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Améliorez le parcours de l’embauche au départ à la retraite

Votre guide en 6 étapes pour optimiser l’intégration dans Workday.
Améliorez le parcours de l’embauche au départ à la retraite
Parcours des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez le parcours des collaborateurs dans Workday, de leur arrivée à leur départ

Cette plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement du recrutement, les retards d’intégration et les problèmes de conformité. Elle vous indique clairement à quelles étapes le parcours des employés peut se compliquer. L’analyse de ces flux vous permet d’optimiser les flux de travail et d’améliorer l’expérience des employés, tout en renforçant l’efficacité opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le cycle de vie des employés, du recrutement au départ ?

Comprendre et améliorer le cycle de vie des employés, du recrutement au départ, est essentiel pour toute organisation qui vise une réussite durable. Ce processus couvre toutes les étapes du parcours d’un employé, du recrutement à son départ. Les inefficacités, qu’elles concernent l’acquisition de talents, l’intégration dans Workday, la gestion des performances ou le départ, peuvent entraîner des coûts opérationnels importants, des risques de non-conformité et une expérience employé dégradée. Un parcours décousu ou trop lent peut accroître le turnover, alourdir la charge administrative et nuire à la productivité globale ainsi qu’à la culture de l’organisation. Optimiser ce processus complexe ne consiste pas seulement à réduire les coûts : il s’agit aussi de créer les conditions d’une main-d’œuvre engagée, efficace et en conformité.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité de l’intégration dans Workday

Le Process Mining permet d’analyser les performances réelles du cycle de vie des employés, du recrutement au départ, notamment lorsqu’il s’articule avec des systèmes comme Workday. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il utilise les données du journal d’événements, disponibles dans Workday et d’autres systèmes RH, pour reconstituer et visualiser le parcours réellement suivi par les employés. Cette approche objective, fondée sur les données, permet de repérer précisément les goulots d’étranglement, les écarts par rapport aux procédures établies et les boucles de reprise qui mobilisent du temps et des ressources. Vous pouvez, par exemple, suivre visuellement le délai réel entre « Offre envoyée » et « Employé intégré » dans Workday, ou repérer les services où la « Configuration de la paie » est achevée avec retard. Cette représentation claire met en évidence les inefficacités qui influent sur le temps de cycle et la satisfaction des employés, et vous aide à améliorer le processus. En comprenant le déroulement réel des opérations, vous disposez d’éléments concrets pour optimiser efficacement le processus.

Principaux axes d’amélioration du parcours, du recrutement au départ

L’application du Process Mining à ce parcours fait ressortir plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Retards dans le recrutement et l’intégration : Repérez les étapes du processus d’intégration dans Workday qui retardent le plus l’arrivée des nouvelles recrues, des vérifications des antécédents aux premières formations. Réduire le temps de cycle de l’intégration améliore l’expérience des nouveaux employés et leur permet d’être productifs plus rapidement.
  • Écarts par rapport au processus et reprises : Repérez les cas où des employés ou des responsables contournent les flux de travail habituels dans Workday, ce qui entraîne des solutions manuelles, des risques de non-conformité et des reprises inutiles. Comprendre ces écarts aide à harmoniser les processus et à améliorer la qualité des données.
  • Incohérences dans la gestion des performances : Analysez le déroulement réel des cycles d’évaluation et repérez les retards dans les retours ou les approbations qui nuisent au développement et à l’engagement des employés.
  • Évolution de carrière peu efficace : Repérez les goulots d’étranglement dans les approbations de promotion, les changements de poste ou les mobilités latérales, afin que les mobilités internes se déroulent dans les délais.
  • Efficacité et conformité du départ : Évaluez l’ensemble du processus de départ et repérez les lacunes ou les retards dans des tâches comme les entretiens de départ ou le traitement final de la paie, pour garantir un départ organisé et conforme.

