> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování přijatých faktur > SAP ECC

Zlepšete zpracování přijatých faktur

Praktický průvodce v 6 krocích, jak optimalizovat zpracování přijatých faktur v SAP ECC
Zlepšete zpracování přijatých faktur
Zpracování přijatých faktur
SAP ECC

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy
Obecný proces 1 Cesta pacienta 6 Nábor a získávání talentů 6 Nákup až platba: požadavek 8 Nástup zaměstnance 6 Od kontaktu k platbě 7 Od nákupu k platbě: objednávka 8 Od objednávky k úhradě: fakturace a vystavování faktur 8 Onboarding zákazníků KYC 6 Order to Cash – zpracování zákaznických objednávek 8 Plánování výroby 6 Pohledávky 7 Poskytování úvěrů 6 Pracovní cyklus zaměstnance od nástupu po odchod 8 Proces od nástupu po odchod zaměstnance: správa pracovních pozic 4 Record to Report - účetní zápis 7 Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasování 7 Řízení dodavatelského řetězce 7 Řízení kvality 6 Řízení přepravy 6 Řízení skladu 6 Řízení zásob 7 Řízení změn 6 Správa incidentů 6 Správa problémů 6 Správa servisních požadavků 7 Správa smluv 6 Správa úvěrů a vymáhání pohledávek 7 Správa výdajů 6 Správa výnosového cyklu 6 Údržba majetku 6 Zákaznický servis 7 Životní cyklus vývoje softwaru 6 Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu 8 Zpracování mezd 7 Zpracování plateb 7 Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům 7 Zpracování pojistných událostí 6 Zpracování přijatých faktur 7 Zpracování vrácení zboží a refundací 7
Dostupné systémy
Problémy(12)Cíle(12)6 krokůNáhledVýsledkyDataČasté dotazy(4)

Zlepšete zpracování přijatých faktur v SAP ECC

Při zpracování přijatých faktur často dochází ke zpožděním při schvalování, chybám a problémům s dodržováním pravidel. Naše platforma vám pomůže přesně určit úzká místa a neefektivní kroky ve stávajícím workflow. Zjistěte, jak zjednodušit provoz, snížit náklady a zlepšit dodržování pravidel díky přehledu o celém průběhu každé faktury.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat zpracování přijatých faktur v SAP ECC?

Zpracování faktur v rámci závazků je důležitou součástí finančního řízení organizace i vztahů s dodavateli. Neefektivní procesy, zejména v systému, jako je SAP ECC, mohou vést k finančním ztrátám, provozním úzkým místům a rizikům spojeným s dodržováním pravidel. Pozdní platby mohou znamenat sankce, nevyužité slevy za včasnou úhradu mohou stát tisíce a opožděné platby mohou zhoršit vztahy s dodavateli. Tyto problémy často ukazují na hlubší neefektivitu ve workflow zpracování faktur.

Ruční zadávání dat, roztříštěné schvalování a nedostatek aktuálních informací o stavu faktur prodlužují dobu zpracování a zvyšují náklady. Odchylky od interních pravidel nebo právních požadavků navíc mohou vést k auditům a sankcím. Zlepšení procesu nespočívá jen v úsporách. Pomáhá také zajistit přesnost finančních údajů, udržovat dobré vztahy s dodavateli a uvolnit zdroje pro strategické úkoly. K dosažení těchto cílů potřebujete znát celý životní cyklus každé faktury, od „Faktura přijata“ po „Platba zúčtována“.

Jak process mining pomáhá analyzovat faktury závazků

Process mining umožňuje analyzovat zpracování faktur v SAP ECC na základě dat. Namísto odhadů nebo ručních kontrol využívá data o událostech přímo z modulu SAP ECC FI-GL, například z tabulek BKPF a BSEG, a rekonstruuje skutečný průběh každé faktury od začátku do konce. Získáte tak objektivní přehled o tom, jak procesy skutečně probíhají, včetně pořadí aktivit a jejich délky.

U každé faktury process mining sleduje jednotlivé kroky: od „Data faktury zaznamenána“ přes „Faktura ověřena“, „Objednávka spárována“, „Příjem zboží spárován“, „Nesrovnalost vyřešena“, „Faktura předána ke schválení“, „Faktura schválena“, „Faktura zaúčtována“, „Platba naplánována“ a „Platba provedena“ až po „Platba zúčtována“. Vizualizace celého průběhu vám pomůže najít konkrétní úzká místa, nadbytečné kroky i nepovolené odchylky, které by jinak zůstaly skryté. Díky této analýze se můžete zaměřit na skutečné příčiny prodlev a neefektivity při zpracování faktur.

