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Verbessern Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung in SAP ECC

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Optimieren Sie die Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC

Bei der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen kommt es häufig zu Verzögerungen bei Freigaben, Fehlern und Compliance-Herausforderungen. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem bestehenden Workflow auftreten. Erfahren Sie, wie Sie Abläufe verbessern, Kosten senken und die Compliance stärken, indem Sie den gesamten Lebenszyklus jeder Rechnung nachvollziehen.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie die Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC optimieren?

Die Kreditorenrechnungsverarbeitung ist eine zentrale Funktion für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und die Beziehungen zu Lieferanten. Ineffiziente Kreditorenprozesse, insbesondere in einem komplexen System wie SAP ECC, können zu erheblichen finanziellen Verlusten, operativen Engpässen und Compliance-Risiken führen. Verspätungszuschläge können Ihre Margen schmälern, verpasste Skonti Tausende kosten und verspätete Zahlungen Lieferanten verärgern. Solche Probleme sind oft Anzeichen für tiefer liegende, verborgene Ineffizienzen im Workflow der Kreditorenrechnungsverarbeitung.

Manuelle Dateneingabe, fragmentierte Genehmigungsprozesse und fehlender Echtzeitüberblick über den Rechnungsstatus verlängern die Zykluszeiten und erhöhen die Verarbeitungskosten. Abweichungen von internen Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben können zudem Prüfungen und Strafzahlungen nach sich ziehen. Bei der Optimierung geht es nicht nur darum, Kosten zu senken. Sie trägt auch zur finanziellen Genauigkeit und zu stabilen Lieferantenbeziehungen bei und schafft Freiräume für strategische Aufgaben. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie den gesamten Lebenszyklus jeder Rechnung nachvollziehen, von „Rechnung eingegangen“ bis „Zahlung abgeglichen“.

Wie Process Mining die Analyse von Kreditorenrechnungen verändert

Process Mining ermöglicht eine datengetriebene Analyse Ihrer Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC. Statt sich auf Einzelfallberichte oder manuelle Prüfungen zu verlassen, nutzt Process Mining Ereignisdaten direkt aus dem SAP-ECC-Modul FI-GL, zum Beispiel aus den Tabellen BKPF und BSEG. Daraus wird der tatsächliche End-to-End-Ablauf jeder einzelnen Rechnung rekonstruiert. So erhalten Sie einen objektiven, empirischen Überblick über die tatsächlichen Abläufe, einschließlich der Reihenfolge und Dauer der Aktivitäten.

Process Mining verfolgt jeden Schritt einer Rechnung: von „Rechnungsdaten erfasst“ über „Rechnung validiert“, „Bestellung abgeglichen“, „Wareneingang abgeglichen“, „Abweichung behoben“, „Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet“, „Rechnung genehmigt“, „Rechnung gebucht“, „Zahlung geplant“ und „Zahlung ausgeführt“ bis hin zu „Zahlung abgeglichen“. Die Visualisierung des vollständigen Prozessablaufs zeigt konkrete Engpässe, überflüssige Schritte und nicht autorisierte Prozessabweichungen, die sonst möglicherweise unentdeckt blieben. So können Sie über oberflächliche Beobachtungen hinausgehen und die Ursachen für Verzögerungen und Ineffizienzen in der Kreditorenrechnungsverarbeitung untersuchen.

Wichtige Verbesserungsbereiche, die Process Mining aufdeckt

Process Mining zeigt Ihnen konkrete Verbesserungsmöglichkeiten in der Kreditorenrechnungsverarbeitung von SAP ECC:

Genehmigungs-Workflow optimieren: Ermitteln Sie, wo Rechnungen in Genehmigungswarteschlangen liegen bleiben, welche Genehmigenden Engpässe verursachen und wie Genehmigungs-Workflows von den Standardabläufen abweichen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Genehmigungswege vereinfachen und die Zykluszeit insgesamt verkürzen.
Abweichungen beim Abgleich und deren Behebung: Analysieren Sie, wie häufig und wie lange die Aktivität „Abweichung behoben“ dauert, insbesondere im Zusammenhang mit „Bestellung abgeglichen“ und „Wareneingang abgeglichen“. Finden Sie heraus, warum Abweichungen auftreten, welche Lieferanten oder Bestellarten besonders betroffen sind und wie lange die Behebung dauert. So lässt sich manuelle Nacharbeit reduzieren.
Zahlungsbedingungen und Cashflow im Blick behalten: Prüfen Sie, ob Zahlungsbedingungen und das „Rechnungsfälligkeitsdatum“ eingehalten werden. Process Mining macht verspätete Zahlungen, verpasste Skonti und verfrühte Zahlungen sichtbar. So können Sie den Cashflow optimieren und Lieferantenbeziehungen verbessern, indem Sie die pünktliche Ausführung von Zahlungen sicherstellen.
Automatisierungspotenzial: Entdecken Sie häufig wiederkehrende, standardisierte Aufgaben, die sich für Robotic Process Automation (RPA) oder eine verbesserte Systemkonfiguration in SAP ECC eignen. So wird Ihr Team von Routineaufgaben entlastet.

