> Perbaikan proses berkelanjutan > Procure to Pay Permintaan pembelian > SAP ECC

Perbaiki proses Purchase to Pay - Requisition

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan P2P Requisition di SAP ECC

Unduh templat data

Perbaiki proses Purchase to Pay - Requisition

Procure to Pay - Permintaan pembelian

SAP ECC

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(12)Target(12)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(5)

Optimalkan proses permintaan pembelian SAP ECC

Platform ini membantu Anda menemukan inefisiensi dan hambatan penting dalam proses. Temukan keterlambatan, pengerjaan ulang, dan penyimpangan dari prosedur standar dengan mudah. Setelah mengetahui area yang perlu diperbaiki, Anda dapat menyederhanakan alur kerja, memangkas waktu tunggu, dan meningkatkan kepatuhan operasional.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses Procure to Pay - Permintaan pembelian?

Proses Procure to Pay (P2P) menjadi tulang punggung pengadaan organisasi. Tahap permintaan pembelian, khususnya di SAP ECC, adalah titik awal yang penting. Proses permintaan pembelian yang lambat atau tidak efisien tidak hanya menghambat pengadaan. Dampaknya juga terasa pada jadwal proyek, kelancaran operasional, dan hasil keuangan organisasi. Tanpa visibilitas yang jelas, organisasi sering menghadapi waktu siklus yang panjang, pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan, dan biaya administrasi tinggi akibat pengelolaan permintaan pembelian yang kurang baik. Keterlambatan mengubah kebutuhan bisnis menjadi permintaan yang disetujui dapat menyebabkan hilangnya peluang, biaya pengiriman kilat, dan kekecewaan pemangku kepentingan. Karena itu, memahami cara meningkatkan proses Procure to Pay - Permintaan pembelian penting untuk membangun fungsi pengadaan yang andal dan hemat biaya.

Mengoptimalkan proses permintaan pembelian SAP ECC bukan sekadar mempercepat proses. Setiap permintaan barang atau jasa perlu mengikuti jalur yang tepat, memperoleh persetujuan yang diperlukan tanpa penundaan, dan sesuai dengan kebijakan organisasi. Analisis terperinci atas tahap awal P2P ini membantu Anda mengetahui di mana permintaan pembelian tertahan, mengapa sebagian permintaan sering diubah, dan apakah permintaan mematuhi batas pengeluaran. Semua ini penting untuk menjaga kesehatan proses secara keseluruhan.

Cara process mining meningkatkan efisiensi permintaan pembelian

Process mining memberi gambaran berdasarkan data tentang pelaksanaan proses Procure to Pay - Permintaan pembelian di SAP ECC. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari orang per orang, process mining menggunakan data peristiwa mentah dari sistem SAP ECC, khususnya tabel seperti EBAN, EBKN, CDHDR, dan CDPOS, serta transaksi seperti ME51N, ME52N, dan ME54N. Dengan merekonstruksi setiap langkah yang dilalui ID Purchase Requisition, dari pembuatan hingga persetujuan atau penolakan, process mining menunjukkan alur proses yang sebenarnya, termasuk penyimpangan dan pengulangan pekerjaan.

Teknologi ini menunjukkan bagaimana aktivitas permintaan pembelian seperti "Requisition Created", "Requisition Submitted", "Approval Step 1 Started", "Requisition Amended", dan "Purchase Order Created from Requisition" berlangsung. Teknologi ini juga menemukan hambatan dengan menunjukkan secara tepat di mana permintaan pembelian menghabiskan terlalu banyak waktu, tahap persetujuan mana yang menyebabkan keterlambatan, atau departemen mana yang kesulitan mengirimkan permintaan tepat waktu. Anda dapat menganalisis jalur alur kerja persetujuan, memahami dampak berbagai jenis permintaan pembelian, dan menilai efektivitas kebijakan pengadaan berdasarkan data pelaksanaan nyata, bukan model teoretis. Wawasan ini membantu Anda memangkas waktu siklus Procure to Pay - Permintaan pembelian dan meningkatkan transparansi operasional.

Area utama untuk meningkatkan pengelolaan permintaan pembelian

Dengan process mining, Anda dapat melakukan perbaikan terarah pada beberapa aspek penting dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian SAP ECC:

Mengatasi hambatan: Temukan pengguna, peran, atau tahap persetujuan tertentu yang berulang kali menyebabkan keterlambatan. Misalnya, cari tahu apakah pemberi persetujuan tertentu sering menahan permintaan pembelian atau apakah jenis permintaan tertentu selalu memerlukan beberapa kali perubahan sebelum disetujui.
Menyederhanakan alur kerja: Temukan langkah berulang, tingkat persetujuan yang tidak perlu, atau aktivitas yang tidak memberi nilai tambah. Process mining dapat menunjukkan permintaan pembelian yang salah jalur atau peluang untuk menjalankan persetujuan secara paralel agar proses lebih cepat.
Menjaga kepatuhan: Temukan penyimpangan kebijakan, seperti permintaan pembelian yang melewati batas persetujuan standar, pembuatan pesanan pembelian langsung tanpa permintaan yang disetujui, atau pembelian di luar prosedur. Temuan ini membantu memastikan semua aktivitas pengadaan mematuhi pengendalian internal dan peraturan eksternal.
Memangkas waktu siklus: Ukur waktu yang dihabiskan pada setiap tahap siklus permintaan pembelian. Temukan penyebab utama waktu siklus yang panjang agar Anda dapat menerapkan perubahan khusus untuk mempercepat pemrosesan dan persetujuan.
Menemukan peluang otomatisasi: Temukan permintaan pembelian berulang dengan volume tinggi yang mengikuti jalur standar dan mungkin cocok untuk otomatisasi. Dengan begitu, tim Anda dapat berfokus pada tugas yang lebih strategis.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi proses permintaan pembelian

