> Průběžné zlepšování procesů > Od požadavku k platbě: nákupní požadavek > SAP ECC

Zlepšete proces od nákupu k platbě: žádanky

Průvodce optimalizací procesu žádanky P2P v SAP ECC v 6 krocích

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete proces od nákupu k platbě: žádanky

Od požadavku k platbě: nákupní požadavek

SAP ECC

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(12)Cíle(12)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Zlepšete proces nákupních požadavků v SAP ECC

Platforma vám pomůže odhalit neefektivní místa a úzká místa v procesech. Snadno zjistíte, kde vznikají prodlevy, opakovaná práce a odchylky od standardních postupů. Díky těmto zjištěním můžete zjednodušit workflow, zkrátit průběžnou dobu a lépe zajistit dodržování provozních pravidel.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat proces od požadavku k platbě, konkrétně nákupní požadavky?

Proces od požadavku k platbě (P2P) tvoří základ nákupu v každé organizaci. Fáze nákupního požadavku, zejména v SAP ECC, je jeho výchozím bodem. Neefektivní nebo pomalé zpracování požadavků neovlivňuje jen nákup. Dopadá na celou organizaci, například na harmonogramy projektů, kontinuitu provozu a hospodářské výsledky. Bez jasného přehledu se organizace často potýkají s dlouhými dobami zpracování, výdaji, které nejsou v souladu s pravidly, a vysokými administrativními náklady způsobenými špatně řízeným životním cyklem požadavku. Zpoždění mezi vznikem obchodní potřeby a schválením požadavku může znamenat ztracené příležitosti, příplatky za expresní dopravu nebo nespokojené zainteresované strany. Chcete-li mít nákup pod kontrolou a udržet jeho náklady, je důležité vědět, jak zlepšit proces od požadavku k platbě, konkrétně fázi nákupního požadavku.

Zlepšování procesu nákupních požadavků v SAP ECC neznamená jen zrychlení. Jde také o to, aby každý požadavek na zboží nebo služby prošel správným postupem, včas získal potřebná schválení a odpovídal pravidlům organizace. Podrobná analýza tohoto počátečního kroku P2P pomůže zjistit, kde se požadavky zdržují, proč se některé často upravují a zda jsou dodrženy limity výdajů. Je proto důležitá pro celkové zdraví procesu.

Jak process mining pomáhá zefektivnit nákupní požadavky

Process mining ukazuje, jak proces od požadavku k platbě v SAP ECC skutečně probíhá. Místo předpokladů a jednotlivých zkušeností využívá nezpracovaná data událostí ze systému SAP ECC, zejména z tabulek jako EBAN, EBKN, CDHDR a CDPOS a z transakcí, jako jsou ME51N, ME52N a ME54N. Rekonstrukcí každého kroku nákupního požadavku od vytvoření po schválení nebo zamítnutí odhalí skutečný průběh procesu včetně odchylek a opakovaného zpracování.

Tato technologie ukazuje, jak ve skutečnosti probíhají aktivity nákupního požadavku, například „Nákupní požadavek vytvořen“, „Nákupní požadavek odeslán“, „Zahájen 1. krok schválení“, „Nákupní požadavek upraven“ a „Z nákupního požadavku vytvořena objednávka“. Automaticky odhalí úzká místa a přesně určí, kde požadavky čekají příliš dlouho, které kroky schvalování způsobují zdržení nebo která oddělení nestíhají požadavky včas odesílat. Můžete analyzovat cesty schvalovacího workflow, porovnat různé typy požadavků a posoudit účinnost nákupních pravidel podle skutečných dat, nikoli jen podle teoretických modelů. Díky těmto poznatkům můžete zkrátit dobu zpracování nákupních požadavků v P2P a zvýšit přehled o provozu.

Kde lze zlepšit správu nákupních požadavků

Process mining vám umožní cíleně zlepšovat proces nákupních požadavků v SAP ECC v několika důležitých oblastech:

Odstranění úzkých míst: Určete konkrétní uživatele, role nebo fáze schvalování, které opakovaně způsobují zdržení. Zjistěte například, zda určitý schvalovatel často blokuje požadavky nebo zda určitý typ požadavku před schválením pravidelně vyžaduje několik kol úprav.
Zjednodušení workflow: Odhalte nadbytečné kroky, zbytečné úrovně schvalování nebo činnosti bez přidané hodnoty. Process mining může ukázat případy, kdy jsou požadavky směrovány nesprávně nebo kdy by souběžné schvalování proces urychlilo.
Dodržování pravidel: Odhalte odchylky, například požadavky obcházející standardní schvalovací limity, přímé vytvoření objednávky bez schváleného požadavku nebo nákupy mimo stanovený postup. Získáte tak přehled o tom, zda nákupní činnosti odpovídají interním kontrolám a externím předpisům.
Zkrácení doby zpracování: Přesně změřte dobu strávenou v každé fázi životního cyklu požadavku. Určete příčiny dlouhého zpracování a zaveďte konkrétní změny, které urychlí vyřízení a schválení požadavků.
Příležitosti k automatizaci: Najděte opakující se požadavky s velkým objemem, které procházejí standardním postupem a mohly by být vhodné k automatizaci. Tým pak může věnovat více času strategickým úkolům.

