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Melhore seu processo Purchase to Pay - Pedido de compra

Otimize os pedidos de compra P2P no SAP com nosso guia de 6 etapas.
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Otimize o ciclo de vida dos pedidos de compra no SAP S/4HANA

Processos complexos de pedidos de compra costumam causar atrasos significativos e problemas de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a revelar gargalos e ineficiências ocultos ao longo do ciclo de vida do pedido de compra. Você pode avaliar com precisão os prazos dos fornecedores e identificar oportunidades para simplificar as operações, transformando a eficiência das suas compras.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar seu processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra?

Um processo eficiente de Compra ao Pagamento, ou P2P, é fundamental para qualquer organização. No centro dele está o ciclo de vida do Pedido de Compra, ou PO. No SAP S/4HANA, gerenciar esses Pedidos de Compra pode se tornar uma tarefa complexa. Mesmo com um sistema robusto e integrado, ineficiências ocultas podem causar perdas financeiras significativas, atrasos operacionais e riscos de conformidade. Aprovações de Pedidos de Compra fora do prazo, prazos de entrega prolongados dos fornecedores ou erros no recebimento de mercadorias podem afetar toda a cadeia de suprimentos, comprometendo cronogramas de produção, níveis de estoque e, em última análise, a satisfação dos clientes. Entender o fluxo real dos seus Pedidos de Compra, da criação à conclusão, é essencial para manter um fluxo de caixa saudável e a agilidade operacional. Otimizar esse processo central se traduz diretamente em redução de custos, melhores relações com fornecedores e uma empresa mais ágil.

Como o Process Mining simplifica o ciclo de vida dos seus pedidos de compra no SAP S/4HANA

O Process Mining oferece uma capacidade incomparável de visualizar e analisar a execução real do seu processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA. Em vez de depender de suposições ou relatórios agregados, o Process Mining reconstrói cada etapa da jornada de cada Pedido de Compra usando dados de eventos do seu sistema, como os das tabelas BKPF, BSEG e ACDOCA. Essa perspectiva exclusiva permite visualizar o fluxo real do processo, identificando todas as variantes, desvios e ciclos de retrabalho que prejudicam a eficiência. Por exemplo, você pode identificar exatamente onde as Requisições de Compra ficam paradas na fila de aprovação ou quais Pedidos de Compra específicos passam por várias alterações depois de serem enviados ao fornecedor. Ao acompanhar eventos como "Requisição de Compra Criada", "Pedido de Compra Aprovado" e "Recebimento de Mercadorias Registrado", o Process Mining ajuda você a descobrir as causas raiz dos gargalos e dos tempos de ciclo prolongados, oferecendo insights factuais e orientados por dados sobre suas operações de compras.

Principais áreas para melhorar o processo de pedidos de compra e reduzir gargalos

Com o Process Mining, várias áreas críticas do seu processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra se tornam alvos claros de melhoria. Você pode identificar fornecedores específicos cujos prazos de entrega excedem consistentemente os acordos, causando atrasos no recebimento de mercadorias. A análise costuma revelar ineficiências nos Workflows de aprovação, mostrando onde os Pedidos de Compra ficam aguardando autorização ou onde ocorrem várias aprovações redundantes. Além disso, o Process Mining pode revelar altas taxas de alterações nos Pedidos de Compra, indicando possíveis problemas na precisão da requisição inicial, dados mestres incompletos ou falhas de comunicação com os fornecedores. Entender a frequência e o impacto dos eventos de "Mercadorias Devolvidas" também pode apontar problemas de controle de qualidade ou entregas incorretas. Ao se concentrar nessas descobertas concretas, você obtém informações acionáveis para aprimorar suas políticas de compras, otimizar a seleção de fornecedores, melhorar a qualidade dos dados mestres e simplificar os processos internos de aprovação. Essa análise detalhada ajuda você a reduzir significativamente o tempo de ciclo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra.

