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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsprozess

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung von Bestellanforderungen in SAP ECC
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Optimieren Sie den Bestellanforderungsprozess in SAP ECC

Mit dieser Plattform erkennen Sie gezielt Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Prozessen. Machen Sie Verzögerungen, Nacharbeit und Abweichungen von Standardverfahren sichtbar. So können Sie Workflows vereinfachen, Durchlaufzeiten verkürzen und die Einhaltung betrieblicher Vorgaben verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie den Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung optimieren?

Der Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung (P2P) bildet das Rückgrat der Beschaffung einer Organisation. Die Phase der Bestellanforderung ist dabei, insbesondere in SAP ECC, der entscheidende Ausgangspunkt. Ein ineffizienter oder verzögerter Bestellanforderungsprozess wirkt sich nicht nur auf den Einkauf aus. Die Folgen betreffen die gesamte Organisation: Projektzeitpläne, den laufenden Betrieb und letztlich auch das Geschäftsergebnis. Ohne klare Einblicke kämpfen Organisationen häufig mit langen Durchlaufzeiten, nicht richtlinienkonformen Ausgaben und hohen Verwaltungskosten, die auf einen schlecht gesteuerten Lebenszyklus der Bestellanforderung zurückgehen. Verzögert sich die Umwandlung eines geschäftlichen Bedarfs in eine genehmigte Anforderung, können Chancen verloren gehen, Expressversandkosten entstehen und Beteiligte unzufrieden werden. Um die Beschaffung effizient und kostengünstig zu gestalten, müssen Sie wissen, wie sich der Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung verbessern lässt.

Bei der Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses in SAP ECC geht es nicht nur um Geschwindigkeit. Entscheidend ist, dass jede Waren- oder Dienstleistungsanforderung den vorgesehenen Weg durchläuft, rechtzeitig die erforderlichen Genehmigungen erhält und den Richtlinien Ihrer Organisation entspricht. Eine detaillierte Analyse dieses ersten P2P-Schritts ist für die Prozessgesundheit insgesamt unerlässlich. Sie zeigt, an welchen Stellen Bestellanforderungen ins Stocken geraten, warum sie häufig geändert werden und ob Ausgabenlimits eingehalten werden.

Wie Process Mining die Effizienz bei Bestellanforderungen sichtbar macht

Process Mining zeigt, wie Ihr Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung in SAP ECC tatsächlich abläuft. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu verlassen, wertet Process Mining die Rohdaten aus Ihrem SAP-ECC-System aus, insbesondere aus Tabellen wie EBAN, EBKN, CDHDR und CDPOS sowie aus Transaktionen wie ME51N, ME52N und ME54N. Indem jeder Schritt einer Purchase Requisition ID vom Anlegen bis zur Genehmigung oder Ablehnung rekonstruiert wird, macht Process Mining den tatsächlichen Prozessablauf sichtbar, einschließlich aller Abweichungen und Nacharbeitsschleifen.

Die Technologie zeigt, wie Aktivitäten rund um Bestellanforderungen tatsächlich ablaufen, etwa „Bestellanforderung angelegt“, „Bestellanforderung eingereicht“, „Genehmigungsschritt 1 gestartet“, „Bestellanforderung geändert“ und „Bestellung aus Bestellanforderung angelegt“. Sie ermittelt automatisch Engpässe: Wo verbringen Bestellanforderungen zu viel Zeit? Welche Genehmigungsschritte verursachen Verzögerungen? In welchen Abteilungen werden Anforderungen nicht rechtzeitig eingereicht? Sie können Genehmigungs-Workflows analysieren, die Auswirkungen verschiedener Bestellanforderungsarten nachvollziehen und die Wirksamkeit Ihrer Beschaffungsrichtlinien anhand tatsächlicher Ausführungsdaten statt theoretischer Modelle bewerten. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Durchlaufzeit des Prozesses von der Bestellanforderung bis zur Zahlung gezielt zu verkürzen und die Transparenz im Betrieb zu erhöhen.

Wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen bei der Verwaltung von Bestellanforderungen

Mit Process Mining können Sie Ihren Bestellanforderungsprozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung in SAP ECC gezielt in mehreren wichtigen Bereichen verbessern:

  • Engpässe beheben: Ermitteln Sie bestimmte Benutzer, Rollen oder Genehmigungsstufen, die regelmäßig Verzögerungen verursachen. Finden Sie beispielsweise heraus, ob eine bestimmte genehmigende Person Bestellanforderungen häufig aufhält oder ob eine bestimmte Anforderungsart vor der Genehmigung regelmäßig mehrfach geändert werden muss.
  • Workflows vereinfachen: Entdecken Sie überflüssige Schritte, unnötige Genehmigungsstufen und Aktivitäten ohne Mehrwert. Process Mining zeigt, wenn Bestellanforderungen falsch weitergeleitet werden oder parallele Genehmigungen den Prozess beschleunigen könnten.
  • Compliance sicherstellen: Erkennen Sie Abweichungen von Richtlinien, etwa Bestellanforderungen, die festgelegte Genehmigungsgrenzen umgehen, Bestellungen ohne genehmigte Bestellanforderung oder nicht genehmigte Beschaffungen. So stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungsaktivitäten internen Kontrollen und externen Vorschriften entsprechen.
  • Durchlaufzeiten verkürzen: Messen Sie genau, wie viel Zeit jede Phase des Lebenszyklus einer Bestellanforderung in Anspruch nimmt. Ermitteln Sie die Ursachen langer Durchlaufzeiten und setzen Sie gezielte Änderungen um, damit Bestellanforderungen schneller bearbeitet und genehmigt werden.
  • Automatisierungsmöglichkeiten ermitteln: Finden Sie wiederkehrende Bestellanforderungen mit hohem Volumen, die einem Standardablauf folgen und sich für eine Automatisierung eignen könnten. So bleibt Ihrem Team mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Welche Ergebnisse können Sie durch die Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses erwarten?

