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Améliorez votre processus Purchase to Pay, demande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d'achat P2P dans SAP ECC
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Purchase to Pay - Requisition
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Optimisez le processus de demande d’achat dans SAP ECC

Cette plateforme vous aide à repérer les inefficacités et les goulots d’étranglement importants de vos processus. Identifiez facilement les délais, les reprises et les écarts par rapport aux procédures standard. En ciblant ces points, vous pouvez optimiser les flux de travail, réduire les délais et renforcer la conformité opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat ?

Le processus Purchase to Pay (P2P) constitue le socle des achats d’une organisation. Dans SAP ECC, la phase de demande d’achat en est le point de départ. Un processus inefficace ou ralenti ne pénalise pas uniquement les achats : ses effets se répercutent sur toute l’organisation, en retardant les projets, en perturbant la continuité opérationnelle et, finalement, en affectant vos résultats. Sans visibilité claire, les organisations peinent souvent à maîtriser des temps de cycle excessifs, des dépenses non conformes et des coûts administratifs élevés, directement liés à une gestion insuffisante du cycle de vie des demandes d’achat. Les délais entre l’expression d’un besoin et l’approbation de la demande peuvent entraîner des occasions manquées, des frais d’expédition urgente et l’insatisfaction des parties prenantes. Comprendre comment améliorer le processus Purchase to Pay, demandes d’achat, est donc essentiel pour disposer d’une fonction achats performante et maîtriser les coûts.

Optimiser votre processus de demande d’achat Purchase to Pay dans SAP ECC ne consiste pas seulement à gagner du temps. Il s’agit de veiller à ce que chaque demande de biens ou de services suive le parcours approprié, obtienne rapidement les approbations nécessaires et respecte les politiques de votre organisation. Qu’il s’agisse de repérer les points de blocage, de comprendre pourquoi certaines demandes sont fréquemment modifiées ou de vérifier le respect des plafonds de dépenses, l’analyse détaillée de cette première étape du P2P est indispensable à la santé globale du processus.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité des demandes d’achat

Le Process Mining offre une visibilité précise sur l’exécution réelle de votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat, dans SAP ECC. Plutôt que de s’appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, il utilise les données brutes d’événements de votre système SAP ECC, notamment les tables EBAN, EBKN, CDHDR et CDPOS, ainsi que les transactions ME51N, ME52N et ME54N. En reconstituant chaque étape suivie par un identifiant de demande d’achat, de la création à l’approbation ou au rejet, le Process Mining révèle le déroulement réel du processus, y compris les écarts et les boucles de reprise.

Cette technologie montre comment se déroulent réellement les activités liées aux demandes d’achat, telles que « Demande d’achat créée », « Demande d’achat soumise », « Début de l’étape d’approbation 1 », « Demande d’achat modifiée » et « Commande d’achat créée à partir de la demande ». Elle repère automatiquement les goulots d’étranglement en indiquant précisément où les demandes restent trop longtemps en attente, quelles étapes d’approbation provoquent des délais ou quels services peinent à soumettre leurs demandes à temps. Vous pouvez analyser les parcours d’approbation, comprendre l’incidence des différents types de demandes et évaluer l’efficacité de vos politiques d’achat à partir des données d’exécution réelles, plutôt que de modèles théoriques. Vous disposez ainsi d’une base précise pour réduire le temps de cycle du processus Purchase to Pay, demandes d’achat, et améliorer la transparence opérationnelle.

Principaux leviers d’amélioration de la gestion des demandes d’achat

L’utilisation du Process Mining pour votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat, dans SAP ECC permet de cibler plusieurs dimensions importantes :

  • Résolution des goulots d’étranglement : repérez les utilisateurs, rôles ou étapes d’approbation qui provoquent régulièrement des délais. Identifiez par exemple un approbateur qui retarde fréquemment les demandes ou un type de demande qui nécessite systématiquement plusieurs séries de modifications avant approbation.
  • Optimisation des flux de travail : détectez les étapes redondantes, les niveaux d’approbation superflus et les activités sans valeur ajoutée. Le Process Mining peut révéler les demandes mal orientées ou les situations dans lesquelles des approbations parallèles accéléreraient le processus.
  • Renforcement de la conformité : détectez les écarts aux politiques, comme les demandes qui contournent les plafonds d’approbation, la création directe d’une commande sans demande approuvée ou les achats hors procédure. Vous vous assurez ainsi que les activités d’achat respectent les contrôles internes et les réglementations externes.
  • Réduction du temps de cycle : mesurez précisément le temps passé à chaque étape du cycle de vie d’une demande. Identifiez les causes profondes des temps de cycle prolongés afin de mettre en place des changements ciblés et d’accélérer le traitement et l’approbation.
  • Possibilités d’automatisation : repérez les demandes répétitives et nombreuses qui suivent un parcours standard et pourraient être automatisées, afin de permettre à vos équipes de se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Résultats attendus de l’optimisation de votre processus de demande d’achat