Oblasti, které lze zlepšit pomocí process mining

Process mining vám poskytne přehled o konkrétních možnostech zlepšení zpracování přijatých faktur v SAP ECC:

  • Zlepšení workflow schvalování: Snadno zjistíte, kde faktury čekají na schválení, kteří schvalovatelé způsobují prodlevy a jak se schvalovací workflow odchyluje od obvyklého průběhu. Na základě těchto informací můžete zjednodušit předávání faktur ke schválení a zkrátit celkovou dobu zpracování.
  • Nesrovnalosti při párování a jejich řešení: Analyzujte četnost a dobu trvání aktivit „Nesrovnalost vyřešena“, zejména těch, které souvisejí s párováním objednávek a příjmu zboží. Zjistěte, proč nesrovnalosti vznikají, kterých dodavatelů nebo typů objednávek se týkají a jak dlouho trvá jejich vyřešení. Omezíte tak opakovanou ruční práci.
  • Dodržování platebních podmínek a řízení peněžních toků: Sledujte dodržování platebních podmínek a termínů splatnosti faktur. Process mining odhalí pozdní platby, nevyužité slevy za včasnou úhradu i předčasné platby. Pomůže vám lépe řídit peněžní toky a udržovat dobré vztahy s dodavateli díky včasnému provádění plateb.
  • Možnosti automatizace: Odhalte opakující se a standardizované úkoly vhodné pro robotickou automatizaci procesů (RPA) nebo úpravu nastavení SAP ECC. Tým se tak může věnovat důležitější práci.

Očekávané výsledky: měřitelné přínosy pro vaši organizaci

Zlepšování zpracování přijatých faktur na základě process mining může přinést konkrétní a měřitelné výsledky:

  • Kratší doba zpracování: Odstraněním úzkých míst a zjednodušením aktivit můžete výrazně zkrátit průměrnou dobu od přijetí faktury po její zaplacení, často o 30 % nebo více.
  • Nižší náklady na zpracování: Omezte ruční práci, chyby vyžadující opravu i sankce za pozdní platby a snižte tak náklady.
  • Lepší dodržování pravidel: Zajistěte důsledné dodržování interních zásad, platebních podmínek a právních požadavků. Omezíte rizika a usnadníte přípravu na audit.
  • Lepší řízení peněžních toků: Zlepšete řízení pracovního kapitálu vhodným načasováním plateb, využíváním slev za včasnou úhradu a omezením zbytečně urychlených plateb.
  • Lepší vztahy s dodavateli: Posilujte důvěru a dobrou spolupráci pravidelným, včasným a transparentním zpracováním plateb.

Jak začít se zlepšováním procesu závazků

Zlepšování zpracování přijatých faktur v SAP ECC pomocí process mining je dostupnější, než se může zdát. Využijte stávající data ze SAP ECC a rychle získejte přehled o současném stavu. Na jeho základě můžete činit informovaná rozhodnutí podložená daty a zlepšovat provoz. Začněte měnit zpracování závazků v efektivní proces, který dodržuje stanovená pravidla.

Zpracování přijatých faktur Ověření faktury Tým závazků Třístranné párování Objednávky Zpracování plateb Finanční provoz Workflow schvalování faktur Platba dodavateli Řízení shody Automatizace závazků Správa faktur Od nákupu po platbu

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Faktury často čekají ve schvalovacích frontách. To zpožďuje platby, zhoršuje vztahy s dodavateli a může vést k sankcím za pozdní úhradu. Bez přehledu o příčinách pomalého schvalování organizace obtížně řeší skutečné problémy a zlepšují řízení peněžních toků při zpracování závazků.
ProcessMind zmapuje skutečné cesty schvalování a určí konkrétní schvalovatele nebo oddělení, která způsobují prodlevy. Analýza času stráveného v jednotlivých fázích schvalování v SAP ECC odhalí úzká místa, příčiny zamítnutí i možnosti, jak urychlit workflow schvalování faktur.

Značnou část času zabírají ruční úkoly, například zadávání dat, párování a řešení výjimek. Zvyšují provozní náklady a odvádějí zdroje od důležitějších finančních činností. Neefektivní postupy zvyšují náklady na zpracování každé faktury a riziko lidských chyb.
ProcessMind sleduje aktivity, jako jsou „Data faktury zaznamenána“ a „Nesrovnalost vyřešena“, a ukáže, kde se nejčastěji zasahuje ručně. Odhalí možnosti automatizace nebo změny procesu zpracování faktur v SAP ECC, které mohou omezit ruční práci a zlepšit využití zdrojů.

