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Améliorez votre traitement de la paie

Optimiser UKG Pro avec notre guide en 6 étapes
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Améliorez votre traitement de la paie
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le traitement de la paie dans UKG Pro pour une conformité totale

Notre plateforme vous aide à découvrir les goulots d'étranglement cachés qui ralentissent vos cycles de paie et entraînent des reprises manuelles inutiles. En analysant votre flux opérationnel, vous pouvez identifier précisément les points de blocage et résoudre les risques de conformité avant qu'ils n'affectent vos employés. Cette visibilité assure un processus de rémunération plus fiable et efficace pour l'ensemble de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L'importance stratégique de l'optimisation de la paie

La paie est souvent perçue comme une fonction administrative standard qui doit simplement fonctionner, mais son efficacité impacte directement les résultats financiers et la confiance de vos employés. Dans un système complexe comme UKG Pro, le volume considérable de données, allant de multiples juridictions fiscales à des fréquences de paiement variées, crée des couches de complexité où les inefficacités peuvent facilement se cacher. L'optimisation des processus dans ce contexte ne se résume pas à la rapidité ; il s'agit de créer un environnement résilient et sans erreur où chaque calcul est précis et chaque échéance est respectée sans nécessiter d'efforts manuels héroïques. Lorsque votre traitement de la paie est optimisé, vous réduisez les risques de pénalités de conformité et éliminez la charge administrative qui empêche vos équipes RH et financières de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.

Décoder le cycle de paie avec le Process Mining

Le Process Mining comble l'écart entre les données brutes et les informations exploitables en transformant les empreintes numériques laissées dans UKG Pro en une carte visuelle claire de vos opérations réelles. Chaque fois qu'une feuille de temps est approuvée ou qu'un calcul de taxe est déclenché, un enregistrement est créé. En suivant ces enregistrements au fur et à mesure qu'ils transitent par le système, le Process Mining vous permet de visualiser la réalité de votre cycle de paie plutôt que la version idéalisée d'un manuel. Ce niveau de transparence est essentiel pour comprendre le pourquoi et le comment des retards. Vous pouvez identifier précisément où un enregistrement de paie est en attente, qu'il attende l'approbation d'un responsable ou qu'il soit bloqué dans une file d'attente pour la synchronisation des données entre la gestion des effectifs et le module de paie principal.

Identifier et éliminer les goulots d'étranglement invisibles

L'un des problèmes les plus courants dans le traitement de la paie est la boucle de reprise. Cela se produit lorsque les données importées dans UKG Pro contiennent des erreurs qui ne sont détectées que lors des phases finales de prévisualisation ou d'audit. Grâce au Process Mining, vous pouvez remonter ces erreurs jusqu'à leur source. Par exemple, si un service spécifique nécessite constamment des corrections manuelles de données après le calcul du salaire brut, vous pouvez examiner les étapes initiales de saisie des données ou d'approbation au sein de ce groupe spécifique. En traitant la cause profonde, telle qu'un manque de formation sur l'interface de suivi du temps ou une déduction d'avantages sociaux mal configurée, vous pouvez éliminer le besoin d'ajustements de dernière minute. La réduction de ces goulots d'étranglement raccourcit considérablement le temps de cycle global, garantissant que le fichier de virement bancaire est généré bien avant l'échéance à chaque période.

Renforcer la Conformité et la Préparation à l'Audit

La Conformité est la colonne vertébrale de toute opération de paie. Avec l'évolution constante des réglementations fiscales et du droit du travail, maintenir une configuration UKG Pro conforme est une tâche importante. Le Process Mining fournit une piste d'audit continue et automatisée pour chaque cycle de paie. Vous pouvez vérifier que chaque exception d'audit signalée par le système a été traitée de manière appropriée et que chaque modification manuelle a été autorisée conformément à vos contrôles internes. Cette visibilité est inestimable pendant la saison des audits, car elle vous permet de démontrer que vos processus sont non seulement efficaces mais aussi qu'ils respectent strictement les normes organisationnelles et légales. Au lieu d'échantillonner quelques enregistrements, vous pouvez avoir confiance dans la conformité de 100 % de vos données de paie.

