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Melhore o processamento de faturas do Contas a Pagar

Seu guia de 6 etapas para otimizar o Contas a Pagar no SAP ECC
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Melhore o processamento de faturas do Contas a Pagar
Processamento de faturas do Contas a Pagar
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Otimize o processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP ECC

O processamento de faturas do Contas a Pagar costuma enfrentar atrasos nas aprovações, erros e desafios de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar os gargalos e as ineficiências exatos no seu Workflow atual. Descubra como simplificar as operações, reduzir custos e fortalecer a conformidade entendendo todo o ciclo de vida de cada fatura.

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Por que otimizar o processamento de faturas de Contas a Pagar no SAP ECC?

O processamento de faturas de Contas a Pagar é uma função essencial para a saúde financeira da sua organização e para o relacionamento com fornecedores. Processos ineficientes de Contas a Pagar, especialmente em um sistema complexo como o SAP ECC, podem causar perdas financeiras significativas, gargalos operacionais e riscos de conformidade. Imagine multas por atraso reduzindo suas margens, descontos por pagamento antecipado não aproveitados custando milhares ou fornecedores insatisfeitos devido a pagamentos atrasados. Esses problemas geralmente são sintomas de ineficiências mais profundas e ocultas no Workflow de processamento de faturas de Contas a Pagar.

A entrada manual de dados, os processos de aprovação fragmentados e a falta de visibilidade em tempo real sobre o status das faturas contribuem para o aumento dos tempos de ciclo e dos custos de processamento. Além disso, desvios das políticas internas ou dos requisitos regulatórios podem expor sua empresa a auditorias e penalidades. Otimizar esse processo não significa apenas economizar dinheiro. Também significa garantir a precisão financeira, manter relacionamentos sólidos com fornecedores e liberar recursos valiosos para iniciativas estratégicas. Entender o ciclo de vida completo de cada fatura, de 'Invoice Received' a 'Payment Cleared', é fundamental para alcançar esses objetivos.

Como o Process Mining transforma a análise de Contas a Pagar

O Process Mining oferece uma abordagem orientada por dados, sem paralelo, para analisar detalhadamente o processamento de faturas de Contas a Pagar no SAP ECC. Em vez de depender de evidências anedóticas ou auditorias manuais, o Process Mining usa dados de eventos diretamente do módulo SAP ECC FI-GL, por exemplo, de tabelas como BKPF e BSEG, para reconstruir a jornada real, de ponta a ponta, de cada fatura. Isso oferece uma visão objetiva e baseada em evidências de como os processos realmente funcionam, revelando a sequência real das atividades e sua duração.

Para cada fatura, o Process Mining acompanha todas as etapas: de 'Invoice Data Captured' a 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed' e, por fim, 'Payment Cleared'. Ao visualizar esses fluxos completos, você consegue identificar gargalos exatos, encontrar etapas redundantes e revelar desvios de processo não autorizados que poderiam permanecer ocultos. Essa capacidade analítica permite ir além das observações superficiais e investigar as causas raiz dos atrasos e das ineficiências no processamento de faturas de Contas a Pagar.

Principais áreas de melhoria identificadas pelo Process Mining

Com o Process Mining, você obtém insights claros sobre áreas específicas com potencial de melhoria no processamento de faturas de Contas a Pagar do SAP ECC:

  • Otimização do Workflow de aprovação: identifique facilmente onde as faturas ficam paradas nas filas de aprovação, quem são os aprovadores que formam gargalos e como os Workflows de aprovação se desviam dos caminhos padrão. Esse insight permite simplificar o roteamento das aprovações e reduzir o tempo total de ciclo.
  • Divergências na conferência e resolução: analise a frequência e a duração das atividades de 'Discrepancy Resolved', especialmente as relacionadas a 'Purchase Order Matched' e 'Goods Receipt Matched'. Entenda por que as divergências acontecem, quais fornecedores ou tipos de pedido de compra são mais afetados e quanto tempo leva para resolvê-las, reduzindo assim o retrabalho manual.
  • Conformidade com condições de pagamento e fluxo de caixa: monitore a adesão às condições de pagamento e à 'Invoice Due Date'. O Process Mining destaca pagamentos atrasados, oportunidades perdidas de desconto por pagamento antecipado e pagamentos prematuros, ajudando você a otimizar o fluxo de caixa e melhorar o relacionamento com fornecedores ao garantir que o 'Payment Executed' aconteça no prazo.
  • Potencial de automação: descubra tarefas altamente repetitivas e padronizadas que são candidatas ideais à automação robótica de processos (RPA) ou a configurações aprimoradas no SAP ECC, liberando sua equipe de atividades rotineiras.