Dengan menerapkan process mining pada proses Procure to Pay - Permintaan pembelian di SAP ECC, Anda dapat memperoleh manfaat yang nyata dan terukur:

Waktu proses lebih singkat: Sederhanakan pembuatan dan persetujuan permintaan pembelian. Pangkas waktu sejak kebutuhan bisnis muncul hingga permintaan disetujui dan siap diproses oleh tim pengadaan. Hasilnya, barang dan jasa dapat diterima lebih cepat.
Biaya pengadaan lebih rendah: Kurangi beban administrasi akibat alur kerja permintaan pembelian yang rumit dan tidak efisien. Tekan biaya pengiriman kilat dengan memastikan tindakan pengadaan dilakukan tepat waktu, serta tingkatkan posisi tawar dengan pemasok melalui permintaan yang lebih mudah diprediksi.
Kepatuhan lebih baik: Pastikan semua permintaan pembelian mengikuti kebijakan pengadaan dan matriks persetujuan organisasi. Langkah ini mengurangi risiko pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan dan memperkuat pengendalian internal.
Pemanfaatan sumber daya lebih baik: Alihkan sumber daya dari penanganan pengecualian proses dan tindak lanjut manual ke aktivitas pengadaan yang lebih strategis. Produktivitas dan kepuasan tim pun meningkat.
Keputusan berdasarkan data: Tinggalkan keputusan berdasarkan intuisi dan rancang ulang proses dengan mengacu pada data nyata dan objektif dari sistem SAP ECC. Dengan begitu, perbaikan dapat dilakukan terus-menerus dan proses pengadaan dapat mengikuti kebutuhan bisnis yang berubah.

Memulai perbaikan proses permintaan pembelian

Memahami dan meningkatkan proses Procure to Pay - Permintaan pembelian di SAP ECC tidak harus terasa rumit. Dengan process mining, Anda mendapat gambaran dan wawasan berbasis data untuk menemukan letak inefisiensi serta menentukan cara mengatasinya. Baik sasaran Anda memangkas waktu siklus, meningkatkan kepatuhan, maupun memahami proses yang sebenarnya, process mining menyediakan dasar untuk pengadaan yang lebih efisien dan efektif. Mulailah meningkatkan proses pengadaan dengan memanfaatkan kecerdasan proses. Datanya sudah tersedia, dan process mining membantu Anda melihat peluang perbaikannya.

Procure to Pay - Permintaan pembelian Permintaan pembelian P2P Pengelolaan permintaan pembelian Optimalisasi pengadaan Alur kerja persetujuan Kepatuhan pengadaan Departemen pembelian Pengurangan waktu proses Procure to Pay Pengelolaan pengeluaran Pengendalian anggaran

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Permintaan pembelian sering tertahan dalam antrean persetujuan sehingga waktu pengadaan menjadi lebih lama. Keterlambatan ini dapat mengganggu jadwal proyek, rantai pasok, dan menambah biaya karena pengiriman kilat atau diskon pembayaran awal yang terlewat. Tanpa gambaran jelas tentang titik tertahannya permintaan, penyebab utamanya sulit diatasi.
ProcessMind menganalisis seluruh perjalanan setiap Purchase Requisition di SAP ECC dan menunjukkan tahap persetujuan serta orang yang menyebabkan hambatan. Dengan melihat waktu yang dihabiskan pada setiap tahap, Anda dapat menemukan pola dan menentukan perbaikan untuk menyederhanakan alur kerja Procure to Pay - Permintaan pembelian, memangkas waktu siklus, dan meningkatkan efisiensi.

Permintaan pembelian sering mengalami banyak perubahan setelah diajukan. Akibatnya, pekerjaan harus diulang dan pembuatan pesanan pembelian tertunda. Hal ini sering terjadi karena permintaan awal tidak lengkap, spesifikasi kurang jelas, atau pemeriksaan sebelum pengajuan tidak memadai. Dampaknya, proses di SAP ECC menjadi kurang efisien dan membutuhkan lebih banyak pekerjaan manual.
ProcessMind melacak setiap perubahan pada Purchase Requisition, termasuk waktu dan orang yang melakukannya, menggunakan data dokumen perubahan SAP ECC. Kami menunjukkan tahap ketika permintaan pembelian sering diubah agar Anda dapat menemukan penyebabnya, seperti data yang tidak lengkap atau formulir yang kurang jelas. Dengan begitu, Anda dapat meningkatkan ketepatan proses Procure to Pay - Permintaan pembelian dan mengurangi pekerjaan ulang.

