> Continue procesverbetering > Hire to Retire levenscyclus van medewerkers > Workday Onboarding

Verbeter je Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van Workday Onboarding.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers
Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers
Workday
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer de Hire to Retire-levenscyclus van medewerkers in Workday Onboarding

Dit platform helpt je bottlenecks in recruitment, vertragingen in onboarding en complianceproblemen te vinden. Je ziet duidelijk waar trajecten van medewerkers kunnen vastlopen. Door deze flows te analyseren, kun je workflows efficiënter maken en de medewerkerservaring verbeteren. Dat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding optimaliseert

Inzicht in en verbetering van je Hire to Retire - Employee Lifecycle is belangrijk voor elke organisatie die duurzaam succesvol wil zijn. Dit volledige proces omvat elke fase van de reis van een medewerker, van de eerste werving tot het uiteindelijke vertrek. Inefficiënties in talentwerving, de Workday Onboarding-ervaring, prestatiebeheer of offboarding kunnen leiden tot hoge bedrijfskosten, compliance-risico's en een slechtere medewerkerervaring. Een versnipperde of trage levenscyclus kan zorgen voor meer personeelsverloop, extra administratieve lasten en een negatief effect op productiviteit en organisatiecultuur. Dit complexe proces optimaliseren gaat dus niet alleen over kosten besparen. Je legt ook de basis voor een betrokken, efficiënte en compliant organisatie.

Hoe process mining de efficiëntie van Workday Onboarding verbetert

Process mining geeft je een helder beeld van de werkelijke prestaties van je Hire to Retire - Employee Lifecycle, vooral in combinatie met systemen zoals Workday Onboarding. In plaats van aannames of losse voorbeelden te gebruiken, gebruikt process mining data uit event logs van Workday en andere HR-systemen om de werkelijke route van medewerkers te reconstrueren en zichtbaar te maken. Zo zie je precies waar bottlenecks ontstaan, waar het proces afwijkt van de standaard en waar rework-lussen onnodig tijd en bronnen kosten. Je kunt bijvoorbeeld zichtbaar maken hoeveel tijd er echt zit tussen "Offer Extended" en "Employee Onboarded" in Workday Onboarding. Ook zie je welke afdelingen vertraging veroorzaken bij "Payroll Setup Completed". Dit overzicht laat zien hoe je de Hire to Retire - Employee Lifecycle kunt verbeteren, doordat verborgen inefficiënties zichtbaar worden die doorlooptijden en medewerkerstevredenheid beïnvloeden. Met inzicht in dit werkelijke procesgedrag kun je gerichte verbeteringen doorvoeren.

Belangrijke verbeterpunten voor Hire to Retire

Process mining voor je Hire to Retire - Employee Lifecycle brengt verschillende verbeterpunten aan het licht:

  • Vertragingen bij werving en onboarding: ontdek welke stappen in het Workday Onboarding-proces de meeste vertraging veroorzaken bij nieuwe medewerkers, van achtergrondcontroles tot de eerste trainingsopdrachten. Kortere onboarding-doorlooptijden verbeteren de ervaring van nieuwe medewerkers en zorgen ervoor dat zij sneller productief zijn.
  • Procesafwijkingen en rework: ontdek waar medewerkers of managers standaard Workday-workflows overslaan. Dat leidt vaak tot handmatige workarounds, compliance-risico's en onnodig rework. Inzicht in deze afwijkingen helpt je processen te standaardiseren en de datakwaliteit te verbeteren.
  • Verschillen in prestatiebeheer: analyseer hoe beoordelingscycli werkelijk verlopen. Zo zie je vertragingen bij feedback of goedkeuringen die de ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers beïnvloeden.
  • Inefficiënte loopbaanontwikkeling: breng bottlenecks in promotiegoedkeuringen, functiewijzigingen en interne overstappen in kaart. Zo verlopen interne mobiliteitsprocessen sneller en voorspelbaarder.
  • Efficiëntie en compliance bij offboarding: beoordeel het volledige offboarding-proces. Zoek naar hiaten of vertragingen bij bijvoorbeeld exitgesprekken en de laatste salarisverwerking, zodat medewerkers soepel en compliant vertrekken.

