> Perbaikan proses berkelanjutan > Purchase to Pay Pemrosesan Faktur > SAP ECC

Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran, pemrosesan faktur

Temukan peluang meningkatkan efisiensi pemrosesan faktur SAP ECC dengan panduan 6 langkah kami.
Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran, pemrosesan faktur
Purchase to Pay - Pemrosesan Faktur
SAP ECC

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(12)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(4)

Optimalkan Pemrosesan Faktur SAP ECC agar Lebih Efisien

Pemrosesan faktur sering menyebabkan keterlambatan dan masalah kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan titik inefisiensi secara tepat, mulai dari entri data awal hingga pembayaran akhir. Temukan peluang untuk menyederhanakan alur kerja, mengurangi pekerjaan manual, dan memastikan vendor dibayar tepat waktu.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP ECC?

Proses Purchase to Pay - Invoice Processing yang efisien menjadi dasar pengelolaan keuangan yang baik dan hubungan yang kuat dengan vendor. Di lingkungan ERP yang kompleks seperti SAP ECC, pemrosesan faktur sering melibatkan banyak langkah manual, hierarki persetujuan yang beragam, dan integrasi dengan berbagai modul seperti FI-GL. Kerumitan ini dapat memicu hambatan, memperpanjang waktu siklus, dan meningkatkan biaya operasional. Organisasi kerap menghadapi persetujuan faktur yang terlambat, ketidaksesuaian antara faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang, serta pelanggaran kebijakan internal atau persyaratan peraturan.

Dampak biaya dari pemrosesan faktur yang tidak efisien tidak terbatas pada biaya tenaga kerja langsung. Dampaknya juga mencakup diskon pembayaran awal yang terlewat, denda keterlambatan, meningkatnya permintaan informasi dari vendor, bahkan hubungan dengan pemasok yang memburuk. Semua ini memengaruhi modal kerja dan arus kas. Mengoptimalkan proses penting ini di SAP ECC bukan sekadar mempercepat pekerjaan. Akurasi, kepatuhan, dan kendali keuangan yang strategis juga perlu dijaga. Dengan memahami perjalanan setiap faktur, Anda dapat menghemat biaya secara signifikan dan meningkatkan kinerja Purchase to Pay secara keseluruhan.

Cara process mining memperjelas alur kerja faktur di SAP ECC

Process mining membantu Anda memahami proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP ECC berdasarkan data. Anda tidak perlu mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak. process mining mengambil data log peristiwa langsung dari sistem SAP ECC, khususnya dari tabel seperti BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1, dan SKB1. Data ini kemudian digunakan untuk menyusun dan menampilkan alur proses yang benar-benar terjadi, dari saat faktur diterima hingga pembayaran dilakukan.

Dengan cara ini, Anda dapat melihat lebih dari sekadar laporan standar dan memahami variasi proses, pengulangan pekerjaan, serta hambatan penting yang mungkin tersembunyi di sistem. Anda dapat mengetahui di mana faktur tertahan, siapa yang terlibat dalam keterlambatan, dan variasi proses mana yang memiliki waktu siklus paling lama. process mining memberikan gambaran objektif dari awal hingga akhir. Anda dapat menemukan inefisiensi dan penyimpangan kepatuhan dengan jelas, lalu menentukan langkah untuk memperbaiki Purchase to Pay - Invoice Processing.

Area utama untuk perbaikan Purchase to Pay - Invoice Processing

Analisis pemrosesan faktur SAP ECC dengan process mining biasanya mengungkap beberapa area yang dapat dioptimalkan:

  • Pencatatan dan entri data faktur: Temukan keterlambatan atau kesalahan yang terjadi saat data faktur pertama kali dicatat. Dengan mengetahui bagian yang paling banyak menyita waktu untuk pekerjaan manual, Anda dapat melihat peluang otomatisasi atau integrasi yang lebih baik.
  • Pencocokan dan penyelesaian ketidaksesuaian: Temukan penyebab paling umum ketidakcocokan antara faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang. Analisis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian ini dan cari cara untuk menyederhanakan langkah penting tersebut.
  • Hambatan dalam alur kerja persetujuan: Lihat seluruh hierarki persetujuan dan temukan orang, departemen, atau tahap persetujuan tertentu yang berulang kali menyebabkan keterlambatan. Temuan ini membantu Anda meninjau kembali batas persetujuan, aturan perutean, atau kebutuhan pelatihan.
  • Pengelolaan blokir pembayaran: Pahami seberapa sering blokir pembayaran terjadi dan berapa lama blokir tersebut berlangsung. Analisis penyebab blokir dan efektivitas proses pembukaannya agar pembayaran dapat dilakukan tepat waktu.
  • Identifikasi kepatuhan dan pengerjaan ulang: Temukan penyimpangan dari prosedur operasi standar atau aturan kepatuhan. Identifikasi pengerjaan ulang, intervensi manual, atau langkah proses tanpa izin yang menambah biaya dan risiko.

