> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenfacturen > SAP ECC

Verbeter de verwerking van crediteurenfacturen

6-stappengids voor efficiëntere crediteurenverwerking in SAP ECC
Verbeter de verwerking van crediteurenfacturen
Verwerking van crediteurenfacturen
SAP ECC

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Generiek proces 1 Assetonderhoud 6 Beheer van de omzetcyclus 6 Beheer van serviceaanvragen 7 Betalingsverwerking 7 Betalingsverwerking in de crediteurenadministratie 7 Claimafhandeling 6 Contractbeheer 6 Debiteurenbeheer 7 Incidentbeheer 6 Indiensttreding tot uitdiensttreding, levenscyclus van medewerkers 8 Inkoop tot betaling: factuurverwerking 8 Klantenservice 7 Kredietbeheer en incasso 7 Kwaliteitsbeheer 6 KYC-klantonboarding 6 Leningaanvraag 6 Levenscyclus van softwareontwikkeling 6 Magazijnbeheer 6 Onboarding van medewerkers 6 Onkostenbeheer 6 Order to Cash - Facturering en facturen 8 Order to Cash: verwerking van verkooporders 8 Patiënttraject 6 Payrollverwerking 7 Probleembeheer 6 Productieplanning 6 Purchase to Pay-aanvraag 8 Record to Report - journaalposten 7 Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie 7 Retouren en terugbetalingen verwerken 7 Supplychainmanagement 7 Transportmanagement 6 Van inkoopaanvraag tot betaling: inkooporder 8 Van lead tot betaling 7 Verandermanagement 6 Verwerking van crediteurenfacturen 7 Voorraadbeheer 7 Werving en talentacquisitie 6 Werving tot uitdiensttreding - positiebeheer 4
Beschikbare systemen
Uitdagingen(12)Doelen(12)6 stappenVoorbeeldResultatenDataVeelgestelde vragen(4)

Verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC verbeteren

Bij de verwerking van crediteurenfacturen ontstaan vaak vertragingen bij goedkeuring, fouten en complianceproblemen. Ons platform laat precies zien waar bottlenecks en inefficiënties in de bestaande workflow zitten. Ontdek hoe je processen efficiënter maakt, kosten verlaagt en compliance verbetert door de volledige levenscyclus van elke factuur te bekijken.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC verbeteren?

De verwerking van crediteurenfacturen is belangrijk voor de financiële gezondheid van je organisatie en de relatie met leveranciers. Inefficiënte crediteurenprocessen, zeker in een complex systeem als SAP ECC, kunnen leiden tot onnodige kosten, bottlenecks in de bedrijfsvoering en compliancerisico's. Denk aan boetes voor te late betalingen die je marge verkleinen, gemiste kortingen voor vroege betaling of leveranciers die ontevreden raken door betalingsvertragingen. Vaak wijzen deze problemen op verborgen inefficiënties in de workflow voor crediteurenfacturen.

Handmatige data-invoer, versnipperde goedkeuringsprocessen en een gebrek aan realtime inzicht in de factuurstatus zorgen voor langere doorlooptijden en hogere verwerkingskosten. Afwijkingen van intern beleid of wettelijke vereisten kunnen bovendien leiden tot audits en boetes. Dit proces verbeteren gaat niet alleen om kosten besparen. Het helpt ook om de financiële administratie op orde te houden, goede relaties met leveranciers te onderhouden en tijd vrij te maken voor werk dat meer oplevert. Om deze doelen te bereiken, moet je de volledige levenscyclus van elke factuur begrijpen, van 'Factuur ontvangen' tot 'Betaling verwerkt'.

Hoe process mining de analyse van crediteurenfacturen verbetert

Met process mining analyseer je de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC op basis van data. In plaats van af te gaan op losse ervaringen of handmatige controles, gebruikt process mining eventdata uit de SAP ECC FI-GL-module, bijvoorbeeld uit tabellen als BKPF en BSEG. Zo wordt het werkelijke traject van elke factuur gereconstrueerd. Je ziet objectief hoe het proces verloopt, welke activiteiten elkaar opvolgen en hoelang ze duren.

Process mining volgt voor elke factuur alle stappen: van 'Factuurgegevens vastgelegd' en 'Factuur gecontroleerd' tot 'Inkooporder gematcht', 'Goederenontvangst gematcht', 'Afwijking opgelost', 'Factuur ter goedkeuring doorgestuurd', 'Factuur goedgekeurd', 'Factuur geboekt', 'Betaling ingepland', 'Betaling uitgevoerd' en ten slotte 'Betaling verwerkt'. Door het volledige proces te visualiseren, spoor je bottlenecks en overbodige stappen op en ontdek je ongeoorloofde procesafwijkingen die anders verborgen blijven. Zo kijk je verder dan wat op het eerste gezicht zichtbaar is en vind je de oorzaken van vertragingen en inefficiënties in de verwerking van crediteurenfacturen.

Verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Met process mining zie je waar je de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC kunt verbeteren:

  • Goedkeuringsworkflow verbeteren: Zie waar facturen in goedkeuringswachtrijen blijven hangen, welke goedkeurders voor bottlenecks zorgen en hoe workflows afwijken van de standaardroute. Met die informatie kun je de goedkeuringsroute aanpassen en de totale doorlooptijd verkorten.
  • Afwijkingen bij matching oplossen: Analyseer hoe vaak de activiteit 'Afwijking opgelost' voorkomt en hoelang deze duurt, vooral in combinatie met 'Inkooporder gematcht' en 'Goederenontvangst gematcht'. Ontdek waarom afwijkingen ontstaan, welke leveranciers of typen inkooporders er het meest mee te maken hebben en hoelang het duurt om ze op te lossen. Zo beperk je handmatig herstelwerk.
  • Betalingstermijnen en cashflow bewaken: Controleer of betalingstermijnen en 'Factuurvervaldatum' worden nageleefd. Process mining laat te late betalingen, gemiste kortingen voor vroege betaling en te vroege betalingen zien. Zo kun je de cashflow verbeteren en de relatie met leveranciers versterken door betalingen op tijd uit te voeren.
  • Kansen voor automatisering vinden: Ontdek repetitieve, gestandaardiseerde taken die geschikt zijn voor robotic process automation (RPA) of een betere inrichting van SAP ECC. Zo hoeft je team minder tijd aan routinematig werk te besteden.

Verwachte resultaten: meetbare voordelen voor je bedrijf

Procesoptimalisatie op basis van process mining levert concrete, meetbare voordelen op bij de verwerking van crediteurenfacturen:

  • Kortere doorlooptijd: Verlaag de gemiddelde tijd tussen ontvangst en betaling van een factuur aanzienlijk, vaak met 30% of meer. Dat kan door bottlenecks weg te nemen en activiteiten efficiënter in te richten.
  • Lagere verwerkingskosten: Bespaar flink door minder handmatig werk, minder fouten die herstelwerk vereisen en geen boetes voor te late betalingen.
  • Betere compliance: Zorg dat intern beleid, betalingstermijnen en wettelijke vereisten consequent worden nageleefd. Zo beperk je risico's en ben je beter voorbereid op audits.
  • Beter cashflowbeheer: Verbeter je werkkapitaal door betalingstermijnen goed te beheren, kortingen voor vroege betaling te benutten en onnodig versnelde betalingen te voorkomen.
  • Sterkere leveranciersrelaties: Bouw vertrouwen en goodwill op bij leveranciers door betalingen consequent, op tijd en transparant te verwerken.

Aan de slag met procesoptimalisatie voor crediteuren

Met process mining aan de slag gaan om de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC te verbeteren, is eenvoudiger dan je misschien denkt. Je kunt bestaande SAP ECC-data gebruiken om snel inzicht te krijgen in de huidige situatie. Daarmee neem je onderbouwde beslissingen die de bedrijfsvoering echt verbeteren. Begin vandaag nog met het verbeteren van je crediteurenproces.

Verwerking van crediteurenfacturen Factuur controleren Crediteurenteam Driewegmatching Inkooporders Betalingen verwerken Financiële bedrijfsvoering Goedkeuringsworkflow voor facturen Leveranciersbetaling Compliancebeheer Automatisering van crediteurenprocessen Factuurbeheer Van inkoop tot betaling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen. Dat leidt tot betalingsvertragingen, gespannen leveranciersrelaties en mogelijk boetes voor te late betaling. Zonder duidelijk inzicht in de oorzaken van trage goedkeuringen is het lastig om de kern van het probleem aan te pakken en de cashflow bij de verwerking van crediteurenfacturen te verbeteren.
ProcessMind brengt de goedkeuringsroutes precies in kaart en laat zien welke goedkeurders of afdelingen vertraging veroorzaken. Door te analyseren hoelang elke goedkeuringsstap in SAP ECC duurt, spoor je bottlenecks op, ontdek je waarom facturen worden afgewezen en zie je hoe je de goedkeuringsworkflow kunt versnellen.

Een groot deel van de tijd gaat op aan handmatige taken, zoals data invoeren, gegevens matchen en uitzonderingen afhandelen. Daardoor stijgen de bedrijfskosten en blijft er minder tijd over voor financieel werk dat meer oplevert. Dit leidt tot hogere verwerkingskosten per factuur en vergroot de kans op menselijke fouten.
ProcessMind laat zien waar medewerkers het vaakst handmatig moeten ingrijpen. Het volgt bijvoorbeeld de activiteiten 'Factuurgegevens vastgelegd' en 'Afwijking opgelost'. Zo zie je waar automatisering of een andere inrichting van de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC kan helpen om handmatig werk te verminderen en medewerkers beter in te zetten.

