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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Gagnez en efficacité grâce à notre guide en 6 étapes pour Dynamics 365.
Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs
Traitement des factures fournisseurs
Microsoft Dynamics 365

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Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans Dynamics 365

L’automatisation du traitement des factures fournisseurs peut améliorer considérablement l’efficacité, mais des goulots d’étranglement invisibles freinent souvent les progrès. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les retards, de la réception de la facture jusqu’à son paiement. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez mettre en place des améliorations ciblées, optimiser vos opérations et améliorer votre trésorerie.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle, mais souvent complexe et gourmande en ressources, pour toute organisation, en particulier lorsque les volumes de transactions sont importants et que les opérations s’appuient sur un progiciel de gestion intégré sophistiqué comme Microsoft Dynamics 365. Des processus inefficaces peuvent entraîner des pertes financières importantes : remises pour paiement anticipé non obtenues, pénalités de retard et hausse des coûts opérationnels liée aux interventions manuelles et à la correction des erreurs. Au-delà de ces conséquences directes, un traitement lent ou sujet aux erreurs peut détériorer les relations avec les fournisseurs, nuire à la réputation de votre entreprise et vous exposer à des risques de non-conformité. Pour préserver la santé financière et l’excellence opérationnelle, il est essentiel de connaître le temps de cycle réel de bout en bout et de repérer les sources de retard. Sans visibilité sur l’ensemble du parcours d’une facture dans Dynamics 365, de sa réception à son paiement, les organisations peinent à identifier les causes profondes des inefficacités et à améliorer efficacement le traitement des factures fournisseurs.

Comment le Process Mining aide à améliorer le flux de travail des comptes fournisseurs

Le Process Mining s’appuie sur les données pour rendre le traitement des factures fournisseurs plus lisible. En extrayant les journaux d’événements directement du module Finance GL de Microsoft Dynamics 365, à partir d’entités telles que GeneralJournal, LedgerEntry et FinancialDimension, il reconstitue le parcours réel de chaque facture. Plutôt que de s’en remettre à des processus supposés ou à des observations manuelles, le Process Mining représente visuellement les variantes existantes, fait ressortir les écarts par rapport au parcours standard et montre où se trouvent les inefficacités. Vous pouvez repérer les goulots d’étranglement, par exemple les étapes d’approbation qui entraînent régulièrement des retards, ou les activités qui nécessitent de nombreuses reprises manuelles. Vous pourriez ainsi découvrir que les factures associées à un type précis de commande d’achat restent souvent bloquées, ou que certains approbateurs prennent beaucoup plus de temps que d’autres. Cette analyse permet de comprendre concrètement comment améliorer le traitement des factures fournisseurs. Elle vous permet aussi d’examiner des factures précises et de comprendre pourquoi certaines sont traitées en quelques minutes, tandis que d’autres prennent plusieurs semaines, afin de corriger ces écarts à partir de données concrètes.

Principaux axes d’amélioration des comptes fournisseurs dans Dynamics 365

Les analyses issues de l’optimisation des processus par le Process Mining vous permettent de cibler des améliorations précises dans votre environnement Microsoft Dynamics 365. Voici quelques axes courants :

  • Réduire le temps de cycle des factures : repérez les étapes où les factures restent le plus longtemps, qu’il s’agisse de la saisie initiale des données, de leur validation ou de certaines approbations. En comprenant où elles sont bloquées, vous pouvez apporter des changements pour réduire sensiblement le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs.
  • Renforcer la conformité et les contrôles : vérifiez le respect des conditions de paiement, des circuits d’approbation internes et des exigences réglementaires. Repérez les paiements effectués sans approbation adéquate ou les manquements récurrents aux conditions de paiement, qui entraînent souvent des pénalités évitables ou la perte de remises.
  • Automatiser les tâches manuelles : repérez les activités manuelles répétitives qui pourraient être automatisées dans Dynamics 365, comme le rapprochement automatique des factures avec les commandes d’achat et les réceptions de marchandises, ou l’acheminement des demandes d’approbation selon des critères précis.
  • Mieux répartir les ressources : repérez les ressources surchargées ou sous-utilisées. Si une équipe ou une personne constitue régulièrement un goulot d’étranglement, une formation, une redistribution de la charge de travail ou une simplification du processus peut être nécessaire.
  • Améliorer les relations avec les fournisseurs : des paiements exacts et effectués dans les délais contribuent directement à leur satisfaction. En optimisant votre processus de gestion des comptes fournisseurs, vous payez vos fournisseurs à temps et établissez des partenariats plus solides et plus fiables.