Réaliser de la valeur grâce à un traitement accéléré

S'orienter vers un processus de paie plus optimisé signifie que votre équipe passe moins de temps à gérer des urgences et plus de temps à des analyses à forte valeur ajoutée. Lorsque vous réduisez les frictions dans vos workflows UKG Pro, vous diminuez le coût par fiche de paie et augmentez la fiabilité de vos rapports financiers. L'objectif ultime de l'application du Process Mining à la paie est de parvenir à une paie silencieuse... une paie qui fonctionne sans heurts en arrière-plan avec une intervention minimale. Cela se traduit par une amélioration de la satisfaction des employés grâce à une rémunération rapide et précise, tout en offrant à la direction la certitude, basée sur les données, que l'une des dépenses les plus importantes de l'entreprise est gérée avec une efficacité maximale. Commencer ce parcours implique d'examiner vos données actuelles et d'identifier les écarts les plus fréquents par rapport à votre processus standard, puis de travailler systématiquement à les aligner avec vos objectifs organisationnels.

Traitement de la paie Gestion des effectifs Conformité fiscale Spécialiste de paie Gestion des rémunérations Préparation à l'audit Suivi du temps

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les ajustements manuels surviennent souvent lorsque les saisies initiales de données sont incorrectes ou manquantes, entraînant un travail de reprise significatif pour les spécialistes de la paie. Ces annulations manuelles augmentent le risque d'erreurs dans les calculs fiscaux et peuvent entraîner une non-conformité avec le droit du travail si elles ne sont pas correctement documentées. Cela crée une lourde charge administrative qui ralentit l'ensemble du cycle.

ProcessMind analyse les journaux d'événements UKG Pro pour identifier où les corrections manuelles se produisent le plus fréquemment. En cartographiant ces points de contact, les organisations peuvent identifier les causes profondes des inexactitudes de données et mettre en œuvre des validations automatisées pour s'assurer que les enregistrements de paie sont corrects dès le départ, réduisant considérablement le besoin d'intervention humaine.

Les retards dans l'approbation des feuilles de temps des employés créent un effet d'entraînement qui paralyse tout le cycle de paie. Lorsque les gestionnaires n'approuvent pas les données de temps à temps, les équipes de paie doivent précipiter la phase de calcul, ce qui entraîne souvent des délais manqués, des inexactitudes de paiement ou des frais de traitement accéléré coûteux pour garantir que les employés soient payés à temps.

En utilisant le process mining sur UKG Pro, ProcessMind visualise le temps entre la soumission et l'approbation à travers les différents départements et équipes. Cette transparence permet aux dirigeants d'identifier les goulots d'étranglement spécifiques et de responsabiliser les gestionnaires, garantissant que les données de temps s'intègrent harmonieusement dans le moteur de paie sans causer de retards en aval.

S'appuyer sur des traitements hors cycle pour corriger des paiements manqués ou des erreurs de données est une pratique coûteuse qui draine les ressources de la paie. Ces cycles supplémentaires perturbent les workflows standards, augmentent les frais généraux administratifs et compliquent la réconciliation des déclarations fiscales entre différents groupes de paie, augmentant finalement le coût par chèque de paie émis.

ProcessMind suit la fréquence et les causes des paiements hors cycle au sein d'UKG Pro. En découvrant les schémas qui mènent à ces exceptions, les organisations peuvent affiner leur cycle de paie principal et réduire la dépendance à l'égard de traitements d'urgence coûteux, menant à des opérations plus prévisibles et rentables.

