> Continue procesverbetering > Purchase to Pay factuurverwerking > SAP ECC

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking

Verbeter de efficiëntie van factuurverwerking in SAP ECC met onze 6-stappengids.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking
Purchase to Pay - factuurverwerking
SAP ECC
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Factuurverwerking in SAP ECC optimaliseren voor meer efficiëntie

Factuurverwerking leidt vaak tot vertragingen en complianceproblemen. Ons platform helpt je precies te zien waar het proces niet efficiënt verloopt, van de eerste gegevensinvoer tot en met de betaling. Ontdek waar je workflows eenvoudiger kunt maken, handmatig werk kunt verminderen en leveranciers op tijd kunt betalen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Inkoop tot betaling - factuurverwerking in SAP ECC optimaliseren?

Efficiënte factuurverwerking van inkoop tot betaling vormt de basis voor goed financieel beheer en sterke leveranciersrelaties. In complexe ERP-omgevingen zoals SAP ECC bestaat factuurverwerking vaak uit meerdere handmatige stappen, verschillende goedkeuringsniveaus en integraties met modules zoals FI-GL. Die complexiteit kan leiden tot flinke knelpunten, langere doorlooptijden en hogere bedrijfskosten. Organisaties hebben vaak te maken met vertraagde factuurgoedkeuringen, verschillen bij het afstemmen van facturen met inkooporders en goederenontvangsten, en het niet naleven van interne beleidsregels of wettelijke vereisten.

De kosten van inefficiënte factuurverwerking gaan verder dan directe arbeidskosten. Je loopt ook vroegbetaalkortingen mis, betaalt mogelijk boetes voor te late betaling en besteedt meer tijd aan vragen van leveranciers. Ook kunnen leveranciersrelaties onder druk komen te staan. Dit heeft allemaal een negatief effect op werkkapitaal en cashflow. Het optimaliseren van dit belangrijke proces in SAP ECC gaat daarom niet alleen over snelheid, maar ook over nauwkeurigheid, compliance en financiële beheersing. Als je de werkelijke route van elke factuur begrijpt, kun je flink besparen en de prestaties van je volledige inkoop-tot-betalingsproces verbeteren.

Hoe process mining je factuurworkflows in SAP ECC inzichtelijk maakt

Process mining biedt een datagedreven manier om te begrijpen hoe factuurverwerking van inkoop tot betaling in SAP ECC werkelijk verloopt. In plaats van uit te gaan van aannames of losse voorbeelden, haalt process mining data uit het event log rechtstreeks uit je SAP ECC-systeem. Daarbij worden onder meer tabellen zoals BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 en SKB1 gebruikt. Deze data wordt automatisch gebruikt om de werkelijke procesflow te reconstrueren en te visualiseren. Zo zie je elke stap die een factuur doorloopt, van ontvangst tot de uiteindelijke betaling.

Met dit perspectief kijk je verder dan standaardrapportages. Je krijgt een helder beeld van procesvarianten, herstelrondes en belangrijke knelpunten die in je systeem verborgen kunnen blijven. Je ziet precies waar facturen blijven hangen, wie betrokken is bij vertragingen en welke procesvarianten de langste doorlooptijden hebben. Process mining geeft je een objectief overzicht van het volledige proces. Daarmee kun je inefficiëntie en afwijkingen van compliance-regels duidelijk lokaliseren en gericht bepalen hoe je factuurverwerking van inkoop tot betaling verbetert.

Belangrijkste verbeterpunten in factuurverwerking van inkoop tot betaling

Een analyse van je factuurverwerking in SAP ECC met process mining brengt meestal verschillende verbeterpunten aan het licht:

  • Vastleggen en invoeren van factuurdata: ontdek vertragingen of fouten die ontstaan bij het vastleggen van factuurdata. Als je ziet waar handmatig werk zich ophoopt, kun je kansen voor automatisering of betere integratie vinden.
  • Afstemming en oplossen van verschillen: lokaliseer de meest voorkomende oorzaken van verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten. Analyseer de doorlooptijd voor het oplossen van deze verschillen en bepaal hoe je deze belangrijke stap efficiënter maakt.
  • Knelpunten in de goedkeuringsworkflow: visualiseer de volledige goedkeuringshiërarchie en identificeer personen, afdelingen of goedkeuringsstappen die steeds vertraging veroorzaken. Zo kun je goedkeuringslimieten, routeringsregels en trainingsbehoeften opnieuw beoordelen.
  • Beheer van betalingsblokkades: krijg inzicht in de frequentie en duur van betalingsblokkades. Analyseer waarom blokkades worden ingesteld en hoe efficiënt ze worden opgeheven, zodat betalingen op tijd kunnen plaatsvinden.
  • Compliance en herstelwerk identificeren: detecteer afwijkingen van standaardwerkwijzen of complianceregels. Vind herstelwerk, handmatige interventies en ongeautoriseerde processtappen die kosten verhogen en risico's veroorzaken.

