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Mejore su proceso Purchase to Pay - Requisition

Su guía de 6 pasos para optimizar P2P Requisition en SAP ECC
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Optimice el proceso de solicitudes de compra en SAP ECC

Esta plataforma le ayuda a localizar ineficiencias y cuellos de botella críticos en sus procesos. Detecte fácilmente retrasos, retrabajos y desviaciones de los procedimientos estándar. Al identificar estas áreas, podrá agilizar los flujos de trabajo, reducir los plazos y garantizar un mejor cumplimiento operativo.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra?

El proceso Procure to Pay (P2P) es la columna vertebral de las compras de una organización, y la fase de solicitud, especialmente en SAP ECC, constituye su punto de partida fundamental. Un proceso de solicitudes ineficiente o lento no solo afecta a las compras, sino que repercute en toda la organización: influye en los plazos de los proyectos, la continuidad operativa y, en última instancia, los resultados financieros. Sin una visibilidad clara, las organizaciones suelen enfrentarse a tiempos de ciclo excesivos, gastos que no cumplen las políticas y elevados costes administrativos derivados directamente de una gestión deficiente del ciclo de vida de las solicitudes. Los retrasos al convertir una necesidad empresarial en una solicitud aprobada pueden provocar la pérdida de oportunidades, gastos de envío urgente y frustración entre las partes interesadas. Comprender cómo mejorar Procure to Pay - Solicitud de compra es esencial para contar con una función de compras sólida y rentable.

Optimizar su proceso de solicitudes de compra de SAP ECC no consiste únicamente en ganar velocidad. También implica garantizar que cada solicitud de bienes o servicios siga el recorrido correcto, obtenga las aprobaciones necesarias a tiempo y se ajuste a las políticas de su organización. Ya sea para identificar dónde se detienen las solicitudes, comprender por qué algunas se modifican con frecuencia o garantizar el cumplimiento de los límites de gasto, analizar en detalle este paso inicial de P2P es esencial para la salud general del proceso.

Cómo Process Mining mejora la eficiencia de las solicitudes

Process Mining ofrece una visión excepcional de la ejecución real de su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra en SAP ECC. En lugar de basarse en suposiciones o información anecdótica, Process Mining utiliza los datos de eventos sin procesar de su sistema SAP ECC, concretamente de tablas como EBAN, EBKN, CDHDR y CDPOS, y de transacciones como ME51N, ME52N y ME54N. Al reconstruir cada paso que sigue un Purchase Requisition ID, desde su creación hasta su aprobación o rechazo, Process Mining revela el flujo real del proceso, incluidas todas las desviaciones y repeticiones.

Esta tecnología muestra cómo se producen realmente actividades de Purchase Requisition como «Requisition Created», «Requisition Submitted», «Approval Step 1 Started», «Requisition Amended» y «Purchase Order Created from Requisition». Identifica automáticamente los cuellos de botella al señalar exactamente dónde las solicitudes permanecen demasiado tiempo, qué etapas de aprobación provocan retrasos o qué departamentos tienen dificultades para enviar las solicitudes a tiempo. Puede analizar las rutas del Workflow de aprobación, comprender el impacto de los distintos tipos de solicitud y evaluar la eficiencia de sus políticas de compras a partir de datos reales de ejecución, no solo de modelos teóricos. Esta información detallada le permite reducir eficazmente el tiempo de ciclo de Procure to Pay - Solicitud de compra y aumentar la transparencia operativa.

Principales áreas de mejora en la gestión de solicitudes

El uso de Process Mining en su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra de SAP ECC permite aplicar mejoras específicas en varias dimensiones fundamentales:

  • Resolución de cuellos de botella: localice usuarios, roles o etapas de aprobación concretos que provocan retrasos de forma constante. Por ejemplo, identifique si un aprobador determinado retrasa con frecuencia las solicitudes o si un tipo específico de solicitud requiere sistemáticamente varias rondas de modificaciones antes de aprobarse.
  • Simplificación del Workflow: descubra pasos redundantes, niveles de aprobación innecesarios o actividades que no aportan valor. Process Mining puede revelar casos en los que las solicitudes se enrutan incorrectamente o en los que podrían implementarse aprobaciones paralelas para acelerar el proceso.
  • Refuerzo del cumplimiento: detecte desviaciones de las políticas, como solicitudes que eluden los límites de aprobación estándar, la creación directa de órdenes de compra sin una solicitud aprobada o casos de compras no autorizadas. Esto ayuda a garantizar que todas las actividades de compra cumplan los controles internos y las normativas externas.
  • Reducción del tiempo de ciclo: mida con precisión el tiempo empleado en cada etapa del ciclo de vida de la solicitud. Identifique las causas raíz de los tiempos de ciclo prolongados para aplicar cambios específicos que aceleren el procesamiento y la aprobación de las solicitudes.
  • Oportunidades de automatización: identifique solicitudes repetitivas y de gran volumen que sigan un recorrido estándar y puedan automatizarse, liberando a su equipo para tareas más estratégicas.