Onjuiste data, verschillen tussen inkooporders en goederenontvangsten of fouten in factuurgegevens leiden er vaak toe dat facturen worden afgewezen of teruggestuurd voor correctie. Dat veroorzaakt veel herstelwerk en langere doorlooptijden. De afwijkingen zorgen voor vertragingen en hogere bedrijfskosten bij de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind brengt patronen in herstelrondes en de activiteiten die deze veroorzaken in kaart, zoals herhaaldelijk 'Factuurgegevens vastgelegd' of 'Afwijking opgelost'. Zo ontdek je de oorzaken van afwijkingen in SAP ECC en zie je welke procesaanpassingen herhaalde verwerking kunnen beperken.

Door inefficiënte processen en vertragingen maken organisaties vaak geen gebruik van kortingen die leveranciers bieden voor vroege betaling. Dat leidt tot gemiste besparingen en minder goed cashflowbeheer, en heeft rechtstreeks invloed op de winstgevendheid van de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind analyseert het traject van 'Factuur ontvangen' tot 'Betaling uitgevoerd' en vergelijkt dit met de 'Betalingstermijnen' en 'Factuurvervaldatum'. Je ziet welke facturen in SAP ECC in aanmerking kwamen voor korting bij vroege betaling, maar waarvoor de termijn is verstreken. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en deze besparingen alsnog realiseren.

Facturen worden soms buiten de afgesproken betalingstermijn betaald of zonder de juiste autorisatie goedgekeurd. Dat kan leiden tot compliancerisico’s, bevindingen bij audits en financiële sancties. In het crediteurenfactuurproces is het belangrijk dat je interne beleidsregels en externe regelgeving naleeft.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke processtappen met de vastgelegde regels en brengt afwijkingen van betalingstermijnen en goedkeuringshiërarchieën aan het licht. Het signaleert gevallen waarin het proces binnen SAP ECC niet aan de regels voldoet. Zo zie je waar beleidsregels worden overtreden en kun je maatregelen nemen om de controle op het crediteurenfactuurproces te verbeteren.

Het is vaak lastig om te zien waar een factuur zich in het workflow bevindt en wat de actuele status is. Daardoor blijven vragen van leveranciers onbeantwoord en ontstaat er frustratie binnen de organisatie. Zonder dit inzicht is het moeilijk om het crediteurenfactuurproces goed te beheren en te voorspellen.
ProcessMind brengt het volledige traject van elke factuur in beeld, van ‘Factuur ontvangen’ tot ‘Betaling verwerkt’. Je ziet de actuele status en precies waar facturen in SAP ECC blijven hangen. Zo heeft het crediteurenteam een volledig overzicht en kan het beter communiceren.

Facturen volgen vaak verschillende, niet-standaard routes door het systeem. Dat leidt tot wisselende werkwijzen, meer fouten en maakt het lastiger om de bedrijfsvoering op te schalen. Deze verborgen varianten verhogen de kosten en bemoeilijken procesoptimalisatie in het crediteurenfactuurproces.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten in SAP ECC. Zo zie je hoe facturen daadwerkelijk worden verwerkt en hoe dat afwijkt van de verwachte werkwijze. Het brengt ad-hocstappen en afwijkingen van de standaardroute in beeld, zodat je het crediteurenfactuurproces kunt standaardiseren en efficiënter maken.

Het matchen van facturen, inkooporders en goederenontvangsten loopt vaak vertraging op door ontbrekende informatie, verschillen of complexe systemen. Daardoor ontstaat een bottleneck in het hele workflow voor het crediteurenfactuurproces.
ProcessMind volgt de activiteiten ‘Inkooporder gematcht’ en ‘Goederenontvangst gematcht’ en laat zien bij welke facturen of factuurtypen het proces vastloopt. Het analyseert attributen zoals ‘Inkoopordernummer’ en ‘Nummer goederenontvangst’ in SAP ECC om de precieze oorzaken van vertragingen bij het matchen te vinden en de efficiëntie te verbeteren.

Een groot aantal facturen wordt na de vervaldatum betaald. Dat leidt tot kosten voor te late betaling, schaadt de relatie met leveranciers en kan de kredietwaardigheid aantasten. Dit wijst op inefficiënties bij het plannen en uitvoeren van betalingen in het crediteurenfactuurproces.
ProcessMind koppelt de ‘Vervaldatum factuur’ aan de activiteiten ‘Betaling uitgevoerd’ en ‘Betaling verwerkt’. Zo zie je welke facturen te laat zijn betaald en welk traject ze hebben doorlopen. Het laat zien in welke stappen binnen SAP ECC vertraging ontstaat, zodat je kunt ingrijpen voordat de betalingstermijn verstrijkt.