Nesprávná data, nespárované objednávky či příjemky nebo chyby v údajích na faktuře často vedou k zamítnutí faktury nebo jejímu vrácení k opravě. To znamená další práci a delší dobu zpracování. Nesrovnalosti tak zpožďují zpracování přijatých faktur a zvyšují provozní náklady.
ProcessMind odhalí opakující se smyčky a aktivity, které je spouštějí, například opakované „Data faktury zaznamenána“ nebo „Nesrovnalost vyřešena“. Pomůže najít příčiny nesrovnalostí v SAP ECC a navrhnout změny procesu, které omezí opakované zpracování.

Kvůli neefektivním postupům a prodlevám organizace často nevyužijí slevy za včasnou platbu, které nabízejí dodavatelé. Přicházejí tak o úspory a hůře řídí peněžní toky, což přímo ovlivňuje náklady na zpracování závazků.
ProcessMind porovná průběh faktur od „Faktura přijata“ po „Platba provedena“ s platebními podmínkami a termínem splatnosti faktury. V SAP ECC odhalí faktury, u kterých bylo možné využít slevu za včasnou platbu, ale lhůta uplynula. Díky tomu můžete cíleně upravit proces a tyto úspory využít.

Faktury mohou být uhrazeny mimo sjednané platební podmínky nebo schváleny bez řádného oprávnění. To přináší riziko porušení pravidel, zjištění při auditu a případných finančních sankcí. V procesu zpracování dodavatelských faktur je proto důležité dodržovat interní zásady i externí předpisy.
ProcessMind porovnává skutečný průběh procesu s nastavenými pravidly a odhaluje odchylky od platebních podmínek a schvalovacích hierarchií. V SAP ECC označuje případy, kdy nebyla dodržena pravidla, a zpřehledňuje jejich porušení. Díky tomu můžete přijmout nápravná opatření a posílit kontrolu nad zpracováním dodavatelských faktur.

Často není snadné zjistit aktuální stav faktury ani to, kde se ve workflow zpracování nachází. Dodavatelé tak nedostávají odpovědi na své dotazy a zaměstnanci jsou zbytečně frustrovaní. Nedostatek přehledu komplikuje řízení i plánování zpracování dodavatelských faktur.
ProcessMind zobrazuje celý průběh každé faktury, od „Přijetí faktury“ po „Provedení platby“. Poskytuje aktuální informace o stavu a v SAP ECC přesně ukazuje, kde se faktury zdržují. Tým závazků tak získá přehled o celém procesu a může lépe komunikovat.

Faktury často procházejí systémem různými nestandardními cestami. Výsledkem je nejednotné zpracování, více chyb a obtížnější rozšiřování provozu. Tyto skryté odchylky zvyšují náklady a komplikují zlepšování procesu zpracování dodavatelských faktur.
ProcessMind automaticky odhalí všechny skutečné varianty procesu v SAP ECC a ukáže, jak se faktury zpracovávají v porovnání s očekávaným postupem. Zvýrazní neplánované kroky a odchylky od standardního průběhu, abyste mohli zpracování dodavatelských faktur sjednotit a zjednodušit.

Při třístranném párování faktury, objednávky a příjemky často dochází ke zpožděním kvůli chybějícím údajům, nesrovnalostem nebo složitosti systému. Tato zdržení vytvářejí úzké místo v celém workflow zpracování dodavatelských faktur.
ProcessMind sleduje aktivity „Spárování s objednávkou“ a „Spárování s příjemkou“ a určuje, které faktury nebo jejich typy se v těchto krocích zdržují. V SAP ECC analyzuje údaje, jako jsou „Číslo objednávky“ a „Číslo příjemky“, aby odhalil konkrétní příčiny zpoždění a pomohl zefektivnit párování.

Velké množství faktur se hradí až po splatnosti. To vede k poplatkům z prodlení, zhoršuje vztahy s dodavateli a může negativně ovlivnit úvěrové hodnocení. Problém poukazuje na neefektivní plánování a provádění plateb při zpracování dodavatelských faktur.
ProcessMind propojuje „Datum splatnosti faktury“ s aktivitami „Provedení platby“ a „Zaúčtování platby“. Ukáže všechny faktury po splatnosti i jejich konkrétní průběh. Odhalí, ve kterých krocích v SAP ECC dochází ke zpoždění a proč platby překračují datum splatnosti, abyste mohli zasáhnout včas.