Resultados esperados de la optimización del proceso de solicitudes

Al aplicar Process Mining a su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra en SAP ECC, puede esperar beneficios importantes y medibles:

  • Plazos más cortos: optimice la creación y aprobación de solicitudes y reduzca considerablemente el tiempo entre la aparición de una necesidad empresarial y la disponibilidad de una solicitud aprobada para compras. Esto permite entregar antes los bienes y servicios.
  • Menores costes de compras: reduzca la carga administrativa asociada a la gestión de Workflows de solicitudes complejos e ineficientes. Disminuya los costes de los envíos urgentes mediante acciones de compra oportunas y mejore su capacidad de negociación con proveedores gracias a una demanda más predecible.
  • Mayor cumplimiento: garantice que todas las solicitudes respeten las políticas de compras y las matrices de aprobación de su organización. Esto reduce los riesgos asociados al gasto no conforme y refuerza su marco de control interno.
  • Mejor aprovechamiento de los recursos: reasigne recursos dedicados a gestionar excepciones del proceso y seguimientos manuales hacia actividades de compras más estratégicas, aumentando la productividad y la satisfacción del equipo.
  • Decisiones basadas en datos: deje atrás la intuición y tome decisiones informadas sobre el rediseño del proceso a partir de datos reales y objetivos de su sistema SAP ECC. Así garantizará la mejora continua y un proceso de compras que evolucione con las necesidades de su empresa.

Cómo empezar a mejorar el proceso de solicitudes

Comprender y mejorar su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra en SAP ECC no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con Process Mining, obtiene la claridad y la información basada en datos necesarias para localizar exactamente dónde se encuentran las ineficiencias y cómo abordarlas. Tanto si su objetivo es reducir el tiempo de ciclo, aumentar el cumplimiento o comprender mejor su proceso real, Process Mining proporciona la base para una gestión de compras más eficiente y eficaz. Empiece hoy su camino hacia la excelencia del proceso aprovechando el poder de la inteligencia de procesos. Usted ya tiene los datos; deje que Process Mining ilumine el camino hacia la optimización.

Purchase to Pay - Requisition Solicitud P2P Gestión de solicitudes Optimización de compras Workflow de aprobación Cumplimiento de las compras Departamento de compras Reducción de plazos Procure to Pay Gestión del gasto Control presupuestario

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Las solicitudes de compra suelen quedar atascadas en las colas de aprobación, lo que prolonga los plazos de compras críticas. Estos retrasos pueden afectar a los plazos de los proyectos, provocar interrupciones en la cadena de suministro y generar costes adicionales por envíos urgentes o por la pérdida de descuentos por pronto pago. Sin una visión clara de dónde se bloquean las solicitudes, resulta difícil abordar las causas raíz.
ProcessMind analiza el recorrido completo de cada Purchase Requisition en SAP ECC y señala las etapas de aprobación y las personas concretas que provocan cuellos de botella. Al visualizar el tiempo empleado en cada etapa de aprobación, identificamos patrones y sugerimos mejoras para optimizar su Workflow Procure to Pay - Solicitud de compra, reducir los tiempos de ciclo generales y mejorar la eficiencia.

Las solicitudes de compra sufren numerosas modificaciones después de enviarse, lo que genera retrabajo y prolonga el tiempo hasta la creación de una orden de compra. Esto suele indicar que las solicitudes iniciales están incompletas, que las especificaciones no son claras o que falta una revisión adecuada antes del envío, lo que provoca ineficiencias en SAP ECC y aumenta el trabajo manual.
ProcessMind rastrea cada modificación realizada en una Purchase Requisition e identifica cuándo y quién la realiza mediante los datos de documentos de modificación de SAP ECC. Mostramos las etapas en las que las solicitudes se modifican con frecuencia para ayudarle a comprender causas raíz como la introducción insuficiente de datos o los formularios poco claros, mejorar la precisión de Procure to Pay - Solicitud de compra y reducir el retrabajo.

