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Verbessern Sie Ihren Hire-to-Retire-Prozess: Mitarbeiterlebenszyklus

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung des Mitarbeiterlebenszyklus in Dynamics 365.

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Hire to Retire: Mitarbeitenden-Lebenszyklus

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Optimieren Sie den Mitarbeitenden-Lebenszyklus in Microsoft Dynamics 365 HR

Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Engpässe und Ineffizienzen im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus aufzudecken. Vom Recruiting bis zum Offboarding zeigt sie, wo Prozesse ins Stocken geraten oder Nacharbeit verursachen. So können Sie datengetriebene Verbesserungen umsetzen, Abläufe effizienter gestalten und Kosten senken.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie den Hire-to-Retire-Mitarbeitenden-Lebenszyklus in Microsoft Dynamics 365 HR optimieren?

Der Hire-to-Retire-Prozess, kurz H2R, umfasst alle Phasen des Mitarbeitenden-Lebenszyklus in Ihrer Organisation, vom Recruiting bis zum Offboarding. Er ist geschäftskritisch und komplex. Microsoft Dynamics 365 HR bietet zwar ein System zur Verwaltung von HR-Daten und Aufgaben, doch die tatsächliche Ausführung der Prozesse weicht oft von der vorgesehenen Gestaltung ab. Dadurch entstehen verborgene Ineffizienzen, kostspielige Verzögerungen und mögliche Compliance-Risiken, die sich erheblich auf die betriebliche Effizienz und die Employee Experience auswirken können.

Ineffizienzen im H2R-Prozess zeigen sich auf unterschiedliche Weise: lange Durchlaufzeiten bei der Einstellung, verspätetes Onboarding, verpasste Schulungen, uneinheitliches Leistungsmanagement und aufwendige Offboarding-Verfahren. Das erhöht nicht nur die Betriebskosten, sondern beeinträchtigt auch die Employee Experience. Mögliche Folgen sind eine höhere Fluktuation und ein geschädigtes Arbeitgeberimage. Den tatsächlichen Ablauf dieses durchgängigen Prozesses in Microsoft Dynamics 365 HR zu verstehen, ist der erste wichtige Schritt, um diese Engpässe zu erkennen und zu beheben.

Process Mining zur Optimierung von Hire to Retire einsetzen

Process Mining bietet eine Methode, um die Abläufe rund um Hire to Retire in Microsoft Dynamics 365 HR transparent zu machen. Durch die direkte Extraktion von Event Logs aus Ihrem System rekonstruiert Process Mining die tatsächlichen Wege, die Mitarbeitende durch Ihre Organisation nehmen. So sehen Sie, wie Prozesse in der Praxis ablaufen, statt sich auf Dokumentationen oder Annahmen zu verlassen.

Damit können Sie:

Komplexe Abläufe visuell darstellen: Entdecken Sie alle bestehenden Prozessvarianten, auch solche, die Ihnen bisher nicht bekannt waren, von

Hire to Retire: Mitarbeitenden-Lebenszyklus HR-Effizienz Talentgewinnung Onboarding-Prozess Leistungsmanagement Offboarding-Verfahren Optimierung des Personaleinsatzes HR-Compliance Employee Experience HR-Abteilung H2R Personalmanagement HCM Mitarbeitenden-Lebenszyklus

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen im Recruiting, von der Erstellung einer Stellenanforderung bis zur Annahme des Angebots, beeinträchtigen den Geschäftsbetrieb erheblich. Kritische Stellen bleiben länger unbesetzt, die Arbeitsbelastung der Recruiter steigt und vielversprechende Talente wechseln möglicherweise zur Konkurrenz. Das erhöht die Betriebskosten und senkt die Produktivität. ProcessMind zeigt genau, wo der Hire-to-Retire-Prozess in Microsoft Dynamics 365 HR ins Stocken gerät. Die Visualisierung des tatsächlichen Prozessablaufs macht die Ursachen der Verzögerungen sichtbar. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und Stellen effizienter besetzen.