Erwartete Ergebnisse: messbare Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Optimierung Ihrer Kreditorenrechnungsverarbeitung mit Process Mining führt zu konkreten, messbaren Vorteilen:

Kürzere Zykluszeiten: Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung deutlich, häufig um 30 % oder mehr, indem Sie Engpässe beseitigen und Aktivitäten vereinfachen.
Niedrigere Verarbeitungskosten: Senken Sie Kosten durch weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler mit anschließender Nachbearbeitung und den Wegfall von Verspätungszuschlägen.
Bessere Compliance: Stellen Sie sicher, dass interne Richtlinien, Zahlungsbedingungen und gesetzliche Vorgaben konsequent eingehalten werden. So verringern Sie Risiken und verbessern die Audit-Bereitschaft.
Optimiertes Cashflow-Management: Verbessern Sie Ihr Betriebskapital, indem Sie Zahlungszeitpunkte gezielt steuern, Skonti ausschöpfen und unnötige Eilzahlungen vermeiden.
Stärkere Lieferantenbeziehungen: Schaffen Sie Vertrauen und Goodwill bei Ihren Lieferanten durch eine verlässliche, pünktliche und transparente Zahlungsabwicklung.

So beginnen Sie mit der Optimierung der Kreditorenprozesse

Die Optimierung Ihrer Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC mit Process Mining ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Mit Ihren vorhandenen SAP-ECC-Daten gewinnen Sie schnell fundierte Erkenntnisse über den aktuellen Status. So können Sie fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen und konkrete Verbesserungen im Betrieb erreichen. Gestalten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung noch heute schlank, effizient und Compliance-konform.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Rechnungen bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen liegen. Das verzögert Zahlungen, belastet Lieferantenbeziehungen und kann Verspätungszuschläge nach sich ziehen. Ohne klare Erkenntnisse zu den Ursachen langsamer Genehmigungen fällt es Unternehmen schwer, die eigentlichen Probleme zu beheben und den Cashflow in der Kreditorenrechnungsverarbeitung zu verbessern.
ProcessMind bildet die tatsächlichen Genehmigungswege ab und ermittelt, welche Genehmigenden oder Abteilungen Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Zeit in jeder Genehmigungsphase in SAP ECC deckt die Plattform Engpässe und Ablehnungsgründe auf und zeigt Möglichkeiten auf, den Genehmigungs-Workflow für Rechnungen zu beschleunigen.

Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit entfällt auf manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Abgleich und Ausnahmebearbeitung. Das erhöht die Betriebskosten und bindet Ressourcen, die für strategische Finanzaufgaben benötigt werden. Die Ineffizienz steigert die Verarbeitungskosten pro Rechnung und erhöht das Risiko menschlicher Fehler in der Kreditorenrechnungsverarbeitung.
ProcessMind zeigt anhand von Aktivitäten wie „Rechnungsdaten erfasst“ und „Abweichung behoben“, wo manuelle Eingriffe besonders häufig sind. Die Plattform macht Möglichkeiten zur Automatisierung oder Neugestaltung von Prozessen in der Kreditorenrechnungsverarbeitung von SAP ECC sichtbar. So können Sie den manuellen Aufwand verringern und Ressourcen gezielter einsetzen.

Falsche Daten, nicht übereinstimmende Bestellungen oder Wareneingänge sowie Fehler in Rechnungsdetails führen häufig dazu, dass Rechnungen abgelehnt oder zur Korrektur zurückgesendet werden. Das verursacht erheblichen Nachbearbeitungsaufwand und verlängert die Zykluszeiten. Solche Abweichungen führen zu Verzögerungen und höheren Betriebskosten in der Kreditorenrechnungsverarbeitung.
ProcessMind erkennt Schleifen bei der Nachbearbeitung und die Aktivitäten, die sie auslösen, etwa wiederholtes „Rechnungsdaten erfasst“ oder „Abweichung behoben“. Die Plattform hilft Ihnen, die Ursachen dieser Abweichungen in SAP ECC aufzudecken und Prozessänderungen zu finden, mit denen sich wiederholte Bearbeitung vermeiden lässt.

Ineffiziente Prozesse und Verzögerungen führen häufig dazu, dass Unternehmen Skonti ihrer Lieferanten nicht nutzen können. Dadurch entgehen ihnen Einsparungen und der Cashflow wird nicht optimal gesteuert. Das wirkt sich unmittelbar auf die Rentabilität der Kreditorenrechnungsverarbeitung aus.
ProcessMind analysiert den Weg einer Rechnung von „Rechnung eingegangen“ bis „Zahlung ausgeführt“ und vergleicht ihn mit den „Zahlungsbedingungen“ und dem „Rechnungsfälligkeitsdatum“. Die Plattform zeigt Rechnungen in SAP ECC auf, für die ein Skonto möglich gewesen wäre, dessen Frist jedoch verstrichen ist. So können Sie gezielte Prozessverbesserungen umsetzen und diese Einsparungen künftig nutzen.

Rechnungen werden möglicherweise außerhalb der vereinbarten Zahlungsziele bezahlt oder ohne ordnungsgemäße Berechtigung freigegeben. Das birgt Compliance-Risiken, kann zu Prüfungsfeststellungen und finanziellen Sanktionen führen. Die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften ist für die Kreditorenrechnungsverarbeitung entscheidend.
ProcessMind deckt Abweichungen von den festgelegten Zahlungszielen und Freigabehierarchien auf, indem die tatsächlichen Prozessabläufe mit den definierten Regeln verglichen werden. In SAP ECC werden Fälle markiert, in denen die Vorgaben nicht eingehalten wurden. So erhalten Sie Transparenz über Richtlinienverstöße und können gezielte Korrekturmaßnahmen ergreifen, um die Kontrollen in der Kreditorenrechnungsverarbeitung zu stärken.

