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Améliorez le traitement de la paie

Optimisez UKG Pro grâce à notre guide en 6 étapes
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Optimisez le traitement de la paie dans UKG Pro pour assurer la conformité

Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement qui ralentissent vos cycles de paie et entraînent des reprises manuelles inutiles. L’analyse du déroulement des opérations vous permet de localiser précisément les retards et de traiter les risques de non-conformité avant qu’ils n’aient des conséquences pour vos équipes. Vous disposez ainsi d’une vision claire du processus de rémunération et pouvez en améliorer la fiabilité et l’efficacité dans toute votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L’importance stratégique de l’optimisation de la paie

La paie est souvent considérée comme une fonction administrative courante qui doit simplement fonctionner. Pourtant, son efficacité a une incidence directe sur les résultats financiers et sur la confiance des employés. Dans un système complexe comme UKG Pro, le volume de données, qui couvre plusieurs juridictions fiscales et différentes fréquences de paie, multiplie les difficultés et peut masquer des inefficacités. Optimiser le processus ne consiste pas seulement à aller plus vite. Il s’agit de créer un environnement fiable, sans erreurs, où chaque calcul est exact et chaque échéance respectée, sans devoir recourir à des interventions manuelles exceptionnelles. Un traitement de la paie optimisé réduit le risque de sanctions pour non-conformité et allège la charge administrative qui empêche vos équipes RH et finance de se consacrer à des initiatives plus stratégiques.

Analyser le cycle de paie avec le Process Mining

Le Process Mining fait le lien entre les données brutes et les analyses concrètes en transformant les traces numériques laissées dans UKG Pro en une représentation visuelle claire des opérations réelles. Chaque approbation d’une feuille de temps ou déclenchement d’un calcul fiscal génère un enregistrement. En suivant ces enregistrements dans le système, le Process Mining montre le déroulement réel du cycle de paie, au-delà de la version théorique décrite dans un manuel. Cette transparence est essentielle pour comprendre l’origine des retards. Vous pouvez localiser précisément les dossiers de paie qui restent en attente, qu’ils attendent l’approbation d’un responsable ou qu’ils soient bloqués dans une file d’attente pendant la synchronisation des données entre la gestion des effectifs et le module central de paie.

Repérer et éliminer les goulots d’étranglement invisibles

Les reprises sont un problème fréquent dans le traitement de la paie. Elles surviennent lorsque des données importées dans UKG Pro comportent des erreurs qui ne sont détectées qu’au moment de la vérification finale ou de l’audit. Le Process Mining vous permet de remonter à leur origine. Par exemple, si un service donné doit régulièrement corriger des données manuellement après le calcul du salaire brut, vous pouvez examiner les étapes initiales de saisie ou d’approbation au sein de ce groupe. En traitant la cause du problème, qu’il s’agisse d’une formation insuffisante à l’interface de suivi du temps ou d’une déduction d’avantages mal configurée, vous pouvez éviter les ajustements de dernière minute. La réduction de ces goulots d’étranglement raccourcit le temps de cycle global et permet de générer le fichier de virement bancaire bien avant l’échéance, à chaque période.

Renforcer la conformité et la préparation aux audits

La conformité est au cœur de toute opération de paie. Les règles fiscales et le droit du travail évoluent constamment, et maintenir une configuration UKG Pro conforme demande un travail important. Le Process Mining fournit une piste d’audit continue et automatisée pour chaque cycle de paie. Vous pouvez vérifier que chaque exception d’audit signalée par le système a été traitée comme il se doit et que chaque modification manuelle a été autorisée conformément à vos contrôles internes. Cette visibilité est précieuse pendant les audits : elle vous permet de démontrer que vos processus sont efficaces et respectent les normes internes et les exigences légales. Au lieu de contrôler un échantillon de dossiers, vous pouvez évaluer la conformité de l’ensemble de vos données de paie.

