> Continue procesverbetering > Purchase to Pay Requisition > SAP ECC

Verbeter je Purchase to Pay-aanvraagproces

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van P2P-aanvragen in SAP ECC
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-aanvraagproces
Purchase to Pay - Requisition
SAP ECC
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer het SAP ECC-inkoopaanvraagproces

Met dit platform zie je precies waar inefficiënties en knelpunten in je processen zitten. Je brengt vertragingen, herbewerkingen en afwijkingen van de standaardprocedure eenvoudig aan het licht. Zo kun je workflows verbeteren, doorlooptijden verkorten en de compliance van je bedrijfsvoering versterken.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag optimaliseren?

Het proces Van inkoop tot betaling (P2P) vormt de basis van de inkoop binnen een organisatie. De fase van de inkoopaanvraag, specifiek in SAP ECC, is het startpunt. Een inefficiënt of vertraagd proces voor inkoopaanvragen heeft niet alleen gevolgen voor de inkoop. Het werkt door in de hele organisatie en raakt projectplanningen, de continuïteit van de bedrijfsvoering en uiteindelijk je resultaat. Zonder duidelijk overzicht hebben organisaties vaak te maken met lange doorlooptijden, uitgaven die niet aan het beleid voldoen en hoge administratieve kosten door een slecht beheerde levenscyclus van inkoopaanvragen. Als het lang duurt om een zakelijke behoefte om te zetten in een goedgekeurde aanvraag, kunnen kansen verloren gaan, ontstaan extra verzendkosten en raken betrokkenen gefrustreerd. Inzicht in manieren om het proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag te verbeteren, is daarom belangrijk voor een efficiënte inkoopfunctie die de kosten onder controle houdt.

Je SAP ECC-proces voor inkoopaanvragen optimaliseren gaat niet alleen om snelheid. Het gaat erom dat elke aanvraag voor goederen of diensten de juiste route volgt, op tijd de benodigde goedkeuringen krijgt en aansluit op het organisatiebeleid. Of je nu wilt zien waar aanvragen blijven hangen, wilt begrijpen waarom sommige aanvragen vaak worden gewijzigd of wilt controleren of uitgavenlimieten worden nageleefd, een grondige analyse van deze eerste P2P-stap is belangrijk voor de gezondheid van het totale proces.

Hoe process mining de efficiëntie van inkoopaanvragen verbetert

Process mining geeft je een helder beeld van hoe het proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag in SAP ECC werkelijk verloopt. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, gebruikt process mining de ruwe eventdata uit je SAP ECC-systeem. Denk aan tabellen zoals EBAN, EBKN, CDHDR en CDPOS en transacties zoals ME51N, ME52N en ME54N. Door elke stap van een Purchase Requisition ID te reconstrueren, van aanmaak tot goedkeuring of afwijzing, laat process mining de werkelijke procesflow zien, inclusief afwijkingen en herhaalrondes.

Deze technologie laat zien hoe activiteiten voor inkoopaanvragen, zoals "Requisition Created", "Requisition Submitted", "Approval Step 1 Started", "Requisition Amended" en "Purchase Order Created from Requisition", in de praktijk plaatsvinden. Je ziet automatisch waar knelpunten zitten: op welke stappen aanvragen te lang blijven liggen, welke goedkeuringsstappen vertraging veroorzaken en welke afdelingen aanvragen niet op tijd indienen. Je kunt goedkeuringsroutes analyseren, het effect van verschillende aanvraagtypen begrijpen en de efficiëntie van je inkoopbeleid beoordelen op basis van echte uitvoeringsdata, niet alleen op theoretische modellen. Met dit inzicht kun je de doorlooptijd van het proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag verkorten en de transparantie van de bedrijfsvoering vergroten.

Belangrijke verbeterpunten in het beheer van inkoopaanvragen

Met process mining voor je SAP ECC-proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag kun je gericht verbeteren op verschillende belangrijke gebieden:

  • Knelpunten oplossen: Breng specifieke gebruikers, rollen of goedkeuringsfasen in beeld die steeds vertraging veroorzaken. Zo zie je bijvoorbeeld of een bepaalde goedkeurder aanvragen vaak ophoudt of dat een bepaald aanvraagtype vóór goedkeuring meerdere wijzigingsrondes nodig heeft.
  • Workflows efficiënter maken: Ontdek overbodige stappen, onnodige goedkeuringsniveaus en activiteiten die geen waarde toevoegen. Process mining kan laten zien dat aanvragen verkeerd worden gerouteerd of dat parallelle goedkeuringen het proces kunnen versnellen.
  • Compliance bewaken: Spoor afwijkingen van beleid op, zoals aanvragen die standaardgoedkeuringslimieten omzeilen, inkooporders die rechtstreeks zonder goedgekeurde aanvraag worden aangemaakt of vormen van ongeautoriseerde inkoop. Zo kun je controleren of alle inkoopactiviteiten voldoen aan interne controles en externe regelgeving.
  • Doorlooptijden verkorten: Meet nauwkeurig hoeveel tijd elke fase van de levenscyclus van een inkoopaanvraag kost. Breng de oorzaken van lange doorlooptijden in kaart en voer gerichte wijzigingen door voor een snellere verwerking en goedkeuring.
  • Mogelijkheden voor automatisering: Identificeer terugkerende inkoopaanvragen met een groot volume die een vaste route volgen en mogelijk kunnen worden geautomatiseerd. Zo houd je team tijd over voor werk met meer strategische waarde.

