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Optimieren Sie Ihren Procure-to-Pay – Bestellung

Optimieren Sie Ihre Purchase-to-Pay-Bestellungen in SAP mit unserem 6-Schritte-Leitfaden.
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Herausforderungen (12) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Bestelllebenszyklus in SAP S/4HANA optimieren

Komplexe Bestellprozesse führen oft zu erheblichen Verzögerungen und Compliance-Problemen. Unsere Plattform hilft Ihnen, versteckte Engpässe und Ineffizienzen innerhalb Ihres Bestelllebenszyklus aufzudecken. Sie können Lieferantenlieferzeiten genau bewerten und Bereiche zur Straffung der Abläufe identifizieren, wodurch Sie Ihre Beschaffungseffizienz transformieren.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Sie Ihren Procure-to-Pay – Bestellprozess optimieren sollten?

Ein effizienter Procure-to-Pay (P2P)-Prozess ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und sein Herzstück ist der Lebenszyklus der Bestellung. In SAP S/4HANA kann die Verwaltung dieser Bestellungen ein komplexes Unterfangen werden. Selbst mit einem leistungsstarken, integrierten System können versteckte Ineffizienzen zu erheblichen finanziellen Verlusten, operativen Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Nicht rechtzeitige Bestellgenehmigungen, verlängerte Lieferantenlieferzeiten oder Fehler beim Wareneingang können sich durch die gesamte Lieferkette ziehen und Produktionspläne, Lagerbestände und letztlich die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Das Verständnis des tatsächlichen Ablaufs Ihrer Bestellungen, von der Erstellung bis zum Abschluss, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und der operativen Agilität. Die Optimierung dieses Kernprozesses führt direkt zu Kosteneinsparungen, verbesserten Lieferantenbeziehungen und einem reaktionsfähigeren Unternehmen.

Wie Process Mining Ihren Bestelllebenszyklus in SAP S/4HANA optimiert

Process Mining bietet eine unvergleichliche Möglichkeit, die tatsächliche Ausführung Ihres Procure-to-Pay – Bestellprozesses innerhalb von SAP S/4HANA zu visualisieren und zu analysieren. Anstatt sich auf Annahmen oder aggregierte Berichte zu verlassen, rekonstruiert Process Mining jeden Schritt der Reise jeder Bestellung mithilfe von Event-Daten aus Ihrem System, wie z.B. Tabellen wie BKPF, BSEG und ACDOCA. Diese einzigartige Perspektive ermöglicht es Ihnen, den realen Prozessfluss zu sehen und alle Varianten, Abweichungen und Nacharbeits-Schleifen zu identifizieren, die die Effizienz behindern. Sie können beispielsweise genau feststellen, wo Bestellanforderungen in der Genehmigungswarteschlange stecken bleiben oder welche spezifischen Bestellungen nach dem Versand an den Lieferanten mehrfach geändert werden. Durch die präzise Verfolgung von Events wie „Bestellanforderung erstellt“, „Bestellung genehmigt“ und „Wareneingang gebucht“ hilft Ihnen Process Mining, die Ursachen von Engpässen und verlängerten Durchlaufzeiten aufzudecken, und liefert faktische, datengestützte Erkenntnisse über Ihre Beschaffungsvorgänge.

Schlüsselbereiche für die Prozessverbesserung und Engpassreduzierung im Bestellprozess

Mit Process Mining werden mehrere kritische Bereiche innerhalb Ihres Procure-to-Pay – Bestellprozesses zu klaren Zielen für Verbesserungen. Sie können spezifische Lieferanten identifizieren, deren Lieferzeiten die Vereinbarungen regelmäßig überschreiten, was zu Verzögerungen beim Wareneingang führt. Die Analyse zeigt oft Ineffizienzen in den Genehmigungs-Workflows auf, indem sie hervorhebt, wo Bestellungen auf die Genehmigung warten oder wo mehrere, redundante Genehmigungen erfolgen. Darüber hinaus kann Process Mining hohe Raten von Bestelländerungen aufdecken, die auf potenzielle Probleme mit der ursprünglichen Genauigkeit der Anforderung, unvollständige Stammdaten oder Missverständnisse mit Lieferanten hinweisen. Das Verständnis der Häufigkeit und Auswirkungen von „Warenrücksendung“-Events kann auch auf Qualitätskontrollprobleme oder falsche Lieferungen hindeuten. Indem Sie sich auf diese konkreten Erkenntnisse konzentrieren, gewinnen Sie umsetzbare Informationen zur Verfeinerung Ihrer Einkaufsrichtlinien, zur Optimierung der Lieferantenauswahl, zur Verbesserung der Stammdatenqualität und zur Straffung interner Genehmigungsprozesse. Diese detaillierte Analyse hilft Ihnen, die Durchlaufzeit Ihres Procure-to-Pay – Bestellprozesses erheblich zu reduzieren.

