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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la comptabilité fournisseurs dans SAP ECC
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC

Le traitement des factures fournisseurs rencontre souvent des retards d’approbation, des erreurs et des difficultés de conformité. Notre plateforme vous aide à localiser précisément les goulots d’étranglement et les inefficacités dans votre flux de travail existant. Découvrez comment optimiser vos opérations, réduire vos coûts et renforcer la conformité en comprenant l’ensemble du cycle de vie de chaque facture.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECCa0 ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle pour la santé financière de votre organisation et vos relations avec les fournisseurs. Des processus fournisseurs inefficaces, notamment dans un système complexe comme SAP ECC, peuvent entraîner des pertes financières importantes, des goulots d’étranglement opérationnels et des risques de conformité. Imaginez des pénalités de retard qui réduisent vos marges, des remises pour paiement anticipé non obtenues représentant des milliers d’euros, ou des fournisseurs mécontents en raison de paiements tardifs. Ces problèmes sont souvent les symptômes d’inefficacités plus profondes et invisibles dans votre flux de travail de traitement des factures fournisseurs.

La saisie manuelle des données, des processus d’approbation fragmentés et l’absence de visibilité en temps réel sur le statut des factures allongent les temps de cycle et augmentent les coûts de traitement. De plus, les écarts par rapport aux politiques internes ou aux exigences réglementaires peuvent exposer votre entreprise à des audits et à des sanctions. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à économiser de l’argent. Il s’agit aussi de garantir l’exactitude financière, de préserver de solides relations avec les fournisseurs et de libérer des ressources précieuses pour les initiatives stratégiques. Comprendre le cycle de vie complet de chaque facture, de «a0Facture reçuea0» à «a0Paiement compenséa0», est essentiel pour atteindre ces objectifs.

Comment le Process Mining transforme l’analyse des factures fournisseurs

Le Process Mining propose une approche fondée sur les données pour examiner en détail le traitement de vos factures fournisseurs dans SAP ECC. Au lieu de vous appuyer sur des témoignages isolés ou des audits manuels, vous utilisez les données d’événements directement issues du module SAP ECC FI-GL, par exemple des tables BKPF et BSEG, afin de reconstituer le parcours réel de chaque facture, de bout en bout. Vous obtenez ainsi une vision objective et factuelle du fonctionnement réel de vos processus, avec la séquence effective des activités et leur durée.

Pour chaque facture, le Process Mining suit chaque étapea0 : de «a0Données de facture capturéesa0» à «a0Facture validéea0», «a0Bon de commande rapprochéa0», «a0Réception de marchandises rapprochéea0», «a0Écart résolua0», «a0Facture orientée pour approbationa0», «a0Facture approuvéea0», «a0Facture comptabiliséea0», «a0Paiement planifiéa0», «a0Paiement exécutéa0», puis «a0Paiement compenséa0». En visualisant ces flux de processus complets, vous pouvez localiser précisément les goulots d’étranglement, repérer les étapes redondantes et révéler les écarts de processus non autorisés qui resteraient autrement invisibles. Cette capacité d’analyse vous permet d’aller au-delà des constats superficiels et d’identifier les causes profondes des retards et des inefficacités dans le traitement des factures fournisseurs.

Principaux axes d’amélioration identifiés grâce au Process Mining

Le Process Mining vous apporte une vision claire des domaines à améliorer dans le traitement des factures fournisseurs de SAP ECCa0 :

  • Optimisation du flux de travail d’approbationa0 : identifiez facilement les factures bloquées dans les files d’approbation, les approbateurs qui constituent des goulots d’étranglement et les écarts des flux d’approbation par rapport aux circuits habituels. Ces analyses vous permettent d’optimiser l’orientation des approbations et de réduire le temps de cycle global.
  • Écarts de rapprochement et résolutiona0 : analysez la fréquence et la durée des activités «a0Écart résolua0», notamment celles liées à «a0Bon de commande rapprochéa0» et «a0Réception de marchandises rapprochéea0». Comprenez pourquoi les écarts surviennent, quels fournisseurs ou types de bons de commande sont les plus concernés et combien de temps leur résolution nécessite, afin de réduire les reprises manuelles.
  • Respect des conditions de paiement et gestion de la trésoreriea0 : surveillez le respect des conditions de paiement et de la «a0Date d’échéance de la facturea0». Le Process Mining met en évidence les paiements tardifs, les possibilités manquées de remise pour paiement anticipé ou les paiements effectués trop tôt. Vous pouvez ainsi optimiser la trésorerie et améliorer les relations avec les fournisseurs en garantissant l’exécution ponctuelle des paiements.
  • Potentiel d’automatisationa0 : repérez les tâches très répétitives et standardisées qui se prêtent à l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou à une meilleure configuration de SAP ECC. Vous libérez ainsi vos équipes des activités répétitives.