Resultados esperados: benefícios mensuráveis para sua empresa

A implementação da otimização de processos orientada por Process Mining no processamento de faturas de Contas a Pagar trará benefícios concretos e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo: diminua significativamente o tempo médio necessário para processar uma fatura, do recebimento ao pagamento, muitas vezes em 30% ou mais, eliminando gargalos e simplificando as atividades.
  • Redução dos custos de processamento: obtenha economias substanciais com menos esforço manual, menos erros que exigem retrabalho e eliminação de multas por atraso.
  • Conformidade aprimorada: garanta a adesão consistente às políticas internas, às condições de pagamento e aos requisitos regulatórios, minimizando riscos e melhorando a preparação para auditorias.
  • Gestão otimizada do fluxo de caixa: melhore seu capital de giro gerenciando estrategicamente os prazos de pagamento, maximizando descontos por pagamento antecipado e evitando pagamentos urgentes desnecessários.
  • Relacionamentos mais sólidos com fornecedores: fortaleça a confiança e a boa vontade dos fornecedores com um processamento de pagamentos consistente, pontual e transparente.

Como começar a otimizar os processos de Contas a Pagar

Começar a otimizar o processamento de faturas de Contas a Pagar no SAP ECC com Process Mining é mais simples do que você imagina. Aproveitando os dados que você já tem no SAP ECC, é possível obter rapidamente insights profundos sobre o estado atual. Isso permite tomar decisões informadas e baseadas em dados, gerando melhorias operacionais reais. Comece hoje a transformar sua área de Contas a Pagar em uma operação enxuta, eficiente e em conformidade.

Processamento de faturas do Contas a Pagar Verificação de faturas Equipe do Contas a Pagar Conferência de três vias Pedidos de compra Processamento de pagamentos Operações financeiras Workflow de aprovação de faturas Pagamento a fornecedores Gestão da conformidade Automação do Contas a Pagar Gestão de faturas Da aquisição ao pagamento

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As faturas costumam ficar paradas nas filas de aprovação, causando atrasos nos pagamentos, desgastando o relacionamento com fornecedores e podendo gerar multas por atraso. Sem insights claros sobre os motivos da lentidão nas aprovações, as organizações têm dificuldade para tratar as causas raiz e melhorar a gestão do fluxo de caixa no processamento de faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind mapeia os caminhos exatos das aprovações e identifica os aprovadores ou departamentos específicos que causam atrasos. Ao analisar o tempo gasto em cada etapa de aprovação no SAP ECC, ele aponta gargalos, revela os motivos das rejeições e sugere otimizações para acelerar o Workflow de aprovação de faturas.

Uma parcela significativa do tempo é gasta em tarefas manuais, como entrada de dados, conferência e tratamento de exceções, aumentando os custos operacionais e desviando recursos de atividades financeiras estratégicas. Essa ineficiência eleva o custo de processamento por fatura e pode gerar erros humanos no processamento de faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind revela onde as intervenções manuais são mais frequentes ao acompanhar atividades como "Invoice Data Captured" e "Discrepancy Resolved". Ele destaca oportunidades de automação ou reengenharia de processos no processamento de faturas de Contas a Pagar do SAP ECC, reduzindo o esforço manual e melhorando a alocação de recursos.

Dados incorretos, pedidos de compra ou recebimentos de mercadorias incompatíveis e erros nos detalhes das faturas costumam fazer com que elas sejam rejeitadas ou devolvidas para correção, gerando retrabalho significativo e tempos de ciclo mais longos. Essas divergências contribuem para atrasos e aumento dos custos operacionais no processamento de faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind identifica padrões de loops de retrabalho e as atividades específicas que os desencadeiam, como repetições de "Invoice Data Captured" ou "Discrepancy Resolved". Ele ajuda a revelar as causas raiz dessas divergências no SAP ECC e sugere mudanças no processo para minimizar o reprocessamento.