Résultats attendus et avantages mesurables

En appliquant à votre traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 les stratégies d’optimisation des processus révélées par le Process Mining, votre organisation peut obtenir des résultats concrets et mesurables :

  • Réduire sensiblement les coûts : limitez les pénalités de retard, obtenez davantage de remises pour paiement anticipé et réduisez les coûts de main-d’œuvre liés au traitement manuel, à la correction des erreurs et au règlement des litiges.
  • Accélérer le traitement des factures : raccourcissez considérablement le délai entre la réception d’une facture et son paiement, pour mieux prévoir les flux de trésorerie et gagner en agilité opérationnelle.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : veillez au respect constant des politiques de paiement, des contrôles internes et des exigences réglementaires afin de limiter les risques financiers et réputationnels.
  • Améliorer l’efficacité opérationnelle : simplifiez les flux de travail, réduisez les reprises et permettez à votre équipe des comptes fournisseurs de se consacrer à des activités plus stratégiques plutôt qu’à la gestion de problèmes transactionnels.
  • Renforcer les relations avec les fournisseurs : des paiements réguliers et ponctuels instaurent la confiance et consolident les partenariats. Ils peuvent également améliorer votre position lors des négociations.

En définitive, ces améliorations contribuent à des opérations financières plus efficaces et conformes, tout en ayant un effet direct sur vos résultats et vos capacités stratégiques.

Premiers pas avec le Process Mining appliqué aux comptes fournisseurs

Vous n’avez pas besoin d’une expérience préalable en Process Mining pour commencer à optimiser le traitement de vos factures fournisseurs. Cette solution vous aide à utiliser les données de Microsoft Dynamics 365 pour repérer les inefficacités et engager des changements concrets. Grâce à une démarche structurée, vous pouvez passer rapidement de l’extraction des données à leur analyse, et rendre vos opérations de gestion des comptes fournisseurs plus efficaces et conformes. Découvrez ce que les données de Dynamics 365 peuvent vous apprendre et commencez dès aujourd’hui à optimiser vos processus.

Traitement des factures fournisseurs Vérification de facture Équipe de comptabilité fournisseurs Rapprochement à trois voies commandes d’achat optimisation des paiements gestion des fournisseurs opérations financières gestion de la conformité cycle de paiement Automatisation des comptes fournisseurs Gestion des factures Du processus d’approvisionnement au paiement

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui entraîne des retards de paiement et des pénalités. Les relations avec les fournisseurs en pâtissent et le fonds de roulement est immobilisé inutilement. Les retards à certaines étapes d’approbation peuvent se répercuter sur tout le cycle de traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind repère les factures bloquées, les personnes ou les étapes à l’origine des goulots d’étranglement et les causes des retards dans le traitement des factures fournisseurs sous Microsoft Dynamics 365. En représentant les circuits et les durées d’approbation, la plateforme met en évidence les approbateurs ou les étapes qui allongent les délais, afin de cibler les améliorations.

Le délai entre la réception d’une facture et son paiement varie considérablement. Cette irrégularité complique les prévisions de trésorerie et rend les opérations moins prévisibles. Elle peut mécontenter les fournisseurs, faire perdre des remises pour paiement anticipé et empêcher l’équipe des comptes fournisseurs d’uniformiser ses pratiques.
ProcessMind représente l’ensemble du parcours de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les temps de cycle moyens, repère les écarts et met en évidence les causes de ces variations. Vous pouvez segmenter l’analyse par fournisseur, type de facture ou approbateur afin d’obtenir des pistes concrètes pour stabiliser et optimiser les délais de traitement.

