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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC
Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs
Traitement des factures fournisseurs
SAP ECC

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC

Le traitement des factures fournisseurs connaît souvent des retards d’approbation, des erreurs et des difficultés de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement et les inefficacités de votre flux de travail actuel. Découvrez comment optimiser les opérations, réduire les coûts et améliorer la conformité en suivant chaque étape du cycle de vie d’une facture.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle à la santé financière de votre organisation et à ses relations avec les fournisseurs. Dans un système complexe comme SAP ECC, des processus inefficaces peuvent entraîner des pertes financières importantes, des goulots d’étranglement opérationnels et des risques de non-conformité. Les pénalités de retard peuvent réduire vos marges, les escomptes pour paiement anticipé non obtenus se chiffrer en milliers, et les retards de paiement mécontenter vos fournisseurs. Ces problèmes révèlent souvent des inefficacités plus profondes, difficiles à repérer, dans le flux de traitement des factures fournisseurs.

La saisie manuelle, les processus d’approbation fragmentés et le manque de visibilité en temps réel sur le statut des factures allongent les temps de cycle et augmentent les coûts de traitement. De plus, tout écart par rapport aux règles internes ou aux exigences réglementaires peut exposer votre entreprise à des audits et à des pénalités. Optimiser ce processus ne consiste pas seulement à réduire les dépenses : il s’agit aussi de garantir l’exactitude des données financières, de préserver de bonnes relations avec les fournisseurs et de dégager du temps pour les initiatives stratégiques. Pour atteindre ces objectifs, il est essentiel de comprendre le cycle de vie complet de chaque facture, de « Facture reçue » à « Paiement rapproché ».

Comment le Process Mining transforme l’analyse des factures fournisseurs

Le Process Mining permet d’analyser le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC à partir des données. Plutôt que de vous fier à des témoignages ou à des audits manuels, il utilise les données d’événements directement issues du module FI-GL de SAP ECC, par exemple des tables BKPF et BSEG, pour reconstituer le parcours de chaque facture, de bout en bout. Vous obtenez ainsi une vue objective du fonctionnement réel de vos processus, avec l’ordre des activités et leur durée.

Pour chaque facture, le Process Mining suit toutes les étapes : « Données de facture saisies », « Facture validée », « Commande d’achat rapprochée », « Réception de marchandises rapprochée », « Écart résolu », « Facture transmise pour approbation », « Facture approuvée », « Facture comptabilisée », « Paiement programmé », « Paiement exécuté » et enfin « Paiement rapproché ». La visualisation de ces flux complets vous permet de repérer précisément les goulots d’étranglement, les étapes redondantes et les écarts non autorisés qui seraient autrement passés inaperçus. Vous pouvez ainsi dépasser les constats superficiels et rechercher les causes des retards et des inefficacités dans le traitement des factures fournisseurs.

Principaux axes d’amélioration repérés grâce au Process Mining

Le Process Mining vous aide à repérer les aspects du traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC qui peuvent être améliorés :

  • Optimisation du flux d’approbation : Repérez facilement les files d’attente où les factures sont bloquées, les approbateurs à l’origine des retards et les écarts par rapport au parcours habituel. Ces informations vous permettent d’optimiser le routage des approbations et de réduire le temps de cycle global.
  • Écarts de rapprochement et résolution : Analysez la fréquence et la durée des activités « Écart résolu », notamment celles liées au rapprochement des commandes d’achat et des réceptions de marchandises. Comprenez l’origine des écarts, les fournisseurs ou les types de commandes les plus concernés et le temps nécessaire à leur résolution, afin de réduire les reprises manuelles.
  • Respect des conditions de paiement et trésorerie : Suivez le respect des conditions de paiement et des dates d’échéance des factures. Le Process Mining met en évidence les paiements en retard, les escomptes pour paiement anticipé manqués et les paiements effectués trop tôt. Vous pouvez ainsi mieux gérer votre trésorerie et renforcer vos relations avec les fournisseurs en veillant à ce que les paiements soient exécutés à temps.
  • Potentiel d’automatisation : Repérez les tâches répétitives et standardisées qui se prêtent à l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou à une meilleure configuration de SAP ECC. Votre équipe peut ainsi consacrer moins de temps aux tâches courantes.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre entreprise

