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Melhore seu processo de compras, do pedido ao pagamento

Otimize os pedidos de compra P2P no SAP com nosso guia de 6 etapas.

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Compras ao pagamento: pedido de compra

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Otimize o ciclo de vida dos pedidos de compra no SAP S/4HANA

Processos complexos de pedidos de compra costumam causar atrasos significativos e problemas de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos e ineficiências ocultos ao longo do ciclo de vida dos pedidos de compra. Você pode avaliar com precisão os prazos de entrega dos fornecedores e identificar oportunidades para simplificar as operações, melhorando a eficiência das compras.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o processo de compras ao pagamento: pedido de compra?

Um processo eficiente de compras ao pagamento, ou P2P, é fundamental para qualquer organização, e o ciclo de vida do pedido de compra está no centro desse processo. No SAP S/4HANA, gerenciar esses pedidos pode ser complexo. Mesmo com um sistema integrado e robusto, ineficiências ocultas podem causar perdas financeiras significativas, atrasos operacionais e riscos de conformidade. Aprovações de pedidos de compra fora do prazo, prazos de entrega longos dos fornecedores ou erros no recebimento de mercadorias podem afetar toda a cadeia de suprimentos, os cronogramas de produção, os níveis de estoque e, por fim, a satisfação dos clientes. Entender o fluxo real dos pedidos de compra, da criação à conclusão, é essencial para manter um fluxo de caixa saudável e a agilidade operacional. Otimizar esse processo central reduz custos, melhora o relacionamento com fornecedores e torna a empresa mais ágil.

Como o Process Mining simplifica o ciclo de vida dos pedidos de compra no SAP S/4HANA

O Process Mining permite visualizar e analisar como o processo de compras ao pagamento: pedido de compra realmente acontece no SAP S/4HANA. Em vez de depender de suposições ou relatórios agregados, a mineração de processos reconstrói cada etapa da jornada de cada pedido de compra usando dados de eventos do sistema, como os das tabelas BKPF, BSEG e ACDOCA. Essa perspectiva mostra o fluxo real do processo e revela todas as variantes, desvios e ciclos de retrabalho que prejudicam a eficiência. Por exemplo, você pode identificar exatamente onde as requisições de compra ficam paradas na fila de aprovação ou quais pedidos de compra passam por várias alterações depois de enviados ao fornecedor. Ao acompanhar eventos como "Requisição de compra criada", "Pedido de compra aprovado" e "Recebimento de mercadorias lançado", o Process Mining ajuda a encontrar as causas raiz dos gargalos e dos tempos de ciclo prolongados, com insights objetivos e baseados em dados sobre as operações de compras.

Principais oportunidades para melhorar o processo de pedidos de compra e reduzir gargalos

Com o Process Mining, várias áreas críticas do processo de compras ao pagamento: pedido de compra ficam evidentes como oportunidades de melhoria. Você pode identificar fornecedores cujos prazos de entrega excedem os acordos com frequência, causando atrasos no recebimento de mercadorias. A análise também costuma revelar ineficiências nos fluxos de aprovação, mostrando onde os pedidos de compra ficam aguardando autorização ou passam por várias aprovações redundantes. Além disso, o Process Mining pode revelar uma alta frequência de alterações nos pedidos de compra, indicando possíveis problemas na precisão das requisições iniciais, nos dados mestres incompletos ou na comunicação com fornecedores. A frequência e o impacto dos eventos de "Mercadorias devolvidas" também podem apontar problemas de controle de qualidade ou entregas incorretas. Com base nessas constatações concretas, você obtém informações acionáveis para aprimorar as políticas de compras, otimizar a seleção de fornecedores, melhorar a qualidade dos dados mestres e simplificar os processos internos de aprovação. Essa análise detalhada ajuda a reduzir significativamente o tempo de ciclo de compras ao pagamento: pedido de compra.