En ocasiones, las solicitudes de compra críticas se desvían de los Workflows de aprobación definidos, lo que pone en riesgo el cumplimiento de las políticas y puede generar exposición financiera. Sin una visibilidad clara de estas desviaciones, las organizaciones tienen dificultades para aplicar la gobernanza y garantizar que todas las compras cumplan las normativas internas y los requisitos de auditoría externa en SAP ECC, lo que puede dar lugar a gastos no autorizados.
ProcessMind compara las rutas de aprobación reales de cada Purchase Requisition con el Workflow previsto y configurado en SAP ECC. Nuestro análisis destaca todas las desviaciones e identifica aprobaciones que saltan niveles o pasos no autorizados dentro de su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra, lo que le permite reforzar el cumplimiento y los controles internos.

Un número significativo de solicitudes de compra se rechaza o se retira después de haber dedicado un esfuerzo considerable, lo que desperdicia tiempo y recursos tanto de solicitantes como de aprobadores. Esto suele indicar problemas en la revisión inicial, restricciones presupuestarias o una desconexión entre las necesidades empresariales y las políticas de compras de SAP ECC, con impacto en la productividad general.
ProcessMind analiza las Purchase Requisitions rechazadas y retiradas para identificar patrones, motivos y etapas habituales de rechazo. Al relacionar los rechazos con atributos específicos como el departamento, el centro de coste o el importe solicitado, descubrimos problemas sistémicos en su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra y aportamos información para aplicar mejoras específicas que reduzcan el desperdicio.

A menudo, las solicitudes de compra se crean con información incompleta o incorrecta, lo que provoca retrasos porque los aprobadores o los equipos de compras deben solicitar aclaraciones. Esta inconsistencia de los datos genera retrabajo manual, prolonga los tiempos de ciclo y puede causar errores en documentos de compra posteriores de SAP ECC, afectando al flujo general de Procure to Pay y a la calidad de los datos.
ProcessMind utiliza atributos como Requested Item Category, Quantity y Estimated Amount para identificar solicitudes con perfiles de datos incompletos en el momento del envío. Mostramos dónde y con qué frecuencia se corrigen los datos más adelante en el proceso Procure to Pay - Solicitud de compra, ayudándole a aplicar estándares de calidad de datos y a simplificar la introducción inicial.

Aunque algunas solicitudes se marcan como urgentes, no siempre siguen un recorrido más rápido ni reciben la prioridad necesaria, lo que puede provocar el incumplimiento de plazos para suministros críticos. La falta de visibilidad clara sobre el tiempo real de procesamiento de las solicitudes urgentes significa que las necesidades empresariales críticas pueden seguir sin atenderse pese a estar marcadas como prioritarias, causando interrupciones operativas.
ProcessMind compara los plazos reales de las Purchase Requisitions marcadas con «Urgency Level» con los de las solicitudes estándar en SAP ECC. Identificamos si los artículos urgentes avanzan realmente más rápido por el Workflow Procure to Pay - Solicitud de compra, ponemos al descubierto los cuellos de botella específicos de los artículos prioritarios y sugerimos cómo garantizar que reciban la atención adecuada.

Incluso después de aprobar completamente una solicitud de compra, puede haber retrasos importantes antes de que se genere la orden de compra correspondiente en SAP ECC. Esta brecha indica posibles ineficiencias en los procesos de traspaso o en la asignación de recursos del departamento de compras, lo que afecta a la velocidad de las compras reales y provoca nuevos retrasos.
ProcessMind mide con precisión el tiempo transcurrido entre la aprobación de una Purchase Requisition y el evento «Purchase Order Created from Requisition». Nuestro análisis muestra estos retrasos ocultos en su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra, identifica ineficiencias operativas posteriores a la aprobación y revela oportunidades para acelerar la transición a compras.

Algunas solicitudes de compra pasan por más etapas de aprobación de las necesarias, a menudo debido a configuraciones de Workflow complejas u obsoletas en SAP ECC. Estos pasos redundantes añaden carga innecesaria, aumentan los tiempos de ciclo y consumen tiempo valioso de varios aprobadores sin aportar un valor o control proporcional, lo que genera frustración.
ProcessMind visualiza el recorrido completo de aprobación de cada Purchase Requisition e identifica los casos en los que las solicitudes atraviesan capas de aprobación redundantes o excesivas. Le ayudamos a optimizar su Workflow Procure to Pay - Solicitud de compra al señalar oportunidades para consolidar o eliminar pasos innecesarios y mejorar la eficiencia.

Los solicitantes pueden considerar complejo o poco intuitivo el proceso de creación de solicitudes de SAP ECC, lo que genera altas tasas de modificación, envíos incompletos o dependencia de procesos fuera del sistema. Esta mala experiencia de usuario puede reducir la productividad, aumentar las necesidades de formación y ralentizar la fase inicial del ciclo Procure to Pay, afectando a la motivación.
ProcessMind puede analizar actividades como «Requisition Created» y «Requisition Amended» junto con atributos como «Requester» y «Department» para identificar patrones de dificultad de los usuarios. Al relacionarlos con problemas posteriores del proceso Procure to Pay - Solicitud de compra, localizamos las áreas en las que la formación de usuarios o la simplificación del sistema podrían aportar beneficios importantes.