Messbare Ergebnisse und verbesserte Compliance erzielen

Die Erkenntnisse aus dem Process Mining Ihres SAP S/4HANA Procure-to-Pay – Bestellprozesses führen zu greifbaren Vorteilen. Sie können eine spürbare Reduzierung der Durchlaufzeit von Bestellungen, von der Anforderung bis zum Wareneingang, erwarten, was zu einer schnelleren Erfüllung und einer verbesserten operativen Reaktionsfähigkeit führt. Diese Optimierung trägt direkt zu geringeren Beschaffungskosten bei, indem sie den manuellen Aufwand reduziert, Eilgebühren minimiert und die Nutzung von Skonto verbessert. Eine verbesserte Compliance wird durch die Identifizierung und Beseitigung von Prozessabweichungen erreichbar, wodurch sichergestellt wird, dass alle Bestellungen den etablierten Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus ermöglicht ein klareres Verständnis Ihres Prozesses ein effektiveres Lieferantenmanagement, was stärkere Beziehungen und bessere Serviceniveaus fördert. Letztendlich stärkt die Prozessoptimierung Ihres Bestelllebenszyklus die finanzielle Gesundheit und die strategischen Beschaffungskapazitäten Ihres Unternehmens.

Beginnen Sie noch heute Ihre Reise zur Optimierung des Procure-to-Pay – Bestellprozesses

Der Weg zur Optimierung Ihres Procure-to-Pay – Bestellprozesses in SAP S/4HANA erfordert keinen tiefgreifenden technischen Einblick oder eine umfangreiche kundenspezifische Entwicklung. Dieser Leitfaden und die zugehörigen Tools sollen Sie mit dem Wissen und der Methodik ausstatten, um heute versteckte Ineffizienzen aufzudecken. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Process Mining können Sie über anekdotische Beweise hinausgehen und fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen, die zu nachhaltigen Verbesserungen führen. Beginnen Sie mit der Transformation Ihrer Beschaffungsvorgänge, indem Sie eine beispiellose Transparenz in jede Bestellung erhalten und so Effizienz, Compliance und Kosteneffizienz in Ihrem gesamten Unternehmen sicherstellen.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Genehmigung von Bestellungen können kritische Beschaffungsaktivitäten zum Stillstand bringen, was zu verpassten Fristen für Waren oder Dienstleistungen führt und möglicherweise Produktions- oder Projektzeitpläne beeinträchtigt. Dieser langsame Genehmigungsprozess im Procure-to-Pay – Bestellprozess führt oft zu höheren Kosten durch dringende Nachbestellungen oder Beschleunigungsgebühren.
ProcessMind analysiert Event Logs aus SAP S/4HANA, um exakte Engpässe in der Genehmigungskette zu identifizieren und festzustellen, welche Stufen oder Genehmiger die größten Verzögerungen verursachen. Durch die Visualisierung dieser Pfade können Unternehmen den Genehmigungs-Workflow für Bestellungen optimieren, Durchlaufzeiten reduzieren und die Effizienz verbessern.

Ständige Änderungen an Bestellungen nach ihrer ursprünglichen Erstellung führen zu erheblicher Nacharbeit, Fehlern und Ineffizienzen im Procure-to-Pay – Bestellprozess. Jede Änderung erfordert eine erneute Genehmigung und Kommunikation, verbraucht wertvolle Ressourcen und verlängert die gesamte Auftragsabwicklungszeit innerhalb von SAP S/4HANA.
ProcessMind bildet jedes Änderungs-Event im Bestelllebenszyklus ab und deckt Muster sowie Ursachen wie unklare Spezifikationen oder inkonsistente Bedarfsplanung auf. Diese Erkenntnisse helfen, vorgelagerte Prozesse zu optimieren, Nacharbeit zu minimieren und die Genauigkeit im Bestellmanagement zu verbessern.

Eine signifikante Zeitverzögerung zwischen dem Buchen des Wareneingangs und dem endgültigen Abschluss der Bestellung kann zu Diskrepanzen in den Lagerbestandsaufzeichnungen, verzögerten Lieferantenzahlungen und einer unvollständigen Transparenz über den tatsächlichen Status einer Bestellung führen. Dies wirkt sich oft auf nachgelagerte Buchhaltungs- und Abstimmungsprozesse in SAP S/4HANA aus.
ProcessMind bietet eine klare Zeitleiste der Events für jede Bestellung und hebt die genaue Dauer zwischen Wareneingang und nachfolgenden Abschlussaktivitäten hervor. Dies ermöglicht es Teams, Prozesslücken zu identifizieren und Maßnahmen zu implementieren, um die Schritte des Procure-to-Pay – Bestellprozesses effektiver zu synchronisieren.

