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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Requisition

Optimisez votre processus P2P Requisition dans SAP S/4HANA grâce à ce guide en 6 étapes.
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Purchase to Pay - Requisition
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Optimiser les demandes d’achat dans SAP S/4HANA

Les retards et les écarts de conformité entravent souvent les processus de demande d’achat. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les goulots d’étranglement lors des étapes de création et d’approbation. Elle vous guide vers des améliorations concrètes pour optimiser vos achats et réduire les délais.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de demande d’achat ?

L’optimisation du processus Purchase to Pay, et plus particulièrement de la phase de demande d’achat, dans votre environnement SAP S/4HANA est essentielle à l’efficacité globale des achats et à la santé financière de votre organisation. Des processus de demande inefficaces entraînent des coûts importants, souvent dissimulés dans des temps de cycle prolongés, des reprises manuelles et des écarts de conformité. Imaginez qu’un besoin métier essentiel soit retardé parce qu’une demande d’achat reste bloquée plusieurs jours, voire plusieurs semaines, dans une file d’attente d’approbation. Cela affecte non seulement les délais des projets et la continuité opérationnelle, mais entraîne également la perte d’occasions d’économies, une hausse des frais d’expédition urgente et la frustration des parties prenantes internes.

Le processus de demande d’achat constitue l’étape fondatrice où les besoins métier sont transformés en demandes formelles. Toute difficulté à ce stade se répercute sur l’ensemble du cycle Purchase to Pay, en affectant la création des commandes d’achat, la réception des marchandises et le traitement des factures. En corrigeant directement ces inefficacités, vous renforcez la capacité de votre organisation à acheter efficacement des biens et des services, tout en veillant à ce que votre investissement dans SAP S/4HANA produise une valeur stratégique maximale.

Comment le Process Mining met en lumière les flux de travail de demande d’achat

Le Process Mining offre une approche particulièrement efficace pour comprendre et améliorer votre processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, dans SAP S/4HANA. Plutôt que de vous appuyer sur des hypothèses ou des témoignages isolés, vous utilisez les journaux d’événements de votre système SAP, notamment les données des tables EBAN (demande d’achat) et EBKN (imputation de la demande d’achat), afin de reconstituer le parcours réel de bout en bout de chaque demande. Vous obtenez ainsi une représentation visuelle de votre processus fondée sur les données, qui montre comment les demandes circulent réellement, quelles étapes sont exécutées et où les retards apparaissent.

Cette technologie vous permet d’analyser précisément des indicateurs clés tels que le temps de cycle d’une demande d’achat, depuis sa création jusqu’à son approbation finale ou sa conversion en commande d’achat. Vous pouvez identifier les variantes, révéler les goulots d’étranglement cachés et repérer les écarts par rapport au flux de processus prévu. Le Process Mining peut par exemple montrer si certains services ou types de demandes connaissent systématiquement des délais d’approbation plus longs, ou si un nombre important de demandes sont régulièrement rejetées puis soumises à nouveau, ce qui peut révéler des problèmes liés à la qualité de la demande initiale ou aux critères d’approbation.

Identifier les principaux leviers d’amélioration

Une analyse détaillée par Process Mining de vos données Purchase to Pay, phase de demande d’achat, fait généralement ressortir plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Identification des goulots d’étranglement : repérez les étapes d’approbation ou les personnes qui provoquent régulièrement des retards. S’agit-il d’un responsable particulier, d’un seuil de valeur précis ou d’un flux de travail d’approbation complexe qui ralentit les demandes ? Cette compréhension vous permet de mettre en place des mesures ciblées, comme l’ajustement des matrices d’approbation ou la mise en place de formations complémentaires.
  • Reprises et réacheminements : identifiez les demandes fréquemment rejetées, modifiées puis soumises à nouveau. Ces reprises signalent souvent des exigences peu claires, des données initiales insuffisantes ou une hiérarchie d’approbation difficile à comprendre. La réduction des reprises raccourcit directement le temps de cycle global des demandes et améliore l’efficacité.
  • Écarts de conformité : vérifiez le respect des politiques d’achat internes et des exigences réglementaires. Le Process Mining peut détecter les modifications non autorisées des demandes, les approbations qui contournent les procédures standard ou les écarts dans le traitement des demandes urgentes, afin de garantir un processus conforme et auditable.
  • Possibilités d’automatisation : identifiez les étapes manuelles ou les tâches répétitives du cycle de vie des demandes qui pourraient être automatisées, notamment dans les applications SAP Fiori de gestion des demandes. Vous réduisez ainsi les erreurs humaines, libérez des ressources et accélérez le traitement.
  • Optimisation des variantes de processus : analysez les différents parcours suivis par des demandes similaires. En comparant les parcours efficaces aux parcours moins performants, vous pouvez identifier les bonnes pratiques et standardiser le flux de travail le plus efficace dans toute votre organisation, en tirant parti des possibilités de configuration flexibles de SAP S/4HANA.