Verwachte meetbare resultaten

Verbeteringen die je met process mining in je factuurverwerking van inkoop tot betaling in SAP ECC identificeert, kunnen leiden tot duidelijke en meetbare resultaten:

  • Kortere doorlooptijd van factuurverwerking: verkort de tijd van factuurontvangst tot de uiteindelijke betaling aanzienlijk, vaak met 30% of meer. Zo kun je sneller afsluiten.
  • Lagere verwerkingskosten: beperk handmatig werk, verminder herstelwerk en haal inefficiëntie uit het proces. Dat levert een flinke besparing per verwerkte factuur op.
  • Betere compliance en risicobeheersing: zorg dat interne controles en wettelijke vereisten beter worden nageleefd. Zo verklein je auditrisico's en financiële boetes.
  • Betere leveranciersrelaties: bouw aan sterkere relaties door betalingen op tijd uit te voeren en geschillen te verminderen. Mogelijk kun je zo betere voorwaarden bedingen.
  • Geoptimaliseerd werkkapitaal: benut vroegbetaalkortingen beter en verbeter het cashflowbeheer. Dat heeft direct effect op de financiële gezondheid van je organisatie.
  • Meer transparantie in het proces: krijg volledig zicht op de prestaties van je factuurverwerking, zodat je het proces continu kunt volgen en verbeteren.

Aan de slag met het optimaliseren van je P2P-factuurverwerking

Je factuurverwerking van inkoop tot betaling in SAP ECC optimaliseren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met process mining krijg je de hulpmiddelen en inzichten die je nodig hebt voor een grondige analyse. Begin door je SAP ECC-data te koppelen en deze gespecialiseerde process mining-template toe te passen. Zo visualiseer je snel de huidige situatie, identificeer je belangrijke knelpunten en ontdek je concrete mogelijkheden om de doorlooptijd van factuurverwerking van inkoop tot betaling te verkorten. Verbeter vandaag nog je factuurworkflows en verhoog de efficiëntie en compliance in je volledige inkoop-tot-betalingsproces.

Purchase to Pay - factuurverwerking Factuurcontrole Crediteurenteam 3-way matching Factuurgoedkeuring Betalingstermijnen Leveranciersbetalingen Crediteurenadministratie Compliancemanagement Procure to Pay P2P Leveranciersbeheer Factuurmatching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertragingen in workflows voor factuurgoedkeuring leiden vaak tot late betalingen. Dat schaadt leveranciersrelaties en kan extra kosten veroorzaken. Deze knelpunten houden werkkapitaal vast en veroorzaken inefficiëntie in het hele inkoop-tot-betalingsproces. ProcessMind analyseert goedkeuringsactiviteiten en identificeert specifieke goedkeurders of stappen die vertraging veroorzaken. Zo kun je de workflow in SAP ECC gericht optimaliseren.

Verschillen tussen facturen en inkooporders, bijvoorbeeld in aantallen of prijzen, leiden tot handmatige interventies en herstelwerk. Dit kost het crediteurenteam veel tijd, verlengt de verwerkingscycli en vergroot het risico op onjuiste betalingen in SAP ECC. ProcessMind visualiseert waar en waarom verschillen bij de afstemming ontstaan in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Zo worden onderliggende oorzaken zichtbaar, zoals een onjuist aangemaakte inkooporder of problemen met de goederenontvangst.

Handmatige invoer van factuurdata vergroot de kans op menselijke fouten. Dat kan leiden tot onjuiste boekingen, problemen bij de reconciliatie en extra handmatige correcties. Deze fouten beïnvloeden de financiële nauwkeurigheid en zorgen voor tijdrovend herstelwerk voor het crediteurenteam in SAP ECC. ProcessMind laat zien waar en hoe vaak fouten bij het vastleggen van data ontstaan. Zo zie je welke invoerpunten of gebruikersgroepen training of automatisering nodig hebben binnen het inkoop-tot-betalingsproces.

Afwijkingen van bedrijfsbeleid of wettelijke vereisten bij factuurverwerking kunnen leiden tot financiële boetes, audits en reputatieschade. In SAP ECC-omgevingen is het belangrijk dat elke stap, van ontvangst tot betaling, aan de geldende normen voldoet. ProcessMind detecteert processtappen die goedkeuringsfasen overslaan of functiescheiding schenden. Je krijgt een duidelijk audittrail en inzicht in hoe je compliance binnen de factuurverwerking van inkoop tot betaling kunt handhaven.

