. Perkuat jejak audit dan kurangi risiko ketidakpatuhan, terutama untuk posisi di industri yang diatur ketat.
• Mengoptimalkan alokasi sumber daya dan anggaran: Hilangkan posisi duplikat atau posisi hantu, serta sederhanakan proses pembuatan dan penonaktifan posisi. Dengan begitu, rencana tenaga kerja mencerminkan kebutuhan staf dan anggaran secara akurat.
• Menyederhanakan alur kerja persetujuan: Temukan inefisiensi dalam proses persetujuan bertingkat, lalu rancang ulang proses agar keputusan lebih cepat tanpa mengurangi pengawasan.
• Mengurangi pengerjaan ulang dan intervensi manual: Temukan tahap yang sering memicu pengerjaan ulang, kesalahan, atau koreksi manual. Temuan ini dapat menjadi dasar untuk mengotomatisasi dan menstandarkan prosedur di SAP SuccessFactors EC.

Hasil dan manfaat yang diharapkan

Dengan menerapkan process mining pada proses Hire to Retire - Position Management, organisasi Anda dapat memperoleh manfaat yang signifikan dan terukur:

• Mempercepat pengisian posisi: Kurangi waktu siklus untuk membuat dan menyetujui posisi baru agar perekrutan dan penempatan talenta dapat berlangsung lebih cepat.
• Menghemat biaya secara signifikan: Hilangkan biaya yang tidak perlu akibat persetujuan yang terlambat, posisi hantu, dan alokasi sumber daya yang tidak efisien.
• Meningkatkan akurasi dan integritas data: Pastikan data di SAP SuccessFactors Employee Central mencerminkan struktur organisasi terkini secara akurat. Data yang andal mendukung pelaporan dan perencanaan tenaga kerja strategis.
• Mengurangi risiko ketidakpatuhan: Temukan dan perbaiki alur proses yang tidak patuh sejak dini untuk melindungi organisasi dari potensi sanksi dan kerusakan reputasi.
• Meningkatkan efisiensi operasional: Sederhanakan pengelolaan siklus hidup posisi agar tim SDM dan manajemen dapat berfokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi, bukan tindak lanjut manual dan koreksi kesalahan.
• Meningkatkan pengalaman karyawan dan manajer: Berikan pengalaman yang lebih lancar dan terprediksi bagi manajer yang mengajukan posisi serta karyawan yang terdampak perubahan organisasi.

Memulai optimalisasi proses

Memahami seluk-beluk proses Hire to Retire - Position Management di SAP SuccessFactors Employee Central adalah langkah pertama menuju perubahan. Process mining memberikan wawasan yang jelas dan berbasis data agar Anda dapat mengambil keputusan yang tepat dan menerapkan perbaikan yang terarah. Gunakan alat analisis ini untuk mengatasi tantangan saat ini sekaligus memantau dan memperbaiki pengelolaan posisi secara berkelanjutan. Dengan begitu, pengelolaan posisi tetap mendukung pertumbuhan dan stabilitas organisasi Anda.