En appliquant le Process Mining à votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat, dans SAP ECC, vous pouvez obtenir des bénéfices importants et mesurables :

  • Réduction des délais : optimisez la création et l’approbation des demandes afin de réduire fortement le temps entre l’apparition d’un besoin et l’approbation de la demande prête à être traitée par les achats. Les biens et services sont ainsi livrés plus rapidement.
  • Réduction des coûts d’achat : diminuez la charge administrative liée à la gestion de flux de travail de demandes complexes et inefficaces. Réduisez les frais d’expédition urgente grâce à des actions d’achat menées à temps et renforcez votre capacité de négociation avec les fournisseurs grâce à une demande plus prévisible.
  • Amélioration de la conformité : veillez à ce que toutes les demandes respectent les politiques d’achat et les matrices d’approbation de votre organisation. Vous réduisez les risques liés aux dépenses non conformes et renforcez votre dispositif de contrôle interne.
  • Meilleure utilisation des ressources : réaffectez les ressources consacrées à la gestion des exceptions et aux relances manuelles à des activités d’achat plus stratégiques, tout en améliorant la productivité et la satisfaction des équipes.
  • Décisions fondées sur les données : dépassez l’intuition et prenez des décisions éclairées sur la refonte des processus à partir de données réelles et objectives issues de votre système SAP ECC. Vous soutenez ainsi l’amélioration continue et l’évolution du processus d’achat en fonction des besoins de votre entreprise.

Commencer à améliorer le processus de demande d’achat

Comprendre et améliorer votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat, dans SAP ECC n’a rien d’insurmontable. Grâce au Process Mining, vous disposez de la visibilité et des données nécessaires pour repérer précisément les inefficacités et déterminer comment les corriger. Que votre objectif soit de réduire le temps de cycle, d’améliorer la conformité ou de mieux comprendre le processus réellement exécuté, le Process Mining constitue le socle d’un parcours d’achat plus efficace. Commencez dès aujourd’hui à améliorer vos processus grâce à la Process Intelligence. Vous disposez déjà des données : le Process Mining vous aide à identifier les priorités d’optimisation.

Purchase to Pay - Requisition P2P Requisition Gestion des demandes d’achat Optimisation des achats Flux de travail d’approbation Conformité des achats Service des achats Réduction des délais Procure to Pay Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les demandes d’achat restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui allonge les délais pour les achats importants. Ces retards peuvent décaler les projets, perturber la chaîne d’approvisionnement et entraîner des coûts supplémentaires liés aux expéditions urgentes ou à la perte de remises pour paiement anticipé. Sans visibilité précise sur les points de blocage, il est difficile d’en traiter les causes profondes.
ProcessMind analyse le parcours complet de chaque demande d’achat dans SAP ECC et repère les étapes d’approbation ainsi que les personnes à l’origine des goulots d’étranglement. En visualisant le temps passé à chaque étape, nous identifions les tendances et proposons des améliorations pour optimiser votre flux de travail Purchase to Pay, demandes d’achat, réduire les temps de cycle globaux et gagner en efficacité.

Les demandes d’achat font souvent l’objet de nombreuses modifications après leur soumission, ce qui entraîne des reprises et retarde la création de la commande d’achat. Cette situation révèle souvent des demandes initiales incomplètes, des spécifications imprécises ou l’absence de vérification adéquate avant soumission. Elle génère des inefficacités dans SAP ECC et accroît le travail manuel.
ProcessMind retrace chaque modification apportée à une Purchase Requisition et identifie le moment et l’auteur de ces changements à partir des données des documents de modification SAP ECC. Nous mettons en évidence les étapes auxquelles les demandes sont fréquemment modifiées afin de vous aider à comprendre les causes profondes, comme une saisie insuffisante ou des formulaires peu clairs, à améliorer la qualité des demandes Procure-to-pay et à réduire les reprises.

