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Améliorez votre processus de demande d’achat, de l’achat au paiement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d’achat dans SAP ECC
Améliorez votre processus de demande d’achat, de l’achat au paiement
Du processus Purchase to Pay à la demande d’achat
SAP ECC

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez le processus de demande d’achat dans SAP ECC

Cette plateforme vous aide à repérer les inefficacités et les goulots d’étranglement dans vos processus. Repérez facilement les retards, les reprises et les écarts par rapport aux procédures établies. En identifiant ces problèmes, vous pouvez optimiser vos flux de travail, réduire les délais et renforcer la conformité opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Purchase to Pay de demande d’achat ?

Le processus Purchase to Pay (P2P) est au cœur des achats d’une organisation. Dans SAP ECC, la phase de demande d’achat en constitue le point de départ. Un processus inefficace ou ralenti ne pénalise pas seulement les achats : ses effets se répercutent sur toute l’organisation, en retardant les projets, en perturbant la continuité des opérations et, au bout du compte, en pesant sur les résultats. Faute de visibilité, les organisations sont souvent confrontées à des temps de cycle excessifs, à des dépenses non conformes et à des coûts administratifs élevés, conséquences directes d’un cycle de demande mal géré. Le délai entre l’expression d’un besoin métier et l’approbation de la demande peut entraîner des occasions manquées, des frais d’expédition accélérée et la frustration des parties prenantes. Pour mettre en place une fonction achats efficace et maîtriser les coûts, il est essentiel de comprendre comment améliorer le processus Purchase to Pay de demande d’achat.

Optimiser le processus de demande d’achat dans SAP ECC ne consiste pas seulement à aller plus vite. Il s’agit de veiller à ce que chaque demande de biens ou de services suive le bon parcours, obtienne les approbations nécessaires dans les meilleurs délais et respecte les règles de l’organisation. Repérer les demandes qui restent en attente, comprendre pourquoi certaines sont souvent modifiées ou vérifier le respect des plafonds de dépenses : l’analyse détaillée de cette première étape du processus P2P est essentielle à la bonne santé du processus dans son ensemble.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité des demandes d’achat

Le Process Mining permet d’observer précisément le déroulement réel de votre processus Purchase to Pay de demande d’achat dans SAP ECC. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il utilise les données brutes d’événements de votre système SAP ECC, notamment celles des tables EBAN, EBKN, CDHDR et CDPOS, ainsi que des transactions ME51N, ME52N et ME54N. En reconstituant chaque étape du parcours d’un identifiant de demande d’achat, de sa création à son approbation ou à son rejet, le Process Mining révèle le flux réel du processus, y compris les écarts et les reprises.

Cette technologie met en évidence le déroulement réel d’activités telles que « Requisition Created », « Requisition Submitted », « Approval Step 1 Started », « Requisition Amended » et « Purchase Order Created from Requisition ». Elle repère automatiquement les goulots d’étranglement en indiquant précisément où les demandes restent trop longtemps en attente, quelles étapes d’approbation provoquent des retards et quels services peinent à soumettre leurs demandes dans les délais. Vous pouvez analyser les parcours d’approbation, comprendre l’incidence des différents types de demandes et évaluer l’efficacité de vos règles d’achat à partir des données d’exécution réelles, plutôt que de modèles théoriques. Ces analyses vous aident à réduire le temps de cycle du processus Purchase to Pay de demande d’achat et à améliorer la transparence des opérations.

Principaux axes d’amélioration de la gestion des demandes d’achat

Le Process Mining appliqué à votre processus Purchase to Pay de demande d’achat dans SAP ECC permet de cibler plusieurs axes d’amélioration :

  • Résolution des goulots d’étranglement : Repérez les utilisateurs, les rôles ou les étapes d’approbation qui provoquent régulièrement des retards. Déterminez, par exemple, si un approbateur retarde souvent les demandes ou si un type de demande nécessite systématiquement plusieurs séries de modifications avant son approbation.
  • Optimisation des flux de travail : Identifiez les étapes redondantes, les niveaux d’approbation superflus et les activités qui n’apportent pas de valeur. Le Process Mining peut révéler les demandes mal orientées ou les cas où des approbations en parallèle permettraient d’accélérer le processus.
  • Respect des règles : Détectez les écarts, par exemple les demandes qui contournent les plafonds d’approbation habituels, les commandes d’achat créées directement sans demande approuvée ou les achats hors procédure. Vous pouvez ainsi vérifier que les achats respectent les contrôles internes et les réglementations externes.
  • Réduction du temps de cycle : Mesurez précisément le temps passé à chaque étape du cycle de la demande. Repérez les causes des temps de cycle prolongés afin de mettre en place des changements ciblés et d’accélérer le traitement et l’approbation des demandes.
  • Possibilités d’automatisation : Repérez les demandes répétitives et nombreuses qui suivent un parcours standard et pourraient être automatisées, afin que votre équipe puisse consacrer davantage de temps à des tâches stratégiques.