Hasil yang dapat diukur

Perbaikan yang ditemukan melalui process mining pada proses Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP ECC dapat memberikan manfaat nyata dan terukur:

  • Waktu siklus pemrosesan faktur lebih singkat: Pangkas waktu dari penerimaan faktur hingga pembayaran akhir, sering kali hingga 30% atau lebih, sehingga proses penutupan dapat berlangsung lebih cepat.
  • Biaya pemrosesan lebih rendah: Kurangi pekerjaan manual dan pengerjaan ulang, serta hilangkan inefisiensi untuk menghemat biaya setiap kali faktur diproses.
  • Kepatuhan lebih baik dan risiko berkurang: Tingkatkan kepatuhan terhadap kontrol internal dan persyaratan peraturan untuk mengurangi risiko audit dan denda keuangan.
  • Hubungan dengan vendor lebih baik: Bangun hubungan yang lebih kuat dengan membayar tepat waktu dan mengurangi perselisihan, serta berpeluang mendapatkan persyaratan yang lebih baik.
  • Modal kerja lebih optimal: Maksimalkan diskon pembayaran awal dan kelola arus kas dengan lebih baik untuk mendukung kesehatan keuangan organisasi.
  • Proses lebih transparan: Dapatkan gambaran lengkap tentang kinerja pemrosesan faktur agar Anda dapat memantau dan memperbaikinya secara berkelanjutan.

Memulai optimalisasi pemrosesan faktur P2P

Mengoptimalkan Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP ECC tidak harus rumit. Dengan process mining, Anda mendapatkan alat dan wawasan untuk melakukan analisis menyeluruh. Mulailah dengan menghubungkan data SAP ECC dan menggunakan templat process mining khusus ini untuk melihat kondisi saat ini, menemukan hambatan utama, dan mengidentifikasi langkah nyata untuk mengurangi waktu siklus Purchase to Pay - Invoice Processing. Mulai perbaiki alur kerja faktur Anda hari ini untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan di seluruh proses Purchase to Pay.

Purchase to Pay - Pemrosesan Faktur verifikasi faktur Tim utang usaha pencocokan 3 arah persetujuan faktur ketentuan pembayaran pembayaran vendor utang usaha manajemen kepatuhan Procure to Pay P2P Manajemen Pemasok Pencocokan Faktur

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan dalam alur kerja persetujuan faktur sering menyebabkan pembayaran terlambat, merusak hubungan dengan vendor, dan berpotensi menimbulkan denda keterlambatan. Hambatan ini mengikat modal kerja dan membuat proses Purchase to Pay menjadi kurang efisien. ProcessMind menganalisis aktivitas persetujuan dan menemukan pemberi persetujuan atau langkah tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat mengoptimalkan alur kerja secara terarah di SAP ECC.

Perbedaan antara faktur dan pesanan pembelian, seperti jumlah atau harga, memicu intervensi manual dan pengerjaan ulang. Hal ini menyita banyak waktu tim utang usaha, memperpanjang siklus pemrosesan, dan meningkatkan risiko kesalahan pembayaran di SAP ECC. ProcessMind menunjukkan di mana dan mengapa ketidakcocokan terjadi dalam Purchase to Pay - Invoice Processing, serta menyoroti penyebab utamanya, seperti pembuatan pesanan pembelian yang keliru atau masalah penerimaan barang.

Entri manual saat mencatat data faktur meningkatkan risiko kesalahan manusia. Akibatnya, pencatatan transaksi bisa keliru, rekonsiliasi bermasalah, dan koreksi manual diperlukan. Kesalahan ini mengurangi akurasi keuangan dan membuat tim utang usaha di SAP ECC harus menghabiskan waktu untuk pengerjaan ulang. ProcessMind menunjukkan di mana dan seberapa sering kesalahan pencatatan data terjadi, serta menemukan titik entri atau kelompok pengguna yang memerlukan pelatihan atau otomatisasi dalam proses Purchase to Pay.

Penyimpangan dari kebijakan perusahaan atau persyaratan peraturan saat memproses faktur dapat membuat organisasi terkena denda, audit, dan kerusakan reputasi. Di lingkungan SAP ECC, setiap langkah dari penerimaan hingga pembayaran harus mematuhi standar. ProcessMind mendeteksi langkah proses yang melewati tahap persetujuan atau melanggar pemisahan tugas. Anda mendapatkan jejak audit yang jelas dan wawasan untuk menegakkan kepatuhan dalam Purchase to Pay - Invoice Processing.