L’optimisation du traitement des factures fournisseurs à l’aide du Process Mining peut apporter des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Réduisez considérablement le délai moyen entre la réception et le paiement d’une facture, souvent de 30 % ou plus, en supprimant les goulots d’étranglement et en optimisant les activités.
  • Baisse des coûts de traitement : Réalisez des économies grâce à la réduction des tâches manuelles, à la diminution des erreurs nécessitant des reprises et à l’élimination des pénalités de retard.
  • Meilleure conformité : Veillez au respect constant des règles internes, des conditions de paiement et des exigences réglementaires, réduisez les risques et préparez plus facilement les audits.
  • Gestion optimisée de la trésorerie : Améliorez votre fonds de roulement en planifiant les paiements, en maximisant les escomptes pour paiement anticipé et en évitant les paiements accélérés inutiles.
  • Relations renforcées avec les fournisseurs : Instaurez un climat de confiance grâce à des paiements réguliers, ponctuels et transparents.

Commencer à optimiser le traitement des factures fournisseurs

Vous pouvez plus facilement que vous ne le pensez entreprendre l’optimisation du traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC avec le Process Mining. En utilisant les données SAP ECC dont vous disposez déjà, vous pouvez rapidement mieux comprendre la situation actuelle. Vous pourrez alors prendre des décisions éclairées, fondées sur les données, et améliorer concrètement vos opérations. Commencez dès aujourd’hui à rendre votre fonction comptable plus efficace et conforme, tout en limitant les tâches sans valeur ajoutée.

Traitement des factures fournisseurs Vérification de la facture Équipe de comptabilité fournisseurs Rapprochement à trois voies Commandes d’achat Traitement des paiements Opérations financières Flux d’approbation des factures Paiement des fournisseurs Gestion de la conformité Automatisation de la comptabilité fournisseurs Gestion des factures De l’approvisionnement au paiement

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui retarde les paiements, fragilise les relations avec les fournisseurs et peut entraîner des pénalités de retard. Sans comprendre clairement les causes de ces lenteurs, les organisations peinent à s’attaquer au problème à la source et à mieux gérer leur trésorerie en comptabilité fournisseurs.
ProcessMind cartographie les parcours d’approbation réels et repère les approbateurs ou les services à l’origine des retards. En analysant le temps passé à chaque étape d’approbation dans SAP ECC, la plateforme met en évidence les goulots d’étranglement, les motifs de rejet et les pistes d’amélioration pour accélérer le flux d’approbation des factures.

Une part importante du temps est consacrée à des tâches manuelles comme la saisie des données, le rapprochement et le traitement des exceptions. Les coûts opérationnels augmentent et les ressources sont détournées des activités financières stratégiques. Cette inefficacité accroît le coût de traitement de chaque facture et le risque d’erreur humaine.
ProcessMind repère les interventions manuelles les plus fréquentes en suivant des activités comme « Données de facture saisies » et « Écart résolu ». La plateforme met en évidence les possibilités d’automatisation ou de réorganisation du traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC, afin de réduire le travail manuel et de mieux répartir les ressources.

Des données incorrectes, des commandes d’achat ou des réceptions de marchandises qui ne correspondent pas, ou des erreurs dans les détails des factures entraînent souvent leur rejet ou leur renvoi pour correction. Il en résulte des reprises importantes et des temps de cycle plus longs. Ces écarts retardent le traitement des factures fournisseurs et augmentent les coûts opérationnels.
ProcessMind repère les boucles de reprise et les activités qui les déclenchent, comme la répétition de « Données de facture saisies » ou de « Écart résolu ». La plateforme vous aide à trouver les causes de ces écarts dans SAP ECC et à modifier le processus pour limiter les traitements répétés.

Les inefficacités et les retards empêchent souvent les organisations de profiter des escomptes pour paiement anticipé proposés par les fournisseurs. Ces occasions manquées réduisent les économies possibles et nuisent à la gestion de la trésorerie, ce qui affecte directement la rentabilité du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind analyse le parcours des factures, de « Facture reçue » à « Paiement exécuté », en tenant compte des conditions de paiement et des dates d’échéance. La plateforme repère dans SAP ECC les factures qui auraient pu bénéficier d’un escompte pour paiement anticipé, mais dont le délai a été dépassé. Vous pouvez alors cibler les améliorations nécessaires pour réaliser ces économies.