Wenn Sie Process Mining auf Ihren Bestellanforderungsprozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung in SAP ECC anwenden, können Sie mit deutlichen, messbaren Verbesserungen rechnen:

  • Kürzere Durchlaufzeiten: Vereinfachen Sie das Anlegen und Genehmigen von Bestellanforderungen und verkürzen Sie die Zeit vom Entstehen eines geschäftlichen Bedarfs bis zur genehmigten, beschaffungsbereiten Anforderung deutlich. Waren und Dienstleistungen stehen dadurch schneller zur Verfügung.
  • Niedrigere Beschaffungskosten: Verringern Sie den Verwaltungsaufwand für komplexe und ineffiziente Workflows bei Bestellanforderungen. Senken Sie Expressversandkosten durch rechtzeitige Beschaffung und verbessern Sie Ihre Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten, indem Sie die Nachfrage besser planbar machen.
  • Mehr Compliance: Stellen Sie sicher, dass alle Bestellanforderungen den Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsmatrizen Ihrer Organisation entsprechen. Das mindert die Risiken nicht richtlinienkonformer Ausgaben und stärkt Ihr internes Kontrollsystem.
  • Bessere Ressourcennutzung: Verlagern Sie Ressourcen von der Bearbeitung von Prozessausnahmen und manuellen Nachfragen auf strategischere Beschaffungsaufgaben. Das steigert die Produktivität und Zufriedenheit Ihres Teams.
  • Datengetriebene Entscheidungen: Treffen Sie Entscheidungen zur Neugestaltung des Prozesses auf Grundlage objektiver Daten aus Ihrem SAP-ECC-System statt aus dem Bauch heraus. So verbessern Sie den Prozess kontinuierlich und passen ihn an die Anforderungen Ihres Geschäfts an.

So starten Sie mit der Verbesserung Ihres Bestellanforderungsprozesses

Den Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung in SAP ECC zu verstehen und zu verbessern, muss keine große Herausforderung sein. Process Mining liefert Ihnen die nötige Transparenz und datengetriebene Erkenntnisse, um Ineffizienzen genau zu lokalisieren und gezielt anzugehen. Ob Sie die Durchlaufzeit verkürzen, die Compliance verbessern oder einfach den tatsächlichen Prozessablauf besser verstehen möchten: Process Mining schafft die Grundlage für eine effizientere Beschaffung. Beginnen Sie noch heute mit der Verbesserung Ihrer Prozesse und nutzen Sie die Möglichkeiten der Prozessintelligenz. Die Daten liegen bereits vor. Process Mining zeigt Ihnen, wo Sie mit der Optimierung ansetzen können.

Vom Bedarf bis zur Zahlung: Bestellanforderung Bestellanforderung im P2P-Prozess Verwaltung von Bestellanforderungen Optimierung der Beschaffung Genehmigungs-Workflow Compliance im Einkauf Einkaufsabteilung Verkürzung der Durchlaufzeit Beschaffung bis Zahlung Ausgabenmanagement Budgetkontrolle

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Bestellanforderungen bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen liegen. Dadurch verlängern sich die Durchlaufzeiten für wichtige Einkäufe. Solche Verzögerungen können Projektzeitpläne beeinträchtigen, die Lieferkette unterbrechen und durch Expressversand oder entgangene Skonti zusätzliche Kosten verursachen. Ohne klare Sicht darauf, wo Bestellanforderungen aufgehalten werden, lassen sich die Ursachen nur schwer beheben.
ProcessMind analysiert den gesamten Ablauf jeder Bestellanforderung in SAP ECC und zeigt genau, welche Genehmigungsschritte und Personen Engpässe verursachen. Die Auswertung der Bearbeitungszeit in jeder Genehmigungsstufe macht wiederkehrende Muster sichtbar. So können Sie Ihren Workflow von der Bestellanforderung bis zur Zahlung gezielt vereinfachen, die Durchlaufzeiten verkürzen und die Effizienz steigern.

Bestellanforderungen werden nach dem Einreichen häufig mehrfach geändert. Das führt zu Nacharbeit und verzögert die Anlage einer Bestellung. Oft sind die ursprünglichen Anforderungen unvollständig, die Spezifikationen unklar oder die Anforderung wurde vor dem Einreichen nicht ausreichend geprüft. Das verursacht Ineffizienzen in SAP ECC und erhöht den manuellen Aufwand.
ProcessMind verfolgt jede Änderung an einer Bestellanforderung und zeigt anhand der Änderungsbelege in SAP ECC, wann und von wem sie vorgenommen wurde. So erkennen Sie, in welchen Phasen Bestellanforderungen besonders häufig geändert werden. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Ursachen wie unvollständige Dateneingaben oder unklare Formulare zu beheben, die Genauigkeit im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung zu verbessern und Nacharbeit zu verringern.