Meetbare resultaten

Procesoptimalisatie binnen je Hire to Retire - Employee Lifecycle levert concrete, meetbare voordelen op:

  • Kortere doorlooptijden: verkort de tijd voor belangrijke procesfasen, bijvoorbeeld door de totale doorlooptijd van Workday Onboarding met dagen of zelfs weken te verminderen. Nieuwe medewerkers zijn sneller productief en HR-verzoeken worden sneller afgehandeld.
  • Kostenbesparing: verlaag administratieve kosten door rework te voorkomen en handmatig werk te verminderen. Een hogere retentie verlaagt ook de wervingskosten en heeft zo direct effect op je resultaat.
  • Betere medewerkerervaring: een soepelere en voorspelbare reis van onboarding tot offboarding leidt tot meer tevredenheid en betrokkenheid. Dat helpt ook om het personeelsverloop te verlagen.
  • Betere compliance en governance: zorg dat HR-processen voldoen aan interne beleidsregels en externe regelgeving. Zo beperk je risico's en ben je beter voorbereid op audits.
  • Beslissingen op basis van data: neem strategische HR-beslissingen op basis van objectieve data in plaats van intuïtie. Zo werk je continu aan verbetering en blijft je organisatie wendbaar.

De eerste stap naar optimalisatie

Je Hire to Retire - Employee Lifecycle optimaliseren met process mining is een strategische keuze voor modern HR. Door de data uit Workday Onboarding en andere HR-systemen te gebruiken, krijg je zicht op je bedrijfsvoering, ontdek je verborgen inefficiënties en kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Zo gaan HR-teams van reactieve probleemoplossing naar proactief procesbeheer. Dat verbetert de medewerkerervaring en ondersteunt de organisatiedoelen. Ga aan de slag met je processen en haal meer uit je personeelsbestand.

Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers HR-processen Talentmanagement Effectiviteit van onboarding Optimalisatie van werving Medewerkerservaring HR-bedrijfsvoering Compliance Offboarding H2R Human Capital Management HCM Medewerkerstraject

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertragingen in de wervings- en onboardingfasen zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers niet snel productief zijn. Dit beïnvloedt projectplanningen, belast bestaande teams en leidt tot een slechte eerste medewerkerervaring. Het kan ook zorgen voor meer vroegtijdig vertrek en kosten door verloren productiviteit en nieuwe werving. ProcessMind laat zien waar de grootste vertragingen in je Hire to Retire-proces ontstaan, van het accepteren van het aanbod tot het afronden van Workday Onboarding. Door de werkelijke processtromen zichtbaar te maken, zie je welke activiteiten of afdelingen bottlenecks veroorzaken. Zo kun je gericht verbeteren en nieuwe medewerkers sneller laten instromen.

Medewerkers volgen tijdens hun levenscyclus vaak verschillende of niet-standaardroutes, van indiensttreding tot vertrek. Deze afwijkingen kunnen leiden tot verwarring, gemiste stappen en een versnipperde medewerkerervaring. Ook neemt de administratieve belasting voor HR toe doordat uitzonderingen handmatig moeten worden afgehandeld. ProcessMind maakt alle werkelijke routes binnen de Hire to Retire-lifecycle zichtbaar en identificeert afwijkingen van de beoogde Workday Onboarding-flows. Je ziet waar en waarom medewerkers afwijken. Zo kun je processen standaardiseren, compliance verbeteren en zorgen voor een consistente, positieve ervaring.