Des résultats mesurables

L’optimisation du cycle de vie des employés, du recrutement au départ, se traduit par des avantages concrets et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Réduisez nettement la durée des étapes essentielles, par exemple en diminuant de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, le temps de cycle global de l’intégration dans Workday. Les nouvelles recrues deviennent productives plus rapidement et les demandes RH sont traitées plus vite.
  • Réduction des coûts : Diminuez les coûts administratifs en éliminant les reprises, en limitant les tâches manuelles et en simplifiant les processus inefficaces. Une meilleure fidélisation des talents réduit également les coûts de recrutement et améliore directement vos résultats financiers.
  • Amélioration de l’expérience employé : Un parcours plus prévisible, de l’intégration au départ, améliore la satisfaction et l’engagement des employés, et contribue à leur fidélisation. Cela permet aussi de réduire le temps de cycle du parcours, du recrutement au départ, du point de vue des employés.
  • Renforcement de la conformité et de la gouvernance : Veillez au respect des politiques internes et des réglementations externes dans tous les processus RH, réduisez les risques et préparez plus efficacement les audits.
  • Décisions fondées sur les données : Appuyez vos décisions stratégiques en matière de RH sur des données objectives plutôt que sur l’intuition, afin d’améliorer les processus en continu et de renforcer la capacité d’adaptation de l’organisation.

Premiers pas vers l’optimisation

Optimiser le cycle de vie des employés, du recrutement au départ, grâce au Process Mining est une priorité stratégique pour les équipes RH d’aujourd’hui. En utilisant les données de Workday et d’autres systèmes RH, vous pouvez mieux comprendre vos opérations, repérer les inefficacités cachées et mettre en œuvre des améliorations ciblées. Vos équipes RH peuvent ainsi passer d’une résolution réactive des problèmes à une amélioration proactive des processus, pour transformer l’expérience employé et contribuer à la réussite de l’organisation. Saisissez cette occasion d’améliorer vos processus et de tirer le meilleur parti des compétences de vos équipes.

Parcours des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ Processus RH Gestion des talents Efficacité de l’intégration Optimisation du recrutement Expérience des collaborateurs Opérations RH Conformité Départ des collaborateurs H2R Gestion du capital humain HCM Parcours des collaborateurs

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans le recrutement et l’intégration empêchent les nouvelles recrues d’être rapidement productives. Ils compromettent les calendriers des projets, mettent les équipes en place sous pression et nuisent à l’expérience des nouveaux employés. Ils peuvent aussi accroître les départs précoces et entraîner des pertes de productivité ainsi que de nouveaux frais de recrutement. ProcessMind repère les principaux retards dans votre parcours, du recrutement au départ, de l’acceptation de l’offre à la fin de l’intégration dans Workday. En visualisant les flux de processus réels, la plateforme identifie les activités ou les services à l’origine des goulots d’étranglement, afin de cibler les améliorations et d’accélérer l’intégration des nouvelles recrues.

Le parcours des employés est souvent irrégulier ou s’écarte du déroulement prévu, du recrutement jusqu’au départ. Ces écarts peuvent créer de la confusion, faire oublier des étapes importantes et nuire à l’expérience employé. Ils alourdissent aussi la charge administrative des équipes RH, qui doivent gérer les exceptions. ProcessMind visualise les parcours réellement suivis par les employés tout au long de leur cycle de vie et repère les écarts fréquents par rapport aux flux d’intégration prévus dans Workday. La plateforme montre où et pourquoi ces écarts se produisent, afin de vous aider à harmoniser les processus, à renforcer la conformité et à offrir à tous une expérience cohérente et positive.

Les promotions internes et les changements de poste peuvent être lents et manquer de transparence, ce qui frustre les employés et risque de les inciter à partir. Lorsque les perspectives d’évolution tardent, le développement des talents est freiné et la fidélisation en interne diminue, ce qui oblige l’organisation à recourir davantage à des recrutements externes plus coûteux. ProcessMind cartographie l’ensemble du parcours de mobilité interne, de son lancement à son approbation dans Workday. La plateforme repère les étapes d’approbation ou les transferts de responsabilité qui causent des retards et montre où optimiser les flux de travail pour accélérer les possibilités d’évolution et renforcer l’engagement des employés.

Des tâches essentielles à la conformité, comme les vérifications des antécédents, les formations obligatoires ou les autorisations de départ, sont parfois omises ou réalisées dans le mauvais ordre. L’organisation s’expose alors à des risques juridiques, à des amendes et à une atteinte à sa réputation, notamment lorsque les autorités examinent la gestion du cycle de vie des employés. ProcessMind offre une vue de bout en bout du parcours, du recrutement au départ, et vérifie que toutes les activités essentielles à la conformité, en particulier celles gérées dans Workday lors de l’intégration et du départ, sont réalisées correctement et dans le bon ordre. La plateforme signale immédiatement les cas de non-conformité pour permettre une intervention rapide et limiter les risques.

