> Cải tiến quy trình liên tục > Từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng > SAP S/4HANA

Cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng

Tối ưu đơn đặt hàng P2P trong SAP với hướng dẫn 6 bước.

Tải mẫu dữ liệu

Cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng

Từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng

SAP S/4HANA

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(12)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu vòng đời đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA

Quy trình xử lý đơn đặt hàng phức tạp thường gây chậm trễ đáng kể và vấn đề về tuân thủ. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn phát hiện điểm nghẽn và những khâu kém hiệu quả trong toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng. Bạn có thể đánh giá chính xác thời gian cung ứng của nhà cung cấp và xác định những khâu cần tinh gọn để cải thiện hiệu quả mua sắm.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần tối ưu quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng?

Một quy trình từ mua hàng đến thanh toán (P2P) hiệu quả rất quan trọng với mọi tổ chức. Trọng tâm của quy trình này là vòng đời đơn đặt hàng (PO). Trong SAP S/4HANA, việc quản lý đơn đặt hàng có thể trở nên phức tạp. Ngay cả khi hệ thống được tích hợp tốt, những điểm kém hiệu quả khó nhận thấy vẫn có thể gây thất thoát tài chính, chậm trễ trong vận hành và rủi ro về tuân thủ. Đơn đặt hàng được phê duyệt muộn, nhà cung cấp giao hàng lâu hoặc sai sót khi nhận hàng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng, lịch sản xuất, mức tồn kho và cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng. Nắm rõ luồng thực tế của đơn đặt hàng, từ lúc tạo đến khi hoàn tất, là điều cần thiết để duy trì dòng tiền ổn định và khả năng vận hành linh hoạt. Tối ưu quy trình cốt lõi này giúp giảm chi phí, cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn.

Process mining giúp tinh gọn vòng đời đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA như thế nào?

Process mining giúp bạn trực quan hóa và phân tích cách quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng thực sự diễn ra trong SAP S/4HANA. Thay vì dựa vào giả định hoặc báo cáo tổng hợp, process mining dựng lại từng bước trong hành trình của mỗi đơn đặt hàng từ dữ liệu sự kiện trong hệ thống, chẳng hạn như các bảng BKPF, BSEG và ACDOCA. Nhờ đó, bạn thấy được luồng quy trình thực tế, bao gồm mọi biến thể, sai lệch và vòng lặp làm lại gây giảm hiệu quả. Chẳng hạn, bạn có thể xác định chính xác yêu cầu mua hàng nào bị kẹt trong hàng chờ phê duyệt, hoặc đơn đặt hàng nào bị chỉnh sửa nhiều lần sau khi gửi cho nhà cung cấp. Bằng cách theo dõi chính xác các sự kiện như "Đã tạo yêu cầu mua hàng", "Đã phê duyệt đơn đặt hàng" và "Đã ghi nhận nhận hàng", process mining giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của điểm nghẽn và thời gian xử lý kéo dài, dựa trên dữ liệu thực tế về hoạt động mua hàng.

Các lĩnh vực trọng tâm để cải tiến quy trình đơn đặt hàng và giảm điểm nghẽn

Process mining giúp xác định rõ một số lĩnh vực cần cải tiến trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng. Bạn có thể tìm ra những nhà cung cấp thường xuyên giao hàng lâu hơn cam kết, khiến việc nhận hàng bị chậm trễ. Phân tích cũng thường cho thấy quy trình phê duyệt chưa hiệu quả, chẳng hạn đơn đặt hàng chờ cấp phép quá lâu hoặc phải qua nhiều bước phê duyệt trùng lặp. Ngoài ra, process mining có thể phát hiện tỷ lệ chỉnh sửa đơn đặt hàng cao, dấu hiệu cho thấy yêu cầu ban đầu chưa chính xác, dữ liệu chủ chưa đầy đủ hoặc việc trao đổi với nhà cung cấp chưa rõ ràng. Tần suất và ảnh hưởng của sự kiện "Đã trả hàng" cũng có thể chỉ ra vấn đề về kiểm soát chất lượng hoặc giao hàng sai. Từ những phát hiện cụ thể này, bạn có thể điều chỉnh chính sách mua hàng, tối ưu việc chọn nhà cung cấp, nâng cao chất lượng dữ liệu chủ và tinh gọn quy trình phê duyệt nội bộ. Phân tích chi tiết giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng.