Oft ist schwer festzustellen, welchen Status eine Rechnung gerade hat oder wo sie sich im Workflow befindet. Lieferantenanfragen bleiben dadurch unbeantwortet, und intern wächst die Unzufriedenheit. Die fehlende Transparenz erschwert eine wirksame Steuerung und Prognose der Kreditorenrechnungsverarbeitung.
ProcessMind visualisiert den gesamten Weg jeder Rechnung, vom Eingang bis zum Zahlungsausgleich. Sie sehen den aktuellen Status und erkennen genau, an welcher Stelle Rechnungen in SAP ECC ins Stocken geraten. Das verschafft dem Kreditorenteam einen vollständigen Überblick und verbessert die Kommunikation.

Rechnungen durchlaufen im System oft unterschiedliche, nicht standardisierte Abläufe. Das führt zu uneinheitlicher Bearbeitung, mehr Fehlern und erschwert die Skalierung. Diese verborgenen Varianten erhöhen die Kosten und machen die Optimierung der Kreditorenrechnungsverarbeitung komplexer.
ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich vorkommenden Prozessvarianten in SAP ECC. So wird sichtbar, wie Rechnungen wirklich bearbeitet werden und wie sich das vom vorgesehenen Ablauf unterscheidet. Die Lösung zeigt Ad-hoc-Schritte und Abweichungen vom Standardablauf auf. Unternehmen können dadurch die Kreditorenrechnungsverarbeitung vereinheitlichen und effizienter gestalten.

Beim entscheidenden Dreifachabgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang kommt es häufig zu Verzögerungen, etwa wegen fehlender Angaben, Abweichungen oder komplexer Systeme. Dadurch gerät der gesamte Workflow der Kreditorenrechnungsverarbeitung ins Stocken.
ProcessMind verfolgt die Aktivitäten „Bestellung abgeglichen“ und „Wareneingang abgeglichen“ und zeigt, bei welchen Rechnungen oder Rechnungstypen es zu Verzögerungen kommt. Die Analyse von Attributen wie „Bestellnummer“ und „Wareneingangsnummer“ in SAP ECC hilft, die genauen Ursachen für Verzögerungen beim Abgleich zu ermitteln und die Effizienz zu verbessern.

Ein erheblicher Teil der Rechnungen wird erst nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt. Das kann zu Verzugsgebühren, belasteten Lieferantenbeziehungen und einer schlechteren Bonität führen. Die Ursache liegt häufig in ineffizienten Abläufen bei der Zahlungsplanung und -ausführung.
ProcessMind setzt das „Rechnungsfälligkeitsdatum“ mit den Aktivitäten „Zahlung ausgeführt“ und „Zahlung ausgeglichen“ in Beziehung. So werden alle überfälligen Rechnungen und ihre jeweiligen Prozessabläufe sichtbar. Die Lösung zeigt, an welchen Stellen in SAP ECC Verzögerungen entstehen, durch die Zahlungen das Fälligkeitsdatum überschreiten. Damit können Sie frühzeitig gegensteuern.

Wenn Rechnungen vom Standardablauf abweichen oder Fehler auftreten, kostet es oft viel Zeit und manuelle Arbeit, die Ursachen zu ermitteln. Das erschwert eine effiziente Klärung. Um die Kreditorenrechnungsverarbeitung zu verbessern, müssen die Auslöser solcher Ausnahmen bekannt sein.
ProcessMind hebt alle Ausnahmefälle und Abweichungen vom häufigsten Ablauf automatisch hervor. Durch die Analyse vorangegangener Aktivitäten und Attribute in SAP ECC hilft die Lösung, die tatsächlichen Ursachen aufzudecken. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und die Zahl der Ausnahmen senken.

Die Rechnungsbearbeitung ist im Kreditorenteam oft ungleich verteilt. Dadurch entstehen Engpässe bei stark ausgelasteten Mitarbeitenden, während andere Leerlauf haben. Dieses Ungleichgewicht beeinträchtigt die Effizienz des Teams und kann die Kreditorenrechnungsverarbeitung verzögern.
ProcessMind visualisiert anhand von Aktivitätsprotokollen und dem Attribut „Benutzer der Bearbeitung“ die Arbeitsverteilung zwischen Mitarbeitenden oder Abteilungen in SAP ECC. Die Lösung zeigt, wer überdurchschnittlich viele oder besonders komplexe Fälle bearbeitet. So können Sie Ressourcen besser planen und die Arbeitslast ausgleichen.