Las partes interesadas, incluidos los solicitantes y responsables de departamento, a menudo no tienen visibilidad en tiempo real del estado actual de sus solicitudes de compra en SAP ECC. Esta incertidumbre provoca consultas frecuentes, comprobaciones manuales del estado y una falta general de transparencia, lo que genera frustración, reduce la confianza en el proceso de compras y exige un esfuerzo adicional.
ProcessMind ofrece transparencia integral sobre el ciclo de vida de cada Purchase Requisition. Al realizar un seguimiento de cada actividad y su marca de tiempo, proporcionamos una visión clara y actualizada del estado de cada solicitud en el proceso Procure to Pay - Solicitud de compra, reducimos las consultas manuales y mejoramos la comunicación entre departamentos.

Los distintos departamentos o centros de coste experimentan tiempos de aprobación de solicitudes muy diferentes, lo que indica incoherencias en la distribución de la carga de trabajo, la capacidad de respuesta de los aprobadores o el cumplimiento de los acuerdos internos de nivel de servicio. Esta disparidad puede provocar fricciones internas y ritmos desiguales en la ejecución de proyectos dentro de la organización, afectando a la equidad y la eficiencia.
ProcessMind desglosa los tiempos medios del ciclo de aprobación por «Department» y «Cost Center» para las Purchase Requisitions de SAP ECC. Identificamos qué unidades organizativas afrontan sistemáticamente esperas de aprobación más largas en su proceso Procure to Pay - Solicitud de compra, lo que ayuda a orientar las intervenciones, estandarizar el rendimiento y corregir los desequilibrios de recursos.

El atributo «Nivel de urgencia» suele aplicarse de forma indiscriminada a las solicitudes de compra, lo que diluye su significado y no consigue acelerar realmente los artículos críticos. Este uso excesivo de la marca de urgencia puede generar una situación similar a la del cuento del pastor mentiroso: las solicitudes verdaderamente urgentes pierden prioridad, lo que provoca ineficiencias y posibles retrasos en adquisiciones esenciales.
ProcessMind analiza la correlación entre el atributo «Nivel de urgencia» y el tiempo real de procesamiento de las solicitudes de compra. Identificamos si las marcas de urgencia conducen realmente a un procesamiento más rápido, y en qué casos, dentro de su flujo Purchase to Pay - Requisition en SAP ECC. Así, detectamos patrones de uso inadecuado y le ayudamos a redefinir o aplicar criterios de urgencia más eficaces.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Este objetivo busca acortar significativamente el tiempo transcurrido desde el envío de una solicitud hasta su aprobación final. Los ciclos de aprobación prolongados retrasan directamente las actividades de adquisición posteriores y afectan a los plazos de los proyectos, los niveles de inventario y la eficiencia operativa. Lograrlo permite acceder más rápido a los bienes y servicios necesarios y mejora la capacidad de respuesta general de la organización.
ProcessMind descubre dónde se producen los retrasos dentro del Workflow de aprobación Purchase to Pay - Requisition en SAP ECC. Identifica cuellos de botella, pasos que no aportan valor y aprobadores o departamentos concretos que provocan demoras. Al analizar los registros de eventos, cuantifica los tiempos reales de aprobación, muestra sus variaciones y proporciona datos para rediseñar los Workflows con la máxima rapidez y eficiencia.

Reducir el número de veces que se modifica una solicitud de compra después de su envío inicial es fundamental para mejorar la eficiencia. Los cambios frecuentes, especialmente cuando se realizan en fases avanzadas, aumentan considerablemente la carga administrativa, prolongan los tiempos de procesamiento y pueden provocar errores en el proceso Purchase to Pay - Requisition. Minimizar el retrabajo garantiza que las solicitudes sean correctas desde el principio.
ProcessMind visualiza el ciclo de vida completo de cada solicitud de compra en SAP ECC y muestra con qué frecuencia se modifica, en qué fases y quién realiza los cambios. Identifica las causas raíz, como requisitos poco claros o una introducción incorrecta de los datos iniciales, y proporciona información para mejorar la precisión desde el inicio y reducir las revisiones costosas de ida y vuelta.