Les factures peuvent être payées après l’échéance convenue ou approuvées sans autorisation adéquate, ce qui expose l’entreprise à des risques de non-conformité, à des constats d’audit et à d’éventuelles sanctions financières. Dans le traitement des factures fournisseurs, il est essentiel de respecter les règles internes et les réglementations externes.
ProcessMind met en évidence les écarts par rapport aux conditions de paiement et aux circuits d’approbation définis, en comparant les parcours réels aux règles établies. Dans SAP ECC, la plateforme signale les cas de non-conformité, rend les manquements aux règles visibles et permet de prendre des mesures correctives pour renforcer les contrôles liés au traitement des factures fournisseurs.

Il est souvent difficile de connaître en temps réel le statut ou l’emplacement d’une facture dans le flux de travail de traitement. Les demandes des fournisseurs restent alors sans réponse et les équipes internes sont frustrées. Ce manque de visibilité complique le pilotage et les prévisions liés au traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind visualise le parcours complet de chaque facture, de « Facture reçue » à « Paiement compensé ». La plateforme actualise leur statut en temps réel et indique précisément où les factures sont bloquées dans SAP ECC. L’équipe des comptes fournisseurs dispose ainsi d’une vue complète et peut mieux communiquer avec les parties concernées.

Les factures empruntent souvent plusieurs parcours non standard dans le système. Il en résulte un traitement inégal, davantage d’erreurs et des difficultés à développer les opérations. Ces variations, souvent invisibles, augmentent les coûts et compliquent l’optimisation du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réelles du processus dans SAP ECC. Vous voyez ainsi comment les factures sont effectivement traitées, par rapport au parcours prévu. La plateforme met en évidence les étapes ponctuelles et les écarts par rapport au parcours standard, afin d’aider les organisations à uniformiser et à simplifier le traitement des factures fournisseurs.

Le rapprochement à trois éléments, entre la facture, la commande et la réception des marchandises, est souvent retardé par des informations manquantes, des écarts ou la complexité du système. Ces blocages ralentissent l’ensemble du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind suit les activités « Commande rapprochée » et « Réception des marchandises rapprochée » pour repérer les factures, ou les catégories de factures, qui y restent bloquées. Dans SAP ECC, la plateforme analyse des attributs tels que « Numéro de commande » et « Numéro de réception des marchandises » afin de déterminer précisément les causes des retards et d’améliorer l’efficacité.

Un grand nombre de factures sont payées après leur échéance, ce qui entraîne des frais de retard, détériore les relations avec les fournisseurs et peut nuire à la cote de crédit. Ce problème révèle des inefficacités dans la planification et l’exécution des paiements liés au traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind met en relation la « Date d’échéance de la facture » avec les activités « Paiement exécuté » et « Paiement compensé ». La plateforme repère ainsi toutes les factures en retard et reconstitue leur parcours. Elle révèle à quelles étapes de SAP ECC les retards repoussent les paiements au-delà de l’échéance, afin de permettre une intervention préventive.

Lorsqu’une facture s’écarte du parcours standard ou rencontre une erreur, il peut être long et fastidieux d’en déterminer la cause, ce qui ralentit la résolution. Comprendre ce qui déclenche les exceptions est essentiel pour améliorer le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind signale automatiquement les cas exceptionnels et les écarts par rapport au parcours le plus fréquent. En analysant les activités précédentes et les attributs dans SAP ECC, la plateforme aide à en découvrir les causes profondes. Vous pouvez alors cibler les améliorations du processus pour réduire leur fréquence.

La charge de traitement des factures est souvent répartie de manière inégale au sein de l’équipe des comptes fournisseurs. Certains collaborateurs sont surchargés, tandis que d’autres ont des périodes d’inactivité. Ce déséquilibre nuit à l’efficacité de l’équipe et peut retarder le traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind s’appuie sur les journaux d’activité et l’attribut « Utilisateur chargé du traitement » pour visualiser la répartition de la charge entre les membres de l’équipe ou les services dans SAP ECC. La plateforme repère les personnes ou les équipes qui traitent un volume disproportionné de factures ou des cas complexes, afin d’améliorer la planification des ressources et l’équilibrage de la charge.

