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Optimieren Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung in SAP ECC
Optimieren Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung
Herausforderungen (12) Ziele (12) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (4)
Prozess: Kreditoren-Rechnungsverarbeitung
System: SAP ECC
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Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC optimieren

Die Eingangsrechnungsverarbeitung leidet oft unter Freigabeverzögerungen, Fehlern und Compliance-Herausforderungen. Unsere Plattform hilft Ihnen, Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem bestehenden Workflow präzise zu identifizieren. Entdecken Sie, wie Sie Abläufe verschlanken, Kosten reduzieren und Compliance verbessern – mit einem klaren Blick auf den gesamten Lebenszyklus jeder Rechnung.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP ECC optimieren?

Die Eingangsrechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) ist entscheidend für finanzielle Stabilität und stabile Lieferantenbeziehungen. Gerade im komplexen Umfeld von SAP ECC führen ineffiziente Abläufe schnell zu Geldverlusten, operativen Engpässen und Compliance-Risiken. Verzugszinsen drücken die Marge, verpasste Skonti kosten bares Geld, und verspätete Zahlungen strapazieren die Beziehung zu Lieferanten. Solche Effekte sind oft Symptome tieferliegender Ineffizienzen im AP-Workflow.

Manuelle Datenerfassung, fragmentierte Freigabeprozesse und fehlende Echtzeittransparenz über den Rechnungsstatus verlängern die Durchlaufzeiten und erhöhen die Prozesskosten. Abweichungen von internen Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben bergen zusätzlich Prüf- und Sanktionsrisiken. Optimierung bedeutet nicht nur sparen: Sie sorgt für buchhalterische Genauigkeit, stärkt Lieferantenpartnerschaften und setzt Ressourcen frei für strategische Initiativen. Grundlage ist ein klares Bild des kompletten Lebenszyklus jeder Rechnung – von 'Rechnung eingegangen' bis 'Zahlung ausgeglichen'.

Wie Process Mining die Analyse im AP grundlegend verändert

Process Mining liefert einen objektiven, datengetriebenen Blick auf Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP ECC. Statt auf Stichproben oder manuelle Audits zu setzen, nutzt Process Mining Event-Daten direkt aus dem SAP ECC FI-GL-Modul (z. B. aus BKPF, BSEG) und rekonstruiert den tatsächlichen End-to-End-Prozess jeder einzelnen Rechnung. So sehen Sie die reale Reihenfolge der Aktivitäten inklusive ihrer Dauer – faktenbasiert und belastbar.

Für jede Rechnung werden sämtliche Schritte nachvollzogen: von 'Rechnungsdaten erfasst' über 'Rechnung geprüft', 'Bestellung abgeglichen', 'Wareneingang abgeglichen', 'Abweichung geklärt', 'Zur Freigabe weitergeleitet', 'Rechnung freigegeben', 'Rechnung gebucht', 'Zahlung geplant', 'Zahlung ausgeführt' bis 'Zahlung ausgeglichen'. Die Visualisierung dieser End-to-End-Abläufe macht Engpässe sichtbar, deckt überflüssige Schritte auf und enthüllt unautorisierte Prozessabweichungen, die sonst verborgen bleiben. So gehen Sie über Beobachtungen an der Oberfläche hinaus und gelangen zu den Ursachen von Verzögerungen und Ineffizienzen im AP.

Typische Hebel durch Process Mining

Mit Process Mining erhalten Sie klare Einblicke in konkrete Optimierungsfelder in Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung auf SAP ECC:

  • Freigabe-Workflow optimieren: Erkennen Sie, wo Rechnungen im Freigabeprozess hängenbleiben, welche Rollen zu Engpässen werden und wie stark der tatsächliche Ablauf vom Standard abweicht. Auf dieser Basis straffen Sie die Weiterleitung und verkürzen die Gesamtdurchlaufzeit.
  • Abgleich und Klärfälle: Analysieren Sie Häufigkeit und Dauer von 'Abweichung geklärt' – insbesondere im Kontext von 'Bestellung abgeglichen' und 'Wareneingang abgeglichen' (2-/3-Wege-Abgleich). Verstehen Sie, warum Abweichungen entstehen, welche Lieferanten oder Bestellarten besonders betroffen sind und wie lange die Klärung dauert – das reduziert manuelle Nacharbeit.
  • Zahlungsziel-Compliance und Cashflow: Überwachen Sie die Einhaltung von Zahlungszielen und dem 'Fälligkeitsdatum' der Rechnung. Process Mining zeigt verspätete Zahlungen, verpasste Skontofristen oder verfrühte Zahlungen. So steuern Sie den Cashflow aktiv und verbessern die Lieferantenbeziehungen durch pünktlich ausgeführte Zahlungen.
  • Automatisierungspotenzial: Identifizieren Sie stark wiederkehrende, standardisierte Aufgaben – ideale Kandidaten für Robotic Process Automation (RPA) oder optimierte Systemeinstellungen in SAP ECC. Ihr Team wird von Routine entlastet.