Résultats attendus de l’optimisation du processus de demande d’achat

L’application du Process Mining à votre processus Purchase to Pay de demande d’achat dans SAP ECC peut apporter des bénéfices importants et mesurables :

  • Réduction des délais : Optimisez la création et l’approbation des demandes pour réduire considérablement le temps entre l’expression d’un besoin métier et l’approbation d’une demande prête à être traitée par les achats. Les biens et services peuvent ainsi être livrés plus rapidement.
  • Baisse des coûts d’achat : Réduisez les frais administratifs liés à la gestion de flux de demandes complexes et inefficaces. Limitez les frais d’expédition accélérée en lançant les achats à temps et renforcez votre pouvoir de négociation avec les fournisseurs grâce à une demande plus prévisible.
  • Meilleure conformité : Veillez au respect des règles d’achat et des circuits d’approbation de votre organisation pour toutes les demandes. Vous réduisez ainsi les risques liés aux dépenses non conformes et renforcez le cadre de contrôle interne.
  • Meilleure utilisation des ressources : Réaffectez les ressources consacrées à la gestion des exceptions et aux relances manuelles à des activités d’achat plus stratégiques, pour améliorer la productivité et la satisfaction de l’équipe.
  • Décisions fondées sur les données : Appuyez la refonte du processus sur des données réelles et objectives issues de SAP ECC, plutôt que sur l’intuition. Vous pouvez ainsi améliorer le processus en continu et l’adapter aux besoins de l’entreprise.

Par où commencer pour améliorer le processus de demande d’achat

Comprendre et améliorer votre processus Purchase to Pay de demande d’achat dans SAP ECC n’a pas à être une tâche ardue. Le Process Mining vous apporte la visibilité et les analyses fondées sur les données nécessaires pour repérer précisément les inefficacités et déterminer comment y remédier. Que vous souhaitiez réduire le temps de cycle, renforcer la conformité ou mieux comprendre le déroulement réel du processus, le Process Mining constitue une base pour rendre les achats plus efficaces. Engagez dès aujourd’hui votre démarche d’amélioration des processus en tirant parti de la Process Intelligence. Vous disposez déjà des données : le Process Mining vous aide à trouver la voie vers l’optimisation.

Du processus Purchase to Pay à la demande d’achat Demande d’achat P2P Gestion des demandes d’achat Optimisation des achats Flux de travail d’approbation Conformité des achats Service des achats Réduction des délais Procure to Pay Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les demandes d’achat restent souvent en attente dans les files d’approbation, ce qui allonge les délais pour les achats importants. Ces retards peuvent décaler les projets, perturber la chaîne d’approvisionnement et entraîner des coûts supplémentaires, notamment des frais d’expédition accélérée ou la perte de remises pour paiement anticipé. Sans visibilité sur les points de blocage, il est difficile d’en traiter les causes.
ProcessMind analyse le parcours complet de chaque demande d’achat dans SAP ECC et repère les étapes d’approbation et les personnes à l’origine des goulots d’étranglement. En visualisant le temps passé à chaque étape, nous mettons en évidence les tendances et proposons des pistes pour optimiser le flux de travail Purchase to Pay de demande d’achat, réduire les temps de cycle et améliorer l’efficacité.

Après leur soumission, les demandes d’achat font souvent l’objet de nombreuses modifications. Ces reprises prolongent le délai avant la création d’une commande d’achat. Elles révèlent souvent des demandes initiales incomplètes, des spécifications imprécises ou une vérification insuffisante avant l’envoi, ce qui alourdit le travail manuel et réduit l’efficacité dans SAP ECC.
ProcessMind retrace chaque modification apportée à une demande d’achat et indique quand et par qui elle a été effectuée, à partir des données de modification de SAP ECC. Nous repérons les étapes où les demandes sont fréquemment modifiées, ce qui vous aide à comprendre les causes, comme une saisie incomplète ou des formulaires peu clairs, à améliorer la précision du processus Purchase to Pay de demande d’achat et à réduire les reprises.