Le délai entre la réception d’une facture et son paiement final est trop long, ce qui affecte la trésorerie, la fiabilité des rapports financiers et la satisfaction des fournisseurs. Réduire ce temps de cycle de bout en bout est un objectif important du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind calcule le temps de cycle exact de chaque facture en suivant toutes les activités, de « Facture reçue » à « Paiement compensé ». La plateforme repère dans SAP ECC les étapes et les variantes qui contribuent le plus à l’allongement des délais, et fournit des pistes concrètes pour les réduire.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps pendant lequel une facture attend son approbation, afin de limiter les retards de paiement et d’améliorer les relations avec les fournisseurs. Des approbations plus rapides permettent de payer à temps, de profiter éventuellement des remises pour paiement anticipé et d’éviter les frais de retard. Dans SAP ECC, ces améliorations ont un effet direct sur la trésorerie liée au traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind visualise les parcours d’approbation réels et repère les goulots d’étranglement ainsi que les points d’écart dans SAP ECC. En analysant la durée des activités et la répartition des ressources, la plateforme identifie les étapes ou les approbateurs à l’origine des retards. Vous pouvez alors revoir le processus de manière ciblée et suivre les résultats pour réduire le temps d’approbation. La réussite se mesure à la durée moyenne des approbations.

L’automatisation des tâches répétitives, comme la saisie de données ou le rapprochement des factures fournisseurs, libère votre équipe des opérations courantes et lui permet de se consacrer aux exceptions et aux activités stratégiques. Elle réduit les erreurs humaines, accélère le traitement et diminue les coûts liés au travail manuel dans SAP ECC. L’objectif est de limiter au minimum l’intervention humaine pour les factures standard.
ProcessMind cartographie les interventions manuelles et les variantes du flux de travail de traitement des factures. La plateforme met en évidence les activités qui se prêtent à l’automatisation et estime les gains de temps et les économies possibles. En donnant une vision claire des processus actuels, elle aide à concevoir et à mettre en œuvre des solutions d’automatisation, puis à en vérifier les effets sur l’efficacité et à suivre la baisse du nombre d’interventions manuelles.

Les écarts fréquents dans les données des factures fournisseurs entraînent des reprises, des retards et des tensions avec les fournisseurs, tout en générant des coûts cachés importants. Pour atteindre cet objectif, les données doivent rester exactes depuis leur saisie jusqu’à leur comptabilisation dans SAP ECC, afin de limiter les exceptions et les corrections manuelles. La qualité des données et l’efficacité opérationnelle s’en trouvent améliorées.
ProcessMind repère où et pourquoi les écarts se produisent en analysant les journaux d’événements à la recherche de boucles de reprise et de corrections d’erreurs dans le flux de travail de traitement des factures fournisseurs. La plateforme en visualise la fréquence et les conséquences, afin de vous aider à en déterminer les causes profondes, à mettre en place des mesures préventives et à suivre l’évolution des erreurs après leur mise en œuvre.

Les remises pour paiement anticipé non obtenues représentent une perte directe d’économies potentielles pour l’organisation. Cet objectif consiste à optimiser le traitement des factures fournisseurs pour que les factures soient approuvées et payées dans les délais, et que ces remises soient obtenues autant que possible. Dans SAP ECC, cela contribue directement aux résultats financiers et à la gestion de la trésorerie.
ProcessMind analyse le temps de cycle complet des factures et repère précisément les retards qui font manquer les périodes de paiement anticipé. La plateforme met en évidence les parcours et les goulots d’étranglement qui empêchent un paiement dans les délais. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures correctives et suivre la part des factures admissibles qui bénéficient effectivement d’une remise pour paiement anticipé.

Pour préserver l’intégrité financière et maîtriser les risques, toutes les factures fournisseurs doivent respecter les règles internes, les exigences réglementaires et les conditions de paiement établies. Cet objectif vise à éliminer les paiements et les approbations non conformes dans SAP ECC, afin de protéger l’organisation contre les sanctions, la fraude et les constats d’audit. Il contribue également à renforcer la confiance et la gouvernance opérationnelle.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux règles de conformité définies, comme les approbations non autorisées ou les conditions de paiement incorrectes, dans le flux de traitement des factures fournisseurs. La plateforme visualise tous les cas non conformes, en mesure la fréquence et aide à repérer les activités ou les rôles concernés. Vous pouvez ainsi cibler les formations et ajuster les contrôles.

