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Mejore el procesamiento de sus facturas de cuentas por pagar

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Mejore el procesamiento de sus facturas de cuentas por pagar
Procesamiento de facturas de cuentas por pagar
Microsoft Dynamics 365
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Optimice el procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Dynamics 365

La automatización de los procesos de cuentas por pagar puede aumentar considerablemente la eficiencia, pero los cuellos de botella ocultos suelen frenar el progreso. Nuestra plataforma le ayuda a descubrir exactamente dónde se producen los retrasos, desde la recepción de la factura hasta el pago final. Al identificar estas ineficiencias, podrá aplicar mejoras específicas, agilizar sus operaciones y mejorar el flujo de caja.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar?

El procesamiento de facturas de cuentas por pagar es una función crítica, aunque a menudo compleja y con un alto consumo de recursos, dentro de cualquier organización, especialmente en aquellas que gestionan grandes volúmenes de transacciones en sistemas ERP avanzados como Microsoft Dynamics 365. Los procesos ineficientes de cuentas por pagar pueden provocar pérdidas financieras importantes, como descuentos por pronto pago no aprovechados, penalizaciones por pagos atrasados y un aumento de los costes operativos debido a las intervenciones manuales y la resolución de errores. Además del impacto financiero directo, un flujo de trabajo de procesamiento de facturas lento o propenso a errores puede deteriorar las relaciones con los proveedores, dañar la reputación de su empresa e incluso exponerla a riesgos de cumplimiento. Comprender el tiempo real del ciclo de principio a fin e identificar dónde se producen los retrasos es fundamental para lograr una sólida salud financiera y la excelencia operativa. Sin una visibilidad clara de todo el ciclo de vida de una factura, desde su recepción hasta su pago en Dynamics 365, las organizaciones tienen dificultades para determinar las causas raíz de estas ineficiencias, lo que complica la mejora efectiva del procesamiento de facturas de cuentas por pagar.

Cómo ayuda Process Mining a su flujo de trabajo de cuentas por pagar

Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para comprender el flujo de trabajo del procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Al extraer registros de eventos directamente del módulo Finance GL de Microsoft Dynamics 365, utilizando entidades como GeneralJournal, LedgerEntry y FinancialDimension, reconstruye el recorrido real de cada factura. En lugar de depender de procesos supuestos u observaciones manuales, Process Mining representa visualmente todas las variantes existentes del proceso, revela las desviaciones respecto a la ruta estándar y muestra dónde se encuentran realmente las ineficiencias. Puede identificar cuellos de botella críticos, como pasos de aprobación específicos que provocan retrasos constantes, o actividades que requieren un retrabajo manual excesivo. Por ejemplo, podría descubrir que las facturas que requieren un tipo específico de conciliación con una orden de compra (PO) suelen quedar bloqueadas, o que determinados aprobadores tienen ciclos de aprobación considerablemente más largos. Esta capacidad analítica es clave para comprender cómo mejorar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar, ya que proporciona información objetiva sobre lo que ocurre en la práctica. La herramienta permite profundizar en casos concretos de facturas para entender por qué algunas se procesan en minutos y otras tardan semanas, y así obtener datos prácticos para corregir estas diferencias.

Principales áreas de mejora para cuentas por pagar en Dynamics 365

Con la información obtenida mediante la optimización de procesos con Process Mining, puede centrarse en áreas específicas de mejora dentro de su entorno de Microsoft Dynamics 365. Entre las áreas habituales se incluyen:

  • Reducir el tiempo del ciclo de las facturas: Localice las etapas con mayores tiempos de espera, ya sea la captura inicial de datos, la validación o determinados pasos de aprobación. Al comprender dónde se detienen las facturas, puede aplicar cambios para reducir significativamente el tiempo del ciclo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar.
  • Mejorar el cumplimiento y el control: Supervise el cumplimiento de las condiciones de pago, las jerarquías internas de aprobación y los requisitos normativos. Identifique los casos en los que se realizan pagos sin las aprobaciones adecuadas o en los que las condiciones de pago se incumplen de forma sistemática, lo que suele provocar penalizaciones innecesarias o la pérdida de descuentos.
  • Automatizar tareas manuales: Descubra actividades manuales repetitivas que pueden automatizarse en Dynamics 365, como la conciliación automática de facturas con órdenes de compra y recepciones de mercancías, o el enrutamiento inteligente de aprobaciones según criterios específicos.
  • Optimizar la asignación de recursos: Identifique dónde se utilizan los recursos en exceso o por debajo de su capacidad. Si un equipo o una persona concreta se convierte sistemáticamente en un cuello de botella, puede ser señal de que se necesita formación, redistribuir la carga de trabajo o simplificar el proceso.
  • Mejorar las relaciones con los proveedores: Los pagos puntuales y precisos influyen directamente en la satisfacción de los proveedores. Al agilizar su proceso de cuentas por pagar, se asegura de que los proveedores reciban el pago a tiempo, lo que favorece relaciones comerciales más sólidas y fiables.

Resultados esperados y beneficios medibles

Al aplicar a su procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365 las estrategias de optimización de procesos identificadas mediante Process Mining, su organización puede obtener beneficios tangibles y medibles:

  • Reducciones significativas de costes: Minimice las comisiones por pagos atrasados, aproveche más descuentos por pronto pago y reduzca el coste laboral asociado al procesamiento manual, la corrección de errores y la resolución de disputas.
  • Ciclos de procesamiento de facturas más rápidos: Acorte drásticamente el tiempo entre la recepción de la factura y el pago final, mejorando la previsibilidad del flujo de caja y la agilidad operativa.
  • Mayor cumplimiento y menor riesgo: Garantice el cumplimiento constante de las políticas de pago, los controles internos y los requisitos normativos, reduciendo los riesgos financieros y reputacionales.
  • Mayor eficiencia operativa: Agilice los flujos de trabajo, reduzca el retrabajo y permita que su equipo de cuentas por pagar se concentre en actividades más estratégicas en lugar de resolver continuamente problemas transaccionales.
  • Mejores relaciones con los proveedores: Genere confianza y fomente alianzas más sólidas mediante pagos puntuales y constantes, que también pueden mejorar su capacidad de negociación.

En última instancia, estas mejoras se traducen en una operación financiera más sólida, eficiente y conforme, con un impacto directo en sus resultados y capacidades estratégicas.

Cómo comenzar con Process Mining en cuentas por pagar

Iniciar el camino hacia la optimización del procesamiento de facturas de cuentas por pagar no requiere experiencia previa en Process Mining. Esta solución está diseñada para guiarle en el uso de sus datos de Microsoft Dynamics 365 con el fin de descubrir ineficiencias e impulsar cambios significativos. Mediante un enfoque estructurado, puede pasar rápidamente de la extracción de datos a la obtención de información práctica y transformar sus operaciones de cuentas por pagar en una función ágil, eficiente y conforme. Descubra el potencial oculto de sus datos de Dynamics 365 y comience hoy su proceso de optimización.

Procesamiento de facturas de cuentas por pagar Verificación de facturas Equipo de cuentas por pagar Conciliación a tres bandas Órdenes de compra Optimización de pagos Gestión de proveedores Operaciones financieras Gestión del cumplimiento Ciclo de pago Automatización de cuentas por pagar Gestión de facturas Del aprovisionamiento al pago

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Las facturas suelen quedar atascadas en las colas de aprobación, lo que provoca el incumplimiento de las fechas límite de pago y cargos por demora. Esto afecta a las relaciones con los proveedores y bloquea innecesariamente el capital circulante. Los retrasos en los pasos críticos de aprobación suelen desencadenar un efecto dominó en todo el ciclo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar.
ProcessMind identifica dónde se retienen las facturas, quiénes son los cuellos de botella y por qué se producen los retrasos en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365. Al visualizar las rutas y duraciones de aprobación, localiza a los aprobadores o pasos concretos que prolongan los plazos, lo que permite optimizar el proceso de forma específica.

