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Melhore seu processo Purchase to Pay - Requisition

Seu guia de 6 etapas para otimizar o P2P Requisition no SAP ECC
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Otimize o processo de requisições de compra no SAP ECC

Esta plataforma ajuda você a identificar ineficiências e gargalos críticos nos seus processos. Descubra facilmente atrasos, retrabalho e desvios dos procedimentos padrão. Ao identificar esses pontos, você pode simplificar os Workflows, reduzir os prazos e garantir mais Conformidade operacional.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar seu processo Compra ao pagamento - Requisição?

O processo Compra ao pagamento (P2P) é a base das compras de uma organização, e a etapa de requisição, especialmente no SAP ECC, é seu ponto de partida essencial. Um processo de requisição ineficiente ou atrasado não afeta apenas o setor de compras: seus impactos se espalham por toda a organização, afetando os cronogramas dos projetos, a continuidade operacional e, em última análise, os resultados financeiros. Sem visibilidade clara, as organizações costumam enfrentar tempos de ciclo excessivos, gastos fora da conformidade e altos custos administrativos diretamente relacionados a um ciclo de vida de requisições mal gerenciado. A demora para transformar uma necessidade do negócio em uma solicitação aprovada pode causar perda de oportunidades, custos de frete expresso e frustração entre as partes envolvidas. Entender como melhorar o processo Compra ao pagamento - Requisição é essencial para uma função de compras sólida e econômica.

Otimizar seu processo de requisição de compra no SAP ECC não significa apenas ganhar velocidade. Significa garantir que cada solicitação de bens ou serviços siga o caminho correto, receba as aprovações necessárias no momento certo e esteja alinhada às políticas da organização. Seja para identificar onde as requisições ficam paradas, entender por que algumas são alteradas com frequência ou garantir a conformidade com os limites de gastos, uma análise detalhada desta etapa inicial do P2P é essencial para a saúde geral do processo.

Como o Process Mining aumenta a eficiência das requisições

O Process Mining oferece uma visão incomparável da execução real do seu processo Compra ao pagamento - Requisição no SAP ECC. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining usa os dados brutos de eventos do seu sistema SAP ECC, especialmente de tabelas como EBAN, EBKN, CDHDR e CDPOS, e de transações como ME51N, ME52N e ME54N. Ao reconstruir cada etapa percorrida por um Purchase Requisition ID, da criação à aprovação ou rejeição, o Process Mining revela o fluxo real do processo, incluindo todos os desvios e ciclos de retrabalho.

Essa tecnologia mostra como as atividades de Purchase Requisition, como "Requisition Created", "Requisition Submitted", "Approval Step 1 Started", "Requisition Amended" e "Purchase Order Created from Requisition", realmente acontecem. Ela identifica automaticamente os gargalos, mostrando exatamente onde as requisições passam tempo demais, quais etapas de aprovação causam atrasos ou quais departamentos têm dificuldade para enviar as solicitações no prazo. Você pode analisar os caminhos do Workflow de aprovação, entender o impacto de diferentes tipos de requisição e avaliar a eficiência das políticas de compras com base em dados reais de execução, não apenas em modelos teóricos. Esse insight detalhado ajuda você a reduzir efetivamente o tempo de ciclo do processo Compra ao pagamento - Requisição e aumentar a transparência operacional.

Principais áreas de melhoria na gestão de requisições

Ao aplicar Process Mining ao seu processo Compra ao pagamento - Requisição no SAP ECC, você consegue promover melhorias direcionadas em várias dimensões críticas:

  • Resolução de gargalos: identifique usuários, funções ou etapas de aprovação específicos que causam atrasos de forma recorrente. Por exemplo, descubra se um determinado aprovador costuma segurar as requisições ou se um tipo específico de requisição exige várias rodadas de alterações antes da aprovação.
  • Simplificação do Workflow: descubra etapas redundantes, níveis de aprovação desnecessários ou atividades que não agregam valor. O Process Mining pode revelar casos em que as requisições são encaminhadas incorretamente ou em que aprovações paralelas poderiam ser implementadas para acelerar o processo.
  • Garantia da conformidade: detecte desvios de política, como requisições que ultrapassam os limites padrão de aprovação, criação direta de pedidos de compra sem uma requisição aprovada ou casos de compras fora do processo. Isso ajuda a garantir que todas as atividades de compras sigam os controles internos e as regulamentações externas.
  • Redução do tempo de ciclo: meça com precisão o tempo gasto em cada etapa do ciclo de vida da requisição. Identifique as causas-raiz dos tempos de ciclo prolongados para implementar mudanças específicas que acelerem o processamento e a aprovação das requisições.
  • Oportunidades de automação: identifique requisições repetitivas e de alto volume que seguem um caminho padrão e podem ser candidatas à automação, liberando seu time para tarefas mais estratégicas.

