> Perbaikan proses berkelanjutan > Pemrosesan faktur utang usaha > SAP ECC

Perbaiki Pemrosesan Faktur Utang Usaha Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan utang usaha di SAP ECC
Perbaiki Pemrosesan Faktur Utang Usaha Anda
Pemrosesan faktur utang usaha
SAP ECC

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(12)Target(12)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(4)

Optimalkan pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC

Pemrosesan faktur utang usaha kerap terkendala persetujuan yang lambat, kesalahan, dan masalah kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan dan inefisiensi secara tepat dalam alur kerja yang sudah ada. Pahami seluruh siklus faktur untuk menyederhanakan operasional, menekan biaya, dan meningkatkan kepatuhan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC?

Pemrosesan faktur utang usaha (AP) berperan penting dalam menjaga kesehatan keuangan organisasi dan hubungan dengan pemasok. Proses AP yang tidak efisien, terutama dalam sistem kompleks seperti SAP ECC, dapat menyebabkan kebocoran keuangan, hambatan operasional, dan risiko kepatuhan. Denda keterlambatan pembayaran dapat mengurangi margin, diskon pembayaran awal bisa terlewat hingga menimbulkan kerugian besar, dan pembayaran yang terlambat dapat membuat pemasok kecewa. Masalah ini sering kali menandakan adanya inefisiensi tersembunyi dalam alur kerja pemrosesan faktur utang usaha.

Entri data manual, proses persetujuan yang terpisah-pisah, dan kurangnya informasi terkini tentang status faktur memperpanjang waktu siklus serta meningkatkan biaya pemrosesan. Penyimpangan dari kebijakan internal atau ketentuan peraturan juga dapat memicu audit dan denda. Mengoptimalkan proses ini bukan hanya soal menghemat biaya. Langkah ini juga membantu menjaga keakuratan keuangan, memperkuat hubungan dengan vendor, dan memberi tim lebih banyak waktu untuk fokus pada inisiatif strategis. Untuk mencapai tujuan tersebut, Anda perlu memahami seluruh siklus setiap faktur, dari 'Invoice Received' hingga 'Payment Cleared'.

Bagaimana process mining mengubah analisis faktur utang usaha

Process mining menyediakan cara berbasis data untuk menganalisis pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC. Alih-alih mengandalkan cerita dari pengguna atau audit manual, process mining menggunakan data peristiwa langsung dari modul SAP ECC FI-GL, misalnya dari tabel BKPF dan BSEG, untuk merekonstruksi perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir. Hasilnya, Anda mendapat gambaran objektif berdasarkan data tentang cara proses benar-benar berjalan, termasuk urutan aktivitas dan durasinya.

Untuk setiap faktur, process mining melacak semua langkah: dari 'Invoice Data Captured' hingga 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed', dan terakhir 'Payment Cleared'. Dengan melihat alur proses secara utuh, Anda dapat menemukan hambatan, langkah berulang, dan penyimpangan proses tanpa izin yang mungkin sebelumnya tidak terlihat. Analisis ini membantu Anda melampaui pengamatan di permukaan dan menemukan akar keterlambatan serta inefisiensi dalam pemrosesan faktur utang usaha.

Area utama untuk perbaikan melalui process mining

Process mining memberi Anda gambaran yang jelas tentang area pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC yang dapat ditingkatkan:

  • Optimasi alur kerja persetujuan: Temukan faktur yang tertahan dalam antrean persetujuan, pihak yang menyebabkan hambatan, dan penyimpangan alur kerja persetujuan dari jalur standar. Informasi ini membantu Anda menyederhanakan alur persetujuan dan mempersingkat waktu siklus secara keseluruhan.
  • Ketidaksesuaian dan penyelesaiannya: Analisis frekuensi dan durasi aktivitas 'Discrepancy Resolved', terutama yang terkait dengan 'Purchase Order Matched' dan 'Goods Receipt Matched'. Cari tahu penyebab ketidaksesuaian, vendor atau jenis PO yang paling terdampak, serta waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi pengerjaan ulang manual.
  • Kepatuhan terhadap syarat pembayaran dan arus kas: Pantau kepatuhan terhadap syarat pembayaran dan 'Invoice Due Date'. Process mining menandai pembayaran terlambat, diskon pembayaran awal yang terlewat, atau pembayaran yang dilakukan terlalu cepat. Informasi ini membantu Anda mengelola arus kas dan memperkuat hubungan dengan pemasok dengan memastikan 'Payment Executed' tepat waktu.
  • Potensi otomatisasi: Temukan tugas berulang dengan pola yang konsisten, yang cocok untuk robotic process automation (RPA) atau konfigurasi sistem SAP ECC yang lebih baik. Dengan begitu, tim Anda dapat mengurangi pekerjaan rutin.