Když se faktura odchýlí od standardního postupu nebo se při jejím zpracování objeví chyba, hledání příčiny může být zdlouhavé a vyžadovat ruční práci. To zpomaluje řešení problémů. Pro zlepšování zpracování dodavatelských faktur je důležité vědět, co výjimky spouští.
ProcessMind automaticky označí všechny výjimečné případy a odchylky od nejčastějšího postupu. Analýzou předchozích aktivit a údajů v SAP ECC pomáhá odhalit skutečné příčiny výjimek. Můžete tak cíleně upravit proces a snížit jejich výskyt.

Práce se zpracováním faktur bývá mezi členy týmu závazků rozložena nerovnoměrně. U přetížených zaměstnanců vznikají úzká místa, zatímco ostatní mají volnou kapacitu. Tato nerovnováha snižuje efektivitu týmu a může zpozdit zpracování dodavatelských faktur.
ProcessMind využívá záznamy aktivit a údaj „Uživatel zpracovatele“ k zobrazení rozložení práce mezi jednotlivými členy týmu nebo odděleními v SAP ECC. Odhalí osoby či týmy, které zpracovávají nepřiměřeně velký objem faktur nebo složité případy. Díky tomu můžete lépe plánovat zdroje a vyrovnat pracovní zátěž.

Zpracování faktury od jejího přijetí až po konečnou úhradu trvá příliš dlouho. To ovlivňuje cash flow, přesnost finančního výkaznictví i spokojenost dodavatelů. Zkrácení celkové doby zpracování je jedním z hlavních cílů procesu zpracování dodavatelských faktur.
ProcessMind vypočítá celkovou dobu zpracování každé faktury na základě všech aktivit od „Přijetí faktury“ po „Provedení platby“. V SAP ECC určí kroky a varianty, které dobu zpracování nejvíce prodlužují, a poskytne konkrétní podklady pro její zkrácení.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je zkrátit dobu, po kterou faktura čeká na schválení. Tím se omezí zpoždění plateb a zlepší vztahy s dodavateli. Rychlejší schválení umožňuje platit včas, využívat slevy za dřívější úhradu a vyhnout se poplatkům z prodlení. To může výrazně zlepšit cash flow při zpracování dodavatelských faktur v SAP ECC. Výsledkem mohou být také nižší náklady a spokojenější dodavatelé.
ProcessMind zobrazuje skutečné schvalovací cesty v SAP ECC a odhaluje úzká místa i odchylky. Analýzou délky aktivit a rozložení práce určí konkrétní kroky nebo schvalovatele, kteří způsobují zpoždění. Můžete tak cíleně upravit proces a sledovat, zda se doba schvalování zkracuje. Úspěch měří průměrná doba schválení.

Automatizace opakujících se úkonů, jako je zadávání údajů nebo párování dodavatelských faktur, uvolní vašemu týmu ruce pro řešení výjimek a důležitější práci. Omezí lidské chyby, zrychlí zpracování a sníží provozní náklady spojené s ruční prací v SAP ECC. Cílem je minimalizovat ruční zásahy u standardních faktur.
ProcessMind zmapuje stávající ruční kroky a varianty ve workflow zpracování faktur. Ukáže, které aktivity se hodí k automatizaci, a vyčíslí možné úspory času a nákladů. Přehled skutečného průběhu procesu vám pomůže navrhnout a zavést automatizační řešení, ověřit jejich dopad na efektivitu a sledovat úbytek ručních činností.

Časté nesrovnalosti v údajích dodavatelských faktur vedou k opakovanému zpracování, zpožděním a nespokojenosti dodavatelů. Přinášejí také značné skryté náklady. Cílem je zajistit správnost údajů od jejich pořízení až po zaúčtování v SAP ECC a omezit výjimky i potřebu ručních oprav. Zlepší se tak kvalita dat i efektivita provozu.
ProcessMind analyzuje záznamy událostí ve workflow zpracování dodavatelských faktur a odhalí, kde a proč vznikají nesrovnalosti, opakované kroky a opravy chyb. Zobrazí jejich četnost i dopad, abyste mohli určit příčiny, zavést preventivní opatření a sledovat, zda po jejich zavedení počet chyb klesá.

Nevyužité slevy za včasnou platbu znamenají přímou ztrátu možných úspor. Cílem je zlepšit zpracování dodavatelských faktur tak, aby byly schváleny a uhrazeny včas a organizace mohla těchto slev využít co nejvíce. V SAP ECC to přímo ovlivňuje náklady i řízení cash flow.
ProcessMind analyzuje celkovou dobu zpracování faktur a určí zpoždění, kvůli kterým faktury nestihnou termín pro získání slevy za včasnou platbu. Ukáže cesty procesem a úzká místa, která brání včasné úhradě. Můžete tak zavést nápravná opatření a sledovat podíl faktur, které na slevu mají nárok a skutečně ji získají.