Đạt kết quả đo lường được và tăng cường tuân thủ

Thông tin thu được từ process mining quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA có thể mang lại lợi ích thiết thực. Bạn có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn đặt hàng, từ lúc gửi yêu cầu đến khi nhận hàng, giúp đáp ứng nhu cầu nhanh hơn và vận hành linh hoạt hơn. Tối ưu quy trình cũng trực tiếp giảm chi phí mua hàng nhờ giảm thao tác thủ công, hạn chế phí xử lý đơn gấp và tận dụng tốt hơn chiết khấu thanh toán sớm. Bạn có thể tăng cường tuân thủ bằng cách phát hiện và loại bỏ sai lệch, đảm bảo mọi đơn đặt hàng đều theo đúng chính sách và yêu cầu pháp lý. Hiểu rõ quy trình hơn cũng giúp quản lý nhà cung cấp hiệu quả, xây dựng quan hệ bền chặt và cải thiện chất lượng dịch vụ. Cuối cùng, tối ưu vòng đời đơn đặt hàng giúp củng cố tình hình tài chính và năng lực mua hàng chiến lược của tổ chức.

Bắt đầu tối ưu quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng ngay hôm nay

Bạn không cần kiến thức kỹ thuật chuyên sâu hay phải phát triển tùy chỉnh quy mô lớn để bắt đầu tối ưu quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA. Hướng dẫn và công cụ đi kèm giúp bạn nắm được phương pháp cần thiết để phát hiện những điểm kém hiệu quả khó thấy. Với process mining, bạn có thể vượt qua những nhận định dựa trên kinh nghiệm cá nhân và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó tạo ra cải tiến bền vững. Hãy bắt đầu cải thiện hoạt động mua hàng bằng cách nhìn rõ từng đơn đặt hàng, đảm bảo hiệu quả, tuân thủ và kiểm soát chi phí trong toàn tổ chức.

Từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng Yêu cầu mua hàng Nhận hàng Hiệu quả mua hàng Thời gian giao hàng của nhà cung cấp Quản lý đơn hàng Phân tích tuân thủ Bộ phận mua hàng Quản lý mua hàng Tối ưu chuỗi cung ứng Từ mua hàng đến thanh toán Quản lý nhà cung cấp Quản lý mua hàng

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Đơn đặt hàng được phê duyệt chậm có thể làm đình trệ các hoạt động mua hàng quan trọng, khiến hàng hóa hoặc dịch vụ không đến đúng hạn và ảnh hưởng đến lịch sản xuất hoặc tiến độ dự án. Quy trình phê duyệt chậm trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng thường làm tăng chi phí do phải đặt hàng gấp hoặc trả phí giao hàng nhanh.
ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện từ SAP S/4HANA để xác định chính xác điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt, cho biết bước nào hoặc người phê duyệt nào gây chậm trễ nhiều nhất. Bằng cách trực quan hóa các luồng này, tổ chức có thể tinh gọn quy trình làm việc phê duyệt đơn đặt hàng, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả.

Việc liên tục chỉnh sửa đơn đặt hàng sau khi tạo làm phát sinh nhiều việc làm lại, sai sót và kém hiệu quả trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng. Mỗi lần thay đổi đều cần phê duyệt lại và trao đổi thêm, tiêu tốn tài nguyên quý giá và kéo dài thời gian hoàn tất đơn hàng trong SAP S/4HANA.
ProcessMind lập bản đồ mọi sự kiện thay đổi trong vòng đời đơn đặt hàng, giúp phát hiện xu hướng và nguyên nhân gốc rễ như yêu cầu chưa rõ hoặc kế hoạch nhu cầu thiếu nhất quán. Thông tin này giúp cải tiến các quy trình ở bước trước, giảm việc làm lại và tăng độ chính xác trong quản lý đơn đặt hàng.

Khoảng thời gian dài giữa lúc ghi nhận nhận hàng và lúc đóng đơn đặt hàng có thể khiến số liệu tồn kho sai lệch, thanh toán cho nhà cung cấp bị chậm và trạng thái thực tế của đơn hàng không rõ ràng. Điều này thường ảnh hưởng đến các quy trình kế toán và đối soát tiếp theo trong SAP S/4HANA.
ProcessMind hiển thị dòng thời gian rõ ràng cho từng đơn đặt hàng, làm nổi bật khoảng thời gian chính xác giữa lúc nhận hàng và các hoạt động đóng đơn sau đó. Nhờ vậy, các nhóm có thể xác định lỗ hổng trong quy trình và đồng bộ các bước từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng hiệu quả hơn.

Khi không có cái nhìn rõ ràng về toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng, tổ chức khó xác định chậm trễ xảy ra ở đâu, ai phụ trách hoặc vì sao có sai lệch. Thiếu minh bạch trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng trên SAP S/4HANA gây trở ngại cho việc quản lý hiệu quả và cải tiến liên tục.
ProcessMind dựng lại toàn bộ hành trình của từng đơn đặt hàng, từ lúc tạo đến khi hoàn tất, đồng thời trực quan hóa mọi luồng và hoạt động. Nhờ đó, các bên liên quan có thể theo dõi hiệu suất, hiểu các luồng phức tạp và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hoạt động mua hàng.