Hasil yang diharapkan: manfaat yang dapat diukur

Mengoptimalkan pemrosesan faktur utang usaha dengan process mining dapat memberikan manfaat nyata yang terukur:

  • Waktu siklus lebih singkat: Pangkas waktu rata-rata pemrosesan faktur dari penerimaan hingga pembayaran, sering kali hingga 30% atau lebih, dengan menghilangkan hambatan dan menyederhanakan aktivitas.
  • Biaya pemrosesan lebih rendah: Hemat biaya dengan mengurangi pekerjaan manual, kesalahan yang memerlukan pengerjaan ulang, dan denda keterlambatan pembayaran.
  • Kepatuhan lebih baik: Pastikan kepatuhan yang konsisten terhadap kebijakan internal, syarat pembayaran, dan ketentuan peraturan. Langkah ini mengurangi risiko dan membantu Anda lebih siap menghadapi audit.
  • Pengelolaan arus kas yang lebih baik: Tingkatkan modal kerja dengan mengatur waktu pembayaran secara strategis, memaksimalkan diskon pembayaran awal, dan menghindari pembayaran dipercepat yang tidak perlu.
  • Hubungan yang lebih kuat dengan pemasok: Bangun kepercayaan dan hubungan baik dengan vendor melalui pemrosesan pembayaran yang konsisten, tepat waktu, dan transparan.

Mulai mengoptimalkan proses utang usaha

Mengoptimalkan pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC dengan process mining lebih mudah daripada yang Anda bayangkan. Manfaatkan data SAP ECC yang sudah tersedia untuk segera memahami kondisi proses saat ini. Dengan begitu, Anda dapat mengambil keputusan berdasarkan data dan mendorong perbaikan operasional yang nyata. Mulailah mengubah fungsi AP menjadi proses yang efisien, ramping, dan patuh.

Pemrosesan faktur utang usaha Verifikasi faktur Tim utang usaha Pencocokan 3 arah Pesanan pembelian Pemrosesan pembayaran Operasional keuangan Alur kerja persetujuan faktur Pembayaran vendor Manajemen kepatuhan Otomatisasi utang usaha Manajemen faktur Pengadaan hingga pembayaran

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Faktur sering tertahan dalam antrean persetujuan. Akibatnya, pembayaran terlambat, hubungan dengan pemasok terganggu, dan denda keterlambatan dapat muncul. Tanpa informasi yang jelas tentang penyebab lambatnya persetujuan, organisasi kesulitan mengatasi akar masalah dan mengelola arus kas dalam pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind memetakan jalur persetujuan yang sebenarnya dan menunjukkan pihak atau departemen yang menyebabkan keterlambatan. Dengan menganalisis waktu di setiap tahap persetujuan SAP ECC, ProcessMind menemukan hambatan, mengungkap penyebab penolakan, dan menunjukkan peluang perbaikan untuk mempercepat alur kerja persetujuan faktur.

Banyak waktu tersita untuk tugas manual seperti entri data, pencocokan, dan penanganan pengecualian. Akibatnya, biaya operasional meningkat dan sumber daya teralihkan dari pekerjaan keuangan yang lebih strategis. Inefisiensi ini menaikkan biaya pemrosesan setiap faktur dan meningkatkan risiko kesalahan manusia dalam pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menunjukkan bagian yang paling sering memerlukan campur tangan manual dengan melacak aktivitas seperti "Invoice Data Captured" dan "Discrepancy Resolved". Informasi ini membantu Anda menemukan peluang otomatisasi atau perancangan ulang proses pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC, mengurangi pekerjaan manual, dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik.

Data yang keliru, PO/GR yang tidak cocok, atau kesalahan pada detail faktur sering membuat faktur ditolak atau dikembalikan untuk diperbaiki. Akibatnya, pengerjaan ulang bertambah dan waktu siklus memanjang. Ketidaksesuaian ini juga menyebabkan keterlambatan dan meningkatkan biaya operasional pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menemukan pola pengulangan pengerjaan ulang dan aktivitas yang memicunya, seperti pengulangan "Invoice Data Captured" atau "Discrepancy Resolved". Anda dapat mengetahui akar penyebab ketidaksesuaian di SAP ECC dan melihat perubahan proses yang dapat mengurangi pemrosesan ulang.

Inefisiensi dan keterlambatan proses sering membuat organisasi gagal memanfaatkan diskon pembayaran awal dari pemasok. Akibatnya, peluang penghematan hilang dan arus kas tidak dikelola secara optimal. Hal ini berdampak langsung pada profitabilitas pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menganalisis perjalanan faktur dari "Invoice Received" hingga "Payment Executed" berdasarkan "Payment Terms" dan "Invoice Due Date". ProcessMind menandai faktur di SAP ECC yang memenuhi syarat untuk diskon pembayaran awal tetapi melewati batas waktunya. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memperbaiki proses dan memperoleh penghematan tersebut.

