> Continu verbeteren van processen > Salarisverwerking > UKG Pro

Verbeter de salarisverwerking

Optimaliseer UKG Pro met onze gids in 6 stappen
Verbeter de salarisverwerking
Salarisverwerking
UKG Pro

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer de salarisverwerking in UKG Pro voor compliance

Ons platform brengt verborgen bottlenecks aan het licht die de salariscycli vertragen en onnodig handmatig herstelwerk veroorzaken. Door het verloop van je processen te analyseren, zie je precies waar vertragingen ontstaan. Zo kun je compliancerisico’s aanpakken voordat ze gevolgen hebben voor je medewerkers. Je krijgt een helder beeld van de salarisverwerking binnen de hele organisatie.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom salarisverwerking optimaliseren?

Salarisverwerking wordt vaak gezien als een standaard backofficefunctie die gewoon moet werken. Toch heeft de efficiëntie ervan direct invloed op de kosten en het vertrouwen van medewerkers. In een complex systeem als UKG Pro zorgen grote hoeveelheden data, uiteenlopende belastingjurisdicties en verschillende betaalfrequenties voor extra complexiteit. Daar kunnen inefficiënties gemakkelijk onopgemerkt blijven. Procesoptimalisatie draait hier niet alleen om snelheid. Het gaat erom fouten te voorkomen en berekeningen correct uit te voeren, zodat deadlines worden gehaald zonder dat medewerkers voortdurend handmatig moeten ingrijpen. Een goed ingericht salarisproces verkleint het risico op boetes wegens niet-naleving en vermindert de administratieve last. Zo houden HR- en financiële teams meer tijd over voor ander belangrijk werk.

De salariscyclus analyseren met process mining

Process mining zet de digitale sporen in UKG Pro om in een visuele weergave van hoe de bedrijfsvoering werkelijk verloopt. Zo wordt de kloof tussen ruwe data en bruikbare inzichten kleiner. Elke goedgekeurde tijdregistratie en elke gestarte belastingberekening laat een record achter. Door te volgen hoe die records door het systeem gaan, zie je hoe de salariscyclus echt verloopt, in plaats van alleen hoe die volgens de handleiding zou moeten verlopen. Dat overzicht helpt je te begrijpen waar vertragingen ontstaan en waarom. Je ziet bijvoorbeeld waar een salarisrecord blijft liggen, of het nu wacht op goedkeuring van een manager of vastzit in een wachtrij voor gegevenssynchronisatie tussen personeelsbeheer en de salarisadministratie.

Verborgen bottlenecks opsporen en wegnemen

Een veelvoorkomend probleem bij salarisverwerking is dat werk opnieuw moet worden gedaan. Dat gebeurt wanneer geïmporteerde data in UKG Pro fouten bevat die pas bij de laatste controle of audit aan het licht komen. Met process mining kun je de fouten terugleiden naar hun bron. Als een afdeling bijvoorbeeld na de brutoloonberekening steeds handmatige datacorrecties nodig heeft, kun je de eerste invoer- en goedkeuringsstappen van die groep onderzoeken. Pak de oorzaak aan, zoals onvoldoende training in de tijdregistratie-interface of een verkeerd ingestelde inhouding voor een arbeidsvoorwaarde, en je voorkomt correcties op het laatste moment. Minder bottlenecks verkorten de totale doorlooptijd aanzienlijk. Zo is het bankoverschrijvingsbestand elke periode ruim voor de deadline klaar.

Compliance en auditvoorbereiding verbeteren

Compliance vormt de basis van elke salarisadministratie. Belastingregels en arbeidswetgeving veranderen voortdurend. Daarom is het een flinke klus om UKG Pro hierop afgestemd te houden. Process mining legt voor elke salariscyclus automatisch een auditspoor vast. Je kunt controleren of elke door het systeem gemarkeerde audituitzondering is afgehandeld en of elke handmatige wijziging volgens de interne controles is goedgekeurd. Dat overzicht is waardevol tijdens een audit: je kunt aantonen dat processen efficiënt verlopen en voldoen aan interne en wettelijke eisen. In plaats van een paar records steekproefsgewijs te controleren, krijg je zicht op de compliance van alle salarisdata.

