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Optimieren Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung

Steigern Sie Ihre Effizienz mit unserem 6-Schritte-Leitfaden für Dynamics 365.
Optimieren Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (4)
Prozess: Kreditoren-Rechnungsverarbeitung
System: Microsoft Dynamics 365
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Kreditorenbuchhaltung in Dynamics 365 optimieren

Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen kann die Effizienz erheblich steigern, doch versteckte Engpässe behindern oft den Fortschritt. Unsere Plattform hilft Ihnen, genau zu erkennen, wo Verzögerungen auftreten – vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung. Indem Sie diese Ineffizienzen identifizieren, können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, Ihre Abläufe optimieren und den Cashflow verbessern.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Kreditorenrechnungsverarbeitung optimieren?

Die Kreditorenrechnungsverarbeitung ist eine entscheidende, doch oft komplexe und ressourcenintensive Funktion in jedem Unternehmen, insbesondere in Unternehmen, die ein hohes Transaktionsvolumen in komplexen ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 verwalten. Ineffiziente Kreditorenprozesse können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen, darunter entgangene Skontoerträge, Verzugszinsen und höhere Betriebskosten durch manuelle Eingriffe und Fehlerbehebung. Über die direkten finanziellen Auswirkungen hinaus kann ein schleppender oder fehleranfälliger Workflow bei der Rechnungsverarbeitung die Lieferantenbeziehungen belasten, dem Ruf Ihres Unternehmens schaden und Sie sogar Compliance-Risiken aussetzen kann. Das Verständnis der tatsächlichen End-to-End-Durchlaufzeit und die Identifizierung von Verzögerungspunkten ist entscheidend für eine solide Finanzlage und operative Exzellenz. Ohne klare Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus von Eingang bis Zahlung in Dynamics 365 fällt es Unternehmen schwer, die Ursachen dieser Ineffizienzen zu ermitteln, was eine effektive Optimierung der Kreditorenrechnungsverarbeitung erschwert.

Wie Process Mining Ihren Kreditoren-Workflow unterstützt

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um Ihren Workflow für die Kreditorenrechnungsverarbeitung zu entschlüsseln. Durch die direkte Extraktion von Event Logs aus Ihrem Microsoft Dynamics 365 Finance GL-Modul – unter Nutzung von Entitäten wie GeneralJournal, LedgerEntry und FinancialDimension – rekonstruiert es den tatsächlichen Verlauf jeder einzelnen Rechnung. Anstatt sich auf angenommene Prozesse oder manuelle Beobachtungen zu verlassen, visualisiert Process Mining alle existierenden Prozessvarianten, deckt Abweichungen vom Standardpfad auf und zeigt, wo die wahren Ineffizienzen liegen. Sie können kritische Engpässe identifizieren, wie etwa spezifische Freigabeschritte, die regelmäßig zu Verzögerungen führen, oder Aktivitäten, die übermäßigen manuellen Nachbearbeitungsaufwand erfordern. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass Rechnungen, die einen bestimmten Typ von Bestellabgleich (PO) erfordern, häufig hängenbleiben, oder dass bestimmte Genehmiger deutlich längere Freigabezeiten haben. Diese Analysefähigkeit ist entscheidend, um die Frage, wie die Kreditorenrechnungsverarbeitung verbessert werden kann, zu beantworten und objektive Einblicke in die tatsächlichen Abläufe zu liefern. Das Tool ermöglicht es Ihnen, in spezifische Rechnungsinstanzen einzutauchen und zu verstehen, warum manche Rechnungen innerhalb von Minuten bearbeitet werden, während andere Wochen dauern, wodurch Sie umsetzbare Daten zur Behebung dieser Diskrepanzen erhalten.

Wesentliche Verbesserungsbereiche für die Kreditorenbuchhaltung in Dynamics 365

Mit den Erkenntnissen, die Sie durch Prozessoptimierung mittels Process Mining gewinnen, können Sie gezielt Verbesserungsbereiche in Ihrer Microsoft Dynamics 365-Umgebung angehen. Häufige Verbesserungsbereiche sind:

  • Rechnungsdurchlaufzeit verkürzen: Identifizieren Sie Stufen mit den längsten Verweildauern, sei es die initiale Datenerfassung, Validierung oder spezifische Freigabeschritte. Indem Sie verstehen, wo Rechnungen ins Stocken geraten, können Sie Änderungen implementieren, um die Durchlaufzeit der Kreditorenrechnungsverarbeitung erheblich zu verkürzen.
  • Compliance und Kontrolle stärken: Überwachen Sie die Einhaltung von Zahlungsbedingungen, internen Freigabehierarchien und regulatorischen Anforderungen. Identifizieren Sie Fälle, in denen Zahlungen ohne ordnungsgemäße Genehmigungen erfolgen oder Zahlungsbedingungen konsequent verletzt werden, was oft zu unnötigen Strafen oder entgangenen Skonti führt.
  • Manuelle Aufgaben automatisieren: Entdecken Sie repetitive manuelle Aktivitäten in Dynamics 365, die reif für die Automatisierung sind, wie den automatisierten Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen oder die intelligente Weiterleitung zur Genehmigung basierend auf spezifischen Kriterien.
  • Ressourceneinsatz optimieren: Identifizieren Sie, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Wenn ein bestimmtes Team oder eine Person durchweg einen Engpass darstellt, könnte dies auf Schulungsbedarf, eine Umverteilung der Arbeitslast oder eine Prozessvereinfachung hinweisen.
  • Lieferantenbeziehungen verbessern: Pünktliche und genaue Zahlungen wirken sich direkt auf die Zufriedenheit der Lieferanten aus. Durch die Straffung Ihres Kreditorenprozesses stellen Sie sicher, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden, was zu stärkeren, zuverlässigeren Geschäftspartnerschaften führt.

Erwartete Ergebnisse und messbare Vorteile

Durch die Anwendung von Prozessoptimierungsstrategien, die mittels Process Mining für Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 identifiziert wurden, kann Ihr Unternehmen greifbare und messbare Vorteile erwarten:

  • Erhebliche Kostensenkungen: Minimieren Sie Verzugszinsen, nutzen Sie mehr Skonto und senken Sie die Personalkosten für manuelle Bearbeitung, Fehlerkorrektur und Streitbeilegung.
  • Schnellere Rechnungsdurchlaufzeiten: Verkürzen Sie die Zeit vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung drastisch, verbessern Sie die Vorhersehbarkeit des Cashflows und erhöhen Sie die operative Agilität.
  • Verbesserte Compliance und geringeres Risiko: Stellen Sie die konsequente Einhaltung von Zahlungsrichtlinien, internen Kontrollen und regulatorischen Vorgaben sicher, wodurch finanzielle und reputationsbezogene Risiken gemindert werden.
  • Gesteigerte operative Effizienz: Optimieren Sie Workflows, reduzieren Sie Nacharbeit und ermöglichen Sie Ihrem Kreditorenteam, sich auf strategischere Aufgaben statt auf reaktive Problembehandlung zu konzentrieren.
  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Bauen Sie Vertrauen auf und fördern Sie stärkere Partnerschaften durch konsistente, pünktliche Zahlungen, was auch zu einer besseren Verhandlungsmacht führen kann.

Letztendlich führen diese Verbesserungen zu robusteren, effizienteren und regelkonformeren Finanzprozessen, die sich direkt auf Ihr Unternehmensergebnis und Ihre strategischen Fähigkeiten auswirken.

Start mit Process Mining für die Kreditorenbuchhaltung

Der Weg zur Optimierung Ihrer Kreditorenrechnungsverarbeitung erfordert keine vorherige Process-Mining-Expertise. Diese Lösung wurde entwickelt, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Microsoft Dynamics 365-Daten zu nutzen, um Ineffizienzen aufzudecken und bedeutsame Veränderungen voranzutreiben. Durch einen strukturierten Ansatz gelangen Sie schnell von der Datenextraktion zu umsetzbaren Erkenntnissen und verwandeln Ihre Kreditorenbuchhaltung in ein schlankes, effizientes und regelkonformes Kraftpaket. Entdecken Sie das verborgene Potenzial in Ihren Dynamics 365-Daten und starten Sie noch heute Ihre Reise zur Prozessoptimierung.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Rechnungen bleiben häufig in Genehmigungsschleifen hängen, was zu verpassten Zahlungsfristen und Mahngebühren führt. Dies belastet die Lieferantenbeziehungen und bindet unnötig Betriebskapital. Verzögerungen in kritischen Genehmigungsschritten erzeugen oft einen Kaskadeneffekt im gesamten Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung.
ProcessMind identifiziert innerhalb von Microsoft Dynamics 365, wo Rechnungen hängen bleiben, wer die Engpässe sind und warum Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung auftreten. Durch die Visualisierung der Genehmigungswege und -dauern werden spezifische Genehmiger oder Schritte identifiziert, die zu verlängerten Durchlaufzeiten führen, was eine gezielte Prozessoptimierung ermöglicht.