Resultados esperados da otimização do processo de requisição

Ao aplicar Process Mining ao seu processo Compra ao pagamento - Requisição no SAP ECC, você pode esperar benefícios significativos e mensuráveis:

  • Prazos menores: simplifique os processos de criação e aprovação das requisições, reduzindo drasticamente o tempo entre o surgimento de uma necessidade do negócio e a aprovação da requisição para compras. Isso acelera a entrega de bens e serviços.
  • Custos de compras menores: reduza os custos administrativos associados à gestão de Workflows de requisição complexos e ineficientes. Diminua os custos de frete expresso ao garantir ações de compras no prazo e aumente seu poder de negociação com fornecedores graças a uma demanda mais previsível.
  • Conformidade aprimorada: garanta que todas as requisições sigam as políticas de compras e as matrizes de aprovação da organização. Isso reduz os riscos associados a gastos fora da conformidade e fortalece sua estrutura de controles internos.
  • Melhor uso dos recursos: redirecione recursos que hoje gerenciam exceções do processo e fazem acompanhamentos manuais para atividades de compras mais estratégicas, aumentando a produtividade e a satisfação do time.
  • Decisões baseadas em dados: vá além da intuição e tome decisões fundamentadas sobre o redesenho do processo com base em dados reais e objetivos do seu sistema SAP ECC. Assim, você garante a melhoria contínua e um processo de compras que evolui com as necessidades do negócio.

Como começar a melhorar o processo de requisição

Entender e melhorar seu processo Compra ao pagamento - Requisição no SAP ECC não precisa ser uma tarefa difícil. Com o Process Mining, você obtém a clareza e os insights baseados em dados necessários para identificar exatamente onde estão as ineficiências e como resolvê-las. Seja para reduzir o tempo de ciclo, aumentar a conformidade ou simplesmente entender melhor seu processo real, o Process Mining oferece a base para uma jornada de compras mais eficiente e eficaz. Comece hoje sua jornada rumo à excelência operacional usando o poder da inteligência de processos. Você já tem os dados; deixe o Process Mining mostrar o caminho para a otimização.

Purchase to Pay - Requisição Requisição P2P Gestão de requisições Otimização de compras Workflow de aprovação Conformidade nas compras Departamento de compras Redução do prazo Procure to Pay Gestão de gastos Controle orçamentário

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As requisições costumam ficar paradas nas filas de aprovação, aumentando os prazos para compras críticas. Esses atrasos podem afetar os cronogramas dos projetos, causar interrupções na cadeia de suprimentos e gerar custos maiores devido ao frete expresso ou à perda de descontos por pagamento antecipado. Sem uma visão clara de onde as requisições estão paradas, fica difícil tratar as causas-raiz.
O ProcessMind analisa a jornada completa de cada Purchase Requisition no SAP ECC, identificando as etapas de aprovação e as pessoas específicas que causam gargalos. Ao visualizar o tempo gasto em cada etapa de aprovação, identificamos padrões e sugerimos melhorias para simplificar seu Workflow Compra ao pagamento - Requisição, reduzir o tempo total de ciclo e aumentar a eficiência.

As requisições de compra passam por inúmeras alterações depois do envio, gerando retrabalho e aumentando o tempo até a criação de um pedido de compra. Isso costuma indicar solicitações iniciais incompletas, especificações pouco claras ou falta de uma revisão adequada antes do envio, causando ineficiências no SAP ECC e aumentando o esforço manual.
O ProcessMind rastreia cada alteração feita em uma Purchase Requisition, identificando quando e por quem as mudanças foram realizadas com base nos dados de documentos de alteração do SAP ECC. Revelamos as etapas em que as requisições são alteradas com frequência, ajudando você a entender causas-raiz, como preenchimento insuficiente de dados ou formulários pouco claros, melhorar a precisão do processo Compra ao pagamento - Requisição e reduzir o retrabalho.

