> Perbaikan proses berkelanjutan > Procure to pay, pesanan pembelian > SAP S/4HANA

Perbaiki proses Purchase to Pay - Purchase Order Anda

Optimalkan pesanan pembelian P2P di SAP dengan panduan 6 langkah kami.

Unduh templat data

Perbaiki proses Purchase to Pay - Purchase Order Anda

Procure-to-pay, pesanan pembelian

SAP S/4HANA

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(12)Target(11)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(4)

Optimalkan siklus pesanan pembelian di SAP S/4HANA

Proses pesanan pembelian yang rumit sering menyebabkan keterlambatan dan masalah kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan dan ketidakefisienan yang tersembunyi dalam siklus pesanan pembelian. Anda dapat menilai waktu tunggu pemasok secara akurat dan menemukan bagian yang perlu disederhanakan, sehingga proses pengadaan menjadi lebih efisien.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian?

Proses procure-to-pay (P2P) yang efisien sangat penting bagi setiap organisasi. Siklus pesanan pembelian (PO) menjadi bagian utamanya. Di SAP S/4HANA, pengelolaan PO bisa menjadi rumit. Meski sistem sudah terintegrasi dengan baik, inefisiensi yang tersembunyi dapat menyebabkan kebocoran biaya, keterlambatan operasional, dan risiko kepatuhan. Persetujuan PO yang terlambat, waktu tunggu pemasok yang panjang, atau kesalahan dalam penerimaan barang dapat berdampak pada seluruh rantai pasok, mulai dari jadwal produksi dan tingkat persediaan hingga kepuasan pelanggan. Memahami alur PO yang sebenarnya, dari pembuatan hingga selesai, penting untuk menjaga arus kas dan kelancaran operasional. Mengoptimalkan proses inti ini dapat menghemat biaya, memperbaiki hubungan dengan pemasok, dan membuat bisnis lebih tanggap.

Cara process mining menyederhanakan siklus pesanan pembelian di SAP S/4HANA

Process mining membantu Anda melihat dan menganalisis pelaksanaan proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian yang sebenarnya di SAP S/4HANA. Alih-alih mengandalkan asumsi atau laporan agregat, process mining menyusun kembali setiap langkah dalam perjalanan tiap PO menggunakan data peristiwa dari sistem, seperti tabel BKPF, BSEG, dan ACDOCA. Dengan begitu, Anda dapat melihat alur proses yang sebenarnya, termasuk variasi, penyimpangan, dan pekerjaan ulang yang menghambat efisiensi. Misalnya, Anda dapat mengetahui persis di mana permintaan pembelian tertahan dalam antrean persetujuan atau PO mana yang mengalami perubahan berulang setelah dikirim ke pemasok. Dengan melacak peristiwa seperti "Permintaan Pembelian Dibuat", "Pesanan Pembelian Disetujui", dan "Penerimaan Barang Dicatat", process mining membantu menemukan akar penyebab hambatan dan waktu siklus yang panjang. Hasilnya, Anda mendapat wawasan berbasis data tentang operasional pengadaan.

Area utama untuk memperbaiki proses pesanan pembelian dan mengurangi hambatan

Process mining membantu mengungkap beberapa area penting dalam proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian yang perlu ditingkatkan. Anda dapat menemukan pemasok tertentu yang waktu tunggunya terus-menerus melebihi kesepakatan sehingga penerimaan barang terlambat. Analisis juga dapat menunjukkan inefisiensi dalam alur persetujuan, seperti PO yang lama menunggu otorisasi atau persetujuan berulang yang tidak perlu. Selain itu, process mining dapat mengungkap tingginya frekuensi perubahan PO. Hal ini bisa menandakan masalah pada ketepatan permintaan awal, kelengkapan data induk, atau komunikasi dengan pemasok. Frekuensi dan dampak peristiwa "Barang Dikembalikan" juga dapat menunjukkan masalah pengendalian kualitas atau pengiriman yang keliru. Temuan konkret ini membantu Anda menyempurnakan kebijakan pembelian, mengoptimalkan pemilihan pemasok, meningkatkan kualitas data induk, dan menyederhanakan proses persetujuan internal. Analisis terperinci ini membantu memangkas waktu siklus procure-to-pay untuk pesanan pembelian secara signifikan.

