> Folyamatos folyamatfejlesztés > Szállítói számlafeldolgozás > Microsoft Dynamics 365

Fejlessze szállítói számlafeldolgozását

Növelje a hatékonyságot a Dynamics 365-höz készült, 6 lépéses útmutatónkkal.

Adatsablon letöltése

Szállítói számlafeldolgozás

Microsoft Dynamics 365

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(11)Célok(11)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(4)

Optimalizálja a szállítói számlafeldolgozást a Dynamics 365-ben

A szállítói számlák feldolgozásának automatizálása jelentősen növelheti a hatékonyságot, de a rejtett szűk keresztmetszetek gyakran hátráltatják a fejlődést. Platformunk megmutatja, hol keletkeznek késések a számla beérkezésétől a végső kifizetésig. A problémák feltárása után célzott fejlesztéseket vezethet be, egyszerűsítheti a működést és javíthatja a pénzforgalmat.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a szállítói számlák feldolgozását?

A szállítói számlák feldolgozása minden szervezetnél fontos, ugyanakkor gyakran összetett és erőforrás-igényes feladat, különösen akkor, ha nagy mennyiségű tranzakciót kell kezelni olyan összetett ERP-rendszerekben, mint a Microsoft Dynamics 365. A nem hatékony AP-folyamatok jelentős pénzügyi veszteséget okozhatnak: elmaradhatnak a korai fizetési kedvezmények, késedelmi díjak merülhetnek fel, a manuális beavatkozások és a hibajavítás pedig növelik a működési költségeket. A közvetlen pénzügyi hatásokon túl a lassú vagy hibákkal terhelt számlafeldolgozási munkafolyamat ronthatja a beszállítói kapcsolatokat és a vállalat hírnevét, valamint megfelelőségi kockázatokat is teremthet. A pénzügyi stabilitás és a hatékony működés érdekében pontosan ismerni kell a teljes folyamat átfutási idejét, és fel kell tárni a késedelmek okait. Ha a Dynamics 365-ben nem látható a számla teljes útja a beérkezéstől a kifizetésig, nehéz megtalálni a hatékonysági problémák valódi okát, így a szállítói számlák feldolgozásának fejlesztése is nehezebbé válik.

Hogyan segíti a process mining az AP-munkafolyamatot?

A process mining adatokra támaszkodva teszi átláthatóvá a szállítói számlák feldolgozásának munkafolyamatát. A Microsoft Dynamics 365 Finance GL-moduljából, például a GeneralJournal, LedgerEntry és FinancialDimension entitásokból kinyert eseménynaplók alapján rekonstruálja minden egyes számla tényleges útját. Feltételezett folyamatok vagy manuális megfigyelések helyett vizuálisan jeleníti meg az összes létező folyamatváltozatot. Így láthatóvá válnak a szokásos folyamattól való eltérések és a hatékonysági problémák. Feltárhatók a szűk keresztmetszetek, például a rendszeresen késedelmet okozó jóváhagyási lépések vagy a sok manuális utómunkát igénylő tevékenységek. Kiderülhet például, hogy egy bizonyos típusú megrendeléshez kapcsolódó számlák gyakran elakadnak, vagy egyes jóváhagyóknál lényegesen hosszabb a jóváhagyási idő. Az elemzés objektív képet ad arról, mi történik a gyakorlatban, és segít megválaszolni, hogyan fejleszthető a szállítói számlák feldolgozása. Az egyes számlák részleteibe is betekinthet, így megértheti, miért dolgoznak fel egyes számlákat percek alatt, míg mások hetekig várakoznak. Az eredmények alapján célzottan kezelheti az eltéréseket.

Fejlesztési lehetőségek az AP-folyamatban, Dynamics 365-ben

A process mining segítségével végzett folyamatfejlesztés során a Microsoft Dynamics 365 környezetében konkrét területekre összpontosíthat. A gyakori fejlesztési lehetőségek:

