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Melhore o processamento de faturas a pagar

Aumente a eficiência com nosso guia de 6 etapas para o Dynamics 365.

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Processamento de faturas de contas a pagar

Microsoft Dynamics 365

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Otimize o processamento de faturas de contas a pagar no Dynamics 365

Automatizar processos de contas a pagar pode aumentar bastante a eficiência, mas gargalos ocultos muitas vezes impedem o avanço. Nossa plataforma ajuda você a identificar exatamente onde ocorrem os atrasos, desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Ao encontrar essas ineficiências, você pode implementar melhorias direcionadas, simplificar as operações e melhorar o fluxo de caixa.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o processamento de faturas de contas a pagar?

O processamento de faturas de contas a pagar é uma função essencial, mas muitas vezes complexa e que consome muitos recursos, especialmente em organizações que gerenciam grandes volumes de transações em sistemas ERP sofisticados, como o Microsoft Dynamics 365. Processos ineficientes podem gerar perdas financeiras significativas, incluindo descontos por pagamento antecipado não aproveitados, multas por atraso e aumento dos custos operacionais com intervenções manuais e correção de erros. Além dos impactos financeiros diretos, um fluxo de trabalho lento ou sujeito a erros pode prejudicar o relacionamento com fornecedores, afetar a reputação da empresa e até expor a organização a riscos de conformidade. Entender o tempo de ciclo real de ponta a ponta e identificar onde ocorrem os atrasos é fundamental para alcançar uma gestão financeira sólida e a excelência operacional. Sem visibilidade clara de todo o ciclo de vida da fatura, do recebimento ao pagamento no Dynamics 365, fica difícil identificar as causas raiz dessas ineficiências e melhorar o processamento de faturas de contas a pagar.

Como o Process Mining ajuda no fluxo de trabalho de contas a pagar

O Process Mining oferece uma abordagem baseada em dados para entender melhor o fluxo de trabalho de processamento de faturas de contas a pagar. Ao extrair Event Logs diretamente do módulo Finance GL do Microsoft Dynamics 365, usando entidades como GeneralJournal, LedgerEntry e FinancialDimension, a plataforma reconstrói o percurso real de cada fatura. Em vez de depender de processos presumidos ou observações manuais, o Process Mining mapeia visualmente todas as variantes existentes, revela desvios do fluxo padrão e mostra onde estão as ineficiências. Você pode identificar gargalos críticos, como etapas de aprovação que causam atrasos recorrentes, ou atividades que exigem retrabalho manual excessivo. Por exemplo, talvez você descubra que faturas que exigem um tipo específico de conciliação com pedido de compra (PO) ficam paradas com frequência ou que certos aprovadores levam muito mais tempo para aprovar. Essa capacidade analítica ajuda a responder como melhorar o processamento de faturas de contas a pagar, oferecendo insights objetivos sobre o que acontece na prática. A ferramenta permite analisar casos específicos de faturas para entender por que algumas são processadas em minutos e outras levam semanas, fornecendo dados acionáveis para resolver essas diferenças.

Principais oportunidades de melhoria para contas a pagar no Dynamics 365

Com os insights obtidos pela otimização de processos com Process Mining, você pode direcionar melhorias para áreas específicas do seu ambiente Microsoft Dynamics 365. Entre as oportunidades mais comuns estão:

Reduzir o tempo de ciclo das faturas: Identifique as etapas com os maiores tempos de espera, seja na captura inicial dos dados, na validação ou em etapas específicas de aprovação. Ao entender onde as faturas ficam paradas, você pode implementar mudanças para reduzir significativamente o tempo de ciclo do processamento de faturas de contas a pagar.
Reforçar a conformidade e os controles: Monitore o cumprimento das condições de pagamento, das hierarquias internas de aprovação e dos requisitos regulatórios. Identifique pagamentos feitos sem as aprovações necessárias ou violações recorrentes das condições de pagamento, que podem gerar multas desnecessárias ou perda de descontos.
Automatizar tarefas manuais: Descubra atividades manuais repetitivas que podem ser automatizadas no Dynamics 365, como a conciliação automática de faturas com pedidos de compra e recebimentos de mercadorias ou o encaminhamento inteligente de aprovações com base em critérios específicos.
Otimizar a alocação de recursos: Identifique onde os recursos estão sobrecarregados ou subutilizados. Se uma equipe ou pessoa específica se torna um gargalo com frequência, pode ser necessário oferecer treinamento, redistribuir a carga de trabalho ou simplificar o processo.
Melhorar o relacionamento com fornecedores: Pagamentos pontuais e precisos afetam diretamente a satisfação dos fornecedores. Ao simplificar o processo de contas a pagar, você ajuda a garantir que os fornecedores recebam em dia e fortalece parcerias comerciais mais confiáveis.

