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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Gagnez en efficacité grâce à notre guide en 6 étapes pour Dynamics 365.
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Traitement des factures fournisseurs
Microsoft Dynamics 365
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans Dynamics 365

L’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs peut considérablement améliorer l’efficacité, mais des goulots d’étranglement invisibles freinent souvent les progrès. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les sources de retard, de la réception de la facture jusqu’au paiement final. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez mettre en œuvre des améliorations ciblées, optimiser vos opérations et améliorer votre trésorerie.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle, mais souvent complexe et gourmande en ressources, au sein de toute organisation, en particulier pour celles qui gèrent d’importants volumes de transactions dans des ERP sophistiqués tels que Microsoft Dynamics 365. Des processus AP inefficaces peuvent entraîner des pertes financières importantes, notamment la perte de remises pour paiement anticipé, des pénalités de retard et une hausse des coûts opérationnels liée aux interventions manuelles et à la correction des erreurs. Au-delà de ces conséquences financières directes, un flux de travail de traitement des factures lent ou sujet aux erreurs peut fragiliser les relations avec les fournisseurs, nuire à la réputation de votre entreprise et même vous exposer à des risques de conformité. Il est essentiel de comprendre le véritable temps de cycle de bout en bout et d’identifier l’origine des retards pour préserver la santé financière et l’excellence opérationnelle. Sans visibilité claire sur l’ensemble du cycle de vie d’une facture, de sa réception à son paiement dans Dynamics 365, les organisations peinent à déterminer les causes profondes de ces inefficacités, ce qui complique l’amélioration effective du traitement des factures fournisseurs.

Comment le Process Mining aide votre flux de travail AP

Le Process Mining propose une approche puissante, fondée sur les données, pour rendre votre flux de travail de traitement des factures fournisseurs plus transparent. En extrayant les journaux d’événements directement du module Finance GL de Microsoft Dynamics 365, à partir d’entités telles que GeneralJournal, LedgerEntry et FinancialDimension, il reconstitue le parcours réel de chaque facture. Plutôt que de s’appuyer sur des processus supposés ou des observations manuelles, le Process Mining représente visuellement toutes les variantes existantes du processus. Il révèle les écarts par rapport au parcours standard et met en évidence les véritables sources d’inefficacité. Vous pouvez identifier des goulots d’étranglement importants, comme certaines étapes d’approbation qui provoquent régulièrement des retards, ou des activités nécessitant de nombreuses reprises manuelles. Vous pourriez par exemple découvrir que les factures nécessitant un type particulier de rapprochement avec un bon de commande (PO) restent souvent bloquées, ou que certains approbateurs présentent des temps de cycle d’approbation nettement plus longs. Cette capacité d’analyse permet de répondre objectivement à la question de l’amélioration du traitement des factures fournisseurs en montrant ce qui se passe réellement sur le terrain. L’outil vous permet de descendre jusqu’à des instances précises de factures pour comprendre pourquoi certaines sont traitées en quelques minutes tandis que d’autres nécessitent plusieurs semaines, et vous fournit des données concrètes pour corriger ces écarts.

Principaux leviers d’amélioration pour le processus AP dans Dynamics 365

Grâce aux analyses obtenues par l’optimisation des processus au moyen du Process Mining, vous pouvez cibler des domaines précis dans votre environnement Microsoft Dynamics 365. Les axes d’amélioration courants sont les suivants :

  • Réduire le temps de cycle des factures : repérez les étapes dont les temps d’attente sont les plus longs, qu’il s’agisse de la saisie initiale des données, de la validation ou de certaines étapes d’approbation. En comprenant où les factures restent bloquées, vous pouvez mettre en place des changements pour réduire sensiblement le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs.
  • Renforcer la conformité et les contrôles : surveillez le respect des conditions de paiement, des niveaux d’approbation internes et des exigences réglementaires. Identifiez les cas où des paiements sont effectués sans les approbations requises ou où les conditions de paiement sont régulièrement enfreintes, ce qui entraîne souvent des pénalités inutiles ou la perte de remises.
  • Automatiser les tâches manuelles : repérez les activités manuelles répétitives qui se prêtent à l’automatisation dans Dynamics 365, comme le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises, ou l’orientation intelligente des approbations selon des critères précis.
  • Optimiser l’affectation des ressources : identifiez les situations de surutilisation ou de sous-utilisation des ressources. Si une équipe ou une personne constitue régulièrement un goulot d’étranglement, cela peut signaler un besoin de formation, de redistribution de la charge de travail ou de simplification du processus.
  • Améliorer les relations avec les fournisseurs : des paiements ponctuels et exacts ont une incidence directe sur la satisfaction des fournisseurs. En optimisant votre processus AP, vous vous assurez de les payer à temps et consolidez ainsi des partenariats commerciaux plus solides et plus fiables.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