Ergebnisse: messbare Effekte für Ihr Unternehmen

Process-Mining-gestützte Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung führt zu spürbaren, messbaren Ergebnissen:

  • Kürzere Durchlaufzeiten: Reduzieren Sie die Zeit von Rechnungseingang bis Zahlung – häufig um 30 % und mehr – durch Engpassbeseitigung und schlanke Abläufe.
  • Niedrigere Prozesskosten: Sparen Sie signifikant durch weniger manuelle Tätigkeiten, weniger Nacharbeit und den Wegfall von Verzugszinsen.
  • Mehr Compliance: Stellen Sie die konsequente Einhaltung interner Richtlinien, Zahlungsbedingungen und regulatorischer Vorgaben sicher – risikoarm und auditfest.
  • Optimiertes Working Capital: Steuern Sie Zahlungszeitpunkte strategisch, realisieren Sie Skonti und vermeiden Sie unnötige Eilzahlungen.
  • Stärkere Lieferantenbeziehungen: Schaffen Sie Vertrauen durch konsistente, pünktliche und transparente Zahlungsabwicklung.

So starten Sie mit der Optimierung der Kreditorenprozesse

Der Einstieg in die Optimierung Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP ECC mit Process Mining ist einfacher als gedacht. Nutzen Sie Ihre vorhandenen SAP ECC-Daten, um schnell ein klares Bild des Ist-Zustands zu gewinnen. So treffen Sie fundierte, datenbasierte Entscheidungen und erzielen echte operative Verbesserungen. Machen Sie Ihre AP-Organisation jetzt schlank, effizient und regelkonform.

Kreditoren-Rechnungsverarbeitung Rechnungsprüfung AP-Team 3-Wege-Abgleich Bestellungen Zahlungsabwicklung Finanzprozesse Rechnungsfreigabe-Workflow Lieferantenzahlung Compliance‑Management

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Rechnungen bleiben häufig in Freigabewarteschlangen stecken – mit Zahlungsverzögerungen, belasteten Lieferantenbeziehungen und möglichen Säumnisgebühren als Folge. Ohne klare Einblicke in die Gründe für langsame Freigaben ist es schwer, Ursachen zu beheben und das Cashflow-Management in der Eingangsrechnungsverarbeitung zu verbessern.
ProcessMind bildet die exakten Freigabepfade ab und identifiziert spezifische Genehmiger oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. Durch Analyse der Zeiten je Freigabestufe in SAP ECC lokalisiert es Engpässe, deckt Ablehnungsgründe auf und empfiehlt Optimierungen, um den Rechnungsfreigabe-Workflow zu beschleunigen.

Ein erheblicher Teil der Zeit fließt in manuelle Tätigkeiten wie Datenerfassung, Abgleich und Ausnahmebehandlung – das treibt die Betriebskosten und bindet Ressourcen, die für strategische Finanzaufgaben fehlen. Diese Ineffizienz erhöht die Kosten pro Rechnung und begünstigt menschliche Fehler in der Eingangsrechnungsverarbeitung.
ProcessMind zeigt, wo manuelle Eingriffe besonders häufig sind, indem Aktivitäten wie "Invoice Data Captured" und "Discrepancy Resolved" nachverfolgt werden. So werden Potenziale für Automatisierung oder Process Re-Engineering in der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP ECC sichtbar; der manuelle Aufwand sinkt und Ressourcen werden besser eingesetzt.

Falsche Daten, nicht übereinstimmende Bestellungen/Wareneingänge oder Fehler in Rechnungsangaben führen oft dazu, dass Rechnungen abgelehnt oder zur Korrektur zurückgesendet werden. Die Folge: erhebliche Nacharbeit und längere Durchlaufzeiten. Diese Abweichungen verursachen Verzögerungen und höhere operative Kosten in der Eingangsrechnungsverarbeitung.
ProcessMind erkennt Muster von Nacharbeitsschleifen und die Aktivitäten, die sie auslösen – etwa wiederholtes "Invoice Data Captured" oder "Discrepancy Resolved". Die Lösung deckt die Ursachen dieser Abweichungen in SAP ECC auf und schlägt Prozessänderungen vor, um Nachbearbeitung zu minimieren.

Durch Prozessineffizienzen und Verzögerungen nutzen Unternehmen Skonti ihrer Lieferanten häufig nicht – mit der Folge, dass Einsparpotenziale verloren gehen und das Cashflow-Management leidet. Das wirkt sich direkt auf die Wirtschaftlichkeit der Eingangsrechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung aus.
ProcessMind analysiert den Weg der Rechnungen von „Rechnung eingegangen“ bis „Zahlung ausgeführt“ im Abgleich mit den „Zahlungsbedingungen“ und dem „Fälligkeitsdatum“. Die Lösung markiert Rechnungen, die in SAP ECC für Skonto berechtigt gewesen wären, deren Frist jedoch verstrichen ist – und schafft so gezielte Ansatzpunkte, um diese Einsparungen künftig zu sichern.