Die Bearbeitung einer Rechnung vom Eingang bis zur abschließenden Zahlung dauert insgesamt zu lange. Das beeinträchtigt den Cashflow, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung und die Zufriedenheit der Lieferanten. Die Verkürzung dieser Durchlaufzeit ist ein wichtiges Ziel der Kreditorenrechnungsverarbeitung.
ProcessMind berechnet die genaue Durchlaufzeit jeder Rechnung, indem alle Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zum Zahlungsausgleich erfasst werden. Die Lösung zeigt, welche Phasen und Varianten in SAP ECC die Durchlaufzeit besonders verlängern. Daraus lassen sich konkrete Maßnahmen zur Beschleunigung ableiten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Dieses Ziel soll die Wartezeit von Rechnungen auf ihre Freigabe verkürzen. Damit lassen sich Zahlungsverzögerungen direkt angehen und Lieferantenbeziehungen verbessern. Schnellere Freigaben ermöglichen pünktliche Zahlungen, die Nutzung von Skonti und die Vermeidung von Verzugsgebühren. Das wirkt sich deutlich auf den Cashflow der Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC aus. So lassen sich erhebliche Kosten einsparen und die Zufriedenheit der Lieferanten steigern.
ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Freigabeabläufe und zeigt Engpässe sowie Abweichungen in SAP ECC auf. Die Analyse von Aktivitätsdauer und Ressourcenzuteilung macht sichtbar, welche Phasen oder Freigabeverantwortlichen Verzögerungen verursachen. So können Sie Abläufe gezielt neu gestalten und die Leistung überwachen, um die Freigabedurchlaufzeit messbar zu verkürzen. Gemessen wird der Erfolg anhand der durchschnittlichen Freigabedauer.

Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben wie die Dateneingabe oder den Abgleich von Kreditorenrechnungen automatisieren, kann sich Ihr Team auf Ausnahmen und strategische Aufgaben konzentrieren. Das verringert menschliche Fehler, beschleunigt die Bearbeitung und senkt die Betriebskosten manueller Arbeit in SAP ECC. Ziel ist es, bei Standardrechnungen möglichst wenige manuelle Eingriffe zu benötigen.
ProcessMind bildet manuelle Arbeitsschritte und Varianten im Workflow der Rechnungsbearbeitung ab. Die Lösung zeigt, welche Aktivitäten sich für eine Automatisierung eignen, und beziffert mögliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die Erkenntnisse zum Ist-Prozess unterstützen die Planung und Umsetzung von Automatisierungslösungen. Anschließend können Sie deren Auswirkungen auf die Effizienz überprüfen und die Abnahme manueller Aktivitäten verfolgen.

Häufige Abweichungen in den Daten von Kreditorenrechnungen führen zu Nacharbeit, Verzögerungen und Unzufriedenheit bei Lieferanten. Dadurch entstehen erhebliche versteckte Kosten. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Rechnungsdaten von der Erfassung bis zur Buchung in SAP ECC korrekt sein. So lassen sich Ausnahmen und manuelle Korrekturen reduzieren und Datenqualität sowie betriebliche Effizienz verbessern.
ProcessMind ermittelt anhand von Event Logs, an welchen Stellen und aus welchen Gründen Datenabweichungen auftreten. Dazu analysiert die Lösung Nacharbeitsschleifen und Fehlerkorrekturen im Workflow der Kreditorenrechnungsverarbeitung. Sie zeigt Häufigkeit und Auswirkungen der Abweichungen. So können Sie Ursachen gezielt angehen, vorbeugende Maßnahmen umsetzen und die Fehlerentwicklung nach den Maßnahmen verfolgen.

Nicht genutzte Skonti bei frühzeitiger Zahlung bedeuten entgangene Einsparungen für das Unternehmen. Ziel ist es, die Kreditorenrechnungsverarbeitung so zu optimieren, dass Rechnungen innerhalb der Zahlungsziele freigegeben und bezahlt werden und möglichst viele Skonti genutzt werden können. Das verbessert direkt das Ergebnis und das Cashflow-Management in SAP ECC.
ProcessMind analysiert die Durchlaufzeit von Rechnungen und zeigt insbesondere Verzögerungen auf, durch die Skontofristen versäumt werden. Die Lösung macht Prozessabläufe und Engpässe sichtbar, die eine pünktliche Zahlung verhindern. So können Sie Korrekturmaßnahmen umsetzen und den Anteil der Rechnungen verfolgen, die für einen Skonto infrage kommen und tatsächlich mit Skonto bezahlt werden.

Für die finanzielle Integrität und das Risikomanagement ist es entscheidend, dass alle Kreditorenrechnungen internen Richtlinien, gesetzlichen Anforderungen und vereinbarten Zahlungszielen entsprechen. Ziel sind ausschließlich regelkonforme Freigaben und Zahlungen, um das Unternehmen in SAP ECC vor Sanktionen, Betrug und Prüfungsfeststellungen zu schützen. Das stärkt Vertrauen und wirksame Unternehmenssteuerung.
ProcessMind erkennt im Ablauf der Kreditorenrechnungsverarbeitung automatisch Abweichungen von festgelegten Compliance-Regeln, etwa nicht autorisierte Freigaben oder falsche Zahlungsziele. Die Lösung visualisiert alle nicht regelkonformen Fälle, ermittelt ihre Häufigkeit und hilft, die verantwortlichen Aktivitäten oder Rollen zu identifizieren. So können Sie gezielte Schulungen und Anpassungen der Kontrollen vornehmen.