Sebagian permintaan pembelian penting menyimpang dari alur kerja persetujuan yang ditetapkan. Hal ini berisiko melanggar kebijakan dan menimbulkan kerugian finansial. Tanpa visibilitas yang jelas atas penyimpangan tersebut, organisasi kesulitan menegakkan tata kelola dan memastikan semua pembelian mematuhi aturan internal serta persyaratan audit eksternal di SAP ECC. Akibatnya, pengeluaran tanpa izin dapat terjadi.
ProcessMind memetakan jalur persetujuan yang benar-benar dilalui setiap Purchase Requisition dan membandingkannya dengan alur kerja yang ditetapkan di SAP ECC. Analisis kami menunjukkan semua penyimpangan, termasuk persetujuan yang melewati tingkat tertentu atau langkah tanpa izin dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Dengan begitu, Anda dapat menegakkan kepatuhan dan memperkuat pengendalian internal.

Banyak permintaan pembelian ditolak atau ditarik setelah pemohon dan pemberi persetujuan menghabiskan banyak waktu untuk memprosesnya. Akibatnya, waktu dan sumber daya terbuang. Hal ini sering menunjukkan masalah pada pemeriksaan awal, keterbatasan anggaran, atau ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dan kebijakan pengadaan di SAP ECC, yang berdampak pada produktivitas.
ProcessMind menganalisis Purchase Requisition yang ditolak atau ditarik untuk menemukan pola, alasan, dan tahap penolakan yang umum. Dengan menghubungkan penolakan ke atribut seperti departemen, pusat biaya, atau jumlah yang diminta, kami menemukan masalah sistemik dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Temuan ini membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat untuk mengurangi pemborosan.

Permintaan pembelian sering dibuat dengan informasi yang kurang atau keliru. Akibatnya, pemberi persetujuan atau tim pengadaan harus meminta klarifikasi dan proses pun tertunda. Data yang tidak konsisten memicu pekerjaan ulang manual, memperpanjang waktu siklus, dan dapat menyebabkan kesalahan pada dokumen pembelian berikutnya di SAP ECC. Dampaknya terasa pada keseluruhan alur Procure to Pay dan kualitas data.
ProcessMind menggunakan atribut seperti Requested Item Category, Quantity, dan Estimated Amount untuk menemukan permintaan pembelian yang datanya belum lengkap saat diajukan. Kami menunjukkan di mana dan seberapa sering data diperbaiki pada tahap berikutnya dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Dengan begitu, Anda dapat menetapkan standar kualitas data dan menyederhanakan pengisian awal.

Permintaan pembelian yang ditandai mendesak belum tentu diproses lebih cepat atau mendapat prioritas yang diperlukan. Akibatnya, tenggat pengadaan barang penting dapat terlewat. Tanpa visibilitas yang jelas atas waktu pemrosesan permintaan mendesak, kebutuhan bisnis yang kritis mungkin tetap tidak terpenuhi meski sudah ditandai penting, sehingga operasional terganggu.
ProcessMind membandingkan waktu proses Purchase Requisition yang ditandai dengan "Urgency Level" dengan permintaan standar di SAP ECC. Kami menunjukkan apakah permintaan mendesak benar-benar diproses lebih cepat dalam alur kerja Procure to Pay - Permintaan pembelian, menemukan hambatan khusus pada permintaan prioritas tinggi, dan menyarankan cara agar permintaan tersebut mendapat perhatian yang semestinya.

Setelah permintaan pembelian disetujui sepenuhnya, pembuatan pesanan pembelian terkait di SAP ECC masih dapat tertunda cukup lama. Jeda ini menunjukkan kemungkinan inefisiensi dalam proses serah terima atau pembagian sumber daya di departemen pembelian. Akibatnya, pengadaan barang tertunda dan proses berikutnya ikut melambat.
ProcessMind mengukur secara tepat waktu antara peristiwa "Approved" pada Purchase Requisition dan "Purchase Order Created from Requisition". Analisis kami menunjukkan keterlambatan tersembunyi dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian, menemukan inefisiensi operasional setelah persetujuan, dan mengungkap peluang untuk mempercepat peralihan ke tahap pengadaan.

Sebagian permintaan pembelian melewati lebih banyak tahap persetujuan daripada yang diperlukan, sering kali karena konfigurasi alur kerja SAP ECC yang rumit atau sudah usang. Tahap berulang ini menambah beban yang tidak perlu, memperpanjang waktu siklus, dan menyita waktu banyak pemberi persetujuan tanpa memberi nilai atau pengendalian yang sepadan. Hal ini juga menimbulkan frustrasi.
ProcessMind memvisualisasikan seluruh perjalanan persetujuan setiap Purchase Requisition dan menunjukkan permintaan yang melewati lapisan persetujuan berulang atau berlebihan. Kami membantu mengoptimalkan alur kerja Procure to Pay - Permintaan pembelian dengan menunjukkan peluang untuk menggabungkan atau menghapus tahap yang tidak diperlukan, sehingga proses lebih efisien.