Als facturen afwijken van de standaardroute of fouten bevatten, kost het vaak veel tijd en handmatig werk om de oorzaak te vinden. Dat vertraagt de afhandeling. Inzicht in de aanleiding voor uitzonderingen helpt om het crediteurenfactuurproces te verbeteren.
ProcessMind brengt uitzonderlijke cases en afwijkingen van de meest voorkomende route automatisch in beeld. Door eerdere activiteiten en attributen in SAP ECC te analyseren, helpt het de werkelijke oorzaken van uitzonderingen te vinden. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en het aantal uitzonderingen terugdringen.

De verwerking van facturen is vaak ongelijk verdeeld over het crediteurenteam. Daardoor ontstaan bottlenecks bij medewerkers met te veel werk, terwijl anderen tijd over hebben. Deze onbalans verlaagt de efficiëntie van het team en kan het crediteurenfactuurproces vertragen.
ProcessMind gebruikt activiteitenlogboeken en het attribuut ‘Gebruikersnaam verwerker’ om de werkverdeling tussen medewerkers en afdelingen in SAP ECC zichtbaar te maken. Het laat zien wie of welke teams onevenredig veel of complexe cases verwerken. Zo kun je de personeelsinzet beter plannen en de werklast verdelen.

Het duurt te lang om een factuur vanaf ontvangst tot de uiteindelijke betaling te verwerken. Dat heeft gevolgen voor de cashflow, de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de tevredenheid van leveranciers. De totale doorlooptijd verkorten is een belangrijk doel voor het crediteurenfactuurproces.
ProcessMind berekent de precieze totale doorlooptijd van elke factuur door alle activiteiten te volgen, van ‘Factuur ontvangen’ tot ‘Betaling verwerkt’. Het laat zien welke stappen en varianten in SAP ECC de doorlooptijd het meest verlengen. Zo weet je waar je kunt ingrijpen om het proces te versnellen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd die een factuur op goedkeuring wacht. Zo pak je betalingsvertragingen aan en verbeter je de relatie met leveranciers. Snellere goedkeuringen maken tijdige betalingen mogelijk. Ook kun je zo profiteren van kortingen voor vroeg betalen en kosten voor te late betaling voorkomen. Dat heeft een positief effect op de cashflow van het crediteurenfactuurproces in SAP ECC.
Dit kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren en de tevredenheid van leveranciers verhogen. ProcessMind brengt de werkelijke goedkeuringsroutes in SAP ECC in beeld en laat bottlenecks en afwijkingen zien. Door de duur van activiteiten en de inzet van medewerkers te analyseren, zie je welke stappen of goedkeurders vertraging veroorzaken. Zo kun je het proces gericht aanpassen en de resultaten volgen. Het succes meet je aan de gemiddelde goedkeuringsduur.

Door terugkerende taken zoals gegevens invoeren of facturen matchen te automatiseren, hoeft het crediteurenteam minder routinematig werk te doen. Zo blijft er meer tijd over voor uitzonderingen en werk met meer toegevoegde waarde. Dit vermindert menselijke fouten, versnelt de verwerking en verlaagt de kosten van handmatig werk in SAP ECC. Het uiteindelijke doel is om bij standaardfacturen zo min mogelijk handmatige handelingen nodig te hebben.
ProcessMind brengt handmatige stappen en varianten in het bestaande workflow voor factuurverwerking in kaart. Het laat zien welke activiteiten geschikt zijn voor automatisering en berekent de mogelijke tijd- en kostenbesparing. Met een helder beeld van de huidige processen helpt het bij het ontwerpen en invoeren van automatiseringsoplossingen. Daarna kun je het effect op de efficiëntie controleren en volgen hoeveel handmatige activiteiten er zijn verdwenen.

Verschillen in gegevens op crediteurenfacturen leiden tot herstelwerk, vertragingen en ontevreden leveranciers. Dat brengt aanzienlijke verborgen kosten met zich mee. Dit doel draait om de nauwkeurigheid van factuurgegevens, vanaf het moment van vastleggen tot en met de boeking in SAP ECC. Zo beperk je uitzonderingen en handmatige correcties en verbeter je de datakwaliteit en efficiëntie.
ProcessMind analyseert event logs van het workflow voor factuurverwerking en laat zien waar en waarom gegevensverschillen ontstaan, bijvoorbeeld door herstelwerk of foutcorrecties. Je ziet hoe vaak ze voorkomen en wat de impact is. Zo kun je de oorzaken achterhalen, maatregelen nemen om problemen te voorkomen en volgen of het aantal fouten na een ingreep afneemt.