Hasil terukur dan kepatuhan yang lebih baik

Wawasan dari process mining atas proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian di SAP S/4HANA dapat menghasilkan manfaat nyata. Waktu siklus PO, dari permintaan hingga penerimaan barang, dapat berkurang sehingga pemenuhan kebutuhan lebih cepat dan operasional lebih tanggap. Optimasi ini juga membantu menekan biaya pengadaan dengan mengurangi pekerjaan manual, biaya percepatan, dan meningkatkan pemanfaatan diskon pembayaran tunai. Kepatuhan dapat ditingkatkan dengan menemukan dan menghilangkan penyimpangan proses, serta memastikan semua PO mengikuti kebijakan dan persyaratan peraturan yang berlaku. Pemahaman proses yang lebih jelas juga mendukung manajemen pemasok yang lebih efektif, hubungan yang lebih kuat, dan tingkat layanan yang lebih baik. Pada akhirnya, optimasi siklus pesanan pembelian memperkuat kondisi keuangan dan kemampuan pengadaan strategis organisasi Anda.

Mulai optimalkan proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian

Anda tidak perlu mendalami aspek teknis atau melakukan pengembangan khusus secara ekstensif untuk mulai mengoptimalkan proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian di SAP S/4HANA. Panduan dan alat pendamping ini membantu Anda memahami langkah-langkah untuk menemukan inefisiensi tersembunyi. Dengan process mining, Anda dapat beralih dari bukti anekdotal ke keputusan berbasis data yang mendorong perbaikan berkelanjutan. Mulai tingkatkan operasional pengadaan dengan melihat setiap PO secara lebih jelas, demi efisiensi, kepatuhan, dan pengendalian biaya di seluruh organisasi.

Procure-to-pay, pesanan pembelian Permintaan pembelian Penerimaan barang Efisiensi pengadaan Waktu tunggu pemasok Manajemen pesanan Analisis kepatuhan Departemen pengadaan Manajer pembelian Optimasi rantai pasok Procure-to-pay Manajemen pemasok Manajemen pembelian

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Persetujuan pesanan pembelian yang terlambat dapat menghentikan kegiatan pengadaan penting. Akibatnya, tenggat pengadaan barang atau jasa bisa terlewat dan jadwal produksi atau proyek terganggu. Proses persetujuan yang lambat dalam procure-to-pay untuk pesanan pembelian juga sering meningkatkan biaya karena pemesanan ulang mendesak atau biaya percepatan.
ProcessMind menganalisis log peristiwa dari SAP S/4HANA untuk menemukan hambatan secara tepat di sepanjang rantai persetujuan, termasuk tahap atau pemberi persetujuan yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Dengan melihat alur ini, organisasi dapat menyederhanakan alur kerja persetujuan PO, mempersingkat waktu siklus, dan meningkatkan efisiensi.

Perubahan pesanan pembelian yang terus terjadi setelah dibuat menambah pekerjaan ulang, kesalahan, dan inefisiensi dalam proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian. Setiap perubahan memerlukan persetujuan ulang dan komunikasi, sehingga menyita sumber daya berharga dan memperpanjang waktu pemenuhan pesanan di SAP S/4HANA.
ProcessMind memetakan setiap peristiwa perubahan dalam siklus PO dan mengungkap pola serta akar penyebabnya, seperti spesifikasi yang tidak jelas atau perencanaan permintaan yang tidak konsisten. Wawasan ini membantu memperbaiki proses di tahap sebelumnya, mengurangi pekerjaan ulang, dan meningkatkan ketepatan pengelolaan PO.

Jeda waktu yang panjang antara pencatatan penerimaan barang dan penutupan akhir PO dapat menyebabkan ketidaksesuaian catatan persediaan, keterlambatan pembayaran pemasok, dan ketidakjelasan status pesanan yang sebenarnya. Hal ini sering berdampak pada proses akuntansi dan rekonsiliasi lanjutan di SAP S/4HANA.
ProcessMind menampilkan linimasa peristiwa untuk setiap PO dan menunjukkan durasi persis antara penerimaan barang dan aktivitas penutupan berikutnya. Dengan begitu, tim dapat menemukan celah proses dan menyelaraskan langkah-langkah procure-to-pay untuk pesanan pembelian dengan lebih baik.

