Verbessern Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung

Manuelle Anpassungen sind häufig nötig, wenn die ursprünglichen Dateneingaben fehlerhaft oder unvollständig sind. Das verursacht erheblichen Nachbearbeitungsaufwand für die Lohnabrechnungsspezialisten. Solche manuellen Änderungen erhöhen das Fehlerrisiko bei Steuerberechnungen und können zu Verstößen gegen Arbeitsgesetze führen, wenn sie nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand verzögert den gesamten Abrechnungszyklus.

ProcessMind analysiert die Event Logs aus UKG Pro und zeigt, an welchen Stellen manuelle Korrekturen besonders häufig vorkommen. Anhand dieser Kontaktpunkte können Organisationen die Ursachen fehlerhafter Daten ermitteln und automatische Validierungen einführen. So sind Abrechnungsdatensätze von Anfang an korrekt und manuelle Eingriffe werden deutlich seltener.

Verzögerungen bei der Freigabe von Arbeitszeiterfassungen bremsen den gesamten Abrechnungszyklus. Wenn Führungskräfte die Zeitdaten nicht fristgerecht genehmigen, müssen die Abrechnungsteams die Berechnung unter Zeitdruck durchführen. Das führt häufig zu verpassten Fristen, fehlerhaften Zahlungen oder kostspieligen Expressbearbeitungsgebühren, damit die Mitarbeitenden pünktlich bezahlt werden.

Mit Process Mining analysiert ProcessMind die Abläufe in UKG Pro und visualisiert die Zeit zwischen Einreichung und Freigabe in den verschiedenen Abteilungen und Teams. Diese Transparenz hilft Führungskräften, konkrete Engpässe zu erkennen und Verantwortlichkeiten zu klären. So fließen die Zeitdaten ohne nachgelagerte Verzögerungen in die Lohnabrechnung ein.

Außerplanmäßige Abrechnungsläufe zur Korrektur fehlender Zahlungen oder fehlerhafter Daten sind kostspielig und binden Ressourcen in der Lohnabrechnung. Diese zusätzlichen Zyklen stören die regulären Workflows, erhöhen den Verwaltungsaufwand und erschweren den Abgleich von Steuererklärungen für verschiedene Abrechnungsgruppen. Dadurch steigen letztlich die Kosten pro Gehaltszahlung.

ProcessMind erfasst in UKG Pro, wie häufig außerplanmäßige Zahlungen vorkommen und welche Ursachen sie haben. Wenn Organisationen die Muster hinter diesen Ausnahmen erkennen, können sie den regulären Abrechnungszyklus verbessern und die Abhängigkeit von teuren Notfallläufen verringern. Das sorgt für besser planbare und kostengünstigere Abläufe.

Viele Prüfungskennzeichen während der Abrechnungsvorschau deuten auf grundlegende Probleme mit der Datenintegrität oder der Systemkonfiguration hin. Wenn diese Ausnahmen übermäßig lange manuell bearbeitet werden, verzögert sich die endgültige Auszahlung. Zugleich steigt die Arbeitsbelastung im kritischen Abrechnungszeitraum. Unter Zeitdruck getroffene Entscheidungen können die Genauigkeit beeinträchtigen.

ProcessMind analysiert den Prüfpfad in UKG Pro und zeigt, welche Regeln oder Abrechnungsgruppen die meisten Ausnahmen auslösen. Diese Erkenntnisse helfen Teams, Konfigurationsprobleme oder fehlerhafte Dateneingaben zu beheben. So gelangen Abrechnungen schneller von der Berechnung zur Freigabe, und Prüfungen werden zur Routine statt zum Engpass.

Die Einhaltung steuerlicher Vorgaben in mehreren Zuständigkeitsgebieten ist komplex. Verzögerungen beim Abschluss der Steuerdaten können zu verspäteten Einreichungen und Strafzahlungen führen. Unterschiedliche Bearbeitungszeiten sorgen oft für hektische Endspurtaktionen, um gesetzliche Fristen einzuhalten. Dadurch steigt das Risiko fehlerhafter Meldungen und rechtlicher Folgen für die Organisation.

ProcessMind überwacht den gesamten Ablauf der Steuererklärung in UKG Pro und erkennt Verzögerungen. Die Visualisierung der Zeitspanne von der Steuerberechnung bis zur endgültigen Einreichung hilft Organisationen, alle regionalen Vorgaben deutlich vor den gesetzlichen Fristen zu erfüllen. Das schafft Klarheit und unterstützt die Compliance.

Engpässe in den letzten Freigabeschritten verzögern häufig die Erstellung der Banküberweisungsdateien und gefährden damit pünktliche Gehaltszahlungen. Wird das Zeitfenster für die Übermittlung an die Finanzinstitute verpasst, drohen dem Unternehmen Verspätungsgebühren und Bankgebühren. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden leidet, wenn die Vergütung verspätet eingeht.

ProcessMind zeigt in UKG Pro die Zeitspanne zwischen der Freigabe der Lohnabrechnung und der Erstellung der Datei. So können Führungskräfte konkrete Hürden im abschließenden Freigabeprozess erkennen und beseitigen. Die Zahlungsdateien sind dadurch unabhängig von der Komplexität des Abrechnungszyklus rechtzeitig für die Bank bereit.