El tiempo necesario para procesar las facturas desde su recepción hasta el pago varía considerablemente, lo que genera imprevisibilidad y dificulta la previsión del flujo de caja. Esta inconsistencia puede provocar el descontento de los proveedores, la pérdida de descuentos por pronto pago y la imposibilidad de estandarizar las operaciones del equipo de cuentas por pagar.
ProcessMind visualiza todo el recorrido del procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365, muestra los tiempos de ciclo medios, identifica las desviaciones y señala las causas raíz de la variabilidad. Puede segmentar el análisis por proveedor, tipo de factura o aprobador para obtener información práctica que permita estabilizar y optimizar los tiempos de procesamiento.

La conciliación de órdenes de compra, recepciones de mercancías y facturas requiere una intervención manual considerable. Esto consume tiempo valioso del equipo de cuentas por pagar, aumenta el riesgo de errores y ralentiza todo el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. La imposibilidad de automatizar la conciliación de tres vías para un porcentaje elevado de facturas incrementa los costes operativos.
ProcessMind analiza la frecuencia y duración de las actividades de conciliación manual y las discrepancias en Microsoft Dynamics 365, y localiza las áreas concretas en las que la automatización o la estandarización del proceso pueden reducir el esfuerzo. También señala los problemas habituales de conciliación para permitir ajustes preventivos en los procesos de compras o recepción.

Los errores en la captura o validación de los datos de las facturas provocan excepciones, retrabajo y tiempos de procesamiento más largos. Los datos incorrectos pueden dar lugar a pagos erróneos, problemas de conciliación financiera y riesgos de cumplimiento, lo que termina erosionando la confianza de los proveedores y de las partes interesadas internas.
ProcessMind identifica los puntos habituales de generación y resolución de errores en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365, como la reintroducción de datos o las validaciones repetidas. Esto permite a las organizaciones orientar la formación, mejorar los métodos de captura de datos o perfeccionar la configuración del sistema para reducir la inexactitud desde su origen.

Los retrasos en el procesamiento de facturas hacen que las organizaciones pierdan con frecuencia valiosos descuentos por pronto pago ofrecidos por los proveedores. Esto afecta directamente a la rentabilidad y aumenta el coste total de los bienes o servicios, lo que representa una importante oportunidad financiera perdida.
ProcessMind señala las facturas que no cumplen las condiciones de pronto pago mediante el seguimiento de los eventos «Invoice Due Date» y «Payment Executed» en Microsoft Dynamics 365. Revela las etapas exactas que provocan los retrasos, lo que permite a los equipos de cuentas por pagar priorizar determinadas facturas o agilizar las actividades que generan cuellos de botella para aprovechar mejor estos descuentos.

Las facturas no siempre se pagan conforme a las condiciones de pago acordadas con los proveedores, lo que provoca penalizaciones por pagos atrasados y deteriora las relaciones con ellos. Esto también puede afectar a las calificaciones crediticias y a la capacidad de negociación futura, además de exponer a la empresa a riesgos legales o financieros.
ProcessMind supervisa el cumplimiento de las «Payment Terms» comparando las fechas «Invoice Due Date» y «Payment Executed» en Microsoft Dynamics 365. Señala los pagos que no cumplen las condiciones y sus causas raíz, como retrasos específicos en las aprobaciones o cuellos de botella del procesamiento, para garantizar un mayor cumplimiento en todo el procesamiento de facturas de cuentas por pagar.