Resultados mensuráveis e mais conformidade

Os insights obtidos com o Process Mining do processo de compras ao pagamento: pedido de compra no SAP S/4HANA se traduzem em benefícios concretos. Você pode reduzir de forma significativa o tempo de ciclo dos pedidos de compra, da requisição ao recebimento de mercadorias, agilizando o atendimento e melhorando a capacidade de resposta operacional. Essa otimização também reduz os custos de compras, diminuindo o trabalho manual, as taxas de urgência e o uso de descontos por pagamento antecipado. É possível reforçar a conformidade identificando e eliminando desvios do processo, para garantir que todos os pedidos de compra sigam as políticas estabelecidas e os requisitos regulatórios. Além disso, entender melhor o processo permite gerenciar os fornecedores com mais eficiência, fortalecendo o relacionamento e melhorando os níveis de serviço. No fim, otimizar o ciclo de vida dos pedidos de compra fortalece a saúde financeira da organização e sua capacidade estratégica de compras.

Comece hoje a otimizar o processo de compras ao pagamento: pedido de compra

Para começar a otimizar o processo de compras ao pagamento: pedido de compra no SAP S/4HANA, você não precisa se aprofundar em aspectos técnicos nem desenvolver soluções personalizadas extensas. Este guia e as ferramentas que o acompanham ajudam você a entender os métodos e conhecimentos necessários para encontrar ineficiências ocultas desde já. Com o Process Mining, você vai além de relatos isolados e toma decisões fundamentadas em dados, que levam a melhorias sustentáveis. Comece a transformar suas operações de compras com uma visão inédita de cada pedido de compra, promovendo eficiência, conformidade e controle de custos em toda a organização.

Compras ao pagamento: pedido de compra Requisição de compra Recebimento de mercadorias Eficiência nas compras Prazos de entrega dos fornecedores Gestão de pedidos Análise de conformidade Departamento de compras Gerente de compras Otimização da cadeia de suprimentos Compras ao pagamento Gestão de fornecedores Gestão de compras

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

A demora na aprovação de pedidos de compra pode paralisar atividades essenciais de compras, causar atrasos na entrega de mercadorias ou serviços e afetar os cronogramas de produção ou de projetos. No processo de compras ao pagamento: pedido de compra, a lentidão na aprovação também costuma aumentar os custos com novos pedidos urgentes ou taxas de expedição.
O ProcessMind analisa os registros de eventos do SAP S/4HANA para localizar os gargalos na cadeia de aprovação e identificar as etapas ou os aprovadores que causam os maiores atrasos. Ao visualizar esses caminhos, as organizações podem simplificar o fluxo de trabalho de aprovação dos pedidos de compra, reduzir o tempo de ciclo e aumentar a eficiência.

Alterações frequentes nos pedidos de compra depois da criação geram retrabalho, erros e ineficiências no processo de compras ao pagamento: pedido de compra. Cada alteração exige nova aprovação e comunicação, consome recursos valiosos e prolonga o tempo total de atendimento do pedido no SAP S/4HANA.
O ProcessMind mapeia cada evento de alteração durante o ciclo de vida do pedido de compra e revela padrões e causas raiz, como especificações pouco claras ou planejamento de demanda inconsistente. Esse insight ajuda a otimizar os processos anteriores, reduzir o retrabalho e aumentar a precisão na gestão dos pedidos de compra.

Um intervalo longo entre o lançamento do recebimento de mercadorias e o encerramento do pedido de compra pode gerar divergências nos registros de estoque, atrasar pagamentos a fornecedores e dificultar a visibilidade do status real do pedido. Isso costuma afetar os processos contábeis e de conciliação posteriores no SAP S/4HANA.
O ProcessMind mostra uma linha do tempo clara dos eventos de cada pedido de compra e destaca o intervalo exato entre o recebimento de mercadorias e as atividades de encerramento. Assim, as equipes podem identificar lacunas no processo e sincronizar melhor as etapas de compras ao pagamento: pedido de compra.

Sem uma visão clara e completa de todo o ciclo de vida dos pedidos de compra, as organizações têm dificuldade para identificar onde ocorrem os atrasos, quem é responsável ou por que determinados desvios acontecem. Essa falta de transparência no processo de compras ao pagamento: pedido de compra no SAP S/4HANA dificulta a gestão eficaz e a melhoria contínua.
O ProcessMind reconstrói a jornada completa de cada pedido de compra, da criação à conclusão, e visualiza todos os caminhos e atividades. Isso oferece transparência para que as partes interessadas acompanhem a performance, entendam fluxos complexos e tomem decisões baseadas em dados para otimizar as compras.