A számlák átfutási idejének csökkentése: Keresse meg azokat a szakaszokat, ahol a számlák a legtovább várakoznak, legyen szó az adatok rögzítéséről, az ellenőrzésről vagy egyes jóváhagyási lépésekről. Ha látja, hol akadnak el a számlák, olyan változtatásokat vezethet be, amelyek jelentősen csökkentik a feldolgozási időt.
A megfelelés és az ellenőrzés javítása: Kövesse nyomon a fizetési feltételek, a belső jóváhagyási rend és a jogszabályi előírások betartását. Tárja fel a megfelelő jóváhagyás nélkül kifizetett számlákat és a rendszeresen megszegett fizetési feltételeket, amelyek felesleges díjakhoz vagy elmaradt kedvezményekhez vezethetnek.
Manuális feladatok automatizálása: Keresse meg azokat az ismétlődő manuális tevékenységeket, amelyek automatizálhatók a Dynamics 365-ben, például a számlák, megrendelések és áruátvételek automatikus egyeztetését, illetve a jóváhagyások feltételek szerinti továbbítását.
Az erőforrások jobb elosztása: Tárja fel, hol használják túl vagy nem használják ki megfelelően az erőforrásokat. Ha egy csapat vagy munkatárs rendszeresen szűk keresztmetszetet jelent, képzésre, a munkaterhelés átcsoportosítására vagy a folyamat egyszerűsítésére lehet szükség.
A beszállítói kapcsolatok javítása: A pontos és időben történő fizetés közvetlenül befolyásolja a beszállítók elégedettségét. Az AP-folyamat egyszerűsítésével biztosíthatja, hogy a beszállítók időben megkapják a pénzüket, és megbízhatóbb üzleti kapcsolatokat építhet ki.

Várható eredmények és mérhető előnyök

Ha a process mining által feltárt lehetőségeket felhasználja a Microsoft Dynamics 365 szállítói számlafeldolgozásának fejlesztésére, kézzelfogható és mérhető eredményekre számíthat:

Jelentős költségcsökkenés: Mérsékelheti a késedelmi díjakat, több korai fizetési kedvezményt vehet igénybe, és csökkentheti a manuális feldolgozás, a hibajavítás és a vitás ügyek rendezésének munkaerőköltségét.
Gyorsabb számlafeldolgozás: Jelentősen lerövidítheti a számla beérkezése és kifizetése közötti időt, így kiszámíthatóbbá válik a pénzforgalom, a működés pedig rugalmasabb lesz.
Jobb megfelelés és kisebb kockázat: Biztosíthatja a fizetési szabályok, a belső kontrollok és a jogszabályi előírások következetes betartását, mérsékelve a pénzügyi és hírnévbeli kockázatokat.
Hatékonyabb működés: Egyszerűsítheti a munkafolyamatokat, csökkentheti az utómunkát, és az AP-csapatot a tranzakciós problémák kezelése helyett értékesebb feladatokra összpontosíthatja.
Jobb beszállítói kapcsolatok: A következetes, pontos fizetéssel bizalmat építhet és erősítheti az üzleti kapcsolatokat, ami a tárgyalási pozícióját is javíthatja.

Mindez stabilabb, hatékonyabb és a szabályoknak megfelelő pénzügyi működést eredményez, ami közvetlenül javíthatja a vállalat eredményét és stratégiai mozgásterét.

A process mining bevezetése az AP-folyamatban

A szállítói számlák feldolgozásának fejlesztéséhez nem szükséges előzetes process mining-tapasztalat. A megoldás végigvezeti Önt azon, hogyan használhatja fel a Microsoft Dynamics 365 adatait a hatékonysági problémák feltárására és a változtatások megalapozására. Strukturált megközelítéssel gyorsan eljuthat az adatok kinyerésétől a hasznos megállapításokig, és hatékonyabbá, takarékosabbá, valamint a szabályoknak megfelelővé teheti az AP-működést. Tárja fel, milyen lehetőségeket rejtenek a Dynamics 365 adatai, és kezdje el a folyamatfejlesztést még ma.

Szállítói számlafeldolgozás Számla ellenőrzése Szállítói számlákat kezelő csapat Háromoldalú egyeztetés Megrendelések Kifizetések optimalizálása Szállítókezelés pénzügyi működés megfelelőség kezelése fizetési ciklus AP-automatizálás Számlakezelés Beszerzéstől a fizetésig

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A számlák gyakran elakadnak a jóváhagyási sorokban, emiatt kicsúszhatnak a fizetési határidőből, és késedelmi díjak merülhetnek fel. Ez rontja a beszállítói kapcsolatokat, és feleslegesen köti le a forgótőkét. A kritikus jóváhagyási lépések késedelme az egész szállítói számlafeldolgozási folyamatra kihat.
A ProcessMind megmutatja, hol akadnak el a számlák, kik vagy mely lépések jelentenek szűk keresztmetszetet, és mi okozza a késedelmet a Microsoft Dynamics 365 szállítói számlafeldolgozási folyamatában. A jóváhagyási útvonalak és időtartamok megjelenítésével azonosítja azokat a jóváhagyókat és lépéseket, amelyek meghosszabbítják az átfutási időt. Így célzottan fejlesztheti a folyamatot.