Die Zeitspanne für die Bearbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung variiert erheblich, was zu Unvorhersehbarkeit führt und Cashflow-Prognosen erschwert. Diese Inkonsistenz kann zu unzufriedenen Lieferanten, verpassten Skonti und der Unfähigkeit führen, Abläufe im gesamten AP-Team zu standardisieren.
ProcessMind visualisiert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365, zeigt durchschnittliche Zykluszeiten auf, identifiziert Abweichungen und beleuchtet die Ursachen für Variabilität. Die Analyse lässt sich nach Lieferant, Rechnungsart oder Genehmiger segmentieren und liefert verwertbare Erkenntnisse zur Stabilisierung und Optimierung der Bearbeitungszeiten.

Erhebliche manuelle Eingriffe sind für den Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen erforderlich. Dies bindet wertvolle Zeit des Kreditoren-Teams, erhöht das Fehlerrisiko und verlangsamt die gesamte Kreditorenrechnungsbearbeitung. Die Unfähigkeit, den 3-Wege-Abgleich für einen Großteil der Rechnungen zu automatisieren, treibt die Betriebskosten in die Höhe.
ProcessMind analysiert Häufigkeit und Dauer manueller Abgleichsaktivitäten sowie Diskrepanzen in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert spezifische Bereiche, in denen Automatisierung oder Prozessstandardisierung den Aufwand reduzieren kann. Häufige Abgleichsprobleme werden hervorgehoben, was proaktive Anpassungen an Beschaffungs- oder Wareneingangsprozessen ermöglicht.

Fehler bei der Erfassung oder Validierung von Rechnungsdaten führen zu Ausnahmen, Nacharbeit und verlängerten Bearbeitungszeiten. Falsche Daten können zu fehlerhaften Zahlungen, Problemen bei der Finanzabstimmung und Compliance-Risiken führen, was letztendlich das Vertrauen der Lieferanten und internen Stakeholder untergräbt.
ProcessMind identifiziert die häufigsten Fehlerquellen und -behebungspunkte innerhalb der Kreditorenrechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365, wie z.B. erneute Eingaben oder wiederholte Validierungen. Dies ermöglicht es Unternehmen, gezielte Schulungen durchzuführen, Datenerfassungsmethoden zu verbessern oder Systemkonfigurationen zu optimieren, um Datenungenauigkeiten an der Quelle zu reduzieren.

Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung führen häufig dazu, dass Unternehmen wertvolle Skonto-Möglichkeiten verpassen, die von Lieferanten angeboten werden. Dies wirkt sich direkt auf die Profitabilität aus und erhöht die Gesamtkosten für Waren oder Dienstleistungen, was eine erhebliche verpasste finanzielle Chance darstellt.
ProcessMind hebt Rechnungen hervor, die Skonto-Bedingungen nicht einhalten, indem es die Ereignisse „Rechnungsfälligkeitsdatum“ und „Zahlung ausgeführt“ in Microsoft Dynamics 365 verfolgt. Es deckt die genauen Phasen auf, die die Verzögerungen verursachen. So können AP-Teams spezifische Rechnungen priorisieren oder Engpass-Aktivitäten optimieren, um diese Skonti effektiver zu nutzen.

Rechnungen werden nicht durchgängig gemäß den vereinbarten Lieferantenzahlungszielen beglichen. Dies führt zu Verzugsstrafen, belasteten Lieferantenbeziehungen und kann zudem die Bonität sowie zukünftige Verhandlungspositionen beeinträchtigen und das Unternehmen rechtlichen oder finanziellen Risiken aussetzen.
ProcessMind überwacht die Einhaltung der 'Payment Terms', indem es das 'Invoice Due Date' mit den Daten der 'Payment Executed' in Microsoft Dynamics 365 vergleicht. Die Lösung kennzeichnet nicht konforme Zahlungen und deren Ursachen, wie z.B. spezifische Genehmigungsverzögerungen oder Verarbeitungsengpässe, und sorgt so für eine höhere Compliance in der gesamten Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung.

Ein hohes Rechnungsaufkommen erfordert eine erhebliche Nachbearbeitung aufgrund von Diskrepanzen zwischen Bestellungen, Wareneingängen oder initialen Rechnungsdaten. Dies verbraucht übermäßige Ressourcen, verlängert den gesamten Kreditoren-Rechnungsverarbeitungsprozess und wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermoral aus.
ProcessMind visualisiert die Wege von 'Discrepancy Resolved'-Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365, quantifiziert Nachbearbeitungsschleifen und identifiziert die Hauptursachen für Diskrepanzen zur gezielten Prävention. Indem man versteht, wo und warum Nachbearbeitungen auftreten, können Unternehmen Korrekturmaßnahmen in vorgelagerten Prozessen implementieren.

