Verbeter je inkoop-tot-betalingproces voor aanvragen

Waarom het inkoopaanvraagproces optimaliseren?

Een efficiënt Purchase to Pay-proces begint bij de aanvraagfase. In SAP S/4HANA heeft die fase veel invloed op de inkoop en de financiële gezondheid van je organisatie. Inefficiënte aanvraagprocessen leiden tot hoge kosten, die vaak verborgen blijven in lange doorlooptijden, handmatig herstelwerk en tekortkomingen in de compliance. Stel dat een belangrijke bedrijfsbehoefte vertraging oploopt omdat een inkoopaanvraag dagen of zelfs weken in een goedkeuringswachtrij blijft hangen. Dat raakt niet alleen de projectplanning en de continuïteit van de bedrijfsvoering, maar leidt ook tot gemiste besparingen, hogere kosten voor spoedleveringen en frustratie bij interne betrokkenen.

In het aanvraagproces worden bedrijfsbehoeften omgezet in formele aanvragen. Problemen in deze fase werken door in het hele Purchase to Pay-proces en raken ook het aanmaken van inkooporders, de goederenontvangst en de factuurverwerking. Door deze inefficiënties aan te pakken, kan je organisatie goederen en diensten effectiever inkopen en meer waarde halen uit de investering in SAP S/4HANA.

Hoe process mining inzicht geeft in aanvraagprocessen

Met process mining krijg je een helder beeld van het Purchase to Pay-proces, van aanvraag tot inkooporder, in SAP S/4HANA. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, gebruikt process mining event logs uit je SAP-systeem. Daarbij kan het gegevens gebruiken uit tabellen zoals EBAN (Purchase Requisition) en EBKN (Purchase Requisition Account Assignment) om het werkelijke verloop van elke inkoopaanvraag in kaart te brengen. Zo zie je op basis van data hoe aanvragen door het proces gaan, welke stappen worden gezet en waar vertraging ontstaat.

Je kunt belangrijke prestatie-indicatoren analyseren, zoals de doorlooptijd van een aanvraag vanaf het aanmaken tot de definitieve goedkeuring of omzetting in een inkooporder. Ook kun je varianten en verborgen bottlenecks opsporen en afwijkingen van het beoogde procesverloop vinden. Zo wordt bijvoorbeeld zichtbaar of bepaalde afdelingen of typen aanvragen steeds langer op goedkeuring wachten, of dat veel aanvragen herhaaldelijk worden afgewezen en opnieuw ingediend. Dat kan wijzen op problemen met de kwaliteit van de oorspronkelijke aanvraag of met de goedkeuringscriteria.

Waar verbeteringen mogelijk zijn

Een analyse met process mining van de Purchase to Pay-aanvraagdata brengt vaak een aantal verbeterpunten aan het licht:

• Bottlenecks opsporen: Vind specifieke goedkeuringsstappen of personen die steeds voor vertraging zorgen. Ligt het aan een bepaalde manager, een drempelbedrag of een ingewikkelde goedkeuringsroute? Als je weet waar het misgaat, kun je gericht ingrijpen, bijvoorbeeld door goedkeuringsmatrices aan te passen of extra training te geven.
• Herstelwerk en omleidingen: Ontdek welke aanvragen vaak worden afgewezen, aangepast en opnieuw ingediend. Dit kan wijzen op onduidelijke eisen, ontbrekende gegevens of een verwarrende goedkeuringshiërarchie. Minder herstelwerk verkort de totale doorlooptijd van aanvragen en maakt het proces efficiënter.
• Tekortkomingen in compliance: Controleer of het proces voldoet aan intern inkoopbeleid en wettelijke eisen. Process mining kan ongeoorloofde wijzigingen, goedkeuringen buiten de standaardprocedure en afwijkingen bij spoedaanvragen opsporen. Zo zie je of het proces aan de regels voldoet en auditeerbaar is.
• Kansen voor automatisering: Breng handmatige stappen en terugkerende taken in het aanvraagproces in kaart die mogelijk te automatiseren zijn, bijvoorbeeld in de SAP Fiori-apps voor aanvraagbeheer. Dat beperkt menselijke fouten, maakt bronnen vrij en versnelt de verwerking.
• Procesvarianten verbeteren: Vergelijk verschillende routes voor vergelijkbare aanvragen. Door efficiënte routes naast minder efficiënte te leggen, ontdek je goede werkwijzen en kun je de effectiefste workflow in de hele organisatie standaardiseren met de flexibele configuratiemogelijkheden van SAP S/4HANA.

Concrete resultaten voor je organisatie

Verbeteringen op basis van process mining voor het Purchase to Pay-aanvraagproces leveren meetbare voordelen op:

• Kortere doorlooptijd: Verkort de tijd tussen het aanmaken en goedkeuren van een aanvraag en het aanmaken van de bijbehorende inkooporder. Zo worden bedrijfsbehoeften sneller vervuld en neemt ook de totale doorlooptijd van Purchase to Pay af.
• Lagere kosten: Beperk kosten voor spoedleveringen en handmatige verwerking. Tijdige inkoop helpt ook om voorraadniveaus te optimaliseren en kortingen voor vroege betaling te benutten.
• Betere compliance: Zorg dat interne controles en externe regelgeving beter worden nageleefd. Dat beperkt auditrisico’s en verbetert de governance in SAP S/4HANA.
• Efficiëntere bedrijfsvoering: Verminder administratief werk, zodat inkoopteams zich kunnen richten op strategische inkoop in plaats van goedkeuringen na te jagen of fouten te herstellen. Dat verhoogt de productiviteit en helpt om bronnen beter in te zetten.
• Betere strategische beslissingen: Krijg meer zicht op inkooppatronen, vraagprognoses en leveranciersprestaties. Daarmee kun je beter onderbouwde inkoopkeuzes maken.

Aan de slag met het optimaliseren van inkoopaanvragen

Om deze voordelen te behalen, begin je met inzicht in de huidige situatie van het Purchase to Pay-aanvraagproces in SAP S/4HANA. Met process mining vervang je giswerk door een objectief beeld op basis van data. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren in je inkoopproces. Met onze template en handleiding zet je de analyse snel op, vind je belangrijke inzichten en werk je toe naar een efficiënt aanvraagproces dat aan de regels voldoet. Optimaliseer het proces om de doorlooptijd te verkorten en meer uit je investering in SAP S/4HANA te halen.