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Verbessern Sie Ihren Hire-to-Retire-Prozess, den Mitarbeiterlebenszyklus

Ihre Anleitung in sechs Schritten zur Optimierung des Workday-Onboardings.
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Optimieren Sie den Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus in Workday Onboarding

Mit dieser Plattform identifizieren Sie Engpässe im Recruiting, Verzögerungen beim Onboarding und Compliance-Probleme. Sie erhalten einen klaren Überblick darüber, an welchen Stellen Mitarbeiterprozesse ins Stocken geraten können. Durch die Analyse dieser Abläufe können Sie Workflows vereinfachen und die Employee Experience verbessern. Das steigert die operative Effizienz.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

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Warum sollten Sie Ihren Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus optimieren?

Den Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus zu verstehen und weiterzuentwickeln, ist für Unternehmen mit nachhaltigen Erfolgszielen entscheidend. Dieser umfassende Prozess umfasst jede Phase der Mitarbeiterlaufbahn, von der ersten Rekrutierung bis zum endgültigen Ausscheiden. Ineffizienzen in der Talentgewinnung, beim Workday Onboarding, im Performance Management oder beim Offboarding können erhebliche Betriebskosten und Compliance-Risiken verursachen und die Employee Experience beeinträchtigen. Ein uneinheitlicher oder langsamer Lebenszyklus kann zu höherer Fluktuation, mehr Verwaltungsaufwand und einer geringeren Produktivität sowie einer belasteten Unternehmenskultur führen. Bei der Optimierung dieses komplexen Prozesses geht es nicht nur um Kostensenkungen. Sie schaffen damit die Grundlage für eine engagierte, effiziente und regelkonforme Belegschaft.

Wie Process Mining die Effizienz im Workday Onboarding steigert

Process Mining ermöglicht eine präzise Analyse der tatsächlichen Leistung Ihres Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus, insbesondere an den Schnittstellen zu Systemen wie Workday Onboarding. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, verwendet Process Mining Event-Log-Daten aus Workday und anderen HR-Systemen, um den tatsächlichen Ablauf der Mitarbeiterprozesse zu rekonstruieren und sichtbar zu machen. Dieser objektive, datengetriebene Ansatz zeigt genau, wo Engpässe entstehen, an welchen Stellen Standardverfahren abweichen und wo Schleifen durch Nacharbeit wertvolle Zeit und Ressourcen binden. Sie können beispielsweise nachvollziehen, wie viel Zeit in Workday Onboarding tatsächlich zwischen „Offer Extended“ und „Employee Onboarded“ vergeht, oder Abteilungen mit Verzögerungen bei „Payroll Setup Completed“ identifizieren. Diese klare Darstellung macht verborgene Ineffizienzen sichtbar, die Durchlaufzeiten und Mitarbeiterzufriedenheit beeinflussen. Wenn Sie das tatsächliche Prozessverhalten verstehen, erhalten Sie konkrete Erkenntnisse für eine wirksame Prozessoptimierung.

Zentrale Ansatzpunkte für Verbesserungen im Hire-to-Retire-Prozess

Der Einsatz von Process Mining in Ihrem Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus macht mehrere wichtige Verbesserungsbereiche sichtbar:

  • Verzögerungen bei Rekrutierung und Onboarding: Identifizieren Sie die Schritte im Workday-Onboarding-Prozess, die bei neuen Mitarbeitern die längsten Verzögerungen verursachen, von Background Checks bis zur Zuweisung der ersten Schulungen. Kürzere Onboarding-Durchlaufzeiten verbessern die Employee Experience und verkürzen die Zeit bis zur Produktivität.
  • Prozessabweichungen und Nacharbeit: Erkennen Sie Fälle, in denen Mitarbeiter oder Führungskräfte Standard-Workflows in Workday umgehen und dadurch manuelle Umgehungslösungen, Compliance-Risiken und unnötige Nacharbeit entstehen. Das Verständnis dieser Abweichungen hilft Ihnen, Prozesse zu standardisieren und die Datenqualität zu verbessern.
  • Uneinheitliches Performance Management: Analysieren Sie die tatsächliche Durchführung von Performance-Review-Zyklen. So erkennen Sie Verzögerungen bei Feedback oder Genehmigungen, die Mitarbeiterentwicklung und Engagement beeinträchtigen.
  • Ineffiziente Karriereentwicklung: Lokalisieren Sie Engpässe bei Beförderungsgenehmigungen, Rollenwechseln oder internen Wechseln. Dadurch können Sie interne Mobilitätsprozesse verlässlich und zeitnah gestalten.
  • Effizienz und Compliance beim Offboarding: Bewerten Sie den vollständigen Offboarding-Prozess und erkennen Sie Lücken oder Verzögerungen bei Aufgaben wie Exit-Interviews oder der abschließenden Lohnabrechnung. So ermöglichen Sie einen reibungslosen und regelkonformen Austritt.

