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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung von P2P-Bestellanforderungen in SAP ECC
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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen
Purchase to Pay - Requisition
SAP ECC
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Den SAP-ECC-Prozess für Bedarfsanforderungen optimieren

Diese Plattform hilft Ihnen, kritische Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Prozessen genau zu lokalisieren. Decken Sie Verzögerungen, Nachbearbeitungen und Abweichungen von Standardverfahren einfach auf. Indem Sie diese Bereiche identifizieren, können Sie Workflows vereinfachen, Durchlaufzeiten verkürzen und die operative Compliance verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

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Warum sollten Sie Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess optimieren?

Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) bildet das Rückgrat der Beschaffung eines Unternehmens. Die Anforderungsphase, insbesondere in SAP ECC, ist dabei der entscheidende Ausgangspunkt. Ein ineffizienter oder verzögerter Anforderungsprozess wirkt sich nicht nur auf den Einkauf aus. Er beeinflusst auch Projektzeitpläne, die operative Kontinuität und letztlich das Unternehmensergebnis. Ohne klare Transparenz kämpfen Unternehmen häufig mit langen Durchlaufzeiten, nicht richtlinienkonformen Ausgaben und hohen Verwaltungskosten, die unmittelbar aus einem schlecht gesteuerten Anforderungslebenszyklus entstehen. Verzögerungen bei der Umwandlung eines Geschäftsbedarfs in eine genehmigte Anforderung können zu verpassten Chancen, Expressversandkosten und frustrierten Beteiligten führen. Zu verstehen, wie Sie Purchase to Pay - Anforderung verbessern, ist daher entscheidend für eine leistungsfähige und kosteneffiziente Beschaffung.

Die Optimierung Ihres SAP-ECC-Prozesses für Bestellanforderungen bedeutet nicht nur mehr Geschwindigkeit. Es geht darum, sicherzustellen, dass jede Anforderung für Waren oder Dienstleistungen den richtigen Weg nimmt, erforderliche Genehmigungen zeitnah erhält und mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmt. Ob Sie erkennen möchten, wo Anforderungen ins Stocken geraten, verstehen wollen, warum bestimmte Anforderungen häufig geändert werden, oder die Einhaltung von Ausgabenlimits sicherstellen müssen: Eine detaillierte Analyse dieses ersten P2P-Schritts ist für die Qualität des gesamten Prozesses unverzichtbar.

Wie Process Mining die Effizienz von Anforderungen steigert

Process Mining bietet einen direkten Einblick in die tatsächliche Ausführung Ihres Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses in SAP ECC. Statt sich auf Annahmen oder Einzelbeobachtungen zu stützen, verwendet Process Mining die Rohdaten aus Ihrem SAP-ECC-System, insbesondere aus Tabellen wie EBAN, EBKN, CDHDR und CDPOS sowie aus Transaktionen wie ME51N, ME52N und ME54N. Durch die Rekonstruktion jedes Schritts, den eine Purchase Requisition ID von der Erstellung bis zur Genehmigung oder Ablehnung durchläuft, macht Process Mining den tatsächlichen Prozessablauf einschließlich aller Abweichungen und Nacharbeitschleifen sichtbar.

Die Technologie zeigt, wie Aktivitäten von Purchase Requisitions wie „Requisition Created“, „Requisition Submitted“, „Approval Step 1 Started“, „Requisition Amended“ und „Purchase Order Created from Requisition“ tatsächlich ablaufen. Sie identifiziert automatisch Engpässe und zeigt genau, wo Anforderungen zu viel Zeit verbringen, welche Genehmigungsschritte Verzögerungen verursachen oder welche Abteilungen Anforderungen nicht rechtzeitig einreichen. Sie können Genehmigungs-Workflow-Pfade analysieren, die Auswirkungen verschiedener Anforderungstypen verstehen und die Wirksamkeit Ihrer Beschaffungsrichtlinien anhand tatsächlicher Ausführungsdaten bewerten, nicht nur anhand theoretischer Modelle. Diese detaillierten Erkenntnisse helfen Ihnen, die Durchlaufzeit von Purchase to Pay - Anforderung gezielt zu verkürzen und die operative Transparenz zu erhöhen.

Zentrale Verbesserungsbereiche im Anforderungsmanagement

Mit Process Mining für Ihren SAP-ECC-Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess können Sie gezielte Verbesserungen in mehreren wichtigen Bereichen umsetzen:

  • Engpässe beheben: Ermitteln Sie bestimmte Benutzer, Rollen oder Genehmigungsstufen, die regelmäßig Verzögerungen verursachen. Finden Sie beispielsweise heraus, ob ein bestimmter Genehmigender Anforderungen häufig zurückhält oder ob ein bestimmter Anforderungstyp vor der Genehmigung regelmäßig mehrere Änderungsrunden durchläuft.
  • Workflows vereinfachen: Erkennen Sie redundante Schritte, unnötige Genehmigungsebenen oder Aktivitäten ohne Mehrwert. Process Mining kann zeigen, ob Anforderungen falsch weitergeleitet werden oder ob parallele Genehmigungen den Prozess beschleunigen könnten.
  • Compliance sicherstellen: Erkennen Sie Abweichungen von Richtlinien, etwa Anforderungen, die festgelegte Genehmigungsgrenzen umgehen, die direkte Erstellung einer Bestellung ohne genehmigte Anforderung oder Fälle von Maverick Buying. So stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungsaktivitäten internen Kontrollen und externen Vorschriften entsprechen.
  • Durchlaufzeiten verkürzen: Messen Sie die auf jeder Stufe des Anforderungslebenszyklus verbrachte Zeit präzise. Ermitteln Sie die Ursachen langer Durchlaufzeiten und leiten Sie konkrete Änderungen für eine schnellere Bearbeitung und Genehmigung von Anforderungen ab.
  • Automatisierungsmöglichkeiten erkennen: Identifizieren Sie wiederkehrende Anforderungen mit hohem Volumen, die einem Standardpfad folgen und sich für eine Automatisierung eignen könnten. Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit für strategischere Aufgaben.