Un processus de départ désorganisé peut retarder la récupération du matériel, la révocation des accès aux systèmes et le versement de la dernière paie. Cela crée des failles de sécurité et des écarts financiers, tout en laissant une impression négative susceptible de nuire à la marque employeur et aux futurs recrutements. ProcessMind analyse l’ensemble du parcours de départ et met en évidence les incohérences et les retards dans des tâches comme les entretiens de départ ou la préparation de la dernière paie. La plateforme repère les possibilités d’harmoniser et d’améliorer le processus, afin que chaque employé quitte l’organisation dans de bonnes conditions, en toute sécurité et dans le respect de ses droits.

Les évaluations des performances sont souvent retardées ou omises, ce qui freine le développement des employés et l’ajustement de leur rémunération. L’absence de retours et de reconnaissance en temps utile peut entraîner une baisse d’engagement et de productivité, et compliquer l’identification des meilleurs éléments ou des domaines à améliorer. ProcessMind cartographie l’ensemble du cycle d’évaluation des performances et repère les goulots d’étranglement responsables des retards. L’analyse des horodatages et des responsables des activités montre où les évaluations sont bloquées, afin de permettre une gestion proactive, des retours dans les délais et une amélioration continue.

Les erreurs manuelles ou des flux de travail mal conçus obligent les équipes RH à répéter des tâches ou à saisir plusieurs fois les mêmes données tout au long du cycle de vie des employés. Cela mobilise un temps précieux, augmente les coûts opérationnels et frustre aussi bien les employés que les professionnels des RH, au détriment des initiatives RH plus stratégiques. ProcessMind met en évidence les reprises et les activités redondantes dans le parcours, du recrutement au départ, notamment lors de l’intégration dans Workday. La plateforme en repère les causes afin de vous aider à simplifier les flux de travail, à supprimer les étapes inutiles et à réduire les tâches manuelles, pour réaliser des économies importantes.

Les retards dans les vérifications des antécédents prolongent l’intégration des nouvelles recrues. Des candidats peuvent alors se désister et le démarrage de projets être repoussé. Cela nuit directement à l’efficacité du recrutement et peut faire perdre des occasions commerciales faute de personnel disponible. ProcessMind suit précisément l’activité « Vérification des antécédents lancée » dans le parcours, du recrutement au départ, et repère les temps d’attente les plus longs. La plateforme met en évidence les dépendances et les problèmes de performance des prestataires externes, afin que vous puissiez intervenir et accélérer ces vérifications préalables à l’embauche.

Les retards dans la configuration initiale de la paie peuvent frustrer les nouveaux employés et les mettre en difficulté financière, ce qui nuit à leur expérience dès leur arrivée. Pour l’organisation, ils entraînent une charge administrative supplémentaire et peuvent ébranler la confiance et la fidélité des employés. ProcessMind analyse l’activité « Configuration de la paie terminée » dans le parcours, du recrutement au départ, en particulier pendant l’intégration dans Workday. La plateforme visualise le temps réellement nécessaire et repère les activités précédentes ou les services responsables des retards, afin que les nouvelles recrues soient rémunérées correctement et dans les délais.

Sans vue claire de l’ensemble du parcours, du recrutement au départ, les responsables RH peinent à repérer les problèmes systémiques et à mesurer les effets des changements. Ce manque de visibilité empêche une gestion proactive et complique l’amélioration de l’expérience employé ainsi que la démonstration de la valeur stratégique des RH. ProcessMind offre une vue d’ensemble visuelle du cycle de vie des employés, de l’intégration dans Workday jusqu’au départ. La plateforme présente chaque étape, les parcours réellement suivis, leur durée et les goulots d’étranglement, pour éclairer les décisions fondées sur les données et améliorer l’efficacité ainsi que la satisfaction des employés.

