> Continue procesverbetering > Factuurverwerking crediteuren > SAP ECC

Verbeter je crediteurenfactuurverwerking

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van crediteuren in SAP ECC
Datatemplate downloaden
Verbeter je crediteurenfactuurverwerking
Factuurverwerking crediteuren
SAP ECC
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Factuurverwerking voor crediteuren in SAP ECC optimaliseren

Bij de verwerking van crediteurenfacturen ontstaan vaak goedkeuringsvertragingen, fouten en complianceproblemen. Met ons platform zie je precies waar knelpunten en inefficiënties in je bestaande workflow zitten. Ontdek hoe je de bedrijfsvoering efficiënter maakt, kosten verlaagt en compliance verbetert door de volledige levenscyclus van elke factuur te begrijpen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC optimaliseren?

De verwerking van crediteurenfacturen is een belangrijke functie voor de financiële gezondheid van je organisatie en de relatie met leveranciers. Inefficiënte crediteurenprocessen, vooral binnen een complex systeem als SAP ECC, kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen, knelpunten in de bedrijfsvoering en compliancerisico's. Denk aan boetes voor te late betalingen die je marge aantasten, gemiste kortingen voor vroeg betalen die duizenden euro's kosten of gefrustreerde leveranciers door vertraagde betalingen. Deze problemen zijn vaak symptomen van dieperliggende, verborgen inefficiënties in je workflow voor de verwerking van crediteurenfacturen.

Handmatige gegevensinvoer, versnipperde goedkeuringsprocessen en onvoldoende realtime inzicht in factuurstatussen zorgen voor langere doorlooptijden en hogere verwerkingskosten. Afwijkingen van interne beleidsregels of wettelijke vereisten kunnen je organisatie bovendien blootstellen aan audits en boetes. Dit proces optimaliseren gaat dus niet alleen om geld besparen. Het gaat ook om financiële nauwkeurigheid, goede relaties met leveranciers en tijd voor je team om zich op strategische initiatieven te richten. Inzicht in de volledige levenscyclus van elke factuur, van 'Factuur ontvangen' tot 'Betaling verwerkt', is essentieel om deze doelen te bereiken.

Hoe process mining AP-factuuranalyse verandert

Process mining biedt een datagedreven manier om de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC grondig te analyseren. In plaats van af te gaan op losse voorbeelden of handmatige audits, gebruikt process mining event data rechtstreeks uit je SAP ECC FI-GL-module, bijvoorbeeld uit tabellen zoals BKPF en BSEG. Zo reconstrueer je de werkelijke end-to-endroute van elke factuur. Je krijgt een objectief beeld van hoe je processen echt verlopen, inclusief de volgorde en duur van activiteiten.

Voor elke factuur volgt process mining elke stap: van 'Factuurgegevens vastgelegd' tot 'Factuur gevalideerd', 'Inkooporder gematcht', 'Goederenontvangst gematcht', 'Verschil opgelost', 'Factuur ter goedkeuring doorgestuurd', 'Factuur goedgekeurd', 'Factuur geboekt', 'Betaling gepland', 'Betaling uitgevoerd' en uiteindelijk 'Betaling verwerkt'. Door deze volledige procesflows zichtbaar te maken, zie je precies waar knelpunten zitten, welke stappen overbodig zijn en waar ongeautoriseerde procesafwijkingen voorkomen. Die analysemogelijkheid helpt je om verder te kijken dan oppervlakkige observaties en de oorzaken van vertragingen en inefficiënties in de verwerking van crediteurenfacturen te vinden.

Belangrijkste verbeterpunten uit process mining

Met process mining krijg je helder inzicht in concrete verbeterpunten binnen de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC:

  • Optimalisatie van de goedkeuringsworkflow: zie eenvoudig waar facturen in goedkeuringswachtrijen blijven hangen, welke goedkeurders voor bottlenecks zorgen en hoe goedkeuringsworkflows afwijken van standaardroutes. Met dit inzicht kun je de routering van goedkeuringen verbeteren en de totale doorlooptijd verkorten.
  • Verschillen bij matching en oplossing ervan: analyseer hoe vaak en hoe lang activiteiten als 'Verschil opgelost' duren, vooral in relatie tot 'Inkooporder gematcht' en 'Goederenontvangst gematcht'. Begrijp waarom verschillen ontstaan, welke leveranciers of typen inkooporders het vaakst worden geraakt en hoeveel tijd het kost om ze op te lossen. Zo beperk je handmatig herstelwerk.
  • Naleving van betalingstermijnen en cashflow: controleer of betalingstermijnen en de 'Vervaldatum van de factuur' worden gevolgd. Process mining laat te late betalingen, gemiste kortingen voor vroeg betalen en te vroege betalingen zien. Zo verbeter je je cashflow en leveranciersrelaties door 'Betaling uitgevoerd' op tijd te laten plaatsvinden.
  • Automatiseringsmogelijkheden: ontdek repetitieve, gestandaardiseerde taken die geschikt zijn voor robotic process automation (RPA) of betere systeemconfiguraties in SAP ECC. Zo houd je team tijd over voor belangrijker werk.