Uneinheitliche oder langwierige Onboarding-Prozesse können dazu führen, dass neue Mitarbeitende sich weniger engagieren, später produktiv werden oder frühzeitig ausscheiden. Werden wichtige Aufgaben wie die Einrichtung der Gehaltsabrechnung oder die Zuweisung von Schulungen versäumt oder verzögert, leidet die Employee Experience von Anfang an und es entstehen Compliance-Risiken. ProcessMind macht jeden Schritt des Onboardings in Microsoft Dynamics 365 HR sichtbar. Die Lösung zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf und macht genau erkennbar, wo Aufgaben versäumt oder verzögert werden. So können Sie den Onboarding-Prozess vereinheitlichen und optimieren und allen neuen Mitarbeitenden einen positiven, konsistenten Einstieg ermöglichen.

Werden Leistungsbeurteilungen nicht termingerecht durchgeführt oder häufig versäumt, beeinträchtigt das die Entwicklung und Motivation der Mitarbeitenden sowie die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Die Produktivität kann sinken, klares Feedback fehlt und im Leistungsmanagement können Compliance-Probleme entstehen. ProcessMind analysiert den Ablauf der Leistungsmanagement-Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 HR und zeigt überfällige oder ausgelassene Beurteilungen auf. Wenn Sie die Ursachen der Verzögerungen kennen, können Sie den Prozess vereinfachen, zeitnahes Feedback sicherstellen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im gesamten Hire-to-Retire-Lebenszyklus fördern.

Uneinheitliche oder unvollständige Offboarding-Prozesse bergen erhebliche Compliance-Risiken. Dazu zählen Sicherheitslücken, behördliche Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten. Wichtige Aufgaben wie die Rückgabe von Arbeitsmitteln, der Entzug von Zugriffsrechten oder Austrittsgespräche können übersehen werden und finanzielle sowie Imageschäden verursachen. ProcessMind bildet den tatsächlichen Offboarding-Ablauf in Microsoft Dynamics 365 HR ab. Die Lösung erkennt Abweichungen von festgelegten Verfahren und zeigt auf, wo Compliance-Anforderungen nicht erfüllt werden. Dieser umfassende Überblick hilft Organisationen, einheitliche Offboarding-Verfahren durchzusetzen, Risiken zu mindern und einen reibungslosen, rechtlich konformen Austritt sicherzustellen.

HR-Prozesse umfassen häufig mehrere Freigaben und Übergaben. Dadurch ist schwer zu erkennen, wo Verzögerungen entstehen. Diese verborgenen Engpässe, etwa bei Beförderungen, Rollenwechseln oder anderen Ereignissen im Mitarbeitenden-Lebenszyklus, können Mitarbeitende frustrieren, die HR-Effizienz senken und wichtige organisatorische Veränderungen verzögern. ProcessMind visualisiert den gesamten Ablauf von Ereignissen im Mitarbeitenden-Lebenszyklus in Microsoft Dynamics 365 HR. So erkennen Sie genau, welche Schritte oder Abteilungen Verzögerungen verursachen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ressourcen gezielter einsetzen, überflüssige Aufgaben automatisieren und HR-Services deutlich schneller bereitstellen.

Verzögerungen bei der Freigabe und Umsetzung interner Rollenwechsel oder Beförderungen können die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und ihre Karrierechancen beeinträchtigen sowie die Fluktuation erhöhen. Ein umständlicher interner Wechselprozess kann außerdem die Flexibilität der Belegschaft und die Bindung von Talenten erschweren. ProcessMind verfolgt den gesamten Ablauf interner Versetzungen und Beförderungen in Microsoft Dynamics 365 HR und zeigt, wo Freigaben ins Stocken geraten oder Aufgaben verzögert werden. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, interne Wechsel zu vereinfachen, damit Mitarbeitende schnell in neue Rollen wechseln und dort wirksam arbeiten können.

Eine hohe Fluktuation verursacht erhebliche Kosten für Recruiting und Onboarding sowie durch Produktivitätsverluste. Wenn die Ursachen nicht bekannt sind oder angegangen werden, lassen sich diese Kosten nur schwer senken. Ohne Einblick in die Ereignisse vor dem Austritt ist es schwierig, wirksame Maßnahmen zur Mitarbeitendenbindung umzusetzen. ProcessMind analysiert Muster im Hire-to-Retire-Prozess und erkennt häufige Abläufe, die in Microsoft Dynamics 365 HR zu einer Kündigung oder einem freiwilligen Austritt führen. Wenn Sie diese vorausgehenden Ereignisse verstehen, können Sie frühzeitig Maßnahmen ergreifen, die Bindung verbessern, Fluktuationskosten senken und eine stabilere Belegschaft fördern.