Este objetivo se centra en garantizar que todas las solicitudes de compra sigan estrictamente las rutas y políticas de aprobación predefinidas dentro del proceso Purchase to Pay - Requisition. El incumplimiento puede provocar gastos no autorizados, un mayor riesgo y fallos en las auditorías. Mantener el cumplimiento garantiza el control financiero y el respeto de las normas internas de gobierno.
ProcessMind ofrece una capacidad clara de comprobación de conformidad para comparar los flujos reales de solicitudes en SAP ECC con modelos objetivo o reglas de negocio definidos. Resalta automáticamente cada caso de incumplimiento, como pasos de aprobación omitidos o desviaciones de las rutas estándar, lo que permite aplicar medidas correctivas específicas y mejorar la adhesión al proceso.

Reducir el porcentaje de solicitudes de compra rechazadas o retiradas mejora el uso de los recursos y acelera las adquisiciones. Una tasa de rechazo elevada suele indicar problemas subyacentes, como información incompleta, incumplimiento de políticas o una falta de conexión entre solicitantes y aprobadores en el proceso Purchase to Pay - Requisition. Reducir esta tasa ahorra tiempo y esfuerzo a todas las partes implicadas.
ProcessMind analiza las rutas de las solicitudes rechazadas o retiradas en SAP ECC e identifica patrones habituales, motivos de rechazo y puntos concretos del Workflow donde surgen los problemas. Señala las causas raíz, como determinados departamentos, tipos de solicitud o aprobadores, para que pueda aplicar formación específica o ajustar el proceso y mejorar la probabilidad de aprobación a la primera.

Este objetivo busca mejorar la precisión y la integridad de los datos introducidos en las solicitudes de compra. Una calidad deficiente de los datos provoca errores, retrabajo y retrasos en el proceso Purchase to Pay - Requisition, y afecta a las actividades de compra y a los informes posteriores. Una mejor calidad de los datos agiliza todo el flujo de adquisiciones y garantiza decisiones fiables.
Al analizar los atributos de las actividades dentro de los datos de solicitudes de compra de SAP ECC, ProcessMind puede identificar datos ausentes o incoherentes en distintas fases. También puede mostrar dónde se modifican solicitudes con frecuencia debido a problemas de datos, lo que permite aplicar medidas como campos obligatorios, una mejor formación de las personas usuarias o reglas de validación automatizadas para reforzar la integridad de los datos.

Garantizar que las solicitudes marcadas como urgentes se procesen y aprueben mucho más rápido que las solicitudes estándar es fundamental para responder a las necesidades inmediatas del negocio. Una priorización ineficaz puede provocar incumplimientos de plazos, interrupciones operativas y mayores costes dentro del proceso Purchase to Pay - Requisition. Este objetivo garantiza que las solicitudes críticas reciban la atención necesaria.
ProcessMind permite analizar en detalle las rutas de las solicitudes urgentes y no urgentes en SAP ECC, comparar sus tiempos de ciclo e identificar los cuellos de botella concretos que obstaculizan las solicitudes urgentes. Puede revelar si las marcas de urgencia se utilizan correctamente y si los Workflows acelerados asociados son realmente eficaces, proporcionando datos para optimizar los mecanismos de priorización y garantizar un procesamiento rápido de los artículos críticos.

Este objetivo se centra en reducir el intervalo entre la aprobación final de una solicitud de compra y la creación posterior de una orden de compra. Los retrasos en este punto de transición pueden anular los beneficios de un proceso de aprobación eficiente y retrasar la adquisición efectiva de bienes y servicios en el recorrido Purchase to Pay - Requisition. Crear las órdenes de compra más rápido se traduce en entregas más ágiles y plazos más cortos.
ProcessMind puede realizar un seguimiento específico de la transición entre el evento «Solicitud aprobada» y el evento «Orden de compra creada a partir de la solicitud» en SAP ECC. Identifica los retrasos medios y señala las transferencias manuales, los problemas de integración entre sistemas o las limitaciones de recursos que prolongan este paso crítico, proporcionando información para agilizar la creación de órdenes de compra.

Este objetivo busca identificar y eliminar los pasos de aprobación redundantes o innecesarios dentro del proceso Purchase to Pay - Requisition. Los Workflows de aprobación demasiado complejos o extensos introducen retrasos, aumentan la carga administrativa y pueden generar frustración sin aportar un valor o control significativo. Simplificar el Workflow hace que el proceso sea más ágil y eficiente.
ProcessMind descubre el flujo real del proceso en SAP ECC y visualiza todos los pasos de aprobación realizados para los distintos tipos de solicitud. Puede detectar desviaciones de las rutas estándar e identificar pasos que añaden tiempo de forma sistemática sin una justificación clara. Así, las organizaciones pueden evaluar y rediseñar las matrices de aprobación, eliminar fases superfluas y mejorar el tiempo total del ciclo.