Das AP-Team hat Schwierigkeiten, Echtzeit-Statusupdates zu bestimmten Rechnungen bereitzustellen, was zu frustrierenden Anfragen von Lieferanten und internen Stakeholdern führt. Dieser Mangel an Transparenz erschwert die effiziente Beantwortung von Anfragen und das proaktive Management potenzieller Zahlungsprobleme.
ProcessMind bietet eine End-to-End-Visualisierung der gesamten Reise jeder Rechnung in Microsoft Dynamics 365 und liefert sofortige Einblicke in deren aktuellen Status sowie in etwaige Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung. Diese verbesserte Transparenz versetzt die AP-Mitarbeiter in die Lage, Anfragen schnell zu beantworten und Ausnahmen proaktiv zu managen.

Rechnungen werden ohne strategische Berücksichtigung der Cashflow-Optimierung, wie z.B. der Maximierung von Zahlungszielen oder der Konsolidierung von Zahlungen, beglichen. Dies kann zu einer suboptimalen Nutzung des Betriebskapitals und verpassten Chancen führen, die Liquidität strategisch zu steuern.
ProcessMind analysiert Zahlungsterminmuster im Vergleich zum 'Invoice Due Date' und den 'Payment Terms' in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert Möglichkeiten, Zahlungen strategisch zu terminieren und den Cashflow in der Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern. Zudem zeigt es auf, wo Zahlungen verzögert werden könnten, um Liquidität zu erhalten, ohne Verzugsstrafen zu verursachen.

Die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Rechnung sind aufgrund ineffizienter Schritte, manueller Eingriffe und Nacharbeiten erhöht. Dies beeinträchtigt die Rentabilität und Effizienz des gesamten Finanzbereichs und erschwert die Skalierung ohne unverhältnismäßige Kosten.
ProcessMind zerlegt den gesamten Workflow der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365, identifiziert kostspielige Abweichungen, redundante Aktivitäten und lange Zykluszeiten, die zu erhöhten Kosten pro Rechnung beitragen. Diese Analyse ermöglicht es Unternehmen, Bereiche für Kostenreduzierung und Prozessautomatisierung genau zu identifizieren.

Kritische Genehmigungsschritte oder Entscheidungen finden außerhalb von Microsoft Dynamics 365 statt. Dies führt zu blinden Flecken im offiziellen Prozessfluss und erschwert Audits. Dieser Mangel an einem vollständigen digitalen Fußabdruck birgt Compliance-Risiken und behindert eine umfassende Prozessanalyse.
ProcessMind identifiziert Lücken und untypisch lange Bearbeitungszeiten zwischen den erfassten Aktivitäten in der Kreditorenrechnungsverarbeitung. Dies weist auf potenzielle systemfremde Aktivitäten hin, die digitalisiert oder in Microsoft Dynamics 365 integriert werden müssen. Es hilft, diese verborgenen Prozessschritte aufzudecken, um sie unter formale Kontrolle und Transparenz zu bringen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel soll die Dauer von der Genehmigungsreife einer Rechnung bis zu ihrer endgültigen Freigabe verkürzen. Verzögerungen bei Genehmigungen können zu verspäteten Zahlungen, beschädigten Lieferantenbeziehungen und dem Verpassen von Skonti in der Kreditorenrechnungsbearbeitung führen. Dies verbessert die Effizienz und die finanzielle Situation. ProcessMind identifiziert präzise Engpässe und spezifische Genehmiger, die innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Verzögerungen verursachen, und bildet die tatsächlichen Genehmigungspfade ab. Es hebt Abweichungen von Standard-Workflows hervor und quantifiziert die in jeder Genehmigungsphase verbrachte Zeit, wodurch gezielte Interventionen zur Reduzierung der Zykluszeiten um 30-50 % ermöglicht werden.

Ziel ist es, einen höheren Anteil der Rechnungen innerhalb der Fristen zu bezahlen, die einen Skontoabzug ermöglichen. Das Verpassen dieser Möglichkeiten wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus und erhöht die effektiven Kosten für Waren und Dienstleistungen Ihres Unternehmens. ProcessMind analysiert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365, um genau die Stellen zu identifizieren, an denen Verzögerungen auftreten, die einen Skontoabzug verhindern. Es identifiziert skontoberechtigte Rechnungen, die nicht effizient bearbeitet werden, und hilft Ihnen, 5-10 % des verlorenen Skontopotenzials zurückzugewinnen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, den manuellen Aufwand für den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen zu reduzieren. Hohe manuelle Eingriffe führen zu langsamerer Bearbeitung, erhöhten Fehlern und höheren Betriebskosten in der Kreditorenbuchhaltung. ProcessMind bildet alle Abgleichsaktivitäten in Microsoft Dynamics 365 ab und hebt Ausnahmen sowie manuelle Eingriffe hervor. Es identifiziert Möglichkeiten für eine verstärkte Automatisierung, wie die Verbesserung der 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleichquoten, wodurch der manuelle Abgleichaufwand potenziell um 20-40 % gesenkt werden kann.