Het proces voor interne promoties en functiewijzigingen kan traag en ondoorzichtig zijn. Dat leidt tot frustratie en een groter risico dat medewerkers vertrekken. Als medewerkers te lang wachten op hun volgende stap, remt dat hun ontwikkeling en neemt de interne retentie af. Daardoor wordt externe werving, die vaak duurder is, noodzakelijk. ProcessMind brengt de volledige route van interne mobiliteit binnen je Hire to Retire-proces in kaart, van de start tot de goedkeuring in Workday. Je ziet welke goedkeuringsstappen of overdrachten vertraging veroorzaken. Zo kun je workflows verbeteren, loopbaanmogelijkheden sneller beschikbaar maken en de betrokkenheid van medewerkers vergroten.

Belangrijke compliance-taken, zoals achtergrondcontroles, verplichte trainingen en goedkeuringen bij offboarding, worden soms overgeslagen of in de verkeerde volgorde uitgevoerd. Dat stelt je organisatie bloot aan juridische risico's, boetes en reputatieschade, vooral wanneer toezichthouders de levenscyclus van medewerkers controleren. ProcessMind geeft je een end-to-end-overzicht van je Hire to Retire-proces. Je kunt controleren of alle verplichte compliance-activiteiten, vooral die via Workday Onboarding en offboarding worden beheerd, correct en in de juiste volgorde worden uitgevoerd. Niet-conforme gevallen vallen meteen op, zodat je snel kunt ingrijpen.

Het offboarding-proces kan ongeorganiseerd verlopen. Dat leidt tot vertragingen bij het terughalen van bedrijfsmiddelen, het intrekken van systeemtoegang en de laatste salarisverwerking. Hierdoor ontstaan beveiligingsrisico's en financiële verschillen. Bovendien houden vertrekkende medewerkers een negatieve indruk over, wat je werkgeversmerk en toekomstige werving kan beïnvloeden. ProcessMind analyseert de volledige offboarding-route binnen je Hire to Retire-proces. Je ziet inconsistenties en vertragingen bij bijvoorbeeld exitgesprekken en de laatste salarisverwerking. Zo kun je het proces standaardiseren, efficiënter maken en zorgen voor een soepel, veilig en respectvol vertrek.

Prestatiebeoordelingen worden vaak vertraagd of overgeslagen. Dat belemmert de ontwikkeling van medewerkers en maakt tijdige, correcte salarisaanpassingen moeilijker. Een gebrek aan tijdige feedback en erkenning kan leiden tot minder betrokkenheid, lagere productiviteit en problemen bij het herkennen van toppresteerders of verbeterpunten. ProcessMind brengt de volledige beoordelingscyclus binnen het Hire to Retire-proces in kaart en identificeert bottlenecks die vertraging veroorzaken. Door timestamps en eigenaarschap van activiteiten te analyseren, zie je waar beoordelingen blijven hangen. Zo kun je proactief bijsturen, feedback op tijd geven en continu verbeteren.

Handmatige fouten of slecht ingerichte workflows dwingen HR-teams om taken opnieuw uit te voeren of data opnieuw in te voeren. Dat kost tijd, verhoogt de bedrijfskosten en frustreert zowel medewerkers als HR-professionals. Daardoor blijft er minder tijd over voor strategische HR-initiatieven. ProcessMind maakt rework en overbodige activiteiten binnen je Hire to Retire-proces zichtbaar, vooral in Workday Onboarding. Je ziet wat deze inefficiënties veroorzaakt. Zo kun je workflows verbeteren, onnodige stappen verwijderen en handmatig werk verminderen.

Vertragingen bij achtergrondcontroles kunnen de onboarding van een nieuwe medewerker flink verlengen. Kandidaten kunnen afhaken en de start van projecten kan worden uitgesteld. Dit heeft direct effect op de kwaliteit van je talentwerving en kan door personeelstekorten leiden tot gemiste zakelijke kansen. ProcessMind volgt de activiteit "Background Check Initiated" binnen het Hire to Retire-proces en laat precies zien waar de langste wachttijden ontstaan. Je ontdekt afhankelijkheden en problemen bij externe leveranciers, zodat je sneller kunt ingrijpen en belangrijke controles vóór indiensttreding kunt versnellen.

