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Melhore o processamento de faturas de contas a pagar

Aumente a eficiência com nosso guia de 6 etapas para o Dynamics 365.
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Melhore o processamento de faturas de contas a pagar
Processamento de faturas do Contas a Pagar
Microsoft Dynamics 365
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Otimize o processamento de faturas do Contas a Pagar no Dynamics 365

Automatizar os processos de contas a pagar pode aumentar significativamente a eficiência, mas gargalos ocultos costumam dificultar o avanço. Nossa plataforma ajuda você a descobrir exatamente onde os atrasos acontecem, desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Ao identificar essas ineficiências, você consegue implementar melhorias direcionadas, simplificar as operações e melhorar o fluxo de caixa.

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Por que otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar?

O processamento de faturas do Contas a Pagar é uma função essencial, mas muitas vezes complexa e intensiva em recursos, dentro de qualquer organização, especialmente para empresas que gerenciam grandes volumes de transações em sistemas ERP sofisticados, como o Microsoft Dynamics 365. Processos ineficientes de Contas a Pagar podem causar perdas financeiras significativas, incluindo descontos por pagamento antecipado não aproveitados, multas por atraso e aumento dos custos operacionais devido a intervenções manuais e correção de erros. Além dos impactos financeiros diretos, um Workflow de processamento de faturas lento ou sujeito a erros pode prejudicar o relacionamento com fornecedores, afetar a reputação da sua empresa e até expor você a riscos de conformidade. Entender o tempo real do ciclo de ponta a ponta e identificar onde os atrasos acontecem é essencial para alcançar uma operação financeira saudável e uma excelência operacional consistente. Sem uma visão clara de todo o ciclo de vida de uma fatura, do recebimento ao pagamento no Dynamics 365, as organizações têm dificuldade para identificar as causas-raiz dessas ineficiências, tornando mais difícil melhorar efetivamente o processamento de faturas do Contas a Pagar.

Como o Process Mining ajuda seu Workflow de Contas a Pagar

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para esclarecer o Workflow de processamento de faturas do Contas a Pagar. Ao extrair Event Logs diretamente do módulo Finance GL do Microsoft Dynamics 365, usando entidades como GeneralJournal, LedgerEntry e FinancialDimension, ele reconstrói a jornada real de cada fatura. Em vez de depender de processos presumidos ou observações manuais, o Process Mining mapeia visualmente todas as variantes existentes do processo, revelando desvios do caminho padrão e destacando onde as ineficiências realmente estão. Você pode identificar gargalos críticos, como etapas específicas de aprovação que causam atrasos recorrentes ou atividades que exigem retrabalho manual excessivo. Por exemplo, você pode descobrir que faturas que exigem um tipo específico de correspondência com uma Purchase Order (PO) ficam frequentemente paradas ou que determinados aprovadores têm tempos de ciclo de aprovação muito maiores. Essa capacidade analítica é essencial para entender como melhorar o processamento de faturas do Contas a Pagar, oferecendo insights objetivos sobre o que acontece na prática. A ferramenta permite detalhar casos específicos de faturas e entender por que algumas são processadas em minutos, enquanto outras levam semanas, fornecendo dados acionáveis para corrigir essas diferenças.

Principais áreas de melhoria para o Contas a Pagar no Dynamics 365

Com os insights obtidos pela otimização de processos usando Process Mining, você pode direcionar melhorias específicas no seu ambiente do Microsoft Dynamics 365. As áreas mais comuns incluem:

  • Reduzir o tempo do ciclo das faturas: Identifique as etapas com maior tempo de espera, seja na captura inicial dos dados, na validação ou em etapas específicas de aprovação. Ao entender onde as faturas ficam paradas, você pode implementar mudanças para reduzir significativamente o tempo do ciclo de processamento de faturas do Contas a Pagar.
  • Aumentar a conformidade e o controle: Monitore o cumprimento das condições de pagamento, das hierarquias internas de aprovação e dos requisitos regulatórios. Identifique casos em que os pagamentos são feitos sem as aprovações adequadas ou em que as condições de pagamento são violadas de forma recorrente, gerando multas desnecessárias ou descontos não aproveitados.
  • Automatizar tarefas manuais: Descubra atividades manuais repetitivas que podem ser automatizadas no Dynamics 365, como a correspondência automática entre faturas, POs e recebimentos de mercadorias, ou o encaminhamento inteligente de aprovações com base em critérios específicos.
  • Otimizar a alocação de recursos: Identifique onde os recursos estão sendo usados em excesso ou abaixo da capacidade. Se uma equipe ou pessoa específica for um gargalo recorrente, isso pode indicar a necessidade de treinamento, redistribuição da carga de trabalho ou simplificação do processo.
  • Melhorar o relacionamento com fornecedores: Pagamentos pontuais e precisos afetam diretamente a satisfação dos fornecedores. Ao simplificar seu processo de Contas a Pagar, você garante que os fornecedores sejam pagos em dia, fortalecendo parcerias comerciais mais confiáveis.

Resultados esperados e benefícios mensuráveis

Ao aplicar estratégias de otimização de processos identificadas pelo Process Mining ao processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, sua organização pode esperar benefícios concretos e mensuráveis:

  • Redução significativa de custos: Minimize multas por atraso, aproveite mais descontos por pagamento antecipado e reduza os custos de mão de obra associados ao processamento manual, à correção de erros e à resolução de divergências.
  • Ciclos de processamento de faturas mais rápidos: Reduza drasticamente o tempo entre o recebimento da fatura e o pagamento final, melhorando a previsibilidade do fluxo de caixa e a agilidade operacional.
  • Mais conformidade e menos riscos: Garanta o cumprimento consistente das políticas de pagamento, dos controles internos e das exigências regulatórias, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Maior eficiência operacional: Simplifique os Workflows, reduza o retrabalho e libere sua equipe de Contas a Pagar para se concentrar em atividades mais estratégicas, em vez de lidar apenas com problemas transacionais.
  • Melhor relacionamento com fornecedores: Construa confiança e fortaleça parcerias por meio de pagamentos consistentes e pontuais, o que também pode aumentar seu poder de negociação.

Em última análise, essas melhorias resultam em uma operação financeira mais sólida, eficiente e em conformidade, impactando diretamente os resultados e a capacidade estratégica da sua empresa.

Como começar com Process Mining no Contas a Pagar

Começar a otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar não exige experiência prévia em Process Mining. Esta solução foi desenvolvida para orientar você no uso dos dados do Microsoft Dynamics 365, ajudando a descobrir ineficiências e promover mudanças relevantes. Com uma abordagem estruturada, você pode passar rapidamente da extração de dados a insights acionáveis, transformando suas operações de Contas a Pagar em uma estrutura enxuta, eficiente e em conformidade. Descubra o potencial oculto nos seus dados do Dynamics 365 e comece hoje sua jornada de otimização de processos.

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Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As faturas ficam frequentemente paradas nas filas de aprovação, causando perda de prazos de pagamento e multas por atraso. Isso prejudica o relacionamento com fornecedores e mantém capital de giro comprometido sem necessidade. Atrasos em etapas críticas de aprovação costumam gerar um efeito cascata em todo o ciclo de vida do processamento de faturas do Contas a Pagar.
O ProcessMind identifica onde as faturas ficam paradas, quem são os responsáveis pelos gargalos e por que os atrasos acontecem no processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365. Ao visualizar os caminhos e as durações das aprovações, ele aponta aprovadores ou etapas específicas que prolongam o lead time, permitindo uma otimização direcionada do processo.

O tempo necessário para processar as faturas, do recebimento ao pagamento, varia significativamente. Isso gera imprevisibilidade e dificulta a previsão do fluxo de caixa. Essa inconsistência pode causar insatisfação dos fornecedores, perda de descontos por pagamento antecipado e dificuldade para padronizar as operações em toda a equipe de Contas a Pagar.
O ProcessMind visualiza toda a jornada do processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, revelando os tempos médios de ciclo, identificando desvios e destacando as causas-raiz da variabilidade. Você pode segmentar a análise por fornecedor, tipo de fatura ou aprovador, obtendo insights acionáveis para estabilizar e otimizar os tempos de processamento.