Alcance resultados mensuráveis e fortaleça a conformidade

Os insights obtidos com o Process Mining do seu processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA se traduzem em benefícios concretos. Você pode esperar uma redução significativa no tempo de ciclo do Pedido de Compra, da requisição ao recebimento de mercadorias, resultando em atendimento mais rápido e maior capacidade de resposta operacional. Essa otimização contribui diretamente para reduzir os custos de compras, diminuindo o esforço manual, minimizando taxas de urgência e melhorando o aproveitamento de descontos por pagamento antecipado. O fortalecimento da conformidade se torna possível ao identificar e eliminar desvios do processo, garantindo que todos os Pedidos de Compra sigam as políticas estabelecidas e os requisitos regulatórios. Além disso, uma compreensão mais clara do processo permite uma gestão mais eficaz dos fornecedores, promovendo relações mais sólidas e melhores níveis de serviço. Em última análise, otimizar o ciclo de vida dos seus Pedidos de Compra fortalece a saúde financeira e a capacidade estratégica de compras da sua organização.

Comece hoje sua jornada de otimização de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra

Começar a otimizar seu processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA não exige um mergulho técnico profundo nem um desenvolvimento personalizado extenso. Este guia e as ferramentas que o acompanham foram desenvolvidos para oferecer o conhecimento e a metodologia necessários para você começar a revelar ineficiências ocultas hoje. Ao aproveitar o poder do Process Mining, você pode ir além de evidências anedóticas e tomar decisões informadas e orientadas por dados, gerando melhorias sustentáveis. Comece a transformar suas operações de compras obtendo transparência sem precedentes sobre cada Pedido de Compra e garantindo eficiência, conformidade e redução de custos em toda a organização.

Purchase to Pay - Pedido de compra Requisição de compra Recebimento de mercadorias Eficiência de compras Prazos de entrega dos fornecedores Gestão de pedidos Análise de conformidade Departamento de compras Gerente de compras Otimização da cadeia de suprimentos Procure to Pay Gestão de fornecedores Gestão de compras

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Atrasos na aprovação de pedidos de compra podem interromper atividades críticas de compras, causando o descumprimento de prazos para mercadorias ou serviços e afetando potencialmente os cronogramas de produção ou projetos. Esse processo lento de aprovação em Compra ao Pagamento - Pedido de Compra costuma gerar custos maiores devido a novos pedidos urgentes ou taxas de expedição.
O ProcessMind analisa Event Logs do SAP S/4HANA para identificar os gargalos exatos na cadeia de aprovação, mostrando quais etapas ou aprovadores causam os atrasos mais significativos. Ao visualizar esses caminhos, as organizações podem simplificar o Workflow de aprovação de Pedidos de Compra, reduzindo os tempos de ciclo e melhorando a eficiência.

Alterações constantes nos pedidos de compra após a criação inicial introduzem retrabalho, erros e ineficiências significativos no processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra. Cada alteração exige nova aprovação e comunicação, consumindo recursos valiosos e prolongando o tempo total de atendimento do pedido no SAP S/4HANA.
O ProcessMind mapeia cada evento de alteração no ciclo de vida do Pedido de Compra, revelando padrões e causas raiz, como especificações pouco claras ou planejamento de demanda inconsistente. Esse insight ajuda a otimizar os processos anteriores, minimizando o retrabalho e aumentando a precisão na gestão de pedidos de compra.

Um intervalo significativo entre o registro do recebimento de mercadorias e o fechamento final do Pedido de Compra pode causar divergências nos registros de estoque, atrasos nos pagamentos aos fornecedores e visibilidade incompleta sobre o status real de um pedido. Isso costuma afetar os processos contábeis e de conciliação posteriores no SAP S/4HANA.
O ProcessMind oferece uma linha do tempo clara dos eventos de cada Pedido de Compra, destacando a duração exata entre o recebimento de mercadorias e as atividades posteriores de fechamento. Assim, as equipes podem identificar lacunas no processo e implementar medidas para sincronizar melhor as etapas de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra.

