> Kontinuierliche Prozessverbesserung > Vom Eintritt bis zum Austritt Mitarbeiter Lebenszyklus > Workday Onboarding

Optimieren Sie Ihren Mitarbeiter-Lebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Workday Onboardings.
Optimieren Sie Ihren Mitarbeiter-Lebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)
Prozess: Vom Eintritt bis zum Austritt - Mitarbeiter-Lebenszyklus
System: Workday Onboarding
Datenvorlage herunterladen

Optimieren Sie Ihren Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus in Workday Onboarding

Diese Plattform hilft Ihnen, Engpässe in der Rekrutierung, Verzögerungen im Onboarding und Compliance-Probleme zu identifizieren. Sie bietet klare Transparenz darüber, wo Mitarbeiterpfade ins Stocken geraten können. Durch die Analyse dieser Flüsse können Sie Workflows optimieren und die gesamte Mitarbeitererfahrung verbessern, was zu einer höheren operativen Effizienz führt.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Ihren Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt optimieren?

Das Verständnis und die Optimierung Ihres Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, das nachhaltigen Erfolg anstrebt. Dieser umfassende Prozess umfasst jede Phase der Mitarbeiterreise, von der ersten Einstellung bis zum endgültigen Austritt. Ineffizienzen an jedem Punkt – sei es bei der Talentakquise, dem Workday Onboarding-Erlebnis, dem Performance Management oder dem Offboarding – können zu erheblichen Betriebskosten, Compliance-Risiken und einer beeinträchtigten Mitarbeitererfahrung führen. Ein fragmentierter oder langsamer Zyklus kann zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation, einem erhöhten Verwaltungsaufwand und einer negativen Auswirkung auf die Gesamtproduktivität und Unternehmenskultur führen. Die Optimierung dieses komplexen Prozesses geht nicht nur um Kostensenkung, sondern darum, eine Grundlage für eine hoch engagierte, effiziente und regelkonforme Belegschaft zu schaffen.

Wie Process Mining die Effizienz des Workday Onboardings erschließt

Process Mining bietet eine leistungsstarke Perspektive, um die tatsächliche Performance Ihres Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt zu analysieren, insbesondere dort, wo er mit Systemen wie Workday Onboarding interagiert. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt Process Mining Event Log-Daten, die aus Workday und anderen HR-Systemen leicht verfügbar sind, um den tatsächlichen Fluss Ihrer Mitarbeiterreisen zu rekonstruieren und zu visualisieren. Dieser objektive, datengestützte Ansatz ermöglicht es Ihnen, präzise zu identifizieren, wo Bottlenecks auftreten, Abweichungen von Standardprozeduren genau zu lokalisieren und Rework Loops zu entdecken, die wertvolle Zeit und Ressourcen verbrauchen. Sie können beispielsweise visuell nachvollziehen, wie lange es im Workday Onboarding tatsächlich von „Angebot unterbreitet“ bis „Mitarbeiter eingestellt“ dauert, oder spezifische Abteilungen identifizieren, die Verzögerungen bei der „Gehaltsabrechnung eingerichtet“ erleben. Diese klare Visualisierung ist entscheidend dafür, wie der Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt verbessert werden kann, indem sie die verborgenen Ineffizienzen aufzeigt, die sich auf die cycle time und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Durch das Verständnis dieser realen Prozessverhaltensweisen gewinnen Sie die umsetzbaren Erkenntnisse, die für eine effektive Prozessoptimierung erforderlich sind.

Schlüsselbereiche für die Optimierung des Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt

Die Anwendung von Process Mining auf Ihren Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt offenbart mehrere kritische Bereiche für Verbesserungen:

  • Verzögerungen bei Rekrutierung und Onboarding: Identifizieren Sie die spezifischen Schritte im Workday Onboarding-Prozess, die die längsten Verzögerungen für neue Mitarbeiter verursachen, von Hintergrundprüfungen bis zu anfänglichen Schulungsaufgaben. Die Reduzierung dieser Onboarding cycle times verbessert das Erlebnis für neue Mitarbeiter erheblich und beschleunigt die Zeit bis zur Produktivität.
  • Prozessabweichungen und Nacharbeit: Entdecken Sie Fälle, in denen Mitarbeiter oder Manager standardmäßige Workday Workflows umgehen, was zu manuellen Umgehungen, Compliance-Risiken und unnötiger Nacharbeit führt. Das Verständnis dieser Abweichungen ist entscheidend für die Standardisierung von Prozessen und die Verbesserung der Datenqualität.
  • Inkonsistenzen im Performance Management: Analysieren Sie die tatsächliche Durchführung von Leistungsbeurteilungszyklen und identifizieren Sie Verzögerungen bei der Feedback-Bereitstellung oder den Genehmigungsprozessen, die die Mitarbeiterentwicklung und das Engagement beeinträchtigen.
  • Ineffiziente Karriereentwicklung: Lokalisieren Sie Bottlenecks bei Beförderungsgenehmigungen, Rollenänderungen oder lateralen Versetzungen, um sicherzustellen, dass interne Mobilitätsprozesse reibungslos und zeitnah ablaufen.
  • Effizienz und Compliance beim Offboarding: Evaluieren Sie den gesamten Offboarding-Prozess und identifizieren Sie etwaige Lücken oder Verzögerungen bei Aufgaben wie Austrittsgesprächen oder der finalen Gehaltsabrechnung, um einen reibungslosen und Compliance-konformen Austritt zu gewährleisten.