É necessária uma intervenção manual significativa para conciliar ordens de compra, recebimentos de mercadorias e faturas. Isso consome um tempo valioso da equipe de Contas a Pagar, aumenta o risco de erros e desacelera todo o processamento de faturas do Contas a Pagar. A impossibilidade de automatizar a conciliação de 3 vias para uma grande parcela das faturas eleva os custos operacionais.
O ProcessMind analisa a frequência e a duração das atividades manuais de conciliação e das divergências no Microsoft Dynamics 365, identificando áreas específicas em que a automação ou a padronização do processo podem reduzir o esforço. Ele destaca problemas comuns de conciliação, permitindo ajustes proativos nos processos de compras ou recebimento.

Erros na captura ou validação dos dados das faturas geram exceções, retrabalho e tempos de processamento mais longos. Dados incorretos podem resultar em pagamentos indevidos, problemas de conciliação financeira e riscos de conformidade, prejudicando a confiança de fornecedores e partes interessadas internas.
O ProcessMind identifica os pontos mais comuns de geração e resolução de erros no processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, como redigitação ou validações repetidas. Isso permite direcionar treinamentos, melhorar os métodos de captura de dados ou aprimorar as configurações do sistema para reduzir a imprecisão na origem.

Atrasos no processamento de faturas fazem com que as organizações percam com frequência descontos valiosos por pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores. Isso afeta diretamente a rentabilidade e aumenta o custo total de bens ou serviços, representando uma oportunidade financeira perdida significativa.
O ProcessMind destaca as faturas que não cumprem as condições de pagamento antecipado ao acompanhar os eventos 'Invoice Due Date' e 'Payment Executed' no Microsoft Dynamics 365. Ele revela as etapas exatas que causam os atrasos, permitindo que as equipes de Contas a Pagar priorizem faturas específicas ou simplifiquem atividades que geram gargalos para aproveitar melhor esses descontos.

As faturas não são pagas de forma consistente conforme as condições de pagamento acordadas com os fornecedores, o que gera multas por atraso e prejudica o relacionamento com eles. Isso também pode afetar a pontuação de crédito, o poder de negociação futuro e expor a empresa a riscos jurídicos ou financeiros.
O ProcessMind monitora o cumprimento das 'Payment Terms' comparando as datas de 'Invoice Due Date' e 'Payment Executed' no Microsoft Dynamics 365. Ele sinaliza pagamentos fora de conformidade e suas causas-raiz, como atrasos específicos de aprovação ou gargalos de processamento, garantindo maior conformidade em todo o processamento de faturas do Contas a Pagar.

Um grande volume de faturas exige retrabalho significativo devido a divergências entre ordens de compra, recebimentos de mercadorias ou dados iniciais das faturas. Isso consome recursos em excesso, prolonga o ciclo geral do processamento de faturas do Contas a Pagar e afeta negativamente o moral da equipe.
O ProcessMind mapeia os caminhos das atividades 'Discrepancy Resolved' no Microsoft Dynamics 365, quantificando os ciclos de retrabalho e identificando as principais fontes de divergências para uma prevenção direcionada. Ao entender onde e por que o retrabalho acontece, as organizações podem implementar ações corretivas nos processos anteriores.

A equipe de Contas a Pagar tem dificuldade para fornecer atualizações em tempo real sobre o status de faturas específicas, o que gera dúvidas frustrantes de fornecedores e partes interessadas internas. Essa falta de transparência dificulta a resolução eficiente de consultas e a gestão proativa de possíveis problemas de pagamento.
O ProcessMind oferece uma visualização de ponta a ponta da jornada de cada fatura no Microsoft Dynamics 365, fornecendo insights imediatos sobre o status atual e quaisquer atrasos em andamento no processamento de faturas do Contas a Pagar. Essa visibilidade ampliada permite que a equipe responda rapidamente às dúvidas e gerencie exceções de forma proativa.

As faturas são pagas sem uma consideração estratégica da otimização do fluxo de caixa, como maximizar as condições de pagamento ou consolidar pagamentos. Isso pode levar ao uso inadequado do capital de giro e à perda de oportunidades para gerenciar a liquidez de forma estratégica.
O ProcessMind analisa os padrões de agendamento de pagamentos em relação à 'Invoice Due Date' e às 'Payment Terms' no Microsoft Dynamics 365, identificando oportunidades para programar pagamentos estrategicamente e melhorar o fluxo de caixa no processamento de faturas do Contas a Pagar. Ele revela onde os pagamentos poderiam ser adiados para preservar o caixa sem gerar multas.