Faktur yang terkena blokir pembayaran, baik karena ketidaksesuaian maupun alasan lain, sering dibiarkan tanpa penyelesaian dalam waktu lama. Akibatnya, tenggat pembayaran terlewat, hubungan dengan vendor memburuk, dan denda keterlambatan dapat timbul. Hal ini juga memengaruhi pengelolaan arus kas di SAP ECC. ProcessMind melacak siklus blokir pembayaran, menemukan alasan umum blokir, pihak yang bertanggung jawab membukanya, dan rata-rata waktu penyelesaian. Dengan begitu, Anda dapat mempercepat penyelesaian dalam proses Purchase to Pay.

Tanpa gambaran yang jelas tentang seluruh perjalanan pemrosesan faktur, Anda akan kesulitan menemukan hambatan sebenarnya, memahami alokasi sumber daya, atau mengukur efisiensi secara keseluruhan. Kurangnya transparansi ini menghambat pengambilan keputusan berbasis data dan upaya perbaikan di SAP ECC. ProcessMind menyusun kembali alur Purchase to Pay - Invoice Processing yang benar-benar terjadi, termasuk semua variasi dan penyimpangannya. Anda mendapatkan wawasan terperinci tentang setiap langkah, dari penerimaan faktur hingga pembayaran.

Banyaknya penanganan manual, pengulangan pekerjaan, dan waktu siklus yang panjang meningkatkan biaya pemrosesan setiap faktur. Biaya tersembunyi ini mengurangi keuntungan dan menunjukkan adanya inefisiensi di fungsi utang usaha SAP ECC. ProcessMind mengukur dampak biaya dari berbagai penyimpangan proses dan langkah manual dalam Purchase to Pay - Invoice Processing. Anda dapat menemukan area yang perlu diotomatisasi atau disederhanakan untuk mengurangi biaya operasional.

Jika faktur tidak diproses tepat waktu, organisasi sering kehilangan diskon tunai yang ditawarkan vendor untuk pembayaran lebih awal. Ini berarti potensi penghematan hilang dan pengelolaan modal kerja terdampak, terutama di lingkungan SAP ECC. ProcessMind menyoroti faktur yang tidak dibayar dalam periode diskon dan menemukan keterlambatan proses yang menghalangi pembayaran tepat waktu dalam Purchase to Pay, seperti hambatan persetujuan atau masalah pencocokan.

Penerapan atau pemenuhan persyaratan pembayaran yang berbeda-beda antarvendor atau transaksi dapat membuat pola pembayaran tidak konsisten. Hal ini berisiko merusak hubungan dengan vendor atau menghambat arus kas. Penerapan standar penting untuk operasional keuangan yang efisien di SAP ECC. ProcessMind menunjukkan perbedaan antara jadwal pembayaran dan persyaratan yang ditetapkan. Anda dapat menemukan pembayaran yang dilakukan terlalu cepat atau terlambat, serta penyebab penyimpangan tersebut dalam Purchase to Pay.

Pembagian tugas yang tidak merata atau hambatan pada tahap pemrosesan tertentu dapat membuat sebagian anggota tim kewalahan, sementara yang lain kurang dimanfaatkan. Ketidakseimbangan ini memengaruhi produktivitas karyawan dan efisiensi tim utang usaha SAP ECC secara keseluruhan. ProcessMind menganalisis durasi aktivitas dan penugasan sumber daya untuk menemukan ketimpangan beban kerja dan peluang mengoptimalkan alokasi sumber daya dalam Purchase to Pay - Invoice Processing.

Faktur sering memerlukan banyak intervensi manual, mulai dari validasi data awal hingga beberapa putaran persetujuan atau koreksi kesalahan. Setiap penanganan manual menambah waktu dan biaya pemrosesan, meningkatkan risiko kesalahan, serta mengurangi peluang otomatisasi di SAP ECC. ProcessMind memetakan semua aktivitas manual dan pengulangan pekerjaan, lalu mengukur frekuensi serta dampaknya. Dengan begitu, Anda dapat menemukan aktivitas yang paling tepat untuk diotomatisasi dan menyederhanakan proses Purchase to Pay - Invoice Processing.

Saat pemrosesan faktur terlambat, penyebab atau pihak yang bertanggung jawab sering sulit diketahui tanpa penyelidikan manual di berbagai sistem dan log. Tanpa analisis akar masalah yang jelas, organisasi sulit menyelesaikan masalah secara efektif dan melakukan perbaikan berkelanjutan di SAP ECC. ProcessMind mengisolasi aktivitas dan atribut yang terjadi sebelum keterlambatan, sehingga Anda mendapatkan bukti berbasis data tentang penyebab pemrosesan faktur yang lambat dalam siklus Purchase to Pay.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini berfokus pada pemangkasan waktu sejak faktur diterima hingga disetujui. Hal ini berdampak langsung pada ketepatan waktu pembayaran kepada vendor dan modal kerja. Persetujuan yang lambat dapat membuat organisasi kehilangan diskon tunai dan merusak hubungan dengan vendor, sekaligus meningkatkan biaya operasional. Jika tujuan ini tercapai, faktur akan melewati alur kerja Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP ECC dengan lebih cepat, sehingga waktu siklus berkurang dan efisiensi meningkat. Memangkas waktu siklus persetujuan sebesar 30% dapat meningkatkan arus kas dan kepuasan vendor secara signifikan. ProcessMind menampilkan setiap langkah yang dilalui faktur untuk menemukan hambatan dan waktu tunggu yang panjang dalam proses persetujuan. Anda dapat melihat pemberi persetujuan atau tahap tertentu yang menyebabkan keterlambatan, lalu melakukan penyesuaian proses, mengatur ulang alur kerja, atau mencari peluang otomatisasi. Dengan membandingkan jalur persetujuan aktual dengan model ideal, ProcessMind membantu Anda menerapkan praktik terbaik dan memantau dampak perubahan untuk mencapai perbaikan yang terukur.