Verwachte resultaten van een geoptimaliseerd proces voor inkoopaanvragen

Als je process mining toepast op je SAP ECC-proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag, kun je duidelijke en meetbare resultaten verwachten:

  • Kortere doorlooptijden: Maak het aanmaken en goedkeuren van aanvragen efficiënter en verkort de tijd tussen het ontstaan van een zakelijke behoefte en een goedgekeurde aanvraag die klaar is voor inkoop. Goederen en diensten kunnen daardoor sneller worden geleverd.
  • Lagere inkoopkosten: Beperk de administratieve overhead van complexe en inefficiënte workflows voor inkoopaanvragen. Verminder extra verzendkosten door inkoopacties op tijd uit te voeren en vergroot je onderhandelingspositie bij leveranciers dankzij beter voorspelbare vraag.
  • Betere compliance: Zorg dat alle aanvragen voldoen aan het inkoopbeleid en de goedkeuringsmatrix van je organisatie. Zo beperk je risico's rond uitgaven die niet aan het beleid voldoen en versterk je het interne controlekader.
  • Betere inzet van capaciteit: Verplaats capaciteit van het afhandelen van uitzonderingen en handmatige opvolging naar strategischer inkoopwerk. Dat verhoogt de productiviteit en tevredenheid van je team.
  • Beslissingen op basis van data: Ga verder dan intuïtie en baseer beslissingen over procesherontwerp op echte, objectieve data uit je SAP ECC-systeem. Zo werk je continu aan verbetering en ontwikkel je een inkoopproces dat meebeweegt met je bedrijfsbehoeften.

Aan de slag met procesverbetering voor inkoopaanvragen

Je SAP ECC-proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag begrijpen en verbeteren hoeft geen ingewikkelde opgave te zijn. Met process mining krijg je het overzicht en de data om precies te zien waar inefficiënties zitten en hoe je ze aanpakt. Of je nu de doorlooptijd wilt verkorten, compliance wilt verbeteren of gewoon beter wilt begrijpen hoe je proces werkelijk verloopt, process mining biedt een goede basis voor een efficiënter inkoopproces. Begin vandaag met het verbeteren van je proces. Je hebt de data al. Process mining laat zien waar je moet beginnen.

Purchase to Pay - Requisition P2P Requisition Aanvragenbeheer Inkoopoptimalisatie Goedkeuringsworkflow Naleving van inkoopbeleid Inkoopafdeling Verkorting van doorlooptijden Procure to Pay Uitgavenbeheer Budgetbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Inkoopaanvragen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen, waardoor de doorlooptijd van belangrijke aankopen oploopt. Dat kan projectplanningen beïnvloeden, verstoringen in de toeleveringsketen veroorzaken en extra kosten opleveren door spoedverzendingen of gemiste kortingen voor vroeg betalen. Zonder duidelijk beeld van waar aanvragen vastlopen, is het lastig om de oorzaken aan te pakken.
ProcessMind analyseert de volledige route van elke Purchase Requisition in SAP ECC en brengt de specifieke goedkeuringsstappen en personen in beeld die knelpunten veroorzaken. Door te visualiseren hoeveel tijd elke goedkeuringsfase kost, herkennen we patronen en stellen we verbeteringen voor. Zo verkort je de totale doorlooptijd en maak je je workflow voor Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag efficiënter.

Na indiening worden inkoopaanvragen vaak meerdere keren gewijzigd. Dat leidt tot herstelwerk en verlengt de tijd tot een inkooporder kan worden aangemaakt. Vaak wijst dit op onvolledige eerste aanvragen, onduidelijke specificaties of onvoldoende controle vóór indiening. In SAP ECC zorgt dit voor inefficiëntie en extra handmatig werk.
ProcessMind volgt elke wijziging in een Purchase Requisition en laat met wijzigingsdocumentdata uit SAP ECC zien wanneer en door wie die is aangebracht. We brengen de fasen in kaart waarin aanvragen vaak worden gewijzigd. Zo krijg je zicht op oorzaken zoals onvolledige gegevens of onduidelijke formulieren, verbeter je de nauwkeurigheid van je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag en beperk je herstelwerk.