Waarde halen uit snellere verwerking

Met een efficiënter salarisproces besteedt je team minder tijd aan brandjes blussen en meer aan analyses die waarde opleveren. Minder vertraging in UKG Pro-workflows verlaagt de kosten per loonstrook en maakt financiële rapportages betrouwbaarder. Het doel van process mining voor salarisverwerking is een proces dat op de achtergrond soepel verloopt en weinig handmatige tussenkomst vraagt. Medewerkers krijgen hun vergoeding op tijd en correct, terwijl leidinggevenden op basis van data kunnen zien dat een van de grootste kostenposten van het bedrijf efficiënt wordt beheerd. Begin met het bekijken van de huidige data en het opsporen van afwijkingen die vaak voorkomen. Werk daarna stap voor stap toe naar een proces dat aansluit bij de doelen van je organisatie.

Salarisverwerking Personeelsbeheer Belastingcompliance Salarisspecialist Vergoedingenbeheer Klaar voor een audit Tijdregistratie Salarisverwerking Loonbeheer Werknemersvergoedingen HR en financiën

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Handmatige aanpassingen zijn vaak nodig als de oorspronkelijke data onjuist of onvolledig is. Dat levert salarisspecialisten veel extra werk op. Handmatige overschrijvingen vergroten het risico op fouten in belastingberekeningen en kunnen leiden tot overtredingen van arbeidswetgeving als ze niet goed worden vastgelegd. De extra administratie vertraagt de hele cyclus.

ProcessMind analyseert de event logs van UKG Pro en laat zien waar handmatige correcties het vaakst voorkomen. Door deze momenten in kaart te brengen, kunnen organisaties de oorzaken van onjuiste data opsporen en automatische controles invoeren. Zo kloppen salarisrecords vanaf het begin en is er veel minder handmatige tussenkomst nodig.

Vertraging bij het goedkeuren van tijdregistraties heeft gevolgen voor de hele salariscyclus. Als managers tijdgegevens niet op tijd goedkeuren, moeten salarisadministratieteams de berekeningen onder tijdsdruk uitvoeren. Dat leidt vaak tot gemiste deadlines, onjuiste betalingen of hoge kosten voor spoedverwerking om medewerkers op tijd te betalen.

Met process mining op UKG Pro brengt ProcessMind de tijd tussen indiening en goedkeuring per afdeling en team in beeld. Zo zien leidinggevenden waar bottlenecks zitten en kunnen ze managers aanspreken op vertragingen. Tijdgegevens komen daardoor op tijd in de salarisadministratie terecht en veroorzaken verderop in het proces geen vertraging.

Extra salarisruns om gemiste betalingen of datafouten te herstellen kosten veel geld en tijd. Ze verstoren de reguliere workflows, verhogen de administratieve lasten en maken het lastiger om belastingaangiften voor verschillende betaalgroepen op elkaar af te stemmen. Daardoor stijgen uiteindelijk de kosten per uitbetaald salaris.

ProcessMind volgt hoe vaak extra betalingen voorkomen in UKG Pro en wat de oorzaken zijn. Door patronen achter deze uitzonderingen te vinden, kunnen organisaties de reguliere salariscyclus verbeteren en minder afhankelijk worden van dure spoedverwerking. Dat maakt de bedrijfsvoering voorspelbaarder en kostenefficiënter.

Veel auditmeldingen tijdens de voorbeeldcontrole van de salarisrun wijzen op structurele problemen met de datakwaliteit of systeemconfiguratie. Als medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het handmatig afhandelen van uitzonderingen, loopt de uiteindelijke betaling vertraging op. Ook neemt de werkdruk toe tijdens de kritieke salarisperiode, waardoor beslissingen soms te snel worden genomen en de nauwkeurigheid in gevaar komt.

ProcessMind analyseert het auditspoor in UKG Pro en laat zien welke regels of betaalgroepen de meeste uitzonderingen veroorzaken. Met die informatie kunnen teams configuratieproblemen of gewoonten bij gegevensinvoer aanpakken. Zo verloopt de weg van berekening naar goedkeuring vlotter en vormen audits geen bottleneck.

Belastingcompliance in meerdere jurisdicties beheren is ingewikkeld. Vertraging bij het afronden van belastingdata kan leiden tot te late aangiften en boetes. Als de verwerkingstijd wisselt, moeten teams vaak op het laatste moment alles afronden om wettelijke deadlines te halen. Dat vergroot het risico op onjuiste rapportages en juridische gevolgen voor de organisatie.