Rechnungen werden mitunter außerhalb der vereinbarten Zahlungsbedingungen bezahlt oder ohne korrekte Autorisierung freigegeben – das führt zu Compliance-Risiken, Prüfungsfeststellungen und potenziellen finanziellen Sanktionen. Die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorgaben ist in der Eingangsrechnungsverarbeitung essenziell.
ProcessMind identifiziert Abweichungen von Standard-Zahlungszielen und Freigabehierarchien, indem tatsächliche Prozesspfade mit definierten Regeln verglichen werden. Die Lösung markiert Non-Compliance-Fälle in SAP ECC, schafft Transparenz über Richtlinienverstöße und ermöglicht Korrekturmaßnahmen zur Stärkung der Kontrolle in der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Es ist oft schwer, den aktuellen Status oder die Position einer Rechnung im Workflow zu bestimmen – Lieferantenanfragen bleiben unbeantwortet und intern wächst der Frust. Diese fehlende Transparenz behindert Steuerung und Prognosen in der Eingangsrechnungsverarbeitung.
ProcessMind visualisiert den End-to-End-Weg jeder Rechnung – von "Invoice Received" bis "Payment Cleared". Die Lösung liefert Echtzeit-Status-Updates und zeigt genau, wo Rechnungen in SAP ECC ins Stocken geraten, sodass das AP-Team volle Transparenz hat und besser kommunizieren kann.

Rechnungen durchlaufen oft mehrere, nicht standardisierte Pfade im System – das führt zu uneinheitlicher Bearbeitung, mehr Fehlern und erschwertem Skalieren der Abläufe. Diese versteckten Varianten treiben Kosten und verkomplizieren die Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung.
ProcessMind entdeckt automatisch alle realen Prozessvarianten in SAP ECC und zeigt, wie Rechnungen tatsächlich verarbeitet werden – im Vergleich zum Soll-Prozess. Ad-hoc-Schritte und Abweichungen vom Standard werden hervorgehoben, sodass Unternehmen ihre Eingangsrechnungsverarbeitung standardisieren und verschlanken können.

Der kritische 3‑Wege‑Abgleich (Rechnung, Bestellung, Wareneingang) verzögert sich häufig – wegen fehlender Informationen, Abweichungen oder Systemkomplexität. Diese Verzögerungen bremsen die gesamte Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung.
ProcessMind verfolgt die Aktivitäten „Bestellung abgeglichen“ und „Wareneingang abgeglichen“ und erkennt so konkrete Rechnungen bzw. Rechnungstypen, die hier stecken bleiben. Attribute wie „Bestellnummer“ und „Wareneingangsnummer“ in SAP ECC helfen, die Ursachen für Abgleichsverzögerungen präzise zu identifizieren und die Effizienz zu erhöhen.

Ein beträchtlicher Anteil der Rechnungen wird nach Fälligkeit bezahlt – mit Säumnisgebühren, belasteten Lieferantenbeziehungen und negativen Effekten auf die Bonität. Das verweist auf Ineffizienzen in Terminierung und Ausführung der Zahlungen innerhalb der Eingangsrechnungsverarbeitung.
ProcessMind korreliert die Aktivitäten "Invoice Due Date" mit "Payment Executed" und "Payment Cleared" und identifiziert damit alle überfälligen Rechnungen samt ihrem konkreten Prozessverlauf. Die Lösung zeigt, in welchen Phasen in SAP ECC Verzögerungen entstehen, die Zahlungen über die Fälligkeit hinausschieben – Grundlage für proaktive Gegenmaßnahmen.

Weichen Rechnungen vom Standardpfad ab oder treten Fehler auf, ist die Suche nach den zugrunde liegenden Ursachen oft zeitaufwendig und manuell – das verzögert eine zügige Klärung. Das Verständnis der Auslöser ist entscheidend, um die Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern.
ProcessMind hebt automatisch alle Ausnahmen und Abweichungen vom häufigsten Pfad hervor. Durch die Analyse vorangegangener Aktivitäten und Attribute in SAP ECC werden die wahren Ursachen sichtbar, sodass gezielte Verbesserungen die Anzahl der Ausnahmen senken.

Die Arbeitslast bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist im AP‑Team oft ungleich verteilt: Einige sind überlastet, andere haben Leerlauf. Das bremst die Gesamtleistung und verzögert die Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung.
ProcessMind nutzt Aktivitätslogs und das Attribut "Processor User", um die Arbeitslast über Mitarbeitende oder Bereiche in SAP ECC sichtbar zu machen. So werden Personen oder Teams erkennbar, die überproportional viele Vorgänge oder besonders komplexe Fälle bearbeiten – eine Grundlage für bessere Ressourcenplanung und eine ausgeglichene Lastverteilung.