Le rapprochement des commandes d’achat, des réceptions de marchandises et des factures nécessite de nombreuses interventions manuelles. Cela mobilise un temps précieux de l’équipe des comptes fournisseurs, augmente le risque d’erreur et ralentit l’ensemble du traitement des factures. Lorsqu’une grande partie des factures ne peut pas faire l’objet d’un rapprochement à trois voies automatisé, les coûts opérationnels augmentent.
ProcessMind analyse la fréquence et la durée des rapprochements manuels ainsi que les écarts dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme repère les domaines où l’automatisation ou l’uniformisation des processus pourrait réduire la charge de travail. Elle met également en évidence les problèmes de rapprochement récurrents, ce qui permet d’ajuster en amont les processus d’approvisionnement ou de réception.

Les erreurs de saisie ou de validation des données des factures entraînent des exceptions, des reprises et des délais de traitement plus longs. Des données incorrectes peuvent provoquer des paiements erronés, compliquer les rapprochements financiers et créer des risques de non-conformité, au détriment de la confiance des fournisseurs et des équipes internes.
Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind repère les étapes où les erreurs surviennent et sont corrigées lors du traitement des factures fournisseurs, par exemple la ressaisie ou les validations répétées. Les organisations peuvent ainsi cibler la formation, améliorer les méthodes de saisie ou ajuster la configuration du système pour corriger les erreurs à la source.

Les retards de traitement des factures empêchent souvent les organisations de profiter des remises accordées par les fournisseurs en cas de paiement anticipé. Cela réduit directement la rentabilité et augmente le coût global des biens ou des services, ce qui représente une occasion financière manquée.
Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind repère les factures qui ne respectent pas les conditions ouvrant droit à une remise pour paiement anticipé, en suivant les événements « Invoice Due Date » et « Payment Executed ». La plateforme indique précisément quelles étapes causent les retards. L’équipe des comptes fournisseurs peut alors traiter en priorité certaines factures ou simplifier les activités qui constituent un goulot d’étranglement pour obtenir davantage de remises.

Les factures ne sont pas toujours payées selon les conditions convenues avec les fournisseurs, ce qui entraîne des pénalités de retard et détériore les relations avec eux. Cela peut également nuire à la cote de crédit et au pouvoir de négociation de l’entreprise, et l’exposer à des risques juridiques ou financiers.
Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind vérifie le respect des « Payment Terms » en comparant les dates « Invoice Due Date » et « Payment Executed ». La plateforme signale les paiements non conformes et leurs causes, comme des retards d’approbation ou des goulots d’étranglement dans le traitement, afin d’améliorer la conformité du processus de gestion des comptes fournisseurs.

De nombreuses factures nécessitent des reprises importantes en raison d’écarts entre les commandes d’achat, les réceptions de marchandises ou les données initiales des factures. Ces reprises mobilisent trop de ressources, allongent le cycle de traitement des factures fournisseurs et nuisent au moral des équipes.
Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind représente les parcours des activités « Discrepancy Resolved », quantifie les boucles de reprise et repère les principales sources d’écarts afin de mieux les prévenir. En comprenant où et pourquoi les reprises ont lieu, les organisations peuvent apporter des corrections aux processus en amont.

L’équipe des comptes fournisseurs peine à fournir des informations à jour sur l’état de chaque facture. Les demandes des fournisseurs et des équipes internes deviennent alors une source de frustration. Ce manque de transparence complique le traitement des questions et la gestion préventive des problèmes de paiement.
ProcessMind représente de bout en bout le parcours de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365 et donne immédiatement accès à son état actuel ainsi qu’aux retards éventuels. Cette visibilité accrue permet à l’équipe des comptes fournisseurs de répondre rapidement aux demandes et de gérer les exceptions de manière préventive.

Les paiements de factures ne sont pas toujours planifiés en tenant compte des objectifs de trésorerie, par exemple en tirant pleinement parti des délais de paiement ou en regroupant les paiements. Le fonds de roulement risque alors d’être mal utilisé et les occasions de gérer les liquidités de manière stratégique peuvent être manquées.
Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analyse les habitudes de planification des paiements au regard des champs « Invoice Due Date » et « Payment Terms ». La plateforme repère les possibilités de planifier les paiements de manière stratégique et d’améliorer la trésorerie dans le processus de traitement des factures fournisseurs. Elle montre où les paiements pourraient être différés sans entraîner de pénalités, afin de préserver les liquidités.