Desvios dos procedimentos padrão para pedidos de compra entre departamentos ou regiões geram níveis de serviço inconsistentes, riscos de conformidade e aumento dos custos operacionais. Sem padronização, fica mais difícil ampliar práticas eficientes ou garantir a governança das operações de compras ao pagamento: pedido de compra no SAP S/4HANA.
O ProcessMind identifica automaticamente todas as variantes reais do processo de pedidos de compra e as compara com os modelos padrão definidos. Isso ajuda a identificar onde e por que surgem caminhos fora do padrão, permitindo harmonizar os processos e garantir uma execução consistente.

Aprovações paradas de requisições de compra criam gargalos nas etapas iniciais, impedindo a criação dos pedidos de compra no prazo e atrasando a aquisição de mercadorias ou serviços necessários. Esse atraso inicial pode afetar todo o processo de compras ao pagamento: pedido de compra, comprometendo os cronogramas dos projetos e a continuidade operacional no SAP S/4HANA.
O ProcessMind identifica onde as requisições de compra ficam paradas e revela as etapas ou os aprovadores responsáveis pelos atrasos. Ao analisar essas transferências, as organizações podem otimizar o fluxo de trabalho de aprovação das requisições e acelerar o início do ciclo de compras.

Compras de mercadorias ou serviços feitas fora dos processos estabelecidos para pedidos de compra, também conhecidas como compras não autorizadas, levam à perda de descontos negociados, a riscos de conformidade e à falta de controle sobre os gastos. Ignorar os fluxos de trabalho padrão de compras ao pagamento: pedido de compra compromete a integridade financeira no SAP S/4HANA.
O ProcessMind identifica pedidos de compra e até recebimentos de mercadorias que não seguem os caminhos de aprovação definidos ou ignoram a sequência formal entre requisição e pedido. Assim, é possível detectar compras fora de conformidade e reforçar a governança.

Prazos de entrega inconsistentes ou longos dos fornecedores dificultam o planejamento de estoque e podem causar falta ou excesso de mercadorias. Essa variação afeta diretamente a eficiência operacional e a satisfação dos clientes no processo de compras ao pagamento: pedido de compra.
O ProcessMind analisa o tempo real entre a criação do pedido de compra, ou seu envio ao fornecedor, e o recebimento das mercadorias, com detalhamento por fornecedor. Esse insight ajuda as equipes de compras a avaliar a performance dos fornecedores, negociar melhores condições e tornar a cadeia de suprimentos mais previsível.

Um grande número de alterações nos pedidos de compra após a aprovação pode indicar problemas no planejamento inicial da demanda, na clareza das especificações ou na comunicação. Isso gera uma carga administrativa significativa e pode atrasar o processo de compras ao pagamento: pedido de compra no SAP S/4HANA.
O ProcessMind visualiza a frequência e o tipo de alterações feitas nos pedidos de compra após a aprovação e as relaciona a atributos específicos, como solicitante ou categoria de compra. Esses dados ajudam a identificar problemas sistêmicos e a melhorar a precisão na elaboração inicial dos pedidos de compra.

Algumas etapas do processo de compras ao pagamento: pedido de compra podem consumir recursos humanos ou do sistema em excesso, sem gerar valor equivalente. Isso aumenta os custos operacionais e reduz a produtividade. No SAP S/4HANA, essa ineficiência pode aparecer como gargalos ou excesso de trabalho manual.
O ProcessMind identifica atividades realizadas com frequência excessiva, que demoram demais ou envolvem muitas transferências, indicando oportunidades para realocar recursos ou automatizar etapas. Ao otimizar essas atividades que consomem muitos recursos, as organizações podem ganhar eficiência.