Messbare Ergebnisse erzielen

Die Prozessoptimierung Ihres Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus führt zu konkreten, messbaren Vorteilen:

  • Kürzere Durchlaufzeiten: Verkürzen Sie die Dauer kritischer Phasen deutlich, etwa die gesamte Workday-Onboarding-Durchlaufzeit um mehrere Tage oder sogar Wochen. Neue Mitarbeiter werden schneller produktiv, und HR-Anfragen lassen sich zügiger bearbeiten.
  • Kosteneinsparungen: Senken Sie Verwaltungskosten, indem Sie Nacharbeit vermeiden, manuelle Tätigkeiten reduzieren und ineffiziente Prozesse vereinfachen. Eine höhere Mitarbeiterbindung verringert zudem Rekrutierungskosten und wirkt sich direkt auf Ihr Ergebnis aus.
  • Bessere Employee Experience: Eine reibungslosere und planbarere Mitarbeiterlaufbahn vom Onboarding bis zum Offboarding steigert Zufriedenheit, Engagement und letztlich die Bindung. Damit verbessern Sie den Hire-to-Retire-Prozess auch aus Sicht der Mitarbeiter.
  • Mehr Compliance und bessere Governance: Stellen Sie sicher, dass alle HR-Prozesse internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. So senken Sie Risiken und verbessern die Audit-Bereitschaft.
  • Datenbasierte Entscheidungen: Treffen Sie strategische HR-Entscheidungen auf Grundlage objektiver Daten statt Intuition. Das unterstützt kontinuierliche Verbesserungen und eine anpassungsfähige Organisation.

Der erste Schritt zur Optimierung

Die Optimierung Ihres Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus mit Process Mining ist für modernes HR-Management strategisch wichtig. Durch die Auswertung der Daten aus Workday Onboarding und anderen HR-Systemen erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Abläufe, erkennen verborgene Ineffizienzen und setzen gezielte Verbesserungen um. So wechseln Ihre HR-Teams von reaktiver Problemlösung zu proaktiver Prozessverbesserung. Das stärkt die Employee Experience und unterstützt den Unternehmenserfolg. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Prozesse weiterzuentwickeln und das Potenzial Ihrer Belegschaft besser auszuschöpfen.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen in der Rekrutierungs- und Onboarding-Phase verhindern, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden. Das beeinträchtigt Projektzeitpläne, belastet bestehende Teams und führt zu einer schlechten ersten Employee Experience. Dadurch können die Frühfluktuation steigen sowie Produktivität und Kosten für eine erneute Besetzung beeinträchtigt werden. ProcessMind zeigt, an welchen Stellen in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess die größten Verzögerungen entstehen, von der Angebotsannahme bis zum Abschluss des Workday Onboardings. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Prozessabläufe identifiziert die Plattform konkrete Aktivitäten oder Abteilungen mit Engpässen. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und die Integration neuer Mitarbeiter beschleunigen.

Mitarbeiter durchlaufen ihren Lebenszyklus von der Einstellung bis zum Ausscheiden häufig auf uneinheitlichen oder nicht standardisierten Wegen. Diese Abweichungen können zu Unklarheiten und ausgelassenen wichtigen Schritten führen. Eine uneinheitliche Employee Experience erhöht zudem den Verwaltungsaufwand für HR-Teams, die Ausnahmen bearbeiten müssen. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Wege innerhalb des Hire-to-Retire-Lebenszyklus und identifiziert häufige Abweichungen von Ihren vorgesehenen Workday-Onboarding-Abläufen. Die Plattform zeigt, wo und warum Mitarbeiter vom Standard abweichen. So können Sie Prozesse standardisieren, die Compliance verbessern und eine konsistente, positive Experience für alle Mitarbeiter sicherstellen.

Interne Beförderungen und Rollenwechsel können langsam und wenig transparent ablaufen. Das führt zu Frustration und kann das Risiko erhöhen, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Warten Mitarbeiter zu lange auf ihre berufliche Weiterentwicklung, hemmt dies die Talententwicklung und schwächt die interne Bindung. Dadurch steigt die Abhängigkeit von kostspieliger externer Rekrutierung. ProcessMind bildet den vollständigen Ablauf der internen Mobilität in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess ab, von der Initiierung bis zur Genehmigung in Workday. Die Plattform identifiziert konkrete Genehmigungsschritte oder Übergaben, die Verzögerungen verursachen. So erkennen Sie, an welchen Stellen sich Workflows optimieren lassen, um Karrierechancen schneller zu ermöglichen und das Mitarbeiterengagement zu stärken.