Resultados esperados e benefícios mensuráveis

Ao aplicar ao processamento de faturas de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365 as estratégias de otimização de processos identificadas com Process Mining, sua organização pode alcançar benefícios concretos e mensuráveis:

Redução significativa de custos: Minimize multas por atraso, aproveite mais descontos por pagamento antecipado e reduza os custos de mão de obra associados ao processamento manual, à correção de erros e à resolução de disputas.
Menor tempo de ciclo das faturas: Reduza drasticamente o tempo entre o recebimento da fatura e o pagamento final, melhorando a previsibilidade do fluxo de caixa e a agilidade operacional.
Mais conformidade e menos riscos: Garanta o cumprimento consistente das políticas de pagamento, dos controles internos e das exigências regulatórias, reduzindo riscos financeiros e de reputação.
Mais eficiência operacional: Simplifique os fluxos de trabalho, reduza o retrabalho e libere a equipe de contas a pagar para se dedicar a atividades mais estratégicas, em vez de apagar incêndios operacionais.
Melhor relacionamento com fornecedores: Construa confiança e fortaleça parcerias com pagamentos pontuais e consistentes, que também podem aumentar seu poder de negociação.

No fim, essas melhorias resultam em uma operação financeira mais sólida, eficiente e em conformidade, com impacto direto nos resultados e na capacidade estratégica da organização.

Como começar com Process Mining em contas a pagar

Você não precisa ter experiência prévia com Process Mining para começar a otimizar o processamento de faturas de contas a pagar. Esta solução orienta você no uso dos dados do Microsoft Dynamics 365 para descobrir ineficiências e promover mudanças relevantes. Com uma abordagem estruturada, você pode passar rapidamente da extração de dados a insights acionáveis e transformar as operações de contas a pagar em uma área enxuta, eficiente e em conformidade. Descubra o potencial oculto nos dados do Dynamics 365 e comece hoje sua jornada de otimização de processos.

Processamento de faturas de contas a pagar verificação de faturas Equipe de contas a pagar conciliação de três vias pedidos de compra otimização de pagamentos gestão de fornecedores operações financeiras gestão da conformidade ciclo de pagamento Automação de contas a pagar Gestão de faturas Da aquisição ao pagamento

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

As faturas ficam paradas com frequência nas filas de aprovação, o que leva ao descumprimento dos prazos de pagamento e à cobrança de multas por atraso. Isso prejudica o relacionamento com fornecedores e imobiliza capital de giro sem necessidade. Atrasos em etapas críticas de aprovação muitas vezes se propagam por todo o ciclo de processamento de faturas de contas a pagar.
O ProcessMind identifica onde as faturas ficam paradas, quem está causando os gargalos e por que ocorrem atrasos no processamento de faturas de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365. Ao visualizar os caminhos e os tempos de aprovação, a plataforma identifica os aprovadores ou as etapas que prolongam o tempo de atravessamento, permitindo direcionar a otimização do processo.

O tempo de processamento das faturas, do recebimento ao pagamento, varia bastante. Isso dificulta a previsão do fluxo de caixa e torna os prazos imprevisíveis. Essa inconsistência pode desagradar fornecedores, levar à perda de descontos por pagamento antecipado e dificultar a padronização das operações da equipe de contas a pagar.
O ProcessMind visualiza todo o percurso do processamento de faturas de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365, revela os tempos médios de ciclo, identifica desvios e destaca as causas raiz da variação. Você pode segmentar a análise por fornecedor, tipo de fatura ou aprovador e obter insights acionáveis para estabilizar e otimizar os tempos de processamento.

A conciliação de pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas exige muita intervenção manual. Isso consome o tempo valioso da equipe de contas a pagar, aumenta o risco de erros e atrasa todo o processamento de faturas. A impossibilidade de automatizar a conciliação de três vias para uma grande parte das faturas eleva os custos operacionais.
O ProcessMind analisa a frequência e a duração das atividades de conciliação manual e das divergências no Microsoft Dynamics 365, identificando áreas específicas em que a automação ou a padronização do processo pode reduzir o esforço. A plataforma destaca problemas recorrentes de conciliação e permite ajustar proativamente os processos de compras ou recebimento.