Verwachte resultaten: meetbare voordelen voor je organisatie

Procesoptimalisatie op basis van process mining levert bij de verwerking van crediteurenfacturen concrete, meetbare voordelen op:

  • Kortere doorlooptijd: verkort de gemiddelde tijd van ontvangst tot betaling aanzienlijk, vaak met 30% of meer, door knelpunten weg te nemen en activiteiten efficiënter in te richten.
  • Lagere verwerkingskosten: bespaar door minder handmatig werk, minder fouten die herstelwerk vereisen en het voorkomen van boetes voor te late betalingen.
  • Betere compliance: zorg dat interne beleidsregels, betalingstermijnen en wettelijke vereisten consequent worden gevolgd. Zo beperk je risico's en ben je beter voorbereid op audits.
  • Beter cashflowbeheer: verbeter je werkkapitaal door betalingstermijnen bewust te beheren, kortingen voor vroeg betalen maximaal te benutten en onnodig versnelde betalingen te voorkomen.
  • Sterkere leveranciersrelaties: bouw vertrouwen op met leveranciers door betalingen consistent, op tijd en transparant te verwerken.

Aan de slag met optimalisatie van het crediteurenproces

Je hoeft geen groot project te starten om de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC met process mining te optimaliseren. Met je bestaande SAP ECC-data krijg je snel inzicht in de huidige situatie. Daarmee neem je onderbouwde beslissingen die tot echte verbeteringen in de bedrijfsvoering leiden. Maak vandaag nog van je crediteurenproces een efficiënte en compliant functie.

Factuurverwerking crediteuren Factuurcontrole Team crediteuren 3-way matching Inkooporders Betalingsverwerking Financiële bedrijfsvoering Goedkeuringsworkflow voor facturen Leveranciersbetaling Compliancemanagement Automatisering crediteuren Factuurbeheer Van inkoop tot betaling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen. Dat leidt tot vertraagde betalingen, gespannen leveranciersrelaties en mogelijke boetes voor te late betaling. Zonder duidelijk inzicht in de oorzaken van trage goedkeuringen is het lastig om de kernproblemen aan te pakken en het cashflowbeheer binnen de verwerking van crediteurenfacturen te verbeteren.
ProcessMind brengt de exacte goedkeuringsroutes in kaart en identificeert de goedkeurders of afdelingen die vertraging veroorzaken. Door de tijd per goedkeuringsfase in SAP ECC te analyseren, lokaliseert het knelpunten, maakt het redenen voor afwijzingen zichtbaar en stelt het verbeteringen voor om de workflow voor factuurgoedkeuring te versnellen.

Een groot deel van de tijd gaat naar handmatige taken zoals gegevensinvoer, matching en het afhandelen van uitzonderingen. Dat verhoogt de kosten van de bedrijfsvoering en leidt middelen af van strategische financiële activiteiten. Hierdoor stijgen de verwerkingskosten per factuur en neemt de kans op menselijke fouten toe.
ProcessMind laat zien waar handmatige interventies het vaakst voorkomen door activiteiten zoals "Factuurgegevens vastgelegd" en "Verschil opgelost" te volgen. Het maakt duidelijk waar automatisering of herinrichting van het crediteurenproces in SAP ECC zinvol is. Zo verminder je handmatig werk en zet je je middelen beter in.

Onjuiste gegevens, niet-overeenkomende inkooporders of goederenontvangsten en fouten in factuurdetails leiden er vaak toe dat facturen worden afgewezen of teruggestuurd voor correctie. Dat veroorzaakt veel herstelwerk en langere doorlooptijden. Deze verschillen zorgen voor vertragingen en hogere kosten in de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind herkent patronen in herstelwerk en de activiteiten die deze lussen veroorzaken, zoals herhaalde keren "Factuurgegevens vastgelegd" of "Verschil opgelost". Zo ontdek je de oorzaken van deze verschillen in SAP ECC en kun je proceswijzigingen doorvoeren om herverwerking te beperken.