Résultats attendusa0 : des bénéfices mesurables pour votre entreprise

La mise en œuvre d’une optimisation des processus fondée sur le Process Mining dans le traitement de vos factures fournisseurs produira des bénéfices concrets et mesurablesa0 :

  • Réduction du temps de cyclea0 : réduisez sensiblement le temps moyen nécessaire au traitement d’une facture, de sa réception à son paiement, souvent de 30a0% ou plus, en supprimant les goulots d’étranglement et en optimisant les activités.
  • Réduction des coûts de traitementa0 : réalisez des économies importantes grâce à la diminution du travail manuel, à la réduction des erreurs nécessitant des reprises et à la suppression des pénalités de retard.
  • Renforcement de la conformitéa0 : garantissez le respect constant des politiques internes, des conditions de paiement et des exigences réglementaires, tout en réduisant les risques et en améliorant la préparation aux audits.
  • Optimisation de la gestion de la trésoreriea0 : améliorez votre fonds de roulement en gérant stratégiquement les dates de paiement, en maximisant les remises pour paiement anticipé et en évitant les paiements accélérés inutiles.
  • Relations renforcées avec les fournisseursa0 : instaurez la confiance et la bonne volonté grâce à un traitement des paiements régulier, ponctuel et transparent.

Commencer l’optimisation du processus fournisseurs

Commencer à optimiser le traitement de vos factures fournisseurs dans SAP ECC avec le Process Mining est plus accessible qu’il n’y paraît. En utilisant les données SAP ECC dont vous disposez déjà, vous obtenez rapidement une vision précise de l’état actuel. Vous pouvez alors prendre des décisions éclairées, fondées sur les données, qui produisent de véritables améliorations opérationnelles. Commencez dès aujourd’hui à transformer votre fonction fournisseurs en une organisation efficace, conforme et performante.

Traitement des factures fournisseurs Vérification des factures Équipe des comptes fournisseurs Rapprochement à trois niveaux Commandes d’achat Traitement des paiements Opérations financières Flux de travail d’approbation des factures Paiement aux fournisseurs Gestion de la conformité Automatisation des comptes fournisseurs Gestion des factures Procure to Pay

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’approbation, ce qui entraîne des retards de paiement, fragilise les relations avec les fournisseurs et peut provoquer des pénalités de retard. Sans visibilité claire sur les raisons de la lenteur des approbations, les organisations peinent à traiter les causes profondes et à améliorer la gestion de la trésorerie dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind cartographie les circuits d’approbation exacts et identifie les approbateurs ou les services responsables des retards. En analysant le temps passé à chaque étape d’approbation dans SAP ECC, la plateforme localise les goulots d’étranglement, révèle les causes des rejets et suggère des optimisations pour accélérer le flux de travail d’approbation des factures.

Une part importante du temps est consacrée à des tâches manuelles telles que la saisie des données, les rapprochements et la gestion des exceptions. Les coûts opérationnels augmentent et les ressources sont détournées des activités financières stratégiques. Cette inefficacité accroît le coût de traitement de chaque facture et le risque d’erreurs humaines dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind révèle les étapes qui nécessitent le plus souvent une intervention manuelle en suivant des activités telles que « Invoice Data Captured » et « Discrepancy Resolved ». La plateforme met en évidence les possibilités d’automatisation ou de réorganisation du processus dans SAP ECC, afin de réduire les tâches manuelles et de mieux affecter les ressources.

Des données incorrectes, des écarts entre les bons de commande et les réceptions de marchandises ou des erreurs dans les informations de facture entraînent souvent le rejet des factures ou leur renvoi pour correction. Il en résulte des reprises importantes et un allongement des délais de traitement. Ces écarts augmentent les retards et les coûts opérationnels du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind identifie les schémas de boucles de reprise et les activités qui les déclenchent, telles que la répétition de « Invoice Data Captured » ou de « Discrepancy Resolved ». La plateforme aide à déterminer les causes profondes de ces écarts dans SAP ECC et suggère des modifications du processus pour limiter les retraitements.