Dodržování interních zásad, předpisů a sjednaných platebních podmínek u všech dodavatelských faktur je důležité pro finanční integritu a řízení rizik. Cílem je v SAP ECC vyloučit platby a schválení, která nejsou v souladu s pravidly, a ochránit organizaci před sankcemi, podvody a zjištěními při auditu. Tím se posiluje důvěra i řízení provozu.
ProcessMind automaticky odhalí odchylky od předem stanovených pravidel shody v průběhu zpracování dodavatelských faktur, například neoprávněná schválení nebo nesprávné platební podmínky. Zobrazí všechny případy, kdy pravidla nebyla dodržena, vyčíslí jejich četnost a pomůže určit konkrétní aktivity nebo role, které za porušení odpovídají. Můžete tak cíleně upravit školení i kontrolní mechanismy.

Pokud nemáte jasný přehled o stavu dodavatelských faktur, vzniká nejistota, přibývá opakovaných dotazů a hůře se řídí další postup. Cílem je získat v SAP ECC úplné a aktuální informace o průběhu každé faktury od přijetí po úhradu. Zúčastněné strany tak mají potřebné informace, ubývá administrativy a rozhodování je snazší.
ProcessMind sestaví přesnou mapu průběhu každé faktury v reálném čase. Ukáže aktuální aktivitu, čekající schválení i dosavadní průběh. Uživatelé mohou sledovat jednotlivé faktury, zjistit, kde se zdržují, a porovnat průměrnou dobu zpracování. Získají tak přehled potřebný k řešení úzkých míst a rychlému zodpovídání dotazů na stav faktur.

Zbytečné odchylky a varianty při zpracování dodavatelských faktur snižují efektivitu, zvyšují chybovost i náklady na školení. Cílem je v SAP ECC odhalit a odstranit nestandardní postupy a zavést jednotné a efektivní workflow. Standardizace omezuje složitost a usnadňuje předvídání průběhu procesu.
ProcessMind automaticky odhalí všechny skutečné varianty zpracování dodavatelských faktur. Zobrazí četnost a výkonnost každé varianty a zvýrazní odchylky od ideálního postupu. Vyčíslí jejich dopad a poskytne podklady pro sjednocení a zavedení osvědčených postupů, které omezí zbytečnou složitost.

Zpoždění při párování objednávek a příjemek s fakturami často vedou k pozastavení plateb a hromadění práce. Cílem je výrazně zrychlit třístranné párování při zpracování dodavatelských faktur v SAP ECC, aby se faktury rychleji ověřovaly a schvalovaly k úhradě. Tím se zvýší efektivita a omezí ruční zásahy.
ProcessMind určí konkrétní kroky a příčiny zpoždění při párování objednávek, příjemek a faktur. Ukáže, jak dlouho faktury čekají na spárování, a odhalí časté nesrovnalosti nebo chybějící údaje, které vedou k opakovanému zpracování. Díky odhaleným úzkým místům můžete cíleně zlepšit tento důležitý ověřovací krok.

Vysoký počet dodavatelských faktur po splatnosti může narušit vztahy s dodavateli, vést k poplatkům z prodlení a zkomplikovat finanční plánování. Cílem je v SAP ECC výrazně snížit podíl faktur uhrazených po splatnosti, zlepšit řízení cash flow a posílit důvěru dodavatelů. Snížení o 25 % představuje výrazné zlepšení provozu.
ProcessMind přesně určí, které faktury se dostaly po splatnosti a ve kterém kroku zpracování dodavatelských faktur obvykle dochází ke zpoždění. Analyzuje příčiny, ať už jde o pomalé schvalování, problémy s párováním nebo chyby v údajích. Získáte tak podklady pro prevenci pozdních plateb i sledování jejich počtu.

Výjimky při zpracování dodavatelských faktur vyžadují ruční zásah, zvyšují náklady a zpomalují celý proces. Cílem je systematicky odhalit příčiny častých výjimek v SAP ECC, neřešit jen jejich viditelné projevy a zavést trvalá preventivní opatření. Znalost příčin je základem průběžného zlepšování.
ProcessMind automaticky odhalí opakující se výjimky a odchylky od standardního průběhu zpracování dodavatelských faktur. Umožní vám podrobněji prozkoumat údaje o konkrétních případech i předchozí aktivity a zjistit skutečné příčiny výjimek. Můžete tak na základě dat rozhodovat o tom, jak jejich výskyt odstranit, místo abyste je pouze řešili.