Un gran volumen de facturas requiere un retrabajo considerable debido a discrepancias entre las órdenes de compra, las recepciones de mercancías o los datos iniciales de las facturas. Esto consume demasiados recursos, prolonga el ciclo completo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar y afecta negativamente a la motivación del personal.
ProcessMind representa las rutas de las actividades «Discrepancy Resolved» en Microsoft Dynamics 365, cuantifica los ciclos de retrabajo e identifica las principales fuentes de discrepancias para prevenirlas de forma específica. Al comprender dónde y por qué se produce el retrabajo, las organizaciones pueden aplicar medidas correctivas en los procesos anteriores.

Al equipo de cuentas por pagar le resulta difícil proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre el estado de facturas concretas, lo que genera consultas frustrantes de proveedores y partes interesadas internas. Esta falta de transparencia dificulta la resolución eficiente de consultas y la gestión preventiva de posibles problemas de pago.
ProcessMind ofrece una visualización de principio a fin del recorrido de cada factura en Microsoft Dynamics 365, con información inmediata sobre su estado actual y cualquier retraso en curso en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Esta mayor visibilidad permite al personal de cuentas por pagar responder rápidamente a las consultas y gestionar las excepciones de forma preventiva.

Las facturas se pagan sin tener en cuenta estratégicamente la optimización del flujo de caja, por ejemplo, aprovechando al máximo las condiciones de pago o consolidando pagos. Esto puede provocar un uso subóptimo del capital circulante y la pérdida de oportunidades para gestionar estratégicamente la liquidez.
ProcessMind analiza los patrones de programación de pagos frente a «Invoice Due Date» y «Payment Terms» en Microsoft Dynamics 365, e identifica oportunidades para programar los pagos estratégicamente y mejorar el flujo de caja en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Revela dónde podrían retrasarse los pagos para conservar efectivo sin incurrir en penalizaciones.

El coste total asociado al procesamiento de cada factura es elevado debido a pasos ineficientes, intervenciones manuales y retrabajo. Esto afecta a la rentabilidad y eficiencia de toda la operación financiera, y dificulta su escalabilidad sin incurrir en costes desproporcionados.
ProcessMind analiza en detalle todo el flujo de trabajo del procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365, e identifica desviaciones costosas, actividades redundantes y ciclos largos que contribuyen a elevar el coste por factura. Este análisis permite a las organizaciones localizar áreas para reducir costes y automatizar procesos.

Los pasos críticos de aprobación o resolución se producen fuera de Microsoft Dynamics 365, lo que crea puntos ciegos en el flujo oficial del proceso y complica las auditorías. Esta falta de una huella digital completa introduce riesgos de cumplimiento y dificulta el análisis exhaustivo del proceso.
ProcessMind identifica lagunas y duraciones inusualmente largas entre las actividades registradas en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar, lo que puede indicar actividades fuera del sistema que deben digitalizarse o integrarse en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a sacar a la luz estos pasos ocultos del proceso para someterlos a un control y una visibilidad formales.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Este objetivo busca acortar el tiempo transcurrido desde que una factura está lista para su aprobación hasta su autorización final. Los retrasos en las aprobaciones pueden provocar pagos atrasados, deteriorar las relaciones con los proveedores y hacer perder descuentos por pronto pago en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Lograrlo mejora la eficiencia y la salud financiera. ProcessMind identifica con precisión los cuellos de botella y los aprobadores concretos que provocan retrasos en Microsoft Dynamics 365, y representa las rutas de aprobación reales. Señala las desviaciones respecto a los flujos de trabajo estándar y cuantifica el tiempo empleado en cada etapa de aprobación, lo que permite aplicar medidas específicas para reducir los tiempos de ciclo entre un 30 % y un 50 %.

El objetivo es garantizar que un porcentaje mayor de las facturas se pague dentro de los plazos que permiten obtener descuentos por pronto pago. Perder estas oportunidades afecta directamente a los resultados y aumenta el coste efectivo de los bienes y servicios para su organización. ProcessMind analiza todo el flujo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365 para localizar dónde se producen los retrasos que impiden pagar a tiempo y obtener los descuentos. Identifica las facturas que reúnen los requisitos para obtener descuentos pero no se procesan de forma eficiente, lo que le ayuda a recuperar entre un 5 % y un 10 % del potencial de descuento perdido.