Ohne eine klare, umfassende Sicht auf den gesamten Bestelllebenszyklus fällt es Organisationen schwer zu identifizieren, wo Verzögerungen auftreten, wer verantwortlich ist oder warum bestimmte Abweichungen geschehen. Dieser Mangel an Transparenz im Purchase-to-Pay-Bestellprozess in SAP S/4HANA behindert effektives Management und kontinuierliche Verbesserungsbemühungen.
ProcessMind rekonstruiert den vollständigen Weg jeder Bestellung von der Erstellung bis zum Abschluss und visualisiert alle Pfade und Aktivitäten. Dies schafft eine beispiellose Transparenz, die es Stakeholdern ermöglicht, die Leistung zu überwachen, komplexe Abläufe zu verstehen und datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der Beschaffung zu treffen.

Abweichungen von den standardmäßigen Bestellverfahren in verschiedenen Abteilungen oder Regionen führen zu inkonsistenten Serviceniveaus, Compliance-Risiken und erhöhten Betriebskosten. Dieser Mangel an Standardisierung erschwert die Skalierung effizienter Praktiken oder die Durchsetzung von Governance innerhalb der Procure-to-Pay – Bestellvorgänge in SAP S/4HANA.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten für Bestellungen und vergleicht sie mit definierten Standardmodellen. Dies hilft zu identifizieren, wo und warum nicht-standardisierte Pfade auftreten, und ermöglicht es Unternehmen, die Prozessharmonisierung voranzutreiben und eine konsistente Ausführung sicherzustellen.

Stagnierende Genehmigungen von Bestellanforderungen führen zu vorgelagerten Engpässen, die die zeitnahe Erstellung von Bestellungen verhindern und letztendlich die Beschaffung notwendiger Waren oder Dienstleistungen verzögern. Diese anfängliche Verzögerung kann sich durch den gesamten Purchase-to-Pay-Bestellprozess ziehen und Projektzeitpläne sowie die operative Kontinuität in SAP S/4HANA beeinträchtigen.
ProcessMind identifiziert genau, wo Bestellanforderungen stecken bleiben, und deckt die spezifischen Phasen oder Genehmiger auf, die für Verzögerungen verantwortlich sind. Durch die Analyse dieser kritischen Übergabepunkte können Unternehmen den Genehmigungs-Workflow für Anforderungen optimieren und so den Start des Beschaffungszyklus beschleunigen.

Fälle, in denen Waren oder Dienstleistungen außerhalb etablierter Bestellprozesse beschafft werden, oft als Maverick Buying bezeichnet, führen zu Verlusten von ausgehandelten Rabatten, Compliance-Risiken und mangelnder Ausgabenkontrolle. Diese Umgehung von Standard-Procure-to-Pay – Bestell-Workflows beeinträchtigt die finanzielle Integrität in SAP S/4HANA.
ProcessMind identifiziert Bestellungen oder sogar Wareneingänge, die nicht den vorgeschriebenen Genehmigungspfaden folgen oder die formelle Anforderungs-zu-Bestellungs-Sequenz umgehen. Dies ermöglicht die Erkennung von nicht-konformem Einkaufsverhalten und stärkt die Governance.

Inkonsistente oder verlängerte Lieferzeiten von Lieferanten für Bestellungen erschweren die Bestandsplanung und können potenziell zu Fehlbeständen oder übermäßigen Lagerbeständen führen. Diese Variabilität wirkt sich direkt auf die operative Effizienz und die Kundenzufriedenheit innerhalb des Procure-to-Pay – Bestellprozesses aus.
ProcessMind analysiert die tatsächlich benötigte Zeit von der Bestellungserstellung (oder dem Versand an den Lieferanten) bis zum Wareneingang, aufgeschlüsselt nach Lieferanten. Diese Einsicht hilft Beschaffungsteams, die Lieferantenleistung zu bewerten, bessere Konditionen zu verhandeln und die Vorhersagbarkeit der Lieferkette zu verbessern.

Eine große Anzahl von Änderungen an Bestellungen, nachdem diese bereits genehmigt wurden, deutet auf potenzielle Probleme bei der ursprünglichen Bedarfsplanung, der Spezifikationsklarheit oder der Kommunikation hin. Dies führt zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und kann Verzögerungen im Procure-to-Pay – Bestellprozess in SAP S/4HANA verursachen.
ProcessMind visualisiert die Häufigkeit und Art der Bestelländerungen nach Genehmigung und verknüpft sie mit spezifischen Attributen wie dem Anforderer oder der Einkaufskategorie. Diese Daten helfen, systemische Probleme zu identifizieren und die Genauigkeit der ursprünglichen Bestellentwurfserstellung zu verbessern.