Certaines demandes d’achat importantes s’écartent des flux de travail d’approbation définis, ce qui expose l’organisation à un risque de non-conformité et à des conséquences financières. Sans visibilité sur ces écarts, il est difficile de faire respecter les règles de gouvernance et de vérifier que tous les achats respectent les réglementations internes et les exigences d’audit externe dans SAP ECC, avec un risque de dépenses non autorisées.
ProcessMind compare les parcours d’approbation réellement suivis par chaque demande d’achat au flux de travail prévu et configuré dans SAP ECC. Notre analyse met en évidence tous les écarts, notamment les approbations qui contournent un niveau hiérarchique ou les étapes non autorisées dans votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat. Vous pouvez ainsi renforcer la conformité et les contrôles internes.

Un nombre important de demandes d’achat sont rejetées ou retirées après un investissement considérable en temps et en efforts. Les demandeurs comme les approbateurs voient ainsi leurs ressources mobilisées inutilement. Cette situation révèle souvent des problèmes de contrôle initial, des contraintes budgétaires ou un décalage entre les besoins métier et les politiques d’achat dans SAP ECC, ce qui nuit à la productivité globale.
ProcessMind analyse les Purchase Requisitions rejetées et retirées afin d’identifier les tendances, les motifs et les étapes de rejet les plus fréquents. En reliant les rejets à des attributs précis, comme le service, le centre de coûts ou le montant demandé, nous mettons au jour les problèmes systémiques de votre processus Procure-to-pay, demande d’achat, afin d’orienter des améliorations ciblées et de réduire les pertes de temps.

Les demandes d’achat sont souvent créées avec des informations manquantes ou incorrectes. Les approbateurs ou les équipes achats doivent alors demander des précisions, ce qui entraîne des reprises manuelles, allonge les délais et peut provoquer des erreurs dans les documents d’achat ultérieurs de SAP ECC. La qualité des données et l’ensemble du processus Procure-to-pay s’en trouvent affectés.
ProcessMind utilise des attributs tels que Requested Item Category, Quantity et Estimated Amount pour repérer les demandes dont les données sont incomplètes au moment de la soumission. Nous montrons où et à quelle fréquence les informations sont corrigées ultérieurement dans le processus Procure-to-pay, demande d’achat, afin de vous aider à renforcer les standards de qualité et à simplifier la saisie initiale.

Certaines demandes d’achat sont marquées comme urgentes sans pour autant suivre un parcours plus rapide ni bénéficier de la priorité nécessaire, ce qui peut entraîner des retards dans la livraison de fournitures importantes. Sans visibilité claire sur le temps de traitement réel des demandes urgentes, des besoins critiques peuvent rester insatisfaits malgré leur niveau de priorité, avec des conséquences sur les opérations.
ProcessMind compare les délais réels des demandes d’achat marquées par l’attribut « Niveau d’urgence » aux demandes standard dans SAP ECC. Nous vérifions si les demandes urgentes avancent réellement plus vite dans le flux de travail Purchase to Pay, demandes d’achat, repérons les goulots d’étranglement propres aux demandes prioritaires et suggérons des moyens de leur accorder l’attention nécessaire.

Même lorsqu’une demande d’achat est entièrement approuvée, un délai important peut s’écouler avant la création de la commande d’achat correspondante dans SAP ECC. Cet écart peut révéler des inefficacités dans les transferts entre équipes ou dans l’affectation des ressources du service achats. Il ralentit les achats et provoque de nouveaux retards en aval.
ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre l’événement « Approved » d’une Purchase Requisition et l’événement « Purchase Order Created from Requisition ». Notre analyse met en évidence ces retards invisibles du processus Procure-to-pay, demande d’achat, identifie les inefficacités opérationnelles après approbation et repère les possibilités d’accélérer le passage aux achats.

Certaines demandes d’achat passent par davantage d’étapes d’approbation que nécessaire, souvent en raison de configurations de flux de travail complexes ou obsolètes dans SAP ECC. Ces étapes redondantes alourdissent le processus, allongent les temps de cycle et mobilisent plusieurs approbateurs sans apporter un niveau de valeur ou de contrôle proportionnel, ce qui génère de la frustration.
ProcessMind visualise le parcours d’approbation complet de chaque demande d’achat et repère les cas où les demandes traversent des niveaux d’approbation redondants ou excessifs. Nous vous aidons à optimiser votre flux de travail Purchase to Pay, demandes d’achat, en mettant en évidence les possibilités de regrouper ou de supprimer les étapes inutiles et d’améliorer l’efficacité.