Die gesamte Zeit von der ersten Erfassung bis zur endgültigen Zahlung ist bei vielen Rechnungen zu lang – mit Folgen für Cashflow, Genauigkeit des Finanzreportings und die Zufriedenheit der Lieferanten. Die Reduktion dieser End‑to‑End‑Durchlaufzeit ist ein zentrales Ziel in der Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung.
ProcessMind berechnet die genaue End‑to‑End‑Durchlaufzeit je Rechnung, indem alle Aktivitäten von „Rechnung eingegangen“ bis „Zahlung ausgeglichen“ nachverfolgt werden. Die Lösung identifiziert die Phasen und Varianten in SAP ECC, die die Durchlaufzeiten am stärksten verlängern, und liefert konkrete Ansatzpunkte zur Beschleunigung.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Ziel ist es, die Wartezeit einer Rechnung bis zur Freigabe zu verkürzen – so werden Zahlungsverzögerungen reduziert und die Lieferantenbeziehung gestärkt. Schnellere Freigaben bedeuten pünktliche Zahlungen, ermöglichen die Nutzung von Skonti und vermeiden Mahngebühren – mit spürbarem Effekt auf den Cashflow in der Kreditoren‑Rechnungsverarbeitung in SAP ECC. Das führt zu messbaren Kosteneinsparungen und höherer Zufriedenheit bei den Lieferanten. ProcessMind macht die tatsächlichen Freigabepfade sichtbar, identifiziert Engpässe und Abweichungen in SAP ECC. Durch Analyse von Aktivitätsdauern und Ressourcenauslastung zeigt es konkrete Stufen oder Genehmiger, die Verzögerungen verursachen. So lassen sich Maßnahmen gezielt umsetzen und überwachen – mit nachweisbar kürzeren Freigabezyklen. Erfolgsmaß: durchschnittliche Freigabedauer.

Wiederkehrende Aufgaben wie Datenerfassung oder Abgleich bei Eingangsrechnungen zu automatisieren, entlastet Ihr Team von Routinetätigkeiten und schafft Raum für Ausnahmen und strategische Arbeit. Das senkt die Fehlerquote, beschleunigt die Bearbeitung und reduziert die Kosten manueller Tätigkeiten in SAP ECC. Ziel ist es, Standardfälle weitgehend ohne menschliches Eingreifen zu verarbeiten. ProcessMind kartiert manuelle Touchpoints und Varianten im Rechnungsworkflow, hebt Automatisierungskandidaten hervor und beziffert potenzielle Zeit- und Kosteneffekte. Mit klaren Einblicken in den As‑Is‑Prozess unterstützt die Lösung Design und Umsetzung der Automatisierung, verifiziert deren Wirkung und verfolgt die Reduktion manueller Aktivitäten.

Häufige Abweichungen in den Daten von Eingangsrechnungen führen zu Nacharbeiten, Verzögerungen und verärgerten Lieferanten – ein signifikanter, oft versteckter Kostenfaktor. Ziel ist die korrekte Erfassung der Rechnungsdaten bis zur Buchung in SAP ECC, sodass Ausnahmen und manuelle Korrekturen minimiert werden. Das verbessert die Datenqualität und die operative Effizienz insgesamt. ProcessMind erkennt anhand der Event-Logs, wo und warum Abweichungen entstehen – etwa durch Nacharbeitsschleifen und Fehlerkorrekturen im Workflow der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die Lösung visualisiert Häufigkeit und Auswirkungen, macht Ursachen sichtbar und unterstützt präventive Maßnahmen sowie die Erfolgskontrolle nach der Umsetzung.

Verpasste Skonti sind ein direkter Verlust an Einsparpotenzial. Ziel ist es, die Kreditorenrechnungsverarbeitung so zu optimieren, dass Rechnungen fristgerecht freigegeben und bezahlt werden – und Skonti konsequent genutzt werden. Das wirkt sich unmittelbar auf das Ergebnis aus und verbessert das Cashflow-Management in SAP ECC. ProcessMind analysiert die End-to-End‑Durchlaufzeit von Rechnungen und identifiziert gezielt Verzögerungen, die zum Verpassen von Skontofristen führen. Es macht Prozesspfade und Engpässe sichtbar, die rechtzeitige Zahlungen verhindern, unterstützt gezielte Gegenmaßnahmen und überwacht den Anteil skontofähiger Rechnungen sowie die tatsächliche Skontonutzung.

Es ist entscheidend für finanzielle Integrität und Risikosteuerung, dass alle Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung interne Richtlinien, gesetzliche Vorgaben und vereinbarte Zahlungsbedingungen einhalten. Ziel ist: keine nicht konformen Zahlungen oder Freigaben – zum Schutz vor Strafzahlungen, Betrug und Beanstandungen in Audits. Das stärkt Vertrauen und Governance in den operativen Abläufen. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von vordefinierten Compliance-Regeln – etwa unautorisierte Freigaben oder falsche Zahlungsbedingungen – im Prozessfluss der Eingangsrechnungsverarbeitung. Alle nicht konformen Fälle werden visualisiert, ihre Häufigkeit quantifiziert und die beteiligten Aktivitäten bzw. Rollen identifiziert, um gezielt Schulungen und Kontrollen anzupassen.