Certaines demandes d’achat importantes s’écartent des circuits d’approbation définis, ce qui expose l’organisation à des manquements aux règles et à des risques financiers. Sans visibilité sur ces écarts, il est difficile de faire respecter les règles de gouvernance et de vérifier que tous les achats répondent aux exigences internes et aux obligations d’audit externe dans SAP ECC. Des dépenses non autorisées peuvent en résulter.
ProcessMind compare les circuits d’approbation réellement suivis par chaque demande d’achat au flux de travail prévu dans SAP ECC. Notre analyse met en évidence les écarts, notamment les approbations qui sautent un niveau ou les étapes non autorisées dans votre processus Purchase to Pay de demande d’achat. Vous pouvez ainsi faire respecter les règles et renforcer les contrôles internes.

Un nombre important de demandes d’achat sont rejetées ou retirées après que les demandeurs et les approbateurs y ont consacré beaucoup de temps. Cela mobilise inutilement les ressources et révèle souvent des problèmes de vérification initiale, des contraintes budgétaires ou un décalage entre les besoins métier et les règles d’achat dans SAP ECC. La productivité globale s’en trouve affectée.
ProcessMind analyse les demandes d’achat rejetées ou retirées pour repérer les tendances, les motifs et les étapes où surviennent les rejets. En reliant ces derniers à des attributs comme le service, le centre de coûts ou le montant demandé, nous mettons au jour les problèmes récurrents du processus Purchase to Pay de demande d’achat et vous aidons à cibler les améliorations pour réduire le travail inutile.

Les demandes d’achat sont souvent créées avec des informations manquantes ou erronées. Les approbateurs ou les équipes achats doivent alors demander des précisions, ce qui retarde le traitement. Ces incohérences entraînent des reprises manuelles, allongent les temps de cycle et peuvent provoquer des erreurs dans les documents d’achat suivants dans SAP ECC, au détriment du processus Purchase to Pay et de la qualité des données.
ProcessMind s’appuie sur des attributs tels que la catégorie d’article demandée, la quantité et le montant estimé pour repérer les demandes dont les données sont incomplètes au moment de leur soumission. Nous indiquons où et à quelle fréquence les données sont corrigées par la suite dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat, afin de vous aider à faire respecter les normes de qualité des données et à simplifier la saisie initiale.

Certaines demandes sont signalées comme urgentes sans pour autant suivre un parcours plus rapide ni bénéficier de la priorité nécessaire. Les fournitures essentielles risquent alors de ne pas arriver à temps. Faute de visibilité sur le temps de traitement réel des demandes urgentes, des besoins métier importants peuvent rester insatisfaits malgré leur niveau de priorité, ce qui perturbe les opérations.
ProcessMind compare les délais réels des demandes d’achat signalées par l’attribut « Urgency Level » à ceux des demandes standard dans SAP ECC. Nous vérifions si les demandes urgentes avancent réellement plus vite dans le flux de travail Purchase to Pay de demande d’achat, repérons les goulots d’étranglement propres aux demandes prioritaires et proposons des pistes pour leur accorder l’attention nécessaire.

Même après l’approbation complète d’une demande d’achat, la création de la commande correspondante dans SAP ECC peut prendre beaucoup de temps. Cet écart peut révéler des inefficacités dans les transferts entre équipes ou dans la répartition des ressources du service des achats. Il retarde les achats et peut entraîner d’autres délais par la suite.
ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre l’approbation d’une demande d’achat (« Approved ») et l’événement « Purchase Order Created from Requisition ». Notre analyse met en évidence ces délais cachés dans votre processus Purchase to Pay de demande d’achat et repère les inefficacités après approbation ainsi que les possibilités d’accélérer le passage aux achats.

Dans SAP ECC, certaines demandes d’achat passent par plus d’étapes d’approbation que nécessaire, souvent en raison de flux de travail complexes ou obsolètes. Ces étapes redondantes alourdissent le processus, augmentent les temps de cycle et mobilisent plusieurs approbateurs sans apporter de valeur ni de contrôle supplémentaire. Elles sont aussi une source de frustration.
ProcessMind visualise le parcours complet d’approbation de chaque demande d’achat et repère celles qui passent par des niveaux d’approbation redondants ou excessifs. Nous vous aidons à optimiser le flux de travail Purchase to Pay de demande d’achat en mettant en évidence les étapes superflues qui pourraient être regroupées ou supprimées, afin d’améliorer l’efficacité.