Este objetivo se centra en reducir el esfuerzo manual necesario para conciliar las facturas con las órdenes de compra y las recepciones de mercancías. Una intervención manual elevada ralentiza el procesamiento, aumenta los errores y eleva los costes operativos en cuentas por pagar. ProcessMind representa todas las actividades de conciliación en Microsoft Dynamics 365 y señala las excepciones y los casos de intervención manual. Identifica oportunidades para aumentar la automatización, como mejorar los índices de conciliación de dos o tres vías, con una posible reducción del esfuerzo manual de entre un 20 % y un 40 %.

Lograrlo implica reducir la variabilidad del tiempo necesario para procesar las facturas desde su recepción hasta el pago. Un procesamiento uniforme genera salidas de efectivo más previsibles, mejora la planificación financiera y refuerza la confianza de los proveedores en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. ProcessMind visualiza todas las variantes del proceso en Microsoft Dynamics 365 y cuantifica los tiempos de ciclo de cada ruta. Identifica las causas raíz de los retrasos y las variaciones, lo que permite rediseñar el proceso y establecer acuerdos de nivel de servicio claros, reduciendo la variabilidad del tiempo de procesamiento hasta un 25 %.

Este objetivo consiste en garantizar que todas las facturas se paguen conforme a las condiciones acordadas con los proveedores, evitando penalizaciones por pagos atrasados y fomentando relaciones positivas con ellos. El incumplimiento puede generar costes adicionales y dañar la reputación de sus operaciones de cuentas por pagar. ProcessMind supervisa la ejecución de los pagos frente a las condiciones de pago definidas y las fechas de vencimiento de las facturas en Microsoft Dynamics 365. Señala los pagos que no cumplen las condiciones e identifica las ineficiencias subyacentes del proceso, lo que ayuda a reducir los pagos atrasados entre un 15 % y un 30 % y a evitar las comisiones asociadas.

El objetivo es minimizar o eliminar por completo los errores introducidos durante la entrada o captura manual de los datos de las facturas. Las imprecisiones en los datos provocan retrabajo, retrasos en los pagos, problemas de conciliación y un aumento de los costes operativos en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. ProcessMind localiza el origen de los errores de datos en el flujo de trabajo de Microsoft Dynamics 365 mediante el análisis de los registros de eventos. Identifica las actividades o grupos de usuarios más propensos a cometer errores, lo que permite aplicar formación específica o soluciones de automatización para reducir los errores de introducción de datos en un 50 % o más.

Este objetivo se centra en reducir el coste total asociado al procesamiento de una sola factura, desde su recepción hasta el pago final. Los costes operativos elevados afectan a la rentabilidad y reflejan ineficiencias en el departamento de cuentas por pagar. ProcessMind ofrece una visión detallada del consumo de recursos y la duración de las actividades en todo el procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365. Ayuda a identificar pasos innecesarios, ciclos de retrabajo e intervenciones manuales que elevan los costes, lo que puede generar una reducción del 10 % al 20 % en los costes de procesamiento por factura.

El objetivo es mejorar la precisión de las previsiones de flujo de caja haciendo que los pagos de facturas sean más previsibles. Los ciclos de pago imprevisibles dificultan la planificación financiera y pueden afectar a la gestión del capital circulante de la organización. ProcessMind analiza los tiempos históricos de procesamiento de facturas y los patrones de pago en Microsoft Dynamics 365 para predecir con mayor precisión las fechas de pago futuras. Al reducir la variabilidad del procesamiento, permite a los equipos de tesorería prever las salidas de efectivo con mayor fiabilidad y mejorar la gestión del flujo de caja entre un 15 % y un 25 %.