Bestimmte Schritte im Procure-to-Pay – Bestellprozess können unverhältnismäßig hohe Ressourcen verbrauchen, sei es menschliche oder systemische, ohne einen entsprechenden Mehrwert zu schaffen, was zu erhöhten Betriebskosten und reduzierter Produktivität führt. Diese Ineffizienz kann sich in SAP S/4HANA als Engpässe oder übermäßiges manuelles Handling manifestieren.
ProcessMind identifiziert Aktivitäten, die zu häufig durchgeführt werden, zu lange dauern oder übermäßige Übergaben beinhalten, und schlägt Möglichkeiten vor, Ressourcen neu zuzuweisen oder Schritte zu automatisieren. Durch die Optimierung dieser ressourcenintensiven Bestellaktivitäten können Unternehmen eine höhere Effizienz erreichen.

Wenn Leistungsbestätigungen für Bestellungen in SAP S/4HANA nicht zeitnah erfasst werden, kann dies nachfolgende Schritte wie die Rechnungsverarbeitung und Lieferantenzahlungen verzögern. Diese Verzögerung beeinträchtigt das Cashflow-Management und die Lieferantenbeziehungen und führt zu Reibungsverlusten im Purchase-to-Pay-Bestellzyklus.
ProcessMind verfolgt die Zeitspanne zwischen dem geschätzten Abschlussdatum der Leistung (falls verfügbar) oder dem Bestellabschluss und der tatsächlichen „Leistungsbestätigung erfasst“-Aktivität. Diese Analyse hilft, Verzögerungsursachen zu identifizieren und die Pünktlichkeit der Leistungsbestätigungen zu verbessern.

Ein konsistentes Muster von Warenrücksendungen deutet auf zugrunde liegende Probleme wie falsche Bestellungen, Qualitätsprobleme bei Lieferanten oder ungenaue Wareneingangsprozesse hin. Dies führt zu erhöhten Kosten, Nacharbeit und Unzufriedenheit innerhalb des Procure-to-Pay – Bestellprozesses in SAP S/4HANA.
ProcessMind kann Bestellungen hervorheben, die häufig „Warenrücksendung“-Aktivitäten beinhalten, und diese mit bestimmten Lieferanten, Produktkategorien oder Lieferorten korrelieren. Diese Einsicht hilft, systemische Probleme zu identifizieren und die Lieferantenauswahl oder interne Qualitätskontrollen zu verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Lange Genehmigungszyklen beeinträchtigen die operative Effizienz direkt, verzögern kritische Beschaffungen, beeinflussen Projektzeitpläne und belasten Lieferantenbeziehungen. Eine Optimierung dieses Prozesses bedeutet eine schnellere Beschaffung notwendiger Waren und Dienstleistungen, verbessert die allgemeine Reaktionsfähigkeit des Unternehmens und erhöht die Kosteneffizienz. Zudem reduziert es den Zeitaufwand, den Mitarbeitende für das Einholen von Genehmigungen aufwenden.
ProcessMind analysiert den gesamten Workflow für die Bestellgenehmigung in SAP S/4HANA. Es identifiziert Engpässe und analysiert die Dauer jedes Genehmigungsschritts. Abweichungen von Standardabläufen werden aufgezeigt und spezifische Genehmiger oder Bedingungen, die Verzögerungen verursachen, präzise identifiziert. Dies ermöglicht ein gezieltes Process Re-Engineering oder eine Automatisierung, um einen schnelleren Durchlauf zu erzielen.

Inkonsistente Bearbeitungspfade für Bestellungen führen oft zu Fehlern, Compliance-Risiken und unterschiedlicher Leistung über Abteilungen hinweg. Die Etablierung standardisierter Workflows gewährleistet die Einhaltung von Best Practices, verbessert die Datenqualität und bietet ein vorhersehbares und effizientes Beschaffungserlebnis, wodurch letztlich operative Risiken reduziert werden.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Bestellprozessvarianten innerhalb von SAP S/4HANA und vergleicht sie mit idealen Modellen. Es visualisiert nicht autorisierte Abweichungen und hebt hervor, wo nicht-standardisierte Verfahren auftreten, was die Durchsetzung einheitlicher Prozesse ermöglicht und zu konsistenteren, complianten und effizienteren Abläufen führt.

Maverick Spend, also Käufe außerhalb etablierter Beschaffungskanäle, untergräbt ausgehandelte Verträge, erhöht Kosten und umgeht kritische interne Kontrollen. Die Eliminierung dieser Vorfälle stellt die vollständige Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien sicher und maximiert den Wert, der aus Lieferantenvereinbarungen erzielt wird. Dies wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus.
ProcessMind verfolgt jeden Bestelllebenszyklus, um Fälle zu erkennen, in denen Einkäufe wesentliche Genehmigungsschritte umgehen oder ohne vorherige Bestellanforderung in SAP S/4HANA erstellt werden. Es deckt Muster nicht konformen Verhaltens auf und ermöglicht es Unternehmen, Kontrollen durchzusetzen und die Ursachen von Maverick Spend anzugehen.