Le manque de visibilité sur le statut des factures fournisseurs crée de l’incertitude, entraîne des demandes répétées et complique le pilotage préventif. Cet objectif vise à fournir une vue complète et à jour du parcours de chaque facture dans SAP ECC, de sa réception à son paiement, pour que les parties concernées disposent des informations nécessaires. Cela réduit les tâches administratives et facilite la prise de décision.
ProcessMind reconstitue en temps réel le parcours de chaque facture et indique l’activité en cours, les approbations en attente et les étapes déjà franchies. Les utilisateurs peuvent suivre chaque facture, repérer les blocages et connaître les durées moyennes de traitement. Cette visibilité permet de traiter les goulots d’étranglement et de répondre efficacement aux demandes de suivi.

Les variations et les écarts inutiles dans le traitement des factures fournisseurs nuisent à l’efficacité, augmentent le nombre d’erreurs et alourdissent les coûts de formation. Cet objectif consiste à repérer et à éliminer les parcours non standard dans SAP ECC, afin d’établir un flux de travail cohérent et efficace. L’uniformisation réduit la complexité et rend le processus plus prévisible.
ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réelles du traitement des factures fournisseurs. La plateforme visualise leur fréquence et leurs résultats, et met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal. En mesurant les conséquences de ces variations, elle fournit des éléments fondés sur les données pour harmoniser et faire appliquer les bonnes pratiques, tout en limitant la complexité inutile.

Les retards dans le rapprochement des commandes et des réceptions de marchandises avec les factures sont une cause fréquente de blocage des paiements et d’accumulation des dossiers. Cet objectif vise à accélérer nettement le rapprochement à trois éléments dans le traitement des factures fournisseurs sous SAP ECC, pour vérifier et approuver les paiements plus rapidement. Cela améliore l’efficacité et réduit les interventions manuelles.
ProcessMind repère précisément les étapes et les causes des retards dans le rapprochement des commandes, des réceptions et des factures. La plateforme indique combien de temps les factures attendent le rapprochement et met en évidence les écarts fréquents ou les informations manquantes qui entraînent des reprises. En révélant ces goulots d’étranglement, elle permet d’améliorer de manière ciblée cette étape de vérification essentielle.

Un nombre élevé de factures fournisseurs en retard peut détériorer les relations avec les fournisseurs, entraîner des frais de retard et compliquer les prévisions financières. Cet objectif vise à réduire nettement, dans SAP ECC, la part des factures payées après leur échéance, afin d’améliorer la gestion de la trésorerie et la confiance des fournisseurs. Une réduction de 25 % représente une amélioration opérationnelle importante.
ProcessMind repère précisément les factures qui arrivent à échéance sans être payées et les étapes du traitement où les retards surviennent généralement. La plateforme en analyse les causes profondes, qu’il s’agisse d’approbations lentes, de problèmes de rapprochement ou d’erreurs dans les données. Vous disposez ainsi de pistes concrètes pour prévenir les retards futurs et suivre la diminution du nombre de factures en retard.

Le traitement des exceptions liées aux factures fournisseurs nécessite une intervention manuelle, ce qui augmente les coûts et ralentit l’ensemble du processus. Cet objectif consiste à déterminer systématiquement les causes des exceptions fréquentes dans SAP ECC, au-delà de leurs symptômes, afin de mettre en place des mesures préventives durables. Comprendre les causes profondes est essentiel à l’amélioration continue.
ProcessMind détecte automatiquement les exceptions récurrentes et les écarts par rapport au parcours standard de traitement des factures fournisseurs. Vous pouvez examiner les attributs de cas précis et les activités précédentes pour en découvrir les causes profondes. Vous pouvez ainsi prendre des décisions fondées sur les données et éliminer ces exceptions, plutôt que de vous contenter de les gérer.