Door inefficiënte processen en vertragingen benutten organisaties kortingen voor vroeg betalen vaak niet. Dat leidt tot gemiste besparingen en minder goed cashflowbeheer. Het heeft rechtstreeks invloed op de winstgevendheid van de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind analyseert de route van facturen van "Factuur ontvangen" tot "Betaling uitgevoerd" in relatie tot "Betalingstermijnen" en "Vervaldatum van de factuur". Het laat zien welke facturen in SAP ECC in aanmerking kwamen voor korting bij vroeg betalen, maar de termijn misten. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en deze besparingen alsnog realiseren.

Facturen worden soms buiten de afgesproken betalingstermijnen betaald of zonder de juiste autorisatie goedgekeurd. Dat leidt tot compliancerisico's, auditbevindingen en mogelijke financiële boetes. Het volgen van interne beleidsregels en externe regelgeving is belangrijk bij de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind maakt afwijkingen van standaardbetalingstermijnen en goedkeuringshiërarchieën zichtbaar door werkelijke procesroutes te vergelijken met vastgelegde regels. Het markeert gevallen van non-compliance in SAP ECC, geeft inzicht in beleidsovertredingen en helpt je corrigerende maatregelen te nemen om de beheersing van het crediteurenproces te verbeteren.

Het is vaak lastig om de actuele status of locatie van een factuur in de verwerkingsworkflow te bepalen. Dat leidt tot onbeantwoorde vragen van leveranciers en frustratie binnen je organisatie. Door dit gebrek aan transparantie wordt effectief beheer en een goede prognose van de verwerking van crediteurenfacturen moeilijker.
ProcessMind visualiseert de volledige route van elke factuur, van "Factuur ontvangen" tot "Betaling verwerkt". Je krijgt realtime statusupdates en ziet precies waar facturen in SAP ECC blijven hangen. Zo heeft het crediteurenteam volledig inzicht en kan het beter communiceren.

Facturen volgen vaak meerdere niet-standaardroutes door het systeem. Dat leidt tot inconsistente verwerking, meer fouten en problemen bij het opschalen van de bedrijfsvoering. Deze verborgen varianten verhogen de kosten en maken procesoptimalisatie bij de verwerking van crediteurenfacturen lastiger.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten in SAP ECC. Zo zie je hoe facturen echt worden verwerkt en hoe dat afwijkt van de verwachte werkwijze. Het maakt ad-hocstappen en afwijkingen van de standaardroute zichtbaar, zodat je de verwerking van crediteurenfacturen kunt standaardiseren en efficiënter kunt maken.

Het belangrijke 3-way matchingproces van factuur, inkooporder en goederenontvangst loopt vaak vertraging op door ontbrekende informatie, verschillen of complexiteit in het systeem. Daardoor ontstaat een bottleneck in de volledige workflow voor de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind volgt de activiteiten "Inkooporder gematcht" en "Goederenontvangst gematcht" en identificeert specifieke facturen of factuurtypen die hier blijven hangen. Het analyseert datavelden zoals "Nummer inkooporder" en "Nummer goederenontvangst" in SAP ECC om de precieze oorzaken van vertragingen bij matching te vinden en de efficiëntie te verbeteren.

Een groot aantal facturen wordt na de vervaldatum betaald. Dat leidt tot kosten voor te late betaling, beschadigde leveranciersrelaties en een negatieve invloed op kredietbeoordelingen. Dit wijst op inefficiënties bij het plannen en uitvoeren van betalingen in de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind koppelt de "Vervaldatum van de factuur" aan de activiteiten "Betaling uitgevoerd" en "Betaling verwerkt". Zo zie je duidelijk welke facturen te laat zijn betaald en welke route ze hebben gevolgd. Het laat zien in welke SAP ECC-fases vertragingen ontstaan die betalingen over de vervaldatum heen duwen, zodat je eerder kunt ingrijpen.

Wanneer facturen afwijken van de standaardroute of fouten bevatten, kost het vaak veel tijd en handmatig werk om de onderliggende oorzaken van deze uitzonderingen te vinden. Dat belemmert een efficiënte oplossing. Inzicht in de triggers van uitzonderingen is belangrijk om de verwerking van crediteurenfacturen te verbeteren.
ProcessMind maakt alle uitzonderingsgevallen en afwijkingen van de meest voorkomende route automatisch zichtbaar. Door voorafgaande activiteiten en datavelden in SAP ECC te analyseren, helpt het je de echte oorzaken van uitzonderingen te vinden. Zo kun je gericht verbeteren en het aantal uitzonderingen terugbrengen.