Le coût total de traitement de chaque facture est élevé en raison d’étapes inefficaces, d’interventions manuelles et de reprises. Cela nuit à la rentabilité et à l’efficacité de l’ensemble des opérations financières, et complique leur développement sans hausse disproportionnée des coûts.
ProcessMind analyse en détail le flux de travail de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme repère les écarts coûteux, les activités redondantes et les temps de cycle longs qui augmentent le coût par facture. Cette analyse aide les organisations à cibler les réductions de coûts et les possibilités d’automatisation.

Des approbations ou des décisions importantes sont prises en dehors de Microsoft Dynamics 365. Elles échappent ainsi au suivi officiel du processus et compliquent les audits. L’absence de trace numérique complète crée des risques de non-conformité et empêche une analyse approfondie du processus.
ProcessMind repère les lacunes et les durées anormalement longues entre les activités enregistrées dans le processus de traitement des factures fournisseurs. Elles peuvent indiquer des activités hors système qu’il faudrait numériser ou intégrer à Microsoft Dynamics 365. La plateforme fait apparaître ces étapes invisibles afin qu’elles puissent être suivies et contrôlées.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à raccourcir le délai entre le moment où une facture est prête à être approuvée et son autorisation finale. Les retards d’approbation peuvent entraîner des paiements tardifs, détériorer les relations avec les fournisseurs et faire perdre des remises pour paiement anticipé dans le processus de traitement des factures fournisseurs. Les réduire améliore l’efficacité et la santé financière. ProcessMind repère précisément les goulots d’étranglement et les approbateurs à l’origine des retards dans Microsoft Dynamics 365, et représente les circuits d’approbation réels. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux flux de travail standard et mesure le temps passé à chaque étape d’approbation, afin de cibler les interventions et de réduire les temps de cycle de 30 à 50 %.

L’objectif est d’augmenter la part des factures payées dans les délais qui donnent droit à une remise pour paiement anticipé. Ne pas profiter de ces remises réduit directement les résultats financiers et augmente le coût réel des biens et services de votre organisation. ProcessMind analyse l’ensemble du processus de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 pour repérer les retards qui empêchent les paiements à temps. La plateforme identifie les factures admissibles à une remise qui ne sont pas traitées efficacement et peut vous aider à récupérer 5 à 10 % du potentiel de remise perdu.

Cet objectif vise à réduire le travail manuel nécessaire pour rapprocher les factures des commandes d’achat et des réceptions de marchandises. Les interventions manuelles ralentissent le traitement, augmentent les erreurs et font grimper les coûts opérationnels de la gestion des comptes fournisseurs. ProcessMind représente toutes les activités de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence les exceptions et les interventions manuelles. La plateforme repère les possibilités d’automatisation, par exemple pour améliorer les taux de rapprochement à deux ou trois voies, et réduire potentiellement de 20 à 40 % le travail manuel consacré à ces opérations.

Il s’agit de réduire les variations du délai entre la réception d’une facture et son paiement. Des délais de traitement réguliers rendent les sorties de trésorerie plus prévisibles, facilitent la planification financière et renforcent la confiance des fournisseurs dans votre processus de gestion des comptes fournisseurs. ProcessMind représente toutes les variantes du processus dans Microsoft Dynamics 365 et mesure les délais associés à chaque parcours. La plateforme repère les causes profondes des retards et des variations, ce qui permet de repenser le processus et de définir des accords de niveau de service clairs. Les variations de délai peuvent ainsi être réduites jusqu’à 25 %.

Cet objectif consiste à veiller à ce que toutes les factures soient payées selon les conditions convenues avec les fournisseurs, afin d’éviter les pénalités de retard et de préserver de bonnes relations avec eux. Le non-respect de ces conditions peut entraîner des coûts supplémentaires et nuire à la réputation de vos opérations de gestion des comptes fournisseurs. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind compare les paiements effectués aux conditions de paiement définies et aux dates d’échéance des factures. La plateforme signale les paiements non conformes et repère les inefficacités sous-jacentes, afin de réduire les retards de paiement de 15 à 30 % et d’éviter les frais associés.