Kritische Bestellanforderungen weichen mitunter von den festgelegten Genehmigungs-Workflows ab. Das birgt das Risiko, Richtlinien zu verletzen und finanzielle Verluste zu verursachen. Ohne klare Einblicke in solche Abweichungen fällt es Organisationen schwer, die Governance durchzusetzen und sicherzustellen, dass alle Einkäufe den internen Vorschriften und externen Prüfanforderungen in SAP ECC entsprechen. Dadurch können nicht genehmigte Ausgaben entstehen.
ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Genehmigungswege jeder Bestellanforderung mit dem vorgesehenen, in SAP ECC konfigurierten Workflow. Die Analyse zeigt alle Abweichungen, darunter übersprungene Genehmigungsstufen und nicht genehmigte Schritte im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. So können Sie die Compliance durchsetzen und interne Kontrollen stärken.

Eine beträchtliche Zahl von Bestellanforderungen wird abgelehnt oder zurückgezogen, nachdem bereits viel Arbeit investiert wurde. Das kostet Anfordernde und Genehmigende Zeit und Ressourcen. Häufig liegen die Ursachen in einer unzureichenden Erstprüfung, Budgetbeschränkungen oder einem Widerspruch zwischen dem geschäftlichen Bedarf und den Einkaufsrichtlinien in SAP ECC. Das beeinträchtigt die Produktivität insgesamt.
ProcessMind analysiert abgelehnte und zurückgezogene Bestellanforderungen und ermittelt wiederkehrende Muster, Gründe und Phasen der Ablehnung. Durch die Verknüpfung mit Attributen wie Abteilung, Kostenstelle oder angefordertem Betrag werden systematische Probleme im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung sichtbar. Auf dieser Grundlage können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und unnötigen Aufwand verringern.

Bestellanforderungen enthalten häufig fehlende oder falsche Angaben. Genehmigende oder Einkaufsteams müssen dann Rückfragen stellen, was zu Verzögerungen führt. Diese uneinheitliche Datenqualität verursacht manuelle Nacharbeit, verlängert Durchlaufzeiten und kann in SAP ECC zu Fehlern in nachfolgenden Einkaufsbelegen führen. Das wirkt sich auf den gesamten Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung und auf die Datenqualität aus.
ProcessMind wertet Attribute wie angeforderte Artikelkategorie, Menge und geschätzten Betrag aus, um Bestellanforderungen mit unvollständigen Daten bei der Einreichung zu ermitteln. Die Analyse zeigt, wo und wie oft Daten im weiteren Verlauf des Prozesses von der Bestellanforderung bis zur Zahlung korrigiert werden. So können Sie Datenqualitätsstandards durchsetzen und die Erfassung von Anfang an vereinfachen.

Manche Bestellanforderungen sind als dringend gekennzeichnet, durchlaufen aber nicht immer einen schnelleren Prozess und erhalten nicht die nötige Priorität. Dadurch können Fristen für wichtige Lieferungen verpasst werden. Fehlt der Überblick über die tatsächliche Bearbeitungszeit dringender Anforderungen, bleiben kritische Geschäftsbedarfe trotz entsprechender Kennzeichnung möglicherweise unerfüllt. Das kann den Betrieb beeinträchtigen.
ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Durchlaufzeiten dringender Bestellanforderungen mit denen regulärer Anforderungen in SAP ECC. So erkennen Sie, ob dringende Anforderungen den Workflow von der Bestellanforderung bis zur Zahlung tatsächlich schneller durchlaufen. Die Analyse macht Engpässe bei priorisierten Anforderungen sichtbar und zeigt, wie Sie ihnen die nötige Aufmerksamkeit sichern können.

Auch nach der vollständigen Genehmigung einer Bestellanforderung kann es in SAP ECC lange dauern, bis die zugehörige Bestellung angelegt wird. Diese Lücke weist möglicherweise auf Ineffizienzen bei der Übergabe oder der Ressourcenverteilung in der Einkaufsabteilung hin. Das verzögert die Beschaffung und kann weitere Verzögerungen nach sich ziehen.
ProcessMind misst genau die Zeit zwischen der Genehmigung einer Bestellanforderung und dem Ereignis „Bestellung aus Bestellanforderung angelegt“. Die Analyse macht verborgene Verzögerungen im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung sichtbar. So erkennen Sie Ineffizienzen nach der Genehmigung und Möglichkeiten, den Übergang zur Beschaffung zu beschleunigen.

Manche Bestellanforderungen durchlaufen mehr Genehmigungsschritte als nötig. Häufig liegt das an komplexen oder veralteten Workflow-Konfigurationen in SAP ECC. Diese überflüssigen Schritte erhöhen den Aufwand und die Durchlaufzeit. Sie beanspruchen wertvolle Zeit mehrerer genehmigender Personen, ohne einen entsprechenden Mehrwert oder zusätzliche Kontrolle zu schaffen, und sorgen für Unzufriedenheit.
ProcessMind visualisiert den vollständigen Genehmigungsweg jeder Bestellanforderung und zeigt, wo Anforderungen unnötig viele oder überflüssige Genehmigungsstufen durchlaufen. So können Sie Ihren Workflow von der Bestellanforderung bis zur Zahlung verbessern, indem Sie Möglichkeiten zum Zusammenlegen oder Entfernen unnötiger Schritte erkennen und die Effizienz steigern.

