Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Warum sollten Sie Ihren Bestellanforderungsprozess optimieren?

Ein effizienter Purchase-to-Pay-Prozess beginnt mit der Bestellanforderung. Gerade diese Phase in Ihrer SAP-S/4HANA-Umgebung ist entscheidend für die Effizienz des Einkaufs und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Ineffiziente Abläufe verursachen erhebliche Kosten, die sich oft in langen Durchlaufzeiten, manueller Nachbearbeitung und Compliance-Lücken verbergen. Stellen Sie sich vor, ein wichtiger Geschäftsbedarf verzögert sich, weil eine Bestellanforderung tagelang oder sogar wochenlang auf eine Freigabe wartet. Das beeinträchtigt nicht nur Projektzeitpläne und den laufenden Betrieb, sondern führt auch dazu, dass Einsparpotenziale ungenutzt bleiben, Expressversandkosten steigen und interne Beteiligte unzufrieden sind.

Mit der Bestellanforderung werden Geschäftsbedarfe erstmals in formelle Anfragen überführt. Verzögerungen in dieser Phase wirken sich auf den gesamten Purchase-to-Pay-Lebenszyklus aus, von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Rechnungsverarbeitung. Wenn Sie diese Ineffizienzen beheben, kann Ihr Unternehmen Waren und Dienstleistungen gezielter beschaffen und den strategischen Nutzen seiner SAP-S/4HANA-Investition steigern.

Wie Process Mining Abläufe bei Bestellanforderungen sichtbar macht

Process Mining bietet eine fundierte Möglichkeit, den Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen in SAP S/4HANA zu verstehen und zu verbessern. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, wertet Process Mining Event Logs aus Ihrem SAP-System aus. Dazu gehören beispielsweise Daten aus den Tabellen EBAN (Bestellanforderung) und EBKN (Kontierung der Bestellanforderung). So lässt sich der tatsächliche Ablauf jeder Bestellanforderung von Anfang bis Ende rekonstruieren. Die datengetriebene Prozessdarstellung zeigt, wie Anforderungen tatsächlich durch den Prozess laufen, welche Schritte stattfinden und wo Verzögerungen auftreten.

Damit können Sie wichtige Kennzahlen wie die Durchlaufzeit einer Bestellanforderung genau analysieren, von der Erstellung bis zur endgültigen Freigabe oder Umwandlung in eine Bestellung. Sie erkennen Prozessvarianten, entdecken verborgene Engpässe und finden Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob bestimmte Abteilungen oder Anforderungstypen regelmäßig längere Freigabezeiten haben oder ob viele Anforderungen wiederholt abgelehnt und erneut eingereicht werden. Das kann auf Mängel bei der Ersterfassung oder unklare Freigabekriterien hindeuten.

Wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen

Eine detaillierte Process-Mining-Analyse Ihrer Daten zu Bestellanforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess macht typischerweise mehrere wichtige Ansatzpunkte sichtbar:

• Engpässe erkennen: Finden Sie heraus, welche Freigabeschritte oder Personen regelmäßig Verzögerungen verursachen. Liegt es an einer bestimmten Führungskraft, einem Wertgrenzwert oder einem komplexen Freigabeweg? Wenn Sie die Ursachen kennen, können Sie gezielt gegensteuern, etwa durch angepasste Freigabematrizen oder zusätzliche Schulungen.
• Nacharbeit und Umleitungen aufdecken: Ermitteln Sie, wie oft Bestellanforderungen abgelehnt, geändert und erneut eingereicht werden. Solche Nacharbeit deutet häufig auf unklare Anforderungen, unvollständige Angaben oder eine schwer verständliche Freigabehierarchie hin. Weniger Nacharbeit verkürzt die Durchlaufzeit und verbessert die Effizienz.
• Compliance-Lücken prüfen: Überprüfen Sie, ob interne Einkaufsrichtlinien und regulatorische Vorgaben eingehalten werden. Process Mining erkennt unzulässige Änderungen an Bestellanforderungen, Freigaben außerhalb des Standardverfahrens und Abweichungen bei dringenden Anforderungen. So können Sie die Compliance und Auditfähigkeit Ihres Prozesses beurteilen.
• Automatisierungspotenziale finden: Ermitteln Sie manuelle oder wiederkehrende Aufgaben im Lebenszyklus einer Bestellanforderung, die sich automatisieren ließen, insbesondere in den SAP-Fiori-Apps für die Verwaltung von Bestellanforderungen. Das kann menschliche Fehler verringern, Ressourcen entlasten und die Bearbeitung beschleunigen.
• Prozessvarianten optimieren: Vergleichen Sie unterschiedliche Abläufe für ähnliche Bestellanforderungen. So erkennen Sie bewährte Vorgehensweisen und können den effizientesten Workflow unternehmensweit standardisieren. Dabei lassen sich die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von SAP S/4HANA berücksichtigen.

Messbare Ergebnisse für Ihr Unternehmen

Verbesserungen auf Basis der Erkenntnisse aus dem Process Mining für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess bei Bestellanforderungen können messbare Vorteile bringen:

• Kürzere Durchlaufzeiten: Beschleunigen Sie den Weg von der Erstellung einer Bestellanforderung über ihre Freigabe bis zur anschließenden Bestellung. So können Sie Geschäftsbedarfe schneller erfüllen und die gesamte Durchlaufzeit im Purchase-to-Pay-Prozess verkürzen.
• Kosteneinsparungen: Senken Sie Expressversandkosten und Aufwände für die manuelle Bearbeitung. Eine bedarfsgerechte Beschaffung trägt außerdem dazu bei, Bestände zu optimieren und Skonti für frühzeitige Zahlungen zu nutzen.
• Bessere Compliance: Stärken Sie die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften. Das verringert Prüfungsrisiken und verbessert die Governance in Ihrer SAP-S/4HANA-Umgebung.
• Höhere Effizienz: Vereinfachen Sie Abläufe, verringern Sie den Verwaltungsaufwand und geben Sie den Einkaufsteams mehr Zeit für die strategische Beschaffung, statt Freigaben nachzuverfolgen oder Fehler zu korrigieren. Das steigert die Produktivität und verbessert die Ressourcenverteilung.
• Fundiertere strategische Entscheidungen: Gewinnen Sie detailliertere Erkenntnisse zu Beschaffungsmustern, Bedarfsprognosen und Lieferantenleistung. Diese Informationen unterstützen fundiertere Einkaufsstrategien.

So starten Sie mit der Optimierung von Bestellanforderungen

Um diese Vorteile für Bestellanforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess von SAP S/4HANA zu erreichen, sollten Sie zunächst den aktuellen Ablauf verstehen. Process Mining ersetzt Vermutungen durch eine objektive, datengetriebene Sicht auf Ihre Abläufe. So können Sie gezielte Änderungen vornehmen, die Ihre Beschaffung tatsächlich verbessern. Mit unserem Template und der Anleitung richten Sie Ihre Analyse ein, erkennen wichtige Erkenntnisse und beginnen mit der Optimierung eines effizienten und regelkonformen Prozesses für Bestellanforderungen. Optimieren Sie Ihre Prozesse, um Durchlaufzeiten zu verkürzen und den Nutzen Ihrer SAP-S/4HANA-Investition zu steigern.