Erros na captura ou validação dos dados das faturas geram exceções, retrabalho e tempos de processamento mais longos. Dados incorretos podem resultar em pagamentos errados, problemas de conciliação financeira e riscos de conformidade, prejudicando a confiança dos fornecedores e das partes interessadas internas.
O ProcessMind identifica os pontos mais comuns de geração e correção de erros no processamento de faturas de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365, como a redigitação de dados ou validações repetidas. Assim, as organizações podem direcionar treinamentos, melhorar os métodos de captura de dados ou ajustar as configurações do sistema para reduzir as imprecisões na origem.

Atrasos no processamento de faturas fazem com que as organizações percam com frequência descontos valiosos por pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores. Isso afeta diretamente a lucratividade e aumenta o custo total de bens ou serviços, representando uma oportunidade financeira perdida significativa.
O ProcessMind identifica as faturas que não atendem às condições para pagamento antecipado, acompanhando os eventos 'Data de vencimento da fatura' e 'Pagamento realizado' no Microsoft Dynamics 365. A plataforma revela as etapas exatas que causam os atrasos, permitindo que as equipes de contas a pagar priorizem faturas específicas ou simplifiquem atividades que geram gargalos para aproveitar melhor esses descontos.

As faturas nem sempre são pagas de acordo com as condições acordadas com os fornecedores, o que pode gerar multas por atraso e prejudicar o relacionamento com eles. Isso também pode afetar a pontuação de crédito e o poder de negociação futuro, além de expor a empresa a riscos jurídicos ou financeiros.
O ProcessMind monitora o cumprimento das 'Condições de pagamento' comparando as datas de 'Vencimento da fatura' e 'Pagamento realizado' no Microsoft Dynamics 365. A plataforma sinaliza pagamentos em desacordo e suas causas raiz, como atrasos específicos nas aprovações ou gargalos no processamento, ajudando a garantir maior conformidade no processamento de faturas de contas a pagar.

Um grande volume de faturas exige retrabalho significativo devido a divergências entre pedidos de compra, recebimentos de mercadorias ou dados iniciais das faturas. Isso consome recursos em excesso, prolonga o ciclo de processamento de faturas de contas a pagar e prejudica o moral da equipe.
O ProcessMind mapeia os caminhos das atividades de 'Divergência resolvida' no Microsoft Dynamics 365, quantifica os ciclos de retrabalho e identifica as principais fontes de divergências para que você possa agir preventivamente. Ao entender onde e por que o retrabalho ocorre, as organizações podem implementar ações corretivas nos processos anteriores.

A equipe de Contas a Pagar tem dificuldade para informar em tempo real o status de faturas específicas, o que gera consultas frustrantes de fornecedores e partes interessadas internas. Essa falta de transparência dificulta a resolução eficiente de dúvidas e a gestão proativa de possíveis problemas de pagamento.
O ProcessMind mostra de ponta a ponta o percurso de cada fatura no Microsoft Dynamics 365, com insights imediatos sobre o status atual e eventuais atrasos no processamento de faturas de Contas a Pagar. Com essa visibilidade, a equipe pode responder rapidamente às consultas e gerenciar exceções de forma proativa.

As faturas são pagas sem considerar estrategicamente a otimização do fluxo de caixa, por exemplo, aproveitando ao máximo os prazos de pagamento ou consolidando pagamentos. Isso pode levar ao uso ineficiente do capital de giro e à perda de oportunidades de gestão estratégica da liquidez.
O ProcessMind analisa os padrões de programação de pagamentos em relação a 'Data de vencimento da fatura' e 'Condições de pagamento' no Microsoft Dynamics 365. Assim, identifica oportunidades para programar pagamentos estrategicamente e melhorar o fluxo de caixa no processamento de faturas de Contas a Pagar. A análise mostra onde é possível adiar pagamentos para preservar o caixa sem incorrer em multas.