Une répartition inégale de la charge entre les gestionnaires de comptes fournisseurs peut entraîner épuisement, retards accumulés et résultats irréguliers. Cet objectif consiste à analyser et à équilibrer la charge de travail de l’équipe dans SAP ECC, afin de maintenir l’efficacité, l’équité et la productivité dans la durée. Une meilleure répartition peut améliorer le moral de l’équipe et accélérer le traitement.
ProcessMind analyse les activités de chaque gestionnaire et le volume de factures traité, afin de repérer les goulots d’étranglement et les déséquilibres. La plateforme indique où certains gestionnaires sont surchargés ou sous-utilisés et fournit des éléments pour mieux répartir les tâches. L’équipe peut ainsi traiter les factures fournisseurs de manière plus régulière et efficace.

Un temps de cycle excessif entre la réception d’une facture et son paiement final augmente les coûts opérationnels, peut entraîner des frais de retard et nuit à l’efficacité de la trésorerie. Cet objectif général vise à réduire nettement, dans SAP ECC, le temps total nécessaire au traitement d’une facture fournisseur, du début à la fin. Cela améliore l’agilité de l’entreprise et ses résultats financiers.
ProcessMind donne une vue d’ensemble visuelle du parcours complet de traitement des factures fournisseurs. La plateforme mesure le temps de cycle total de toutes les factures et repère chaque goulot d’étranglement, retard ou boucle de reprise. Cette vue complète permet de cibler les améliorations pour accélérer le processus de bout en bout et en simplifier le déroulement.

Les six étapes pour améliorer le traitement des factures fournisseurs

1
Télécharger le modèle pour les comptes fournisseurs
2
Exporter les données de SAP ECC
3
Importer votre jeu de données de comptes fournisseurs
4
Analyser les goulots d’étranglement des comptes fournisseurs
5
Mettre en œuvre des améliorations pour les comptes fournisseurs
6
Suivre les résultats des comptes fournisseurs
1

Télécharger le modèle pour les comptes fournisseurs

Que faire

Téléchargez le modèle Excel préconfiguré pour le traitement des factures fournisseurs dans SAP ECC. Il présente la structure de données nécessaire à une analyse précise.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Un format de données standardisé est essentiel pour assurer la cohérence de l’extraction et recueillir toutes les informations nécessaires à une analyse complète du processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré et vierge, prêt à recevoir vos données de comptes fournisseurs SAP ECC.

VOTRE ANALYSE

Découvrez le traitement réel des factures fournisseurs dans SAP ECC

ProcessMind présente des visualisations claires du traitement réel de vos factures fournisseurs, en faisant apparaître chaque étape et chaque écart. Repérez les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les possibilités d’optimisation.
  • Visualisez le flux réel de traitement de vos factures fournisseurs
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement et les retards d’approbation
  • Identifiez les causes profondes des écarts de conformité et des erreurs
  • Optimisez les délais de traitement et réduisez les coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Résultats possibles pour le traitement des factures fournisseurs

Ces résultats illustrent les avantages concrets que les organisations obtiennent généralement en utilisant le Process Mining pour optimiser le traitement des factures fournisseurs et repérer les goulots d’étranglement et les inefficacités dans SAP ECC. En tirant parti des analyses détaillées de leurs données de facturation, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations et renforcer le contrôle financier.

0 %
Approbations de factures plus rapides

Réduction du temps de cycle d’approbation

Simplifiez les flux de travail d’approbation des factures, éliminez les goulots d’étranglement et accélérez cette étape essentielle pour assurer un traitement et un paiement dans les délais.
0 %
Davantage de remises obtenues

Hausse du taux de remises pour paiement anticipé obtenues

Optimisez les échéanciers de paiement en repérant et en traitant en priorité les factures admissibles aux remises pour paiement anticipé, afin d’améliorer directement vos résultats financiers.
0 %
Moins de reprises sur les factures

Baisse du nombre de factures nécessitant des reprises

Repérez et corrigez les causes profondes des écarts de données et des erreurs qui obligent à reprendre le traitement des factures, afin d’améliorer la qualité des données et l’efficacité.
0 %
Taux d’automatisation plus élevé

Moins d’interventions manuelles nécessaires

Repérez les tâches répétitives qui peuvent être automatisées et réduisez les interventions manuelles. Votre équipe des comptes fournisseurs pourra ainsi se consacrer à des activités plus stratégiques, tandis que les coûts de traitement diminueront.
~ 0 days
Rapprochement des commandes plus rapide

Réduction du temps de rapprochement des commandes, des réceptions et des factures

Optimisez le rapprochement des commandes, des réceptions de marchandises et des factures pour réduire les retards et améliorer l’efficacité du cycle d’approvisionnement au paiement.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque document de facture, utilisé comme identifiant de cas principal pour suivre son parcours, de la réception au paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel relie toutes les activités associées à une facture et permet d’analyser de bout en bout le processus de comptabilité fournisseurs pour chaque facture.