Dies zu erreichen bedeutet, die Variabilität der Bearbeitungszeit von Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung zu reduzieren. Konsistente Bearbeitungszeiten führen zu vorhersehbareren Cash-Outflows, verbesserter Finanzplanung und stärkerem Vertrauen der Lieferanten in Ihre Kreditoren-Rechnungsverarbeitung. ProcessMind visualisiert alle Prozessvarianten in Microsoft Dynamics 365, quantifiziert Durchlaufzeiten für jeden Pfad und identifiziert die Grundursachen für Verzögerungen und Abweichungen. Dies ermöglicht Prozess-Re-Engineering und die Festlegung klarer Service Level Agreements, wodurch die Varianz der Durchlaufzeiten um bis zu 25 % reduziert wird.

Dieses Ziel soll sicherstellen, dass alle Rechnungen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen der Lieferanten bezahlt werden, um Verzugsgebühren zu vermeiden und positive Lieferantenbeziehungen zu fördern. Die Nichteinhaltung kann zu Mehrkosten und einer Rufschädigung für Ihre Kreditorenbuchhaltung führen. ProcessMind überwacht die Zahlungsabwicklung anhand der definierten Zahlungsbedingungen und Rechnungsfälligkeiten in Microsoft Dynamics 365. Es markiert nicht konforme Zahlungen und identifiziert zugrunde liegende Prozessineffizienzen, wodurch verspätete Zahlungen um 15-30 % reduziert und die damit verbundenen Gebühren vermieden werden können.

Ziel ist es, Fehler, die bei der manuellen Erfassung oder Eingabe von Rechnungsdaten entstehen, zu minimieren oder vollständig zu eliminieren. Datenungenauigkeiten führen zu Nacharbeit, Zahlungsverzögerungen, Abstimmungsproblemen und erhöhten Betriebskosten in der Kreditorenrechnungsbearbeitung. ProcessMind identifiziert durch die Analyse von Event Logs, wo Datenfehler im Microsoft Dynamics 365 Workflow ihren Ursprung haben. Es werden spezifische Aktivitäten oder Benutzergruppen ermittelt, die anfällig für Fehler sind, was gezielte Schulungen oder Automatisierungslösungen ermöglicht, um Datenerfassungsfehler um 50 % oder mehr zu reduzieren.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Senkung der Gesamtkosten, die mit der Bearbeitung einer einzelnen Rechnung vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung verbunden sind. Hohe Betriebskosten beeinträchtigen die Rentabilität und spiegeln Ineffizienzen in der Kreditorenbuchhaltung wider. ProcessMind bietet einen detaillierten Überblick über den Ressourcenverbrauch und die Aktivitätsdauer in der gesamten Kreditorenrechnungsbearbeitung in Microsoft Dynamics 365. Es hilft, unnötige Schritte, Nacharbeiten und manuelle Eingriffe zu identifizieren, die die Kosten in die Höhe treiben, und so eine Reduzierung der Bearbeitungskosten pro Rechnung um 10-20 % ermöglicht.

Ziel ist es, die Genauigkeit von Cashflow-Prognosen zu verbessern, indem Rechnungszahlungen vorhersehbarer werden. Unvorhersehbare Zahlungszyklen erschweren die Finanzplanung und können das Working Capital Management des Unternehmens beeinträchtigen. ProcessMind analysiert historische Rechnungsbearbeitungszeiten und Zahlungsmuster in Microsoft Dynamics 365, um zukünftige Zahlungsdaten mit höherer Genauigkeit vorherzusagen. Durch die Reduzierung der Bearbeitungsvariabilität ermöglicht es Treasury-Teams, Cash-Outflows zuverlässiger zu prognostizieren, und verbessert das Cashflow-Management um 15-25 %.