Tanpa gambaran yang jelas tentang seluruh siklus PO, organisasi kesulitan mengetahui lokasi keterlambatan, pihak yang bertanggung jawab, atau penyebab penyimpangan. Kurangnya transparansi dalam proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian di SAP S/4HANA menghambat pengelolaan dan upaya perbaikan berkelanjutan.
ProcessMind menyusun kembali perjalanan setiap PO dari pembuatan hingga selesai dan menampilkan semua alur serta aktivitasnya. Transparansi ini membantu pemangku kepentingan memantau kinerja, memahami alur yang rumit, dan mengambil keputusan berbasis data untuk mengoptimalkan pengadaan.

Penyimpangan dari prosedur standar PO di berbagai departemen atau wilayah menyebabkan tingkat layanan yang tidak konsisten, risiko kepatuhan, dan kenaikan biaya operasional. Tanpa standardisasi, organisasi sulit menerapkan praktik yang efisien secara luas atau menegakkan tata kelola dalam operasional procure-to-pay untuk pesanan pembelian di SAP S/4HANA.
ProcessMind menemukan semua variasi proses PO yang benar-benar terjadi secara otomatis dan membandingkannya dengan model standar yang ditetapkan. Hasilnya membantu menemukan lokasi dan penyebab alur nonstandar, sehingga organisasi dapat menyelaraskan proses dan memastikan pelaksanaannya konsisten.

Persetujuan permintaan pembelian yang tertahan menimbulkan hambatan di tahap awal. Akibatnya, PO tidak dapat dibuat tepat waktu dan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan ikut tertunda. Keterlambatan awal ini dapat merambat ke seluruh proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian, mengganggu jadwal proyek dan kelangsungan operasional di SAP S/4HANA.
ProcessMind menunjukkan lokasi permintaan pembelian yang tertahan serta tahap atau pemberi persetujuan yang menyebabkan keterlambatan. Dengan menganalisis serah terima penting ini, organisasi dapat mengoptimalkan alur kerja persetujuan permintaan dan mempercepat dimulainya siklus pengadaan.

Pengadaan barang atau jasa di luar proses PO yang ditetapkan, yang sering disebut pembelian di luar prosedur, dapat menghilangkan diskon hasil negosiasi, menimbulkan risiko kepatuhan, dan mengurangi kendali atas pengeluaran. Melewati alur kerja standar procure-to-pay untuk pesanan pembelian juga mengganggu integritas keuangan di SAP S/4HANA.
ProcessMind menemukan PO atau penerimaan barang yang tidak mengikuti jalur persetujuan yang ditetapkan atau melewati urutan resmi dari permintaan hingga pesanan. Dengan begitu, organisasi dapat mendeteksi perilaku pembelian yang tidak patuh dan memperkuat tata kelola.

Waktu tunggu pemasok yang tidak konsisten atau terlalu lama untuk PO menyulitkan perencanaan persediaan dan dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok. Variasi ini berdampak langsung pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan dalam proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian.
ProcessMind menganalisis waktu aktual dari pembuatan PO (atau pengirimannya ke pemasok) hingga penerimaan barang, lalu menguraikannya berdasarkan pemasok. Wawasan ini membantu tim pengadaan menilai kinerja pemasok, menegosiasikan persyaratan yang lebih baik, dan meningkatkan kepastian rantai pasok.

Banyaknya perubahan PO setelah disetujui dapat menandakan masalah pada perencanaan permintaan awal, kejelasan spesifikasi, atau komunikasi. Hal ini menambah beban administrasi dan dapat menunda proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian di SAP S/4HANA.
ProcessMind menampilkan frekuensi dan jenis perubahan PO setelah persetujuan, lalu mengaitkannya dengan atribut tertentu seperti pemohon atau kategori pembelian. Data ini membantu menemukan masalah sistemik dan meningkatkan ketepatan penyusunan PO sejak awal.

Beberapa langkah dalam proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian mungkin menyerap sumber daya manusia atau sistem secara berlebihan tanpa memberi nilai sepadan. Akibatnya, biaya operasional meningkat dan produktivitas menurun. Di SAP S/4HANA, inefisiensi ini dapat terlihat sebagai hambatan atau terlalu banyak penanganan manual.
ProcessMind menemukan aktivitas yang terlalu sering dilakukan, memakan waktu terlalu lama, atau melibatkan terlalu banyak serah terima. Temuan ini menunjukkan peluang untuk mengalokasikan ulang sumber daya atau mengotomatiskan langkah tertentu. Dengan mengoptimalkan aktivitas PO yang banyak menyerap sumber daya, organisasi dapat bekerja lebih efisien.