Sem uma visão clara e abrangente de todo o ciclo de vida do Pedido de Compra, as organizações têm dificuldade para identificar onde ocorrem os atrasos, quem é responsável ou por que determinados desvios acontecem. Essa falta de transparência no processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA dificulta a gestão eficaz e os esforços de melhoria contínua.
O ProcessMind reconstrói a jornada completa de cada Pedido de Compra, da criação à conclusão, visualizando todos os caminhos e atividades. Isso oferece transparência incomparável, permitindo que as partes interessadas acompanhem a performance, entendam fluxos complexos e tomem decisões orientadas por dados para otimizar as compras.

Desvios dos procedimentos padrão de Pedidos de Compra entre diferentes departamentos ou regiões levam a níveis de serviço inconsistentes, riscos de conformidade e aumento dos custos operacionais. Essa falta de padronização dificulta a expansão de práticas eficientes ou a aplicação da governança nas operações de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA.
O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processo de Pedidos de Compra e as compara com modelos padrão definidos. Isso ajuda a identificar onde e por que ocorrem caminhos fora do padrão, permitindo que as organizações promovam a harmonização do processo e garantam uma execução consistente.

Aprovações paradas de requisições de compra criam gargalos a montante, impedindo a criação oportuna de Pedidos de Compra e atrasando, em última análise, a aquisição de mercadorias ou serviços necessários. Esse atraso inicial pode se propagar por todo o processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra, afetando cronogramas de projetos e a continuidade operacional no SAP S/4HANA.
O ProcessMind identifica onde as requisições de compra ficam paradas, revelando as etapas ou os aprovadores específicos responsáveis pelos atrasos. Ao analisar essas transferências críticas, as organizações podem otimizar o Workflow de aprovação de requisições e acelerar o início do ciclo de compras.

Casos em que mercadorias ou serviços são adquiridos fora dos processos estabelecidos de Pedidos de Compra, muitas vezes chamados de compras fora do processo, levam à perda de descontos negociados, riscos de conformidade e falta de controle sobre os gastos. Esse desvio dos Workflows padrão de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra afeta a integridade financeira no SAP S/4HANA.
O ProcessMind identifica Pedidos de Compra ou até recebimentos de mercadorias que não seguem os caminhos de aprovação definidos ou contornam a sequência formal de requisição até pedido. Isso permite detectar comportamentos de compra não conformes e fortalecer a governança.

Prazos de entrega inconsistentes ou prolongados dos fornecedores para Pedidos de Compra dificultam o planejamento de estoque e podem causar falta ou excesso de produtos. Essa variabilidade afeta diretamente a eficiência operacional e a satisfação dos clientes no processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra.
O ProcessMind analisa o tempo real entre a criação do Pedido de Compra, ou o envio ao fornecedor, e o recebimento de mercadorias, detalhando os dados por fornecedor. Esse insight ajuda as equipes de compras a avaliar a performance dos fornecedores, negociar melhores condições e aumentar a previsibilidade da cadeia de suprimentos.

Um grande número de alterações nos Pedidos de Compra depois da aprovação indica possíveis problemas no planejamento inicial da demanda, na clareza das especificações ou na comunicação. Isso cria uma carga administrativa significativa e pode causar atrasos no processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA.
O ProcessMind visualiza a frequência e a natureza das alterações nos Pedidos de Compra após a aprovação, relacionando-as a atributos específicos, como solicitante ou categoria de compra. Esses dados ajudam a identificar problemas sistêmicos e melhorar a precisão da elaboração inicial dos Pedidos de Compra.

Algumas etapas do processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra podem consumir recursos humanos ou de sistema de forma desproporcional, sem agregar valor equivalente, aumentando os custos operacionais e reduzindo a produtividade. No SAP S/4HANA, essa ineficiência pode aparecer como gargalos ou excesso de tratamento manual.
O ProcessMind identifica atividades realizadas com frequência excessiva, que demoram demais ou envolvem muitas transferências, sugerindo oportunidades para realocar recursos ou automatizar etapas. Ao otimizar essas atividades intensivas em recursos dos Pedidos de Compra, as organizações podem alcançar maior eficiência.