Des volumes élevés d'alertes d'audit lors de la phase de prévisualisation de la paie indiquent des problèmes systémiques d'intégrité des données ou de configuration du système. Passer un temps excessif à résoudre ces exceptions manuellement retarde le décaissement final et augmente la charge de travail pendant la fenêtre critique de la paie, conduisant souvent à des décisions hâtives qui compromettent la précision.

En analysant la piste d'audit dans UKG Pro, ProcessMind identifie les règles spécifiques ou les groupes de paie qui déclenchent le plus d'exceptions. Cette information aide les équipes à résoudre les problèmes de configuration sous-jacents ou les habitudes de saisie de données, en rationalisant le chemin du calcul à l'approbation et en garantissant que les audits sont une formalité plutôt qu'un goulot d'étranglement.

La gestion de la conformité fiscale dans plusieurs juridictions est complexe, et les retards dans la finalisation des données fiscales peuvent entraîner des dépôts tardifs et des pénalités. Des vitesses de traitement incohérentes entraînent souvent une précipitation de dernière minute pour respecter les délais légaux, augmentant le risque de rapports inexacts et une exposition juridique potentielle pour l'organisation.

ProcessMind surveille le workflow complet de déclaration fiscale au sein d'UKG Pro pour détecter les retards. En visualisant le temps écoulé entre le calcul de l'impôt et la déclaration finale, les organisations peuvent s'assurer que toutes les exigences juridictionnelles sont respectées bien avant les délais légaux, offrant tranquillité d'esprit et conformité totale.

Les goulots d'étranglement lors des étapes d'approbation finale retardent souvent la génération des fichiers de virement bancaire, mettant en péril les paiements des employés. Lorsque le délai de soumission de ces fichiers aux institutions financières est dépassé, l'organisation peut faire face à des frais de retard, des pénalités bancaires et une insatisfaction significative des employés due à la compensation retardée.

ProcessMind met en évidence le décalage entre l'approbation de la paie et la génération des fichiers dans UKG Pro. Cela permet aux responsables d'identifier et d'éliminer les obstacles spécifiques dans le processus de validation finale, garantissant que les fichiers de décaissement sont toujours prêts pour la banque à temps, quelle que soit la complexité du cycle de paie.

L'importation de données de primes et de commissions provenant de systèmes externes entraîne fréquemment des erreurs qui nécessitent une intervention manuelle. Ces incohérences entre les systèmes source et la plateforme de paie provoquent des discordances de calcul qui doivent être résolues dans des délais serrés, entraînant fréquemment du stress et des erreurs dans les calculs de salaire brut.

ProcessMind suit le cycle de vie des données de primes au sein d'UKG Pro pour identifier où les erreurs sont introduites pendant le processus d'importation. En analysant le flux des enregistrements importés, les équipes peuvent améliorer la qualité de l'intégration et réduire la quantité de nettoyage manuel nécessaire avant d'exécuter la paie, garantissant une rémunération basée sur la performance précise.

La répartition des enregistrements de paie est souvent inégale entre les spécialistes, entraînant l'épuisement professionnel pour certains et la sous-utilisation pour d'autres. Ce déséquilibre peut entraîner un retard de groupes de paie spécifiques, créant des expériences de paiement incohérentes pour les employés à travers les différents départements ou unités commerciales.

ProcessMind offre une visibilité sur le volume et la complexité des enregistrements de paie gérés par chaque spécialiste dans UKG Pro. Les organisations peuvent utiliser ces données pour rééquilibrer les charges de travail et s'assurer qu'il n'existe aucun point de défaillance unique dans la chaîne de traitement de la paie, améliorant ainsi l'efficacité globale de l'équipe et le moral.

Des temps de traitement prolongés pour les calculs du brut au net limitent le temps disponible pour un audit et une vérification approfondis. Si le système prend trop de temps pour traiter de grands groupes de paie, la fenêtre de correction des erreurs avant la date de paiement se réduit dangereusement, augmentant la probabilité de résultats non vérifiés.