Messbare Ergebnisse erzielen

Die Kraft der Prozessoptimierung in Ihrem Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt führt zu greifbaren, messbaren Vorteilen:

  • Reduzierte Cycle Time: Verkürzen Sie die benötigte Zeit für kritische Phasen erheblich, z.B. die Reduzierung der gesamten Workday Onboarding cycle time um Tage oder sogar Wochen. Dies führt zu einer schnelleren Zeit bis zur Produktivität für neue Mitarbeiter und einer zügigeren Bearbeitung von HR-Anfragen.
  • Kostenersparnisse: Senken Sie Verwaltungskosten durch die Eliminierung von Nacharbeit, die Reduzierung manueller Aufwände und die Optimierung ineffizienter Prozesse. Eine verbesserte Talentbindung senkt zudem die Rekrutierungskosten und wirkt sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis aus.
  • Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Eine reibungslosere, vorhersehbarere Mitarbeiterreise, vom Onboarding bis zum Offboarding, führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und letztendlich zu besserer Bindung. Dies beantwortet direkt die Frage „wie die cycle time des Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt reduziert werden kann“ aus der Perspektive der Mitarbeiter.
  • Verbesserte Compliance und Governance: Stellen Sie sicher, dass alle HR-Prozesse internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, wodurch Risiken gemindert und die Audit-Bereitschaft verbessert werden.
  • Datengestützte Entscheidungsfindung: Gehen Sie über die Intuition hinaus und treffen Sie strategische HR-Entscheidungen auf der Grundlage objektiver Daten, was zu kontinuierlicher Verbesserung und organisationaler Agilität führt.

Der erste Schritt zur Optimierung

Die Optimierung Ihres Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt mit Process Mining ist ein strategisches Gebot für das moderne Personalwesen. Durch die Nutzung der Daten in Ihrem Workday Onboarding und anderen HR-Systemen erhalten Sie eine beispiellose Transparenz über Ihre Abläufe, decken verborgene Ineffizienzen auf und implementieren zielgerichtete Verbesserungen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihren HR-Teams, von der reaktiven Problembehebung zu einer proaktiven Prozessexzellenz überzugehen, wodurch letztendlich die Mitarbeitererfahrung transformiert und der Geschäftserfolg vorangetrieben wird. Nutzen Sie diese Gelegenheit, Ihre Prozesse zu verfeinern und das volle Potenzial Ihrer Belegschaft freizusetzen.

Vom Eintritt bis zum Austritt - Mitarbeiter-Lebenszyklus HR-Prozesse Talentmanagement Onboarding-Effektivität Rekrutierungsoptimierung Employee Experience HR-Abläufe Compliance Offboarding

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen im Recruiting und Onboarding bedeuten, dass neue Mitarbeitende nicht schnell produktiv werden. Das bringt Projektpläne ins Rutschen, belastet bestehende Teams und sorgt für einen holprigen Start – mit erhöhtem Risiko früher Fluktuation sowie Kosten durch Produktivitätsverlust und erneute Rekrutierung. ProcessMind zeigt, wo in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess – von der Angebotsannahme bis zum Abschluss des Workday Onboarding – die größten Verzögerungen entstehen. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Prozessflüsse werden die Aktivitäten oder Bereiche sichtbar, die Engpässe verursachen, sodass Sie gezielt nachsteuern und die Integration neuer Mitarbeitender beschleunigen.

Mitarbeitende erleben häufig inkonsistente oder nicht-standardisierte Pfade während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Einstellung bis zum Ruhestand. Diese Abweichungen können zu Verwirrung, dem Versäumen kritischer Schritte und einer fragmentierten Employee Experience führen, was die Zufriedenheit beeinträchtigt und den administrativen Aufwand für HR-Teams bei der Verwaltung von Ausnahmen erhöht. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Wege, die Mitarbeitende innerhalb des Hire to Retire-Lebenszyklus nehmen, und identifiziert häufige Abweichungen von Ihren vorgesehenen Workday Onboarding-Flows. Es zeigt auf, wo und warum Mitarbeitende abweichen, was Ihnen ermöglicht, Prozesse zu standardisieren, die Compliance zu verbessern und eine konsistente, positive Erfahrung für alle zu gewährleisten.