Nieuwe medewerkers die moeten wachten op het instellen van hun eerste salarisbetaling raken gefrustreerd en kunnen financiële problemen krijgen. Dat zorgt voor een slechte start. Voor de organisatie leidt dit tot extra administratief werk en kan het vertrouwen en de retentie van medewerkers beïnvloeden. ProcessMind analyseert de activiteit "Payroll Setup Completed" in je Hire to Retire-proces, specifiek binnen de Workday Onboarding-fase. Je ziet hoeveel tijd het proces werkelijk kost en welke voorafgaande activiteiten of afdelingen vertraging veroorzaken. Zo krijgen nieuwe medewerkers hun salaris op tijd en correct uitbetaald.

Zonder helder inzicht in het volledige Hire to Retire-proces is het voor HR-leiders lastig om structurele problemen te herkennen of het effect van wijzigingen te meten. Door dit gebrek aan transparantie wordt proactief beheer moeilijker. Ook is het lastiger om de medewerkerervaring te verbeteren of de strategische waarde van HR aan te tonen. ProcessMind geeft een visueel overzicht van de volledige Hire to Retire-lifecycle, van Workday Onboarding tot offboarding. Je ziet elke stap, de werkelijke procesroutes, doorlooptijden en bottlenecks. Zo kun je beslissingen nemen op basis van data en efficiëntie en medewerkerstevredenheid verbeteren.

De volledige mogelijkheden van Workday Onboarding worden vaak niet gebruikt. Daardoor ontstaan handmatige workarounds en wordt niet alle data vastgelegd. Organisaties halen zo niet het verwachte rendement uit hun investering in HR-technologie en laten kansen voor automatisering en standaardisatie liggen. ProcessMind analyseert hoe Workday Onboarding werkelijk wordt gebruikt binnen je Hire to Retire-proces door de uitvoering van activiteiten te volgen. Je ziet waar nog handmatige stappen worden uitgevoerd in plaats van systeemfuncties. Zo ontdek je waar automatisering en datakwaliteit beter kunnen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Nieuwe medewerkers sneller onboarden is belangrijk voor de continuïteit van je organisatie en een goede eerste indruk. Vertragingen kunnen leiden tot verloren talent of lagere productiviteit binnen de Hire to Retire Employee Lifecycle. Als nieuwe medewerkers sneller productief zijn, dalen de bedrijfskosten en is je organisatie sneller klaar voor hun inzet. ProcessMind brengt de oorzaken van vertragingen in Workday Onboarding aan het licht en identificeert bottlenecks en inefficiënte overdrachten. Je krijgt duidelijke mogelijkheden om doorlooptijden te verkorten, voortgang tegen SLA-doelen te volgen en het effect van wijzigingen te meten. Daarmee kun je de doorlooptijd van werving mogelijk met 20-30% verkorten.

Afwijkingen van standaardroutes binnen het Hire to Retire-proces kunnen leiden tot compliance-risico's, inconsistente ervaringen en meer handmatig werk. Een hoge naleving beperkt fouten, versterkt governance en zorgt voor een voorspelbaar en eerlijk proces voor alle medewerkers. ProcessMind brengt werkelijke medewerkersroutes in Workday Onboarding visueel in kaart en vergelijkt deze met ideale modellen. Alle varianten en niet-conforme routes worden zichtbaar. Zo ontdek je waar afwijkingen zich concentreren en kun je gericht ingrijpen voor een betere naleving en consistente uitvoering.

Vertragingen bij interne mobiliteit en promotiegoedkeuringen remmen de ontwikkeling en retentie van talent. Door deze processen binnen de Hire to Retire Employee Lifecycle efficiënter te maken, kunnen medewerkers sneller doorgroeien. Dat ondersteunt een cultuur van ontwikkeling en betrokkenheid. ProcessMind laat zien welke goedkeuringsstappen en betrokkenen in Workday vertraging veroorzaken. Door doorlooptijden en overdrachten te analyseren, ontdek je waar je taken kunt automatiseren of parallel kunt uitvoeren. Zo verkort je goedkeuringstijden en versnelt je loopbaanontwikkeling.

