Mejore el proceso de solicitud de compra a pago

¿Por qué optimizar el proceso de solicitud de compra?

Optimizar el proceso de Purchase to Pay, en particular la fase de solicitud, en su entorno SAP S/4HANA es fundamental para mejorar la eficiencia de las compras y la salud financiera de la organización. Los procesos de solicitud ineficientes generan costes considerables, que suelen quedar ocultos en tiempos de ciclo prolongados, trabajo manual repetido y deficiencias de cumplimiento. Imagine que una necesidad empresarial crítica se retrasa porque una solicitud de compra queda varios días, o incluso semanas, en una cola de aprobación. Esto no solo afecta los plazos de los proyectos y la continuidad operativa, sino que también hace perder oportunidades de ahorro, aumenta los costes de los envíos urgentes y genera frustración entre las partes interesadas internas.

El proceso de solicitud es el primer paso: convierte las necesidades de la organización en solicitudes formales. Cualquier obstáculo en esta fase repercute en todo el ciclo de Purchase to Pay y afecta la creación de órdenes de compra, la recepción de mercancías y el procesamiento de facturas. Resolver estas ineficiencias mejora directamente la capacidad de su organización para adquirir bienes y servicios de forma eficaz y permite aprovechar al máximo la inversión en SAP S/4HANA.

Cómo Process Mining permite entender los flujos de trabajo de solicitudes

Process Mining ofrece una forma excepcional de comprender y mejorar el proceso de Purchase to Pay - Requisition en SAP S/4HANA. En lugar de basarse en suposiciones o testimonios aislados, utiliza los registros de eventos de su sistema SAP, en particular los datos de tablas como EBAN (solicitud de compra) y EBKN (imputación de cuenta de la solicitud de compra), para reconstruir el recorrido real de principio a fin de cada solicitud. Así se crea un mapa visual del proceso basado en datos que muestra cómo avanzan realmente las solicitudes, qué pasos se siguen y dónde se producen las demoras.

Esta tecnología permite analizar con precisión indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de ciclo de las solicitudes, desde su creación hasta la aprobación final o su conversión en una orden de compra. Puede identificar variantes, descubrir cuellos de botella ocultos y detectar desviaciones respecto del flujo previsto. Por ejemplo, Process Mining puede mostrar si ciertos departamentos o tipos de solicitud suelen tener tiempos de aprobación más largos, o si muchas solicitudes se rechazan y vuelven a presentar repetidamente, lo que puede indicar problemas en la calidad de los datos iniciales o en los criterios de aprobación.

Detección de oportunidades clave de mejora

El análisis detallado con Process Mining de los datos de Purchase to Pay - Requisition suele revelar varias oportunidades importantes de mejora:

• Identificación de cuellos de botella: Detecte los pasos de aprobación o las personas que provocan demoras de forma recurrente. ¿Se trata de una persona responsable en particular, de un umbral de importe específico o de una ruta de aprobación compleja que retrasa las solicitudes? Comprender estos puntos permite tomar medidas concretas, como ajustar las matrices de aprobación o impartir formación adicional.
• Repetición del trabajo y redireccionamiento: Descubra en qué casos las solicitudes se rechazan, modifican y vuelven a presentar con frecuencia. Esto suele indicar requisitos poco claros, datos iniciales insuficientes o una jerarquía de aprobación confusa. Reducir el trabajo repetido acorta directamente el tiempo de ciclo total de las solicitudes y mejora la eficiencia.
• Deficiencias de cumplimiento: Compruebe si se respetan las políticas internas de compras y los requisitos normativos. Process Mining puede detectar cambios no autorizados en las solicitudes, aprobaciones que eluden los procedimientos estándar o desviaciones en la gestión de solicitudes urgentes, para que el proceso cumpla los requisitos y pueda auditarse.
• Oportunidades de automatización: Identifique pasos manuales o tareas repetitivas del ciclo de vida de las solicitudes que podrían automatizarse, en especial en las aplicaciones SAP Fiori para gestionar solicitudes. Esto reduce los errores humanos, libera recursos y agiliza el procesamiento.
• Optimización de variantes del proceso: Analice las distintas rutas que siguen solicitudes similares. Al comparar las rutas eficientes con las menos eficientes, puede identificar las mejores prácticas y estandarizar el flujo de trabajo más eficaz en toda la organización, aprovechando las opciones de configuración flexibles de SAP S/4HANA.

Resultados concretos para su organización

Aplicar mejoras basadas en la información obtenida con Process Mining para el proceso de Purchase to Pay - Requisition aporta beneficios importantes y cuantificables:

• Menor tiempo de ciclo: Acelere el tiempo desde la creación de la solicitud hasta su aprobación y la posterior creación de la orden de compra, para atender antes las necesidades de la organización. Esto contribuye directamente a reducir el tiempo de ciclo total de Purchase to Pay.
• Ahorro de costes: Reduzca los gastos de envío urgente y los costes de procesamiento manual, y optimice los niveles de inventario al garantizar que las compras se tramiten a tiempo. Un procesamiento eficiente de las solicitudes también ayuda a aprovechar los descuentos por pronto pago.
• Mayor cumplimiento: Refuerce el cumplimiento de los controles internos y las normativas externas, reduzca los riesgos de auditoría y mejore la gobernanza en su entorno SAP S/4HANA.
• Más eficiencia: Agilice las operaciones, reduzca la carga administrativa y permita que los equipos de compras se centren en el abastecimiento estratégico, en lugar de perseguir aprobaciones o corregir errores. Esto se traduce en una mayor productividad y una mejor asignación de recursos.
• Mejores decisiones estratégicas: Obtenga información más detallada sobre los patrones de compra, la previsión de la demanda y el rendimiento de los proveedores para tomar decisiones de compra mejor fundamentadas.

Cómo empezar a optimizar las solicitudes de compra

Para aprovechar estos beneficios en el proceso de Purchase to Pay - Requisition en SAP S/4HANA, primero debe comprender la situación actual. Con Process Mining, dejará atrás las conjeturas y obtendrá una visión objetiva de sus operaciones basada en datos. Así podrá aplicar cambios concretos y eficaces que transformen de verdad sus procesos de compras. Descubra cómo nuestra plantilla y nuestras indicaciones pueden ayudarle a configurar el análisis rápidamente, identificar conclusiones clave y avanzar hacia un proceso de solicitudes más optimizado y conforme a los requisitos. Optimice sus procesos para reducir los tiempos de ciclo y sacar más partido a su inversión en SAP S/4HANA.