Belangrijke inkoopaanvragen wijken soms af van vastgelegde goedkeuringsworkflows. Dat brengt risico's mee voor compliance en kan financiële gevolgen hebben. Zonder duidelijk zicht op deze afwijkingen is het lastig om governance af te dwingen en te controleren of alle aankopen in SAP ECC voldoen aan interne regels en externe auditvereisten. Dit kan leiden tot ongeautoriseerde uitgaven.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke goedkeuringsroutes van elke Purchase Requisition met de beoogde workflow in SAP ECC. Onze analyse laat alle afwijkingen zien, waaronder goedkeuringen die niveaus overslaan of ongeautoriseerde stappen binnen je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag. Zo kun je compliance afdwingen en je interne controles versterken.

Een aanzienlijk aantal inkoopaanvragen wordt afgewezen of ingetrokken nadat aan de verwerking al veel tijd is besteed. Dat kost zowel aanvragers als goedkeurders tijd en capaciteit. Vaak wijst dit op problemen bij de eerste beoordeling, budgetbeperkingen of een verschil tussen zakelijke behoeften en inkoopbeleid in SAP ECC. De productiviteit van het totale proces komt daardoor onder druk te staan.
ProcessMind analyseert afgewezen en ingetrokken Purchase Requisitions om veelvoorkomende patronen, redenen en afwijsfasen te vinden. Door afwijzingen te koppelen aan kenmerken zoals afdeling, kostenplaats of aangevraagd bedrag, brengen we structurele problemen in je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag aan. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren en verspilling beperken.

Inkoopaanvragen worden vaak aangemaakt met ontbrekende of onjuiste informatie. Goedkeurders of inkoopteams moeten dan om verduidelijking vragen, wat vertraging veroorzaakt. Deze inconsistentie in de data leidt tot handmatig herstelwerk, langere doorlooptijden en fouten in latere inkoopdocumenten in SAP ECC. Dat raakt de volledige P2P-flow en de datakwaliteit.
ProcessMind gebruikt kenmerken zoals Requested Item Category, Quantity en Estimated Amount om aanvragen met onvolledige gegevens bij indiening te identificeren. We laten zien waar en hoe vaak gegevens later in het proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag worden gecorrigeerd. Zo kun je datakwaliteitsnormen beter bewaken en de eerste invoer verbeteren.

Sommige aanvragen krijgen het label urgent, maar volgen niet altijd een snellere route of krijgen niet de benodigde prioriteit. Daardoor kunnen deadlines voor belangrijke benodigdheden worden gemist. Zonder duidelijk zicht op de werkelijke verwerkingstijd van urgente aanvragen blijven kritieke bedrijfsbehoeften mogelijk onvervuld, ondanks het urgentielabel. Dat kan de bedrijfsvoering verstoren.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke doorlooptijden van Purchase Requisitions met het kenmerk "Urgency Level" met die van standaardaanvragen in SAP ECC. We zien of urgente items daadwerkelijk sneller door de workflow Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag gaan. Zo brengen we knelpunten voor aanvragen met hoge prioriteit aan het licht en geven we aan hoe je deze beter onder de aandacht brengt.

Ook nadat een inkoopaanvraag volledig is goedgekeurd, kan het in SAP ECC nog lang duren voordat de bijbehorende inkooporder wordt aangemaakt. Dit wijst mogelijk op inefficiënte overdrachten of een verkeerde inzet van capaciteit binnen de inkoopafdeling. Daardoor verloopt de daadwerkelijke inkoop trager en ontstaan verderop nieuwe vertragingen.
ProcessMind meet precies hoeveel tijd verstrijkt tussen het event "Approved" van een Purchase Requisition en het event "Purchase Order Created from Requisition". Onze analyse maakt deze verborgen vertragingen in je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag zichtbaar. Zo vind je inefficiënties na goedkeuring en mogelijkheden om de overgang naar inkoop te versnellen.

Sommige inkoopaanvragen doorlopen meer goedkeuringsstappen dan nodig. Dat komt vaak door complexe of verouderde workflowconfiguraties in SAP ECC. Deze overbodige stappen zorgen voor extra werk, langere doorlooptijden en tijdverlies bij meerdere goedkeurders, zonder dat ze naar verhouding extra waarde of controle opleveren. Dat leidt tot frustratie.
ProcessMind visualiseert de volledige goedkeuringsroute van elke Purchase Requisition en identificeert aanvragen die door overbodige of te veel goedkeuringslagen gaan. Zo zie je waar je de workflow Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag kunt samenvoegen of vereenvoudigen en verbeter je de efficiëntie.