Das Anlegen von Bestellanforderungen in SAP ECC kann für Anfordernde kompliziert oder wenig intuitiv sein. Das führt zu häufigen Änderungen, unvollständigen Einreichungen oder der Nutzung von Offline-Prozessen. Eine schlechte Benutzererfahrung kann die Produktivität senken, den Schulungsbedarf erhöhen und die Anfangsphase des P2P-Prozesses verlangsamen. Auch die Motivation kann darunter leiden.
ProcessMind analysiert Aktivitäten wie „Bestellanforderung angelegt“ und „Bestellanforderung geändert“ zusammen mit Attributen wie „Anfordernde Person“ und „Abteilung“, um Muster bei Schwierigkeiten zu erkennen. Durch den Abgleich mit späteren Problemen im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung finden Sie heraus, wo Schulungen oder eine Vereinfachung des Systems den größten Nutzen bringen.

Beteiligte wie Anfordernde und Abteilungsleitungen wissen häufig nicht in Echtzeit, welchen Status ihre Bestellanforderungen in SAP ECC haben. Diese Unsicherheit führt zu häufigen Rückfragen, manuellen Statusprüfungen und mangelnder Transparenz. Das sorgt für Unzufriedenheit, schwächt das Vertrauen in den Beschaffungsprozess und verursacht zusätzlichen Aufwand.
ProcessMind schafft Transparenz über den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellanforderung. Durch die Erfassung jeder Aktivität und ihres Timestamps sehen Sie jederzeit, wo eine Anforderung im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung steht. Das verringert manuelle Rückfragen und verbessert die Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Die Genehmigungszeiten für Bestellanforderungen unterscheiden sich stark zwischen Abteilungen und Kostenstellen. Das kann auf eine ungleiche Arbeitsverteilung, unterschiedliche Reaktionszeiten der genehmigenden Personen oder die Nichteinhaltung interner Service-Level-Vereinbarungen hindeuten. Solche Unterschiede können zu Spannungen und ungleichmäßigen Projektabläufen in der Organisation führen und Fairness sowie Effizienz beeinträchtigen.
ProcessMind schlüsselt die durchschnittlichen Genehmigungszeiten für Bestellanforderungen in SAP ECC nach „Abteilung“ und „Kostenstelle“ auf. So erkennen Sie, welche Organisationseinheiten im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung regelmäßig länger auf Genehmigungen warten. Damit können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen, die Leistung vereinheitlichen und Ressourcenungleichgewichte beheben.

Das Attribut „Dringlichkeitsstufe“ wird häufig undifferenziert für Bestellanforderungen verwendet. Dadurch verliert es an Aussagekraft und beschleunigt kritische Anforderungen nicht zuverlässig. Werden zu viele Anforderungen als dringend gekennzeichnet, verlieren tatsächlich dringende Fälle ihre Priorität. Das führt zu Ineffizienzen und kann wichtige Beschaffungen verzögern.
ProcessMind analysiert den Zusammenhang zwischen dem Attribut „Dringlichkeitsstufe“ und der tatsächlichen Bearbeitungszeit von Bestellanforderungen. So erkennen Sie, ob und wann eine Dringlichkeitskennzeichnung den Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung in SAP ECC tatsächlich beschleunigt. Die Analyse macht eine übermäßige oder falsche Verwendung sichtbar und hilft Ihnen, wirksamere Kriterien für die Dringlichkeit festzulegen und durchzusetzen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit von der Einreichung einer Bestellanforderung bis zu ihrer endgültigen Genehmigung deutlich zu verkürzen. Lange Genehmigungszyklen verzögern unmittelbar die anschließende Beschaffung und beeinträchtigen Projektzeitpläne, Lagerbestände und die betriebliche Effizienz. Mit kürzeren Zyklen stehen benötigte Waren und Dienstleistungen schneller zur Verfügung und das Unternehmen kann besser auf Anforderungen reagieren.
ProcessMind zeigt, wo im Genehmigungs-Workflow für Bestellanforderungen in SAP ECC Verzögerungen auftreten. Die Analyse ermittelt Engpässe, Schritte ohne Mehrwert sowie bestimmte genehmigende Personen oder Abteilungen, die Anforderungen aufhalten. Anhand der Event Logs werden tatsächliche Genehmigungszeiten gemessen und Unterschiede sichtbar gemacht. Diese Daten helfen Ihnen, Workflows auf Geschwindigkeit und Effizienz auszurichten.

Für einen effizienten Prozess sollte eine Bestellanforderung nach dem ersten Einreichen möglichst selten geändert werden. Häufige Änderungen, besonders in späten Phasen, erhöhen den Verwaltungsaufwand, verlängern die Bearbeitung und können im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung zu Fehlern führen. Weniger Nacharbeit bedeutet, dass Bestellanforderungen von Anfang an korrekt sind.
ProcessMind visualisiert den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellanforderung in SAP ECC und zeigt, wie oft, in welchen Phasen und von wem Anforderungen geändert werden. Die Analyse ermittelt die Ursachen, etwa unklare Anforderungen oder fehlerhafte Dateneingaben. So können Sie die Genauigkeit bei der Erfassung verbessern und kostspielige Rückfragen und Änderungen verringern.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Bestellanforderungen im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung den festgelegten Genehmigungswegen und Richtlinien entsprechen. Verstöße können zu nicht genehmigten Ausgaben, erhöhten Risiken und Beanstandungen bei Prüfungen führen. Die Einhaltung der Vorgaben sichert die Finanzkontrolle und unterstützt die internen Governance-Standards.
ProcessMind bietet eine Funktion zur Konformitätsprüfung, mit der Sie tatsächliche Abläufe von Bestellanforderungen in SAP ECC mit festgelegten Sollmodellen oder Geschäftsregeln vergleichen können. Die Analyse zeigt jeden Verstoß, etwa übersprungene Genehmigungsschritte oder Abweichungen vom Standardablauf. So können Sie gezielte Korrekturmaßnahmen einleiten und die Einhaltung der Prozessvorgaben verbessern.