Facturen met een betalingsblokkade, bijvoorbeeld door verschillen of andere oorzaken, blijven vaak lange tijd liggen. Dat leidt tot gemiste betalingstermijnen, gespannen leveranciersrelaties en mogelijke boetes voor te late betaling. Ook het cashflowbeheer in SAP ECC komt hierdoor onder druk te staan. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van betalingsblokkades. Je ziet waarom ze worden ingesteld, wie verantwoordelijk is voor het opheffen ervan en hoe lang dat gemiddeld duurt. Zo kun je sneller ingrijpen in het inkoop-tot-betalingsproces.

Zonder een duidelijk en volledig overzicht van de route van een factuur is het lastig om echte knelpunten te vinden, de inzet van bronnen te begrijpen en de totale efficiëntie te meten. Dit gebrek aan transparantie belemmert datagedreven besluitvorming en verbeteringen binnen SAP ECC. ProcessMind reconstrueert de volledige werkelijke flow van factuurverwerking van inkoop tot betaling. Je ziet alle varianten en afwijkingen en krijgt gedetailleerd inzicht in elke stap die een factuur van ontvangst tot betaling doorloopt.

Veel handmatige handelingen, meerdere herstelrondes en lange doorlooptijden dragen aanzienlijk bij aan de kosten per factuur. Deze verborgen kosten drukken de winstgevendheid en wijzen op onderliggende inefficiëntie in de crediteurenadministratie van SAP ECC. ProcessMind maakt de kostenimpact van verschillende procesafwijkingen en handmatige stappen binnen de factuurverwerking van inkoop tot betaling inzichtelijk. Zo zie je waar automatisering en vereenvoudiging de bedrijfskosten kunnen verlagen.

Als facturen niet op tijd worden verwerkt, lopen organisaties vaak waardevolle kortingen voor vroege betaling mis. Dat is een direct verlies aan mogelijke besparingen en heeft een negatief effect op het werkkapitaal, vooral in SAP ECC-omgevingen. ProcessMind laat zien welke facturen niet binnen de termijn voor vroegbetaalkorting zijn betaald. Ook worden de specifieke procesvertragingen zichtbaar, zoals knelpunten in goedkeuringen of problemen bij de afstemming, die tijdige betaling verhinderen binnen het inkoop-tot-betalingsproces.

Verschillen in de toepassing of naleving van betalingsvoorwaarden bij leveranciers of transacties kunnen leiden tot inconsistent betaalgedrag. Dat kan leveranciersrelaties schaden en de cashflow verslechteren. Standaardisatie is daarom belangrijk voor efficiënte financiële processen in SAP ECC. ProcessMind laat verschillen in de betalingsplanning zien op basis van de vastgelegde voorwaarden. Je ziet welke betalingen te vroeg of te laat plaatsvinden en waarom deze afwijkingen ontstaan binnen het inkoop-tot-betalingsproces.

Een ongelijke verdeling van taken of knelpunten bij specifieke processtappen kan ertoe leiden dat sommige teamleden overbelast zijn terwijl anderen onvoldoende worden ingezet. Deze disbalans beïnvloedt de productiviteit en de efficiëntie van het crediteurenteam in SAP ECC. ProcessMind analyseert activiteitsduren en bron-toewijzingen. Zo zie je waar de werkverdeling uit balans is en waar je de inzet van bronnen binnen de factuurverwerking van inkoop tot betaling kunt verbeteren.

Facturen krijgen vaak veel handmatige interventies, van de eerste datacontrole tot meerdere goedkeuringsrondes of foutcorrecties. Elke handmatige handeling verhoogt de verwerkingstijd en kosten, vergroot de kans op fouten en beperkt de mogelijkheden voor automatisering in SAP ECC. ProcessMind brengt alle handmatige activiteiten en herstelrondes in kaart en maakt hun frequentie en impact meetbaar. Zo zie je welke onderdelen het meest geschikt zijn voor automatisering en vereenvoudiging binnen de factuurverwerking van inkoop tot betaling.

