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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellungen

Optimieren Sie Bestellungen im P2P-Prozess in SAP mit unserer Anleitung in 6 Schritten.
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Beschaffung bis Zahlung: Bestellung
SAP S/4HANA

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Optimieren Sie den Bestellprozess in SAP S/4HANA

Komplexe Bestellprozesse führen oft zu erheblichen Verzögerungen und Compliance-Problemen. Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Engpässe und Ineffizienzen im Bestellprozess aufzudecken. Sie können Lieferzeiten von Lieferanten präzise bewerten und Verbesserungspotenziale erkennen, um Ihre Beschaffung effizienter zu gestalten.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie den Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung mit Bestellung optimieren?

Ein effizienter Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung, kurz P2P, ist für jedes Unternehmen entscheidend. Im Mittelpunkt steht dabei der Lebenszyklus der Bestellung. In SAP S/4HANA kann die Verwaltung dieser Bestellungen komplex werden. Selbst in einem leistungsstarken, integrierten System können verborgene Ineffizienzen zu erheblichen finanziellen Verlusten, betrieblichen Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Verspätete Bestellfreigaben, lange Lieferzeiten oder Fehler beim Wareneingang wirken sich auf die gesamte Lieferkette aus. Sie beeinflussen Produktionspläne und Lagerbestände und letztlich auch die Kundenzufriedenheit. Um den Cashflow und die betriebliche Flexibilität zu sichern, müssen Sie den tatsächlichen Ablauf einer Bestellung von der Erstellung bis zum Abschluss kennen. Verbesserungen in diesem Kernprozess senken die Kosten, stärken die Lieferantenbeziehungen und machen Ihr Unternehmen reaktionsfähiger.

Wie Process Mining den Bestellprozess in SAP S/4HANA verbessert

Process Mining macht die tatsächliche Ausführung des Prozesses von der Beschaffung bis zur Zahlung mit Bestellung in SAP S/4HANA sichtbar und analysierbar. Statt sich auf Annahmen oder zusammengefasste Berichte zu stützen, rekonstruiert Process Mining anhand von Ereignisdaten aus Ihrem System den Weg jeder einzelnen Bestellung. Dazu können Daten aus Tabellen wie BKPF, BSEG und ACDOCA herangezogen werden. So sehen Sie den tatsächlichen Prozessablauf mit allen Varianten, Abweichungen und Nacharbeitsschleifen, die die Effizienz beeinträchtigen. Sie können beispielsweise genau feststellen, an welcher Stelle Bestellanforderungen in der Freigabewarteschlange liegen bleiben oder bei welchen Bestellungen nach dem Versand an den Lieferanten mehrere Änderungen vorgenommen werden. Durch die präzise Nachverfolgung von Ereignissen wie „Bestellanforderung erstellt“, „Bestellung freigegeben“ und „Wareneingang gebucht“ deckt Process Mining die Ursachen von Engpässen und langen Durchlaufzeiten auf. So erhalten Sie faktenbasierte, datengetriebene Erkenntnisse zu Ihren Beschaffungsabläufen.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung des Bestellprozesses und zum Abbau von Engpässen

Mit Process Mining werden mehrere kritische Bereiche des Prozesses von der Beschaffung bis zur Zahlung mit Bestellung als konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen sichtbar. Sie können Lieferanten ermitteln, deren Lieferzeiten regelmäßig die vereinbarten Fristen überschreiten und dadurch den Wareneingang verzögern. Analysen zeigen häufig Ineffizienzen in Freigabe-Workflows: Bestellungen warten auf eine Freigabe oder durchlaufen mehrere überflüssige Freigaben. Außerdem kann Process Mining eine hohe Zahl von Bestelländerungen aufdecken. Das kann auf ungenaue Bestellanforderungen, unvollständige Stammdaten oder eine mangelhafte Abstimmung mit Lieferanten hindeuten. Auch Häufigkeit und Auswirkungen von Ereignissen wie „Ware zurückgesendet“ können auf Probleme bei der Qualitätskontrolle oder fehlerhafte Lieferungen hinweisen. Auf Grundlage dieser konkreten Erkenntnisse können Sie Einkaufsrichtlinien anpassen, die Lieferantenauswahl verbessern, die Stammdatenqualität erhöhen und interne Freigabeprozesse vereinfachen. So lässt sich die Durchlaufzeit des Bestellprozesses deutlich verkürzen.