Obtenir des résultats concrets pour votre organisation

La mise en œuvre d’améliorations fondées sur les analyses de votre processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, produit des bénéfices importants et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : accélérez le délai entre la création de la demande, son approbation et la création de la commande d’achat, afin de répondre plus rapidement aux besoins métier. Cela contribue directement à réduire le temps de cycle global du processus Purchase to Pay.
  • Réduction des coûts : limitez les frais d’expédition urgente, réduisez les coûts de traitement manuel et optimisez les niveaux de stock grâce à des achats réalisés dans les délais. Un traitement efficace des demandes aide également à bénéficier des remises pour paiement anticipé.
  • Renforcement de la conformité : améliorez le respect des contrôles internes et des réglementations externes, réduisez les risques d’audit et renforcez la gouvernance de votre environnement SAP S/4HANA.
  • Amélioration de l’efficacité : simplifiez les opérations, réduisez la charge administrative et permettez aux équipes achats de se concentrer sur le sourcing stratégique plutôt que sur le suivi des approbations ou la correction des erreurs. Vous augmentez ainsi la productivité et améliorez l’affectation des ressources.
  • Décisions stratégiques mieux éclairées : obtenez une meilleure visibilité sur les habitudes d’achat, les prévisions de la demande et la performance des fournisseurs, afin de définir des stratégies d’achat plus pertinentes.

Premiers pas vers l’optimisation des demandes d’achat

Pour obtenir ces bénéfices dans votre processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, sur SAP S/4HANA, commencez par comprendre votre état actuel. En appliquant le Process Mining, vous dépassez les suppositions et obtenez une vision objective de vos opérations, fondée sur les données. Vous pouvez ainsi apporter des changements ciblés et efficaces qui transforment réellement votre organisation des achats. Découvrez comment notre modèle et nos conseils peuvent vous aider à configurer rapidement votre analyse, à identifier les résultats importants et à engager votre démarche vers un processus de demande d’achat hautement optimisé et conforme. Optimisez vos processus pour réduire le temps de cycle et renforcer la valeur de votre investissement dans SAP S/4HANA.

Purchase to Pay - Requisition Gestion des demandes d’achat Demande d’achat Flux de travail d’approbation Gestion de la conformité Réduction des délais Équipe achats Demandeur Gestion des centres de coûts Optimisation du flux de travail Procure to Pay Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les demandes d’achat restent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui retarde les achats et peut perturber l’activité. Cette situation affecte les échéances d’achat importantes et les relations avec les fournisseurs. ProcessMind visualise l’intégralité du flux d’approbation de Purchase to Pay, phase Requisition, dans SAP S/4HANA, en mettant en évidence les causes et les points de blocage.

Les demandes d’achat sont souvent modifiées après leur soumission ou pendant leur approbation, ce qui révèle des erreurs lors de leur création ou des exigences mal définies. Ces reprises allongent les délais et créent de l’insatisfaction chez les demandeurs comme chez les approbateurs. ProcessMind analyse le taux de modification et en identifie les causes, qu’il s’agisse de données incomplètes dans SAP S/4HANA ou d’un manque de clarté lors de la création initiale de la demande Purchase to Pay.

Les demandes d’achat s’écartent souvent des flux de travail d’approbation définis, ce qui entraîne des achats non conformes et une augmentation des risques. Les parcours d’approbation non autorisés ou incorrects affaiblissent les contrôles et la gouvernance. ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours d’approbation réellement suivis pour le processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, dans SAP S/4HANA, puis les compare aux flux de travail attendus afin de repérer les écarts et leur fréquence.