Ein Mangel an klarer, durchgängiger Transparenz im Bestelllebenszyklus behindert ein proaktives Management, erschwert die Bereitstellung präziser Statusaktualisierungen und verzögert die Problemlösung. Eine verbesserte Transparenz stattet Stakeholder mit Echtzeit-Einblicken aus, fördert bessere Entscheidungen und eine operative Kontrolle von der Anforderung bis zum Wareneingang.
ProcessMind rekonstruiert den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellung aus SAP S/4HANA und bietet eine transparente, visuelle Karte jeder Aktivität und jedes Übergangs. Dies ermöglicht es Benutzern, versteckte Verzögerungen und undurchsichtige Bearbeitungspfade zu identifizieren und genau zu verstehen, wo sich eine Bestellung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet, wodurch die Transparenz erheblich verbessert wird.

Häufige Änderungen an Bestellungen nach deren Genehmigung führen zu Nacharbeit, verlängern Lieferzeiten und können zu Missverständnissen oder Streitigkeiten mit Lieferanten führen. Die Reduzierung dieser Änderungen verbessert die Prozessstabilität, spart Verwaltungsaufwand und stärkt die Lieferantenbeziehungen durch klare, konsistente Kommunikation.
ProcessMind analysiert historische Bestelldaten, um die Auslöser und die Häufigkeit von Änderungen nach der Genehmigung zu identifizieren. Es hilft, gemeinsame Gründe wie unvollständige initiale Anforderungen, Spezifikationsfehler oder mangelhafte Kommunikation genau zu bestimmen, und ermöglicht gezielte Verbesserungen in vorgelagerten Prozessen oder Benutzerschulungen innerhalb von SAP S/4HANA.

Unvorhersehbare Lieferantenlieferzeiten stören Produktionspläne, führen zu suboptimalen Lagerbeständen und können letztendlich die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Eine verbesserte Planbarkeit ermöglicht eine genauere Planung, eine bessere Bestandsverwaltung und eine zuverlässigere Erfüllung interner und externer Anforderungen.
ProcessMind überwacht und analysiert die tatsächlichen Lieferzeiten von Bestellungen im Vergleich zu vertraglich vereinbarten Bedingungen und historischen Daten. Es identifiziert Lieferanten mit konstant verspäteten Lieferungen oder internen Prozessverzögerungen, die den Wareneingang beeinflussen, und liefert datengestützte Erkenntnisse zur Verbesserung der Lieferantenauswahl und der Zuverlässigkeit der Lieferkette.

Langsame Genehmigungen von Bestellanforderungen verzögern den gesamten Beschaffungszyklus, verschieben den Start des Bestellprozesses und beeinträchtigen Projektzeitpläne oder die operative Bereitschaft. Eine Beschleunigung dieses ersten Schritts gewährleistet eine schnellere Reaktion auf organisatorische Anforderungen und verbessert die gesamte Projektlieferung.
ProcessMind bietet eine detaillierte Ansicht aller Genehmigungswege für Bestellanforderungen innerhalb von SAP S/4HANA. Es zeigt auf, wo Anforderungen ausstehen, identifiziert spezifische Genehmigungsschritte oder Personen, die Verzögerungen verursachen, und deckt Möglichkeiten zur Optimierung des Genehmigungs-Workflows durch Automatisierung oder Neuvergabe auf.

Eine Diskrepanz zwischen dem physischen Wareneingang und dem administrativen Abschluss einer Bestellung kann zu offenen Verpflichtungen, ungenauen Lagerbestandsaufzeichnungen und verzögerten Finanzabstimmungen führen. Die Synchronisierung gewährleistet eine zeitnahe und genaue Buchführung, verbessert die finanzielle Transparenz und die operative Genauigkeit.
ProcessMind identifiziert Fälle, in denen Waren empfangen wurden, die Bestellung aber offen bleibt, oder umgekehrt, wenn eine Bestellung vorzeitig geschlossen wird, bevor alle Artikel in SAP S/4HANA als empfangen bestätigt wurden. Diese Analyse deckt Prozesslücken und Potenziale für Automatisierung oder verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen auf.

Ein ineffizienter Einsatz von menschlichen und Systemressourcen bei der Verwaltung von Bestellungen kann zu erhöhten Betriebskosten, Mitarbeiterüberlastung und reduziertem Durchsatz führen. Die Optimierung der Zuweisung stellt sicher, dass Ressourcen effektiv genutzt werden, was die Produktivität steigert und unnötige Ausgaben reduziert.
ProcessMind liefert Einblicke in die Arbeitslastverteilung über verschiedene Bestellaktivitäten hinweg. Es identifiziert Engpässe, bei denen Ressourcen überstrapaziert werden, und hebt Bereiche hervor, in denen Ressourcen möglicherweise unterausgelastet sind, was eine strategische Neuzuweisung ermöglicht, um die Effizienz zu verbessern und Bearbeitungszeiten zu reduzieren.