Aanvragers kunnen het aanmaken van een inkoopaanvraag in SAP ECC ingewikkeld of onduidelijk vinden. Dat leidt tot veel wijzigingen, onvolledige indieningen of het gebruik van processen buiten het systeem. Een slechte gebruikerservaring verlaagt de productiviteit, vergroot de behoefte aan training en vertraagt de eerste fase van de P2P-cyclus. Ook de betrokkenheid van medewerkers kan hierdoor afnemen.
ProcessMind analyseert activiteiten zoals "Requisition Created" en "Requisition Amended" samen met kenmerken zoals "Requester" en "Department" om patronen in gebruikersproblemen te vinden. Door deze te koppelen aan latere problemen in je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag, zien we waar training of vereenvoudiging van het systeem veel kan opleveren.

Betrokkenen, zoals aanvragers en afdelingshoofden, hebben vaak geen realtime inzicht in de actuele status van hun inkoopaanvragen in SAP ECC. Die onzekerheid leidt tot veel vragen, handmatige statuscontroles en weinig transparantie. Dat veroorzaakt frustratie, vermindert het vertrouwen in het inkoopproces en vraagt extra werk.
ProcessMind geeft end-to-end-transparantie over de volledige levenscyclus van elke Purchase Requisition. Door elke activiteit en timestamp te volgen, krijg je een actueel beeld van de positie van elke aanvraag in het proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag. Zo beperk je handmatige vragen en verbeter je de communicatie tussen afdelingen.

Verschillende afdelingen of kostenplaatsen hebben sterk uiteenlopende goedkeuringstijden voor inkoopaanvragen. Dat wijst op verschillen in werkverdeling, reactiesnelheid van goedkeurders of het naleven van interne servicelevelafspraken. Deze verschillen kunnen leiden tot wrijving en een ongelijke snelheid van projecten binnen de organisatie. Dat raakt zowel de eerlijkheid als de efficiëntie.
ProcessMind splitst de gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijd van Purchase Requisitions in SAP ECC uit naar "Department" en "Cost Center". We identificeren welke organisatieonderdelen in je proces Van inkoop tot betaling, inkoopaanvraag steeds langer op goedkeuring wachten. Zo kun je gericht ingrijpen, prestaties gelijker maken en capaciteitsproblemen aanpakken.

Het attribuut "Urgency Level" wordt vaak zonder onderscheid toegepast op Purchase Requisitions. Daardoor verliest het zijn betekenis en worden kritieke items niet echt sneller verwerkt. Door dit overmatige gebruik van de markering kan een situatie ontstaan waarin echte urgente aanvragen hun prioriteit verliezen, met inefficiëntie en mogelijke vertragingen bij essentiële inkopen als gevolg.
ProcessMind analyseert de samenhang tussen het attribuut "Urgency Level" en de werkelijke verwerkingstijd van Purchase Requisitions. We brengen in kaart of en wanneer urgente markeringen daadwerkelijk leiden tot snellere verwerking in je SAP ECC Purchase to Pay - Requisition-flow. Zo ontdek je patronen van verkeerd gebruik en kun je effectievere urgentiecriteria definiëren of afdwingen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de tijd tussen het indienen van een requisition en de definitieve goedkeuring. Lange goedkeuringscycli vertragen de daaropvolgende inkoopactiviteiten direct. Dat heeft gevolgen voor projectplanningen, voorraadniveaus en de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Het resultaat is snellere toegang tot benodigde goederen en diensten en een organisatie die sneller kan reageren.
ProcessMind brengt in kaart waar vertragingen ontstaan in de goedkeuringsworkflow van Purchase to Pay - Requisition in SAP ECC. Je ziet welke bottlenecks, stappen zonder toegevoegde waarde en specifieke goedkeurders of afdelingen voor vertraging zorgen. Door event logs te analyseren, meet ProcessMind de werkelijke goedkeuringstijden, maakt het verschillen zichtbaar en levert het data om workflows sneller en efficiënter in te richten.

Minder wijzigingen aan een Purchase Requisition na de eerste indiening is belangrijk voor een efficiënt proces. Vooral late wijzigingen zorgen voor extra administratief werk, langere verwerkingstijden en mogelijke fouten in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Minder herstelwerk betekent dat requisitions vanaf het begin correct zijn.
ProcessMind visualiseert de volledige levenscyclus van elke Purchase Requisition in SAP ECC. Je ziet hoe vaak, in welke processtappen en door wie requisitions worden gewijzigd. Ook brengt ProcessMind de oorzaken van die wijzigingen in kaart, zoals onduidelijke vereisten of onjuiste invoer. Zo verbeter je de kwaliteit aan het begin van het proces en beperk je kostbare wijzigingen over en weer.