Gemiste kortingen voor vroeg betalen betekenen dat de organisatie mogelijke besparingen misloopt. Dit doel richt zich op het verbeteren van het crediteurenfactuurproces, zodat facturen binnen de betalingstermijn worden goedgekeurd en betaald en je deze kortingen vaker kunt ontvangen. Dat verbetert de financiële resultaten en het cashflowbeheer in SAP ECC.
ProcessMind analyseert de totale doorlooptijd van facturen en laat zien welke vertragingen ervoor zorgen dat de termijn voor vroeg betalen wordt gemist. Je ziet welke procesroutes en bottlenecks tijdige betaling in de weg staan. Zo kun je maatregelen nemen en volgen welk percentage van de facturen in aanmerking komt voor korting en hoeveel daarvan die korting daadwerkelijk opleveren.

Het is belangrijk dat alle crediteurenfacturen voldoen aan interne beleidsregels, wettelijke eisen en afgesproken betalingstermijnen. Dit doel is gericht op het voorkomen van betalingen en goedkeuringen die niet aan de regels voldoen. Zo bescherm je de organisatie tegen sancties, fraude en bevindingen bij audits in SAP ECC. Het draagt ook bij aan vertrouwen en goed beheer van processen.
ProcessMind signaleert automatisch afwijkingen van vooraf vastgelegde complianceregels in het workflow voor factuurverwerking, zoals goedkeuringen zonder de juiste autorisatie of onjuiste betalingstermijnen. Je ziet alle gevallen waarin het proces niet aan de regels voldoet en hoe vaak ze voorkomen. Ook kun je zien welke activiteiten of rollen verantwoordelijk zijn voor de overtredingen, zodat je gericht kunt trainen en controles kunt aanpassen.

Als je niet goed kunt zien wat de status van crediteurenfacturen is, ontstaat onzekerheid. Medewerkers stellen dezelfde vragen en het is lastiger om problemen op tijd aan te pakken. Dit doel is gericht op actueel inzicht in het volledige traject van elke factuur in SAP ECC, van ontvangst tot betaling. Zo beschikken betrokkenen over de informatie die ze nodig hebben, neemt het administratieve werk af en kunnen ze betere beslissingen nemen.
ProcessMind maakt voor elke factuur een actuele proceskaart met de huidige activiteit, openstaande goedkeuringen en eerdere stappen. Je kunt afzonderlijke facturen volgen, zien waar ze vastlopen en de gemiddelde verwerkingstijd bekijken. Met dat overzicht kun je bottlenecks aanpakken en vragen over de status sneller beantwoorden.

Onnodige varianten en afwijkingen in het crediteurenfactuurproces leiden tot inefficiëntie, meer fouten en hogere opleidingskosten. Dit doel richt zich op het vinden en verwijderen van niet-standaardroutes in SAP ECC, zodat een efficiënt en consistent workflow ontstaat. Standaardisatie vermindert de complexiteit en maakt het proces voorspelbaarder.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke varianten van het crediteurenfactuurproces. Het laat zien hoe vaak elke variant voorkomt en hoe die presteert, en brengt afwijkingen van de ideale route in beeld. Door de impact van deze varianten te berekenen, geeft het je gegevens om best practices samen te voegen en toe te passen. Zo beperk je onnodige complexiteit.

Vertraging bij het matchen van inkooporders en goederenontvangsten met facturen leidt vaak tot betalingsachterstanden en verwerkingsachterstanden. Dit doel is gericht op het versnellen van het matchen van deze drie gegevens in het crediteurenfactuurproces binnen SAP ECC. Zo kunnen facturen sneller worden gecontroleerd en goedgekeurd voor betaling. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert handmatig werk.
ProcessMind laat precies zien in welke stappen en waarom het matchen van inkooporders, goederenontvangsten en facturen vertraging oploopt. Je ziet hoe lang facturen op het matchen wachten en welke verschillen of ontbrekende gegevens tot herstelwerk leiden. Met dit inzicht kun je de bottlenecks gericht aanpakken en deze belangrijke controle versnellen.

Veel te laat betaalde crediteurenfacturen kunnen de relatie met leveranciers onder druk zetten, leiden tot extra kosten en financiële prognoses bemoeilijken. Dit doel is gericht op een forse daling van het percentage facturen dat na de vervaldatum wordt betaald in SAP ECC. Dat verbetert het cashflowbeheer en het vertrouwen van leveranciers. Een daling van 25% is een aanzienlijke verbetering van de bedrijfsvoering.
ProcessMind laat precies zien welke facturen te laat worden betaald en in welke stap van het crediteurenfactuurproces vertraging ontstaat. Het analyseert de oorzaken, zoals trage goedkeuringen, problemen bij het matchen of fouten in gegevens. Zo kun je toekomstige betalingsachterstanden voorkomen en volgen of het aantal te laat betaalde facturen afneemt.