Entri data manual sering menjadi sumber kesalahan yang memicu pengerjaan ulang, keterlambatan pembayaran, dan kenaikan biaya pemrosesan dalam Purchase to Pay - Invoice Processing. Dengan mencapai tujuan ini, faktur dapat diproses dengan lebih akurat sejak awal, sehingga koreksi dan rekonsiliasi berkurang. Proses pun berjalan lebih cepat, kualitas data di SAP ECC meningkat, dan pelaporan keuangan serta kepatuhan menjadi lebih baik. Mengurangi kesalahan manual sebesar 80% dapat membebaskan waktu tim utang usaha untuk tugas yang lebih strategis. ProcessMind menampilkan semua pengulangan pekerjaan dan aktivitas koreksi kesalahan akibat pencatatan data faktur yang keliru. Anda dapat menemukan titik asal kesalahan dalam alur proses dan pola yang memicunya, seperti vendor atau jenis faktur tertentu. Berdasarkan temuan ini, organisasi dapat menerapkan langkah pencegahan, misalnya alat ekstraksi data otomatis, aturan validasi yang lebih ketat, atau pelatihan terarah. Hasilnya, proses menjadi lebih sederhana dan akurat.

Peluang diskon tunai yang terlewat berarti kerugian finansial langsung bagi organisasi. Tujuan ini memastikan faktur yang memenuhi syarat dibayar dalam periode diskon agar penghematan dapat dimaksimalkan. Tingkat pemanfaatan yang lebih tinggi membantu pengelolaan modal kerja dan langsung meningkatkan hasil keuangan. Meningkatkan tingkat pemanfaatan diskon tunai hingga 95% untuk semua faktur yang memenuhi syarat di SAP ECC dapat menghasilkan penghematan tahunan yang signifikan. ProcessMind melacak seluruh siklus setiap faktur, dari penerimaan hingga pembayaran, dan menemukan pembayaran yang dilakukan setelah masa diskon berakhir. ProcessMind juga menyoroti keterlambatan dalam alur kerja Purchase to Pay - Invoice Processing yang menyebabkan peluang ini terlewat, seperti hambatan persetujuan atau blokir pembayaran yang berlarut-larut. Dengan melihat pola tersebut, Anda dapat mengoptimalkan alur kerja dan jadwal pembayaran agar pembayaran dilakukan tepat waktu dan diskon yang tersedia dapat dimanfaatkan.

Kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal penting dalam pemrosesan faktur untuk menghindari denda, audit, dan kerusakan reputasi. Tujuan ini memastikan setiap faktur yang diproses di SAP ECC mengikuti aturan dan persyaratan hukum, dari pencatatan data hingga pelaksanaan pembayaran. Kepatuhan penuh memperkuat tata kelola dan melindungi organisasi dari risiko. Mematuhi 100% pedoman peraturan dan internal membantu mengurangi risiko keuangan dan operasional. ProcessMind menyediakan pemeriksaan kesesuaian untuk membandingkan alur Purchase to Pay - Invoice Processing yang terjadi dengan model dan aturan kepatuhan yang telah ditetapkan. Sistem menandai penyimpangan, langkah tanpa izin, atau persetujuan yang terlewat secara otomatis, sehingga Anda dapat melihat di mana dan bagaimana kesenjangan kepatuhan terjadi. Analisis terperinci ini membantu Anda mengambil tindakan korektif lebih awal dan memantau proses secara berkelanjutan agar tetap patuh.

Ketidaksesuaian yang sering terjadi antara faktur dan pesanan pembelian (PO) menjadi penyebab utama pengerjaan ulang, intervensi manual, dan keterlambatan pembayaran dalam Purchase to Pay - Invoice Processing. Tujuan ini mengurangi ketidakcocokan agar proses pencocokan tiga arah berjalan lebih lancar dan cepat. Hasilnya, operasional utang usaha menjadi lebih efisien dan integritas data di SAP ECC meningkat. Mengurangi ketidaksesuaian pencocokan faktur dan PO sebesar 50% dapat memangkas intervensi manual dan pengerjaan ulang secara signifikan. ProcessMind menganalisis alur pemrosesan faktur untuk menemukan di mana dan mengapa ketidakcocokan sering terjadi, misalnya karena masalah penerimaan barang, perubahan PO, atau kesalahan entri data. ProcessMind menampilkan frekuensi dan dampak ketidakcocokan terhadap proses secara keseluruhan, sekaligus mengungkap pola dan penyebab utamanya. Wawasan ini membantu Anda melakukan perbaikan terarah pada pembuatan PO, proses penerimaan barang, atau logika pencocokan otomatis, sehingga seluruh tahap verifikasi menjadi lebih efisien.