Messbare Ergebnisse und bessere Compliance

Die Erkenntnisse aus dem Process Mining des Prozesses von der Beschaffung bis zur Zahlung mit Bestellung in SAP S/4HANA lassen sich in konkrete Vorteile umsetzen. Sie können die Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zum Wareneingang spürbar verkürzen. Das beschleunigt die Auftragsabwicklung und verbessert die Reaktionsfähigkeit im Betrieb. Durch weniger manuelle Arbeit, geringere Eilzuschläge und eine bessere Nutzung von Skonti sinken außerdem die Beschaffungskosten. Eine bessere Compliance erreichen Sie, indem Sie Prozessabweichungen erkennen und beseitigen und sicherstellen, dass alle Bestellungen den geltenden Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ein klareres Verständnis des Prozesses unterstützt zudem ein wirksameres Lieferantenmanagement und trägt zu besseren Beziehungen und Serviceleistungen bei. Die Optimierung des Bestellprozesses stärkt letztlich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und die strategische Leistungsfähigkeit des Einkaufs.

Starten Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Bestellprozesses

Für die Optimierung des Prozesses von der Beschaffung bis zur Zahlung mit Bestellung in SAP S/4HANA sind weder tiefgehende technische Kenntnisse noch umfangreiche individuelle Entwicklungen erforderlich. Dieser Leitfaden und die zugehörigen Werkzeuge vermitteln Ihnen das Wissen und die Vorgehensweise, um verborgene Ineffizienzen aufzudecken. Mit Process Mining gehen Sie über Einzelfallberichte hinaus und treffen fundierte, datengetriebene Entscheidungen, die zu nachhaltigen Verbesserungen führen. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über jede Bestellung und verbessern Sie Ihre Beschaffungsabläufe in puncto Effizienz, Compliance und Kosten.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Freigabe von Bestellungen können wichtige Beschaffungsvorgänge aufhalten. Dadurch werden Liefertermine verpasst und möglicherweise Produktions- oder Projektpläne beeinträchtigt. Langsame Freigaben im Bestellprozess führen häufig zu höheren Kosten, etwa durch dringende Nachbestellungen oder Eilzuschläge.
ProcessMind analysiert Event Logs aus SAP S/4HANA und ermittelt genau, an welchen Stellen der Freigabekette Engpässe entstehen und welche Schritte oder Freigebenden die größten Verzögerungen verursachen. Die Visualisierung dieser Abläufe hilft Unternehmen, den Freigabe-Workflow für Bestellungen zu vereinfachen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Effizienz zu steigern.

Häufige Änderungen an Bestellungen nach ihrer Erstellung führen im Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung zu erheblicher Nacharbeit, Fehlern und Ineffizienzen. Jede Änderung erfordert eine erneute Freigabe und Abstimmung. Das bindet wertvolle Ressourcen und verlängert in SAP S/4HANA die gesamte Zeit bis zur Erfüllung der Bestellung.
ProcessMind bildet jedes Änderungsereignis im Lebenszyklus einer Bestellung ab und zeigt Muster sowie Ursachen auf, etwa unklare Spezifikationen oder eine uneinheitliche Bedarfsplanung. Diese Erkenntnisse helfen, vorgelagerte Abläufe zu verbessern, Nacharbeit zu verringern und die Genauigkeit der Bestellverwaltung zu erhöhen.

Ein großer zeitlicher Abstand zwischen der Buchung des Wareneingangs und dem endgültigen Abschluss der Bestellung kann zu Abweichungen in den Lagerbeständen, verspäteten Lieferantenzahlungen und einem unklaren Auftragsstatus führen. In SAP S/4HANA beeinträchtigt dies häufig auch nachgelagerte Buchhaltungs- und Abstimmungsprozesse.
ProcessMind zeigt für jede Bestellung eine klare Ereignisabfolge und macht sichtbar, wie viel Zeit zwischen dem Wareneingang und den anschließenden Abschlussaktivitäten vergeht. So können Teams Prozesslücken erkennen und Maßnahmen ergreifen, um die Schritte im Bestellprozess besser aufeinander abzustimmen.

Ohne einen klaren, umfassenden Überblick über den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung können Unternehmen nur schwer erkennen, wo Verzögerungen auftreten, wer dafür verantwortlich ist oder warum bestimmte Abweichungen entstehen. Diese mangelnde Transparenz im Bestellprozess von SAP S/4HANA erschwert eine wirksame Steuerung und kontinuierliche Verbesserungen.
ProcessMind rekonstruiert den gesamten Ablauf jeder Bestellung von der Erstellung bis zum Abschluss und visualisiert alle Prozesspfade und Aktivitäten. Das schafft Transparenz: Verantwortliche können die Leistung überwachen, komplexe Abläufe nachvollziehen und datengetriebene Entscheidungen zur Optimierung der Beschaffung treffen.