Manuelle Dateneingaben und uneinheitliche Aktualisierungen im Mitarbeitenden-Lebenszyklus können zu fehlerhaften Mitarbeitendenakten führen. Das wirkt sich auf die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Zusatzleistungen und Compliance-Berichte aus. Eine schlechte Datenqualität im HR-System kann kostspielige Fehler und Fehlentscheidungen nach sich ziehen. ProcessMind verfolgt Aktivitäten und Attributänderungen, um zu erkennen, wo Inkonsistenzen oder Fehler in Mitarbeitendenakten in Microsoft Dynamics 365 HR entstehen. So können Sie die Data Governance verbessern, die Datenvalidierung automatisieren und die Integrität Ihrer HR-Informationen im gesamten Hire-to-Retire-Prozess sicherstellen.

Werden erforderliche Schulungen nicht zeitnah zugewiesen oder bei vergleichbaren Rollen uneinheitlich gehandhabt, kann das zu Kompetenzlücken, geringerer Produktivität und möglichen Compliance-Verstößen führen. Mitarbeitende erhalten dann möglicherweise nicht die nötige Weiterbildung, um ihre Aufgaben wirksam zu erfüllen. Das beeinträchtigt die Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation. ProcessMind macht die Aktivität „Schulung zugewiesen“ in Microsoft Dynamics 365 HR sichtbar. So sehen Sie, ob Schulungen wie vorgesehen beginnen, und erkennen Verzögerungen oder Unterschiede bei der Zuweisung nach Rolle oder Abteilung. Diese Erkenntnisse unterstützen eine zeitnahe und passende Kompetenzentwicklung im gesamten Hire-to-Retire-Prozess.

Ohne ein klares Bild davon, wie Mitarbeitende den gesamten Hire-to-Retire-Lebenszyklus durchlaufen, können Organisationen Abweichungen von Standardprozessen nur schwer erkennen. Dieser fehlende Überblick erschwert es, Ineffizienzen frühzeitig anzugehen, die Employee Experience zu verbessern und die Einhaltung von Prozessen sicherzustellen. ProcessMind visualisiert jeden Schritt, den Mitarbeitende in Microsoft Dynamics 365 HR vom Eintritt bis zum Ruhestand durchlaufen, und zeigt objektiv, wie Prozesse tatsächlich ausgeführt werden. So können Sie komplexe Abläufe nachvollziehen, Varianten erkennen und die Employee Experience im gesamten Hire-to-Retire-Prozess verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Wenn Sie offene Stellen schneller besetzen, steigern Sie die Produktivität und senken die Betriebskosten. Ein effizienter Recruiting-Prozess im Hire-to-Retire-Mitarbeitenden-Lebenszyklus hilft Ihnen, gefragte Talente zügig zu gewinnen. So bleiben Teams vollständig besetzt und Projekte kommen schneller voran. ProcessMind zeigt konkrete Engpässe in Ihrem Recruiting-Workflow in Microsoft Dynamics 365 HR auf, etwa langsame Freigaben oder wiederholte Schritte. Die Visualisierung des tatsächlichen Ablaufs macht sichtbar, wo Sie Verzögerungen beseitigen können. Außerdem können Sie die Auswirkungen von Änderungen messen und eine kürzere Zeit bis zur Einstellung anstreben, zum Beispiel eine Reduzierung um 20 % oder mehr.

Eine hohe Abschlussquote beim Onboarding spricht für einen gelungenen und motivierenden Einstieg. Das steigert die Zufriedenheit und verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität. Im Hire-to-Retire-Lebenszyklus in Microsoft Dynamics 365 HR müssen alle wichtigen Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden, um die Compliance und eine positive Employee Experience sicherzustellen. ProcessMind zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Onboarding-Ablauf auf, darunter unvollständige Aufgaben, verspätete Freigaben oder versäumte Schulungszuweisungen. Sie können die Abschlussquoten nach Abteilung oder Rolle überwachen, Ursachen für Ineffizienzen erkennen und gezielte Verbesserungen umsetzen, um eine Abschlussquote von mindestens 95 % zu erreichen.