O custo total do processamento de cada fatura é elevado devido a etapas ineficientes, intervenções manuais e retrabalho. Isso afeta a rentabilidade e a eficiência de toda a operação financeira, dificultando o crescimento sem um aumento desproporcional dos custos.
O ProcessMind analisa em detalhes todo o fluxo de trabalho de processamento de faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 e identifica desvios dispendiosos, atividades redundantes e tempos de ciclo longos que elevam o custo por fatura. Essa análise ajuda as organizações a identificar oportunidades de redução de custos e automação de processos.

Etapas críticas de aprovação ou resolução acontecem fora do Microsoft Dynamics 365, criando pontos cegos no fluxo oficial do processo e dificultando auditorias. A falta de um registro digital completo gera riscos de Conformidade e impede uma análise abrangente do processo.
O ProcessMind identifica lacunas e intervalos excepcionalmente longos entre as atividades registradas no processamento de faturas de Contas a Pagar. Esses sinais podem indicar atividades fora do sistema que precisam ser digitalizadas ou integradas ao Microsoft Dynamics 365. A plataforma ajuda a revelar essas etapas ocultas para que possam ser formalmente controladas e acompanhadas.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

O objetivo é reduzir o tempo entre a fatura ficar pronta para aprovação e receber a autorização final. Atrasos nas aprovações podem levar a pagamentos em atraso, prejudicar o relacionamento com fornecedores e fazer a empresa perder descontos por pagamento antecipado no processamento de faturas de Contas a Pagar. Alcançar esse objetivo melhora a eficiência e a saúde financeira. O ProcessMind identifica com precisão os gargalos e os aprovadores que causam atrasos no Microsoft Dynamics 365 e mapeia os caminhos reais de aprovação. A plataforma destaca desvios dos fluxos de trabalho padrão e quantifica o tempo gasto em cada etapa, permitindo intervenções direcionadas para reduzir o tempo de ciclo em 30% a 50%.

O objetivo é aumentar a proporção de faturas pagas dentro dos prazos que dão direito a descontos por pagamento antecipado. Perder essas oportunidades afeta diretamente os resultados financeiros, elevando o custo efetivo dos bens e serviços da organização. O ProcessMind analisa todo o fluxo de processamento de faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para identificar os atrasos que impedem pagamentos dentro do prazo para obter descontos. A plataforma identifica faturas elegíveis a descontos que não estão sendo processadas com eficiência e ajuda a recuperar de 5% a 10% do potencial de descontos perdido.

O objetivo é reduzir o trabalho manual necessário para conciliar faturas com pedidos de compra e recebimentos de mercadorias. Muitas intervenções manuais tornam o processamento mais lento, aumentam os erros e elevam os custos operacionais em Contas a Pagar. O ProcessMind mapeia todas as atividades de conciliação no Microsoft Dynamics 365 e destaca exceções e intervenções manuais. A plataforma identifica oportunidades para ampliar a automação, como melhorar os índices de conciliação de duas ou três vias, com potencial para reduzir o trabalho manual de conciliação em 20% a 40%.

Isso significa reduzir a variação no tempo entre o recebimento e o pagamento das faturas. Tempos de processamento consistentes tornam as saídas de caixa mais previsíveis, melhoram o planejamento financeiro e fortalecem a confiança dos fornecedores no processo de Contas a Pagar. O ProcessMind mostra todas as variantes do processo no Microsoft Dynamics 365 e quantifica o tempo de processamento de cada caminho. A plataforma identifica as causas raiz dos atrasos e das variações, permitindo redesenhar o processo e estabelecer acordos de nível de serviço claros, com redução de até 25% na variação do tempo de processamento.

O objetivo é garantir que todas as faturas sejam pagas de acordo com as condições de pagamento acordadas com os fornecedores, evitando multas por atraso e fortalecendo o relacionamento com eles. O descumprimento pode gerar custos extras e prejudicar a reputação da operação de Contas a Pagar. O ProcessMind monitora a execução dos pagamentos em relação às condições de pagamento definidas e às datas de vencimento das faturas no Microsoft Dynamics 365. A plataforma sinaliza pagamentos em desacordo e identifica ineficiências subjacentes no processo, ajudando a reduzir os atrasos em 15% a 30% e a evitar as respectivas multas.