Verzögerungen bei der Bestätigung empfangener Dienstleistungen können Lieferantenzahlungen aufhalten, das Cashflow-Management beeinträchtigen und eine genaue Projektkostenverfolgung behindern. Die Beschleunigung dieses Prozesses sichert eine prompte Zahlung an Lieferanten und pflegt präzise Finanzaufzeichnungen, was stärkere Lieferantenbeziehungen unterstützt.
ProcessMind analysiert die Zeit, die von der tatsächlichen Erbringung einer Dienstleistung bis zur Erfassung ihrer Bestätigung in SAP S/4HANA benötigt wird. Es identifiziert spezifische Prozessschritte, Abteilungen oder Einzelpersonen, die zu ungerechtfertigten Verzögerungen beitragen, und ermöglicht gezielte Interventionen zur Beschleunigung des Bestätigungsprozesses.

Hohe Raten von Warenrücksendungen führen zu erheblichen Steigerungen der Logistikkosten, administrativer Nacharbeit und potenzieller Unzufriedenheit sowohl bei internen Anforderern als auch bei externen Lieferanten. Die Minimierung von Retouren verbessert die Effizienz, reduziert Verschwendung und stärkt die Gesamtqualität der Beschaffungsergebnisse.
ProcessMind hilft, die spezifischen Bestellungen, Lieferanten oder Bedingungen zu identifizieren, die häufig zu Warenrücksendungen führen. Durch die Analyse des gesamten Bestelllebenszyklus in SAP S/4HANA ermöglicht es eine Ursachenanalyse, um Probleme im Zusammenhang mit Bestellgenauigkeit, Qualitätskontrolle oder Lieferantenleistung aufzudecken und Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Purchase to Pay - Bestellung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Laden Sie die spezialisierte Excel-Vorlage für Purchase-to-Pay-Bestelldaten herunter. Diese Vorlage stellt sicher, dass Ihre SAP S/4HANA-Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage optimiert die Datenvorbereitung, verhindert häufige Fehler und beschleunigt Ihren Weg zu Erkenntnissen. Sie gewährleistet die Datenkompatibilität für den sofortigen Einsatz.

Erwartetes Ergebnis

Eine vorformatierte Excel-Vorlage, bereit zur Befüllung mit Ihren SAP S/4HANA Bestelldaten.

WAS SIE ERHALTEN

Effizienz des Purchase-to-Pay-Bestellprozesses in SAP S/4HANA aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Fluss Ihrer Bestellungen und zeigt Ineffizienzen sowie Optimierungsmöglichkeiten auf. Gewinnen Sie ein klares, visuelles Verständnis Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses.
  • Visualisieren Sie Ihren Bestellprozessablauf
  • Versteckte Engpässe und Nacharbeits-Schleifen identifizieren
  • Lieferantenlieferzeiten und Compliance bewerten
  • Abläufe für schnelleren Bestellzyklus optimieren
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Greifbaren Wert im Bestellmanagement realisieren

Durch den Einsatz von Process Mining für Ihre SAP S/4HANA Bestelldaten decken Unternehmen versteckte Ineffizienzen und Engpässe auf, was zu erheblichen operativen Verbesserungen und Kosteneinsparungen führt.

0 % faster
Schnellere Bestellgenehmigungen

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Workflows optimieren und Engpässe beseitigen, um die Genehmigungszeiten für Bestellungen erheblich zu verkürzen und den Beschaffungszyklus zu beschleunigen.
0 % reduction
Reduzierter Maverick Spend

Abnahme von nicht-compliantem Ausgabenverhalten

Identifizieren und eliminieren Sie Käufe, die außerhalb genehmigter Kanäle getätigt wurden, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen und die Finanzkontrolle verbessern.
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Höhere Straight-Through-Verarbeitung

Zunahme der automatisierten Verarbeitung

Erhöhen Sie den Prozentsatz der Bestellungen, die von Anfang bis Ende ohne manuellen Eingriff oder Nacharbeit ablaufen, und steigern Sie so die Effizienz und senken Sie die Betriebskosten.
0 % reduction
Weniger Änderungen nach Genehmigung

Reduzierung von Bestelländerungen

Ermitteln Sie die Ursachen von Änderungen, die nach der Genehmigung von Bestellungen vorgenommen wurden. Dies führt zu präziseren Erstbestellungen und weniger administrativem Nachbearbeitungsaufwand.
0 % increase
Verbesserte pünktliche Lieferung

Bessere Lieferantenleistung

Gewinnen Sie Einblicke in die Lieferantenliefertreue, indem Sie tatsächliche Liefertermine mit angeforderten Terminen vergleichen, was ein besseres Lieferantenmanagement und eine höhere Planbarkeit ermöglicht.

Die Ergebnisse variieren je nach Ihrer spezifischen Prozesskomplexität und Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Purchase-to-Pay-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für die Bestellung (PO), die als primäre Case-ID zur Verfolgung des Beschaffungslebenszyklus dient.