Quando as confirmações de serviços dos Pedidos de Compra não são registradas rapidamente no SAP S/4HANA, etapas posteriores, como o processamento de faturas e os pagamentos aos fornecedores, podem atrasar. Essa demora afeta a gestão do fluxo de caixa e as relações com os fornecedores, gerando atritos no ciclo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra.
O ProcessMind acompanha o tempo entre a data estimada de conclusão do serviço, quando disponível, ou a conclusão do Pedido de Compra, e a atividade real de "Confirmação de Serviços Registrada". Essa análise ajuda a identificar as causas dos atrasos e melhorar a pontualidade das confirmações de serviços.

Um padrão consistente de devolução de mercadorias indica problemas subjacentes, como pedidos incorretos, problemas de qualidade dos fornecedores ou processos imprecisos de recebimento de mercadorias. Isso aumenta os custos, gera retrabalho e causa insatisfação no processo de Compra ao Pagamento - Pedido de Compra no SAP S/4HANA.
O ProcessMind pode destacar os Pedidos de Compra que envolvem frequentemente atividades de "Mercadorias Devolvidas", relacionando-as a fornecedores, categorias de produtos ou locais de entrega específicos. Esse insight ajuda a identificar problemas sistêmicos e melhorar a seleção de fornecedores ou as verificações internas de qualidade.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Ciclos longos de aprovação afetam diretamente a eficiência operacional, atrasando compras críticas, comprometendo cronogramas de projetos e pressionando as relações com os fornecedores. Simplificar esse processo significa adquirir mais rapidamente as mercadorias e os serviços necessários, melhorando a capacidade geral de resposta e a eficiência de custos da empresa. Também reduz o tempo que os funcionários gastam cobrando aprovações.
O ProcessMind analisa todo o Workflow de aprovação de Pedidos de Compra no SAP S/4HANA, identificando gargalos e analisando a duração de cada etapa de aprovação. A plataforma destaca desvios dos caminhos padrão e identifica aprovadores ou condições específicas que causam atrasos, permitindo uma reengenharia direcionada do processo ou a automação para alcançar um fluxo mais rápido.

Caminhos inconsistentes no processamento de Pedidos de Compra costumam causar erros, riscos de conformidade e variações de performance entre departamentos. Estabelecer Workflows padronizados garante a adoção das melhores práticas, melhora a qualidade dos dados e oferece uma experiência de compras previsível e eficiente, reduzindo os riscos operacionais.
O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processo de Pedidos de Compra no SAP S/4HANA e as compara com modelos ideais. A plataforma visualiza desvios não autorizados e destaca onde ocorrem procedimentos fora do padrão, permitindo aplicar processos unificados e alcançar operações mais consistentes, conformes e eficientes.

Gastos fora do processo, ou compras realizadas fora dos canais de compras estabelecidos, enfraquecem contratos negociados, aumentam os custos e contornam controles internos essenciais. Eliminar essas ocorrências garante total conformidade com as políticas de compras e maximiza o valor obtido dos acordos com fornecedores. Isso afeta diretamente o resultado financeiro.
O ProcessMind rastreia todo o ciclo de vida dos Pedidos de Compra para detectar casos em que as compras contornam etapas essenciais de aprovação ou são criadas sem uma Requisição de Compra anterior no SAP S/4HANA. A plataforma revela padrões de comportamento não conforme, permitindo que as organizações apliquem controles e tratem as causas raiz dos gastos fora do processo.

A falta de visibilidade clara e de ponta a ponta sobre o ciclo de vida dos Pedidos de Compra dificulta a gestão proativa, torna mais difícil fornecer atualizações precisas de status e atrasa a resolução de problemas. Uma visibilidade melhor oferece insights em tempo real às partes interessadas, promovendo decisões melhores e maior controle operacional, da requisição ao recebimento.
O ProcessMind reconstrói o ciclo de vida completo de cada Pedido de Compra no SAP S/4HANA, fornecendo um mapa visual e transparente de cada atividade e transição. Assim, os usuários podem identificar atrasos ocultos e caminhos de processamento pouco claros, além de entender exatamente em que ponto o pedido está a qualquer momento, melhorando significativamente a transparência.