Nom d’une étape métier ou d’un événement précis survenu au cours du traitement d’une facture.

Pourquoi est-ce important ?

Les activités constituent la base de la cartographie du processus. Elles permettent de visualiser son déroulement, de repérer les goulots d’étranglement et d’analyser les écarts.

Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est essentiel au calcul de tous les indicateurs fondés sur la durée, notamment les temps de cycle et les goulots d’étranglement. Il constitue la base de l’analyse des performances.

Nom d’utilisateur SAP de la personne qui a effectué l’activité, par exemple la comptabilisation ou la modification de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances entre utilisateurs et de repérer les besoins de formation ou les déséquilibres dans la répartition des ressources.

Nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances de chaque fournisseur, de gérer les relations avec eux et de repérer les problèmes liés à certains fournisseurs.

Clé unique représentant une entité juridique ou une société au sein de l’organisation SAP.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique et de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles.

Montant brut total de la facture, taxes et autres frais compris, dans la devise d’origine du document.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte financier au processus, permet d’analyser les montants, de prioriser les factures de valeur élevée et de calculer les indicateurs financiers.

Date calculée à laquelle le paiement de la facture doit être effectué selon les conditions de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette date est essentielle au suivi de la conformité des paiements, au calcul des indicateurs de retard et à l’obtention des remises pour paiement anticipé.

Code définissant les modalités de paiement, notamment les échéances et les éventuelles remises.

Pourquoi est-ce important ?

Définit les règles relatives aux échéances de paiement et aux remises, essentielles à l’optimisation financière et au suivi de la conformité.

Identifiant de la commande d’achat à laquelle la facture est imputée.

Pourquoi est-ce important ?

Relie la facture au processus d’approvisionnement et permet d’analyser les factures avec ou sans commande d’achat, ainsi que l’efficacité du rapprochement à trois pièces.

Code indiquant pourquoi le paiement d’une facture est bloqué.

Pourquoi est-ce important ?

Indique la cause profonde des retards de paiement et permet de cibler l’analyse afin de réduire les exceptions, les reprises et la durée de traitement des factures.

Utilisateur ou rôle chargé d’approuver le paiement de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Identifie les personnes chargées des approbations et permet d’analyser les temps de cycle et les goulots d’étranglement par personne ou par équipe.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique la création initiale d’un document de facture dans SAP, qu’il soit mis en attente ou entièrement comptabilisé. Il s’agit généralement du premier événement horodaté associé à une facture et du point de départ de l’analyse du processus. L’événement est enregistré à partir de la date et de l’heure de saisie du document dans la table BKPF.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue l’événement de début du parcours de traitement de la facture. Mesurer le temps écoulé à partir de ce point permet de calculer le temps de cycle total de bout en bout et de repérer les retards initiaux de saisie des données.

Un approbateur désigné a confirmé que la facture est valide et prête à être payée. Il peut s’agir d’un événement explicite provenant d’un système de flux de travail ou d’un événement déduit de la suppression d’un blocage de paiement. C’est une étape importante avant le paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante débloque la facture en vue de son paiement. Les délais avant ou après cette étape peuvent révéler différents problèmes, comme l’indisponibilité de l’approbateur ou des difficultés de planification des cycles de paiement.

La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée un passif financier. Un document préenregistré est converti en document comptabilisé, ou le document est comptabilisé dès sa création. Il s’agit d’une étape fondamentale de la comptabilité financière.

Pourquoi est-ce important ?

La comptabilisation est une étape importante qui fait de la facture un passif officiel. Elle marque la transition entre la saisie des données et la gestion active du paiement.

