> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování faktur dodavatelů > Microsoft Dynamics 365

Zlepšete zpracování dodavatelských faktur

Praktický průvodce v 6 krocích pro Dynamics 365.

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete zpracování dodavatelských faktur

Zpracování faktur dodavatelů

Microsoft Dynamics 365

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(11)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Optimalizujte zpracování faktur dodavatelů v Dynamics 365

Automatizace zpracování dodavatelských faktur může zvýšit efektivitu, pokrok ale často brzdí skrytá úzká místa. Naše platforma vám ukáže, kde přesně vznikají prodlevy, od přijetí faktury až po její zaplacení. Když tyto neefektivity odhalíte, můžete cíleně upravit proces, zjednodušit provoz a zlepšit cash flow.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat zpracování přijatých faktur?

Zpracování přijatých faktur je důležitou, ale často složitou a na zdroje náročnou činností každé organizace. To platí zejména pro firmy, které v systémech ERP, jako je Microsoft Dynamics 365, zpracovávají velké množství transakcí. Neefektivní procesy závazků mohou vést k finančním ztrátám, například kvůli nevyužitým slevám za včasnou platbu, sankcím za pozdní úhradu nebo vyšším provozním nákladům na ruční zásahy a opravy chyb. Pomalé nebo chybové zpracování faktur navíc zatěžuje vztahy s dodavateli, poškozuje pověst firmy a může přinášet rizika v oblasti shody. Pro zdravé finance a efektivní provoz je důležité znát skutečnou dobu zpracování od začátku do konce a vědět, kde vznikají prodlevy. Bez přehledu o celém životním cyklu faktury, od přijetí po úhradu v Dynamics 365, se obtížně hledají příčiny neefektivity a zlepšuje zpracování přijatých faktur.

Jak process mining pomáhá s procesem závazků

Process mining pomáhá odhalit, jak ve skutečnosti probíhá zpracování přijatých faktur. Z modulu Microsoft Dynamics 365 Finance GL získává záznamy událostí, například z entit GeneralJournal, LedgerEntry a FinancialDimension, a rekonstruuje skutečnou cestu každé faktury. Místo předpokladů nebo ručního pozorování zobrazí všechny varianty procesu, odchylky od obvyklého postupu i místa, kde vzniká neefektivita. Můžete najít úzká místa, například schvalovací kroky, které opakovaně způsobují prodlevy, nebo činnosti vyžadující mnoho ručních oprav. Může se například ukázat, že faktury s určitým typem objednávky (PO) často uvíznou, případně že někteří schvalovatelé schvalují výrazně déle. Analýza vám poskytne objektivní přehled o tom, co se skutečně děje, a pomůže určit, jak zpracování přijatých faktur zlepšit. U konkrétních faktur můžete zjistit, proč se některé zpracují během několika minut, zatímco jiné čekají týdny, a získat podklady pro řešení těchto rozdílů.

Kde zlepšit zpracování závazků v Dynamics 365

Poznatky z process mining vám pomohou zaměřit se na konkrétní oblasti zlepšování v prostředí Microsoft Dynamics 365. Patří mezi ně:

Zkrácení doby zpracování faktury: Najděte fáze s nejdelší dobou čekání, ať už jde o počáteční zadání údajů, jejich ověření nebo konkrétní schvalovací kroky. Když zjistíte, kde se faktury zdržují, můžete přijmout opatření ke zkrácení doby zpracování závazků.
Zlepšení shody a kontrol: Sledujte dodržování platebních podmínek, interních schvalovacích pravidel a regulatorních požadavků. Odhalte platby bez řádného schválení i opakované porušování platebních podmínek, které může vést ke zbytečným sankcím nebo nevyužitým slevám.
Automatizace ručních úkonů: Najděte opakované ruční činnosti vhodné k automatizaci v Dynamics 365, například párování faktur s objednávkami a příjemkami nebo směrování ke schválení podle stanovených pravidel.
Lepší rozdělení zdrojů: Zjistěte, kde jsou zdroje přetížené nebo nevyužité. Pokud se určitý tým nebo pracovník opakovaně stává úzkým místem, může být potřeba školení, přerozdělení práce nebo zjednodušení procesu.
Zlepšení vztahů s dodavateli: Včasné a správné platby přímo ovlivňují spokojenost dodavatelů. Efektivnější proces závazků pomáhá platit včas a budovat spolehlivější obchodní vztahy.