Der Prozess für interne Beförderungen und Rollenwechsel kann langsam und intransparent sein, was zu Mitarbeiterfrustration und einem potenziellen Flight Risk führt. Wenn Mitarbeiter zu lange auf den beruflichen Aufstieg warten, hemmt dies die Talent Development und reduziert die interne Retention, wodurch eine Abhängigkeit von kostspieligerer externer Rekrutierung entsteht. ProcessMind bildet die gesamte Journey der internen Mobilität innerhalb Ihres Hire-to-Retire-Prozesses ab, von der Initiierung bis zur Genehmigung in Workday. Es identifiziert spezifische Genehmigungsschritte oder Handoffs, die Verzögerungen verursachen, und zeigt auf, wo Workflows optimiert werden können, um Karrieremöglichkeiten zu beschleunigen und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Kritische Compliance-Aufgaben wie Hintergrundprüfungen, Pflichtschulungen oder Offboarding-Freigaben werden mitunter übersehen oder in der falschen Reihenfolge erledigt. Das setzt Ihr Unternehmen rechtlichen Risiken, Bußgeldern und Reputationsschäden aus – besonders, wenn Aufsichtsbehörden den Mitarbeitendenlebenszyklus genau prüfen. ProcessMind liefert eine End-to-End-Sicht auf Ihren Hire-to-Retire-Prozess und prüft, ob alle wesentlichen Compliance-Aktivitäten – insbesondere die in Workday Onboarding und Offboarding abgewickelten – korrekt und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Compliance-Verstöße erkennt ProcessMind sofort, sodass Sie proaktiv eingreifen und Risiken minimieren können.

Der Offboarding-Prozess kann unorganisiert sein, was zu Verzögerungen bei der Asset Recovery, dem Entzug von Systemzugriffen und der finalen Gehaltsabrechnung führt. Dies schafft nicht nur Sicherheitslücken und finanzielle Unstimmigkeiten, sondern hinterlässt auch einen negativen bleibenden Eindruck, der das Employer Brand und zukünftige Rekrutierungsbemühungen beeinträchtigen kann. ProcessMind analysiert die gesamte Offboarding Journey innerhalb Ihres Hire-to-Retire-Prozesses und deckt Inkonsistenzen und Verzögerungen bei Tasks wie Austrittsinterviews oder der finalen Gehaltsabrechnung auf. Es hebt Bereiche für Standardisierung und Effizienzgewinne hervor und sorgt so für einen reibungslosen, sicheren und respektvollen Abschied für jeden Mitarbeiter.

Leistungsbeurteilungen werden oft verzögert oder übersprungen, was die Mitarbeiterentwicklung und genaue Gehaltsanpassungen behindert. Dieser Mangel an zeitnahem Feedback und Anerkennung kann zu geringerem Engagement, reduzierter Produktivität und Schwierigkeiten bei der Identifizierung von Top-Performern oder verbesserungswürdigen Bereichen in der Belegschaft führen. ProcessMind bildet den gesamten Leistungsbeurteilungszyklus innerhalb des Hire-to-Retire-Prozesses ab und identifiziert Bottlenecks, die zu Verzögerungen führen. Durch die Analyse von Aktivitäts-Timestamps und Verantwortlichkeiten zeigt es auf, wo Leistungsbeurteilungen stecken bleiben, und ermöglicht proaktives Management, um zeitnahes Feedback sicherzustellen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

Manuelle Fehler oder schlecht konzipierte Workflows zwingen HR-Teams dazu, Aufgaben zu wiederholen oder Daten im gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus erneut einzugeben. Dies verbraucht wertvolle Zeit, erhöht die Betriebskosten und frustriert sowohl Mitarbeiter als auch HR-Experten, was von strategischeren HR-Initiativen ablenkt. ProcessMind deckt visuell Instanzen von Nacharbeit und redundanten Aktivitäten innerhalb Ihres Prozesses vom Eintritt bis zum Austritt auf, insbesondere im Workday Onboarding. Es identifiziert die Ursachen dieser Ineffizienzen und ermöglicht es Ihnen, Workflows zu optimieren, unnötige Schritte zu eliminieren und den manuellen Aufwand für erhebliche Kosteneinsparungen zu reduzieren.

Verzögerungen bei Hintergrundprüfungen können das Onboarding neuer Mitarbeitender deutlich verlängern – Kandidat:innen springen ab, Projektstarts verschieben sich. Das beeinträchtigt die Effektivität im Recruiting und führt bei Personalengpässen direkt zu verpassten Geschäftschancen. ProcessMind verfolgt die Aktivität "Background Check Initiated" im Hire-to-Retire-Prozess im Detail und zeigt genau, wo die längsten Wartezeiten entstehen. Es macht Abhängigkeiten und Leistungsprobleme externer Dienstleister sichtbar, sodass Sie gezielt eingreifen und kritische Pre-Employment-Prüfungen beschleunigen können.