Nerovnoměrné rozložení práce mezi zpracovateli dodavatelských faktur může vést k přetížení, hromadění nevyřízených případů a nevyrovnaným výsledkům. Cílem je analyzovat a vyvážit pracovní zátěž týmu v SAP ECC, aby byla práce efektivní, spravedlivě rozdělená a dlouhodobě zvládnutelná. Lepší rozložení práce může zlepšit atmosféru v týmu i rychlost zpracování.
ProcessMind analyzuje aktivity jednotlivých zpracovatelů a počet faktur, které vyřizují. Odhalí úzká místa a nerovnováhu, včetně přetížených nebo nedostatečně vytížených pracovníků. Získáte podklady pro účinnější přerozdělení úkolů a plynulejší a efektivnější workflow zpracování dodavatelských faktur v celém týmu.

Příliš dlouhá doba od přijetí faktury po její úhradu zvyšuje provozní náklady, může vést k poplatkům z prodlení a zhoršuje efektivitu cash flow. Cílem je výrazně zkrátit celkovou dobu zpracování dodavatelské faktury v SAP ECC od začátku do konce. Zlepší se tak pružnost provozu i finanční výsledky.
ProcessMind přehledně zobrazí celý průběh zpracování dodavatelských faktur. Vyčíslí celkovou dobu zpracování všech faktur a určí každé úzké místo, zpoždění i opakovaný krok. Tento celkový přehled vám umožní cíleně zlepšit proces a zrychlit jeho průběh od začátku do konce.

Šest kroků ke zlepšení zpracování dodavatelských faktur

1
Stáhněte si šablonu pro závazky
2
Exportujte data ze SAP ECC
3
Nahrajte datovou sadu závazků
4
Analyzujte úzká místa v závazcích
5
Zaveďte zlepšení v procesu závazků
6
Sledujte výkonnost procesu závazků
1

Stáhněte si šablonu pro závazky

Co dělat

Získejte přednastavenou šablonu Excelu pro zpracování dodavatelských faktur v SAP ECC. Obsahuje datovou strukturu potřebnou pro přesnou analýzu.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Jednotný formát dat usnadňuje jejich konzistentní získávání a pomáhá zachytit všechny údaje potřebné pro důkladnou analýzu procesu.

Očekávaný výsledek

Prázdná strukturovaná šablona Excelu připravená pro vaše data závazků ze SAP ECC.

VAŠE ANALÝZA

Zjistěte, jak se skutečně zpracovávají přijaté faktury v SAP ECC

ProcessMind přehledně znázorní skutečný průběh zpracování přijatých faktur včetně jednotlivých kroků a odchylek. Získáte přehled o úzkých místech, nedodržování pravidel a příležitostech ke zlepšení.
  • Zobrazte skutečný průběh zpracování přijatých faktur
  • Přesně určete úzká místa a zpoždění při schvalování
  • Odhalte příčiny nedodržování pravidel a chyb
  • Zkraťte dobu zpracování a snižte náklady
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Dosažitelné výsledky při zpracování dodavatelských faktur

Tyto výsledky ukazují konkrétní přínosy, kterých organizace obvykle dosahují, když pomocí process mining zlepšují zpracování dodavatelských faktur a odhalují úzká místa i neefektivní postupy v SAP ECC. Díky podrobným poznatkům z dat o fakturách mohou firmy zefektivnit provoz a lépe řídit finance.

0 %
Rychlejší schvalování faktur

Zkrácení doby schvalování

Zjednodušte workflow schvalování faktur, odstraňte úzká místa a urychlete důležitý krok schválení. Zajistíte tak včasné zpracování a úhradu.
0 %
Více využitých slev

Vyšší podíl využitých slev za včasnou platbu

Upravte plánování plateb. Určete faktury, na které se vztahuje sleva za včasnou platbu, a dejte jim přednost. Zlepšíte tak finanční výsledky.
0 %
Méně opakovaného zpracování faktur

Méně faktur vyžadujících opakované zpracování

Odhalte a odstraňte příčiny nesrovnalostí a chyb v údajích, kvůli kterým se faktury vracejí do předchozích kroků zpracování. Zlepšíte tak kvalitu dat i efektivitu.
0 %
Vyšší míra automatizace

Méně ručních zásahů

Najděte příležitosti k automatizaci opakujících se úkonů a omezte ruční práci. Zaměstnanci týmu závazků se tak mohou věnovat důležitějším činnostem a sníží se náklady na zpracování.
~ 0 days
Rychlejší párování objednávek

Zkrácení doby párování objednávek, příjemek a faktur

Zefektivněte párování objednávek, příjemek a faktur. Omezíte zpoždění a zlepšíte efektivitu cyklu od nákupu po platbu.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením pozorovaným při zavádění.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je doplňujte.
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor každého dokladu faktury, který slouží jako hlavní ID případu pro sledování cesty faktury od přijetí po úhradu.