En appliquant à votre processus de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 les stratégies d’optimisation identifiées grâce au Process Mining, votre organisation peut obtenir des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduire sensiblement les coûts : limitez les pénalités de retard, bénéficiez d’un plus grand nombre de remises pour paiement anticipé et réduisez les coûts de main-d’œuvre liés au traitement manuel, à la correction des erreurs et au règlement des litiges.
  • Accélérer les temps de cycle des factures : raccourcissez considérablement le délai entre la réception de la facture et son paiement final, afin d’améliorer la prévisibilité des flux de trésorerie et l’agilité opérationnelle.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : assurez le respect constant des politiques de paiement, des contrôles internes et des obligations réglementaires, afin d’atténuer les risques financiers et réputationnels.
  • Accroître l’efficacité opérationnelle : optimisez les flux de travail, réduisez les reprises et permettez à votre équipe AP de se consacrer à des activités plus stratégiques plutôt qu’à la gestion réactive des problèmes transactionnels.
  • Améliorer les relations avec les fournisseurs : instaurez la confiance et consolidez les partenariats grâce à des paiements réguliers et ponctuels, qui peuvent également renforcer votre position lors des négociations.

En définitive, ces améliorations se traduisent par une activité financière plus performante, plus efficace et conforme, avec un effet direct sur vos résultats et vos capacités stratégiques.

Commencer le Process Mining appliqué au processus AP

Vous n’avez pas besoin d’une expertise préalable en Process Mining pour optimiser votre traitement des factures fournisseurs. Cette solution vous guide dans l’utilisation de vos données Microsoft Dynamics 365 afin de révéler les inefficacités et d’engager des changements significatifs. Grâce à une approche structurée, vous pouvez passer rapidement de l’extraction des données à des analyses concrètes et transformer vos opérations AP en une activité efficace, maîtrisée et conforme. Découvrez les possibilités inexploitées de vos données Dynamics 365 et commencez dès aujourd’hui votre démarche d’optimisation des processus.

Traitement des factures fournisseurs Vérification des factures Équipe des comptes fournisseurs Rapprochement à trois niveaux Commandes d’achat Optimisation des paiements Gestion des fournisseurs Opérations financières Gestion de la conformité Cycle de paiement Automatisation des comptes fournisseurs Gestion des factures Procure to Pay

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files de validation, ce qui entraîne des échéances de paiement manquées et des pénalités de retard. Cette situation fragilise les relations avec les fournisseurs et immobilise inutilement le fonds de roulement. Les retards lors des étapes de validation essentielles peuvent se répercuter sur l’ensemble du cycle de traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind identifie les factures bloquées, les personnes à l’origine des goulots d’étranglement et les causes des retards dans Microsoft Dynamics 365. En visualisant les circuits et les durées de validation, la solution repère les validateurs ou les étapes qui allongent les délais et permet de cibler l’optimisation des processus.

Le temps nécessaire au traitement des factures, de leur réception à leur paiement, varie considérablement. Cette imprévisibilité complique les prévisions de trésorerie et peut entraîner l’insatisfaction des fournisseurs, la perte de remises pour paiement anticipé et l’impossibilité de standardiser les opérations de l’équipe chargée des factures fournisseurs.
ProcessMind visualise l’ensemble du parcours de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365, révèle les délais moyens, identifie les écarts et met en évidence les causes profondes de cette variabilité. L’analyse peut être segmentée par fournisseur, type de facture ou validateur, afin de fournir des analyses concrètes pour stabiliser et optimiser les délais de traitement.