Alterações frequentes nos Pedidos de Compra depois da aprovação geram retrabalho, prolongam os prazos de entrega e podem causar mal-entendidos ou disputas com os fornecedores. Reduzir essas modificações melhora a estabilidade do processo, economiza esforço administrativo e fortalece as relações com os fornecedores por meio de uma comunicação clara e consistente.
O ProcessMind analisa dados históricos dos Pedidos de Compra para identificar os gatilhos e a frequência das alterações após a aprovação. A plataforma ajuda a apontar motivos comuns, como requisições iniciais incompletas, erros nas especificações ou comunicação deficiente, permitindo melhorias direcionadas nos processos anteriores ou no treinamento dos usuários no SAP S/4HANA.

Prazos de entrega imprevisíveis dos fornecedores desorganizam os cronogramas de produção, levam a níveis de estoque inadequados e podem afetar a satisfação dos clientes. Aumentar a previsibilidade permite um planejamento mais preciso, uma gestão de estoque melhor e um atendimento mais confiável das demandas internas e externas.
O ProcessMind monitora e analisa os tempos reais de entrega dos fornecedores para os Pedidos de Compra, comparando-os com as condições contratadas e os dados históricos. A plataforma identifica fornecedores com entregas consistentemente atrasadas ou atrasos em processos internos que afetam o recebimento, oferecendo insights orientados por dados para melhorar a seleção de fornecedores e a confiabilidade da cadeia de suprimentos.

Aprovações lentas de requisições de compra atrasam todo o ciclo de compras, postergando o início do processo de Pedido de Compra e afetando cronogramas de projetos ou a prontidão operacional. Acelerar essa etapa inicial garante uma resposta mais rápida às necessidades da organização e melhora a entrega geral dos projetos.
O ProcessMind oferece uma visão detalhada de todos os caminhos de aprovação das Requisições de Compra no SAP S/4HANA. A plataforma destaca onde as requisições estão pendentes, identifica etapas de aprovação ou pessoas específicas que causam atrasos e revela oportunidades para simplificar o Workflow de aprovação por meio de automação ou redistribuição.

A falta de conexão entre o recebimento físico das mercadorias e o fechamento administrativo de um Pedido de Compra pode gerar compromissos em aberto, registros de estoque imprecisos e atrasos na conciliação financeira. Alcançar essa sincronização garante registros precisos e no prazo, melhorando a transparência financeira e a precisão operacional.
O ProcessMind identifica casos em que as mercadorias foram recebidas, mas o Pedido de Compra continua aberto, ou, ao contrário, em que um PO foi fechado prematuramente antes da confirmação do recebimento de todos os itens no SAP S/4HANA. Essa análise revela lacunas no processo e oportunidades de automação ou de melhoria da comunicação entre departamentos.

O uso ineficiente de recursos humanos e de sistema na gestão de Pedidos de Compra pode aumentar os custos operacionais, causar esgotamento dos funcionários e reduzir o volume processado. Otimizar a alocação garante o uso eficaz dos recursos, aumentando a produtividade e reduzindo despesas desnecessárias.
O ProcessMind oferece insights sobre a distribuição da carga de trabalho entre várias atividades de Pedidos de Compra. A plataforma identifica gargalos em que os recursos estão sobrecarregados e destaca áreas em que podem estar subutilizados, permitindo uma realocação estratégica para melhorar a eficiência e reduzir os tempos de processamento.

