Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Warum sollten Sie Ihren Purchase-Requisition-Prozess optimieren?

Die Optimierung von Purchase to Pay, insbesondere der Phase Purchase Requisition, in Ihrer SAP-S/4HANA-Umgebung ist entscheidend für die Effizienz des Einkaufs und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Ineffiziente Requisitionsprozesse verursachen erhebliche Kosten, die sich häufig in langen Durchlaufzeiten, manueller Nacharbeit und Compliance-Lücken verbergen. Stellen Sie sich vor, ein wichtiger Geschäftsbedarf verzögert sich, weil eine Purchase Requisition tagelang oder sogar wochenlang in einer Genehmigungswarteschlange feststeckt. Das beeinträchtigt nicht nur Projektzeitpläne und die operative Kontinuität, sondern führt auch zu entgangenen Einsparungen, höheren Kosten für Expresslieferungen und frustrierten internen Beteiligten.

Der Requisitionsprozess bildet die Grundlage, auf der Geschäftsbedarfe in formelle Anfragen überführt werden. Jede Verzögerung an dieser Stelle wirkt sich auf den gesamten Purchase-to-Pay-Lebenszyklus aus, von der Erstellung der Bestellung über den Wareneingang bis zur Rechnungsverarbeitung. Wenn Sie diese Ineffizienzen gezielt beseitigen, verbessern Sie die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Waren und Dienstleistungen wirksam zu beschaffen. So schöpfen Sie den strategischen Wert Ihrer SAP-S/4HANA-Investition besser aus.

Wie Process Mining Requisitions-Workflows sichtbar macht

Process Mining bietet einen besonders präzisen Ansatz, um Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Purchase Requisitions in SAP S/4HANA zu verstehen und zu verbessern. Statt sich auf Annahmen oder Einzelbeobachtungen zu verlassen, verwendet Process Mining Event Logs aus Ihrem SAP-System, insbesondere Daten aus Tabellen wie EBAN (Purchase Requisition) und EBKN (Purchase Requisition Account Assignment), um den tatsächlichen End-to-End-Verlauf jeder Purchase Requisition zu rekonstruieren. So entsteht eine visuelle, datengetriebene Abbildung Ihres Prozesses. Sie zeigt, wie Requisitions tatsächlich durch den Prozess laufen, welche Schritte ausgeführt werden und an welchen Stellen Verzögerungen entstehen.

Mit dieser Technologie analysieren Sie zentrale Leistungskennzahlen wie die Durchlaufzeit einer Requisition, von der Erstellung bis zur endgültigen Genehmigung oder Umwandlung in eine Bestellung. Sie erkennen Varianten, machen verborgene Engpässe sichtbar und identifizieren Abweichungen vom vorgesehenen Prozessablauf. Process Mining kann beispielsweise zeigen, ob bestimmte Abteilungen oder Requisitionstypen regelmäßig längere Genehmigungszeiten aufweisen oder ob zahlreiche Requisitions wiederholt abgelehnt und erneut eingereicht werden. Das deutet auf Probleme bei der Qualität der ursprünglichen Eingaben oder bei den Genehmigungskriterien hin.

Zentrale Verbesserungsbereiche erkennen

Eine detaillierte Process-Mining-Analyse Ihrer Purchase-to-Pay-Daten für Purchase Requisitions macht typischerweise mehrere kritische Verbesserungsbereiche sichtbar:

• Engpässe identifizieren: Ermitteln Sie konkrete Genehmigungsschritte oder Personen, die regelmäßig Verzögerungen verursachen. Ist es eine bestimmte Führungskraft, ein bestimmter Wertgrenzwert oder ein komplexer Genehmigungs-Workflow, der Requisitions ausbremst? Mit diesem Wissen können Sie gezielt gegensteuern, etwa durch angepasste Genehmigungsmatrizen oder zusätzliche Schulungen.
• Nacharbeit und Umleitung: Erkennen Sie Fälle, in denen Requisitions häufig abgelehnt, geändert und erneut eingereicht werden. Solche Nacharbeit weist oft auf unklare Anforderungen, unvollständige Ausgangsdaten oder eine schwer verständliche Genehmigungshierarchie hin. Weniger Nacharbeit verkürzt die gesamte Durchlaufzeit und steigert die Effizienz.
• Compliance-Lücken: Prüfen Sie die Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien und regulatorischer Anforderungen. Process Mining erkennt nicht autorisierte Änderungen an Requisitions, Genehmigungen außerhalb der Standardverfahren oder Abweichungen bei der Bearbeitung dringender Requisitions. Damit bleibt Ihr Prozess konform und auditierbar.
• Automatisierungsmöglichkeiten: Identifizieren Sie manuelle Schritte und wiederkehrende Aufgaben im Lebenszyklus einer Requisition, die sich automatisieren lassen, insbesondere in den SAP-Fiori-Apps für das Requisitionsmanagement. Das reduziert menschliche Fehler, entlastet Ihre Mitarbeitenden und beschleunigt die Bearbeitung.
• Prozessvarianten optimieren: Analysieren Sie unterschiedliche Prozesspfade für vergleichbare Requisitions. Durch den Vergleich effizienter und weniger effizienter Pfade erkennen Sie Best Practices und können den wirksamsten Workflow in Ihrer Organisation standardisieren. Dabei profitieren Sie von den flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von SAP S/4HANA.

Messbare Ergebnisse für Ihre Organisation erzielen

Verbesserungen auf Basis von Process-Mining-Erkenntnissen in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess für Purchase Requisitions führen zu deutlichen, messbaren Vorteilen:

• Durchlaufzeit verkürzen: Beschleunigen Sie den Weg von der Erstellung der Requisition über die Genehmigung bis zur anschließenden Bestellung. So werden Geschäftsbedarfe schneller erfüllt und die gesamte Purchase-to-Pay-Durchlaufzeit sinkt.
• Kosten senken: Reduzieren Sie Gebühren für Expresslieferungen und Kosten der manuellen Bearbeitung. Optimieren Sie außerdem Ihre Bestände durch rechtzeitige Beschaffung. Eine effiziente Requisitionsbearbeitung erleichtert auch die Nutzung von Skonti.
• Compliance verbessern: Stärken Sie die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften. Das senkt Auditrisiken und verbessert die Governance in Ihrer SAP-S/4HANA-Umgebung.
• Effizienz steigern: Vereinfachen Sie Abläufe, verringern Sie den Verwaltungsaufwand und geben Sie Einkaufsteams mehr Zeit für strategische Beschaffung, statt Genehmigungen nachzuverfolgen oder Fehler zu korrigieren. Das steigert die Produktivität und verbessert die Ressourcenverteilung.
• Strategische Entscheidungen verbessern: Gewinnen Sie tiefere Erkenntnisse über Beschaffungsmuster, Bedarfsprognosen und Lieferantenleistung. So entwickeln Sie fundiertere Einkaufsstrategien.

Mit der Optimierung von Purchase Requisitions beginnen

Um diese Vorteile für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess mit Purchase Requisitions in SAP S/4HANA zu realisieren, müssen Sie zunächst den aktuellen Zustand verstehen. Process Mining ersetzt Vermutungen durch eine objektive, datengetriebene Sicht auf Ihre Abläufe. Dadurch können Sie gezielte und wirksame Änderungen umsetzen, die Ihre Beschaffung nachhaltig verbessern. Erfahren Sie, wie unser Template und unsere Anleitung Sie beim schnellen Aufbau Ihrer Analyse unterstützen, wichtige Erkenntnisse sichtbar machen und den Weg zu einem optimierten und Compliance-konformen Requisitionsprozess ebnen. Mit Prozessoptimierung verkürzen Sie Durchlaufzeiten und steigern den Nutzen Ihrer SAP-S/4HANA-Investition.