Wichtige Compliance-Aufgaben wie Background Checks, verpflichtende Schulungen oder Freigaben beim Offboarding werden mitunter ausgelassen oder in der falschen Reihenfolge abgeschlossen. Dadurch entstehen rechtliche Risiken, mögliche Bußgelder und Reputationsschäden, insbesondere wenn Aufsichtsbehörden das Management des Mitarbeiterlebenszyklus prüfen. ProcessMind bietet eine durchgängige Sicht auf Ihren Hire-to-Retire-Prozess und prüft, ob alle erforderlichen Compliance-Aktivitäten, insbesondere im Workday Onboarding und Offboarding, korrekt und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Die Plattform kennzeichnet Fälle mit Compliance-Verstößen, sodass Sie frühzeitig eingreifen und Risiken reduzieren können.

Ein unstrukturiertes Offboarding kann zu Verzögerungen bei der Rückgabe von Arbeitsmitteln, der Entziehung von Systemzugriffen und der abschließenden Lohnabrechnung führen. Dadurch entstehen Sicherheitslücken und finanzielle Unstimmigkeiten. Außerdem kann ein negativer letzter Eindruck die Arbeitgebermarke und künftige Rekrutierungsaktivitäten beeinträchtigen. ProcessMind analysiert den vollständigen Offboarding-Ablauf in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess und macht Uneinheitlichkeiten sowie Verzögerungen bei Aufgaben wie Exit-Interviews oder der Einrichtung der abschließenden Lohnabrechnung sichtbar. Die Plattform zeigt Ansatzpunkte für Standardisierung und Effizienzsteigerungen. So ermöglichen Sie jedem Mitarbeiter einen reibungslosen, sicheren und respektvollen Austritt.

Performance Reviews werden häufig verspätet durchgeführt oder ausgelassen. Das erschwert die Mitarbeiterentwicklung und korrekte Anpassungen der Vergütung. Fehlendes zeitnahes Feedback und mangelnde Anerkennung können zu sinkendem Engagement und geringerer Produktivität führen. Zudem wird es schwieriger, Leistungsträger oder Entwicklungsbereiche in der Belegschaft zu erkennen. ProcessMind bildet den vollständigen Performance-Review-Zyklus im Hire-to-Retire-Prozess ab und identifiziert Engpässe, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Aktivitäts-Timestamps und Zuständigkeiten zeigt die Plattform, an welchen Stellen Reviews ins Stocken geraten. So können Sie frühzeitig eingreifen, zeitnahes Feedback sicherstellen und eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung fördern.

Manuelle Fehler oder schlecht konzipierte Workflows zwingen HR-Teams dazu, Aufgaben im Mitarbeiterlebenszyklus zu wiederholen oder Daten mehrfach einzugeben. Das bindet wertvolle Zeit, erhöht die Betriebskosten und frustriert Mitarbeiter sowie HR-Fachkräfte. Dadurch bleibt weniger Raum für strategische HR-Initiativen. ProcessMind macht Nacharbeit und redundante Aktivitäten in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess sichtbar, insbesondere im Workday Onboarding. Die Plattform identifiziert die Ursachen dieser Ineffizienzen. So können Sie Workflows vereinfachen, unnötige Schritte entfernen und den manuellen Aufwand für spürbare Kosteneinsparungen reduzieren.

Verzögerungen bei Background Checks können die Zeit bis zum Onboarding eines neuen Mitarbeiters deutlich verlängern. Dadurch springen Kandidaten möglicherweise ab oder Projektstarts verschieben sich. Das beeinträchtigt die Wirksamkeit der Talentgewinnung und kann wegen fehlender Kapazitäten zu entgangenen Geschäftschancen führen. ProcessMind verfolgt die Aktivität „Background Check Initiated“ im Hire-to-Retire-Prozess detailliert und zeigt genau, an welchen Stellen die längsten Wartezeiten entstehen. Die Plattform macht Abhängigkeiten und Leistungsprobleme externer Anbieter sichtbar. So können Sie gezielt eingreifen und wichtige Prüfungen vor der Einstellung beschleunigen.