Le délai entre la création de la demande d’achat et celle de la commande est excessivement long. Il retarde les achats importants et affecte les échéances des projets. Cette inefficacité nuit directement à la continuité opérationnelle et à l’utilisation du budget. ProcessMind localise précisément les retards dans le processus Purchase to Pay, phase Requisition, sur SAP S/4HANA, en présentant les durées moyennes et les valeurs atypiques pour chaque activité.

Une part importante des demandes d’achat est rejetée, ce qui oblige les demandeurs à les soumettre à nouveau ou à renoncer à leur besoin. Cette situation entraîne une perte de temps, de la frustration et révèle des problèmes liés à la qualité de la demande initiale ou aux critères d’approbation. ProcessMind repère les tendances parmi les demandes Purchase to Pay, phase Requisition, rejetées dans SAP S/4HANA, et met en évidence les motifs de rejet les plus fréquents ainsi que les étapes concernées.

Il est difficile de vérifier que toutes les demandes d’achat respectent systématiquement les politiques d’achat internes et les contrôles budgétaires. Le manque de visibilité sur les risques de conformité peut entraîner des pénalités financières et des audits. ProcessMind fournit une vision claire du niveau d’alignement du processus Purchase to Pay, phase Requisition, dans SAP S/4HANA, avec les règles prédéfinies, et met en évidence les comportements non conformes.

Certaines demandes d’achat suivent des parcours d’approbation inutilement complexes ou détournés, ce qui mobilise du temps et des ressources sans créer de valeur. Cette situation augmente les coûts de traitement et allonge les délais globaux. ProcessMind visualise tous les parcours d’approbation réellement suivis pour Purchase to Pay, phase Requisition, dans SAP S/4HANA, afin d’identifier et d’optimiser les séquences d’approbation inefficaces.

L’efficacité du traitement et le niveau de conformité des demandes d’achat varient fortement selon les services ou les centres de coûts. Ces écarts peuvent créer des tensions internes et des niveaux de service inégaux. ProcessMind permet de comparer les indicateurs de Purchase to Pay, phase Requisition, entre différentes unités organisationnelles dans SAP S/4HANA, afin d’identifier les bonnes pratiques et les domaines d’amélioration.

Certaines demandes d’achat restent bloquées dans le processus pendant de longues périodes, sans progression ni résolution clairement définie. Ces demandes « dormantes » peuvent entraîner le non-respect des échéances d’achat et rendre les besoins obsolètes. ProcessMind signale les instances Purchase to Pay, phase Requisition, qui durent anormalement longtemps ou restent inactives dans SAP S/4HANA, en indiquant précisément l’étape où elles se sont immobilisées.

Le processus d’approbation des demandes d’achat repose largement sur des interventions manuelles ou des approbations séquentielles qui pourraient être automatisées ou simplifiées. Cela entraîne des coûts opérationnels plus élevés et augmente le risque d’erreur humaine. ProcessMind quantifie l’ampleur des interventions manuelles dans le flux de travail Purchase to Pay, phase de demande d’achat, dans SAP S/4HANA, et met en évidence les possibilités d’automatisation.

Les demandeurs doivent souvent attendre longtemps, essuient des rejets ou manquent de visibilité sur le statut de leur demande d’achat. Cette situation crée de l’insatisfaction et peut encourager le recours à des achats informatiques non contrôlés. Elle affaiblit la confiance dans le processus d’achat officiel. ProcessMind fournit une vision complète du parcours Purchase to Pay, phase Requisition, dans SAP S/4HANA, afin d’identifier les points de friction qui affectent directement les demandeurs.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai nécessaire à l’approbation d’une demande d’achat, de sa soumission à son approbation finale. La réduction des délais d’approbation raccourcit directement les délais d’approvisionnement, permet d’acquérir plus rapidement les biens et services et limite les perturbations opérationnelles. Elle améliore également l’efficacité globale et la satisfaction des parties prenantes dans le processus Purchase to Pay. ProcessMind visualise les parcours des flux de travail d’approbation et identifie les goulots d’étranglement à certaines étapes ou chez certains approbateurs. La solution peut repérer les demandes dont les temps d’attente sont excessivement longs, analyser les causes profondes des retards dans SAP S/4HANA et suggérer des possibilités de réingénierie afin de simplifier le flux d’approbation des demandes d’achat, avec une réduction potentielle des temps de cycle de 20 à 30 %.