Quy trình xử lý đơn đặt hàng khác nhau giữa các phòng ban hoặc khu vực có thể dẫn đến chất lượng dịch vụ thiếu nhất quán, rủi ro về tuân thủ và chi phí vận hành tăng. Thiếu chuẩn hóa khiến tổ chức khó nhân rộng cách làm hiệu quả hoặc thực thi quy định trong hoạt động từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng trên SAP S/4HANA.
ProcessMind tự động phát hiện mọi biến thể thực tế của quy trình đơn đặt hàng và so sánh với mô hình tiêu chuẩn đã xác định. Nhờ đó, bạn có thể biết quy trình không theo chuẩn diễn ra ở đâu và vì sao, từ đó hài hòa quy trình và đảm bảo cách thực hiện nhất quán.

Yêu cầu mua hàng bị đình trệ khi chờ phê duyệt tạo ra điểm nghẽn ở các bước đầu, khiến đơn đặt hàng không được tạo kịp thời và làm chậm việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết. Chậm trễ ban đầu này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng, tiến độ dự án và hoạt động liên tục trong SAP S/4HANA.
ProcessMind xác định yêu cầu mua hàng bị kẹt ở đâu, đồng thời cho biết bước hoặc người phê duyệt cụ thể gây chậm trễ. Bằng cách phân tích các khâu bàn giao quan trọng này, tổ chức có thể tối ưu quy trình làm việc phê duyệt yêu cầu, giúp chu kỳ mua hàng bắt đầu sớm hơn.

Việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ ngoài quy trình đơn đặt hàng đã thiết lập, thường được gọi là mua hàng tự phát, khiến tổ chức mất chiết khấu đã đàm phán, đối mặt với rủi ro tuân thủ và khó kiểm soát chi tiêu. Việc bỏ qua quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng tiêu chuẩn ảnh hưởng đến tính toàn vẹn tài chính trong SAP S/4HANA.
ProcessMind xác định các đơn đặt hàng hoặc hoạt động nhận hàng không theo đúng luồng phê duyệt quy định, hoặc bỏ qua trình tự chính thức từ yêu cầu đến đặt hàng. Nhờ đó, tổ chức có thể phát hiện hành vi mua hàng không tuân thủ và tăng cường kiểm soát.

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp không ổn định hoặc kéo dài khiến việc lập kế hoạch tồn kho khó khăn, có thể dẫn đến thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa. Sự biến động này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và sự hài lòng của khách hàng trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng.
ProcessMind phân tích thời gian thực tế từ lúc tạo đơn đặt hàng (hoặc gửi cho nhà cung cấp) đến khi nhận hàng, theo từng nhà cung cấp. Thông tin này giúp nhóm mua hàng đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, đàm phán điều khoản tốt hơn và cải thiện khả năng dự đoán của chuỗi cung ứng.

Nhiều thay đổi đối với đơn đặt hàng sau khi được phê duyệt có thể cho thấy vấn đề trong việc lập kế hoạch nhu cầu ban đầu, độ rõ ràng của thông số kỹ thuật hoặc trao đổi thông tin. Điều này tạo thêm gánh nặng hành chính và có thể làm chậm quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA.
ProcessMind trực quan hóa tần suất và nội dung thay đổi đơn đặt hàng sau khi phê duyệt, đồng thời liên kết chúng với các thuộc tính cụ thể như người yêu cầu hoặc nhóm hàng mua. Dữ liệu này giúp xác định vấn đề mang tính hệ thống và cải thiện độ chính xác khi soạn đơn đặt hàng ban đầu.

Một số bước trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng có thể tiêu tốn quá nhiều tài nguyên nhân lực hoặc hệ thống mà không tạo ra giá trị tương xứng, làm tăng chi phí vận hành và giảm năng suất. Trong SAP S/4HANA, tình trạng này có thể biểu hiện qua điểm nghẽn hoặc quá nhiều thao tác thủ công.
ProcessMind xác định các hoạt động diễn ra quá thường xuyên, mất quá nhiều thời gian hoặc có quá nhiều khâu bàn giao. Từ đó, bạn có thể cân nhắc phân bổ lại tài nguyên hoặc tự động hóa một số bước. Tối ưu các hoạt động đơn đặt hàng tiêu tốn nhiều tài nguyên giúp tổ chức nâng cao hiệu quả.