En raison d’inefficacités et de retards, les organisations ne bénéficient souvent pas des remises pour paiement anticipé proposées par leurs fournisseurs. Elles perdent ainsi des économies potentielles et gèrent moins efficacement leur trésorerie, ce qui pèse directement sur la rentabilité du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind analyse le parcours des factures, de « Invoice Received » à « Payment Executed », en le comparant aux « Payment Terms » et à « Invoice Due Date ». La plateforme met en évidence les factures qui auraient pu bénéficier d’une remise pour paiement anticipé dans SAP ECC, mais pour lesquelles le délai a été dépassé. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations nécessaires pour récupérer ces économies.

Les factures peuvent être payées en dehors des conditions convenues ou approuvées sans autorisation appropriée, ce qui entraîne des risques de non-conformité, des observations d’audit et d’éventuelles sanctions financières. Dans le traitement des factures fournisseurs, le respect des politiques internes et des réglementations externes est essentiel.
ProcessMind révèle les écarts par rapport aux conditions de paiement et aux niveaux d’approbation définis en comparant les parcours réels aux règles établies. La plateforme signale les cas de non-conformité dans SAP ECC, apporte de la transparence sur les violations des politiques et permet de prendre des mesures correctives pour renforcer les contrôles du traitement des factures fournisseurs.

Il est souvent difficile de déterminer en temps réel le statut ou l’emplacement d’une facture dans le flux de travail de traitement. Cette situation entraîne des demandes de fournisseurs sans réponse et de la frustration en interne. Ce manque de transparence complique la gestion et les prévisions du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind fournit une visualisation de bout en bout du parcours de chaque facture, de «a0Facture reçuea0» à «a0Paiement compenséa0». La plateforme actualise le statut en temps réel et indique précisément où les factures sont bloquées dans SAP ECC. L’équipe fournisseurs bénéficie ainsi d’une visibilité complète et d’une communication améliorée.

Les factures suivent souvent plusieurs parcours non standard dans le système, ce qui entraîne un traitement incohérent, davantage d'erreurs et des difficultés à faire évoluer les opérations. Ces variations cachées augmentent les coûts et compliquent l'optimisation du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réelles du processus dans SAP ECC. Vous voyez ainsi comment les factures sont effectivement traitées, par comparaison avec le parcours attendu. La plateforme met en évidence les étapes ad hoc et les écarts par rapport au parcours standard, afin d'aider les organisations à standardiser et à optimiser le traitement des factures fournisseurs.

Le processus essentiel de rapprochement à trois niveaux, entre la facture, le bon de commande et la réception de marchandises, connaît souvent des retards dus à des informations manquantes, à des écarts ou à la complexité des systèmes. Ces blocages ralentissent l’ensemble du flux de travail de traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind suit les activités «a0Bon de commande rapprochéa0» et «a0Réception de marchandises rapprochéea0» afin d’identifier les factures ou les types de factures qui restent bloqués à ces étapes. La plateforme analyse des attributs tels que «a0Numéro du bon de commandea0» et «a0Numéro de réception de marchandisesa0» dans SAP ECC pour déterminer précisément les causes des retards de rapprochement et améliorer l’efficacité.

Un volume important de factures est payé après la date d'échéance, ce qui entraîne des pénalités de retard, détériore les relations avec les fournisseurs et peut nuire à la notation de crédit. Ce problème met en évidence les inefficacités liées à la planification et à l'exécution des paiements dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind met en relation « Invoice Due Date » avec les activités « Payment Executed » et « Payment Cleared ». Vous identifiez ainsi clairement toutes les factures échues et leur parcours précis. La plateforme révèle les étapes de SAP ECC où les retards se produisent et repoussent les paiements au-delà de leur échéance, afin de permettre des interventions préventives.

Lorsque les factures s'écartent du parcours standard ou rencontrent des erreurs, l'identification des causes sous-jacentes de ces exceptions peut être longue et nécessiter un travail manuel, ce qui ralentit leur résolution. Comprendre les facteurs déclencheurs des exceptions est essentiel pour améliorer le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind met automatiquement en évidence tous les cas exceptionnels et les écarts par rapport au parcours le plus fréquent. En analysant les activités précédentes et les Attributs dans SAP ECC, la plateforme vous aide à identifier les véritables causes profondes des exceptions. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations du processus et réduire leur fréquence.

La charge de traitement des factures est souvent répartie de manière inégale au sein de l'équipe AP. Certains collaborateurs sont surchargés, tandis que d'autres disposent de temps disponible, ce qui crée des goulots d'étranglement. Ce déséquilibre réduit l'efficacité globale de l'équipe et peut entraîner des retards dans le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind utilise les journaux d'activité et les Attributs « Processor User » pour visualiser la répartition de la charge entre les membres de l'équipe ou les services dans SAP ECC. La plateforme identifie les personnes ou les équipes qui traitent un volume disproportionné de dossiers ou des cas complexes, afin d'améliorer la planification des Ressources et l'équilibrage de la charge.