Les fonctionnalités d’intégration de Workday ne sont souvent pas pleinement utilisées, ce qui entraîne des solutions manuelles et une collecte incomplète des données. Les organisations ne tirent alors pas le retour sur investissement attendu de leur technologie RH et passent à côté de possibilités d’automatiser et d’harmoniser les processus. ProcessMind analyse l’utilisation réelle de l’intégration dans Workday en suivant l’exécution des activités dans le parcours, du recrutement au départ. La plateforme repère les étapes encore réalisées manuellement alors que des fonctionnalités du système pourraient être utilisées, et met en évidence les possibilités d’accroître l’automatisation et la fiabilité des données.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire le temps nécessaire à l’intégration des nouvelles recrues est essentiel à la continuité des activités et à une première expérience positive. Les retards peuvent entraîner la perte de talents ou une baisse de productivité dans le cycle de vie des employés, du recrutement au départ. En accélérant le processus, les nouvelles recrues deviennent productives plus rapidement, les coûts opérationnels diminuent et les équipes sont mieux préparées. ProcessMind repère les causes des retards dans l’intégration dans Workday, notamment les goulots d’étranglement et les transferts de responsabilité inefficaces. La plateforme indique comment réduire les temps de cycle, suivre les progrès par rapport aux SLA visés et mesurer les effets des changements. Le temps de recrutement pourrait ainsi diminuer de 20 à 30 %.

Les écarts par rapport au parcours prévu des employés peuvent entraîner des risques de non-conformité, des expériences inégales et davantage de tâches manuelles. Un meilleur respect du parcours réduit les erreurs, renforce la gouvernance et garantit un processus prévisible et équitable pour tous. ProcessMind compare visuellement les parcours réellement suivis dans Workday aux modèles prévus, et met en évidence toutes les variantes et les parcours non conformes. Vous pouvez ainsi repérer les principaux points d’écart et cibler les interventions pour améliorer le respect du processus et garantir une exécution cohérente.

Les retards dans les approbations de mobilité interne et de promotion freinent le développement des talents et leur fidélisation. Optimiser ces processus dans le cycle de vie des employés, du recrutement au départ, permet aux employés d’évoluer plus facilement et contribue à une culture de progression et d’engagement, essentielle à la santé durable de l’organisation. ProcessMind repère les étapes d’approbation et les intervenants qui causent des retards dans Workday. L’analyse des temps de cycle et des transferts de responsabilité révèle les possibilités d’automatiser ou de mener certaines tâches en parallèle, afin de réduire les délais d’approbation et d’accélérer les parcours professionnels.

Les lacunes dans les activités essentielles à la conformité, comme les vérifications des antécédents ou les formations obligatoires, exposent l’organisation à des risques juridiques et financiers. Veiller à ce que toutes ces activités soient réalisées protège l’entreprise et garantit le respect des exigences réglementaires tout au long du parcours, du recrutement au départ. ProcessMind suit automatiquement la réalisation des étapes essentielles à la conformité dans Workday et signale les activités manquantes ou en retard. La plateforme fournit une vue à jour de l’état de conformité, pour permettre des mesures correctives rapides et vérifier que toutes les exigences réglementaires sont respectées.

Des processus de départ incohérents et trop longs créent des risques de sécurité et de non-conformité, tout en laissant une impression négative aux employés qui quittent l’organisation. Harmoniser et accélérer le départ facilite les transitions, protège les biens de l’entreprise et réduit les risques juridiques. ProcessMind visualise l’ensemble du processus de départ et repère les variantes et les retards dans Workday. La plateforme vous aide à concevoir et à appliquer un processus harmonisé et efficace, qui peut réduire jusqu’à 25 % le temps moyen de réalisation et améliorer la sécurité des données.

Les retards dans les évaluations des performances nuisent au développement des employés, à l’ajustement des rémunérations et à l’engagement général. Les réaliser dans les délais garantit des retours réguliers, soutient l’évolution des talents et facilite des décisions équitables et opportunes tout au long du cycle de vie des employés. ProcessMind analyse l’ensemble du processus d’évaluation des performances dans Workday et repère les goulots d’étranglement responsables des retards. La plateforme permet de détecter rapidement les évaluations en retard et fournit des éléments pour optimiser les flux de travail, afin que plus de 90 % des évaluations soient réalisées dans les délais.