Hiaten in belangrijke compliance-activiteiten, zoals achtergrondcontroles en verplichte trainingen, stellen je organisatie bloot aan juridische en financiële risico's. Een volledige afronding beschermt je organisatie en houdt de naleving van regelgeving tijdens de hele Hire to Retire-route op peil. ProcessMind controleert automatisch of belangrijke compliance-stappen in Workday Onboarding zijn afgerond. Ontbrekende activiteiten en verlopen taken vallen meteen op. Je krijgt een actueel overzicht van de compliance-status, zodat je proactief kunt bijsturen en aan alle wettelijke eisen kunt voldoen.

Inconsistente en langdurige offboarding-processen zorgen voor beveiligingsrisico's, compliance-problemen en een negatieve laatste indruk bij vertrekkende medewerkers. Door offboarding te standaardiseren en te versnellen, zorg je voor een soepele overgang, bescherm je bedrijfsmiddelen en beperk je juridische risico's. ProcessMind maakt de volledige offboarding-flow zichtbaar en identificeert varianten en vertragingen in Workday. Je kunt een gestandaardiseerd en efficiënt offboarding-proces ontwerpen en afdwingen. Daarmee verkort je de gemiddelde doorlooptijd met maximaal 25% en verbeter je de databeveiliging.

Achterstallige prestatiebeoordelingen beïnvloeden de ontwikkeling van medewerkers, salarisaanpassingen en de betrokkenheid binnen de organisatie. Door beoordelingen op tijd af te ronden, geef je regelmatig feedback, ondersteun je talentontwikkeling en neem je eerlijke beslissingen binnen de Hire to Retire-cyclus. ProcessMind analyseert het end-to-end-proces voor prestatiebeoordelingen in Workday en laat zien welke bottlenecks vertraging veroorzaken. Je ziet achterstallige beoordelingen eerder en krijgt inzicht in verbeteringen aan workflows. Zo kun je meer dan 90% van de beoordelingen volgens planning afronden.

Onnodig rework en overbodige stappen binnen de Hire to Retire Employee Lifecycle kosten HR waardevolle tijd en verlengen de doorlooptijd. Door deze inefficiënties te verwijderen, verlaag je de bedrijfskosten, komt tijd vrij en verbetert de procesflow. ProcessMind ontdekt alle werkelijke procesvarianten in Workday Onboarding en maakt lussen en herhaalde activiteiten zichtbaar. Je ziet wat overbodige stappen kosten. Zo kunnen HR-teams deze verwijderen en workflows verbeteren, met een aanzienlijke besparing in tijd en kosten als resultaat.

Een lange doorlooptijd van achtergrondcontroles vertraagt werving en onboarding en vergroot het risico dat je toptalent verliest. Door deze belangrijke stap te versnellen, kunnen nieuwe medewerkers sneller en soepeler starten en blijft de wervingssnelheid binnen het Hire to Retire-proces op peil. ProcessMind brengt de gedetailleerde workflow voor achtergrondcontroles in Workday in kaart. Je ziet welke fasen en externe afhankelijkheden vertraging veroorzaken. Met deze data kun je de samenwerking met leveranciers en interne overdrachten verbeteren en de doorlooptijd mogelijk met 15-20% verkorten.

Vertragingen bij het instellen en activeren van de salarisadministratie leiden tot ontevreden medewerkers en extra administratief werk. Door dit proces te versnellen, krijgen nieuwe medewerkers vanaf het begin van hun Hire to Retire-route hun salaris correct en op tijd. ProcessMind maakt de salarisactiviteiten in Workday zichtbaar en toont bottlenecks en afhankelijkheden. Je ontdekt waar je dataoverdracht kunt automatiseren of taken parallel kunt uitvoeren, zodat de salarisadministratie voor alle medewerkers op tijd actief is.