Fehlt ein klarer Überblick über den Status von Kreditorenrechnungen, entsteht Unsicherheit. Es kommt zu wiederholten Rückfragen, und eine vorausschauende Steuerung wird erschwert. Ziel ist ein vollständiger, aktueller Überblick über den Weg jeder Rechnung in SAP ECC, vom Eingang bis zur Zahlung. So erhalten alle Beteiligten wichtige Informationen, der Verwaltungsaufwand sinkt und Entscheidungen werden fundierter.
ProcessMind erstellt für jede Rechnung eine präzise Prozessübersicht in Echtzeit. Sie zeigt die aktuelle Aktivität, ausstehende Freigaben und den bisherigen Ablauf. Benutzer können einzelne Rechnungen verfolgen, Verzögerungen erkennen und durchschnittliche Bearbeitungszeiten nachvollziehen. Diese Transparenz hilft, Engpässe anzugehen und Statusanfragen effizient zu beantworten.

Unnötige Varianten und Abweichungen in der Kreditorenrechnungsverarbeitung führen zu Ineffizienz, mehr Fehlern und höheren Schulungskosten. Ziel ist es, nicht standardisierte Abläufe in SAP ECC zu erkennen und zu beseitigen, damit ein schlanker, einheitlicher und effizienter Workflow entsteht. Standardisierung verringert die Komplexität und macht den Prozess besser vorhersehbar.
ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich vorkommenden Varianten der Kreditorenrechnungsverarbeitung. Die Lösung visualisiert Häufigkeit und Leistung jeder Variante und hebt Abweichungen vom idealen Ablauf hervor. Indem die Auswirkungen dieser Varianten quantifiziert werden, erhalten Sie eine datengetriebene Grundlage, um bewährte Standards zusammenzuführen und durchzusetzen sowie unnötige Komplexität zu verringern.

Verzögerungen beim Abgleich von Bestellungen (PO) und Wareneingängen (GR) mit Rechnungen führen häufig zu Zahlungsstopps und Bearbeitungsrückständen. Ziel ist es, den Dreifachabgleich in der Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC deutlich zu beschleunigen, damit Rechnungen schneller geprüft und zur Zahlung freigegeben werden. Das steigert die Effizienz und verringert manuelle Eingriffe.
ProcessMind zeigt die genauen Phasen und Ursachen für Verzögerungen beim Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Die Lösung macht sichtbar, wie lange Rechnungen auf den Abgleich warten, und zeigt häufige Abweichungen oder fehlende Angaben auf, die Nacharbeit verursachen. Diese Engpässe bilden die Grundlage für gezielte Verbesserungen, mit denen sich dieser wichtige Prüfschritt beschleunigen lässt.

Viele überfällige Kreditorenrechnungen können Lieferantenbeziehungen belasten, Verzugsgebühren verursachen und die Finanzplanung erschweren. Ziel ist es, den Anteil der Rechnungen, die in SAP ECC nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt werden, deutlich zu senken. Das verbessert das Cashflow-Management und stärkt das Vertrauen der Lieferanten. Eine Reduzierung um 25 % wäre eine erhebliche betriebliche Verbesserung.
ProcessMind zeigt genau, welche Rechnungen überfällig werden und an welchen Stellen im Ablauf der Kreditorenrechnungsverarbeitung typischerweise Verzögerungen auftreten. Die Lösung analysiert die Ursachen, etwa langsame Freigaben, Probleme beim Abgleich oder Datenfehler. So erhalten Sie konkrete Ansatzpunkte, um künftige verspätete Zahlungen zu vermeiden und die Entwicklung der überfälligen Rechnungen zu verfolgen.

Ausnahmen bei der Bearbeitung von Kreditorenrechnungen erfordern manuelle Eingriffe. Das erhöht die Kosten und verlängert den gesamten Prozess. Ziel ist es, die Ursachen häufiger Ausnahmen in SAP ECC systematisch zu ermitteln und nicht nur die sichtbaren Symptome zu behandeln. So können dauerhafte vorbeugende Maßnahmen umgesetzt werden. Die Kenntnis der Ursachen ist eine wichtige Voraussetzung für kontinuierliche Verbesserungen.
ProcessMind erkennt wiederkehrende Ausnahmen und Abweichungen vom Standardablauf der Kreditorenrechnungsverarbeitung automatisch. Sie können die Attribute einzelner Cases und vorangegangene Aktivitäten genauer untersuchen, um die tatsächlichen Ursachen aufzudecken. Das ermöglicht datengetriebene Entscheidungen, mit denen Sie Ausnahmen beseitigen, statt sie lediglich zu verwalten.

Eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung unter den Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung kann zu Überlastung, Rückständen und uneinheitlicher Leistung führen. Ziel ist es, die Arbeitslast im Team in SAP ECC zu analysieren und auszugleichen, um Effizienz, eine faire Verteilung und dauerhafte Produktivität sicherzustellen. Eine bessere Verteilung kann die Arbeitszufriedenheit und die Bearbeitungsgeschwindigkeit steigern.
ProcessMind analysiert die Aktivitäten der einzelnen Mitarbeitenden und die Zahl der von ihnen bearbeiteten Rechnungen. So werden Engpässe und Ungleichgewichte sichtbar. Die Lösung zeigt, wer überlastet oder nicht ausgelastet ist. Auf dieser Grundlage können Sie Aufgaben wirksamer verteilen und einen reibungsloseren, effizienteren Workflow für die Kreditorenrechnungsverarbeitung im Team erreichen.