Proč je to důležité

Jde o základní ID případu, které propojuje všechny aktivity související s fakturou a umožňuje analyzovat celý proces závazků pro každou fakturu od začátku do konce.

Název konkrétního obchodního kroku nebo události, ke které došlo během zpracování faktury.

Proč je to důležité

Aktivity tvoří základ mapy procesu. Umožňují znázornit tok procesu, odhalit úzká místa a analyzovat odchylky.

Přesné datum a čas, kdy došlo ke konkrétní aktivitě nebo události.

Proč je to důležité

Tato časová značka je nezbytná pro výpočet všech ukazatelů založených na délce trvání, včetně doby průchodu a úzkých míst, a tvoří základ analýzy výkonnosti.

Uživatelské jméno zaměstnance v SAP, který provedl aktivitu, například zaúčtoval nebo změnil fakturu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat pracovní zátěž, porovnávat výkon uživatelů a odhalovat potřebu školení nebo nerovnoměrné rozložení zdrojů.

Název dodavatele, který fakturu vystavil.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost jednotlivých dodavatelů, lépe řídit vztahy s nimi a odhalovat problémy spojené s konkrétními dodavateli.

Jedinečný klíč označující právní subjekt nebo společnost v organizační struktuře SAP.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces podle právního subjektu a porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek.

Celková hrubá hodnota faktury v původní měně dokladu, včetně daní a dalších poplatků.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext pro analýzu procesu, umožňuje analýzu podle hodnoty, určení priority faktur s vysokou hodnotou a výpočet finančních KPI.

Vypočtené datum, do kterého je třeba fakturu uhradit podle platebních podmínek.

Proč je to důležité

Toto datum je důležité pro sledování dodržování platebních podmínek, výpočet KPI opožděných plateb a využití slev za včasnou úhradu.

Kód určující podmínky platby, například datum splatnosti a případné slevy.

Proč je to důležité

Určuje pravidla pro data splatnosti a slevy, která jsou důležitá pro finanční optimalizaci a sledování dodržování podmínek.

Identifikátor objednávky, ke které se faktura vztahuje.

Proč je to důležité

Propojuje fakturu s procesem nákupu a umožňuje analyzovat faktury s objednávkou i bez ní a efektivitu třícestného párování.

Kód označující, proč je faktura blokována pro platbu.

Proč je to důležité

Uvádí hlavní příčinu zpoždění plateb a umožňuje cílenou analýzu, která pomáhá omezit výjimky, opakované zpracování a dobu zpracování faktur.

Uživatel nebo role odpovědná za schválení faktury k úhradě.

Proč je to důležité

Určuje osobu odpovědnou za schválení a umožňuje analyzovat dobu schvalování a úzká místa podle jednotlivců nebo týmů.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Označuje první vytvoření účetního dokladu faktury v SAP, ať už jde o předběžně zadaný, nebo plně zaúčtovaný doklad. Obvykle jde o první událost s časovým údajem a výchozí bod analýzy procesu. Zaznamenává se datum a čas zadání dokladu v tabulce BKPF.

Proč je to důležité

Tato aktivita je hlavní počáteční událostí zpracování faktury. Doba od tohoto okamžiku pomáhá měřit celkovou dobu zpracování a odhalit zpoždění při počátečním zadávání údajů.

Určený schvalovatel potvrdil, že je faktura správná a připravená k platbě. Může jít o výslovnou událost z workflow systému nebo ji lze odvodit od odstranění blokace platby. Jde o důležitý milník před platbou.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník uvolňuje fakturu k platbě. Zpoždění před tímto krokem nebo po něm může ukazovat na různé problémy, například nedostupnost schvalovatele nebo plánování platebního běhu.

Faktura je formálně zaúčtována do hlavní knihy, čímž vzniká finanční závazek. Předběžně zaúčtovaný doklad se změní na zaúčtovaný, případně se jako zaúčtovaný vytvoří rovnou. Jde o základní krok finančního účetnictví.