ProcessMind volgt de volledige workflow voor belastingaangiften in UKG Pro en spoort vertragingen op. Door de tijd tussen de belastingberekening en de definitieve aangifte in beeld te brengen, kunnen organisaties ruim vóór de wettelijke deadlines aan alle eisen voldoen.

Bottlenecks bij de laatste goedkeuringen vertragen vaak het aanmaken van bankoverschrijvingsbestanden en brengen betalingen aan medewerkers in gevaar. Als de deadline voor het aanleveren van bestanden bij financiële instellingen wordt gemist, kan de organisatie te maken krijgen met extra kosten en ontevreden medewerkers door vertraagde betalingen.

ProcessMind laat zien hoeveel tijd er in UKG Pro zit tussen de goedkeuring van de salarisrun en het aanmaken van het bestand. Managers kunnen zo de obstakels bij de laatste goedkeuring opsporen en wegnemen. Daardoor zijn betalingsbestanden op tijd klaar voor de bank, ook bij complexe salariscycli.

Het importeren van incentive- en commissiedata uit externe systemen leidt vaak tot fouten die handmatige tussenkomst vereisen. Verschillen tussen bronsystemen en het salarisplatform veroorzaken afwijkingen in berekeningen. Die moeten onder tijdsdruk worden opgelost en leiden geregeld tot stress en fouten in de brutoloonberekening.

ProcessMind volgt de levenscyclus van incentivedata in UKG Pro en laat zien waar tijdens het importeren fouten ontstaan. Door de stroom van geïmporteerde records te analyseren, kunnen teams de kwaliteit van de koppeling verbeteren en minder tijd kwijt zijn aan handmatige opschoning vóór de salarisrun. Zo worden prestatiegebonden vergoedingen correct berekend.

Salarisrecords zijn vaak ongelijk verdeeld over specialisten. Dat kan leiden tot overbelasting van sommigen en onderbenutting van anderen. Bepaalde betaalgroepen lopen daardoor achter, waardoor medewerkers in verschillende afdelingen of bedrijfseenheden niet dezelfde betaalervaring hebben.

ProcessMind laat zien hoeveel salarisrecords elke specialist in UKG Pro verwerkt en hoe complex die zijn. Organisaties kunnen deze data gebruiken om het werk beter te verdelen en te voorkomen dat de salarisverwerking afhankelijk is van één persoon. Dat verbetert de efficiëntie en het moreel van het team.

Lange doorlooptijden voor bruto-nettoberekeningen laten weinig tijd over voor grondige controles. Als het systeem grote salarisgroepen niet snel genoeg verwerkt, wordt de tijd om fouten vóór de betaaldatum te herstellen gevaarlijk kort. Daardoor neemt de kans toe dat resultaten niet zijn gecontroleerd.

Met process mining brengt ProcessMind in UKG Pro de salarisgroepen of -cycli in kaart waarvoor de berekeningen het langst duren. Technische teams kunnen de configuratie of inzet van middelen vervolgens aanpassen om de verwerkingsengine te versnellen. Zo blijft er meer tijd over voor belangrijke controles.

Handmatige aanpassingen van inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden leiden vaak tot fouten in de salarisadministratie en frustratie bij medewerkers. Als wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden niet op tijd in het salarissysteem worden verwerkt, zijn achteraf correcties nodig. Dat is verwarrend voor medewerkers en maakt de belastingaangifte ingewikkelder.

ProcessMind analyseert wanneer inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden in UKG Pro worden toegepast en hoe nauwkeurig dat gebeurt. Door verschillen tussen wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en salarisupdates zichtbaar te maken, kunnen organisaties meer stappen automatiseren en zorgen dat inhoudingen actueel blijven. Dat scheelt administratief werk aan correcties achteraf.

Zonder duidelijke registratie van interne service level agreements is het voor salarisadministraties lastig te zien waar prestatiedoelen niet worden gehaald. Door dit gebrek aan inzicht is het moeilijk om procesverbeteringen of extra personeel bij het management te onderbouwen. Daardoor blijven processen vaak ongewijzigd en inefficiënt.

ProcessMind vergelijkt elke stap in de salariscyclus van UKG Pro met vooraf vastgestelde SLA’s. Realtime bewaking waarschuwt het management voor mogelijke overschrijdingen, zodat het team op tijd kan ingrijpen. Zo blijft de salarisverwerking op schema en binnen de afgesproken prestatienormen.