Abweichungen von den Standardverfahren für Bestellungen zwischen Abteilungen oder Regionen führen zu unterschiedlichen Serviceleistungen, Compliance-Risiken und höheren Betriebskosten. Ohne einheitliche Abläufe lassen sich bewährte Verfahren nur schwer ausweiten und Governance-Vorgaben im Bestellprozess von SAP S/4HANA nur schwer durchsetzen.
ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich vorkommenden Varianten des Bestellprozesses und vergleicht sie mit den festgelegten Standardmodellen. So erkennen Sie, wo und warum nicht standardisierte Abläufe auftreten. Das ermöglicht eine Harmonisierung der Prozesse und eine einheitliche Ausführung.

Stockende Freigaben von Bestellanforderungen verursachen vorgelagerte Engpässe. Bestellungen können dadurch nicht rechtzeitig erstellt werden, was die Beschaffung benötigter Waren oder Dienstleistungen verzögert. Diese anfängliche Verzögerung kann sich durch den gesamten Bestellprozess ziehen und in SAP S/4HANA Projektpläne sowie die betriebliche Kontinuität beeinträchtigen.
ProcessMind zeigt genau, wo Bestellanforderungen liegen bleiben und welche Schritte oder Freigebenden für die Verzögerungen verantwortlich sind. Durch die Analyse dieser wichtigen Übergaben können Unternehmen den Freigabe-Workflow für Bestellanforderungen verbessern und den Beschaffungszyklus früher starten.

Werden Waren oder Dienstleistungen außerhalb der festgelegten Bestellprozesse beschafft, spricht man häufig von unkontrolliertem Einkauf. Dadurch entgehen Unternehmen ausgehandelte Rabatte, setzen sich Compliance-Risiken aus und verlieren die Kontrolle über ihre Ausgaben. Das Umgehen der Standard-Workflows für den Bestellprozess beeinträchtigt die finanzielle Integrität in SAP S/4HANA.
ProcessMind erkennt Bestellungen und sogar Wareneingänge, die nicht den vorgeschriebenen Freigabewegen folgen oder die formale Abfolge von Bestellanforderung und Bestellung umgehen. So lassen sich nicht konforme Einkaufspraktiken aufdecken und die Governance stärken.

Uneinheitliche oder lange Lieferzeiten für Bestellungen erschweren die Lagerplanung und können zu Fehlbeständen oder überhöhten Lagerbeständen führen. Diese Schwankungen beeinträchtigen die betriebliche Effizienz und Kundenzufriedenheit im Bestellprozess unmittelbar.
ProcessMind analysiert die tatsächliche Zeit von der Erstellung der Bestellung oder ihrem Versand an den Lieferanten bis zum Wareneingang und schlüsselt die Ergebnisse nach Lieferanten auf. So kann der Einkauf die Lieferantenleistung bewerten, bessere Konditionen aushandeln und die Planbarkeit der Lieferkette verbessern.

Viele Änderungen an bereits freigegebenen Bestellungen können auf Probleme bei der anfänglichen Bedarfsplanung, unklare Spezifikationen oder mangelhafte Abstimmung hindeuten. Sie verursachen erheblichen Verwaltungsaufwand und können den Bestellprozess in SAP S/4HANA verzögern.
ProcessMind visualisiert Häufigkeit und Art der Änderungen nach der Freigabe und setzt sie mit bestimmten Attributen wie Anfordernden oder Einkaufskategorien in Beziehung. Diese Daten helfen, systematische Probleme zu erkennen und die Genauigkeit bei der Erstellung von Bestellungen zu verbessern.

Bestimmte Schritte im Bestellprozess können übermäßig viele personelle oder technische Ressourcen beanspruchen, ohne einen entsprechenden Mehrwert zu schaffen. Das erhöht die Betriebskosten und senkt die Produktivität. In SAP S/4HANA zeigt sich diese Ineffizienz beispielsweise durch Engpässe oder übermäßige manuelle Bearbeitung.
ProcessMind ermittelt Aktivitäten, die zu häufig ausgeführt werden, zu lange dauern oder zu viele Übergaben erfordern. So werden Möglichkeiten sichtbar, Ressourcen neu zu verteilen oder Schritte zu automatisieren. Durch die Optimierung ressourcenintensiver Bestellaktivitäten können Unternehmen ihre Effizienz steigern.