Očekávané výsledky a měřitelné přínosy

Když při zpracování přijatých faktur v Microsoft Dynamics 365 využijete opatření ke zlepšení procesů, která odhalí process mining, můžete očekávat konkrétní a měřitelné přínosy:

Nižší náklady: Omezíte sankce za pozdní platby, využijete více slev za včasnou úhradu a snížíte náklady na ruční zpracování, opravy chyb a řešení sporů.
Rychlejší zpracování faktur: Výrazně zkrátíte dobu od přijetí faktury po její úhradu, což usnadní plánování peněžních toků a zvýší pružnost provozu.
Lepší shoda a nižší riziko: Zajistíte důsledné dodržování platebních pravidel, interních kontrol a regulatorních požadavků a omezíte finanční i reputační rizika.
Efektivnější provoz: Zjednodušíte workflow, omezíte opakovanou práci a uvolníte týmu závazků ruce pro důležitější činnosti místo řešení každodenních problémů s transakcemi.
Lepší vztahy s dodavateli: Pravidelné a včasné platby posilují důvěru a obchodní partnerství a mohou vám také zlepšit vyjednávací pozici.

Výsledkem je stabilnější, efektivnější a lépe řízený finanční provoz, který přímo ovlivňuje hospodářské výsledky i možnosti firmy.

Jak začít s process mining v oblasti závazků

Ke zlepšení zpracování přijatých faktur nepotřebujete předchozí zkušenosti s process mining. Toto řešení vám pomůže využít data z Microsoft Dynamics 365, odhalit neefektivitu a zavést smysluplné změny. Díky strukturovanému postupu můžete rychle přejít od získání dat ke konkrétním poznatkům a zefektivnit provoz závazků. Objevte, co vám data z Dynamics 365 mohou ukázat, a začněte zlepšovat procesy.

Zpracování faktur dodavatelů ověření faktury Tým závazků třístranné párování objednávky optimalizace plateb správa dodavatelů finanční provoz řízení shody platební cyklus Automatizace závazků Správa faktur Od nákupu k platbě

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Faktury často čekají ve schvalovacích frontách, což vede k nedodržení termínů plateb a sankcím za pozdní úhradu. Zhoršují se tím vztahy s dodavateli a zbytečně se váže provozní kapitál. Prodlevy v důležitých schvalovacích krocích se často promítají do celého životního cyklu zpracování přijatých faktur.
ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 ukáže, kde se faktury zdržují, kdo nebo které kroky tvoří úzká místa a proč prodlevy vznikají. Zobrazí schvalovací cesty a jejich délku, takže snadno určíte konkrétní schvalovatele nebo kroky, které prodlužují dobu zpracování, a zaměříte se na jejich zlepšení.

Doba od přijetí faktury po její úhradu se výrazně liší. To ztěžuje předvídání peněžních toků a může vést k nespokojenosti dodavatelů, nevyužitým slevám za včasnou platbu a rozdílným postupům v týmu závazků.
ProcessMind zobrazí celý průběh zpracování přijatých faktur v Microsoft Dynamics 365, vypočítá průměrnou dobu zpracování, odhalí odchylky a pomůže najít příčiny rozdílů. Analýzu můžete rozdělit podle dodavatele, typu faktury nebo schvalovatele a získat konkrétní podklady pro stabilnější a efektivnější zpracování.

Párování objednávek, příjemek a faktur vyžaduje značné množství ruční práce. Tím se týmu závazků zabírá čas, roste riziko chyb a zpomaluje se celé zpracování přijatých faktur. Pokud nelze automaticky párovat tři typy dokladů u většiny faktur, zvyšují se provozní náklady.
ProcessMind analyzuje četnost a délku ručního párování i nesrovnalosti v Microsoft Dynamics 365. Ukáže, kde může automatizace nebo sjednocení postupů snížit pracnost. Odhalí také časté problémy při párování, abyste mohli upravit nákupní procesy nebo příjem zboží.