Devido a ineficiências e atrasos no processo, as organizações muitas vezes não aproveitam os descontos por pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores, resultando em economias perdidas e uma gestão abaixo do ideal do fluxo de caixa. Isso afeta diretamente a rentabilidade do processamento de faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind analisa a jornada das faturas, de "Invoice Received" a "Payment Executed", comparando-a com as "Payment Terms" e a "Invoice Due Date". Ele destaca as faturas que poderiam ter se qualificado para descontos por pagamento antecipado no SAP ECC, mas perderam o prazo, permitindo melhorias direcionadas para capturar essas economias.

As faturas podem ser pagas fora das condições de pagamento acordadas ou aprovadas sem a autorização adequada, gerando riscos de conformidade, apontamentos de auditoria e possíveis penalidades financeiras. Garantir a adesão às políticas internas e às regulamentações externas é essencial no processamento de faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind revela desvios das condições de pagamento e das hierarquias de aprovação padrão comparando os caminhos reais do processo com as regras definidas. Ele sinaliza casos de não conformidade no SAP ECC, oferecendo transparência sobre violações de políticas e permitindo ações corretivas para fortalecer os controles no processamento de faturas de Contas a Pagar.

Muitas vezes, é difícil determinar em tempo real o status ou a localização de uma fatura dentro do Workflow de processamento. Isso resulta em dúvidas de fornecedores sem resposta e frustração interna. Essa falta de transparência dificulta a gestão e a previsão eficazes no processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind oferece uma visualização completa da jornada de cada fatura, desde "Invoice Received" até "Payment Cleared". A plataforma fornece atualizações de status em tempo real e identifica exatamente onde as faturas estão paradas no SAP ECC, dando ao time de Contas a Pagar visibilidade completa e melhorando a comunicação.

As faturas costumam seguir vários caminhos não padronizados pelo sistema, gerando inconsistências no processamento, aumento na taxa de erros e dificuldade para escalar as operações. Essas variações ocultas elevam os custos e complicam a otimização do processo de processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processo no SAP ECC, mostrando como as faturas são realmente processadas em comparação com o fluxo esperado. A plataforma destaca etapas ad hoc e desvios do caminho padrão, permitindo padronizar e simplificar o processamento de faturas do Contas a Pagar.

O processo crítico de conciliação em três vias, entre fatura, pedido de compra e recebimento de mercadorias, sofre atrasos frequentes devido à falta de informações, divergências ou complexidades do sistema. Esses atrasos criam gargalos em todo o Workflow de processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind acompanha as atividades "Purchase Order Matched" e "Goods Receipt Matched", identificando faturas específicas ou tipos de fatura que ficam parados nessa etapa. A plataforma analisa atributos como "Purchase Order Number" e "Goods Receipt Number" no SAP ECC para apontar os motivos exatos dos atrasos na conciliação e melhorar a eficiência.

Um volume significativo de faturas é pago após a data de vencimento, gerando multas por atraso, prejudicando o relacionamento com fornecedores e afetando negativamente o score de crédito. Esse problema evidencia ineficiências nas etapas de programação e execução de pagamentos do processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind relaciona "Invoice Due Date" às atividades "Payment Executed" e "Payment Cleared", identificando claramente todas as faturas vencidas e sua jornada específica. A plataforma revela em quais etapas do SAP ECC ocorrem os atrasos que fazem os pagamentos ultrapassarem a data de vencimento, permitindo intervenções proativas.

Quando as faturas se desviam do caminho padrão ou encontram erros, identificar os motivos subjacentes dessas exceções pode ser demorado e exigir trabalho manual, dificultando uma resolução eficiente. Entender os gatilhos das exceções é essencial para melhorar o processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind destaca automaticamente todos os casos excepcionais e desvios do caminho mais comum. Ao analisar as atividades anteriores e os atributos no SAP ECC, a plataforma ajuda a descobrir as verdadeiras causas-raiz das exceções, permitindo melhorias direcionadas no processo para reduzir sua ocorrência.

A carga de trabalho de processamento de faturas costuma ser distribuída de forma desigual entre o time de Contas a Pagar, criando gargalos com colaboradores sobrecarregados e períodos ociosos para outros. Esse desequilíbrio afeta a eficiência geral do time e pode causar atrasos no processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind usa logs de atividades e os atributos "Processor User" para visualizar a distribuição da carga entre diferentes integrantes do time ou departamentos no SAP ECC. A plataforma identifica pessoas ou times que lidam com volumes desproporcionalmente altos ou casos complexos, permitindo um melhor planejamento de recursos e equilíbrio da carga.