Jika konfirmasi layanan untuk PO terlambat dicatat di SAP S/4HANA, langkah berikutnya seperti pemrosesan faktur dan pembayaran pemasok juga dapat tertunda. Keterlambatan ini memengaruhi pengelolaan arus kas dan hubungan dengan pemasok, sehingga menghambat siklus procure-to-pay untuk pesanan pembelian.
ProcessMind melacak waktu antara tanggal perkiraan penyelesaian layanan, jika tersedia, atau penyelesaian PO, dengan aktivitas "Konfirmasi Layanan Dicatat". Analisis ini membantu menemukan penyebab keterlambatan dan mempercepat pencatatan konfirmasi layanan.

Pengembalian barang yang berulang dapat menandakan masalah mendasar, seperti kesalahan pemesanan, masalah kualitas pemasok, atau proses penerimaan barang yang tidak akurat. Hal ini meningkatkan biaya dan pekerjaan ulang, serta menurunkan kepuasan dalam proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian di SAP S/4HANA.
ProcessMind dapat menyoroti PO yang sering mencatat aktivitas "Barang Dikembalikan" dan mengaitkannya dengan pemasok, kategori produk, atau lokasi pengiriman tertentu. Wawasan ini membantu menemukan masalah sistemik dan memperbaiki pemilihan pemasok atau pemeriksaan kualitas internal.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Siklus persetujuan yang panjang langsung mengurangi efisiensi operasional, menunda pembelian penting, mengganggu jadwal proyek, dan membebani hubungan dengan pemasok. Proses yang lebih ringkas mempercepat pengadaan barang dan jasa yang diperlukan, meningkatkan ketanggapan bisnis, dan menekan biaya. Karyawan juga tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk menindaklanjuti persetujuan.
ProcessMind menganalisis seluruh alur kerja persetujuan PO di SAP S/4HANA, menemukan hambatan, dan mengukur durasi setiap tahap persetujuan. Sistem ini menyoroti penyimpangan dari alur standar serta menunjukkan pemberi persetujuan atau kondisi tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat merancang ulang proses atau mengotomatiskan langkah yang tepat untuk mempercepat pemrosesan.

Alur pemrosesan PO yang tidak konsisten sering menyebabkan kesalahan, risiko kepatuhan, dan kinerja yang berbeda antar departemen. Alur kerja yang terstandar membantu menerapkan praktik terbaik, meningkatkan kualitas data, dan membuat proses pengadaan lebih konsisten serta efisien, sekaligus mengurangi risiko operasional.
ProcessMind menemukan semua variasi proses PO yang benar-benar terjadi di SAP S/4HANA secara otomatis, lalu membandingkannya dengan model ideal. Sistem ini menampilkan penyimpangan yang tidak diizinkan dan menunjukkan lokasi prosedur nonstandar. Dengan begitu, organisasi dapat menerapkan proses yang seragam dan meningkatkan konsistensi, kepatuhan, serta efisiensi operasional.

Pembelian di luar jalur pengadaan yang ditetapkan melemahkan kontrak hasil negosiasi, meningkatkan biaya, dan melewati kontrol internal yang penting. Menghentikan praktik ini membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian dan memaksimalkan manfaat dari perjanjian dengan pemasok. Dampaknya langsung terasa pada hasil keuangan.
ProcessMind menelusuri seluruh siklus PO untuk menemukan pembelian yang melewati tahap persetujuan penting atau dibuat tanpa permintaan pembelian sebelumnya di SAP S/4HANA. Sistem ini mengungkap pola perilaku yang tidak patuh, sehingga organisasi dapat menegakkan kontrol dan mengatasi akar penyebab pembelian di luar prosedur.

Kurangnya visibilitas yang jelas atas seluruh siklus PO menghambat pengelolaan proaktif, menyulitkan pemberian informasi status yang akurat, dan menunda penyelesaian masalah. Visibilitas yang lebih baik memberi pemangku kepentingan wawasan terkini untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan mengendalikan operasional, dari permintaan hingga penerimaan.
ProcessMind menyusun kembali seluruh siklus setiap PO dari SAP S/4HANA dan menampilkan peta visual yang jelas untuk setiap aktivitas dan perpindahan. Pengguna dapat menemukan keterlambatan tersembunyi, alur pemrosesan yang tidak jelas, dan mengetahui posisi pesanan kapan saja. Hasilnya, transparansi meningkat secara signifikan.