Uitzonderingen bij de verwerking van crediteurenfacturen vragen om handmatig werk. Dat verhoogt de kosten en vertraagt het proces. Dit doel is gericht op het systematisch achterhalen van de oorzaken van veelvoorkomende uitzonderingen in SAP ECC. Zo kun je verder kijken dan de zichtbare symptomen en blijvende maatregelen nemen om problemen te voorkomen. Inzicht in de oorzaken is belangrijk voor voortdurende verbetering.
ProcessMind signaleert terugkerende uitzonderingen en afwijkingen van de standaardroute in het crediteurenfactuurproces. Je kunt inzoomen op specifieke case-attributen en eerdere activiteiten om de werkelijke oorzaken te vinden. Zo kun je op basis van data beslissen hoe je uitzonderingen voorkomt, in plaats van ze alleen af te handelen.

Een ongelijke werkverdeling tussen medewerkers die crediteurenfacturen verwerken, kan leiden tot overbelasting, achterstanden en wisselende prestaties. Dit doel richt zich op het analyseren en verdelen van de werklast binnen het team in SAP ECC. Zo verbeter je de efficiëntie, eerlijkheid en productiviteit op de lange termijn. Een betere werkverdeling kan ook het werkplezier en de verwerkingssnelheid verhogen.
ProcessMind analyseert de activiteiten van elke medewerker en het aantal facturen dat die verwerkt. Zo brengt het bottlenecks en onbalans in beeld. Je ziet waar medewerkers overbelast zijn of juist te weinig werk hebben. Met dat inzicht kun je taken beter verdelen en het workflow voor het crediteurenfactuurproces binnen het team verbeteren.

Een lange doorlooptijd van factuurontvangst tot betaling leidt tot hogere bedrijfskosten, mogelijke kosten voor te late betaling en een minder efficiënte cashflow. Dit doel is gericht op een aanzienlijke verkorting van de totale tijd die nodig is om een crediteurenfactuur in SAP ECC te verwerken, van begin tot eind. Dat verbetert de wendbaarheid en financiële prestaties van de organisatie.
ProcessMind geeft een visueel overzicht van het volledige crediteurenfactuurproces. Het berekent de totale doorlooptijd van alle facturen en brengt elke bottleneck, vertraging en lus met herstelwerk in beeld. Met dit volledige overzicht kun je gericht verbeteringen doorvoeren en het proces van begin tot eind versnellen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor het crediteurenfactuurproces

1
Download de template voor crediteurenfacturen
2
Exporteer gegevens uit SAP ECC
3
Upload de gegevens van crediteurenfacturen
4
Analyseer bottlenecks in het crediteurenproces
5
Voer verbeteringen door in het crediteurenproces
6
Volg de prestaties van het crediteurenproces
1

Download de template voor crediteurenfacturen

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor het crediteurenfactuurproces in SAP ECC. De template beschrijft de gegevensstructuur die nodig is voor een nauwkeurige analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerd gegevensformaat is belangrijk voor consistente data-extractie. Zo leg je alle informatie vast die nodig is voor een volledige procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een lege, gestructureerde Excel-template die klaar is voor de gegevens van crediteurenfacturen uit SAP ECC.

JOUW PROCES IN KAART BRENGEN

Ontdek hoe de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC echt verloopt

ProcessMind brengt het werkelijke proces voor crediteurenfacturen visueel in beeld, met alle stappen en afwijkingen. Zo zie je waar bottlenecks en complianceproblemen zitten en welke onderdelen je kunt verbeteren.
  • Breng de werkelijke processtroom voor crediteurenfacturen in beeld
  • Vind precies waar bottlenecks en vertragingen bij goedkeuring ontstaan
  • Achterhaal de oorzaken van complianceproblemen en fouten
  • Verkort de verwerkingstijd en verlaag de kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Mogelijke resultaten bij de verwerking van crediteurenfacturen

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties doorgaans behalen wanneer ze process mining gebruiken om de verwerking van crediteurenfacturen te verbeteren. Zo vinden ze bottlenecks en inefficiënties in SAP ECC. Met inzichten uit factuurgegevens kunnen bedrijven de bedrijfsvoering efficiënter maken en de financiële controle verbeteren.