Le rapprochement des commandes d’achat, des réceptions de marchandises et des factures nécessite d’importantes interventions manuelles. Cela mobilise le temps précieux de l’équipe chargée des factures fournisseurs, augmente le risque d’erreur et ralentit l’ensemble du traitement. L’impossibilité d’automatiser le rapprochement à trois niveaux pour une grande partie des factures accroît les coûts opérationnels.
ProcessMind analyse la fréquence et la durée des activités de rapprochement manuel ainsi que les écarts dans Microsoft Dynamics 365. La solution repère les domaines où l’automatisation ou la standardisation des processus peut réduire les efforts nécessaires. Elle met également en évidence les problèmes de rapprochement récurrents, afin de permettre des ajustements préventifs des processus d’achat ou de réception.

Les erreurs de saisie ou de validation des données des factures entraînent des exceptions, des reprises et un allongement des délais de traitement. Des données incorrectes peuvent provoquer des paiements erronés, des problèmes de rapprochement financier et des risques de non-conformité, ce qui finit par éroder la confiance des fournisseurs et des parties prenantes internes.
ProcessMind identifie les points où les erreurs sont le plus souvent générées et corrigées dans le traitement des factures fournisseurs de Microsoft Dynamics 365, notamment lors des resaisies ou des validations répétées. Les organisations peuvent ainsi cibler la formation, améliorer les méthodes de saisie ou adapter la configuration du système afin de réduire les inexactitudes à leur source.

Les retards de traitement des factures font régulièrement perdre aux organisations de précieuses remises pour paiement anticipé proposées par les fournisseurs. Cette situation pèse directement sur la rentabilité et augmente le coût global des biens ou des services, représentant une occasion financière manquée importante.
ProcessMind met en évidence les factures qui ne respectent pas les conditions de paiement anticipé en suivant les événements « Invoice Due Date » et « Payment Executed » dans Microsoft Dynamics 365. La solution révèle les étapes exactes à l’origine des retards, afin que les équipes chargées des factures fournisseurs puissent prioriser certaines factures ou optimiser les activités qui constituent des goulots d’étranglement et obtenir davantage de remises.

Les factures ne sont pas toujours payées conformément aux conditions convenues avec les fournisseurs, ce qui entraîne des pénalités de retard et fragilise les relations fournisseurs. Cette situation peut également affecter la notation de crédit, le pouvoir de négociation futur et exposer l’entreprise à des risques juridiques ou financiers.
ProcessMind surveille le respect des « Payment Terms » en comparant les dates « Invoice Due Date » et « Payment Executed » dans Microsoft Dynamics 365. La solution signale les paiements non conformes et leurs causes profondes, telles que des retards de validation ou des goulots d’étranglement, afin de renforcer la conformité du traitement des factures fournisseurs.

Un grand nombre de factures nécessite d’importantes reprises en raison d’écarts entre les commandes d’achat, les réceptions de marchandises ou les données initiales des factures. Cela mobilise trop de ressources, allonge le cycle global de traitement des factures fournisseurs et nuit au moral des équipes.
ProcessMind cartographie les parcours des activités « Discrepancy Resolved » dans Microsoft Dynamics 365, quantifie les boucles de reprise et identifie les principales sources d’écarts afin de prévenir leur réapparition. En comprenant où et pourquoi les reprises se produisent, les organisations peuvent mettre en place des mesures correctives dans les processus en amont.

L’équipe chargée des factures fournisseurs peine à fournir en temps réel le statut de certaines factures, ce qui entraîne des demandes frustrantes de la part des fournisseurs et des parties prenantes internes. Ce manque de transparence complique le traitement efficace des demandes et la gestion préventive des problèmes de paiement potentiels.
ProcessMind fournit une visualisation de bout en bout du parcours de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365, avec une visibilité immédiate sur son statut actuel et les éventuels retards de traitement. Cette visibilité accrue permet aux équipes de répondre rapidement aux demandes et de gérer les exceptions de manière préventive.

Les factures sont payées sans tenir suffisamment compte de l’optimisation de la trésorerie, par exemple en maximisant les délais de paiement ou en regroupant les paiements. Cela peut entraîner une utilisation sous-optimale du fonds de roulement et faire manquer des occasions de gérer la liquidité de manière stratégique.
ProcessMind analyse les habitudes de planification des paiements par rapport aux champs « Invoice Due Date » et « Payment Terms » dans Microsoft Dynamics 365. La solution identifie les possibilités de planifier les paiements de manière stratégique et d’améliorer la trésorerie dans le cadre du traitement des factures fournisseurs. Elle montre où les paiements pourraient être différés sans entraîner de pénalités, afin de préserver la trésorerie.