Fehlende Transparenz über den Status von Kreditorenrechnungen sorgt für Unsicherheit, doppelte Nachfragen und erschwert proaktives Handeln. Ziel ist es, vollständige, aktuelle Einblicke in den Weg jeder Rechnung in SAP ECC – vom Eingang bis zur Zahlung – bereitzustellen, damit alle Stakeholder die nötigen Informationen zur Hand haben. Das senkt den administrativen Aufwand und verbessert Entscheidungen. ProcessMind erstellt eine präzise, in Echtzeit aktualisierte Prozesslandkarte jeder Rechnung, zeigt die aktuelle Aktivität, offene Freigaben und den bisherigen Verlauf. Nutzer können einzelne Rechnungen verfolgen, Stillstände erkennen und durchschnittliche Durchlaufzeiten verstehen – die Transparenz, um Engpässe zu beheben und Statusanfragen effizient zu beantworten.

Überflüssige Varianten und Abweichungen in der Kreditoren‑Rechnungsverarbeitung führen zu Ineffizienzen, höheren Fehlerquoten und steigenden Schulungskosten. Ziel ist es, diese nicht standardisierten Pfade in SAP ECC zu identifizieren und zu eliminieren, um einen schlanken, konsistenten und effizienten Ablauf zu etablieren. Standardisierung reduziert Komplexität und erhöht die Vorhersagbarkeit. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlich gelebten Prozessvarianten der Kreditoren‑Rechnungsverarbeitung, visualisiert Häufigkeit und Performance jeder Variante und markiert Abweichungen vom Idealpfad. Durch Quantifizierung der Auswirkungen liefert es belastbare Hinweise, um standardisierte Best Practices zu konsolidieren und durchzusetzen – unnötige Komplexität wird so minimiert.

Verzögerungen beim Abgleich von Bestellungen (PO) und Wareneingängen (GR) mit Rechnungen sind eine häufige Ursache für Zahlungsstopps und Bearbeitungsstaus. Ziel ist es, den 3‑Wege‑Abgleich in der Eingangsrechnungsverarbeitung unter SAP ECC deutlich zu beschleunigen, damit Rechnungen schneller geprüft und zur Zahlung freigegeben werden. Das erhöht die Effizienz und reduziert manuelle Eingriffe. ProcessMind zeigt die genauen Phasen und Gründe für Verzögerungen im PO‑GR‑Rechnungsabgleich, misst Wartezeiten bis zum Matching und identifiziert typische Abweichungen oder fehlende Angaben, die Nacharbeit auslösen. So werden Engpässe sichtbar und gezielte Maßnahmen zur Beschleunigung dieses kritischen Prüfschritts möglich.

Eine hohe Zahl überfälliger Kreditorenrechnungen belastet die Lieferantenbeziehungen, verursacht Verzugsgebühren und erschwert die Finanzplanung. Ziel ist es, den Anteil nach Fälligkeit bezahlter Rechnungen in SAP ECC deutlich zu senken – für bessere Liquiditätssteuerung und mehr Vertrauen bei Lieferanten. Eine Reduktion um 25 % ist ein spürbarer operativer Fortschritt. ProcessMind zeigt präzise, welche Rechnungen überfällig werden und in welcher Phase der Eingangsrechnungsverarbeitung Verzögerungen typischerweise entstehen. Die Lösung analysiert Ursachen – etwa langsame Freigaben, Matching-Probleme oder Datenfehler – und liefert umsetzbare Insights, um künftige Verspätungen zu vermeiden und den Rückgang überfälliger Rechnungen zu überwachen.

Ausnahmen in der Kreditorenrechnungsverarbeitung erfordern manuelle Eingriffe, verursachen Kosten und bremsen den Gesamtprozess. Ziel ist es, die Ursachen typischer Ausnahmen in SAP ECC systematisch aufzudecken – weg von Symptombekämpfung, hin zu nachhaltiger Prävention. Die Ursachenanalyse ist der Schlüssel zu kontinuierlicher Verbesserung. ProcessMind erkennt wiederkehrende Ausnahmen und Abweichungen vom Standardablauf automatisch. Sie können auf Fallattribute und vorangehende Aktivitäten zoomen, die wahren Ursachen freilegen und datenbasiert Maßnahmen ergreifen, um diese Ausnahmen zu vermeiden statt sie nur zu verwalten.

Eine unausgewogene Arbeitslastverteilung unter Kreditoren‑Sachbearbeitern führt zu Überlastung, Rückständen und schwankender Performance. Ziel ist es, die Arbeitslast im Team in SAP ECC zu analysieren und auszugleichen – für Effizienz, Fairness und nachhaltige Produktivität. Eine optimierte Verteilung steigert Teamstimmung und Bearbeitungsgeschwindigkeit. ProcessMind wertet die Aktivitäten jedes Bearbeiters und das von ihm betreute Rechnungsvolumen aus, erkennt Engpässe und Ungleichgewichte und zeigt, wo einzelne Mitarbeiter überlastet oder unterfordert sind. So lassen sich Aufgaben gezielt umverteilen und der Ablauf in der Kreditoren‑Rechnungsverarbeitung insgesamt glätten.

