Perbaiki proses Purchase to Pay - Requisition Anda

Mengapa mengoptimalkan proses permintaan pembelian?

Mengoptimalkan proses Purchase to Pay, khususnya tahap Requisition, di lingkungan SAP S/4HANA penting untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dan menjaga kesehatan keuangan organisasi. Proses permintaan pembelian yang tidak efisien menimbulkan biaya besar, sering kali tersembunyi dalam waktu siklus yang panjang, pengerjaan ulang secara manual, dan celah kepatuhan. Bayangkan kebutuhan bisnis yang mendesak tertunda karena permintaan pembelian mengantre untuk disetujui selama berhari-hari, bahkan berminggu-minggu. Akibatnya, jadwal proyek dan kelancaran operasional terganggu, peluang penghematan terlewat, biaya pengiriman ekspres meningkat, dan pemangku kepentingan internal merasa frustrasi.

Proses permintaan pembelian menjadi langkah awal yang mengubah kebutuhan bisnis menjadi permintaan resmi. Hambatan pada tahap ini berdampak ke seluruh siklus Purchase to Pay, termasuk pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pemrosesan faktur. Dengan mengatasi inefisiensi ini, organisasi dapat mengadakan barang dan jasa dengan lebih efektif serta memaksimalkan nilai strategis investasi SAP S/4HANA.

Memahami alur permintaan pembelian dengan process mining

Process mining membantu Anda memahami dan memperbaiki proses Purchase to Pay - Requisition di SAP S/4HANA berdasarkan data, bukan asumsi atau cerita dari satu pihak. Teknologi ini menggunakan event log dari sistem SAP, terutama data dari tabel seperti EBAN (Purchase Requisition) dan EBKN (Purchase Requisition Account Assignment), untuk merekonstruksi perjalanan nyata setiap permintaan pembelian dari awal hingga akhir. Hasilnya berupa peta visual berbasis data yang menunjukkan bagaimana permintaan benar-benar diproses, langkah yang dilalui, dan titik terjadinya keterlambatan.

Anda dapat menganalisis KPI penting, seperti waktu siklus permintaan pembelian dari pembuatan hingga persetujuan akhir atau konversi menjadi pesanan pembelian. Anda juga dapat menemukan variasi proses, hambatan tersembunyi, dan penyimpangan dari alur yang direncanakan. Misalnya, process mining dapat menunjukkan apakah departemen atau jenis permintaan tertentu selalu membutuhkan waktu persetujuan lebih lama, atau apakah banyak permintaan berulang kali ditolak lalu diajukan kembali. Pola ini dapat menandakan masalah pada kualitas pengajuan awal atau kriteria persetujuan.

Menemukan area yang perlu diperbaiki

Analisis process mining yang terperinci atas data Purchase to Pay - Requisition biasanya mengungkap beberapa area penting untuk perbaikan:

• Menemukan hambatan: Ketahui langkah persetujuan atau pihak yang berulang kali menyebabkan keterlambatan. Apakah penyebabnya manajer tertentu, batas nilai tertentu, atau alur persetujuan yang rumit? Setelah mengetahui titik masalahnya, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat, seperti menyesuaikan matriks persetujuan atau memberikan pelatihan tambahan.
• Pengerjaan ulang dan pengalihan alur: Temukan permintaan yang sering ditolak, diubah, lalu diajukan kembali. Pengerjaan ulang ini sering menunjukkan persyaratan yang kurang jelas, data awal yang tidak lengkap, atau hierarki persetujuan yang membingungkan. Mengurangi pengerjaan ulang akan mempersingkat waktu siklus permintaan dan meningkatkan efisiensi.
• Celah kepatuhan: Periksa apakah proses mematuhi kebijakan pembelian internal dan ketentuan peraturan. Process mining dapat mendeteksi perubahan permintaan tanpa wewenang, persetujuan yang melewati prosedur standar, atau penyimpangan dalam penanganan permintaan mendesak. Dengan begitu, proses lebih mudah dipastikan patuh dan siap diaudit.
• Peluang otomatisasi: Temukan langkah manual atau tugas berulang dalam siklus permintaan yang dapat diotomatisasi, terutama melalui aplikasi SAP Fiori untuk pengelolaan permintaan. Otomatisasi dapat mengurangi kesalahan manusia, menghemat sumber daya, dan mempercepat pemrosesan.
• Mengoptimalkan variasi proses: Analisis berbagai jalur yang dilalui permintaan serupa. Bandingkan jalur yang efisien dengan yang kurang efisien untuk menemukan praktik terbaik dan menerapkan alur kerja paling efektif di seluruh organisasi, dengan memanfaatkan opsi konfigurasi SAP S/4HANA.

Hasil nyata bagi organisasi Anda

Perbaikan proses Purchase to Pay - Requisition berdasarkan temuan process mining dapat memberikan manfaat yang terukur:

• Waktu siklus lebih singkat: Percepat proses dari pembuatan permintaan hingga persetujuan dan pembuatan pesanan pembelian. Kebutuhan bisnis dapat dipenuhi lebih cepat dan waktu siklus Purchase to Pay secara keseluruhan berkurang.
• Penghematan biaya: Kurangi biaya pengiriman ekspres dan pemrosesan manual, serta optimalkan tingkat persediaan dengan memastikan pengadaan dilakukan tepat waktu. Pemrosesan permintaan yang efisien juga membantu organisasi memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.
• Kepatuhan yang lebih baik: Perkuat kepatuhan terhadap kontrol internal dan peraturan eksternal untuk mengurangi risiko audit dan meningkatkan tata kelola di lingkungan SAP S/4HANA.
• Efisiensi meningkat: Sederhanakan operasional, kurangi beban administrasi, dan beri tim pengadaan lebih banyak waktu untuk fokus pada strategi pemasok, bukan mengejar persetujuan atau memperbaiki kesalahan. Hasilnya, produktivitas dan alokasi sumber daya meningkat.
• Keputusan strategis yang lebih baik: Pahami pola pengadaan, perkiraan permintaan, dan kinerja pemasok dengan lebih baik agar strategi pembelian didukung informasi yang lebih akurat.

Memulai optimalisasi permintaan pembelian

Untuk mendapatkan manfaat ini dari proses Purchase to Pay - Requisition di SAP S/4HANA, mulailah dengan memahami kondisi proses saat ini. Process mining membantu Anda melihat operasional secara objektif berdasarkan data, bukan perkiraan. Dengan begitu, Anda dapat menentukan perubahan yang tepat dan berdampak nyata pada proses pengadaan. Gunakan templat dan panduan kami untuk menyiapkan analisis dengan cepat, menemukan hal penting, dan mulai memperbaiki proses permintaan pembelian agar lebih efisien dan patuh. Optimalkan proses untuk mempersingkat waktu siklus dan memaksimalkan manfaat investasi SAP S/4HANA.