Het werk voor de verwerking van facturen is vaak ongelijk verdeeld binnen het crediteurenteam. Daardoor ontstaan knelpunten bij overbelaste medewerkers, terwijl anderen tijd over hebben. Deze onbalans beïnvloedt de efficiëntie van het team en kan vertragingen veroorzaken in de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind gebruikt activiteitenlogs en het attribuut "Gebruiker verwerker" om de werkverdeling over teamleden of afdelingen in SAP ECC zichtbaar te maken. Het identificeert medewerkers of teams die onevenredig veel of complexe cases verwerken. Zo kun je je personeelsplanning verbeteren en het werk beter verdelen.

De totale tijd van ontvangst tot de uiteindelijke betaling van een factuur is te lang. Dat heeft gevolgen voor de cashflow, de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de tevredenheid van leveranciers. Het verkorten van deze end-to-enddoorlooptijd is een belangrijk doel bij de verwerking van crediteurenfacturen.
ProcessMind berekent de exacte end-to-enddoorlooptijd van elke factuur door alle activiteiten van "Factuur ontvangen" tot "Betaling verwerkt" te volgen. Het identificeert de SAP ECC-fases en procesvarianten die het meest bijdragen aan lange doorlooptijden. Zo krijg je concrete aanknopingspunten om de verwerking te versnellen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd die een factuur op goedkeuring wacht. Daarmee pak je betalingsvertragingen aan en verbeter je leveranciersrelaties. Snellere goedkeuringen leiden tot tijdige betalingen, mogelijk met kortingen voor vroeg betalen en zonder boetes voor te late betaling. Dat heeft een directe invloed op de cashflow bij de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC.
Dit kan aanzienlijke besparingen en meer tevreden leveranciers opleveren. ProcessMind visualiseert de werkelijke goedkeuringsroutes en identificeert knelpunten en afwijkingen in SAP ECC. Door de duur van activiteiten en de inzet van medewerkers te analyseren, zie je welke fases of goedkeurders vertraging veroorzaken. Zo kun je het proces gericht herontwerpen en de prestaties volgen. Succes wordt gemeten aan de hand van de gemiddelde goedkeuringsduur.

Door repetitieve taken zoals gegevensinvoer en matching van crediteurenfacturen te automatiseren, houd je tijd over voor uitzonderingen en strategisch werk. Dat vermindert menselijke fouten, versnelt de verwerking en verlaagt de kosten van handmatig werk in SAP ECC. Het uiteindelijke doel is zo min mogelijk menselijke tussenkomst bij standaardfacturen.
ProcessMind brengt bestaande handmatige contactmomenten en varianten in de workflow voor factuurverwerking in kaart. Het laat zien welke activiteiten geschikt zijn voor automatisering en berekent mogelijke tijd- en kostenbesparingen. Met helder inzicht in de huidige processen ondersteunt het de ontwikkeling en invoering van automatiseringsoplossingen. Ook kun je het effect op de efficiëntie controleren en de afname van handmatige activiteiten volgen.

Veel verschillen in gegevens van crediteurenfacturen leiden tot herstelwerk, vertragingen en gefrustreerde leveranciers. Dat brengt aanzienlijke verborgen kosten met zich mee. Dit doel betekent dat factuurgegevens vanaf het vastleggen tot en met het boeken in SAP ECC correct zijn. Zo beperk je uitzonderingen en handmatige correcties en verbeter je de datakwaliteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering.
ProcessMind identificeert waar en waarom verschillen in gegevens ontstaan door event logs op lussen voor herstelwerk en foutcorrecties in de workflow voor de verwerking van crediteurenfacturen te analyseren. Het visualiseert de frequentie en impact van deze verschillen. Zo vind je de oorzaken, voer je preventieve maatregelen in en volg je de afname van fouten na een interventie.

Gemiste kortingen voor vroeg betalen betekenen rechtstreeks gemiste besparingen voor je organisatie. Dit doel richt zich op het optimaliseren van de verwerking van crediteurenfacturen, zodat facturen binnen de betalingstermijn worden goedgekeurd en betaald. Zo benut je deze waardevolle kortingen maximaal. Dat verbetert het resultaat en het cashflowbeheer in SAP ECC.
ProcessMind analyseert de end-to-enddoorlooptijd van facturen en identificeert vertragingen waardoor facturen de termijn voor vroeg betalen missen. Het maakt procesroutes en knelpunten zichtbaar die tijdige betaling verhinderen. Zo kun je corrigerende maatregelen nemen en volgen welk percentage facturen in aanmerking komt voor korting en deze ook daadwerkelijk ontvangt.