Überlange Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung treiben die Prozesskosten, verursachen mögliche Säumnisgebühren und schwächen die Cashflow‑Effizienz. Ziel ist es, die gesamte Bearbeitungszeit einer Eingangsrechnung in SAP ECC deutlich zu verkürzen – von Anfang bis Ende. Das steigert die Agilität des Geschäfts und die Finanzperformance. ProcessMind schafft ein vollständiges, visuelles Verständnis des gesamten Eingangsrechnungsprozesses. Die Lösung misst die gesamte Durchlaufzeit aller Rechnungen und lokalisiert jeden Engpass, jede Verzögerung und jede Nacharbeitsschleife. Diese ganzheitliche Sicht ermöglicht gezielte Maßnahmen für einen schnelleren, schlankeren End‑to‑End‑Prozess.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für die Kreditorenrechnungsbearbeitung

1

Kreditoren‑Vorlage herunterladen

2

SAP ECC Daten exportieren

3

Laden Sie Ihren AP‑Datensatz hoch

4

Engpässe im Kreditorenprozess analysieren

5

Optimierungen in der Kreditorenbuchhaltung (AP) umsetzen

6

AP-Leistung überwachen

1

Kreditoren‑Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Laden Sie die vorkonfigurierte Excel-Vorlage für die SAP ECC Eingangsrechnungsverarbeitung herunter. Die Vorlage beschreibt die erforderliche Datenstruktur für eine präzise Analyse.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Ein standardisiertes Datenformat ist entscheidend für eine konsistente Datenextraktion und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für eine umfassende Prozessanalyse erfasst werden.

Erwartetes Ergebnis

Leere, strukturierte Excel‑Vorlage – bereit für Ihre SAP‑ECC‑Daten aus der Kreditorenbuchhaltung.

Ihre Erkenntnisse

Die wahren Abläufe der AP‑Rechnungsverarbeitung in SAP ECC aufdecken

ProcessMind liefert aussagekräftige Visualisierungen Ihres tatsächlichen Kreditorenprozesses – jeder Schritt und jede Abweichung wird sichtbar. So erkennen Sie Engpässe, Compliance‑Lücken und konkrete Optimierungspotenziale auf einen Blick.
  • Visualisieren Sie den tatsächlichen Ablauf Ihres Kreditorenprozesses
  • Engpässe und Freigabeverzögerungen exakt lokalisieren
  • Verstöße und Fehlerursachen aufdecken
  • Durchlaufzeiten optimieren und Kosten senken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Ergebnisse in der Eingangsrechnungsverarbeitung

Diese Ergebnisse zeigen die konkreten Vorteile, die Unternehmen typischerweise durch den Einsatz von Process Mining zur Optimierung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung erzielen: Engpässe und Ineffizienzen in SAP ECC werden sichtbar. Mit tiefen Einblicken in die Rechnungsdaten lassen sich Abläufe straffen und die finanzielle Steuerung spürbar verbessern.

0 %
Schnellere Rechnungsfreigaben

Kürzere Freigabezyklen

Verschlanken Sie Ihre Freigabe‑Workflows für Rechnungen, beseitigen Sie Engpässe und beschleunigen Sie den entscheidenden Freigabeschritt, damit Rechnungen rechtzeitig bearbeitet und bezahlt werden.

0 %
Erhöhte Skontoausnutzung

Steigerung der Skontoquote

Zahlungspläne optimieren, indem skontofähige Rechnungen identifiziert und priorisiert werden – das verbessert Ihr Ergebnis direkt.

0 %
Weniger Nacharbeit bei Rechnungen

Weniger Rechnungen mit Nacharbeit

Ursachen von Datenabweichungen und Fehlern präzise identifizieren und beheben, die Rechnungen in frühere Prozessschritte zurückwerfen – für bessere Datenqualität und höhere Effizienz.

0 %
Höhere Automatisierungsquote

Weniger manuelle Eingriffe erforderlich

Erkennen Sie Potenziale zur Automatisierung repetitiver Aufgaben und zur Reduzierung manueller Touchpoints – so gewinnt das AP-Team Zeit für strategische Tätigkeiten und die Verarbeitungskosten sinken.

~ 0 days
Beschleunigter Bestellabgleich

Kürzere Zeiten für PO‑/WE‑/Rechnungsabgleich

Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen optimieren – Verzögerungen reduzieren und den Purchase‑to‑Pay‑Prozess effizienter machen.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung jedes Rechnungsbelegs; sie dient als primäre Case ID, um den Weg vom Eingang bis zur Zahlung nachzuverfolgen.

Warum es wichtig ist

Dies ist die zentrale Case ID, die alle rechnungsbezogenen Aktivitäten verbindet und eine vollständige End-to-End-Analyse des Kreditorenprozesses je Rechnung ermöglicht.