Werden Leistungsbestätigungen für Bestellungen nicht zeitnah in SAP S/4HANA erfasst, können sich nachfolgende Schritte wie die Rechnungsverarbeitung und Lieferantenzahlungen verzögern. Das beeinträchtigt den Cashflow und die Lieferantenbeziehungen und erschwert den Bestellprozess.
ProcessMind misst die Zeit zwischen dem voraussichtlichen Leistungsende, sofern bekannt, oder dem Abschluss der Bestellung und der Aktivität „Leistungsbestätigung erfasst“. Die Analyse hilft, Verzögerungsursachen zu erkennen und Leistungsbestätigungen zeitnaher zu erfassen.

Regelmäßige Warenrücksendungen weisen auf grundlegende Probleme hin, etwa fehlerhafte Bestellungen, Qualitätsmängel bei Lieferanten oder ungenaue Wareneingangsprozesse. Das führt im Bestellprozess von SAP S/4HANA zu höheren Kosten, zusätzlicher Nacharbeit und Unzufriedenheit.
ProcessMind zeigt Bestellungen auf, bei denen häufig Ereignisse wie „Ware zurückgesendet“ auftreten, und setzt diese mit bestimmten Lieferanten, Produktkategorien oder Lieferorten in Beziehung. So lassen sich systematische Probleme erkennen und die Lieferantenauswahl oder interne Qualitätskontrollen verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Lange Freigabezyklen beeinträchtigen die betriebliche Effizienz unmittelbar. Sie verzögern wichtige Einkäufe, gefährden Projektpläne und belasten die Lieferantenbeziehungen. Ein vereinfachter Freigabeprozess beschleunigt die Beschaffung benötigter Waren und Dienstleistungen und verbessert die Reaktionsfähigkeit sowie die Kosteneffizienz. Außerdem müssen Mitarbeitende weniger Zeit für das Nachverfolgen offener Freigaben aufwenden.
ProcessMind analysiert den gesamten Freigabe-Workflow für Bestellungen in SAP S/4HANA. Die Lösung ermittelt Engpässe, misst die Dauer der einzelnen Freigabeschritte, zeigt Abweichungen von Standardabläufen und identifiziert die Freigebenden oder Bedingungen, die Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielte Prozessänderungen oder Automatisierungen vornehmen und den Durchsatz erhöhen.

Uneinheitliche Abläufe bei der Bestellbearbeitung führen häufig zu Fehlern, Compliance-Risiken und unterschiedlichen Ergebnissen zwischen Abteilungen. Einheitliche Workflows fördern bewährte Verfahren, verbessern die Datenqualität und sorgen für eine planbare und effiziente Beschaffung. Dadurch sinken die betrieblichen Risiken.
ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich vorkommenden Varianten des Bestellprozesses in SAP S/4HANA und vergleicht sie mit den Sollmodellen. Die Lösung visualisiert nicht autorisierte Abweichungen und zeigt, wo nicht standardisierte Verfahren auftreten. So können Sie einheitliche Prozesse durchsetzen und für konsistentere, regelkonforme und effizientere Abläufe sorgen.

Einkäufe außerhalb der festgelegten Beschaffungskanäle unterlaufen ausgehandelte Verträge, erhöhen die Kosten und umgehen wichtige interne Kontrollen. Wenn Sie solche Fälle verhindern, halten Sie die Einkaufsrichtlinien ein und schöpfen den Wert Ihrer Lieferantenvereinbarungen besser aus. Das wirkt sich unmittelbar auf das Geschäftsergebnis aus.
ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellung und erkennt Fälle, in denen erforderliche Freigabeschritte umgangen oder Bestellungen in SAP S/4HANA ohne vorherige Bestellanforderung erstellt werden. Die Lösung deckt Muster nicht konformen Verhaltens auf. So können Unternehmen Kontrollen durchsetzen und die Ursachen nicht genehmigter Einkäufe angehen.

Fehlt der klare Überblick über den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung, wird eine vorausschauende Steuerung erschwert. Statusmeldungen sind weniger verlässlich und die Klärung von Problemen verzögert sich. Mehr Transparenz liefert Verantwortlichen aktuelle Erkenntnisse und unterstützt bessere Entscheidungen sowie eine wirksame Steuerung von der Bestellanforderung bis zum Wareneingang.
ProcessMind rekonstruiert den vollständigen Lebenszyklus jeder Bestellung aus SAP S/4HANA und stellt alle Aktivitäten und Übergänge übersichtlich dar. So erkennen Benutzer verborgene Verzögerungen und schwer nachvollziehbare Abläufe und sehen genau, wo sich eine Bestellung gerade befindet. Das verbessert die Transparenz deutlich.