Bedeutung

Er ist der essenzielle Schlüssel, um alle Beschaffungsereignisse zu einem einzigen End-to-End-Prozess zu verbinden. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse des Lebenszyklus jeder Bestellung.

Der Name des Geschäftsereignisses oder -schritts, der im Bestellprozess stattgefunden hat.

Bedeutung

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht so die Visualisierung und Analyse des End-to-End-Ablaufs, die Variantenanalyse und die Identifizierung von Engpässen.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattfand.

Bedeutung

Dieser Zeitstempel ist entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Events und die Berechnung aller Performance-Metriken, einschließlich Durchlaufzeiten, Lieferzeiten und Wartezeiten.

Die eindeutige Kennung für den Lieferanten oder Anbieter der Waren oder Dienstleistungen.

Bedeutung

Ermöglicht eine lieferantenzentrierte Analyse, die hilft, die Leistung zu bewerten, leistungsstarke und weniger leistungsstarke Lieferanten zu identifizieren und die Lieferkette zu optimieren.

Die Kennung des Benutzers, der eine bestimmte Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht Leistungsanalysen auf individueller Ebene oder Teamebene, um Schulungsmöglichkeiten oder Ressourcenengpässe zu identifizieren.

Der Gesamtwert der Bestellung, exklusive Steuern und Frachtkosten.

Bedeutung

Ermöglicht eine finanzbasierte Analyse, die hilft, Bestellungen nach Wert zu segmentieren und Prozessverbesserungsbemühungen auf Ausgabenbereiche mit hohem Volumen zu priorisieren.

Die Kennung der Purchase Requisition (PR), die die Bestellung initiiert hat.

Bedeutung

Verbindet die Bestellung (PO) mit der ursprünglichen Anforderung und ermöglicht so eine End-to-End-Prozessanalyse sowie die Identifizierung von nicht-compliantem Maverick Spend.

Das Datum, an dem das Unternehmen den Lieferanten aufgefordert hat, die Waren oder Dienstleistungen zu liefern.

Bedeutung

Dient als Grundlage zur Messung der Lieferantenpünktlichkeit, einer kritischen KPI für Supply Chain Management und operative Planung.

Eine Klassifizierung, die verschiedene Arten von Bestellungen unterscheidet, wie z.B. Standardbestellungen, Dienstleistungsbestellungen oder Umlagerungsbestellungen.

Bedeutung

Es kategorisiert Bestellungen, ermöglicht den Vergleich verschiedener Beschaffungsprozesse und hilft, Abweichungen in Prozessabläufen und Durchlaufzeiten zu erklären.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die formale Anforderung von Waren oder Dienstleistungen und initiiert den Beschaffungsprozess. Das Ereignis wird explizit erfasst, wenn ein Benutzer ein neues Bestellanforderungsdokument speichert (z.B. mit Transaktion ME51N).

Bedeutung

Dies ist der primäre Startpunkt für viele Bestelllebenszyklen. Die Analyse der Zeit von diesem Ereignis bis zur Bestellerstellung hilft, Verzögerungen bei der Beschaffung und internen Bearbeitung zu identifizieren.

Stellt die formale Genehmigung einer Bestellanforderung durch einen Manager oder designierten Genehmiger dar. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung im Anforderungsdokument abgeleitet, was bedeutet, dass es zur Umwandlung in eine Bestellung bereit ist.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein zur Verfolgung von Genehmigungsdurchlaufzeiten und zur Identifizierung von Engpässen. Verzögerungen hier wirken sich direkt darauf aus, wie schnell eine Bestellung erstellt und an einen Lieferanten gesendet werden kann.

Markiert die Erstellung des offiziellen Bestelldokuments, welches mit oder ohne Bezug zu einer Bestellanforderung angelegt werden kann. Dies ist ein explizites Ereignis, das erfasst wird, wenn das Bestelldokument erstmals im System gespeichert wird.

Bedeutung

Diese Aktivität kann als alternativer Startpunkt für den Prozess dienen, insbesondere für die Maverick Buying-Analyse. Sie ist ein fundamentales Ereignis zur Verfolgung der gesamten Bearbeitungszeit von Bestellungen.

Bedeutet, dass die Bestellung alle notwendigen internen Genehmigungen erhalten hat und zur Freigabe an den Lieferanten autorisiert ist. Das Ereignis wird aus einer Statusänderung in der Freigabestrategie der Bestellung abgeleitet.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein zur Messung der Genehmigungseffizienz und der Nacharbeit nach Genehmigung. Die Analyse der Zeit zwischen Bestellerstellung und -genehmigung zeigt interne Prozessverzögerungen auf.

Stellt den physischen Wareneingang vom Lieferanten und die entsprechende Erfassung im System dar. Dies ist eine explizite Transaktion, die die Bestellhistorie aktualisiert.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der die Lieferantenlieferzeit beendet und den internen Prozess der Rechnungsprüfung einleitet. Er ist essenziell für die Verfolgung der Pünktlichkeitsraten bei Lieferungen.