Co můžete zlepšením procesu nákupních požadavků získat

Použitím process mining na proces nákupních požadavků v SAP ECC můžete dosáhnout měřitelných přínosů:

Kratší doba zpracování: Zjednodušte vytváření a schvalování požadavků a výrazně zkraťte dobu od vzniku obchodní potřeby po schválený požadavek připravený k nákupu. Zboží a služby tak budou k dispozici dříve.
Nižší náklady na nákup: Omezte administrativní náklady spojené se složitým a neefektivním workflow požadavků. Včasným zahájením nákupu snížíte náklady na expresní dopravu a díky předvídatelnější poptávce posílíte svou vyjednávací pozici vůči dodavatelům.
Lepší dodržování pravidel: Zajistěte, aby všechny požadavky odpovídaly nákupním pravidlům a schvalovacím maticím organizace. Omezíte tak rizika spojená s výdaji mimo stanovená pravidla a posílíte interní kontrolní mechanismy.
Lepší využití zdrojů: Přesuňte kapacity od řešení výjimek a ručních urgencí k důležitějším nákupním činnostem. Zvýšíte tak produktivitu i spokojenost týmu.
Rozhodování na základě dat: Při změnách procesu se opírejte o skutečná a objektivní data ze SAP ECC, ne pouze o odhady. Podpoříte tak průběžné zlepšování a přizpůsobíte nákupní proces potřebám firmy.

Jak začít se zlepšováním procesu nákupních požadavků

Zorientovat se v procesu nákupních požadavků v SAP ECC a zlepšit ho nemusí být složité. Process mining vám poskytne přehled a data potřebná k tomu, abyste přesně určili, kde vzniká neefektivita a jak ji řešit. Ať už chcete zkrátit dobu zpracování, podpořit dodržování pravidel, nebo lépe porozumět skutečnému průběhu procesu, process mining vám poskytne základ pro efektivnější nákup. Začněte zlepšovat procesy tím, že využijete poznatky z procesních dat. Data už máte, process mining vám pomůže najít možnosti zlepšení.

Od požadavku k platbě: nákupní požadavek Nákupní požadavek v P2P Správa nákupních požadavků Zlepšování nákupu Workflow schvalování Shoda v nákupu Nákupní oddělení Zkrácení doby zpracování Od nákupu k platbě Správa výdajů Kontrola rozpočtu

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Nákupní požadavky často uvíznou ve frontách na schválení, což prodlužuje dobu vyřízení důležitých nákupů. Zpoždění mohou narušit harmonogramy projektů, způsobit výpadky v dodavatelském řetězci a zvýšit náklady kvůli expresní dopravě nebo ztrátě slev za včasnou platbu. Pokud nevíte, kde se požadavky zdržují, příčiny se hledají obtížně.
ProcessMind analyzuje celý průběh každého nákupního požadavku v SAP ECC a určí konkrétní kroky schvalování i osoby, které způsobují úzká místa. Zobrazením doby strávené v jednotlivých fázích schvalování odhalíme opakující se vzorce a navrhneme možnosti, jak zjednodušit workflow nákupních požadavků v P2P, zkrátit celkovou dobu zpracování a zvýšit efektivitu.

Po odeslání se nákupní požadavky často opakovaně upravují. Vzniká tak další práce a prodlužuje se doba do vytvoření objednávky. Příčinou bývají neúplné požadavky, nejasné specifikace nebo nedostatečná kontrola před odesláním. To snižuje efektivitu práce v SAP ECC a zvyšuje množství ručních úkonů.
ProcessMind sleduje všechny změny nákupního požadavku a pomocí dat o změnových dokumentech SAP ECC určí, kdy a kdo je provedl. Ukážeme vám, ve kterých fázích se požadavky často upravují. Snáze tak zjistíte příčiny, například neúplné zadání údajů nebo nejasné formuláře, zlepšíte přesnost procesu nákupních požadavků v P2P a omezíte opakovanou práci.