Der Name eines konkreten Prozessschritts bzw. Ereignisses innerhalb des Lebenszyklus der Rechnungsbearbeitung.

Warum es wichtig ist

Aktivitäten bilden das Rückgrat der Prozesslandkarte. Sie machen den Ablauf sichtbar, zeigen Engpässe auf und ermöglichen die Analyse von Abweichungen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität bzw. ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum es wichtig ist

Dieser Zeitstempel ist die Grundlage für alle dauerbasierten Kennzahlen – einschließlich Durchlaufzeiten und Engpässen – und damit die Basis der Performance‑Analyse.

Der SAP‑Benutzername der Person, die die Aktivität ausgeführt hat – z. B. die Rechnung gebucht oder geändert hat.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht Auslastungsanalysen, Leistungsvergleiche zwischen Benutzern und das Erkennen von Schulungsbedarfen oder Ressourcenungleichgewichten.

Der Name des Kreditoren oder Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht lieferantenspezifische Leistungsanalysen, unterstützt das Lieferantenmanagement und deckt Probleme auf, die bei bestimmten Lieferanten auftreten.

Ein eindeutiger Schlüssel, der innerhalb der SAP-Organisation eine juristische Einheit bzw. Gesellschaft kennzeichnet.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht die Segmentierung der Prozessanalyse nach Rechtseinheit/Buchungskreis und damit Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Organisationseinheiten.

Der gesamte Bruttobetrag der Rechnung einschließlich Steuern und weiterer Gebühren – in der ursprünglichen Belegwährung.

Warum es wichtig ist

Stellt den finanziellen Kontext zum Prozess her – für wertbasierte Analysen, die Priorisierung von Rechnungen mit hohem Betrag und die Berechnung finanzieller KPIs.

Das berechnete Datum, an dem die Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen fällig ist.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein kritisches Datum zur Überwachung der Zahlungstreue, zur Berechnung von Überfälligkeits‑KPIs und für die Skontonutzung.

Der Schlüssel, der die Zahlungsbedingungen definiert – z. B. Fälligkeiten und mögliche Skonti.

Warum es wichtig ist

Definiert die Regeln für Fälligkeiten und Skonti – entscheidend für finanzielle Optimierung und Compliance‑Monitoring.

Die Kennung der Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht.

Warum es wichtig ist

Verknüpft die Rechnung mit dem Einkaufsprozess und ermöglicht Analysen zu PO- vs. Non-PO-Rechnungen sowie zur Effizienz des Drei-Wege-Abgleichs.

Ein Code, der angibt, warum eine Rechnung für die Zahlung gesperrt ist.

Warum es wichtig ist

Liefert die Ursache für Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Analysen, um Ausnahmen, Nacharbeit und die Rechnungsdurchlaufzeit zu reduzieren.

Der Benutzer bzw. die Rolle, die die Rechnung zur Zahlung freigibt.

Warum es wichtig ist

Kennzeichnet die verantwortliche Person für Freigaben und ermöglicht Analysen zu Durchlaufzeiten und Engpässen in der Freigabe nach Person oder Team.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Kennzeichnet die erstmalige Anlage eines Rechnungsbelegs in SAP – entweder geparkt oder vollständig gebucht. Das ist in der Regel das erste Ereignis mit Zeitstempel für eine Rechnung und dient als Startpunkt der Prozessanalyse. Erfasst über Belegerfassungsdatum und -zeit in der Tabelle BKPF.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität ist das zentrale Startevent der Rechnungsverarbeitung. Die Zeitmessung ab diesem Punkt ermöglicht es, die End-to-End-Durchlaufzeit zu bestimmen und Verzögerungen bei der ersten Datenerfassung aufzudecken.

Eine zuständige Person hat bestätigt, dass die Rechnung korrekt ist und zur Zahlung freigegeben werden kann. Das kann ein explizites Event aus einem Workflow-System sein oder sich aus dem Entfernen einer Zahlungssperre ergeben. Ein zentraler Meilenstein vor der Zahlung.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der die Rechnung für die Zahlung freigibt. Verzögerungen vor oder nach diesem Schritt deuten auf unterschiedliche Probleme hin, etwa die Verfügbarkeit der Genehmiger oder die Terminierung des Zahllaufs.

Die Rechnung wird offiziell in der Hauptbuchhaltung erfasst und begründet eine Verbindlichkeit. Ein geparkter Beleg wird in einen gebuchten Beleg überführt – oder der Beleg wird direkt gebucht. Das ist ein grundlegender Schritt in der Finanzbuchhaltung.

Warum es wichtig ist

Die Buchung ist ein zentraler Meilenstein: Sie macht die Rechnung zur offiziellen Verbindlichkeit. Damit endet die Datenerfassung und es beginnt die aktive Zahlungssteuerung.