Les demandeurs peuvent trouver le processus de création d’une demande d’achat dans SAP ECC complexe ou peu intuitif. Il en résulte davantage de modifications, des demandes incomplètes ou le recours à des procédures hors ligne. Cette expérience utilisateur insatisfaisante peut réduire la productivité, accroître les besoins de formation et ralentir le début du cycle Purchase to Pay, tout en affectant le moral des équipes.
ProcessMind analyse des activités telles que « Requisition Created » et « Requisition Amended », ainsi que des attributs comme « Requester » et « Department », pour repérer les difficultés rencontrées par les utilisateurs. En reliant ces éléments aux problèmes qui surviennent ensuite dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat, nous identifions les domaines où une formation ou une simplification du système pourrait apporter des améliorations importantes.

Dans SAP ECC, les parties prenantes, notamment les demandeurs et les responsables de service, ne savent souvent pas en temps réel où en est leur demande d’achat. Cette incertitude entraîne des questions fréquentes, des vérifications manuelles et un manque général de transparence. Elle suscite de la frustration, réduit la confiance dans le processus d’achat et demande un effort supplémentaire.
ProcessMind offre une visibilité de bout en bout sur le cycle de chaque demande d’achat. En suivant chaque activité et son horodatage, nous indiquons clairement et à jour où en est chaque demande dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat. Vous réduisez ainsi les demandes de renseignements manuelles et améliorez la communication entre les services.

Les délais d’approbation des demandes varient fortement d’un service ou d’un centre de coûts à l’autre. Ces écarts peuvent révéler une répartition inégale de la charge de travail, des différences de réactivité entre approbateurs ou un respect inégal des engagements de service internes. Ils peuvent créer des tensions et ralentir certains projets par rapport à d’autres, au détriment de l’équité et de l’efficacité.
ProcessMind ventile les temps de cycle moyens d’approbation des demandes d’achat dans SAP ECC par « Department » et « Cost Center ». Nous repérons les unités organisationnelles qui attendent systématiquement plus longtemps dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat, afin de cibler les mesures à prendre, d’harmoniser les performances et de corriger les déséquilibres de ressources.

L’attribut « Urgency Level » est souvent appliqué sans distinction aux demandes d’achat, ce qui en affaiblit la signification et n’accélère pas réellement le traitement des demandes prioritaires. À force de signaler trop de demandes comme urgentes, les véritables urgences risquent de ne plus être prises au sérieux, ce qui réduit l’efficacité et peut retarder des achats essentiels.
ProcessMind analyse le lien entre l’attribut « Urgency Level » et le temps de traitement réel des demandes d’achat. Nous déterminons si, et dans quels cas, le signalement d’une urgence accélère réellement le processus Purchase to Pay de demande d’achat dans SAP ECC. Vous pouvez ainsi repérer les usages inadaptés et redéfinir ou faire respecter des critères d’urgence plus efficaces.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire nettement le délai entre la soumission d’une demande et son approbation finale. Les longs cycles d’approbation retardent directement les achats qui suivent et affectent les échéances des projets, les niveaux de stock et l’efficacité opérationnelle. Des approbations plus rapides permettent d’obtenir plus tôt les biens et services nécessaires et d’améliorer la réactivité de l’entreprise.
ProcessMind repère les retards dans le flux de travail d’approbation du processus Purchase to Pay de demande d’achat dans SAP ECC. Il met en évidence les goulots d’étranglement, les étapes sans valeur ajoutée et les approbateurs ou services à l’origine des blocages. L’analyse des journaux d’événements quantifie les délais réels d’approbation et leurs variations, afin de vous aider à revoir les flux de travail et à gagner en rapidité et en efficacité.

Réduire le nombre de modifications apportées à une demande d’achat après sa soumission initiale est essentiel pour gagner en efficacité. Les changements fréquents, surtout lorsqu’ils interviennent tard dans le processus, alourdissent le travail administratif, prolongent le traitement et peuvent entraîner des erreurs dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat. Limiter les reprises permet de soumettre des demandes correctes dès le départ.
ProcessMind visualise le cycle complet de chaque demande d’achat dans SAP ECC et indique combien de fois elle est modifiée, à quelles étapes et par qui. Il repère les causes de ces changements, comme des exigences imprécises ou des erreurs de saisie initiale, afin d’améliorer la précision dès le départ et de réduire les échanges répétés, qui sont coûteux.