Beperkt zicht op de gezondheid van de volledige Hire to Retire Employee Lifecycle maakt het moeilijk om HR-processen proactief te beheren en structurele problemen te herkennen. Met een volledig overzicht kun je beslissingen nemen op basis van data, je capaciteit beter verdelen en strategischer plannen. ProcessMind geeft een end-to-end-overzicht van de route van elke medewerker in Workday, van aanvraag tot offboarding. Met dashboards en analyses volg je belangrijke prestatie-indicatoren. Zo begrijpen HR-leiders de gezondheid van het proces en zien ze waar verdere verbetering nodig is.

Als de Workday Onboarding-module niet optimaal wordt gebruikt, haalt je organisatie niet het volledige rendement uit de investering. Dat kan leiden tot handmatige workarounds en gemiste kansen voor automatisering. Een optimaal gebruik zorgt voor meer efficiëntie en een hoger rendement. ProcessMind analyseert hoe Workday Onboarding werkelijk wordt gebruikt. Je ziet welke functies onvoldoende worden gebruikt en waar processen afwijken van de best practices van het systeem. Zo kun je de module opnieuw inrichten, de adoptie verbeteren en de bijdrage aan het Hire to Retire-proces vergroten.

Het 6-stappenpad voor verbetering van Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer je proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor je proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de vooraf geconfigureerde Excel-template voor het Hire to Retire-proces. Deze is compatibel met Workday Onboarding-data, zodat je met de juiste datastructuur voor analyse begint.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde template zorgt voor consistente en nauwkeurige data. Dat vereenvoudigt de eerste inrichting en voorkomt veelvoorkomende problemen tijdens de analyse. Zo leg je een goede basis.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template voor Hire to Retire-data uit Workday Onboarding, klaar voor export.

JOUW INZICHTEN

Ontdek wat er echt gebeurt in je Hire to Retire-traject

ProcessMind visualiseert je volledige Hire to Retire-traject en laat precies zien waar inefficiënties ontstaan en waar de medewerkerervaring binnen Workday Onboarding tekortschiet. Krijg waardevolle inzichten om je HR-bedrijfsvoering te verbeteren.
  • Visualiseer de volledige Workday Onboarding-flow
  • Breng knelpunten en vertragingen in recruitment precies in beeld
  • Verbeter compliance en verklein HR-risico's
  • Verbeter de volledige medewerkerervaring
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Concrete verbeteringen in het beheer van de levenscyclus van medewerkers

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties behalen door hun Hire-to-Retire- en Employee Lifecycle-processen te optimaliseren. Met process intelligence brengen bedrijven inefficiënties aan het licht en maken ze de bedrijfsvoering efficiënter, van onboarding tot offboarding.

0 % faster
Snellere onboardingcyclus

Gemiddelde verkorting van de tijd tot indiensttreding

Maak de route van het accepteren van het aanbod tot volledige activering als medewerker efficiënter, zodat nieuwe medewerkers sneller productief zijn. Process mining brengt vertragingen aan het licht en helpt ze weg te nemen, voor een soepelere start voor iedereen.
0 % conformance
Hogere procesconformiteit

Naleving van standaard onboardingflows

Zorg dat nieuwe medewerkers de vastgestelde best practices binnen Workday Onboarding consequent volgen. Zo verminder je variatie en fouten en bied je alle medewerkers een voorspelbare ervaring.
0 % less rework
Minder herstelwerk

Overbodige stappen verwijderen

Breng onnodige lussen en opnieuw ingediende aanvragen in kritieke processen zoals onboarding aan het licht en verwijder ze. Zo bespaar je waardevolle tijd van HR en medewerkers en verlaag je de kosten van de bedrijfsvoering.
0 % completion
Betere compliance