0 %
Snellere factuurgoedkeuringen

Kortere doorlooptijd voor goedkeuring

Verbeter workflows voor factuurgoedkeuring. Haal bottlenecks weg en versnel deze belangrijke stap, zodat facturen op tijd worden verwerkt en betaald.
0 %
Vaker korting ontvangen

Hoger percentage korting voor vroeg betalen

Verbeter de betalingsplanning door facturen die in aanmerking komen voor korting voor vroeg betalen te vinden en voorrang te geven. Zo verbeter je rechtstreeks het financiële resultaat.
0 %
Minder herstelwerk aan facturen

Minder facturen die opnieuw moeten worden verwerkt

Achterhaal en verhelp de oorzaken van verschillen in gegevens en fouten waardoor facturen opnieuw in het proces terechtkomen. Zo verbeter je de datakwaliteit en efficiëntie.
0 %
Hogere automatiseringsgraad

Minder handmatige handelingen nodig

Vind mogelijkheden om terugkerende taken te automatiseren en handmatige stappen te verminderen. Zo houd je meer tijd over voor werk met meer toegevoegde waarde en dalen de verwerkingskosten.
~ 0 days
Sneller inkooporders matchen

Kortere doorlooptijd voor het matchen van inkooporders, goederenontvangsten en facturen

Verbeter het matchen van inkooporders, goederenontvangsten en facturen. Zo beperk je vertragingen en verloopt de inkoop-tot-betalingcyclus efficiënter.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven verbeteringen weer die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en voeg zo nodig meer toe.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatie van elk factuurdocument. Deze dient als primaire Case-ID om de factuur van ontvangst tot betaling te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case-ID die alle factuuractiviteiten met elkaar verbindt. Zo kun je het crediteurenproces voor elke factuur van begin tot eind analyseren.

De naam van een specifieke bedrijfsstap of gebeurtenis tijdens de verwerking van een factuur.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten vormen de basis van de proceskaart. Hiermee kun je de processtroom visualiseren, bottlenecks opsporen en afwijkingen analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden en bottlenecks. Daarmee vormt deze de basis voor prestatieanalyses.

De SAP-gebruikersnaam van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld het boeken of wijzigen van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt werklastanalyses en prestatievergelijkingen tussen gebruikers. Je kunt er ook trainingsbehoeften en een ongelijke verdeling van middelen mee opsporen.

De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt prestatieanalyses per leverancier, zodat je leveranciersrelaties kunt beheren en problemen bij specifieke leveranciers kunt opsporen.

Een unieke sleutel voor een juridische entiteit of bedrijf binnen de SAP-organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om processen per juridische entiteit te analyseren en prestaties tussen bedrijfseenheden te vergelijken.

Het totale brutobedrag van de factuur, inclusief belastingen en andere kosten, in de oorspronkelijke documentvaluta.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op waarde analyseren, facturen met een hoge waarde prioriteit geven en financiële KPI’s berekenen.

De berekende datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden betaald moet zijn.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is belangrijk om betalingsnaleving te volgen, KPI’s voor achterstallige betalingen te berekenen en kortingen voor vroeg betalen te benutten.

De code met de betalingsvoorwaarden, zoals vervaldatums en mogelijke kortingen.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de regels voor vervaldatums en kortingen. Dit is belangrijk voor financiële optimalisatie en het bewaken van compliance.

De identificatie van de inkooporder waarvoor de factuur is opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je facturen met en zonder inkooporder vergelijken en de efficiëntie van de driewegmatch analyseren.

Een code die aangeeft waarom een factuur niet betaald kan worden.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de oorzaak van betalingsvertragingen aan. Zo kun je gericht analyseren en uitzonderingen, herstelwerk en factuurverwerkingstijd verminderen.

De gebruiker of rol die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de factuur voor betaling.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert wie verantwoordelijk is voor goedkeuringen. Zo kun je doorlooptijden en bottlenecks per persoon of team analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het moment waarop een factuurdocument in SAP wordt aangemaakt, als geparkeerd of volledig geboekt document. Dit is doorgaans de eerste gebeurtenis met een timestamp voor een factuur en vormt het startpunt van de procesanalyse. De gebeurtenis wordt afgeleid van de datum en tijd waarop het document in tabel BKPF is ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de belangrijkste startgebeurtenis voor het factuurverwerkingsproces. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, kun je de totale doorlooptijd meten en vertragingen bij de eerste gegevensinvoer vinden.

Een aangewezen goedkeurder heeft bevestigd dat de factuur klopt en klaar is voor betaling. Dit kan een expliciete gebeurtenis uit een workflowsysteem zijn of worden afgeleid uit het opheffen van een betalingsblokkade. Het is een belangrijke mijlpaal vóór de betaling.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: de factuur kan nu worden betaald. Vertragingen vóór of na deze stap wijzen op verschillende problemen, zoals de beschikbaarheid van goedkeurders of de planning van de betalingsrun.

De factuur is formeel vastgelegd in het grootboek en vormt daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt omgezet in een geboekt document, of wordt meteen als geboekt aangemaakt. Dit is een essentiële stap in de financiële administratie.

Waarom dit belangrijk is

Boeking is een belangrijke mijlpaal: de factuur wordt hiermee een officiële verplichting. Zo wordt de gegevensinvoer gescheiden van het actieve betalingsbeheer.