O tempo total necessário para processar uma fatura, desde o recebimento inicial até o pagamento final, é longo demais, afetando o fluxo de caixa, a precisão dos relatórios financeiros e a satisfação dos fornecedores. Reduzir esse tempo de ciclo de ponta a ponta é um objetivo essencial no processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind calcula o tempo de ciclo exato de ponta a ponta para cada fatura, acompanhando todas as atividades desde "Invoice Received" até "Payment Cleared". A plataforma identifica as etapas e variações no SAP ECC que mais contribuem para o aumento do tempo de ciclo, fornecendo insights acionáveis para acelerar o processo.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir o tempo que uma fatura permanece aguardando aprovação, atacando diretamente os atrasos nos pagamentos e melhorando o relacionamento com os fornecedores. Aprovações mais rápidas significam pagamentos no prazo, com potencial para aproveitar descontos por pagamento antecipado e evitar multas por atraso, o que impacta significativamente o fluxo de caixa no processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP ECC. Alcançar esse resultado pode gerar economias substanciais e aumentar a satisfação dos fornecedores. O ProcessMind visualiza os caminhos reais de aprovação e identifica gargalos e pontos de desvio no SAP ECC. Ao analisar a duração das atividades e a alocação de recursos, a plataforma aponta as etapas ou aprovadores específicos que causam atrasos, permitindo redesenhar o processo de forma direcionada e acompanhar a performance para obter reduções mensuráveis no tempo do ciclo de aprovação. O sucesso é medido pela duração média da aprovação.

Automatizar tarefas repetitivas, como entrada de dados ou conciliação de faturas do Contas a Pagar, libera o time do trabalho operacional e permite que ele se concentre em exceções e atividades estratégicas. Isso reduz erros humanos, aumenta a velocidade do processamento e diminui os custos operacionais associados ao trabalho manual no SAP ECC. O objetivo final é minimizar a intervenção humana em faturas padrão. O ProcessMind mapeia os pontos de contato manuais e as variações existentes no Workflow de processamento de faturas. A plataforma destaca as atividades com maior potencial de automação e quantifica as possíveis economias de tempo e custo. Ao fornecer insights claros sobre os processos atuais, apoia o desenho e a implementação de soluções de automação, verifica o impacto na eficiência e acompanha a redução das atividades manuais.

Divergências frequentes nos dados das faturas do Contas a Pagar geram retrabalho, atrasos e frustração para os fornecedores, acrescentando custos ocultos significativos. Alcançar este objetivo significa garantir a precisão dos dados da fatura desde a captura até o lançamento no SAP ECC, minimizando exceções e a necessidade de correções manuais. Isso melhora a qualidade geral dos dados e a eficiência operacional. O ProcessMind identifica onde e por que as divergências ocorrem, analisando Event Logs em busca de ciclos de retrabalho e correções de erros no Workflow de processamento de faturas do Contas a Pagar. A plataforma visualiza a frequência e o impacto dessas divergências, permitindo identificar as causas-raiz, implementar medidas preventivas e acompanhar a redução dos erros após a intervenção.

Descontos por pagamento antecipado não aproveitados representam uma perda direta de economias potenciais para a organização. Este objetivo concentra-se em otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar para garantir que as faturas sejam aprovadas e pagas dentro do prazo, maximizando o aproveitamento desses descontos. Alcançar esse resultado impacta diretamente o resultado financeiro e melhora a gestão do fluxo de caixa no SAP ECC. O ProcessMind analisa o tempo de ciclo de ponta a ponta das faturas, identificando especificamente os atrasos que fazem as faturas perderem as janelas de desconto por pagamento antecipado. A plataforma destaca os caminhos do processo e os gargalos que impedem o pagamento no prazo, permitindo implementar ações corretivas e acompanhar o percentual de faturas elegíveis que realmente recebem descontos por pagamento antecipado.