Requisições de compra críticas às vezes se desviam dos Workflows de aprovação definidos, aumentando o risco de não conformidade com as políticas e de exposição financeira. Sem visibilidade clara desses desvios, as organizações têm dificuldade para aplicar a governança e garantir que todas as compras sigam as regulamentações internas e os requisitos de auditoria externa no SAP ECC, o que pode levar a gastos não autorizados.
O ProcessMind mapeia os caminhos de aprovação reais percorridos por cada Purchase Requisition e os compara ao Workflow pretendido configurado no SAP ECC. Nossa análise destaca todos os desvios, identificando aprovações que pulam níveis ou etapas não autorizadas no processo Compra ao pagamento - Requisição, permitindo reforçar a conformidade e fortalecer os controles internos.

Um número significativo de requisições de compra é rejeitado ou retirado depois de um esforço considerável, desperdiçando tempo e recursos de solicitantes e aprovadores. Isso costuma indicar problemas na triagem inicial, restrições orçamentárias ou uma desconexão entre as necessidades do negócio e as políticas de compras no SAP ECC, afetando a produtividade geral.
O ProcessMind analisa as Purchase Requisitions rejeitadas e retiradas para identificar padrões, motivos e etapas comuns de rejeição. Ao relacionar as rejeições a atributos específicos, como departamento, centro de custo ou valor solicitado, revelamos problemas sistêmicos no processo Compra ao pagamento - Requisição, orientando melhorias direcionadas para reduzir o desperdício.

As requisições de compra costumam ser criadas com informações ausentes ou incorretas, gerando atrasos enquanto aprovadores ou equipes de compras buscam esclarecimentos. Essa inconsistência nos dados causa retrabalho manual, aumenta os tempos de ciclo e pode resultar em erros nos documentos de compras seguintes no SAP ECC, afetando o fluxo geral de Compra ao pagamento e a qualidade dos dados.
O ProcessMind usa atributos como Requested Item Category, Quantity e Estimated Amount para identificar requisições com perfis de dados incompletos no momento do envio. Revelamos onde e com que frequência os dados são corrigidos posteriormente no processo Compra ao pagamento - Requisição, ajudando você a aplicar padrões de qualidade de dados e simplificar o preenchimento inicial.

Embora algumas requisições sejam marcadas como urgentes, elas nem sempre seguem um caminho mais rápido ou recebem a priorização necessária, causando o descumprimento de prazos para suprimentos críticos. A falta de visibilidade clara sobre o tempo real de processamento das solicitações urgentes significa que necessidades críticas do negócio podem continuar sem atendimento, apesar da indicação de prioridade, causando interrupções operacionais.
O ProcessMind compara os prazos reais das Purchase Requisitions marcadas com "Urgency Level" às solicitações padrão no SAP ECC. Identificamos se os itens urgentes realmente avançam mais rápido pelo Workflow Compra ao pagamento - Requisição, revelando gargalos específicos de itens prioritários e sugerindo formas de garantir que eles recebam a atenção necessária.

Mesmo depois que uma requisição de compra é totalmente aprovada, pode haver atrasos significativos até a geração do pedido de compra correspondente no SAP ECC. Essa lacuna indica possíveis ineficiências nos processos de transferência ou na alocação de recursos do departamento de compras, afetando a velocidade das compras e causando novos atrasos nas etapas seguintes.
O ProcessMind mede com precisão o tempo transcorrido entre o evento "Approved" de uma Purchase Requisition e o evento "Purchase Order Created from Requisition". Nossa análise destaca esses atrasos ocultos no processo Compra ao pagamento - Requisição, identificando ineficiências operacionais após a aprovação e oportunidades para acelerar a transição para compras.

Algumas requisições de compra passam por mais etapas de aprovação do que o necessário, muitas vezes devido a configurações de Workflow complexas ou desatualizadas no SAP ECC. Essas etapas redundantes aumentam o esforço administrativo, prolongam os tempos de ciclo e consomem um tempo valioso de vários aprovadores sem agregar valor ou controle proporcional, gerando frustração.
O ProcessMind visualiza a jornada completa de aprovação de cada Purchase Requisition, identificando casos em que as requisições passam por camadas redundantes ou excessivas de aprovação. Ajudamos você a otimizar o Workflow Compra ao pagamento - Requisição ao destacar oportunidades para consolidar ou eliminar etapas desnecessárias, aumentando a eficiência.