Voltooiingspercentage van kritieke activiteiten

Zorg dat alle essentiële compliance-activiteiten, zoals verplichte trainingen of documentatie, gedurende de hele levenscyclus van medewerkers op tijd worden afgerond. Zo beperk je risico's en voldoe je aan regelgeving.
~ 0 days faster
Efficiëntere interne mobiliteit

Snellere goedkeuring van functiewijzigingen

Versnel het goedkeuringsproces voor interne promoties en overplaatsingen. Dat verhoogt de medewerkerstevredenheid en helpt medewerkers langer te behouden. Medewerkers kunnen sneller een nieuwe rol opnemen, wat hun loopbaanontwikkeling ondersteunt.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit, datakwaliteit en specifieke organisatiecontext. De cijfers hier laten veelvoorkomende verbeteringen zien die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg daarna geleidelijk meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een medewerker, die gedurende de hele levenscyclus binnen de organisatie als primaire case-ID dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om alle gebeurtenissen in de levenscyclus van één medewerker aan elkaar te koppelen en een volledig end-to-end-procesbeeld te krijgen.

De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van de medewerker plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de stappen in de procesmap, de basis van alle process mining-analyses en visualisaties.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit of gebeurtenis is vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en prestatiemaatstaven zoals doorlooptijd en bottlenecks te berekenen.

De timestamp die het einde van een activiteit markeert, vooral bij taken met een meetbare duur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee bereken je de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit en maak je onderscheid tussen actieve werktijd en inactieve wachttijd.

De gebruiker of geautomatiseerde systeemagent die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Met dit attribuut analyseer je de verdeling van de werkbelasting en de prestaties van gebruikers. Ook zie je wie bij het proces betrokken is, wat belangrijk is voor gerichte verbeteringen.

De organisatorische afdeling waartoe de medewerker behoort.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt hiermee goed vergelijken en zien of procesinefficiënties zich in specifieke bedrijfsonderdelen concentreren.

De unieke identificatie van de functieaanvraag waarmee het wervingsproces is gestart.

Waarom dit belangrijk is

Het groepeert alle activiteiten vóór indiensttreding onder één identificatie, zodat je het wervingsdeel van het proces gedetailleerd kunt analyseren.

Deelt het proces in naar belangrijke typen levenscyclusgebeurtenissen, zoals Onboarding, Promotion of Offboarding.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt hiermee de volledige route van een medewerker opdelen in afzonderlijke subprocessen en onboarding, offboarding of promoties gericht analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert de officiële start van het wervingsproces, wanneer een nieuwe functieaanvraag in Workday wordt aangemaakt en goedgekeurd. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Create Job Requisition' succesvol is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire startgebeurtenis van de volledige wervingscyclus. De tijd tussen deze activiteit en 'Offer Accepted' is belangrijk voor het meten van de KPI Time-to-Hire.

Deze activiteit vindt plaats wanneer een kandidaat het werkaanbod formeel accepteert, vaak door de aanbiedingsbrief elektronisch te ondertekenen in Workday. Dit belangrijke mijlpaal wordt vastgelegd wanneer de kandidaat de stap 'Review and Sign' in het aanbiedingsproces afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal sluit de kern van de wervingsfase af en start pre-hire- en onboardingactiviteiten. Dit is een belangrijk onderdeel van de KPI Time-to-Hire.

Dit is een belangrijke activiteit waarbij het kandidaatrecord in Workday HCM officieel wordt omgezet in een medewerkersrecord. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd na de succesvolle afronding van het bedrijfsproces 'Hire'.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert formeel de overgang van kandidaat naar medewerker en is een belangrijke mijlpaal voor het volgen van de onboardingcyclustijd. De medewerker staat vanaf dit moment officieel in het HCM-systeem.

Dit markeert de start van de onboarding van de nieuwe medewerker binnen de Workday Onboarding-module. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de onboardingtaken en workflows aan de nieuwe medewerker worden toegewezen, meestal na afronding van het Hire-proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het analyseren van de efficiëntie van de onboarding. Je kunt hiermee het voltooiingspercentage van onboardingtaken meten en procesafwijkingen vinden.

