Cải tiến quy trình yêu cầu mua hàng trong Purchase to Pay

Vì sao nên tối ưu quy trình yêu cầu mua hàng?

Tối ưu quy trình Purchase to Pay, cụ thể là giai đoạn yêu cầu mua hàng trong SAP S/4HANA, giúp nâng cao hiệu quả mua sắm và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Quy trình yêu cầu mua hàng kém hiệu quả làm phát sinh nhiều chi phí, thường bị che khuất trong thời gian xử lý kéo dài, công việc phải làm lại và những lỗ hổng tuân thủ. Hãy hình dung một nhu cầu kinh doanh cấp thiết bị trì hoãn vì yêu cầu mua hàng mắc kẹt trong hàng chờ phê duyệt suốt nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ dự án và hoạt động liên tục, mà còn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm, tốn thêm phí giao hàng khẩn cấp và làm các bên liên quan nội bộ thêm bức xúc.

Quy trình yêu cầu mua hàng là bước đầu tiên để chuyển nhu cầu kinh doanh thành đề nghị chính thức. Trở ngại ở bước này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ vòng đời Purchase to Pay, từ tạo đơn đặt hàng, nhận hàng đến xử lý hóa đơn. Khắc phục những điểm kém hiệu quả này giúp doanh nghiệp mua hàng hóa và dịch vụ hiệu quả hơn, đồng thời khai thác tối đa giá trị chiến lược từ khoản đầu tư vào SAP S/4HANA.

Process mining giúp làm rõ quy trình yêu cầu mua hàng

Process mining giúp bạn hiểu và cải tiến quy trình Purchase to Pay - Requisition trong SAP S/4HANA dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì giả định hay lời kể. Công nghệ này dùng nhật ký sự kiện từ hệ thống SAP, đặc biệt là dữ liệu trong các bảng như EBAN (Purchase Requisition) và EBKN (Purchase Requisition Account Assignment), để dựng lại toàn bộ hành trình thực tế của từng yêu cầu mua hàng. Bản đồ quy trình trực quan dựa trên dữ liệu cho thấy yêu cầu mua hàng thực sự đi qua những bước nào và bị chậm ở đâu.

Bạn có thể phân tích chính xác các KPI quan trọng như thời gian xử lý yêu cầu mua hàng, từ lúc tạo đến khi được phê duyệt cuối cùng hoặc chuyển thành đơn đặt hàng. Bạn cũng có thể nhận diện các biến thể, tìm ra điểm nghẽn ẩn và xác định những chỗ quy trình thực tế khác với luồng dự kiến. Chẳng hạn, process mining có thể cho thấy một số phòng ban hoặc loại yêu cầu thường mất nhiều thời gian phê duyệt hơn, hoặc nhiều yêu cầu liên tục bị từ chối rồi gửi lại. Đây có thể là dấu hiệu cho thấy thông tin ban đầu chưa đạt yêu cầu hoặc tiêu chí phê duyệt chưa rõ ràng.

Tìm ra những điểm cần cải tiến

Phân tích dữ liệu Purchase to Pay - Requisition bằng process mining thường giúp phát hiện một số điểm cần cải tiến quan trọng:

• Xác định điểm nghẽn: Tìm chính xác bước phê duyệt hoặc người phê duyệt thường xuyên gây chậm trễ. Nguyên nhân là một quản lý cụ thể, ngưỡng giá trị nào đó hay luồng phê duyệt phức tạp? Khi hiểu rõ nguyên nhân, bạn có thể xử lý đúng chỗ, chẳng hạn điều chỉnh ma trận phê duyệt hoặc bổ sung đào tạo.
• Làm lại và chuyển hướng: Phát hiện những yêu cầu thường bị từ chối, chỉnh sửa rồi gửi lại. Việc phải làm lại thường cho thấy yêu cầu chưa rõ, dữ liệu ban đầu còn thiếu hoặc cấp phê duyệt khó hiểu. Giảm số lần làm lại giúp rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu mua hàng và nâng cao hiệu quả.
• Lỗ hổng tuân thủ: Kiểm tra việc tuân thủ chính sách mua hàng nội bộ và quy định pháp luật. Process mining có thể phát hiện thay đổi trái phép đối với yêu cầu mua hàng, phê duyệt bỏ qua quy trình chuẩn hoặc cách xử lý yêu cầu khẩn cấp không đúng quy định. Nhờ đó, quy trình dễ kiểm tra và đáp ứng yêu cầu tuân thủ hơn.
• Cơ hội tự động hóa: Tìm các bước thủ công hoặc tác vụ lặp lại trong vòng đời yêu cầu mua hàng có thể tự động hóa, đặc biệt trong các ứng dụng SAP Fiori dùng để quản lý yêu cầu. Việc này giúp giảm lỗi do con người, giải phóng tài nguyên và đẩy nhanh xử lý.
• Tối ưu các biến thể quy trình: Phân tích những luồng xử lý khác nhau của các yêu cầu tương tự. So sánh luồng hiệu quả với luồng kém hiệu quả giúp bạn tìm ra cách làm tốt và chuẩn hóa quy trình làm việc hiệu quả nhất trong toàn doanh nghiệp, tận dụng các tùy chọn cấu hình linh hoạt của SAP S/4HANA.

Kết quả thiết thực cho doanh nghiệp

Cải tiến quy trình Purchase to Pay - Requisition dựa trên thông tin từ process mining có thể mang lại những lợi ích rõ rệt, đo lường được:

• Rút ngắn thời gian xử lý: Đẩy nhanh quá trình từ lúc tạo yêu cầu mua hàng đến khi phê duyệt và tạo đơn đặt hàng, đáp ứng nhu cầu kinh doanh sớm hơn. Điều này cũng giúp rút ngắn tổng thời gian xử lý Purchase to Pay.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm phí giao hàng khẩn cấp và chi phí xử lý thủ công, đồng thời tối ưu mức tồn kho nhờ mua sắm đúng lúc. Xử lý yêu cầu mua hàng hiệu quả cũng giúp doanh nghiệp tận dụng chiết khấu thanh toán sớm.
• Tăng cường tuân thủ: Củng cố việc tuân thủ các kiểm soát nội bộ và quy định bên ngoài, giảm rủi ro kiểm toán và nâng cao năng lực quản trị trong môi trường SAP S/4HANA.
• Nâng cao hiệu quả: Tinh gọn hoạt động, giảm gánh nặng hành chính và giúp đội ngũ mua sắm tập trung vào tìm nguồn cung chiến lược thay vì đôn đốc phê duyệt hay sửa lỗi. Nhờ đó, năng suất và cách phân bổ tài nguyên được cải thiện.
• Ra quyết định chiến lược tốt hơn: Hiểu rõ hơn về xu hướng mua sắm, dự báo nhu cầu và hiệu quả nhà cung cấp để xây dựng chiến lược mua hàng phù hợp hơn.

Bắt đầu tối ưu quy trình yêu cầu mua hàng

Để đạt được những lợi ích này trong quy trình Purchase to Pay - Requisition trên SAP S/4HANA, trước tiên bạn cần hiểu rõ tình trạng hiện tại. Process mining giúp bạn không còn phải phỏng đoán mà có được cái nhìn khách quan, dựa trên dữ liệu về hoạt động thực tế. Từ đó, bạn có thể thực hiện những thay đổi đúng trọng tâm và hiệu quả, cải thiện cách doanh nghiệp mua sắm. Tìm hiểu cách mẫu và hướng dẫn của chúng tôi giúp bạn nhanh chóng thiết lập phân tích, phát hiện thông tin quan trọng và bắt đầu cải tiến quy trình yêu cầu mua hàng để tăng hiệu quả và tuân thủ. Tối ưu quy trình để rút ngắn thời gian xử lý và khai thác tốt hơn khoản đầu tư vào SAP S/4HANA.