Cet objectif vise à réduire la fréquence à laquelle les demandes d’achat doivent être révisées ou corrigées après leur soumission initiale. Un taux de modification élevé révèle souvent des exigences mal définies, des erreurs lors de la création ou un processus de vérification initiale inefficace, ce qui entraîne des reprises et des retards dans le processus Purchase to Pay. ProcessMind montre pourquoi et à quel endroit les demandes sont fréquemment modifiées dans SAP S/4HANA. En analysant les séquences d’activités et les données d’attributs, la solution identifie les erreurs récurrentes ou les informations manquantes à l’origine des reprises. Vous pouvez ainsi cibler la formation ou ajuster les formulaires afin de réduire les modifications jusqu’à 40 %.

Cet objectif garantit que toutes les demandes d’achat et leurs approbations ultérieures respectent strictement les politiques d’achat internes, les exigences réglementaires et les contrôles budgétaires prédéfinis. Le non-respect de ces règles peut entraîner des risques financiers, des audits et d’éventuelles difficultés juridiques. La conformité est donc essentielle à une gestion responsable des achats dans le processus Purchase to Pay. ProcessMind reconstitue automatiquement le flux réel des demandes d’achat dans SAP S/4HANA et le compare aux modèles de conformité prédéfinis. La solution met en évidence les écarts, tels que les étapes d’approbation non autorisées ou le contournement de contrôles obligatoires, fournit une piste d’audit claire et permet de prendre des mesures pour améliorer la conformité de 15 à 25 %.

Cet objectif couvre l’ensemble du cycle, depuis la création d’une demande d’achat jusqu’à la génération de la commande correspondante. Un délai plus court permet d’acheter plus rapidement, de réduire les coûts de stockage et de mieux répondre aux besoins de l’entreprise, ce qui améliore sensiblement l’efficacité globale du processus Purchase to Pay. ProcessMind cartographie le parcours complet d’une demande d’achat dans SAP S/4HANA et identifie précisément les retards entre l’approbation de la demande et la création de la commande. La solution repère les transmissions inefficaces ou les lacunes d’intégration entre systèmes et fournit des analyses permettant de réduire ce délai essentiel de 10 à 20 % grâce à l’optimisation des processus.

Cet objectif vise à réduire le nombre de demandes d’achat rejetées pendant le processus d’approbation. Un taux de rejet élevé révèle des problèmes de planification initiale, des consignes peu claires ou des attentes mal alignées. Il entraîne des reprises, des retards et de la frustration pour les demandeurs au cours du cycle Purchase to Pay. ProcessMind analyse les motifs et les tendances associés aux demandes d’achat rejetées dans SAP S/4HANA. La solution identifie les attributs, les services ou les étapes d’approbation fréquemment associés aux rejets, afin de traiter les causes profondes, d’améliorer la qualité des demandes initiales et de réduire potentiellement le taux de rejet de plus de 15 %.

Cet objectif consiste à garantir que les demandes d’achat suivent des parcours d’approbation cohérents et prédéfinis, en éliminant les détours ponctuels ou inefficaces. Des parcours standardisés permettent de prévoir les délais, de mieux affecter les ressources et de simplifier la gestion des processus, ce qui contribue à un processus Purchase to Pay plus fiable. ProcessMind reconstitue visuellement tous les parcours d’approbation réellement suivis par les demandes d’achat dans SAP S/4HANA et révèle les écarts par rapport au flux de travail prévu. La solution peut identifier les parcours non standard et leur impact sur l’efficacité, afin de permettre aux organisations d’imposer un parcours unique et optimisé et de réduire la variabilité du processus de 20 à 30 %.