Chyby při zadávání nebo ověřování údajů na fakturách vedou k výjimkám, opakované práci a delšímu zpracování. Nesprávné údaje mohou způsobit chybné platby, problémy při finančním odsouhlasení a rizika v oblasti shody. V konečném důsledku oslabují důvěru dodavatelů i interních týmů.
ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 odhalí, kde při zpracování přijatých faktur nejčastěji vznikají chyby a jak se řeší, například opakovaným zadáváním nebo kontrolou údajů. Díky tomu můžete cíleně školit zaměstnance, zlepšit sběr dat nebo upravit nastavení systému a omezit chyby přímo u zdroje.

Kvůli prodlevám při zpracování faktur firmy často přicházejí o slevy za včasnou platbu, které nabízejí dodavatelé. To snižuje ziskovost a zvyšuje celkové náklady na zboží či služby.
ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 sleduje události „Invoice Due Date“ a „Payment Executed“ a ukáže, které faktury nesplňují podmínky pro včasnou platbu. Odhalí konkrétní fáze, kde vznikají prodlevy, takže tým závazků může upřednostnit vybrané faktury nebo zjednodušit činnosti, které tvoří úzká místa, a lépe využívat dostupné slevy.

Faktury se ne vždy hradí podle dohodnutých platebních podmínek dodavatelů. Výsledkem jsou sankce za pozdní platby a napjaté vztahy s dodavateli. Může to ovlivnit také úvěrové hodnocení a budoucí vyjednávací pozici firmy nebo přinést právní a finanční rizika.
ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 sleduje dodržování „Payment Terms“ porovnáním údajů „Invoice Due Date“ a „Payment Executed“. Označí platby, které podmínky nesplňují, a pomůže najít příčiny, například prodlevy při schvalování nebo úzká místa ve zpracování. Díky tomu můžete lépe dodržovat platební podmínky při zpracování přijatých faktur.

Velké množství faktur vyžaduje opakované zpracování kvůli nesrovnalostem mezi objednávkami, příjemkami nebo původními údaji na faktuře. Tato práce spotřebovává zdroje, prodlužuje celý proces zpracování přijatých faktur a snižuje spokojenost zaměstnanců.
ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 zmapuje kroky „Discrepancy Resolved“, změří opakované průchody procesem a určí hlavní zdroje nesrovnalostí, kterým lze předcházet. Když zjistíte, kde a proč se práce opakuje, můžete upravit navazující procesy.

Tým závazků nedokáže vždy poskytnout aktuální informace o stavu konkrétní faktury. Dodavatelé a interní kolegové se proto musí opakovaně dotazovat. Nedostatek přehledu ztěžuje vyřizování dotazů i včasné řešení možných problémů s platbami.
ProcessMind zobrazí celý průběh každé faktury v Microsoft Dynamics 365 a poskytne okamžitý přehled o jejím aktuálním stavu i prodlevách při zpracování. Zaměstnanci týmu závazků tak mohou rychle odpovídat na dotazy a aktivně řešit výjimky.

Faktury se hradí bez ohledu na možnosti lepšího řízení peněžních toků, například na využití platebních podmínek nebo sloučení plateb. Provozní kapitál se tak nemusí využívat optimálně a firma přichází o příležitosti lépe řídit likviditu.
ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 analyzuje plánování plateb ve vztahu k údajům „Invoice Due Date“ a „Payment Terms“. Ukáže, kde lze platby strategicky načasovat a zlepšit peněžní toky při zpracování přijatých faktur. Odhalí také platby, které lze odložit bez sankcí, a tím déle ponechat hotovost k dispozici.

Náklady na zpracování každé faktury zvyšují neefektivní kroky, ruční zásahy a opakovaná práce. To snižuje ziskovost a efektivitu finančního provozu a ztěžuje růst bez neúměrného navyšování nákladů.
ProcessMind rozebere workflow zpracování přijatých faktur v Microsoft Dynamics 365 a odhalí nákladné odchylky, nadbytečné činnosti a dlouhé doby zpracování, které zvyšují náklady na jednu fakturu. Na základě analýzy můžete určit, kde snížit náklady a zavést automatizaci.

