> Continu verbeteren van processen > Payrollverwerking > SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Verbeter de salarisverwerking

Een gids in 6 stappen om de salarisverwerking te optimaliseren.
Verbeter de salarisverwerking
Payrollverwerking
SAP SuccessFactors Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (10) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer de payrollverwerking in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Ons platform brengt verborgen bottlenecks en handmatig herstelwerk aan het licht die de interne verwerkingscycli vertragen. Door digitale sporen te analyseren, zie je precies waar vertragingen ontstaan en welke stappen aandacht vragen. Zo krijgt je team zicht op waar processen efficiënter kunnen en blijft de uitvoering binnen alle afdelingen consistent.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom payrolloptimalisatie belangrijk is

Payroll wordt vaak gezien als een standaard backofficefunctie waar pas aandacht voor komt als er iets misgaat. In een internationale omgeving met SAP SuccessFactors Employee Central Payroll is payroll echter bepalend voor het vertrouwen van medewerkers en een efficiënte bedrijfsvoering. Trage of onjuiste payrollcycli kosten meer dan alleen extra administratief werk. Je loopt risico op juridische boetes, een lager moreel onder medewerkers en hoge kosten voor handmatige correcties en extra betaalruns buiten de reguliere cyclus. Payroll optimaliseren draait dus niet alleen om snelheid. Het gaat erom dat je organisatie kan rekenen op een betrouwbare, conforme en voorspelbare financiële verwerking. Door te kijken hoe je payrollverwerking kunt verbeteren, verschuif je van brandjes blussen naar proactief beheer.

Krijg zicht op processen met process mining

Process mining geeft een digitaal röntgenbeeld van de volledige payrollcyclus. Zo zie je hoe de bedrijfsvoering er in werkelijkheid uitziet, in plaats van alleen de ideale versie uit een handleiding. Je hoeft niet langer af te gaan op verhalen over waarom bepaalde betaalgroepen meer tijd nodig hebben. Je kunt de werkelijke datastroom in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll in beeld brengen, van het indienen van een urenstaat tot het publiceren van de loonstrook. Door te zien waar records afwijken van de standaardroute, bijvoorbeeld wanneer een payrollresultaat meerdere keren als preview wordt weergegeven of een audituitzondering tot handmatige controle leidt, krijg je de informatie om beslissingen op basis van data te nemen. Dat inzicht is nodig om de doorlooptijd van payrollverwerking te verkorten zonder de integriteit van de data aan te tasten.

Gerichte verbeteringen in SAP SuccessFactors

Een belangrijk verbeterpunt is het terugdringen van handmatige interventies en herstelwerk. Gegevenscorrecties kunnen een verborgen bottleneck vormen: payrollspecialisten moeten fouten in urenregistraties of inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden soms meerdere keren herstellen voordat de definitieve run kan plaatsvinden. Process mining helpt de oorzaken van die correcties te vinden. Ze kunnen bijvoorbeeld samenhangen met bepaalde afdelingen, betaalfrequenties of terugkerende problemen bij het importeren van incentivegegevens. Ook goedkeuringsworkflows bieden mogelijkheden voor verbetering. Analyseer hoeveel tijd er zit tussen het indienen en goedkeuren van een urenstaat. Zo zie je precies waar bottlenecks ontstaan en kun je gerichte trainingen geven of workflows aanpassen om de cyclus te versnellen. Daarmee richt je verbeteringen op de onderdelen waar ze het meeste effect kunnen hebben.

Meetbare resultaten voor je organisatie

Process mining voor payroll kan concrete, meetbare voordelen opleveren voor meerdere afdelingen. De totale doorlooptijd kan aanzienlijk korter worden. Zo kan het payrollteam de SLA-verwerkingsdeadlines gemakkelijker halen en ervaart het minder druk aan het einde van de periode. Ook het aantal betalingen buiten de reguliere cyclus en handmatige aanpassingen neemt doorgaans af als je de onderliggende problemen met datakwaliteit aanpakt. Dat verlaagt de verwerkingskosten per medewerker en helpt om belastingaangiften en compliancestappen telkens correct af te ronden, ook als je te maken hebt met lokale regels in tientallen landen. Medewerkers krijgen hun loon correct en op tijd, en hun loonstrook wordt eveneens tijdig gepubliceerd.