Proč je to důležité

Zaúčtování je důležitým milníkem, kterým se z faktury stává oficiální závazek. Odděluje zadávání údajů od aktivní správy plateb.

Faktura byla zařazena do seznamu návrhu plateb v rámci platebního běhu (transakce F110). Nejde ještě o provedenou platbu, ale návrh vyjadřuje záměr fakturu uhradit. Faktura se vybírá podle data splatnosti a platebních podmínek.

Proč je to důležité

Jde o první krok automatizovaného procesu platby. Zpoždění mezi návrhem a provedením platby může ukazovat na problémy se schválením nebo plánováním platebního běhu.

Faktura je plně uhrazena a otevřená položka je vyrovnána proti platebnímu dokladu. Tím je proces závazků pro danou fakturu úspěšně dokončen. Událost lze zachytit z údajů o vyrovnávacím dokladu.

Proč je to důležité

Jde o hlavní koncovou událost úspěšné cesty procesem. Doba do dosažení této aktivity je důležitým ukazatelem celkové efektivity procesu. Je také nezbytná pro výpočet včasnosti plateb a využití slev.

Zaúčtovaný doklad faktury byl zrušen vytvořením stornovacího dokladu. Tím se ruší finanční dopad původní faktury. Jde o alternativní, často nežádoucí konec procesu.

Proč je to důležité

Storna mohou ukazovat na chyby, například nesprávně zadané údaje nebo duplicitní faktury. Sledování četnosti a důvodů storen pomáhá najít možnosti, jak zlepšit kvalitu dat a zpracování napoprvé správně.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Process mining rekonstruuje skutečný průběh zpracování dodavatelských faktur od začátku do konce a odhaluje skryté varianty, úzká místa i opakované kroky v SAP ECC. Určí konkrétní odchylky od standardního postupu a jejich dopad na efektivitu, dodržování pravidel a náklady. Díky tomu můžete na základě dat určit priority zlepšování.

Potřebujete především záznamy událostí, které zachycují vytvoření faktury, kroky schvalování, zaúčtování plateb a související změny. Mezi důležité tabulky SAP ECC často patří BKPF, BSEG, VBRK, RBKP a RSEG, spolu se záznamy uživatelských aktivit souvisejících s těmito transakcemi. Každý případ musí mít jednoznačný identifikátor, například číslo faktury, a přesné časové údaje ke každé události.

Process mining zobrazí všechny schvalovací cesty a jejich délku. Přesně určí, kde a proč se faktury zdržují a kteří schvalovatelé nebo oddělení způsobují zpoždění. Když znáte tato úzká místa a jejich příčiny, můžete cíleně upravit workflow. Tím přímo přispějete ke zkrácení schvalování a snížení počtu faktur po splatnosti.

Počáteční získání dat a vytvoření modelu lze často zvládnout za 4 až 6 týdnů. Záleží na dostupnosti dat a složitosti systému. Využitelné poznatky se obvykle objeví krátce poté a umožní zavést menší zlepšení bez čekání. Úplné zlepšení procesu a měřitelný dopad obvykle vyžadují několik měsíců, během kterých se změny zavádějí, sledují a upravují.

Ne. Process mining se od běžného reportingu liší tím, že z dat událostí rekonstruuje skutečný průběh procesu od začátku do konce. Reporty ukazují, co se stalo. Process mining odhalí, jak a proč k tomu došlo, a najde skryté varianty i problémy s dodržováním pravidel. Získáte tak podrobný přehled založený na datech, který vám pomůže rozhodnout o dalších krocích, nejen souhrn toho, co se stalo.

Ano. Process mining analyzuje celý životní cyklus faktury, od přijetí přes schválení až po načasování platby ve vztahu k podmínkám dodavatele. Odhalí nevyužité příležitosti ke slevě za včasnou platbu i konkrétní kroky nebo zpoždění, která brání včasné úhradě. Můžete tak upravit workflow, zvýšit úspory a využít větší podíl dostupných slev.

Základním technickým předpokladem je možnost získat data záznamů událostí z příslušných tabulek SAP ECC. Často k tomu lze použít standardní nástroje SAP, vlastní programy ABAP nebo přímé databázové konektory. Software pro process mining pak získaná data načte a analyzuje. V počáteční analytické fázi obvykle není nutná integrace se SAP ECC v reálném čase.

Plaťte méně poplatků z prodlení: optimalizujte zpracování faktur a ušetřete až 60 %

Zabraňte duplicitním platbám, automatizujte zpracování a snižte náklady o 60 % pomocí naší platformy.

Spustit zkušební verzi zdarma

Bez platební karty, nastavení během několika minut