U důležitých nákupních požadavků někdy dochází k odchylkám od stanoveného workflow schvalování. Tím vzniká riziko porušení pravidel a finančních ztrát. Bez přehledu o těchto odchylkách organizace obtížně prosazují pravidla a zajišťují, aby všechny nákupy odpovídaly interním předpisům i požadavkům externího auditu v SAP ECC. Může tak docházet k neoprávněným výdajům.
ProcessMind porovnává skutečné cesty schvalování každého nákupního požadavku s plánovaným workflow nastaveným v SAP ECC. Analýza odhalí všechny odchylky, například schválení přeskočením úrovně nebo neoprávněné kroky v procesu nákupních požadavků v P2P. Můžete tak lépe prosazovat pravidla a posílit interní kontroly.

Značná část nákupních požadavků je po vynaložení času a úsilí zamítnuta nebo stažena. Žadatelé i schvalovatelé tak zbytečně spotřebují čas a zdroje. Často to ukazuje na nedostatky při prvotní kontrole, rozpočtová omezení nebo nesoulad mezi potřebami firmy a nákupními pravidly v SAP ECC, což snižuje celkovou produktivitu.
ProcessMind analyzuje zamítnuté a stažené nákupní požadavky a odhaluje opakující se vzorce, důvody i fáze zamítnutí. Propojením zamítnutí s údaji, jako jsou oddělení, nákladové středisko nebo požadovaná částka, odhalíme systémové problémy v procesu nákupních požadavků v P2P. Na základě těchto poznatků můžete cíleně zavádět změny a omezit zbytečnou práci.

Nákupní požadavky často obsahují chybějící nebo nesprávné údaje. Schvalovatelé nebo nákupní tým pak musí žádat o upřesnění, což způsobuje zdržení. Nekonzistentní data vedou k ručním opravám, prodlužují dobu zpracování a mohou způsobit chyby v navazujících nákupních dokladech v SAP ECC. To ovlivňuje celý proces P2P i kvalitu dat.
ProcessMind pomocí atributů, jako jsou požadovaná kategorie položky, množství a odhadovaná částka, odhalí požadavky s neúplnými údaji při odeslání. Ukážeme vám, kde a jak často se údaje v procesu nákupních požadavků v P2P později opravují. Můžete tak nastavit standardy kvality dat a zjednodušit počáteční zadávání.

Některé požadavky jsou označeny jako naléhavé, ale nemusí se zpracovávat rychleji ani získat potřebnou prioritu. Důležité dodávky pak mohou dorazit pozdě. Pokud nevíte, jak dlouho se naléhavé požadavky skutečně zpracovávají, může se stát, že důležité potřeby firmy zůstanou nenaplněné i přes označení vysoké priority. To může narušit provoz.
ProcessMind porovnává skutečnou dobu zpracování nákupních požadavků označených atributem „Úroveň naléhavosti“ se standardními požadavky v SAP ECC. Zjistíme, zda se naléhavé požadavky v workflow P2P skutečně vyřizují rychleji, odhalíme úzká místa u prioritních položek a navrhneme, jak jim zajistit odpovídající pozornost.

I po úplném schválení nákupního požadavku může v SAP ECC trvat dlouho, než se vytvoří odpovídající objednávka. Tato prodleva může ukazovat na neefektivní předávání práce nebo nevhodné rozdělení zdrojů v nákupním oddělení. Zpomaluje samotný nákup a způsobuje další zdržení v navazujících krocích.
ProcessMind přesně měří dobu mezi událostí „Nákupní požadavek schválen“ a událostí „Z nákupního požadavku vytvořena objednávka“. Analýza odhalí skrytá zdržení v procesu nákupních požadavků v P2P, neefektivitu po schválení i možnosti, jak urychlit přechod k nákupu.

Některé nákupní požadavky procházejí více kroky schvalování, než je nutné. Často je to důsledek složitého nebo zastaralého nastavení workflow v SAP ECC. Nadbytečné kroky zvyšují administrativní zátěž a dobu zpracování a zabírají čas několika schvalovatelům, aniž by přinášely odpovídající přínos nebo kontrolu. To vede k frustraci.
ProcessMind zobrazuje celý průběh schvalování každého nákupního požadavku a odhaluje případy, kdy požadavky procházejí nadbytečnými nebo zbytečně početnými úrovněmi schvalování. Pomáháme zlepšit workflow nákupních požadavků v P2P tím, že ukazujeme, které kroky lze sloučit nebo odstranit.