Les demandeurs peuvent trouver le processus de création d’une demande dans SAP ECC complexe ou peu intuitif. Cela entraîne un nombre élevé de modifications, des soumissions incomplètes ou le recours à des processus hors ligne. Cette expérience utilisateur insatisfaisante réduit la productivité, accroît les besoins de formation et ralentit la première phase du cycle Procure-to-pay, ce qui affecte également le moral des équipes.
ProcessMind peut analyser des activités telles que « Requisition Created » et « Requisition Amended », ainsi que des attributs comme « Requester » et « Department », afin d’identifier les difficultés rencontrées par les utilisateurs. En mettant ces éléments en relation avec les problèmes ultérieurs du processus Procure-to-pay, demande d’achat, nous repérons les domaines dans lesquels une formation ou une simplification du système pourrait apporter des bénéfices importants.

Les parties prenantes, notamment les demandeurs et les responsables de service, disposent souvent d’une visibilité limitée en temps réel sur le statut de leurs demandes d’achat dans SAP ECC. Cette incertitude entraîne des demandes d’information fréquentes, des vérifications manuelles et un manque général de transparence. Elle crée de la frustration, réduit la confiance dans le processus d’achat et exige des efforts supplémentaires.
ProcessMind offre une visibilité de bout en bout sur le cycle de vie de chaque Purchase Requisition. En suivant chaque activité et son horodatage, nous fournissons une vue claire et actualisée de la situation de chaque demande dans le processus Procure-to-pay, demande d’achat, réduisons les demandes de suivi manuelles et améliorons la communication entre les services.

Les différents services ou centres de coûts connaissent des délais d’approbation des demandes très variables. Cette situation peut révéler des écarts dans la répartition de la charge, la réactivité des approbateurs ou le respect des accords de niveau de service internes. Ces différences créent des tensions et entraînent des rythmes d’exécution inégaux entre les projets, au détriment de l’équité et de l’efficacité.
ProcessMind ventile les délais moyens du cycle d’approbation par « Department » et « Cost Center » pour les Purchase Requisitions dans SAP ECC. Nous identifions les unités organisationnelles qui connaissent régulièrement les temps d’attente les plus longs dans le processus Procure-to-pay, demande d’achat, afin de cibler les mesures correctives, d’harmoniser les performances et de corriger les déséquilibres de ressources.

L’attribut « Niveau d’urgence » est souvent appliqué sans discernement aux demandes d’achat, ce qui en dilue la signification et ne permet pas réellement d’accélérer le traitement des demandes critiques. Cette surutilisation peut créer une situation où, à force de fausses alertes, les demandes véritablement urgentes perdent leur priorité, entraînant des inefficacités et des retards potentiels pour les achats essentiels.
ProcessMind analyse la corrélation entre l’attribut « Niveau d’urgence » et le temps de traitement réel des demandes d’achat. Nous identifions si, et à quel moment, les indicateurs d’urgence entraînent réellement une accélération du traitement dans votre flux SAP ECC Purchase to Pay - Requisition. Vous pouvez ainsi repérer les schémas de mauvaise utilisation et redéfinir ou faire respecter des critères d’urgence plus efficaces.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai entre la soumission d’une demande d’achat et son approbation finale. Des cycles d’approbation longs retardent directement les activités d’achat suivantes, avec des conséquences sur les délais des projets, les niveaux de stock et l’efficacité opérationnelle. Sa réalisation permet d’accéder plus rapidement aux biens et services nécessaires et d’améliorer la réactivité globale de l’entreprise.
ProcessMind repère les retards dans le flux de travail d’approbation Purchase to Pay, demandes d’achat, dans SAP ECC. La solution identifie les goulots d’étranglement, les étapes sans valeur ajoutée et les approbateurs ou services à l’origine des blocages. En analysant les journaux d’événements, elle mesure les temps d’approbation réels, met en évidence les écarts et fournit les données nécessaires pour repenser les flux de travail et gagner en rapidité et en efficacité.

Réduire le nombre de modifications apportées à une demande d’achat après sa soumission initiale est essentiel pour gagner en efficacité. Les changements fréquents, en particulier lorsqu’ils interviennent tard dans le processus, augmentent fortement la charge administrative, prolongent les délais de traitement et peuvent entraîner des erreurs dans le processus Purchase to Pay - Requisition. Limiter les reprises permet de garantir l’exactitude des demandes dès leur création.
ProcessMind visualise l’intégralité du cycle de vie de chaque demande d’achat dans SAP ECC, en indiquant la fréquence des modifications, les étapes concernées et les personnes à leur origine. La solution identifie les causes profondes de ces changements, telles que des exigences imprécises ou une saisie initiale incorrecte, afin d’améliorer la qualité dès le départ et de réduire les révisions coûteuses.