Garantir que todas as faturas do Contas a Pagar sigam as políticas internas, os requisitos regulatórios e as condições de pagamento estabelecidas é essencial para a integridade financeira e a gestão de riscos. Este objetivo busca eliminar pagamentos ou aprovações fora de conformidade, protegendo a organização contra penalidades, fraudes e apontamentos de auditoria no SAP ECC. Isso reforça a confiança e a governança operacional. O ProcessMind detecta automaticamente desvios em relação às regras de Conformidade predefinidas, como aprovações não autorizadas ou condições de pagamento incorretas, no fluxo de processamento de faturas do Contas a Pagar. A plataforma visualiza todos os casos fora de conformidade, quantifica sua frequência e ajuda a identificar as atividades ou funções responsáveis por essas violações, permitindo treinamentos direcionados e ajustes nos controles.

A falta de visibilidade clara sobre o status das faturas do Contas a Pagar gera incerteza, leva a consultas repetidas e dificulta a gestão proativa. Este objetivo busca oferecer um insight completo e atualizado sobre a jornada de cada fatura no SAP ECC, desde o recebimento até o pagamento, dando às partes interessadas informações essenciais. Isso reduz o trabalho administrativo e melhora a tomada de decisões. O ProcessMind cria um mapa de processo preciso e em tempo real para cada fatura, mostrando a atividade atual, as aprovações pendentes e o histórico do caminho percorrido. A plataforma permite acompanhar faturas individuais, identificar onde estão paradas e entender os tempos médios de processamento, oferecendo a transparência necessária para tratar gargalos e responder às consultas de status com eficiência.

Variações e desvios desnecessários no processamento de faturas do Contas a Pagar geram ineficiência, taxas de erro mais altas e aumento dos custos de treinamento. Este objetivo concentra-se em identificar e eliminar esses caminhos não padronizados no SAP ECC para estabelecer um Workflow enxuto, consistente e eficiente. A padronização reduz a complexidade e melhora a previsibilidade geral do processo. O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processamento de faturas do Contas a Pagar. A plataforma visualiza a frequência e a performance de cada variante, destacando os desvios do caminho ideal. Ao quantificar o impacto dessas variações, fornece insights baseados em dados para consolidar e aplicar boas práticas padronizadas, minimizando a complexidade desnecessária.

Atrasos na conciliação de pedidos de compra e recebimentos de mercadorias com as faturas são uma causa comum de retenções de pagamento e acúmulo no processamento. Este objetivo busca acelerar significativamente o processo de conciliação em três vias no processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP ECC, garantindo verificação e aprovação mais rápidas para pagamento. Isso melhora a eficiência e reduz a intervenção manual. O ProcessMind identifica as etapas exatas e os motivos dos atrasos no processo de conciliação entre pedido de compra, recebimento e fatura. A plataforma mostra por quanto tempo as faturas aguardam as atividades de conciliação e aponta as divergências ou informações ausentes mais comuns que causam retrabalho. Ao revelar esses gargalos, permite melhorias direcionadas para acelerar esta etapa crítica de verificação.

Um número elevado de faturas vencidas do Contas a Pagar pode prejudicar o relacionamento com fornecedores, gerar multas por atraso e complicar as previsões financeiras. Este objetivo busca reduzir significativamente o percentual de faturas pagas após a data de vencimento no SAP ECC, melhorando a gestão do fluxo de caixa e a confiança dos fornecedores. Uma redução de 25% representa uma melhoria operacional substancial. O ProcessMind identifica com precisão quais faturas ficam vencidas e em que etapa do fluxo de processamento de faturas do Contas a Pagar os atrasos costumam ocorrer. A plataforma analisa as causas-raiz, como aprovações lentas, problemas de conciliação ou erros nos dados, fornecendo insights acionáveis para evitar futuros pagamentos em atraso e acompanhar a redução das faturas vencidas.

As exceções no processamento de faturas do Contas a Pagar exigem intervenção manual, aumentando os custos e tornando o processo geral mais lento. Este objetivo busca identificar sistematicamente os motivos subjacentes das exceções comuns no SAP ECC, indo além dos sintomas superficiais para implementar soluções preventivas duradouras. Entender as causas-raiz é essencial para a melhoria contínua. O ProcessMind detecta automaticamente exceções recorrentes e desvios do fluxo padrão no processamento de faturas do Contas a Pagar. A plataforma permite detalhar atributos específicos dos casos e atividades anteriores para revelar as verdadeiras causas-raiz dessas exceções, apoiando decisões baseadas em dados para eliminar sua ocorrência, em vez de apenas gerenciá-las.