Obtenir des résultats grâce à un traitement plus rapide

Un processus de paie mieux optimisé permet à votre équipe de consacrer moins de temps à gérer les urgences et davantage à des analyses à forte valeur ajoutée. En réduisant les frictions dans vos flux de travail UKG Pro, vous diminuez le coût par bulletin de paie et améliorez la fiabilité de vos rapports financiers. L’objectif ultime du Process Mining appliqué à la paie est d’obtenir un traitement qui fonctionne en arrière-plan avec un minimum d’interventions. Les employés sont ainsi rémunérés avec exactitude et dans les délais, tandis que la direction dispose de données fiables pour s’assurer que l’une des dépenses les plus importantes de l’entreprise est gérée avec une efficacité optimale. Pour commencer, examinez vos données actuelles, repérez les écarts les plus fréquents par rapport au processus standard, puis travaillez méthodiquement à les réduire en fonction des objectifs de votre organisation.

Traitement de la paie Gestion des effectifs Conformité fiscale Spécialiste de la paie Gestion des rémunérations Préparation aux audits Suivi du temps de travail Traitement des salaires Gestion des rémunérations Rémunération des employés Finance et ressources humaines

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les ajustements manuels sont souvent dus à des données initiales erronées ou manquantes, qui obligent les spécialistes de la paie à effectuer de nombreuses reprises. Ces modifications manuelles augmentent le risque d’erreurs de calcul fiscal et peuvent entraîner un non-respect du droit du travail si elles ne sont pas correctement documentées. Elles alourdissent aussi la charge administrative et ralentissent l’ensemble du cycle.

ProcessMind analyse les journaux d’événements UKG Pro pour repérer les étapes où les corrections manuelles sont les plus fréquentes. En cartographiant ces interventions, les organisations peuvent en déterminer les causes et mettre en place des contrôles automatisés pour vérifier l’exactitude des dossiers de paie dès le départ, réduisant ainsi considérablement les interventions humaines.

Les retards d’approbation des feuilles de temps des employés ont des répercussions sur l’ensemble du cycle de paie. Lorsque les responsables n’approuvent pas les données de temps dans les délais, les équipes de paie doivent accélérer la phase de calcul. Elles risquent alors de manquer les échéances, de commettre des erreurs de paiement ou de devoir payer des frais élevés pour accélérer le traitement et rémunérer les employés à temps.

Grâce au Process Mining appliqué à UKG Pro, ProcessMind visualise le délai entre la soumission et l’approbation dans les différents services et équipes. Cette visibilité permet aux responsables de repérer les goulots d’étranglement et de demander des comptes aux gestionnaires, afin que les données de temps soient transmises au moteur de paie sans entraîner de retards en aval.

Recourir à des cycles hors calendrier pour corriger des paiements manquants ou des erreurs de données coûte cher et mobilise les ressources de paie. Ces cycles supplémentaires perturbent les flux de travail habituels, augmentent la charge administrative et compliquent le rapprochement des déclarations fiscales entre les différents groupes de paie. Le coût de chaque bulletin émis s’en trouve finalement accru.

ProcessMind suit la fréquence et les causes des paiements hors calendrier dans UKG Pro. En révélant les facteurs à l’origine de ces exceptions, les organisations peuvent améliorer leur cycle de paie principal et réduire le recours à des traitements d’urgence coûteux, pour des opérations plus prévisibles et plus économiques.

Un grand nombre d’alertes d’audit pendant la prévisualisation de la paie peut révéler des problèmes systémiques d’intégrité des données ou de configuration du système. Le temps consacré à résoudre manuellement ces exceptions retarde le versement final et alourdit la charge de travail pendant la période critique de paie. Les décisions sont alors souvent prises dans l’urgence, au détriment de leur exactitude.

En analysant la piste d’audit dans UKG Pro, ProcessMind repère les règles ou groupes de paie qui génèrent le plus d’exceptions. Ces éléments aident les équipes à corriger les problèmes de configuration ou les habitudes de saisie à l’origine des erreurs, à simplifier le passage du calcul à l’approbation et à éviter que les audits ne deviennent un goulot d’étranglement.

Assurer la conformité fiscale dans plusieurs juridictions est complexe. Les retards dans la finalisation des données fiscales peuvent entraîner des déclarations tardives et des pénalités. Des délais de traitement irréguliers obligent souvent les équipes à se précipiter pour respecter les échéances légales, ce qui augmente le risque d’erreurs de déclaration et d’exposition juridique pour l’organisation.