Pemohon mungkin merasa proses pembuatan permintaan pembelian di SAP ECC rumit atau sulit dipahami. Akibatnya, permintaan sering diubah, pengajuan tidak lengkap, atau proses dilakukan di luar sistem. Pengalaman pengguna yang kurang baik dapat menurunkan produktivitas, meningkatkan kebutuhan pelatihan, dan memperlambat tahap awal siklus Procure to Pay, sekaligus memengaruhi semangat kerja.
ProcessMind menganalisis aktivitas seperti "Requisition Created" dan "Requisition Amended" beserta atribut seperti "Requester" dan "Department" untuk menemukan pola kesulitan pengguna. Dengan menghubungkan pola tersebut ke masalah pada tahap berikutnya dalam alur Procure to Pay - Permintaan pembelian, kami menunjukkan bagian yang dapat ditingkatkan melalui pelatihan pengguna atau penyederhanaan sistem.

Pemangku kepentingan, termasuk pemohon dan kepala departemen, sering tidak dapat melihat status terkini permintaan pembelian mereka di SAP ECC. Ketidakpastian ini memicu banyak pertanyaan, pemeriksaan status manual, dan kurangnya transparansi. Akibatnya, pengguna frustrasi, kepercayaan terhadap proses pengadaan menurun, dan pekerjaan tambahan pun diperlukan.
ProcessMind memberikan transparansi menyeluruh atas siklus setiap Purchase Requisition. Dengan melacak setiap aktivitas beserta stempel waktunya, kami menunjukkan status terkini setiap permintaan pembelian dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Hasilnya, pertanyaan manual berkurang dan komunikasi antar departemen membaik.

Waktu persetujuan permintaan pembelian sangat berbeda antar departemen atau pusat biaya. Hal ini dapat menunjukkan ketimpangan beban kerja, perbedaan kecepatan pemberi persetujuan dalam merespons, atau ketidakpatuhan terhadap kesepakatan tingkat layanan internal. Perbedaan ini dapat memicu gesekan internal dan membuat pelaksanaan proyek berjalan dengan kecepatan yang tidak merata, sehingga memengaruhi keadilan dan efisiensi.
ProcessMind menguraikan rata-rata waktu siklus persetujuan Purchase Requisition berdasarkan "Department" dan "Cost Center" di SAP ECC. Kami menunjukkan unit organisasi yang terus mengalami waktu tunggu persetujuan lebih lama dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Dengan begitu, Anda dapat menentukan tindakan untuk menyelaraskan kinerja dan mengatasi ketimpangan sumber daya.

Atribut "Urgency Level" sering digunakan secara berlebihan pada Purchase Requisition. Akibatnya, maknanya melemah dan permintaan penting tidak benar-benar diproses lebih cepat. Jika terlalu banyak permintaan ditandai mendesak, permintaan yang benar-benar penting bisa kehilangan prioritas. Hal ini membuat proses kurang efisien dan berpotensi menunda pengadaan barang penting.
ProcessMind menganalisis hubungan antara atribut "Urgency Level" dan waktu pemrosesan Purchase Requisition. Kami menunjukkan apakah dan kapan penanda urgensi benar-benar mempercepat proses Procure to Pay - Permintaan pembelian di SAP ECC. Temuan pola penggunaan yang tidak tepat ini membantu Anda menetapkan ulang atau menegakkan kriteria urgensi yang lebih efektif.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Sasaran ini berfokus pada pemangkasan waktu sejak permintaan pembelian diajukan hingga mendapat persetujuan akhir. Siklus persetujuan yang panjang langsung menunda kegiatan pengadaan berikutnya, sehingga berdampak pada jadwal proyek, tingkat persediaan, dan efisiensi operasional. Persetujuan yang lebih cepat membantu organisasi memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan serta merespons kebutuhan bisnis dengan lebih sigap.
ProcessMind menemukan titik keterlambatan dalam alur kerja persetujuan Procure to Pay - Permintaan pembelian di SAP ECC. Anda dapat melihat hambatan, langkah yang tidak memberi nilai tambah, serta pemberi persetujuan atau departemen yang menyebabkan penundaan. Dengan menganalisis log peristiwa, ProcessMind mengukur waktu persetujuan yang sebenarnya, menunjukkan variasinya, dan menyediakan data untuk merancang ulang alur kerja agar lebih cepat dan efisien.

Mengurangi perubahan pada permintaan pembelian setelah pengajuan awal sangat penting untuk meningkatkan efisiensi. Perubahan yang sering, terutama pada tahap akhir, menambah beban administrasi, memperpanjang waktu pemrosesan, dan dapat menyebabkan kesalahan dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Dengan mengurangi pekerjaan ulang, permintaan pembelian dapat dibuat dengan benar sejak awal.
ProcessMind memvisualisasikan seluruh siklus setiap Purchase Requisition di SAP ECC, termasuk frekuensi, tahap, dan pelaku perubahan. ProcessMind juga menemukan penyebab utama perubahan, seperti persyaratan yang kurang jelas atau kesalahan saat memasukkan data awal. Wawasan ini membantu Anda meningkatkan ketepatan sejak awal dan mengurangi revisi bolak-balik yang memakan biaya.