Quando as confirmações de serviços dos pedidos de compra não são registradas rapidamente no SAP S/4HANA, etapas posteriores, como o processamento de faturas e os pagamentos a fornecedores, podem atrasar. Essa demora afeta o fluxo de caixa e o relacionamento com fornecedores, criando atritos no ciclo de compras ao pagamento: pedido de compra.
O ProcessMind acompanha o tempo entre a data estimada de conclusão do serviço, quando disponível, ou a conclusão do pedido de compra e a atividade real de "Confirmação de serviço registrada". Essa análise ajuda a identificar as causas dos atrasos e a registrar as confirmações de serviço no prazo.

Um padrão recorrente de devoluções de mercadorias pode indicar problemas como pedidos incorretos, falhas de qualidade dos fornecedores ou erros no processo de recebimento. Isso aumenta os custos, gera retrabalho e causa insatisfação no processo de compras ao pagamento: pedido de compra no SAP S/4HANA.
O ProcessMind destaca os pedidos de compra que incluem com frequência atividades de "Mercadorias devolvidas" e relaciona esses casos a fornecedores, categorias de produtos ou locais de entrega específicos. Esse insight ajuda a identificar problemas sistêmicos e a melhorar a seleção de fornecedores ou as verificações internas de qualidade.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Ciclos longos de aprovação afetam diretamente a eficiência operacional, atrasam compras essenciais, comprometem os cronogramas dos projetos e prejudicam o relacionamento com fornecedores. Simplificar esse processo permite adquirir mercadorias e serviços necessários mais rapidamente, melhora a capacidade de resposta da empresa e reduz custos. Também diminui o tempo que os funcionários gastam cobrando aprovações.
O ProcessMind analisa todo o fluxo de trabalho de aprovação dos pedidos de compra no SAP S/4HANA, identifica gargalos e mede a duração de cada etapa. A ferramenta destaca desvios dos caminhos padrão e identifica os aprovadores ou as condições específicas que causam atrasos, permitindo redesenhar o processo ou automatizar etapas para acelerar o processamento.

Caminhos inconsistentes no processamento de pedidos de compra costumam gerar erros, riscos de conformidade e diferenças de performance entre departamentos. Padronizar os fluxos de trabalho ajuda a seguir as melhores práticas, melhora a qualidade dos dados e torna as compras mais previsíveis e eficientes, reduzindo os riscos operacionais.
O ProcessMind identifica automaticamente todas as variantes reais do processo de pedidos de compra no SAP S/4HANA e as compara com os modelos ideais. A ferramenta visualiza desvios não autorizados e destaca procedimentos fora do padrão, permitindo aplicar processos unificados e alcançar operações mais consistentes, em conformidade e eficientes.

Gastos não autorizados, ou compras feitas fora dos canais estabelecidos, comprometem contratos negociados, aumentam os custos e ignoram controles internos essenciais. Eliminar esses casos ajuda a garantir a conformidade com as políticas de compras e a aproveitar melhor os acordos com fornecedores, com impacto direto nos resultados financeiros.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida dos pedidos de compra para detectar casos em que as compras ignoram etapas essenciais de aprovação ou são criadas sem uma requisição de compra prévia no SAP S/4HANA. A ferramenta revela padrões de comportamento fora de conformidade, permitindo reforçar os controles e tratar as causas raiz dos gastos não autorizados.

A falta de visibilidade clara de ponta a ponta do ciclo de vida dos pedidos de compra dificulta a gestão proativa, a comunicação precisa do status e a resolução de problemas. Com mais visibilidade, as partes interessadas têm acesso a insights atualizados, tomam decisões melhores e controlam as operações da requisição ao recebimento.
O ProcessMind reconstrói o ciclo de vida completo de cada pedido de compra no SAP S/4HANA e apresenta um mapa visual e transparente de cada atividade e transição. Assim, você pode identificar atrasos ocultos e caminhos de processamento pouco claros, além de saber exatamente em que etapa está cada pedido, aumentando significativamente a transparência.