Cet objectif consiste à garantir que toutes les demandes d’achat suivent strictement les circuits et politiques d’approbation prédéfinis dans le processus Purchase to Pay - Requisition. Le non-respect de ces règles peut entraîner des dépenses non autorisées, accroître les risques et provoquer des échecs lors des audits. Le respect des politiques garantit le contrôle financier et l’application des règles de gouvernance internes.
ProcessMind fournit une fonctionnalité claire de contrôle de conformité permettant de comparer les flux réels des demandes d’achat dans SAP ECC à des modèles cibles ou à des règles métier définis. La solution met automatiquement en évidence chaque cas de non-conformité, comme les étapes d’approbation ignorées ou les écarts par rapport aux circuits standard, afin de permettre des mesures correctives ciblées et une meilleure conformité du processus.

Réduire la proportion de demandes d’achat rejetées ou retirées améliore l’utilisation des ressources et accélère les achats. Un taux élevé de rejet révèle souvent des problèmes sous-jacents : informations incomplètes, non-respect des politiques ou manque de coordination entre demandeurs et approbateurs dans le processus Purchase to Pay, demandes d’achat. Réduire ce taux permet à toutes les parties prenantes d’économiser du temps et des efforts.
ProcessMind analyse les parcours des demandes rejetées ou retirées dans SAP ECC, identifie les tendances récurrentes, les motifs de rejet et les points précis du flux de travail où les problèmes apparaissent. La solution en détermine les causes profondes, qu’il s’agisse de services, de types de demandes ou d’approbateurs particuliers, afin de cibler la formation ou d’adapter le processus et d’augmenter le taux d’approbation dès la première soumission.

Cet objectif vise à améliorer l’exactitude et l’exhaustivité des données saisies dans les demandes d’achat. Une mauvaise qualité des données entraîne des erreurs, des reprises et des retards dans le processus Purchase to Pay - Requisition, ce qui affecte les activités d’achat et le reporting en aval. Des données de meilleure qualité simplifient l’ensemble du processus d’achat et garantissent des décisions fondées sur des informations fiables.
En analysant les attributs des activités dans les données de demandes d’achat SAP ECC, ProcessMind peut identifier les données manquantes ou incohérentes à différentes étapes. La solution met en évidence les cas où les demandes sont fréquemment modifiées en raison de problèmes de données, afin de permettre la mise en place de mesures telles que des champs obligatoires, une meilleure formation des utilisateurs ou des règles de validation automatisées.

Il est essentiel que les demandes d’achat marquées comme urgentes soient traitées et approuvées nettement plus rapidement que les demandes standard pour répondre aux besoins immédiats de l’entreprise. Une priorisation inefficace peut entraîner des retards, des perturbations opérationnelles et une hausse des coûts dans le processus Purchase to Pay, demandes d’achat. Cet objectif garantit que les demandes importantes reçoivent l’attention nécessaire.
ProcessMind permet d’analyser en détail les parcours des demandes urgentes et non urgentes dans SAP ECC, de comparer leurs temps de cycle et d’identifier les goulots d’étranglement qui ralentissent les demandes prioritaires. La solution peut révéler si les indicateurs d’urgence sont utilisés correctement et si les flux de travail accélérés associés sont réellement efficaces, afin d’optimiser les mécanismes de priorisation et de traiter rapidement les demandes importantes.

Cet objectif vise à réduire le délai entre l’approbation finale d’une demande d’achat et la création de la commande correspondante. Les retards à cette étape peuvent annuler les bénéfices d’un processus d’approbation efficace et retarder l’achat effectif des biens et services dans le parcours Purchase to Pay - Requisition. Une création plus rapide des commandes permet d’accélérer les livraisons et de réduire les délais d’approvisionnement.
ProcessMind suit précisément la transition entre l’événement « Requisition Approved » et l’événement « Purchase Order Created from Requisition » dans SAP ECC. La solution identifie les délais moyens et met en évidence les transferts manuels, les problèmes d’intégration des systèmes ou les contraintes de ressources qui prolongent cette étape essentielle, afin de simplifier la création des commandes d’achat.

Cet objectif consiste à repérer et à supprimer les étapes d’approbation redondantes ou inutiles du processus Purchase to Pay, demandes d’achat. Des flux de travail d’approbation trop complexes ou trop longs entraînent des délais, alourdissent la charge administrative et peuvent susciter de la frustration sans apporter de valeur ni de contrôle significatif. Leur simplification rend le processus plus agile et plus efficace.
ProcessMind reconstitue le flux réel du processus dans SAP ECC et visualise toutes les étapes d’approbation suivies pour les différents types de demandes. La solution détecte les écarts par rapport aux parcours standard et identifie les étapes qui ajoutent systématiquement du temps sans justification claire. Les organisations peuvent ainsi évaluer et repenser leurs matrices d’approbation, supprimer les étapes superflues et réduire le temps de cycle global.