Os solicitantes podem considerar complexo ou pouco intuitivo o processo de criação de requisições no SAP ECC, o que leva a altas taxas de alteração, envios incompletos ou dependência de processos offline. Essa experiência ruim reduz a produtividade, aumenta a necessidade de treinamento e, em última análise, desacelera a fase inicial do ciclo Compra ao pagamento, afetando o moral do time.
O ProcessMind pode analisar atividades como "Requisition Created" e "Requisition Amended" junto com atributos como "Requester" e "Department" para identificar padrões de dificuldade dos usuários. Ao relacionar esses dados a problemas posteriores no processo Compra ao pagamento - Requisição, identificamos áreas em que o treinamento dos usuários ou a simplificação do sistema podem gerar benefícios significativos.

As partes envolvidas, incluindo solicitantes e gestores de departamento, muitas vezes não têm visibilidade em tempo real do status atual de suas requisições de compra no SAP ECC. Essa incerteza gera consultas frequentes, verificações manuais de status e uma falta geral de transparência, causando frustração, reduzindo a confiança no processo de compras e exigindo esforço adicional.
O ProcessMind oferece transparência de ponta a ponta sobre o ciclo de vida de cada Purchase Requisition. Ao acompanhar cada atividade e seu timestamp, fornecemos uma visão clara e atualizada de onde cada requisição está no processo Compra ao pagamento - Requisição, reduzindo consultas manuais e melhorando a comunicação entre os departamentos.

Diferentes departamentos ou centros de custo enfrentam tempos de aprovação de requisições muito diferentes, indicando inconsistências na distribuição da carga de trabalho, na agilidade dos aprovadores ou no cumprimento dos acordos internos de nível de serviço. Essa disparidade pode gerar atritos internos e velocidades desiguais na execução de projetos em toda a organização, afetando a equidade e a eficiência.
O ProcessMind detalha os tempos médios de ciclo de aprovação por "Department" e "Cost Center" para Purchase Requisitions no SAP ECC. Identificamos quais unidades organizacionais enfrentam esperas mais longas de forma recorrente no processo Compra ao pagamento - Requisição, ajudando você a direcionar intervenções para padronizar a performance e corrigir desequilíbrios de recursos.

O atributo "Nível de urgência" costuma ser aplicado indiscriminadamente às requisições de compra, diluindo seu significado e deixando de acelerar de fato os itens críticos. O excesso de sinalizações pode criar uma situação semelhante à do "menino que gritava lobo", em que solicitações realmente urgentes perdem prioridade, gerando ineficiências e possíveis atrasos em compras essenciais.
O ProcessMind analisa a correlação entre o atributo "Nível de urgência" e o tempo real de processamento das requisições de compra. Identificamos se e quando as sinalizações de urgência realmente resultam em um processamento mais rápido no seu fluxo Purchase to Pay - Requisition do SAP ECC, revelando padrões de uso inadequado e ajudando a redefinir ou aplicar critérios de urgência mais eficazes.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo entre o envio de uma requisição e sua aprovação final. Ciclos de aprovação longos atrasam diretamente as atividades de compras seguintes, afetando os cronogramas dos projetos, os níveis de estoque e a eficiência operacional. Alcançar esse resultado significa obter mais rapidamente os bens e serviços necessários, melhorando a capacidade de resposta geral da empresa.
O ProcessMind revela onde ocorrem os atrasos no Workflow de aprovação de Purchase to Pay - Requisition do SAP ECC, identificando gargalos, etapas que não agregam valor e aprovadores ou departamentos específicos que causam retenções. Ao analisar os Event Logs, a plataforma quantifica os tempos reais de aprovação, destaca variações e fornece dados para redesenhar os Workflows com mais velocidade e eficiência.

Reduzir o número de vezes que uma requisição de compra é alterada após o envio inicial é essencial para a eficiência. Mudanças frequentes, especialmente em etapas avançadas do processo, aumentam significativamente a carga administrativa, prolongam o tempo de processamento e podem gerar erros no processo Purchase to Pay - Requisition. Minimizar o retrabalho garante que as requisições estejam corretas desde o início.
O ProcessMind visualiza todo o ciclo de vida de cada requisição de compra no SAP ECC, destacando com que frequência, em quais etapas e por quem as requisições são alteradas. A plataforma identifica as causas-raiz dessas mudanças, como requisitos pouco claros ou dados inseridos incorretamente, fornecendo insights para melhorar a precisão inicial e reduzir revisões repetidas e custosas.