Cet objectif consiste à détecter de manière proactive les demandes d’achat qui restent bloquées ou sans traitement pendant une période prolongée au cours des étapes d’approbation ou de traitement. Ces demandes entraînent des retards importants, affectent les échéances des projets et créent de la frustration, ce qui dégrade l’ensemble du flux Purchase to Pay. ProcessMind surveille le statut actif des demandes d’achat dans SAP S/4HANA et signale celles qui dépassent les seuils prédéfinis d’inactivité, quelle que soit l’étape concernée. La solution fournit des alertes en temps réel et indique où et pourquoi les demandes sont bloquées, afin de permettre une intervention immédiate et de maintenir la progression du processus.

Cet objectif vise à réduire les interventions manuelles nécessaires au traitement et à l’approbation des demandes d’achat. Un volume excessif d’interventions ralentit le processus Purchase to Pay, augmente le risque d’erreur humaine et détourne les ressources de tâches à plus forte valeur, ce qui nuit à l’efficacité opérationnelle. ProcessMind identifie les activités du processus d’approbation des demandes d’achat dans SAP S/4HANA qui sont fréquemment manuelles ou répétitives. La solution mesure le temps consacré à ces tâches et repère les possibilités d’automatisation ou d’amélioration du système, avec une réduction potentielle de la charge manuelle de 25 % ou plus.

Cet objectif consiste à optimiser la performance et la collaboration des différents services intervenant dans le processus de demande d’achat, de la création à l’approbation finale. Des performances inégales entre les services peuvent créer des goulots d’étranglement et des délais variables, ce qui affecte l’ensemble du processus Purchase to Pay. ProcessMind compare les performances des différents services impliqués dans le traitement des demandes d’achat dans SAP S/4HANA. La solution met en évidence les écarts de délais, de taux d’approbation ou de respect des politiques, et fournit les données nécessaires pour identifier les bonnes pratiques et les domaines d’amélioration.

Cet objectif vise à améliorer l’expérience globale des collaborateurs qui créent des demandes d’achat, en répondant à leurs difficultés liées aux retards, au manque de visibilité ou à la complexité des processus. Une expérience positive encourage l’adoption, améliore la qualité des données et facilite le démarrage du cycle Purchase to Pay. ProcessMind identifie les points de friction du processus de demande d’achat dans SAP S/4HANA, notamment les temps d’attente prolongés, les rejets fréquents ou les parcours d’approbation difficiles à comprendre. En analysant les variantes et les goulots d’étranglement du point de vue du demandeur, la solution aide à simplifier le processus et à améliorer la communication, ce qui augmente la satisfaction des utilisateurs.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour les demandes Purchase to Pay

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Suivez votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré, conçu spécialement pour les données de demandes Purchase to Pay provenant de SAP S/4HANA, afin de garantir une structure de données correcte.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation du modèle approprié garantit un formatage correct des données pour l’analyse, vous fait gagner du temps et évite les erreurs lors de l’importation.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour les données de demandes d’achat, conforme aux exigences de ProcessMind.

CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

Révélez les obstacles cachés de votre processus de demande d’achat

ProcessMind révèle le parcours réel de vos demandes d’achat, en indiquant où surviennent les retards et comment renforcer la conformité. Obtenez des visualisations claires pour orienter vos efforts d’optimisation.
  • Visualisez les parcours réels des demandes d’achat dans SAP S/4HANA
  • Identifiez les retards et les goulots d’étranglement lors des approbations
  • Mettez au jour les écarts de conformité lors de la création des demandes d’achat
  • Quantifiez l’impact des inefficacités du processus
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Gagner en efficacité et réduire les coûts liés aux demandes d’achat

Ces résultats représentent les améliorations concrètes que les organisations obtiennent généralement en analysant et en optimisant rigoureusement leur processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, dans SAP S/4HANA. En repérant les goulots d’étranglement et en simplifiant les flux de travail, les entreprises peuvent réaliser des gains opérationnels importants.