Cet objectif consiste à rendre la création initiale des demandes d’achat plus simple et plus intuitive pour les utilisateurs. Des processus de création difficiles ou confus entraînent des erreurs, un taux élevé de modifications et une insatisfaction des utilisateurs, ce qui ralentit le début du cycle de vie Purchase to Pay - Requisition. Un processus de création simplifié améliore l’adoption par les utilisateurs et la qualité des données dès la saisie.
ProcessMind analyse la fréquence à laquelle des activités telles que « Requisition Amended » surviennent peu après « Requisition Created » dans SAP ECC. La solution peut également mettre en relation certains groupes d’utilisateurs ou types de demandes avec des taux plus élevés de reprises ou de rejets. Ces analyses indiquent où des améliorations de l’interface, une meilleure formation ou des formulaires guidés pourraient simplifier la saisie initiale.

Cet objectif vise à fournir à toutes les parties prenantes une vision claire et en temps réel du statut et de l’avancement de chaque demande d’achat. Une visibilité limitée crée de l’incertitude, entraîne des demandes d’information inutiles et retarde la prise de décision dans le processus Purchase to Pay - Requisition. Une meilleure visibilité donne davantage d’autonomie aux utilisateurs et améliore la communication entre les services.
ProcessMind fournit une vue complète, fondée sur les données, du parcours de chaque demande d’achat dans SAP ECC, de sa création à son approbation et au-delà. La solution visualise le statut actuel, les activités passées et les prochaines étapes. Les organisations peuvent ainsi créer des Dashboards et des outils de reporting offrant un suivi transparent en temps réel, tout en réduisant les vérifications manuelles du statut.

Cet objectif vise à réduire les écarts importants entre les délais d’approbation des demandes d’achat observés dans les différents services. Des vitesses d’approbation variables peuvent créer des inégalités, frustrer les demandeurs et rendre le processus Purchase to Pay - Requisition imprévisible. La standardisation de ces délais garantit davantage d’équité et une efficacité opérationnelle constante.
ProcessMind permet de comparer directement les durées des cycles d’approbation des demandes traitées par différents services ou centres de coûts dans SAP ECC. La solution identifie les services qui connaissent systématiquement les délais les plus longs ou les taux de rejet les plus élevés. Vous disposez ainsi des données nécessaires pour rechercher les causes profondes et mettre en place des bonnes pratiques ou des formations afin d’obtenir des performances plus homogènes dans toute l’organisation.

Cet objectif vise à vérifier que l’attribut « Niveau d’urgence » des demandes d’achat se traduit réellement par un traitement et une approbation plus rapides. Si les indicateurs d’urgence sont utilisés sans accélérer le parcours des demandes, le mécanisme est inefficace et crée de fausses attentes, avec un risque de perturbation pour l’activité dans le processus Purchase to Pay, demandes d’achat.
ProcessMind compare directement les temps de cycle moyens des demandes d’achat associées aux différents niveaux d’urgence dans SAP ECC. La solution vérifie si les demandes réellement urgentes sont traitées plus rapidement que les demandes standard et, dans le cas contraire, repère le point de rupture. Cette analyse permet de mieux former les utilisateurs à l’utilisation appropriée de l’indicateur d’urgence ou de reconfigurer les flux de travail afin de garantir des parcours accélérés réellement opérationnels.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour Purchase to Pay - Requisition

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
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Importez votre jeu de données
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Analysez votre processus
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Mettez en œuvre les améliorations
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Surveillez votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré, conçu spécifiquement pour l’analyse de Purchase to Pay Requisition dans SAP ECC. Il fournit la structure appropriée pour vos données historiques de processus.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation du modèle approprié garantit une structure uniforme de vos données et permet une ingestion précise et rapide dans ProcessMind pour l’analyse.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à être rempli avec vos données SAP ECC Purchase Requisition.