Häufige Änderungen an freigegebenen Bestellungen verursachen Nacharbeit, verlängern Lieferzeiten und können zu Missverständnissen oder Streitigkeiten mit Lieferanten führen. Weniger Änderungen stabilisieren den Prozess, verringern den Verwaltungsaufwand und stärken durch klare, einheitliche Kommunikation die Lieferantenbeziehungen.
ProcessMind analysiert historische Bestelldaten, um Auslöser und Häufigkeit von Änderungen nach der Freigabe zu ermitteln. Die Lösung hilft, häufige Ursachen wie unvollständige Bestellanforderungen, Spezifikationsfehler oder mangelhafte Abstimmung zu erkennen. So können Sie vorgelagerte Abläufe gezielt verbessern oder Benutzer in SAP S/4HANA schulen.

Unvorhersehbare Lieferzeiten stören Produktionspläne, führen zu ungünstigen Lagerbeständen und können letztlich die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Bessere Planbarkeit ermöglicht genauere Prognosen, eine wirksamere Lagerverwaltung und eine zuverlässigere Erfüllung interner und externer Bedarfe.
ProcessMind überwacht und analysiert die tatsächlichen Lieferzeiten für Bestellungen im Vergleich zu vereinbarten Konditionen und historischen Daten. Die Lösung ermittelt Lieferanten mit regelmäßig verspäteten Lieferungen und interne Prozessverzögerungen beim Wareneingang. So erhalten Sie datengetriebene Erkenntnisse, um die Lieferantenauswahl und die Zuverlässigkeit der Lieferkette zu verbessern.

Langsame Freigaben von Bestellanforderungen verzögern den gesamten Beschaffungszyklus. Dadurch beginnt der Bestellprozess später, was Projektpläne oder die betriebliche Einsatzbereitschaft beeinträchtigen kann. Wird dieser erste Schritt beschleunigt, kann Ihr Unternehmen schneller auf seinen Bedarf reagieren und Projekte besser umsetzen.
ProcessMind zeigt alle Freigabewege für Bestellanforderungen in SAP S/4HANA im Detail. Die Lösung macht offene Anforderungen sichtbar, ermittelt die Freigabeschritte oder Personen, die Verzögerungen verursachen, und zeigt Möglichkeiten auf, den Freigabe-Workflow durch Automatisierung oder eine neue Aufgabenverteilung zu vereinfachen.

Wenn der tatsächliche Wareneingang und der administrative Abschluss einer Bestellung nicht aufeinander abgestimmt sind, bleiben Verpflichtungen offen, Lagerbestände werden ungenau erfasst und der finanzielle Abgleich verzögert sich. Eine bessere Abstimmung sorgt für zeitnahe, korrekte Aufzeichnungen und erhöht die finanzielle Transparenz sowie die betriebliche Genauigkeit.
ProcessMind erkennt Fälle, in denen Waren eingegangen sind, die Bestellung aber noch offen ist, oder in denen eine Bestellung in SAP S/4HANA geschlossen wurde, bevor der Eingang aller Positionen bestätigt wurde. Die Analyse zeigt Prozesslücken und Möglichkeiten für Automatisierung oder eine bessere Abstimmung zwischen Abteilungen auf.

Werden personelle und technische Ressourcen bei der Bestellverwaltung ineffizient eingesetzt, steigen die Betriebskosten, Mitarbeitende werden stärker belastet und der Durchsatz sinkt. Eine optimierte Zuteilung verbessert die Produktivität und vermeidet unnötige Ausgaben.
ProcessMind zeigt, wie sich die Arbeitslast auf verschiedene Bestellaktivitäten verteilt. Die Lösung ermittelt Engpässe, an denen Ressourcen überlastet sind, und Bereiche, in denen Ressourcen möglicherweise nicht ausgelastet werden. So können Sie Ressourcen gezielt neu verteilen, die Effizienz steigern und Bearbeitungszeiten verkürzen.

Verzögerungen bei der Bestätigung erbrachter Leistungen können Lieferantenzahlungen aufhalten, das Cashflow-Management beeinträchtigen und die genaue Erfassung von Projektkosten erschweren. Eine schnellere Bearbeitung ermöglicht pünktliche Zahlungen und präzise Finanzdaten und stärkt so die Lieferantenbeziehungen.
ProcessMind analysiert die Zeit zwischen der tatsächlichen Erbringung einer Leistung und der Erfassung ihrer Bestätigung in SAP S/4HANA. Die Lösung zeigt, welche Prozessschritte, Abteilungen oder Personen unnötige Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen und die Erfassung beschleunigen.