Het is belangrijk dat alle crediteurenfacturen voldoen aan interne beleidsregels, wettelijke vereisten en vastgelegde betalingstermijnen. Dit doel streeft naar nul niet-conforme betalingen of goedkeuringen. Zo bescherm je je organisatie in SAP ECC tegen boetes, fraude en auditbevindingen en versterk je de beheersing van het proces.
ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van vooraf gedefinieerde complianceregels, zoals ongeautoriseerde goedkeuringen of onjuiste betalingstermijnen, in de workflow voor de verwerking van crediteurenfacturen. Het visualiseert alle niet-conforme cases, berekent hoe vaak ze voorkomen en helpt je de activiteiten of rollen te identificeren die voor deze overtredingen verantwoordelijk zijn. Zo kun je gericht trainen en controles aanpassen.

Onduidelijkheid over de status van crediteurenfacturen zorgt voor onzekerheid, leidt tot overbodige vragen en belemmert proactief beheer. Dit doel richt zich op volledig en actueel inzicht in de route van elke factuur binnen SAP ECC, van ontvangst tot betaling. Zo beschikken betrokkenen over de informatie die ze nodig hebben, neemt administratief werk af en kunnen ze betere beslissingen nemen.
ProcessMind maakt een nauwkeurige realtimeproceskaart van elke factuur. Je ziet de huidige activiteit, openstaande goedkeuringen en de historische route. Gebruikers kunnen individuele facturen volgen, zien waar ze blijven hangen en de gemiddelde verwerkingstijd begrijpen. Zo pak je knelpunten aan en beantwoord je statusvragen efficiënter.

Onnodige varianten en afwijkingen in de verwerking van crediteurenfacturen leiden tot inefficiëntie, meer fouten en hogere opleidingskosten. Dit doel richt zich op het identificeren en verwijderen van niet-standaardroutes in SAP ECC, zodat een efficiënte en consistente workflow ontstaat. Standaardisatie vermindert complexiteit en maakt het proces beter voorspelbaar.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor de verwerking van crediteurenfacturen. Het visualiseert de frequentie en prestaties van elke variant en maakt afwijkingen van de ideale route zichtbaar. Door de impact van deze varianten te berekenen, levert het datagedreven inzicht om best practices te bundelen en af te dwingen. Zo beperk je onnodige complexiteit.

Vertragingen bij het matchen van inkooporders en goederenontvangsten met facturen veroorzaken vaak betalingsblokkades en achterstanden in de verwerking. Dit doel richt zich op het aanzienlijk versnellen van het 3-way matchingproces binnen de verwerking van crediteurenfacturen in SAP ECC. Zo worden facturen sneller gecontroleerd en goedgekeurd voor betaling, met minder handmatige tussenkomst.
ProcessMind identificeert de precieze fases en oorzaken van vertragingen in het matchingproces van inkooporder, goederenontvangst en factuur. Het laat zien hoe lang facturen op matchingactiviteiten wachten en maakt veelvoorkomende verschillen of ontbrekende informatie zichtbaar die herstelwerk veroorzaken. Met deze knelpunten in beeld kun je gerichte verbeteringen doorvoeren en deze belangrijke controlestap versnellen.

Veel achterstallige crediteurenfacturen kunnen leveranciersrelaties onder druk zetten, kosten voor te late betaling veroorzaken en financiële prognoses lastiger maken. Dit doel richt zich op een sterke daling van het percentage facturen dat na de vervaldatum wordt betaald in SAP ECC. Zo verbeter je het cashflowbeheer en het vertrouwen van leveranciers. Een daling van 25% betekent een aanzienlijke verbetering van de bedrijfsvoering.
ProcessMind identificeert precies welke facturen achterstallig worden en in welke fase van de verwerking van crediteurenfacturen vertragingen meestal ontstaan. Het analyseert de oorzaken, zoals trage goedkeuringen, problemen bij matching of fouten in gegevens. Zo krijg je concrete aanknopingspunten om toekomstige te late betalingen te voorkomen en de afname van achterstallige facturen te volgen.

Uitzonderingen bij de verwerking van crediteurenfacturen vereisen handmatige tussenkomst. Dat verhoogt de kosten en vertraagt het totale proces. Dit doel richt zich op het systematisch vinden van de onderliggende oorzaken van veelvoorkomende uitzonderingen in SAP ECC. Zo ga je verder dan zichtbare symptomen en kun je blijvende preventieve oplossingen invoeren. Inzicht in oorzaken is belangrijk voor continue verbetering.
ProcessMind detecteert terugkerende uitzonderingen en afwijkingen van de standaardflow in de verwerking van crediteurenfacturen automatisch. Je kunt inzoomen op specifieke case-attributen en voorafgaande activiteiten om de echte oorzaken van deze uitzonderingen te vinden. Zo neem je datagedreven beslissingen om uitzonderingen te voorkomen in plaats van ze alleen af te handelen.