Sasaran ini memastikan semua permintaan pembelian mengikuti jalur dan kebijakan persetujuan yang telah ditetapkan dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Ketidakpatuhan dapat menyebabkan pengeluaran tanpa izin, meningkatkan risiko, dan memicu kegagalan audit. Kepatuhan menjaga kendali keuangan dan memastikan tata kelola internal dijalankan.
ProcessMind menyediakan pemeriksaan kesesuaian untuk membandingkan alur permintaan pembelian yang sebenarnya di SAP ECC dengan model target atau aturan bisnis yang ditetapkan. Sistem ini menandai setiap kasus ketidakpatuhan, seperti tahap persetujuan yang dilewati atau penyimpangan dari jalur standar. Dengan begitu, Anda dapat mengambil tindakan korektif yang tepat dan meningkatkan kepatuhan terhadap proses.

Mengurangi persentase permintaan pembelian yang ditolak atau ditarik dapat meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan mempercepat pengadaan. Tingkat penolakan yang tinggi menunjukkan masalah mendasar, seperti informasi yang tidak lengkap, pelanggaran kebijakan, atau ketidaksesuaian antara pemohon dan pemberi persetujuan dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Tingkat penolakan yang lebih rendah menghemat waktu dan tenaga semua pihak.
ProcessMind menganalisis jalur permintaan pembelian yang ditolak atau ditarik di SAP ECC untuk menemukan pola umum, alasan penolakan, dan titik masalah dalam alur kerja. ProcessMind menunjukkan penyebab utama, seperti departemen, jenis permintaan pembelian, atau pemberi persetujuan tertentu. Temuan ini membantu Anda menentukan pelatihan atau penyesuaian proses agar lebih banyak permintaan disetujui sejak pengajuan pertama.

Sasaran ini berfokus pada peningkatan ketepatan dan kelengkapan data dalam permintaan pembelian. Kualitas data yang buruk menyebabkan kesalahan, pekerjaan ulang, dan keterlambatan dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Dampaknya juga terasa pada kegiatan pembelian berikutnya dan pelaporan. Data yang lebih baik menyederhanakan seluruh alur pengadaan dan mendukung pengambilan keputusan yang andal.
Dengan menganalisis atribut aktivitas dalam data Purchase Requisition SAP ECC, ProcessMind dapat menemukan data yang hilang atau tidak konsisten pada berbagai tahap. ProcessMind juga menunjukkan permintaan pembelian yang sering diubah karena masalah data. Berdasarkan temuan ini, organisasi dapat menerapkan kolom wajib, meningkatkan pelatihan pengguna, atau menambahkan aturan validasi otomatis untuk menjaga integritas data.

Permintaan pembelian yang ditandai mendesak perlu diproses dan disetujui jauh lebih cepat daripada permintaan standar agar kebutuhan bisnis yang mendesak dapat terpenuhi. Prioritas yang tidak efektif dapat menyebabkan tenggat terlewat, gangguan operasional, dan biaya lebih tinggi dalam proses Procure to Pay - Permintaan pembelian. Sasaran ini memastikan permintaan penting mendapat perhatian yang diperlukan.
ProcessMind menganalisis secara terperinci jalur permintaan pembelian mendesak dan tidak mendesak di SAP ECC. Anda dapat membandingkan waktu siklus dan menemukan hambatan khusus yang menunda permintaan mendesak. ProcessMind juga menunjukkan apakah penanda urgensi digunakan dengan tepat dan apakah alur kerja percepatan benar-benar efektif. Data ini membantu Anda mengoptimalkan mekanisme prioritas dan mempercepat pemrosesan permintaan penting.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan jeda antara persetujuan akhir permintaan pembelian dan pembuatan pesanan pembelian setelahnya. Keterlambatan pada tahap ini dapat mengurangi manfaat proses persetujuan yang efisien, sekaligus menunda pengadaan barang dan jasa dalam proses Purchase to Pay - Requisition. Pembuatan PO yang lebih cepat mempercepat pengiriman dan mempersingkat waktu tunggu.
ProcessMind dapat melacak secara khusus perpindahan dari peristiwa "Requisition Approved" ke "Purchase Order Created from Requisition" di SAP ECC. ProcessMind mengidentifikasi rata-rata waktu tunda dan menunjukkan kemungkinan penyebabnya, seperti serah terima manual, masalah integrasi sistem, atau keterbatasan sumber daya. Informasi ini membantu memperlancar pembuatan pesanan pembelian.

Tujuan ini adalah menemukan dan menghapus tahapan persetujuan yang berulang atau tidak diperlukan dalam proses Purchase to Pay - Requisition. Alur persetujuan yang terlalu rumit atau panjang menimbulkan keterlambatan, menambah beban administrasi, dan membuat pengguna frustrasi tanpa memberi nilai atau kontrol yang berarti. Alur kerja yang lebih ringkas membuat proses lebih lincah dan efisien.
ProcessMind menemukan alur proses yang sebenarnya di SAP ECC dan menampilkan semua tahapan persetujuan untuk berbagai jenis permintaan pembelian. ProcessMind dapat mendeteksi penyimpangan dari alur standar dan menemukan tahapan yang terus menambah waktu tanpa alasan yang jelas. Dengan begitu, organisasi dapat mengevaluasi dan merancang ulang matriks persetujuan, menghapus tahapan yang tidak perlu, serta mempersingkat waktu siklus secara keseluruhan.