Zeitnahe Leistungsbeurteilungen sind wichtig für die Entwicklung und das Engagement der Mitarbeitenden sowie für ein wirksames Talentmanagement. Kürzere Zyklen im Hire-to-Retire-Lebenszyklus sorgen dafür, dass Feedback aktuell bleibt, Ziele aufeinander abgestimmt sind und Gespräche zur beruflichen Entwicklung nicht aufgeschoben werden. Das unterstützt eine vorausschauende HR-Arbeit. Mit ProcessMind können Sie den gesamten Ablauf von Leistungsbeurteilungen in Microsoft Dynamics 365 HR abbilden und Verzögerungen erkennen, etwa bei Freigaben durch Führungskräfte oder bei der Abgabe durch Mitarbeitende. Die Daten zeigen, wie Sie Durchlaufzeiten verkürzen können, möglicherweise um 15 bis 30 %, und Beurteilungen in der gesamten Organisation effizient und einheitlich abschließen.

Einheitliche und konforme Offboarding-Verfahren senken rechtliche Risiken, schützen Unternehmenswerte und erhalten auch beim Austritt von Mitarbeitenden ein positives Arbeitgeberimage. Diese wichtige Phase des Hire-to-Retire-Lebenszyklus zu standardisieren, ist entscheidend für die betriebliche Integrität und Datensicherheit. ProcessMind visualisiert den tatsächlichen Offboarding-Prozess in Microsoft Dynamics 365 HR und macht nicht konforme Schritte oder Versäumnisse sichtbar, etwa die ausstehende Rückgabe von Arbeitsmitteln oder nicht durchgeführte Austrittsgespräche. Durch den Vergleich tatsächlicher Abläufe mit Sollmodellen können Sie einheitliche Verfahren sicherstellen und eine Compliance-Quote von 100 % bei allen Offboarding-Fällen anstreben, um mögliche Risiken zu mindern.

Ein klarer Überblick über den gesamten Hire-to-Retire-Mitarbeitenden-Lebenszyklus macht verborgene Engpässe und Ineffizienzen sichtbar, die die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die HR-Betriebskosten beeinflussen. Wenn Sie wissen, wie Prozesse in Microsoft Dynamics 365 HR tatsächlich ablaufen, können Sie datengetriebene Entscheidungen zur kontinuierlichen Verbesserung treffen. ProcessMind rekonstruiert automatisch den gesamten Weg vom Recruiting bis zum Offboarding und zeigt alle Varianten und Abweichungen. So erkennen Sie unerwartete Prozessschleifen, manuelle Umgehungslösungen und Bereiche, in denen sich Verzögerungen summieren. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre HR-Abläufe zu optimieren.

Die zügige Bearbeitung von Rollenwechseln und Beförderungen ist wichtig für die Motivation und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden sowie für die Flexibilität der Organisation. Verzögerungen können frustrieren und die Bindung von Talenten im dynamischen Hire-to-Retire-Lebenszyklus erschweren. ProcessMind zeigt genau, welche Schritte und Beteiligten Freigaben für Rollenwechsel in Microsoft Dynamics 365 HR verzögern. Durch die Analyse der Bearbeitungszeit in jeder Phase und die Erkennung von Nacharbeitsschleifen können Organisationen Freigabezeiten verkürzen. So wechseln Mitarbeitende reibungslos und zügig in neue Rollen.

Eine hohe Fluktuation verursacht erhebliche Kosten, etwa für Recruiting und Onboarding sowie durch Produktivitätsverluste. Ein verbesserter Hire-to-Retire-Mitarbeitenden-Lebenszyklus hilft, diese Kosten zu senken und die finanzielle Stabilität sowie eine verlässliche Personalplanung zu unterstützen. ProcessMind erkennt Muster in den Abläufen von Mitarbeitenden, die zu einem frühen Austritt oder Unzufriedenheit führen. Häufig hängen diese mit dem Onboarding oder der beruflichen Entwicklung zusammen. Wenn Sie diese wichtigen Kontaktpunkte in Microsoft Dynamics 365 HR optimieren, können Sie Ursachen der Fluktuation frühzeitig angehen und die damit verbundenen Kosten möglicherweise um 10 bis 25 % senken.