Wenn weniger Bestellanforderungen abgelehnt oder zurückgezogen werden, lassen sich Ressourcen besser einsetzen und Beschaffungen beschleunigen. Eine hohe Ablehnungsquote weist auf grundlegende Probleme hin, etwa unvollständige Angaben, Richtlinienverstöße oder mangelnde Abstimmung zwischen Anfordernden und Genehmigenden im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung. Eine niedrigere Quote spart allen Beteiligten Zeit und Aufwand.
ProcessMind analysiert die Abläufe abgelehnter oder zurückgezogener Bestellanforderungen in SAP ECC. Dabei werden wiederkehrende Muster, Ablehnungsgründe und konkrete Stellen im Workflow sichtbar, an denen Probleme auftreten. Die Analyse ermittelt Ursachen wie bestimmte Abteilungen, Anforderungsarten oder genehmigende Personen. So können Sie gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen umsetzen und die Erfolgsquote bei der ersten Genehmigung verbessern.

Ziel ist es, die Genauigkeit und Vollständigkeit der in Bestellanforderungen erfassten Daten zu verbessern. Eine schlechte Datenqualität führt im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung zu Fehlern, Nacharbeit und Verzögerungen. Auch nachfolgende Beschaffungsaktivitäten und Berichte sind davon betroffen. Bessere Daten vereinfachen den gesamten Beschaffungsprozess und schaffen eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.
Durch die Analyse von Aktivitätsattributen in den SAP-ECC-Daten zu Bestellanforderungen kann ProcessMind fehlende oder uneinheitliche Angaben in verschiedenen Prozessphasen ermitteln. Die Analyse zeigt, wo Bestellanforderungen aufgrund von Datenproblemen häufig geändert werden. Auf dieser Grundlage können Organisationen Pflichtfelder, gezielte Benutzerschulungen oder automatische Validierungsregeln einführen und so die Datenintegrität verbessern.

Als dringend gekennzeichnete Bestellanforderungen müssen deutlich schneller bearbeitet und genehmigt werden als reguläre Anforderungen, damit unmittelbare Geschäftsbedarfe gedeckt werden. Eine unwirksame Priorisierung kann im Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung zu verpassten Fristen, Betriebsstörungen und höheren Kosten führen. Ziel ist, kritischen Anforderungen die nötige Aufmerksamkeit zu sichern.
ProcessMind ermöglicht eine detaillierte Analyse dringender und regulärer Bestellanforderungen in SAP ECC. Durch den Vergleich ihrer Durchlaufzeiten werden konkrete Engpässe sichtbar, die dringende Anforderungen aufhalten. Die Analyse zeigt, ob Dringlichkeitskennzeichnungen korrekt verwendet werden und ob beschleunigte Workflows tatsächlich wirken. So erhalten Sie eine Datengrundlage, um die Priorisierung zu verbessern und kritische Anforderungen schneller zu bearbeiten.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeit zwischen der endgültigen Genehmigung einer Bestellanforderung und der anschließenden Erstellung einer Bestellung zu verkürzen. Verzögerungen an diesem Übergang können die Vorteile eines effizienten Genehmigungsprozesses zunichtemachen und die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Prozess Purchase to Pay – Bestellanforderung aufhalten. Werden Bestellungen schneller erstellt, können Waren und Dienstleistungen früher geliefert und Durchlaufzeiten verkürzt werden.
ProcessMind erfasst in SAP ECC gezielt den Übergang vom Ereignis „Bestellanforderung genehmigt“ zum Ereignis „Bestellung aus Bestellanforderung erstellt“. Die Lösung ermittelt durchschnittliche Verzögerungen und zeigt manuelle Übergaben, Probleme bei der Systemintegration oder fehlende Ressourcen auf, die diesen kritischen Schritt verlängern. So erhalten Sie Erkenntnisse, mit denen sich die Erstellung von Bestellungen beschleunigen lässt.

Ziel ist es, überflüssige oder unnötige Genehmigungsschritte im Prozess Purchase to Pay – Bestellanforderung zu erkennen und zu beseitigen. Zu komplexe oder langwierige Genehmigungs-Workflows verzögern den Prozess, erhöhen den Verwaltungsaufwand und können Frustration verursachen, ohne einen nennenswerten Mehrwert oder zusätzliche Kontrolle zu bieten. Ein schlankerer Workflow macht den Prozess flexibler und effizienter.
ProcessMind ermittelt den tatsächlichen Prozessablauf in SAP ECC und stellt alle Genehmigungsschritte für verschiedene Arten von Bestellanforderungen dar. Die Lösung erkennt Abweichungen von Standardabläufen und zeigt Schritte auf, die regelmäßig Zeit kosten, ohne dass ein klarer Grund dafür erkennbar ist. So können Unternehmen ihre Genehmigungsmatrizen überprüfen und neu gestalten, überflüssige Stufen entfernen und die Durchlaufzeit insgesamt verkürzen.