L’objectif est de réduire, voire d’éliminer, les erreurs introduites lors de la saisie manuelle ou de la capture des données des factures. Les inexactitudes entraînent des reprises, des retards de paiement, des problèmes de rapprochement et une hausse des coûts opérationnels dans le processus de traitement des factures fournisseurs. En analysant les journaux d’événements, ProcessMind repère les étapes du flux de travail Microsoft Dynamics 365 où les erreurs de données surviennent. La plateforme identifie les activités ou les groupes d’utilisateurs les plus susceptibles de commettre des erreurs, afin de cibler la formation ou l’automatisation et de réduire les erreurs de saisie de 50 % ou plus.

Cet objectif vise à réduire le coût total de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement final. Des coûts opérationnels élevés nuisent à la rentabilité et révèlent des inefficacités au sein du service des comptes fournisseurs. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind détaille la consommation de ressources et la durée des activités tout au long du traitement des factures fournisseurs. La plateforme aide à repérer les étapes inutiles, les boucles de reprise et les interventions manuelles qui augmentent les coûts, avec à la clé une réduction de 10 à 20 % du coût de traitement par facture.

L’objectif est d’améliorer la précision des prévisions de trésorerie en rendant les paiements de factures plus prévisibles. Des cycles de paiement irréguliers compliquent la planification financière et peuvent nuire à la gestion du fonds de roulement de l’organisation. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analyse les délais de traitement historiques et les schémas de paiement afin de prévoir les dates de paiement futures avec plus de précision. En réduisant les variations de traitement, la plateforme aide les équipes de trésorerie à prévoir plus sûrement les sorties de fonds et peut améliorer la gestion de trésorerie de 15 à 25 %.

Cet objectif vise à réduire le nombre de fois où le traitement d’une facture doit être relancé ou corrigé en raison d’incohérences ou de problèmes. Les reprises excessives mobilisent des ressources précieuses, prolongent les délais de traitement et frustrent aussi bien l’équipe des comptes fournisseurs que les fournisseurs. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind repère les types et les sources d’écarts les plus fréquents, par exemple entre une commande d’achat et une réception de marchandises, ou des différences de quantité. La plateforme met en évidence les parcours et les activités associés à la résolution des écarts, afin de repenser le processus et de réduire les reprises de 20 à 35 %.

Cet objectif consiste à fournir aux parties prenantes des informations claires et à jour sur l’état de chaque facture à tout moment du processus de gestion des comptes fournisseurs. Le manque de visibilité entraîne davantage de demandes, crée de l’incertitude et complique la gestion des attentes des fournisseurs. ProcessMind reconstitue le parcours réel de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365 et donne une vue d’ensemble de son état actuel et de son historique. Cette visibilité réduit de 10 à 20 % le temps consacré au traitement des demandes et permet de gérer le cycle de vie des factures de manière préventive.

L’objectif est de regrouper dans un système traçable toutes les activités d’approbation des factures et d’éliminer les processus invisibles ou les approbations effectuées en dehors de Microsoft Dynamics 365. Les approbations non suivies créent des risques de non-conformité, retardent le traitement et laissent des lacunes dans les pistes d’audit. ProcessMind découvre et représente tous les circuits d’approbation réels, y compris ceux qui s’écartent du parcours standard ou se déroulent hors système. En mettant en évidence ces activités non suivies, la plateforme fournit les éléments nécessaires pour imposer des approbations dans le système et améliorer la conformité en détectant 90 % des circuits hors système.

Les six étapes pour améliorer le traitement des factures fournisseurs

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel prédéfini pour le traitement des factures fournisseurs, conçu pour être compatible avec les exportations de données de Microsoft Dynamics 365.