Les reprises inutiles et les étapes redondantes mobilisent des ressources RH précieuses et allongent la durée du cycle de vie des employés, du recrutement au départ. Les éliminer réduit les coûts opérationnels, libère du temps pour les équipes et améliore le déroulement global du processus. ProcessMind repère toutes les variantes réelles du processus d’intégration dans Workday, notamment les boucles et les activités répétées. La plateforme mesure les effets des étapes redondantes, afin que les équipes RH puissent les supprimer et simplifier les flux de travail, avec à la clé des économies de temps et de coûts.

Des vérifications des antécédents trop longues retardent le recrutement et l’intégration, et augmentent le risque de perdre les meilleurs candidats. Accélérer cette étape essentielle facilite l’arrivée des nouvelles recrues et maintient le rythme du recrutement. ProcessMind cartographie en détail le flux de travail des vérifications des antécédents dans Workday et révèle les étapes ainsi que les dépendances externes à l’origine des retards. Les analyses fondées sur les données vous aident à améliorer les échanges avec les prestataires et les transferts internes, avec une réduction possible du temps de cycle de 15 à 20 %.

Les retards dans la configuration et l’activation de la paie mécontentent les employés et alourdissent la charge administrative. Accélérer ce processus permet de rémunérer les nouvelles recrues correctement et dans les délais, et d’améliorer leur expérience dès le début de leur parcours. ProcessMind visualise les activités de configuration de la paie dans Workday et met en évidence les goulots d’étranglement et les dépendances. La plateforme aide à repérer les possibilités d’automatiser les transferts de données ou de mener des tâches en parallèle, afin d’activer la paie rapidement pour tous les employés.

Une visibilité limitée sur l’état général du cycle de vie des employés, du recrutement au départ, complique la gestion proactive des opérations RH et la détection des problèmes systémiques. Une vue d’ensemble permet de prendre des décisions fondées sur les données, de mieux répartir les ressources et d’améliorer la planification stratégique. ProcessMind offre une vue de bout en bout du parcours de chaque employé dans Workday, de la demande de recrutement au départ. Ses Dashboards et ses analyses permettent de suivre les indicateurs clés de performance, afin que les responsables RH puissent évaluer l’état des processus et repérer les possibilités d’amélioration continue.

Une utilisation insuffisante du module d’intégration de Workday empêche les organisations de tirer pleinement parti de leur investissement et peut entraîner des solutions manuelles ou faire manquer des possibilités d’automatisation. Une utilisation plus complète améliore l’efficacité et le retour sur investissement. ProcessMind analyse l’utilisation réelle de l’intégration dans Workday, repère les fonctionnalités peu utilisées et les processus qui s’écartent des bonnes pratiques du système. La plateforme fournit des éléments pour reconfigurer le module, en améliorer l’adoption et optimiser sa contribution au parcours, du recrutement au départ.

Les six étapes pour améliorer le cycle de vie des employés, du recrutement au départ

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre des améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour le parcours, du recrutement au départ, conçu pour être compatible avec les données d’intégration de Workday. Vous disposerez ainsi de la structure de données adaptée pour commencer l’analyse.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé garantit la cohérence et l’exactitude des données, simplifie la configuration initiale et évite les problèmes courants lors de l’analyse. Il constitue une base solide.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, adapté aux données du parcours, du recrutement au départ, issues de l’intégration dans Workday et prêt à recevoir votre export.

VOS ANALYSES

Révélez les réalités cachées du parcours de l’embauche au départ à la retraite

ProcessMind visualise l’ensemble du parcours de l’embauche au départ à la retraite et met en évidence les inefficacités ainsi que les étapes de Workday Onboarding où l’expérience des employés se dégrade. Vous disposez ainsi d’analyses détaillées pour faire évoluer vos opérations RH.
  • Visualisez le flux d’intégration dans Workday de bout en bout
  • Repérez les goulots d’étranglement et les retards du recrutement
  • Renforcez la conformité et réduisez les risques RH
  • Améliorez l’expérience des employés tout au long de leur parcours
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Des améliorations concrètes dans la gestion du parcours professionnel

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets que les organisations peuvent obtenir en optimisant leurs processus de gestion du parcours professionnel, du recrutement au départ. Grâce à l’analyse des processus, les entreprises repèrent les inefficacités et optimisent leurs opérations, de l’intégration au départ des employés.