A distribuição desigual da carga de trabalho entre os processadores do Contas a Pagar pode causar esgotamento, acúmulo de tarefas e performance inconsistente. Este objetivo concentra-se em analisar e equilibrar a carga entre o time no SAP ECC para garantir eficiência, equidade e produtividade sustentável. Otimizar a distribuição da carga pode melhorar o clima do time e a velocidade do processamento. O ProcessMind analisa as atividades realizadas por cada processador e o volume de faturas tratado, identificando gargalos e desequilíbrios. A plataforma mostra onde processadores específicos estão sobrecarregados ou subutilizados, fornecendo insights para redistribuir as tarefas com mais eficiência e garantir um Workflow de processamento de faturas do Contas a Pagar mais fluido e eficiente em todo o time.

Um tempo de ciclo excessivo entre o recebimento da fatura e o pagamento final significa custos operacionais mais altos, possíveis multas por atraso e menor eficiência do fluxo de caixa. Este objetivo abrangente busca reduzir significativamente o tempo total necessário para processar uma fatura do Contas a Pagar no SAP ECC, do início ao fim. Isso melhora a agilidade geral do negócio e a performance financeira. O ProcessMind oferece uma visão visual e completa de toda a jornada do processamento de faturas do Contas a Pagar. A plataforma quantifica o tempo total de ciclo de todas as faturas e aponta cada gargalo, atraso ou ciclo de retrabalho no processo. Essa visão integrada permite melhorias direcionadas para alcançar um fluxo de ponta a ponta mais rápido e simplificado.

A jornada de melhoria em 6 etapas para o processamento de faturas de Contas a Pagar

1

Baixe o Template de Contas a Pagar
2

Exporte os dados do SAP ECC
3

Carregue seu conjunto de dados de Contas a Pagar
4

Analise os gargalos de Contas a Pagar
5

Implemente otimizações em Contas a Pagar
6

Monitore a performance de Contas a Pagar
1

Baixe o Template de Contas a Pagar

O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-configurado e adaptado ao processamento de faturas de Contas a Pagar no SAP ECC. Esse Template apresenta a estrutura de dados necessária para uma análise precisa.

Ver o Guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Um formato de dados padronizado é essencial para uma extração consistente dos dados e garante que todas as informações relevantes sejam capturadas para uma análise abrangente do processo.

Resultado esperado

Um Template estruturado e vazio do Excel, pronto para receber seus dados de Contas a Pagar do SAP ECC.

SUA DESCOBERTA

Descubra a realidade do processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP ECC

O ProcessMind oferece visualizações avançadas do seu processo real de Contas a Pagar, revelando cada etapa e desvio. Obtenha insights claros sobre gargalos, lacunas de conformidade e áreas prontas para otimização.
  • Visualize o fluxo real do seu processo de Contas a Pagar
  • Identifique exatamente os gargalos e atrasos nas aprovações
  • Descubra as causas-raiz da não conformidade e dos erros
  • Otimize o tempo de processamento e reduza custos
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Resultados alcançáveis no processamento do Contas a Pagar

Esses resultados mostram os benefícios concretos que as organizações normalmente obtêm ao usar Process Mining para otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar, identificando gargalos e ineficiências no SAP ECC. Ao obter insights profundos a partir dos dados das faturas, as empresas podem simplificar as operações e fortalecer o controle financeiro.

0 %
Aprovações de faturas mais rápidas

Redução no tempo do ciclo de aprovação

Simplifique seus Workflows de aprovação de faturas, eliminando gargalos e acelerando a etapa crítica de aprovação para garantir processamento e pagamento no prazo.
0 %
Maior captura de descontos

Aumento na taxa de descontos por pagamento antecipado

Otimize os cronogramas de pagamento identificando e priorizando as faturas elegíveis para descontos por pagamento antecipado, melhorando diretamente o resultado financeiro.
0 %
Menos retrabalho nas faturas

Redução no número de faturas que exigem retrabalho

Identifique e resolva as causas-raiz das divergências e dos erros nos dados que fazem as faturas voltar às etapas de processamento, melhorando a qualidade dos dados e a eficiência.
0 %
Maior taxa de automação

Menor necessidade de intervenção manual

Identifique oportunidades para automatizar tarefas repetitivas e reduzir pontos de contato manuais, liberando o time de Contas a Pagar para atividades mais estratégicas e reduzindo os custos de processamento.
~ 0 days
Conciliação de pedidos de compra mais rápida

Redução no tempo de conciliação entre pedido de compra, recebimento e fatura

Otimize o processo de conciliação entre pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência do seu ciclo de compras ao pagamento.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada documento de fatura, usado como o principal identificador do caso para acompanhar sua jornada desde o recebimento até o pagamento.