Neue Mitarbeiter, die Verzögerungen bei ihrer anfänglichen Gehaltsabrechnungseinrichtung erleben, sehen sich mit Frustration und potenziellen finanziellen Schwierigkeiten konfrontiert, was zu einer negativen frühen Arbeitserfahrung führt. Für die Organisation schafft dies administrativen Aufwand und kann das Vertrauen und die Bindung der Mitarbeiter beeinträchtigen. ProcessMind analysiert die Aktivität "Gehaltsabrechnungseinrichtung abgeschlossen" in Ihrem Prozess vom Eintritt bis zum Austritt, speziell innerhalb der Workday Onboarding-Phase. Es visualisiert die tatsächlich benötigte Zeit und identifiziert alle vorangehenden Aktivitäten oder verantwortlichen Abteilungen, die Verzögerungen verursachen, um eine pünktliche und genaue Vergütung für neue Mitarbeiter zu gewährleisten.

Ohne klare Einblicke in den gesamten Hire to Retire-Prozess fällt es HR-Führungskräften schwer, systemische Probleme zu identifizieren oder die Auswirkungen von Änderungen zu messen. Dieser Mangel an Transparenz verhindert ein proaktives Management und erschwert die Optimierung der Employee Experience oder die Demonstration des strategischen Werts der HR. ProcessMind bietet einen umfassenden, visuellen Überblick über Ihren gesamten Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus, vom Workday Onboarding bis zum Offboarding. Es beleuchtet jeden Schritt, zeigt wahre Prozesspfade, Dauern und Bottlenecks auf und ermöglicht datengestützte Entscheidungen zur Steigerung der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Die vollen Funktionen von Workday Onboarding werden oft nicht genutzt, was zu manuellen Umgehungslösungen und unvollständiger Data Capture führt. Dies bedeutet, dass Unternehmen den erwarteten ROI ihrer HR-Technologieinvestition nicht realisieren und Chancen zur Automatisierung und Standardisierung von Prozessen verpassen. ProcessMind analysiert, wie Workday Onboarding tatsächlich in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess verwendet wird, indem es die Aktivitätsausführung verfolgt. Es deckt Fälle auf, in denen manuelle Schritte anstelle von Systemfunktionen ausgeführt werden, und zeigt somit Möglichkeiten auf, die Automatisierung und Data Integrity zu maximieren.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Verkürzung der Onboarding-Zeit für neue Mitarbeiter ist entscheidend für die Business Continuity und einen positiven ersten Eindruck. Verzögerungen können zu Talentverlust oder verminderter Produktivität im Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus führen. Dies bedeutet, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv werden, wodurch Betriebskosten gesenkt und die Einsatzbereitschaft der Belegschaft verbessert werden. ProcessMind deckt die Grundursachen für Verzögerungen im Workday Onboarding auf, identifiziert Bottlenecks und ineffiziente Handoffs. Es bietet klare Wege zur Verkürzung von Zykluszeiten, zur Verfolgung des Fortschritts gegenüber Ziel-SLAs und zur Messung der Auswirkungen von Änderungen, wodurch die Time-to-Hire potenziell um 20-30 % gesenkt werden kann.

Abweichungen von standardmäßigen Mitarbeiter-Journeys innerhalb des Hire to Retire-Prozesses können zu Compliance-Risiken, inkonsistenten Erlebnissen und erhöhtem manuellem Aufwand führen. Eine hohe Prozesskonformität minimiert Fehler, stärkt die Governance und schafft einen vorhersehbaren, fairen Prozess für alle Mitarbeitenden. ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Mitarbeiter-Journeys im Workday Onboarding anhand idealer Modelle und hebt alle Varianten sowie nicht-konforme Pfade hervor. Dies ermöglicht die Identifizierung von Abweichungs-Hotspots, wodurch gezielte Interventionen zur Verbesserung der Konformitätsraten und zur Sicherstellung einer konsistenten Prozessausführung möglich werden.

Verzögerungen bei interner Mobilität und Beförderungsgenehmigungen bremsen Talententwicklung und Bindung. Schlanke Abläufe im Mitarbeitendenlebenszyklus (Hire-to-Retire) sorgen dafür, dass Mitarbeitende zügig vorankommen – das fördert Wachstum und Engagement und ist entscheidend für die langfristige Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. ProcessMind zeigt die konkreten Genehmigungsschritte und Stakeholder in Workday, die Verzögerungen verursachen. Die Analyse von Durchlaufzeiten und Übergaben deckt Potenziale zur Automatisierung oder Parallelisierung auf – Genehmigungszeiten sinken spürbar und Karrierepfade beschleunigen sich.