Perubahan PO yang sering terjadi setelah persetujuan menambah pekerjaan ulang, memperpanjang waktu tunggu, dan dapat memicu kesalahpahaman atau perselisihan dengan pemasok. Mengurangi perubahan ini membuat proses lebih stabil, menghemat upaya administrasi, dan memperkuat hubungan dengan pemasok melalui komunikasi yang jelas dan konsisten.
ProcessMind menganalisis data historis PO untuk menemukan pemicu dan frekuensi perubahan setelah persetujuan. Sistem ini membantu menunjukkan penyebab umum, seperti permintaan awal yang tidak lengkap, kesalahan spesifikasi, atau komunikasi yang buruk. Temuan ini dapat digunakan untuk memperbaiki proses di tahap sebelumnya atau memberikan pelatihan kepada pengguna SAP S/4HANA.

Waktu tunggu pemasok yang sulit diprediksi mengganggu jadwal produksi, menyebabkan tingkat persediaan yang kurang optimal, dan dapat menurunkan kepuasan pelanggan. Kepastian yang lebih baik mendukung perencanaan yang akurat, pengelolaan persediaan yang lebih baik, dan pemenuhan kebutuhan internal maupun eksternal yang lebih andal.
ProcessMind memantau dan menganalisis waktu pengiriman aktual untuk PO, lalu membandingkannya dengan ketentuan kontrak dan data historis. Sistem ini menemukan pemasok yang terus-menerus terlambat serta keterlambatan penerimaan akibat proses internal. Wawasan berbasis data ini membantu meningkatkan pemilihan pemasok dan keandalan rantai pasok.

Persetujuan permintaan pembelian yang lambat menunda seluruh siklus pengadaan, menghambat dimulainya proses PO, dan mengganggu jadwal proyek atau kesiapan operasional. Mempercepat langkah awal ini membantu organisasi merespons kebutuhan dengan lebih cepat dan meningkatkan ketepatan penyelesaian proyek.
ProcessMind menampilkan semua jalur persetujuan permintaan pembelian di SAP S/4HANA secara terperinci. Sistem ini menunjukkan permintaan yang masih menunggu, tahap atau pihak yang menyebabkan keterlambatan, serta peluang untuk menyederhanakan alur kerja persetujuan melalui otomatisasi atau pengalihan tugas.

Ketidaksesuaian antara penerimaan barang secara fisik dan penutupan administratif PO dapat menyebabkan komitmen yang masih terbuka, catatan persediaan yang tidak akurat, dan rekonsiliasi keuangan yang tertunda. Penyelarasan keduanya memastikan pencatatan yang tepat waktu dan akurat, serta meningkatkan transparansi keuangan dan ketepatan operasional.
ProcessMind menemukan kasus ketika barang sudah diterima tetapi PO masih terbuka, atau PO ditutup terlalu cepat sebelum semua barang dipastikan diterima di SAP S/4HANA. Analisis ini mengungkap celah proses dan peluang untuk melakukan otomatisasi atau memperbaiki komunikasi antar departemen.

Penggunaan sumber daya manusia dan sistem yang tidak efisien dalam pengelolaan PO dapat meningkatkan biaya operasional, menyebabkan kelelahan karyawan, dan mengurangi kapasitas pemrosesan. Alokasi yang optimal memastikan sumber daya digunakan secara efektif, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
ProcessMind memberikan wawasan tentang pembagian beban kerja di berbagai aktivitas PO. Sistem ini menemukan hambatan saat sumber daya kewalahan dan menunjukkan area yang sumber dayanya kurang dimanfaatkan. Dengan begitu, organisasi dapat mengalokasikan ulang sumber daya secara strategis untuk meningkatkan efisiensi dan mempersingkat waktu pemrosesan.

Keterlambatan konfirmasi layanan yang telah diterima dapat menunda pembayaran pemasok, mengganggu pengelolaan arus kas, dan menyulitkan pelacakan biaya proyek secara akurat. Mempercepat proses ini membantu membayar pemasok tepat waktu dan menjaga keakuratan catatan keuangan, sekaligus mendukung hubungan yang lebih baik dengan pemasok.
ProcessMind menganalisis waktu antara layanan benar-benar diberikan dan konfirmasinya dicatat di SAP S/4HANA. Sistem ini menunjukkan tahap proses, departemen, atau pihak tertentu yang menyebabkan keterlambatan yang tidak perlu, sehingga Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mempercepat konfirmasi.