Neue Mitarbeiter, deren erste Lohnabrechnung verspätet eingerichtet wird, erleben Frustration und möglicherweise finanzielle Belastungen. Das führt zu einer negativen Employee Experience zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Für das Unternehmen entstehen zusätzlicher Verwaltungsaufwand und mögliche Auswirkungen auf Vertrauen und Bindung. ProcessMind analysiert die Aktivität „Payroll Setup Completed“ in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess, insbesondere während der Workday-Onboarding-Phase. Die Plattform visualisiert die tatsächliche Bearbeitungszeit und identifiziert vorgelagerte Aktivitäten oder zuständige Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. So stellen Sie eine pünktliche und korrekte Vergütung neuer Mitarbeiter sicher.

Ohne klare Erkenntnisse zum gesamten Hire-to-Retire-Prozess fällt es HR-Verantwortlichen schwer, systemische Probleme zu erkennen oder die Auswirkungen von Änderungen zu messen. Diese fehlende Transparenz verhindert ein proaktives Management. Dadurch wird es schwieriger, die Employee Experience zu verbessern und den strategischen Beitrag von HR zu belegen. ProcessMind bietet eine umfassende visuelle Übersicht über den gesamten Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus, vom Workday Onboarding bis zum Offboarding. Die Plattform macht jeden Schritt sichtbar und zeigt tatsächliche Prozesspfade, Durchlaufzeiten und Engpässe. So können Sie datengetriebene Entscheidungen treffen und Effizienz sowie Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Die Funktionen von Workday Onboarding werden häufig nicht vollständig eingesetzt. Dadurch entstehen manuelle Umgehungslösungen und Daten werden nur unvollständig erfasst. Unternehmen erzielen damit möglicherweise nicht den erwarteten ROI ihrer HR-Technologie und verpassen Chancen zur Automatisierung und Standardisierung. ProcessMind analysiert anhand der ausgeführten Aktivitäten, wie Workday Onboarding in Ihrem Hire-to-Retire-Prozess tatsächlich verwendet wird. Die Plattform zeigt, an welchen Stellen noch manuelle Schritte statt Systemfunktionen zum Einsatz kommen. So erkennen Sie Möglichkeiten, Automatisierung und Datenintegrität zu verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Die Verkürzung der Onboarding-Zeit neuer Mitarbeiter ist für die Geschäftskontinuität und einen positiven ersten Eindruck entscheidend. Verzögerungen können im Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus zu verlorenen Talenten oder geringerer Produktivität führen. Wenn neue Mitarbeiter schneller produktiv werden, sinken die Betriebskosten und die Einsatzbereitschaft der Belegschaft steigt. ProcessMind zeigt die Ursachen von Verzögerungen im Workday Onboarding und identifiziert Engpässe sowie ineffiziente Übergaben. Die Plattform bietet klare Ansatzpunkte zur Verkürzung von Durchlaufzeiten, verfolgt den Fortschritt im Vergleich zu Ziel-SLAs und misst die Auswirkungen von Änderungen. Dadurch lässt sich die Zeit bis zur Einstellung möglicherweise um 20 bis 30 % reduzieren.

Abweichungen von standardisierten Mitarbeiterlaufbahnen im Hire-to-Retire-Prozess können Compliance-Risiken, uneinheitliche Experiences und zusätzlichen manuellen Aufwand verursachen. Eine hohe Einhaltung des Standards reduziert Fehler, stärkt die Governance und schafft einen planbaren sowie fairen Prozess für alle Mitarbeiter. ProcessMind bildet die tatsächlichen Mitarbeiterlaufbahnen im Workday Onboarding ab und vergleicht sie mit idealen Modellen. Die Plattform hebt alle Varianten und nicht konformen Pfade hervor. So erkennen Sie Schwerpunkte von Abweichungen und können gezielt Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltungsquote und die Konsistenz der Prozessausführung zu verbessern.

Verzögerungen bei Genehmigungen für interne Mobilität und Beförderungen hemmen Talententwicklung und Mitarbeiterbindung. Vereinfachte Abläufe im Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus ermöglichen eine effizientere Weiterentwicklung und fördern eine Kultur des Wachstums und Engagements. ProcessMind identifiziert konkrete Genehmigungsschritte und Beteiligte in Workday, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Durchlaufzeiten und Übergaben zeigt die Plattform Möglichkeiten, Aufgaben zu automatisieren oder parallel auszuführen. So verkürzen Sie Genehmigungszeiten und beschleunigen Karrierewege.