ProcessMind suit de bout en bout le flux de travail de déclaration fiscale dans UKG Pro afin de repérer les retards. En visualisant le temps écoulé entre le calcul de l’impôt et le dépôt final de la déclaration, les organisations peuvent satisfaire aux exigences de chaque juridiction bien avant les échéances légales et s’assurer ainsi de leur conformité.

Les goulots d’étranglement lors des dernières étapes d’approbation retardent souvent la génération des fichiers de virement bancaire et mettent en péril le paiement des employés. Si le délai de transmission de ces fichiers aux établissements financiers n’est pas respecté, l’organisation risque des frais de retard, des pénalités bancaires et une forte insatisfaction des employés en raison des retards de rémunération.

ProcessMind met en évidence le délai entre l’approbation de la paie et la génération du fichier dans UKG Pro. Les responsables peuvent ainsi repérer et éliminer les obstacles liés à l’approbation finale, afin que les fichiers de versement soient toujours prêts à être transmis à la banque dans les délais, quelle que soit la complexité du cycle de paie.

L’importation de données sur les primes et les commissions depuis des systèmes externes entraîne souvent des erreurs qui nécessitent une intervention manuelle. Les écarts entre les systèmes sources et la plateforme de paie faussent les calculs et doivent être corrigés dans des délais serrés, ce qui génère du stress et des erreurs dans le calcul du salaire brut.

ProcessMind suit le parcours des données de primes dans UKG Pro pour repérer les erreurs introduites lors de leur importation. L’analyse du flux des enregistrements importés aide les équipes à améliorer la qualité de l’intégration et à réduire le nettoyage manuel nécessaire avant le lancement de la paie, afin de garantir l’exactitude des rémunérations liées aux performances.

Les dossiers de paie sont souvent répartis de manière inégale entre les spécialistes : certains risquent l’épuisement professionnel, tandis que d’autres sont sous-occupés. Ce déséquilibre peut retarder le traitement de certains groupes de paie et entraîner des expériences de paiement inégales pour les employés de différents services ou unités opérationnelles.

ProcessMind donne une visibilité sur le volume et la complexité des dossiers de paie traités par chaque spécialiste dans UKG Pro. Les organisations peuvent s’appuyer sur ces données pour rééquilibrer les charges de travail et éviter qu’un seul point de défaillance ne fragilise le processus de paie, tout en améliorant l’efficacité et le moral de l’équipe.

Les délais de traitement prolongés des calculs du brut au net réduisent le temps disponible pour effectuer des audits et des vérifications approfondis. Lorsque le système met trop de temps à traiter les grands groupes de paie, la période pendant laquelle les erreurs peuvent être corrigées avant la date de paiement se réduit dangereusement, ce qui augmente le risque de résultats non vérifiés.

Grâce au Process Mining, ProcessMind repère les groupes ou les cycles de paie dans UKG Pro dont les calculs prennent le plus de temps. Les équipes techniques peuvent ainsi optimiser les configurations ou la répartition des ressources pour accélérer le moteur de calcul et consacrer davantage de temps aux audits essentiels.

Les ajustements manuels des retenues liées aux avantages sociaux sont une source fréquente d’écarts de paie et de mécontentement chez les employés. Lorsque les changements de statut des avantages ne sont pas rapidement répercutés dans le système de paie, ils entraînent des corrections rétroactives et des procédures de régularisation complexes, qui désorientent les employés et compliquent les déclarations fiscales.

ProcessMind analyse les délais et la précision de l’application des retenues liées aux avantages sociaux dans UKG Pro. En repérant les écarts entre les changements d’avantages et les mises à jour de la paie, les organisations peuvent automatiser davantage le processus et veiller à ce que les retenues soient toujours à jour, tout en réduisant la charge administrative liée aux régularisations rétroactives.

Sans suivi clair des accords de niveau de service internes, les services de paie peinent à repérer les objectifs de performance qui ne sont pas atteints. Ce manque de transparence complique la justification d’améliorations des processus ou de recrutements supplémentaires auprès de la direction, et les opérations restent souvent inefficaces et stagnantes.

ProcessMind compare chaque étape du cycle de paie dans UKG Pro aux SLA prédéfinis. Ce suivi en temps réel signale à la direction les dépassements potentiels avant qu’ils ne surviennent, afin qu’elle puisse intervenir à temps et maintenir le processus de paie dans les délais et dans les limites de performance attendues.