Salarisverwerking voor medewerkers in meerdere staten brengt verschillende belastingregels en wettelijke eisen met zich mee. Dat kan de hele cyclus vertragen. Door de extra controles voor uiteenlopende rechtsgebieden missen bepaalde salarisgroepen regelmatig interne deadlines.

ProcessMind splitst de prestaties van de salarisverwerking in UKG Pro uit per belastinggebied en laat zien welke regio’s de meeste vertraging veroorzaken. Zo kunnen organisaties gespecialiseerde medewerkers inzetten voor de meest complexe gebieden en de verwerkingssnelheid in alle regio’s op peil houden.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Handmatige aanpassingen leiden tot herstelwerk en vergroten de kans op fouten in betalingen aan medewerkers. Door deze ingrepen te beperken, wordt de reguliere salarisrun betrouwbaarder en ontvangen medewerkers meteen het juiste bedrag. Dat voorkomt correcties in volgende perioden, vergroot het vertrouwen in de salarisadministratie en vermindert het administratieve werk.

ProcessMind laat zien op welke punten in de workflow van UKG Pro de meeste aanpassingen plaatsvinden. Teams kunnen deze afwijkingen analyseren en controles automatiseren of medewerkers trainen, zodat gegevens meteen goed worden ingevoerd. Zo kan het aantal aanpassingen met meer dan 30 procent dalen. Door problemen vroeg op te sporen, voorkom je dat ze de uiteindelijke betaling beïnvloeden.

Tijdige goedkeuringen zijn de basis voor een soepel salarisproces. Als goedkeuringen op zich laten wachten, moeten salarisspecialisten hun berekeningen overhaast uitvoeren of loopt de hele cyclus vertraging op. Dat heeft gevolgen voor het moreel van medewerkers en de nauwkeurigheid van financiële planningen. Kortere cycli laten meer tijd over voor controles.

We maken zichtbaar welke stappen in de goedkeuring van salarisgegevens vertraging oplopen en welke managers of afdelingen in het systeem deadlines missen. Als het management weet waar de bottlenecks zitten, kan het strakkere deadlines hanteren en de totale doorlooptijd met uren of zelfs dagen verkorten. Zo kan de salarisverwerking elke periode op tijd beginnen.

Uitzonderingen die tijdens de previewfase aan het licht komen, vragen meteen aandacht en leiden vaak tot lange avonden voor het salaristeam. Door het aantal uitzonderingen te beperken, wordt de preview een formaliteit in plaats van een hectische zoektocht naar fouten. Dat maakt de afsluiting voorspelbaarder en rustiger.

ProcessMind houdt veelvoorkomende uitzonderingen in UKG Pro bij en laat zien welke soorten gegevens steeds opnieuw waarschuwingen opleveren. Door de oorzaken aan te pakken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat meer dan 95 procent van de salarisgegevens de previewfase zonder kritieke fouten doorloopt. Dat verlaagt de druk op het complianceteam aanzienlijk.

Extra salarisruns buiten de reguliere planning zijn duur en verstoren de normale bedrijfsvoering. Door ze minder vaak uit te voeren, bespaar je op administratiekosten en kan de salarisadministratie zich richten op verbeteringen in plaats van steeds brandjes te blussen. Minder extra runs wijzen ook op een volwassener proces en nauwkeurigere gegevens.

Door de redenen voor aanvragen van extra salarisruns te analyseren, helpt ons platform structurele problemen in de reguliere cyclus op te sporen. Teams kunnen de oorzaken aanpakken, zodat er minder noodbetalingen nodig zijn en de financiële processen efficiënter verlopen.

Het aanmaken van het bankbestand is de laatste stap voordat medewerkers worden betaald. Vertraging kan ertoe leiden dat de deadline van de bank wordt gemist, met te late betalingen en mogelijke juridische of compliancegevolgen als gevolg. Hoe sneller deze stap verloopt, hoe meer tijdsmarge er is.

ProcessMind brengt in UKG Pro het precieze verloop van goedkeuring van salarisgegevens tot het aanmaken van het bestand in kaart. Zo zien managers of een vertraging door technische problemen of handmatige overdrachten komt. Ze kunnen de laatste stap van de betaling verkorten en ervoor zorgen dat betalingen op tijd worden uitgevoerd.

Belastingaangiften in verschillende rechtsgebieden op tijd indienen is belangrijk om boetes te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Met een vaste werkwijze volgt elke aangifte een voorspelbaar tijdschema, ongeacht de complexiteit of de medewerker die de taak uitvoert.