Lücken bei wichtigen Compliance-Aktivitäten wie Background Checks oder verpflichtenden Schulungen setzen Unternehmen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Ein vollständiger Abschluss dieser Aktivitäten schützt das Unternehmen und sichert die regulatorische Integrität während des gesamten Hire-to-Retire-Ablaufs. ProcessMind überwacht den Abschluss wichtiger Compliance-Schritte im Workday Onboarding automatisch und kennzeichnet fehlende Aktivitäten oder überfällige Aufgaben. Die Plattform bietet einen aktuellen Überblick über den Compliance-Status. So können Sie frühzeitig Maßnahmen einleiten und sicherstellen, dass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

Uneinheitliche und langwierige Offboarding-Prozesse verursachen Sicherheitsrisiken, Compliance-Probleme und einen negativen letzten Eindruck bei ausscheidenden Mitarbeitern. Ein standardisiertes und schnelleres Offboarding sorgt für reibungslose Übergänge, schützt Unternehmensressourcen und reduziert mögliche rechtliche Haftungsrisiken. ProcessMind visualisiert den vollständigen Offboarding-Ablauf und identifiziert Varianten sowie Verzögerungen in Workday. Die Plattform unterstützt Sie dabei, einen standardisierten und effizienten Offboarding-Prozess zu gestalten und umzusetzen. Dadurch kann sich die durchschnittliche Abschlusszeit um bis zu 25 % verkürzen, während sich die Datensicherheit verbessert.

Überfällige Performance-Review-Prozesse beeinträchtigen Mitarbeiterentwicklung, Vergütungsanpassungen und das Engagement. Eine pünktliche Durchführung stellt regelmäßiges Feedback sicher, fördert die Talententwicklung und unterstützt faire sowie zeitnahe Entscheidungen im Hire-to-Retire-Zyklus. ProcessMind analysiert den Performance-Review-Prozess in Workday durchgängig und identifiziert Engpässe, die Verzögerungen verursachen. Die Plattform ermöglicht die frühzeitige Erkennung überfälliger Reviews und liefert Erkenntnisse zur Optimierung von Workflows. So können mehr als 90 % der Reviews planmäßig abgeschlossen werden.

Unnötige Nacharbeit und redundante Schritte im Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus binden wertvolle HR-Ressourcen und verlängern die Prozessdauer. Wenn Sie diese Ineffizienzen beseitigen, sinken die Betriebskosten, Mitarbeiter gewinnen Zeit für andere Aufgaben und der Prozessablauf verbessert sich. ProcessMind erkennt alle tatsächlichen Prozessvarianten im Workday Onboarding und macht Schleifen sowie wiederholte Aktivitäten sichtbar. Die Plattform quantifiziert die Auswirkungen redundanter Schritte. So können HR-Teams diese entfernen und Workflows vereinfachen, was zu deutlichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

Eine lange Dauer von Background Checks verzögert Einstellung und Onboarding und erhöht das Risiko, besonders qualifizierte Talente zu verlieren. Die Beschleunigung dieses wichtigen Schritts ermöglicht neuen Mitarbeitern einen schnelleren und reibungsloseren Übergang und hält die Einstellungsgeschwindigkeit im Hire-to-Retire-Prozess aufrecht. ProcessMind bildet den detaillierten Background-Check-Workflow in Workday ab und zeigt konkrete Phasen sowie externe Abhängigkeiten, die Verzögerungen verursachen. Die Plattform liefert datengetriebene Erkenntnisse zur Optimierung der Zusammenarbeit mit Anbietern und interner Übergaben. Dadurch kann sich die Durchlaufzeit möglicherweise um 15 bis 20 % verkürzen.

Verzögerungen bei Einrichtung und Aktivierung der Lohnabrechnung führen zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Ein schnellerer Ablauf stellt sicher, dass neue Mitarbeiter von Beginn an korrekt und pünktlich bezahlt werden. Das verbessert die Employee Experience während des gesamten Hire-to-Retire-Lebenszyklus. ProcessMind visualisiert die Aktivitäten zur Einrichtung der Lohnabrechnung in Workday und zeigt Engpässe sowie Abhängigkeiten. Die Plattform hilft Ihnen, Möglichkeiten zur Automatisierung von Datenübertragungen oder zur parallelen Ausführung von Aufgaben zu erkennen. So kann die Lohnabrechnung für alle Mitarbeiter zeitnah aktiviert werden.