Dieses Ziel verfolgt die Reduzierung der Häufigkeit, mit der ein Rechnungsprozess aufgrund von Abweichungen oder Problemen neu gestartet oder korrigiert werden muss. Übermäßige Nacharbeit verbraucht wertvolle Ressourcen, verlängert die Bearbeitungszeiten und frustriert sowohl das AP-Personal als auch die Lieferanten. ProcessMind identifiziert die häufigsten Arten und Quellen von Diskrepanzen in Microsoft Dynamics 365 (z. B. Bestellungen vs. Wareneingänge, Mengenabweichungen). Es zeigt die spezifischen Pfade und Aktivitäten auf, die an der Lösung von Diskrepanzen beteiligt sind, und ermöglicht so eine Prozessneugestaltung, um Nacharbeiten um 20-35 % zu reduzieren.

Dieses Ziel soll den Beteiligten jederzeit klare und aktuelle Informationen über den Status jeder Rechnung im Kreditorenbuchhaltungsprozess liefern. Ein Mangel an Transparenz führt zu vermehrten Anfragen, Unsicherheiten und erschwert das Management der Lieferantenerwartungen. ProcessMind rekonstruiert den tatsächlichen Weg jeder Rechnung in Microsoft Dynamics 365 und ermöglicht so einen umfassenden Überblick über deren aktuellen Status und historischen Verlauf. Dieser transparente Einblick reduziert die Bearbeitungszeit für Anfragen um 10-20 % und ermöglicht ein proaktives Management des Rechnungslebenszyklus.

Ziel ist es, sämtliche Rechnungsfreigabeaktivitäten in ein nachverfolgbares System zu integrieren und so „dunkle Prozesse“ oder Freigaben, die außerhalb von Microsoft Dynamics 365 erfolgen, zu eliminieren. Nicht nachverfolgte Freigaben bergen Compliance-Risiken, führen zu Verarbeitungsverzögerungen und verursachen den Verlust von Audit Trails. ProcessMind erkennt und visualisiert alle tatsächlichen Freigabewege, einschließlich solcher, die vom Standard abweichen oder außerhalb des Systems erfolgen. Durch die Hervorhebung dieser nicht erfassten Aktivitäten liefert es die notwendigen Nachweise, um systembasierte Freigaben durchzusetzen, und verbessert die Compliance durch die Erkennung von 90 % der Off-System-Routen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für die Kreditorenrechnungsbearbeitung

1

Vorlage herunterladen

2

Exportieren Sie Ihre Daten

3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch

4

Prozess analysieren

5

Verbesserungen umsetzen

6

Überwachen Sie Ihren Prozess

1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Beschaffen Sie die vordefinierte Excel-Vorlage, die für die Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung strukturiert ist, um die Kompatibilität mit Microsoft Dynamics 365 Datenexporten zu gewährleisten.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Die Verwendung einer standardisierten Vorlage stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse korrekt formatiert sind, wodurch Fehler vermieden und die erste Einrichtung beschleunigt wird.

Erwartetes Ergebnis

Eine Excel-Vorlage zum Ausfüllen, zugeschnitten auf Ihren Kreditorenprozess in Microsoft Dynamics 365.

WAS SIE ERHALTEN

Effizienz der Dynamics 365 Kreditorenbuchhaltung mit Insights steigern

ProcessMind bietet eine klare, visuelle Darstellung Ihres gesamten Kreditorenrechnungsprozesses, die jeden Schritt und jede Interaktion offenbart. Entdecken Sie verborgene Ineffizienzen, Compliance-Lücken und Automatisierungspotenziale innerhalb Ihrer Dynamics 365 Umgebung.
  • Den durchgängigen Rechnungsworkflow der Kreditorenbuchhaltung visualisieren
  • Prozessengpässe und Nacharbeitsschleifen identifizieren
  • Rechnungszykluszeiten und verspätete Zahlungen verfolgen
  • Prozessvarianten vergleichen, um Best Practices zu identifizieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbaren Nutzen in der Kreditorenbuchhaltung erzielen

Diese Ergebnisse veranschaulichen die messbaren Verbesserungen, die von Unternehmen erzielt werden, die Process Mining nutzen, um ihre Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung innerhalb von Systemen wie Microsoft Dynamics 365 zu optimieren. Durch die Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen können Unternehmen erhebliche operative Verbesserungen und Kosteneinsparungen erzielen.

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Schnellere Rechnungsfreigaben

Engpässe in Genehmigungsphasen reduzieren

Verzögerungen im Rechnungsfreigabe-Workflow identifizieren und beseitigen, wodurch die Zeit, die Rechnungen für die Freigabe und Zahlungsbereitschaft benötigen, erheblich verkürzt wird. Dies führt zu besseren Lieferantenbeziehungen und vermeidet Verzugsstrafen.