Tingkat pengembalian barang yang tinggi meningkatkan biaya logistik dan pekerjaan ulang administratif, serta dapat menurunkan kepuasan pemohon internal maupun pemasok. Mengurangi pengembalian meningkatkan efisiensi, mengurangi pemborosan, dan memperbaiki kualitas hasil pengadaan secara keseluruhan.
ProcessMind membantu menemukan PO, pemasok, atau kondisi tertentu yang sering menyebabkan barang dikembalikan. Dengan menganalisis seluruh siklus PO di SAP S/4HANA, Anda dapat menelusuri akar masalah terkait ketepatan pesanan, pengendalian kualitas, atau kinerja pemasok, lalu mengambil tindakan perbaikan.

6 langkah untuk meningkatkan proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian

Unduh templat

Ekspor data Anda

Unggah kumpulan data Anda

Analisis proses Anda

Terapkan perbaikan

Pantau proses Anda

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel khusus untuk data proses procure-to-pay untuk pesanan pembelian. Templat ini memastikan data SAP S/4HANA Anda tersusun dengan benar untuk dianalisis.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat yang tepat menyederhanakan persiapan data, mencegah kesalahan umum, dan mempercepat Anda mendapatkan wawasan. Templat ini juga memastikan data kompatibel dan siap digunakan.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel dengan format siap pakai untuk diisi dengan data proses pesanan pembelian SAP S/4HANA Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan peluang efisiensi Purchase Order P2P di SAP S/4HANA

ProcessMind menunjukkan alur Purchase Order yang sebenarnya, termasuk bagian yang kurang efisien dan peluang perbaikan. Pahami proses P2P Anda dengan jelas melalui visualisasi.

Lihat alur proses Purchase Order
Temukan hambatan tersembunyi dan proses yang harus diulang
Evaluasi waktu pemenuhan pemasok dan kepatuhan
Sederhanakan operasional agar siklus PO lebih cepat

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL UMUM

Hasil nyata dari pengelolaan Purchase Order

Dengan menerapkan process mining pada data Purchase Order SAP S/4HANA, organisasi dapat menemukan inefisiensi dan hambatan yang tersembunyi. Temuan ini membantu meningkatkan operasional dan menghemat biaya.

0 % faster

Persetujuan PO lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Sederhanakan alur kerja dan atasi hambatan agar Purchase Order lebih cepat disetujui dan siklus pengadaan menjadi lebih singkat.

0 % reduction

Pembelian di luar prosedur berkurang

Penurunan belanja yang tidak patuh

Temukan dan hentikan pembelian di luar jalur yang disetujui. Pastikan semua pengeluaran mengikuti kebijakan perusahaan dan kendali keuangan semakin baik.

0 % increase

Lebih banyak pemrosesan langsung.

Peningkatan pemrosesan otomatis

Tingkatkan persentase Purchase Order yang diproses dari awal hingga akhir tanpa campur tangan manual atau pekerjaan ulang. Dengan begitu, efisiensi meningkat dan biaya operasional berkurang.

0 % reduction

Lebih sedikit perubahan setelah persetujuan

Penurunan perubahan PO

Temukan penyebab perubahan setelah Purchase Order disetujui. Hasilnya, pesanan awal menjadi lebih akurat dan pekerjaan administratif berulang berkurang.

0 % increase

Ketepatan waktu pengiriman meningkat

Kinerja pemasok lebih baik

Nilai keandalan pengiriman pemasok dengan membandingkan tanggal pengiriman aktual dan tanggal yang diminta. Gunakan hasilnya untuk mengelola pemasok dengan lebih baik dan meningkatkan kepastian pengiriman.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data Anda. Angka ini menggambarkan perbaikan yang umum terlihat pada berbagai penerapan proses Purchase to Pay.

Data yang disarankan

Mulailah dari atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik Purchase Order (PO), yang menjadi ID kasus utama untuk melacak siklus pengadaan.

Mengapa ini penting

Kunci penting untuk menghubungkan semua peristiwa pengadaan menjadi satu proses dari awal hingga akhir, sehingga siklus setiap Purchase Order dapat dianalisis secara terperinci.

Nama peristiwa bisnis atau langkah yang terjadi dalam proses Purchase Order.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses sehingga Anda dapat memvisualisasikan dan menganalisis alur dari awal hingga akhir, variasi proses, serta hambatan.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan menghitung semua metrik kinerja, termasuk waktu siklus, waktu tunggu pemasok, dan waktu tunggu.