Le temps total nécessaire au traitement d'une facture, de sa réception initiale à son paiement final, est trop long. Cette situation affecte la trésorerie, l'exactitude des rapports financiers et la satisfaction des fournisseurs. Réduire cette durée de bout en bout constitue un objectif important du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind calcule avec précision la durée du cycle de bout en bout pour chaque facture en suivant toutes les activités, de « Invoice Received » à « Payment Cleared ». La plateforme identifie les étapes et les variations dans SAP ECC qui contribuent le plus à l'allongement des cycles et fournit des analyses concrètes pour les réduire.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps pendant lequel une facture attend son approbation, afin de limiter directement les retards de paiement et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. Des approbations plus rapides permettent de payer à temps, de profiter éventuellement des escomptes pour paiement anticipé et d'éviter les pénalités de retard. Dans SAP ECC, ces améliorations peuvent avoir un effet significatif sur la trésorerie du traitement des factures fournisseurs. Elles peuvent également générer des économies substantielles et renforcer la satisfaction des fournisseurs. ProcessMind visualise les parcours d'approbation réels et identifie les goulots d'étranglement ainsi que les points d'écart dans SAP ECC. En analysant la durée des activités et l'affectation des Ressources, la plateforme repère les étapes ou les approbateurs responsables des retards. Vous pouvez ainsi redéfinir précisément le processus et suivre les performances pour réduire de manière mesurable la durée du cycle d'approbation. La réussite est mesurée par la durée moyenne d'approbation.

L’automatisation des tâches répétitives, comme la saisie des données ou le rapprochement des factures fournisseurs, libère vos équipes du travail répétitif et leur permet de se concentrer sur les exceptions et les activités stratégiques. Elle réduit les erreurs humaines, accélère le traitement et diminue les coûts opérationnels liés au travail manuel dans SAP ECC. L’objectif ultime est de limiter au minimum l’intervention humaine pour les factures standard. ProcessMind cartographie les interventions manuelles et les variantes existantes dans le flux de travail de traitement des factures. La plateforme met en évidence les activités qui se prêtent à l’automatisation et quantifie les économies potentielles de temps et de coûts. En fournissant une vision claire des processus «a0en l’étata0», elle accompagne la conception et la mise en œuvre de solutions d’automatisation, vérifie leur incidence sur l’efficacité et suit la réduction des activités manuelles.

Les écarts fréquents dans les données des factures fournisseurs entraînent des reprises, des retards et le mécontentement des fournisseurs, tout en générant des coûts cachés importants. Atteindre cet objectif signifie garantir l’exactitude des données de facture, de leur capture jusqu’à leur comptabilisation dans SAP ECC, en réduisant les exceptions et le besoin de corrections manuelles. Vous améliorez ainsi la qualité globale des données et l’efficacité opérationnelle. ProcessMind identifie où et pourquoi les écarts de données surviennent en analysant les journaux d’événements à la recherche de boucles de reprise et de corrections d’erreurs dans le flux de travail de traitement des factures fournisseurs. La plateforme visualise la fréquence et l’incidence de ces écarts, ce qui vous permet d’en déterminer les causes profondes, de mettre en place des mesures préventives et de suivre la réduction des erreurs après intervention.

Les escomptes pour paiement anticipé non obtenus représentent une perte directe d'économies potentielles pour l'organisation. Cet objectif consiste à optimiser le traitement des factures fournisseurs afin que les factures soient approuvées et payées dans les délais convenus, et que ces escomptes soient récupérés au maximum. Dans SAP ECC, cette amélioration a un effet direct sur le résultat et sur la gestion de la trésorerie. ProcessMind analyse la durée du cycle de bout en bout des factures et identifie précisément les retards qui leur font manquer les périodes d'éligibilité aux escomptes. La plateforme met en évidence les parcours et les goulots d'étranglement qui empêchent les paiements à temps. Vous pouvez ainsi mettre en œuvre des mesures correctives et suivre le pourcentage de factures éligibles à un escompte ainsi que celles qui en bénéficient effectivement.