Dit staat voor de afronding van alle toegewezen onboardingtaken voor een nieuwe medewerker. De gebeurtenis wordt meestal afgeleid wanneer de algemene status van het onboardingbedrijfsproces voor de medewerker verandert in 'Successfully Completed'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat een nieuwe medewerker volledig is ingewerkt. Het is het eindpunt voor het meten van de KPI Onboarding Cycle Time en het analyseren van de naleving van de onboardingroute.

Deze activiteit markeert het begin van het offboardingproces voor een vertrekkende medewerker. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een manager of HR-gebruiker het bedrijfsproces 'Terminate Employee' in Workday start.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire startgebeurtenis van de volledige offboardingcyclus. Het is het startpunt voor het meten van de KPI Average Offboarding Cycle Time.

Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus van de medewerker en markeert het officiële einde van het dienstverband in het systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Terminate Employee' succesvol is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de definitieve eindgebeurtenis van het Hire-to-Retire-proces. Het is het eindpunt voor het meten van de offboardingcyclustijd en bevestigt dat het proces is afgerond.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert eventdata uit Workday Onboarding en andere systemen om de werkelijke reis van medewerkers in kaart te brengen. Je ziet bottlenecks, afwijkingen van standaardprocessen en inefficiënties, zoals langdurige achtergrondcontroles of een vertraagde inrichting van de salarisadministratie. Zo kun je de time-to-hire verkorten en compliance verbeteren.

Voor process mining heb je event logs nodig met drie belangrijke elementen: een case-identifier, meestal het Employee ID; activiteitnamen, zoals "Offer Extended" of "Background Check Initiated"; en nauwkeurige timestamps voor elke activiteit. Met de rapportagemogelijkheden van Workday kun je deze historische eventdata vaak ophalen.

Na data-extractie en de eerste inrichting, die afhankelijk van de complexiteit enkele weken kan duren, krijg je binnen nog enkele weken de eerste proceskaarten en bottlenecks te zien. Concrete inzichten voor specifieke verbeteringen ontstaan vaak binnen 2-3 maanden. Denk bijvoorbeeld aan een snellere inrichting van de salarisadministratie of een kortere time-to-hire.

Je kunt onder meer een kortere time-to-hire, een betere naleving van standaardreizen voor medewerkers en een hogere voltooiingsgraad van complianceactiviteiten verwachten. Process mining helpt overbodige stappen te verwijderen en belangrijke functies, zoals interne mobiliteit en offboarding, efficiënter te maken. Zo wordt HR efficiënter en compliant.

Ja. Process mining is geschikt voor compliance-monitoring. Je ziet of verplichte stappen, zoals specifieke achtergrondcontroles of het bevestigen van beleid, op tijd en in de juiste volgorde zijn uitgevoerd. Zo vind je hiaten in belangrijke complianceactiviteiten en voldoe je beter aan wettelijke vereisten, met minder auditrisico’s.

Ja. Process mining werkt juist goed voor complexe processen, omdat het alle werkelijke procesvarianten laat zien. Daaronder vallen ook niet-standaardreizen en afwijkingen die anders verborgen blijven. Je ontdekt waarom afwijkingen ontstaan en wat ze betekenen voor efficiëntie en compliance. Zo zie je duidelijk waar standaardisatie nodig is.

De belangrijkste technische vereisten zijn een betrouwbare manier om event-logdata uit Workday te halen, bijvoorbeeld via API’s of aangepaste rapportages, en een process mining-platform. Daarnaast heb je bronnen nodig voor datavoorbereiding en -transformatie, zodat de data geschikt is voor analyse. Een goede datakwaliteit is daarbij essentieel.

Optimaliseer vandaag nog de levenscyclus van je medewerkers van Hire to Retire

Krijg bruikbare inzichten en verkort de doorlooptijd in Workday HR met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent binnen enkele minuten klaar.