O custo total associado ao processamento de cada fatura está elevado devido a etapas ineficientes, intervenções manuais e retrabalho. Isso afeta a rentabilidade e a eficiência de toda a operação financeira, dificultando a expansão sem custos desproporcionais.
O ProcessMind detalha todo o Workflow de processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, identificando desvios dispendiosos, atividades redundantes e ciclos longos que contribuem para o aumento do custo por fatura. Essa análise permite identificar áreas para redução de custos e automação de processos.

Etapas críticas de aprovação ou resoluções acontecem fora do Microsoft Dynamics 365, criando pontos cegos no fluxo oficial do processo e dificultando as auditorias. Essa falta de um registro digital completo gera riscos de conformidade e impede uma análise abrangente do processo.
O ProcessMind identifica lacunas e durações incomumente longas entre atividades registradas no processamento de faturas do Contas a Pagar, indicando possíveis atividades fora do sistema que precisam ser digitalizadas ou integradas ao Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda a revelar essas etapas ocultas do processo para colocá-las sob controle formal e dar visibilidade a elas.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir o tempo entre uma fatura estar pronta para aprovação e sua autorização final. Atrasos nas aprovações podem causar pagamentos atrasados, prejudicar o relacionamento com fornecedores e levar à perda de descontos por pagamento antecipado no processamento de faturas do Contas a Pagar. Alcançar esse resultado melhora a eficiência e a saúde financeira. O ProcessMind identifica com precisão os gargalos e os aprovadores específicos que causam atrasos no Microsoft Dynamics 365, mapeando os caminhos reais de aprovação. Ele destaca desvios dos Workflows padrão e quantifica o tempo gasto em cada etapa de aprovação, permitindo intervenções direcionadas para reduzir os tempos de ciclo em 30% a 50%.

O objetivo é garantir que uma porcentagem maior das faturas seja paga dentro das condições que dão direito a descontos por pagamento antecipado. Perder essas oportunidades afeta diretamente os resultados, aumentando o custo efetivo de bens e serviços para sua organização. O ProcessMind analisa todo o fluxo de processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para identificar onde ocorrem os atrasos que impedem pagamentos dentro do prazo para obter descontos. Ele identifica faturas elegíveis para descontos que não são processadas com eficiência, ajudando você a recuperar de 5% a 10% do potencial de descontos perdido.

Este objetivo se concentra em reduzir o esforço manual necessário para conciliar faturas com ordens de compra e recebimentos de mercadorias. A alta intervenção manual resulta em processamento mais lento, mais erros e custos operacionais maiores no Contas a Pagar. O ProcessMind mapeia todas as atividades de conciliação no Microsoft Dynamics 365, destacando exceções e casos de intervenção manual. Ele identifica oportunidades para aumentar a automação, como melhorar as taxas de conciliação de 2 ou 3 vias, com potencial para reduzir o esforço manual de conciliação em 20% a 40%.

Alcançar esse objetivo significa reduzir a variabilidade do tempo necessário para processar faturas, do recebimento ao pagamento. Tempos de processamento consistentes geram saídas de caixa mais previsíveis, melhor planejamento financeiro e maior confiança dos fornecedores no processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind visualiza todas as variantes do processo no Microsoft Dynamics 365, quantificando o lead time de cada caminho. Ele identifica as causas-raiz dos atrasos e das variações, permitindo redesenhar o processo e estabelecer acordos de nível de serviço claros, reduzindo a variação do lead time em até 25%.

Este objetivo busca garantir que todas as faturas sejam pagas conforme as condições de pagamento acordadas com os fornecedores, evitando multas por atraso e fortalecendo o relacionamento com eles. O descumprimento pode gerar custos adicionais e prejudicar a reputação das operações de Contas a Pagar. O ProcessMind monitora a execução dos pagamentos em relação às condições de pagamento definidas e às datas de vencimento das faturas no Microsoft Dynamics 365. Ele sinaliza pagamentos fora de conformidade e identifica ineficiências subjacentes do processo, ajudando a reduzir pagamentos atrasados em 15% a 30% e evitar as multas associadas.