0 % faster
Réduire la durée du cycle d’intégration

Réduction moyenne du délai d’intégration des nouvelles recrues

Réduisez le délai entre l’acceptation de l’offre et la prise de poste effective, afin que les nouvelles recrues soient rapidement opérationnelles. Le Process Mining repère les retards et aide à les éliminer pour faciliter les débuts de chacun.
0 % conformance
Meilleur respect du processus

Respect des parcours d’intégration standard

Veillez à ce que le parcours des nouvelles recrues respecte systématiquement les bonnes pratiques définies dans Workday Onboarding. Vous réduirez ainsi les écarts et les erreurs, tout en offrant une expérience prévisible à l’ensemble des employés.
0 % less rework
Réduire les reprises

Suppression des étapes redondantes

Repérez et supprimez les boucles inutiles et les nouvelles soumissions dans les processus essentiels, comme l’intégration. Vous réduirez ainsi le temps consacré à ces tâches par les équipes RH et les employés, ainsi que les coûts opérationnels.
0 % completion
Renforcer la conformité

Taux de réalisation des activités essentielles

Veillez à ce que toutes les activités essentielles liées à la conformité, comme les formations obligatoires ou la documentation, soient réalisées dans les délais tout au long du parcours professionnel. Vous réduirez ainsi les risques et assurerez le respect des exigences réglementaires.
~ 0 days faster
Simplifier la mobilité interne

Accélérer l’approbation des changements de poste

Accélérez l’approbation des promotions et des mutations internes pour améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés. Ceux-ci pourront accéder plus rapidement à de nouvelles fonctions et faire évoluer leur carrière.

Les résultats varient selon la complexité des processus, la qualité des données et le contexte propre à chaque organisation. Les chiffres présentés ici illustrent les améliorations fréquemment observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités essentiels, puis ajoutez-en d’autres au besoin.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de l’employé, qui sert d’ID de cas principal pour suivre l’ensemble de son parcours dans l’organisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour relier tous les événements du parcours d’un même employé et obtenir une vue complète du processus de bout en bout.

Nom de l’événement ou de la tâche qui s’est produit à une étape du parcours de l’employé.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes de la cartographie du processus, qui sert de base à l’analyse et à la visualisation en Process Mining.

Date et heure précises auxquelles l’activité ou l’événement a été enregistré.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour remettre les événements dans le bon ordre et calculer les indicateurs de performance, comme le temps de cycle et les goulots d’étranglement.

Horodatage marquant la fin d’une activité, notamment pour les tâches dont la durée peut être mesurée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer la durée réelle de traitement d’une activité et de distinguer le temps de travail effectif du temps d’attente.

Utilisateur ou agent système automatisé ayant exécuté l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser la répartition de la charge de travail et les performances des utilisateurs, ainsi que d’identifier les personnes impliquées dans le processus, autant d’éléments utiles pour cibler les améliorations.

Service organisationnel auquel appartient l’employé.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de comparer les résultats et de déterminer si les inefficacités des processus se concentrent dans certains secteurs de l’organisation.

Identifiant unique de la demande de recrutement à l’origine du processus de recrutement.

Pourquoi est-ce important ?

Il regroupe toutes les activités préalables à l’embauche sous un identifiant unique et permet d’analyser en détail la phase de recrutement.

Classe le processus selon les grandes étapes du parcours professionnel, comme l’intégration, la promotion ou le départ.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter le parcours global des employés en sous-processus distincts et d’analyser séparément l’intégration, le départ ou les promotions.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du recrutement, lorsqu’une nouvelle demande de recrutement est créée et approuvée dans Workday. L’événement est enregistré explicitement à la fin du processus métier « Create Job Requisition ».

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal de tout le cycle de recrutement. L’analyse du délai entre cette activité et « Offer Accepted » est essentielle pour mesurer l’indicateur du délai de recrutement.

Cette activité a lieu lorsqu’un candidat accepte officiellement l’offre d’emploi, souvent en signant la lettre d’offre par voie électronique dans Workday. Cette étape importante est enregistrée lorsque le candidat termine l’étape « Review and Sign » du processus d’offre.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin de la phase principale de recrutement et déclenche les activités préalables à l’embauche et d’intégration. Elle entre dans le calcul de l’indicateur du délai de recrutement.

Cette étape importante correspond à la conversion officielle du dossier du candidat en dossier d’employé dans Workday HCM. L’événement est enregistré explicitement à la fin du processus métier « Hire ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque officiellement le passage du statut de candidat à celui d’employé. Il constitue une étape importante pour mesurer la durée du cycle d’intégration et confirme que l’employé figure désormais dans le système HCM.