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé garantit le bon formatage des données pour l’analyse, prévient les erreurs et accélère la configuration initiale.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir, adapté à votre processus de gestion des comptes fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Analysez l’efficacité des comptes fournisseurs dans Dynamics 365

ProcessMind vous fournit une représentation visuelle claire de l’ensemble du processus de traitement des factures fournisseurs, avec chaque étape et chaque interaction. Repérez les inefficacités cachées, les écarts de conformité et les possibilités d’automatisation dans votre environnement Dynamics 365.
  • Visualisez le flux de travail des factures fournisseurs de bout en bout
  • Repérez les goulots d’étranglement et les boucles de reprise
  • Suivez les temps de cycle des factures et les retards de paiement
  • Comparez les variantes du processus pour repérer les bonnes pratiques
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Des résultats concrets pour le traitement des factures fournisseurs

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables obtenues par les organisations qui utilisent le Process Mining pour optimiser le traitement des factures fournisseurs dans des systèmes comme Microsoft Dynamics 365. En repérant les goulots d’étranglement et les inefficacités, les entreprises peuvent améliorer sensiblement leurs opérations et réduire leurs coûts.

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Accélérer l’approbation des factures

Réduire les goulots d’étranglement aux étapes d’approbation

Repérez et éliminez les retards dans le flux de travail d’approbation des factures afin de réduire considérablement le délai entre leur réception et leur approbation, et de les préparer plus rapidement au paiement. Vous renforcerez ainsi les relations avec vos fournisseurs et éviterez les pénalités de retard.
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Augmenter les remises obtenues

Maximiser les économies liées aux paiements anticipés

Repérez les possibilités de traiter les factures plus rapidement afin que votre organisation puisse bénéficier d’une plus grande part des remises pour paiement anticipé et réaliser des économies importantes.
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Améliorer le taux de rapprochement dès le premier passage

Automatiser le traitement des factures

Améliorez la précision du rapprochement automatisé en identifiant les causes profondes des écarts. Vous augmentez ainsi la part des factures traitées sans intervention manuelle ni reprise, tout en gagnant en efficacité et en réduisant les coûts opérationnels.
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Améliorer le respect des conditions de paiement

Respecter les échéances de paiement

Veillez à ce qu’une plus grande part des factures soit payée à la date d’échéance ou avant, conformément aux conditions de paiement. Vous réduirez ainsi les pénalités de retard, renforcerez la confiance des fournisseurs et limiterez les risques financiers.
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Réduire le temps de cycle global

De la réception au paiement

Optimisez l’ensemble du processus, de la réception de la facture à son paiement, en repérant et en traitant les goulots d’étranglement de bout en bout. Vous réduirez ainsi le délai entre la réception de la facture et le paiement final, tout en améliorant la trésorerie et la rapidité des opérations.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les spécificités de l’organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans des projets similaires de Process Mining appliqué au traitement des factures fournisseurs.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque document de facture fournisseur.

Pourquoi est-ce important ?

Cette clé est indispensable pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’une facture. Elle constitue le fondement de toutes les analyses de Process Mining appliquées au traitement des factures fournisseurs.

Utilisateur ayant exécuté l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut associe les tâches aux personnes qui les réalisent et permet d’analyser la charge de travail, les performances et les besoins de formation.

Nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter le processus pour repérer les problèmes propres à certains fournisseurs, comme les écarts fréquents ou les retards de paiement.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte financier qui permet d’analyser le comportement du processus selon le montant, par exemple pour vérifier si les factures de montant élevé sont traitées différemment.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué, calculée selon les conditions de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel pour mesurer le respect des échéances de paiement, gérer les relations avec les fournisseurs et éviter les pénalités de retard.

Conditions de paiement convenues avec le fournisseur pour le règlement des factures.

Pourquoi est-ce important ?

Définit les échéances de paiement et les possibilités de remise, avec une incidence directe sur la gestion de la trésorerie et les économies réalisées.

Identifiant unique de la commande associée à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de distinguer les factures avec commande des factures sans commande, qui suivent des processus différents, et d’analyser l’efficacité du rapprochement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique la création initiale d’une fiche de facture dans le système, par saisie manuelle, numérisation avec OCR ou échange de données informatisé (EDI). C’est le point de départ du cycle de traitement de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue le principal événement de début du processus. L’analyse du délai entre ce point et le paiement permet de calculer le temps de cycle global de la facture, un indicateur clé de performance.

La facture est officiellement soumise à un flux de travail pour être examinée et approuvée par les personnes habilitées. Cette étape marque le début du cycle d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé marque le début du calcul du temps de cycle d’approbation de la facture. Elle permet de distinguer le temps consacré à la saisie et au rapprochement du délai d’approbation.