Grâce au Process Mining, ProcessMind identifie les groupes ou cycles de paie spécifiques dans UKG Pro qui connaissent les temps de calcul les plus longs. Cela permet aux équipes techniques d'optimiser les configurations ou l'allocation des ressources pour accélérer le moteur de traitement principal, offrant ainsi plus de temps pour les activités d'audit critiques.

Les ajustements manuels des déductions d'avantages sociaux sont une source courante de fuites de paie et de frustration des employés. Lorsque les changements de statut des avantages sociaux ne sont pas rapidement répercutés dans le système de paie, cela entraîne des corrections rétroactives et des processus de recouvrement complexes qui embrouillent les employés et compliquent les déclarations fiscales.

ProcessMind analyse le calendrier et la précision de l'application des déductions d'avantages sociaux dans UKG Pro. En identifiant les écarts entre les changements d'avantages sociaux et les mises à jour de la paie, les organisations peuvent automatiser davantage le processus et s'assurer que les déductions sont toujours à jour, réduisant ainsi la charge administrative des ajustements rétroactifs.

Sans un suivi clair des accords de niveau de service internes, les services de paie ont du mal à identifier où ils ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs de performance. Ce manque de transparence rend difficile la justification des améliorations de processus ou des effectifs supplémentaires auprès de la direction, entraînant souvent des opérations stagnantes et inefficaces.

ProcessMind évalue chaque étape du cycle de paie UKG Pro par rapport à des SLA prédéfinis. Ce suivi en temps réel alerte la direction des violations potentielles avant qu'elles ne se produisent, permettant ainsi une intervention proactive pour maintenir le processus de paie dans les délais et les paramètres de performance acceptables.

Le traitement de la paie pour des employés répartis sur plusieurs États introduit des exigences fiscales et légales uniques qui ralentissent souvent le cycle global. Ces complexités peuvent entraîner des groupes de paie spécifiques à manquer constamment les délais internes en raison de la vérification supplémentaire requise pour diverses juridictions.

ProcessMind segmente la performance de la paie par juridiction fiscale au sein d'UKG Pro afin d'identifier les régions qui causent le plus de retards. Cela permet aux organisations d'allouer des ressources spécialisées aux zones les plus complexes, assurant une vitesse de traitement standardisée partout, quelle que soit la complexité géographique.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les ajustements manuels génèrent des reprises et augmentent le risque d'erreurs de paiement pour les employés. En réduisant ces interventions, les organisations peuvent s'assurer que l'exécution standard de la paie est fiable et que les employés reçoivent une rémunération précise sans avoir besoin de corrections dans les périodes suivantes. Cela conduit à une plus grande confiance dans le service de paie et à une réduction des frais administratifs.

ProcessMind identifie les points spécifiques du workflow UKG Pro où les ajustements se produisent le plus fréquemment. En analysant ces points de déviation, les équipes peuvent mettre en œuvre des contrôles automatisés ou des formations pour s'assurer que les données sont correctes au point d'entrée, réduisant potentiellement les volumes d'ajustement de plus de 30 %. Cette approche proactive garantit que les erreurs sont détectées avant qu'elles n'affectent le décaissement final.

Des approbations en temps voulu sont la base d'un processus de paie fluide. Lorsque les approbations sont en retard, cela contraint les spécialistes de la paie à précipiter leurs calculs ou à retarder l'ensemble du cycle, ce qui a un impact direct sur le moral des employés et la précision de la planification financière. Des cycles plus rapides signifient plus de temps pour l'audit et la validation.

Nous offrons une visibilité sur les étapes d'approbation du dossier de paie, mettant en évidence les managers ou services qui manquent constamment les délais au sein du système. En identifiant ces goulots d'étranglement, la direction peut imposer des délais plus stricts et réduire le temps de cycle global de plusieurs heures, voire de jours, garantissant ainsi que le moteur de paie démarre à temps à chaque période.