Fehler bei der manuellen Eingabe von Mitarbeitendendaten können Compliance-Probleme, eine fehlerhafte Gehaltsabrechnung und schlechte Entscheidungen verursachen. Wenn Sie solche Fehler im gesamten Hire-to-Retire-Lebenszyklus vermeiden, sichern Sie die Datenintegrität und die korrekte Verarbeitung in Microsoft Dynamics 365 HR. ProcessMind erkennt Aktivitäten, die häufig zu Datenkorrekturen oder Nacharbeit führen, und zeigt, wo Automatisierung oder bessere Schulungen erforderlich sind. Wenn Sie nachvollziehen, wie sich diese Fehler auf nachfolgende Schritte auswirken, können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und Dateneingabefehler nahezu vollständig vermeiden. Das verbessert die Datenqualität insgesamt.

Schulungen müssen wirksam und rechtzeitig zugewiesen werden, damit Mitarbeitende ihre Kompetenzen ausbauen und Branchenvorschriften einhalten können. Ein optimierter Prozess im Hire-to-Retire-Lebenszyklus stellt sicher, dass Mitarbeitende die erforderlichen Fähigkeiten ohne Verzögerung erwerben. ProcessMind visualisiert den gesamten Ablauf von der Schulungszuweisung bis zum Abschluss in Microsoft Dynamics 365 HR und zeigt Verzögerungen auf. Die Lösung macht Engpässe und ineffiziente Weiterleitungen sichtbar. So können Organisationen den Prozess vereinfachen, Schulungen rechtzeitig bereitstellen und die Einsatzbereitschaft der Belegschaft verbessern.

Effizientere HR-Workflows im gesamten Hire-to-Retire-Mitarbeitenden-Lebenszyklus senken direkt die Betriebsausgaben. Wenn Sie Ineffizienzen erkennen und beseitigen, kann die HR-Abteilung ihre Ressourcen gezielter einsetzen. ProcessMind macht verborgene Kosten durch Nacharbeit, übermäßige manuelle Eingriffe und lange Prozesszyklen in Microsoft Dynamics 365 HR sichtbar. Durch Optimierungen, etwa eine kürzere Bearbeitungszeit für administrative Aufgaben oder die Automatisierung wiederkehrender Schritte, können Organisationen ihre HR-Betriebskosten deutlich senken.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für Hire to Retire: Mitarbeitenden-Lebenszyklus

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Verbesserungen umsetzen

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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Daten-Template für Hire to Retire in Microsoft Dynamics 365 HR herunter. Es ist darauf ausgelegt, alle erforderlichen Event-Log-Daten zu erfassen.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

So erfassen Sie von Anfang an die Daten im richtigen Format, vermeiden Fehler und können Ihre Analyse schneller einrichten.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template, das Sie mit historischen Prozessdaten befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Entdecken Sie verborgene Ineffizienzen im Mitarbeiterlebenszyklus

ProcessMind bildet den gesamten Hire-to-Retire-Prozess in Dynamics 365 Hr ab und macht tatsächliche Prozessabläufe sowie Compliance-Lücken sichtbar. Gewinnen Sie anhand konkreter Daten Erkenntnisse zu jedem Schritt, von der Personalgewinnung bis zum Offboarding.

Tatsächliche Abläufe im Mitarbeiterlebenszyklus von D365 Hr abbilden
Engpässe beim Onboarding und Offboarding erkennen
Compliance und Risikomanagement verbessern
Kosten entlang des Mitarbeiterlebenszyklus senken

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Mehr Effizienz im Mitarbeiterlebenszyklus

Diese Ergebnisse zeigen, welche betrieblichen Verbesserungen und strategischen Vorteile Unternehmen durch die Optimierung ihrer Prozesse im Mitarbeiterlebenszyklus erzielen können. Mit Process Mining auf Basis von Microsoft-Dynamics-365-HR-Daten können Unternehmen Ineffizienzen aufdecken, manuellen Aufwand verringern und die Employee Experience vom Eintritt bis zum Ruhestand verbessern.