Blokir pembayaran dapat menunda pembayaran kepada vendor secara signifikan, merusak hubungan dengan vendor, dan berpotensi menimbulkan denda keterlambatan. Tujuan ini berfokus pada identifikasi dan penyelesaian penyebab blokir dengan cepat. Penyelesaian yang lebih cepat membuat pembayaran lebih tepat waktu, arus kas lebih mudah diperkirakan, dan hubungan dengan vendor lebih baik. Mengurangi rata-rata durasi blokir pembayaran sebesar 40% dapat meningkatkan kepercayaan vendor dan efisiensi operasional. ProcessMind melacak durasi dan frekuensi blokir pembayaran dalam siklus Purchase to Pay - Invoice Processing di SAP ECC. Anda dapat mengetahui faktur yang diblokir, alasan pemblokiran, dan waktu yang biasanya dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Dengan menganalisis jalur sebelum dan sesudah blokir pembayaran, ProcessMind membantu menemukan alur penyelesaian yang tidak efisien dan hambatan agar Anda dapat bertindak lebih cepat dan memperbaiki proses.

Biaya pemrosesan faktur yang tinggi mengurangi keuntungan dan menunjukkan adanya inefisiensi di departemen utang usaha. Tujuan ini membantu Anda menemukan dan menghilangkan pemicu biaya, seperti pekerjaan manual yang berlebihan, pengerjaan ulang, dan waktu siklus yang panjang. Biaya per faktur yang lebih rendah menunjukkan proses Purchase to Pay - Invoice Processing yang lebih sederhana dan efisien. Memangkas biaya pemrosesan setiap faktur sebesar 20% berdampak langsung pada anggaran operasional dan kesehatan keuangan organisasi. ProcessMind menampilkan seluruh aktivitas, sumber daya, dan keterlambatan yang terkait dengan setiap faktur agar biaya pemrosesan dapat dihitung secara akurat. ProcessMind menyoroti variasi proses yang mahal, langkah yang tidak perlu, dan pengulangan pekerjaan yang sering menambah biaya. Dengan menemukan area yang tidak efisien di SAP ECC, ProcessMind mendukung keputusan berbasis data untuk mengotomatisasi tugas, menghapus aktivitas berulang, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya demi mengurangi biaya secara signifikan.

Penerapan persyaratan pembayaran yang tidak konsisten antarvendor atau faktur dapat membuat kondisi keuangan sulit diprediksi, menyebabkan peluang diskon terlewat, dan memicu perselisihan dengan vendor. Tujuan ini berfokus pada penerapan kebijakan persyaratan pembayaran yang seragam agar semua pemasok diperlakukan secara adil dan konsisten. Penerapan standar membantu meningkatkan perkiraan keuangan, memperkuat hubungan dengan vendor, dan mengoptimalkan pengelolaan modal kerja. Penerapan persyaratan pembayaran yang konsisten sebesar 98% membuat operasional keuangan lebih jelas dan efisien. ProcessMind menganalisis setiap peristiwa pembayaran dalam siklus Purchase to Pay - Invoice Processing dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual dan pemanfaatan diskon dengan persyaratan yang ditetapkan. ProcessMind menemukan penyimpangan dalam penerapan persyaratan dan pola pengecualian atau perubahan manual. Informasi ini membantu organisasi menegakkan prosedur operasi standar di SAP ECC, sehingga penerapan lebih konsisten dan dapat diprediksi, serta kepercayaan vendor meningkat.

Beban kerja yang tidak seimbang di antara anggota tim utang usaha (AP) dapat menimbulkan hambatan, kelelahan karyawan, dan inefisiensi dalam pemrosesan faktur. Tujuan ini membagi tugas secara lebih merata agar sumber daya dimanfaatkan dengan baik dan tidak ada orang atau tim yang kewalahan. Pembagian beban kerja yang optimal meningkatkan produktivitas tim, mengurangi keterlambatan pemrosesan, dan meningkatkan kepuasan kerja. Menjaga perbedaan beban kerja tim AP dalam batas 10% dapat meningkatkan jumlah pekerjaan yang diselesaikan dan mengurangi stres. ProcessMind menampilkan pembagian dan pemrosesan tugas di antara anggota tim AP. Anda dapat menemukan individu atau kelompok yang terus-menerus kelebihan atau kekurangan beban kerja, serta pihak yang sering menyebabkan keterlambatan. Dengan memetakan temuan ini ke alur Purchase to Pay - Invoice Processing, ProcessMind membantu organisasi membagi ulang tugas, menyederhanakan alur kerja, dan memastikan pekerjaan terbagi lebih merata dan efisien di SAP ECC.