Le traitement de la paie d’employés répartis dans plusieurs États implique des exigences fiscales et juridiques particulières, qui ralentissent souvent l’ensemble du cycle. En raison des vérifications supplémentaires requises dans des juridictions différentes, certains groupes de paie peuvent régulièrement dépasser les délais internes.

ProcessMind ventile les performances de la paie par juridiction fiscale dans UKG Pro pour repérer les régions qui occasionnent le plus de retards. Les organisations peuvent ainsi affecter des ressources spécialisées aux situations les plus complexes et maintenir une vitesse de traitement uniforme, quelle que soit la complexité géographique.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les ajustements manuels entraînent des reprises et augmentent le risque d’erreurs de paiement pour les employés. En limitant ces interventions, les organisations peuvent fiabiliser le traitement standard de la paie et verser une rémunération exacte dès le premier passage, sans corrections lors des périodes suivantes. La confiance envers le service de paie s’en trouve renforcée et la charge administrative réduite.

ProcessMind repère les étapes du flux de travail dans UKG Pro où les ajustements sont les plus fréquents. En analysant ces écarts, les équipes peuvent mettre en place des contrôles automatisés ou des formations pour garantir l’exactitude des données dès leur saisie, et ainsi réduire potentiellement le volume d’ajustements de plus de 30 %. Cette approche préventive permet de détecter les erreurs avant qu’elles n’affectent le versement final.

Des approbations dans les délais sont indispensables au bon déroulement du processus de paie. Lorsqu’elles tardent, les spécialistes de la paie doivent précipiter leurs calculs ou retarder l’ensemble du cycle, ce qui nuit directement au moral des équipes et à la précision de la planification financière. Des cycles plus courts laissent davantage de temps pour les audits et les validations.

Nous vous donnons une visibilité sur les étapes d’approbation des dossiers de paie et mettons en évidence les responsables ou les services qui dépassent régulièrement les délais dans le système. En repérant ces goulots d’étranglement, la direction peut imposer des échéances plus strictes et réduire le temps de cycle de plusieurs heures, voire de plusieurs jours, afin que le traitement de la paie commence à l’heure à chaque période.

Les exceptions d’audit détectées pendant la phase de prévisualisation doivent être traitées immédiatement et obligent souvent l’équipe de paie à travailler tard. Les réduire permet de faire de cette phase une simple formalité plutôt qu’une séance de dépannage dans l’urgence, et de clôturer la paie de manière plus prévisible et sereine.

ProcessMind suit les schémas d’exception récurrents dans UKG Pro et indique les types de données qui déclenchent régulièrement des alertes. En traitant les causes à l’origine de ces problèmes, les organisations peuvent faire en sorte que plus de 95 % des dossiers de paie passent la phase de prévisualisation sans erreur critique, ce qui réduit considérablement la pression sur l’équipe chargée de la conformité.

Les traitements hors cycle coûtent cher et perturbent les opérations habituelles. En réduisant leur fréquence, le service de paie diminue sensiblement ses coûts administratifs et peut se consacrer à des améliorations de fond plutôt qu’à la gestion permanente des urgences. Cela témoigne également d’une meilleure maturité des processus et d’une plus grande fiabilité des données.

En analysant les motifs des demandes de traitement hors cycle, notre plateforme aide à repérer les défaillances systémiques du cycle de paie habituel. Les équipes peuvent alors corriger les problèmes à la source, réduire considérablement les versements d’urgence et mieux organiser les opérations financières.

La génération du fichier de virement bancaire est la dernière étape avant le paiement des employés. Tout retard à ce stade peut entraîner le dépassement des échéances bancaires, des paiements tardifs et d’éventuelles conséquences juridiques ou réglementaires. Accélérer cette étape au maximum permet de conserver une marge de sécurité indispensable.

ProcessMind cartographie le parcours exact entre l’approbation du dossier et la génération du fichier dans UKG Pro. Cette visibilité permet aux responsables de déterminer si le retard est dû à un problème technique ou à un transfert manuel entre équipes. Ils peuvent ainsi réduire sensiblement la durée de la dernière étape du versement et garantir que les paiements sont effectués à temps.