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Erhöhte Skontoausnutzung

Maximale Skontoersparnisse erzielen

Identifizieren Sie Möglichkeiten, Rechnungen schneller zu bearbeiten, damit Ihr Unternehmen einen größeren Anteil verfügbarer Skonti nutzen und erhebliche Kosteneinsparungen realisieren kann.

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Höhere Ersterfolgsquote beim Abgleich

Rechnungsverarbeitung automatisieren

Verbessern Sie die Genauigkeit des automatisierten Abgleichs, indem Sie die Ursachen für Abweichungen identifizieren. Dies führt zu einem höheren Prozentsatz von Rechnungen, die ohne manuelle Eingriffe oder Nacharbeit verarbeitet werden. Das steigert die Effizienz und senkt die Betriebskosten.

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Verbesserte Zahlungseinhaltung

Einhaltung der Zahlungsbedingungen

Stellen Sie sicher, dass ein höherer Anteil der Rechnungen pünktlich oder vor dem Fälligkeitsdatum gemäß den Zahlungsbedingungen beglichen wird. Dies minimiert Verzugszahlungen, stärkt das Vertrauen der Lieferanten und reduziert finanzielle Risiken.

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Reduzierte Gesamtdurchlaufzeit

Vom Wareneingang bis zur Zahlung

Optimieren Sie den gesamten Prozess von Rechnungseingang bis Zahlung, indem Sie End-to-End-Engpässe aufdecken und beheben. Dies verkürzt die Zeit vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung und verbessert so den Cashflow sowie die operative Geschwindigkeit.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und organisatorischen Besonderheiten. Diese Zahlen repräsentieren typische Verbesserungen, die bei ähnlichen Process Mining Implementierungen in der Kreditorenbuchhaltung beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jedes Dokument einer Lieferantenrechnung.

Warum es wichtig ist

Dies ist der wesentliche Schlüssel, um den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung zu verfolgen, und bildet somit die Grundlage für alle Process Mining-Analysen in der Kreditorenbuchhaltung.

Der Benutzer, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum es wichtig ist

Weist Aufgaben bestimmten Personen zu und ermöglicht so die Analyse von Arbeitslast, Leistung sowie die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten.

Der Name des Lieferanten oder Kreditors, der die Rechnung eingereicht hat.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht die Segmentierung des Prozesses, um anbieterspezifische Probleme wie häufige Abweichungen oder Zahlungsverzögerungen zu identifizieren.

Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.

Warum es wichtig ist

Bietet einen finanziellen Kontext, der die Analyse des Prozessverhaltens basierend auf monetärem Wert ermöglicht, z.B. um festzustellen, ob Rechnungen mit hohem Wert anders bearbeitet werden.

Das Fälligkeitsdatum der Rechnungszahlung, berechnet auf Basis der Zahlungsbedingungen.

Warum es wichtig ist

Entscheidend für die Messung der Pünktlichkeit von Zahlungen, das Management von Lieferantenbeziehungen und die Vermeidung von Verzugszinsen.

Die mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen für Rechnungen.

Warum es wichtig ist

Definiert Zahlungsfristen und Skonto-Möglichkeiten, was sich direkt auf das Cashflow-Management und Kosteneinsparungen auswirkt.

Der eindeutige Identifikator für die Bestellung, die mit der Rechnung verknüpft ist.

Warum es wichtig ist

Unterscheidet zwischen Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, da diese unterschiedliche Prozesse durchlaufen. Dies ist unerlässlich für die Analyse der Abgleichseffizienz.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Kennzeichnet die erstmalige Erstellung eines Rechnungsdatensatzes im System, entweder durch manuelle Eingabe, OCR-Scanning oder elektronischen Datenaustausch (EDI). Dies ist der Ausgangspunkt des Rechnungsbearbeitungslebenszyklus.

Warum es wichtig ist

Diese Aktivität ist das primäre Start-Event für den Prozess. Die Analyse der Zeitspanne von diesem Punkt bis zur Zahlung liefert die gesamte Rechnungszykluszeit, einen wichtigen Key Performance Indicator.

Die Rechnung wird förmlich in einen Workflow zur Prüfung und Genehmigung durch autorisiertes Personal eingereicht. Dies markiert den Beginn des Genehmigungszyklus.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Startpunkt für die Messung der Rechnungsfreigabe-Zykluszeit markiert. Er hilft, die Zeit für die Datenerfassung/den Abgleich von der Genehmigungslatenz zu unterscheiden.

Stellt die finale Genehmigung im Workflow dar, die die Buchung der Rechnung zur Zahlung autorisiert. Dies ist ein entscheidender Meilenstein, bevor die Rechnung in die Zahlungsphase übergeht.