Onze analysetools geven een helder beeld van de voortgang van belastingaangiften naast de reguliere salariscyclus. Door rechtsgebieden met elkaar te vergelijken, zie je waar vertragingen ontstaan. Vervolgens kun je de workflow standaardiseren, zodat aangiften altijd op tijd worden ingediend en boetes voor te late indiening uitblijven.

Onjuiste imports van provisies of bonussen leiden tijdens de berekening tot veel herstelwerk. Nauwkeurige gegevens bij de import verlagen de werkdruk voor salarisspecialisten en zorgen ervoor dat variabele beloningen meteen goed worden uitbetaald. Zo voorkom je frustratie bij medewerkers.

ProcessMind maakt de overdracht tussen externe gegevensbronnen en UKG Pro zichtbaar. Je ziet waar gegevens beschadigd raken of fouten ontstaan en kunt de importprocedures daarop aanpassen. Zo besteden teams minder tijd aan handmatige correcties en begint elke salarisrun met betrouwbare gegevens.

Een ongelijke werkverdeling leidt tot overbelasting van goed presterende medewerkers en bottlenecks bij bepaalde salarisgroepen. Door salarisgegevens evenwichtig te verdelen, raakt geen enkele specialist overbelast. Dat verbetert de kwaliteit van het werk en verkort de totale verwerkingstijd in de hele organisatie.

We volgen hoeveel werk verschillende salarisspecialisten en teams verwerken en brengen in kaart wie de ingewikkeldste cases of de grootste volumes behandelt. Met die gegevens kunnen managers middelen beter verdelen en de verwerking tijdens piekperioden soepeler laten verlopen. Zo voorkom je dat alles afhankelijk is van één medewerker.

De tijd tussen de eerste gegevensinvoer en de uiteindelijke bruto-nettoberekening bepaalt mede hoe efficiënt de salarisadministratie werkt. Een kortere doorlooptijd geeft meer ruimte voor grondige controles en correcties op het laatste moment, zonder de betaaldatum in gevaar te brengen.

ProcessMind maakt verborgen wachttijden en vertragingen in de berekeningsengine zichtbaar. Je ziet welke salarisgroepen of typen medewerkers de meeste verwerkingstijd vragen en kunt de configuratie aanpassen. Zo kunnen berekeningen 20 procent of meer sneller verlopen en wordt de salariscyclus efficiënter en flexibeler.

Het is belangrijk dat inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden synchroon met de salariscyclus worden bijgewerkt. Dat voorkomt fouten in de financiële administratie en ontevredenheid bij medewerkers. Inefficiënte updates leiden vaak tot achterstallige inhoudingen of te hoge betalingen, die later lastig en tijdrovend te corrigeren zijn.

Onze process mining-oplossing volgt de gegevensuitwisseling tussen de modules voor secundaire arbeidsvoorwaarden en de salarisadministratie. Zo zie je waar updates blijven hangen en kun je deze stappen automatiseren. Daardoor blijven de inhoudingen voor alle medewerkers actueel en kloppen ze.

Service level agreements geven aan hoe goed de salarisverwerking presteert, vooral in grote of gedecentraliseerde organisaties. Door deadlines steeds te halen, bouw je vertrouwen op bij belanghebbenden en voorkom je dat vertragingen in de salarisverwerking gevolgen hebben voor de rest van de organisatie.

We volgen in UKG Pro realtime of de afgesproken verwerkingstermijnen worden gehaald. ProcessMind waarschuwt je voor salarisgegevens die het risico lopen een SLA te overschrijden, zodat het team kan ingrijpen voordat een deadline wordt gemist. Zo voldoe je aan de afspraken in elke salariscyclus.

Salarisverwerking voor meerdere staten is complex en kan gemakkelijk tot bottlenecks leiden. Door de verwerkingsstromen te optimaliseren, voldoe je aan de eisen per staat zonder de landelijke salarisrun te vertragen of verwarring bij specialisten te veroorzaken.

ProcessMind splitst de salariscyclus uit per belastinggebied en laat zien welke staten de ingewikkeldste of traagste eisen hebben. Je kunt de workflows voor die regio’s aanpassen, de complexiteit van de salarisverwerking voor meerdere staten verminderen en de snelheid verhogen.