Lücken in kritischen Compliance-Aktivitäten, wie Background Checks oder obligatorischen Schulungen, setzen das Unternehmen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Die Sicherstellung einer 100%igen Erfüllung schützt das Unternehmen und wahrt die regulatorische Integrität während der gesamten Hire to Retire-Journey. ProcessMind überwacht automatisch die Erfüllung kritischer Compliance-Schritte im Workday Onboarding und kennzeichnet fehlende Activities oder überfällige Tasks. Es bietet einen Echtzeit-Überblick über den Compliance-Status, ermöglicht proaktive Abhilfemaßnahmen und stellt sicher, dass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

Inkonsistente und langwierige Offboarding-Prozesse schaffen Sicherheitsrisiken, Compliance-Probleme und hinterlassen einen negativen Eindruck bei ausscheidenden Mitarbeitern. Die Standardisierung und Beschleunigung des Offboardings gewährleistet reibungslose Übergänge, sichert Unternehmenswerte und mindert potenzielle rechtliche Risiken. ProcessMind visualisiert den gesamten Offboarding-Fluss, identifiziert Variationen und Verzögerungen in Workday. Es unterstützt bei der Gestaltung und Durchsetzung eines standardisierten, effizienten Offboarding-Prozesses, wodurch die durchschnittliche Abschlusszeit um bis zu 25% reduziert und die Datensicherheit verbessert wird.

Überfällige Leistungsbeurteilungsprozesse beeinträchtigen die Mitarbeiterentwicklung, Gehaltsanpassungen und das allgemeine Engagement. Eine verbesserte Pünktlichkeit gewährleistet regelmäßiges Feedback, fördert Talentwachstum und unterstützt eine faire und zeitnahe Entscheidungsfindung innerhalb des Hire-to-Retire-Zyklus. ProcessMind analysiert den End-to-End Performance Review Process in Workday und identifiziert Bottlenecks, die zu Verzögerungen führen. Es ermöglicht die proaktive Erkennung überfälliger Leistungsbeurteilungen und liefert wichtige Erkenntnisse zur Optimierung von Workflows, um sicherzustellen, dass über 90 % der Leistungsbeurteilungen pünktlich abgeschlossen werden.

Unnötige Nacharbeit und redundante Schritte im Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus verbrauchen wertvolle HR-Ressourcen und verlängern die Prozessdauern. Die Beseitigung dieser Ineffizienzen reduziert Betriebskosten, entlastet das Personal und verbessert den gesamten Process Flow. ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten im Workday Onboarding und identifiziert klar Schleifen (loops) sowie wiederholte Activities. Es quantifiziert die Auswirkungen redundanter Schritte, sodass HR-Teams diese entfernen und Workflows optimieren können, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

Verlängerte Dauer von Hintergrundprüfungen verzögert die Einstellung und das Onboarding, was das Risiko erhöht, Top-Talente zu verlieren. Eine Beschleunigung dieses kritischen Schritts gewährleistet einen schnelleren, reibungsloseren Übergang für neue Mitarbeitende und erhält die Einstellungsgeschwindigkeit im Hire to Retire-Prozess aufrecht. ProcessMind kartiert den detaillierten Background Check Workflow innerhalb von Workday und deckt spezifische Phasen und externe Abhängigkeiten auf, die zu Verzögerungen führen. Es liefert datenbasierte Erkenntnisse zur Optimierung von Anbieterinteraktionen und internen Übergaben, wodurch die Cycle Time potenziell um 15-20% reduziert werden kann.

Verzögerungen bei Einrichtung und Aktivierung der Payroll führen zu Unzufriedenheit und zusätzlicher Verwaltungsarbeit. Wenn dieser Prozess schneller läuft, werden neue Mitarbeitende von Beginn an korrekt und pünktlich bezahlt – das verbessert die Erfahrung im Hire-to-Retire-Prozess vom ersten Tag an. ProcessMind visualisiert die Payroll-Einrichtung in Workday, hebt Engpässe und Abhängigkeiten hervor und zeigt, wo sich Datentransfers automatisieren oder Aufgaben parallelisieren lassen. So wird die Payroll für alle Mitarbeitenden zügig aktiviert.

Eine begrenzte Transparenz über den Zustand des gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt erschwert die proaktive Steuerung der HR-Abläufe und die Identifizierung systemischer Probleme. Umfassende Einblicke ermöglichen datengestützte Entscheidungen, optimieren die Ressourcenzuweisung und die strategische Planung. ProcessMind bietet eine End-to-End-Sicht auf die gesamte Mitarbeiterreise in Workday, von der Stellenanfrage bis zum Offboarding. Es bietet Dashboards und Analysen zur Überwachung wichtiger Leistungskennzahlen, wodurch HR-Führungskräfte den Zustand von Prozessen verstehen und Bereiche für kontinuierliche Verbesserungen identifizieren können.