Žadatelům může vytváření požadavků v SAP ECC připadat složité nebo nepřehledné. Výsledkem bývá časté upravování, neúplné odeslání nebo používání postupů mimo systém. Špatná uživatelská zkušenost snižuje produktivitu, zvyšuje nároky na školení a zpomaluje počáteční fázi cyklu P2P, což může mít dopad i na motivaci.
ProcessMind analyzuje aktivity, jako jsou „Nákupní požadavek vytvořen“ a „Nákupní požadavek upraven“, spolu s atributy, jako jsou „Žadatel“ a „Oddělení“, a odhaluje opakující se potíže uživatelů. Jejich propojením s následnými problémy v procesu nákupních požadavků v P2P určíme, kde by pomohlo školení uživatelů nebo zjednodušení systému.

Zainteresované strany, včetně žadatelů a vedoucích oddělení, často nemají v SAP ECC aktuální přehled o stavu svých nákupních požadavků. Nejistota vede k častým dotazům, ručnímu ověřování stavu a nízké transparentnosti. To způsobuje frustraci, snižuje důvěru v nákupní proces a vyžaduje další práci.
ProcessMind poskytuje přehled o celém životním cyklu každého nákupního požadavku. Sleduje jednotlivé aktivity a jejich časová razítka, takže vidíte aktuální stav každého požadavku v procesu nákupních požadavků v P2P. Omezíte tak ruční dotazy a zlepšíte komunikaci mezi odděleními.

Doba schvalování nákupních požadavků se mezi odděleními a nákladovými středisky výrazně liší. Může to ukazovat na nerovnoměrné rozložení práce, rozdílnou rychlost reakcí schvalovatelů nebo nedodržování interních dohod o úrovni služeb. Tyto rozdíly mohou vést k napětí a nerovnoměrnému průběhu projektů v organizaci, což má dopad na spravedlivé a efektivní fungování.
ProcessMind rozděluje průměrnou dobu schvalování nákupních požadavků v SAP ECC podle atributů „Oddělení“ a „Nákladové středisko“. Určíme organizační jednotky, které v procesu nákupních požadavků v P2P pravidelně čekají na schválení déle. Můžete tak cíleně sjednotit výkonnost a řešit nerovnoměrné rozložení zdrojů.

Atribut „Úroveň naléhavosti“ se u nákupních požadavků často používá bez rozlišení. Jeho význam se tím oslabuje a skutečně naléhavé požadavky se nezpracovávají rychleji. Pokud je vysokou prioritou označeno příliš mnoho požadavků, může se stát, že se skutečně naléhavým nebude věnovat potřebná pozornost. To snižuje efektivitu a může zpozdit důležité nákupy.
ProcessMind analyzuje souvislost mezi atributem „Úroveň naléhavosti“ a skutečnou dobou zpracování nákupních požadavků. Zjistíme, zda a kdy označení naléhavosti skutečně urychluje zpracování v procesu P2P v SAP ECC. Odhalíme nevhodné používání tohoto označení a pomůžeme vám nastavit nebo prosazovat účinnější kritéria naléhavosti.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je výrazně zkrátit dobu od odeslání nákupního požadavku po jeho konečné schválení. Dlouhé schvalování přímo zdržuje navazující nákupní činnosti a ovlivňuje harmonogramy projektů, stav zásob i efektivitu provozu. Rychlejší schválení umožní dříve získat potřebné zboží a služby a zlepšit schopnost firmy reagovat na potřeby.
ProcessMind odhalí, kde v workflow schvalování nákupních požadavků v SAP ECC vznikají zdržení. Určí úzká místa, kroky bez přidané hodnoty i konkrétní schvalovatele nebo oddělení, která požadavky blokují. Analýzou záznamů událostí změří skutečnou dobu schvalování, ukáže rozdíly a poskytne data pro úpravu workflow s cílem zrychlit a zefektivnit proces.

Pro efektivní práci je důležité omezit počet úprav nákupního požadavku po jeho prvním odeslání. Časté změny, zejména v pozdějších fázích, zvyšují administrativní zátěž, prodlužují zpracování a mohou způsobit chyby v procesu nákupních požadavků v P2P. Omezení opakované práce pomůže zajistit, aby byly požadavky správné hned napoprvé.
ProcessMind zobrazuje celý životní cyklus každého nákupního požadavku v SAP ECC a ukazuje, jak často, v jakých fázích a kým jsou požadavky upravovány. Odhalí příčiny změn, například nejasné požadavky nebo nesprávně zadané údaje, a poskytne podklady pro přesnější zadávání a omezení nákladných opakovaných úprav.

Cílem je zajistit, aby všechny nákupní požadavky v procesu P2P přesně dodržovaly stanovené cesty schvalování a pravidla. Nedodržování pravidel může vést k neoprávněným výdajům, vyššímu riziku a neúspěšnému auditu. Dodržování pravidel podporuje finanční kontrolu a soulad s interními zásadami řízení.
ProcessMind umožňuje porovnat skutečný průběh nákupních požadavků v SAP ECC s definovanými cílovými modely nebo obchodními pravidly. Automaticky označí každý případ nedodržení pravidel, například přeskočené kroky schvalování nebo odchylky od standardního postupu. Můžete tak cíleně přijmout nápravná opatření a zlepšit dodržování procesu.