Verbetertraject in 6 stappen voor salarisverwerking

1

De template downloaden
2

Je gegevens exporteren
3

Je dataset uploaden
4

Je proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Je proces volgen
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de template voor salarisgegevens van UKG Pro om de historie van salarisgegevens af te stemmen op de structuur die process mining vereist.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een vaste indeling worden salarisgroepen, belastinggebieden en tijdregistratiegegevens vanaf het begin goed gekoppeld.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-bestand voor je salarisgegevens.

INZICHT IN SALARISVERWERKING

Krijg helder inzicht in de salarisverwerking met UKG Pro

ProcessMind brengt workflows in UKG Pro in kaart en laat zien waar handmatige correcties en vertragingen bij belastingaangiften ontstaan. Je krijgt een helder beeld van de werkelijke salariscyclus, zodat je compliance en efficiëntie kunt bewaken.
  • Breng de werkelijke salarisstromen in UKG Pro in kaart
  • Spoor bottlenecks bij goedkeuringen en handmatige vertragingen op
  • Vergelijk doorlooptijden tussen regio’s
  • Volg de naleving van belastingregels en de nauwkeurigheid van aangiften
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Salarisverwerking in UKG Pro efficiënter maken

Door de levenscyclus van elke salarisregistratie in UKG Pro te analyseren, vinden organisaties verborgen bottlenecks en kunnen ze handmatige controles efficiënter uitvoeren. Deze resultaten laten zien welke efficiëntiewinst process mining kan opleveren voor de salarisverwerking.

0 %
Kortere goedkeuringscycli

Minder vertraging bij goedkeuringen

Door workflows voor urenstaten efficiënter te maken, verkort je de tijd tussen indiening en goedkeuring door de manager. Zo zijn de gegevens op tijd beschikbaar voor de salarisrun.
+ 0 %
In één keer vaker goed

Meer betalingen die meteen kloppen

Minder handmatige aanpassingen dankzij nauwkeurigere imports van gegevens. Daardoor bevatten veel meer salarisregistraties geen fouten.
0 %
Minder uitzonderingen bij controles

Minder compliancewaarschuwingen

Organisaties zien dat er minder salarisgegevens handmatig moeten worden aangepast wanneer belastingverwerking en inhoudingen in de verschillende staten op dezelfde manier worden afgehandeld.
0 %
Minder extra salarisruns

Minder noodruns

Door de oorzaken van fouten in de reguliere salarisrun aan te pakken, zijn er minder dure, handmatige betalingen buiten de vaste planning nodig.
0 % SLA
SLA’s beter naleven

Betalingen op tijd uitvoeren

Met beter zicht op verwerkingstermijnen kunnen specialisten hun werk beter verdelen en worden medewerkers vrijwel altijd op de afgesproken datum betaald.

Resultaten verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de complexiteit van het proces en de kwaliteit van de onderliggende gegevens. De cijfers geven verbeteringen weer die doorgaans in uiteenlopende implementaties worden gezien.

Aanbevolen data

Begin je analyse met deze kernactiviteiten en attributen. Zo leg je een goede basis.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

Unieke identificatie van een specifieke medewerker binnen een bepaalde salarisperiode.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de verplichte Case-ID waarmee alle salarisactiviteiten worden gegroepeerd tot één procesinstantie.

De gebeurtenis of stap die in het salarisproces wordt uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het verplichte attribuut Activiteit dat de knooppunten in de procesgrafiek bepaalt.

De datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het verplichte attribuut StartTime om gebeurtenissen op volgorde te zetten.

Het systeem waarin de data wordt geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

Verplicht attribuut voor dataherkomst en analyse van meerdere systemen.

De timestamp van de meest recente wijziging aan de dataregel.

Waarom dit belangrijk is

Verplicht attribuut om data incrementeel te verversen.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de record verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt bronanalyse en inzicht in de verdeling van de werkbelasting mogelijk.

De afdelingscode van de medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor segmentatie per organisatie-eenheid en oorzaakanalyse.

De kostenplaatscode voor financiële toewijzing.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt financiële analyses en brengt bottlenecks per budgeteenheid aan het licht.

De logische indeling van medewerkers voor de salarisverwerking.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijkste dimensie om salarisprestaties te groeperen en te vergelijken.

Het totale salaris vóór inhoudingen en belastingen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van waardestromen en opsporing van uitschieters mogelijk.

De belangrijkste staat of gemeente voor de belastingaangifte.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor compliancemonitoring en geografische analyse.

De streefdatum en -tijd waarop de betaling uiterlijk moet zijn uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Referentiepunt om naleving van de SLA te berekenen.