Begin met payroll optimaliseren

Payrollverwerking optimaliseren begint met een andere aanpak: niet alleen problemen oplossen als ze zich voordoen, maar processen proactief beheren. Met de inzichten uit process mining in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll hoef je niet meer te gissen naar de oorzaak van vertragingen. Je ziet waar ze ontstaan en wat je eraan kunt doen. Breng eerst de bestaande processen in kaart en vergelijk die met de gewenste situatie. Zo vind je de obstakels die een efficiënte verwerking in de weg staan. Met een helder beeld van de huidige bedrijfsvoering kun je stapsgewijs veranderingen doorvoeren die op de lange termijn resultaat opleveren en payroll betrouwbaar laten functioneren. Dat bespaart niet alleen geld, maar maakt de payrollafdeling ook een betrouwbare partner in de bredere organisatiestrategie.

Payrollverwerking beloningsbeheer payrollspecialist naleving van belastingregels doorlooptijd verkorten payrollaudits HR-bedrijfsvoering uitbetaling Salarisverwerking Loonbeheer Salaris van medewerkers HR en financiën

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Na de eerste payrollberekening zijn vaak handmatige aanpassingen nodig door onjuiste medewerkersgegevens of ontbrekende urenregistraties. Dit herstelwerk verhoogt de administratieve belasting van payrollspecialisten en vergroot de kans op betalingsfouten. Dat kan leiden tot ontevreden medewerkers en minder vertrouwen in het beloningssysteem. ProcessMind analyseert de volledige processtroom in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll om te laten zien waar gegevenscorrecties het vaakst voorkomen. Als organisaties weten welke afdelingen of betaalgroepen deze onderbrekingen veroorzaken, kunnen ze gerichte trainingen geven of automatisering inzetten om de cyclus te verkorten.

Als urenstaten laat worden goedgekeurd, begint de payrollberekening vaak ook later. Wanneer managers deadlines missen, wordt de volledige verwerkingsperiode korter. Payrollteams moeten dan overwerken en de kans op fouten neemt toe, omdat specialisten de laatste stappen van de uitbetaling snel moeten afronden. Met process mining brengen we het tijdsverschil tussen het indienen en goedkeuren van urenstaten per kostenplaats in beeld. ProcessMind laat zien waar bottlenecks in de goedkeuringsworkflow ontstaan. HR-leiders kunnen daardoor duidelijkere deadlines hanteren en de payrollplanning voorspelbaar houden.

Veel audituitzonderingen tijdens de preview wijzen op inconsistenties in de gegevensinvoer of de berekeningslogica. Deze uitzonderingen moeten handmatig worden onderzocht. Dat kost veel tijd en kan de aanmaak van bankoverschrijvingsbestanden voor volledige betaalgroepen vertragen, waardoor de verwerking minder efficiënt wordt. ProcessMind volgt auditmarkeringen in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll en brengt terugkerende patronen in kaart. Door de oorzaken van uitzonderingen te achterhalen, kunnen bedrijven hun validatieregels verbeteren en minder handmatig werk besteden aan het afronden van payrollrecords.

Payroll in meer dan 48 landen beheren brengt aanzienlijke risico's mee voor lokale belastingregels en aangiftedeadlines. Verschillen in de uitvoering per belastingjurisdictie kunnen leiden tot gemiste aangiften of onjuiste belastingberekeningen, met hoge boetes en juridische problemen als gevolg. We volgen in je omgeving per jurisdictie de activiteiten vanaf de belastingberekening tot en met de definitieve aangifte. ProcessMind brengt afwijkingen van de standaard complianceroute aan het licht, zodat elk payrollrecord de juiste lokale workflow voor de betreffende belastingjurisdictie volgt.