Faktur dapat dibayar di luar ketentuan pembayaran yang disepakati atau disetujui tanpa otorisasi yang semestinya. Hal ini menimbulkan risiko kepatuhan, temuan audit, dan potensi sanksi finansial. Dalam proses pemrosesan faktur utang usaha, kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal sangat penting.
ProcessMind menemukan penyimpangan dari ketentuan pembayaran dan hierarki persetujuan dengan membandingkan alur proses aktual dengan aturan yang ditetapkan. Di SAP ECC, ProcessMind menandai kasus yang tidak mematuhi aturan, sehingga pelanggaran kebijakan terlihat jelas dan tindakan korektif dapat dilakukan untuk memperkuat pengendalian dalam pemrosesan faktur utang usaha.

Sering kali sulit mengetahui status terkini atau lokasi faktur dalam alur kerja pemrosesan. Akibatnya, pertanyaan pemasok tidak terjawab dan tim internal merasa frustrasi. Kurangnya transparansi ini menyulitkan pengelolaan dan perkiraan dalam pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menampilkan perjalanan setiap faktur dari "Faktur diterima" hingga "Pembayaran lunas". Anda dapat melihat pembaruan status terkini dan mengetahui dengan tepat di mana faktur tertahan di SAP ECC. Dengan begitu, tim utang usaha mendapat gambaran yang jelas dan dapat berkomunikasi dengan lebih baik.

Faktur sering melewati beragam alur yang tidak standar di dalam sistem. Akibatnya, pemrosesan tidak konsisten, kesalahan meningkat, dan operasional sulit ditingkatkan skalanya. Variasi yang tersembunyi ini menambah biaya dan menyulitkan perbaikan proses pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menemukan semua variasi proses aktual di SAP ECC secara otomatis. Anda dapat melihat bagaimana faktur benar-benar diproses dibandingkan dengan alur yang seharusnya. ProcessMind juga menandai langkah ad hoc dan penyimpangan dari alur standar, sehingga organisasi dapat menyeragamkan dan menyederhanakan pemrosesan faktur utang usaha.

Proses pencocokan tiga arah yang penting, yaitu faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang, sering terlambat karena informasi tidak lengkap, data tidak sesuai, atau sistem yang rumit. Keterlambatan ini menghambat seluruh alur kerja pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind melacak aktivitas "Pesanan pembelian cocok" dan "Penerimaan barang cocok" untuk menemukan faktur atau jenis faktur yang tertahan. ProcessMind menganalisis atribut seperti "Nomor pesanan pembelian" dan "Nomor penerimaan barang" di SAP ECC untuk mengetahui penyebab pasti keterlambatan pencocokan dan meningkatkan efisiensi.

Banyak faktur dibayar setelah jatuh tempo. Akibatnya, perusahaan dapat dikenai biaya keterlambatan, hubungan dengan pemasok memburuk, dan skor kredit menurun. Masalah ini menunjukkan adanya inefisiensi dalam penjadwalan dan pelaksanaan pembayaran pada proses pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menghubungkan "Tanggal jatuh tempo faktur" dengan aktivitas "Pembayaran dijalankan" dan "Pembayaran lunas" untuk menemukan semua faktur yang terlambat beserta alur yang dilaluinya. ProcessMind menunjukkan tahap di SAP ECC yang menyebabkan keterlambatan pembayaran, sehingga Anda dapat mengambil tindakan lebih awal.

Saat faktur menyimpang dari alur standar atau mengalami kesalahan, mencari penyebab utama pengecualian bisa memakan waktu dan harus dilakukan secara manual. Hal ini memperlambat penyelesaian masalah. Memahami pemicu pengecualian penting untuk memperbaiki pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind secara otomatis menandai semua kasus pengecualian dan penyimpangan dari alur yang paling umum. Dengan menganalisis aktivitas sebelumnya dan atribut di SAP ECC, ProcessMind membantu menemukan penyebab utama pengecualian. Anda dapat menentukan perbaikan proses yang tepat untuk mengurangi kasus serupa.

Beban kerja pemrosesan faktur sering tidak terbagi rata di antara tim utang usaha. Akibatnya, sebagian staf kewalahan sementara yang lain memiliki waktu luang. Ketimpangan ini mengurangi efisiensi tim secara keseluruhan dan dapat memperlambat pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menggunakan log aktivitas dan atribut "Pengguna pemroses" untuk menampilkan pembagian beban kerja antaranggota tim atau departemen di SAP ECC. ProcessMind menemukan individu atau tim yang menangani volume faktur atau kasus rumit secara tidak proporsional, sehingga Anda dapat merencanakan sumber daya dan menyeimbangkan beban kerja dengan lebih baik.

Waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur sejak diterima hingga dibayar terlalu lama. Hal ini berdampak pada arus kas, keakuratan laporan keuangan, dan kepuasan pemasok. Memperpendek waktu pemrosesan dari awal hingga akhir menjadi sasaran penting dalam pemrosesan faktur utang usaha.
ProcessMind menghitung waktu pemrosesan setiap faktur dari awal hingga akhir dengan melacak semua aktivitas, mulai dari "Faktur diterima" hingga "Pembayaran lunas". ProcessMind menunjukkan tahap dan variasi di SAP ECC yang paling memperpanjang waktu pemrosesan, sehingga Anda dapat menentukan langkah perbaikan yang tepat.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Sasaran ini berfokus pada pengurangan waktu tunggu persetujuan faktur untuk mengatasi keterlambatan pembayaran dan memperbaiki hubungan dengan pemasok. Persetujuan yang lebih cepat membantu pembayaran tepat waktu, membuka peluang untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal, dan menghindari biaya keterlambatan. Dampaknya besar terhadap arus kas dalam pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC. Pencapaian sasaran ini dapat menghemat biaya secara signifikan dan meningkatkan kepuasan pemasok.
ProcessMind menampilkan alur persetujuan aktual dan menemukan hambatan serta titik penyimpangan di SAP ECC. Dengan menganalisis durasi aktivitas dan alokasi sumber daya, ProcessMind menunjukkan tahap atau pemberi persetujuan tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Anda dapat merancang ulang proses dan memantau kinerja secara terarah untuk mengurangi waktu siklus persetujuan. Keberhasilan diukur dari rata-rata durasi persetujuan.

Otomatisasi tugas berulang, seperti entri data atau pencocokan faktur utang usaha, mengurangi pekerjaan rutin tim. Dengan begitu, mereka dapat berfokus pada pengecualian dan kegiatan strategis. Otomatisasi juga mengurangi kesalahan manusia, mempercepat pemrosesan, dan menekan biaya operasional akibat pekerjaan manual di SAP ECC. Sasaran akhirnya adalah mengurangi campur tangan manusia untuk faktur standar.
ProcessMind memetakan titik kerja manual dan variasi dalam alur kerja pemrosesan faktur yang ada. ProcessMind menandai aktivitas yang berpotensi diotomatisasi dan menghitung perkiraan penghematan waktu serta biaya. Gambaran proses saat ini membantu Anda merancang dan menerapkan solusi otomatisasi, memeriksa dampaknya terhadap efisiensi, dan memantau pengurangan aktivitas manual.

Ketidaksesuaian data yang sering terjadi pada faktur utang usaha menimbulkan pekerjaan ulang, keterlambatan, dan kekecewaan pemasok, sekaligus menambah biaya tersembunyi. Untuk mencapai sasaran ini, data faktur harus akurat sejak dicatat hingga dibukukan di SAP ECC. Dengan begitu, pengecualian dan koreksi manual dapat dikurangi, sementara kualitas data dan efisiensi operasional meningkat.
ProcessMind menganalisis log peristiwa untuk menemukan putaran pekerjaan ulang dan koreksi kesalahan dalam alur kerja pemrosesan faktur utang usaha. ProcessMind menunjukkan lokasi dan penyebab ketidaksesuaian data serta frekuensi dan dampaknya. Anda dapat menemukan penyebab utama, menerapkan langkah pencegahan, dan memantau penurunan kesalahan setelah perbaikan.

Diskon pembayaran awal yang terlewat berarti perusahaan kehilangan peluang penghematan secara langsung. Sasaran ini berfokus pada perbaikan pemrosesan faktur utang usaha agar faktur disetujui dan dibayar sesuai ketentuan, sehingga diskon yang tersedia dapat dimanfaatkan. Pencapaian sasaran ini berdampak langsung pada laba dan pengelolaan arus kas di SAP ECC.
ProcessMind menganalisis waktu pemrosesan faktur dari awal hingga akhir dan menemukan keterlambatan yang membuat faktur melewati batas waktu diskon pembayaran awal. ProcessMind menunjukkan alur proses dan hambatan yang menghalangi pembayaran tepat waktu. Anda dapat menerapkan tindakan korektif dan memantau persentase faktur yang memenuhi syarat serta benar-benar menerima diskon pembayaran awal.

Semua faktur utang usaha harus mematuhi kebijakan internal, persyaratan peraturan, dan ketentuan pembayaran yang berlaku. Hal ini penting untuk menjaga integritas keuangan dan mengelola risiko. Sasaran ini adalah memastikan tidak ada pembayaran atau persetujuan yang melanggar aturan di SAP ECC, sehingga organisasi terlindungi dari sanksi, penipuan, dan temuan audit. Upaya ini juga memperkuat kepercayaan dan tata kelola operasional.
ProcessMind secara otomatis mendeteksi penyimpangan dari aturan kepatuhan yang telah ditetapkan dalam alur pemrosesan faktur utang usaha, seperti persetujuan tanpa otorisasi atau ketentuan pembayaran yang keliru. ProcessMind menampilkan semua kasus yang tidak patuh, menghitung frekuensinya, dan membantu menemukan aktivitas atau peran yang bertanggung jawab. Anda dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran dan menyesuaikan pengendalian.