Erwartete Ergebnisse der Optimierung Ihres Anforderungsprozesses

Wenn Sie Process Mining auf Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess in SAP ECC anwenden, können Sie mit deutlichen und messbaren Verbesserungen rechnen:

  • Kürzere Durchlaufzeiten: Vereinfachen Sie die Erstellung und Genehmigung von Anforderungen und verkürzen Sie die Zeit vom Entstehen eines Geschäftsbedarfs bis zur genehmigten, für den Einkauf bereiten Anforderung deutlich. Dadurch werden Waren und Dienstleistungen schneller geliefert.
  • Niedrigere Beschaffungskosten: Verringern Sie den Verwaltungsaufwand für komplexe und ineffiziente Anforderungs-Workflows. Reduzieren Sie Expressversandkosten durch rechtzeitige Beschaffungsmaßnahmen und verbessern Sie Ihre Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten dank besser planbarer Nachfrage.
  • Mehr Compliance: Stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen den Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsmatrizen Ihres Unternehmens entsprechen. So mindern Sie Risiken durch nicht richtlinienkonforme Ausgaben und stärken Ihr internes Kontrollsystem.
  • Bessere Ressourcennutzung: Verlagern Sie Ressourcen von der Bearbeitung von Prozessausnahmen und manuellen Nachverfolgungen auf strategischere Beschaffungsaktivitäten. Das steigert Produktivität und Zufriedenheit im Team.
  • Datengetriebene Entscheidungen: Treffen Sie Entscheidungen zur Prozessneugestaltung nicht länger intuitiv, sondern auf Basis realer, objektiver Daten aus Ihrem SAP-ECC-System. So schaffen Sie die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und einen Beschaffungsprozess, der sich an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpasst.

So starten Sie mit der Verbesserung Ihres Anforderungsprozesses

Das Verständnis und die Verbesserung Ihres Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses in SAP ECC müssen keine schwierige Aufgabe sein. Mit Process Mining erhalten Sie die nötige Transparenz und datengetriebenen Erkenntnisse, um Ineffizienzen genau zu lokalisieren und gezielt zu beheben. Ganz gleich, ob Sie die Durchlaufzeit verkürzen, die Compliance erhöhen oder ein klareres Bild Ihres tatsächlichen Prozesses gewinnen möchten: Process Mining schafft die Grundlage für eine effizientere und wirksamere Beschaffung. Beginnen Sie noch heute mit der Verbesserung Ihrer Prozesse, indem Sie Process Intelligence einsetzen. Die Daten liegen bereits vor. Process Mining zeigt Ihnen den Weg zur Optimierung.

Purchase to Pay - Requisition P2P-Bedarfsanforderung Management von Bedarfsanforderungen Optimierung der Beschaffung Genehmigungs-Workflow Compliance im Einkauf Einkaufsabteilung Verkürzung der Durchlaufzeit Procure to Pay Ausgabenmanagement Budgetkontrolle

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Bestellanforderungen bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen stecken. Dadurch verlängern sich die Durchlaufzeiten für wichtige Beschaffungen. Diese Verzögerungen können Projektzeitpläne beeinträchtigen, Lieferketten unterbrechen und durch Expressversand oder entgangene Skonti zusätzliche Kosten verursachen. Ohne klare Transparenz darüber, wo Anforderungen aufgehalten werden, lassen sich die Ursachen nur schwer beheben.
ProcessMind analysiert den vollständigen Ablauf jeder Purchase Requisition in SAP ECC und ermittelt die konkreten Genehmigungsschritte und Personen, die Engpässe verursachen. Durch die Visualisierung der Zeit, die auf jeder Genehmigungsstufe vergeht, erkennen wir Muster und schlagen Verbesserungen vor, um Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungs-Workflow zu vereinfachen, die Gesamtdurchlaufzeit zu verkürzen und die Effizienz zu steigern.

Bestellanforderungen werden nach ihrer Einreichung häufig mehrfach geändert. Das führt zu Nacharbeit und verlängert die Zeit bis zur Erstellung einer Bestellung. Oft deutet dies auf unvollständige Erstanforderungen, unklare Spezifikationen oder eine unzureichende Prüfung vor der Einreichung hin. Die Folge sind Ineffizienzen im SAP-ECC-System und zusätzlicher manueller Aufwand.
ProcessMind verfolgt jede Änderung an einer Purchase Requisition und zeigt anhand der Änderungsbelegdaten von SAP ECC, wann und von wem sie vorgenommen wurde. Wir machen sichtbar, in welchen Prozessphasen Anforderungen besonders häufig geändert werden. So erkennen Sie Ursachen wie unvollständige Dateneingaben oder unklare Formulare, verbessern die Qualität Ihres Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses und reduzieren Nacharbeit.