Dit doel richt zich erop dat alle Purchase Requisitions de vooraf bepaalde goedkeuringspaden en beleidsregels binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces volgen. Niet-naleving kan leiden tot ongeautoriseerde uitgaven, extra risico's en problemen tijdens audits. Compliance zorgt voor financiële controle en naleving van interne governance-standaarden.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke requisition-flows in SAP ECC met vastgelegde doelmodellen of bedrijfsregels. Met conformance checking markeert het automatisch elke afwijking, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of afwijkingen van standaardpaden. Zo kun je gericht corrigerende maatregelen nemen en de naleving van het proces verbeteren.

Minder Purchase Requisitions die worden afgewezen of ingetrokken, zorgt voor een betere inzet van middelen en versnelt de inkoop. Een hoog afwijzingspercentage wijst vaak op onderliggende problemen, zoals onvolledige informatie, overtredingen van beleidsregels of een gebrekkige afstemming tussen aanvragers en goedkeurders in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Een lager percentage bespaart alle betrokkenen tijd en werk.
ProcessMind analyseert de paden van afgewezen of ingetrokken requisitions in SAP ECC. Je ziet veelvoorkomende patronen, redenen voor afwijzing en de processtappen waar problemen ontstaan. ProcessMind brengt ook de oorzaken in kaart, zoals specifieke afdelingen, requisition-typen of goedkeurders. Daarmee kun je gerichte training geven of het proces aanpassen om de kans op goedkeuring in één keer te vergroten.

Dit doel is gericht op betere nauwkeurigheid en volledigheid van de data in Purchase Requisitions. Slechte datakwaliteit leidt tot fouten, herstelwerk en vertragingen in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Dat heeft ook gevolgen voor latere inkoopactiviteiten en rapportages. Betere data maakt de volledige inkoopflow efficiënter en ondersteunt betrouwbare besluitvorming.
Door activiteitsattributen in de SAP ECC Purchase Requisition-data te analyseren, kan ProcessMind ontbrekende of inconsistente data in verschillende processtappen vinden. Je ziet waar requisitions vaak worden gewijzigd vanwege dataproblemen. Daarna kun je maatregelen nemen, zoals verplichte velden, betere gebruikerstraining of automatische validatieregels, om de integriteit van de data te verbeteren.

Requisitions die als urgent zijn gemarkeerd, moeten aanzienlijk sneller worden verwerkt en goedgekeurd dan standaardrequisitions. Ineffectieve prioritering kan leiden tot gemiste deadlines, verstoringen in de bedrijfsvoering en hogere kosten binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces. Dit doel zorgt ervoor dat kritieke aanvragen de aandacht krijgen die ze nodig hebben.
ProcessMind analyseert urgente en niet-urgente requisition-paden in SAP ECC. Je vergelijkt hun doorlooptijden en ziet welke bottlenecks urgente aanvragen vertragen. Ook wordt duidelijk of urgente markeringen correct worden gebruikt en of de bijbehorende versnelde workflows echt werken. Met die data kun je prioriteringsmechanismen verbeteren en kritieke items sneller verwerken.

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd tussen de definitieve goedkeuring van een Purchase Requisition en het aanmaken van de bijbehorende Purchase Order. Vertraging op dit punt kan de voordelen van een efficiënt goedkeuringsproces tenietdoen en de daadwerkelijke inkoop van goederen en diensten binnen de Purchase to Pay - Requisition-flow ophouden. Een snellere aanmaak van de PO leidt tot snellere levering en kortere doorlooptijden.
ProcessMind volgt specifiek de overgang van het event "Requisition Approved" naar "Purchase Order Created from Requisition" in SAP ECC. Je ziet de gemiddelde vertraging en eventuele handmatige overdrachten, problemen met systeemintegraties of beperkte capaciteit die deze belangrijke stap verlengen. Zo krijg je concrete aanknopingspunten om het aanmaken van Purchase Orders te verbeteren.

Dit doel is gericht op het vinden en verwijderen van dubbele of onnodige goedkeuringsstappen binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces. Te complexe of lange goedkeuringsworkflows veroorzaken vertraging, verhogen de administratieve last en leiden tot frustratie zonder veel extra waarde of controle toe te voegen. Een eenvoudiger workflow maakt het proces wendbaarder en efficiënter.
ProcessMind brengt de werkelijke procesflow in SAP ECC in kaart en visualiseert alle goedkeuringsstappen voor verschillende requisition-typen. Het detecteert afwijkingen van standaardpaden en vindt stappen die structureel tijd toevoegen zonder duidelijke reden. Zo kun je goedkeuringsmatrices beoordelen en opnieuw inrichten, overbodige stappen verwijderen en de totale doorlooptijd verkorten.