Důležitá schválení nebo rozhodnutí probíhají mimo Microsoft Dynamics 365. V oficiálním průběhu procesu tak vznikají slepá místa a audity jsou složitější. Neúplná digitální stopa přináší rizika v oblasti shody a brání důkladné analýze procesu.
ProcessMind odhalí chybějící záznamy a neobvykle dlouhé prodlevy mezi zaznamenanými činnostmi při zpracování přijatých faktur. Mohou ukazovat na kroky mimo systém, které je potřeba digitalizovat nebo propojit s Microsoft Dynamics 365. Pomůže vám tyto skryté kroky najít a zajistit jejich kontrolu i přehlednost.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je zkrátit dobu od chvíle, kdy je faktura připravena ke schválení, až po její konečné schválení. Prodlevy při schvalování mohou vést k pozdním platbám, horším vztahům s dodavateli a nevyužitým slevám za včasnou platbu. Zlepšení schvalování přijatých faktur zvyšuje efektivitu a podporuje zdravé finance. ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 přesně určí úzká místa a schvalovatele, kteří způsobují prodlevy, a zmapuje skutečné schvalovací cesty. Ukáže odchylky od standardních workflow a změří dobu strávenou v jednotlivých fázích schvalování. Díky tomu můžete cíleně zasáhnout a zkrátit dobu zpracování o 30–50 %.

Cílem je zvýšit podíl faktur uhrazených včas, aby na ně bylo možné uplatnit slevu za včasnou platbu. Nevyužité slevy přímo snižují hospodářský výsledek a zvyšují skutečné náklady na zboží a služby. ProcessMind analyzuje celý průběh zpracování přijatých faktur v Microsoft Dynamics 365 a ukáže, kde prodlevy brání včasné úhradě. Najde faktury, na které se sleva vztahuje, ale jejichž zpracování není dostatečně efektivní. Pomůže vám tak získat zpět 5–10 % nevyužitých slev.

Cílem je omezit ruční práci při párování faktur s objednávkami a příjemkami. Časté ruční zásahy zpomalují zpracování, zvyšují chybovost i provozní náklady v oblasti závazků. ProcessMind zmapuje všechny činnosti spojené s párováním v Microsoft Dynamics 365 a ukáže výjimky i případy ručních zásahů. Odhalí možnosti, jak zvýšit míru automatického párování dvou nebo tří dokladů a případně snížit ruční práci při párování o 20–40 %.

Cílem je omezit rozdíly v době od přijetí faktury po její úhradu. Předvídatelná doba zpracování usnadňuje plánování peněžních toků a posiluje důvěru dodavatelů v proces zpracování přijatých faktur. ProcessMind zobrazí všechny varianty procesu v Microsoft Dynamics 365 a změří dobu zpracování u každé z nich. Odhalí příčiny prodlev a rozdílů, abyste mohli proces upravit a nastavit jasné dohody o úrovni služeb. Rozdíly v době zpracování tak lze snížit až o 25 %.

Cílem je hradit všechny faktury podle dohodnutých platebních podmínek dodavatelů, vyhnout se sankcím za pozdní platby a udržovat dobré vztahy s dodavateli. Nedodržování podmínek zvyšuje náklady a poškozuje pověst týmu závazků. ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 porovnává provedené platby se stanovenými platebními podmínkami a termíny splatnosti faktur. Označí platby, které podmínky nesplňují, a odhalí příčiny neefektivity. Pomůže tak snížit počet pozdních plateb o 15–30 % a předejít souvisejícím poplatkům.

Cílem je omezit nebo zcela odstranit chyby vznikající při ručním zadávání či načítání údajů z faktur. Nepřesné údaje vedou k opakované práci, prodlevám při platbách, problémům při odsouhlasení a vyšším provozním nákladům na zpracování přijatých faktur. ProcessMind na základě záznamů událostí v Microsoft Dynamics 365 určí, kde chyby vznikají. Ukáže konkrétní činnosti nebo skupiny uživatelů, u kterých se chyby objevují častěji. Můžete pak cíleně školit zaměstnance nebo zavést automatizaci a snížit počet chyb při zadávání údajů o 50 % či více.

Cílem je snížit celkové náklady na zpracování jedné faktury od jejího přijetí až po úhradu. Vysoké provozní náklady snižují ziskovost a ukazují na neefektivitu v oddělení závazků. ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 podrobně zobrazí spotřebu zdrojů a dobu jednotlivých činností v celém procesu zpracování přijatých faktur. Pomůže najít zbytečné kroky, opakovanou práci a ruční zásahy, které náklady zvyšují. Náklady na zpracování jedné faktury tak lze snížit o 10–20 %.