Kritische Bestellanforderungen weichen gelegentlich von den festgelegten Genehmigungs-Workflows ab. Dadurch entstehen Risiken für die Richtlinieneinhaltung und mögliche finanzielle Belastungen. Ohne klare Transparenz über diese Abweichungen fällt es Unternehmen schwer, Governance durchzusetzen und sicherzustellen, dass alle Einkäufe in SAP ECC internen Vorgaben und externen Prüfungsanforderungen entsprechen. Dies kann zu nicht autorisierten Ausgaben führen.
ProcessMind bildet die tatsächlich durchlaufenen Genehmigungspfade jeder Purchase Requisition ab und vergleicht sie mit dem vorgesehenen, in SAP ECC konfigurierten Workflow. Unsere Analyse zeigt sämtliche Abweichungen, darunter Genehmigungen auf übersprungenen Ebenen oder nicht autorisierte Schritte in Ihrem Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess. So können Sie Compliance durchsetzen und interne Kontrollen stärken.

Eine beträchtliche Zahl von Bestellanforderungen wird abgelehnt oder zurückgezogen, nachdem Anfordernde und Genehmigende bereits erheblichen Aufwand investiert haben. Dadurch werden Zeit und Ressourcen verschwendet. Häufig deutet dies auf Probleme bei der ersten Prüfung, Budgetbeschränkungen oder eine fehlende Abstimmung zwischen Geschäftsbedarf und Einkaufsrichtlinien in SAP ECC hin. Das beeinträchtigt die Produktivität insgesamt.
ProcessMind analysiert abgelehnte und zurückgezogene Purchase Requisitions, um typische Muster, Gründe und Ablehnungsphasen zu erkennen. Durch die Verknüpfung von Ablehnungen mit Attributen wie Abteilung, Kostenstelle oder angefordertem Betrag machen wir systemische Probleme in Ihrem Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess sichtbar. So können Sie gezielte Verbesserungen einleiten und Verschwendung reduzieren.

Bestellanforderungen werden häufig mit fehlenden oder falschen Angaben erstellt. Genehmigende oder Einkaufsteams müssen dann Rückfragen stellen, was zu Verzögerungen führt. Diese Dateninkonsistenz verursacht manuelle Nacharbeit, verlängert Durchlaufzeiten und kann in SAP ECC Fehler in nachfolgenden Einkaufsbelegen auslösen. Das beeinträchtigt den gesamten Purchase-to-Pay-Ablauf und die Datenqualität.
ProcessMind verwendet Attribute wie Requested Item Category, Quantity und Estimated Amount, um Anforderungen mit unvollständigen Datenprofilen bei der Einreichung zu erkennen. Wir zeigen, wo und wie häufig Daten später im Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess korrigiert werden. So können Sie Datenqualitätsstandards durchsetzen und die Erfassung zu Beginn vereinfachen.

Auch wenn bestimmte Anforderungen als dringend gekennzeichnet sind, durchlaufen sie nicht immer einen schnelleren Prozess oder erhalten die erforderliche Priorität. Dadurch können Fristen für kritische Lieferungen verpasst werden. Fehlt die Transparenz über die tatsächliche Bearbeitungszeit dringender Anforderungen, bleiben wichtige Geschäftsbedarfe möglicherweise trotz ihrer Kennzeichnung unerfüllt. Das kann den Betrieb beeinträchtigen.
ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Durchlaufzeiten von mit „Urgency Level“ gekennzeichneten Purchase Requisitions mit Standardanforderungen in SAP ECC. Wir ermitteln, ob dringende Positionen den Purchase-to-Pay-Anforderungs-Workflow tatsächlich schneller durchlaufen, machen spezifische Engpässe sichtbar und zeigen Möglichkeiten auf, wie diese Anforderungen die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten.

Auch nach der vollständigen Genehmigung einer Bestellanforderung kann es in SAP ECC erheblich dauern, bis die zugehörige Bestellung erstellt wird. Diese Lücke weist auf mögliche Ineffizienzen bei Übergaben oder der Ressourcenverteilung in der Einkaufsabteilung hin. Sie verlangsamt die eigentliche Beschaffung und verursacht weitere Verzögerungen.
ProcessMind misst präzise die Zeit zwischen dem Ereignis „Approved“ einer Purchase Requisition und dem Ereignis „Purchase Order Created from Requisition“. Unsere Analyse macht diese verborgenen Verzögerungen in Ihrem Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess sichtbar, zeigt operative Ineffizienzen nach der Genehmigung auf und identifiziert Möglichkeiten, den Übergang in die Beschaffung zu beschleunigen.

Einige Bestellanforderungen durchlaufen mehr Genehmigungsschritte als erforderlich. Ursache sind häufig komplexe oder veraltete Workflow-Konfigurationen in SAP ECC. Diese redundanten Schritte erhöhen den Aufwand, verlängern die Durchlaufzeiten und binden die Zeit mehrerer Genehmigender, ohne einen entsprechenden zusätzlichen Wert oder Kontrollgewinn zu schaffen. Das führt zu Frustration.
ProcessMind visualisiert den vollständigen Genehmigungsweg jeder Purchase Requisition und identifiziert Anforderungen, die redundante oder übermäßig viele Genehmigungsebenen durchlaufen. Wir zeigen Möglichkeiten auf, Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungs-Workflow zu bündeln oder unnötige Schritte zu entfernen und dadurch die Effizienz zu steigern.