Les exceptions d'audit détectées lors de la phase de prévisualisation exigent une attention immédiate et conduisent souvent à des nuits tardives pour l'équipe de paie. Minimiser ces exceptions garantit que la phase de prévisualisation est une formalité plutôt qu'une séance de dépannage frénétique, permettant un processus de clôture plus prévisible et serein.

ProcessMind suit les schémas d'exception courants au sein d'UKG Pro, montrant quels types de données déclenchent constamment des alertes. En abordant ces causes profondes, les organisations peuvent atteindre un état où plus de 95 % des enregistrements de paie passent la phase de prévisualisation sans aucune erreur critique, réduisant considérablement le stress de l'équipe de conformité.

Les traitements hors cycle sont coûteux et perturbateurs pour les opérations commerciales habituelles. Réduire leur fréquence permet d'économiser des coûts administratifs importants et de permettre au service de paie de se concentrer sur des améliorations stratégiques plutôt que de gérer des urgences constantes. Cela indique également un niveau plus élevé de maturité des processus et de précision des données.

En analysant les raisons des demandes de traitements hors cycle, notre plateforme aide à identifier les défaillances systémiques dans le cycle de paie régulier. Les équipes peuvent alors résoudre ces problèmes à la source, menant à une réduction substantielle du besoin de décaissements d'urgence et à une opération financière plus rationalisée.

La génération du fichier de virement bancaire est la dernière étape avant que les employés ne soient payés. Tout retard à ce stade peut entraîner le non-respect des délais bancaires, des paiements différés et des répercussions légales ou de conformité potentielles. S'assurer que cette étape est aussi rapide que possible offre une marge de sécurité nécessaire.

ProcessMind cartographie le chemin exact de l'approbation de l'enregistrement à la génération du fichier dans UKG Pro. Cette transparence permet aux managers de voir si le retard est causé par des problèmes techniques ou des transferts manuels, leur permettant de réduire considérablement le temps de la dernière étape du processus de décaissement et de garantir des paiements à temps.

Le respect constant des délais de déclaration fiscale dans plusieurs juridictions est essentiel pour éviter les pénalités et maintenir la réputation de l'entreprise. La standardisation garantit que, quelle que soit la complexité, chaque déclaration suit un calendrier prévisible et conforme, quel que soit le spécialiste en charge de la tâche.

Nos outils d'analyse offrent une vue claire de la progression des déclarations fiscales parallèlement au cycle de paie standard. En comparant les différentes juridictions, vous pouvez identifier les zones sujettes aux retards et standardiser le workflow pour assurer une conformité à 100 % dans les délais et zéro pénalité de retard de déclaration.

Des importations inexactes pour les primes ou les bonus entraînent un travail de reprise massif pendant la phase de calcul. Une intégrité élevée des données au stade de l'importation réduit la charge des spécialistes de la paie et garantit que la rémunération variable est versée correctement dès la première fois, évitant ainsi la frustration des employés.

ProcessMind vous aide à visualiser le transfert entre les sources de données externes et UKG Pro. En identifiant où la corruption ou les erreurs de données se produisent généralement, vous pouvez affiner vos protocoles d'importation et réduire considérablement les heures passées à la correction manuelle des données, garantissant un démarrage propre à chaque exécution de paie.

Les charges de travail inégales entraînent l'épuisement professionnel des performants et des goulots d'étranglement dans des groupes de paie spécifiques. Une répartition équilibrée des dossiers de paie garantit qu'aucun spécialiste n'est surchargé, conduisant à un travail de meilleure qualité et à des temps de traitement globaux plus rapides à travers toute l'organisation.

En surveillant le débit des différents spécialistes et équipes de paie, nous identifions qui gère les cas les plus complexes ou les volumes les plus élevés. Ces données permettent une allocation des ressources plus intelligente et une opération globale plus fluide pendant les périodes de traitement de pointe, prévenant ainsi tout point de défaillance unique.

