Verbessern Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung

Warum sollten Sie die Kreditorenrechnungsverarbeitung optimieren?

Die Kreditorenrechnungsverarbeitung ist für jedes Unternehmen wichtig, zugleich aber oft komplex und ressourcenintensiv. Das gilt besonders für Unternehmen, die große Transaktionsvolumen in anspruchsvollen ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 verwalten. Ineffiziente Kreditorenprozesse können erhebliche finanzielle Verluste verursachen, etwa durch entgangene Skonti, Verzugsgebühren und höhere Betriebskosten infolge manueller Eingriffe und Fehlerkorrekturen. Neben den direkten finanziellen Folgen kann eine langsame oder fehleranfällige Rechnungsverarbeitung die Beziehungen zu Lieferanten belasten, dem Ruf Ihres Unternehmens schaden und Compliance-Risiken mit sich bringen. Um die finanzielle Gesundheit und operative Leistungsfähigkeit zu verbessern, müssen Sie die tatsächliche Durchlaufzeit vom Anfang bis zum Ende kennen und Verzögerungen lokalisieren. Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Rechnungsprozess in Dynamics 365, vom Eingang bis zur Zahlung, fällt es Unternehmen schwer, die Ursachen dieser Ineffizienzen zu finden und die Kreditorenrechnungsverarbeitung gezielt zu verbessern.

So unterstützt Process Mining Ihren Kreditoren-Workflow

Process Mining macht den Ablauf Ihrer Kreditorenrechnungsverarbeitung anhand von Daten transparent. Dazu werden Event Logs direkt aus dem Finanz-GL-Modul von Microsoft Dynamics 365 extrahiert, unter anderem aus den Entitäten GeneralJournal, LedgerEntry und FinancialDimension. Daraus rekonstruiert Process Mining den tatsächlichen Weg jeder einzelnen Rechnung. Statt sich auf angenommene Abläufe oder manuelle Beobachtungen zu verlassen, können Sie alle vorhandenen Prozessvarianten visualisieren. So werden Abweichungen vom Standardprozess und tatsächliche Ineffizienzen sichtbar. Sie erkennen kritische Engpässe, etwa Freigabeschritte, die regelmäßig zu Verzögerungen führen, oder Aktivitäten mit besonders viel manueller Nacharbeit. Vielleicht stellen Sie fest, dass Rechnungen mit einer bestimmten Bestellart häufig stecken bleiben oder dass die Freigabe bei bestimmten Verantwortlichen deutlich länger dauert. Diese Analyse liefert eine sachliche Grundlage, um zu verstehen, wie sich die Kreditorenrechnungsverarbeitung verbessern lässt. Sie können einzelne Rechnungsfälle genauer untersuchen und nachvollziehen, warum manche Rechnungen in wenigen Minuten und andere erst nach Wochen bearbeitet werden. So erhalten Sie konkrete Daten, um diese Unterschiede gezielt anzugehen.

Wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen in Dynamics 365

Die durch Process Mining gewonnenen Erkenntnisse zur Prozessoptimierung helfen Ihnen, gezielt einzelne Bereiche Ihrer Microsoft-Dynamics-365-Umgebung zu verbessern. Häufige Ansatzpunkte sind:

• Durchlaufzeit von Rechnungen verkürzen: Ermitteln Sie die Phasen mit den längsten Liegezeiten, etwa bei der anfänglichen Datenerfassung, der Prüfung oder bestimmten Freigabeschritten. Wenn Sie wissen, wo Rechnungen ins Stocken geraten, können Sie gezielte Änderungen vornehmen und die Durchlaufzeit der Kreditorenrechnungsverarbeitung deutlich verkürzen.
• Compliance und Kontrollen verbessern: Überwachen Sie die Einhaltung von Zahlungsbedingungen, internen Freigabehierarchien und regulatorischen Vorgaben. Ermitteln Sie Fälle, in denen Zahlungen ohne ordnungsgemäße Freigabe erfolgen oder Zahlungsbedingungen wiederholt nicht eingehalten werden. Dadurch lassen sich unnötige Gebühren vermeiden und Skonti besser ausschöpfen.
• Manuelle Aufgaben automatisieren: Finden Sie wiederkehrende manuelle Aktivitäten, die sich in Dynamics 365 für eine Automatisierung eignen, etwa den automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen oder die regelbasierte Weiterleitung von Freigaben.
• Ressourcen gezielter einsetzen: Ermitteln Sie, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Wenn ein Team oder eine einzelne Person regelmäßig zum Engpass wird, kann das auf Schulungsbedarf, eine notwendige Umverteilung der Arbeitslast oder Vereinfachungsmöglichkeiten im Prozess hinweisen.
• Lieferantenbeziehungen verbessern: Pünktliche und korrekte Zahlungen wirken sich direkt auf die Zufriedenheit der Lieferanten aus. Ein effizienter Kreditorenprozess hilft Ihnen, Rechnungen fristgerecht zu bezahlen und verlässliche Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Erwartete Ergebnisse und messbare Vorteile

Wenn Sie die mit Process Mining ermittelten Strategien zur Prozessoptimierung auf die Kreditorenrechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 anwenden, kann Ihr Unternehmen konkrete und messbare Vorteile erzielen:

• Kosten deutlich senken: Vermeiden Sie Verzugsgebühren, nutzen Sie mehr Skonti und reduzieren Sie den Arbeitsaufwand für manuelle Verarbeitung, Fehlerkorrekturen und die Klärung von Streitfällen.
• Rechnungen schneller bearbeiten: Verkürzen Sie die Zeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung deutlich. Das verbessert die Planbarkeit des Cashflows und die Reaktionsfähigkeit im Betrieb.
• Compliance verbessern und Risiken senken: Stellen Sie sicher, dass Zahlungsrichtlinien, interne Kontrollen und regulatorische Vorgaben konsequent eingehalten werden. So mindern Sie finanzielle Risiken und Reputationsrisiken.
• Operative Effizienz steigern: Vereinfachen Sie Workflows, reduzieren Sie Nacharbeit und entlasten Sie Ihr Kreditorenteam, damit es sich stärker auf strategische Aufgaben statt auf die laufende Fehlerbehebung konzentrieren kann.
• Lieferantenbeziehungen stärken: Schaffen Sie Vertrauen durch verlässliche, pünktliche Zahlungen. Das kann auch Ihre Verhandlungsposition verbessern.

Diese Verbesserungen führen zu einem effizienteren und regelkonformen Finanzbetrieb und wirken sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis und Ihre strategischen Möglichkeiten aus.

Einstieg in Process Mining für die Kreditorenbuchhaltung

Für die Optimierung Ihrer Kreditorenrechnungsverarbeitung benötigen Sie keine Vorkenntnisse in Process Mining. Diese Lösung unterstützt Sie dabei, Daten aus Microsoft Dynamics 365 auszuwerten, Ineffizienzen aufzudecken und gezielte Veränderungen anzustoßen. Mit einem strukturierten Vorgehen gelangen Sie von der Datenextraktion zu konkreten Erkenntnissen und können Ihre Kreditorenprozesse effizienter und regelkonform gestalten. Entdecken Sie das Potenzial Ihrer Dynamics-365-Daten und starten Sie noch heute mit der Prozessoptimierung.