Als er vertragingen ontstaan bij factuurverwerking, is het zonder uitgebreid handmatig onderzoek in verschillende systemen en logs vaak lastig om de precieze oorzaak of verantwoordelijke te vinden. Dit gebrek aan een duidelijke oorzaakanalyse belemmert effectieve probleemoplossing en continue verbetering in SAP ECC. ProcessMind isoleert precies de activiteiten en attributen die aan een vertraging voorafgaan. Zo krijg je onderbouwd inzicht in de oorzaken van trage factuurverwerking binnen de inkoop-tot-betalingscyclus.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen de ontvangst van een factuur en de uiteindelijke goedkeuring. Dat heeft direct effect op tijdige leveranciersbetalingen en het werkkapitaal. Trage goedkeuringen kunnen leiden tot gemiste vroegbetaalkortingen en gespannen leveranciersrelaties, terwijl de bedrijfskosten stijgen. Als facturen sneller door de workflow voor factuurverwerking van inkoop tot betaling in SAP ECC gaan, verkort je de totale doorlooptijd en verbeter je de efficiëntie. Een verkorting van de goedkeuringsdoorlooptijd met 30% kan de cashflow en tevredenheid van leveranciers aanzienlijk verbeteren.ProcessMind identificeert knelpunten en lange wachttijden in het goedkeuringsproces door elke stap van een factuur te visualiseren. Je ziet welke goedkeurders of fasen vertraging veroorzaken en kunt gerichte procesaanpassingen, workflowwijzigingen of automatisering inzetten. Door werkelijke goedkeuringsroutes met ideale modellen te vergelijken, helpt ProcessMind je best practices toe te passen en het effect van wijzigingen te volgen. Zo bereik je meetbare verbeteringen.

Handmatige data-invoer is een belangrijke bron van fouten. Dat leidt tot herstelwerk, betalingsvertragingen en hogere verwerkingskosten in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Als je dit doel bereikt, worden facturen vanaf het begin nauwkeuriger verwerkt. Daardoor zijn minder correcties en reconciliaties nodig. Het proces verloopt sneller en de datakwaliteit in SAP ECC verbetert, net als financiële rapportages en compliance. Door handmatige fouten met 80% te verminderen, maakt het crediteurenteam tijd vrij voor werk met meer waarde.ProcessMind visualiseert alle herstelrondes en foutcorrecties die ontstaan door onjuiste vastlegging van factuurdata. Je ziet precies waar fouten in de procesflow ontstaan en welke patronen zich voordoen, bijvoorbeeld bij specifieke leveranciers of factuurtypen. Met dit inzicht kun je preventieve maatregelen nemen, zoals geautomatiseerde data-extractie, strengere validatieregels of gerichte training. Zo maak je het proces efficiënter en verbeter je de nauwkeurigheid.

Gemiste vroegbetaalkortingen betekenen een direct financieel verlies voor de organisatie. Dit doel richt zich erop dat facturen waarvoor een korting geldt binnen de kortingsperiode worden betaald. Zo maximaliseer je de besparingen. Een hoger benuttingspercentage betekent beter werkkapitaalbeheer en heeft direct een positief effect op het resultaat. Als je het benuttingspercentage van vroegbetaalkortingen voor alle in aanmerking komende facturen in SAP ECC verhoogt naar 95%, levert dat jaarlijks aanzienlijke besparingen op.ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van elke factuur, van ontvangst tot betaling. Je ziet welke betalingen na het verlopen van de kortingsperiode zijn uitgevoerd. Ook worden de specifieke vertragingen in de factuurverwerking van inkoop tot betaling zichtbaar, zoals knelpunten in goedkeuringen of betalingsblokkades die te lang blijven staan. Met deze patronen kun je workflows en betalingsplanningen verbeteren, zodat betalingen op tijd plaatsvinden en beschikbare kortingen worden benut.

Naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving is belangrijk bij factuurverwerking. Zo voorkom je financiële boetes, audits en reputatieschade. Dit doel zorgt ervoor dat elke factuur in SAP ECC strikt volgens de vastgelegde regels en wettelijke vereisten wordt verwerkt, van het vastleggen van data tot het uitvoeren van de betaling. Volledige compliance geeft zekerheid, versterkt de governance en beschermt de organisatie tegen mogelijke risico's. Door alle wettelijke en interne richtlijnen voor 100% na te leven, beperk je financiële en operationele risico's.ProcessMind biedt functies voor conformance checking. Daarmee kunnen organisaties de werkelijke flow van factuurverwerking van inkoop tot betaling vergelijken met vooraf vastgelegde compliancemodellen en regels. Afwijkingen, ongeautoriseerde stappen en ontbrekende goedkeuringen worden automatisch gemarkeerd. Zo zie je duidelijk waar en hoe compliancehiaten ontstaan. Met deze analyse kun je proactief corrigerende maatregelen nemen en het proces continu volgen.