O objetivo é minimizar ou eliminar completamente os erros introduzidos durante a entrada ou captura manual dos dados das faturas. Dados imprecisos geram retrabalho, atrasos nos pagamentos, problemas de conciliação e aumento dos custos operacionais no processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind identifica onde os erros de dados se originam no Workflow do Microsoft Dynamics 365 analisando Event Logs. Ele identifica atividades ou grupos de usuários específicos mais propensos a erros, permitindo treinamentos direcionados ou soluções de automação para reduzir os erros de entrada de dados em 50% ou mais.

Este objetivo se concentra em reduzir o custo total associado ao processamento de uma única fatura, do recebimento ao pagamento final. Custos operacionais elevados afetam a rentabilidade e refletem ineficiências no departamento de Contas a Pagar. O ProcessMind oferece uma visão detalhada do consumo de recursos e da duração das atividades em todo o processamento de faturas do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda a identificar etapas desnecessárias, ciclos de retrabalho e intervenções manuais que aumentam os custos, levando a uma redução de 10% a 20% nos custos de processamento por fatura.

O objetivo é melhorar a precisão das previsões de fluxo de caixa tornando os pagamentos de faturas mais previsíveis. Ciclos de pagamento imprevisíveis dificultam o planejamento financeiro e podem afetar a gestão do capital de giro da organização. O ProcessMind analisa os tempos históricos de processamento de faturas e os padrões de pagamento no Microsoft Dynamics 365 para prever futuras datas de pagamento com maior precisão. Ao reduzir a variabilidade do processamento, ele permite que as equipes de tesouraria prevejam as saídas de caixa com mais confiabilidade, melhorando a gestão do fluxo de caixa em 15% a 25%.

Este objetivo busca reduzir o número de vezes que um processo de fatura precisa ser reiniciado ou corrigido devido a incompatibilidades ou problemas. O retrabalho excessivo consome recursos valiosos, prolonga os tempos de processamento e frustra tanto a equipe de Contas a Pagar quanto os fornecedores. O ProcessMind identifica os tipos e as fontes mais frequentes de divergências no Microsoft Dynamics 365, como PO versus GR e divergências de quantidade. Ele revela os caminhos e as atividades específicos envolvidos na resolução de divergências, permitindo redesenhar o processo para reduzir o retrabalho em 20% a 35%.

Este objetivo busca fornecer às partes interessadas informações claras e atualizadas sobre o status de cada fatura em qualquer ponto do processo de Contas a Pagar. A falta de visibilidade aumenta o número de consultas, a incerteza e a dificuldade para gerenciar as expectativas dos fornecedores. O ProcessMind reconstrói a jornada real de cada fatura no Microsoft Dynamics 365, permitindo uma visão abrangente do status atual e do histórico do caminho percorrido. Essa supervisão transparente reduz o tempo de atendimento de consultas em 10% a 20% e permite a gestão proativa do ciclo de vida das faturas.

O objetivo é reunir todas as atividades de aprovação de faturas em um sistema rastreável, eliminando processos ocultos ou aprovações que acontecem fora do Microsoft Dynamics 365. Aprovações sem rastreamento geram riscos de conformidade, atrasos no processamento e perda de trilhas de auditoria. O ProcessMind descobre e visualiza todos os caminhos reais de aprovação, incluindo aqueles que se desviam do padrão ou acontecem fora do sistema. Ao destacar essas atividades sem rastreamento, ele fornece as evidências necessárias para exigir aprovações baseadas no sistema, melhorando a conformidade ao detectar 90% das rotas fora do sistema.

O caminho de melhoria em 6 etapas para o processamento de faturas de contas a pagar

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel predefinido e estruturado para o processamento de faturas de contas a pagar, garantindo compatibilidade com as exportações de dados do Microsoft Dynamics 365.