Banyak tugas pemrosesan faktur bersifat berulang dan manual. Tugas ini menyita waktu dan sumber daya, serta rentan terhadap kesalahan manusia. Tujuan ini membantu Anda menemukan tugas tersebut dan mengotomatisasikannya menggunakan robotic process automation (RPA) atau alat digital lainnya. Otomatisasi yang lebih luas membebaskan staf AP untuk menangani pekerjaan yang lebih rumit dan bernilai tambah, sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi. Mengotomatisasi 30% tugas berulang dengan volume tinggi dapat mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat siklus Purchase to Pay - Invoice Processing. ProcessMind memetakan setiap langkah dalam proses Purchase to Pay - Invoice Processing dan menyoroti aktivitas manual yang sering dilakukan, bernilai rendah, serta berbasis aturan di SAP ECC. Dengan menganalisis frekuensi, durasi, dan biaya aktivitas, ProcessMind menemukan tugas yang paling tepat untuk diotomatisasi. Wawasan ini membantu organisasi menentukan area yang akan memberikan hasil terbesar dari otomatisasi, lalu beralih dari pekerjaan manual ke proses otomatis yang lebih efisien.

Keterlambatan pemrosesan faktur sering disebabkan oleh masalah yang saling berkaitan dan sulit ditemukan atau diselesaikan tanpa visibilitas yang jelas. Tujuan ini membantu Anda menemukan penyebab pasti waktu pemrosesan yang panjang secara sistematis, sehingga tindakan dapat dilakukan secara terarah dan efektif. Dengan begitu, Anda tidak hanya menangani gejalanya, tetapi juga menyelesaikan masalah utama untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan secara berkelanjutan. Menemukan dan menyelesaikan tiga penyebab utama keterlambatan secara sistematis dapat membuat proses lebih mudah diprediksi. ProcessMind memetakan setiap peristiwa dan aktivitas dalam alur Purchase to Pay - Invoice Processing agar proses terlihat jelas. Anda dapat melihat lokasi keterlambatan dan menganalisis atribut serta kondisi yang terkait, seperti pemberi persetujuan tertentu, jenis faktur, atau masalah sistem di SAP ECC. Wawasan terperinci ini membantu organisasi beralih dari asumsi ke kesimpulan berbasis data tentang penyebab sebenarnya dari inefisiensi.

6 langkah perbaikan pemrosesan faktur P2P di SAP ECC

1
Unduh templat
2
Ekspor data Anda
3
Unggah dataset Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang dirancang untuk data Purchase to Pay - Invoice Processing Anda. Templat ini membantu memastikan data tersusun dengan benar agar analisis berjalan optimal.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang seragam penting untuk pemetaan proses yang akurat dan menemukan peluang perbaikan tanpa terganggu oleh data yang tidak konsisten.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel kosong yang disesuaikan untuk data pemrosesan faktur SAP ECC Anda.

MANFAAT YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Ketahui kondisi sebenarnya dari pemrosesan faktur P2P

ProcessMind menampilkan perjalanan setiap faktur, dari dibuat hingga dibayar. Lihat keterlambatan yang tersembunyi, risiko kepatuhan, dan peluang untuk menyederhanakan siklus Procure to Pay agar lebih efisien.
  • Temukan hambatan dalam pemrosesan faktur
  • Temukan risiko kepatuhan dan penyimpangan
  • Kurangi pekerjaan manual dalam menangani faktur
  • Pastikan pembayaran kepada vendor selalu tepat waktu
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL UMUM

Dampak nyata pada pemrosesan invoice

Hasil ini menunjukkan peningkatan efisiensi dan pengurangan biaya yang dapat dicapai dengan mengoptimalkan alur kerja pemrosesan invoice Purchase to Pay. Dengan process mining, organisasi dapat menemukan dan mengatasi hambatan, mempercepat pemrosesan, serta meningkatkan kepatuhan di sistem seperti SAP ECC.