VOS DÉCOUVERTES

Identifiez instantanément les faiblesses des demandes d'achat P2P dans SAP ECC

ProcessMind vous fournit une cartographie claire de votre processus de demande d'achat P2P. Découvrez où surviennent les retards, où les approbations prennent du temps et où se trouvent les écarts de conformité dans votre environnement SAP ECC.
  • Visualisez le flux complet des demandes d'achat
  • Repérez les goulots d'étranglement et les retards liés aux approbations
  • Identifiez immédiatement les écarts par rapport aux politiques
  • Optimisez les délais et réduisez les coûts
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Un impact mesurable sur l’efficacité des demandes d’achat

Notre solution de Process Mining aide les organisations à identifier et à supprimer les goulots d’étranglement de leur processus Purchase to Pay - Requisition, ce qui améliore sensiblement les durées de cycle, la conformité et l’efficacité des coûts. En analysant les données SAP ECC au niveau de l’identifiant de la demande d’achat, nous mettons au jour les inefficacités cachées et fournissons des analyses concrètes.

0 %
Des cycles d’approbation plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation des demandes d’achat

En identifiant et en supprimant les goulots d’étranglement, les organisations réduisent considérablement le temps nécessaire à l’approbation d’une demande d’achat. Elles améliorent ainsi leur efficacité et accélèrent l’ensemble du processus d’achat.
0 %
Moins de reprises

Réduction du nombre de modifications des demandes d’achat

L’identification des causes profondes des modifications des demandes d’achat, telles que des problèmes de qualité des données ou des exigences imprécises, permet d’améliorer le processus, de limiter les reprises et de réduire les coûts associés.
0 %
Une meilleure conformité

Amélioration de la conformité du flux de travail d’approbation

Le Process Mining révèle les écarts par rapport aux politiques d’approbation standard. Les organisations peuvent ainsi faire respecter la conformité, réduire les risques liés aux audits et garantir l’application des contrôles internes.
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Une création plus rapide des commandes d’achat

Réduction du délai de création des commandes d’achat

Accélérer la transition entre une demande approuvée et une commande d’achat améliore les délais globaux du processus d’achat et garantit l’acquisition plus rapide des biens et services.
0 %
Des taux de rejet plus faibles

Pourcentage de réduction des demandes d’achat rejetées

Comprendre les raisons des rejets, comme le non-respect des politiques ou des demandes d’articles incorrectes, permet de mettre en place des mesures ciblées pour améliorer la qualité des soumissions et réduire les efforts inutiles.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et le contexte de l’organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les Attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un document de demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant central qui relie tous les événements associés à un même cas et rend possible l’analyse de bout en bout du processus.

Nom de l’activité métier survenue à un moment précis.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser les cartes de processus et d’analyser les variations du flux.

Horodatage indiquant le moment où l’activité a eu lieu.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour calculer toutes les durées, analyser la performance du processus et détecter les goulots d’étranglement liés au temps.

Identifiant de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Attribue les activités à des personnes précises et permet ainsi d’analyser la performance, la charge de travail, la conformité et les besoins de formation des utilisateurs.

Service du demandeur ou centre de coûts associé à la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance des unités opérationnelles et de mettre en évidence les goulots d’étranglement ainsi que les incohérences entre services.

Statut actuel du traitement de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il définit l’issue d’une demande d’achat, ce qui est essentiel pour analyser les taux de réussite, les motifs de rejet et les points de fin du processus.

Classification qui détermine le type et les caractéristiques de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter les demandes d’achat en différentes catégories de processus et d’obtenir ainsi des analyses plus précises et pertinentes.

Valeur monétaire totale de tous les postes de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Aide à mettre en relation le comportement du processus et son impact financier, ce qui est essentiel pour l’analyse des risques et la compréhension de la complexité des approbations.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la création initiale et l’enregistrement d’une demande d’achat par un utilisateur. L’événement est enregistré explicitement lorsqu’un nouvel enregistrement est créé dans la table EBAN, avec la date et l’heure de création.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est essentielle pour calculer la durée totale du cycle de vie d’une demande et analyser le volume de créations. Elle permet d’identifier qui crée les demandes et à quel moment.

Cette activité indique que la demande d’achat est entrée dans le flux de travail d’approbation officiel. Elle est généralement déduite lorsque le statut de la demande change pour exiger une première action de validation ou d’approbation, conformément à la stratégie de validation configurée.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque le début du cycle d’approbation, un KPI essentiel pour mesurer l’efficacité du processus. La compréhension de ce point permet d’isoler les retards entre la création de la demande et le début des approbations formelles.

Cette activité jalon indique que la demande d’achat a franchi avec succès toutes les étapes d’approbation requises. Elle est déduite lorsque le dernier code de validation est appliqué et que l’indicateur global de validation (FRGZU) de la table EBAN passe à un état approuvé.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un jalon essentiel, qui marque la fin du cycle d’approbation et le début de la phase d’achat. Il est indispensable pour calculer le KPI du délai total d’approbation et mesurer les retards lors du transfert vers la création de la commande d’achat.