Atrasos na confirmação dos serviços recebidos podem impedir pagamentos aos fornecedores, afetar a gestão do fluxo de caixa e dificultar o acompanhamento preciso dos custos dos projetos. Acelerar esse processo garante o pagamento pontual aos fornecedores e mantém registros financeiros precisos, fortalecendo as relações com os fornecedores.
O ProcessMind analisa o tempo entre a entrega efetiva de um serviço e o registro da confirmação no SAP S/4HANA. A plataforma identifica etapas do processo, departamentos ou pessoas específicas que contribuem para atrasos desnecessários, permitindo intervenções direcionadas para acelerar o processo de confirmação.

Taxas elevadas de devolução de mercadorias aumentam significativamente os custos logísticos, o retrabalho administrativo e a possível insatisfação de solicitantes internos e fornecedores externos. Minimizar as devoluções melhora a eficiência, reduz o desperdício e fortalece a qualidade geral dos resultados de compras.
O ProcessMind ajuda a identificar os Pedidos de Compra, fornecedores ou condições específicos que frequentemente levam a devoluções de mercadorias. Ao analisar todo o ciclo de vida do Pedido de Compra no SAP S/4HANA, a plataforma permite uma análise de causa raiz para revelar problemas relacionados à precisão do pedido, ao controle de qualidade ou à performance do fornecedor, possibilitando ações corretivas.

A jornada de melhoria em 6 etapas para Purchase to Pay - Pedido de compra

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O que fazer

Obtenha o Template especializado do Excel, desenvolvido para dados de Purchase to Pay - Pedido de compra. Esse Template garante que seus dados do SAP S/4HANA estejam estruturados corretamente para análise.

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Por que isso importa

Usar o Template correto simplifica a preparação dos dados, evita erros comuns e acelera sua jornada até os insights. Ele garante a compatibilidade dos dados para uso imediato.

Resultado esperado

Um Template do Excel pré-formatado, pronto para receber os dados do processo de Pedido de compra do SAP S/4HANA.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Revele a eficiência das ordens de compra no P2P do SAP S/4HANA

O ProcessMind revela o fluxo real das suas ordens de compra, destacando ineficiências e oportunidades de otimização. Tenha uma visão clara e visual do seu processo P2P.
  • Visualize o fluxo do seu processo de ordens de compra
  • Identifique gargalos ocultos e ciclos de retrabalho
  • Avalie os prazos dos fornecedores e a conformidade
  • Simplifique as operações para acelerar o ciclo da ordem de compra
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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RESULTADOS TÍPICOS

Gerando valor concreto na gestão de Pedidos de Compra

Ao aplicar Process Mining aos dados de Pedidos de Compra do SAP S/4HANA, as organizações identificam ineficiências e gargalos ocultos, gerando melhorias operacionais significativas e economia de custos.

0 % faster
Aprovações de PO mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique os Workflows e elimine gargalos para reduzir significativamente o tempo necessário para aprovar Pedidos de Compra, acelerando o ciclo de compras.
0 % reduction
Redução de gastos fora das políticas

Redução de gastos não conformes

Identifique e elimine compras feitas fora dos canais aprovados, garantindo que todos os gastos sigam as políticas da empresa e melhorando o controle financeiro.
0 % increase
Maior processamento direto.

Aumento no processamento automatizado

Aumente o percentual de Pedidos de Compra que percorrem o processo do início ao fim sem intervenção manual ou retrabalho, melhorando a eficiência e reduzindo os custos operacionais.
0 % reduction
Menos alterações após a aprovação

Redução nas modificações de PO

Identifique as causas-raiz das alterações feitas depois da aprovação dos Pedidos de Compra, gerando pedidos iniciais mais precisos e menos retrabalho administrativo.
0 % increase
Melhoria nas entregas no prazo

Melhor performance dos fornecedores

Obtenha insights sobre a confiabilidade das entregas dos fornecedores comparando as datas reais de entrega com as datas solicitadas, permitindo uma gestão de fornecedores mais eficiente e maior previsibilidade.

Os resultados variam de acordo com a complexidade específica do seu processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diversas implementações de Purchase to Pay.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo do Pedido de Compra (PO), que serve como o principal ID do caso para acompanhar o ciclo de vida das compras.