Häufige Warenrücksendungen erhöhen die Logistikkosten und den Verwaltungsaufwand erheblich und können sowohl bei internen Anfordernden als auch bei externen Lieferanten für Unzufriedenheit sorgen. Weniger Rücksendungen steigern die Effizienz, vermeiden Verschwendung und verbessern die Qualität der Beschaffungsergebnisse.
ProcessMind zeigt, welche Bestellungen, Lieferanten oder Bedingungen häufig zu Warenrücksendungen führen. Durch die Analyse des gesamten Bestellprozesses in SAP S/4HANA können Sie die Ursachen ermitteln, etwa Fehler bei der Bestellung, Mängel in der Qualitätskontrolle oder Probleme mit der Lieferantenleistung, und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für Beschaffung bis Zahlung mit Bestellung

1

Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Analysieren Sie Ihren Prozess
5

Setzen Sie Verbesserungen um
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Laden Sie das Template herunter

Was zu tun ist

Verwenden Sie das speziell für Daten zum Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung mit Bestellung entwickelte Excel-Template. Es stellt sicher, dass Ihre SAP-S/4HANA-Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit dem passenden Template bereiten Sie Daten effizienter vor, vermeiden häufige Fehler und gelangen schneller zu Erkenntnissen. Außerdem ist sichergestellt, dass die Daten sofort verwendet werden können.

Erwartetes Ergebnis

Ein vorformatiertes Excel-Template, das Sie mit Daten zu Ihrem Bestellprozess in SAP S/4HANA befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Effizienz im P2P-Bestellprozess mit SAP S/4HANA aufdecken

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Bestellungen und macht Ineffizienzen sowie Optimierungsmöglichkeiten sichtbar. So erhalten Sie einen klaren, visuellen Überblick über Ihren P2P-Prozess.
  • Den Ablauf Ihres Bestellprozesses visualisieren
  • Verborgene Engpässe und Nacharbeitsschleifen erkennen
  • Lieferzeiten und Compliance bei Lieferanten bewerten
  • Abläufe verbessern und den Bestellzyklus verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Konkreten Mehrwert im Bestellmanagement erzielen

Mit Process Mining auf Basis Ihrer Bestelldaten aus SAP S/4HANA erkennen Unternehmen verborgene Ineffizienzen und Engpässe. Das ermöglicht deutliche betriebliche Verbesserungen und Kosteneinsparungen.

0 % faster
Bestellungen schneller genehmigen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Vereinfachen Sie Workflows und beseitigen Sie Engpässe, um die Genehmigungsdauer von Bestellungen deutlich zu verkürzen und den Beschaffungsprozess zu beschleunigen.
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Weniger nicht genehmigte Ausgaben

Rückgang nicht konformer Ausgaben

Erkennen und vermeiden Sie Einkäufe außerhalb genehmigter Kanäle. So stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen und die Finanzkontrolle verbessert wird.
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Höherer Anteil automatischer Verarbeitung.

Zunahme der automatisierten Verarbeitung

Erhöhen Sie den Anteil der Bestellungen, die ohne manuelle Eingriffe oder Nacharbeit vom Anfang bis zum Ende durchlaufen. Das steigert die Effizienz und senkt die Betriebskosten.
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Weniger Änderungen nach der Genehmigung

Rückgang der Bestelländerungen

Ermitteln Sie die Ursachen für Änderungen nach der Genehmigung von Bestellungen. So werden die ursprünglichen Bestellungen präziser und der administrative Aufwand für Nacharbeiten sinkt.
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Pünktlichere Lieferungen

Bessere Lieferantenleistung

Bewerten Sie die Zuverlässigkeit von Lieferanten, indem Sie tatsächliche und angeforderte Liefertermine vergleichen. So verbessern Sie das Lieferantenmanagement und können Lieferungen besser planen.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität Ihres Prozesses und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Purchase-to-Pay-Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung der Bestellung (PO), die als primäre Case-ID zur Nachverfolgung des Beschaffungslebenszyklus dient.

Warum das wichtig ist

Dieser Schlüssel verbindet alle Beschaffungsereignisse zu einem durchgängigen Prozess und ermöglicht eine detaillierte Analyse des Lebenszyklus jeder Bestellung.

Der Name des Geschäftsvorfalls oder Prozessschritts, der im Bestellprozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des durchgängigen Ablaufs, die Variantenanalyse und das Erkennen von Engpässen.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse korrekt zu ordnen und alle Leistungskennzahlen zu berechnen, einschließlich Durchlauf-, Liefer- und Wartezeiten.