0 % faster

Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeitender

Kürzere Einstellungszeit

Vereinfachen Sie Recruiting und Onboarding, damit neue Mitarbeitende schneller im Unternehmen anfangen können und offene Stellen weniger Produktivitätsverluste verursachen.

0 % increase

Erfolgreicheres Onboarding

Mehr abgeschlossene Aufgaben

Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende zeitnah abgeschlossen werden. So gelingt die Einarbeitung schneller und die Produktivität steigt.

0 % increase

Leistungsbeurteilungen fristgerecht durchführen

Höhere Termintreue

Erhöhen Sie den Anteil der Leistungsbeurteilungen, die bis zum vorgesehenen Termin abgeschlossen werden. Das fördert die Einbindung und Entwicklung der Mitarbeitenden.

0 % boost

Mehr Compliance beim Offboarding

Bessere Einhaltung von Richtlinien

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Offboarding-Aktivitäten fristgerecht abgeschlossen werden. So verringern Sie Risiken und erleichtern ausscheidenden Mitarbeitenden den Übergang.

0 % reduction

Einsparungen im HR-Betrieb

Niedrigere Prozesskosten

Wenn Unternehmen Workflows vereinfachen und den manuellen Aufwand im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verringern, können sie ihre Betriebskosten in der Personalabteilung deutlich senken.

0 % fewer errors

Korrekte HR-Daten

Weniger Datenfehler

Erkennen und korrigieren Sie häufige Eingabefehler direkt an der Quelle. So sichern Sie die Datenintegrität und verringern den Nachbearbeitungsaufwand für HR-Teams.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus bisherigen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Mitarbeiters. Sie dient als primäre Case-ID für den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Warum das wichtig ist

Dies ist die erforderliche Case-Kennung, die alle mit einem Mitarbeiter verbundenen Ereignisse verknüpft. So lässt sich der vollständige Werdegang und Lebenszyklus einer Person nachvollziehen.

Der Name des konkreten Ereignisses im HR-Lebenszyklus, zum Beispiel „Mitarbeiter eingestellt“ oder „Leistungsbeurteilung durchgeführt“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Mitarbeiterlebenszyklus, von der Einstellung bis zum Offboarding.

Der Timestamp, der angibt, wann die HR-Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, alle zeitbezogenen Kennzahlen zu berechnen und Engpässe sowie Verzögerungen im Prozess aufzudecken.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde. Er dient der Analyse ihrer Dauer.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich die Dauern einzelner Aktivitäten präzise berechnen. Das ist entscheidend, um die zeitaufwendigsten Prozessschritte zu erkennen.

Die organisatorische Abteilung, der ein Mitarbeiter zugeordnet ist, zum Beispiel Vertrieb oder Entwicklung.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich der Prozess gezielt nach Abteilungen aufschlüsseln. So werden Unterschiede bei der Leistung, Engpässe und abteilungsspezifische Fluktuationstrends sichtbar.

Die konkrete Berufsbezeichnung oder Rolle des Mitarbeitenden.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich HR-Prozesse nach einzelnen Tätigkeitsbereichen detailliert analysieren. So können Sie gezielte Verbesserungen ableiten und rollenspezifische Probleme erkennen.

Die Führungskraft, die für die Einstellungsentscheidung zu einer bestimmten Personalanforderung verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ordnet die Prozessleistung einzelnen Führungskräften zu. So können Sie gezielt Feedback geben und bewährte Vorgehensweisen sowie Verbesserungsbedarf im Einstellungsprozess erkennen.

Der geografische Standort oder das Büro, an dem der Mitarbeitende tätig ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ergänzt die Analyse um eine geografische Dimension. So werden regionale Unterschiede bei der Prozessleistung und bei Mitarbeitertrends sichtbar.