Tujuan ini berfokus pada cara membuat permintaan pembelian lebih mudah dan intuitif bagi pengguna. Proses pembuatan yang sulit atau membingungkan dapat memicu kesalahan, seringnya perubahan, dan ketidakpuasan pengguna. Akibatnya, proses Purchase to Pay - Requisition terlambat dimulai. Proses pembuatan yang lebih sederhana mendorong penggunaan dan meningkatkan kualitas data sejak awal.
ProcessMind menganalisis seberapa sering aktivitas tertentu, seperti "Requisition Amended", terjadi tidak lama setelah "Requisition Created" di SAP ECC. ProcessMind juga dapat membantu menghubungkan kelompok pengguna atau jenis permintaan tertentu dengan tingkat pengerjaan ulang atau penolakan yang lebih tinggi. Temuan ini dapat menunjukkan perlunya perbaikan antarmuka, pelatihan yang lebih baik, atau formulir terpandu untuk menyederhanakan pengisian awal.

Tujuan ini adalah memberi semua pihak terkait informasi yang jelas dan terkini tentang status serta kemajuan setiap permintaan pembelian. Visibilitas yang terbatas menimbulkan ketidakpastian, pertanyaan yang tidak perlu, dan keterlambatan pengambilan keputusan dalam proses Purchase to Pay - Requisition. Visibilitas yang lebih baik membantu pengguna dan memperlancar komunikasi antarbagian.
ProcessMind menyajikan gambaran berbasis data tentang perjalanan setiap permintaan pembelian di SAP ECC, mulai dari pembuatan hingga persetujuan dan tahap berikutnya. ProcessMind menampilkan status saat ini, aktivitas sebelumnya, dan tahapan selanjutnya. Organisasi dapat menggunakan informasi ini untuk membuat dashboard dan laporan yang menampilkan pelacakan secara transparan dan real-time, mengurangi pemeriksaan status manual, serta meningkatkan pemahaman pihak terkait.

Tujuan ini adalah mengurangi perbedaan waktu persetujuan permintaan pembelian yang signifikan antarbagian. Kecepatan persetujuan yang tidak konsisten dapat menimbulkan ketidakadilan, membuat pemohon frustrasi, dan menjadikan proses Purchase to Pay - Requisition sulit diprediksi. Waktu persetujuan yang lebih seragam mendukung perlakuan yang adil dan efisiensi operasional yang konsisten.
ProcessMind memungkinkan Anda membandingkan waktu siklus persetujuan permintaan pembelian yang melewati bagian atau pusat biaya berbeda di SAP ECC. ProcessMind menunjukkan bagian yang secara konsisten membutuhkan waktu lebih lama untuk menyetujui permintaan atau memiliki tingkat penolakan lebih tinggi. Data ini membantu Anda menyelidiki akar masalah dan menerapkan praktik terbaik atau pelatihan agar kinerja lebih seragam di seluruh organisasi.

Tujuan ini berfokus pada pemeriksaan apakah atribut "Urgency Level" pada permintaan pembelian benar-benar mempercepat pemrosesan dan persetujuan. Jika penanda urgensi digunakan tetapi permintaan tidak diproses lebih cepat, mekanisme ini tidak efektif. Akibatnya, harapan pengguna tidak terpenuhi dan kegiatan bisnis dalam proses Purchase to Pay - Requisition dapat terganggu.
ProcessMind membandingkan langsung rata-rata waktu siklus permintaan pembelian dengan tingkat urgensi berbeda di SAP ECC. ProcessMind menunjukkan apakah permintaan yang benar-benar mendesak diproses lebih cepat daripada permintaan biasa, dan jika tidak, di mana prosesnya tersendat. Analisis ini membantu organisasi mengedukasi ulang pengguna tentang penggunaan penanda urgensi yang tepat atau mengatur ulang alur kerja agar jalur percepatan benar-benar diterapkan dan berfungsi.

6 langkah perbaikan proses Purchase to Pay - Requisition

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Unduh templat Excel yang telah dikonfigurasi khusus untuk analisis Purchase to Pay Requisition di SAP ECC. Templat ini menyediakan struktur yang tepat untuk data proses historis Anda.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Dengan templat yang tepat, struktur data Anda akan seragam sehingga data dapat dimuat ke ProcessMind dengan cepat dan dianalisis secara akurat.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel standar yang siap diisi dengan data Purchase Requisition dari SAP ECC.

TEMUAN ANDA

Temukan masalah P2P Requisition di SAP ECC dengan cepat

ProcessMind menampilkan peta visual proses P2P Requisition Anda. Temukan titik keterlambatan, persetujuan yang tertunda, dan celah kepatuhan di lingkungan SAP ECC.

Lihat alur permintaan pembelian dari awal hingga akhir
Temukan hambatan dan keterlambatan dalam persetujuan
Segera temukan pelanggaran kebijakan
Persingkat waktu tunggu dan kurangi biaya

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Peningkatan efisiensi Purchase Requisition yang terukur

Solusi process mining kami membantu organisasi menemukan dan menghilangkan hambatan dalam proses Purchase to Pay - Requisition. Hasilnya, waktu siklus, kepatuhan, dan efisiensi biaya dapat meningkat secara signifikan. Dengan menganalisis data SAP ECC pada tingkat ID Purchase Requisition, kami menemukan inefisiensi tersembunyi dan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

0 %

Siklus persetujuan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan permintaan pembelian

Dengan menemukan dan menghilangkan hambatan, organisasi dapat memangkas waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui permintaan pembelian. Hal ini meningkatkan efisiensi dan mempercepat seluruh proses pengadaan.