Este objetivo se centra en hacer que la creación inicial de solicitudes de compra sea más sencilla e intuitiva para las personas usuarias. Los procesos de creación difíciles o confusos provocan errores, elevadas tasas de modificación e insatisfacción, lo que ralentiza el inicio del ciclo de vida Purchase to Pay - Requisition. Un proceso de creación más ágil mejora la adopción y la calidad de los datos desde el principio.
ProcessMind analiza la frecuencia con la que actividades específicas, como «Solicitud modificada», se producen poco después de «Solicitud creada» en SAP ECC. También puede correlacionar determinados grupos de personas usuarias o tipos de solicitud con tasas más elevadas de retrabajo o rechazo, lo que indica dónde las mejoras de la interfaz, una formación más adecuada o formularios guiados podrían simplificar la introducción inicial.

Este objetivo busca proporcionar a todas las partes interesadas una visión clara y en tiempo real del estado y el progreso actuales de cualquier solicitud de compra. La visibilidad limitada provoca incertidumbre, consultas innecesarias y retrasos en la toma de decisiones dentro del proceso Purchase to Pay - Solicitud. Una mayor visibilidad permite a las personas usuarias y mejora la comunicación entre departamentos.
ProcessMind ofrece una visión integral basada en datos del recorrido de cada solicitud de compra en SAP ECC, desde su creación hasta su aprobación y las etapas posteriores. Visualiza el estado actual, las actividades anteriores y los próximos pasos, lo que permite a las organizaciones crear Dashboards y herramientas de informes que ofrecen un seguimiento transparente en tiempo real, reducen las comprobaciones manuales del estado y mejoran la información disponible para las partes interesadas.

Este objetivo busca reducir las diferencias significativas en los tiempos de aprobación de solicitudes observadas entre distintos departamentos. Las velocidades de aprobación incoherentes pueden generar desigualdades, frustrar a las personas solicitantes e introducir imprevisibilidad en el proceso general Purchase to Pay - Requisition. Estandarizar estos tiempos garantiza la equidad y una eficiencia operativa uniforme.
ProcessMind permite comparar directamente los tiempos de ciclo de aprobación de las solicitudes que pasan por distintos departamentos o centros de coste en SAP ECC. Identifica qué departamentos registran sistemáticamente aprobaciones más lentas o tasas de rechazo más elevadas y proporciona los datos necesarios para investigar las causas raíz y aplicar buenas prácticas o formación que permitan lograr un rendimiento más uniforme en toda la organización.

Este objetivo se centra en verificar que el atributo «Nivel de urgencia» de las solicitudes de compra se traduzca realmente en un procesamiento y una aprobación más rápidos. Si se utilizan marcas de urgencia, pero las solicitudes no avanzan más rápido por el sistema, el mecanismo resulta ineficaz, genera expectativas falsas y puede alterar las operaciones dentro del proceso Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind compara directamente los tiempos de ciclo medios de las solicitudes marcadas con distintos niveles de urgencia en SAP ECC. Identifica si los artículos verdaderamente urgentes se procesan más rápido que los estándar y, si no es así, dónde se produce el fallo. Este análisis ayuda a formar de nuevo a las personas usuarias sobre el uso adecuado de las marcas de urgencia o a reconfigurar los Workflows para garantizar que las rutas aceleradas se implementen y funcionen realmente.

La ruta de mejora en 6 pasos para Purchase to Pay - Requisition

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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel preconfigurado específicamente para analizar Purchase to Pay Requisition en SAP ECC. Este Template proporciona la estructura correcta para sus datos históricos del proceso.

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Por qué es importante

Utilizar el Template correcto garantiza que sus datos tengan una estructura uniforme y permite incorporarlos a ProcessMind de forma rápida y precisa para su análisis.

Resultado esperado

Un Template de Excel estandarizado, listo para completarse con sus datos de Purchase Requisition de SAP ECC.

SUS DESCUBRIMIENTOS

Detecte al instante las deficiencias de P2P Requisition en SAP ECC

ProcessMind ofrece un mapa visual claro de su proceso P2P Requisition. Descubra dónde se producen retrasos, dónde se ralentizan las aprobaciones y dónde existen brechas de cumplimiento en su entorno SAP ECC.
  • Visualice el flujo completo de la solicitud
  • Localice cuellos de botella y retrasos en las aprobaciones
  • Identifique al instante los incumplimientos de las políticas
  • Optimice los plazos y reduzca los costes
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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RESULTADOS HABITUALES

Impacto medible en la eficiencia de Purchase Requisition

Nuestra solución de process mining ayuda a las organizaciones a identificar y eliminar cuellos de botella en su proceso Purchase to Pay - Requisition, lo que mejora significativamente los tiempos de ciclo, el cumplimiento y la eficiencia de costes. Al analizar los datos de SAP ECC a nivel del ID de Purchase Requisition, descubrimos ineficiencias ocultas y proporcionamos información aplicable.