O objetivo é minimizar ou eliminar os erros introduzidos durante a entrada manual ou a captura dos dados das faturas. Dados imprecisos geram retrabalho, atrasos nos pagamentos, problemas de conciliação e aumento dos custos operacionais no processamento de faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind identifica a origem dos erros nos dados do fluxo de trabalho do Microsoft Dynamics 365 por meio da análise dos registros de eventos. A plataforma aponta atividades específicas ou grupos de usuários mais propensos a erros, permitindo direcionar treinamentos ou soluções de automação para reduzir os erros de entrada de dados em 50% ou mais.

O objetivo é reduzir o custo total do processamento de cada fatura, do recebimento ao pagamento final. Custos operacionais elevados afetam a rentabilidade e refletem ineficiências no departamento de Contas a Pagar. O ProcessMind detalha o consumo de recursos e a duração das atividades em todo o processamento de faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365. A plataforma ajuda a identificar etapas desnecessárias, ciclos de retrabalho e intervenções manuais que elevam os custos, contribuindo para uma redução de 10% a 20% no custo de processamento por fatura.

O objetivo é melhorar a precisão das previsões de fluxo de caixa, tornando os pagamentos de faturas mais previsíveis. Ciclos de pagamento imprevisíveis dificultam o planejamento financeiro e podem afetar a gestão do capital de giro da organização. O ProcessMind analisa o histórico dos tempos de processamento de faturas e os padrões de pagamento no Microsoft Dynamics 365 para prever as datas de pagamento com mais precisão. Ao reduzir as variações no processamento, a plataforma ajuda as equipes de tesouraria a prever as saídas de caixa com mais confiabilidade e a melhorar a gestão do fluxo de caixa em 15% a 25%.

O objetivo é reduzir o número de vezes que o processo de uma fatura precisa ser reiniciado ou corrigido devido a divergências ou problemas. O retrabalho excessivo consome recursos valiosos, prolonga o processamento e frustra tanto a equipe de Contas a Pagar quanto os fornecedores. O ProcessMind identifica os tipos e as origens mais frequentes das divergências no Microsoft Dynamics 365, como diferenças entre pedido de compra e recebimento de mercadorias ou divergências de quantidade. A plataforma revela os caminhos e as atividades envolvidos na resolução dessas divergências, permitindo redesenhar o processo e reduzir o retrabalho em 20% a 35%.

O objetivo é oferecer às partes interessadas informações claras e atualizadas sobre o status de cada fatura em qualquer etapa do processo de Contas a Pagar. A falta de visibilidade aumenta o número de consultas, gera incerteza e dificulta a gestão das expectativas dos fornecedores. O ProcessMind reconstrói o percurso real de cada fatura no Microsoft Dynamics 365, mostrando seu status atual e histórico. Essa visão transparente reduz em 10% a 20% o tempo gasto no atendimento de consultas e permite gerenciar proativamente o ciclo de vida das faturas.

O objetivo é registrar todas as atividades de aprovação de faturas em um sistema rastreável, eliminando os "processos ocultos" e as aprovações feitas fora do Microsoft Dynamics 365. Aprovações sem rastreamento geram riscos de Conformidade, atrasam o processamento e deixam lacunas nos registros de auditoria. O ProcessMind identifica e mostra todos os caminhos reais de aprovação, inclusive os que se desviam do padrão ou acontecem fora do sistema. Ao destacar essas atividades sem rastreamento, a plataforma fornece evidências para reforçar as aprovações feitas no sistema e melhora a Conformidade ao detectar 90% dos caminhos que ocorrem fora dele.

O caminho de melhoria em 6 etapas para o processamento de faturas de Contas a Pagar

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O que fazer

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Por que isso importa

Com um Template padronizado, os dados ficam no formato correto para análise, o que evita erros e agiliza a configuração inicial.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para preencher e adaptado ao processo de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra insights para aumentar a eficiência de contas a pagar no Dynamics 365

O ProcessMind oferece um mapa visual claro de todo o processo de faturas a pagar, mostrando cada etapa e interação. Descubra ineficiências ocultas, lacunas de conformidade e oportunidades de automação no seu ambiente Dynamics 365.

Visualize o fluxo de trabalho de faturas a pagar de ponta a ponta
Identifique gargalos e ciclos de retrabalho no processo
Acompanhe o tempo de ciclo das faturas e os pagamentos em atraso
Compare variantes do processo para identificar as melhores práticas

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Resultados concretos em Contas a Pagar

Estes resultados mostram as melhorias mensuráveis alcançadas por organizações que usam a mineração de processos para otimizar o processamento de faturas de Contas a Pagar em sistemas como o Microsoft Dynamics 365. Ao identificar gargalos e ineficiências, as empresas podem melhorar significativamente as operações e reduzir custos.