Het importeren en valideren van incentivegegevens kan de volledige payrollcyclus flink vertragen. Als de gegevens laat binnenkomen of uitgebreid moeten worden opgeschoond, lopen de brutoloonberekening en de daaropvolgende inhoudingen vertraging op. Daardoor kunnen deadlines voor betalingen in gevaar komen. ProcessMind brengt de tijd voor het importeren van incentivegegevens in kaart en vergelijkt die met andere payrollactiviteiten. Met inzicht in deze vertragingen kunnen organisaties hun incentivesystemen beter laten aansluiten op SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Zo zijn de gegevens klaar zodra de payrollperiode begint.

Handmatig ingrijpen bij het aanmaken en versturen van bankoverschrijvingsbestanden vergroot het risico op betalingsvertragingen. Als de overdracht van goedgekeurde payrollrecords naar de uitvoering van betalingen niet soepel verloopt, ontvangen medewerkers hun loon mogelijk niet op tijd. Dat schaadt het moreel en kan in strijd zijn met lokale arbeidswetgeving. We richten de analyse op de stappen tussen de goedkeuring van een payrollrecord en het aanmaken van het bankoverschrijvingsbestand. ProcessMind signaleert handmatige onderbrekingen en onnodige stappen in deze laatste fase. Teams kunnen vervolgens bekijken hoe ze de uitbetaling kunnen automatiseren, zodat betalingen sneller en betrouwbaarder worden uitgevoerd.

Een groot aantal betalingen buiten de reguliere loonrun wijst vaak op problemen in de hoofdrun, zoals ontbrekende gegevens of rekenfouten. Deze eenmalige verzoeken zijn veel duurder om te verwerken en verstoren de standaardworkflow van de salarisadministratie. Dat zet de beschikbare capaciteit onder druk. ProcessMind brengt in kaart hoe vaak deze betalingen voorkomen en waardoor ze ontstaan. Daarvoor analyseert het loonadministratiegegevens die afwijken van de standaardcyclus. Door de oorzaken in het reguliere loonproces aan te pakken, kunnen organisaties het aantal dure en tijdrovende extra loonruns flink terugdringen.

Als inhoudingen voor arbeidsvoorwaarden niet op dezelfde manier worden toegepast bij verschillende afdelingen of groepen medewerkers, kunnen fouten ontstaan in de berekening van bruto naar netto. Vaak zijn handmatige controles nodig om deze verschillen op te lossen. Daardoor duurt het langer om het loonresultatenoverzicht af te ronden en neemt het risico op te hoge of te lage betalingen toe. We analyseren de volgorde en juistheid van de inhoudingsactiviteiten voor elk loonrecord. ProcessMind laat zien waar inhoudingen afwijken van het standaardbeleid. Zo kun je de rekenregels beter instellen en ervoor zorgen dat de loonregels overal hetzelfde worden toegepast.

Als sommige salarisadministrateurs grote aantallen complexe loongroepen verwerken en anderen minder werk hebben, ontstaan er knelpunten. Die scheve verdeling leidt vaak tot haastwerk, meer fouten en gemiste interne serviceafspraken. Dat heeft gevolgen voor de hele afdeling. ProcessMind laat zien hoeveel loonrecords elke specialist verwerkt en hoeveel tijd elke activiteit kost. Met deze data kunnen managers het werk beter verdelen, zodat één specialist het hele proces niet ophoudt.