Nếu xác nhận dịch vụ cho đơn đặt hàng không được ghi nhận kịp thời trong SAP S/4HANA, các bước tiếp theo như xử lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp có thể bị chậm. Điều này ảnh hưởng đến quản lý dòng tiền và quan hệ với nhà cung cấp, gây trở ngại cho chu kỳ từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng.
ProcessMind theo dõi khoảng thời gian từ ngày dự kiến hoàn tất dịch vụ (nếu có) hoặc ngày hoàn tất đơn đặt hàng đến hoạt động "Đã nhập xác nhận dịch vụ". Phân tích này giúp xác định nguyên nhân chậm trễ và cải thiện thời gian ghi nhận xác nhận dịch vụ.

Hàng hóa thường xuyên bị trả lại có thể là dấu hiệu của các vấn đề như đặt hàng sai, chất lượng nhà cung cấp không đạt hoặc quy trình nhận hàng thiếu chính xác. Điều này làm tăng chi phí, phát sinh việc làm lại và gây bất mãn trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng trên SAP S/4HANA.
ProcessMind giúp phát hiện các đơn đặt hàng thường xuyên có hoạt động "Đã trả hàng", đồng thời đối chiếu với nhà cung cấp, nhóm sản phẩm hoặc địa điểm giao hàng cụ thể. Thông tin này giúp xác định vấn đề mang tính hệ thống và cải thiện việc chọn nhà cung cấp hoặc khâu kiểm tra chất lượng nội bộ.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Chu kỳ phê duyệt kéo dài ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, làm chậm các giao dịch mua hàng quan trọng, ảnh hưởng đến tiến độ dự án và gây áp lực lên quan hệ với nhà cung cấp. Tinh gọn quy trình giúp mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết nhanh hơn, tăng khả năng đáp ứng và kiểm soát chi phí. Nhân viên cũng mất ít thời gian hơn để theo dõi việc phê duyệt.
ProcessMind phân tích toàn bộ quy trình làm việc phê duyệt đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA, xác định điểm nghẽn và thời lượng của từng bước phê duyệt. Công cụ làm rõ các sai lệch so với luồng tiêu chuẩn và xác định người phê duyệt hoặc điều kiện cụ thể gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có thể điều chỉnh quy trình hoặc tự động hóa có mục tiêu để rút ngắn thời gian xử lý.

Luồng xử lý đơn đặt hàng thiếu nhất quán thường dẫn đến sai sót, rủi ro về tuân thủ và hiệu suất khác nhau giữa các phòng ban. Chuẩn hóa quy trình làm việc giúp áp dụng cách làm tốt, nâng cao chất lượng dữ liệu và tạo trải nghiệm mua hàng ổn định, hiệu quả hơn, đồng thời giảm rủi ro vận hành.
ProcessMind tự động phát hiện mọi biến thể thực tế của quy trình đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA và đối chiếu với mô hình lý tưởng. Công cụ trực quan hóa các sai lệch chưa được cho phép và cho biết quy trình không theo chuẩn diễn ra ở đâu. Nhờ đó, tổ chức có thể áp dụng quy trình thống nhất, nhất quán, tuân thủ và hiệu quả hơn.

Chi tiêu ngoài các kênh mua hàng đã thiết lập làm suy yếu hợp đồng đã đàm phán, tăng chi phí và bỏ qua các kiểm soát nội bộ quan trọng. Ngăn chặn tình trạng này giúp đảm bảo tuân thủ chính sách mua hàng và tận dụng tối đa giá trị từ thỏa thuận với nhà cung cấp, qua đó cải thiện kết quả kinh doanh.
ProcessMind theo dõi toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng để phát hiện trường hợp bỏ qua bước phê duyệt bắt buộc hoặc tạo đơn hàng mà không có yêu cầu mua hàng trước đó trong SAP S/4HANA. Công cụ phát hiện các xu hướng không tuân thủ, giúp tổ chức thực thi kiểm soát và xử lý nguyên nhân gốc rễ của việc chi tiêu ngoài quy trình.

Thiếu khả năng theo dõi rõ ràng toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng khiến việc quản lý chủ động trở nên khó khăn, gây trở ngại khi cập nhật trạng thái chính xác và làm chậm xử lý sự cố. Thông tin minh bạch hơn giúp các bên liên quan nắm bắt tình hình kịp thời, đưa ra quyết định tốt hơn và kiểm soát hoạt động từ lúc gửi yêu cầu đến khi nhận hàng.
ProcessMind dựng lại toàn bộ vòng đời của từng đơn đặt hàng từ SAP S/4HANA, trực quan hóa mọi hoạt động và bước chuyển tiếp. Người dùng có thể xác định chậm trễ khó nhận thấy, luồng xử lý không rõ ràng và biết chính xác đơn hàng đang ở bước nào, qua đó tăng tính minh bạch.