Pengenal unik pemasok yang menyediakan barang atau jasa.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berdasarkan pemasok untuk mengevaluasi kinerja, menemukan pemasok dengan kinerja tinggi maupun rendah, dan mengoptimalkan rantai pasok.

Pengenal pengguna yang melakukan aktivitas tertentu.

Mengapa ini penting

Mendukung akuntabilitas dan analisis kinerja individu maupun tim, serta membantu menemukan kebutuhan pelatihan atau keterbatasan sumber daya.

Nilai total Purchase Order, tidak termasuk pajak dan biaya pengiriman.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berdasarkan nilai keuangan, membantu mengelompokkan Purchase Order menurut nilainya dan memprioritaskan perbaikan proses pada area dengan belanja tinggi.

Pengenal permintaan pembelian (PR) yang menjadi asal Purchase Order.

Mengapa ini penting

Menghubungkan PO dengan permintaan awal, sehingga analisis proses dari awal hingga akhir dapat dilakukan dan pembelian di luar prosedur yang tidak patuh dapat ditemukan.

Tanggal saat bisnis meminta pemasok mengirimkan barang atau jasa.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu pengiriman pemasok, KPI penting untuk pengelolaan rantai pasok dan perencanaan operasional.

Klasifikasi yang membedakan jenis Purchase Order, seperti PO standar, PO jasa, atau pesanan transfer stok.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan Purchase Order agar berbagai proses pengadaan dapat dibandingkan dan membantu menjelaskan variasi alur proses serta waktu siklus.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai permintaan resmi atas barang atau jasa dan memulai proses pengadaan. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat pengguna menyimpan dokumen permintaan pembelian baru, misalnya melalui transaksi ME51N.

Mengapa ini penting

Ini menjadi titik awal bagi banyak siklus Purchase Order. Dengan menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga PO dibuat, Anda dapat menemukan keterlambatan dalam pencarian sumber dan pemrosesan internal.

Menandai persetujuan resmi atas permintaan pembelian oleh manajer atau pemberi persetujuan yang ditunjuk. Biasanya, peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status dokumen permintaan, yang menandakan dokumen siap diubah menjadi Purchase Order.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting untuk mengukur waktu siklus persetujuan dan menemukan hambatan. Keterlambatan pada tahap ini langsung memengaruhi kecepatan pembuatan Purchase Order dan pengirimannya kepada pemasok.

Menandai pembuatan dokumen Purchase Order resmi, baik dengan maupun tanpa referensi ke permintaan pembelian. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat dokumen PO pertama kali disimpan di sistem.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini dapat menjadi titik awal alternatif untuk proses, terutama saat menganalisis pembelian di luar prosedur. Peristiwa ini menjadi dasar untuk melacak keseluruhan waktu pemrosesan PO.

Menandakan bahwa Purchase Order telah menerima semua persetujuan internal yang diperlukan dan boleh dikirim kepada pemasok. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status dalam strategi rilis Purchase Order.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting untuk mengukur efisiensi persetujuan dan pekerjaan ulang setelah persetujuan. Analisis waktu antara pembuatan dan persetujuan PO dapat menunjukkan keterlambatan proses internal.

Menandai penerimaan fisik barang dari pemasok beserta pencatatannya di sistem. Transaksi ini secara eksplisit memperbarui riwayat Purchase Order.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting yang mengakhiri waktu tunggu pemasok dan memulai proses internal verifikasi faktur. Peristiwa ini diperlukan untuk melacak tingkat ketepatan waktu pengiriman.

Menandai pencatatan faktur pemasok di sistem SAP dan penautannya ke Purchase Order terkait. Pembukuan keuangan ini secara eksplisit membuat dokumen akuntansi.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting yang menghubungkan proses pengadaan dengan proses utang usaha. Anda dapat menganalisis waktu antara penerimaan barang dan pemrosesan faktur.

Aktivitas ini menandakan bahwa item Purchase Order dianggap ditutup dari sisi logistik. Status ini disimpulkan saat indikator 'Pengiriman Selesai' dan 'Faktur Akhir' sama-sama ditetapkan.