Dit doel richt zich op een eenvoudiger en duidelijker proces voor het aanmaken van Purchase Requisitions. Een lastig of verwarrend aanmaakproces leidt tot fouten, veel wijzigingen en ontevreden gebruikers. Daardoor komt de Purchase to Pay - Requisition-levenscyclus trager op gang. Een eenvoudiger proces verbetert het gebruik en de datakwaliteit aan het begin.
ProcessMind analyseert hoe vaak activiteiten zoals "Requisition Amended" kort na "Requisition Created" voorkomen in SAP ECC. Ook kun je de relatie bekijken tussen specifieke gebruikersgroepen of requisition-typen en hogere percentages herstelwerk of afwijzingen. Zo zie je waar verbeteringen in de gebruikersinterface, betere training of begeleide formulieren het invoerproces eenvoudiger kunnen maken.

Dit doel is gericht op duidelijke, actuele informatie voor alle betrokkenen over de status en voortgang van elke Purchase Requisition. Beperkte zichtbaarheid zorgt voor onzekerheid, onnodige vragen en vertraging bij beslissingen binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces. Met betere zichtbaarheid kunnen gebruikers zelf verder en verloopt de communicatie tussen afdelingen beter.
ProcessMind geeft een volledig datagedreven overzicht van de reis van elke Purchase Requisition door SAP ECC, van aanmaak tot goedkeuring en daarna. Je ziet de huidige status, eerdere activiteiten en volgende stappen. Daarmee kun je dashboards en rapportages bouwen voor transparante tracking in real time, minder handmatige statuscontroles en beter inzicht bij alle betrokkenen.

Dit doel is gericht op het verkleinen van de grote verschillen in goedkeuringstijden tussen afdelingen. Ongelijke snelheid bij goedkeuringen kan aanvragers frustreren, voor onduidelijkheid zorgen en het Purchase to Pay - Requisition-proces onvoorspelbaar maken. Gestandaardiseerde tijden zorgen voor een eerlijke aanpak en een gelijkmatiger niveau van efficiëntie.
ProcessMind vergelijkt de goedkeuringsdoorlooptijden van requisitions die via verschillende afdelingen of kostenplaatsen lopen in SAP ECC. Je ziet welke afdelingen structureel langer over goedkeuring doen of vaker afwijzen. Met die data kun je de oorzaken onderzoeken en best practices of training invoeren voor gelijkmatigere prestaties in de organisatie.

Dit doel richt zich op het controleren of het attribuut "Urgency Level" op Purchase Requisitions daadwerkelijk leidt tot snellere verwerking en goedkeuring. Als urgente markeringen worden gebruikt, maar requisitions niet sneller door het systeem gaan, werkt het mechanisme niet. Dat leidt tot verkeerde verwachtingen en mogelijke verstoring van de bedrijfsvoering binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces.
ProcessMind vergelijkt de gemiddelde doorlooptijden van requisitions met verschillende urgentieniveaus in SAP ECC. Je ziet of echt urgente items sneller worden verwerkt dan standaarditems en waar het misgaat als dat niet zo is. Met deze analyse kun je gebruikers opnieuw uitleggen wanneer ze een urgentiemarkering moeten gebruiken of workflows aanpassen, zodat versnelde paden ook echt werken.

Het 6-stappenverbeterpad voor Purchase to Pay - Requisition

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de voorgestructureerde Excel-template voor de analyse van Purchase to Pay Requisition in SAP ECC. Deze template biedt de juiste structuur voor historische procesdata.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template staat de data overal in dezelfde structuur. Daardoor kan ProcessMind die snel en nauwkeurig inladen voor analyse.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template die klaarstaat voor SAP ECC Purchase Requisition-data.

JOUW ONTDEKKINGEN

Breng fouten in P2P-aanvragen in SAP ECC meteen aan het licht

ProcessMind geeft je een helder visueel overzicht van je P2P-aanvraagproces. Ontdek waar vertragingen ontstaan, goedkeuringen blijven liggen en compliance-gaten zitten in je SAP ECC-omgeving.
  • Breng de aanvraagflow van begin tot eind in beeld
  • Vind knelpunten en vertragingen in goedkeuringen
  • Signaleer afwijkingen van beleid meteen
  • Verkort doorlooptijden en verlaag kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare impact op de efficiëntie van Purchase Requisitions

Onze process mining-oplossing helpt organisaties bottlenecks in hun Purchase to Pay - Requisition-proces te vinden en weg te nemen. Dat leidt tot duidelijke verbeteringen in doorlooptijden, compliance en kostenefficiëntie. Door SAP ECC-data op het niveau van de Purchase Requisition-ID te analyseren, maken we verborgen inefficiënties zichtbaar en leveren we concrete inzichten.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd van requisitions