Eine suboptimale Nutzung des Workday Onboarding-Moduls bedeutet, dass Unternehmen ihre Investition nicht vollständig ausschöpfen. Dies kann zu manuellen Umgehungslösungen oder verpassten Automatisierungsmöglichkeiten führen. Eine maximale Nutzung sichert Effizienz und einen höheren ROI. ProcessMind analysiert, wie Workday Onboarding tatsächlich eingesetzt wird. Es identifiziert Funktionen, die unzureichend genutzt werden, oder Prozesse, die von den Best Practices des Systems abweichen. Dies liefert Insights, um das Modul neu zu konfigurieren und so eine vollständige Akzeptanz und eine optimierte Wertschöpfung für den Hire-to-Retire-Prozess zu gewährleisten.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Hire-to-Retire – Der Mitarbeiterlebenszyklus

1

Vorlage herunterladen

2

Exportieren Sie Ihre Daten

3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch

4

Prozess analysieren

5

Verbesserungen umsetzen

6

Überwachen Sie Ihren Prozess

1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Holen Sie sich die vorkonfigurierte Excel-Template für den Hire to Retire-Prozess, die für die Kompatibilität mit Workday Onboarding-Daten entwickelt wurde. Dies stellt sicher, dass Sie mit der richtigen Datenstruktur für die Analyse beginnen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Eine standardisierte Vorlage gewährleistet Datenkonsistenz und -genauigkeit, vereinfacht die initiale Einrichtung und verhindert häufige Probleme während der Analyse. Dies schafft eine solide Grundlage.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Excel-Vorlage, zugeschnitten auf Hire-to-Retire-Daten aus Workday Onboarding, bereit für Ihren Export.

IHRE INSIGHTS

Die verborgenen Wahrheiten Ihres Hire to Retire-Prozesses aufdecken

ProcessMind visualisiert Ihre gesamte Hire-to-Retire-Journey und deckt präzise Ineffizienzen und kritische Bereiche auf, in denen die Mitarbeitererfahrung innerhalb von Workday Onboarding beeinträchtigt wird. Gewinnen Sie tiefe Erkenntnisse, um Ihre HR-Prozesse zu transformieren.
  • Visualisieren Sie den End-to-End Workday-Onboarding-Flow
  • Rekrutierungs-Bottlenecks und Verzögerungen präzise identifizieren
  • Die Compliance verbessern und HR-Risiken reduzieren
  • Verbessern Sie die gesamte Mitarbeiter-Erfahrung
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Praxisnahe Verbesserungen im Employee Lifecycle Management

Diese Ergebnisse zeigen die konkreten Vorteile auf, die Unternehmen durch die Optimierung ihrer Mitarbeiterlebenszyklus-Prozesse (vom Eintritt bis zum Austritt) erzielen. Durch den Einsatz von Prozessintelligenz können Unternehmen Ineffizienzen identifizieren und Abläufe vom Onboarding bis zum Offboarding optimieren.

0 % faster
Schnellerer Onboarding Cycle

Durchschnittliche Reduzierung der Einstellungszeit

Optimieren Sie den Weg von der Angebotsannahme bis zur vollständigen Mitarbeiterintegration, damit neue Mitarbeiter schneller produktiv sind. Process Mining identifiziert und beseitigt Verzögerungen, was zu einem reibungsloseren Start für alle führt.

0 % conformance
Höhere Prozesskonformität

Einhaltung der Onboarding-Standardabläufe

Stellen Sie sicher, dass die Journeys neuer Mitarbeitender konsistent definierten Best Practices im Workday Onboarding folgen. Dies reduziert Abweichungen und Fehler und gewährleistet ein vorhersehbares Erlebnis für alle Mitarbeitenden.

0 % less rework
Reduzierte Nacharbeitsaufwände

Eliminierung redundanter Schritte

Identifizieren und eliminieren Sie unnötige Schleifen und erneute Einreichungen in kritischen Prozessen wie dem Onboarding. Dies spart wertvolle HR- und Mitarbeiterzeit und senkt direkt die Betriebskosten.

0 % completion
Gestärkte Compliance

Abschlussrate kritischer Aktivitäten

Garantieren Sie, dass alle wesentlichen Compliance-Aktivitäten, wie obligatorische Schulungen oder Dokumentationen, während des gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus pünktlich abgeschlossen werden. Dies minimiert Risiken und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher.