A számlák beérkezéstől a kifizetésig tartó feldolgozási ideje jelentősen eltérhet, ami megnehezíti a tervezést és a pénzforgalom előrejelzését. A kiszámíthatatlan átfutás elégedetlen beszállítókhoz, elmaradt korai fizetési kedvezményekhez és az AP-csapat működésének egységesítését akadályozó problémákhoz vezethet.
A ProcessMind megjeleníti a szállítói számlák teljes feldolgozási folyamatát a Microsoft Dynamics 365-ben, feltárja az átlagos átfutási időket és az eltéréseket, valamint megmutatja azok kiváltó okait. A számlák beszállító, típus vagy jóváhagyó szerint is elemezhetők. Az eredmények alapján kiszámíthatóbbá és hatékonyabbá teheti a feldolgozást.

A megrendelések, az áruátvételek és a számlák egyeztetése jelentős manuális beavatkozást igényel. Ez értékes időt vesz el az AP-csapattól, növeli a hibák kockázatát, és lassítja a teljes szállítói számlafeldolgozást. Ha a számlák nagy részénél nem automatizálható a háromoldalú egyeztetés, az növeli a működési költségeket.
A ProcessMind elemzi a manuális egyeztetések és az eltérések gyakoriságát, valamint időtartamát a Microsoft Dynamics 365-ben. Megmutatja, hol csökkentheti a ráfordítást automatizálással vagy a folyamat egységesítésével. Feltárja a gyakori egyeztetési problémákat, így időben módosíthatja a beszerzési vagy áruátvételi folyamatokat.

A számlaadatok rögzítése vagy ellenőrzése során keletkező hibák kivételekhez, utómunkához és hosszabb feldolgozási időhöz vezetnek. A hibás adatok téves kifizetéseket, pénzügyi egyeztetési problémákat és megfelelőségi kockázatokat okozhatnak, végső soron pedig alááshatják a beszállítók és a belső érintettek bizalmát.
A ProcessMind megmutatja, hol keletkeznek és hol javítják ki a hibákat a Microsoft Dynamics 365 szállítói számlafeldolgozási folyamatában, például az adatok újbóli rögzítésekor vagy ismételt ellenőrzésekor. Az eredmények alapján célzott képzést tarthat, javíthatja az adatrögzítést, vagy módosíthatja a rendszer beállításait, hogy már a forrásnál csökkentse az adathibákat.

A számlafeldolgozás késedelme miatt a szervezetek gyakran nem tudják igénybe venni a beszállítók által kínált korai fizetési kedvezményeket. Ez közvetlenül rontja a jövedelmezőséget, és növeli az áruk és szolgáltatások teljes költségét, vagyis jelentős pénzügyi lehetőség marad kihasználatlanul.
A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365 „Invoice Due Date” és „Payment Executed” eseményeinek követésével megmutatja, mely számlák esetében marad el a korai fizetés. Feltárja a késedelmet okozó konkrét folyamatlépéseket, így az AP-csapat előnyben részesítheti az érintett számlákat, vagy egyszerűsítheti a szűk keresztmetszetet jelentő tevékenységeket, hogy több kedvezményt vehessen igénybe.

A számlák kifizetése nem mindig történik meg a beszállítókkal egyeztetett fizetési feltételek szerint. Ennek késedelmi díj és feszült beszállítói kapcsolat lehet a következménye. A vállalat hitelképessége és jövőbeli tárgyalási pozíciója is romolhat, emellett jogi vagy pénzügyi kockázatok merülhetnek fel.
A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365-ben a „Payment Terms” betartását úgy ellenőrzi, hogy összeveti az „Invoice Due Date” és a „Payment Executed” dátumát. Jelzi a feltételeknek nem megfelelő kifizetéseket és azok kiváltó okait, például a jóváhagyás késedelmét vagy a feldolgozás szűk keresztmetszeteit. Így javítható a megfelelés a szállítói számlák feldolgozása során.

Sok számlánál jelentős utómunkára van szükség, mert eltérés van a megrendelés, az áruátvétel vagy a számla eredeti adatai között. Ez túlzottan igénybe veszi az erőforrásokat, meghosszabbítja a szállítói számlafeldolgozás teljes idejét, és rontja a munkatársak elégedettségét.
A ProcessMind feltérképezi a Microsoft Dynamics 365 „Discrepancy Resolved” tevékenységeinek útvonalait, számszerűsíti az ismétlődő javítási köröket, és megmutatja az eltérések fő forrásait, hogy célzottan megelőzhetők legyenek. Ha látja, hol és miért keletkezik utómunka, a korábbi folyamatlépésekben is bevezethet javító intézkedéseket.