Anfordernde empfinden die Erstellung von Bestellanforderungen in SAP ECC möglicherweise als komplex oder wenig intuitiv. Das führt zu einer hohen Änderungsquote, unvollständigen Einreichungen oder der Nutzung von Offline-Prozessen. Diese schlechte Benutzererfahrung senkt die Produktivität, erhöht den Schulungsbedarf und verlangsamt letztlich die erste Phase des Purchase-to-Pay-Zyklus.
ProcessMind analysiert Aktivitäten wie „Requisition Created“ und „Requisition Amended“ zusammen mit Attributen wie „Requester“ und „Department“, um Muster bei Nutzungsschwierigkeiten zu erkennen. Durch die Verknüpfung mit nachfolgenden Problemen im Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess zeigen wir Bereiche auf, in denen Benutzerschulungen oder eine Vereinfachung des Systems deutliche Verbesserungen bringen können.

Beteiligte wie Anfordernde und Abteilungsleitungen haben in SAP ECC häufig keine Echtzeittransparenz über den aktuellen Status ihrer Bestellanforderungen. Diese Unsicherheit führt zu häufigen Rückfragen, manuellen Statusprüfungen und einem allgemeinen Mangel an Transparenz. Das erzeugt Frustration, schwächt das Vertrauen in den Beschaffungsprozess und verursacht zusätzlichen Aufwand.
ProcessMind schafft End-to-End-Transparenz über den Lebenszyklus jeder Purchase Requisition. Durch die Erfassung jeder Aktivität und ihres Timestamps erhalten Sie eine aktuelle, klare Sicht darauf, wo sich jede Anforderung im Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess befindet. So reduzieren Sie manuelle Rückfragen und verbessern die Kommunikation zwischen Abteilungen.

In verschiedenen Abteilungen oder Kostenstellen unterscheiden sich die Genehmigungszeiten für Bestellanforderungen erheblich. Das weist auf Unterschiede bei Arbeitsverteilung, Reaktionszeit der Genehmigenden oder der Einhaltung interner Service-Level-Vereinbarungen hin. Diese Abweichungen können interne Spannungen und unterschiedliche Geschwindigkeiten bei der Projektdurchführung verursachen und damit Fairness und Effizienz beeinträchtigen.
ProcessMind schlüsselt die durchschnittlichen Genehmigungsdurchlaufzeiten für Purchase Requisitions in SAP ECC nach „Department“ und „Cost Center“ auf. Wir zeigen, welche Organisationseinheiten in Ihrem Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess regelmäßig länger auf Genehmigungen warten. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, Leistungen standardisieren und Ressourcenungleichgewichte beheben.

Das Attribut „Urgency Level“ wird häufig unterschiedslos auf Purchase Requisitions angewendet. Dadurch verliert es an Aussagekraft und beschleunigt kritische Vorgänge nicht zuverlässig. Diese inflationäre Kennzeichnung kann zu einem „Der Junge, der Wolf rief“-Szenario führen: Tatsächlich dringende Anfragen verlieren ihre Priorität, was Ineffizienzen und mögliche Verzögerungen bei wichtigen Beschaffungen verursacht.
ProcessMind analysiert die Korrelation zwischen dem Attribut „Urgency Level“ und der tatsächlichen Bearbeitungszeit von Purchase Requisitions. Wir ermitteln, ob und wann Dringlichkeitskennzeichnungen in Ihrem SAP-ECC-Flow „Purchase to Pay - Requisition“ tatsächlich zu einer schnelleren Bearbeitung führen. So werden Muster bei der missbräuchlichen Verwendung sichtbar und Sie können wirksamere Kriterien für die Dringlichkeit neu definieren oder verbindlich festlegen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Dieses Ziel soll die Zeitspanne von der Einreichung einer Requisition bis zu ihrer endgültigen Genehmigung deutlich verkürzen. Lange Genehmigungszyklen verzögern nachfolgende Beschaffungsaktivitäten unmittelbar und wirken sich auf Projektzeitpläne, Lagerbestände und die operative Effizienz aus. Eine kürzere Durchlaufzeit ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf benötigte Waren und Dienstleistungen und verbessert die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.
ProcessMind zeigt, an welchen Stellen im Genehmigungs-Workflow „Purchase to Pay - Requisition“ in SAP ECC Verzögerungen entstehen. Die Plattform identifiziert Bottlenecks, nicht wertschöpfende Schritte sowie bestimmte Genehmiger oder Abteilungen, die Vorgänge aufhalten. Durch die Analyse von Event Logs quantifiziert sie die tatsächlichen Genehmigungszeiten, macht Abweichungen sichtbar und liefert eine Datengrundlage für die Neugestaltung schnellerer und effizienterer Workflows.