Cílem je zpřesnit předpovědi peněžních toků díky předvídatelnějším platbám faktur. Kolísavé platební cykly komplikují finanční plánování a řízení provozního kapitálu. ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 analyzuje historickou dobu zpracování faktur a vzorce plateb, aby přesněji odhadl budoucí termíny úhrad. Omezení rozdílů v době zpracování pomáhá týmům treasury spolehlivěji předvídat odchozí platby a zlepšit řízení peněžních toků o 15–25 %.

Cílem je snížit počet případů, kdy je nutné zpracování faktury zahájit znovu nebo opravit kvůli nesouladu či jiné chybě. Opakovaná práce spotřebovává zdroje, prodlužuje zpracování a komplikuje práci týmu závazků i dodavatelům. ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 určí nejčastější typy a zdroje nesrovnalostí, například rozdíly mezi objednávkou a příjemkou nebo nesoulad v množství. Zobrazí konkrétní cesty a činnosti při řešení nesrovnalostí, abyste mohli upravit proces a snížit opakovanou práci o 20–35 %.

Cílem je poskytnout všem zúčastněným jasné a aktuální informace o stavu každé faktury v kterékoli fázi procesu závazků. Nedostatečný přehled vede k většímu počtu dotazů, nejistotě a potížím při řízení očekávání dodavatelů. ProcessMind rekonstruuje skutečný průběh každé faktury v Microsoft Dynamics 365 a zobrazí její aktuální stav i dosavadní cestu. Tento přehled může zkrátit dobu vyřizování dotazů o 10–20 % a usnadňuje aktivní řízení životního cyklu faktury.

Cílem je zaznamenávat všechna schválení faktur v systému a odstranit skryté procesy i schvalování mimo Microsoft Dynamics 365. Nezaznamenaná schválení přinášejí rizika v oblasti shody, prodlužují zpracování a zanechávají neúplnou auditní stopu. ProcessMind odhalí a zobrazí všechny skutečné schvalovací cesty, včetně těch, které se odchylují od standardu nebo probíhají mimo systém. Ukáže nezaznamenané činnosti a poskytne podklady pro zavedení schvalování v systému. Pomůže tak odhalit 90 % schvalovacích cest mimo systém a zlepšit shodu.

Šest kroků ke zlepšení zpracování přijatých faktur

Stáhněte si šablonu

Exportujte data

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte připravenou šablonu Excel pro zpracování přijatých faktur, která odpovídá formátu exportů dat z Microsoft Dynamics 365.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Standardní šablona zajistí správné formátování dat pro analýzu, omezí chyby a urychlí počáteční nastavení.

Očekávaný výsledek

Šablona Excel připravená k vyplnění pro proces závazků v Microsoft Dynamics 365.

CO ZÍSKÁTE

Získejte přehled o zpracování faktur v Dynamics 365

ProcessMind vám poskytne přehlednou vizuální mapu celého procesu zpracování dodavatelských faktur včetně jednotlivých kroků a návazností. V prostředí Dynamics 365 odhalíte skrytou neefektivitu, nedostatky v dodržování pravidel i příležitosti k automatizaci.

Vizualizujte workflow dodavatelských faktur od začátku do konce
Odhalte úzká místa a opakované průchody procesem
Sledujte dobu zpracování faktur a opožděné platby
Porovnejte varianty procesu a najděte osvědčené postupy

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Konkrétní přínosy při zpracování závazků

Tyto výsledky ukazují měřitelná zlepšení, kterých dosahují organizace využívající process mining ke zlepšení zpracování faktur v rámci závazků v systémech, jako je Microsoft Dynamics 365. Odhalením úzkých míst a neefektivit mohou firmy zlepšit provoz a snížit náklady.

0 % faster

Rychlejší schvalování faktur

Omezte úzká místa při schvalování

Najděte a odstraňte zpoždění ve workflow schvalování faktur. Faktury tak budou schválené a připravené k úhradě rychleji. Zlepšíte tím vztahy s dodavateli a předejdete sankcím za pozdní platby.