Đơn đặt hàng thường xuyên thay đổi sau khi được phê duyệt làm phát sinh việc làm lại, kéo dài thời gian giao hàng và có thể gây hiểu lầm hoặc tranh chấp với nhà cung cấp. Giảm những thay đổi này giúp quy trình ổn định hơn, tiết kiệm công sức hành chính và củng cố quan hệ với nhà cung cấp nhờ trao đổi rõ ràng, nhất quán.
ProcessMind phân tích dữ liệu đơn đặt hàng trong quá khứ để xác định nguyên nhân và tần suất thay đổi sau khi phê duyệt. Công cụ giúp tìm ra các lý do phổ biến như yêu cầu ban đầu chưa đầy đủ, sai thông số kỹ thuật hoặc trao đổi chưa hiệu quả. Từ đó, bạn có thể cải tiến các bước trước hoặc đào tạo người dùng trong SAP S/4HANA.

Thời gian giao hàng khó dự đoán làm gián đoạn lịch sản xuất, khiến mức tồn kho không phù hợp và cuối cùng có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Dự đoán chính xác hơn giúp lập kế hoạch tốt hơn, quản lý tồn kho hiệu quả và đáp ứng đáng tin cậy nhu cầu nội bộ lẫn bên ngoài.
ProcessMind theo dõi và phân tích thời gian giao hàng thực tế của nhà cung cấp đối với đơn đặt hàng, so sánh với điều khoản hợp đồng và dữ liệu lịch sử. Công cụ xác định nhà cung cấp thường xuyên giao hàng trễ hoặc các khâu nội bộ làm chậm việc nhận hàng, cung cấp dữ liệu để cải thiện lựa chọn nhà cung cấp và độ tin cậy của chuỗi cung ứng.

Yêu cầu mua hàng được phê duyệt chậm làm trì hoãn toàn bộ chu kỳ mua hàng, khiến quy trình đơn đặt hàng bắt đầu muộn và ảnh hưởng đến tiến độ dự án hoặc khả năng sẵn sàng vận hành. Đẩy nhanh bước đầu tiên này giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu nhanh hơn và cải thiện tiến độ triển khai dự án.
ProcessMind cung cấp cái nhìn chi tiết về mọi luồng phê duyệt yêu cầu mua hàng trong SAP S/4HANA. Công cụ cho biết yêu cầu nào đang chờ xử lý, xác định bước hoặc người phê duyệt cụ thể gây chậm trễ và tìm ra cơ hội tinh gọn quy trình làm việc phê duyệt bằng cách tự động hóa hoặc phân công lại.

Việc nhận hàng thực tế và đóng đơn đặt hàng trên hệ thống không đồng bộ có thể khiến cam kết mua hàng vẫn còn mở, số liệu tồn kho thiếu chính xác và đối soát tài chính bị chậm. Đồng bộ hai bước này giúp ghi nhận dữ liệu kịp thời, chính xác, tăng tính minh bạch tài chính và độ chính xác trong vận hành.
ProcessMind xác định trường hợp hàng đã được nhận nhưng đơn đặt hàng vẫn mở, hoặc đơn hàng bị đóng quá sớm khi chưa xác nhận đã nhận đủ hàng trong SAP S/4HANA. Phân tích này cho thấy lỗ hổng trong quy trình và cơ hội tự động hóa hoặc cải thiện trao đổi giữa các phòng ban.

Sử dụng nhân lực và tài nguyên hệ thống chưa hiệu quả khi quản lý đơn đặt hàng có thể làm tăng chi phí vận hành, khiến nhân viên kiệt sức và giảm năng suất xử lý. Phân bổ hợp lý giúp sử dụng tài nguyên hiệu quả, nâng cao năng suất và giảm chi tiêu không cần thiết.
ProcessMind cung cấp thông tin về cách phân bổ khối lượng công việc giữa các hoạt động đơn đặt hàng. Công cụ xác định điểm nghẽn khiến tài nguyên bị quá tải và những nơi chưa tận dụng hết tài nguyên, giúp bạn phân bổ lại phù hợp để nâng cao hiệu quả và rút ngắn thời gian xử lý.

Chậm xác nhận dịch vụ đã nhận có thể khiến việc thanh toán cho nhà cung cấp bị đình trệ, ảnh hưởng đến quản lý dòng tiền và gây khó khăn cho việc theo dõi chính xác chi phí dự án. Đẩy nhanh bước này giúp thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn, duy trì hồ sơ tài chính chính xác và củng cố quan hệ với nhà cung cấp.
ProcessMind phân tích thời gian từ lúc dịch vụ được cung cấp thực tế đến khi xác nhận được ghi nhận trong SAP S/4HANA. Công cụ xác định các bước, phòng ban hoặc cá nhân cụ thể gây chậm trễ không cần thiết, giúp bạn có biện pháp xử lý phù hợp để đẩy nhanh quá trình xác nhận.