Eine begrenzte Transparenz über den Zustand des Hire-to-Retire-Mitarbeiterlebenszyklus erschwert das proaktive Management von HR-Abläufen und die Erkennung systemischer Probleme. Ein umfassender Überblick ermöglicht datenbasierte Entscheidungen, eine bessere Ressourcenplanung und eine fundierte strategische Ausrichtung. ProcessMind bietet eine durchgängige Sicht auf die Laufbahn jedes Mitarbeiters in Workday, von der Anforderung bis zum Offboarding. Dashboards und Analysen überwachen wichtige Leistungskennzahlen. So können HR-Verantwortliche den Prozesszustand verstehen und Bereiche für kontinuierliche Verbesserungen identifizieren.

Eine unzureichende Nutzung des Workday-Onboarding-Moduls bedeutet, dass Unternehmen ihre Investition nicht vollständig ausschöpfen. Dadurch können manuelle Umgehungslösungen entstehen und Automatisierungsmöglichkeiten ungenutzt bleiben. Eine umfassende Nutzung steigert Effizienz und ROI. ProcessMind analysiert, wie Workday Onboarding tatsächlich eingesetzt wird, und identifiziert wenig genutzte Funktionen sowie Prozesse, die von den Best Practices des Systems abweichen. Die Plattform liefert Erkenntnisse zur Neuausrichtung des Moduls. So fördern Sie die vollständige Nutzung und verbessern den Beitrag des Moduls zum Hire-to-Retire-Prozess.

Der Verbesserungsweg für Hire to Retire und den Employee Lifecycle in 6 Schritten

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Laden Sie das Template herunter
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Exportieren Sie Ihre Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Analysieren Sie Ihren Prozess
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Setzen Sie Verbesserungen um
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für den Hire-to-Retire-Prozess herunter, das mit Daten aus Workday Onboarding kompatibel ist. So starten Sie mit der passenden Datenstruktur für die Analyse.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein standardisiertes Template sorgt für konsistente und genaue Daten. Es vereinfacht die Ersteinrichtung und verhindert typische Probleme während der Analyse. Damit schaffen Sie eine solide Grundlage.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template für Hire-to-Retire-Daten aus Workday Onboarding, bereit für Ihren Export.

IHRE ERKENNTNISSE

Machen Sie die verborgenen Zusammenhänge Ihres Hire-to-Retire-Prozesses sichtbar

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Hire-to-Retire-Prozess und zeigt präzise Ineffizienzen sowie kritische Bereiche auf, in denen die Employee Experience in Workday Onboarding beeinträchtigt wird. Gewinnen Sie fundierte Erkenntnisse, um Ihre HR-Prozesse weiterzuentwickeln.
  • Visualisieren Sie den durchgängigen Workday-Onboarding-Prozess
  • Identifizieren Sie Engpässe und Verzögerungen im Recruiting
  • Verbessern Sie die Compliance und reduzieren Sie HR-Risiken
  • Verbessern Sie die Employee Experience über den gesamten Prozess hinweg
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Konkrete Verbesserungen im Management des Mitarbeiterlebenszyklus

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch die Optimierung ihrer Hire-to-Retire- und Mitarbeiterlebenszyklusprozesse erzielen. Mit Process Intelligence identifizieren Unternehmen Ineffizienzen und optimieren Abläufe vom Onboarding bis zum Offboarding.

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Schnellerer Onboarding-Zyklus

Durchschnittliche Verkürzung der Zeit bis zum Arbeitsbeginn neuer Mitarbeitender

Optimieren Sie den Weg von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Aktivierung der Mitarbeitenden, damit neue Mitarbeitende schneller produktiv werden. Process Mining identifiziert und beseitigt Verzögerungen und sorgt so für einen reibungsloseren Start.
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Höhere Prozesskonformität

Einhaltung standardisierter Onboarding-Abläufe

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende die definierten Best Practices im Workday Onboarding konsequent durchlaufen. Das reduziert Abweichungen und Fehler und sorgt für eine planbare Erfahrung für alle Mitarbeitenden.
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Weniger Nacharbeit

Beseitigung redundanter Schritte

Identifizieren und entfernen Sie unnötige Schleifen und erneute Einreichungen in wichtigen Prozessen wie dem Onboarding. Das spart wertvolle Zeit in HR und bei den Mitarbeitenden und senkt direkt die Betriebskosten.
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Stärkere Compliance

Abschlussquote kritischer Aktivitäten

Stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Compliance-Aktivitäten, etwa verpflichtende Schulungen oder Dokumentationen, während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus fristgerecht abgeschlossen werden. Das minimiert Risiken und gewährleistet die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
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Optimierte interne Mobilität

Schnellere Genehmigung von Rollenwechseln

Beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess für interne Beförderungen und Versetzungen. Das steigert die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden. Mitarbeitende können schneller neue Rollen übernehmen und ihre berufliche Entwicklung vorantreiben.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und dem jeweiligen organisatorischen Kontext ab. Die hier genannten Werte veranschaulichen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf schrittweise weitere Daten.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Mitarbeitenden, die als primäre Case-ID für den gesamten Lebenszyklus innerhalb der Organisation dient.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist entscheidend, um alle Ereignisse des Lebenszyklus eines einzelnen Mitarbeitenden zusammenzuführen und eine vollständige End-to-End-Sicht auf den Prozess zu ermöglichen.