Veelvuldige verschillen tussen facturen en inkooporders (PO's) veroorzaken veel herstelwerk, handmatige interventie en betalingsvertragingen in Purchase to Pay-factuurverwerking. Dit doel is gericht op het verminderen van deze mismatches, zodat het 3-way matching-proces soepeler en sneller verloopt. Daarmee verbeter je de efficiëntie van de crediteurenadministratie en de datakwaliteit in SAP ECC. Als je verschillen bij het matchen van facturen met inkooporders met 50% vermindert, neemt het aantal handmatige interventies en herstelwerk sterk af. ProcessMind analyseert de factuurverwerkingsflow om te bepalen waar en waarom matchverschillen vaak ontstaan, bijvoorbeeld door problemen met goederenontvangsten, wijzigingen in inkooporders of invoerfouten. Je ziet hoe vaak deze mismatches voorkomen en welke impact ze op het totale proces hebben. Zo worden terugkerende patronen en onderliggende oorzaken zichtbaar. Met die informatie kun je gerichte verbeteringen doorvoeren in het aanmaken van inkooporders, het registreren van goederenontvangsten of de geautomatiseerde matchlogica. Daarmee maak je de volledige verificatiestap efficiënter.

Betalingsblokkades kunnen betalingen aan leveranciers flink vertragen. Dat schaadt de relatie met leveranciers en kan leiden tot kosten voor te late betaling. Dit doel richt zich op het snel vinden en oplossen van de oorzaken van deze blokkades. Een snellere oplossing zorgt voor tijdigere betalingen, beter voorspelbare kasstromen en sterkere relaties met leveranciers. Als je de gemiddelde duur van een betalingsblokkade met 40% verkort, verbeter je zowel de tevredenheid van leveranciers als de efficiëntie van je bedrijfsvoering. ProcessMind volgt de duur en frequentie van betalingsblokkades binnen de Purchase to Pay-factuurverwerkingscyclus in SAP ECC nauwkeurig. Je ziet niet alleen welke facturen zijn geblokkeerd, maar ook waarom en hoe lang het doorgaans duurt om de blokkade op te heffen. Door de routes naar en vanaf betalingsblokkades te analyseren, brengt ProcessMind inefficiënte workflows en bottlenecks in beeld. Zo kun je sneller ingrijpen en het proces verbeteren.

Hoge verwerkingskosten per factuur drukken de winstgevendheid en wijzen op inefficiënties binnen de crediteurenadministratie. Dit doel richt zich op het identificeren en wegnemen van kostenveroorzakers, zoals veel handmatig werk, herstelwerk en lange doorlooptijden. Lagere kosten per factuur betekenen dat de Purchase to Pay - Invoice Processing-bedrijfsvoering efficiënter verloopt. Een verlaging van 20% van de verwerkingskosten per factuur heeft direct effect op het bedrijfsbudget en verbetert de financiële gezondheid. ProcessMind geeft een volledig overzicht van alle activiteiten, bronnen en vertragingen rond elke factuur. Zo kun je de verwerkingskosten nauwkeurig berekenen. Het maakt procesvarianten met hoge kosten, onnodige stappen en terugkerend herstelwerk zichtbaar. Door deze inefficiënte onderdelen in SAP ECC aan te wijzen, helpt ProcessMind je om datagedreven beslissingen te nemen, taken te automatiseren, overbodige activiteiten te verwijderen en bronnen beter in te zetten. Zo verlaag je de kosten aanzienlijk.

Een inconsistente toepassing van betalingstermijnen bij leveranciers of facturen kan leiden tot onvoorspelbare financiële resultaten, gemiste kortingsmogelijkheden en geschillen met leveranciers. Dit doel richt zich op het consequent toepassen van één beleid voor betalingstermijnen, zodat alle leveranciers eerlijk en gelijk worden behandeld. Standaardisatie verbetert de financiële prognoses, versterkt leveranciersrelaties en zorgt voor beter beheer van werkkapitaal. Een consistente toepassing van betalingstermijnen van 98% zorgt voor meer duidelijkheid en efficiëntie in de financiële bedrijfsvoering. ProcessMind analyseert elke betalingsgebeurtenis in de Purchase to Pay - Invoice Processing-cyclus. Daarbij vergelijkt het de werkelijke betaaldatums en het gebruik van kortingen met de vastgelegde betalingstermijnen. Het identificeert afwijkingen en maakt patronen in uitzonderingen of handmatige overschrijvingen zichtbaar. Met dit overzicht kun je standaardwerkwijzen in SAP ECC consequent toepassen. Dat leidt tot meer voorspelbaarheid, consistentie en vertrouwen bij leveranciers.