Il est essentiel, pour préserver l’intégrité financière et maîtriser les risques, de garantir que toutes les factures fournisseurs respectent les politiques internes, les exigences réglementaires et les conditions de paiement établies. Cet objectif vise l’absence de paiements ou d’approbations non conformes, afin de protéger l’organisation contre les sanctions, la fraude et les constats d’audit dans SAP ECC. Il renforce la confiance et la gouvernance opérationnelle. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux règles de conformité prédéfinies, comme les approbations non autorisées ou les conditions de paiement incorrectes, dans le flux de traitement des factures fournisseurs. La plateforme visualise tous les cas non conformes, en quantifie la fréquence et aide à identifier les activités ou les rôles responsables de ces écarts. Vous pouvez ainsi cibler la formation et ajuster les contrôles.

L'absence de visibilité claire sur le statut des factures fournisseurs crée de l'incertitude, entraîne des demandes répétées et complique la gestion proactive. Cet objectif vise à fournir une vue complète et actualisée du parcours de chaque facture dans SAP ECC, de sa réception à son paiement, afin de donner aux parties prenantes les informations importantes dont elles ont besoin. Cette visibilité réduit la charge administrative et améliore la prise de décision. ProcessMind construit une cartographie précise et en temps réel du processus de chaque facture. Elle indique l'activité en cours, les approbations en attente et le parcours historique. Les utilisateurs peuvent suivre chaque facture, repérer celles qui sont bloquées et comprendre les délais moyens de traitement. Ils disposent ainsi de la transparence nécessaire pour traiter les goulots d'étranglement et répondre efficacement aux demandes de statut.

Les variations et les écarts inutiles dans le traitement des factures fournisseurs entraînent une baisse d’efficacité, davantage d’erreurs et une augmentation des coûts de formation. Cet objectif consiste à identifier et à supprimer ces circuits non standard dans SAP ECC afin d’établir un flux de travail efficace, cohérent et allégé. La standardisation réduit la complexité et améliore la prévisibilité globale du processus. ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réelles du traitement des factures fournisseurs. La plateforme visualise la fréquence et la performance de chaque variante et met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal. En quantifiant l’incidence de ces variations, elle fournit des analyses fondées sur les données pour regrouper et faire respecter les bonnes pratiques standardisées, tout en limitant la complexité inutile.

Les retards dans le rapprochement des commandes d'achat et des réceptions de marchandises avec les factures sont une cause fréquente de blocage des paiements et d'accumulation des dossiers. Cet objectif vise à accélérer sensiblement le rapprochement à trois niveaux dans le traitement des factures fournisseurs de SAP ECC, afin de permettre une vérification et une approbation plus rapides des paiements. L'efficacité s'en trouve améliorée et les interventions manuelles réduites. ProcessMind identifie les étapes précises et les causes des retards dans le rapprochement commandes-réceptions-factures. La plateforme indique le temps d'attente des factures avant les activités de rapprochement et repère les écarts ou les informations manquantes qui entraînent des reprises. En révélant ces goulots d'étranglement, elle permet de cibler les améliorations et d'accélérer cette étape essentielle de vérification.

Un nombre élevé de factures fournisseurs échues peut fragiliser les relations avec les fournisseurs, entraîner des pénalités de retard et compliquer les prévisions financières. Cet objectif vise à réduire fortement, dans SAP ECC, le pourcentage de factures payées après leur date d'échéance, afin d'améliorer la gestion de la trésorerie et la confiance des fournisseurs. Une réduction de 25 % représente une amélioration opérationnelle importante. ProcessMind identifie précisément les factures qui deviennent échues et l'étape du traitement des factures fournisseurs où les retards se produisent généralement. La plateforme analyse les causes profondes, qu'il s'agisse d'approbations lentes, de problèmes de rapprochement ou d'erreurs de données. Vous disposez ainsi d'analyses concrètes pour prévenir les futurs retards de paiement et suivre la réduction du nombre de factures échues.

Les exceptions de traitement des factures fournisseurs nécessitent une intervention manuelle, ce qui augmente les coûts et ralentit l'ensemble du processus. Cet objectif vise à identifier systématiquement les causes sous-jacentes des exceptions courantes dans SAP ECC, au-delà des seuls symptômes, afin de mettre en place des solutions préventives durables. Comprendre les causes profondes est essentiel à l'amélioration continue. ProcessMind détecte automatiquement les exceptions récurrentes et les écarts par rapport au flux standard du traitement des factures fournisseurs. Vous pouvez examiner en détail les Attributs de cas et les activités précédentes pour révéler les véritables causes profondes de ces exceptions. Vous prenez ainsi des décisions fondées sur les données pour les éliminer, plutôt que de vous contenter de les gérer.