Die eindeutige Kennung des Lieferanten, der Waren oder Dienstleistungen bereitstellt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht lieferantenbezogene Analysen, mit denen Sie die Leistung bewerten, besonders leistungsstarke und leistungsschwache Lieferanten erkennen und die Lieferkette optimieren können.

Die Kennung des Benutzers, der eine bestimmte Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht Leistungsanalysen auf Ebene einzelner Personen oder Teams. So lassen sich Schulungsbedarf und Ressourcenengpässe erkennen.

Der Gesamtwert der Bestellung ohne Steuern und Frachtkosten.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht finanzbezogene Analysen, mit denen Sie Bestellungen nach Wert aufschlüsseln und Prozessverbesserungen auf Bereiche mit hohen Ausgaben konzentrieren können.

Die Kennung der Bestellanforderung (PR), aus der die Bestellung hervorgegangen ist.

Warum das wichtig ist

Verknüpft die Bestellung mit der ursprünglichen Anforderung und ermöglicht so eine durchgängige Prozessanalyse sowie das Erkennen nicht konformer, nicht genehmigter Ausgaben.

Das Datum, zu dem das Unternehmen die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen angefordert hat.

Warum das wichtig ist

Dient als Grundlage für die Messung der Pünktlichkeit von Lieferanten, einer wichtigen Kennzahl für das Lieferkettenmanagement und die betriebliche Planung.

Eine Klassifizierung, die verschiedene Bestellarten unterscheidet, etwa Standardbestellungen, Dienstleistungsbestellungen oder Umlagerungsbestellungen.

Warum das wichtig ist

Kategorisiert Bestellungen und ermöglicht den Vergleich verschiedener Beschaffungsprozesse. So lassen sich Unterschiede bei Prozessabläufen und Durchlaufzeiten erklären.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität dokumentiert die formelle Anforderung von Waren oder Dienstleistungen und leitet den Beschaffungsprozess ein. Das Ereignis wird ausdrücklich erfasst, wenn ein Benutzer ein neues Bestellanforderungsdokument speichert, zum Beispiel über die Transaktion ME51N.

Warum das wichtig ist

Für viele Bestellprozesse ist dies der zentrale Startpunkt. Die Zeitspanne zwischen diesem Ereignis und der Erstellung der Bestellung zeigt Verzögerungen bei der Beschaffung und der internen Bearbeitung auf.

Bezeichnet die formelle Genehmigung einer Bestellanforderung durch eine Führungskraft oder eine zuständige genehmigende Person. Sie wird üblicherweise aus einer Statusänderung im Anforderungsdokument abgeleitet und zeigt an, dass die Anforderung in eine Bestellung umgewandelt werden kann.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein dient dazu, Genehmigungszeiten zu verfolgen und Engpässe zu erkennen. Verzögerungen wirken sich direkt darauf aus, wie schnell eine Bestellung erstellt und an einen Lieferanten gesendet werden kann.

Dokumentiert die Erstellung des offiziellen Bestelldokuments, mit oder ohne Bezug zu einer Bestellanforderung. Das Ereignis wird ausdrücklich erfasst, sobald das Bestelldokument erstmals im System gespeichert wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität kann als alternativer Startpunkt des Prozesses dienen, insbesondere bei der Analyse nicht genehmigter Beschaffung. Sie ist ein grundlegendes Ereignis, um die gesamte Bearbeitungszeit der Bestellung zu verfolgen.

Zeigt an, dass alle erforderlichen internen Genehmigungen für die Bestellung vorliegen und sie an den Lieferanten freigegeben werden darf. Das Ereignis wird aus einer Statusänderung in der Freigabestrategie der Bestellung abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein dient dazu, die Effizienz der Genehmigung und die Nacharbeit nach der Genehmigung zu messen. Die Zeit zwischen Erstellung und Genehmigung der Bestellung macht interne Verzögerungen sichtbar.

Bezeichnet den physischen Eingang der Waren vom Lieferanten und die entsprechende Buchung im System. Diese Transaktion aktualisiert ausdrücklich die Bestellhistorie.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein beendet die Lieferzeit des Lieferanten und leitet die interne Rechnungsprüfung ein. Er ist für die Ermittlung der Pünktlichkeitsquote von Lieferungen unerlässlich.

Bezeichnet die Erfassung einer Lieferantenrechnung im SAP-System und ihre Verknüpfung mit der zugehörigen Bestellung. Diese ausdrückliche Finanzbuchung erzeugt einen Buchhaltungsbeleg.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein verbindet den Beschaffungsprozess mit der Kreditorenbuchhaltung. Er ermöglicht die Analyse der Zeit zwischen Wareneingang und Rechnungsverarbeitung.