Medewerkers verwachten dat hun loonstrook meteen na de betaling beschikbaar is. Dat geeft duidelijkheid. Technische vertragingen of hiaten tussen de laatste betaling en het publiceren van de loonstrook kunnen leiden tot veel vragen bij de HR-helpdesk. Dat kost tijd en capaciteit. We meten de tijd tussen de betaling en de publicatie van de loonstrook in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. ProcessMind laat zien welke stappen de vertraging veroorzaken. Zo kun je de communicatie over de beloning aan medewerkers verbeteren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Minder correcties na de berekening helpen om loonruns op schema te houden en menselijke fouten te voorkomen. Door minder handmatig werk zijn de administratieve kosten lager en voorkom je verschillen in betalingen die het vertrouwen van medewerkers en de financiële juistheid kunnen schaden. Het doel is om loondata in één keer goed in te voeren en te berekenen.

ProcessMind analyseert elke stap in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll om de oorzaken van herstelwerk met data te vinden. Je ziet waar correcties het vaakst voorkomen. Vervolgens kun je gerichte validatieregels en controles invoeren om fouten tegen te houden voordat ze de eindberekening bereiken. Zo verbeter je de doorvoer van de salarisadministratie.

Snellere goedkeuring van urenstaten helpt om deadlines voor de salarisadministratie te halen en toeslagen correct te berekenen. Als knelpunten in het goedkeuringsproces verdwijnen, kan de hele afdeling voorspelbaarder werken. Ook zijn er minder lastminutepieken die tot fouten leiden. Het doel is om de eerste stappen van het loonproces te verbeteren, zodat er meer tijd overblijft voor de eindcontroles.

Met process mining op data uit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll zie je welke afdelingen of managers de goedkeuringsketen vertragen. Je kunt normen instellen en meldingen ontvangen als goedkeuringen langer duren dan verwacht. Zo kun je het hele proces tijdig bijsturen en zorgen dat alle uren klaarstaan voor de reguliere loonrun.

Minder gemarkeerde uitzonderingen tijdens de controle van de loonresultaten voorkomt duur herstelwerk en vertragingen in de cyclus. Een goed ingericht controleproces helpt om aan de compliance-eisen te voldoen zonder dat het salarisadministratieteam steeds handmatige controles hoeft te herhalen. Dit is vooral belangrijk voor organisaties met complexe personeelsbestanden of meerdere loongroepen die vaak extra controle vragen.

ProcessMind laat precies zien welke activiteiten uitzonderingen veroorzaken in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Met die informatie kun je de configuratie en bedrijfsregels aanpassen, zodat de meeste records meteen door de controles komen. Dat verlaagt de werklast voor auditspecialisten en versnelt de laatste goedkeuringsstappen.

Een uniforme aanpak voor belastingaangiften in verschillende rechtsgebieden helpt internationale organisaties boetes en juridische problemen te voorkomen. Met consistente compliance voldoe je systematisch aan lokale en regionale eisen binnen de cloudomgeving voor salarisadministratie. Het doel is om verschillen in de stappen voor belastingverwerking weg te nemen en een betrouwbaarder, auditeerbaar dossier op te bouwen.

ProcessMind geeft inzicht in de berekening en aangifte van belastingen in de verschillende landen die via SAP SuccessFactors Employee Central Payroll worden beheerd. Zo kun je afwijkende procespaden of ontbrekende stappen opsporen die de compliance in gevaar kunnen brengen. Het resultaat is een uniforme werkwijze die voldoet aan de wettelijke eisen in elk land waar je actief bent.

Bonussen, commissies en andere vormen van variabele beloning op tijd verwerken is belangrijk voor de tevredenheid en het behoud van medewerkers. Een kortere route van gegevensimport tot eindberekening helpt organisaties prestaties te belonen zonder de reguliere loonrun ingewikkelder te maken. Het doel is om de tijd tussen de prestatieperiode en de uitbetaling te verkorten.

ProcessMind brengt in kaart hoe gegevens over variabele beloning door SAP SuccessFactors Employee Central Payroll lopen en laat zien waar vertraging ontstaat tussen het beschikbaar komen en de verwerking van de data. Zo kun je de timing van imports en berekeningen verbeteren en de doorlooptijd van variabele beloning verkorten. Medewerkers ontvangen hun beloning dan sneller.