La facture a été ajoutée à une liste de propositions de paiement dans le cadre d’un cycle de paiement (code de transaction F110). Même s’il ne s’agit pas encore d’un paiement définitif, cela indique une intention de paiement. La facture est sélectionnée en fonction de sa date d’échéance et de ses conditions de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la première étape du processus de paiement automatisé. Les délais entre la proposition et l’exécution du paiement peuvent révéler des problèmes d’approbation ou de planification du cycle de paiement.

La facture est intégralement payée et le poste ouvert est lettré avec un document de paiement. Cette étape marque la fin réussie du processus de comptabilité fournisseurs pour la facture. Elle est enregistrée dans les informations du document de lettrage.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin du parcours normal. Le temps nécessaire pour atteindre cette activité est un indicateur clé de l’efficacité globale du processus. Il est également essentiel au calcul du respect des délais de paiement et des remises obtenues.

Le document de facture comptabilisé a été annulé par la création d’un document de contrepassation. Cette opération annule l’incidence financière de la facture d’origine. Elle constitue une issue alternative, souvent défavorable, du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Les contrepassations signalent des erreurs, comme une saisie incorrecte ou des factures en double. Le suivi de leur fréquence et de leurs motifs aide à repérer les possibilités d’améliorer la qualité des données et le traitement correct dès la première fois.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining reconstitue le flux réel de bout en bout des factures fournisseurs et révèle les variations cachées, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise dans SAP ECC. Il repère précisément les écarts par rapport aux processus standard et mesure leurs effets sur l’efficacité, la conformité et les coûts. Vous pouvez ainsi établir les priorités d’optimisation à partir des données.

Vous avez principalement besoin de journaux d’événements détaillant la création des factures, les étapes d’approbation, la comptabilisation des paiements et les modifications associées. Les tables SAP ECC concernées comprennent souvent BKPF, BSEG, VBRK, RBKP et RSEG, ainsi que les journaux d’activité des utilisateurs liés à ces transactions. Il faut également un identifiant de cas clair, comme le numéro de facture, et des horodatages précis pour chaque événement.

Le Process Mining visualise tous les parcours et délais d’approbation. Il indique précisément où et pourquoi les factures sont bloquées, ainsi que les approbateurs ou services à l’origine des retards. En repérant ces goulots d’étranglement et leurs causes profondes, vous pouvez intervenir de manière ciblée pour simplifier les flux de travail. Cela contribue directement à réduire les délais d’approbation et le nombre de factures en retard.

L’extraction initiale des données et la création du modèle peuvent souvent être réalisées en quatre à six semaines, selon la disponibilité des données et la complexité du système. Les premières analyses concrètes apparaissent généralement peu après et permettent d’engager rapidement des améliorations à petite échelle. L’optimisation complète du processus et la mesure de ses effets prennent généralement plusieurs mois, le temps de mettre en œuvre les changements, de les suivre et de les ajuster.

Non. Contrairement aux outils de reporting classiques, le Process Mining reconstitue le processus réel de bout en bout à partir des données d’événements. Les rapports indiquent « ce qui s’est passé », tandis que le Process Mining révèle « comment » et « pourquoi » cela s’est produit, en mettant au jour les variations cachées et les problèmes de conformité. Vous obtenez ainsi une compréhension approfondie, fondée sur les données, qui permet de définir des mesures adaptées, au-delà d’un simple résumé descriptif.

Oui. En analysant l’ensemble du cycle de vie des factures, de leur réception à leur paiement, et en comparant les délais aux conditions des fournisseurs, le Process Mining met en évidence les remises pour paiement anticipé qui n’ont pas été obtenues. Il repère les étapes ou les retards qui empêchent de payer à temps. Vous pouvez alors optimiser les flux de travail pour réduire les coûts et obtenir une plus grande part des remises disponibles.

La principale exigence technique est de pouvoir extraire les données des journaux d’événements à partir des tables SAP ECC concernées. Cette extraction peut souvent s’effectuer à l’aide des outils SAP standard, de programmes ABAP personnalisés ou de connecteurs directs à la base de données. Le logiciel de Process Mining importe et analyse ensuite les données extraites. Pour la première phase d’analyse, aucune intégration en temps réel avec SAP ECC n’est généralement nécessaire.

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