Door bottlenecks te vinden en weg te nemen, verkorten organisaties de tijd die nodig is om een requisition goed te keuren aanzienlijk. Dat verbetert de efficiëntie en versnelt het volledige inkoopproces.
0 %
Minder herstelwerk

Afname van het aantal wijzigingen aan requisitions

Door de oorzaken van wijzigingen aan requisitions te vinden, zoals problemen met datakwaliteit of onduidelijke vereisten, kun je het proces verbeteren en herstelwerk en bijbehorende kosten beperken.
0 %
Betere compliance

Verbetering van de naleving van de goedkeuringsworkflow

Process mining maakt afwijkingen van standaardgoedkeuringsbeleid zichtbaar. Zo kun je compliance afdwingen, auditrisico's beperken en interne controles beter naleven.
~ 0 days
Sneller Purchase Orders aanmaken

Kortere tijd tot het aanmaken van een Purchase Order

Een snellere overgang van een goedgekeurde requisition naar een Purchase Order verkort de doorlooptijd van de inkoop. Zo worden goederen en diensten sneller aangeschaft.
0 %
Minder afwijzingen

Percentage minder afgewezen requisitions

Als je begrijpt waarom requisitions worden afgewezen, bijvoorbeeld vanwege niet-naleving van beleid of onjuiste itemaanvragen, kun je gericht ingrijpen. Dat verbetert de kwaliteit van indieningen en voorkomt verspilde inspanning.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit, datakwaliteit en organisatiecontext. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die in verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de dataset daarna uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een inkoopaanvraagdocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de centrale identificatie die alle gerelateerde procesgebeurtenissen aan één case koppelt. Daarmee wordt end-to-end-procesanalyse mogelijk.

De naam van de bedrijfsactiviteit die op een bepaald moment heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de stappen in het proces, zodat je proceskaarten kunt visualiseren en variaties in de procesflow kunt analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle doorlooptijden te berekenen, procesprestaties te analyseren en tijdgerelateerde knelpunten te ontdekken.

Het ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt activiteiten aan specifieke personen, zodat je gebruikersprestaties, werkbelasting, compliance en opleidingsbehoeften kunt analyseren.

De afdeling van de aanvrager of het kostenplaatsnummer dat aan de aanvraag is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatievergelijking tussen bedrijfseenheden mogelijk en brengt knelpunten en procesverschillen per afdeling aan het licht.

De huidige verwerkingsstatus van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de uitkomst van een aanvraag en is belangrijk voor het analyseren van succespercentages, redenen voor afwijzing en eindpunten van het proces.

Een classificatie die het type en de kenmerken van de inkoopaanvraag bepaalt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om aanvragen in verschillende procescategorieën te verdelen, zodat je gerichter en relevanter kunt analyseren.

De totale geldwaarde van alle regels in de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Helpt procesgedrag te koppelen aan financiële impact. Dat is belangrijk voor risicoanalyse en inzicht in de complexiteit van goedkeuringen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het voor het eerst aanmaken en opslaan van een Purchase Requisition door een gebruiker. Het event wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuw record in de EBAN-tabel wordt aangemaakt, inclusief de geregistreerde aanmaakdatum en -tijd.

Waarom dit belangrijk is

Als startpunt van het proces is deze activiteit nodig om de totale doorlooptijd van de requisition-levenscyclus te berekenen en de verwerkingscapaciteit bij het aanmaken te analyseren. Je ziet hiermee wie requisitions aanmaakt en wanneer.

Deze activiteit betekent dat de requisition de formele goedkeuringsworkflow is binnengegaan. Meestal wordt dit afgeleid uit een statuswijziging die aangeeft dat een eerste vrijgave of goedkeuringsactie nodig is op basis van de geconfigureerde vrijgaveprocedure.

Waarom dit belangrijk is

Hier begint de goedkeuringsdoorlooptijd, een belangrijke KPI voor het meten van procesefficiëntie. Door dit punt te kennen, kun je vertragingen tussen het aanmaken en de start van de formele goedkeuring apart analyseren.

Deze mijlpaal betekent dat de Purchase Requisition alle vereiste goedkeuringsstappen succesvol heeft doorlopen. Dit wordt afgeleid wanneer de laatste vrijgavecode is toegepast en de algemene vrijgave-indicator (FRGZU) in de EBAN-tabel op een goedgekeurde status staat.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: het einde van de goedkeuringscyclus en het begin van de inkoopfase. Het event is nodig om de KPI voor de totale goedkeuringstijd te berekenen en vertragingen bij de overdracht naar het aanmaken van een PO te meten.