Este objetivo se concentra em garantir que todas as requisições de compra sigam rigorosamente os caminhos e as políticas de aprovação predefinidos no processo Purchase to Pay - Requisition. A falta de conformidade pode levar a gastos não autorizados, aumento de riscos e falhas em auditorias. Manter a conformidade garante o controle financeiro e a adesão aos padrões internos de governança.
O ProcessMind oferece uma capacidade clara de verificação de conformidade para comparar os fluxos reais de requisições no SAP ECC com modelos-alvo ou regras de negócio definidos. A plataforma destaca automaticamente cada ocorrência de não conformidade, como etapas de aprovação ignoradas ou desvios dos caminhos padrão, permitindo ações corretivas direcionadas e maior aderência ao processo.

Reduzir o percentual de requisições de compra rejeitadas ou retiradas melhora o uso dos recursos e acelera as compras. Taxas altas de rejeição indicam problemas subjacentes, como informações incompletas, violações de políticas ou falta de alinhamento entre solicitantes e aprovadores no processo Purchase to Pay - Requisition. Reduzir essa taxa economiza tempo e esforço de todas as partes envolvidas.
O ProcessMind analisa os caminhos das requisições rejeitadas ou retiradas no SAP ECC, identificando padrões comuns, motivos de rejeição e pontos específicos do Workflow em que surgem problemas. A plataforma aponta as causas-raiz, como departamentos, tipos de requisição ou aprovadores específicos, permitindo treinamentos direcionados ou ajustes no processo para aumentar a taxa de aprovação na primeira tentativa.

Este objetivo busca aumentar a precisão e a completude dos dados inseridos nas requisições de compra. A baixa qualidade dos dados gera erros, retrabalho e atrasos no processo Purchase to Pay - Requisition, afetando as atividades de compras seguintes e os relatórios. Dados melhores tornam todo o fluxo de compras mais eficiente e garantem decisões confiáveis.
Ao analisar os atributos das atividades nos dados de requisições de compra do SAP ECC, o ProcessMind identifica ocorrências de dados ausentes ou inconsistentes em diferentes etapas. A plataforma destaca onde as requisições são alteradas com frequência devido a problemas nos dados, permitindo que as organizações adotem medidas como campos obrigatórios, treinamento aprimorado dos usuários ou regras automatizadas de validação para aumentar a integridade dos dados.

Garantir que as requisições marcadas como urgentes sejam processadas e aprovadas significativamente mais rápido do que as requisições padrão é essencial para atender às necessidades imediatas do negócio. Uma priorização ineficaz pode causar perda de prazos, interrupções operacionais e aumento de custos no processo Purchase to Pay - Requisition. Este objetivo garante que as solicitações críticas recebam a atenção necessária.
O ProcessMind permite analisar detalhadamente os caminhos de requisições urgentes e não urgentes no SAP ECC, comparando seus tempos de ciclo e identificando os gargalos específicos que impedem o avanço das solicitações urgentes. A plataforma revela se as sinalizações de urgência estão sendo usadas corretamente e se os Workflows acelerados associados são realmente eficazes, fornecendo dados para otimizar os mecanismos de priorização e garantir o processamento rápido de itens críticos.

Este objetivo se concentra em reduzir o intervalo entre a aprovação final de uma requisição de compra e a criação posterior de um pedido de compra. Atrasos nessa transição podem anular os benefícios de um processo de aprovação eficiente, retardando a compra efetiva de bens e serviços na jornada Purchase to Pay - Requisition. Criar o pedido mais rapidamente resulta em entregas mais ágeis e prazos menores.
O ProcessMind acompanha especificamente a transição do evento "Requisition Approved" para o evento "Purchase Order Created from Requisition" no SAP ECC. A plataforma identifica os atrasos médios e aponta transferências manuais, problemas de integração entre sistemas ou limitações de recursos que prolongam essa etapa crítica, fornecendo insights para agilizar a criação de pedidos de compra.

Este objetivo busca identificar e eliminar etapas de aprovação redundantes ou desnecessárias no processo Purchase to Pay - Requisition. Workflows de aprovação excessivamente complexos ou longos geram atrasos, aumentam a carga administrativa e podem causar frustração sem agregar valor ou controle significativo. Simplificar o Workflow torna o processo mais ágil e eficiente.
O ProcessMind descobre o fluxo real do processo no SAP ECC, visualizando todas as etapas de aprovação realizadas para diferentes tipos de requisição. A plataforma detecta desvios dos caminhos padrão e identifica etapas que adicionam tempo de forma consistente sem uma justificativa clara, permitindo avaliar e redesenhar as matrizes de aprovação, remover fases supérfluas e melhorar o tempo total do ciclo.