Für eine effiziente Bearbeitung ist es entscheidend, die Anzahl der Änderungen an einer Purchase Requisition nach ihrer erstmaligen Einreichung zu reduzieren. Häufige Anpassungen, insbesondere in späten Prozessphasen, verursachen erheblichen Verwaltungsaufwand, verlängern die Bearbeitungszeit und können im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ zu Fehlern führen. Weniger Nacharbeit stellt sicher, dass Requisitions von Anfang an korrekt sind.
ProcessMind visualisiert den vollständigen Lebenszyklus jeder Purchase Requisition in SAP ECC. Dabei wird sichtbar, wie oft, in welchen Prozessphasen und durch wen Requisitions geändert werden. Die Plattform identifiziert die Ursachen, etwa unklare Anforderungen oder fehlerhafte Dateneingaben, und liefert Erkenntnisse zur Verbesserung der anfänglichen Datenqualität sowie zur Reduzierung kostspieliger Abstimmungsschleifen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, dass alle Purchase Requisitions im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ die vorgegebenen Genehmigungswege und Richtlinien strikt einhalten. Verstöße können zu nicht autorisierten Ausgaben, erhöhten Risiken und fehlgeschlagenen Audits führen. Die Einhaltung der Vorgaben sichert die finanzielle Kontrolle und die internen Governance-Standards.
ProcessMind bietet Funktionen zur Conformance-Prüfung, mit denen tatsächliche Requisition-Flows in SAP ECC mit definierten Zielmodellen oder Geschäftsregeln verglichen werden. Die Plattform hebt jeden Compliance-Verstoß automatisch hervor, etwa übersprungene Genehmigungsschritte oder Abweichungen von Standardwegen. So können Sie gezielt Korrekturmaßnahmen einleiten und die Prozesseinhaltung verbessern.

Eine niedrigere Quote abgelehnter oder zurückgezogener Purchase Requisitions verbessert die Ressourcennutzung und beschleunigt die Beschaffung. Hohe Ablehnungsquoten weisen im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ auf grundlegende Probleme hin, etwa unvollständige Informationen, Richtlinienverstöße oder eine fehlende Abstimmung zwischen Antragstellern und Genehmigern. Eine geringere Quote spart allen Beteiligten Zeit und Aufwand.
ProcessMind analysiert die Pfade abgelehnter oder zurückgezogener Requisitions in SAP ECC. Die Plattform identifiziert wiederkehrende Muster, Ablehnungsgründe und konkrete Stellen im Workflow, an denen Probleme entstehen. Sie macht Ursachen wie bestimmte Abteilungen, Requisition-Typen oder Genehmiger sichtbar und ermöglicht gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen, um die Erfolgsquote bei der ersten Einreichung zu erhöhen.

Dieses Ziel soll die Genauigkeit und Vollständigkeit der in Purchase Requisitions erfassten Daten verbessern. Eine mangelhafte Datenqualität führt im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ zu Fehlern, Nacharbeit und Verzögerungen und beeinträchtigt nachfolgende Beschaffungsaktivitäten sowie das Reporting. Bessere Datenqualität vereinfacht den gesamten Beschaffungsprozess und schafft eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.
Durch die Analyse von Aktivitätsattributen in den SAP-ECC-Daten zu Purchase Requisitions kann ProcessMind fehlende oder inkonsistente Daten in verschiedenen Prozessphasen identifizieren. Die Plattform zeigt, an welchen Stellen Requisitions aufgrund von Datenproblemen besonders häufig geändert werden. So können Sie Maßnahmen wie Pflichtfelder, gezielte Anwenderschulungen oder automatische Validierungsregeln einführen und die Datenintegrität verbessern.

Für die Erfüllung unmittelbarer Geschäftsanforderungen ist es entscheidend, dass als dringend gekennzeichnete Requisitions deutlich schneller bearbeitet und genehmigt werden als Standard-Requisitions. Eine unwirksame Priorisierung kann im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ zu verpassten Fristen, Betriebsunterbrechungen und höheren Kosten führen. Dieses Ziel stellt sicher, dass kritische Anfragen die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten.
ProcessMind ermöglicht eine detaillierte Analyse der Pfade dringender und nicht dringender Requisitions in SAP ECC. Die Plattform vergleicht ihre Durchlaufzeiten und identifiziert konkrete Bottlenecks, die dringende Vorgänge ausbremsen. Sie zeigt, ob Dringlichkeitskennzeichnungen korrekt verwendet werden und ob die zugehörigen beschleunigten Workflows tatsächlich wirksam sind. Auf dieser Grundlage können Sie Priorisierungsmechanismen optimieren und eine schnelle Bearbeitung kritischer Vorgänge sicherstellen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeitspanne zwischen der endgültigen Genehmigung einer Purchase Requisition und der anschließenden Erstellung einer Purchase Order zu verkürzen. Verzögerungen an diesem Übergang können die Vorteile eines effizienten Genehmigungsprozesses zunichtemachen und die eigentliche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ aufhalten. Eine schnellere Erstellung von Purchase Orders führt zu kürzeren Liefer- und Durchlaufzeiten.
ProcessMind kann den Übergang vom Event „Requisition Approved“ zum Event „Purchase Order Created from Requisition“ in SAP ECC gezielt verfolgen. Die Plattform ermittelt durchschnittliche Verzögerungen und macht manuelle Übergaben, Probleme bei der Systemintegration oder fehlende Ressourcen sichtbar, die diesen wichtigen Schritt verlängern. So erhalten Sie eine Datengrundlage, um die Erstellung von Purchase Orders zu vereinfachen.