Le respect constant des échéances de déclaration fiscale dans plusieurs juridictions est essentiel pour éviter les pénalités et préserver la réputation de l’entreprise. La standardisation garantit que chaque déclaration suit un calendrier prévisible et conforme, quelle que soit sa complexité ou la personne chargée de la traiter.

Nos outils d’analyse montrent clairement comment les déclarations fiscales progressent par rapport au cycle de paie habituel. En comparant les juridictions, vous pouvez repérer celles où les retards sont fréquents et standardiser le flux de travail afin de respecter toutes les échéances et d’éviter les pénalités pour dépôt tardif.

Les erreurs d’importation des données relatives aux primes ou aux bonus entraînent de nombreuses reprises pendant la phase de calcul. Des données fiables dès l’importation réduisent la charge des spécialistes de la paie et permettent de verser correctement la rémunération variable dès le premier passage, sans mécontenter les employés.

ProcessMind vous aide à visualiser le transfert de données entre les sources externes et UKG Pro. En repérant les étapes où les données sont généralement altérées ou erronées, vous pouvez améliorer vos procédures d’importation et réduire considérablement le temps consacré aux corrections manuelles, pour que chaque cycle de paie démarre sur de bonnes bases.

Une charge de travail inégale peut entraîner l’épuisement des spécialistes les plus sollicités et créer des goulots d’étranglement dans certains groupes de paie. Une répartition équilibrée des dossiers permet d’éviter qu’une seule personne soit débordée, d’améliorer la qualité du travail et d’accélérer le traitement dans toute l’organisation.

En suivant le volume de dossiers traités par les différents spécialistes et équipes de paie, nous repérons les personnes qui gèrent les cas les plus complexes ou les volumes les plus importants. Ces informations permettent de mieux répartir les ressources et de faciliter les opérations pendant les périodes de forte activité, tout en évitant qu’un seul point de défaillance ne perturbe l’ensemble du processus.

Le délai entre la saisie initiale des données et le calcul final du brut au net reflète l’efficacité du service de paie. Le réduire permet de consacrer davantage de temps aux audits approfondis et aux corrections de dernière minute, sans risquer de manquer l’échéance de paiement.

ProcessMind met en évidence les temps d’attente et les retards de traitement qui ne sont pas visibles dans le moteur de calcul. En repérant les groupes de paie ou les catégories d’employés dont le traitement est le plus long, vous pouvez optimiser les configurations et accélérer les calculs de 20 % ou plus, pour un cycle de paie plus efficace et plus réactif.

La mise à jour des retenues liées aux avantages sociaux en phase avec les cycles de paie est essentielle à la précision financière et à la satisfaction des employés. Des mises à jour inefficaces entraînent souvent des arriérés ou des trop-perçus, difficiles et longs à régulariser lors des périodes suivantes.

Notre solution de Process Mining suit les échanges entre les modules d’avantages sociaux et les dossiers de paie. Elle vous aide à repérer les mises à jour bloquées afin que vous puissiez automatiser ces flux et garantir l’exactitude des retenues pour chaque employé.

Les accords de niveau de service servent de référence pour évaluer les performances de la paie, notamment dans les grandes organisations ou celles qui sont décentralisées. Le respect constant des échéances renforce la confiance des parties prenantes et évite que les retards de traitement ne nuisent au reste de l’entreprise.

Nous suivons en temps réel les échéances de traitement définies dans UKG Pro. En vous signalant les dossiers susceptibles de dépasser un SLA, ProcessMind permet à votre équipe d’intervenir avant qu’une échéance ne soit manquée et de respecter les engagements à chaque cycle de paie.

Le traitement de la paie dans plusieurs États ajoute un niveau de complexité qui peut facilement créer des goulots d’étranglement. L’optimisation de ces flux permet de respecter les exigences propres à chaque État sans ralentir le traitement national principal ni désorienter les spécialistes.

ProcessMind détaille le cycle de paie par juridiction fiscale et met en évidence les États dont les exigences sont les plus complexes ou les plus longues à satisfaire. Vous pouvez ainsi adapter vos flux de travail à ces régions, réduire la complexité globale des opérations multi-États et accélérer le traitement.

Parcours d’amélioration du traitement de la paie en 6 étapes

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Que faire

Accédez au modèle de données de paie UKG Pro pour structurer l’historique de vos dossiers de paie selon le format requis pour le Process Mining.