Een ongelijke werkverdeling tussen medewerkers die crediteurenfacturen verwerken kan leiden tot overbelasting, achterstanden en wisselende prestaties. Dit doel richt zich op het analyseren en verdelen van het werk binnen het team in SAP ECC, zodat efficiëntie, eerlijkheid en blijvende productiviteit verbeteren. Een betere werkverdeling kan ook de teamsfeer en verwerkingssnelheid verbeteren.
ProcessMind analyseert de activiteiten van elke medewerker en het aantal facturen dat diegene verwerkt. Zo identificeert het knelpunten en onbalans. Je ziet waar specifieke medewerkers overbelast of onderbenut zijn en krijgt inzicht om taken beter te verdelen. Zo ontstaat een soepelere en efficiëntere workflow voor de verwerking van crediteurenfacturen binnen het team.

Een te lange doorlooptijd van ontvangst tot de uiteindelijke betaling van een factuur betekent hogere kosten, mogelijke boetes voor te late betaling en minder efficiënte cashflow. Dit overkoepelende doel richt zich op het aanzienlijk verkorten van de totale verwerkingstijd van een crediteurenfactuur in SAP ECC, van begin tot eind. Dat verbetert de wendbaarheid van je organisatie en de financiële prestaties.
ProcessMind geeft een volledig visueel beeld van de route van elke crediteurenfactuur. Het berekent de totale doorlooptijd van alle facturen en identificeert elk knelpunt, elke vertraging en elke lus voor herstelwerk in het proces. Met dit overzicht kun je gericht verbeteren en de end-to-endflow versnellen.

Het 6-stappenverbeterpad voor factuurverwerking in de crediteurenadministratie

1

AP-template downloaden
2

SAP ECC-data exporteren
3

AP-dataset uploaden
4

AP-bottlenecks analyseren
5

AP-optimalisaties doorvoeren
6

AP-prestaties monitoren
1

AP-template downloaden

Wat je moet doen

Download de voorgeconfigureerde Excel-template voor factuurverwerking in de crediteurenadministratie van SAP ECC. Deze template beschrijft de benodigde datastructuur voor een nauwkeurige analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerd dataformaat is belangrijk voor consistente data-extractie en zorgt dat alle relevante informatie beschikbaar is voor een volledige procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een lege, gestructureerde Excel-template die klaarstaat voor je crediteurenadministratiedata uit SAP ECC.

JOUW ONTDEKKING

Krijg zicht op de werkelijkheid van je crediteurenfactuurverwerking in SAP ECC

ProcessMind geeft je heldere visualisaties van je werkelijke crediteurenproces, inclusief elke stap en afwijking. Zo zie je waar knelpunten en compliancehiaten zitten en welke onderdelen je kunt optimaliseren.
  • Visualiseer de werkelijke flow van je crediteurenproces
  • Breng knelpunten en goedkeuringsvertragingen precies in kaart
  • Ontdek oorzaken van non-compliance en fouten
  • Verkort de verwerkingstijd en verlaag kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Haalbare resultaten bij Accounts Payable-verwerking

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties meestal behalen door process mining in te zetten voor het optimaliseren van hun Accounts Payable-factuurverwerking. Je vindt knelpunten en inefficiënties binnen SAP ECC en krijgt helder inzicht in je factuurdata. Daarmee kunnen bedrijven hun processen verbeteren en meer grip houden op hun financiën.

0 %
Snellere factuurgoedkeuringen

Kortere doorlooptijd van goedkeuringen

Verbeter je workflows voor factuurgoedkeuring, haal knelpunten weg en versnel de belangrijke goedkeuringsstap. Zo worden facturen op tijd verwerkt en betaald.
0 %
Meer vroegbetalingskorting benutten

Hoger percentage vroegbetalingskortingen

Optimaliseer betalingsschema's door facturen met recht op vroegbetalingskorting te vinden en prioriteit te geven. Zo verbeter je rechtstreeks je financiële resultaat.
0 %
Minder herstelwerk aan facturen

Minder facturen die opnieuw moeten worden verwerkt

Vind en los de oorzaken van dataverschillen en fouten op waardoor facturen opnieuw door processtappen gaan. Zo verbeter je de datakwaliteit en efficiëntie.
0 %
Hogere automatiseringsgraad