Dit is een eindactiviteit waarbij de Purchase Requisition definitief wordt afgewezen en niet verder kan. Dit wordt afgeleid wanneer de vrijgave-indicator in de EBAN-tabel door een goedkeurder op een definitieve afwijzingsstatus wordt gezet.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk eindpunt van het proces en nodig om de KPI voor het afwijzingspercentage van requisitions te berekenen. Door deze cases te analyseren, krijg je inzicht in de redenen voor mislukte inkoop en verspilling.

Dit is een afsluitende activiteit waarbij de aanmaker of een bevoegde gebruiker de aanvraagregel annuleert door een verwijderingsmarkering in te stellen. De actie wordt expliciet geregistreerd en geeft aan dat de zakelijke behoefte niet meer bestaat of per ongeluk is aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk eindpunt bij een mislukte procesuitkomst en is nodig om het intrekkingspercentage te berekenen. Hoge percentages kunnen wijzen op lange goedkeuringstijden, waardoor gebruikers aanvragen opgeven, of op structurele problemen met de vraagplanning.

Deze activiteit markeert de succesvolle omzetting van een goedgekeurde inkoopaanvraag naar een inkooporderdocument. De gebeurtenis wordt voor de aanvraag afgeleid door een bijbehorende inkooporderregel te vinden die naar de aanvraag verwijst.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste succesvolle uitkomst sluit deze activiteit het aanvraagproces af en begint de inkoopfase. De tijd tussen 'Inkoopaanvraag goedgekeurd' en deze gebeurtenis is een belangrijke KPI voor het meten van de efficiëntie van de overdracht.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event logs en visualiseert de werkelijke stroom van het Purchase Requisition-proces in SAP ECC. Het brengt afwijkingen van standaardroutes in beeld, vindt bottlenecks zoals lange goedkeuringscycli en laat zien waar efficiëntie te winnen is. Zo kun je workflows verbeteren, herstelwerk verminderen en compliance bewaken.

Om het Purchase Requisition-proces nauwkeurig in kaart te brengen, heb je meestal event log-data uit relevante SAP ECC-tabellen nodig. Belangrijke informatie bestaat uit de Purchase Requisition ID als case-identificatie, activity names, timestamps voor elke activiteit en de verantwoordelijke gebruiker. Extra attributen, zoals het type requisition of de afdeling, kunnen de analyse verdiepen.

Data-extractie uit SAP ECC voor process mining maakt vaak gebruik van standaard SAP-tools, maatwerkrapporten of connectors die speciaal zijn ontwikkeld om event logs op te halen. Het doel is een plat bestand, meestal CSV, met alle relevante procesgebeurtenissen in een gestructureerd formaat. Zo kan de chronologische volgorde van activiteiten correct worden gereconstrueerd.

Door inefficiënties zichtbaar te maken, kun je de doorlooptijd van goedkeuringen van requisitions verkorten en herstelwerk door wijzigingen beperken. Process mining helpt om beter aan goedkeuringsbeleid te voldoen en verlaagt het afwijzingspercentage. Uiteindelijk leidt dit tot een eenvoudiger en transparanter Purchase to Pay Requisition-proces.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar nadat de data succesvol is geëxtraheerd en in een process mining-tool is geladen. Een volledige analyse en het vaststellen van concrete verbeterpunten duren meestal langer. Dat hangt af van de complexiteit van het proces en de bronnen die beschikbaar zijn voor onderzoek. Ook de datakwaliteit speelt een rol in de snelheid.

Nee, process mining gaat verder dan traditionele rapportage. Het reconstrueert de werkelijke end-to-end-procesflow op basis van eventdata. Rapportage laat zien "wat er is gebeurd". Process mining maakt zichtbaar "hoe en waarom het is gebeurd" door procesvarianten te visualiseren en oorzaken van afwijkingen te identificeren. Je krijgt een dynamisch beeld van het proces, niet alleen statische KPI’s.

Specialisten kunnen helpen om sneller inzichten te krijgen, maar veel process mining-tools zijn ontworpen voor businessanalisten met enige training. Voor de eerste inrichting en complexe analyses kan specialistische kennis nuttig zijn. Dagelijkse monitoring en eenvoudige drill-downs kunnen vaak door procesowners worden uitgevoerd. Training is belangrijk om de mogelijkheden goed te gebruiken.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot het SAP ECC-systeem om de benodigde event log-data te extraheren. Dit omvat meestal beveiligde mechanismen voor dataoverdracht en voldoende opslagruimte voor de geëxtraheerde bestanden. Voor analyse en visualisatie heb je ook een process mining-softwareplatform nodig, in de cloud of on-premise.

Maak P2P-aanvragen efficiënter, start nu je proefperiode

Vind P2P-knelpunten en los ze op. Verkort de doorlooptijd met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, 14 dagen gratis toegang