Der Name des konkreten Ereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Mitarbeiterlebenszyklus stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Er definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, die die Grundlage für jede Process-Mining-Analyse und Visualisierung bildet.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen die Aktivität oder das Ereignis erfasst wurde.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist entscheidend für die korrekte Reihenfolge der Ereignisse und die Berechnung aller Leistungskennzahlen wie Zykluszeit und Engpässe.

Der Timestamp, der den Abschluss einer Aktivität markiert, insbesondere bei Aufgaben mit messbarer Dauer.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Berechnung der tatsächlichen Bearbeitungszeit einer Aktivität und hilft, aktive Arbeitszeit von passiver Wartezeit zu unterscheiden.

Der Benutzer oder automatisierte Systemagent, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut hilft bei der Analyse der Arbeitslastverteilung und der Benutzerleistung. Außerdem zeigt es, wer am Prozess beteiligt ist, was für gezielte Verbesserungen entscheidend ist.

Die organisatorische Abteilung, der der Mitarbeitende angehört.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht aussagekräftige Vergleichsanalysen und hilft zu erkennen, ob sich Prozessineffizienzen auf bestimmte Geschäftsbereiche konzentrieren.

Die eindeutige Kennung der Stellenausschreibung, mit der der Einstellungsprozess begonnen hat.

Warum das wichtig ist

Es gruppiert alle Aktivitäten vor der Einstellung unter einer gemeinsamen Kennung und ermöglicht so eine detaillierte Analyse des Recruiting-Teils des Prozesses.

Kategorisiert den Prozess in zentrale Lebenszyklustypen wie Onboarding, Beförderung oder Offboarding.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht, den gesamten Mitarbeiterprozess in klar abgegrenzte Subprozesse zu unterteilen und Onboarding, Offboarding oder Beförderungen gezielt zu analysieren.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Recruiting-Prozesses, sobald eine neue Stellenausschreibung in Workday erstellt und genehmigt wurde. Das Ereignis wird ausdrücklich erfasst, wenn der Business Process „Create Job Requisition“ erfolgreich abgeschlossen ist.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Ereignis für den gesamten Einstellungsprozess. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität bis zu „Offer Accepted“ ist entscheidend für die Messung des KPI Time-to-Hire.

Diese Aktivität findet statt, wenn ein Kandidat das Stellenangebot formell annimmt, häufig durch die elektronische Unterzeichnung des Angebotsschreibens in Workday. Dieser wichtige Meilenstein wird erfasst, sobald der Kandidat den Schritt „Review and Sign“ im Angebotsprozess abschließt.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein beendet die zentrale Recruiting-Phase und löst Pre-Hire- und Onboarding-Aktivitäten aus. Er ist ein wichtiger Bestandteil der Messung des KPI Time-to-Hire.

Dies ist eine zentrale Aktivität, bei der der Datensatz eines Kandidaten in Workday HCM offiziell in einen Mitarbeiterdatensatz umgewandelt wird. Das Ereignis wird ausdrücklich nach dem erfolgreichen Abschluss des Business Process „Hire“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis markiert formal den Übergang vom Kandidaten zum Mitarbeitenden und ist ein wichtiger Meilenstein für die Messung der Onboarding-Zykluszeit. Es zeigt an, dass der Mitarbeitende offiziell im HCM-System erfasst ist.

Markiert den Beginn des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende im Workday-Onboarding-Modul. Das Ereignis wird erfasst, sobald dem neuen Mitarbeitenden die Onboarding-Aufgaben und Workflows zugewiesen werden. Dies wird üblicherweise durch den Abschluss des Hire-Prozesses ausgelöst.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Ausgangspunkt für die Analyse der Effizienz des Onboarding-Prozesses. Die Aktivität hilft, Abschlussquoten von Onboarding-Aufgaben zu messen und Prozessabweichungen zu erkennen.