Minder handmatige tussenkomst nodig

Vind mogelijkheden om terugkerende taken te automatiseren en handmatige contactmomenten te verminderen. Zo houdt AP meer tijd over voor werk met meer waarde en dalen de verwerkingskosten.
~ 0 days
Snellere PO-matching

Kortere matchingtijd voor PO, goederenontvangst en factuur

Optimaliseer de matching van inkooporders, goederenontvangsten en facturen. Zo verminder je vertragingen en verbeter je de efficiëntie van je procure-to-paycyclus.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers staan voor verbeteringen die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van elk factuurdocument. Dit is de primaire case-ID om de route van ontvangst tot betaling te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case ID die alle factuuractiviteiten met elkaar verbindt. Zo kun je het Accounts Payable-proces per factuur volledig end-to-end analyseren.

De naam van een specifieke processtap of gebeurtenis die tijdens de levenscyclus van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten vormen de ruggengraat van de proceskaart. Ze maken de procesflow zichtbaar en helpen bij het vinden van knelpunten en analyseren van afwijkingen.

De precieze datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle metriek op basis van doorlooptijd te berekenen, waaronder doorlooptijden en knelpunten. Daarmee vormt hij de basis voor prestatieanalyse.

De SAP-gebruikersnaam van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd, zoals het boeken of wijzigen van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt werklastanalyse en prestatievergelijking tussen gebruikers mogelijk en helpt bij het vinden van trainingsmogelijkheden of onevenwichtige inzet van medewerkers.

De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk en helpt bij het beheren van leveranciersrelaties en het vinden van problemen die aan specifieke leveranciers zijn gekoppeld.

Een unieke sleutel die een juridische entiteit of onderneming binnen de SAP-organisatie vertegenwoordigt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de procesanalyse per juridische entiteit te segmenteren en prestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen te vergelijken.

De totale brutowaarde van de factuur, inclusief belastingen en andere kosten, in de oorspronkelijke documentvaluta.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces, zodat je analyses op basis van waarde kunt uitvoeren, facturen met een hoge waarde kunt prioriteren en financiële KPI's kunt berekenen.

De berekende datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden moet zijn betaald.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is belangrijk voor het bewaken van betalingscompliance, het berekenen van KPI's voor te late betalingen en het benutten van kortingen bij vroegtijdige betaling.

De code die de betalingsvoorwaarden vastlegt, zoals vervaldatums en mogelijke kortingen.

Waarom dit belangrijk is

Legt de regels voor vervaldatums en kortingen vast. Dat is belangrijk voor financiële optimalisatie en compliancebewaking.

De identificatie van de inkooporder waarop de factuur betrekking heeft.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Hiermee kun je PO- en non-PO-facturen en de efficiëntie van het three-way-matchingproces analyseren.

Een code die aangeeft waarom een factuur niet kan worden betaald.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de oorzaak van betalingsvertragingen aan. Hiermee kun je gericht analyseren hoe je uitzonderingen, herstelwerk en de verwerkingstijd van facturen vermindert.

De gebruiker of rol die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de factuur voor betaling.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor goedkeuringen. Hiermee kun je doorlooptijden en knelpunten van goedkeuringen per persoon of team analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Geeft aan dat een factuurdocument in SAP is aangemaakt, als geparkeerd of volledig geboekt document. Dit is meestal het eerste event met timestamp voor een factuur en vormt het startpunt van de procesanalyse. Het wordt vastgelegd op basis van de datum en tijd waarop het document in tabel BKPF is ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste startevent voor de factuurverwerking. Door de tijd vanaf dit punt te analyseren, meet je de totale end-to-enddoorlooptijd en vind je vertragingen bij de eerste gegevensinvoer.

Een aangewezen goedkeurder heeft bevestigd dat de factuur klopt en klaar is voor betaling. Dit kan een expliciet event uit een workflowsysteem zijn of worden afgeleid uit het verwijderen van een betalingsblokkade. Het is een belangrijke mijlpaal vóór betaling.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal waarmee de factuur wordt vrijgegeven voor betaling. Vertraging vóór of na deze stap wijst op verschillende problemen, zoals beperkte beschikbaarheid van goedkeurders of problemen met de planning van de betalingsrun.

De factuur is formeel vastgelegd in het grootboek en creëert daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt omgezet in een geboekt document, of wordt vanaf het begin als geboekt aangemaakt. Dit is een belangrijke stap in de financiële administratie.

Waarom dit belangrijk is

Boeken is een belangrijke mijlpaal die van de factuur een officiële verplichting maakt. Het scheidt de fase van gegevensinvoer van de actieve fase van betalingsbeheer.