Este objetivo se concentra em tornar a criação inicial de requisições de compra mais fácil e intuitiva para os usuários. Processos de criação difíceis ou confusos geram erros, altas taxas de alteração e insatisfação dos usuários, atrasando o início do ciclo de vida de Purchase to Pay - Requisition. Um processo de criação simplificado melhora a adoção pelos usuários e a qualidade inicial dos dados.
O ProcessMind analisa a frequência com que atividades específicas, como "Requisition Amended", ocorrem logo após "Requisition Created" no SAP ECC. A plataforma também pode correlacionar grupos de usuários ou tipos de requisição específicos com taxas mais altas de retrabalho ou rejeição, indicando onde melhorias na interface, treinamentos melhores ou formulários guiados podem simplificar o preenchimento inicial.

Este objetivo busca oferecer a todas as partes envolvidas um insight claro e em tempo real sobre o status e o andamento atual de qualquer requisição de compra. A visibilidade limitada causa incerteza, consultas desnecessárias e atrasos na tomada de decisão no processo Purchase to Pay - Requisition. Mais visibilidade dá autonomia aos usuários e melhora a comunicação entre os departamentos.
O ProcessMind oferece uma visão abrangente e orientada por dados da jornada de cada requisição de compra no SAP ECC, desde a criação até a aprovação e além. A plataforma visualiza o status atual, as atividades anteriores e as próximas etapas, permitindo que as organizações criem Dashboards e ferramentas de relatórios para acompanhar tudo de forma transparente e em tempo real, reduzindo verificações manuais de status e aumentando a visibilidade para as partes envolvidas.

Este objetivo busca reduzir as variações significativas nos tempos de aprovação de requisições observadas entre diferentes departamentos. Velocidades de aprovação inconsistentes podem gerar desigualdades, frustrar solicitantes e trazer imprevisibilidade ao processo geral de Purchase to Pay - Requisition. Padronizar esses tempos garante mais equidade e eficiência operacional consistente.
O ProcessMind permite comparar diretamente os tempos de ciclo de aprovação das requisições que passam por diferentes departamentos ou centros de custo no SAP ECC. A plataforma identifica quais departamentos apresentam consistentemente aprovações mais demoradas ou taxas de rejeição mais altas, fornecendo os dados necessários para investigar as causas-raiz e implementar boas práticas ou treinamentos que promovam uma performance mais uniforme em toda a organização.

Este objetivo se concentra em verificar se o atributo "Nível de urgência" nas requisições de compra realmente resulta em processamento e aprovação mais rápidos. Se as sinalizações de urgência são usadas, mas as requisições não avançam mais rapidamente pelo sistema, o mecanismo é ineficaz, gerando expectativas falsas e possíveis impactos no negócio dentro do processo Purchase to Pay - Requisition.
O ProcessMind compara diretamente os tempos médios de ciclo das requisições marcadas com diferentes níveis de urgência no SAP ECC. A plataforma identifica se os itens realmente urgentes são processados mais rapidamente do que os padrão e, caso contrário, onde ocorre a falha. Essa análise ajuda a orientar novamente os usuários sobre o uso adequado da sinalização de urgência ou a reconfigurar os Workflows para garantir que os caminhos acelerados sejam realmente implementados e eficazes.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Purchase to Pay - Requisition

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-configurado, desenvolvido especificamente para a análise de Purchase to Pay Requisition no SAP ECC. Esse Template fornece a estrutura correta para os dados históricos do seu processo.

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Por que isso importa

Usar o Template correto garante que seus dados tenham uma estrutura uniforme, permitindo uma ingestão precisa e rápida no ProcessMind para análise.

Resultado esperado

Um Template do Excel padronizado, pronto para ser preenchido com seus dados de Purchase Requisition do SAP ECC.

SUAS DESCOBERTAS

Identifique falhas no P2P Requisition do SAP ECC instantaneamente

O ProcessMind oferece um mapa visual claro do seu processo P2P Requisition. Descubra onde ocorrem atrasos, onde as aprovações ficam paradas e onde existem lacunas de Conformidade no seu ambiente SAP ECC.
  • Visualize o fluxo completo da requisição
  • Identifique gargalos e atrasos nas aprovações
  • Identifique instantaneamente casos de não conformidade com as políticas
  • Otimize os prazos e reduza os custos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Impacto mensurável na eficiência das Purchase Requisitions

Nossa solução de process mining ajuda as organizações a identificar e eliminar gargalos no processo Purchase to Pay - Requisition, gerando melhorias significativas nos tempos de ciclo, na conformidade e na eficiência de custos. Ao analisar os dados do SAP ECC no nível do ID da Purchase Requisition, revelamos ineficiências ocultas e fornecemos insights acionáveis.