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Aprovações de faturas mais rápidas

Reduzir gargalos nas etapas de aprovação

Identifique e elimine atrasos no fluxo de trabalho de aprovação de faturas para acelerar significativamente a aprovação e liberar as faturas para pagamento. Isso melhora o relacionamento com fornecedores e evita multas por atraso.

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Mais descontos obtidos

Aproveitar ao máximo a economia com pagamentos antecipados

Identifique oportunidades para processar faturas mais rapidamente, permitindo que sua organização aproveite uma parcela maior dos descontos disponíveis por pagamento antecipado e reduza custos de forma significativa.

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Mais conciliações corretas na primeira tentativa

Automatizar o processamento de faturas

Melhore a precisão da conciliação automatizada identificando as causas raiz das divergências. Assim, uma parcela maior das faturas pode ser processada sem intervenção manual ou retrabalho, aumentando a eficiência e reduzindo os custos operacionais.

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Mais Conformidade nos pagamentos

Cumprimento das condições de pagamento

Garanta que uma parcela maior das faturas seja paga até a data de vencimento, de acordo com as condições de pagamento. Isso minimiza multas por atraso, fortalece a confiança dos fornecedores e reduz os riscos financeiros.

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Redução do tempo de ciclo total

Do recebimento ao pagamento

Simplifique todo o processo, da fatura ao pagamento, identificando e tratando gargalos de ponta a ponta. Isso reduz o tempo entre o recebimento da fatura e o pagamento final, melhorando o fluxo de caixa e a agilidade operacional.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e as características de cada organização. Estes números representam melhorias típicas observadas em implementações semelhantes de mineração de processos em Contas a Pagar.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de cada documento de fatura do fornecedor.

Por que isso importa

Essa é a chave essencial para rastrear todo o ciclo de vida de uma fatura e serve de base para todas as análises de Process Mining em contas a pagar.

Usuário que executou a atividade.

Por que isso importa

Atribui o trabalho a pessoas específicas, permitindo analisar a carga de trabalho e a performance, além de identificar oportunidades de treinamento.

Nome do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo para identificar problemas específicos de cada fornecedor, como divergências frequentes ou atrasos nos pagamentos.

Valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Fornece contexto financeiro para analisar o comportamento do processo conforme o valor monetário, por exemplo, para identificar se faturas de alto valor são processadas de outra forma.

Data em que o pagamento da fatura vence, calculada com base nas condições de pagamento.

Por que isso importa

É fundamental para medir a performance dos pagamentos em dia, gerenciar o relacionamento com fornecedores e evitar multas por atraso.

Condições de pagamento da fatura acordadas com o fornecedor.

Por que isso importa

Define os prazos de pagamento e as oportunidades de desconto, com impacto direto na gestão do fluxo de caixa e na redução de custos.

Identificador exclusivo do pedido de compra associado à fatura.

Por que isso importa

Diferencia faturas vinculadas a um PO das que não estão vinculadas, que seguem processos distintos, e é essencial para analisar a eficiência da conciliação.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Indica a criação inicial de um registro de fatura no sistema, por entrada manual, leitura por OCR ou intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Este é o ponto de partida do ciclo de processamento da fatura.

Por que isso importa

Esta atividade é o principal evento de início do processo. Analisar o tempo entre este ponto e o pagamento permite calcular o tempo de ciclo total da fatura, um indicador-chave de performance.

A fatura é enviada formalmente a um fluxo de trabalho para análise e aprovação por pessoas autorizadas. Isso marca o início do ciclo de aprovação.

Por que isso importa

Este é um marco importante que inicia a contagem do tempo de ciclo de aprovação da fatura. Ele ajuda a separar o tempo de entrada de dados e conciliação do tempo de espera pela aprovação.

Representa a aprovação final no fluxo de trabalho, que autoriza o lançamento da fatura para pagamento. Este é um marco crítico antes de a fatura entrar na etapa de pagamento.

Por que isso importa

Marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre "Enviada para aprovação" e esta atividade é um KPI importante para identificar gargalos nas aprovações e fluxos de trabalho demorados.