Por que isso importa

É o Case ID essencial que conecta todas as atividades relacionadas à fatura, permitindo uma análise completa, de ponta a ponta, do processo de Contas a Pagar para cada fatura.

O nome de uma etapa ou evento de negócio específico que ocorreu durante o ciclo de vida do processamento da fatura.

Por que isso importa

As atividades formam a base do mapa de processo, permitindo visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos e analisar desvios.

A data e a hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Esse timestamp é essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, incluindo tempos de ciclo e gargalos, formando a base da análise de performance.

O nome de usuário do SAP do funcionário que executou a atividade, como contabilizar ou alterar a fatura.

Por que isso importa

Permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance entre usuários e identificar oportunidades de treinamento ou desequilíbrios de recursos.

O nome do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por fornecedor, ajudando a gerenciar relacionamentos e identificar problemas associados a fornecedores específicos.

Uma chave exclusiva que representa uma entidade legal ou empresa dentro da organização SAP.

Por que isso importa

Permite segmentar a análise do processo por entidade legal e comparar a performance entre diferentes unidades de negócio.

O valor bruto total da fatura, incluindo impostos e outras cobranças, na moeda original do documento.

Por que isso importa

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto valor e cálculo de KPIs financeiros.

A data calculada até a qual o pagamento da fatura deve ser feito, de acordo com as condições de pagamento.

Por que isso importa

Essa é uma data essencial para monitorar a conformidade dos pagamentos, calcular KPIs de atraso e capturar descontos por pagamento antecipado.

O código que define as condições de pagamento, como datas de vencimento e possíveis descontos.

Por que isso importa

Define as regras para datas de vencimento e descontos, algo essencial para a otimização financeira e o monitoramento da conformidade.

O identificador do pedido de compra contra o qual a fatura está sendo cobrada.

Por que isso importa

Vincula a fatura ao processo de compras, permitindo analisar faturas com PO e sem PO e a eficiência do processo de conciliação de três vias.

Um código que indica por que uma fatura está bloqueada para pagamento.

Por que isso importa

Fornece a causa-raiz dos atrasos de pagamento, permitindo uma análise direcionada para reduzir exceções, retrabalho e o tempo de processamento das faturas.

O usuário ou a função responsável por aprovar a fatura para pagamento.

Por que isso importa

Identifica a pessoa responsável pelas aprovações, permitindo analisar tempos de ciclo e gargalos de aprovação por pessoa ou equipe.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Indica a criação inicial de um documento de fatura no SAP, seja como documento estacionado ou totalmente lançado. Normalmente, este é o primeiro evento com registro de data e hora de uma fatura e serve como ponto de partida para a análise do processo. O evento é capturado a partir da data e hora de entrada do documento na tabela BKPF.

Por que isso importa

Esta atividade é o principal evento de início da jornada de processamento da fatura. Analisar o tempo a partir deste ponto ajuda a medir o tempo total do ciclo de ponta a ponta e a identificar atrasos iniciais na entrada de dados.

Um aprovador designado confirmou que a fatura é válida e está pronta para pagamento. Isso pode ser um evento explícito de um sistema de Workflow ou ser inferido a partir da remoção de um bloqueio de pagamento. É um marco crítico antes do pagamento.

Por que isso importa

Esse é um marco importante que libera a fatura para pagamento. Atrasos antes ou depois dessa etapa indicam diferentes tipos de problemas, como a disponibilidade do aprovador ou questões relacionadas ao agendamento da execução do pagamento.

A fatura é registrada formalmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Um documento estacionado é convertido em um documento contabilizado, ou já é criado como contabilizado desde o início. Essa é uma etapa fundamental da contabilidade financeira.

Por que isso importa

A contabilização é um marco crítico que transforma a fatura em um passivo oficial. Ela separa a fase de entrada de dados da fase ativa de gestão do pagamento.