Status faktur utang usaha yang tidak terlihat jelas menimbulkan ketidakpastian, pertanyaan berulang, dan menyulitkan pengelolaan secara proaktif. Sasaran ini adalah memberikan informasi lengkap dan terkini tentang perjalanan setiap faktur di SAP ECC, mulai dari penerimaan hingga pembayaran. Dengan informasi penting ini, pemangku kepentingan dapat mengurangi pekerjaan administratif dan mengambil keputusan dengan lebih baik.
ProcessMind membuat peta proses yang akurat dan terkini untuk setiap faktur, termasuk aktivitas saat ini, persetujuan yang masih tertunda, dan riwayat alurnya. Pengguna dapat melacak faktur satu per satu, menemukan lokasi faktur yang tertahan, dan mengetahui rata-rata waktu pemrosesan. Transparansi ini membantu mengatasi hambatan dan menjawab pertanyaan tentang status faktur dengan lebih cepat.

Variasi dan penyimpangan yang tidak perlu dalam pemrosesan faktur utang usaha menyebabkan inefisiensi, lebih banyak kesalahan, dan biaya pelatihan yang meningkat. Sasaran ini berfokus pada pencarian dan penghapusan alur yang tidak standar di SAP ECC untuk membentuk alur kerja yang ramping, konsisten, dan efisien. Standardisasi mengurangi kerumitan dan membuat proses lebih mudah diperkirakan.
ProcessMind secara otomatis menemukan semua variasi proses aktual dalam pemrosesan faktur utang usaha. ProcessMind menampilkan frekuensi dan kinerja setiap variasi serta menandai penyimpangan dari alur ideal. Dengan mengukur dampak variasi tersebut, ProcessMind memberikan wawasan berbasis data untuk menyatukan dan menerapkan praktik terbaik yang terstandar serta mengurangi kerumitan yang tidak perlu.

Keterlambatan mencocokkan pesanan pembelian (PO) dan penerimaan barang (GR) dengan faktur sering menyebabkan pembayaran tertahan dan penumpukan pekerjaan. Sasaran ini adalah mempercepat proses pencocokan tiga arah secara signifikan dalam pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC, agar verifikasi dan persetujuan pembayaran berlangsung lebih cepat. Hal ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi pekerjaan manual.
ProcessMind menemukan tahap dan penyebab pasti keterlambatan pencocokan PO-GR-faktur. ProcessMind menunjukkan berapa lama faktur menunggu pencocokan dan menemukan ketidaksesuaian umum atau informasi yang hilang sehingga pekerjaan harus diulang. Dengan menunjukkan hambatan ini, ProcessMind membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat untuk mempercepat tahap verifikasi penting tersebut.

Banyaknya faktur utang usaha yang terlambat dapat merusak hubungan dengan pemasok, menimbulkan biaya keterlambatan, dan menyulitkan perkiraan keuangan. Sasaran ini adalah mengurangi secara signifikan persentase faktur yang dibayar setelah jatuh tempo di SAP ECC, sekaligus memperbaiki pengelolaan arus kas dan kepercayaan pemasok. Pengurangan sebesar 25% menunjukkan peningkatan operasional yang berarti.
ProcessMind menemukan faktur yang terlambat dan tahap dalam alur pemrosesan faktur utang usaha saat keterlambatan biasanya terjadi. ProcessMind menganalisis penyebab utamanya, seperti persetujuan yang lambat, masalah pencocokan, atau kesalahan data. Wawasan ini membantu mencegah keterlambatan pembayaran berikutnya dan memantau penurunan jumlah faktur terlambat.

Pengecualian dalam pemrosesan faktur utang usaha memerlukan penanganan manual, sehingga biaya meningkat dan keseluruhan proses melambat. Sasaran ini adalah menemukan penyebab utama pengecualian yang sering terjadi di SAP ECC secara sistematis. Dengan memahami penyebabnya, bukan hanya gejalanya, Anda dapat menerapkan solusi pencegahan yang bertahan lama. Mengetahui penyebab utama penting untuk perbaikan berkelanjutan.
ProcessMind secara otomatis mendeteksi pengecualian berulang dan penyimpangan dari alur standar dalam pemrosesan faktur utang usaha. Anda dapat menelusuri atribut kasus tertentu dan aktivitas sebelumnya untuk menemukan penyebab utama pengecualian. Dengan begitu, Anda dapat mengambil keputusan berbasis data untuk menghilangkan pengecualian, bukan sekadar menanganinya.