Il s’agit d’une activité terminale au cours de laquelle la demande d’achat est définitivement rejetée et ne peut plus poursuivre son parcours. Elle est déduite lorsque l’indicateur de validation de la table EBAN passe à un état final de rejet par l’action d’un approbateur.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un point final essentiel du processus et est nécessaire au calcul du KPI du taux de rejet des demandes d’achat. L’analyse de ces cas aide à comprendre les raisons des échecs d’achat et du gaspillage associé.

Il s’agit d’une activité terminale au cours de laquelle le créateur ou un utilisateur autorisé annule le poste de la demande d’achat en définissant un indicateur de suppression. Cette action est explicitement enregistrée et indique que le besoin métier n’est plus valable ou que la demande a été créée par erreur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un point d’échec important du processus, essentiel au calcul du taux de retrait. Des taux élevés peuvent indiquer des délais d’approbation trop longs, qui poussent les utilisateurs à abandonner leurs demandes, ou des problèmes systémiques liés à la planification de la demande.

Cette activité marque la conversion réussie d’une demande d’achat approuvée en document de commande d’achat. L’événement est déduit pour la demande en recherchant un poste de commande d’achat correspondant qui la référence.

Pourquoi c’est important

En tant que principal résultat positif, cette activité clôt le processus de demande d’achat et marque le début de la phase d’approvisionnement. Le délai entre « Demande d’achat approuvée » et cet événement constitue un KPI important pour mesurer l’efficacité du transfert.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les journaux d’événements afin de visualiser le déroulement réel de votre processus de demande d’achat dans SAP ECC. Il identifie les écarts par rapport aux parcours standard, repère les goulots d’étranglement tels que les longs cycles d’approbation et met en évidence les possibilités d’amélioration. Vous pouvez ainsi optimiser les flux de travail, réduire les reprises et garantir la conformité.

Pour cartographier précisément le processus Purchase Requisition, vous avez généralement besoin de données de journal d’événements provenant des tables SAP ECC pertinentes. Les informations essentielles comprennent l’identifiant Purchase Requisition comme identifiant de cas, les noms des activités, leur horodatage et l’utilisateur responsable. Des attributs supplémentaires, comme le type de demande ou le service, peuvent enrichir l’analyse.

L’extraction des données de SAP ECC pour le Process Mining s’appuie souvent sur les outils SAP standard, des rapports personnalisés ou des connecteurs conçus spécialement pour récupérer les journaux d’événements. L’objectif est d’obtenir un fichier plat, généralement au format CSV, contenant tous les événements pertinents du processus dans une structure organisée. La séquence chronologique des activités peut ainsi être reconstituée correctement.

En mettant au jour les inefficacités, vous pouvez réduire le temps de cycle d’approbation des demandes et limiter les reprises liées aux modifications. Le Process Mining contribue à mieux respecter les politiques d’approbation et à réduire le taux de rejet. À terme, votre processus de demande d’achat Purchase to Pay gagne en simplicité et en transparence.

Les premières analyses peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’extraction et l’intégration réussies des données dans un outil de Process Mining. Une analyse complète et l’identification de pistes d’amélioration concrètes prennent généralement plus de temps, selon la complexité du processus et les ressources disponibles pour l’examiner. La rapidité dépend également de la qualité des données.

Non. Le Process Mining va au-delà du reporting traditionnel en reconstituant le flux réel du processus de bout en bout à partir des données d’événements. Alors que le reporting montre « ce qui s’est passé », le Process Mining explique « comment et pourquoi cela s’est produit » en visualisant les variantes du processus et en identifiant les causes profondes des écarts. Il offre une vision dynamique de votre processus, et pas uniquement des indicateurs statiques.

La présence d’experts dédiés peut accélérer l’obtention des analyses, mais de nombreux outils de Process Mining sont conçus pour des analystes métier ayant suivi une formation. La configuration initiale et les analyses complexes peuvent bénéficier de compétences spécialisées, tandis que le suivi quotidien et les analyses détaillées de base peuvent souvent être assurés par les responsables de processus. La formation est essentielle pour une utilisation efficace.

Le principal prérequis technique consiste à disposer d’un accès à votre système SAP ECC afin d’extraire les données nécessaires du journal d’événements. Cela implique généralement des mécanismes sécurisés de transfert des données et un espace de stockage suffisant pour les fichiers extraits. Une plateforme logicielle de Process Mining, dans le cloud ou sur site, est également nécessaire pour l’analyse et la visualisation.

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