Az AP-csapat nehezen tud valós idejű tájékoztatást adni az egyes számlák állapotáról, ezért a beszállítók és a belső érintettek gyakran kérnek felvilágosítást. Az átláthatóság hiánya megnehezíti a kérdések gyors megválaszolását és a lehetséges fizetési problémák megelőzését.
A ProcessMind végponttól végpontig megjeleníti minden számla útját a Microsoft Dynamics 365-ben, így azonnal látható az aktuális állapot és a szállítói számlafeldolgozás esetleges késedelme. A jobb rálátás segít az AP-munkatársaknak gyorsan válaszolni a kérdésekre és proaktívan kezelni a kivételeket.

A számlák kifizetésének ütemezése nem mindig veszi figyelembe a pénzforgalom optimalizálását, például a fizetési határidők maximális kihasználását vagy a kifizetések összevonását. Emiatt a forgótőke felhasználása nem optimális, és elmaradhatnak a likviditás tudatos kezelésének lehetőségei.
A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365-ben elemzi a kifizetések ütemezését az „Invoice Due Date” és a „Payment Terms” adatokhoz viszonyítva. Feltárja, hogyan ütemezheti stratégiailag a kifizetéseket, és javíthatja a pénzforgalmat a szállítói számlák feldolgozása során. Megmutatja, mely kifizetések halaszthatók a határidőig anélkül, hogy késedelmi díj merülne fel.

Az egyes számlák feldolgozása a nem hatékony lépések, a manuális beavatkozások és az utómunka miatt sokba kerül. Ez rontja a teljes pénzügyi működés jövedelmezőségét és hatékonyságát, és megnehezíti a növekedést az aránytalan költségek elkerülése mellett.
A ProcessMind részletesen feltárja a szállítói számlák feldolgozási munkafolyamatát a Microsoft Dynamics 365-ben. Megmutatja azokat a költséges eltéréseket, felesleges tevékenységeket és hosszú átfutási időket, amelyek növelik az egy számlára jutó költséget. Az elemzés alapján kijelölhetők a költségcsökkentés és az automatizálás lehetőségei.

Fontos jóváhagyások vagy döntések a Microsoft Dynamics 365-ön kívül történnek, ezért nem láthatók a hivatalos folyamatban, és az auditálás is nehezebbé válik. A teljes digitális nyomvonal hiánya megfelelőségi kockázatot jelent, és akadályozza a folyamat teljes körű elemzését.
A ProcessMind feltárja a rögzített tevékenységek közötti hiányokat és szokatlanul hosszú időszakokat a szállítói számlafeldolgozásban. Ezek rendszeren kívüli tevékenységekre utalhatnak, amelyeket digitalizálni vagy a Microsoft Dynamics 365-be integrálni kell. A rejtett folyamatlépések feltárásával segít azokat hivatalos ellenőrzés alá vonni és láthatóvá tenni.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél az, hogy lerövidüljön a számla jóváhagyásra kész állapota és a végleges engedélyezés közötti idő. A jóváhagyási késedelmek késedelmes fizetéshez, romló beszállítói kapcsolatokhoz és elmaradt korai fizetési kedvezményekhez vezethetnek a szállítói számlafeldolgozásban. A cél elérése hatékonyabb működést és jobb pénzügyi eredményeket hoz. A ProcessMind pontosan megmutatja a Microsoft Dynamics 365-ben a szűk keresztmetszeteket és a késedelmet okozó jóváhagyókat, valamint feltérképezi a tényleges jóváhagyási útvonalakat. Jelzi a szokásos munkafolyamattól való eltéréseket, és számszerűsíti az egyes jóváhagyási szakaszok időigényét. Így célzott intézkedésekkel 30-50%-kal csökkentheti az átfutási időt.

A cél, hogy több számlát fizessenek ki a korai fizetési kedvezményre jogosító határidőn belül. A kedvezmények elmaradása közvetlenül rontja az eredményt, és növeli a vállalat számára az áruk és szolgáltatások tényleges költségét. A ProcessMind elemzi a szállítói számlák teljes feldolgozási folyamatát a Microsoft Dynamics 365-ben, és megmutatja, hol keletkeznek olyan késedelmek, amelyek miatt nem lehet időben fizetni a kedvezményért. Feltárja a kedvezményre jogosító, de nem hatékonyan feldolgozott számlákat, így a korábban elmaradt kedvezmények 5-10%-át visszaszerezheti.