Warum es wichtig ist

Kennzeichnet das Ende des Genehmigungszyklus. Die Zeit zwischen 'Submitted for Approval' und dieser Aktivität ist ein Schlüssel-KPI zur Identifizierung von Genehmigungsengpässen und langlaufenden Workflows.

Die genehmigte Rechnung wird offiziell im Hauptbuch verbucht, wodurch eine finanzielle Verbindlichkeit entsteht. Dies ist eine kritische, oft unumkehrbare Buchungstransaktion.

Warum es wichtig ist

Die Buchung ist ein entscheidender Schritt, der die Rechnung zur Zahlung freigibt. Sie bestätigt, dass alle Prüf- und Genehmigungsschritte abgeschlossen sind und die Verbindlichkeit anerkannt ist.

Die Zahlung erfolgt offiziell durch die Buchung eines Zahlungsjournals. Diese Transaktion begleicht die Verbindlichkeit, die durch die gebuchte Rechnung entstanden ist.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein primäres End-Event für den Prozess. Es wird verwendet, um die Einhaltung der Zahlungsbedingungen zu berechnen, verspätete Zahlungen zu identifizieren und die endgültige End-to-End-Zykluszeit zu messen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Dynamics 365, um den tatsächlichen Fluss Ihrer Kreditorenrechnungen zu rekonstruieren. Es identifiziert Engpässe, Abweichungen vom Standardprozess und Bereiche mit hohem manuellem Aufwand. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Workflows zu verschlanken, Genehmigungszeiten zu verkürzen und die Compliance zu verbessern.

Sie benötigen in der Regel Event-Logs, die eine Case ID (z.B. Rechnungsnummer), eine Aktivität (z.B. „Rechnungseingang“, „Genehmigung initiiert“) und einen Timestamp für jedes Ereignis enthalten. Zusätzliche Attribute wie „Genehmigender“, „Rechnungsbetrag“ oder „Lieferant“ erweitern die Analyse. Diese Daten ermöglichen die Rekonstruktion des vollständigen Rechnungsprozesses.

Sie können quantifizierbare Verbesserungen erwarten, wie z.B. kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsfreigabe und eine höhere Ausschöpfung von Skontofristen. Process Mining deckt Möglichkeiten auf, den Abgleich zu automatisieren, Nacharbeit zu eliminieren und eine bessere Einhaltung der Zahlungsbedingungen sicherzustellen. Es bietet zudem eine verbesserte Echtzeit-Transparenz Ihrer Kreditorenbuchhaltung.

Die initiale Datenextraktion und der Modellaufbau dauern typischerweise einige Wochen, abhängig von Datenverfügbarkeit und -komplexität. Sobald das Modell erstellt ist, lassen sich erste Einblicke in Engpässe und Abweichungen schnell gewinnen, oft innerhalb weniger Tage. Eine kontinuierliche Überwachung bietet dann fortlaufend Optimierungsmöglichkeiten.

Obwohl grundlegende SQL- oder Dynamics 365-Reporting-Kenntnisse hilfreich sind, bieten viele Process Mining Tools Konnektoren oder Vorlagen für gängige ERP-Systeme. Sie benötigen primär Zugriff auf die zugrunde liegende Datenbank oder relevante Datenentitäten. Die Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team kann eine effiziente und genaue Datenextraktion gewährleisten.

Ja, indem die entdeckte Prozesskarte mit dem erwarteten Standardprozess verglichen wird, kann Process Mining Abweichungen aufzeigen, die auf manuelle Umgehungen oder Genehmigungen außerhalb von Dynamics 365 hinweisen. Dies hilft, verborgene Prozesse aufzudecken und die Datenintegrität zu verbessern. Diese nicht nachverfolgten Aktivitäten führen oft zu Verzögerungen und Compliance-Risiken.

Process Mining ist in der Regel nicht direkt und in Echtzeit in Dynamics 365 integriert, um Transaktionen zu verarbeiten. Stattdessen werden historische Event-Daten, die aus Dynamics 365 extrahiert wurden, erfasst. Die aus dem Process Mining gewonnenen Erkenntnisse dienen dann dazu, Konfigurationen oder Prozessänderungen in Ihrer bestehenden Dynamics 365 Umgebung zu untermauern und zu optimieren.

Häufige Herausforderungen sind die Sicherstellung der Datenqualität, die korrekte Abbildung verschiedener Systemaktivitäten auf Prozessschritte und die Verwaltung großer Datensätze. Eine klare Definition des Umfangs und der Zugang zu Fachexperten sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Ein proaktives Angehen dieser Punkte kann den Projektfortschritt erheblich erleichtern.

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