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Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du délai d’approbation

Simplifiez le processus d’approbation des demandes d’achat en supprimant les goulots d’étranglement et en réduisant les interventions manuelles. Vous accélérez ainsi les approbations et le lancement des activités d’achat.
0 %
Moins de modifications des demandes d’achat

Réduction des reprises dues aux erreurs

Identifiez les causes profondes des modifications des demandes d’achat, comme les données incomplètes ou les exigences mal définies. Réduire les modifications permet de limiter fortement le temps consacré aux reprises et d’accélérer l’ensemble du cycle P2P.
0 %
Meilleure conformité aux politiques

Réduction des parcours non standard

Obtenez une visibilité claire sur les écarts par rapport aux politiques et aux flux de travail d’approbation standard. Vous vous assurez ainsi que les demandes respectent les règles internes, tout en réduisant les risques d’audit et les taux de rejet.
0 %
Réduction du délai de création des commandes

Délai entre la demande et la création de la commande

Optimisez le parcours de bout en bout, depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la génération de la commande. Accélérez le processus d’achat pour répondre plus rapidement à la demande et améliorer les relations avec les fournisseurs.
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Taux d’automatisation accru

Davantage de demandes d’achat automatisées

Identifiez précisément les possibilités d’automatiser les étapes d’approbation courantes afin de réduire les tâches manuelles et les coûts de traitement. Vos équipes peuvent ainsi se consacrer à des activités plus stratégiques et accélérer le traitement des demandes.

Les résultats varient selon le niveau de maturité du processus, la qualité des données et le contexte propre à chaque organisation. Les chiffres mentionnés correspondent aux améliorations couramment observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un document de demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui relie toutes les étapes associées du processus et permet d’obtenir une vue complète et cohérente du cycle de vie de la demande d’achat.

Nom de l’activité métier survenue à un moment précis du processus de demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, constitue l’ossature de la cartographie du processus et permet d’analyser le flux, les variantes et les goulots d’étranglement.

Date et heure précises auxquelles une activité donnée s’est produite.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour classer les événements, calculer les temps de cycle et analyser la performance du processus ainsi que ses goulots d’étranglement.

Identifiant de l’utilisateur qui a créé la demande d’achat ou effectué une activité donnée.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance des utilisateurs, la répartition de la charge de travail et la conformité du processus. Il est essentiel pour identifier les besoins de formation et les goulots d’étranglement liés aux ressources.

Identifiant de l’utilisateur qui a effectué une étape d’approbation ou de rejet.

Pourquoi c’est important

Identifie précisément le décideur d’une étape d’approbation et permet d’analyser en détail les temps de cycle et les goulots d’étranglement par personne ou par rôle.

Code qui classe la demande d’achat, par exemple pour des articles standard, des services ou des dépenses d’investissement.

Pourquoi c’est important

Catégorise les demandes d’achat pour permettre une analyse comparative et déterminer si les différents types de demandes présentent des flux, des goulots d’étranglement ou des temps de cycle distincts.

Service ou centre de coûts auquel les coûts de la demande d’achat sont imputés.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance des unités métier, de mettre en évidence les écarts de temps de cycle ou de taux de rejet et d’identifier les bonnes pratiques ainsi que les possibilités d’amélioration.

Valeur monétaire totale de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Aide à segmenter le processus selon son impact financier, souvent corrélé à la complexité de l’approbation et au temps de cycle. Il est essentiel à l’analyse des processus par valeur.

Statut actuel de traitement ou d’approbation de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Indique l’état actuel d’une demande d’achat, ce qui est essentiel pour suivre sa progression, identifier les goulots d’étranglement et analyser le flux du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique la création initiale du document de demande d’achat dans le système. Cet événement est enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur sauvegarde une nouvelle demande pour la première fois, avec son horodatage de création.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point de départ principal de l’analyse du cycle de vie de la demande d’achat. Elle est indispensable pour mesurer le temps de cycle de bout en bout, depuis l’identification du besoin jusqu’à l’approbation finale ou la conversion en commande d’achat.

Se produit lorsqu’un approbateur effectue une action positive sur une demande d’achat et termine ainsi une étape du flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux. Cet événement est déduit d’une modification du statut de libération de la demande.

Pourquoi c’est important

Cette activité permet d’analyser en détail le flux de travail d’approbation et de mesurer le temps consacré à chaque étape. Elle aide à distinguer les approbateurs efficaces des goulots d’étranglement du processus.

Marque l’approbation finale et complète de la demande d’achat, qui peut alors être convertie en commande d’achat. Cette étape est déduite lorsque le statut global de lancement atteint son état final approuvé.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape de réussite essentielle et d’un point de terminaison courant pour l’analyse du temps de cycle. Elle indique que la demande d’achat a passé tous les contrôles et que le service achats peut la traiter.