A cél a számlák és a megrendelések, illetve áruátvételek egyeztetéséhez szükséges manuális munka csökkentése. A sok manuális beavatkozás lassítja a feldolgozást, növeli a hibák számát és a működési költségeket a szállítói számlák kezelésében. A ProcessMind feltérképezi a Microsoft Dynamics 365-ben végzett egyeztetéseket, és megmutatja a kivételeket, valamint a manuális beavatkozásokat. Feltárja az automatizálás lehetőségeit, például a két- vagy háromoldalú egyeztetés arányának javítását, amivel 20-40%-kal csökkenthető a manuális egyeztetésre fordított munka.

A cél a számlák beérkezéstől a kifizetésig tartó feldolgozási idejének kiszámíthatóbbá tétele. Az egységes átfutási idő kiszámíthatóbb pénzkiáramlást, jobb pénzügyi tervezést és erősebb beszállítói bizalmat eredményez. A ProcessMind megjeleníti a Microsoft Dynamics 365 összes folyamatváltozatát, és számszerűsíti az egyes útvonalak átfutási idejét. Feltárja a késedelmek és eltérések kiváltó okait, így átalakíthatja a folyamatot, és egyértelmű szolgáltatási szintű megállapodásokat alakíthat ki. Az átfutási idők szórása akár 25%-kal is csökkenthető.

A cél, hogy minden számlát a beszállítókkal egyeztetett fizetési feltételek szerint fizessenek ki. Így elkerülhetők a késedelmi díjak, és erősíthetők a beszállítói kapcsolatok. A feltételek megszegése többletköltséget és hírnévromlást okozhat az AP-működésben. A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365-ben összeveti a kifizetéseket a meghatározott fizetési feltételekkel és a számlák esedékességi dátumával. Jelzi a feltételeknek nem megfelelő kifizetéseket, és feltárja a mögöttük álló folyamatproblémákat. Így 15-30%-kal csökkentheti a késedelmes fizetések számát és elkerülheti az ezekhez kapcsolódó díjakat.

A cél a számlaadatok manuális rögzítése vagy beolvasása során keletkező hibák csökkentése vagy teljes megszüntetése. A pontatlan adatok utómunkát, fizetési késedelmet, egyeztetési problémákat és magasabb működési költségeket okoznak a szállítói számlák feldolgozásában. A ProcessMind az eseménynaplók elemzésével megmutatja, hol keletkeznek adathibák a Microsoft Dynamics 365 munkafolyamatában. Azonosítja a hibákra hajlamos tevékenységeket és felhasználói csoportokat, így célzott képzéssel vagy automatizálással legalább 50%-kal csökkentheti az adatrögzítési hibákat.

A cél az egy számla feldolgozásához kapcsolódó teljes költség csökkentése a beérkezéstől a végső kifizetésig. A magas működési költség rontja a jövedelmezőséget, és a szállítói számlákat kezelő részleg hatékonysági problémáira utal. A ProcessMind részletesen megmutatja az erőforrás-felhasználást és a tevékenységek időtartamát a Microsoft Dynamics 365 teljes szállítói számlafeldolgozási folyamatában. Segít feltárni a felesleges lépéseket, az ismétlődő javítási köröket és a költségeket növelő manuális beavatkozásokat. Így 10-20%-kal csökkentheti az egy számlára jutó feldolgozási költséget.

A cél a pénzforgalmi előrejelzések pontosságának javítása a számlakifizetések kiszámíthatóbbá tételével. A változó fizetési ciklusok megnehezítik a pénzügyi tervezést, és a forgótőke kezelésére is hatással lehetnek. A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365-ben elemzi a korábbi számlafeldolgozási időket és fizetési mintákat, hogy pontosabban jelezze előre a jövőbeli kifizetési dátumokat. A feldolgozási idők változékonyságának csökkentésével megbízhatóbb pénzkiáramlási előrejelzést tesz lehetővé a treasury-csapatok számára, és 15-25%-kal javíthatja a pénzforgalom kezelését.

A cél az, hogy kevesebb számlafolyamatot kelljen eltérés vagy hiba miatt újraindítani vagy javítani. A túl sok utómunka értékes erőforrásokat köt le, meghosszabbítja a feldolgozási időt, és az AP-munkatársak, valamint a beszállítók számára is frusztráló. A ProcessMind feltárja az eltérések leggyakoribb típusait és forrásait a Microsoft Dynamics 365-ben, például a megrendelés és az áruátvétel, illetve a mennyiségek közötti eltéréseket. Megmutatja az eltérések rendezéséhez vezető útvonalakat és tevékenységeket, így a folyamat átalakításával 20-35%-kal csökkentheti az utómunkát.