Dieses Ziel besteht darin, die erstmalige Erstellung von Bestellanforderungen für Benutzer einfacher und intuitiver zu gestalten. Komplizierte oder unverständliche Abläufe führen zu Fehlern, häufigen Änderungen und Unzufriedenheit bei den Benutzern. Dadurch verzögert sich der Start des Lebenszyklus einer Bestellanforderung. Ein vereinfachter Erstellungsprozess fördert die Akzeptanz und verbessert die Datenqualität von Anfang an.
ProcessMind analysiert, wie häufig in SAP ECC kurz nach „Bestellanforderung erstellt“ die Aktivität „Bestellanforderung geändert“ auftritt. Außerdem lässt sich untersuchen, ob bestimmte Benutzergruppen oder Arten von Bestellanforderungen häufiger Nachbearbeitungen oder Ablehnungen verursachen. Das zeigt, wo Verbesserungen an der Benutzeroberfläche, gezielte Schulungen oder geführte Formulare die Erfassung vereinfachen könnten.

Ziel ist es, allen Beteiligten in Echtzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Status und Fortschritt jeder Bestellanforderung zu geben. Fehlende Transparenz führt im Prozess Purchase to Pay – Bestellanforderung zu Unsicherheit, unnötigen Rückfragen und verzögerten Entscheidungen. Ein besserer Überblick unterstützt Benutzer und verbessert die Kommunikation zwischen den Abteilungen.
ProcessMind zeigt datengetrieben den gesamten Ablauf jeder Bestellanforderung in SAP ECC, von der Erstellung über die Genehmigung bis zu den nachfolgenden Schritten. Die Lösung stellt den aktuellen Status, bisherige Aktivitäten und anstehende Schritte dar. Unternehmen können darauf aufbauend Dashboards und Berichte erstellen, die den Fortschritt transparent und in Echtzeit abbilden. So sind weniger manuelle Statusabfragen nötig und alle Beteiligten bleiben besser informiert.

Ziel ist es, die erheblichen Unterschiede bei den Genehmigungszeiten von Bestellanforderungen zwischen den Abteilungen zu verringern. Uneinheitliche Bearbeitungszeiten können zu Ungleichbehandlung führen, Antragsteller frustrieren und den Prozess Purchase to Pay – Bestellanforderung insgesamt unberechenbar machen. Einheitliche Zeiten sorgen für faire Abläufe und eine gleichbleibende operative Effizienz.
ProcessMind ermöglicht den direkten Vergleich der Genehmigungsdurchlaufzeiten von Bestellanforderungen, die in SAP ECC verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen durchlaufen. Die Lösung zeigt, in welchen Abteilungen Genehmigungen regelmäßig länger dauern oder häufiger abgelehnt werden. Diese Daten helfen dabei, Ursachen zu untersuchen und bewährte Vorgehensweisen oder Schulungen einzuführen, um die Leistung im gesamten Unternehmen anzugleichen.

Dieses Ziel besteht darin, zu prüfen, ob das Attribut „Dringlichkeitsstufe“ einer Bestellanforderung tatsächlich zu einer schnelleren Bearbeitung und Genehmigung führt. Werden Anforderungen als dringend gekennzeichnet, aber nicht schneller bearbeitet, ist der Mechanismus wirkungslos. Das weckt falsche Erwartungen und kann den Geschäftsbetrieb im Prozess Purchase to Pay – Bestellanforderung beeinträchtigen.
ProcessMind vergleicht in SAP ECC direkt die durchschnittlichen Durchlaufzeiten von Bestellanforderungen mit unterschiedlichen Dringlichkeitsstufen. Die Lösung zeigt, ob tatsächlich dringende Anforderungen schneller bearbeitet werden als reguläre und, falls nicht, an welcher Stelle es zu Verzögerungen kommt. Die Analyse hilft dabei, Benutzer zur angemessenen Verwendung der Dringlichkeitskennzeichnung anzuleiten oder Workflows so anzupassen, dass beschleunigte Abläufe tatsächlich eingerichtet werden und funktionieren.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung von Purchase to Pay – Bestellanforderung

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template herunter, das speziell für die Analyse von Bestellanforderungen in SAP ECC entwickelt wurde. Es gibt die passende Struktur für Ihre historischen Prozessdaten vor.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit dem richtigen Template sind Ihre Daten einheitlich strukturiert und lassen sich präzise und schnell in ProcessMind einlesen und analysieren.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren SAP-ECC-Daten zu Bestellanforderungen befüllen können.

IHRE ERKENNTNISSE

Schwachstellen im SAP-ECC-Bestellanforderungsprozess sofort erkennen

ProcessMind visualisiert Ihren Bestellanforderungsprozess in SAP ECC. Erkennen Sie, wo Verzögerungen auftreten, Freigaben ins Stocken geraten und Compliance-Lücken bestehen.
  • Den gesamten Ablauf von Bestellanforderungen visualisieren
  • Engpässe und Verzögerungen bei Freigaben erkennen
  • Verstöße gegen Richtlinien sofort erkennen
  • Durchlaufzeiten optimieren und Kosten senken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Verbesserungen bei der Effizienz von Bestellanforderungen

Unsere Process-Mining-Lösung hilft Unternehmen, Engpässe im Prozess Purchase to Pay – Bestellanforderung zu erkennen und zu beseitigen. Das kann die Durchlaufzeiten, Compliance und Kosteneffizienz deutlich verbessern. Durch die Analyse von SAP-ECC-Daten auf Ebene der ID der Bestellanforderung decken wir verborgene Ineffizienzen auf und liefern konkrete Erkenntnisse für Verbesserungen.