Snížení podílu zamítnutých nebo stažených nákupních požadavků pomáhá lépe využívat zdroje a urychlit nákup. Vysoká míra zamítnutí může ukazovat na neúplné údaje, porušování pravidel nebo nesoulad mezi žadateli a schvalovateli v procesu nákupních požadavků v P2P. Nižší míra zamítnutí šetří čas a úsilí všech zúčastněných.
ProcessMind analyzuje průběh zamítnutých nebo stažených požadavků v SAP ECC a odhaluje opakující se vzorce, důvody zamítnutí i konkrétní místa workflow, kde vznikají problémy. Určí jejich příčiny, například konkrétní oddělení, typy požadavků nebo schvalovatele. Můžete tak cíleně upravit školení nebo proces a zvýšit podíl požadavků schválených napoprvé.

Cílem je zvýšit přesnost a úplnost údajů v nákupních požadavcích. Nízká kvalita dat vede k chybám, opakované práci a zdržení v procesu nákupních požadavků v P2P. Ovlivňuje také navazující nákupní činnosti a reporting. Kvalitnější data zjednoduší celý nákupní proces a podpoří spolehlivé rozhodování.
ProcessMind analyzuje atributy aktivit v datech nákupních požadavků SAP ECC a odhaluje chybějící nebo nekonzistentní údaje v jednotlivých fázích. Ukáže, kde se požadavky často upravují kvůli problémům s daty. Organizace pak mohou zlepšit jejich kvalitu například zavedením povinných polí, školením uživatelů nebo automatickými pravidly pro ověřování údajů.

Naléhavé požadavky je třeba zpracovat a schválit výrazně rychleji než standardní požadavky, aby bylo možné včas reagovat na bezprostřední potřeby firmy. Nedostatečné určování priorit může vést k nesplněným termínům, výpadkům provozu a vyšším nákladům v procesu nákupních požadavků v P2P. Cílem je zajistit, aby důležité požadavky dostaly potřebnou pozornost.
ProcessMind umožňuje podrobně analyzovat průběh naléhavých a standardních požadavků v SAP ECC, porovnat dobu jejich zpracování a určit konkrétní úzká místa, která naléhavé požadavky zdržují. Ukáže, zda se označení naléhavosti používá správně a zda zrychlené workflow skutečně funguje. Získáte tak data pro úpravu určování priorit a rychlejší zpracování důležitých požadavků.

Tento cíl se zaměřuje na zkrácení doby mezi konečným schválením nákupního požadavku a následným vytvořením objednávky. Zdržení v této fázi může zmařit přínosy efektivního schvalování a oddálit samotný nákup zboží a služeb v procesu Purchase to Pay - Requisition. Rychlejší vytvoření objednávky znamená rychlejší dodání a kratší dodací lhůty.
ProcessMind dokáže v SAP ECC sledovat přechod od události „Requisition Approved“ k události „Purchase Order Created from Requisition“. Zjišťuje průměrná zdržení a pomáhá odhalit ruční předávání, problémy s integrací systémů nebo nedostatek zdrojů, které tento důležitý krok prodlužují. Díky tomu získáte podklady pro zjednodušení vytváření objednávek.

Cílem je odhalit a odstranit nadbytečné nebo zbytečné schvalovací kroky v procesu Purchase to Pay - Requisition. Příliš složité nebo dlouhé schvalovací workflow prodlužuje proces, zvyšuje administrativní zátěž a může vést k nespokojenosti, aniž by přinášelo odpovídající hodnotu nebo kontrolu. Zjednodušením workflow bude proces pružnější a efektivnější.
ProcessMind zmapuje skutečný průběh procesu v SAP ECC a zobrazí všechny schvalovací kroky pro různé typy požadavků. Odhalí odchylky od obvyklého postupu i kroky, které opakovaně prodlužují proces bez zjevného důvodu. Organizace tak mohou vyhodnotit a upravit schvalovací matice, odstranit zbytečné fáze a zkrátit celkovou dobu zpracování.

Cílem je usnadnit uživatelům počáteční vytvoření nákupního požadavku a zpřehlednit celý postup. Složité nebo matoucí zadávání vede k chybám, častým úpravám a nespokojenosti uživatelů. Tím se zpomaluje začátek životního cyklu procesu Purchase to Pay - Requisition. Jednodušší zadávání podporuje používání systému a zvyšuje kvalitu dat už při jejich pořízení.
ProcessMind v SAP ECC analyzuje, jak často po události „Requisition Created“ krátce nato následuje „Requisition Amended“. Pomůže také zjistit, zda se častější opravy nebo zamítnutí týkají konkrétních skupin uživatelů či typů požadavků. To může ukázat, kde by úvodní zadávání usnadnilo vylepšení uživatelského rozhraní, lepší školení nebo formuláře s průvodcem.