0 %
Ciclos de aprovação mais rápidos

Redução média no tempo de aprovação das requisições

Ao identificar e eliminar gargalos, as organizações reduzem significativamente o tempo necessário para aprovar uma requisição. Isso melhora a eficiência e acelera todo o processo de compras.
0 %
Menores taxas de retrabalho

Redução nas alterações de requisições

Identificar as causas-raiz das alterações nas requisições, como problemas de qualidade dos dados ou requisitos pouco claros, permite implementar melhorias no processo que minimizam o retrabalho e os custos associados.
0 %
Conformidade aprimorada

Melhoria na aderência ao Workflow de aprovação

O process mining revela desvios das políticas padrão de aprovação, permitindo que as organizações reforcem a conformidade, reduzam os riscos de auditoria e garantam a adesão aos controles internos.
~ 0 days
Geração mais rápida de pedidos de compra

Redução do tempo até a criação do pedido de compra

Acelerar a transição de uma requisição aprovada para um pedido de compra reduz os prazos gerais de compras, garantindo que bens e serviços sejam adquiridos mais rapidamente.
0 %
Menores taxas de rejeição

Redução percentual nas requisições rejeitadas

Entender por que as requisições são rejeitadas, por exemplo, por falta de conformidade com políticas ou solicitações incorretas de itens, permite intervenções direcionadas para melhorar a qualidade dos envios e reduzir o esforço desperdiçado.

Os resultados variam de acordo com a complexidade do processo, a qualidade dos dados e o contexto organizacional. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um documento de requisição de compra.

Por que isso importa

Este é o identificador central que conecta todos os eventos relacionados do processo em um único caso, tornando possível a análise do processo de ponta a ponta.

O nome da atividade de negócio que ocorreu em um momento específico.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar mapas de processo e analisar variações no fluxo.

O registro de data e hora que indica quando a atividade ocorreu.

Por que isso importa

Esse registro de data e hora é essencial para calcular todas as durações, analisar a performance do processo e descobrir gargalos relacionados ao tempo.

O ID do usuário que executou a atividade.

Por que isso importa

Atribui as atividades a pessoas específicas, permitindo analisar a performance dos usuários, a carga de trabalho, a conformidade e as necessidades de treinamento.

O departamento do solicitante ou o centro de custo associado à requisição.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre unidades de negócio, destacando gargalos departamentais e inconsistências no processo.

O status atual de processamento da requisição de compra.

Por que isso importa

Ele define o resultado de uma requisição, algo essencial para analisar taxas de sucesso, motivos de rejeição e pontos finais do processo.

Uma classificação que determina o tipo e as características da requisição de compra.

Por que isso importa

Permite segmentar as requisições em diferentes categorias de processo, possibilitando análises mais precisas e relevantes.

O valor monetário total de todos os itens da requisição de compra.

Por que isso importa

Ajuda a relacionar o comportamento do processo ao impacto financeiro, algo essencial para a análise de riscos e para entender a complexidade das aprovações.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca a criação e o salvamento inicial de uma requisição de compra por um usuário. O evento é capturado explicitamente quando um novo registro é gerado na tabela EBAN, com a data e a hora de criação registradas.

Por que isso importa

Como ponto de partida do processo, esta atividade é essencial para calcular a duração total do ciclo de vida da requisição e analisar o volume de criações. Ela ajuda a identificar quem está criando requisições e quando.

Esta atividade indica que a requisição entrou no Workflow formal de aprovação. Normalmente, ela é inferida quando o status da requisição muda para exigir uma ação inicial de liberação ou aprovação, com base na estratégia de liberação configurada.

Por que isso importa

Isso marca o início do tempo de ciclo de aprovação, um KPI essencial para medir a eficiência do processo. Entender esse ponto ajuda a isolar atrasos entre a criação e o início das aprovações formais.

Esta atividade de marco indica que a requisição de compra passou com sucesso por todas as etapas de aprovação necessárias. Ela é inferida quando o código de liberação final é aplicado e o indicador geral de liberação (FRGZU) na tabela EBAN é definido como aprovado.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que marca o fim do ciclo de aprovação e o início da fase de compras. Ele é essencial para calcular o KPI do tempo total de aprovação e medir os atrasos na transferência para a criação do pedido de compra.