Le coût global associé au traitement de chaque facture est élevé en raison d’étapes inefficaces, d’interventions manuelles et de reprises. Cette situation pèse sur la rentabilité et l’efficacité de l’ensemble de l’activité financière, ce qui rend sa mise à l’échelle difficile sans coûts disproportionnés.
ProcessMind analyse l’intégralité du flux de travail de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme identifie les écarts coûteux, les activités redondantes et les temps de cycle longs qui contribuent à augmenter le coût par facture. Cette analyse permet aux organisations de repérer les possibilités de réduction des coûts et d’automatisation des processus.

Des étapes de validation ou de résolution essentielles se déroulent en dehors de Microsoft Dynamics 365, créant des zones aveugles dans le flux officiel et compliquant les audits. Cette absence de trace numérique complète introduit des risques de non-conformité et empêche une analyse exhaustive des processus.
ProcessMind identifie les écarts et les durées anormalement longues entre les activités enregistrées dans le traitement des factures fournisseurs. Ces éléments peuvent signaler des activités hors système qui doivent être numérisées ou intégrées à Microsoft Dynamics 365. La solution fait apparaître ces étapes cachées afin de les soumettre à un contrôle et à une visibilité formels.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à raccourcir le délai entre le moment où une facture est prête à être approuvée et son autorisation finale. Les retards d’approbation peuvent entraîner des paiements tardifs, détériorer les relations avec les fournisseurs et faire perdre des remises pour paiement anticipé dans le processus de traitement des factures fournisseurs. Sa réalisation améliore l’efficacité et la santé financière. ProcessMind identifie précisément les goulots d’étranglement et les approbateurs à l’origine des retards dans Microsoft Dynamics 365, puis représente les parcours d’approbation réels. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux flux de travail standard et quantifie le temps passé à chaque étape d’approbation, ce qui permet de cibler les interventions et de réduire les temps de cycle de 30 à 50 %.

L’objectif est d’augmenter la proportion de factures payées dans les délais ouvrant droit à des remises pour paiement anticipé. La perte de ces possibilités pèse directement sur les résultats et augmente le coût réel des biens et services pour votre organisation. ProcessMind analyse l’ensemble du flux de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 afin de repérer les retards qui empêchent les paiements à temps et la récupération des remises. La solution identifie les factures éligibles qui ne sont pas traitées efficacement et vous aide à récupérer 5 à 10 % du potentiel de remise perdu.

Cet objectif vise à réduire les efforts manuels nécessaires pour rapprocher les factures avec les commandes d’achat et les réceptions de marchandises. Des interventions manuelles nombreuses ralentissent le traitement, augmentent les erreurs et accroissent les coûts opérationnels du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind cartographie toutes les activités de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365, en mettant en évidence les exceptions et les interventions manuelles. La solution identifie les possibilités d’automatisation accrue, notamment l’amélioration des taux de rapprochement à deux ou trois niveaux, avec une réduction potentielle de 20 à 40 % des efforts manuels.

Cet objectif consiste à réduire la variabilité du temps nécessaire au traitement des factures, de leur réception à leur paiement. Des délais réguliers rendent les sorties de trésorerie plus prévisibles, améliorent la planification financière et renforcent la confiance des fournisseurs dans votre traitement des factures fournisseurs. ProcessMind visualise toutes les variantes de processus dans Microsoft Dynamics 365 et quantifie les délais pour chaque parcours. La solution identifie les causes profondes des retards et des variations, afin de permettre une refonte des processus et la définition d’accords de niveau de service clairs, avec une réduction de la variabilité des délais pouvant atteindre 25 %.

Cet objectif vise à garantir que toutes les factures sont payées conformément aux conditions convenues avec les fournisseurs, afin d’éviter les pénalités de retard et de préserver de bonnes relations fournisseurs. Le non-respect de ces conditions peut entraîner des coûts supplémentaires et nuire à la réputation de vos opérations de gestion des factures fournisseurs. ProcessMind surveille l’exécution des paiements par rapport aux conditions définies et aux dates d’échéance des factures dans Microsoft Dynamics 365. La solution signale les paiements non conformes et identifie les inefficacités sous-jacentes, ce qui peut contribuer à réduire les retards de paiement de 15 à 30 % et à éviter les frais associés.