Le temps nécessaire pour passer de la saisie initiale des données au calcul final du brut au net définit l'efficacité du service de paie. Raccourcir cette fenêtre offre plus de temps pour des audits approfondis et des corrections de dernière minute sans risquer la date limite de paiement finale.

ProcessMind révèle les temps d'attente cachés et les retards de traitement au sein du moteur de calcul. En identifiant les groupes de paie ou les types d'employés qui prennent le plus de temps à traiter, vous pouvez optimiser les configurations pour accélérer les calculs de 20 pour cent ou plus, créant ainsi un cycle de paie plus allégé et plus réactif.

S'assurer que les déductions d'avantages sociaux sont mises à jour en synchronisation avec les cycles de paie est vital pour l'exactitude financière et la satisfaction des employés. Des mises à jour inefficaces entraînent souvent des arriérés ou des trop-perçus difficiles et chronophages à résoudre lors des périodes ultérieures.

Notre solution de Process Mining surveille le flux de synchronisation entre les modules d'avantages sociaux et l'enregistrement de paie. Nous vous aidons à identifier où les mises à jour sont bloquées, vous permettant d'automatiser ces flux et de garantir que les déductions sont toujours à jour et exactes pour chaque employé.

Les accords de niveau de service (SLA) sont la référence en matière de performance de la paie, particulièrement dans les grandes organisations ou décentralisées. Le respect constant de ces délais renforce la confiance des parties prenantes et évite les impacts négatifs des retards de traitement sur l'ensemble de l'entreprise.

Nous offrons un suivi en temps réel par rapport à vos délais de traitement spécifiques dans UKG Pro. En vous alertant des dossiers qui risquent de ne pas respecter un SLA, ProcessMind permet à votre équipe d'intervenir avant qu'un délai ne soit manqué, assurant ainsi une conformité totale pour chaque cycle de paie.

Le traitement de la paie sur plusieurs États introduit une couche de complexité qui peut facilement entraîner des goulots d'étranglement. L'optimisation de ces flux garantit que les exigences spécifiques à chaque État sont respectées sans ralentir le cycle de paie national principal ni créer de confusion parmi les spécialistes.

ProcessMind décompose le cycle de paie par juridiction fiscale, mettant en évidence les États dont les exigences sont les plus complexes ou les plus lentes. Cela vous permet d'adapter vos workflows à ces régions spécifiques, réduisant la complexité globale de vos opérations multi-États et améliorant la rapidité.

Parcours d'amélioration en 6 étapes pour le traitement de la paie

1

Télécharger le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
1

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Que faire

Accédez au modèle de données de paie UKG Pro pour aligner l'historique de vos enregistrements de paie avec la structure requise pour le process mining.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation d'un format standardisé garantit que les groupes de paie des employés, les juridictions fiscales et les données de suivi du temps sont correctement mappés dès le départ.

Résultat attendu

Un cadre Excel prêt à l'emploi pour vos données de paie.

VOS INFORMATIONS SUR LA PAIE

Transformez votre paie UKG Pro avec des informations approfondies

ProcessMind cartographie vos workflows UKG Pro pour mettre en évidence précisément où les ajustements manuels et les retards de déclaration fiscale se produisent. Vous obtiendrez une vue claire de votre cycle de paie réel pour garantir la conformité et l'efficacité.
  • Cartographier les flux de paie réels dans UKG Pro
  • Repérer les goulots d'étranglement d'approbation et les retards manuels
  • Comparer les temps de cycle entre les différentes régions
  • Surveiller la conformité fiscale et l'exactitude des déclarations
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS PROUVÉS

Optimisation de l'efficacité de la paie avec UKG Pro

En analysant le cycle de vie de chaque enregistrement de paie au sein d'UKG Pro, les organisations identifient les goulots d'étranglement cachés et rationalisent les étapes de vérification manuelle. Ces résultats démontrent les gains d'efficacité obtenus en appliquant le process mining à vos opérations de paie essentielles.