De factuur is opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betalingsrun (transactiecode F110). Dit is nog geen definitieve betaling, maar geeft wel aan dat de factuur betaald zal worden. De selectie is gebaseerd op de vervaldatum en betalingsvoorwaarden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces. Vertraging tussen het voorstel en de uiteindelijke betaling kan wijzen op problemen met de goedkeuring of planning van de betalingsrun.

De factuur is volledig betaald en de openstaande post is afgeletterd tegen een betalingsdocument. Hiermee is het crediteurenproces voor deze factuur succesvol afgerond. Je kunt dit vastleggen aan de hand van de gegevens van het afletteringsdocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eindgebeurtenis van het gebruikelijke succesvolle proces. De tijd tot deze activiteit is een belangrijke maatstaf voor de algehele procesefficiëntie. Deze tijd is ook nodig om tijdige betalingen en het benutten van kortingen te berekenen.

Het geboekte factuurdocument is geannuleerd door een terugboekingsdocument aan te maken. Hiermee wordt het financiële effect van de oorspronkelijke factuur ongedaan gemaakt. Dit is een alternatieve, vaak ongewenste, uitkomst van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen wijzen op fouten, zoals onjuiste gegevensinvoer of dubbele facturen. Door het aantal en de redenen voor terugboekingen te volgen, kun je mogelijkheden vinden om de datakwaliteit en verwerking in één keer goed te verbeteren.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining reconstrueert het werkelijke proces van crediteurenfacturen van begin tot eind. Zo zie je verborgen varianten, bottlenecks en lussen met herstelwerk in SAP ECC. Het laat precies zien waar het proces afwijkt van de standaard en wat dat betekent voor efficiëntie, compliance en kosten. Zo kun je verbeteringen op basis van data prioriteren.

Je hebt vooral event logs nodig met gegevens over het aanmaken van facturen, goedkeuringsstappen, betalingsboekingen en eventuele wijzigingen. Belangrijke SAP ECC-tabellen zijn vaak BKPF, BSEG, VBRK, RBKP en RSEG, aangevuld met gebruikersactiviteiten rond deze transacties. Voor elke gebeurtenis heb je een duidelijke case-ID, zoals het factuurnummer, en nauwkeurige timestamps nodig.

Process mining brengt alle goedkeuringsroutes en de bijbehorende tijden in beeld. Zo zie je precies waar en waarom facturen vastlopen en welke goedkeurders of afdelingen vertraging veroorzaken. Door deze bottlenecks en hun oorzaken te vinden, kun je gericht ingrijpen en workflows verbeteren. Dat helpt om de goedkeuringstijd en het aantal te laat betaalde facturen terug te dringen.

Het verzamelen van de eerste gegevens en het maken van een model kan vaak binnen 4 tot 6 weken. Hoe lang het precies duurt, hangt af van de beschikbaarheid van gegevens en de complexiteit van het systeem. Kort daarna komen meestal de eerste bruikbare inzichten naar voren, waarmee je meteen kleine verbeteringen kunt doorvoeren. Volledige procesoptimalisatie en meetbare resultaten nemen doorgaans enkele maanden in beslag, omdat je veranderingen invoert, volgt en bijstelt.

Nee. Process mining verschilt wezenlijk van traditionele rapportages: het reconstrueert het werkelijke proces van begin tot eind op basis van gebeurtenisgegevens. Rapportages laten zien wat er is gebeurd. Process mining maakt duidelijk hoe en waarom dat gebeurde en brengt verborgen varianten en complianceproblemen aan het licht. Zo krijg je op basis van data inzicht waarmee je gericht kunt handelen, in plaats van alleen een beschrijving van de resultaten.

Ja. Process mining analyseert de volledige levenscyclus van een factuur, van ontvangst en goedkeuring tot het moment van betaling, en vergelijkt die met de betalingstermijnen van leveranciers. Zo zie je waar je korting voor vroeg betalen misloopt. Het laat zien welke processtappen of vertragingen tijdige betaling verhinderen. Daarmee kun je workflows verbeteren, meer besparen en vaker beschikbare kortingen ontvangen.

De belangrijkste technische vereiste is dat je event log-gegevens uit relevante SAP ECC-tabellen kunt halen. Dat kan vaak met standaard SAP-tools, aangepaste ABAP-programma’s of rechtstreekse databasekoppelingen. De process mining-software laadt de gegevens vervolgens in en analyseert ze. Voor de eerste analyse is doorgaans geen realtime koppeling met SAP ECC nodig.

Voorkom boetes voor te late betaling: verbeter nu de crediteurenverwerking en bespaar 60%

Voorkom dubbele betalingen, automatiseer de verwerking en verlaag de kosten met 60% met ons platform.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.