Cet objectif consiste à veiller à ce que toutes les demandes d’achat suivent strictement les circuits et les règles d’approbation définis dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat. Le non-respect de ces règles peut entraîner des dépenses non autorisées, accroître les risques et conduire à des échecs d’audit. Leur application garantit le contrôle financier et le respect des normes de gouvernance interne.
ProcessMind compare les flux réels des demandes d’achat dans SAP ECC aux modèles cibles ou aux règles métier définis, grâce à une fonction de vérification de conformité. Il signale automatiquement chaque écart, par exemple une étape d’approbation omise ou un parcours non conforme, afin de permettre des mesures correctives ciblées et d’améliorer le respect du processus.

Réduire la proportion de demandes d’achat rejetées ou retirées permet de mieux utiliser les ressources et d’accélérer les achats. Un taux de rejet élevé révèle souvent des problèmes sous-jacents, comme des informations incomplètes, le non-respect des règles ou un décalage entre demandeurs et approbateurs dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat. Un taux plus faible fait gagner du temps à toutes les parties prenantes.
ProcessMind analyse les parcours des demandes rejetées ou retirées dans SAP ECC et repère les tendances, les motifs de rejet et les étapes où surviennent les problèmes. Il en identifie les causes, par exemple certains services, types de demandes ou approbateurs, afin de cibler les formations ou les ajustements du processus et d’augmenter les chances d’approbation dès la première soumission.

Cet objectif vise à améliorer l’exactitude et l’exhaustivité des données saisies dans les demandes d’achat. Des données de mauvaise qualité entraînent des erreurs, des reprises et des retards dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat, ce qui affecte les achats suivants et les rapports. Des données de meilleure qualité simplifient l’ensemble du processus d’achat et permettent de prendre des décisions fiables.
En analysant les attributs des activités dans les données de demandes d’achat de SAP ECC, ProcessMind repère les données manquantes ou incohérentes à différentes étapes. Il indique les cas où les demandes sont souvent modifiées en raison de problèmes de données. Les organisations peuvent alors prendre des mesures, comme rendre certains champs obligatoires, mieux former les utilisateurs ou mettre en place des règles de validation automatique, afin d’améliorer l’intégrité des données.

Pour répondre aux besoins immédiats de l’entreprise, les demandes signalées comme urgentes doivent être traitées et approuvées nettement plus vite que les demandes standard. Une priorisation inefficace peut entraîner des échéances manquées, des perturbations opérationnelles et une hausse des coûts dans le processus Purchase to Pay de demande d’achat. Cet objectif vise à garantir que les demandes prioritaires reçoivent l’attention nécessaire.
ProcessMind permet d’analyser en détail les parcours des demandes urgentes et non urgentes dans SAP ECC, de comparer leurs temps de cycle et de repérer les goulots d’étranglement qui ralentissent les demandes urgentes. Il indique si les indicateurs d’urgence sont utilisés correctement et si les flux de travail accélérés associés sont réellement efficaces. Ces données vous aident à optimiser les mécanismes de priorisation et à traiter rapidement les demandes essentielles.

Cet objectif consiste à réduire le délai entre l’approbation finale d’une demande d’achat et la création du bon de commande correspondant. Les retards à cette étape peuvent annuler les bénéfices d’un processus d’approbation efficace et repousser l’achat effectif des biens et services dans le processus Purchase to Pay - Demande d’achat. La création plus rapide des bons de commande accélère les livraisons et réduit les délais d’approvisionnement.
Dans SAP ECC, ProcessMind peut suivre précisément le passage de l’événement « Demande d’achat approuvée » à l’événement « Bon de commande créé à partir de la demande d’achat ». La plateforme mesure les délais moyens et repère les transmissions manuelles, les problèmes d’intégration entre systèmes ou les contraintes de ressources qui prolongent cette étape. Ces analyses aident à simplifier la création des bons de commande.

Cet objectif vise à repérer et à supprimer les étapes d’approbation redondantes ou inutiles dans le processus Purchase to Pay - Demande d’achat. Des circuits d’approbation trop complexes ou trop longs entraînent des retards, alourdissent les tâches administratives et peuvent frustrer les équipes sans apporter de valeur ni de contrôle supplémentaire. Un flux de travail simplifié rend le processus plus réactif et plus efficace.
ProcessMind reconstitue le flux réel du processus dans SAP ECC et présente toutes les étapes d’approbation suivies selon le type de demande d’achat. La plateforme repère les écarts par rapport aux parcours habituels et les étapes qui allongent systématiquement les délais sans justification claire. Les organisations peuvent ainsi évaluer et revoir leurs matrices d’approbation, supprimer les étapes superflues et réduire le temps de cycle global.