~ 0 days faster
Optimierte interne Mobilität

Schnellere Genehmigungen für Rollenwechsel

Beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess für interne Beförderungen und Versetzungen. Dies verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, indem Mitarbeiter schneller neue Rollen übernehmen können, was ihre Karriereentwicklung fördert.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und spezifischem organisatorischem Kontext. Die hier bereitgestellten Zahlen veranschaulichen häufige Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit Schlüsselattributen und Aktivitäten, und fügen Sie dann bei Bedarf schrittweise weitere hinzu.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für einen Mitarbeiter, die als primäre Case ID für dessen gesamten Lebenszyklus innerhalb der Organisation dient.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribut ist unerlässlich, um alle Lifecycle Events eines einzelnen Mitarbeiters zu einem vollständigen End-to-End-Prozessbild zusammenzufügen.

Der Name des spezifischen Events oder der Task, das/die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Mitarbeiterlebenszyklus aufgetreten ist.

Warum es wichtig ist

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, welche die Grundlage jeder Process Mining Analyse und Visualisierung bildet.

Das präzise Datum und die Uhrzeit, wann die Aktivität oder das Event aufgezeichnet wurde.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribut ist entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Events und die Berechnung aller Leistungsmetriken wie Cycle Time und Bottlenecks.

Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität markiert, insbesondere für Aufgaben mit messbarer Dauer.

Warum es wichtig ist

Es ermöglicht die Berechnung der tatsächlichen Bearbeitungszeit einer Aktivität und hilft dabei, aktive Arbeitszeit von unproduktiven Wartezeiten zu unterscheiden.

Der Benutzer oder automatisierte Systemagent, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und identifiziert, wer am Prozess beteiligt ist, was entscheidend für gezielte Verbesserungen ist.

Die Organisationsabteilung, der der Mitarbeiter angehört.

Warum es wichtig ist

Es ermöglicht eine leistungsstarke vergleichende Analyse und hilft dabei festzustellen, ob Prozessineffizienzen in bestimmten Geschäftsbereichen konzentriert sind.

Die eindeutige Kennung für die Stellenanforderung, die den Einstellungsprozess initiiert hat.

Warum es wichtig ist

Es gruppiert alle Pre-Hire-Aktivitäten unter einem einzigen Bezeichner und ermöglicht so eine detaillierte Analyse des Rekrutierungsteils des Prozesses.

Kategorisiert den Prozess in wichtige Lebenszyklustypen wie Onboarding, Beförderung oder Offboarding.

Warum es wichtig ist

Es ermöglicht die Segmentierung der gesamten Mitarbeiterreise in verschiedene Teilprozesse, was eine fokussierte Analyse von Onboarding, Offboarding oder Beförderungen ermöglicht.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Start des Rekrutierungsprozesses, wenn eine neue Stellenanforderung in Workday erstellt und genehmigt wird. Dieses Event wird explizit erfasst, sobald der Geschäftsprozess 'Stellenanforderung erstellen' erfolgreich abgeschlossen ist.

Warum es wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event für den gesamten Hiring Lifecycle. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität bis „Angebot angenommen“ ist entscheidend für die Messung des Time-to-Hire-KPI.

Diese Aktivität tritt ein, wenn ein Kandidat das Stellenangebot formell annimmt, oft durch elektronische Unterzeichnung des Angebotsbriefes innerhalb von Workday. Dies ist ein kritischer Meilenstein, der erfasst wird, sobald der Kandidat den Schritt 'Prüfen und Unterzeichnen' im Angebotsprozess abgeschlossen hat.

Warum es wichtig ist

Dieser Meilenstein schließt die Kernphase der Rekrutierung ab und löst Pre-Hire- und Onboarding-Aktivitäten aus. Er ist eine Schlüsselkomponente zur Messung des Time-to-Hire-KPI.

Dies ist eine zentrale Aktivität, bei der ein Kandidatendatensatz offiziell in einen Mitarbeiterdatensatz in Workday HCM umgewandelt wird. Dieses Event wird explizit bei erfolgreichem Abschluss des Geschäftsprozesses „Einstellung“ (Hire) erfasst.

Warum es wichtig ist

Dieses Event markiert formell den Übergang vom Kandidaten zum Mitarbeiter und ist ein kritischer Meilenstein zur Verfolgung der Onboarding-Zykluszeit. Es zeigt an, dass der Mitarbeiter offiziell im HCM-System erfasst ist.

Markiert den Beginn der Onboarding-Reise des neuen Mitarbeiters innerhalb des Workday Onboarding-Moduls. Dies wird erfasst, wenn die zugewiesenen Onboarding-Aufgaben und Workflows dem neuen Mitarbeiter zugewiesen werden, typischerweise ausgelöst durch den Abschluss des Einstellungsprozesses.

Warum es wichtig ist

Dies ist der Startpunkt für die Analyse der Effizienz des Onboarding-Prozesses. Es hilft, die Abschlussquoten von Onboarding-Aufgaben zu messen und Prozessabweichungen zu identifizieren.