Por que isso importa

É a chave essencial para conectar todos os eventos de compras em um único processo de ponta a ponta, permitindo uma análise detalhada do ciclo de vida de cada Pedido de Compra.

O nome do evento ou etapa de negócio que ocorreu no processo do Pedido de Compra.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo de ponta a ponta, as variantes e os gargalos.

O registro de data e hora que indica quando a atividade ocorreu.

Por que isso importa

Este registro de data e hora é essencial para ordenar corretamente os eventos e calcular todas as métricas de performance, incluindo tempos de ciclo, prazos de entrega e tempos de espera.

O identificador exclusivo do fornecedor que fornece as mercadorias ou os serviços.

Por que isso importa

Permite uma análise centrada nos fornecedores, ajudando a avaliar a performance, identificar fornecedores com resultados melhores ou piores e otimizar a cadeia de suprimentos.

O identificador do usuário que realizou uma atividade específica.

Por que isso importa

Oferece responsabilização e permite analisar a performance no nível individual ou da equipe, ajudando a identificar oportunidades de treinamento ou restrições de recursos.

O valor total do Pedido de Compra, excluindo impostos e custos de frete.

Por que isso importa

Permite análises baseadas em valor financeiro, ajudando a segmentar Pedidos de Compra por valor e priorizar esforços de melhoria do processo em áreas de maior gasto.

O identificador da requisição de compra (PR) que iniciou o Pedido de Compra.

Por que isso importa

Conecta o PO à solicitação inicial, permitindo a análise do processo de ponta a ponta e a identificação de gastos fora das políticas e não conformes.

A data em que a empresa solicitou ao fornecedor a entrega das mercadorias ou dos serviços.

Por que isso importa

Serve como referência para medir a performance de entrega do fornecedor no prazo, um KPI essencial para a gestão da cadeia de suprimentos e o planejamento operacional.

Uma classificação que diferencia os tipos de Pedidos de Compra, como POs padrão, POs de serviços ou pedidos de transferência de estoque.

Por que isso importa

Categoriza os Pedidos de Compra, permitindo comparar diferentes processos de compras e ajudando a explicar variações nos fluxos e nos tempos de ciclo.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca a solicitação formal de mercadorias ou serviços, iniciando o processo de compras. O evento é capturado explicitamente quando um usuário salva um novo documento de requisição de compra, por exemplo, usando a transação ME51N.

Por que isso importa

Este é o principal ponto de início do ciclo de vida de muitos Pedidos de Compra. Analisar o tempo entre este evento e a criação do PO ajuda a identificar atrasos no sourcing e no processamento interno.

Representa a aprovação formal de uma requisição de compra por um gerente ou aprovador designado. Normalmente, isso é inferido a partir de uma alteração de status no documento da requisição, indicando que ele está pronto para ser convertido em um Pedido de Compra.

Por que isso importa

Este é um marco crítico para acompanhar os tempos do ciclo de aprovação e identificar gargalos. Atrasos nessa etapa afetam diretamente a rapidez com que um Pedido de Compra pode ser criado e enviado ao fornecedor.

Marca a criação do documento oficial do Pedido de Compra, que pode ser criado com ou sem referência a uma requisição de compra. Este é um evento explícito, capturado quando o documento de PO é salvo pela primeira vez no sistema.

Por que isso importa

Esta atividade pode servir como um ponto de início alternativo para o processo, especialmente na análise de compras fora das políticas. É um evento fundamental para acompanhar o tempo total de processamento do PO.

Indica que o Pedido de Compra recebeu todas as aprovações internas necessárias e está autorizado para ser liberado ao fornecedor. O evento é inferido a partir de uma alteração de status na estratégia de liberação do Pedido de Compra.

Por que isso importa

Este é um marco importante para medir a eficiência da aprovação e o retrabalho após a aprovação. Analisar o tempo entre a criação e a aprovação do PO destaca atrasos no processo interno.

Representa o recebimento físico das mercadorias do fornecedor e o respectivo registro no sistema. Esta é uma transação explícita que atualiza o histórico do Pedido de Compra.

