Zlepšete proces nákupu a platby, žádanky

Proč optimalizovat proces žádanky o nákup?

Optimalizace procesu Purchase to Pay, konkrétně fáze žádanky o nákup v prostředí SAP S/4HANA, je důležitá pro efektivní nákup i finanční zdraví organizace. Neefektivní zpracování žádostí přináší značné náklady, které se často skrývají v dlouhých průběžných dobách, ručních opravách a nedodržování pravidel. Představte si, že se důležitá potřeba firmy zpozdí, protože žádanka o nákup čeká několik dní, nebo dokonce týdnů, na schválení. To narušuje harmonogramy projektů i kontinuitu provozu a zároveň znamená ztrátu příležitostí k úsporám, vyšší náklady na expresní dopravu a nespokojenost interních týmů.

Žádanka o nákup je prvním krokem, který převádí potřeby firmy na formální požadavky. Problémy v této fázi se přenášejí do celého procesu Purchase to Pay a ovlivňují tvorbu objednávek, příjem zboží i zpracování faktur. Jejich odstranění pomáhá organizaci efektivněji pořizovat zboží a služby a naplno využít investici do SAP S/4HANA.

Jak process mining odhalí průběh zpracování žádostí

Process mining nabízí účinný způsob, jak porozumět procesu Purchase to Pay, konkrétně zpracování žádanky o nákup v SAP S/4HANA, a zlepšit ho. Místo domněnek a jednotlivých zkušeností využívá záznamy událostí z vašeho systému SAP, zejména data z tabulek, jako jsou EBAN (žádanka o nákup) a EBKN (přiřazení účtu k žádance o nákup). Z nich sestaví skutečný průběh každé žádanky od začátku do konce. Výsledkem je přehledná mapa založená na datech, která ukazuje, jak žádanky skutečně procházejí procesem, jaké kroky se při tom provádějí a kde vznikají prodlevy.

Tato technologie umožňuje přesně analyzovat ukazatele výkonnosti, například dobu zpracování žádanky od jejího vytvoření po konečné schválení nebo převod na objednávku. Můžete odhalit různé varianty procesu, skrytá úzká místa i odchylky od zamýšleného průběhu. Process mining například ukáže, zda některá oddělení nebo typy žádostí pravidelně čekají na schválení déle, případně zda se velké množství žádostí opakovaně zamítá a znovu podává. To může poukazovat na nedostatky v původním zadání nebo nejasná schvalovací kritéria.

Kde hledat příležitosti ke zlepšení

Podrobná analýza dat o žádankách v procesu Purchase to Pay obvykle odhalí několik oblastí, které stojí za pozornost:

• Odhalení úzkých míst: Zjistěte, které schvalovací kroky nebo osoby opakovaně způsobují prodlevy. Zpomaluje žádanky konkrétní vedoucí, určitá finanční hranice nebo složitá cesta schválení? Když tato místa znáte, můžete cíleně upravit schvalovací pravomoci nebo zajistit další školení.
• Opakované opravy a přesměrování: Odhalte případy, kdy se žádanky často zamítají, upravují a znovu podávají. Opakované opravy mohou ukazovat na nejasné požadavky, neúplné údaje nebo nepřehlednou hierarchii schvalování. Omezením oprav zkrátíte celkovou dobu zpracování žádanky a zvýšíte efektivitu.
• Nedostatky v dodržování pravidel: Ověřte, zda se dodržují interní nákupní zásady a právní požadavky. Process mining může odhalit neoprávněné změny žádostí, schválení mimo standardní postup nebo odchylky při vyřizování urgentních žádostí. Díky tomu můžete zajistit soulad procesu s pravidly a jeho auditovatelnost.
• Příležitosti k automatizaci: Najděte ruční kroky a opakující se úkoly, které by bylo možné automatizovat, zejména v aplikacích SAP Fiori pro správu žádostí. Omezíte tak lidské chyby, uvolníte zdroje a urychlíte zpracování.
• Optimalizace variant procesu: Analyzujte různé cesty, kterými procházejí podobné žádanky. Porovnáním efektivních a méně efektivních postupů můžete určit osvědčené postupy a sjednotit nejúčinnější workflow v celé organizaci. Využít přitom můžete flexibilní možnosti konfigurace SAP S/4HANA.

Konkrétní přínosy pro vaši organizaci

Zlepšení procesu Purchase to Pay na základě poznatků z process mining přináší měřitelné výsledky:

• Kratší doba zpracování: Urychlete cestu od vytvoření žádanky přes její schválení až po vystavení objednávky. Potřeby firmy tak vyřídíte rychleji a zkrátíte celkovou dobu procesu Purchase to Pay.
• Úspora nákladů: Omezte poplatky za expresní dopravu, náklady na ruční zpracování a optimalizujte stav zásob díky včasnému nákupu. Efektivní zpracování žádostí navíc pomáhá využít slevy za včasnou platbu.
• Lepší dodržování pravidel: Posilte dodržování interních kontrol a externích předpisů, snižte rizika při auditu a zlepšete řízení procesů v prostředí SAP S/4HANA.
• Vyšší efektivita: Zjednodušte provoz, omezte administrativní zátěž a umožněte nákupním týmům věnovat se strategickému výběru dodavatelů místo urgování schválení a opravování chyb. Výsledkem je vyšší produktivita a lepší využití zdrojů.
• Lepší strategická rozhodnutí: Získejte podrobnější přehled o nákupních vzorcích, předpovědích poptávky a výkonnosti dodavatelů. Díky tomu můžete lépe plánovat nákup.

Jak začít s optimalizací žádostí o nákup

Abyste mohli tyto přínosy v procesu Purchase to Pay v SAP S/4HANA využít, začněte tím, že zjistíte, jak proces funguje dnes. Process mining vám poskytne objektivní pohled na provoz založený na datech, takže se nemusíte spoléhat na odhady. Na základě těchto poznatků můžete provést cílené změny, které zlepší nákupní proces. Podívejte se, jak vám naše šablona a průvodce pomohou rychle připravit analýzu, odhalit důležité poznatky a začít zlepšovat zpracování žádostí při dodržení pravidel. Optimalizací procesu zkrátíte dobu zpracování a lépe využijete investici do SAP S/4HANA.