0 %

Pengerjaan ulang berkurang

Penurunan jumlah perubahan permintaan pembelian

Dengan menemukan akar penyebab perubahan permintaan pembelian, seperti masalah kualitas data atau persyaratan yang tidak jelas, Anda dapat memperbaiki proses untuk mengurangi pengerjaan ulang dan biaya terkait.

0 %

Kepatuhan meningkat

Peningkatan kesesuaian dengan alur persetujuan

Process mining mengungkap penyimpangan dari kebijakan persetujuan standar. Organisasi dapat menggunakan temuan ini untuk menegakkan kepatuhan, mengurangi risiko audit, dan memastikan kontrol internal dipatuhi.

~ 0 days

PO lebih cepat dibuat

Pengurangan waktu pembuatan Purchase Order

Mempercepat peralihan dari permintaan yang telah disetujui ke pesanan pembelian dapat mempersingkat waktu pengadaan secara keseluruhan, sehingga barang dan jasa tersedia lebih cepat.

0 %

Tingkat penolakan menurun

Persentase penurunan permintaan pembelian yang ditolak

Dengan memahami alasan permintaan pembelian ditolak, seperti ketidakpatuhan terhadap kebijakan atau permintaan barang yang keliru, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan kualitas pengajuan dan mengurangi upaya yang terbuang.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kerumitan proses, kualitas data, dan kondisi organisasi. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk dokumen permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Pengenal utama ini menghubungkan semua peristiwa proses terkait ke dalam satu kasus sehingga analisis proses dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Nama aktivitas bisnis yang terjadi pada waktu tertentu.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan tahapan dalam proses sehingga peta proses dapat ditampilkan dan variasi alur proses dapat dianalisis.

Cap waktu yang menunjukkan kapan aktivitas terjadi.

Mengapa ini penting

Cap waktu ini penting untuk menghitung durasi, menganalisis kinerja proses, dan menemukan hambatan terkait waktu.

ID pengguna yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Mengaitkan aktivitas dengan orang tertentu agar Anda dapat menganalisis kinerja, beban kerja, kepatuhan, dan kebutuhan pelatihan pengguna.

Departemen pemohon atau pusat biaya yang terkait dengan permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis serta membantu menemukan hambatan dan ketidakkonsistenan proses di tiap departemen.

Status pemrosesan permintaan pembelian saat ini.

Mengapa ini penting

Menentukan hasil permintaan pembelian, yang penting untuk menganalisis tingkat keberhasilan, alasan penolakan, dan titik akhir proses.

Klasifikasi yang menentukan jenis dan karakteristik permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan permintaan pembelian berdasarkan kategori proses agar analisis lebih tepat dan relevan.

Total nilai uang seluruh item dalam permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Membantu mengaitkan perilaku proses dengan dampak finansial, yang penting untuk analisis risiko dan memahami kompleksitas persetujuan.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai saat pengguna membuat dan menyimpan permintaan pembelian untuk pertama kalinya. Peristiwa ini tercatat secara langsung ketika rekaman baru dibuat di tabel EBAN, beserta tanggal dan waktu pembuatannya.

Mengapa ini penting

Sebagai titik awal proses, aktivitas ini penting untuk menghitung total durasi siklus permintaan pembelian dan menganalisis jumlah permintaan yang dibuat. Aktivitas ini membantu mengetahui siapa yang membuat permintaan dan kapan.

Aktivitas ini menandakan bahwa permintaan pembelian telah masuk ke alur persetujuan resmi. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan saat status permintaan berubah dan memerlukan tahap pelepasan atau persetujuan awal sesuai strategi pelepasan yang dikonfigurasi.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai awal waktu siklus persetujuan, KPI penting untuk mengukur efisiensi proses. Dengan mengetahui titik ini, Anda dapat memisahkan keterlambatan antara pembuatan permintaan dan dimulainya persetujuan resmi.

Aktivitas penting ini menandakan bahwa permintaan pembelian telah melewati semua tahap persetujuan yang diwajibkan. Peristiwa ini disimpulkan saat kode pelepasan terakhir diterapkan dan indikator pelepasan keseluruhan (FRGZU) di tabel EBAN menunjukkan status disetujui.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandai akhir siklus persetujuan dan awal tahap pengadaan. Data ini diperlukan untuk menghitung KPI total waktu persetujuan dan mengukur keterlambatan serah terima sebelum pembuatan PO.

Ini adalah aktivitas akhir ketika permintaan pembelian ditolak secara definitif dan tidak dapat dilanjutkan. Peristiwa ini disimpulkan saat pemberi persetujuan menetapkan indikator pelepasan di tabel EBAN ke status penolakan akhir.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini merupakan titik akhir proses yang penting untuk menghitung KPI Tingkat Penolakan Permintaan. Analisis kasus ini membantu memahami penyebab kegagalan pengadaan dan upaya yang terbuang.