A cél, hogy az érintettek a szállítói számlafeldolgozás bármely pontján naprakész információt kapjanak minden számla állapotáról. A rálátás hiánya több megkereséshez, bizonytalansághoz és a beszállítói elvárások kezelésének nehézségéhez vezet. A ProcessMind rekonstruálja minden számla tényleges útját a Microsoft Dynamics 365-ben, így átfogó képet ad az aktuális állapotról és a korábbi lépésekről. Az átláthatóság 10-20%-kal csökkentheti a megkeresések kezelésére fordított időt, és segíti a számlafolyamat proaktív kezelését.

A cél, hogy minden számlajóváhagyás nyomon követhető rendszerben történjen, és megszűnjenek a Microsoft Dynamics 365-ön kívüli, nem látható jóváhagyások. A nem követett jóváhagyások megfelelőségi kockázatot, feldolgozási késedelmet és hiányos auditnyomvonalat eredményezhetnek. A ProcessMind feltárja és megjeleníti az összes tényleges jóváhagyási útvonalat, beleértve a szokásostól eltérő vagy rendszeren kívüli lépéseket is. Ezek feltárásával bizonyítékot ad a rendszerben történő jóváhagyás előírásához, és a rendszeren kívüli útvonalak 90%-ának felismerésével javítja a megfelelést.

A szállítói számlafeldolgozás fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a szállítói számlafeldolgozáshoz előre kialakított Excel-sablont, amely kompatibilis a Microsoft Dynamics 365-ből exportált adatokkal.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A szabványos sablon biztosítja az adatok megfelelő formátumát az elemzéshez, megelőzi a hibákat, és felgyorsítja a kezdeti beállítást.

Várható eredmény

A Microsoft Dynamics 365 szállítói számlafolyamatához kialakított, kitöltésre kész Excel-sablon.

MIT KAP

Tegye hatékonyabbá a Dynamics 365 AP-folyamatait adatokkal

A ProcessMind áttekinthető, vizuális térképen mutatja meg a teljes szállítói számlafeldolgozási folyamatot, minden lépéssel és kapcsolattal együtt. Felfedheti a rejtett hatékonysági problémákat, a megfelelési hiányosságokat és az automatizálási lehetőségeket a Dynamics 365 környezetében.

A szállítói számlák munkafolyamatának megjelenítése az elejétől a végéig
Azonosítsa a folyamat szűk keresztmetszeteit és az ismételt munkavégzést okozó köröket
Kövesse nyomon a számlák feldolgozási idejét és a késedelmes kifizetéseket
Hasonlítsa össze a folyamatváltozatokat, és azonosítsa a bevált gyakorlatokat

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Kézzelfogható eredmények a szállítói számlák kezelésében

Ezek az eredmények azt mutatják, milyen mérhető javulást érhetnek el a szervezetek, ha process mininggal optimalizálják a szállítói számlák feldolgozását például a Microsoft Dynamics 365 rendszerben. A szűk keresztmetszetek és a hatékonytalanságok feltárásával javítható a működés, és csökkenthetők a költségek.

0 % faster

Gyorsabb számlajóváhagyás

Csökkentse a jóváhagyás szűk keresztmetszeteit

Tárja fel és szüntesse meg a számlajóváhagyás késedelmeit. Így a számlák gyorsabban kapnak jóváhagyást, és hamarabb kerülhetnek kifizetésre. Ez javítja a beszállítói kapcsolatokat, és segít elkerülni a késedelmes fizetés miatti díjakat.

0 % increase

Több korai fizetési kedvezmény

Használja ki a korai fizetésből adódó megtakarításokat

Találja meg, hol dolgozhatók fel gyorsabban a számlák. Így szervezete több korai fizetési kedvezményt vehet igénybe, és jelentős költséget takaríthat meg.

0 % increase

Magasabb első körös egyezési arány

Automatizálja a számlafeldolgozást

Tárja fel az eltérések kiváltó okait, és javítsa az automatikus egyeztetés pontosságát. Így több számla dolgozható fel kézi beavatkozás és utómunka nélkül. Ez növeli a hatékonyságot és csökkenti a működési költségeket.