Minder handmatige stappen bij betalingen verkleinen de kans op vertragingen en verhogen de veiligheid van de bedrijfsvoering. Automatisering zorgt ervoor dat bestanden voor bankoverschrijvingen op dezelfde manier worden aangemaakt en verwerkt. Zo kunnen alle medewerkers op een betrouwbare betaling rekenen. Het doel is om de laatste stappen van het loonproces te verbeteren, waar handmatige verwerking vaak onnodige risico’s met zich meebrengt.

ProcessMind volgt de betalingsactiviteiten in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll en brengt handmatige omwegen en afhankelijkheid van externe spreadsheets in kaart. Met deze inzichten kun je handmatige bestandsverwerking vervangen door rechtstreekse, geautomatiseerde bankkoppelingen. Zo worden betalingen op tijd verwerkt, met minder handmatige controles.

Betalingen buiten de reguliere loonrun zijn veel duurder om te verwerken en wijzen vaak op onderliggende problemen in het standaardloonproces. Minder van deze betalingen verlaagt de verwerkingskosten en maakt de salarisadministratie efficiënter. Het doel is om zo veel mogelijk transacties in de reguliere loonperiode te verwerken.

ProcessMind brengt de belangrijkste oorzaken van extra loonruns in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll in kaart, zoals medewerkers die te laat worden aangemeld of ontbrekende gegevensupdates. Door deze oorzaken aan te pakken met tijdige gegevensinvoer en duidelijke procesafspraken, kun je meer betalingen in de reguliere cyclus verwerken en de salarisadministratie en HR efficiënter laten werken.

Als inhoudingen op arbeidsvoorwaarden voor alle groepen medewerkers op dezelfde manier worden toegepast, voorkom je financiële verschillen en minder je het aantal correcties achteraf. Juiste inhoudingen zijn belangrijk voor een betrouwbare salaris- en arbeidsvoorwaardenadministratie. Zo kloppen zowel de bijdragen van medewerkers als die van de werkgever. Het doel is om de werkwijze voor verschillende groepen medewerkers op elkaar af te stemmen.

ProcessMind analyseert SAP SuccessFactors Employee Central Payroll en laat zien hoe inhoudingen verschillen tussen afdelingen en loongroepen. Met dit inzicht kun je alle groepen volgens één compliant procesmodel laten werken. Dat maakt de configuratie van de salarisadministratie minder complex en wijzigingen in arbeidsvoorwaardenplannen eenvoudiger te beheren.

Een evenwichtige werkverdeling onder salarisadministrateurs helpt overbelasting te voorkomen en voorkomt dat het proces afhankelijk is van één persoon. Een goed verdeeld team kan pieken beter opvangen en blijft nauwkeurig werken, ook tijdens complexe jaarafsluitingen. Het doel is om de efficiëntie en werkbaarheid van de salarisadministratie te verbeteren.

ProcessMind visualiseert de werkverdeling onder specialisten in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Door de verwerkingstijd en het aantal records per gebruiker te analyseren, kun je werk anders verdelen en knelpunten oplossen. Zo haal je SLA’s voor alle loongroepen en bouw je aan een efficiëntere salarisadministratie die minder kwetsbaar is.

Loonstroken meteen na de betaling beschikbaar maken verbetert de ervaring van medewerkers en vermindert vragen aan de HR-helpdesk. Medewerkers verwachten dat ze op tijd inzicht hebben in hun beloning. Dat laat ook zien dat de salarisadministratie haar werk goed doet. Het doel is om de zichtbare uitkomst van de looncyclus te verbeteren.

ProcessMind laat zien hoeveel tijd er zit tussen de betaling en de publicatie van de loonstrook in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Door de laatste stappen van de looncyclus te verbeteren en handmatige vrijgavecontroles weg te nemen, kun je digitale loonstroken zonder onnodige vertraging beschikbaar maken. Dat vergroot de transparantie en het vertrouwen van medewerkers.