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Por que isso importa

Usar um Template padronizado garante que seus dados estejam formatados corretamente para análise, evitando erros e acelerando a configuração inicial do processo.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para preenchimento, adaptado ao seu processo de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Aumente a eficiência das contas a pagar no Dynamics 365 com insights

O ProcessMind fornece um mapa visual claro de todo o seu processo de faturas de contas a pagar, revelando cada etapa e interação. Descubra ineficiências ocultas, lacunas de conformidade e oportunidades de automação no seu ambiente do Dynamics 365.
  • Visualize o Workflow de faturas de contas a pagar de ponta a ponta
  • Identifique gargalos do processo e ciclos de retrabalho
  • Acompanhe os tempos de ciclo das faturas e os pagamentos atrasados
  • Compare variantes do processo para encontrar boas práticas
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Gerando valor concreto em contas a pagar

Esses resultados mostram as melhorias mensuráveis alcançadas por organizações que usam Process Mining para otimizar o processamento de faturas de contas a pagar em sistemas como o Microsoft Dynamics 365. Ao identificar gargalos e ineficiências, as empresas conseguem promover melhorias operacionais significativas e reduzir custos.

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Aprovações de faturas mais rápidas

Reduza os gargalos nas etapas de aprovação

Identifique e elimine atrasos no Workflow de aprovação de faturas, acelerando significativamente o tempo necessário para aprovar as faturas e deixá-las prontas para pagamento. Isso melhora o relacionamento com os fornecedores e evita multas por atraso.
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Maior aproveitamento de descontos

Maximize as economias com pagamentos antecipados

Identifique oportunidades para processar faturas mais rapidamente, permitindo que sua organização aproveite uma parcela maior dos descontos disponíveis para pagamentos antecipados e obtenha economias significativas.
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Maior índice de correspondência na primeira tentativa

Automatize o processamento de faturas

Melhore a precisão da correspondência automatizada identificando as causas-raiz das divergências. Assim, uma parcela maior das faturas é processada sem intervenção manual ou retrabalho. Isso aumenta a eficiência e reduz os custos operacionais.
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Maior conformidade dos pagamentos

Cumprimento dos prazos de pagamento

Garanta que uma parcela maior das faturas seja paga até a data de vencimento, de acordo com as condições de pagamento. Isso reduz multas por atraso, fortalece a confiança dos fornecedores e diminui o risco financeiro.
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Redução do tempo total do ciclo

Do recebimento ao pagamento

Simplifique todo o processo entre o recebimento da fatura e o pagamento, identificando e tratando gargalos de ponta a ponta. Isso reduz o tempo entre o recebimento da fatura e o pagamento final, melhorando o fluxo de caixa e a velocidade operacional.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e as características de cada organização. Esses números representam melhorias típicas observadas em implementações semelhantes de Process Mining em contas a pagar.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada documento de fatura de fornecedor.

Por que isso importa

Essa é a chave essencial para rastrear todo o ciclo de vida de uma fatura, sendo a base de todas as análises de Process Mining em contas a pagar.

O usuário que executou a atividade.

Por que isso importa

Atribui o trabalho a pessoas específicas, permitindo analisar a carga de trabalho e a performance, além de identificar oportunidades de treinamento.

O nome do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo para identificar problemas específicos de fornecedores, como divergências frequentes ou atrasos nos pagamentos.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Fornece contexto financeiro, permitindo analisar o comportamento do processo com base no valor monetário, como identificar se faturas de alto valor são processadas de forma diferente.

A data até a qual o pagamento da fatura deve ser realizado, calculada com base nas condições de pagamento.

Por que isso importa

É fundamental para medir a performance dos pagamentos no prazo, gerenciar o relacionamento com fornecedores e evitar multas por atraso.

As condições acordadas com o fornecedor para o pagamento da fatura.

Por que isso importa

Define prazos de pagamento e oportunidades de desconto, impactando diretamente a gestão do fluxo de caixa e a redução de custos.

O identificador exclusivo do pedido de compra associado à fatura.

Por que isso importa

Diferencia faturas com e sem pedido de compra, que seguem processos diferentes, e é essencial para analisar a eficiência da correspondência.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Marca a criação inicial do registro da fatura no sistema, seja por lançamento manual, leitura por OCR ou intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Esse é o ponto de partida do ciclo de processamento da fatura.

Por que isso importa

Essa atividade é o principal evento de início do processo. Analisar o tempo entre esse ponto e o pagamento fornece o tempo total do ciclo da fatura, um importante indicador de performance.