Cílem je poskytnout všem zúčastněným aktuální a srozumitelný přehled o stavu a průběhu každého nákupního požadavku. Nedostatek informací vyvolává nejistotu, zbytečné dotazy a zdržení při rozhodování v procesu Purchase to Pay - Requisition. Lepší přehled pomáhá uživatelům a usnadňuje komunikaci mezi odděleními.
ProcessMind nabízí datový přehled o průběhu každého nákupního požadavku v SAP ECC, od vytvoření přes schválení až po další kroky. Zobrazuje aktuální stav, předchozí činnosti i následující kroky. Organizace tak mohou vytvářet dashboardy a reporty pro transparentní sledování v reálném čase, omezit ruční ověřování stavu a zlepšit informovanost všech zúčastněných.

Cílem je omezit výrazné rozdíly v době schvalování požadavků mezi jednotlivými odděleními. Nejednotná rychlost schvalování může působit nespravedlivě, frustrovat žadatele a znepředvídatelnit celý proces Purchase to Pay - Requisition. Sjednocení doby schvalování přispívá ke spravedlivému a efektivnímu provozu.
ProcessMind umožňuje přímo porovnat dobu schvalování požadavků, které v SAP ECC procházejí různými odděleními nebo nákladovými středisky. Ukáže, kde schvalování pravidelně trvá déle nebo kde se požadavky častěji zamítají. Získaná data pomohou zjistit příčiny a zavést osvědčené postupy nebo školení, aby byly výsledky napříč organizací vyrovnanější.

Cílem je ověřit, zda atribut „Urgency Level“ u nákupních požadavků skutečně vede k rychlejšímu zpracování a schválení. Pokud se požadavky označují jako naléhavé, ale systémem neprocházejí rychleji, toto označení neplní svůj účel. V procesu Purchase to Pay - Requisition pak vznikají mylná očekávání a může dojít k narušení provozu.
ProcessMind v SAP ECC přímo porovná průměrnou dobu zpracování požadavků s různou úrovní naléhavosti. Ukáže, zda se skutečně naléhavé požadavky zpracovávají rychleji než běžné, a pokud ne, kde dochází ke zdržení. Analýza pomůže uživatele znovu poučit o správném používání označení naléhavosti nebo upravit workflow tak, aby zrychlené postupy skutečně fungovaly.

Šest kroků ke zlepšení procesu Purchase to Pay - Requisition

Stáhněte si šablonu

Exportujte data

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte přednastavenou šablonu Excelu určenou pro analýzu procesu Purchase to Pay Requisition v SAP ECC. Šablona má správnou strukturu pro vaše historická procesní data.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná šablona zajistí jednotnou strukturu dat, která umožní jejich přesné a rychlé načtení do ProcessMind k analýze.

Očekávaný výsledek

Standardizovaná šablona Excelu připravená k doplnění dat o nákupních požadavcích ze SAP ECC.

VAŠE ZJIŠTĚNÍ

Okamžitě odhalte nedostatky v procesu žádanky P2P v SAP ECC

ProcessMind přehledně znázorní proces žádanky P2P. V prostředí SAP ECC zjistíte, kde vznikají prodlevy, váznou schválení a dochází k nedodržování pravidel.

Zobrazte si celý průběh žádanky od začátku do konce
Odhalte úzká místa a prodlevy při schvalování
Okamžitě zjistěte, kde se nedodržují pravidla
Zkraťte průběžnou dobu a snižte náklady

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Měřitelné zlepšení efektivity procesu nákupních požadavků

Naše řešení process mining pomáhá organizacím odhalovat a odstraňovat úzká místa v procesu Purchase to Pay - Requisition. Výsledkem může být kratší doba zpracování, lepší shoda s pravidly a nižší náklady. Analýza dat ze SAP ECC na úrovni ID nákupního požadavku odhaluje skryté neefektivity a poskytuje konkrétní podklady pro další kroky.

0 %

Rychlejší schvalování

Průměrné zkrácení doby schvalování požadavků

Odhalením a odstraněním úzkých míst mohou organizace výrazně zkrátit dobu potřebnou ke schválení požadavku. Zvyšuje se tak efektivita a zrychluje celý proces nákupu.