Ini adalah aktivitas akhir ketika pembuat atau pengguna berwenang membatalkan item permintaan dengan menetapkan tanda penghapusan. Tindakan ini tercatat secara langsung dan menunjukkan bahwa kebutuhan bisnis sudah tidak berlaku atau permintaan dibuat karena kesalahan.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir kegagalan yang penting untuk menghitung tingkat penarikan permintaan. Tingkat yang tinggi dapat menandakan waktu persetujuan yang terlalu lama sehingga pengguna membatalkan permintaan, atau masalah sistemik dalam perencanaan kebutuhan.

Aktivitas ini menandai keberhasilan perubahan permintaan pembelian yang telah disetujui menjadi dokumen pesanan pembelian. Peristiwa ini disimpulkan untuk permintaan dengan mencari item pesanan pembelian terkait yang merujuk pada permintaan tersebut.

Mengapa ini penting

Sebagai hasil utama yang diharapkan, aktivitas ini mengakhiri proses permintaan dan memulai tahap pengadaan. Waktu antara 'Requisition Approved' dan peristiwa ini merupakan KPI penting untuk mengukur efisiensi serah terima.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining dapat memperbaiki proses Purchase to Pay Requisition kami?

Process mining menganalisis log peristiwa untuk menampilkan alur proses Purchase Requisition yang sebenarnya di SAP ECC. Process mining menemukan penyimpangan dari alur standar, mengidentifikasi hambatan seperti siklus persetujuan yang panjang, dan menunjukkan peluang untuk meningkatkan efisiensi. Dengan begitu, Anda dapat menyederhanakan alur kerja, mengurangi pengerjaan ulang, dan memastikan kepatuhan.

Data apa saja dari SAP ECC yang diperlukan untuk process mining proses Purchase Requisition?

Untuk memetakan proses Purchase Requisition secara akurat, Anda biasanya memerlukan data log peristiwa dari tabel SAP ECC yang relevan. Informasi utama mencakup ID Purchase Requisition sebagai pengenal kasus, nama aktivitas, stempel waktu setiap aktivitas, dan pengguna yang bertanggung jawab. Atribut tambahan, seperti jenis permintaan atau bagian, dapat memperkaya analisis.

Bagaimana cara mengekstrak data dari SAP ECC untuk analisis process mining?

Ekstraksi data dari SAP ECC untuk process mining biasanya menggunakan alat SAP standar, laporan khusus, atau konektor yang dirancang untuk mengambil log peristiwa. Tujuannya adalah memperoleh file datar, biasanya CSV, yang berisi semua peristiwa proses terkait dalam format terstruktur. Dengan begitu, urutan aktivitas secara kronologis dapat direkonstruksi dengan tepat.

Perbaikan apa yang dapat kami harapkan pada proses Purchase Requisition?

Dengan menemukan inefisiensi, Anda dapat mempersingkat siklus persetujuan permintaan pembelian dan mengurangi pengerjaan ulang akibat perubahan. Process mining membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan persetujuan dan menurunkan tingkat penolakan. Hasilnya, proses Purchase to Pay Requisition menjadi lebih ringkas dan transparan.

Seberapa cepat kami dapat melihat hasil process mining pada proses Requisition?

Wawasan awal biasanya dapat diperoleh dalam beberapa minggu setelah data berhasil diekstrak dan dimuat ke alat process mining. Analisis menyeluruh dan penentuan area perbaikan yang dapat ditindaklanjuti biasanya membutuhkan waktu lebih lama, bergantung pada kerumitan proses dan sumber daya yang tersedia untuk penyelidikan. Kecepatan juga bergantung pada kualitas data.

Apakah process mining hanya alat pelaporan lain untuk permintaan pembelian kami?

Tidak. Process mining lebih dari sekadar pelaporan tradisional karena merekonstruksi alur proses dari awal hingga akhir berdasarkan data peristiwa. Laporan menunjukkan "apa yang terjadi", sedangkan process mining mengungkapkan "bagaimana dan mengapa hal itu terjadi" dengan menampilkan variasi proses dan menemukan akar penyebab penyimpangan. Process mining memberikan gambaran proses yang dinamis, bukan hanya metrik statis.

Apakah kami memerlukan tim process mining khusus untuk menganalisis data Purchase Requisition?

Tenaga ahli khusus dapat mempercepat perolehan wawasan, tetapi banyak alat process mining dirancang untuk analis bisnis dengan pelatihan tertentu. Penyiapan awal dan analisis yang rumit mungkin memerlukan keahlian khusus. Namun, pemantauan harian dan penelusuran dasar sering kali dapat dilakukan oleh pemilik proses. Pelatihan penting agar alat dapat digunakan secara efektif.

Apa prasyarat teknis untuk menerapkan process mining pada Requisition SAP ECC?

Prasyarat teknis utamanya adalah akses ke sistem SAP ECC Anda untuk mengekstrak data log peristiwa yang diperlukan. Biasanya, proses ini memerlukan mekanisme transfer data yang aman dan ruang penyimpanan yang cukup untuk file hasil ekstraksi. Anda juga memerlukan platform perangkat lunak process mining, baik berbasis cloud maupun di lokasi, untuk analisis dan visualisasi.

Tingkatkan efisiensi P2P Requisition, mulai uji coba sekarang

Temukan dan atasi hambatan P2P, lalu pangkas waktu siklus hingga 30% atau lebih.

Mulai uji coba gratis

Tanpa kartu kredit, akses gratis selama 14 hari