Este objetivo busca reducir el número de veces que es necesario reiniciar o corregir el proceso de facturas debido a discrepancias o problemas. El retrabajo excesivo consume recursos valiosos, prolonga los tiempos de procesamiento y genera frustración tanto en el personal de Cuentas por pagar como en los proveedores. ProcessMind identifica los tipos y las fuentes más frecuentes de discrepancias en Microsoft Dynamics 365, como las diferencias entre la orden de compra y la recepción de mercancías, o las discrepancias de cantidad. También muestra las rutas y actividades específicas implicadas en la resolución de discrepancias, lo que permite rediseñar el proceso para reducir el retrabajo entre un 20 % y un 35 %.

Este objetivo busca proporcionar a las partes interesadas información clara y actualizada sobre el estado de cada factura en cualquier momento del proceso de Cuentas por pagar. La falta de visibilidad aumenta las consultas, la incertidumbre y la dificultad para gestionar las expectativas de los proveedores. ProcessMind reconstruye el recorrido real de cada factura en Microsoft Dynamics 365, lo que permite consultar de forma completa su estado actual y su historial. Esta supervisión transparente reduce entre un 10 % y un 20 % el tiempo dedicado a gestionar consultas y facilita una gestión proactiva del ciclo de vida de las facturas.

El objetivo es incorporar todas las actividades de aprobación de facturas a un sistema que permita realizar su seguimiento, eliminando los «procesos ocultos» o las aprobaciones que tienen lugar fuera de Microsoft Dynamics 365. Las aprobaciones no registradas generan riesgos de cumplimiento, retrasos en el procesamiento y pérdida de trazabilidad para las auditorías. ProcessMind descubre y visualiza todas las rutas de aprobación reales, incluidas las que se desvían del proceso estándar o tienen lugar fuera del sistema. Al destacar estas actividades no registradas, proporciona la evidencia necesaria para exigir aprobaciones basadas en el sistema y mejora el cumplimiento al detectar el 90 % de las rutas externas al sistema.

La ruta de mejora de 6 pasos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

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Descargue el Template
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Exporte sus datos
3

Cargue su conjunto de datos
4

Analice su proceso
5

Implemente mejoras
6

Supervise su proceso
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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel predefinido y estructurado para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar, garantizando la compatibilidad con las exportaciones de datos de Microsoft Dynamics 365.

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Por qué es importante

Utilizar un Template estandarizado garantiza que sus datos tengan el formato correcto para el análisis, evita errores y acelera la configuración inicial.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para completar y adaptado a su proceso de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365.

LO QUE OBTENDRÁ

Descubra la eficiencia de AP en Dynamics 365 mediante información clave

ProcessMind ofrece un mapa visual claro de todo su proceso de facturas de cuentas por pagar y muestra cada paso e interacción. Descubra ineficiencias ocultas, brechas de cumplimiento y oportunidades de automatización en su entorno de Dynamics 365.
  • Visualice el Workflow de facturas de AP de principio a fin
  • Identifique cuellos de botella y ciclos de retrabajo en el proceso
  • Supervise los tiempos del ciclo de las facturas y los pagos atrasados
  • Compare las variantes del proceso para identificar las mejores prácticas
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS HABITUALES

Obtener un valor tangible en Cuentas por pagar

Estos resultados ilustran las mejoras medibles que consiguen las organizaciones que utilizan Process Mining para optimizar el procesamiento de facturas de Cuentas por pagar en sistemas como Microsoft Dynamics 365. Al identificar cuellos de botella e ineficiencias, las empresas pueden impulsar mejoras operativas significativas y ahorrar costes.