L’objectif est de réduire au minimum, voire d’éliminer, les erreurs introduites lors de la saisie ou de la capture manuelle des données de facture. Les inexactitudes entraînent des reprises, des retards de paiement, des problèmes de rapprochement et une hausse des coûts opérationnels dans le processus de traitement des factures fournisseurs. ProcessMind localise l’origine des erreurs de données dans le flux de travail Microsoft Dynamics 365 en analysant les journaux d’événements. La plateforme identifie les activités ou les groupes d’utilisateurs particulièrement sujets aux erreurs, ce qui permet de mettre en place des formations ciblées ou des solutions d’automatisation afin de réduire les erreurs de saisie d’au moins 50 %.

Cet objectif vise à réduire le coût global du traitement d’une facture, de sa réception à son paiement final. Des coûts opérationnels élevés pèsent sur la rentabilité et révèlent des inefficacités au sein du service chargé des factures fournisseurs. ProcessMind fournit une vue détaillée de la consommation des ressources et de la durée des activités sur l’ensemble du traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365. La solution aide à identifier les étapes inutiles, les boucles de reprise et les interventions manuelles qui augmentent les coûts, avec une réduction possible de 10 à 20 % du coût de traitement par facture.

L’objectif est d’améliorer la précision des prévisions de trésorerie en rendant les paiements de factures plus prévisibles. Des cycles de paiement irréguliers compliquent la planification financière et peuvent affecter la gestion du fonds de roulement de l’organisation. ProcessMind analyse les délais historiques de traitement des factures et les habitudes de paiement dans Microsoft Dynamics 365 afin de prévoir les dates de paiement futures avec davantage de précision. En réduisant la variabilité des délais de traitement, la solution permet aux équipes de trésorerie de prévoir plus fiablement les sorties de fonds et d’améliorer la gestion de la trésorerie de 15 à 25 %.

Cet objectif vise à réduire le nombre de fois où le traitement d’une facture doit être relancé ou corrigé en raison d’incohérences ou de problèmes. Des reprises excessives mobilisent des ressources précieuses, allongent les délais de traitement et frustrent les équipes chargées des factures fournisseurs comme les fournisseurs eux-mêmes. ProcessMind identifie les types et les sources d’écarts les plus fréquents dans Microsoft Dynamics 365, par exemple entre une PO et une GR ou en cas d’écart de quantité. La solution révèle les parcours et les activités associés à la résolution des écarts, afin de permettre une refonte des processus et de réduire les reprises de 20 à 35 %.

Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes des informations claires et à jour sur le statut de chaque facture, à tout moment du processus de gestion des factures fournisseurs. Le manque de visibilité entraîne davantage de demandes, de l’incertitude et des difficultés à gérer les attentes des fournisseurs. ProcessMind reconstitue le parcours réel de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365 et fournit une vue complète de son statut actuel et de son historique. Cette transparence réduit de 10 à 20 % le temps consacré au traitement des demandes et permet une gestion préventive du cycle de vie des factures.

L’objectif est de regrouper toutes les activités de validation des factures dans un système permettant leur suivi, afin d’éliminer les « processus invisibles » et les validations effectuées en dehors de Microsoft Dynamics 365. Les validations non suivies présentent des risques de non-conformité, créent des retards de traitement et entraînent la perte des pistes d’audit.
ProcessMind détecte et visualise tous les circuits de validation réels, y compris ceux qui s’écartent du standard ou se déroulent hors système. En mettant en évidence ces activités non suivies, la solution fournit les éléments nécessaires pour imposer des validations dans le système et améliorer la conformité en détectant 90 % des circuits hors système.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du traitement des factures fournisseurs

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel prédéfini pour le traitement des factures fournisseurs, structuré pour être compatible avec les exports de données de Microsoft Dynamics 365.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation d’un modèle standardisé garantit le bon formatage des données pour l’analyse, évite les erreurs et accélère la configuration initiale.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir, adapté à votre processus de gestion des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Améliorez l’efficacité de votre processus AP dans Dynamics 365 grâce aux analyses

