Améliorez votre processus Purchase to Pay - Requisition

Pourquoi optimiser votre processus de demande d’achat ?

Optimiser le processus Purchase to Pay, et plus particulièrement la phase de demande d’achat, dans votre environnement SAP S/4HANA est essentiel à l’efficacité globale des achats et à la santé financière de votre organisation. Des processus de demande inefficaces entraînent des coûts importants, souvent dissimulés dans des temps de cycle prolongés, des reprises manuelles et des écarts de conformité. Imaginez qu’un besoin métier essentiel soit retardé parce qu’une demande d’achat reste bloquée dans une file d’approbation pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Cela perturbe les calendriers des projets et la continuité des opérations, tout en entraînant la perte d’économies potentielles, une hausse des frais d’expédition urgente et la frustration des équipes internes.

La demande d’achat est la première étape du processus : elle transforme un besoin métier en demande officielle. Tout obstacle à ce stade se répercute sur l’ensemble du cycle Purchase to Pay et affecte la création des commandes d’achat, la réception des marchandises et le traitement des factures. En corrigeant ces inefficacités, vous améliorez directement la capacité de votre organisation à acheter des biens et des services dans de bonnes conditions et à tirer le meilleur parti de son investissement dans SAP S/4HANA.

Comment le Process Mining révèle le fonctionnement des demandes d’achat

Le Process Mining offre une méthode particulièrement efficace pour comprendre et améliorer le processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, dans SAP S/4HANA. Plutôt que de vous appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il utilise les journaux d’événements de votre système SAP, notamment les données des tables EBAN (demande d’achat) et EBKN (imputation comptable de la demande d’achat), pour reconstituer le parcours réel de chaque demande, de bout en bout. Vous obtenez ainsi une représentation visuelle fondée sur les données, qui montre comment les demandes circulent réellement, quelles étapes sont suivies et où les retards surviennent.

Cette technologie vous permet d’analyser précisément des indicateurs clés, comme le temps de cycle d’une demande d’achat, de sa création à son approbation finale ou à sa conversion en commande d’achat. Vous pouvez repérer les variantes, découvrir les goulots d’étranglement cachés et identifier les écarts par rapport au processus prévu. Le Process Mining peut, par exemple, montrer si certains services ou types de demandes connaissent systématiquement des délais d’approbation plus longs, ou si de nombreuses demandes sont rejetées puis soumises à nouveau, ce qui peut révéler des problèmes de qualité lors de la soumission initiale ou des critères d’approbation.

Repérer les principaux axes d’amélioration

Une analyse détaillée des données du processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, fait généralement ressortir plusieurs axes d’amélioration importants :

• Repérer les goulots d’étranglement : identifiez les étapes d’approbation ou les personnes qui provoquent régulièrement des retards. Est-ce un responsable en particulier, un seuil de montant ou un parcours d’approbation complexe qui ralentit les demandes ? Une fois ces points repérés, vous pouvez intervenir de façon ciblée, par exemple en ajustant les matrices d’approbation ou en proposant des formations complémentaires.
• Réduire les reprises et les réorientations : repérez les demandes souvent rejetées, modifiées puis soumises à nouveau. Ces reprises peuvent révéler des exigences peu claires, des données initiales insuffisantes ou une hiérarchie d’approbation difficile à comprendre. Les réduire raccourcit directement le temps de cycle des demandes et améliore l’efficacité.
• Combler les écarts de conformité : vérifiez le respect des politiques d’achat internes et des exigences réglementaires. Le Process Mining peut détecter les modifications non autorisées, les approbations qui contournent les procédures habituelles ou les écarts dans le traitement des demandes urgentes, afin de garantir un processus conforme et vérifiable.
• Repérer les possibilités d’automatisation : identifiez les étapes manuelles ou répétitives du cycle de vie des demandes qui pourraient être automatisées, notamment dans les applications SAP Fiori de gestion des demandes. Vous réduisez ainsi les erreurs humaines, libérez du temps pour les équipes et accélérez le traitement.
• Optimiser les variantes du processus : comparez les différents parcours suivis par des demandes similaires. En confrontant les parcours efficaces à ceux qui le sont moins, vous pouvez repérer les bonnes pratiques et généraliser les méthodes les plus efficaces dans toute l’organisation, en tirant parti des options de configuration de SAP S/4HANA.

Des résultats concrets pour votre organisation

Les améliorations apportées au processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, à partir des analyses du Process Mining peuvent générer des bénéfices importants et mesurables :

• Réduire le temps de cycle : accélérez le délai entre la création d’une demande, son approbation et la création de la commande d’achat correspondante, afin de répondre plus rapidement aux besoins de l’entreprise. Vous contribuez ainsi à réduire le temps de cycle global du processus Purchase to Pay.
• Réaliser des économies : limitez les frais d’expédition urgente, réduisez les coûts de traitement manuel et optimisez les niveaux de stock grâce à des achats effectués en temps voulu. Un traitement efficace des demandes permet également de profiter des escomptes pour paiement anticipé.
• Renforcer la conformité : améliorez le respect des contrôles internes et des réglementations externes, réduisez les risques liés aux audits et renforcez la gouvernance dans votre environnement SAP S/4HANA.
• Améliorer l’efficacité : simplifiez les opérations, réduisez la charge administrative et permettez aux équipes achats de se consacrer davantage aux approvisionnements stratégiques, plutôt qu’au suivi des approbations ou à la correction d’erreurs. Vous améliorez ainsi la productivité et l’affectation des ressources.
• Mieux orienter les décisions stratégiques : analysez plus précisément les tendances d’achat, les prévisions de la demande et les performances des fournisseurs pour élaborer des stratégies d’achat mieux informées.

Premiers pas vers l’optimisation des demandes d’achat

Pour tirer parti de ces avantages dans le processus Purchase to Pay, phase de demande d’achat, de SAP S/4HANA, commencez par comprendre son fonctionnement actuel. Le Process Mining vous permet de dépasser les suppositions et d’obtenir une vision objective de vos opérations, fondée sur les données. Vous pouvez alors apporter des changements ciblés et efficaces à votre environnement d’approvisionnement. Découvrez comment notre modèle et nos conseils peuvent vous aider à configurer rapidement votre analyse, à repérer les constats importants et à améliorer la conformité et l’efficacité de votre processus de demande d’achat. Optimisez vos processus pour réduire les temps de cycle et tirer davantage parti de votre investissement dans SAP S/4HANA.