0 %
Persetujuan invoice lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Sederhanakan alur kerja persetujuan dengan menemukan dan mengatasi hambatan agar invoice lebih cepat disetujui. Pembayaran pun dapat dilakukan lebih cepat dan hubungan dengan vendor menjadi lebih baik.
0 %
Tingkat diskon tunai lebih tinggi

Peningkatan pemanfaatan diskon

Tingkatkan pemanfaatan diskon tunai yang tersedia dengan mengoptimalkan waktu pembayaran dan segera mengatasi keterlambatan pemrosesan. Langkah ini dapat menghasilkan penghematan finansial yang signifikan.
0 %
Pengerjaan ulang berkurang

Pengurangan penanganan ketidaksesuaian secara manual

Kurangi intervensi manual akibat ketidaksesuaian pencocokan atau kesalahan data. Process mining membantu menemukan akar penyebabnya agar Anda dapat mengotomatisasi koreksi dan meningkatkan efisiensi secara signifikan.
0 %
Kesenjangan kepatuhan berkurang

Pengurangan penyimpangan dari kebijakan

Temukan dan atasi pemrosesan invoice yang menyimpang dari kebijakan perusahaan atau standar peraturan. Langkah ini memperkuat pengendalian internal dan mengurangi risiko audit.
0 days
Pemblokiran lebih cepat diselesaikan

Penyelesaian pemblokiran pembayaran lebih cepat

Percepat penyelesaian pemblokiran pembayaran dengan menemukan penyebab umum dan menyederhanakan alur kerja penyelesaiannya. Dengan begitu, pembayaran dapat dilakukan tepat waktu dan kepuasan vendor meningkat.
0 %
Pemrosesan otomatis

Pengurangan aktivitas manual per invoice

Temukan tugas manual yang berulang dan bervolume tinggi dalam pemrosesan invoice, lalu otomatisasikan agar staf AP dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih strategis. Langkah ini meningkatkan efisiensi dan akurasi secara signifikan.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk dokumen invoice vendor.

Mengapa ini penting

Ini adalah kunci utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait satu invoice, sehingga menjadi dasar penting untuk analisis proses dan penelusuran variasi.

Nama langkah bisnis atau peristiwa tertentu yang terjadi selama siklus pemrosesan invoice.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga alur proses dapat divisualisasikan, hambatan ditemukan, dan pengerjaan ulang diidentifikasi.

Stempel waktu yang tepat, mencakup tanggal dan waktu terjadinya aktivitas.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini diperlukan untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan menghitung semua metrik kinerja, seperti waktu siklus dan durasi hambatan.

ID pengguna SAP dari orang yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja dan beban kerja per individu atau tim, serta membantu menemukan karyawan berkinerja tinggi, kebutuhan pelatihan, dan ketimpangan sumber daya.

Pengenal unik untuk vendor atau pemasok yang mengirimkan invoice.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis per vendor untuk menemukan pola, masalah, atau efisiensi yang terkait dengan pemasok tertentu.

Pengenal pesanan pembelian (PO) yang digunakan untuk mencocokkan invoice.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan invoice dengan proses pengadaan, sehingga Anda dapat menganalisis invoice yang terkait dan tidak terkait dengan PO serta menemukan ketidaksesuaian pencocokan.

Total nilai bruto invoice dalam mata uang asli dokumen.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis berdasarkan nilai, membantu Anda memprioritaskan invoice bernilai tinggi dan memahami pengaruh nilai invoice terhadap alur proses serta kepatuhan.

Tanggal saat faktur resmi dibukukan ke buku besar keuangan.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menandai tonggak penting dalam proses, menentukan periode keuangan transaksi, dan menjadi komponen utama dalam menghitung waktu siklus.

Tanggal batas pembayaran faktur kepada vendor sesuai ketentuan pembayaran.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran dan menemukan peluang memperoleh diskon pembayaran lebih awal.

Kode yang menjelaskan alasan faktur diblokir agar tidak dibayar.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjelaskan penyebab keterlambatan faktur, membantu menemukan akar masalah pemblokiran pembayaran, dan menentukan prioritas perbaikan proses.

Tanggal pembayaran dilakukan dan faktur dilunasi dari utang usaha.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menandai selesainya proses dan menjadi dasar untuk menghitung total waktu siklus, tingkat pembayaran tepat waktu, serta realisasi diskon tunai.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menandai pembuatan awal dokumen invoice di SAP, baik sebagai dokumen parkir maupun dokumen yang sudah dibukukan. Biasanya, ini adalah peristiwa pertama yang tercatat di sistem dalam siklus invoice dan menjadi waktu mulai proses.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik awal utama untuk mengukur waktu siklus pemrosesan invoice dari awal hingga akhir. Dengan menganalisis durasi sejak titik ini, Anda dapat menemukan keterlambatan pada tahap awal entri data dan pembuatan dokumen.

Aktivitas ini terjadi saat pemblokiran diterapkan pada item baris invoice sehingga item tersebut tidak dapat dibayar. Pemblokiran dapat diterapkan otomatis karena ketidaksesuaian dalam pencocokan tiga arah atau secara manual karena berbagai alasan.

Mengapa ini penting

Peristiwa ini penting untuk mengukur durasi penyelesaian pemblokiran pembayaran dan menemukan akar penyebab keterlambatan pembayaran. Data ini menyoroti masalah harga, kuantitas, atau persetujuan yang diperlukan.

