Verbeter je Purchase to Pay-aanvraagproces

Waarom je inkoopaanvraagproces optimaliseren?

Het optimaliseren van Purchase to Pay, specifiek de fase Requisition, binnen je SAP S/4HANA-omgeving is belangrijk voor efficiënte inkoop en een gezonde financiële bedrijfsvoering. Inefficiënte aanvraagprocessen leiden tot hoge kosten. Die blijven vaak verborgen in lange doorlooptijden, handmatig herstelwerk en complianceproblemen. Stel je voor dat een belangrijke bedrijfsbehoefte vertraging oploopt omdat een purchase requisition dagen of zelfs weken in een goedkeuringswachtrij blijft hangen. Dat heeft niet alleen gevolgen voor projectplanningen en de continuïteit van je bedrijfsvoering, maar leidt ook tot gemiste besparingen, hogere kosten voor spoedleveringen en frustratie bij interne belanghebbenden.

Het aanvraagproces is de basisstap waarin bedrijfsbehoeften worden vertaald naar formele aanvragen. Elke vertraging werkt door in de hele Purchase to Pay-cyclus en raakt ook het aanmaken van purchase orders, goederenontvangst en factuurverwerking. Door deze inefficiënties aan te pakken, vergroot je het vermogen van je organisatie om goederen en diensten effectief in te kopen. Zo haal je meer strategische waarde uit je SAP S/4HANA-investering.

Hoe process mining inzicht geeft in aanvraagworkflows

Process mining biedt een praktische manier om je Purchase to Pay - Requisition-proces in SAP S/4HANA te begrijpen en te verbeteren. In plaats van af te gaan op aannames of losse voorbeelden, gebruikt process mining event logs uit je SAP-systeem. Denk aan data uit tabellen zoals EBAN (Purchase Requisition) en EBKN (Purchase Requisition Account Assignment). Daarmee wordt de werkelijke end-to-end route van elke purchase requisition gereconstrueerd. Je krijgt een visuele kaart op basis van data, die laat zien hoe aanvragen echt door het proces gaan, welke stappen worden uitgevoerd en waar vertraging ontstaat.

Je kunt belangrijke KPI's nauwkeurig analyseren, zoals de doorlooptijd van een aanvraag, van aanmaak tot definitieve goedkeuring of omzetting naar een purchase order. Je ziet procesvarianten, ontdekt verborgen knelpunten en brengt afwijkingen van de beoogde procesflow in kaart. Zo kan process mining laten zien of bepaalde afdelingen of typen aanvragen structureel langer op goedkeuring wachten. Ook wordt zichtbaar of veel aanvragen steeds opnieuw worden afgewezen en ingediend, wat kan wijzen op problemen met de kwaliteit van de eerste aanvraag of met de goedkeuringscriteria.

Belangrijkste verbeterpunten in kaart brengen

Een grondige process mining-analyse van je Purchase to Pay - Requisition-data brengt vaak de volgende verbeterpunten aan het licht:

• Knelpunten identificeren: Breng specifieke goedkeuringsstappen of personen in kaart die structureel vertraging veroorzaken. Gaat het om een bepaalde manager, een specifieke waardedrempel of een complexe goedkeuringsworkflow? Als je dit weet, kun je gericht ingrijpen, bijvoorbeeld door goedkeuringsmatrices aan te passen of extra training te geven.
• Herstelwerk en omleidingen: Ontdek waar aanvragen vaak worden afgewezen, aangepast en opnieuw ingediend. Dit herstelwerk wijst vaak op onduidelijke vereisten, ontbrekende gegevens of een onduidelijke goedkeuringshiërarchie. Minder herstelwerk verkort de totale doorlooptijd van aanvragen en maakt het proces efficiënter.
• Complianceproblemen: Controleer of interne inkooprichtlijnen en wettelijke eisen worden gevolgd. Process mining detecteert ongeautoriseerde wijzigingen, goedkeuringen buiten de standaardprocedure en afwijkingen in de afhandeling van spoedaanvragen. Zo blijft je proces compliant en controleerbaar.
• Kansen voor automatisering: Identificeer handmatige stappen en terugkerende taken in de levenscyclus van een aanvraag die je kunt automatiseren, vooral in de SAP Fiori-apps voor aanvraagbeheer. Dat vermindert menselijke fouten, maakt capaciteit vrij en versnelt de verwerking.
• Procesvarianten optimaliseren: Analyseer verschillende procesroutes voor vergelijkbare aanvragen. Door efficiënte en minder efficiënte routes te vergelijken, ontdek je best practices. Die kun je vervolgens organisatiebreed toepassen met de flexibele configuratiemogelijkheden van SAP S/4HANA.

Concrete resultaten voor je organisatie

Verbeteringen op basis van process mining-inzichten in je Purchase to Pay - Requisition-proces leveren meetbare voordelen op:

• Kortere doorlooptijden: Versnel de tijd van het aanmaken van een aanvraag tot goedkeuring en het aanmaken van de bijbehorende purchase order. Zo worden bedrijfsbehoeften sneller ingevuld en verkort je ook de totale Purchase to Pay-doorlooptijd.
• Kostenbesparing: Beperk kosten voor spoedleveringen, verlaag de kosten van handmatige verwerking en optimaliseer voorraadniveaus door inkoopacties op tijd uit te voeren. Efficiënte verwerking van aanvragen helpt ook om kortingen voor vroege betaling te benutten.
• Betere compliance: Versterk de naleving van interne controles en externe regelgeving. Daarmee beperk je auditrisico's en verbeter je de governance binnen je SAP S/4HANA-omgeving.
• Efficiëntere bedrijfsvoering: Verminder administratieve belasting en geef inkoopteams ruimte voor strategische sourcing in plaats van het najagen van goedkeuringen of herstellen van fouten. Dat verhoogt de productiviteit en zorgt voor een betere inzet van capaciteit.
• Betere strategische beslissingen: Krijg meer inzicht in inkooppatronen, vraagvoorspellingen en leveranciersprestaties. Zo kun je je inkoopstrategie beter onderbouwen.

Aan de slag met het optimaliseren van purchase requisitions

Deze voordelen voor je Purchase to Pay - Requisition-proces in SAP S/4HANA beginnen met inzicht in de huidige situatie. Met process mining ga je verder dan aannames en krijg je een objectief overzicht van je bedrijfsvoering op basis van data. Daarmee kun je gerichte verbeteringen doorvoeren die je inkoopproces echt veranderen. Bekijk hoe onze template en begeleiding je helpen om snel een analyse op te zetten, belangrijke inzichten te vinden en te werken aan een efficiënt en compliant aanvraagproces. Kies voor procesoptimalisatie om doorlooptijden te verkorten en meer uit je SAP S/4HANA-investering te halen.