Stellt den Abschluss aller zugewiesenen Onboarding-Aufgaben für einen neuen Mitarbeiter dar. Dieses Event wird typischerweise abgeleitet, wenn der Gesamtstatus des Onboarding Business Process für den Mitarbeiter auf 'Successfully Completed' wechselt.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass ein neuer Mitarbeiter vollständig eingegliedert wurde. Er dient als Endpunkt zur Messung des KPI für die Onboarding-Zykluszeit und zur Analyse der Einhaltung des Onboarding-Prozesses.

Diese Aktivität markiert den Beginn des Offboarding-Prozesses für einen ausscheidenden Mitarbeiter. Sie wird explizit erfasst, wenn ein Vorgesetzter oder ein HR-Benutzer den Geschäftsprozess 'Mitarbeiter kündigen' in Workday initiiert.

Warum es wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event für den gesamten Offboarding Lifecycle. Es ist der Ausgangspunkt für die Messung des KPI für die durchschnittliche Offboarding-Zykluszeit.

Dies ist die finale Aktivität im Mitarbeiter-Lebenszyklus, die das offizielle Ende der Beschäftigung im System markiert. Dieses Event wird erfasst, wenn der Geschäftsprozess „Mitarbeiter kündigen“ (Terminate Employee) erfolgreich abgeschlossen wird.

Warum es wichtig ist

Dies ist das definitive End-Event für den Hire-to-Retire-Prozess. Es ist der Endpunkt zur Messung der Offboarding-Zykluszeit und bestätigt, dass der Prozess abgeschlossen ist.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Data aus Workday Onboarding und anderen Systemen, um den tatsächlichen Weg von Mitarbeitern abzubilden. Es identifiziert Bottlenecks, Abweichungen von Standardprozessen und Ineffizienzbereiche, wie verlängerte Hintergrundüberprüfungen oder verzögerte Gehaltsabrechnungseinrichtung, und hilft Ihnen, Ziele wie die Beschleunigung der Time-to-Hire und die Verbesserung der Compliance zu erreichen.

Um Process Mining durchzuführen, benötigen Sie Event Logs, die drei Schlüsselelemente enthalten: einen Case Identifier, typischerweise die Mitarbeiter-ID; Activity Names, wie „Angebot unterbreitet“ oder „Hintergrundüberprüfung eingeleitet“; sowie präzise Timestamps für jede Activity. Die Berichtsfunktionen von Workday können diese historischen Event-Daten oft bereitstellen.

Nach der Datenextraktion und Ersteinrichtung, die je nach Datenkomplexität einige Wochen in Anspruch nehmen kann, können Sie innerhalb weiterer Wochen erste Prozesslandkarten und die Engpass-Identifikation erwarten. Umsetzbare Erkenntnisse für spezifische Verbesserungen zeigen sich oft innerhalb von 2-3 Monaten, was zu einer schnelleren Einrichtung der Gehaltsabrechnung oder einer reduzierten Time-to-Hire führt.

Sie können signifikante Verbesserungen erwarten, wie eine verkürzte Time-to-Hire, eine stärkere Einhaltung von Standard-Mitarbeiterabläufen und eine verbesserte Durchführung von Compliance Activities. Process Mining hilft, redundante Schritte zu eliminieren und kritische Funktionen wie interne Mobilität und Offboarding zu optimieren, was zu einem effizienteren und compliance-konformen HR-Betrieb führt.

Ja, Process Mining eignet sich hervorragend für das Compliance Monitoring. Es kann visualisieren, ob obligatorische Schritte, wie spezifische Hintergrundüberprüfungen oder Richtlinienbestätigungen, pünktlich und in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden. Dies hilft, Lücken bei kritischen Compliance Activities zu identifizieren und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten, wodurch Auditrisiken reduziert werden.

Ja, absolut. Process Mining ist besonders effektiv für komplexe Prozesse, gerade weil es alle tatsächlichen Prozessvarianten aufdeckt, einschließlich nicht standardisierter Abläufe und Abweichungen, die sonst verborgen bleiben könnten. Es hilft, zu identifizieren, warum diese Abweichungen auftreten und welche Auswirkungen sie auf Effizienz und Compliance haben, und bietet klare Einblicke in Bereiche zur Standardisierung.

Die primären technischen Anforderungen umfassen eine zuverlässige Methode zur Extraktion von Event Log Data aus Workday, oft über APIs oder benutzerdefinierte Berichte, sowie eine Process Mining Software Platform. Sie benötigen außerdem Ressourcen für die Data Preparation und Transformation, um sicherzustellen, dass die Data in einem geeigneten Format für die Analyse vorliegt. Eine Gewährleistung der Data Quality ist dabei entscheidend.

Optimieren Sie Ihren Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus noch heute

Gewinnen Sie umsetzbare Erkenntnisse, reduzieren Sie die Cycle Time in Workday HR um 30%.

Kostenlosen Test starten

Keine Kreditkarte nötig. In wenigen Minuten startklar.