A fatura aprovada é registrada oficialmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Esta é uma transação contábil crítica e muitas vezes irreversível.

Por que isso importa

O lançamento é um marco importante que torna a fatura elegível para pagamento. Ele confirma que todas as etapas de validação e aprovação foram concluídas e que o passivo foi reconhecido.

O pagamento é realizado oficialmente por meio do lançamento de um diário de pagamentos. Essa transação liquida o passivo criado pelo lançamento da fatura.

Por que isso importa

Este é um dos principais eventos finais do processo. Ele é usado para calcular o cumprimento das condições de pagamento, identificar atrasos e medir o tempo de ciclo total, de ponta a ponta.

Perguntas frequentes

Como a mineração de processos pode otimizar o processamento de faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365?

A mineração de processos analisa os registros de eventos do Dynamics 365 para reconstruir o fluxo real das faturas de Contas a Pagar. Ela identifica gargalos, desvios do processo padrão e atividades que exigem muito trabalho manual. Esses insights ajudam a simplificar os fluxos de trabalho, reduzir o tempo de aprovação e melhorar a Conformidade.

Quais dados específicos do Microsoft Dynamics 365 são necessários para a mineração de processos de Contas a Pagar?

Em geral, você precisa de registros de eventos com um ID do caso, como o número da fatura, uma Atividade, como "Fatura recebida" ou "Aprovação iniciada", e a data e hora de cada evento. Atributos adicionais, como "Aprovador", "Valor da fatura" ou "Fornecedor", enriquecem a análise. Esses dados permitem reconstruir o percurso completo da fatura.

Quais resultados podemos esperar ao aplicar a mineração de processos a Contas a Pagar?

Você pode esperar melhorias quantificáveis, como a redução do tempo de ciclo de aprovação de faturas e o aumento da obtenção de descontos por pagamento antecipado. A mineração de processos revela oportunidades para automatizar a conciliação, eliminar retrabalho e garantir maior Conformidade com as condições de pagamento. Ela também amplia a visibilidade em tempo real das operações de Contas a Pagar.

Quanto tempo costuma levar para configurar a mineração de processos de Contas a Pagar e obter os primeiros insights?

A extração inicial dos dados e a configuração do modelo costumam levar algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois que o modelo é criado, os primeiros insights sobre gargalos e desvios podem ser gerados rapidamente, muitas vezes em poucos dias. O monitoramento contínuo oferece oportunidades constantes de otimização.

É necessário ter conhecimento técnico especializado para extrair dados do Microsoft Dynamics 365 para a mineração de processos?

Conhecimentos básicos de SQL ou de relatórios do Dynamics 365 ajudam, mas muitas ferramentas de mineração de processos oferecem conectores ou Templates para sistemas ERP comuns. Em geral, você precisa ter acesso ao banco de dados subjacente ou às entidades de dados relevantes. Trabalhar com a equipe de TI ajuda a garantir uma extração de dados eficiente e precisa.

A mineração de processos consegue identificar aprovações feitas fora do sistema ou soluções manuais alternativas no processo de Contas a Pagar?

Sim. Ao comparar o mapa de processos descoberto com o processo padrão esperado, a mineração de processos pode destacar desvios que indicam soluções manuais alternativas ou aprovações feitas fora do Dynamics 365. Isso ajuda a revelar processos ocultos e melhorar a integridade dos dados. Essas atividades sem rastreamento costumam gerar atrasos e riscos de Conformidade.

A mineração de processos se integra ao ambiente atual do Microsoft Dynamics 365?

Em geral, a mineração de processos não se integra diretamente ao Dynamics 365 para realizar transações em tempo real. Em vez disso, ela recebe dados históricos de eventos extraídos do Dynamics 365. Os insights obtidos são usados para orientar e otimizar configurações ou mudanças nos processos da sua instalação atual do Dynamics 365.

Quais são os desafios mais comuns ao iniciar a mineração de processos em Contas a Pagar?

Entre os desafios mais comuns estão garantir a qualidade dos dados, mapear corretamente as atividades de diferentes sistemas para as etapas do processo e gerenciar grandes conjuntos de dados. Definir um escopo claro e contar com especialistas no domínio de negócio são fatores essenciais para uma implementação bem-sucedida. Antecipar esses desafios pode facilitar o andamento do projeto.

Evite pagamentos duplicados. Otimize o processamento de faturas a pagar.

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