0 % increase

Jobb megfelelés a fizetési feltételeknek

A fizetési határidők betartása

Érje el, hogy a számlák nagyobb hányadát a fizetési feltételek szerint, határidőre vagy korábban fizessék ki. Ezzel csökkentheti a késedelmi díjakat, erősítheti a beszállítói bizalmat és mérsékelheti a pénzügyi kockázatot.

0 % faster

Rövidebb teljes átfutási idő

A beérkezéstől a kifizetésig

Tegye gördülékenyebbé a számlabeérkezéstől a kifizetésig tartó teljes folyamatot az elejétől a végéig jelentkező szűk keresztmetszetek feltárásával és kezelésével. Így rövidül a számla beérkezése és végső kifizetése közötti idő, javul a pénzforgalom és gyorsul a működés.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a szervezet sajátosságaitól függnek. Az itt szereplő értékek hasonló, szállítói számlákra vonatkozó process mining-bevezetések során jellemzően tapasztalt javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az adatkört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Az egyes szállítói számladokumentumok egyedi azonosítója.

Miért fontos?

Ez az azonosító teszi lehetővé a számla teljes életútjának követését, ezért erre épül a szállítói számlák process mining-elemzése.

A tevékenységet végrehajtó felhasználó.

Miért fontos?

Az egyes feladatokat konkrét munkatársakhoz rendeli, így elemezhető a munkaterhelés és a teljesítmény, valamint feltárhatók a képzési lehetőségek.

A számlát benyújtó beszállító neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat beszállítónkénti elemzését, így feltárhatók például a gyakori eltérések és a késedelmes kifizetések.

A számla teljes pénzösszege.

Miért fontos?

Pénzügyi szempontból is értelmezhetővé teszi a folyamatot. Megvizsgálható például, hogy a nagy összegű számlák feldolgozása eltér-e a többiétől.

A fizetési feltételek alapján meghatározott dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni.

Miért fontos?

Elengedhetetlen a határidőre történő fizetések méréséhez, a beszállítói kapcsolatok kezeléséhez és a késedelmi díjak elkerüléséhez.

A beszállítóval egyeztetett számlafizetési feltételek.

Miért fontos?

Meghatározza a fizetési határidőket és a kedvezményeket, így közvetlenül befolyásolja a pénzforgalom kezelését és a költségmegtakarítást.

A számlához tartozó megrendelés egyedi azonosítója.

Miért fontos?

Elkülöníti a megrendeléshez kötött és a megrendelés nélküli számlákat, amelyek feldolgozása eltérő, és segít az egyeztetés hatékonyságának elemzésében.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A számlarekord első létrehozását jelöli a rendszerben. Ez történhet kézi rögzítéssel, OCR-beolvasással vagy elektronikus adatcserével (EDI). Ezzel indul a számlafeldolgozás.

Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat elsődleges kezdő eseménye. Az ettől a ponttól a kifizetésig eltelt időből számítható a számla teljes átfutási ideje, amely fontos teljesítménymutató.

A számlát hivatalosan beküldik egy workflow-ba, ahol az arra jogosult munkatársak ellenőrzik és jóváhagyják. Ezzel kezdődik a jóváhagyási ciklus.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő, innen indul a számlajóváhagyás átfutási idejének mérése. Segít elkülöníteni az adatrögzítés és az egyeztetés idejét a jóváhagyásra várakozástól.

A workflow végső jóváhagyását jelöli, amely engedélyezi a számla könyvelését és kifizetését. Ez fontos mérföldkő, mielőtt a számla a kifizetési szakaszba lép.

Miért fontos?

Ezzel zárul a jóváhagyási ciklus. A „Submitted for Approval” esemény és e tevékenység közötti idő fontos KPI a jóváhagyás szűk keresztmetszeteinek és a hosszan futó workflow-knak a feltárásához.

A jóváhagyott számlát hivatalosan rögzítik a főkönyvben, ezzel pénzügyi kötelezettség keletkezik. Ez fontos, gyakran visszafordíthatatlan könyvelési tranzakció.

Miért fontos?

A könyvelés fontos mérföldkő, amely után a számla kifizethetővé válik. Igazolja, hogy minden ellenőrzési és jóváhagyási lépés lezárult, és a kötelezettséget elszámolták.

A kifizetés hivatalosan a kifizetési napló könyvelésével történik meg. Ez a tranzakció rendezi a könyvelt számlával keletkezett kötelezettséget.

Miért fontos?

Ez a folyamat egyik elsődleges záró eseménye. A fizetési feltételek betartásának és a késedelmes kifizetéseknek a mérésére, valamint a teljes átfutási idő kiszámítására használható.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan fejleszti a process mining a szállítói számlák feldolgozását a Microsoft Dynamics 365-ben?