0 %
Ciclos de aprobación más rápidos

Reducción media del tiempo de aprobación de las solicitudes

Al identificar y eliminar cuellos de botella, las organizaciones reducen significativamente el tiempo necesario para aprobar una solicitud. Esto mejora la eficiencia y acelera todo el proceso de adquisiciones.
0 %
Menores tasas de retrabajo

Reducción de las modificaciones de solicitudes

Identificar las causas raíz de las modificaciones de solicitudes, como problemas de calidad de los datos o requisitos poco claros, permite mejorar el proceso, minimizar el retrabajo y reducir los costes asociados.
0 %
Mayor cumplimiento

Mejora de la conformidad del Workflow de aprobación

El process mining revela las desviaciones de las políticas de aprobación estándar, lo que permite a las organizaciones reforzar el cumplimiento, reducir los riesgos de auditoría y garantizar el respeto de los controles internos.
~ 0 days
Generación más rápida de órdenes de compra

Reducción del tiempo hasta la creación de la orden de compra

Acelerar la transición de una solicitud aprobada a una orden de compra mejora los plazos generales de adquisición y garantiza que los bienes y servicios se obtengan más rápidamente.
0 %
Menores tasas de rechazo

Porcentaje de reducción de las solicitudes rechazadas

Comprender por qué se rechazan las solicitudes, por ejemplo, por incumplimiento de políticas o solicitudes incorrectas de artículos, permite aplicar medidas específicas para mejorar la calidad de los envíos y reducir el esfuerzo desperdiciado.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y el contexto de la organización. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de un documento de solicitud de compra.

Por qué es importante

Es el identificador central que conecta todos los eventos de proceso relacionados en un único caso y hace posible el análisis integral del proceso.

Nombre de la actividad empresarial que tuvo lugar en un momento concreto.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas de procesos y analizar las variaciones del flujo.

Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es esencial para calcular todas las duraciones, analizar el rendimiento del proceso y descubrir cuellos de botella relacionados con el tiempo.

ID de la persona usuaria que realizó la actividad.

Por qué es importante

Asigna las actividades a personas concretas y permite analizar el rendimiento, la carga de trabajo, el cumplimiento y las necesidades de formación.

Departamento de la persona solicitante o centro de coste asociado a la solicitud.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento entre unidades de negocio y pone de relieve los cuellos de botella y las incoherencias del proceso en cada departamento.

Estado actual de procesamiento de la solicitud de compra.

Por qué es importante

Define el resultado de una solicitud, un aspecto crucial para analizar las tasas de éxito, los motivos de rechazo y los puntos finales del proceso.

Clasificación que determina el tipo y las características de la solicitud de compra.

Por qué es importante

Permite segmentar las solicitudes en distintas categorías de proceso y realizar análisis más precisos y relevantes.

Valor monetario total de todas las posiciones de la solicitud de compra.

Por qué es importante

Ayuda a relacionar el comportamiento del proceso con el impacto financiero, algo esencial para el análisis de riesgos y la comprensión de la complejidad de las aprobaciones.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca la creación y el guardado inicial de una solicitud de compra por parte de una persona usuaria. El evento se captura explícitamente cuando se genera un nuevo registro en la tabla EBAN, con la fecha y la hora de creación registradas.

Por qué es importante

Como punto de partida del proceso, esta actividad es esencial para calcular la duración total del ciclo de vida de la solicitud y analizar el volumen de creación. Ayuda a identificar quién crea las solicitudes y cuándo.

Esta actividad indica que la solicitud ha entrado en el Workflow formal de aprobación. Normalmente se infiere cuando el estado de la solicitud cambia para requerir una acción inicial de liberación o aprobación según la estrategia de liberación configurada.

Por qué es importante

Este momento marca el inicio del tiempo de ciclo de aprobación, un KPI fundamental para medir la eficiencia del proceso. Comprender este punto ayuda a aislar los retrasos entre la creación y el inicio de las aprobaciones formales.

Esta actividad representa el hito en el que la solicitud de compra ha superado correctamente todos los pasos de aprobación requeridos. Se infiere cuando se aplica el código de liberación final y el indicador general de liberación (FRGZU) de la tabla EBAN se establece en un estado aprobado.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que marca el final del ciclo de aprobación y el inicio de la fase de adquisiciones. Es esencial para calcular el KPI del tiempo total de aprobación y medir los retrasos en la transferencia hacia la creación de la orden de compra.