Tỷ lệ trả hàng cao làm tăng đáng kể chi phí logistics, công sức xử lý lại và nguy cơ gây bất mãn cho cả người yêu cầu nội bộ lẫn nhà cung cấp. Giảm số lần trả hàng giúp nâng cao hiệu quả, hạn chế lãng phí và cải thiện chất lượng hoạt động mua hàng.
ProcessMind giúp xác định đơn đặt hàng, nhà cung cấp hoặc điều kiện cụ thể thường dẫn đến việc trả hàng. Bằng cách phân tích toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA, công cụ hỗ trợ tìm nguyên nhân gốc rễ liên quan đến độ chính xác của đơn hàng, kiểm soát chất lượng hoặc hiệu suất nhà cung cấp, từ đó giúp bạn đưa ra biện pháp khắc phục.

Lộ trình cải tiến 6 bước cho quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng

Tải mẫu

Việc cần làm

Tải mẫu Excel chuyên dụng cho dữ liệu quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng. Mẫu này giúp cấu trúc dữ liệu SAP S/4HANA đúng cách để phân tích.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng đúng mẫu giúp đơn giản hóa khâu chuẩn bị dữ liệu, tránh lỗi thường gặp và nhanh chóng có được thông tin cần thiết. Mẫu cũng đảm bảo dữ liệu tương thích để bạn có thể sử dụng ngay.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel đã định dạng sẵn, sẵn sàng để bạn điền dữ liệu quy trình đơn đặt hàng trong SAP S/4HANA.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Tìm cách nâng cao hiệu quả đơn đặt hàng P2P trong SAP S/4HANA

ProcessMind cho thấy luồng xử lý thực tế của các đơn đặt hàng, giúp bạn nhận ra điểm kém hiệu quả và cơ hội cải tiến. Nắm rõ quy trình P2P qua hình ảnh trực quan.

Trực quan hóa luồng xử lý đơn đặt hàng
Phát hiện điểm nghẽn tiềm ẩn và các vòng lặp làm lại
Đánh giá thời gian giao hàng của nhà cung cấp và mức độ tuân thủ
Tinh gọn vận hành để rút ngắn chu kỳ xử lý đơn đặt hàng

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Tạo giá trị thiết thực trong quản lý Purchase Order

Khi dùng process mining để phân tích dữ liệu Purchase Order trong SAP S/4HANA, doanh nghiệp có thể phát hiện những khâu kém hiệu quả và điểm nghẽn khó thấy, từ đó cải thiện đáng kể hoạt động và tiết kiệm chi phí.

0 % faster

Phê duyệt PO nhanh hơn

Thời gian phê duyệt giảm trung bình

Tinh gọn quy trình làm việc và xử lý điểm nghẽn để rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt Purchase Order, qua đó đẩy nhanh quy trình mua sắm.

0 % reduction

Giảm chi tiêu ngoài quy định

Mức giảm chi tiêu không tuân thủ

Phát hiện và loại bỏ các giao dịch mua ngoài kênh được phê duyệt, đảm bảo mọi khoản chi đều tuân thủ chính sách công ty và giúp kiểm soát tài chính tốt hơn.

0 % increase

Tăng tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối.

Mức tăng xử lý tự động

Tăng tỷ lệ Purchase Order được xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối mà không cần can thiệp thủ công hoặc làm lại, giúp nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành.

0 % reduction

Giảm thay đổi sau phê duyệt

Mức giảm số lần sửa đổi PO

Xác định nguyên nhân gốc rễ của các thay đổi sau khi Purchase Order được phê duyệt, giúp đơn hàng chính xác hơn ngay từ đầu và giảm công việc hành chính phải làm lại.

0 % increase

Cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn

Hiệu suất nhà cung cấp tốt hơn

Phân tích ngày giao hàng thực tế so với ngày yêu cầu để đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp, từ đó quản lý nhà cung cấp tốt hơn và dự đoán chính xác hơn.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy ở nhiều dự án triển khai Purchase to Pay.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của Purchase Order (PO), được dùng làm mã hồ sơ chính để theo dõi vòng đời mua sắm.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để kết nối mọi sự kiện mua sắm thành một quy trình xuyên suốt, giúp phân tích chi tiết vòng đời của từng Purchase Order.

Tên sự kiện hoặc bước nghiệp vụ đã diễn ra trong quy trình Purchase Order.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng từ đầu đến cuối, các biến thể và điểm nghẽn.