Représente le rejet définitif de la demande d’achat par un approbateur, ce qui interrompt le processus. Cet événement est enregistré par une mise à jour de statut indiquant le rejet.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un point de terminaison critique en cas d’échec. L’analyse de la fréquence et des motifs de rejet, ainsi que des étapes concernées, aide à identifier les problèmes liés au respect des politiques, au budget ou à la qualité des demandes.

Indique qu’une commande d’achat a été générée à partir du poste de demande d’achat. Il s’agit d’un événement système explicite qui relie la demande d’achat au document d’approvisionnement créé ensuite.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape majeure et d’un résultat positif du processus de demande d’achat. Le délai entre l’approbation de la demande et la création de la commande d’achat constitue un KPI essentiel pour mesurer l’efficacité des achats.

Indique que le poste de demande d’achat est considéré comme entièrement traité et qu’aucune autre commande d’achat ne peut être créée à partir de celui-ci. Ce statut est généralement défini automatiquement lorsque la totalité de la quantité a été commandée.

Pourquoi c’est important

Cette activité représente l’achèvement final et réussi du cycle de vie du poste de demande d’achat. Elle confirme que le besoin métier a été entièrement traduit en commande d’approvisionnement.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise les flux de travail réellement suivis pour vos demandes d’achat dans SAP S/4HANA et révèle les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes ou les reprises fréquentes. Il identifie les écarts par rapport aux parcours standard et les étapes auxquelles les demandes restent bloquées. Cette analyse détaillée vous aide à comprendre la performance réelle et les difficultés de votre processus d’achat.

En identifiant les parcours inefficaces et les retards, le Process Mining contribue à accélérer les cycles d’approbation des demandes et à réduire les délais entre la demande et le bon de commande. Il met en évidence les possibilités de réduire les tâches manuelles, de limiter le taux de modification et de diminuer le taux de rejet des demandes. Votre processus d’approvisionnement devient ainsi plus simple et plus réactif.

Vous avez principalement besoin des données du journal d’événements de votre système SAP S/4HANA, avec l’identifiant de la demande d’achat comme identifiant de cas. Les champs clés comprennent généralement le nom de l’activité, l’horodatage et un identifiant unique pour chaque événement. Ces données sont extraites des tables pertinentes afin de reconstituer le flux complet du processus.

L’extraction initiale des données et la connexion à un outil de Process Mining peuvent souvent être réalisées en quelques semaines, selon l’accès au système et la disponibilité des données. Les premières analyses et visualisations peuvent généralement être générées peu après l’intégration des données. L’analyse se poursuit ensuite de manière itérative, en s’appuyant sur les premières découvertes.

Une compréhension de base de la structure des données SAP S/4HANA est utile, mais les outils modernes de Process Mining sont conçus pour les utilisateurs métier. Ils proposent des interfaces intuitives pour visualiser et analyser les processus sans nécessiter de compétences avancées en programmation. Des compétences techniques peuvent toutefois être utiles lors de la configuration initiale du connecteur de données.

Oui. Le Process Mining est particulièrement adapté au contrôle du respect des politiques d’achat. Il peut détecter automatiquement les cas où des approbations contournent les règles standard ou suivent des parcours non conformes, en fournissant des éléments clairs sur les écarts. Vous pouvez ainsi faire appliquer les politiques plus efficacement et réduire les risques.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives de la rapidité du processus, de la conformité et de l’efficacité des coûts. Cela comprend des approbations plus rapides, moins de reprises et un meilleur respect des politiques. À terme, les demandeurs bénéficient d’une meilleure expérience et les résultats des achats deviennent plus prévisibles.

Les outils de Process Mining savent cartographier toutes les variantes de processus exécutées, quel que soit le nombre de flux de travail d’approbation. Ils regroupent toutes les données d’événements afin de vous montrer les parcours les plus fréquents, les plus lents et les points où apparaissent les variations. Vous pouvez ainsi standardiser les parcours ou optimiser certaines routes.

Finissez-en avec les retards des demandes d’achat P2P : optimisez votre flux de travail dès maintenant !

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