Beban kerja yang tidak merata di antara petugas pemrosesan faktur utang usaha dapat menyebabkan kelelahan, penumpukan pekerjaan, dan kinerja yang tidak konsisten. Sasaran ini berfokus pada analisis dan penyeimbangan beban kerja tim di SAP ECC untuk menjaga efisiensi, pemerataan, dan produktivitas. Pembagian beban kerja yang lebih baik dapat meningkatkan semangat tim dan mempercepat pemrosesan.
ProcessMind menganalisis aktivitas setiap petugas pemrosesan dan jumlah faktur yang mereka tangani untuk menemukan hambatan dan ketimpangan. ProcessMind menunjukkan petugas yang kelebihan atau kekurangan beban kerja, sehingga Anda dapat membagi ulang tugas dengan lebih efektif dan memastikan alur kerja pemrosesan faktur utang usaha berjalan lebih lancar dan efisien di seluruh tim.

Waktu pemrosesan yang terlalu lama sejak faktur diterima hingga pembayaran dilakukan meningkatkan biaya operasional, berpotensi menimbulkan biaya keterlambatan, dan mengurangi efisiensi arus kas. Sasaran utama ini adalah mengurangi secara signifikan total waktu pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC, dari awal hingga selesai. Hasilnya, kelincahan bisnis dan kinerja keuangan dapat meningkat.
ProcessMind memberikan gambaran visual menyeluruh tentang perjalanan pemrosesan faktur utang usaha. ProcessMind menghitung total waktu pemrosesan semua faktur dan menunjukkan setiap hambatan, keterlambatan, atau putaran pekerjaan ulang. Gambaran ini membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat agar alur proses dari awal hingga akhir lebih cepat dan lancar.

6 langkah perbaikan pemrosesan faktur utang usaha

1
Unduh templat utang usaha
2
Ekspor data SAP ECC
3
Unggah kumpulan data utang usaha
4
Analisis hambatan utang usaha
5
Terapkan perbaikan utang usaha
6
Pantau kinerja utang usaha
1

Unduh templat utang usaha

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang telah disiapkan untuk pemrosesan faktur utang usaha di SAP ECC. Templat ini memuat struktur data yang diperlukan untuk analisis yang akurat.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Format data yang terstandar penting untuk memastikan ekstraksi data konsisten dan semua informasi yang relevan tercatat untuk analisis proses.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel kosong dengan struktur yang siap diisi data utang usaha SAP ECC Anda.

PENELUSURAN ANDA

Temukan Fakta Pemrosesan Faktur Utang Usaha di SAP ECC

ProcessMind menyajikan visualisasi proses utang usaha yang benar-benar terjadi, termasuk setiap langkah dan penyimpangannya. Dapatkan gambaran jelas tentang hambatan, celah kepatuhan, dan peluang untuk melakukan perbaikan.
  • Lihat alur proses utang usaha yang sebenarnya
  • Temukan hambatan dan keterlambatan persetujuan secara tepat
  • Temukan penyebab utama ketidakpatuhan dan kesalahan
  • Percepat pemrosesan dan kurangi biaya
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL UMUM

Hasil yang dapat dicapai dalam pemrosesan utang usaha

Hasil ini menunjukkan manfaat nyata yang biasanya diperoleh organisasi dengan menggunakan process mining untuk memperbaiki pemrosesan faktur utang usaha dan menemukan hambatan serta inefisiensi di SAP ECC. Dengan memahami data faktur secara mendalam, perusahaan dapat menyederhanakan operasional dan memperkuat pengendalian keuangan.

0 %
Persetujuan faktur lebih cepat

Pengurangan waktu siklus persetujuan

Sederhanakan alur kerja persetujuan faktur, hilangkan hambatan, dan percepat tahap persetujuan yang penting agar pemrosesan dan pembayaran berlangsung tepat waktu.
0 %
Lebih banyak diskon yang dimanfaatkan

Peningkatan tingkat pemanfaatan diskon pembayaran awal

Optimalkan jadwal pembayaran dengan menemukan dan memprioritaskan faktur yang memenuhi syarat untuk diskon pembayaran awal. Langkah ini berdampak langsung pada laba Anda.
0 %
Pekerjaan ulang faktur berkurang

Penurunan jumlah faktur yang perlu dikerjakan ulang

Temukan dan atasi penyebab utama ketidaksesuaian data serta kesalahan yang membuat faktur kembali ke tahap pemrosesan sebelumnya. Dengan begitu, kualitas data dan efisiensi meningkat.
0 %
Tingkat otomatisasi lebih tinggi

Lebih sedikit campur tangan manual

Temukan peluang untuk mengotomatiskan tugas berulang dan mengurangi pekerjaan manual. Dengan begitu, staf utang usaha dapat berfokus pada kegiatan yang lebih strategis dan biaya pemrosesan dapat ditekan.
~ 0 days
Pencocokan pesanan pembelian lebih cepat

Pengurangan waktu pencocokan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur

Optimalkan pencocokan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur untuk mengurangi keterlambatan serta meningkatkan efisiensi siklus pengadaan hingga pembayaran.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kerumitan proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap dokumen faktur, yang menjadi ID kasus utama untuk melacak perjalanan faktur dari penerimaan hingga pembayaran.