Der Grund für den Austritt eines Mitarbeitenden, zum Beispiel „freiwillige Kündigung“ oder „unfreiwillige Beendigung des Arbeitsverhältnisses“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut hilft, die Ursachen der Mitarbeiterfluktuation zu verstehen. So können Sie gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung entwickeln und die Ursachen der Fluktuation angehen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Einstellungsprozesses: Eine neue Stellenanforderung wird erstellt und freigegeben. In der Regel wird sie als explizites Ereignis erfasst, wenn ein Benutzer in Dynamics 365 HR ein neues Recruiting-Projekt oder eine Stellenausschreibung anlegt und abschließt.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event für die Analyse der Einstellungszeit. Damit lässt sich die Effizienz des gesamten Recruiting-Prozesses messen, vom ersten Personalbedarf bis zur Besetzung der Stelle.

Dieses Ereignis markiert den Zeitpunkt, an dem eine Person das Stellenangebot formell annimmt und damit den eigentlichen Recruiting-Zyklus abschließt. In der Regel wird es aus einer Statusänderung des Bewerberdatensatzes zu „Offer Accepted“ oder einem ähnlichen Status abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt die KPI „Einstellungszeit“ ab. Er steht für einen erfolgreichen Recruiting-Abschluss und löst die anschließenden Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn aus.

Bei diesem formellen Vorgang wird ein Bewerberdatensatz in einen Mitarbeiterdatensatz umgewandelt. In Dynamics 365 HR ist dies ein explizites Ereignis, bei dem ein neuer „Worker“-Datensatz und zugehörige „Employment“-Datensätze mit einem bestimmten Eintrittsdatum angelegt werden.

Warum das wichtig ist

Mit dieser Aktivität wechselt ein Case offiziell von der Recruiting- in die Mitarbeiterphase. Damit beginnen das Onboarding und die Lohnabrechnung.

Dieses Ereignis zeigt an, dass das anfängliche Onboarding einer neuen Person abgeschlossen ist. In der Regel wird es abgeleitet, wenn eine Reihe von Aufgaben in einer Onboarding-Checkliste erledigt oder der Status des Onboarding-Plans geändert wurde.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein ist wichtig, um zu verfolgen, wie schnell neue Mitarbeitende ihre volle Produktivität erreichen. Verzögerungen können sich auf ihre Einbindung und anfängliche Leistung auswirken.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss des Leistungsbeurteilungszyklus einer Person. In der Regel wird es abgeleitet, wenn eine Führungskraft oder die Personalabteilung den Status eines Beurteilungsdokuments auf „Completed“ oder „Finalized“ setzt.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein ist wichtig für das Talentmanagement. Wenn Sie die Termintreue verfolgen, können Sie sicherstellen, dass Leistungsbeurteilungen regelmäßig und planmäßig stattfinden.

Dieses Ereignis markiert den formellen Beginn des Offboardings, wenn ein Beendigungsdatum im System eingetragen wird. Es handelt sich um ein eigenständiges, explizites Ereignis, das den Status der betreffenden Person ändert und die anschließenden Offboarding-Workflows auslöst.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Indikator für die Analyse der Mitarbeiterfluktuation. Sie bildet den Ausgangspunkt, um Effizienz und Compliance des Offboarding-Prozesses zu messen.

Dies ist die letzte Aktivität im Mitarbeiterlebenszyklus und zeigt an, dass alle Offboarding-Verfahren abgeschlossen sind. Das Ereignis wird aus dem Abschluss aller Aufgaben in einer Offboarding-Checkliste oder einer abschließenden Statusänderung im Mitarbeiterdatensatz abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieses End-Event ist entscheidend, um die Gesamtdauer und Abschlussquote des Offboarding-Prozesses zu messen und sicherzustellen, dass alle Compliance- und Verwaltungsaufgaben erledigt sind.

Häufig gestellte Fragen

Welche konkreten Probleme kann Process Mining in unserem Hire-to-Retire-Prozess mit Microsoft Dynamics 365 HR lösen?

Process Mining deckt verborgene Ineffizienzen und Engpässe im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus auf, von der Einstellung bis zum Offboarding. So lassen sich Ursachen für lange Einstellungszeiten, verspätete Leistungsbeurteilungen und nicht konforme Vorgehensweisen erkennen. Die Analyse liefert konkrete Erkenntnisse, mit denen Sie Workflows verbessern und Betriebskosten senken können.