A process mining a Dynamics 365 eseménynaplóinak elemzésével rekonstruálja a szállítói számlák tényleges feldolgozási útját. Feltárja a szűk keresztmetszeteket, a szokásos folyamattól való eltéréseket és a sok manuális munkát igénylő területeket. Ezek az információk segítenek egyszerűsíteni a munkafolyamatokat, csökkenteni a jóváhagyási időt és javítani a megfelelést.

Milyen adatokra van szükség a Microsoft Dynamics 365-ből az AP-folyamat process mining elemzéséhez?

Általában olyan eseménynaplóra van szükség, amely minden eseményhez tartalmaz egy ügyazonosítót, például a számlaszámot, egy tevékenységet, például „Számla beérkezett” vagy „Jóváhagyás elindítva”, valamint egy időbélyeget. Az olyan további attribútumok, mint a „Jóváhagyó”, a „Számla összege” vagy a „Beszállító”, részletesebbé teszik az elemzést. Ezekből az adatokból rekonstruálható a számla teljes útja.

Milyen eredményekre számíthatunk, ha process mininget alkalmazunk az AP-folyamatban?

Számszerűsíthető javulásra számíthat, például rövidebb számlajóváhagyási időre és több igénybe vett korai fizetési kedvezményre. A process mining feltárja az egyeztetés automatizálásának, az utómunka megszüntetésének és a fizetési feltételek jobb betartásának lehetőségeit. Emellett valós idejű rálátást ad az AP-működésre.

Mennyi idő alatt állítható be a process mining az AP-folyamathoz, és mikor várhatók az első megállapítások?

Az adatok kezdeti kinyerése és a modell beállítása általában néhány hetet vesz igénybe, az adatok elérhetőségétől és összetettségétől függően. A modell elkészülte után gyorsan, gyakran néhány napon belül feltárhatók a szűk keresztmetszetek és az eltérések. A folyamatos nyomon követés ezután újabb fejlesztési lehetőségeket mutat.

Szükség van speciális műszaki szakértelemre a Microsoft Dynamics 365 adatainak process mining célú kinyeréséhez?

Az alapvető SQL-ismeretek vagy a Dynamics 365 riportkészítési tapasztalat hasznos, de számos process mining eszköz kínál csatlakozókat vagy sablonokat a gyakori ERP-rendszerekhez. Elsősorban az adatbázishoz vagy a releváns adategységekhez való hozzáférésre lesz szüksége. Az informatikai csapattal együttműködve hatékonyan és pontosan nyerheti ki az adatokat.

Felismeri a process mining a rendszeren kívüli jóváhagyásokat vagy a manuális kerülőmegoldásokat az AP-folyamatban?

A process mining a feltárt folyamattérképet az elvárt standard folyamattal összevetve megmutathatja az eltéréseket. Ezek kézi kerülőmegoldásokra vagy a Dynamics 365-ön kívül zajló jóváhagyásokra utalhatnak. Így a rejtett folyamatok is láthatóvá válnak, és javítható az adatok integritása. A nem követett tevékenységek gyakran késedelmet és megfelelési kockázatot okoznak.

Integrálható a process mining a meglévő Microsoft Dynamics 365-környezetünkkel?

A process mining általában nem kapcsolódik közvetlenül a Dynamics 365-höz valós idejű tranzakciós integrációval. Ehelyett a Dynamics 365-ből kinyert korábbi eseményadatokat dolgozza fel. Az elemzés eredményei alapján módosíthatja és optimalizálhatja a meglévő Dynamics 365-beállításokat és folyamatokat.

Milyen nehézségek merülhetnek fel, amikor bevezeti a process miningot a szállítói számlák feldolgozásában?

Gyakori kihívás az adatok minőségének biztosítása, a különböző rendszertevékenységek megfelelő folyamati lépésekhez rendelése és a nagy adathalmazok kezelése. A sikeres bevezetéshez világosan meg kell határozni a hatókört, és be kell vonni az üzleti terület szakértőit. Ha ezekre előre felkészül, gördülékenyebben haladhat a projekt.

Előzze meg a dupla kifizetéseket. Fejlessze a szállítói számlák feldolgozását.

Tárja fel a hatékonysági problémákat, szüntesse meg a késedelmi díjakat, és csökkentse akár 60%-kal a feldolgozási költségeket.

Kezdje el a próbaverziót

14 napos próbaverzió, bankkártya megadása nélkül.