Eine zu lange Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur abschließenden Zahlung verursacht höhere Betriebskosten, mögliche Verzugsgebühren und einen weniger effizienten Cashflow. Ziel ist es, die gesamte Bearbeitungszeit einer Kreditorenrechnung in SAP ECC vom Anfang bis zum Ende deutlich zu verkürzen. Das verbessert die betriebliche Agilität und die finanzielle Leistung.
ProcessMind bietet einen umfassenden visuellen Überblick über den gesamten Ablauf der Kreditorenrechnungsverarbeitung. Die Lösung ermittelt die Durchlaufzeit aller Rechnungen und zeigt jeden Engpass, jede Verzögerung und jede Nacharbeitsschleife im Prozess auf. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und den gesamten Ablauf beschleunigen und vereinfachen.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für die Kreditorenrechnungsverarbeitung

Kreditoren-Template herunterladen

Daten aus SAP ECC exportieren

Datensatz der Kreditorenbuchhaltung hochladen

Engpässe in der Kreditorenbuchhaltung analysieren

Optimierungen in der Kreditorenbuchhaltung umsetzen

Leistung der Kreditorenbuchhaltung überwachen

Kreditoren-Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für die Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC herunter. Es enthält die erforderliche Datenstruktur für eine präzise Analyse.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Ein standardisiertes Datenformat ist entscheidend für eine einheitliche Datenextraktion. So werden alle relevanten Informationen für eine umfassende Prozessanalyse erfasst.

Erwartetes Ergebnis

Ein leeres, strukturiertes Excel-Template, das Ihre Kreditorendaten aus SAP ECC aufnehmen kann.

IHRE PROZESSENTDECKUNG

Erfahren Sie, wie die Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC tatsächlich abläuft

ProcessMind visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Kreditorenprozesse und zeigt jeden Schritt sowie jede Abweichung. So erkennen Sie Engpässe, Lücken bei der Compliance und konkrete Ansatzpunkte für Optimierungen.

Visualisieren Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Kreditorenprozesse
Ermitteln Sie genau, wo Engpässe und Verzögerungen bei Freigaben auftreten
Decken Sie Verstöße gegen Compliance-Vorgaben und die Ursachen von Fehlern auf
Verkürzen Sie die Verarbeitungszeit und senken Sie Kosten

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Erreichbare Verbesserungen in der Kreditorenbuchhaltung

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen typischerweise erzielen, wenn sie Process Mining zur Optimierung der Kreditorenrechnungsverarbeitung einsetzen und Engpässe sowie Ineffizienzen in SAP ECC aufdecken. Durch die Analyse ihrer Rechnungsdaten können Unternehmen Abläufe vereinfachen und die Finanzkontrolle verbessern.

0 %

Rechnungen schneller freigeben

Verkürzung der Freigabedurchlaufzeit

Vereinfachen Sie Ihre Workflows zur Rechnungsfreigabe, beseitigen Sie Engpässe und beschleunigen Sie den entscheidenden Freigabeschritt. So können Rechnungen rechtzeitig bearbeitet und bezahlt werden.

0 %

Mehr Skonti nutzen

Höhere Skontoquote bei frühzeitiger Zahlung

Optimieren Sie Ihre Zahlungspläne, indem Sie Rechnungen ermitteln und priorisieren, für die ein Skonto bei frühzeitiger Zahlung möglich ist. So verbessern Sie direkt Ihr finanzielles Ergebnis.

0 %

Weniger Nacharbeit bei Rechnungen

Weniger Rechnungen mit Nachbearbeitungsbedarf

Ermitteln und beseitigen Sie die Ursachen für Datenabweichungen und Fehler, durch die Rechnungen erneut bearbeitet werden müssen. So verbessern Sie Datenqualität und Effizienz.

0 %

Höherer Automatisierungsgrad

Weniger manuelle Eingriffe erforderlich

Ermitteln Sie Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte zu verringern. So kann sich das Kreditorenteam auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren und die Bearbeitungskosten sinken.

~ 0 days

Abgleich von Bestellungen beschleunigen

Kürzere Abgleichzeit für Bestellung, Wareneingang und Rechnung

Optimieren Sie den Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen. So verringern Sie Verzögerungen und verbessern die Effizienz Ihres Procure-to-Pay-Prozesses.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus bisherigen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Der eindeutige Bezeichner jedes Rechnungsbelegs. Er dient als primäre Case-ID, um den Weg der Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung nachzuverfolgen.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Case-ID, die alle rechnungsbezogenen Aktivitäten verknüpft und eine vollständige End-to-End-Analyse des Kreditorenprozesses für jede Rechnung ermöglicht.

Die Bezeichnung eines bestimmten Geschäftsschritts oder Ereignisses im Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung.

Warum das wichtig ist

Aktivitäten bilden das Rückgrat der Prozesslandkarte. Sie ermöglichen die Visualisierung des Prozessablaufs, das Erkennen von Engpässen und die Analyse von Abweichungen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller dauerbasierten Kennzahlen, einschließlich Zykluszeiten und Engpässen, und bildet die Grundlage für die Leistungsanalyse.