0 % increase

Více využitých slev

Využijte úspory za včasnou platbu

Zjistěte, které faktury lze zpracovat rychleji. Vaše organizace tak může využít větší část dostupných slev za včasnou platbu a snížit náklady.

0 % increase

Více faktur spárovaných napoprvé

Automatizujte zpracování faktur

Zvyšte přesnost automatického párování tím, že odhalíte příčiny nesrovnalostí. Více faktur pak lze zpracovat bez ručního zásahu nebo opakování práce. Tím se zvýší efektivita a sníží provozní náklady.

0 % increase

Lepší dodržování platebních podmínek

Dodržujte platební podmínky

Zajistěte, aby větší část faktur byla uhrazena v den splatnosti nebo před ním, v souladu s platebními podmínkami. Omezíte tak sankce za pozdní platby, posílíte důvěru dodavatelů a snížíte finanční riziko.

0 % faster

Kratší celková doba zpracování

Od přijetí faktury po úhradu

Zjednodušte celý proces od přijetí faktury po její úhradu tím, že odhalíte a odstraníte úzká místa napříč procesem. Zkrátíte dobu od přijetí faktury po konečnou úhradu, zlepšíte cash flow a zrychlíte provoz.

Výsledky se liší podle složitosti procesu, kvality dat a specifik organizace. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zjištěná při podobných nasazeních process mining pro zpracování závazků.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je doplňujte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor každého dokladu faktury dodavatele.

Proč je to důležité

Tento identifikátor je nezbytný pro sledování celého životního cyklu faktury a tvoří základ veškeré analýzy process mining v oblasti závazků.

Uživatel, který provedl danou činnost.

Proč je to důležité

Přiřazuje práci konkrétním osobám a umožňuje analyzovat pracovní zátěž a výkon i určit potřeby školení.

Název dodavatele, který fakturu odeslal.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle dodavatelů a odhalit problémy typické pro konkrétního dodavatele, například časté nesrovnalosti nebo zpožděné platby.

Celková peněžní hodnota faktury.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext a umožňuje analyzovat chování procesu podle peněžní hodnoty, například zjistit, zda se faktury s vysokou hodnotou zpracovávají jinak.

Datum, do kterého je třeba fakturu uhradit podle vypočtených platebních podmínek.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro měření včasnosti plateb, správu vztahů s dodavateli a předcházení poplatkům za pozdní úhradu.

Dohodnuté podmínky úhrady faktury s dodavatelem.

Proč je to důležité

Určují termíny úhrady a možnosti slev, a přímo tak ovlivňují správu cash flow a úspory nákladů.

Jedinečný identifikátor objednávky, ke které se faktura vztahuje.

Proč je to důležité

Rozlišuje faktury s objednávkou a bez ní, které procházejí odlišnými procesy, a umožňuje analyzovat efektivitu párování.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Označuje první vytvoření záznamu faktury v systému, ať už ručním zadáním, skenováním pomocí OCR, nebo elektronickou výměnou dat (EDI). Tím začíná životní cyklus zpracování faktury.

Proč je to důležité

Tato činnost je hlavní počáteční událostí procesu. Doba od tohoto okamžiku do úhrady představuje celkovou dobu zpracování faktury a slouží jako ukazatel výkonnosti.

Faktura je formálně odeslána do workflow ke kontrole a schválení oprávněnými pracovníky. Tím začíná schvalovací cyklus.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, od kterého se měří doba schvalování faktury. Pomáhá oddělit čas potřebný k zadání údajů a párování od prodlev při schvalování.

Označuje konečné schválení ve workflow, které opravňuje k zaúčtování faktury a její úhradě. Jde o důležitý milník před zahájením platební fáze.

Proč je to důležité

Tím končí schvalovací cyklus. Doba mezi událostmi „Submitted for Approval“ a touto činností je důležitým KPI pro odhalování úzkých míst při schvalování a dlouho probíhajících workflow.

Schválená faktura se oficiálně zaúčtuje do hlavní knihy a vznikne finanční závazek. Jde o důležitou účetní transakci, kterou často nelze vrátit zpět.

Proč je to důležité

Zaúčtování je důležitý milník, po kterém lze fakturu uhradit. Potvrzuje dokončení všech kontrol a schválení i zaúčtování závazku.