Geeft aan of de salarisrun buiten het standaardschema valt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk filter voor analyse van procesafwijkingen en herstelwerk.

Geeft aan of er een audituitzondering is geactiveerd.

Waarom dit belangrijk is

Brengt cases aan het licht waarvoor ingrijpen nodig is.

De laatste dag van de salarisperiode die wordt verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

Tijdreferentiepunt voor de salariscyclus.

Geeft aan of de betaling na de deadline is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

KPI voor compliancemonitoring.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De aanmaak van een salarisregel voor een medewerker in een nieuwe salarisgroep. Dit geeft aan dat de medewerker actief is en deelneemt aan de huidige salariscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de officiële start van de salarisverwerking in het kernsysteem. Zo kun je de tijd voor urenregistratie onderscheiden van de daadwerkelijke verwerkingstijd van de salarisgegevens.

De definitieve goedkeuring van een afzonderlijke registratie of een hele salarisgroep. Daarna kan de registratie niet meer worden gewijzigd en wordt deze klaargezet voor betaling.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijk moment dat de werkfase scheidt van de afgeronde fase. Deze timestamp wordt gebruikt om de 'Bank Transfer File Lead Time' te berekenen.

De effectieve datum of daadwerkelijke overboeking van het geld naar de medewerker. Hiermee is de betalingsverplichting nagekomen.

Waarom dit belangrijk is

Gebruik dit om de 'SLA Compliance' te controleren en na te gaan of medewerkers op de afgesproken datum worden betaald.

De belastinggegevens zijn succesvol ingediend bij de relevante federale, staats- en lokale instanties. Dit gebeurt vaak na de betaling.

Waarom dit belangrijk is

Deze gegevens zijn nodig voor het dashboard 'Multi State Tax Filing Timelines'. Zo kun je aan wettelijke verplichtingen voldoen en boetes voorkomen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event logs uit UKG Pro en brengt elke stap van de salariscyclus in kaart, van begin tot eind. Zo zie je precies waar handmatige aanpassingen of vertragingen bij goedkeuringen ontstaan. Vervolgens kun je workflows standaardiseren en terugkerende fouten verminderen.

Voor de analyse zijn drie gegevens nodig: een identificatiecode voor de salarisregistratie, een timestamp voor elke activiteit en de naam van de uitgevoerde actie. Deze datavelden komen meestal uit auditlogs en transactietabellen voor urenstaten, belastingaangiften en bankoverschrijvingen.

Ja. Door de oorzaken van te laat ingediende urenstaten en fouten in gegevens over bonussen of provisies in kaart te brengen, kun je problemen voorkomen. Als je deze problemen eerder in het proces aanpakt, zijn er later minder dure en tijdrovende correcties buiten de reguliere salariscyclus nodig.

De meeste organisaties hebben binnen twee tot vier weken de eerste procesmodellen, zodra de data-extractie uit UKG Pro is ingericht. In die periode worden de gegevens opgeschoond en activiteiten gekoppeld, en wordt de eerste visualisatie van de huidige bottlenecks in de salarisverwerking gemaakt.

Nee. Process mining leest bestaande loggegevens en verandert niets aan de configuratie. De salarisverwerking kan gewoon doorgaan terwijl de software historische en realtime gegevensstromen analyseert om verbeterpunten te vinden.

De analyse kan processtromen uitsplitsen per staat of regio. Zo worden lokale bottlenecks rond compliance en vertragingen bij specifieke belastingaangiften zichtbaar. Salarismanagers kunnen de processen in bepaalde rechtsgebieden verbeteren zonder de landelijke salariscyclus te verstoren.

Process mining meet de tijd tussen activiteiten en helpt zo verschillen in werkbelasting tussen specialisten op te sporen. Met deze gegevens kan het management taken anders verdelen of gerichte training aanbieden wanneer bepaalde stappen steeds meer tijd kosten dan het afdelingsgemiddelde.

Gevoelige gegevens van medewerkers worden gepseudonimiseerd voordat ze naar het process mining-platform gaan. Je bepaalt zelf welke attributen worden opgenomen. Zo worden alleen de procesgegevens verwerkt die nodig zijn voor de analyse.

Optimaliseer nu de salarisverwerking in UKG Pro

Verkort de doorlooptijd van je salarisverwerking met 30% en voorkom bottlenecks.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je bent binnen 5 minuten aan de slag.