Cet objectif consiste à rendre la création initiale des demandes d’achat plus simple et plus intuitive. Un processus difficile ou déroutant entraîne des erreurs, de nombreuses modifications et une insatisfaction des utilisateurs, ce qui retarde le démarrage du cycle Purchase to Pay - Demande d’achat. Une création simplifiée facilite l’adoption par les utilisateurs et améliore la qualité des données dès la saisie.
Dans SAP ECC, ProcessMind analyse la fréquence des activités telles que « Demande d’achat modifiée » peu après « Demande d’achat créée ». La plateforme peut aussi mettre en relation certains groupes d’utilisateurs ou types de demandes avec des taux plus élevés de reprises ou de rejets. Ces constats permettent de déterminer où une interface améliorée, une meilleure formation ou des formulaires guidés pourraient simplifier la saisie initiale.

Cet objectif vise à donner à toutes les parties prenantes une vision claire et à jour du statut et de l’avancement de chaque demande d’achat. Un manque de visibilité crée de l’incertitude, suscite des demandes de renseignements inutiles et retarde les décisions dans le processus Purchase to Pay - Demande d’achat. Une meilleure visibilité aide les utilisateurs et facilite la communication entre les services.
ProcessMind présente une vue complète, fondée sur les données, du parcours de chaque demande d’achat dans SAP ECC, de sa création à son approbation et aux étapes suivantes. La plateforme affiche le statut actuel, les activités passées et les prochaines étapes. Les organisations peuvent ainsi créer des Dashboards et des rapports pour suivre les demandes en toute transparence et en temps réel, réduire les vérifications manuelles de statut et mieux informer les parties prenantes.

Cet objectif vise à réduire les écarts importants entre les délais d’approbation des demandes d’achat selon les services. Des délais inégaux peuvent créer un sentiment d’injustice, frustrer les demandeurs et rendre le processus Purchase to Pay - Demande d’achat imprévisible. Leur harmonisation contribue à un traitement équitable et à une efficacité opérationnelle constante.
Dans SAP ECC, ProcessMind permet de comparer directement les temps de cycle d’approbation des demandes traitées par différents services ou centres de coûts. La plateforme repère les services où les approbations prennent systématiquement plus de temps ou les rejets sont plus fréquents. Ces données permettent d’étudier les causes et de mettre en place des pratiques exemplaires ou des formations afin d’harmoniser les résultats dans toute l’organisation.

Cet objectif consiste à vérifier que l’attribut « Niveau d’urgence » des demandes d’achat entraîne réellement un traitement et une approbation plus rapides. Si les demandes sont signalées comme urgentes sans avancer plus vite dans le système, le mécanisme est inefficace. Il crée de fausses attentes et peut perturber les activités du processus Purchase to Pay - Demande d’achat.
Dans SAP ECC, ProcessMind compare directement les temps de cycle moyens des demandes d’achat selon leur niveau d’urgence. La plateforme vérifie si les demandes réellement urgentes sont traitées plus vite que les demandes standard et, dans le cas contraire, repère où le processus bloque. Cette analyse aide à rappeler aux utilisateurs quand signaler une urgence ou à revoir les flux de travail pour que les parcours accélérés soient effectivement mis en place et donnent les résultats attendus.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay - Demande d’achat

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour analyser les demandes d’achat dans SAP ECC. Il fournit la structure adaptée à vos données historiques de processus.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Le modèle adapté garantit une structure uniforme des données, pour les importer rapidement et avec précision dans ProcessMind et les analyser.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à recevoir les données de vos demandes d’achat SAP ECC.