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Kürzere Genehmigungszyklen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit von Bestellanforderungen

Wenn Unternehmen Engpässe erkennen und beseitigen, verkürzt sich die Zeit bis zur Genehmigung einer Bestellanforderung deutlich. Das steigert die Effizienz und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess.
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Weniger Nachbearbeitungen

Rückgang der Änderungen an Bestellanforderungen

Werden die Ursachen für Änderungen an Bestellanforderungen erkannt, etwa Probleme mit der Datenqualität oder unklare Anforderungen, können gezielte Prozessverbesserungen Nachbearbeitungen und damit verbundene Kosten verringern.
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Bessere Compliance

Verbesserte Einhaltung des Genehmigungs-Workflows

Process Mining zeigt Abweichungen von den geltenden Genehmigungsrichtlinien auf. Unternehmen können dadurch die Compliance sicherstellen, Prüfungsrisiken verringern und die Einhaltung interner Kontrollen gewährleisten.
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Bestellungen schneller erstellen

Verkürzte Zeit bis zur Erstellung einer Bestellung

Ein schnellerer Übergang von der genehmigten Bestellanforderung zur Bestellung verkürzt die Durchlaufzeiten in der Beschaffung. Waren und Dienstleistungen stehen dadurch früher zur Verfügung.
0 %
Weniger Ablehnungen

Prozentualer Rückgang abgelehnter Bestellanforderungen

Wenn Sie verstehen, warum Bestellanforderungen abgelehnt werden, etwa wegen Verstößen gegen Richtlinien oder falscher Artikelangaben, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen. So verbessern Sie die Qualität der Anträge und vermeiden unnötigen Aufwand.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den Rahmenbedingungen im Unternehmen ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Dokuments für eine Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Kennung verknüpft alle zugehörigen Prozessereignisse zu einem einzelnen Case und ermöglicht so die durchgängige Prozessanalyse.

Der Name der Geschäftsaktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es legt die Prozessschritte fest und ermöglicht so die Visualisierung von Prozessmodellen sowie die Analyse unterschiedlicher Prozessabläufe.

Der Timestamp gibt an, wann die Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist unverzichtbar, um Zeitspannen zu berechnen, die Prozessleistung zu analysieren und zeitbezogene Engpässe aufzudecken.

Die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ordnet Aktivitäten einzelnen Personen zu und ermöglicht Analysen zu Leistung, Arbeitslast, Compliance und Schulungsbedarf.

Die Abteilung des Anforderers oder die der Bestellanforderung zugeordnete Kostenstelle.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen Geschäftseinheiten und macht abteilungsspezifische Engpässe und Prozessabweichungen sichtbar.

Der aktuelle Bearbeitungsstatus der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Der Status zeigt das Ergebnis einer Bestellanforderung und ist entscheidend für die Analyse von Erfolgsquoten, Ablehnungsgründen und Prozessenden.

Eine Klassifizierung, die Art und Eigenschaften der Bestellanforderung festlegt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Aufteilung von Bestellanforderungen nach Prozesskategorien und damit präzisere, aussagekräftigere Analysen.

Der Gesamtwert aller Positionen in der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Zeigt den Zusammenhang zwischen Prozessverhalten und finanziellen Auswirkungen. Das ist wichtig für die Risikoanalyse und die Bewertung der Komplexität von Genehmigungen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Erstellung und Speicherung einer Bestellanforderung durch einen Benutzer. Das Ereignis wird ausdrücklich erfasst, wenn ein neuer Datensatz in der Tabelle EBAN angelegt und Datum und Uhrzeit der Erstellung gespeichert werden.

Warum das wichtig ist

Als Ausgangspunkt des Prozesses ist diese Aktivität entscheidend, um die gesamte Laufzeit einer Bestellanforderung zu berechnen und die Erstellungsgeschwindigkeit zu analysieren. Sie zeigt, wer Bestellanforderungen erstellt und wann dies geschieht.

Diese Aktivität zeigt an, dass die Bestellanforderung in den formellen Genehmigungs-Workflow aufgenommen wurde. Sie wird in der Regel abgeleitet, wenn sich der Status der Bestellanforderung gemäß der konfigurierten Freigabestrategie so ändert, dass eine erste Freigabe oder Genehmigung erforderlich ist.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt die Genehmigungsdurchlaufzeit, eine wichtige KPI zur Messung der Prozesseffizienz. Dieser Zeitpunkt hilft, Verzögerungen zwischen der Erstellung und dem Beginn der formellen Genehmigung einzugrenzen.

Dieser Meilenstein zeigt an, dass die Bestellanforderung alle erforderlichen Genehmigungsschritte erfolgreich durchlaufen hat. Er wird abgeleitet, wenn der letzte Freigabecode gesetzt und der Gesamtfreigabeindikator (FRGZU) in der Tabelle EBAN auf einen genehmigten Status gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert das Ende des Genehmigungszyklus und den Beginn der Beschaffungsphase. Er ist entscheidend, um die KPI für die gesamte Genehmigungszeit zu berechnen und Verzögerungen bei der Übergabe zur Erstellung einer Bestellung zu messen.

