Cải thiện quy trình xử lý hóa đơn phải trả

Vì sao nên tối ưu quy trình xử lý hóa đơn phải trả?

Xử lý hóa đơn phải trả là một khâu quan trọng nhưng thường phức tạp và tốn nhiều tài nguyên trong mọi tổ chức, nhất là khi phải xử lý lượng giao dịch lớn trên các hệ thống ERP như Microsoft Dynamics 365. Quy trình công nợ phải trả kém hiệu quả có thể gây thất thoát tài chính đáng kể, chẳng hạn bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, chịu phí trả chậm và tăng chi phí vận hành do phải xử lý thủ công, khắc phục lỗi. Ngoài tác động trực tiếp đến tài chính, quy trình xử lý hóa đơn chậm hoặc dễ phát sinh lỗi còn làm ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp, uy tín công ty và có thể tạo ra rủi ro về tuân thủ. Để củng cố tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả vận hành, bạn cần hiểu rõ thời gian xử lý từ đầu đến cuối và xác định chính xác các khâu gây chậm trễ. Nếu không theo dõi được toàn bộ vòng đời hóa đơn trong Dynamics 365, từ lúc nhận đến khi thanh toán, tổ chức sẽ khó tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự kém hiệu quả và khó cải tiến quy trình xử lý hóa đơn phải trả.

Process mining giúp cải thiện quy trình công nợ phải trả

Process mining phân tích dữ liệu để làm rõ cách quy trình xử lý hóa đơn phải trả thực sự diễn ra. Công cụ trích xuất nhật ký sự kiện trực tiếp từ phân hệ Finance GL của Microsoft Dynamics 365, sử dụng các thực thể như GeneralJournal, LedgerEntry và FinancialDimension, rồi dựng lại hành trình thực tế của từng hóa đơn. Thay vì dựa vào quy trình giả định hoặc quan sát thủ công, process mining trực quan hóa các biến thể quy trình hiện có, cho thấy những điểm khác với luồng chuẩn và nơi thực sự phát sinh kém hiệu quả. Bạn có thể tìm ra các điểm nghẽn quan trọng, chẳng hạn bước phê duyệt thường xuyên gây chậm trễ hoặc hoạt động cần làm lại nhiều lần. Ví dụ, bạn có thể phát hiện hóa đơn cần đối chiếu với một loại đơn đặt hàng (PO) cụ thể thường bị tồn đọng, hoặc một số người phê duyệt mất nhiều thời gian hơn hẳn để xử lý. Khả năng phân tích này giúp trả lời câu hỏi làm thế nào để cải thiện quy trình xử lý hóa đơn phải trả, dựa trên dữ liệu khách quan về những gì đang diễn ra. Bạn cũng có thể xem sâu từng trường hợp hóa đơn để hiểu vì sao có hóa đơn được xử lý trong vài phút, còn hóa đơn khác mất hàng tuần, từ đó có dữ liệu cụ thể để xử lý chênh lệch.

Các lĩnh vực cần cải thiện trong Dynamics 365

Nhờ những thông tin thu được từ việc tối ưu quy trình bằng process mining, bạn có thể tập trung cải thiện từng khâu trong Microsoft Dynamics 365. Một số lĩnh vực thường cần cải thiện gồm:

• Rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn: Xác định các khâu có thời gian chờ lâu nhất, từ nhập dữ liệu ban đầu, xác thực đến các bước phê duyệt cụ thể. Khi biết hóa đơn bị đình trệ ở đâu, bạn có thể thay đổi quy trình để rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hóa đơn phải trả.
• Tăng cường tuân thủ và kiểm soát: Theo dõi việc tuân thủ điều khoản thanh toán, cấp phê duyệt nội bộ và yêu cầu pháp lý. Phát hiện các trường hợp thanh toán khi chưa được phê duyệt đúng cách hoặc thường xuyên vi phạm điều khoản thanh toán, dẫn đến phí phạt không cần thiết hoặc bỏ lỡ chiết khấu.
• Tự động hóa tác vụ thủ công: Tìm các hoạt động thủ công lặp đi lặp lại có thể tự động hóa trong Dynamics 365, chẳng hạn tự động đối chiếu hóa đơn với PO và phiếu nhận hàng, hoặc tự động chuyển yêu cầu phê duyệt dựa trên tiêu chí cụ thể.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý: Xác định nơi tài nguyên bị quá tải hoặc chưa được sử dụng hiệu quả. Nếu một nhóm hoặc cá nhân thường xuyên trở thành điểm nghẽn, có thể cần đào tạo, phân bổ lại khối lượng công việc hoặc đơn giản hóa quy trình.
• Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp: Thanh toán đúng hạn và chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của nhà cung cấp. Tinh gọn quy trình công nợ phải trả giúp bạn thanh toán đúng hạn, xây dựng quan hệ hợp tác bền vững và đáng tin cậy hơn.

Kết quả và lợi ích có thể đo lường

Khi áp dụng các phương pháp tối ưu quy trình được xác định bằng process mining vào quy trình xử lý hóa đơn phải trả trên Microsoft Dynamics 365, tổ chức có thể đạt được những lợi ích cụ thể và đo lường được:

• Giảm đáng kể chi phí: Hạn chế phí trả chậm, tận dụng nhiều chiết khấu thanh toán sớm hơn và giảm chi phí nhân công cho xử lý thủ công, sửa lỗi và giải quyết tranh chấp.
• Rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn: Giảm mạnh thời gian từ khi nhận hóa đơn đến khi thanh toán xong, giúp dự báo dòng tiền chính xác hơn và vận hành linh hoạt hơn.
• Tăng cường tuân thủ, giảm rủi ro: Đảm bảo tuân thủ nhất quán chính sách thanh toán, kiểm soát nội bộ và quy định pháp lý, qua đó giảm rủi ro tài chính và uy tín.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Tinh gọn quy trình làm việc, giảm việc phải làm lại và giúp nhóm công nợ phải trả tập trung vào công việc có giá trị hơn thay vì liên tục xử lý sự cố giao dịch.
• Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp: Xây dựng lòng tin và quan hệ hợp tác bền chặt hơn bằng cách thanh toán đúng hạn, đồng thời có thể tăng lợi thế khi đàm phán.

Những cải thiện này giúp hoạt động tài chính vững vàng, hiệu quả và tuân thủ hơn, đồng thời tác động trực tiếp đến lợi nhuận và năng lực thực hiện chiến lược của tổ chức.

Bắt đầu với process mining cho công nợ phải trả

Bạn không cần có kinh nghiệm về process mining để bắt đầu tối ưu quy trình xử lý hóa đơn phải trả. Giải pháp này hướng dẫn bạn khai thác dữ liệu Microsoft Dynamics 365 để tìm ra điểm kém hiệu quả và tạo ra thay đổi thiết thực. Với cách tiếp cận có cấu trúc, bạn có thể nhanh chóng chuyển từ trích xuất dữ liệu sang thông tin hữu ích, giúp hoạt động công nợ phải trả tinh gọn, hiệu quả và tuân thủ hơn. Khám phá tiềm năng chưa được khai thác trong dữ liệu Dynamics 365 và bắt đầu tối ưu quy trình ngay hôm nay.