Alterações frequentes nos pedidos de compra após a aprovação geram retrabalho, prolongam os prazos de entrega e podem causar mal-entendidos ou conflitos com fornecedores. Reduzir essas alterações aumenta a estabilidade do processo, economiza trabalho administrativo e fortalece o relacionamento com fornecedores por meio de uma comunicação clara e consistente.
O ProcessMind analisa os dados históricos dos pedidos de compra para identificar os motivos e a frequência das alterações após a aprovação. A ferramenta ajuda a encontrar causas comuns, como requisições iniciais incompletas, erros nas especificações ou falhas de comunicação, permitindo melhorar etapas anteriores do processo ou treinar usuários no SAP S/4HANA.

Prazos de entrega imprevisíveis dos fornecedores prejudicam os cronogramas de produção, levam a níveis de estoque inadequados e podem afetar a satisfação dos clientes. Mais previsibilidade permite planejar melhor, gerenciar o estoque com mais eficiência e atender às demandas internas e externas com mais confiabilidade.
O ProcessMind acompanha e analisa os prazos reais de entrega dos pedidos de compra em comparação com as condições contratadas e os dados históricos. A ferramenta identifica fornecedores que atrasam com frequência e atrasos internos que afetam o recebimento, oferecendo insights baseados em dados para melhorar a seleção de fornecedores e a confiabilidade da cadeia de suprimentos.

A demora na aprovação das requisições de compra atrasa todo o ciclo de compras, adia o início do processo de pedidos de compra e compromete os cronogramas dos projetos ou a prontidão operacional. Agilizar essa etapa inicial ajuda a responder mais rapidamente às necessidades da organização e melhora a entrega dos projetos.
O ProcessMind mostra em detalhes todos os caminhos de aprovação das requisições de compra no SAP S/4HANA. A ferramenta destaca as requisições pendentes, identifica as etapas ou as pessoas que causam atrasos e revela oportunidades para simplificar o fluxo de trabalho de aprovação com automação ou redistribuição de responsabilidades.

A falta de conexão entre o recebimento físico das mercadorias e o encerramento administrativo do pedido de compra pode deixar compromissos em aberto, gerar registros de estoque imprecisos e atrasar a conciliação financeira. Sincronizar essas etapas ajuda a manter os registros corretos e atualizados, melhorando a transparência financeira e a precisão operacional.
O ProcessMind identifica casos em que as mercadorias são recebidas, mas o pedido de compra continua aberto, ou em que o pedido é encerrado antes da confirmação do recebimento de todos os itens no SAP S/4HANA. Essa análise revela lacunas no processo e oportunidades de automação ou de melhoria na comunicação entre departamentos.

O uso ineficiente de recursos humanos e do sistema na gestão de pedidos de compra pode aumentar os custos operacionais, causar esgotamento dos funcionários e reduzir o volume processado. Otimizar a alocação ajuda a usar os recursos com eficiência, aumentar a produtividade e evitar gastos desnecessários.
O ProcessMind mostra como a carga de trabalho se distribui entre as atividades dos pedidos de compra. A ferramenta identifica gargalos em que os recursos estão sobrecarregados e destaca áreas em que podem estar subutilizados, permitindo realocá-los de forma estratégica para aumentar a eficiência e reduzir o tempo de processamento.

A demora na confirmação dos serviços recebidos pode atrasar pagamentos a fornecedores, afetar a gestão do fluxo de caixa e dificultar o acompanhamento preciso dos custos dos projetos. Agilizar esse processo ajuda a pagar os fornecedores no prazo e a manter registros financeiros precisos, fortalecendo o relacionamento com eles.
O ProcessMind analisa o tempo entre a entrega efetiva de um serviço e o registro da confirmação no SAP S/4HANA. A ferramenta identifica as etapas, os departamentos ou as pessoas que causam atrasos desnecessários, permitindo intervenções direcionadas para agilizar o processo de confirmação.

Uma alta taxa de devolução de mercadorias aumenta significativamente os custos de logística, o retrabalho administrativo e a insatisfação de solicitantes internos e fornecedores externos. Reduzir as devoluções aumenta a eficiência, diminui o desperdício e melhora a qualidade geral das compras.
O ProcessMind ajuda a identificar os pedidos de compra, os fornecedores ou as condições que levam a devoluções frequentes. Ao analisar todo o ciclo de vida dos pedidos de compra no SAP S/4HANA, a ferramenta permite fazer uma análise de causa raiz para encontrar problemas na precisão dos pedidos, no controle de qualidade ou na performance dos fornecedores e tomar medidas corretivas.