Mengapa ini penting

Ini adalah ID Kasus utama yang menghubungkan semua aktivitas terkait faktur, sehingga Anda dapat menganalisis proses Utang Usaha secara menyeluruh untuk setiap faktur.

Nama langkah bisnis atau peristiwa tertentu yang terjadi selama siklus pemrosesan faktur.

Mengapa ini penting

Aktivitas menjadi dasar peta proses. Aktivitas membantu memvisualisasikan alur proses, menemukan hambatan, dan menganalisis penyimpangan.

Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua metrik durasi, termasuk waktu siklus dan hambatan, serta menjadi dasar analisis kinerja.

Nama pengguna SAP karyawan yang melakukan aktivitas, seperti membukukan atau mengubah faktur.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis beban kerja, perbandingan kinerja antar pengguna, serta identifikasi kebutuhan pelatihan atau ketimpangan sumber daya.

Nama pemasok yang mengirimkan faktur.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja per pemasok, membantu mengelola hubungan dengan pemasok dan menemukan masalah yang terkait dengan pemasok tertentu.

Kunci unik yang mewakili badan hukum atau perusahaan dalam organisasi SAP.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis proses dikelompokkan berdasarkan badan hukum, sehingga kinerja dapat dibandingkan antarunit bisnis.

Nilai bruto total faktur, termasuk pajak dan biaya lainnya, dalam mata uang asli dokumen.

Mengapa ini penting

Memberi konteks keuangan pada proses, sehingga Anda dapat menganalisis berdasarkan nilai, memprioritaskan faktur bernilai tinggi, dan menghitung KPI keuangan.

Tanggal batas pembayaran faktur yang dihitung berdasarkan ketentuan pembayaran.

Mengapa ini penting

Tanggal ini penting untuk memantau kepatuhan pembayaran, menghitung KPI keterlambatan, dan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.

Kode yang menetapkan ketentuan pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo dan kemungkinan diskon.

Mengapa ini penting

Menetapkan aturan tanggal jatuh tempo dan diskon pembayaran, yang penting untuk optimalisasi keuangan dan pemantauan kepatuhan.

Pengenal pesanan pembelian yang menjadi dasar penagihan faktur.

Mengapa ini penting

Menghubungkan faktur dengan proses pengadaan, sehingga Anda dapat menganalisis faktur dengan PO dan tanpa PO serta efisiensi pencocokan tiga arah.

Kode yang menunjukkan alasan faktur diblokir agar tidak dibayar.

Mengapa ini penting

Menunjukkan akar penyebab keterlambatan pembayaran, sehingga Anda dapat melakukan analisis terarah untuk mengurangi pengecualian, pengerjaan ulang, dan waktu pemrosesan faktur.

Pengguna atau peran yang bertanggung jawab menyetujui faktur untuk dibayar.

Mengapa ini penting

Menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas persetujuan, sehingga waktu siklus dan hambatan persetujuan dapat dianalisis per orang atau tim.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menandai saat dokumen faktur pertama kali dibuat di SAP, baik sebagai dokumen parkir maupun dokumen yang sudah dibukukan sepenuhnya. Ini biasanya menjadi peristiwa pertama yang memiliki stempel waktu untuk suatu faktur dan menjadi titik awal analisis proses. Waktu ini diambil dari tanggal dan waktu entri dokumen di tabel BKPF.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi peristiwa awal utama dalam perjalanan pemrosesan faktur. Dengan menganalisis waktu sejak titik ini, Anda dapat mengukur total waktu pemrosesan dari awal hingga akhir dan menemukan keterlambatan awal dalam entri data.

Pemberi persetujuan yang ditunjuk telah mengonfirmasi bahwa faktur valid dan siap dibayar. Peristiwa ini dapat dicatat secara eksplisit oleh sistem workflow atau disimpulkan dari penghapusan blokir pembayaran. Ini adalah tonggak penting sebelum pembayaran.

Mengapa ini penting

Tonggak ini membuka blokir faktur agar dapat dibayar. Keterlambatan sebelum atau sesudah tahap ini menunjukkan jenis masalah yang berbeda, seperti ketersediaan pemberi persetujuan atau penjadwalan proses pembayaran.

Faktur dicatat secara resmi di Buku Besar, sehingga menimbulkan kewajiban keuangan. Dokumen parkir diubah menjadi dokumen yang dibukukan, atau sejak awal dibuat sebagai dokumen yang dibukukan. Ini adalah tahap mendasar dalam akuntansi keuangan.

Mengapa ini penting

Pembukuan merupakan tonggak penting yang menetapkan faktur sebagai kewajiban resmi. Tahap ini memisahkan fase entri data dari fase pengelolaan pembayaran aktif.

Faktur telah dimasukkan ke daftar usulan pembayaran sebagai bagian dari proses pembayaran (T-Code F110). Meski belum menjadi pembayaran final, ini menunjukkan niat untuk membayar. Faktur dipilih berdasarkan tanggal jatuh tempo dan ketentuan pembayaran.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap pertama dalam proses pembayaran otomatis. Keterlambatan antara pembuatan usulan dan pelaksanaan pembayaran dapat menunjukkan masalah pada persetujuan atau penjadwalan proses pembayaran.