ProcessMind fournit une cartographie visuelle claire de l’ensemble de votre processus de traitement des factures fournisseurs et révèle chaque étape et chaque interaction. Découvrez les inefficacités invisibles, les écarts de conformité et les possibilités d’automatisation dans votre environnement Dynamics 365.
  • Visualisez le flux de travail des factures fournisseurs de bout en bout
  • Identifiez les goulots d’étranglement et les boucles de retraitement
  • Suivez les délais de traitement des factures et les paiements en retard
  • Comparez les variantes de processus pour identifier les bonnes pratiques
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Créer une valeur concrète pour la gestion des factures fournisseurs

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables obtenues par les organisations qui utilisent le Process Mining pour optimiser le traitement des factures fournisseurs dans des systèmes tels que Microsoft Dynamics 365. En identifiant les goulots d’étranglement et les inefficacités, les entreprises peuvent améliorer sensiblement leurs opérations et réduire leurs coûts.

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Approbation plus rapide des factures

Réduire les goulots d’étranglement aux étapes d’approbation

Identifiez et éliminez les retards dans le flux de travail d’approbation des factures afin d’accélérer sensiblement leur approbation et leur préparation au paiement. Vous améliorez ainsi les relations avec les fournisseurs et évitez les pénalités de retard.
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Davantage de remises obtenues

Maximiser les économies liées au paiement anticipé

Repérez les possibilités de traiter les factures plus rapidement afin que votre organisation bénéficie d’une plus grande part des remises disponibles pour paiement anticipé et réalise des économies significatives.
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Taux de rapprochement au premier passage plus élevé

Automatiser le traitement des factures

Améliorez la précision du rapprochement automatisé en identifiant les causes profondes des écarts. Vous augmentez ainsi la part des factures traitées sans intervention manuelle ni reprise, tout en améliorant l’efficacité et en réduisant les coûts opérationnels.
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Meilleure conformité des paiements

Respecter les conditions de paiement

Veillez à ce qu’une plus grande part des factures soit payée à la date d’échéance ou avant celle-ci, conformément aux conditions de paiement. Vous réduisez les pénalités de retard, renforcez la confiance des fournisseurs et limitez les risques financiers.
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Réduction du délai global du cycle

De la réception au paiement

Optimisez l’ensemble du processus, de la facture au paiement, en identifiant et en traitant les goulots d’étranglement de bout en bout. Vous réduisez le délai entre la réception de la facture et le paiement final, tout en améliorant la trésorerie et la rapidité opérationnelle.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les caractéristiques de l’organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans des mises en œuvre similaires de Process Mining appliquées à la gestion des factures fournisseurs.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez votre périmètre selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque document de facture fournisseur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle pour retracer l’ensemble du cycle de vie d’une facture et de la base de toutes les analyses de Process Mining appliquées à la gestion des factures fournisseurs.

Utilisateur ayant exécuté l’activité.

Pourquoi c’est important

Associe le travail à des personnes précises et permet d’analyser la charge de travail, les performances et les possibilités de formation.

Nom du fournisseur ayant soumis la facture.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter le processus afin d’identifier les problèmes propres à certains fournisseurs, comme des écarts fréquents ou des retards de paiement.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte financier qui permet d’analyser le comportement du processus selon la valeur monétaire, par exemple pour déterminer si les factures de montant élevé sont traitées différemment.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué, calculée à partir des conditions de paiement.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour mesurer la ponctualité des paiements, gérer les relations avec les fournisseurs et éviter les frais de retard.

Conditions convenues avec le fournisseur pour le paiement de la facture.

Pourquoi c’est important

Définit les échéances de paiement et les possibilités de remise, avec une incidence directe sur la gestion de la trésorerie et les économies réalisées.

Identifiant unique de la commande d’achat associée à la facture.

Pourquoi c’est important

Distingue les factures associées à une commande d’achat des factures sans commande d’achat, qui suivent des processus différents, et permet d’analyser l’efficacité du rapprochement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique la création initiale d’un enregistrement de facture dans le système, par saisie manuelle, numérisation OCR ou échange de données informatisé (EDI). Il s’agit du point de départ du cycle de traitement de la facture.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le principal événement de début du processus. L’analyse du délai entre ce point et le paiement fournit le délai global du cycle de la facture, un indicateur clé de performance.