O caminho de melhoria em 6 etapas para compras ao pagamento: pedido de compra

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O que fazer

Obtenha o Template especializado do Excel para dados do processo de compras ao pagamento: pedido de compra. Ele garante que os dados do SAP S/4HANA estejam estruturados corretamente para análise.

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Por que isso importa

Usar o Template correto simplifica a preparação dos dados, evita erros comuns e acelera o caminho até os insights. Além disso, garante a compatibilidade dos dados para uso imediato.

Resultado esperado

Um Template do Excel pré-formatado, pronto para receber os dados do processo de pedidos de compra do SAP S/4HANA.

O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR

Descubra como tornar os pedidos de compra mais eficientes no SAP S/4HANA

O ProcessMind mostra o fluxo real dos seus pedidos de compra, destacando ineficiências e oportunidades de otimização. Tenha uma visão clara e visual do seu processo de compras ao pagamento.

Visualize o fluxo do processo de pedidos de compra
Identifique gargalos ocultos e ciclos de retrabalho
Avalie os prazos dos fornecedores e a conformidade
Otimize as operações para reduzir o tempo de ciclo dos pedidos de compra

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Geração de valor concreto na gestão de pedidos de compra

Ao aplicar Process Mining aos dados de pedidos de compra do SAP S/4HANA, as organizações descobrem ineficiências e gargalos ocultos, o que leva a melhorias operacionais significativas e à redução de custos.

0 % faster

Aprovações de pedidos mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique os fluxos de trabalho e elimine gargalos para reduzir significativamente o tempo de aprovação dos pedidos de compra e acelerar o ciclo de compras.

0 % reduction

Redução de gastos fora dos canais aprovados

Redução de gastos fora de conformidade

Identifique e elimine compras feitas fora dos canais aprovados, garantindo que todos os gastos sigam as políticas da empresa e reforçando o controle financeiro.

0 % increase

Maior processamento direto.

Aumento do processamento automatizado

Aumente o percentual de pedidos de compra que percorrem todo o processo sem intervenção manual nem retrabalho, elevando a eficiência e reduzindo os custos operacionais.

0 % reduction

Menos alterações após a aprovação

Redução nas alterações de pedidos de compra

Identifique as causas raiz das alterações feitas após a aprovação dos pedidos de compra para melhorar a precisão dos pedidos iniciais e reduzir o retrabalho administrativo.

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Melhoria nas entregas no prazo

Melhor performance dos fornecedores

Avalie a confiabilidade das entregas dos fornecedores comparando as datas reais com as datas solicitadas. Assim, você pode aprimorar a gestão de fornecedores e aumentar a previsibilidade.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações de compras, do pedido ao pagamento.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo do pedido de compra (PO), usado como ID do caso principal para acompanhar o ciclo de compras.

Por que isso importa

É a chave essencial para conectar todos os eventos de compras em um único processo de ponta a ponta e permitir uma análise detalhada do ciclo de vida de cada pedido de compra.

Nome do evento ou da etapa de negócio que ocorreu no processo do pedido de compra.

Por que isso importa

Define as etapas do processo e permite visualizar e analisar o fluxo de ponta a ponta, as variantes e os gargalos.

Data e hora que indicam quando a atividade ocorreu.

Por que isso importa

Essas informações de data e hora são essenciais para ordenar os eventos corretamente e calcular todas as métricas de performance, incluindo tempos de ciclo, tempos de atravessamento e tempos de espera.

Identificador exclusivo do fornecedor que fornece os bens ou serviços.

Por que isso importa

Permite analisar o processo sob a perspectiva dos fornecedores, avaliar a performance, identificar fornecedores com resultados melhores ou piores e otimizar a cadeia de suprimentos.

Identificador do usuário que realizou uma atividade específica.