Stellt die Erfassung einer Lieferantenrechnung im SAP-System dar, die mit der entsprechenden Bestellung verknüpft wird. Dies ist eine explizite Finanzbuchung, die ein Buchhaltungsbeleg erzeugt.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Beschaffungsprozess mit dem Kreditorenprozess verbindet. Er ermöglicht die Analyse der Zeit zwischen Wareneingang und Rechnungsverarbeitung.

Diese Aktivität bedeutet, dass eine Bestellposition aus logistischer Sicht als abgeschlossen gilt. Dies wird abgeleitet, wenn die Indikatoren 'Lieferung abgeschlossen' und 'Endrechnung' beide gesetzt sind.

Bedeutung

Dies dient als Endpunkt für die Analyse des Bestelllebenszyklus. Die Messung der Zeit bis zu diesem Ereignis liefert die End-to-End-Durchlaufzeit für Beschaffungsvorgänge.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres Purchase-to-Pay-Bestellprozesses und deckt Engpässe wie lange Genehmigungszyklen und Nacharbeit durch wiederholte Bestelländerungen auf. Es zeigt Abweichungen von Standardpfaden auf und hilft Ihnen zu verstehen, wo Ineffizienzen und Non-Compliance auftreten. Diese datengestützten Erkenntnisse ermöglichen gezielte Verbesserungen zur Kostensenkung und Beschleunigung der Durchlaufzeiten.

Um Process Mining für Bestellungen durchzuführen, benötigen Sie primär Event Logs, die jeden Schritt des Bestellprozesses detailliert beschreiben. Schlüsseldaten umfassen Bestellerstellung, Genehmigungsschritte, Änderungen, Wareneingänge und Rechnungen. Wesentliche Felder sind Aktivitätsname, Zeitstempel, Case-ID, in der Regel die Bestellnummer, und möglicherweise beteiligte Ressourcen oder Benutzer.

Die Erstkonfiguration, einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration, dauert in der Regel einige Wochen, abhängig von Datenverfügbarkeit und Komplexität. Nach der Einrichtung können Sie oft innerhalb weniger Tage erste Erkenntnisse gewinnen und wichtige Engpässe identifizieren. Eine kontinuierliche Überwachung sorgt dann für fortlaufende Transparenz über Leistung und Compliance.

Process Mining deckt häufig Möglichkeiten auf, Genehmigungszeiten für Bestellungen zu reduzieren und Prozessabläufe zu standardisieren. Es hilft, Maverick Spend-Vorfälle zu eliminieren und Bestelländerungen nach Genehmigung zu minimieren, die oft zu erheblichem Nacharbeitsaufwand führen. Darüber hinaus unterstützt es die Verbesserung der End-to-End-Transparenz von Aufträgen und die Synchronisierung von Wareneingang und Bestellabschluss.

Obwohl ein grundlegendes Verständnis Ihres SAP S/4HANA-Datenmodells für die Datenextraktion vorteilhaft ist, sind moderne Process Mining-Tools benutzerfreundlich. Sie bieten oft vorgefertigte Konnektoren und Vorlagen für SAP S/4HANA, wodurch der Bedarf an tiefem technischem Fachwissen minimiert wird. Über Ihre bestehende P2P-Funktionalität hinaus sind in der Regel keine spezifischen, zusätzlichen SAP-Module erforderlich.

Datenschutz und Datensicherheit sind von größter Bedeutung. Es ist entscheidend, leistungsstarke Zugriffskontrollen und Anonymisierungstechniken zu implementieren, insbesondere für sensible Benutzer- oder Lieferanteninformationen. Stellen Sie die Einhaltung relevanter Datenschutzbestimmungen sicher und nutzen Sie sichere Datenübertragungsprotokolle und Speicherlösungen, die von Ihrem Process Mining Anbieter bereitgestellt werden.

Ja, Process Mining ist sehr effektiv bei der Identifizierung von nicht genehmigten Käufen und Abweichungen von etablierten Beschaffungsrichtlinien. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Prozessausschreibung werden Fälle hervorgehoben, in denen Kontrollen umgangen werden, wodurch Sie die Ursachen genau bestimmen können. Diese Erkenntnis ist entscheidend, um die Compliance zu stärken und Maverick Spend-Vorfälle zu reduzieren.

Sie können mit deutlich reduzierten Bestellgenehmigungszeiten und stärker standardisierten Prozessabläufen rechnen. Weitere häufige Ergebnisse sind eine Verringerung des Maverick Spend, weniger Bestelländerungen nach Genehmigung und eine verbesserte Vorhersehbarkeit der Lieferantenlieferungen. Dies führt zu einer höheren operativen Effizienz und Kosteneinsparungen über Ihren gesamten Beschaffungszyklus hinweg.

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