Marque le début du parcours d’intégration de la nouvelle recrue dans le module Workday Onboarding. L’événement est enregistré lorsque les tâches et les flux de travail d’intégration sont attribués au nouvel employé, généralement à la fin du processus Hire.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque le début de l’analyse de l’efficacité du parcours d’intégration. Elle permet de mesurer le taux de réalisation des tâches d’intégration et de repérer les écarts du processus.

Indique que toutes les tâches d’intégration attribuées à une nouvelle recrue sont terminées. Cet événement est généralement déduit lorsque le statut global du processus métier d’intégration de l’employé passe à « Successfully Completed ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante indique que l’intégration de la nouvelle recrue est terminée. Elle marque la fin de la période mesurée par l’indicateur de durée du cycle d’intégration et permet d’analyser le respect du parcours prévu.

Cette activité marque le début du processus de départ d’un employé. Elle est enregistrée explicitement lorsqu’un responsable ou un membre des RH lance le processus métier « Terminate Employee » dans Workday.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal de tout le parcours de départ. Cette étape marque le début de la mesure de l’indicateur de durée moyenne du cycle de départ.

Il s’agit de la dernière activité du parcours professionnel de l’employé. Elle marque la fin officielle de son emploi dans le système et est enregistrée lorsque le processus métier « Terminate Employee » se termine.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin définitif du processus de recrutement au départ. Il marque la fin de la période mesurée par la durée du cycle de départ et confirme que le processus est terminé.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données d’événements issues de Workday et d’autres systèmes pour cartographier le parcours réellement suivi par les employés. Il repère les goulots d’étranglement, les écarts par rapport aux processus établis et les inefficacités, comme les vérifications des antécédents trop longues ou les retards de configuration de la paie. Vous pouvez ainsi atteindre des objectifs tels que l’accélération du recrutement et le renforcement de la conformité.

Pour réaliser une analyse par Process Mining, vous avez besoin d’un journal d’événements contenant trois éléments essentiels : un identifiant de cas, généralement l’identifiant de l’employé ; le nom des activités, comme « Offre envoyée » ou « Vérification des antécédents lancée » ; et l’horodatage précis de chaque activité. Les fonctions de création de rapports de Workday permettent souvent d’obtenir ces données historiques sur les événements.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, qui peuvent prendre quelques semaines selon la complexité des données, vous pouvez obtenir les premières cartes de processus et repérer les goulots d’étranglement au cours des semaines suivantes. Des pistes concrètes d’amélioration apparaissent souvent en deux à trois mois, ce qui peut accélérer la configuration de la paie ou réduire le temps de recrutement.

Vous pouvez notamment réduire le temps de recrutement, améliorer le respect du parcours prévu des employés et veiller à la réalisation des activités de conformité. Le Process Mining aide à supprimer les étapes redondantes et à améliorer des fonctions essentielles comme la mobilité interne et le départ, pour rendre les opérations RH plus efficaces et mieux conformes.

Oui. Le Process Mining est particulièrement adapté au suivi de la conformité. Il permet de visualiser si les étapes obligatoires, comme certaines vérifications des antécédents ou la confirmation de la prise de connaissance des politiques, sont réalisées dans les délais et dans le bon ordre. Vous pouvez ainsi repérer les lacunes dans les activités essentielles à la conformité et vérifier le respect des exigences réglementaires, tout en réduisant les risques liés aux audits.

Oui, tout à fait. Le Process Mining est particulièrement efficace pour les processus complexes, car il révèle toutes les variantes réelles, y compris les parcours atypiques et les écarts qui pourraient autrement passer inaperçus. Il aide à comprendre pourquoi ces écarts se produisent et quels sont leurs effets sur l’efficacité et la conformité, afin de repérer clairement les possibilités d’harmonisation.

Les principales exigences techniques comprennent une méthode fiable pour extraire les données du journal d’événements de Workday, souvent au moyen d’API ou de rapports personnalisés, ainsi qu’une plateforme logicielle de Process Mining. Vous aurez également besoin de ressources pour préparer et transformer les données afin de les mettre dans un format adapté à l’analyse. Il est essentiel d’en garantir la qualité.

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