0 %

Méně opakovaných oprav

Pokles počtu úprav požadavků

Odhalení příčin úprav požadavků, například problémů s kvalitou dat nebo nejasného zadání, umožňuje zlepšit proces, omezit opakované opravy a snížit související náklady.

0 %

Lepší shoda s pravidly

Zlepšení dodržování schvalovacího workflow

Process mining odhaluje odchylky od standardních schvalovacích pravidel. Organizace tak mohou lépe zajistit jejich dodržování, omezit rizika při auditu a posílit interní kontroly.

~ 0 days

Rychlejší vytvoření objednávky

Zkrácení doby do vytvoření objednávky

Rychlejší přechod od schváleného požadavku k objednávce zkracuje celkovou dobu nákupu a umožňuje rychlejší pořízení zboží a služeb.

0 %

Méně zamítnutých požadavků

Procentní pokles zamítnutých požadavků

Když zjistíte, proč se požadavky zamítají, například kvůli nedodržení pravidel nebo nesprávně zadaným položkám, můžete cíleně zlepšit kvalitu podání a omezit zbytečnou práci.

Výsledky se liší podle složitosti procesu, kvality dat a situace v organizaci. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zaznamenaná při různých nasazeních.

Doporučená data

Začněte s nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je doplňte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor dokladu nákupního požadavku.

Proč je to důležité

Tento hlavní identifikátor propojuje všechny související události procesu do jednoho případu a umožňuje analyzovat proces od začátku do konce.

Název podnikové činnosti, která proběhla v konkrétním okamžiku.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje zobrazit mapy procesů i analyzovat rozdíly v jejich průběhu.

Časové razítko udávající, kdy k aktivitě došlo.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet dob trvání, analýzu výkonnosti procesu a hledání úzkých míst souvisejících s časem.

ID uživatele, který provedl aktivitu.

Proč je to důležité

Přiřazuje aktivity konkrétním osobám a umožňuje analyzovat jejich výkonnost, pracovní zátěž, dodržování pravidel i potřeby školení.

Oddělení žadatele nebo nákladové středisko přiřazené k požadavku.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost organizačních jednotek a odhalit úzká místa i rozdíly v procesech jednotlivých oddělení.

Aktuální stav zpracování požadavku na nákup.

Proč je to důležité

Určuje výsledek požadavku, což je důležité při analýze úspěšnosti, důvodů zamítnutí a koncových bodů procesu.

Klasifikace, která určuje typ a vlastnosti požadavku na nákup.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit požadavky do kategorií podle procesu a provádět přesnější a relevantnější analýzu.

Celková peněžní hodnota všech položek v požadavku na nákup.

Proč je to důležité

Pomáhá propojit průběh procesu s finančním dopadem, což je důležité pro analýzu rizik a pochopení náročnosti schvalování.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato činnost označuje počáteční vytvoření a uložení nákupního požadavku uživatelem. Událost se zaznamená při vytvoření nového záznamu v tabulce EBAN, včetně data a času vytvoření.

Proč je to důležité

Jako výchozí bod procesu je tato činnost nezbytná pro výpočet celkové doby životního cyklu požadavku a analýzu průchodnosti vytváření. Pomáhá zjistit, kdo požadavky vytváří a kdy.

Tato činnost označuje vstup požadavku do formálního schvalovacího workflow. Obvykle se odvozuje ze změny stavu požadavku, která podle nastavené strategie uvolňování vyžaduje první schválení nebo uvolnění.

Proč je to důležité

Tímto začíná doba schvalovacího cyklu, důležitý KPI pro měření efektivity procesu. Znalost tohoto okamžiku pomáhá oddělit zdržení mezi vytvořením požadavku a zahájením formálního schvalování.

Tento milník označuje, že nákupní požadavek úspěšně prošel všemi požadovanými schvalovacími kroky. Odvozuje se z použití posledního kódu uvolnění a nastavení celkového ukazatele uvolnění (FRGZU) v tabulce EBAN na schválený stav.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník označuje konec schvalovacího cyklu a začátek nákupu. Je nezbytný pro výpočet KPI celkové doby schvalování a měření zdržení při předání k vytvoření objednávky.

Jde o konečnou činnost, při které je nákupní požadavek definitivně zamítnut a nelze pokračovat v jeho zpracování. Událost se odvozuje z nastavení ukazatele uvolnění v tabulce EBAN na konečný zamítnutý stav schvalovatelem.

Proč je to důležité

Tato činnost představuje důležitý konec procesu a je nezbytná pro výpočet KPI míry zamítnutých požadavků. Analýza těchto případů pomáhá pochopit příčiny neúspěšného nákupu a zbytečné práce.