Diese Aktivität zeigt an, dass eine Bestellposition aus logistischer Sicht als abgeschlossen gilt. Sie wird abgeleitet, wenn sowohl das Kennzeichen „Lieferung abgeschlossen“ als auch das Kennzeichen „Endrechnung“ gesetzt sind.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Endpunkt für die Analyse des Bestelllebenszyklus. Die Zeit bis zu diesem Ereignis entspricht der durchgängigen Durchlaufzeit der Beschaffung.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres P2P-Bestellprozesses und macht Engpässe wie lange Genehmigungszyklen oder Nacharbeit durch wiederholte Bestelländerungen sichtbar. Es zeigt Abweichungen von den vorgesehenen Prozesspfaden auf und hilft Ihnen zu verstehen, an welchen Stellen Ineffizienzen und Compliance-Verstöße auftreten. Diese datengetriebenen Erkenntnisse ermöglichen gezielte Verbesserungen, mit denen Sie Kosten senken und Durchlaufzeiten verkürzen.

Für Process Mining im Bestellprozess benötigen Sie vor allem Event Logs, die jeden Schritt des Bestellvorgangs dokumentieren. Dazu gehören die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, Änderungen, Wareneingänge und Rechnungen. Zu den erforderlichen Feldern zählen Aktivitätsname, Timestamp und Case-ID, in der Regel die Bestellnummer, sowie gegebenenfalls die beteiligten Ressourcen oder Benutzer.

Die Ersteinrichtung einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration dauert üblicherweise einige Wochen. Die Dauer hängt davon ab, wie verfügbar und komplex die Daten sind. Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, können Sie oft innerhalb weniger Tage erste Erkenntnisse gewinnen und wichtige Engpässe erkennen. Die kontinuierliche Überwachung schafft anschließend fortlaufende Transparenz über Leistung und Compliance.

Process Mining zeigt häufig Möglichkeiten auf, die Genehmigungszeiten für Bestellungen zu verkürzen und Prozessabläufe zu standardisieren. Es hilft, nicht genehmigte Beschaffungsvorgänge zu vermeiden und Änderungen an bereits genehmigten Bestellungen zu reduzieren, die oft erhebliche Nacharbeit verursachen. Darüber hinaus unterstützt es eine bessere durchgängige Transparenz über Bestellungen und die Abstimmung des Wareneingangs mit dem Abschluss der Bestellung.

Grundkenntnisse des SAP-S/4HANA-Datenmodells sind für die Datenextraktion hilfreich, moderne Process-Mining-Tools sind jedoch einfach zu bedienen. Häufig stehen vorkonfigurierte Konnektoren und Templates für SAP S/4HANA zur Verfügung, sodass keine umfassenden technischen Kenntnisse erforderlich sind. Über die vorhandenen P2P-Funktionen hinaus werden üblicherweise keine zusätzlichen SAP-Module benötigt.

Datenschutz und Datensicherheit haben höchste Priorität. Richten Sie unbedingt geeignete Zugriffskontrollen ein und anonymisieren Sie sensible Informationen, insbesondere zu Benutzern oder Lieferanten. Halten Sie die geltenden Datenschutzvorschriften ein und verwenden Sie sichere Verfahren zur Datenübertragung sowie die Speicherlösungen Ihres Process-Mining-Anbieters.

Ja. Process Mining eignet sich besonders gut, um nicht genehmigte Einkäufe und Abweichungen von festgelegten Beschaffungsrichtlinien zu erkennen. Die Visualisierung der tatsächlichen Prozessausführung zeigt, wo Kontrollen umgangen werden, und hilft Ihnen, die Ursachen zu ermitteln. Diese Erkenntnisse sind entscheidend, um die Compliance zu stärken und nicht genehmigte Ausgaben zu reduzieren.

Sie können mit deutlich kürzeren Genehmigungszeiten für Bestellungen und stärker standardisierten Prozessabläufen rechnen. Häufig sinken außerdem die nicht genehmigten Ausgaben und die Zahl nachträglicher Bestelländerungen, während die Liefertermine besser vorhersehbar werden. Das steigert die betriebliche Effizienz und senkt die Kosten im gesamten Beschaffungsprozess.

Optimieren Sie Ihren P2P-Bestellprozess und verkürzen Sie jetzt die Zykluszeit

Beseitigen Sie Ineffizienzen und verkürzen Sie die Zykluszeit Ihres P2P-Bestellprozesses um 30 %.

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