Welche Daten aus Dynamics 365 HR werden benötigt, um den Hire-to-Retire-Lebenszyklus mit Process Mining zu analysieren?

Für Process Mining benötigen Sie in der Regel Event Logs mit den wichtigsten Aktivitäten, Timestamps und der Mitarbeiter-ID als Case-Kennung. Relevante Datenpunkte sind beispielsweise Bewerbungsdaten, Interviewphasen, die Annahme eines Angebots, Onboarding-Schritte, Termine für Leistungsbeurteilungen, Freigaben von Rollenwechseln und Offboarding-Ereignisse. Diese Logs bilden die einzelnen Schritte im Werdegang jedes Mitarbeitenden ab.

Wie werden die benötigten Daten aus Microsoft Dynamics 365 HR extrahiert und aufbereitet?

Daten aus Dynamics 365 HR lassen sich auf verschiedene Weise extrahieren, etwa über direkte Datenbankabfragen, API-Integrationen oder vorhandene Reporting-Tools. Anschließend müssen die Daten in das Format eines Event Logs überführt werden. Dabei benötigt jeder Eintrag eine Case-ID, eine Aktivität und einen Timestamp. Diese Aufbereitung ist entscheidend für eine präzise Prozessvisualisierung und -analyse.

Wie schnell können wir nach der Einführung von Process Mining mit konkreten Verbesserungen oder Erkenntnissen rechnen?

Erste Erkenntnisse liegen oft schon wenige Wochen nach erfolgreicher Datenextraktion und Modellerstellung vor. Konkrete Verbesserungen, etwa kürzere Einstellungszeiten oder schnellere Beurteilungszyklen, hängen davon ab, wie komplex die erkannten Probleme sind und wie schnell Änderungen am Prozess umgesetzt werden. Durch kontinuierliche Überwachung lässt sich der Prozess fortlaufend optimieren und der Nutzen langfristig sichern.

Welchen ROI können wir erwarten, wenn wir unseren Hire-to-Retire-Prozess mit Process Mining optimieren?

Ein deutlicher ROI ist durch niedrigere Betriebskosten, ein schnelleres Onboarding von Mitarbeitenden und eine geringere Fluktuation dank besserer Erfahrungen zu erwarten. Wenn Sie Engpässe beseitigen und Workflows vereinfachen, können Sie den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung erheblich senken und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Eine bessere Compliance verringert zudem mögliche rechtliche und finanzielle Risiken.

Welche technischen Voraussetzungen gelten üblicherweise für die Einführung einer Process-Mining-Lösung in unseren HR-Prozessen?

In der Regel benötigen Sie Zugriff auf Ihre Dynamics-365-HR-Instanz, eine Möglichkeit zur Datenextraktion und eine Plattform, die große Datenmengen verarbeiten kann. Die Process-Mining-Software kann in der Cloud oder On-Premises betrieben werden und benötigt eine kompatible Infrastruktur. Für die anfängliche Einrichtung und Transformation der Daten können grundlegende Kenntnisse im Data Engineering erforderlich sein.

Beeinträchtigt Process Mining unsere laufenden HR-Prozesse oder Systeme in Microsoft Dynamics 365 HR?

Process Mining dient in erster Linie der Analyse und beeinträchtigt daher normalerweise nicht den laufenden HR-Betrieb. Analysiert werden historische Daten aus Dynamics 365 HR, nicht die aktiven Prozesse selbst. Der wichtigste Integrationspunkt ist die anfängliche Einrichtung der Datenextraktion, die in der Regel ohne Eingriff in den laufenden Betrieb erfolgt.

Wie trägt Process Mining neben der Effizienz dazu bei, die Compliance in unseren Hire-to-Retire-Verfahren sicherzustellen?

Process Mining visualisiert die tatsächlichen Abläufe und ermöglicht den Abgleich mit festgelegten Compliance-Regeln und Standardvorgehensweisen. Abweichungen, fehlende Schritte oder nicht autorisierte Abkürzungen werden sichtbar, bevor sie etwa beim Offboarding oder bei der Datenverarbeitung zu Verstößen führen. So können Sie Compliance-Risiken frühzeitig erkennen und beheben.

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