Por que isso importa

Este é um marco importante que encerra o prazo de entrega do fornecedor e inicia o processo interno de verificação da fatura. Ele é essencial para acompanhar os índices de entrega no prazo.

Representa a entrada da fatura de um fornecedor no sistema SAP, vinculando-a ao Pedido de Compra correspondente. Este é um lançamento financeiro explícito que cria um documento contábil.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que conecta o processo de compras ao processo de contas a pagar. Ele permite analisar o tempo entre o recebimento das mercadorias e o processamento da fatura.

Esta atividade indica que um item do Pedido de Compra é considerado encerrado do ponto de vista logístico. Isso é inferido quando os indicadores 'Entrega concluída' e 'Fatura final' estão definidos.

Por que isso importa

Este é o ponto final da análise do ciclo de vida do Pedido de Compra. Medir o tempo até esse evento fornece o tempo de ciclo de ponta a ponta das operações de compras.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real do seu processo P2P de Pedidos de compra, revelando gargalos como ciclos longos de aprovação e retrabalho causado por alterações repetidas nos pedidos. Ele destaca desvios dos caminhos padrão, ajudando você a entender onde ocorrem ineficiências e não conformidades. Esse insight orientado por dados permite melhorias direcionadas para reduzir custos e acelerar os tempos de ciclo.

Para realizar Process Mining em Pedidos de compra, você precisa principalmente de Event Logs que detalhem cada etapa do processo. Os principais dados incluem criação do pedido, etapas de aprovação, alterações, recebimentos de mercadorias e faturas. Os campos essenciais são nome da atividade, data e hora, ID do caso, geralmente o número do Pedido de compra, e possivelmente os recursos ou usuários envolvidos.

A configuração inicial, incluindo a extração dos dados e a configuração do modelo, normalmente leva algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois da configuração, geralmente você consegue obter os primeiros insights e identificar os principais gargalos em poucos dias. O monitoramento contínuo oferece visibilidade permanente sobre a performance e a Conformidade.

O Process Mining frequentemente revela oportunidades para reduzir o tempo de aprovação de Pedidos de compra e padronizar os fluxos do processo. Ele ajuda a eliminar ocorrências de gastos fora da política e a minimizar alterações nos pedidos após a aprovação, que costumam gerar retrabalho significativo. Além disso, contribui para melhorar a visibilidade ponta a ponta dos pedidos e sincronizar o recebimento de mercadorias com o encerramento do pedido.

Embora um conhecimento básico do modelo de dados do SAP S/4HANA seja útil para a extração, as ferramentas modernas de Process Mining são fáceis de usar. Elas geralmente oferecem conectores e Templates prontos para o SAP S/4HANA, reduzindo a necessidade de conhecimento técnico aprofundado. Normalmente, nenhum módulo SAP adicional específico é necessário além da funcionalidade P2P já existente.

A privacidade e a segurança dos dados são fundamentais. É essencial implementar controles de acesso robustos e técnicas de anonimização, especialmente para informações sensíveis de usuários ou fornecedores. Garanta a Conformidade com as regulamentações relevantes de proteção de dados e use protocolos seguros de transferência e soluções de armazenamento oferecidos pelo seu fornecedor de Process Mining.

Sim, o Process Mining é muito eficaz para identificar compras não aprovadas e desvios das políticas de compras estabelecidas. Ao visualizar a execução real do processo, ele destaca situações em que os controles são ignorados, permitindo identificar as causas raiz. Esse insight é essencial para reforçar a Conformidade e reduzir ocorrências de gastos fora da política.

Você pode esperar uma redução significativa no tempo de aprovação dos Pedidos de compra e fluxos de processo mais padronizados. Outros resultados comuns incluem menos gastos fora da política, menos alterações nos pedidos após a aprovação e maior previsibilidade nas entregas dos fornecedores. Isso gera mais eficiência operacional e economia de custos em todo o ciclo de compras.

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