Der SAP-Benutzername der Person, die eine Aktivität ausgeführt hat, etwa das Buchen oder Ändern der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, den Leistungsvergleich zwischen Benutzern sowie das Erkennen von Schulungsbedarf und einer unausgewogenen Ressourcenverteilung.

Der Name des Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Leistung einzelner Lieferanten, unterstützt die Pflege der Lieferantenbeziehungen und macht lieferantenspezifische Probleme sichtbar.

Ein eindeutiger Schlüssel für eine rechtliche Einheit oder ein Unternehmen innerhalb der SAP-Organisation.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Aufschlüsselung der Prozessanalyse nach rechtlicher Einheit und den Vergleich der Leistung verschiedener Geschäftseinheiten.

Der Bruttogesamtbetrag der Rechnung einschließlich Steuern und sonstiger Kosten in der ursprünglichen Belegwährung.

Warum das wichtig ist

Liefert den finanziellen Kontext für den Prozess und ermöglicht wertbasierte Analysen, die Priorisierung hochwertiger Rechnungen sowie die Berechnung finanzieller Kennzahlen.

Das berechnete Datum, bis zu dem die Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen bezahlt werden muss.

Warum das wichtig ist

Dieses Datum ist entscheidend, um die Einhaltung von Zahlungsbedingungen zu überwachen, Kennzahlen zu überfälligen Zahlungen zu berechnen und Skonti für frühzeitige Zahlungen zu nutzen.

Der Code, der Zahlungsbedingungen wie Fälligkeitstermine und mögliche Skonti festlegt.

Warum das wichtig ist

Legt die Regeln für Fälligkeitstermine und Skonti fest und ist damit wichtig für die finanzielle Optimierung und die Überwachung der Compliance.

Der Bezeichner der Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht.

Warum das wichtig ist

Verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse von Rechnungen mit und ohne Bestellung sowie der Effizienz des Drei-Wege-Abgleichs.

Ein Code, der angibt, warum eine Rechnung für die Zahlung gesperrt ist.

Warum das wichtig ist

Zeigt die Ursachen von Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Analysen, um Ausnahmen, Nacharbeit und die Bearbeitungszeit von Rechnungen zu verringern.

Der Benutzer oder die Rolle, der bzw. die für die Freigabe der Rechnung zur Zahlung verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Gibt an, wer für Freigaben verantwortlich ist, und ermöglicht die Analyse von Freigabezyklen und Engpässen nach Person oder Team.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet die erstmalige Erstellung eines Rechnungsbelegs in SAP, entweder als geparkter oder vollständig gebuchter Beleg. Dies ist in der Regel das erste mit einem Timestamp versehene Ereignis einer Rechnung und dient als Ausgangspunkt für die Prozessanalyse. Erfasst wird es anhand von Datum und Uhrzeit der Belegerfassung in der Tabelle BKPF.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist das primäre Start-Event für den Ablauf der Rechnungsbearbeitung. Die Zeit ab diesem Punkt zeigt die gesamte End-to-End-Durchlaufzeit und hilft, Verzögerungen bei der ersten Dateneingabe zu erkennen.

Ein zuständiger Freigebender hat bestätigt, dass die Rechnung korrekt und zahlungsbereit ist. Dies kann als ausdrückliches Ereignis aus einem Workflow-System erfasst oder aus der Aufhebung einer Zahlungssperre abgeleitet werden. Vor der Zahlung ist dies ein wichtiger Meilenstein.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein hebt die Zahlungssperre für die Rechnung auf. Verzögerungen vor oder nach diesem Schritt weisen auf unterschiedliche Probleme hin, etwa auf die Verfügbarkeit der Freigebenden oder die Planung des Zahlungslaufs.

Die Rechnung wird offiziell im Hauptbuch erfasst und begründet damit eine finanzielle Verbindlichkeit. Dabei wird ein geparkter Beleg in einen gebuchten Beleg umgewandelt oder von Anfang an als gebucht angelegt. Dies ist ein grundlegender Schritt der Finanzbuchhaltung.

Warum das wichtig ist

Die Buchung ist ein wichtiger Meilenstein, durch den die Rechnung zu einer offiziellen Verbindlichkeit wird. Sie trennt die Datenerfassung von der anschließenden aktiven Zahlungsabwicklung.

Die Rechnung wurde im Rahmen eines Zahlungslaufs (Transaktionscode F110) in einen Zahlungsvorschlag aufgenommen. Dies ist noch keine endgültige Zahlung, zeigt aber die Zahlungsabsicht an. Die Rechnung wird anhand ihres Fälligkeitsdatums und der Zahlungsbedingungen ausgewählt.

Warum das wichtig ist

Dies ist der erste Schritt des automatisierten Zahlungsprozesses. Verzögerungen zwischen dem Zahlungsvorschlag und der endgültigen Zahlung können auf Probleme bei der Freigabe oder Planung des Zahlungslaufs hinweisen.

Die Rechnung wurde vollständig bezahlt und die offene Position mit einem Zahlungsbeleg ausgeglichen. Damit ist der Kreditorenprozess für diese Rechnung erfolgreich abgeschlossen. Das Ereignis wird anhand der Ausgleichsbeleginformationen erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist das abschließende Ereignis des regulären Prozessverlaufs. Die Zeit bis zu dieser Aktivität ist eine wichtige Kennzahl für die Gesamteffizienz des Prozesses. Sie ist außerdem entscheidend, um die Pünktlichkeit von Zahlungen und die Nutzung von Skonti zu berechnen.