Mengapa ini penting

Ini menjadi titik akhir analisis siklus Purchase Order. Mengukur waktu hingga peristiwa ini memberikan waktu siklus pengadaan dari awal hingga akhir.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining dapat membantu mengoptimalkan proses Purchase to Pay - Purchase Order di SAP S/4HANA?

Process mining memvisualisasikan alur aktual proses P2P - PO dan mengungkap hambatan, seperti siklus persetujuan yang panjang serta pekerjaan ulang akibat perubahan PO berulang. Anda dapat melihat penyimpangan dari alur standar dan mengetahui titik terjadinya inefisiensi serta ketidakpatuhan. Insight berbasis data ini membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat untuk menekan biaya dan mempercepat waktu siklus.

Data apa yang diperlukan dari SAP S/4HANA untuk melakukan process mining pada Purchase Order?

Untuk melakukan process mining pada Purchase Order, Anda terutama memerlukan log peristiwa yang mencatat setiap langkah proses PO. Data penting mencakup pembuatan PO, tahap persetujuan, perubahan, penerimaan barang, dan faktur. Kolom yang diperlukan meliputi nama aktivitas, stempel waktu, ID kasus yang biasanya berupa nomor Purchase Order, serta sumber daya atau pengguna yang terlibat jika tersedia.

Berapa lama biasanya waktu yang diperlukan untuk menyiapkan process mining pada Purchase Order dan melihat hasil awal?

Persiapan awal, termasuk ekstraksi data dan konfigurasi model, biasanya memerlukan waktu beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Setelah konfigurasi selesai, Anda biasanya dapat melihat insight awal dan menemukan hambatan utama dalam beberapa hari. Pemantauan berkelanjutan kemudian memberikan gambaran kinerja dan kepatuhan dari waktu ke waktu.

Area perbaikan apa yang biasanya ditemukan process mining dalam proses P2P - PO?

Process mining sering menemukan peluang untuk mempercepat persetujuan Purchase Order dan menyeragamkan alur proses. Anda dapat mengurangi pembelian di luar prosedur dan perubahan PO setelah persetujuan, yang kerap menimbulkan pekerjaan ulang. Selain itu, process mining membantu meningkatkan visibilitas pesanan dari awal hingga akhir dan menyelaraskan penerimaan barang dengan penutupan PO.

Apakah process mining memerlukan keahlian teknis mendalam atau modul SAP S/4HANA tertentu?

Pemahaman dasar tentang model data SAP S/4HANA akan membantu proses ekstraksi data, tetapi alat process mining modern umumnya mudah digunakan. Alat ini sering menyediakan konektor dan templat siap pakai untuk SAP S/4HANA sehingga Anda tidak memerlukan keahlian teknis mendalam. Biasanya, Anda juga tidak perlu menambahkan modul SAP tertentu di luar fungsi P2P yang sudah digunakan.

Bagaimana cara menjaga privasi dan keamanan data saat mengekstrak data Purchase Order dari SAP S/4HANA untuk process mining?

Privasi dan keamanan data harus menjadi prioritas. Terapkan kontrol akses yang kuat dan teknik anonimisasi, terutama untuk informasi sensitif tentang pengguna atau pemasok. Pastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data yang berlaku. Gunakan juga protokol transfer data dan solusi penyimpanan aman yang disediakan vendor process mining Anda.

Apakah process mining dapat membantu mengurangi pembelian di luar prosedur dan memastikan kepatuhan dalam proses P2P - PO?

Ya. Process mining efektif untuk menemukan pembelian tanpa persetujuan dan penyimpangan dari kebijakan pengadaan yang berlaku. Dengan memvisualisasikan pelaksanaan proses yang sebenarnya, Anda dapat melihat saat kontrol dilewati dan menelusuri penyebabnya. Insight ini penting untuk memperkuat kepatuhan dan mengurangi pembelian di luar prosedur.

Hasil apa yang dapat kami harapkan setelah mengoptimalkan proses P2P - PO dengan process mining?

Anda dapat mengharapkan waktu persetujuan Purchase Order yang jauh lebih singkat dan alur proses yang lebih seragam. Hasil lain yang umum mencakup berkurangnya pembelian di luar prosedur dan perubahan PO setelah persetujuan, serta meningkatnya kepastian waktu pengiriman pemasok. Dampaknya, efisiensi operasional meningkat dan biaya pengadaan berkurang.

Perbaiki Purchase Order P2P dan pangkas waktu siklus

Hilangkan proses yang tidak efisien dan pangkas waktu siklus Purchase Order P2P hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.