VOS DÉCOUVERTES

Repérez immédiatement les problèmes liés aux demandes d’achat dans SAP ECC

ProcessMind vous offre une représentation visuelle claire de votre processus de demande d’achat. Repérez les retards, les approbations qui tardent et les écarts de conformité dans votre environnement SAP ECC.
  • Visualisez le parcours complet des demandes d’achat
  • Repérez les goulots d’étranglement et les retards liés aux approbations
  • Repérez immédiatement les manquements aux règles
  • Réduisez les délais et les coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Des gains mesurables pour l’efficacité des demandes d’achat

Notre solution de process mining aide les organisations à repérer et à supprimer les goulots d’étranglement dans leur processus Purchase to Pay - Demande d’achat. Elle contribue ainsi à réduire les temps de cycle, à améliorer la conformité et à maîtriser les coûts. L’analyse des données SAP ECC au niveau de l’identifiant de la demande d’achat révèle les inefficacités moins visibles et fournit des pistes d’amélioration concrètes.

0 %
Des cycles d’approbation plus courts

Réduction moyenne du délai d’approbation des demandes d’achat

En repérant et en supprimant les goulots d’étranglement, les organisations réduisent sensiblement le délai d’approbation des demandes d’achat. Elles gagnent en efficacité et accélèrent l’ensemble du processus d’approvisionnement.
0 %
Moins de reprises

Baisse du nombre de modifications des demandes d’achat

Repérer les causes des modifications des demandes d’achat, comme les problèmes de qualité des données ou des exigences imprécises, permet d’améliorer le processus, de limiter les reprises et d’en réduire les coûts.
0 %
Meilleure conformité

Amélioration du respect du flux d’approbation

Le process mining révèle les écarts par rapport aux règles d’approbation habituelles. Les organisations peuvent ainsi mieux veiller à leur respect, réduire les risques liés aux audits et s’assurer que les contrôles internes sont appliqués.
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Création plus rapide des bons de commande

Réduction du délai de création des bons de commande

Accélérer le passage d’une demande approuvée à un bon de commande réduit les délais d’approvisionnement et permet d’obtenir plus rapidement les biens et les services.
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Moins de rejets

Baisse du pourcentage de demandes d’achat rejetées

Comprendre les motifs de rejet des demandes d’achat, comme le non-respect des règles ou une demande d’article incorrecte, permet de prendre des mesures ciblées pour améliorer la qualité des demandes et éviter les efforts inutiles.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et le contexte de l’organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement constatées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres au besoin.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un document de demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant central relie tous les événements associés au processus dans un même cas et rend possible l’analyse de bout en bout.

Nom de l’activité métier réalisée à un moment précis.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser les cartes de processus et d’analyser les variations de flux.

Horodatage indiquant le moment où l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est indispensable au calcul des durées, à l’analyse des performances du processus et à la détection des goulots d’étranglement liés au temps.

Identifiant de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Associe les activités à des personnes précises et permet d’analyser les performances, la charge de travail, la conformité et les besoins de formation des utilisateurs.

Service du demandeur ou centre de coûts associé à la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les performances entre unités opérationnelles et de repérer les goulots d’étranglement et les écarts de processus propres à chaque service.

Statut actuel de traitement de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Détermine l’issue d’une demande d’achat, un élément essentiel pour analyser les taux de réussite, les motifs de rejet et les étapes finales du processus.

Classification qui détermine le type et les caractéristiques de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de répartir les demandes d’achat entre différentes catégories de processus et d’obtenir des analyses plus précises et pertinentes.

Valeur monétaire totale de tous les postes de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de mettre en relation le déroulement du processus et son incidence financière, un élément essentiel pour l’analyse des risques et la compréhension de la complexité des approbations.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création et à l’enregistrement initial d’une demande d’achat par un utilisateur. L’événement est enregistré explicitement lorsqu’un nouvel enregistrement est créé dans la table EBAN, avec la date et l’heure de création.

Pourquoi est-ce important ?

Point de départ du processus, cette activité est essentielle pour calculer la durée totale du cycle de vie des demandes d’achat et analyser le volume de créations. Elle permet de savoir qui crée les demandes et à quel moment.

Cette activité indique que la demande d’achat est entrée dans le flux d’approbation officiel. Elle est généralement déduite du changement de statut de la demande, qui nécessite une première libération ou approbation selon la stratégie de libération configurée.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du temps de cycle d’approbation, un indicateur clé pour mesurer l’efficacité du processus. Ce repère permet d’isoler les retards entre la création de la demande et le début des approbations officielles.

Cette étape clé indique que la demande d’achat a passé avec succès toutes les étapes d’approbation requises. Elle est déduite lorsque le code de libération final est appliqué et que l’indicateur global de libération (FRGZU) de la table EBAN passe à l’état approuvé.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé marque la fin du cycle d’approbation et le début de la phase d’approvisionnement. Elle est essentielle pour calculer l’indicateur du temps total d’approbation et mesurer les retards avant la création du bon de commande.