Dieses Ziel soll redundante oder unnötige Genehmigungsschritte im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ identifizieren und beseitigen. Zu komplexe oder langwierige Genehmigungs-Workflows führen zu Verzögerungen, erhöhen den Verwaltungsaufwand und können Frustration verursachen, ohne einen wesentlichen zusätzlichen Nutzen oder Kontrollgewinn zu bieten. Ein schlanker Workflow macht den Prozess agiler und effizienter.
ProcessMind ermittelt den tatsächlichen Prozessfluss in SAP ECC und visualisiert alle Genehmigungsschritte für verschiedene Requisition-Typen. Die Plattform erkennt Abweichungen von Standardwegen und identifiziert Schritte, die regelmäßig Zeit kosten, ohne klar begründet zu sein. So können Sie Genehmigungsmatrizen prüfen und neu gestalten, überflüssige Phasen entfernen und die gesamte Durchlaufzeit verkürzen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die erstmalige Erstellung von Purchase Requisitions für Anwender einfacher und verständlicher zu machen. Schwierige oder unklare Erfassungsprozesse führen zu Fehlern, einer hohen Änderungsquote und Unzufriedenheit. Dadurch verlangsamt sich der Start des Lebenszyklus im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“. Ein vereinfachter Erstellungsprozess verbessert die Akzeptanz und die Datenqualität von Anfang an.
ProcessMind analysiert, wie häufig Aktivitäten wie „Requisition Amended“ kurz nach „Requisition Created“ in SAP ECC auftreten. Die Plattform kann außerdem bestimmte Benutzergruppen oder Requisition-Typen mit erhöhten Nacharbeits- oder Ablehnungsquoten in Beziehung setzen. So werden Bereiche sichtbar, in denen Verbesserungen der Benutzeroberfläche, gezielte Schulungen oder geführte Formulare die Erfassung vereinfachen können.

Dieses Ziel soll allen Beteiligten einen klaren Überblick über den aktuellen Status und Fortschritt jeder Purchase Requisition in Echtzeit geben. Eine eingeschränkte Transparenz führt im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ zu Unsicherheit, unnötigen Rückfragen und Verzögerungen bei Entscheidungen. Mehr Transparenz verbessert die Kommunikation zwischen Abteilungen und erleichtert die Bearbeitung.
ProcessMind bietet eine umfassende, datengetriebene Sicht auf den Weg jeder Purchase Requisition durch SAP ECC, von der Erstellung über die Genehmigung hinaus. Die Plattform visualisiert den aktuellen Status, vergangene Aktivitäten und anstehende Schritte. Damit können Sie Dashboards und Reporting-Lösungen für eine transparente Statusverfolgung in Echtzeit erstellen, manuelle Statusabfragen reduzieren und die Informationslage aller Beteiligten verbessern.

Dieses Ziel soll die deutlichen Unterschiede bei den Genehmigungszeiten von Requisitions zwischen verschiedenen Abteilungen reduzieren. Uneinheitliche Bearbeitungsgeschwindigkeiten können zu Ungleichbehandlung führen, Antragsteller frustrieren und den gesamten Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ unberechenbarer machen. Standardisierte Zeiten schaffen Fairness und eine gleichmäßige operative Effizienz.
ProcessMind ermöglicht den direkten Vergleich der Genehmigungsdurchlaufzeiten von Requisitions, die in SAP ECC über verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen laufen. Die Plattform identifiziert Abteilungen mit regelmäßig längeren Genehmigungszeiten oder höheren Ablehnungsquoten. So erhalten Sie die erforderliche Datengrundlage, um Ursachen zu untersuchen und Best Practices oder Schulungen für eine einheitlichere Leistung im gesamten Unternehmen umzusetzen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf zu prüfen, ob das Attribut „Urgency Level“ bei Purchase Requisitions tatsächlich zu einer schnelleren Bearbeitung und Genehmigung führt. Wenn Dringlichkeitskennzeichnungen verwendet werden, Requisitions das System jedoch nicht schneller durchlaufen, ist der Mechanismus unwirksam. Im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ entstehen dadurch falsche Erwartungen und mögliche Betriebsstörungen.
ProcessMind vergleicht direkt die durchschnittlichen Durchlaufzeiten von Requisitions mit unterschiedlichen Dringlichkeitsstufen in SAP ECC. Die Plattform zeigt, ob tatsächlich dringende Vorgänge schneller bearbeitet werden und an welcher Stelle es andernfalls zu Verzögerungen kommt. Diese Analyse hilft Ihnen, Anwender zur korrekten Verwendung der Kennzeichnung zu schulen oder Workflows so anzupassen, dass beschleunigte Wege tatsächlich umgesetzt werden und wirksam sind.

Der Verbesserungsweg für Purchase to Pay Requisition in 6 Schritten

1

Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Analysieren Sie Ihren Prozess
5

Setzen Sie Verbesserungen um
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template herunter, das speziell für die Analyse von Purchase-to-Pay-Requisition-Prozessen in SAP ECC entwickelt wurde. Es bietet die richtige Struktur für Ihre historischen Prozessdaten.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit dem richtigen Template werden Ihre Daten einheitlich strukturiert. Dadurch können sie schnell und präzise in ProcessMind aufgenommen und analysiert werden.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren SAP-ECC-Purchase-Requisition-Daten ausfüllen können.

IHRE ERKENNTNISSE

Decken Sie Schwachstellen in P2P-Bestellanforderungen in SAP ECC sofort auf

ProcessMind stellt Ihren P2P-Prozess für Bestellanforderungen übersichtlich dar. Erkennen Sie, wo Verzögerungen auftreten, Genehmigungen ins Stocken geraten und Compliance-Lücken in Ihrer SAP-ECC-Umgebung bestehen.
  • Visualisieren Sie den vollständigen Ablauf von Bestellanforderungen
  • Lokalisieren Sie Engpässe und Verzögerungen bei Genehmigungen
  • Identifizieren Sie Verstöße gegen Richtlinien sofort
  • Verkürzen Sie Durchlaufzeiten und senken Sie Kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Auswirkungen auf die Effizienz von Purchase Requisitions

Unsere Process-Mining-Lösung hilft Unternehmen, Bottlenecks im Prozess „Purchase to Pay - Requisition“ zu identifizieren und zu beseitigen. Das führt zu deutlichen Verbesserungen bei Durchlaufzeiten, Compliance und Kosteneffizienz. Durch die Analyse von SAP-ECC-Daten auf Ebene der Purchase-Requisition-ID machen wir verborgene Ineffizienzen sichtbar und liefern umsetzbare Erkenntnisse.