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Pourquoi est-ce important ?

Un format standardisé garantit que les groupes de paie, les juridictions fiscales et les données de suivi du temps sont correctement associés dès le départ.

Résultat attendu

Un fichier Excel prêt à l’emploi pour vos données de paie.

VOS ANALYSES DE LA PAIE

Analysez en détail le traitement de la paie dans UKG Pro

ProcessMind représente les flux de travail d’UKG Pro pour montrer précisément où surviennent les ajustements manuels et les retards de déclaration fiscale. Vous obtenez une vision claire du cycle réel de traitement de la paie, afin d’en vérifier la conformité et l’efficacité.
  • Représentez les flux réels de traitement de la paie dans UKG Pro
  • Repérez les goulots d’étranglement dans les approbations et les retards manuels
  • Comparez les temps de cycle entre différentes régions
  • Suivez la conformité fiscale et l’exactitude des déclarations
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS OBSERVÉS

Améliorer l’efficacité de la paie avec UKG Pro

En analysant le cycle de vie de chaque dossier de paie dans UKG Pro, les organisations repèrent les goulots d’étranglement invisibles et simplifient les étapes de vérification manuelle. Ces résultats illustrent les gains d’efficacité obtenus grâce au Process Mining dans les opérations de paie essentielles.

0 %
Des cycles d’approbation plus rapides

Réduction des retards d’approbation

La simplification des flux de travail liés aux feuilles de temps réduit le délai entre leur soumission et leur approbation par un responsable, ce qui garantit la disponibilité des données à temps pour le traitement de la paie.
+ 0 %
Une meilleure précision dès le premier passage

Augmentation du nombre de paiements exacts dès le premier passage

En réduisant les ajustements manuels grâce à des importations de données plus précises, les organisations augmentent nettement le nombre de dossiers de paie sans erreur.
0 %
Moins d’exceptions d’audit

Réduction des alertes de conformité

Les organisations réduisent le nombre de dossiers nécessitant une intervention manuelle en standardisant le traitement des impôts et des retenues dans les flux multi-États.
0 %
Moins de traitements hors cycle

Réduction des traitements d’urgence

La correction des causes des erreurs lors du traitement principal réduit le recours à des traitements manuels hors cycle, coûteux et réalisés en dehors du calendrier habituel.
0 % SLA
Meilleur respect des SLA

Des dates de paiement respectées de manière constante

Une meilleure visibilité sur les échéances de traitement aide les spécialistes à équilibrer leur charge de travail et à respecter presque systématiquement les dates de paiement des employés.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données sous-jacentes. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différents contextes de mise en œuvre.

Données recommandées

Commencez votre analyse avec ces activités et attributs essentiels pour établir une base solide.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique représentant un employé donné pour une période de paie donnée.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’ID de cas obligatoire qui regroupe toutes les activités de paie pour former une instance de processus.

Événement ou étape précise du processus de paie.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut Activité obligatoire définit les nœuds du graphe du processus.

Date et heure auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

L’attribut StartTime est obligatoire pour ordonner les événements.

Système de référence pour les données.

Pourquoi est-ce important ?

Attribut obligatoire pour la traçabilité des données et l’analyse multi-système.

Horodatage de la dernière modification de la ligne de données.

Pourquoi est-ce important ?

Attribut obligatoire pour l’actualisation incrémentielle des données.

Identifiant ou nom de la personne qui traite l’enregistrement.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les ressources et de mieux répartir la charge de travail.

Code du service associé à l’employé.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel pour segmenter l’organisation et analyser les causes profondes.

Code du centre de coûts utilisé pour l’affectation financière.

Pourquoi est-ce important ?

Facilite l’analyse financière et permet de repérer les goulots d’étranglement par unité budgétaire.

Regroupement logique des employés pour le traitement de la paie.

Pourquoi est-ce important ?

Dimension principale pour regrouper et comparer les performances de traitement de la paie.

Montant total calculé avant déductions et impôts.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la chaîne de valeur et de repérer les valeurs atypiques.

État ou localité principal pour la déclaration fiscale.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel au suivi de la conformité et à l’analyse géographique.

Date et heure limites pour l’exécution du paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Référence pour calculer le respect des SLA.