0 %
Cycles d'approbation plus rapides

Réduction du délai d'approbation

La rationalisation des workflows de feuilles de temps réduit le temps entre la soumission et l'approbation du manager, garantissant des données à jour pour les cycles de paie.
+ 0 %
Précision améliorée au premier passage

Augmentation de la paie exacte du premier coup

La minimisation des ajustements manuels grâce à une meilleure précision de l'importation des données se traduit par un volume significativement plus élevé d'enregistrements de paie sans erreur.
0 %
Exceptions d'audit réduites

Diminution des alertes de conformité

Les organisations constatent une baisse des dossiers nécessitant une intervention manuelle en standardisant le traitement des impôts et des déductions sur les flux multi-états.
0 %
Volume hors cycle réduit

Réduction des traitements d'urgence

La résolution des causes profondes des erreurs d'exécution principales réduit le besoin de traitements de paiement hors cycle coûteux et manuels, en dehors du calendrier standard.
0 % SLA
Amélioration du respect des SLA

Cohérence des délais de paiement

Une meilleure visibilité sur les délais de traitement permet aux spécialistes d'équilibrer efficacement les charges de travail, en maintenant un dossier quasi parfait pour les dates de paie des employés.

Les résultats individuels varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données sous-jacentes. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées dans divers environnements de mise en œuvre.

Données recommandées

Commencez votre analyse avec ces activités et attributs clés pour bâtir une base solide.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

Identifiant unique représentant un employé spécifique au sein d'une période de paie spécifique.

Pourquoi c'est important

C'est l'ID de cas obligatoire qui regroupe toutes les activités de paie ensemble pour former une instance de processus.

L'événement ou l'étape spécifique effectuée dans le processus de paie.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut d'activité obligatoire qui définit les nœuds dans la carte de processus.

La date et l'heure auxquelles l'activité s'est produite.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut StartTime obligatoire requis pour séquencer les événements.

Le système d'enregistrement des données.

Pourquoi c'est important

Attribut obligatoire pour la lignée des données et l'analyse multi-systèmes.

L'horodatage de la dernière modification de la ligne de données.

Pourquoi c'est important

Attribut obligatoire pour l'actualisation incrémentale des données.

L'ID utilisateur ou le nom de la personne traitant le dossier.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des ressources et les insights sur l'équilibrage de la charge de travail.

Le code du service associé à l'employé.

Pourquoi c'est important

Critique pour la segmentation organisationnelle et l'analyse des causes profondes.

Le code du centre de coûts pour l'allocation financière.

Pourquoi c'est important

Soutient l'analyse financière et identifie les goulots d'étranglement par unité budgétaire.

Le regroupement logique des employés pour le traitement de la paie.

Pourquoi c'est important

Dimension principale pour le regroupement et la comparaison de la performance de la paie.

La paie totale calculée avant déductions et impôts.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de la chaîne de valeur et la détection des valeurs aberrantes.

L'État ou la localité principale pour la déclaration fiscale.

Pourquoi c'est important

Critique pour le suivi de la conformité et l'analyse géographique.

La date/heure cible pour l'achèvement de l'exécution du paiement.

Pourquoi c'est important

Point de référence pour le calcul de la conformité aux SLA.

Indicateur signalant si l'exécution de la paie est en dehors du calendrier standard.

Pourquoi c'est important

Filtre clé pour l'analyse des écarts de processus et des reprises.

Indicateur signalant si une exception d'audit a été déclenchée.

Pourquoi c'est important

Identifie les cas nécessitant une intervention.

Le dernier jour de la période de paie en cours de traitement.

Pourquoi c'est important

Ancre temporelle pour le cycle de paie.

Indicateur signalant si le paiement a été exécuté après la date limite.