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Schnellere Genehmigungszyklen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit von Requisitions

Durch die Identifizierung und Beseitigung von Bottlenecks können Unternehmen die Zeit bis zur Genehmigung einer Requisition deutlich verkürzen. Das steigert die Effizienz und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess.
0 %
Weniger Nacharbeit

Rückgang der Änderungen an Requisitions

Wenn Sie die Ursachen für Änderungen an Requisitions, etwa Probleme bei der Datenqualität oder unklare Anforderungen, sichtbar machen, können Sie den Prozess verbessern, Nacharbeit reduzieren und damit verbundene Kosten senken.
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Verbesserte Compliance

Verbesserung der Konformität von Genehmigungs-Workflows

Process Mining macht Abweichungen von Standardrichtlinien für Genehmigungen sichtbar. So können Unternehmen Compliance durchsetzen, Audit-Risiken reduzieren und die Einhaltung interner Kontrollen sicherstellen.
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Schnellere Erstellung von Purchase Orders

Verkürzte Zeit bis zur Erstellung einer Purchase Order

Ein schnellerer Übergang von der genehmigten Requisition zur Purchase Order verkürzt die Durchlaufzeiten der Beschaffung insgesamt und stellt sicher, dass Waren und Dienstleistungen schneller beschafft werden.
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Niedrigere Ablehnungsquoten

Prozentualer Rückgang abgelehnter Requisitions

Wenn Sie verstehen, warum Requisitions abgelehnt werden, etwa aufgrund von Richtlinienverstößen oder falschen Artikelanforderungen, können Sie gezielt gegensteuern, die Qualität der Einreichungen verbessern und unnötigen Aufwand reduzieren.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und dem organisatorischen Kontext ab. Die genannten Werte stehen für typische Verbesserungen, die in verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Auswahl bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Dokuments für eine Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Kennung, die alle zugehörigen Prozessereignisse zu einem einzelnen Case verbindet und dadurch eine End-to-End-Prozessanalyse ermöglicht.

Der Name der Geschäftsaktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht dadurch die Visualisierung von Prozesslandkarten sowie die Analyse von Abweichungen im Prozessablauf.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller Zeitdauern, die Analyse der Prozessleistung und die Erkennung zeitbezogener Engpässe.

Die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ordnet Aktivitäten bestimmten Personen zu und ermöglicht dadurch die Analyse von Benutzerleistung, Arbeitsauslastung, Compliance und Schulungsbedarf.

Die Abteilung des Anforderers oder die mit der Bestellanforderung verbundene Kostenstelle.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen Geschäftseinheiten und macht Abteilungsengpässe sowie Unterschiede im Prozess sichtbar.

Der aktuelle Bearbeitungsstatus der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Es definiert das Ergebnis einer Bestellanforderung und ist damit entscheidend für die Analyse von Erfolgsquoten, Ablehnungsgründen und Prozessendpunkten.

Eine Klassifizierung, die den Typ und die Eigenschaften der Bestellanforderung bestimmt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Einteilung von Bestellanforderungen in verschiedene Prozesskategorien und damit eine präzisere und relevantere Analyse.

Der gesamte Geldwert aller Positionen in der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Hilft, das Prozessverhalten mit den finanziellen Auswirkungen zu verknüpfen. Das ist für die Risikoanalyse und das Verständnis der Genehmigungskomplexität entscheidend.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Erstellung und Speicherung einer Purchase Requisition durch einen Benutzer. Das Event wird ausdrücklich erfasst, sobald ein neuer Datensatz in der Tabelle EBAN angelegt wird und Erstellungsdatum sowie Erstellungszeit gespeichert werden.

Warum das wichtig ist

Als Ausgangspunkt des Prozesses ist diese Aktivität entscheidend für die Berechnung der gesamten Lebenszyklusdauer einer Requisition und die Analyse des Erstellungsdurchsatzes. Sie zeigt, wer Requisitions erstellt und wann dies geschieht.

Diese Aktivität zeigt an, dass die Requisition in den formellen Genehmigungs-Workflow eingetreten ist. Sie wird in der Regel abgeleitet, sobald sich der Status der Requisition gemäß der konfigurierten Freigabestrategie so ändert, dass eine erste Freigabe oder Genehmigungsaktion erforderlich ist.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt die Genehmigungsdurchlaufzeit, eine zentrale KPI zur Messung der Prozesseffizienz. Dieser Zeitpunkt hilft, Verzögerungen zwischen der Erstellung und dem Start der formellen Genehmigungen abzugrenzen.

Diese Meilensteinaktivität zeigt an, dass die Purchase Requisition alle erforderlichen Genehmigungsschritte erfolgreich durchlaufen hat. Sie wird abgeleitet, wenn der letzte Freigabecode angewendet und der übergeordnete Freigabeindikator (FRGZU) in der Tabelle EBAN auf einen genehmigten Status gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert das Ende des Genehmigungszyklus und den Beginn der Beschaffungsphase. Er ist entscheidend für die Berechnung der KPI zur gesamten Genehmigungszeit und für die Messung von Übergabeverzögerungen bis zur Erstellung einer Purchase Order.