Cette activité marque le rejet définitif de la demande d’achat, qui ne peut alors plus être traitée. Elle est déduite lorsque l’indicateur de libération de la table EBAN passe à l’état final de rejet à la suite de l’intervention d’un approbateur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une issue importante du processus et permet de calculer l’indicateur du taux de rejet des demandes d’achat. L’analyse de ces cas aide à comprendre les causes d’échec et les efforts inutiles dans le processus d’approvisionnement.

Cette activité marque l’annulation du poste de demande d’achat par son créateur ou un utilisateur autorisé, au moyen d’un indicateur de suppression. L’action est enregistrée explicitement et indique que le besoin n’est plus d’actualité ou que la demande a été créée par erreur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une issue défavorable importante du processus et permet de calculer le taux de retrait. Un taux élevé peut indiquer que les longs délais d’approbation poussent les utilisateurs à abandonner leurs demandes, ou révéler des problèmes de planification des besoins.

Cette activité marque la conversion réussie d’une demande d’achat approuvée en document de bon de commande. L’événement est déduit pour la demande en recherchant un poste de bon de commande correspondant qui y fait référence.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la principale issue favorable du processus de demande d’achat et le début de la phase d’approvisionnement. Le délai entre « Demande d’achat approuvée » et cet événement est un indicateur clé de l’efficacité de la transmission.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining analyse les journaux d’événements pour visualiser le flux réel de votre processus de demande d’achat dans SAP ECC. Il repère les écarts par rapport aux parcours habituels, détecte les goulots d’étranglement, comme les longs cycles d’approbation, et met en évidence les possibilités de gagner en efficacité. Vous pouvez ainsi optimiser les flux de travail, réduire les reprises et veiller au respect des règles.

Pour cartographier précisément le processus de demande d’achat, vous avez généralement besoin des données du journal d’événements issues des tables SAP ECC pertinentes. Les principales informations sont l’identifiant de la demande d’achat, qui sert d’identifiant de cas, le nom des activités, leur horodatage et le nom de la personne responsable. Des attributs supplémentaires, comme le type de demande ou le service, peuvent enrichir l’analyse.

L’extraction des données de SAP ECC pour le process mining s’appuie souvent sur les outils SAP standard, des rapports personnalisés ou des connecteurs conçus pour récupérer les journaux d’événements. L’objectif est d’obtenir un fichier plat, généralement au format CSV, qui contient tous les événements pertinents dans une structure adaptée. La séquence chronologique des activités peut ainsi être reconstituée correctement.

En repérant les inefficacités, vous pouvez réduire les temps de cycle d’approbation des demandes d’achat et limiter les reprises liées aux modifications. Le process mining aide à mieux respecter les règles d’approbation et à réduire les taux de rejet. Au final, le processus Purchase to Pay de demande d’achat gagne en simplicité et en transparence.

Les premières analyses sont souvent disponibles quelques semaines après l’extraction et l’importation réussies des données dans un outil de process mining. Une analyse complète et le repérage de pistes d’amélioration concrètes prennent généralement plus de temps, selon la complexité du processus et les ressources disponibles pour l’étude. Le délai dépend également de la qualité des données.

Non. Le process mining va au-delà du reporting traditionnel : il reconstitue le flux réel du processus de bout en bout à partir des données d’événements. Le reporting indique « ce qui s’est passé », tandis que le process mining montre « comment et pourquoi » en visualisant les variantes du processus et en repérant les causes des écarts. Il donne une vue dynamique du processus, et pas seulement des indicateurs statiques.

Des spécialistes dédiés peuvent accélérer l’analyse, mais de nombreux outils de process mining sont conçus pour les analystes métier qui ont suivi une formation. La configuration initiale et les analyses complexes peuvent nécessiter des compétences spécialisées. En revanche, les responsables de processus peuvent souvent assurer le suivi quotidien et examiner les détails de base en descendant progressivement dans les données. Une formation est essentielle pour utiliser l’outil efficacement.

Le principal prérequis technique est de pouvoir accéder à votre système SAP ECC afin d’extraire les données nécessaires du journal d’événements. Il faut généralement prévoir des mécanismes sécurisés de transfert des données et un espace de stockage suffisant pour les fichiers extraits. Une plateforme logicielle de process mining, dans le cloud ou sur site, est également nécessaire pour l’analyse et la visualisation.

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