Esta es una actividad terminal en la que la solicitud de compra se rechaza definitivamente y no puede continuar. Se infiere cuando una persona aprobadora establece el indicador de liberación de la tabla EBAN en un estado final de rechazo.

Por qué es importante

Esta actividad es un punto final clave del proceso y resulta fundamental para calcular el KPI de tasa de rechazo de solicitudes. Analizar estos casos ayuda a comprender los motivos de los fallos y el desperdicio en las adquisiciones.

Es una actividad terminal en la que la persona creadora o una persona usuaria autorizada cancela la posición de la solicitud estableciendo un indicador de borrado. Esta acción se registra explícitamente e indica que la necesidad empresarial ya no es válida o que se creó por error.

Por qué es importante

Es un punto final clave de fallo del proceso y resulta esencial para calcular la tasa de retirada. Las tasas elevadas pueden indicar plazos de aprobación prolongados que obligan a las personas usuarias a abandonar las solicitudes, o problemas sistémicos en la planificación de la demanda.

Esta actividad marca la conversión correcta de una solicitud de compra aprobada en un documento de orden de compra. El evento se infiere para la solicitud al encontrar una posición de orden de compra correspondiente que haga referencia a ella.

Por qué es importante

Como resultado principal satisfactorio, esta actividad concluye el proceso de solicitud e inicia la fase de compras. El tiempo entre «Solicitud aprobada» y este evento es un KPI clave para medir la eficiencia de la transferencia.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

El Process Mining analiza los registros de eventos para visualizar el flujo real de su proceso de Purchase Requisition en SAP ECC. Identifica desviaciones respecto a las rutas estándar, descubre cuellos de botella como ciclos de aprobación largos y destaca áreas donde puede mejorar la eficiencia. Esto le permite optimizar los Workflows, reducir el retrabajo y garantizar el cumplimiento.

Para mapear con precisión el proceso de Purchase Requisition, normalmente necesita datos de registros de eventos procedentes de las tablas pertinentes de SAP ECC. La información clave incluye el Purchase Requisition ID como identificador de caso, los nombres de las actividades, las marcas de tiempo de cada actividad y la persona responsable. Atributos adicionales como el tipo de solicitud o el departamento pueden enriquecer el análisis.

La extracción de datos de SAP ECC para Process Mining suele realizarse mediante herramientas estándar de SAP, informes personalizados o conectores diseñados específicamente para recuperar registros de eventos. El objetivo es obtener un archivo plano, normalmente en formato CSV, que contenga todos los eventos relevantes del proceso en un formato estructurado. Así se garantiza que la secuencia cronológica de las actividades pueda reconstruirse correctamente.

Al descubrir las ineficiencias, puede reducir los tiempos del ciclo de aprobación de las solicitudes y minimizar el retrabajo derivado de las modificaciones. Process Mining ayuda a garantizar un mayor cumplimiento de las políticas de aprobación y reduce las tasas de rechazo. En última instancia, permite contar con un proceso de solicitud de compra de Purchase to Pay más ágil y transparente.

A menudo es posible obtener las primeras conclusiones en unas semanas, una vez que los datos se han extraído e incorporado correctamente a una herramienta de Process Mining. El análisis exhaustivo y la identificación de áreas de mejora útiles para la acción suelen requerir más tiempo, según la complejidad del proceso y los recursos disponibles para investigarlo. La velocidad también depende de la calidad de los datos.

No. Process Mining va más allá de los informes tradicionales, ya que reconstruye el flujo real del proceso de principio a fin a partir de los datos de eventos. Mientras que los informes muestran «qué ocurrió», Process Mining revela «cómo y por qué ocurrió» al visualizar las variantes del proceso e identificar las causas raíz de las desviaciones. Ofrece una visión dinámica del proceso, no solo métricas estáticas.

Aunque contar con especialistas dedicados puede acelerar la obtención de conclusiones, muchas herramientas de Process Mining están diseñadas para analistas de negocio con cierta formación. La configuración inicial y los análisis complejos pueden beneficiarse de conocimientos especializados, pero los responsables del proceso suelen poder encargarse del seguimiento diario y de las exploraciones detalladas básicas. La formación es clave para utilizar la herramienta de forma eficaz.

El principal requisito técnico es tener acceso al sistema SAP ECC para extraer los datos necesarios del registro de eventos. Esto suele implicar mecanismos seguros de transferencia de datos y capacidad de almacenamiento suficiente para los archivos extraídos. También se necesita una plataforma de software de Process Mining, en la nube o local, para el análisis y la visualización.

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