Dies ist eine abschließende Aktivität, bei der die Purchase Requisition endgültig abgelehnt wird und nicht weiterbearbeitet werden kann. Sie wird abgeleitet, wenn der Freigabeindikator in der Tabelle EBAN durch einen Genehmiger auf einen endgültig abgelehnten Status gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Endpunkt des Prozesses und entscheidend für die Berechnung der KPI zur Ablehnungsquote von Requisitions. Die Analyse dieser Fälle hilft, Gründe für das Scheitern von Beschaffungsvorgängen und entstehenden Aufwand zu verstehen.

Dies ist eine abschließende Aktivität, bei der der Ersteller oder ein autorisierter Benutzer die Position der Bestellanforderung durch Setzen eines Löschkennzeichens storniert. Die Aktion wird ausdrücklich protokolliert und zeigt an, dass der Geschäftsbedarf nicht mehr besteht oder versehentlich angelegt wurde.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Fehlerendpunkt des Prozesses und für die Berechnung der Rückzugsquote erforderlich. Hohe Quoten können auf lange Genehmigungszeiten hindeuten, die Benutzer zum Abbruch ihrer Anfragen veranlassen, oder auf systematische Probleme in der Bedarfsplanung.

Diese Aktivität kennzeichnet die erfolgreiche Umwandlung einer genehmigten Bestellanforderung in ein Bestelldokument. Das Ereignis wird für die Bestellanforderung abgeleitet, indem eine zugehörige Bestellposition ermittelt wird, die auf sie verweist.

Warum das wichtig ist

Als primäres erfolgreiches Ergebnis beendet diese Aktivität den Prozess der Bestellanforderung und leitet die Beschaffungsphase ein. Die Zeit zwischen „Bestellanforderung genehmigt“ und diesem Ereignis ist ein wichtiger KPI zur Messung der Effizienz der Übergabe.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres Purchase-Requisition-Prozesses in SAP ECC. Es identifiziert Abweichungen von Standardpfaden, entdeckt Engpässe wie lange Genehmigungszyklen und zeigt Bereiche mit Effizienzpotenzial auf. So können Sie Workflows optimieren, Nacharbeit reduzieren und Compliance sicherstellen.

Um den Purchase-Requisition-Prozess präzise abzubilden, benötigen Sie in der Regel Event-Log-Daten aus relevanten SAP-ECC-Tabellen. Zu den wichtigsten Informationen gehören die Purchase Requisition ID als Case Identifier, Aktivitätsnamen, Timestamps für jede Aktivität und der verantwortliche Benutzer. Zusätzliche Attribute wie Requisition Type oder Abteilung können die Analyse erweitern.

Die Datenextraktion aus SAP ECC für Process Mining erfolgt häufig über standardmäßige SAP-Werkzeuge, kundenspezifische Berichte oder Konnektoren, die speziell für den Abruf von Event Logs entwickelt wurden. Ziel ist eine flache Datei, in der Regel im CSV-Format, die alle relevanten Prozessevents in strukturierter Form enthält. So lässt sich die chronologische Abfolge der Aktivitäten korrekt rekonstruieren.

Wenn Sie Ineffizienzen sichtbar machen, können Sie die Durchlaufzeiten für die Genehmigung von Anforderungen verkürzen und Nacharbeiten aufgrund von Änderungen reduzieren. Process Mining unterstützt die Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien und senkt die Ablehnungsquote. Insgesamt entsteht ein effizienterer und transparenterer Purchase-to-Pay-Requisition-Prozess.

Erste Erkenntnisse lassen sich häufig innerhalb weniger Wochen gewinnen, nachdem die Daten erfolgreich extrahiert und in ein Process-Mining-Werkzeug eingelesen wurden. Eine umfassende Analyse und die Ermittlung konkreter Verbesserungsbereiche dauern in der Regel länger. Ausschlaggebend sind die Komplexität des Prozesses, die verfügbaren Ressourcen für die Untersuchung und die Datenqualität.

Nein. Process Mining geht über das herkömmliche Reporting hinaus, indem es den tatsächlichen End-to-End-Prozessablauf auf Basis von Ereignisdaten rekonstruiert. Während das Reporting zeigt, „was passiert ist“, macht Process Mining sichtbar, „wie und warum es passiert ist“, indem es Prozessvarianten visualisiert und Ursachen für Abweichungen identifiziert. Sie erhalten dadurch eine dynamische Sicht auf Ihren Prozess und nicht nur statische Kennzahlen.

Eigene Experten können die Gewinnung von Erkenntnissen beschleunigen. Viele Process-Mining-Werkzeuge richten sich jedoch an Business-Analysten mit entsprechender Schulung. Für die Ersteinrichtung und komplexe Analysen kann Spezialwissen hilfreich sein. Die tägliche Überwachung und einfache Drill-downs können häufig Prozessverantwortliche übernehmen. Eine gute Schulung ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf Ihr SAP-ECC-System, um die erforderlichen Event-Log-Daten zu extrahieren. Dazu gehören in der Regel sichere Verfahren für die Datenübertragung und ausreichend Speicherplatz für die extrahierten Dateien. Für die Analyse und Visualisierung benötigen Sie außerdem eine cloudbasierte oder lokal installierte Process-Mining-Plattform.

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