Een onevenwichtige werkbelasting binnen het Accounts Payable (AP)-team kan leiden tot knelpunten, overbelasting van medewerkers en inefficiënties bij de factuurverwerking. Dit doel richt zich op een eerlijkere verdeling van taken, zodat je bronnen effectief inzet en geen medewerker of team overbelast raakt. Een optimale verdeling van de werkbelasting verhoogt de productiviteit, verkort verwerkingsvertragingen en verbetert de tevredenheid op het werk. Als de werkbelasting binnen het AP-team binnen een afwijking van 10% blijft, neemt de verwerkingscapaciteit toe en daalt de stress. ProcessMind biedt mogelijkheden voor bronanalyse en laat zien hoe taken over verschillende AP-medewerkers worden verdeeld en verwerkt. Het identificeert personen of groepen die structureel overbelast of onderbenut zijn, en medewerkers die vaak bijdragen aan verwerkingsvertragingen. Door deze inzichten aan de Purchase to Pay - Invoice Processing-flow te koppelen, kun je taken opnieuw verdelen, workflows optimaliseren en het werk binnen SAP ECC eerlijker en efficiënter verdelen.

Veel taken bij de factuurverwerking zijn handmatig en terugkerend. Ze kosten waardevolle tijd en bronnen en zijn bovendien gevoelig voor menselijke fouten. Dit doel richt zich op het identificeren en automatiseren van deze taken met robotic process automation (RPA) of andere digitale hulpmiddelen. Meer automatisering maakt tijd vrij voor complexere activiteiten met meer waarde en verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk. Door 30% van de veelvoorkomende, terugkerende taken te automatiseren, neemt het handmatige werk af en verloopt de Purchase to Pay - Invoice Processing-cyclus sneller. ProcessMind brengt elke stap in de Purchase to Pay - Invoice Processing-reis in kaart. Zo worden veelvoorkomende activiteiten met weinig waarde en vaste regels zichtbaar die in SAP ECC handmatig worden uitgevoerd. Door de frequentie, duur en bijbehorende kosten van activiteiten te analyseren, identificeert het de beste kandidaten voor automatisering. Met de inzichten van ProcessMind zie je precies waar automatisering het meeste oplevert. Zo maak je de overstap van handmatig werk naar efficiënte, geautomatiseerde processen.

Vertragingen bij de factuurverwerking komen vaak voort uit complexe, samenhangende problemen die je zonder duidelijk overzicht moeilijk kunt vinden en oplossen. Dit doel richt zich op het systematisch achterhalen van de precieze redenen voor lange verwerkingstijden, zodat je gericht en effectief kunt ingrijpen. Zo pak je niet alleen de symptomen aan, maar ook de onderliggende problemen. Dat leidt tot blijvende verbeteringen in efficiëntie en snelheid. Door de drie belangrijkste grondoorzaken van vertragingen systematisch te identificeren en op te lossen, wordt het proces beter voorspelbaar. ProcessMind maakt het proces volledig transparant door elke gebeurtenis en activiteit in de Purchase to Pay - Invoice Processing-flow nauwkeurig in kaart te brengen. Je ziet niet alleen waar vertragingen ontstaan, maar kunt ook de specifieke attributen en omstandigheden analyseren die ermee samenhangen. Denk aan bepaalde goedkeurders, factuurtypen of systeemproblemen in SAP ECC. Met dit detailniveau kun je aannames vervangen door datagedreven conclusies over de werkelijke oorzaken van inefficiënties.

Het 6-stappenpad voor verbetering van P2P-factuurverwerking in SAP ECC

1

Download het template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download het template

Wat je moet doen

Gebruik het Excel-template voor data over Purchase to Pay-factuurverwerking. Met dit template structureer je de data correct voor een goede analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde datastructuur is essentieel voor nauwkeurige procesmapping en het vinden van verbetermogelijkheden zonder inconsistenties in de data.

Verwacht resultaat

Een leeg Excel-template voor data over factuurverwerking in SAP ECC.

WAT JE KRIJGT

Krijg zicht op de werkelijke factuurverwerking in P2P

ProcessMind laat het volledige verloop van elke factuur zien, van aanmaak tot betaling. Je ziet verborgen vertragingen, compliance-risico's en mogelijkheden om je Purchase to Pay-cyclus efficiënter te maken.
  • Knelpunten in factuurverwerking vinden
  • Compliance-risico's en afwijkingen herkennen
  • Handmatig werk bij factuurverwerking verminderen
  • Leveranciers consequent op tijd betalen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Aantoonbare resultaten in de factuurverwerking

Deze resultaten laten de concrete efficiëntiewinst en kostenbesparingen zien die ontstaan bij het optimaliseren van Purchase to Pay-factuurverwerkingsworkflows. Met process mining identificeren en verwijderen organisaties knelpunten. Daardoor verloopt de verwerking sneller en verbetert de compliance binnen systemen zoals SAP ECC.