De factuur is opgenomen in een lijst met betalingsvoorstellen als onderdeel van een betalingsrun (T-Code F110). Hoewel dit nog geen definitieve betaling is, geeft het aan dat betaling gepland is. De factuur wordt geselecteerd op basis van de vervaldatum en betalingsvoorwaarden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces. Vertraging tussen het voorstel en de definitieve uitvoering kan wijzen op problemen met de goedkeuring of planning van de betalingsrun.

De factuur is volledig betaald en de openstaande post is vereffend tegen een betalingsdocument. Dit markeert de succesvolle afronding van het Accounts Payable-proces voor de factuur. Je legt dit vast via de gegevens van het vereffeningsdocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindevent van het succesvolle procespad. De tijd tot deze activiteit is een belangrijke maatstaf voor de totale procesefficiëntie. Deze tijd is ook nodig om tijdigheid van betaling en het benutten van kortingen te berekenen.

Het geboekte factuurdocument is geannuleerd door een terugboekingsdocument aan te maken. Daarmee wordt het financiële effect van de oorspronkelijke factuur tenietgedaan. Dit is een alternatief, vaak ongewenst, einde van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Terugboeking wijst op fouten, zoals onjuiste gegevensinvoer of dubbele facturen. Door de frequentie en redenen van terugboekingen te volgen, vind je mogelijkheden om de datakwaliteit en first-time-right-verwerking te verbeteren.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining reconstrueert de werkelijke end-to-end-flow van AP-facturen en brengt verborgen variaties, bottlenecks en herstelwerklussen in SAP ECC aan het licht. Je ziet exacte afwijkingen van standaardprocessen en het effect daarvan op efficiëntie, compliance en kosten. Zo kun je optimalisatie-inspanningen prioriteren op basis van data.

Je hebt vooral event logs nodig met factuuraanmaak, goedkeuringsstappen, betalingsboekingen en bijbehorende wijzigingen. Belangrijke SAP ECC-tabellen zijn vaak BKPF, BSEG, VBRK, RBKP en RSEG, aangevuld met gebruikersactiviteiten rond deze transacties. Een duidelijke case-ID, zoals het factuurnummer, en nauwkeurige timestamps per gebeurtenis zijn essentieel.

Process mining maakt alle goedkeuringsroutes en doorlooptijden zichtbaar. Zo zie je precies waar en waarom facturen vastlopen en welke goedkeurders of afdelingen vertraging veroorzaken. Door deze bottlenecks en hun oorzaken te vinden, kun je gericht ingrijpen en workflows verbeteren. Dat verkort goedkeuringstijden en vermindert het aantal achterstallige facturen.

De eerste data-extractie en modelopbouw zijn vaak binnen 4 tot 6 weken klaar, afhankelijk van de beschikbaarheid van data en de complexiteit van het systeem. Kort daarna komen meestal bruikbare inzichten beschikbaar, waarmee je meteen kleinschalige verbeteringen kunt doorvoeren. Volledige procesoptimalisatie en meetbaar effect duren meestal enkele maanden, omdat wijzigingen moeten worden ingevoerd, gemonitord en bijgesteld.

Nee. Process mining verschilt wezenlijk van traditionele rapportage, omdat het het werkelijke end-to-end-proces reconstrueert uit eventdata. Rapporten laten zien wat er is gebeurd. Process mining laat zien hoe en waarom het gebeurde en vindt verborgen variaties en complianceproblemen. Zo krijg je een datagedreven basis voor gerichte acties, niet alleen beschrijvende samenvattingen.

Ja. Door de volledige levenscyclus van een factuur te analyseren, van ontvangst en goedkeuring tot betaling, en die timing te vergelijken met leveranciersvoorwaarden, laat process mining gemiste vroegbetalingskortingen zien. Je ziet welke processtappen of vertragingen tijdige betaling verhinderen. Zo kun je workflows verbeteren en meer kosten besparen.

De belangrijkste technische vereiste is dat je eventlogdata uit relevante SAP ECC-tabellen kunt extraheren. Dat kan vaak met standaard SAP-tools, aangepaste ABAP-programma’s of directe databaseconnectors. De process mining-software leest de geëxtraheerde data in en analyseert die. Voor de eerste analyse is meestal geen realtimekoppeling met SAP ECC nodig.

Voorkom boetes voor te late betaling: optimaliseer je crediteurenproces en bespaar nu 60%

Elimineer dubbele betalingen, automatiseer de verwerking en verlaag je kosten met 60% met ons platform.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, in enkele minuten ingesteld