Indique si le cycle de paie est en dehors du calendrier habituel.

Pourquoi est-ce important ?

Filtre essentiel pour analyser les écarts du processus et les reprises.

Indique si une exception d’audit a été déclenchée.

Pourquoi est-ce important ?

Repère les cas qui nécessitent une intervention.

Dernier jour de la période de paie traitée.

Pourquoi est-ce important ?

Repère temporel du cycle de paie.

Indique si le paiement a été exécuté après l’échéance.

Pourquoi est-ce important ?

Indicateur de suivi de la conformité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Création de la ligne de paie d’un employé dans une nouvelle instance de groupe de paie. Cela indique que l’employé est actif et rattaché au cycle de traitement en cours.

Pourquoi est-ce important ?

Marque le début officiel de la phase de traitement de la paie dans le système principal. Cette étape est essentielle pour distinguer la durée de saisie du temps de travail de la durée réelle du traitement de la paie.

Approbation finale d’un dossier individuel ou de l’ensemble du groupe de paie. Cette action verrouille le dossier pour empêcher toute autre modification et le place dans la file d’attente de génération des paiements.

Pourquoi est-ce important ?

Étape clé qui marque le passage de la phase de traitement à la phase de finalisation. Elle sert à calculer le « Bank Transfer File Lead Time ».

Date d’effet ou transfert effectif des fonds à l’employé. Cette étape marque le versement de la rémunération due.

Pourquoi est-ce important ?

Sert à vérifier le respect des SLA et à garantir que les employés sont payés à la date prévue.

Transmission réussie des données fiscales aux juridictions concernées (fédérales, étatiques et locales). Cette étape intervient souvent après le paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape est essentielle au Dashboard « Multi State Tax Filing Timelines », qui permet de respecter les obligations réglementaires et d’éviter les pénalités.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de votre environnement UKG Pro pour visualiser chaque étape du cycle de paie, du début à la fin. Cette visibilité vous aide à repérer précisément les ajustements manuels et les retards d’approbation, afin de standardiser les flux de travail et de réduire les erreurs récurrentes.

L’analyse nécessite trois principaux éléments : un identifiant de dossier de paie, un horodatage pour chaque activité et le nom de l’action correspondante. Ces champs sont généralement extraits des journaux d’audit du système et des tables de transactions liées aux feuilles de temps, aux déclarations fiscales et aux virements bancaires.

Oui. En cartographiant les causes des retards de soumission des feuilles de temps et des erreurs dans les données de primes, vous pouvez mettre en place des mesures préventives. La résolution de ces problèmes en amont réduit directement le besoin de corrections hors cycle, coûteuses et longues, lors des étapes suivantes.

La plupart des organisations obtiennent leurs premières cartographies de processus dans les deux à quatre semaines suivant la mise en place de l’extraction des données depuis UKG Pro. Ce délai comprend le nettoyage des données, l’association des activités et la création d’une première visualisation des goulots d’étranglement actuels de la paie.

Non. Le Process Mining est une technologie non intrusive qui lit les journaux existants sans modifier votre configuration. Vous pouvez poursuivre vos opérations de paie comme d’habitude pendant que le logiciel analyse les flux de données historiques et en temps réel pour repérer des pistes d’amélioration.

L’analyse peut ventiler les flux de processus par État ou par région afin de repérer les goulots d’étranglement locaux liés à la conformité et les retards propres aux déclarations fiscales. Les responsables de la paie peuvent ainsi optimiser certaines juridictions sans perturber l’ensemble du cycle national.

Le Process Mining mesure le temps écoulé entre les activités et aide ainsi à repérer les déséquilibres dans la répartition de la charge de travail entre les spécialistes. La direction peut utiliser ces informations pour réattribuer des tâches ou proposer des formations ciblées lorsque certaines étapes prennent régulièrement plus de temps que la moyenne du service.

La confidentialité est préservée grâce à la pseudonymisation des champs sensibles concernant les employés avant leur transfert vers la plateforme de Process Mining. Vous gardez le contrôle des attributs inclus et veillez à ce que seules les métadonnées relatives au processus, nécessaires à l’analyse, soient traitées.

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Réduisez de 30 % le temps de cycle de la paie et éliminez les goulots d’étranglement.

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