Platba se oficiálně provede zaúčtováním platebního deníku. Tato transakce vyrovná závazek vzniklý zaúčtováním faktury.

Proč je to důležité

Jde o hlavní koncovou událost procesu. Slouží k výpočtu dodržování platebních podmínek, odhalování opožděných plateb a měření celkové doby procesu od začátku do konce.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak může process mining zlepšit zpracování přijatých faktur v Microsoft Dynamics 365?

Process mining analyzuje záznamy událostí z Dynamics 365 a rekonstruuje skutečný průběh zpracování faktur. Odhalí úzká místa, odchylky od standardního procesu i činnosti s vysokým podílem ruční práce. Tyto poznatky pomáhají zjednodušit workflow, zkrátit dobu schvalování a zlepšit shodu.

Jaká data z Microsoft Dynamics 365 jsou potřeba pro process mining v oblasti závazků?

Obvykle potřebujete záznamy událostí, které obsahují ID případu, například číslo faktury, činnost, například „Faktura přijata“ nebo „Zahájeno schvalování“, a časové razítko každé události. Analýzu zpřesní další atributy, například „Schvalovatel“, „Částka faktury“ nebo „Dodavatel“. Z těchto údajů lze rekonstruovat celý průběh zpracování faktury.

Jaké výsledky můžeme očekávat po využití process mining v oblasti závazků?

Můžete dosáhnout měřitelných zlepšení, například zkrátit dobu schvalování faktur a využít více slev za včasnou platbu. Process mining odhalí příležitosti k automatizaci párování, omezení opakované práce a důslednějšímu dodržování platebních podmínek. Získáte také lepší přehled o aktuálním stavu provozu závazků.

Jak dlouho obvykle trvá nastavení process mining a získání prvních poznatků o závazcích?

Počáteční export dat a nastavení modelu obvykle trvají několik týdnů. Záleží na dostupnosti a složitosti dat. Jakmile je model připravený, první poznatky o úzkých místech a odchylkách lze získat rychle, často během několika dnů. Průběžné sledování pak odhaluje další příležitosti ke zlepšení.

Potřebujeme k exportu dat z Microsoft Dynamics 365 pro process mining odborné technické znalosti?

Základní znalost SQL nebo tvorby reportů v Dynamics 365 je užitečná, ale řada nástrojů pro process mining nabízí konektory nebo šablony pro běžné systémy ERP. Budete potřebovat přístup k databázi nebo příslušným datovým entitám. Spolupráce s IT týmem může zajistit rychlý a přesný export dat.

Dokáže process mining odhalit schvalování mimo systém nebo ruční obcházení postupů v procesu závazků?

Porovnáním zjištěné mapy procesu s očekávaným standardním procesem může process mining odhalit odchylky, které ukazují na ruční obcházení postupů nebo schvalování mimo Dynamics 365. Díky tomu lze odhalit skryté postupy a zlepšit integritu dat. Tyto neevidované činnosti často způsobují zpoždění a rizika v oblasti shody.

Bude process mining fungovat v našem stávajícím prostředí Microsoft Dynamics 365?

Process mining se obvykle přímo neintegruje s Dynamics 365 v reálném čase ani nezpracovává transakce. Načítá historická data o událostech získaná z Dynamics 365. Zjištění z process mining pak slouží jako podklad pro úpravy nastavení nebo procesů ve vašem stávajícím prostředí Dynamics 365.

S jakými problémy se lze setkat při zavádění process mining pro závazky?

Mezi běžné problémy patří zajištění kvality dat, správné přiřazení různých systémových činností ke krokům procesu a práce s rozsáhlými datovými soubory. Pro úspěšné nasazení je důležité jasně vymezit rozsah a zapojit odborníky na danou oblast. Když tyto otázky vyřešíte předem, projekt může postupovat plynuleji.

Zabraňte duplicitním platbám. Zlepšete zpracování přijatých faktur.

Odhalte neefektivní postupy, omezte poplatky za pozdní platby a snižte náklady na zpracování až o 60 %.

Spusťte bezplatnou zkušební verzi

Zkušební verze na 14 dní zdarma, bez nutnosti zadávat platební kartu.