Une répartition inégale de la charge de travail entre les collaborateurs chargés des comptes fournisseurs peut entraîner de l’épuisement, des retards accumulés et des performances irrégulières. Cet objectif consiste à analyser et à équilibrer la charge de travail de l’équipe dans SAP ECC afin de garantir l’efficacité, l’équité et une productivité durable. L’optimisation de la répartition de la charge peut améliorer le moral de l’équipe et accélérer le traitement. ProcessMind analyse les activités réalisées par chaque collaborateur ainsi que le volume de factures traité, afin d’identifier les goulots d’étranglement et les déséquilibres. La plateforme met en évidence les collaborateurs surchargés ou sous-utilisés, ce qui vous aide à réaffecter les tâches plus efficacement et à assurer un traitement des factures fournisseurs plus régulier et plus performant dans l’ensemble de l’équipe.

Une durée de cycle excessive entre la réception de la facture et son paiement final entraîne des coûts opérationnels plus élevés, d'éventuelles pénalités de retard et une gestion moins efficace de la trésorerie. Cet objectif global vise à réduire sensiblement le temps total nécessaire au traitement d'une facture fournisseur dans SAP ECC, du début à la fin. Il améliore l'agilité de l'entreprise et ses performances financières. ProcessMind fournit une vision complète et visuelle de l'ensemble du parcours de traitement des factures fournisseurs. La plateforme quantifie la durée totale du cycle pour toutes les factures et repère chaque goulot d'étranglement, retard ou boucle de reprise. Cette vue globale permet de cibler les améliorations et d'accélérer le parcours de bout en bout.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du traitement des factures fournisseurs

1

Télécharger le modèle de comptabilité fournisseurs
2

Exporter les données SAP ECC
3

Importer votre jeu de données de comptabilité fournisseurs
4

Analyser les goulots d’étranglement de la comptabilité fournisseurs
5

Mettre en œuvre les optimisations de la comptabilité fournisseurs
6

Suivre la performance de la comptabilité fournisseurs
1

Télécharger le modèle de comptabilité fournisseurs

Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré, adapté au traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC. Ce modèle présente la structure de données nécessaire à une analyse précise.

Voir le guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c’est important

Un format de données standardisé est essentiel pour extraire les données de manière cohérente et garantir la capture de toutes les informations nécessaires à une analyse complète des processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel vide et structuré, prêt à recevoir vos données de comptabilité fournisseurs SAP ECC.

VOTRE ANALYSE

Découvrez la réalité du traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC

ProcessMind fournit des visualisations détaillées de votre processus réel de traitement des factures fournisseurs, en révélant chaque étape et chaque écart. Vous obtenez une vision claire des goulots d’étranglement, des écarts de conformité et des domaines à optimiser.
  • Visualisez le flux réel de votre processus de traitement des factures fournisseurs
  • Identifiez précisément les goulots d’étranglement et les retards d’approbation
  • Identifiez les écarts de conformité et les causes profondes des erreurs
  • Optimisez le temps de traitement et réduisez les coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Résultats atteignables dans le traitement des factures fournisseurs

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets que les organisations obtiennent généralement en utilisant le Process Mining pour optimiser le traitement de leurs factures fournisseurs et identifier les goulots d'étranglement ainsi que les inefficacités dans SAP ECC. En tirant parti d'analyses détaillées de leurs données de facturation, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations et renforcer leur contrôle financier.

0 %
Approbations de factures plus rapides

Réduction de la durée du cycle d'approbation

Optimisez vos flux de travail d’approbation des factures, éliminez les goulots d’étranglement et accélérez cette étape essentielle afin de garantir un traitement et un paiement dans les délais.
0 %
Récupération accrue des escomptes

Augmentation du taux d'escompte pour paiement anticipé

Optimisez les calendriers de paiement en identifiant et en priorisant les factures éligibles aux escomptes pour paiement anticipé, afin d'améliorer directement votre résultat.
0 %
Réduction des reprises de factures

Diminution du nombre de factures nécessitant une reprise

Identifiez et corrigez les causes profondes des écarts et des erreurs de données qui obligent les factures à repasser par certaines étapes du traitement, afin d'améliorer la qualité des données et l'efficacité.
0 %
Taux d'automatisation plus élevé

Moins d'interventions manuelles nécessaires

Identifiez les possibilités d'automatiser les tâches répétitives et de réduire les interventions manuelles. Votre équipe AP peut ainsi se consacrer à des activités plus stratégiques et les coûts de traitement diminuent.
~ 0 days
Rapprochement accéléré des commandes d'achat

Réduction du délai de rapprochement commandes-réceptions-factures

Optimisez le rapprochement des commandes d'achat, des réceptions de marchandises et des factures afin de réduire les retards et d'améliorer l'efficacité de votre cycle purchase-to-pay.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

L’identifiant unique de chaque document de facture, utilisé comme identifiant principal du dossier pour suivre son parcours, de la réception au paiement.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du Case ID essentiel qui relie toutes les activités associées à la facture et permet une analyse complète de bout en bout du processus de Gestion des comptes fournisseurs pour chaque facture.