A fatura é enviada formalmente a um Workflow para análise e aprovação por pessoas autorizadas. Isso marca o início do ciclo de aprovação.

Por que isso importa

Esse é um marco importante que inicia a contagem do tempo do ciclo de aprovação da fatura. Ele ajuda a separar o tempo de entrada e correspondência de dados da latência da aprovação.

Representa a aprovação final no Workflow, autorizando o lançamento da fatura para pagamento. Esse é um marco crítico antes de a fatura entrar na etapa de pagamento.

Por que isso importa

Marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre 'Submitted for Approval' e essa atividade é um KPI importante para identificar gargalos de aprovação e Workflows demorados.

A fatura aprovada é registrada oficialmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Essa é uma transação contábil crítica e muitas vezes irreversível.

Por que isso importa

O lançamento é um marco importante que torna a fatura elegível para pagamento. Ele confirma que todas as etapas de validação e aprovação foram concluídas e que o passivo foi reconhecido.

O pagamento é realizado oficialmente por meio do lançamento de um diário de pagamentos. Essa transação liquida o passivo criado pela fatura lançada.

Por que isso importa

Esse é um dos principais eventos de fim do processo. Ele é usado para calcular a conformidade com as condições de pagamento, identificar pagamentos atrasados e medir o tempo total final do ciclo de ponta a ponta.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa os registros de eventos do Dynamics 365 para reconstruir o fluxo real das suas faturas de contas a pagar. Ele identifica gargalos, desvios do processo padrão e áreas com alto esforço manual. Esse insight ajuda a simplificar os Workflows, reduzir os tempos de aprovação e melhorar a Conformidade.

Normalmente, você precisa de registros de eventos contendo um ID do caso, como o número da fatura, a atividade, como "Fatura recebida" ou "Aprovação iniciada", e um registro de data e hora para cada evento. Atributos adicionais, como "Aprovador", "Valor da fatura" ou "Fornecedor", aprimoram a análise. Esses dados permitem reconstruir toda a jornada da fatura.

Você pode esperar melhorias quantificáveis, como a redução do tempo de ciclo de aprovação das faturas e o aumento da captura de descontos por pagamento antecipado. O Process Mining revela oportunidades para automatizar a conciliação, eliminar retrabalho e garantir maior Conformidade com as condições de pagamento. Ele também oferece mais visibilidade em tempo real das operações de contas a pagar.

A extração inicial dos dados e a configuração do modelo normalmente podem levar algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois que o modelo é criado, os primeiros insights sobre gargalos e desvios podem ser gerados rapidamente, muitas vezes em poucos dias. O monitoramento contínuo oferece novas oportunidades de otimização.

Embora conhecimentos básicos de SQL ou de relatórios do Dynamics 365 sejam úteis, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou Templates para sistemas ERP comuns. Você precisará principalmente de acesso ao banco de dados subjacente ou às entidades de dados relevantes. Trabalhar com sua equipe de TI pode garantir uma extração de dados eficiente e precisa.

Sim. Ao comparar o mapa descoberto do processo com o processo padrão esperado, o Process Mining pode destacar desvios que indicam soluções manuais ou aprovações acontecendo fora do Dynamics 365. Isso ajuda a trazer processos ocultos à luz e a melhorar a integridade dos dados. Essas atividades não rastreadas frequentemente introduzem atrasos e riscos de Conformidade.

Normalmente, o Process Mining não se integra diretamente ao Dynamics 365 de forma transacional e em tempo real. Em vez disso, ele ingere dados históricos de eventos extraídos do Dynamics 365. Os insights obtidos com o Process Mining são usados para orientar e otimizar configurações ou mudanças de processo na sua configuração existente do Dynamics 365.

Os desafios comuns incluem garantir a qualidade dos dados, mapear corretamente várias atividades do sistema para as etapas do processo e gerenciar conjuntos de dados grandes. Definir um escopo claro e ter acesso a especialistas do negócio são fatores essenciais para uma implementação bem-sucedida. Tratar esses pontos de forma proativa pode facilitar o andamento do projeto.

Acabe com pagamentos duplicados. Otimize o processamento de faturas de contas a pagar.

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