0 %
Snellere factuurgoedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Verbeter goedkeuringsworkflows door knelpunten te identificeren en weg te nemen. Zo worden facturen veel sneller goedgekeurd, betalingen eerder uitgevoerd en leveranciersrelaties verbeterd.
0 %
Hoger percentage betalingskortingen

Verbetering in het gebruik van kortingen

Verhoog het percentage geïnde betalingskortingen door het betaalmoment te optimaliseren en verwerkingsvertragingen proactief op te lossen. Dat levert direct aanzienlijke financiële besparingen op.
0 %
Minder herstelwerk

Afname van handmatige afhandeling van verschillen

Beperk handmatige interventie door verschillen bij matching of fouten in de data te verminderen. Process mining maakt de grondoorzaken zichtbaar, zodat je correcties kunt automatiseren en de efficiëntie aanzienlijk kunt verbeteren.
0 %
Minder compliancehiaten

Afname van afwijkingen van beleid

Identificeer en verwijder situaties waarin de factuurverwerking afwijkt van bedrijfsbeleid of wettelijke normen. Zo versterk je interne controles en verlaag je auditrisico's.
0 days
Snellere oplossing van blokkades

Betalingsblokkades sneller oplossen

Versnel het oplossen van betalingsblokkades door veelvoorkomende oorzaken te identificeren en workflows voor het oplossen ervan te verbeteren. Zo worden betalingen op tijd uitgevoerd en neemt de tevredenheid van leveranciers toe.
0 %
Geautomatiseerde verwerking

Minder handmatige activiteiten per factuur

Identificeer en automatiseer terugkerende, veelvoorkomende handmatige taken in de factuurverwerking. Zo komt tijd vrij voor AP-medewerkers om strategischer werk te doen en nemen efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk toe.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid die uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een leveranciersfactuurdocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire sleutel die alle gebeurtenissen van één factuur met elkaar verbindt. Daarmee vormt het de basis voor procesanalyse en het onderzoeken van varianten.

De naam van een specifieke bedrijfsstap of gebeurtenis die tijdens de factuurverwerking heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart. Zo kun je procesflows visualiseren, knelpunten ontdekken en herstelwerk identificeren.

De exacte timestamp, inclusief datum en tijd, waarop een activiteit heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden en de duur van knelpunten.

De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt prestaties en werkbelasting per persoon of team analyseren. Zo vind je best presterende medewerkers, opleidingsmogelijkheden en onevenwichtige resourceverdeling.

Een unieke identificatie voor de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt analyses per leverancier uitvoeren en patronen, problemen of efficiëntieverschillen bij specifieke leveranciers herkennen.

De identificatie van de inkooporder (PO) waaraan de factuur wordt gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je facturen met en zonder PO vergelijken en afwijkingen bij de matching opsporen.

Het totale brutobedrag van de factuur in de oorspronkelijke documentvaluta.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt analyses op basis van waarde uitvoeren, facturen met een hoge waarde prioriteren en zien hoe het factuurbedrag de procesflow en compliance beïnvloedt.

De datum waarop de factuur officieel in de financiële grootboeken is geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Het markeert een belangrijk ijkpunt in het proces, bepaalt de financiële periode van de transactie en vormt een belangrijk onderdeel van de berekening van de doorlooptijd.

De datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden aan de leverancier moet zijn betaald.

Waarom dit belangrijk is

Het is de basis voor het meten van tijdige betalingen en het vinden van mogelijkheden om vroegbetalingskortingen te benutten.

Een code die aangeeft waarom een factuur niet kan worden betaald.

Waarom dit belangrijk is

Het verklaart waarom facturen vertraging oplopen. Zo kun je de oorzaken van betalingsblokkades analyseren en verbeteracties prioriteren.

De datum waarop de betaling is uitgevoerd en de factuur uit de crediteurenadministratie is afgeletterd.

Waarom dit belangrijk is

Het markeert de afronding van het proces en vormt de basis voor de berekening van de totale doorlooptijd, het percentage tijdige betalingen en gerealiseerde betalingskortingen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit markeert het moment waarop het factuurdocument in SAP wordt aangemaakt, als geparkeerd of volledig geboekt document. Dit is meestal de eerste vastgelegde gebeurtenis in de levenscyclus van een factuur en vormt de starttijd van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste startpunt voor het meten van de end-to-end-doorlooptijd van de factuurverwerking. Door de duur vanaf dit moment te analyseren, zie je vertragingen bij de eerste gegevensinvoer en het aanmaken van het document.

Deze activiteit vindt plaats wanneer een blokkade op een factuurregel wordt gezet, waardoor betaling niet mogelijk is. Blokkades kunnen automatisch ontstaan door verschillen bij three-way matching of handmatig om verschillende redenen worden ingesteld.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis is belangrijk voor het meten van de duur van het oplossen van betalingsblokkades en het vaststellen van de grondoorzaken van betalingsvertragingen. Je ziet er problemen mee rond prijzen, aantallen of vereiste goedkeuringen.