A fatura foi incluída em uma lista de propostas de pagamento como parte de uma execução de pagamento (T-Code F110). Embora não seja um pagamento final, isso indica a intenção de pagar. A fatura é selecionada com base na data de vencimento e nas condições de pagamento.

Por que isso importa

Essa é a primeira etapa do processo automatizado de pagamento. Atrasos entre a proposta e a execução final do pagamento podem indicar problemas na aprovação ou no agendamento da execução de pagamento.

A fatura foi totalmente paga e o item em aberto foi compensado com um documento de pagamento. Isso marca a conclusão bem-sucedida do processo de Contas a Pagar para a fatura. O evento é capturado nas informações do documento de compensação.

Por que isso importa

Esse é o principal evento de encerramento do caminho de sucesso. O tempo até chegar a essa atividade é uma medida importante da eficiência geral do processo. Ele também é essencial para calcular a pontualidade dos pagamentos e a captura de descontos.

O documento da fatura contabilizada foi cancelado com a criação de um documento de estorno. Essa ação anula o impacto financeiro da fatura original. Ela representa um encerramento alternativo e geralmente negativo do processo.

Por que isso importa

Os estornos indicam erros, como entrada de dados incorreta ou faturas duplicadas. Rastrear a frequência e os motivos dos estornos ajuda a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos dados e o processamento correto na primeira vez.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining reconstrói o fluxo real de ponta a ponta das suas faturas de Contas a Pagar, revelando variações ocultas, gargalos e ciclos de retrabalho no SAP ECC. Ele identifica os desvios exatos dos processos padrão e seu impacto na eficiência, na Conformidade e nos custos. Isso permite priorizar os esforços de otimização com base em dados.

Você precisa principalmente de Event Logs que detalhem a criação das faturas, as etapas de aprovação, os lançamentos de pagamento e quaisquer alterações associadas. As principais tabelas do SAP ECC geralmente incluem BKPF, BSEG, VBRK, RBKP e RSEG, além dos logs de atividade dos usuários relacionados a essas transações. Um identificador de caso claro, como o número da fatura, e registros precisos de data e hora para cada evento são essenciais.

O Process Mining visualiza todos os caminhos e tempos de aprovação, apontando exatamente onde e por que as faturas ficam paradas e quais aprovadores ou departamentos específicos causam os atrasos. Ao identificar esses gargalos críticos e suas causas raiz, ele permite intervenções direcionadas para simplificar os Workflows. Isso contribui diretamente para reduzir os tempos de aprovação e a quantidade de faturas vencidas.

A extração inicial dos dados e a criação do modelo geralmente podem ser concluídas em 4 a 6 semanas, dependendo da disponibilidade dos dados e da complexidade do sistema. Insights acionáveis normalmente surgem logo depois, permitindo melhorias imediatas em pequena escala. A otimização completa do processo e o impacto mensurável costumam levar alguns meses, enquanto as mudanças são implementadas, monitoradas e aprimoradas.

Não. O Process Mining se diferencia fundamentalmente dos relatórios tradicionais por reconstruir o processo real de ponta a ponta a partir dos dados de eventos. Enquanto os relatórios mostram "o que aconteceu", o Process Mining revela "como" e "por que" aconteceu, descobrindo variações ocultas e problemas de Conformidade. Isso proporciona uma compreensão profunda e orientada por dados para ações prescritivas, não apenas resumos descritivos.

Sim. Ao analisar todo o ciclo de vida da fatura, incluindo recebimento, aprovação e prazo de pagamento em relação às condições do fornecedor, o Process Mining destaca oportunidades perdidas de desconto por pagamento antecipado. Ele identifica etapas específicas do processo ou atrasos que impedem pagamentos no prazo, permitindo otimizar os Workflows para maximizar a economia. Isso aumenta a taxa de captura dos descontos disponíveis.

O principal requisito técnico é conseguir extrair dados de Event Logs das tabelas relevantes do SAP ECC. Isso geralmente pode ser feito com ferramentas padrão do SAP, programas ABAP personalizados ou conectores diretos de banco de dados. Em seguida, o software de Process Mining ingere e analisa esses dados extraídos, normalmente sem exigir integração em tempo real com o SAP ECC na fase analítica inicial.

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