Faktur telah dibayar lunas dan item terbuka dilunasi dengan dokumen pembayaran. Ini menandai selesainya proses Utang Usaha untuk faktur tersebut. Peristiwa ini dicatat melalui informasi dokumen pelunasan.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa akhir utama pada jalur proses yang berhasil. Waktu yang dibutuhkan untuk mencapai aktivitas ini menjadi ukuran penting efisiensi proses secara keseluruhan. Waktu ini juga penting untuk menghitung ketepatan waktu pembayaran dan pemanfaatan diskon.

Dokumen faktur yang telah dibukukan dibatalkan dengan membuat dokumen pembalik. Tindakan ini meniadakan dampak keuangan dari faktur asli. Ini merupakan akhir proses alternatif yang sering kali menunjukkan hasil negatif.

Mengapa ini penting

Pembalikan dapat menandakan kesalahan, seperti entri data yang keliru atau faktur duplikat. Melacak frekuensi dan alasan pembalikan membantu menemukan peluang untuk meningkatkan kualitas data dan memastikan pekerjaan benar sejak awal.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining merekonstruksi alur aktual faktur utang usaha dari awal hingga akhir, lalu menunjukkan variasi tersembunyi, hambatan, dan putaran pekerjaan ulang di SAP ECC. Process mining menemukan penyimpangan dari proses standar secara tepat dan menunjukkan dampaknya terhadap efisiensi, kepatuhan, dan biaya. Dengan begitu, Anda dapat menentukan prioritas perbaikan berdasarkan data.

Anda terutama memerlukan log peristiwa yang mencatat pembuatan faktur, tahap persetujuan, pembukuan pembayaran, dan perubahan terkait. Tabel SAP ECC yang sering digunakan antara lain BKPF, BSEG, VBRK, RBKP, dan RSEG, beserta log aktivitas pengguna yang terkait dengan transaksi tersebut. Setiap peristiwa harus memiliki pengenal kasus yang jelas, seperti nomor faktur, dan stempel waktu yang akurat.

Process mining menampilkan semua alur dan waktu persetujuan, lalu menunjukkan dengan tepat di mana dan mengapa faktur tertahan serta pemberi persetujuan atau departemen yang menyebabkan keterlambatan. Dengan menemukan hambatan utama dan penyebabnya, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk menyederhanakan alur kerja. Hal ini membantu mengurangi waktu persetujuan dan jumlah faktur yang terlambat.

Ekstraksi data awal dan pembuatan model biasanya dapat diselesaikan dalam 4-6 minggu, bergantung pada ketersediaan data dan kerumitan sistem. Wawasan yang dapat ditindaklanjuti biasanya muncul tidak lama kemudian, sehingga perbaikan kecil dapat segera dilakukan. Optimalisasi proses secara menyeluruh dan dampak yang terukur biasanya memerlukan waktu beberapa bulan, seiring penerapan, pemantauan, dan penyempurnaan perubahan.

Tidak. Process mining berbeda dari pelaporan tradisional karena merekonstruksi proses aktual dari awal hingga akhir berdasarkan data peristiwa. Laporan menunjukkan "apa yang terjadi", sedangkan process mining mengungkap "bagaimana" dan "mengapa" hal itu terjadi, termasuk variasi tersembunyi dan masalah kepatuhan. Hasilnya, Anda mendapat pemahaman mendalam berbasis data untuk menentukan tindakan, bukan sekadar ringkasan tentang apa yang terjadi.

Ya. Dengan menganalisis seluruh siklus faktur, mulai dari penerimaan dan persetujuan hingga waktu pembayaran dibandingkan dengan ketentuan pemasok, process mining menunjukkan peluang diskon pembayaran awal yang terlewat. Process mining menemukan langkah proses atau keterlambatan tertentu yang menghalangi pembayaran tepat waktu. Anda dapat menyempurnakan alur kerja untuk memaksimalkan penghematan biaya dan meningkatkan pemanfaatan diskon yang tersedia.

Persyaratan teknis utamanya adalah kemampuan mengekstrak data log peristiwa dari tabel SAP ECC yang relevan. Ekstraksi ini biasanya dapat dilakukan dengan alat SAP standar, program ABAP khusus, atau konektor basis data langsung. Perangkat lunak process mining kemudian memasukkan dan menganalisis data tersebut. Untuk tahap analisis awal, biasanya tidak diperlukan integrasi real-time dengan SAP ECC.

Hentikan Denda Keterlambatan: Optimalkan Utang Usaha Sekarang dan Hemat 60%

Hindari pembayaran ganda, otomatisasi pemrosesan, dan tekan biaya hingga 60% dengan platform kami.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit, penyiapan hanya beberapa menit