Ini adalah peristiwa keuangan penting saat invoice resmi dicatat di buku besar dan menimbulkan kewajiban. Dokumen berubah dari status sementara (diparkir) menjadi entri akuntansi permanen.

Mengapa ini penting

Pembukuan menjadi tonggak penting yang menegaskan keabsahan invoice. Pembukuan merupakan prasyarat pembayaran dan indikator utama kelancaran pemrosesan.

Aktivitas ini menandai tahap akhir siklus invoice yang berhasil, saat kewajiban terbuka dilunasi melalui dokumen pembayaran. Ini menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan.

Mengapa ini penting

Sebagai peristiwa akhir utama, aktivitas ini penting untuk menghitung total waktu siklus dari awal hingga akhir. Aktivitas ini memastikan proses telah selesai dan digunakan untuk mengukur kinerja pembayaran tepat waktu.

Menandai pembatalan dokumen invoice yang sudah dibukukan. Dokumen pembalik dibuat untuk meniadakan dampak keuangan dari invoice asli.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai pengecualian penting dan jalur pengerjaan ulang. Dengan menganalisis frekuensi dan alasan pembalikan, Anda dapat menemukan masalah sistemik dalam validasi dan pembukuan invoice.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memetakan alur invoice yang sebenarnya di SAP ECC dan menunjukkan hambatan, proses berulang, serta penyimpangan dari aturan kepatuhan. Anda dapat melihat bagian mana yang memperlambat persetujuan, penyebab pemblokiran pembayaran, dan peluang untuk menyederhanakan seluruh proses. Hasilnya, Anda mendapat gambaran operasional yang jelas berdasarkan data, termasuk inefisiensi yang terjadi. Dengan begitu, Anda dapat memahami kinerja siklus invoice P2P yang sebenarnya.

Biasanya, Anda memerlukan log peristiwa terkait invoice, termasuk nomor invoice, deskripsi aktivitas, stempel waktu, dan pengguna yang melakukan setiap aktivitas. Data ini umumnya tersedia di tabel seperti BKPF, BSEG, RBKP, dan RSEG, serta tabel dokumen perubahan seperti CDHDR dan CDPOS. Informasi dari tabel-tabel ini digunakan untuk menyusun kembali perjalanan pemrosesan invoice.

Process mining dapat mengungkap siklus persetujuan yang lambat, ketidaksesuaian invoice dengan PO yang sering terjadi, serta kesalahan entri data manual yang memicu pengerjaan ulang. Analisis ini juga menunjukkan peluang diskon tunai yang terlewat, penerapan ketentuan pembayaran yang tidak konsisten, dan pembagian beban kerja yang tidak seimbang di tim AP Anda. Selain itu, process mining membantu menemukan akar penyebab pemblokiran dan keterlambatan pembayaran.

Anda dapat mengurangi waktu siklus persetujuan invoice secara signifikan, menekan kesalahan manual, dan meningkatkan pemanfaatan diskon tunai. Process mining membantu mempercepat penyelesaian pemblokiran pembayaran dan menurunkan biaya pemrosesan per invoice dengan menemukan serta mengatasi inefisiensi. Hasilnya, alur kerja pemrosesan invoice menjadi lebih patuh dan hemat biaya.

Ekstraksi data dari SAP ECC memerlukan pemahaman tentang tabel yang relevan dan struktur datanya untuk proses P2P Anda. Anda dapat menggunakan alat standar SAP, tetapi konektor siap pakai atau bantuan engineer data berpengalaman dapat menyederhanakan dan mempercepat prosesnya. Cara ini juga membantu menjaga kualitas dan kelengkapan data agar analisis akurat.

Tidak. Process mining lebih dari sekadar pelaporan standar karena memetakan alur proses dari awal hingga akhir, bukan hanya metrik agregat. Process mining menemukan variasi tersembunyi, proses berulang, dan ketidaksesuaian yang tidak terlihat dalam laporan biasa. Anda mendapat model operasional yang dinamis dan interaktif untuk memahami akar penyebab inefisiensi.

Persyaratan utamanya mencakup akses aman ke sistem SAP ECC, pemahaman tentang model data untuk tabel P2P yang relevan, dan platform perangkat lunak process mining. Biasanya, sistem SAP tidak perlu diubah secara langsung karena proses ini terutama melibatkan ekstraksi data hanya-baca. Anda mungkin juga memerlukan infrastruktur TI dasar untuk mengolah data.

Ekstraksi data awal dan pembuatan model proses biasanya memerlukan waktu beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Setelah penyiapan selesai, temuan yang dapat ditindaklanjuti bisa diperoleh dengan cepat, sering kali dalam beberapa hari setelah analisis pertama. Anda dapat segera menemukan area yang perlu diperbaiki dan peluang untuk mengoptimalkan pemrosesan invoice.

Tingkatkan pemrosesan faktur Procure to Pay sekarang

Temukan inefisiensi dan pangkas waktu siklus faktur hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.