Diese abschließende Aktivität liegt vor, wenn die Bestellanforderung endgültig abgelehnt wurde und nicht weiterbearbeitet werden kann. Sie wird abgeleitet, wenn ein Genehmiger den Freigabeindikator in der Tabelle EBAN auf den endgültigen Ablehnungsstatus setzt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Endpunkt des Prozesses und entscheidend für die Berechnung der KPI zur Ablehnungsquote von Bestellanforderungen. Die Analyse dieser Fälle hilft, die Ursachen für gescheiterte Beschaffungsvorgänge und unnötigen Aufwand zu verstehen.

Diese abschließende Aktivität liegt vor, wenn der Ersteller oder ein berechtigter Benutzer die Position der Bestellanforderung durch Setzen eines Löschkennzeichens storniert. Die Aktion wird ausdrücklich protokolliert und zeigt an, dass der Bedarf nicht mehr besteht oder die Anforderung versehentlich erstellt wurde.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Endpunkt für fehlgeschlagene Prozessfälle und entscheidend für die Berechnung der Rückzugsquote. Hohe Werte können darauf hindeuten, dass Benutzer wegen langer Genehmigungszeiten ihre Anträge aufgeben oder dass es grundlegende Probleme bei der Bedarfsplanung gibt.

Diese Aktivität kennzeichnet die erfolgreiche Umwandlung einer genehmigten Bestellanforderung in ein Bestelldokument. Das Ereignis für die Bestellanforderung wird abgeleitet, indem eine zugehörige Bestellposition gesucht wird, die auf sie verweist.

Warum das wichtig ist

Als wichtigstes erfolgreiches Ergebnis schließt diese Aktivität den Prozess der Bestellanforderung ab und leitet die Beschaffungsphase ein. Die Zeit zwischen „Bestellanforderung genehmigt“ und diesem Ereignis ist eine wichtige KPI zur Messung der Effizienz bei der Übergabe.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres Prozesses für Bestellanforderungen in SAP ECC. Die Analyse zeigt Abweichungen von Standardabläufen, macht Engpässe wie lange Genehmigungszyklen sichtbar und weist auf Effizienzpotenziale hin. So können Sie Workflows optimieren, Nachbearbeitungen reduzieren und die Compliance sicherstellen.

Für eine präzise Abbildung des Prozesses für Bestellanforderungen benötigen Sie in der Regel Event-Log-Daten aus den relevanten SAP-ECC-Tabellen. Zu den wichtigsten Angaben gehören die ID der Bestellanforderung als Case-ID, Aktivitätsnamen, Timestamps für jede Aktivität und der jeweils verantwortliche Benutzer. Zusätzliche Attribute wie die Art der Bestellanforderung oder die Abteilung können die Analyse ergänzen.

Für die Datenextraktion aus SAP ECC kommen häufig Standard-SAP-Werkzeuge, individuelle Berichte oder speziell für den Abruf von Event Logs entwickelte Konnektoren zum Einsatz. Ziel ist eine flache Datei, in der Regel im CSV-Format, mit allen relevanten Prozessereignissen in strukturierter Form. So lässt sich die chronologische Abfolge der Aktivitäten korrekt rekonstruieren.

Wenn Sie Ineffizienzen aufdecken, können Sie die Genehmigungsdurchlaufzeiten von Bestellanforderungen verkürzen und Nachbearbeitungen aufgrund von Änderungen reduzieren. Process Mining hilft, die Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien zu verbessern und Ablehnungen zu verringern. So wird der Prozess Purchase to Pay für Bestellanforderungen insgesamt effizienter und transparenter.

Erste Erkenntnisse liegen häufig innerhalb weniger Wochen vor, nachdem die Daten erfolgreich extrahiert und in ein Process-Mining-Werkzeug eingelesen wurden. Eine umfassende Analyse und die Ermittlung konkreter Verbesserungsmöglichkeiten dauern in der Regel länger. Wie viel Zeit dafür benötigt wird, hängt von der Prozesskomplexität und den verfügbaren Ressourcen für die Untersuchung ab. Auch die Datenqualität spielt eine Rolle.

Nein. Process Mining geht über herkömmliche Berichte hinaus und rekonstruiert anhand von Ereignisdaten den tatsächlichen durchgängigen Prozessablauf. Berichte zeigen, „was passiert ist“. Process Mining macht sichtbar, „wie und warum es passiert ist“, indem die Prozessvarianten dargestellt und Ursachen für Abweichungen ermittelt werden. So erhalten Sie einen dynamischen Einblick in Ihren Prozess statt nur statischer Kennzahlen.

Ein eigenes Expertenteam kann schneller Erkenntnisse liefern. Viele Process-Mining-Werkzeuge sind jedoch auch für Business-Analysten mit entsprechender Schulung ausgelegt. Für die Ersteinrichtung und komplexe Analysen kann Fachwissen hilfreich sein. Die tägliche Überwachung und einfache Detailanalysen können häufig Prozessverantwortliche übernehmen. Für den wirksamen Einsatz sind Schulungen entscheidend.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf Ihr SAP-ECC-System, um die erforderlichen Event-Log-Daten zu extrahieren. Dazu gehören in der Regel sichere Verfahren für die Datenübertragung und ausreichend Speicherplatz für die exportierten Dateien. Für Analyse und Visualisierung benötigen Sie außerdem eine Process-Mining-Plattform, entweder in der Cloud oder lokal installiert.

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