Por que isso importa

Permite atribuir responsabilidades e analisar a performance individual ou da equipe, ajudando a identificar oportunidades de treinamento ou limitações de recursos.

Valor total do pedido de compra, sem impostos nem custos de frete.

Por que isso importa

Permite fazer análises financeiras, segmentar pedidos de compra por valor e priorizar melhorias do processo nas áreas com maiores gastos.

Identificador da solicitação de compra (PR) que deu origem ao pedido de compra.

Por que isso importa

Vincula o pedido à solicitação inicial, permitindo analisar o processo de ponta a ponta e identificar gastos fora de conformidade realizados por canais não aprovados.

Data em que a empresa solicitou ao fornecedor a entrega dos bens ou serviços.

Por que isso importa

Serve de referência para medir a performance de entrega do fornecedor no prazo, um KPI essencial para a gestão da cadeia de suprimentos e o planejamento operacional.

Classificação que diferencia os tipos de pedidos de compra, como pedidos padrão, pedidos de serviços ou pedidos de transferência de estoque.

Por que isso importa

Categoriza os pedidos de compra, permitindo comparar diferentes processos de compras e entender as variações nos fluxos e nos tempos de ciclo.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Esta atividade registra a solicitação formal de bens ou serviços e dá início ao processo de compras. O evento é capturado explicitamente quando um usuário salva um novo documento de solicitação de compra, por exemplo, usando a transação ME51N.

Por que isso importa

Este é o principal ponto de partida do ciclo de vida de muitos pedidos de compra. Analisar o tempo entre esse evento e a criação do pedido ajuda a identificar atrasos no fornecimento e no processamento interno.

Representa a aprovação formal de uma solicitação de compra por um gerente ou aprovador designado. Em geral, o evento é inferido a partir de uma alteração de status no documento da solicitação, indicando que ela está pronta para ser convertida em pedido de compra.

Por que isso importa

Este é um marco importante para acompanhar os tempos de ciclo de aprovação e identificar gargalos. Atrasos nessa etapa afetam diretamente a rapidez com que um pedido de compra pode ser criado e enviado ao fornecedor.

Marca a criação do documento oficial do pedido de compra, que pode ser criado com ou sem referência a uma solicitação de compra. É um evento explícito, capturado quando o pedido é salvo pela primeira vez no sistema.

Por que isso importa

Esta atividade pode servir como ponto de partida alternativo para o processo, especialmente na análise de compras fora dos canais aprovados. É um evento fundamental para acompanhar o tempo total de processamento do pedido de compra.

Indica que o pedido de compra recebeu todas as aprovações internas necessárias e está autorizado para ser enviado ao fornecedor. O evento é inferido a partir de uma alteração de status na estratégia de liberação do pedido.

Por que isso importa

Este é um marco importante para medir a eficiência das aprovações e o retrabalho após a aprovação. Analisar o tempo entre a criação e a aprovação do pedido destaca atrasos no processo interno.

Representa o recebimento físico de mercadorias do fornecedor e o respectivo registro no sistema. É uma transação explícita que atualiza o histórico do pedido de compra.

Por que isso importa

Este é um marco importante: encerra o tempo de atravessamento do fornecedor e dá início ao processo interno de verificação da fatura. É essencial para acompanhar os índices de entrega no prazo.

Representa o registro da fatura do fornecedor no sistema SAP, vinculando-a ao pedido de compra correspondente. É um lançamento financeiro explícito que cria um documento contábil.

Por que isso importa

Este é um marco importante que conecta o processo de compras ao processo de contas a pagar. Ele permite analisar o tempo entre o recebimento das mercadorias e o processamento da fatura.

Esta atividade indica que um item do pedido de compra foi encerrado do ponto de vista logístico. Ela é inferida quando os indicadores 'Entrega concluída' e 'Fatura final' estão definidos.

Por que isso importa

Este é o ponto final da análise do ciclo de vida do pedido de compra. Medir o tempo até esse evento fornece o tempo de ciclo de ponta a ponta das operações de compras.

Perguntas frequentes

Como o Process Mining pode ajudar especificamente a otimizar nosso processo de compras, do pedido ao pagamento, no SAP S/4HANA?