Bezeichnet den Abschluss aller zugewiesenen Onboarding-Aufgaben für einen neuen Mitarbeitenden. Das Ereignis wird üblicherweise abgeleitet, sobald der Gesamtstatus des Onboarding-Business-Process für den Mitarbeitenden auf „Successfully Completed“ wechselt.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass ein neuer Mitarbeitender vollständig eingearbeitet ist. Er bildet den Endpunkt für die Messung des KPI Onboarding Cycle Time und die Analyse der Einhaltung des Onboarding-Prozesses.

Diese Aktivität markiert den Beginn des Offboarding-Prozesses für einen ausscheidenden Mitarbeitenden. Sie wird ausdrücklich erfasst, sobald eine Führungskraft oder ein HR-Benutzer den Business Process „Terminate Employee“ in Workday startet.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Ereignis für den gesamten Offboarding-Prozess. Es bildet den Ausgangspunkt für die Messung des KPI Average Offboarding Cycle Time.

Dies ist die letzte Aktivität im Mitarbeiterlebenszyklus und markiert das offizielle Ende des Beschäftigungsverhältnisses im System. Das Ereignis wird erfasst, sobald der Business Process „Terminate Employee“ erfolgreich abgeschlossen ist.

Warum das wichtig ist

Dies ist das endgültige Endereignis des Hire-to-Retire-Prozesses. Es bildet den Endpunkt für die Messung der Offboarding-Zykluszeit und bestätigt den Abschluss des Prozesses.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ereignisdaten aus Workday Onboarding und anderen Systemen, um die tatsächliche Journey der Mitarbeitenden abzubilden. Die Analyse identifiziert Engpässe, Abweichungen von Standardprozessen und Ineffizienzen, etwa langwierige Background Checks oder eine verzögerte Einrichtung der Lohnabrechnung. So können Sie beispielsweise die Zeit bis zur Einstellung verkürzen und die Compliance verbessern.

Für Process Mining benötigen Sie Event Logs mit drei zentralen Elementen: einer Case-Kennung, typischerweise der Mitarbeitenden-ID, Aktivitätsnamen wie "Angebot unterbreitet" oder "Background Check gestartet" sowie präzisen Timestamps für jede Aktivität. Die Berichtsfunktionen von Workday können diese historischen Ereignisdaten häufig bereitstellen.

Nach der Datenextraktion und der Ersteinrichtung, die je nach Komplexität der Daten einige Wochen dauern kann, sehen Sie meist innerhalb weiterer Wochen erste Prozessdarstellungen und identifizierte Engpässe. Konkrete Erkenntnisse für bestimmte Verbesserungen entstehen häufig innerhalb von 2 bis 3 Monaten. Daraus können beispielsweise eine schnellere Einrichtung der Lohnabrechnung oder eine kürzere Zeit bis zur Einstellung resultieren.

Sie können unter anderem mit einer kürzeren Zeit bis zur Einstellung, einer höheren Einhaltung standardisierter Employee Journeys und einer zuverlässigeren Durchführung von Compliance-Aktivitäten rechnen. Process Mining hilft, überflüssige Schritte zu beseitigen und wichtige Funktionen wie interne Mobilität und Offboarding effizienter zu gestalten. So entsteht ein effizienterer und konformer HR-Betrieb.

Ja. Process Mining eignet sich sehr gut für die Compliance-Überwachung. Die Analyse visualisiert, ob Pflichtschritte wie bestimmte Background Checks oder die Bestätigung von Richtlinien fristgerecht und in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden. So erkennen Sie Lücken bei kritischen Compliance-Aktivitäten, stellen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicher und reduzieren Audit-Risiken.

Ja. Process Mining eignet sich besonders für komplexe Prozesse, weil es alle tatsächlich vorkommenden Prozessvarianten sichtbar macht, einschließlich nicht standardisierter Journeys und sonst verborgener Abweichungen. Die Analyse zeigt, warum diese Abweichungen auftreten und wie sie sich auf Effizienz und Compliance auswirken. Dadurch erhalten Sie klare Erkenntnisse für die Standardisierung.

Zu den wichtigsten technischen Voraussetzungen gehören eine zuverlässige Methode zur Extraktion von Event-Log-Daten aus Workday, häufig über APIs oder individuelle Berichte, sowie eine Process-Mining-Softwareplattform. Außerdem benötigen Sie Ressourcen für die Datenvorbereitung und -transformation, damit die Daten in einem geeigneten Analyseformat vorliegen. Eine hohe Datenqualität ist dabei entscheidend.

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