Lagere kosten per loonrecord zijn een belangrijk doel voor organisaties die hun bedrijfsvoering efficiënter willen maken. Door verspilling en herstelwerk te verminderen en meer te automatiseren, kan de organisatie capaciteit inzetten voor strategischer HR-werk. Dit doel geeft een duidelijke financiële maatstaf voor het resultaat van process mining.

ProcessMind berekent de kosten van inefficiënties, zoals handmatige correcties en extra loonruns, in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Met deze data kun je verbeteringen prioriteren die de totale kosten van de salarisadministratie verlagen, zonder dat de dienstverlening erop achteruitgaat.

Deadlines voor de salarisadministratie halen is essentieel voor het vertrouwen van medewerkers en een stabiele bedrijfsvoering. Consequente naleving van SLA’s laat zien dat het loonproces betrouwbaar is en met de organisatie kan meegroeien. Het doel is om betalingen altijd volgens schema uit te voeren.

ProcessMind controleert elk loonrecord aan de hand van de vastgestelde deadlines in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Met realtime inzicht in de status van de cyclus kun je ingrijpen voordat een deadline wordt gemist. Zo krijgt elke medewerker op tijd betaald, ook bij complexe loonruns of grote aantallen records.

Het verbetertraject voor salarisverwerking in 6 stappen

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de gestandaardiseerde Excel-template voor de gegevensstructuur en opmaak van salarisgegevens uit SuccessFactors.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een vooraf gedefinieerde template leg je alle verplichte loonvelden, van timestamps tot loongroepen, correct vast voor analyse.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar gegevensverzamelingsblad dat werkt met het ProcessMind-platform.

INZICHT IN SALARISVERWERKING

Krijg grip op het salarisproces in SAP SuccessFactors

ProcessMind laat zien hoe de salarisverwerking verloopt, inclusief elke handmatige correctie en vertraging bij goedkeuring. Zo zie je waar cycli korter kunnen en of alle entiteiten wereldwijd aan de compliance-eisen voldoen.
  • Breng de volledige levenscyclus van de salarisverwerking in beeld
  • Spoor plekken op waar handmatige datacorrecties plaatsvinden
  • Breng verborgen bottlenecks in goedkeuringscycli aan het licht
  • Volg compliance- en doorlooptijdmetingen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Efficiëntere en nauwkeurigere salarisverwerking

Organisaties die process mining inzetten voor SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ontdekken steeds weer verborgen inefficiënties in hun looncycli. Deze cijfers laten zien hoe je de bedrijfsvoering kunt verbeteren en elk loonrecord nauwkeurig kunt verwerken.

0 %
Minder handmatig herstelwerk

Minder correctiestappen

Door te zien waar gegevens in SAP SuccessFactors worden gecorrigeerd, kunnen teams de oorzaken van herstelwerk wegnemen en de totale verwerkingskosten verlagen.
0 %
Snellere goedkeuringscycli

Snelheid van goedkeuring van urenstaten

Door de tijd tussen indienen en goedkeuren te verkorten, wordt de planning van de salarisadministratie voorspelbaarder en neemt de lastminutestress af.
0 %
Minder audituitzonderingen

Minder gemarkeerde fouten

Spoor structurele problemen in de berekeningsregels vroeg op. Zo kun je het aantal auditmeldingen flink terugdringen en aan de wettelijke eisen blijven voldoen.
0 hours
Betalingen en loonstroken sneller beschikbaar

Kortere vertraging bij publicatie

Minder tijd tussen de betaling en de publicatie van documenten verbetert de digitale ervaring van alle medewerkers in de organisatie.
0 %
Minder betalingen buiten de reguliere loonrun

Minder spoedruns

Verminder de behoefte aan dure extra loonruns door de datakwaliteit en de aanlevermomenten binnen de reguliere loonperiode te verbeteren.
0 %
Automatisering van bankoverschrijvingen

Meer stappen zonder handmatige tussenkomst

Automatiseer zo veel mogelijk betalingen door handmatige controles na het aanmaken van bankbestanden in het systeem te schrappen.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces en de datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met deze belangrijke attributen en activiteiten om je optimalisatie op gang te brengen.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode die de medewerker en de salarisperiode combineert.