Dấu thời gian cho biết hoạt động diễn ra khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện chính xác và tính các chỉ số hiệu suất, gồm thời gian xử lý, thời gian giao hàng và thời gian chờ.

Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo từng nhà cung cấp, giúp đánh giá hiệu suất, xác định nhà cung cấp hoạt động tốt hoặc chưa tốt và tối ưu chuỗi cung ứng.

Mã định danh của người dùng thực hiện một hoạt động cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định trách nhiệm và phân tích hiệu suất ở cấp cá nhân hoặc nhóm, từ đó phát hiện nhu cầu đào tạo hoặc hạn chế về tài nguyên.

Tổng giá trị Purchase Order, chưa bao gồm thuế và chi phí vận chuyển.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo giá trị tài chính, giúp phân nhóm Purchase Order theo giá trị và ưu tiên cải tiến quy trình ở những lĩnh vực có mức chi tiêu cao.

Mã định danh của yêu cầu mua hàng (PR) khởi tạo Purchase Order.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết PO với yêu cầu ban đầu, giúp phân tích quy trình từ đầu đến cuối và phát hiện chi tiêu ngoài quy định, không tuân thủ.

Ngày doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Là mốc chuẩn để đo lường hiệu suất giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp, một KPI quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và lập kế hoạch vận hành.

Phân loại các loại Purchase Order khác nhau, chẳng hạn PO tiêu chuẩn, PO dịch vụ hoặc đơn hàng điều chuyển hàng tồn kho.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại Purchase Order để so sánh các quy trình mua sắm khác nhau, đồng thời giúp giải thích sự khác biệt về luồng quy trình và thời gian xử lý.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này ghi nhận yêu cầu chính thức về hàng hóa hoặc dịch vụ, khởi đầu quy trình mua sắm. Hệ thống ghi nhận sự kiện khi người dùng lưu chứng từ yêu cầu mua hàng mới, chẳng hạn bằng giao dịch ME51N.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu chính trong vòng đời của nhiều Purchase Order. Phân tích thời gian từ sự kiện này đến lúc tạo PO giúp phát hiện chậm trễ trong khâu tìm nguồn cung và xử lý nội bộ.

Ghi nhận việc quản lý hoặc người có thẩm quyền chính thức phê duyệt yêu cầu mua hàng. Thông thường, sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái của chứng từ yêu cầu, cho biết chứng từ đã sẵn sàng chuyển thành Purchase Order.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để theo dõi thời gian phê duyệt và phát hiện điểm nghẽn. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm tạo Purchase Order và gửi cho nhà cung cấp.

Ghi nhận thời điểm tạo chứng từ Purchase Order chính thức, có thể tạo từ yêu cầu mua hàng hoặc không. Hệ thống ghi nhận sự kiện khi PO được lưu lần đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này có thể là điểm bắt đầu thay thế của quy trình, nhất là khi phân tích các giao dịch mua ngoài quy định. Đây là sự kiện cơ bản để theo dõi tổng thời gian xử lý PO.

Cho biết Purchase Order đã nhận đủ phê duyệt nội bộ cần thiết và được phép gửi cho nhà cung cấp. Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái trong chiến lược phê duyệt của PO.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để đo lường hiệu quả phê duyệt và công việc phải làm lại sau phê duyệt. Phân tích thời gian từ lúc tạo đến lúc phê duyệt PO giúp phát hiện chậm trễ trong quy trình nội bộ.

Ghi nhận việc nhận hàng thực tế từ nhà cung cấp và cập nhật tương ứng trong hệ thống. Đây là giao dịch cụ thể làm thay đổi lịch sử Purchase Order.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, kết thúc thời gian giao hàng của nhà cung cấp và bắt đầu quy trình nội bộ kiểm tra hóa đơn. Mốc này cần thiết để theo dõi tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Ghi nhận hóa đơn của nhà cung cấp vào hệ thống SAP và liên kết hóa đơn với Purchase Order tương ứng. Đây là nghiệp vụ tài chính cụ thể tạo ra chứng từ kế toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng kết nối quy trình mua sắm với quy trình phải trả. Mốc này giúp phân tích thời gian từ lúc nhận hàng đến khi xử lý hóa đơn.

Hoạt động này cho biết một mục Purchase Order đã được đóng xét theo khía cạnh logistics. Sự kiện được suy ra khi cả chỉ báo 'Đã giao hàng đầy đủ' và 'Hóa đơn cuối cùng' đều được bật.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc để phân tích vòng đời Purchase Order. Đo thời gian đến mốc này sẽ cho biết tổng thời gian xử lý mua sắm từ đầu đến cuối.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể giúp tối ưu quy trình Purchase to Pay - Purchase Order trong SAP S/4HANA như thế nào?