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Aprobaciones de facturas más rápidas

Reducir los cuellos de botella en las etapas de aprobación

Identifique y elimine los retrasos en el Workflow de aprobación de facturas para acelerar significativamente el tiempo necesario para aprobarlas y dejarlas listas para el pago. Esto mejora las relaciones con los proveedores y evita penalizaciones por pagos atrasados.
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Mayor captación de descuentos

Maximizar el ahorro por pronto pago

Localice oportunidades para procesar las facturas con mayor rapidez, de modo que su organización pueda aprovechar un porcentaje más alto de los descuentos disponibles por pronto pago y conseguir ahorros significativos.
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Mayor porcentaje de conciliación al primer intento

Automatizar el procesamiento de facturas

Mejore la precisión de la conciliación automatizada identificando las causas raíz de las discrepancias. Así aumentará el porcentaje de facturas procesadas sin intervención manual ni retrabajo, mejorará la eficiencia y reducirá los costes operativos.
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Mejor cumplimiento de los pagos

Cumplimiento de las condiciones de pago

Garantice que un porcentaje mayor de las facturas se pague en la fecha de vencimiento o antes, de acuerdo con las condiciones de pago. Esto minimiza las penalizaciones por pagos atrasados, fortalece la confianza de los proveedores y reduce el riesgo financiero.
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Reducción del tiempo total del ciclo

Desde la recepción hasta el pago

Agilice todo el proceso desde la factura hasta el pago identificando y abordando los cuellos de botella de principio a fin. Esto acorta el tiempo entre la recepción de la factura y el pago final, y mejora el flujo de caja y la velocidad operativa.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y las características específicas de cada organización. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en implementaciones similares de Process Mining para Cuentas por pagar.

Datos recomendados

Empiece por los atributos y las actividades más importantes y amplíe el alcance según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

El identificador único de cada documento de factura de proveedor.

Por qué es importante

Es la clave esencial para rastrear todo el ciclo de vida de una factura y constituye la base de todos los análisis de Process Mining en Cuentas por pagar.

El usuario que ejecutó la actividad.

Por qué es importante

Asigna el trabajo a personas concretas, lo que permite analizar la carga de trabajo y el rendimiento, así como identificar oportunidades de formación.

El nombre del proveedor que presentó la factura.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso para identificar problemas específicos de cada proveedor, como discrepancias frecuentes o retrasos en los pagos.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero y permite analizar el comportamiento del proceso según el valor monetario, por ejemplo, para determinar si las facturas de importe elevado se procesan de forma diferente.

La fecha límite para pagar la factura, calculada a partir de las condiciones de pago.

Por qué es importante

Es fundamental para medir el rendimiento de los pagos puntuales, gestionar las relaciones con los proveedores y evitar cargos por pagos atrasados.

Las condiciones acordadas con el proveedor para pagar la factura.

Por qué es importante

Define los plazos de pago y las oportunidades de descuento, con un impacto directo en la gestión del flujo de caja y el ahorro de costes.

El identificador único de la orden de compra asociada a la factura.

Por qué es importante

Distingue entre facturas basadas en PO y no basadas en PO, que siguen procesos diferentes, y es esencial para analizar la eficiencia de la conciliación.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Indica la creación inicial del registro de una factura en el sistema, ya sea mediante introducción manual, escaneo OCR o intercambio electrónico de datos (EDI). Este es el punto de partida del ciclo de vida del procesamiento de la factura.

Por qué es importante

Esta actividad es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto hasta el pago proporciona el tiempo total del ciclo de la factura, un indicador clave de rendimiento.

La factura se envía formalmente a un Workflow para que el personal autorizado la revise y apruebe. Esto marca el inicio del ciclo de aprobación.

Por qué es importante

Este es un hito clave que inicia el cómputo del tiempo del ciclo de aprobación de la factura. Ayuda a distinguir el tiempo de introducción y conciliación de datos de la latencia de aprobación.

Representa la aprobación final en el Workflow, que autoriza el registro de la factura para su pago. Es un hito crítico antes de que la factura pase a la etapa de pago.

Por qué es importante

Marca el final del ciclo de aprobación. El tiempo transcurrido entre «Submitted for Approval» y esta actividad es un KPI clave para identificar cuellos de botella en las aprobaciones y Workflows de larga duración.