Waarom dit belangrijk is

Het fungeert als de Case-ID en groepeert alle relevante gebeurtenissen. Zo kun je het volledige procesverloop reconstrueren voor elke uitbetaalde salarisbetaling.

De specifieke taak of gebeurtenis in het salarisverwerkingsproces.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de knooppunten in de procesgrafiek en maakt het mogelijk processtromen, lussen en varianten weer te geven.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de tijd tussen gebeurtenissen berekenen en bottlenecks en overschrijdingen van SLA’s opsporen.

Geeft aan bij welke salarisgroep een medewerker hoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van salariscycli tussen groepen vergelijken, bijvoorbeeld medewerkers op uurbasis en medewerkers in loondienst.

Indeling van de medewerker, bijvoorbeeld vaste medewerker of opdrachtnemer.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je zien of procesvarianten of vertragingen alleen voorkomen bij bepaalde categorieën medewerkers.

Het nummer van de periode binnen het boekjaar.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je trends volgen en seizoensgebonden bottlenecks opsporen.

Geeft aan of het om een reguliere run of een run buiten de cyclus gaat.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om de KPI 'Aandeel betalingen buiten de cyclus' te meten en het aantal niet-standaardverwerkingen terug te dringen.

Het totale brutobedrag dat voor de record is berekend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesgedrag vergelijken op basis van het betaalbedrag. Duurt het bijvoorbeeld langer om hogere bedragen goed te keuren?

De gebruikers-ID of naam van de persoon die het record verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk om de werkdruk te verdelen en bottlenecks door handmatige handelingen op te sporen.

De kostenplaats die bij de medewerker hoort.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt de gegevens per organisatieonderdeel bekijken om afdelingen op te sporen die vertragingen of herstelwerk veroorzaken.

Geeft aan of de activiteit door een systeemgebruiker is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de automatiseringsgraad meten en mogelijkheden vinden om handmatig werk te verminderen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De gebeurtenis waarbij een medewerker of manager uren voor de loonperiode indient. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de logs van workflowverzoeken in de Employee Central-module die aan ECP is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de fase waarin gegevens worden verzameld. Vertragingen in deze stap verkorten de beschikbare tijd voor de salarisverwerking.

De formele goedkeuring van uren door een manager of beheerder. Deze statuswijziging bevestigt dat de gegevens naar de loonberekening kunnen worden overgezet.

Waarom dit belangrijk is

Wordt gebruikt om de KPI voor de doorlooptijd van goedkeuring van urenstaten te berekenen. Knelpunten wijzen hier op vertragingen bij managers of complexe goedkeuringsstructuren.

De aanmaak van een instantie van een salarisproces in het Payroll Control Center (PCC). Dit markeert de officiële start van de looncyclus voor een specifiek salarisgebied.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt het startpunt voor de totale doorlooptijd van de looncyclus van begin tot eind. Ook wordt vastgelegd welke medewerkers worden verwerkt.

Een testberekening met de loonverwerkingsmodule om fouten op te sporen zonder resultaten in de database op te slaan. Dit is een belangrijke stap in de validatiefase van PCC.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om het percentage berekeningen in één keer goed te berekenen. Herhaalde simulaties wijzen op problemen met de datakwaliteit.

De succesvolle uitvoering van de berekening volgens het brutoloon-schema. Bij standaardverwerking schrijft de loonverwerkingsmodule de resultaten naar cluster PCL2.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke mijlpaal: uren- en tariefgegevens zijn nu gecombineerd. Vertragingen in deze stap hebben gevolgen voor de efficiëntie van de verwerking van bruto naar netto.