O Process Mining mostra o fluxo real do processo de pedido de compra P2P e revela gargalos, como ciclos de aprovação longos e retrabalho causado por alterações repetidas nos pedidos. Também destaca desvios dos caminhos padrão, ajudando você a entender onde ocorrem ineficiências e problemas de conformidade. Esses insights baseados em dados permitem direcionar melhorias para reduzir custos e acelerar os tempos de ciclo.

Quais dados do SAP S/4HANA são necessários para fazer Process Mining em pedidos de compra?

Para fazer Process Mining em pedidos de compra, você precisa principalmente de registros de eventos que detalhem cada etapa do processo. Os dados principais incluem criação e aprovação do pedido, alterações, recebimentos de mercadorias e faturas. Os campos essenciais são nome da atividade, data e hora, ID do caso, geralmente o número do pedido de compra, e, se possível, os recursos ou usuários envolvidos.

Quanto tempo costuma levar para configurar o Process Mining em pedidos de compra e obter os primeiros resultados?

A configuração inicial, incluindo a extração de dados e a configuração do modelo, costuma levar algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois da configuração, muitas vezes você já consegue ver os primeiros insights e identificar os principais gargalos em poucos dias. O monitoramento contínuo oferece visibilidade permanente da performance e da conformidade.

Quais são as oportunidades de melhoria mais comuns identificadas pelo Process Mining no processo de pedidos de compra P2P?

O Process Mining costuma revelar oportunidades para reduzir o tempo de aprovação dos pedidos de compra e padronizar os fluxos do processo. Também ajuda a eliminar compras fora dos canais aprovados e a reduzir alterações nos pedidos após a aprovação, que muitas vezes geram retrabalho significativo. Além disso, contribui para melhorar a visibilidade de ponta a ponta dos pedidos e sincronizar o recebimento de mercadorias com o encerramento do pedido de compra.

O Process Mining exige ampla experiência técnica ou módulos específicos do SAP S/4HANA?

Conhecer o modelo de dados do SAP S/4HANA ajuda na extração, mas as ferramentas modernas de Process Mining são fáceis de usar. Muitas oferecem conectores e Templates prontos para o SAP S/4HANA, reduzindo a necessidade de conhecimentos técnicos avançados. Em geral, não são necessários módulos adicionais específicos do SAP além dos recursos P2P que você já utiliza.

Como podemos garantir a privacidade e a segurança dos dados ao extrair dados de pedidos de compra do SAP S/4HANA para fazer Process Mining?

A privacidade e a segurança dos dados são fundamentais. É essencial implementar controles de acesso robustos e técnicas de anonimização, especialmente para informações confidenciais de usuários ou fornecedores. Garanta a conformidade com as normas de proteção de dados aplicáveis e use os protocolos seguros de transferência e armazenamento oferecidos pelo fornecedor de Process Mining.

O Process Mining pode ajudar a reduzir gastos fora dos canais aprovados e garantir a conformidade no processo de pedidos de compra P2P?

Sim. O Process Mining é muito eficaz para identificar compras não aprovadas e desvios das políticas de compras estabelecidas. Ao mostrar como o processo realmente acontece, ele destaca situações em que os controles são ignorados e ajuda você a encontrar as causas raiz. Esses insights são fundamentais para reforçar a conformidade e reduzir gastos fora dos canais aprovados.

Quais resultados específicos podemos esperar depois de otimizar nosso processo de pedidos de compra P2P com Process Mining?

Você pode esperar uma redução significativa no tempo de aprovação dos pedidos de compra e fluxos de processo mais padronizados. Outros resultados comuns incluem menos gastos fora dos canais aprovados, menos alterações nos pedidos após a aprovação e maior previsibilidade nas entregas dos fornecedores. Isso aumenta a eficiência operacional e reduz os custos ao longo do ciclo de compras.

Otimize seus pedidos de compra no processo de compras ao pagamento e reduza o tempo de ciclo

Elimine ineficiências e reduza em 30% o tempo de ciclo dos pedidos de compra no processo de compras ao pagamento.

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