Cette étape correspond à l’approbation finale dans le flux de travail. Elle autorise la comptabilisation de la facture en vue de son paiement et constitue un jalon essentiel avant le passage à l’étape de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin du cycle d’approbation. Le délai entre « Soumise pour approbation » et cette activité est un indicateur clé pour repérer les goulots d’étranglement et les flux de travail qui s’éternisent.

La facture approuvée est officiellement inscrite dans le grand livre, ce qui crée un passif financier. Il s’agit d’une opération comptable importante, souvent irréversible.

Pourquoi est-ce important ?

La comptabilisation constitue un jalon majeur : la facture peut alors être payée. Elle confirme que toutes les étapes de validation et d’approbation sont terminées et que le passif est comptabilisé.

Le paiement est officiellement effectué lors de la comptabilisation d’un journal de paiement. Cette transaction règle le passif créé par la facture comptabilisée.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal événement de fin du processus. Il sert à mesurer le respect des conditions de paiement, à repérer les retards et à calculer le temps de cycle final de bout en bout.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de Dynamics 365 pour reconstituer le parcours réel de vos factures fournisseurs. Il repère les goulots d’étranglement, les écarts par rapport au processus standard et les activités qui demandent beaucoup de travail manuel. Ces analyses vous aident à simplifier les flux de travail, à réduire les délais d’approbation et à améliorer la conformité.

Vous avez généralement besoin de journaux d’événements comprenant un identifiant de cas, par exemple le numéro de facture, une activité, comme « Facture reçue » ou « Approbation lancée », et un horodatage pour chaque événement. Des attributs supplémentaires, tels que « Approbateur », « Montant de la facture » ou « Fournisseur », enrichissent l’analyse. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de chaque facture.

Vous pouvez obtenir des améliorations mesurables, comme la réduction des délais d’approbation des factures et une hausse du nombre de remises pour paiement anticipé obtenues. Le Process Mining révèle des possibilités d’automatiser les rapprochements, d’éliminer les reprises et de mieux respecter les conditions de paiement. Il offre également une meilleure visibilité en temps réel sur vos opérations de gestion des comptes fournisseurs.

L’extraction initiale des données et la configuration du modèle prennent généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle créé, les premières analyses des goulots d’étranglement et des écarts peuvent être produites rapidement, souvent en quelques jours. Un suivi continu permet ensuite de repérer d’autres possibilités d’optimisation.

Des connaissances de base en SQL ou en création de rapports dans Dynamics 365 sont utiles, mais de nombreux outils de Process Mining proposent des connecteurs ou des modèles adaptés aux progiciels de gestion intégrés courants. Vous aurez principalement besoin d’accéder à la base de données sous-jacente ou aux entités de données pertinentes. En travaillant avec votre équipe informatique, vous pourrez extraire les données efficacement et avec précision.

Oui. En comparant la cartographie du processus découverte au processus standard attendu, le Process Mining peut mettre en évidence des écarts révélant des contournements manuels ou des approbations effectuées en dehors de Dynamics 365. Cela permet de faire apparaître les processus cachés et d’améliorer l’intégrité des données. Ces activités non suivies entraînent souvent des retards et des risques de non-conformité.

En règle générale, le Process Mining ne s’intègre pas directement à Dynamics 365 pour traiter des transactions en temps réel. Il importe plutôt les données historiques d’événements extraites de Dynamics 365. Les analyses obtenues servent ensuite à orienter et à optimiser les configurations ou les changements de processus dans votre environnement Dynamics 365 existant.

Les difficultés courantes consistent notamment à garantir la qualité des données, à associer correctement les différentes activités du système aux étapes du processus et à gérer de grands volumes de données. Pour réussir la mise en œuvre, il est essentiel de définir clairement le périmètre et de pouvoir compter sur des spécialistes du domaine métier. Anticiper ces difficultés contribue au bon déroulement du projet.

Évitez les paiements en double. Optimisez le traitement des factures fournisseurs.

Repérez les inefficacités, évitez les pénalités de retard et réduisez de 60 % les coûts de traitement.

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