De formele goedkeuring van de salarisresultaten voor een medewerker of loongroep. Dit gebeurt in de stap 'Monitoring' of 'Sign Off' van PCC.

Waarom dit belangrijk is

Markeert het einde van de berekenings- en validatiefase en de vrijgave voor betaling. Belangrijk voor de analyse van de doorvoer per specialist.

De aanmaak van het voorlopige Data Medium Exchange-bestand (pre-DME) of het definitieve DME-bestand. Dit bestand bevat de betaalopdrachten voor de bank.

Waarom dit belangrijk is

Houdt de monitor voor automatisering van bankoverschrijvingen bij. Mislukte bestandsaanmaak betekent dat het proces stilvalt.

De afronding van het betalingsproces, vaak bevestigd door de bank of doordat de betalingsrun F110 is voltooid.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste eindtimestamp voor het percentage betalingen binnen de SLA. Bepaalt of de medewerker op tijd is betaald.

De aanmaak van belastingrapportbestanden (bijvoorbeeld PU19 in de VS) of de overdracht aan een externe aanbieder van belastingaangiften.

Waarom dit belangrijk is

Draagt bij aan naleving van wettelijke eisen. Houdt de laatste compliancestap in de procesvolgorde bij.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining gebruikt event logs uit SuccessFactors om de werkelijke end-to-end loonstroom in kaart te brengen. Zo zie je precies waar vertragingen en handmatige omwegen ontstaan. Door het hele proces te visualiseren, kunnen teams achterhalen waarom bepaalde loonrecords buiten de reguliere loonrun moeten worden gecorrigeerd of handmatig aangepast voordat de run wordt afgerond.

Gegevens worden meestal uit SAP SuccessFactors gehaald via standaard-API’s of OData-services. Daarmee kun je wijzigingslogs en statusgeschiedenis van het Payroll Record ophalen. Deze gegevens bevatten de timestamps en activiteitsnamen die nodig zijn om de procesvolgorde te reconstrueren, zonder de centrale loonberekening te verstoren.

Ja. De technologie brengt patronen in records aan het licht die na de berekening steeds opnieuw moeten worden aangepast. Vaak zijn fouten in stamgegevens of te late goedkeuringen van urenstaten de oorzaak. Met dit inzicht kunnen salarismanagers de oorzaken eerder in het proces aanpakken en het aantal handmatige ingrepen flink terugdringen.

Process mining legt een volledig digitaal auditspoor vast van elke actie in de salarisadministratie. Het laat afwijkingen zien van standaardprocedures of wettelijke eisen. Zo kun je eenvoudiger controleren of belastingaangiften consistent zijn en of alle audituitzonderingen volgens de vastgelegde procedures worden afgehandeld.

De eerste inzichten zijn meestal binnen vier tot zes weken beschikbaar nadat de datakoppeling met SAP SuccessFactors is opgezet. In die periode worden de data opgeschoond, het proces in kaart gebracht en de belangrijkste knelpunten in de looncyclus vastgesteld.

Gevoelige velden, zoals salarisbedragen en persoonlijke identificatiegegevens, worden tijdens het verzamelen van de data meestal geanonimiseerd of weggelaten. Process mining richt zich op timestamps en statuswijzigingen van loonrecords, niet op vertrouwelijke financiële gegevens.

Door het aantal en de complexiteit van records per team te analyseren, brengt het systeem ongelijke werkverdelingen en pieken in de verwerking aan het licht. Managers kunnen het werk dan beter verdelen, overbelasting voorkomen en ervoor zorgen dat alle medewerkers op tijd hun loonstrook ontvangen.

Verbeter nu de prestaties van je salarisverwerking

Sluit je aan bij bedrijven die hun salariscycli nu al 30% korter maken.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.