La facture est officiellement soumise à un flux de travail pour examen et approbation par les personnes autorisées. Cette étape marque le début du cycle d’approbation.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé qui lance le calcul du délai du cycle d’approbation de la facture. Elle permet de distinguer le temps de saisie et de rapprochement du délai d’approbation.

Représente l’approbation finale dans le flux de travail, qui autorise la comptabilisation de la facture en vue de son paiement. Il s’agit d’une étape importante avant l’entrée de la facture dans la phase de paiement.

Pourquoi c’est important

Marque la fin du cycle d’approbation. Le délai entre « Submitted for Approval » et cette activité constitue un KPI important pour identifier les goulots d’étranglement dans les approbations et les flux de travail qui s’éternisent.

La facture approuvée est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée une dette financière. Il s’agit d’une transaction comptable importante, souvent irréversible.

Pourquoi c’est important

La comptabilisation constitue une étape majeure qui rend la facture éligible au paiement. Elle confirme que toutes les étapes de validation et d’approbation sont terminées et que la dette est comptabilisée.

Le paiement est officiellement effectué par la comptabilisation d’un journal de paiements. Cette transaction solde la dette créée par la facture comptabilisée.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’un des principaux événements de fin du processus. Il sert à calculer le respect des conditions de paiement, à identifier les paiements en retard et à mesurer le délai final du cycle de bout en bout.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de Dynamics 365 afin de reconstituer le flux réel de vos factures fournisseurs. Il identifie les goulots d’étranglement, les écarts par rapport au processus standard et les activités nécessitant beaucoup d’interventions manuelles. Ces analyses vous aident à optimiser les flux de travail, à réduire les délais d’approbation et à améliorer la conformité.

Vous avez généralement besoin de journaux d’événements contenant un Case ID, par exemple le numéro de facture, une Activity, par exemple « Invoice Received » ou « Approval Initiated », ainsi qu’un Timestamp pour chaque événement. Des attributs supplémentaires tels que « Approver », « Invoice Amount » ou « Vendor » enrichissent l’analyse. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de chaque facture.

Vous pouvez attendre des améliorations mesurables, notamment une réduction du temps de cycle d’approbation des factures et une meilleure récupération des escomptes pour paiement anticipé. Le Process Mining révèle les possibilités d’automatiser le rapprochement, d’éliminer les reprises et de mieux respecter les conditions de paiement. Il offre également une visibilité accrue et en temps réel sur vos opérations de gestion des factures fournisseurs.

L’extraction initiale des données et la configuration du modèle prennent généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle créé, les premières analyses des goulots d’étranglement et des écarts peuvent être produites rapidement, souvent en quelques jours. La surveillance continue fait ensuite apparaître de nouvelles possibilités d’optimisation.

Des connaissances de base en SQL ou en reporting Microsoft Dynamics 365 sont utiles, mais de nombreux outils de Process Mining proposent des connecteurs ou des modèles pour les ERP courants. Vous aurez principalement besoin d’un accès à la base de données sous-jacente ou aux entités de données pertinentes. La collaboration avec votre équipe informatique peut garantir une extraction efficace et fiable.

Oui. En comparant la carte du processus découvert avec le processus standard attendu, le Process Mining peut mettre en évidence des écarts révélant des solutions de contournement manuelles ou des approbations effectuées en dehors de Dynamics 365. Cela permet de rendre visibles les processus cachés et d’améliorer l’intégrité des données. Ces activités non suivies introduisent souvent des retards et des risques de conformité.

Le Process Mining ne s’intègre généralement pas directement à Dynamics 365 pour les transactions en temps réel. Il ingère plutôt les données historiques d’événements extraites de Dynamics 365. Les analyses obtenues servent ensuite à orienter et à optimiser la configuration ou les évolutions de processus dans votre environnement Dynamics 365 existant.

Les défis courants consistent notamment à garantir la qualité des données, à associer correctement les différentes activités du système aux étapes du processus et à gérer de grands volumes de données. La définition d’un périmètre clair et l’accès à des experts métier sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre. Les traiter en amont facilite l’avancement du projet.

Évitez les paiements en double. Optimisez le traitement des factures AP.

Repérez les inefficacités, évitez les pénalités de retard et réduisez de 60 % les coûts de traitement.

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