Der gebuchte Rechnungsbeleg wurde durch die Erstellung eines Stornobelegs storniert. Dadurch wird die finanzielle Wirkung der ursprünglichen Rechnung aufgehoben. Dies ist ein alternativer, häufig unerwünschter Prozessabschluss.

Warum das wichtig ist

Stornierungen weisen auf Fehler hin, etwa falsche Dateneingaben oder doppelte Rechnungen. Wenn Sie Häufigkeit und Gründe für Stornierungen nachverfolgen, erkennen Sie Möglichkeiten, die Datenqualität und die korrekte Bearbeitung beim ersten Durchlauf zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen

Welche Erkenntnisse liefert Process Mining zur Kreditorenrechnungsverarbeitung in SAP ECC?

Process Mining rekonstruiert den tatsächlichen End-to-End-Ablauf Ihrer Kreditorenrechnungen und macht verborgene Varianten, Engpässe und Nacharbeitsschleifen in SAP ECC sichtbar. Die Analyse zeigt genaue Abweichungen von Standardprozessen und deren Auswirkungen auf Effizienz, Compliance und Kosten. So können Sie Optimierungsmaßnahmen datengetrieben priorisieren.

Welche Daten aus SAP ECC benötige ich, um mit Process Mining für unsere Kreditorenrechnungen zu beginnen?

Sie benötigen vor allem Event Logs mit Angaben zur Rechnungserstellung, zu Freigabeschritten, Zahlungsbuchungen und zugehörigen Änderungen. Zu den relevanten SAP-ECC-Tabellen gehören häufig BKPF, BSEG, VBRK, RBKP und RSEG sowie Benutzeraktivitätsprotokolle zu diesen Transaktionen. Wichtig sind außerdem eine eindeutige Case-ID, beispielsweise die Rechnungsnummer, und präzise Timestamps für jedes Ereignis.

Wie hilft Process Mining dabei, Engpässe bei der Rechnungsfreigabe und überfällige Zahlungen zu reduzieren?

Process Mining visualisiert alle Freigabeabläufe und -zeiten. So wird genau sichtbar, wo und warum Rechnungen ins Stocken geraten und welche Freigabeverantwortlichen oder Abteilungen Verzögerungen verursachen. Wenn diese kritischen Engpässe und ihre Ursachen bekannt sind, können Sie gezielt eingreifen und Workflows vereinfachen. Das trägt direkt dazu bei, Freigabezeiten und die Zahl überfälliger Rechnungen zu senken.

Wie lange dauert es üblicherweise, ein Process-Mining-Projekt für die Kreditorenbuchhaltung umzusetzen und erste Ergebnisse zu erzielen?

Die erste Datenextraktion und Modellerstellung lassen sich häufig innerhalb von 4 bis 6 Wochen abschließen. Die Dauer hängt von der Datenverfügbarkeit und der Komplexität des Systems ab. Konkrete Erkenntnisse liegen meist kurz darauf vor und ermöglichen erste Verbesserungen in kleinerem Umfang. Eine vollständige Prozessoptimierung und messbare Auswirkungen benötigen in der Regel mehrere Monate, da Änderungen umgesetzt, überwacht und angepasst werden.

Ist Process Mining lediglich ein Reporting-Tool für meinen Kreditorenprozess?

Nein. Process Mining unterscheidet sich grundlegend vom herkömmlichen Reporting, weil es den tatsächlichen End-to-End-Prozess aus Ereignisdaten rekonstruiert. Berichte zeigen, was passiert ist. Process Mining macht sichtbar, wie und warum es dazu kam, und deckt verborgene Varianten sowie Compliance-Probleme auf. Das schafft ein fundiertes, datengetriebenes Prozessverständnis als Grundlage für gezielte Maßnahmen, statt lediglich vergangene Ereignisse zusammenzufassen.

Kann Process Mining Möglichkeiten aufzeigen, mehr Skonti bei frühzeitiger Zahlung zu nutzen?

Ja. Durch die Analyse des gesamten Rechnungslebenszyklus, vom Eingang über die Freigabe bis zum Zahlungszeitpunkt, und den Abgleich mit den Lieferantenkonditionen zeigt Process Mining, wo Skonti bei frühzeitiger Zahlung verpasst werden. Die Lösung ermittelt konkrete Prozessschritte oder Verzögerungen, die pünktliche Zahlungen verhindern. So können Sie Workflows optimieren, Kosten einsparen und einen größeren Anteil der verfügbaren Skonti nutzen.

Gibt es spezielle technische Anforderungen oder Integrationen für Process Mining mit SAP ECC?

Die wichtigste technische Voraussetzung ist, dass Sie Event-Log-Daten aus den relevanten SAP-ECC-Tabellen extrahieren können. Dafür lassen sich häufig Standardwerkzeuge von SAP, eigene ABAP-Programme oder direkte Datenbank-Konnektoren verwenden. Die Process-Mining-Software übernimmt und analysiert anschließend die extrahierten Daten. Für die erste Analysephase ist in der Regel keine Echtzeitintegration mit SAP ECC erforderlich.

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