La factura aprobada se registra oficialmente en el libro mayor, lo que crea un pasivo financiero. Se trata de una transacción contable crítica y, a menudo, irreversible.

Por qué es importante

El registro es un hito importante que hace que la factura pueda pagarse. Confirma que se han completado todos los pasos de validación y aprobación y que se ha reconocido el pasivo.

El pago se realiza oficialmente mediante el registro de un diario de pagos. Esta transacción liquida el pasivo creado por la factura registrada.

Por qué es importante

Es uno de los eventos finales principales del proceso. Se utiliza para calcular el cumplimiento de las condiciones de pago, identificar pagos atrasados y medir el tiempo total final del ciclo de principio a fin.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

El Process Mining analiza los registros de eventos de Dynamics 365 para reconstruir el flujo real de sus facturas de cuentas por pagar. Identifica cuellos de botella, desviaciones respecto al proceso estándar y áreas con un alto esfuerzo manual. Esta información ayuda a agilizar los Workflows, reducir los tiempos de aprobación y mejorar el cumplimiento.

Normalmente necesita registros de eventos que contengan un ID de caso, por ejemplo, el número de factura; la actividad, por ejemplo, "Factura recibida" o "Aprobación iniciada"; y una marca de tiempo para cada evento. Otros atributos, como "Aprobador", "Importe de la factura" o "Proveedor", enriquecen el análisis. Estos datos permiten reconstruir el recorrido completo de la factura.

Puede esperar mejoras cuantificables, como la reducción de los tiempos del ciclo de aprobación de facturas y una mayor captura de descuentos por pronto pago. El Process Mining revela oportunidades para automatizar la conciliación, eliminar retrabajos y garantizar un mejor cumplimiento de las condiciones de pago. También ofrece una visibilidad mejorada y en tiempo real de sus operaciones de cuentas por pagar.

La extracción inicial de datos y la configuración del modelo suelen tardar unas semanas, según la disponibilidad y la complejidad de los datos. Una vez creado el modelo, las primeras conclusiones sobre cuellos de botella y desviaciones pueden generarse rápidamente, a menudo en cuestión de días. La supervisión continua ofrece después nuevas oportunidades de optimización.

Aunque resulta útil tener conocimientos básicos de SQL o de los informes de Dynamics 365, muchas herramientas de Process Mining ofrecen conectores o Templates para sistemas ERP habituales. Principalmente necesitará acceso a la base de datos subyacente o a las entidades de datos pertinentes. Trabajar con su equipo de TI puede garantizar una extracción de datos eficiente y precisa.

Sí. Al comparar el mapa de procesos descubierto con el proceso estándar esperado, el Process Mining puede destacar desviaciones que indiquen soluciones manuales o aprobaciones realizadas fuera de Dynamics 365. Esto ayuda a sacar a la luz los procesos ocultos y a mejorar la integridad de los datos. Estas actividades no registradas suelen introducir demoras y riesgos de cumplimiento.

Normalmente, el Process Mining no se integra directamente con Dynamics 365 como sistema transaccional en tiempo real. En su lugar, incorpora datos históricos de eventos extraídos de Dynamics 365. Las conclusiones obtenidas mediante Process Mining se utilizan después para orientar y optimizar las configuraciones o los cambios de proceso en su entorno actual de Dynamics 365.

Entre las dificultades habituales se encuentran garantizar la calidad de los datos, asignar correctamente las distintas actividades del sistema a los pasos del proceso y gestionar grandes conjuntos de datos. Definir un alcance claro y contar con acceso a especialistas del área de negocio son factores esenciales para una implementación satisfactoria. Abordarlos de forma proactiva puede facilitar el avance del proyecto.

Evite los pagos duplicados. Optimice el procesamiento de facturas de AP.

Identifique ineficiencias, elimine cargos por demora y reduzca hasta un 60 % los costos de procesamiento.

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