Cải thiện quy trình xử lý hóa đơn phải trả

Vì sao nên tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn phải trả trong SAP ECC?

Xử lý hóa đơn phải trả (AP) là một khâu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và quan hệ với nhà cung cấp. Quy trình AP kém hiệu quả, nhất là trong hệ thống phức tạp như SAP ECC, có thể gây thất thoát tài chính, tạo điểm nghẽn trong vận hành và làm tăng rủi ro tuân thủ. Phí phạt thanh toán trễ có thể bào mòn lợi nhuận, bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm có thể khiến bạn mất hàng nghìn, còn thanh toán chậm dễ làm nhà cung cấp không hài lòng. Những vấn đề này thường bắt nguồn từ các điểm kém hiệu quả khó thấy trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả.

Nhập liệu thủ công, quy trình phê duyệt rời rạc và thiếu khả năng theo dõi trạng thái hóa đơn theo thời gian thực khiến thời gian xử lý kéo dài và chi phí tăng. Việc không tuân thủ chính sách nội bộ hoặc yêu cầu pháp lý cũng có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với kiểm toán và khoản phạt. Tối ưu hóa quy trình không chỉ giúp tiết kiệm chi phí. Việc này còn đảm bảo độ chính xác tài chính, duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp và giải phóng tài nguyên để tập trung vào các ưu tiên chiến lược. Nắm rõ vòng đời của từng hóa đơn, từ 'Invoice Received' đến 'Payment Cleared', là điều thiết yếu để đạt được những mục tiêu đó.

Process mining giúp phân tích hóa đơn phải trả như thế nào

Process mining cung cấp cách phân tích quy trình xử lý hóa đơn phải trả trong SAP ECC dựa trên dữ liệu. Thay vì dựa vào lời kể hoặc kiểm tra thủ công, process mining dùng dữ liệu sự kiện trực tiếp từ mô-đun SAP ECC FI-GL, chẳng hạn các bảng BKPF, BSEG, để dựng lại hành trình thực tế từ đầu đến cuối của từng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có cái nhìn khách quan dựa trên dữ liệu về cách quy trình thực sự diễn ra, bao gồm thứ tự hoạt động và thời lượng của từng bước.

Với mỗi hóa đơn, process mining theo dõi từng bước: từ 'Invoice Data Captured' đến 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed' và cuối cùng là 'Payment Cleared'. Khi trực quan hóa toàn bộ luồng quy trình, bạn có thể xác định chính xác điểm nghẽn, tìm các bước thừa và phát hiện những sai lệch quy trình không được phép vốn có thể bị bỏ sót. Nhờ khả năng phân tích này, bạn có thể vượt qua những nhận xét bề mặt và tìm nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm trễ, kém hiệu quả trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả.

Các lĩnh vực có thể cải thiện nhờ process mining

Process mining giúp bạn thấy rõ những khâu cụ thể trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả của SAP ECC có thể cải thiện:

• Tối ưu hóa quy trình phê duyệt: Dễ dàng xác định hóa đơn bị mắc ở hàng chờ phê duyệt, người phê duyệt nào đang gây điểm nghẽn và quy trình phê duyệt lệch khỏi luồng chuẩn ra sao. Từ đó, bạn có thể tinh gọn việc chuyển hóa đơn đến người phê duyệt và rút ngắn thời gian xử lý tổng thể.
• Sai lệch đối chiếu và cách xử lý: Phân tích tần suất và thời lượng của hoạt động 'Discrepancy Resolved', đặc biệt với các trường hợp liên quan đến 'Purchase Order Matched' và 'Goods Receipt Matched'. Tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, nhà cung cấp hoặc loại PO nào bị ảnh hưởng nhiều nhất và mất bao lâu để xử lý, qua đó giảm việc làm lại thủ công.
• Tuân thủ điều khoản thanh toán và quản lý dòng tiền: Theo dõi việc tuân thủ điều khoản thanh toán và 'Invoice Due Date'. Process mining làm rõ các trường hợp thanh toán trễ, bỏ lỡ cơ hội chiết khấu thanh toán sớm hoặc thanh toán quá sớm. Nhờ đó, bạn có thể quản lý dòng tiền tốt hơn và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp bằng cách đảm bảo 'Payment Executed' đúng hạn.
• Tiềm năng tự động hóa: Tìm các tác vụ lặp lại nhiều lần, có quy trình chuẩn, phù hợp để áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) hoặc cấu hình hệ thống SAP ECC tốt hơn. Nhờ vậy, đội ngũ có thể giảm thời gian cho các công việc đơn điệu.

Kết quả kỳ vọng: Lợi ích có thể đo lường cho doanh nghiệp

Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn phải trả dựa trên process mining có thể mang lại những lợi ích cụ thể, đo lường được:

• Rút ngắn thời gian xử lý: Giảm đáng kể thời gian trung bình từ lúc nhận hóa đơn đến khi thanh toán, thường từ 30% trở lên, bằng cách loại bỏ điểm nghẽn và tinh gọn các hoạt động.
• Giảm chi phí xử lý: Tiết kiệm đáng kể nhờ giảm công sức thủ công, hạn chế lỗi cần làm lại và tránh phí phạt thanh toán trễ.
• Tăng cường tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ nhất quán chính sách nội bộ, điều khoản thanh toán và yêu cầu pháp lý, giảm rủi ro và sẵn sàng hơn cho kiểm toán.
• Quản lý dòng tiền hiệu quả hơn: Cải thiện vốn lưu động bằng cách chủ động sắp xếp thời điểm thanh toán, tận dụng tối đa chiết khấu thanh toán sớm và tránh thanh toán gấp không cần thiết.
• Quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp: Xây dựng niềm tin và thiện chí bằng cách xử lý thanh toán nhất quán, đúng hạn và minh bạch.

Bắt đầu tối ưu hóa quy trình khoản phải trả

Bắt đầu tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn phải trả trong SAP ECC bằng process mining dễ hơn bạn nghĩ. Tận dụng dữ liệu SAP ECC hiện có để nhanh chóng hiểu rõ tình hình hiện tại. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải thiện vận hành thực tế. Hãy bắt đầu chuyển đổi hoạt động khoản phải trả thành quy trình tinh gọn, hiệu quả và tuân thủ ngay hôm nay.