Esta é uma atividade terminal em que a requisição de compra é rejeitada definitivamente e não pode avançar. Ela é inferida quando o indicador de liberação na tabela EBAN é definido por um aprovador como um status final de rejeição.

Por que isso importa

Esta atividade é um ponto final importante do processo e essencial para calcular o KPI da taxa de rejeição de requisições. Analisar esses casos ajuda a entender os motivos das falhas e dos desperdícios nas compras.

Esta é uma atividade terminal em que o criador ou um usuário autorizado cancela o item da requisição definindo um indicador de exclusão. Essa ação é registrada explicitamente e indica que a necessidade de negócio deixou de ser válida ou foi criada por engano.

Por que isso importa

Este é um ponto final importante de falha do processo, essencial para calcular a taxa de retirada. Taxas elevadas podem indicar tempos longos de aprovação, levando os usuários a abandonar as solicitações, ou problemas sistêmicos no planejamento da demanda.

Esta atividade marca a conversão bem-sucedida de uma requisição de compra aprovada em um documento de ordem de compra. O evento é inferido para a requisição ao encontrar um item de ordem de compra correspondente que faça referência a ela.

Por que isso importa

Como principal resultado bem-sucedido, esta atividade encerra o processo de requisição e inicia a etapa de aquisição. O tempo entre 'Requisition Approved' e este evento é um KPI importante para medir a eficiência da transferência.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa Event Logs para visualizar o fluxo real do seu processo de Purchase Requisition no SAP ECC. Ele identifica desvios dos caminhos padrão, descobre gargalos, como ciclos longos de aprovação, e destaca áreas com potencial de ganho de eficiência. Assim, você pode otimizar Workflows, reduzir retrabalho e garantir a Conformidade.

Para mapear com precisão o processo de Purchase Requisition, você normalmente precisa de dados de Event Logs das tabelas relevantes do SAP ECC. As principais informações incluem o Purchase Requisition ID como identificador do caso, nomes das atividades, registros de data e hora de cada atividade e o usuário responsável. Atributos adicionais, como tipo de requisição ou departamento, podem enriquecer a análise.

A extração de dados do SAP ECC para Process Mining geralmente envolve ferramentas padrão da SAP, relatórios personalizados ou conectores desenvolvidos especificamente para recuperar o Event Log. O objetivo é obter um arquivo simples, normalmente em CSV, contendo todos os eventos relevantes do processo em um formato estruturado. Isso garante que a sequência cronológica das atividades possa ser reconstruída corretamente.

Ao revelar ineficiências, você pode reduzir o tempo dos ciclos de aprovação das requisições e minimizar o retrabalho causado por alterações. O Process Mining ajuda a garantir mais Conformidade com as políticas de aprovação e reduz as taxas de rejeição. No fim, o processo de Requisição de Compra do Purchase to Pay fica mais simples e transparente.

Os primeiros insights geralmente podem ser obtidos algumas semanas após a extração bem-sucedida dos dados e sua ingestão em uma ferramenta de Process Mining. Uma análise abrangente e a identificação de áreas de melhoria acionáveis normalmente levam mais tempo, dependendo da complexidade do processo e dos recursos disponíveis para a investigação. A velocidade também depende da qualidade dos dados.

Não. O Process Mining vai além dos relatórios tradicionais ao reconstruir o fluxo real do processo de ponta a ponta com base nos dados de eventos. Enquanto os relatórios mostram "o que aconteceu", o Process Mining revela "como e por que aconteceu", visualizando as variantes do processo e identificando as causas raiz dos desvios. Ele oferece uma visão dinâmica do seu processo, não apenas métricas estáticas.

Embora contar com especialistas dedicados possa acelerar a obtenção de insights, muitas ferramentas de Process Mining são desenvolvidas para analistas de negócios com algum treinamento. A configuração inicial e as análises complexas podem se beneficiar de conhecimento especializado, mas o monitoramento diário e as análises detalhadas básicas geralmente podem ser conduzidos pelos responsáveis pelo processo. O treinamento é fundamental para uma utilização eficaz.

O principal pré-requisito técnico é ter acesso ao seu sistema SAP ECC para extrair os dados necessários do Event Log. Isso normalmente envolve mecanismos seguros de transferência de dados e espaço de armazenamento suficiente para os arquivos extraídos. Também é necessária uma plataforma de software de Process Mining, na nuvem ou local, para análise e visualização.

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