Le nom d’une étape ou d’un événement métier précis survenu au cours du cycle de traitement de la facture.

Pourquoi c’est important

Les activités constituent la structure du processus et permettent de visualiser son flux, d’identifier les goulots d’étranglement et d’analyser les écarts.

La date et l’heure précises auxquelles une activité ou un événement donné s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel au calcul de toutes les métriques fondées sur la durée, notamment les durées de cycle et les goulots d’étranglement, qui constituent la base de l’analyse de la performance.

Le nom d’utilisateur SAP du collaborateur qui a effectué l’activité, par exemple la comptabilisation ou la modification de la facture.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la charge de travail, de comparer la performance des utilisateurs et d’identifier les besoins de formation ou les déséquilibres en matière de ressources.

Le nom du fournisseur qui a transmis la facture.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance par fournisseur, de mieux gérer les relations fournisseurs et d’identifier les problèmes associés à certains fournisseurs.

Une clé unique représentant une entité juridique ou une société au sein de l’organisation SAP.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter l’analyse des processus par entité juridique et de comparer la performance entre différentes unités opérationnelles.

La valeur brute totale de la facture, taxes et autres frais compris, dans la devise d’origine du document.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte financier du processus, permet une analyse fondée sur la valeur, la priorisation des factures de montant élevé et le calcul des KPI financiers.

La date calculée à laquelle le paiement de la facture doit être effectué conformément aux conditions de paiement.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une date essentielle pour suivre la conformité des paiements, calculer les KPI relatifs aux retards et bénéficier des escomptes pour paiement anticipé.

Le code qui définit les conditions de paiement, notamment les dates d’échéance et les éventuels escomptes.

Pourquoi c’est important

Définit les règles relatives aux dates d’échéance et aux escomptes, un élément essentiel pour optimiser les finances et suivre la conformité.

L’identifiant de la commande d’achat à laquelle la facture est rattachée.

Pourquoi c’est important

Relie la facture au processus d’approvisionnement et permet d’analyser les factures avec ou sans commande d’achat ainsi que l’efficacité du rapprochement à trois niveaux.

Un code indiquant pourquoi une facture est bloquée et ne peut pas être payée.

Pourquoi c’est important

Fournit la cause profonde des retards de paiement et permet de cibler les analyses afin de réduire les exceptions, les retraitements et le temps de traitement des factures.

L’utilisateur ou le rôle responsable de l’approbation de la facture pour paiement.

Pourquoi c’est important

Identifie la personne responsable des approbations et permet d’analyser les durées de cycle et les goulots d’étranglement de l’approbation par personne ou par équipe.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique la création initiale d'un document de facture dans SAP, qu'il s'agisse d'un document préenregistré ou entièrement comptabilisé. Il s'agit généralement du premier événement horodaté d'une facture et du point de départ de l'analyse du processus. L'événement est capturé à partir de la date et de l'heure de saisie du document dans la table BKPF.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue l'événement de début principal du parcours de traitement de la facture. L'analyse du temps écoulé depuis ce point permet de mesurer la durée totale du cycle de bout en bout et d'identifier les premiers retards de saisie des données.

Un approbateur désigné a confirmé que la facture est valide et prête à être payée. Il peut s’agir d’un événement explicite provenant d’un système de flux de travail ou d’un événement déduit de la suppression d’un blocage de paiement. Il s’agit d’une étape essentielle avant le paiement.

Pourquoi c’est important

Cette étape clé débloque la facture pour le paiement. Les délais avant ou après cette étape révèlent différents types de problèmes, comme la disponibilité des approbateurs ou la planification des campagnes de paiement.

La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre général, ce qui crée une dette financière. Un document mis en attente est converti en document comptabilisé, ou la facture est créée directement comme document comptabilisé. Il s’agit d’une étape fondamentale de la comptabilité financière.