Die Rechnung wurde im Rahmen eines Zahlungslaufs (T‑Code F110) in einen Zahlungsvorschlag aufgenommen. Das ist noch keine endgültige Zahlung, signalisiert aber die Zahlungsabsicht. Die Auswahl erfolgt anhand der Fälligkeit und der Zahlungsbedingungen.

Warum es wichtig ist

Dies ist der erste Schritt im automatisierten Zahlungsprozess. Verzögerungen zwischen Vorschlag und endgültiger Zahlungsausführung können auf Probleme bei Freigabe oder Terminierung des Zahllaufs hinweisen.

Die Rechnung ist vollständig bezahlt, und der offene Posten wird mit einem Zahlungsbeleg ausgeglichen. Damit ist die Verarbeitung der Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich abgeschlossen. Dies wird über die Informationen zum Ausgleichsbeleg erfasst.

Warum es wichtig ist

Dies ist das End‑Event des primären Erfolgswegs. Die Zeit bis zu dieser Aktivität ist ein wesentlicher Indikator für die Prozesseffizienz. Zudem ist sie grundlegend für die Berechnung der Einhaltung von Zahlungsterminen und der Skontonutzung.

Der gebuchte Rechnungsbeleg wurde storniert, indem ein Stornobeleg angelegt wurde. Damit wird die finanzielle Wirkung der ursprünglichen Rechnung neutralisiert. Dies stellt ein alternatives, häufig unerwünschtes Prozessende dar.

Warum es wichtig ist

Stornos deuten meist auf Fehler hin, z. B. durch falsche Eingaben oder Dubletten. Die Verfolgung von Häufigkeit und Gründen für Stornos zeigt Hebel für bessere Datenqualität und eine First‑Time‑Right‑Verarbeitung.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining rekonstruiert den tatsächlichen End‑to‑End‑Ablauf Ihrer AP‑Rechnungen und macht versteckte Varianten, Engpässe und Rework‑Schleifen in SAP ECC sichtbar. Abweichungen vom Standardprozess und ihre Auswirkungen auf Effizienz, Compliance und Kosten werden exakt quantifiziert – die Grundlage für datenbasierte Priorisierung Ihrer Optimierungen.

Sie benötigen vor allem Event-Logs mit Details zur Rechnungserfassung, zu Freigabeschritten, Zahlungsbuchungen und allen zugehörigen Änderungen. Wichtige SAP-ECC-Tabellen sind häufig BKPF, BSEG, VBRK, RBKP und RSEG, ergänzt um Benutzeraktivitäts-Logs zu diesen Transaktionen. Essenziell sind eine eindeutige Case-ID, z. B. die Rechnungsnummer, sowie präzise Zeitstempel für jedes Ereignis.

Process Mining visualisiert sämtliche Freigabepfade und ‑zeiten. Es zeigt genau, wo und warum Rechnungen stecken bleiben – und welche Genehmiger oder Bereiche Verzögerungen verursachen. Mit diesen Erkenntnissen lassen sich Workflows gezielt verschlanken. Das reduziert unmittelbar die Freigabezeiten und die Anzahl überfälliger Rechnungen.

Die initiale Datenextraktion und Modellerstellung sind je nach Datenverfügbarkeit und Systemkomplexität oft in 4–6 Wochen abgeschlossen. Umsetzbare Insights entstehen kurz darauf – ideal für sofortige, kleine Verbesserungen. Eine vollständige Prozessoptimierung mit messbaren Effekten dauert in der Regel mehrere Monate, während Änderungen umgesetzt, überwacht und verfeinert werden.

Nein. Process Mining unterscheidet sich grundlegend vom klassischen Reporting: Aus Event‑Daten wird der tatsächliche End‑to‑End‑Prozess rekonstruiert. Berichte zeigen, was passiert ist – Process Mining zeigt, wie und warum es passiert ist, deckt versteckte Varianten und Compliance‑Abweichungen auf und liefert eine tiefgehende, datenbasierte Grundlage für gezielte Maßnahmen statt nur beschreibender Zusammenfassungen.

Ja. Durch die Analyse des gesamten Rechnungslebenszyklus – vom Eingang über die Freigabe bis zur Zahlung im Abgleich mit den Lieferantenkonditionen – macht Process Mining verpasste Skontomöglichkeiten sichtbar. Es zeigt konkrete Prozessschritte oder Verzögerungen, die fristgerechte Zahlungen verhindern. So lassen sich Workflows optimieren, um Kostenvorteile zu maximieren – und die Nutzung verfügbarer Skonti steigt.

Die zentrale technische Voraussetzung ist die Fähigkeit, Event‑Log‑Daten aus den relevanten SAP ECC Tabellen zu extrahieren. Das lässt sich oft mit Standard‑SAP‑Tools, eigenen ABAP‑Programmen oder direkten Datenbank‑Connectors umsetzen. Die Process‑Mining‑Software übernimmt und analysiert diese extrahierten Daten – für die initiale Analysephase in der Regel ohne Echtzeit‑Integration in SAP ECC.

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