Process mining trực quan hóa luồng thực tế của quy trình P2P - PO, giúp phát hiện điểm nghẽn như thời gian phê duyệt kéo dài và việc phải làm lại do Purchase Order bị sửa nhiều lần. Công cụ cũng chỉ ra các trường hợp đi chệch khỏi luồng chuẩn, giúp bạn biết khâu nào kém hiệu quả hoặc không tuân thủ. Dựa trên dữ liệu này, bạn có thể tập trung cải tiến đúng chỗ để giảm chi phí và rút ngắn thời gian xử lý.

Cần dữ liệu nào từ SAP S/4HANA để thực hiện process mining cho Purchase Order?

Để thực hiện process mining cho Purchase Order, trước hết bạn cần event log ghi lại từng bước trong quy trình PO. Dữ liệu chính gồm thời điểm tạo PO, các bước phê duyệt, thay đổi, nhận hàng và hóa đơn. Các trường cần thiết là tên hoạt động, dấu thời gian, mã hồ sơ, thường là số Purchase Order, và có thể cả tài nguyên hoặc người dùng tham gia.

Thông thường mất bao lâu để thiết lập process mining cho Purchase Order và có kết quả ban đầu?

Khâu thiết lập ban đầu, gồm trích xuất dữ liệu và cấu hình mô hình, thường mất vài tuần, tùy vào mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu. Sau khi cấu hình xong, bạn thường có thể xem phân tích ban đầu và xác định các điểm nghẽn lớn chỉ trong vài ngày. Việc theo dõi liên tục giúp bạn nắm được hiệu suất và mức độ tuân thủ.

Process mining thường phát hiện những cơ hội cải tiến nào trong quy trình P2P - PO?

Process mining thường giúp tìm ra cơ hội rút ngắn thời gian phê duyệt Purchase Order và chuẩn hóa luồng quy trình. Công cụ giúp giảm các giao dịch mua ngoài quy định và hạn chế thay đổi PO sau khi phê duyệt, vốn thường dẫn đến nhiều việc phải làm lại. Ngoài ra, công cụ còn giúp tăng khả năng theo dõi đơn hàng từ đầu đến cuối và đồng bộ việc nhận hàng với khâu đóng PO.

Process mining có đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật sâu hoặc các mô-đun SAP S/4HANA cụ thể không?

Hiểu cơ bản về mô hình dữ liệu SAP S/4HANA sẽ hữu ích khi trích xuất dữ liệu, nhưng các công cụ process mining hiện nay khá dễ sử dụng. Nhiều công cụ có sẵn bộ kết nối và mẫu cho SAP S/4HANA, nên không cần chuyên môn kỹ thuật sâu. Thông thường, bạn không cần thêm mô-đun SAP nào ngoài các chức năng P2P hiện có.

Làm thế nào để bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu khi trích xuất dữ liệu Purchase Order từ SAP S/4HANA để thực hiện process mining?

Quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cần được ưu tiên. Bạn cần thiết lập kiểm soát truy cập chặt chẽ và ẩn danh dữ liệu, nhất là thông tin nhạy cảm về người dùng hoặc nhà cung cấp. Hãy tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu liên quan, đồng thời sử dụng giao thức truyền dữ liệu và giải pháp lưu trữ an toàn do nhà cung cấp process mining cung cấp.

Process mining có giúp giảm chi tiêu ngoài quy định và đảm bảo tuân thủ trong quy trình P2P - PO không?

Có. Process mining giúp phát hiện hiệu quả các giao dịch mua chưa được phê duyệt và những trường hợp đi chệch chính sách mua sắm đã ban hành. Khi trực quan hóa cách quy trình thực sự diễn ra, công cụ cho thấy các trường hợp bỏ qua bước kiểm soát để bạn xác định nguyên nhân gốc rễ. Những phân tích này rất cần thiết để củng cố việc tuân thủ và giảm các giao dịch mua ngoài quy định.

Chúng tôi có thể kỳ vọng kết quả cụ thể nào sau khi tối ưu quy trình P2P - PO bằng process mining?

Bạn có thể kỳ vọng thời gian phê duyệt Purchase Order giảm đáng kể và luồng quy trình được chuẩn hóa hơn. Các kết quả thường thấy khác gồm giảm chi tiêu ngoài quy định, ít thay đổi PO sau phê duyệt hơn và dự đoán thời gian giao hàng của nhà cung cấp chính xác hơn. Nhờ đó, hiệu quả vận hành được cải thiện và chi phí trong quy trình mua sắm giảm xuống.

Cải tiến đơn đặt hàng P2P, rút ngắn thời gian xử lý ngay

Loại bỏ các bước kém hiệu quả và rút ngắn 30% thời gian xử lý đơn đặt hàng P2P.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.