Jde o konečnou činnost, při které tvůrce nebo oprávněný uživatel zruší položku požadavku nastavením příznaku odstranění. Akce se zaznamená a znamená, že potřeba nákupu již není aktuální nebo požadavek vznikl omylem.

Proč je to důležité

Jde o důležitý neúspěšný konec procesu, který je nezbytný pro výpočet míry stažení požadavků. Vysoká míra může ukazovat na to, že uživatelé kvůli dlouhému schvalování požadavky opouštějí, nebo na systémové problémy s plánováním poptávky.

Tato činnost označuje úspěšné převedení schváleného nákupního požadavku na doklad objednávky. Událost se u požadavku odvozuje nalezením odpovídající položky objednávky, která na něj odkazuje.

Proč je to důležité

Tato činnost představuje hlavní úspěšný výsledek, uzavírá proces požadavku a zahajuje fázi nákupu. Doba mezi událostmi „Requisition Approved“ a touto událostí je důležitým KPI pro měření efektivity předání.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak může process mining zlepšit proces Purchase to Pay Requisition?

Process mining analyzuje záznamy událostí a zobrazuje skutečný průběh procesu nákupních požadavků v SAP ECC. Odhaluje odchylky od obvyklých postupů, úzká místa, například dlouhé schvalovací cykly, i možnosti zvýšení efektivity. Díky tomu můžete upravit workflow, omezit opakované opravy a zajistit shodu s pravidly.

Jaká konkrétní data ze SAP ECC jsou potřeba pro process mining procesu nákupních požadavků?

Pro přesné zmapování procesu nákupních požadavků obvykle potřebujete záznamy událostí z příslušných tabulek SAP ECC. Mezi hlavní údaje patří ID nákupního požadavku jako identifikátor případu, názvy činností, časová razítka jednotlivých činností a uživatel, který je provedl. Analýzu mohou obohatit další atributy, například typ požadavku nebo oddělení.

Jak se ze SAP ECC získávají data pro analýzu pomocí process mining?

Data ze SAP ECC se pro process mining obvykle získávají pomocí standardních nástrojů SAP, vlastních reportů nebo konektorů určených k načítání záznamů událostí. Cílem je získat strukturovaný soubor, obvykle CSV, který obsahuje všechny relevantní události procesu. Díky tomu lze správně rekonstruovat časovou posloupnost činností.

Jaká zlepšení můžeme očekávat v procesu nákupních požadavků?

Odhalením neefektivit můžete zkrátit dobu schvalování požadavků a omezit opakované opravy. Process mining pomáhá zajistit lepší shodu se schvalovacími pravidly a snížit počet zamítnutí. Výsledkem je přehlednější a plynulejší proces Purchase to Pay Requisition.

Jak rychle uvidíme výsledky process mining analýzy procesu nákupních požadavků?

První poznatky lze často získat během několika týdnů od úspěšného získání a načtení dat do nástroje pro process mining. Podrobná analýza a určení konkrétních možností zlepšení obvykle trvají déle. Záleží na složitosti procesu, dostupných zdrojích pro šetření i kvalitě dat.

Není process mining jen další nástroj pro tvorbu reportů o nákupních požadavcích?

Ne. Process mining jde nad rámec běžného reportingu, protože na základě dat o událostech rekonstruuje skutečný průběh procesu od začátku do konce. Reporting ukazuje, „co se stalo“, zatímco process mining zobrazuje varianty procesu a odhaluje příčiny odchylek, tedy „jak a proč k tomu došlo“. Nabízí pohled na vývoj procesu, nejen soubor statických ukazatelů.

Potřebujeme pro analýzu dat o nákupních požadavcích vlastní tým pro process mining?

Specializovaní odborníci mohou urychlit získávání poznatků, řada nástrojů pro process mining je ale určena i podnikovým analytikům po základním zaškolení. Počáteční nastavení a složitější analýzy mohou vyžadovat odborné znalosti, běžné sledování a základní přechod k podrobnějšímu pohledu však často zvládnou vlastníci procesů. Pro efektivní využití je důležité školení.

Jaké jsou technické předpoklady pro zavedení process mining u požadavků v SAP ECC?

Základním technickým předpokladem je přístup k systému SAP ECC, abyste mohli získat potřebná data ze záznamů událostí. Obvykle je také potřeba bezpečný způsob přenosu dat a dostatek úložného prostoru pro exportované soubory. K analýze a vizualizaci potřebujete platformu pro process mining, provozovanou v cloudu nebo lokálně.

Zvyšte efektivitu procesu žádanky P2P, začněte se zkušební verzí

Odhalte a řešte úzká místa v procesu P2P a zkraťte dobu průchodu o 30 % nebo více.

Začněte se zkušební verzí

Bez platební karty, 14 dní přístupu zdarma