Pourquoi c'est important

Moteur de KPI pour le suivi de la conformité.

Durée totale de l'initialisation à l'exécution du paiement.

Pourquoi c'est important

Métrique clé pour l'efficacité des processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création de la ligne de paie spécifique pour un employé au sein d'une nouvelle instance de groupe de paie. Cela indique que l'employé est actif et rattaché au cycle de traitement actuel.

Pourquoi c'est important

Marque le début officiel de la phase de traitement de la paie au sein du système principal. Essentiel pour distinguer la durée de saisie du temps de la durée réelle de traitement de la paie.

L'approbation finale du dossier individuel ou de l'ensemble du groupe de paie. Cette action verrouille le dossier contre toute modification ultérieure et le met en file d'attente pour la génération du paiement.

Pourquoi c'est important

Une étape cruciale séparant la phase de travail de la phase finalisée. Utilisée pour calculer le 'Délai de génération du fichier de virement bancaire'.

La date d'effet ou le transfert réel des fonds à l'employé. Cela marque l'accomplissement de l'obligation de rémunération.

Pourquoi c'est important

Utilisé pour valider la 'Conformité SLA' et garantir que les employés sont payés à la date convenue.

La soumission réussie des données fiscales aux juridictions compétentes (fédérale, étatique, locale). Cela se produit souvent après le paiement.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour le tableau de bord 'Délais de déclaration fiscale multi-états' afin d'assurer la conformité réglementaire et d'éviter les pénalités.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d'événements de votre environnement UKG Pro pour visualiser chaque étape du cycle de paie, du début à la fin. Cette visibilité vous aide à identifier précisément où se produisent les ajustements manuels ou les retards d'approbation, vous permettant de standardiser les workflows et de réduire les erreurs récurrentes.

L'analyse nécessite trois points de données primaires : un identifiant de dossier de paie, un horodatage pour chaque activité et le nom de l'action spécifique. Ces champs sont généralement extraits des journaux d'audit système et des tables transactionnelles liées aux feuilles de temps, aux déclarations fiscales et aux virements bancaires.

Oui, en cartographiant les causes profondes des soumissions tardives de feuilles de temps et des erreurs de données d'incitation, vous pouvez mettre en œuvre des mesures préventives. Réduire ces problèmes en amont minimise directement le besoin de corrections hors cycle coûteuses et chronophages plus tard dans le cycle.

La plupart des organisations voient les premières cartes de processus dans les deux à quatre semaines suivant l'établissement de l'extraction de données d'UKG Pro. Ce délai inclut le nettoyage des données, les activités de cartographie et la génération de la première visualisation de vos goulots d'étranglement actuels de la paie.

Non, le Process Mining est une technologie non intrusive qui fonctionne en lisant les données de journal existantes plutôt qu'en modifiant votre configuration. Vous pouvez poursuivre vos opérations de paie comme d'habitude pendant que le logiciel analyse les flux de données historiques et en temps réel pour identifier des améliorations.

L'analyse peut segmenter les flux de processus par État ou par région afin d'identifier les goulots d'étranglement de conformité localisés ou les retards spécifiques de déclaration fiscale. Cela permet aux responsables de paie d'appliquer des optimisations à des juridictions spécifiques sans perturber l'ensemble du cycle de paie national.

Le Process Mining suit le temps écoulé entre les activités, ce qui aide à identifier une répartition inégale de la charge de travail parmi vos spécialistes. Ces données permettent à la direction de réaffecter des tâches ou de fournir des formations ciblées là où des étapes spécifiques sont systématiquement plus lentes que la moyenne du service.

La confidentialité des données est maintenue par la pseudonymisation des champs sensibles des employés avant que les données n'entrent dans la plateforme de Process Mining. Vous gardez le contrôle sur les attributs inclus, garantissant que seules les métadonnées liées au processus nécessaires à l'analyse sont traitées.

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