Dit is een belangrijke financiële gebeurtenis waarbij de factuur officieel in het grootboek wordt vastgelegd en een verplichting ontstaat. Het document gaat hiermee van een tijdelijke, geparkeerde status naar een definitieve boeking.

Waarom dit belangrijk is

Boeking is een belangrijke mijlpaal die bevestigt dat de factuur geldig is. Het is een voorwaarde voor betaling en een belangrijke indicator voor de verwerkingscapaciteit.

Deze activiteit markeert de laatste stap in een succesvolle factuurlevenscyclus. De openstaande verplichting wordt vereffend met een betalingsdocument. Dit betekent dat de betaling is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste eindgebeurtenis is dit nodig om de totale end-to-end-doorlooptijd te berekenen. Het bevestigt dat het proces succesvol is afgerond en wordt gebruikt om tijdige betalingen te meten.

Dit is het annuleren van een geboekt factuurdocument. Er wordt een terugboekingsdocument aangemaakt om het financiële effect van de oorspronkelijke factuur teniet te doen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wijst op een belangrijke uitzondering en herstelwerkroute. Door de frequentie en redenen van terugboekingen te analyseren, ontdek je structurele problemen in de validatie en boeking van facturen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke factuurflow in SAP ECC en maakt bottlenecks, herstelwerkloops en compliance-afwijkingen zichtbaar. Het laat zien waar goedkeuringen vertragen, waarom betalingsblokkades ontstaan en waar je het proces kunt verbeteren. Zo krijg je een helder, datagedreven beeld van inefficiënties in de bedrijfsvoering en begrijp je de werkelijke prestaties van de P2P-factuurcyclus.

Je hebt meestal event logs over facturen nodig, met het factuurnummer, de activiteit, de timestamp en de gebruiker die elke activiteit uitvoerde. Deze data staat vaak in tabellen zoals BKPF, BSEG, RBKP en RSEG, samen met wijzigingsdocumenttabellen zoals CDHDR en CDPOS. Met deze tabellen kun je de volledige route van factuurverwerking reconstrueren.

Process mining maakt trage goedkeuringscycli, frequente verschillen tussen facturen en inkooporders en fouten bij handmatige gegevensinvoer zichtbaar. Die leiden vaak tot herstelwerk. Ook brengt het gemiste kansen voor betalingskortingen, een inconsistente toepassing van betalingstermijnen en een onevenwichtige werkverdeling binnen je crediteurenadministratie aan het licht. Daarnaast helpt het de oorzaken van betalingsblokkades en vertragingen te vinden.

Je kunt de doorlooptijd van factuurgoedkeuringen aanzienlijk verkorten, handmatige fouten beperken en vaker betalingskortingen benutten. Process mining helpt betalingsblokkades sneller op te lossen en verlaagt de verwerkingskosten per factuur door inefficiënties zichtbaar te maken en weg te nemen. Zo ontstaat een workflow voor factuurverwerking die beter aan compliance voldoet en minder kost.

Voor data-extractie uit SAP ECC heb je kennis nodig van de relevante tabellen en hun datastructuren voor je P2P-proces. Het kan met standaard SAP-tools, maar voorgebouwde connectors of hulp van een ervaren data-engineer kunnen het proces eenvoudiger en sneller maken. Zo blijft de data volledig en van goede kwaliteit, wat nodig is voor een betrouwbare analyse.

Nee. Process mining gaat veel verder dan standaardrapportages. Het visualiseert de werkelijke end-to-end-procesflow, in plaats van alleen geaggregeerde cijfers te tonen. Het brengt verborgen varianten, herstelwerkloops en afwijkingen van de norm aan het licht die traditionele rapportages niet kunnen vinden. Zo krijg je een dynamisch, interactief model van je bedrijfsvoering en zie je beter waar inefficiënties vandaan komen.

Belangrijke voorwaarden zijn veilige toegang tot je SAP ECC-systeem, kennis van het datamodel voor de relevante P2P-tabellen en een process mining-platform. Meestal zijn geen rechtstreekse wijzigingen in SAP nodig, omdat het vooral om data-extractie met alleen-lezenrechten gaat. Mogelijk heb je ook een basis-IT-infrastructuur nodig voor de gegevensverwerking.

De eerste data-extractie en het opzetten van het procesmodel duren meestal enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de inrichting klaar is, komen bruikbare inzichten vaak snel naar voren, soms al binnen enkele dagen na de eerste analyse. Zo zie je snel waar verbeteringen mogelijk zijn en welke kansen er meteen liggen om de factuurverwerking te optimaliseren.

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking vandaag

Vind inefficiënties en verkort de factuurdoorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent binnen enkele minuten klaar.