Melhore seu processo de requisição de compra a pagamento

Por que otimizar o processo de requisição, da compra ao pagamento?

O processo da compra ao pagamento (P2P) é a base das compras de uma organização, e a etapa de requisição, especialmente no SAP ECC, é seu ponto de partida essencial. Um processo de requisição ineficiente ou lento não afeta apenas as compras: seus efeitos se espalham por toda a organização, impactando prazos de projetos, continuidade operacional e, em última análise, os resultados financeiros. Sem visibilidade clara, as organizações costumam enfrentar tempos de ciclo excessivos, gastos fora de conformidade e altos custos administrativos decorrentes de uma gestão inadequada do ciclo de vida das requisições. A demora para transformar uma necessidade do negócio em uma solicitação aprovada pode resultar em oportunidades perdidas, frete expresso e frustração entre as partes envolvidas. Entender como melhorar o processo de requisição, da compra ao pagamento, é essencial para ter uma área de compras sólida e econômica.

Otimizar o processo de requisição de compra no SAP ECC não significa apenas ganhar velocidade. Significa garantir que cada solicitação de bens ou serviços siga o caminho correto, receba as aprovações necessárias sem demora e esteja alinhada às políticas da organização. Seja para identificar onde as requisições ficam paradas, entender por que algumas são alteradas com frequência ou verificar a conformidade com os limites de gastos, analisar essa etapa inicial do P2P em detalhes é essencial para a saúde geral do processo.

Como o Process Mining aumenta a eficiência das requisições

O Process Mining oferece uma visão única da execução real do processo de requisição, da compra ao pagamento, no SAP ECC. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining usa os dados brutos de eventos do sistema SAP ECC, especialmente de tabelas como EBAN, EBKN, CDHDR e CDPOS, e de transações como ME51N, ME52N e ME54N. Ao reconstruir cada etapa percorrida por um ID de requisição de compra, da criação à aprovação ou rejeição, o Process Mining revela o fluxo real do processo, incluindo desvios e ciclos de retrabalho.

Essa tecnologia mostra como as atividades de requisição de compra, como "Requisition Created", "Requisition Submitted", "Approval Step 1 Started", "Requisition Amended" e "Purchase Order Created from Requisition", acontecem na prática. Ela identifica gargalos automaticamente, apontando exatamente onde as requisições ficam paradas por muito tempo, quais etapas de aprovação causam atrasos e quais departamentos têm dificuldade para enviar solicitações no prazo. Você pode analisar os caminhos de aprovação, entender o impacto dos diferentes tipos de requisição e avaliar a eficiência das políticas de compras com base nos dados da execução real, e não apenas em modelos teóricos. Esse insight detalhado ajuda você a reduzir o tempo de ciclo do processo de requisição, da compra ao pagamento, e aumentar a transparência operacional.

Principais oportunidades de melhoria na gestão de requisições

Com o Process Mining, você pode promover melhorias direcionadas em várias dimensões importantes do processo de requisição, da compra ao pagamento, no SAP ECC:

• Resolução de gargalos: Identifique usuários, funções ou etapas de aprovação específicos que causam atrasos recorrentes. Por exemplo, descubra se um aprovador costuma atrasar as requisições ou se determinado tipo de requisição exige várias rodadas de alterações antes da aprovação.
• Simplificação do fluxo de trabalho: Encontre etapas redundantes, níveis de aprovação desnecessários e atividades que não agregam valor. O Process Mining pode revelar casos em que as requisições seguem um caminho incorreto ou em que aprovações paralelas poderiam acelerar o processo.
• Garantia de conformidade: Detecte desvios das políticas, como requisições que ignoram os limites de aprovação padrão, pedidos de compra criados diretamente sem uma requisição aprovada ou casos de compras não autorizadas. Isso ajuda a garantir que todas as atividades de compras sigam os controles internos e as regulamentações externas.
• Redução do tempo de ciclo: Meça com precisão o tempo gasto em cada etapa do ciclo de vida da requisição. Identifique as causas raiz dos tempos de ciclo prolongados para implementar mudanças específicas que agilizem o processamento e a aprovação das requisições.
• Oportunidades de automação: Identifique requisições repetitivas e de alto volume que seguem um caminho padrão e podem ser candidatas à automação, liberando seu time para tarefas mais estratégicas.

Resultados esperados da otimização do processo de requisição

Ao aplicar o Process Mining ao processo de requisição, da compra ao pagamento, no SAP ECC, você pode esperar benefícios significativos e mensuráveis:

• Prazos menores: Simplifique a criação e a aprovação de requisições, reduzindo bastante o tempo entre o surgimento de uma necessidade do negócio e a aprovação da requisição para compras. Isso agiliza a entrega de bens e serviços.
• Custos de compras menores: Reduza os custos administrativos associados à gestão de fluxos de trabalho de requisição complexos e ineficientes. Diminua os gastos com frete expresso ao garantir que as compras sejam iniciadas no prazo e fortaleça seu poder de negociação com fornecedores graças a uma demanda mais previsível.
• Mais conformidade: Garanta que todas as requisições sigam as políticas de compras e as matrizes de aprovação da organização. Isso reduz os riscos de gastos fora de conformidade e fortalece a estrutura de controles internos.
• Melhor uso dos recursos: Redirecione recursos da gestão de exceções e dos acompanhamentos manuais para atividades de compras mais estratégicas, aumentando a produtividade e a satisfação do time.
• Decisões baseadas em dados: Vá além da intuição e tome decisões fundamentadas sobre a reformulação do processo com base em dados reais e objetivos do SAP ECC. Isso favorece a melhoria contínua e um processo de compras que acompanha as necessidades do negócio.

Como começar a melhorar o processo de requisição

Entender e melhorar o processo de requisição, da compra ao pagamento, no SAP ECC não precisa ser uma tarefa difícil. Com o Process Mining, você tem a clareza e os insights baseados em dados necessários para identificar onde estão as ineficiências e como resolvê-las. Seja para reduzir o tempo de ciclo, aumentar a conformidade ou simplesmente entender melhor o processo real, o Process Mining oferece a base para uma jornada de compras mais eficiente. Comece hoje a aprimorar seus processos usando a inteligência de processos. Você já tem os dados; deixe o Process Mining mostrar o caminho para a otimização.