Pourquoi c’est important

La comptabilisation constitue une étape importante : elle transforme la facture en dette officielle. Elle sépare la phase de saisie des données de la phase active de gestion du paiement.

La facture a été incluse dans une liste de proposition de paiement dans le cadre d’une campagne de paiement, T-Code F110. Même s’il ne s’agit pas encore du paiement final, cela indique l’intention de payer. La facture est sélectionnée en fonction de sa date d’échéance et de ses conditions de paiement.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la première étape du processus de paiement automatisé. Les délais entre la proposition et l’exécution finale du paiement peuvent révéler des problèmes liés à l’approbation ou à la planification de la campagne de paiement.

La facture a été intégralement payée et le poste ouvert a été lettré avec un document de paiement. Cette étape marque la réussite du processus de Gestion des comptes fournisseurs pour la facture. Elle est enregistrée à partir des informations du document de lettrage.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de fin du parcours nominal. Le délai nécessaire pour atteindre cette activité constitue une mesure importante de l’efficacité globale du processus. Il est également essentiel pour calculer la ponctualité des paiements et le taux de captation des escomptes.

Le document de facture comptabilisé a été annulé par la création d’un document de contre-passation. Cette opération annule l’impact financier de la facture d’origine. Elle représente une issue alternative, souvent défavorable, du processus.

Pourquoi c’est important

Les contre-passations signalent des erreurs, comme une saisie incorrecte ou des factures en double. Le suivi de leur fréquence et de leurs motifs aide à repérer les possibilités d’amélioration de la qualité des données et du traitement correct dès la première fois.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining reconstitue le flux réel de bout en bout de vos factures fournisseurs et révèle les variations cachées, les goulots d’étranglement et les cycles de retour dans SAP ECC. Il identifie précisément les écarts par rapport aux processus standard ainsi que leur impact sur l’efficacité, la conformité et les coûts. Vous pouvez ainsi hiérarchiser les efforts d’optimisation sur la base des données.

Vous avez principalement besoin de journaux d’événements détaillant la création des factures, les étapes d’approbation, les enregistrements de paiement et les changements associés. Les tables SAP ECC pertinentes comprennent souvent BKPF, BSEG, VBRK, RBKP et RSEG, ainsi que les journaux d’activité des utilisateurs liés à ces transactions. Un identifiant de cas clair, comme le numéro de facture, et des horodatages précis pour chaque événement sont essentiels.

Le Process Mining visualise tous les circuits et délais d’approbation, en indiquant précisément où et pourquoi les factures restent bloquées, ainsi que les approbateurs ou services responsables des retards. En identifiant ces goulots d’étranglement et leurs causes profondes, il permet de mettre en place des mesures ciblées pour optimiser les flux de travail. Cela contribue directement à réduire les délais d’approbation et le nombre de factures en retard.

L’extraction initiale des données et la création du modèle peuvent souvent être réalisées en 4 à 6 semaines, selon la disponibilité des données et la complexité du système. Des analyses concrètes apparaissent généralement peu après et permettent de lancer immédiatement des améliorations à petite échelle. L’optimisation complète du processus et la mesure de son impact prennent habituellement plusieurs mois, le temps de mettre en œuvre, de suivre et d’affiner les changements.

Non. Le Process Mining se distingue fondamentalement du reporting traditionnel, car il reconstitue le processus réel de bout en bout à partir des données d’événements. Les rapports montrent « ce qui s’est passé », tandis que le Process Mining révèle « comment » et « pourquoi » cela s’est produit, en découvrant les variations cachées et les problèmes de conformité. Vous disposez ainsi d’une compréhension détaillée fondée sur les données pour définir des actions prescriptives, et pas seulement de synthèses descriptives.

Oui. En analysant l’ensemble du cycle de vie des factures, de leur réception à leur paiement, et en comparant les délais aux conditions fournisseurs, le Process Mining met en évidence les occasions manquées de bénéficier de remises pour paiement anticipé. Il identifie les étapes ou les retards qui empêchent les paiements dans les délais, afin que vous puissiez optimiser les flux de travail et maximiser les économies. Vous augmentez ainsi le taux de remises effectivement obtenues.

La principale exigence technique consiste à pouvoir extraire les données du journal d’événements à partir des tables SAP ECC pertinentes. Cette opération peut souvent être réalisée avec les outils SAP standard, des programmes ABAP personnalisés ou des connecteurs directs à la base de données. Le logiciel de Process Mining ingère et analyse ensuite ces données extraites, sans nécessiter généralement d’intégration en temps réel avec SAP ECC lors de la phase analytique initiale.

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